Reorganización de La Documentación de La Enba

SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA

DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN SUPERIOR UNIVERSITARIA

ESCUELA NACIONAL DE

BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA

“REORGANIZACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN DE LA

SUBDIRECCIÓN ACADÉMICA QUE SE ENCUENTRA EN EL

ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN DE LA ESCUELA

NACIONAL DE BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA”

I N F O R M E D E S E R V I C I O S O C I A L

Q U E P A R A O B T E N E R E L T Í T U L O D E

L I C E N C I A D O E N A R C H I V O N O M Í A

P R E S E N T A :

RICARDO BRAVO GARCÍA

ASESORES: Mtra. María Mercedes Fernández Carbajal Lic. Tania Muñoz Lara

MÉXICO, D. F. 2011

TABLA DE CONTENIDO

Pág.

Prefacio ........................................................................................................................ V

Introducción ................................................................................................................. VI

Capítulo 1 La Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía

y su Archivo de Concentración

1.1 Antecedentes de la ENBA ...................................................................................... 1

1.2. Organigrama ........................................................................................................ 10

1.3. Misión, Visión, Objetivos y Funciones .................................................................. 27

1.4. Archivo de Concentración .................................................................................... 30

1.4.1 Antecedentes del archivo de Concentración ...................................................... 30

1.5. Servicios ............................................................................................................... 32

1.6. Usuarios ............................................................................................................... 32

Capítulo 2 La Organización Documental y el Archivo de Concentración

2.1. Organización Documental .................................................................................... 34

2.1.1 Definición ............................................................................................................ 35

2.1.2 Objetivo .............................................................................................................. 38

2.1.3 Funciones ........................................................................................................... 39

2.2 Ordenación Documental ........................................................................................ 40

2.2.1 Definición ............................................................................................................ 41

2.2.2 Objetivo .............................................................................................................. 42

2.3 Métodos de ordenación ......................................................................................... 43

2.3.1 Tipos ................................................................................................................... 43

2.4 Clasificación .......................................................................................................... 47

2.4.1 Definición ............................................................................................................ 47

2.5 Archivo de Concentración ..................................................................................... 48

2.5.1 Definición ............................................................................................................ 48

2.5.2 Objetivo .............................................................................................................. 50

2.5.3 Funciones ........................................................................................................... 51

2.5.4 Procesos ............................................................................................................ 52

2.6 Valoración documental .......................................................................................... 55

2.6.1 Definición ............................................................................................................ 55

2.6.2 Objetivo .............................................................................................................. 56

2.6.3 Tipos ................................................................................................................... 57

2.6.4 Valoración primaria ............................................................................................ 57

2.6.5 Valoración secundaria ........................................................................................ 59

Capítulo 3 Reorganización de la Documentación Perteneciente a la Subdirección Académica

3.1 Traslado del Archivo de Concentración ................................................................. 62

3.2 Diagnostico Documental ....................................................................................... 64

3.3 Objetivo de la Reorganización .............................................................................. 72

3.4 Actividades ........................................................................................................... 73

3.4.1 Identificación de las cajas .................................................................................. 75

3.4.2 Clasificación ....................................................................................................... 76

3.4.3 Rotulación cambio de folders ............................................................................. 83

Conclusiones ............................................................................................................. 86

Bibliografía ................................................................................................................. 89

V

Prefacio

El presente trabajo lleva por título Reorganización de la documentación de la

Subdirección Académica que se encuentra en el archivo de concentración de la Escuela

Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía, surge por la necesidad de presentar e

informar a la comunidad de la ENBA una de las diversas actividades que se realizaron

dentro del Archivo de Concentración de la Escuela, así mismo, tiene como finalidad

resaltar la forma en que se llevo a cabo la reorganización documental.

Sumado a esto, el objetivo que pretendo alcanzar con la realización de este trabajo es

obtener el título de Licenciado en Archivonomía.

Es importante mencionar que de acuerdo a los conocimientos obtenidos, los cuales

adquirí en mi formación profesional de la Licenciatura en Archivonomía, durante 8

semestres en las aulas de esta institución, puedo decir que este trabajo es una

referencia de las enseñanzas obtenidos por el apoyo de los profesores y que al llevarlos

a la práctica compruebo la importancia que tiene la Archivonomía.

