Rediseño del modelode gestión para el áreaeconómico-financiera

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na compañía inmobiliaria ha comenzado unproyecto para establecer un nuevo modelode gestión dentro de las áreas que confor-

man su departamento económico-financiero. Dichoproyecto pretende rediseñar sus procedimientos degestión haciendo foco en tres puntos clave: procesos,sistemas de información y organización.

La compañía ha decidido emprender un proyectopara modernizar sus Sistemas de Información en elárea económico-financiera, cuyo primer paso es larealización de un plan director de sistemas de estaárea y la adecuación de la organización al mismo.Una vez finalizado este proyecto inicial, se empezarána abordar diferentes proyectos de implantación de lasherramientas seleccionadas.

Se aborda este proyecto debido a varios motivos:

• Los sistemas de información y la organizaciónactual no están preparados para abordar el am-bicioso plan de expansión internacional de lacompañía.

• El gran crecimiento del negocio en España, conaumento de facturación en el último año de másde un 30%, hace que el modelo de gestión sehaya quedado obsoleto.

• Además, sus sistemas de información actualesno soportan este crecimiento debido a variosmotivos:

– No tienen integridad del dato, en cuanto a uni-dad de información: la misma información debeser actualizada en varios sistemas y su origen.

– Existen procesos que no están soportados porlas aplicaciones actuales, como la gestión deactivos o la consolidación.

– Actualmente existen gran cantidad de tareasmanuales.

– El equipo humano de estas áreas invierten mástiempo en lograr la generación de dato que enanalizar y catalogar el mismo.

– Existe carencia de información para ciertasáreas.

– Los procesos de obtención de la informaciónson propietarios de las personas que están in-mersas en los mismos, pero no son compartidosen el resto de la organización.

Debido a esta situación, la dirección del área eco-nómico-financiera decide diseñar un nuevo modelode gestión para su área.

LOS OBJETIVOS DEL PROYECTOEl objetivo del proyecto no es otro que el de adap-

tar la organización, procesos y tecnología del área eco-nómico-financiera a una nueva realidad de compañíaen cuanto a tamaño, volumen de negocio, dispersióngeográfica y mayor grado de internacionalización.

Además se pretende lo siguiente:

• Ser la principal palanca de mejoras en la organi-zación de la compañía.

• Disminuir la carga de trabajo administrativade los profesionales, lo que implica estableceruna nueva visión de los “clientes internos” en la

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En la actualidad, muchas compañías que han tenido un crecimiento de dos dígitos conexpansión internacional no tienen adaptado su departamento económico-financiero a las

nuevas circunstancias, lo que conlleva exceso de personal, variedad de sistemas deinformación solapados y no integrados. Además, la calidad de la información no resulta del

todo fiable. Por ello es necesario redefinir el modelo de gestión.

, Francisco Javier Rocha LlorenteGerente Matchmind

AUTOR: Rocha Llorente, Francisco JavierTÍTULO: Rediseño del modelo de gestión para el área económico-financieraFUENTE: Estrategia Financiera, nº 238. Abril 2007LOCALIZADOR: 35 / 2007RESUMEN: Se presenta un proyecto que se está realizando sobre el Diagnós-tico de los sistemas de información y la organización de los departamentosque conforman el área económica-financiera: contabilidad, cuentas a pagar ya cobrar, tesorería y bancos, gestión de inmovilizado, presupuesto, consolida-ción, compras de gastos generales, y gastos de viaje.Este proyecto inicial forma parte de un objetivo mucho más ambicioso, que esel diseño y puesta en funcionamiento de un nuevo modelo de gestión para elárea económica financiera, lo que afecta a: organización del departamento,los procesos que se gestionan y los sistemas de información que los soportan.Como resultado del actual proyecto, se obtendrá para ese área: un nuevo mo-delo organizativo, una lista de oportunidades de mejora, una selección de he-rramientas para soportar esas oportunidades (ERP, tesorería, presupuesto yconsolidación), y un plan director para la implantación de dichas herramientas.DESCRIPTORES: Dossier consultoría, dirección financiera, planificación fi-nanciera, contabilidad, tesorería, control de gestión.

Ficha Técnica

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organización como dueños de los datos y losprocesos.

• Adaptar la estructura del área al nuevo modelode gestión.

• Analizar la adecuación de los profesionales y desu potencial.

• Mejorar la información de gestión.

• Modernizar el modelo de gestión.

• Aumentar la flexibilidad de la organización ante elcrecimiento.

• Escalabilidad de los sistemas de gestión.

• Dedicar más tiempo al análisis del dato y no a laobtención del mismo.

Para conseguir dichos objetivos, el proyecto analizatres ámbitos dentro del área económico-financiera:

• Análisis de los procesos actuales, que bá-sicamente comprende un análisis de situación ac-tual de los procesos, la organización que deriva de los mismos, así como un diagnóstico delos sistemas de información de apoyo. Para ellose diseña un modelo futuro de procesos de altonivel que se adapte tanto a los requerimientos denegocio y funcionales, como a las tendencias delmercado en el sector de que se trata.

• Los Sistemas de Información (SI) que soportan dichosprocesos, así como la definición del modelo futuro deSI que se ajusta a los nuevos procesos diseñado encuanto a arquitectura tecnológica y de aplicación.

• La organización que ejecuta los mismos.

Áreas implicadas

En el proyecto están implicadas las siguientesáreas: contabilidad, inmovilizado, pagos, cobros, con-trol de gestión, presupuestos, tesorería, consolidación,gastos de viaje, compras de gastos generales.

También se realizarán, dentro del mismo ámbitodel proyecto, los siguientes aspectos:

• Análisis de los sistemas que soportan las áreas denegocio: inmobiliario y construcción.

• Análisis de los SI que soportan todas las socieda-des del grupo en España.

• Análisis de los SI que soportan las sociedades delgrupo en el extranjero.

ENFOQUE METODOLÓGICO Y FASES DEL PROYECTO

Como ya se ha mencionado, el proyecto se ha diseñado para cubrir las expectativas en dos l íneas de actuación: procesos y sistemas, y organización.

Las fases de proyecto y la planificación de la partede procesos y sistemas son las que se aprecian en laFigura 2.

Las tareas realizadas en cada una de las fasesson:

• Análisis situación actual:

– Realización de reuniones de análisis con losusuarios clave de negocio de los diferentes de-partamentos que conforman el área econó-mico–financiera.

– Modelización básica de procesos e identificaciónde oportunidades de mejora iniciales.

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Figura 1. Ejemplo ilustrativo

Consideraciones Ejemplos

Dos ejes de preocupación:• Control del gasto• Necesidad de conocer y controlar el cash flow

— Aumento del coste de los materiales

— Aumento de los tipos de interésNegocio

Deficiencias:• Procedimienotos insuficientes a nivel de áreas• Procedimienotos insuficientes entre áreas• Tiempos de proceso ineficientes• No hay cultura de indicadores de gestion y control

— Procesos duplicados de registro de factura enpaíses

— Proceso de consolidación largo— Falta de control de los inmovilizados

Procesos

Deficiencias:• No se dispone de herramientas de control adecuadas• Falta de visibilidad y alarmas que permitan actuar• Acceso a la información mejorable• Excesiva dependencia de Hojas de Cálculo

— No existe un control de tiempos de proceso

— No disponibilidad e información on lineSistemas

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– Análisis de situación actual de sistemas paracada área.

– Análisis de las principales aplicaciones origende datos.

• Modelo futuro:

– Entrevistas para la detección y priorización delas oportunidades de mejora identificadas enel análisis de la situación actual.

– Realización de un estudio breve de la situaciónde mercado (benchmarking) y extracción denuevas oportunidades de mejora.

– Elaboración de fichas de oportunidades demejora.

– Elaboración del modelo futuro de arquitecturade alto nivel.