Me sería muy grato que este informe sirva como un recurso o medio de información

para las futuras generaciones de Archivónomos que se interesen en las actividades

que se realizan o se llevan a cabo en los Archivos de Concentración de cualquier

institución.

Agradezco la oportunidad que me dio la Escuela para formarme en sus aulas y

permitirme realizar el servicio social y con ello el informe que presento.

Por otra parte quisiera mencionar que el trabajo elaborado en este informe, no fue

nada fácil, es por ello que a mis Asesoras la Mtra. Ma. Mercedes Fernández Carbajal y

la Lic. Tania Muñoz Lara, quienes tuvieron la paciencia de revisar el trabajo, corregirlo,

hacerme los comentarios necesarios para su elaboración y aportarme ideas, les estoy

infinitamente agradecido por su tiempo y apoyo tan valioso, ya que sin ellas no hubiera

podido salir adelante.

VI

Introducción

El profesional de la licenciatura en Archivonomía, tiene la responsabilidad y recae en él

un gran compromiso, social e histórico, de preservar la documentación de forma

organizada de cualquier institución sea pública o privada y con ello facilitar el uso de la

información a los usuarios que así lo requieran.

El presente informe es el resultado de la realización del servicio social, efectuado con

una gran responsabilidad y compromiso en el proyecto denominado Reorganización de

la documentación de la Subdirección Académica que se encuentra en el archivo de

concentración de la Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía.

Es importante mencionar que la ENBA surge por la necesidad de que el país contara

con profesionales en Biblioteconomía y Archivonomía.

El informe se enfoca en presentar el proceso de reorganización realizado en los

expedientes y documentos de la Subdirección Académica y del departamento de

Psicopedagogía y División de Licenciaturas.

En la realización de este informe se utilizó el método analítico, este permite aplicar un

análisis general del problema explicando su naturaleza, el objeto de estudio y

describiendo cada una de las partes.

La investigación que se implemento fue de carácter documental, revisando en fuentes

bibliográficas aspectos teóricos, en los cuales menciono a los principales precursores

de la materia.

La estructura del presente informe de servicio social consta de tres capítulos.

En el primer capítulo denominado La Escuela Nacional de Biblioteconomía y

Archivonomía y su Archivo de Concentración, se mencionan y se analizan los

antecedentes que dieron origen al surgimiento y formación a esta reconocida

institución, observando los cambios y evolución que ha sufrido a través del paso de los

años, su estructura orgánica, Visión, Misión, Objetivos y Funciones, así como del

Archivo de Concentración del cual se incluyen antecedentes, servicios y usuarios.

VII

En el segundo capítulo titulado La organización Documental y el Archivo de

Concentración, se citan las bases que sustentan el marco teórico conceptual que

aborda lo referente a la Organización documental, su definición, objetivo y funciones,

así como también la Ordenación documental junto con su definición y objetivo, los

métodos de Ordenación, la Clasificación, Archivo de Concentración; definición, objetivo

y funciones, el Proceso de Valoración, definición, objetivo, Valoración primaria y

valoración Secundaria.

En el tercer capítulo denominado Reorganización de la Documentación de la

Subdirección Académica, describo las actividades que se desarrollaron durante el

servicio social, las cuales consistieron en realizar un diagnóstico documental, mencionar

los objetivos de la reorganización, los criterios y las actividades que se llevaron a cabo.

Y por último se presentan las conclusiones a las que se llego con la elaboración del

trabajo y la bibliografía consultada.

1

CAPÍTULO 1

LA ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA

Y SU ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN

En este capítulo se mencionan los antecedentes y los esfuerzos de diferentes

autoridades para que en este país se contara con instituciones o recintos en dónde

se impartieran conocimientos en Archivonomía y Biblioteconomía, además, de cómo

se encuentra estructurada en la actualidad la Escuela Nacional de Biblioteconomía y

Archivonomía (ENBA) de acuerdo a su organigrama, así como su misión, visión,

objetivos y funciones, incluyendo además información del archivo de concentración

señalando sus antecedentes, servicios que proporciona y usuarios que lo visitan.

1.1 Antecedentes de la ENBA

La Escuela como tal se formó en el año de 1945, pero antes de que esto sucediera

se hicieron varios intentos por crearla. En el año de 1915 se tenía la necesidad de

fundar una “Academia con la finalidad de formar personal preparado para estas

nuevas disciplinas”1 así que el 14 de abril de ese año, por una iniciativa de Don

Agustín Loera y Chávez y por decreto del Ejército Constitucionalista de Don

Venustiano Carranza se establece la Academia de Bibliografía, la cual tuvo sede en

la Biblioteca del Pueblo de Veracruz; esta Academia al poco tiempo se olvidó a base

de que en esa época el país se encontraba en guerra.