– Elaboración de Wokshops para la identifica-ción de nuevas oportunidades de mejora ypara la validación por parte de los usuariosde las oportunidades detalladas en fases anteriores.

– Agrupación, análisis y priorización de oportu-nidades de mejora identificadas en: análisis deprocesos de negocio actuales, y entrevistas agestores.

• Plan de proyectos:

– Análisis de aplicaciones de gestión. Compara-tiva con los requisitos de la compañía.

– Definir la estructura de proyectos (estructu-rales y funcionales específicos y genera-les) en base a las oportunidades de mejoraidentificadas.

– Elaboración de fichas detalladas de proyectos.

– CheckList de aplicaciones de gestión y funcio-nalidades vs. requerimientos y prioridades.

– Valoración de los proyectos.

– Elaboración de los posibles planes de proyectos.

Para cada fase, se han determinado los siguientesresultados o entregables del proyecto:

• Situación actual:

– Lista de procesos (a alto nivel).

– Matriz RACI (responsable Accountable ConsultedInformed, o matriz de asignación de responsa-bilidades) de los procesos.

– Mapa de sistemas actual del área económico-financiera.

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Figura 2. Fases y planificación de proceso y sistemas

Sem 1Actividad Sem 2 Sem 3 Sem 4 Sem 5 Sem 6 Sem 7 Sem 8 Sem 9 Sem 10

• Análisis Situación Actual

• Preinicio

• Lanzamiento

• Entrevistas

• As-is del Proyecto

• Validación de Oportunidades

• Diseño de mejoras

• Identificación Impacto mejorasde Procesos

• Comparativa de software conlos requisitos

• Plan de Proyectos

• Definición de Quick Win

• Planificación de acciones

• Control y Seguimiento

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Figura 3. Fases y planificación de la parte de organización

Sem 1 Sem 2 Sem 3 Sem 4 Sem 5

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• Modelo futuro:

– Lista de oportunidades de mejora.– Impacto de las mejoras detectadas (organiza-

ción y sistemas).– Comparativa de herramientas: ventajas e in-

convenientes y grado de cobertura de las me-joras y los procesos.

• Plan de proyectos:

– Lista de Quick Wins.– Plan de proyectos: priorización e hitos.

Las fases de proyecto y la planificación de la partede organización son las que se muestran en la figura3. Las tareas realizadas en cada una de las fases son:

• Situación actual: análisis de estructura organi-zativa:

– Realización de DILO’s (Day In the Life Of) conlos usuarios.

– Análisis de la estructura organizativa del área.

• Modelo futuro: Descripción, valoración de pues-tos y análisis del potencial:

– Control de expectativas.

– Rediseño organizativo, descripción de puestosy análisis de la adecuación y del potencial delos profesionales.

Para cada fase, se han determinado los siguientesresultados o entregables del proyecto:

• Situación actual:

– Lista de procesos (a alto nivel).– Matriz RACI (Responsable Accountable Con-

sulted Informed, o matriz de asignación de res-ponsabilidades) de los procesos.

– Mapa de sistemas actual del área económico-financiera.

– Modelo organizativo actual e identificación delas áreas de mejora.

• Modelo futuro:

– Lista de oportunidades de mejora.– Impacto de las mejoras detectadas (organiza-

ción y sistemas).– Comparativa de herramientas: ventajas e in-

convenientes y grado de cobertura de las me-joras y los procesos.

– Nuevo modelo organizativo, descripción depuestos (adecuación persona-puesto) y análi-sis del potencial. 9

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Actividad

• Análisis de estructura organizativa

• Identificación puntos fuertes y débiles

• Reunión Responsables de área

• Entrevistas

• Entregable nueva estructura

• Descripción y valoración puestos

• Descripción de puestos

• Entregable Manual de descripción de puestos

• Valoración de los puestos

• Entregable informe final

• Análisis del potencial

• Adecuación y análisis del potencial

• Entregable informe adecuación y potencial

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