Don Agustín Loera y Chávez vuelve a tener otra iniciativa para desarrollar cursos a

los encargados de los archivos y bibliotecas públicas con el fin de prepararlos para

llevar a cabo la organización y dirigir el buen funcionamiento de estos. Así que se

presenta un proyecto para su creación y en 1916 se establece la primera Escuela de

Bibliotecarios y Archivistas por órdenes del subsecretario de Educación Pública y

1 ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA. Archivo Histórico. Guía del Acervo Documental del Archivo Histórico

de la ENBA. Expediente 9C.3, pasillo 1, gaveta 6, entrepaño 1. Año 1996.p.17.

2

Bellas Artes, el Lic. Félix F. Palavicini, adscrita a la Biblioteca Nacional; quedando a

cargo de la dirección Don Agustín Loera y Chávez.

Para poder tener acceso a los cursos, los interesados tenían que haber terminado la

primaria y ser mayores de quince y menores de cincuenta años; y en 1917 cuenta

con su plan de estudios. Lamentablemente esta Escuela tuvo que ser cerrada dos

años después por no cubrir las expectativas, así como, por la escases de la

comunidad estudiantil y la falta de presupuesto.

Se dio otro intento en el año de 1925 al ser inaugurada la “Escuela Nacional de

Bibliotecarios en el anfiteatro de la Escuela Nacional Preparatoria, figurando como

director Don Juan B. Iguiniz, organizada por el departamento de Bibliotecas de la

Secretaria de Educación Pública”2 teniendo duración sólo de dos años de haber

iniciado sus funciones por la deserción de los alumnos y el bajo salario que se les

ofrecía a los bibliotecarios, así que también tuvo que ser cerrada.

A partir de entonces, con un carácter no profesional, acontecieron una serie de

Conferencias y Cursos de capacitación de mayor o menor duración sobre

Biblioteconomía, organizados por el Departamento de Bibliotecas de la Secretaría de

Educación Pública, la Secretaría de Hacienda, la Biblioteca de la Cámara de

Diputados y la Escuela Nacional de Antropología.

Por estos fracasos que se habían obtenido se decide impartir cursos en los archivos,

bibliotecas y hemerotecas, estos fueron dados por correspondencia “El primero en

1929-1931 sobre Biblioteconomía a cargo de Juana Manrique de Lara y el Segundo

en 1937-1938 sobre Biblioteconomía y Archivonomía a cargo de Francisco

Gamoneda”3

2 ESCOBAR BARRIOS, Andrea. Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía. Memoria Histórica. 2006. p.22.

3 Ibídem. p 18.

3

En 1944 “siendo Secretario de Educación Pública el Lic. Jaime Torres Bodet nombra

como Jefe del Departamento de Bibliotecas al Lic. Jorge González Durán, quien

convencido de la necesidad de bibliotecarios preparados convoca al tercer Congreso

Nacional de Bibliotecarios y Archivistas, aprobado por el Presidente de la República

Manuel Ávila Camacho”4

“La inauguración de la Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía se

realizó el 20 de julio de 1945, en el Palacio de Bellas Artes, ceremonia en la que

Torres Bodet, expuso que la Escuela formaba parte de cuatro áreas fundamentales

en la educación del país: Campaña nacional contra el analfabetismo; Mejoramiento

cultural y profesional de los maestros a través del Instituto Federal de Capacitación

Magisterial; intensificación de las actividades bibliotecarias en todo el país y; Labor

editorial”.5

El Lic. Jorge González Durán, Jefe del Departamento de Bibliotecas, consideró

necesario que se contara con bibliotecas ordenadas y con personal preparado.

A partir de este Congreso se aprobó la idea de la creación de la Escuela Nacional de

Bibliotecarios y Archivistas, encargada de formar profesionales en Biblioteconomía y

Archivonomía, los cuales estaban sujetos a prepararse durante su formación

profesional basados en un plan de estudios que se generó en ese mismo año.

Siendo aprobada por el actual presidente de la República Manuel Ávila Camacho, fue

inaugurada la Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía (ENBA) iniciando

labores el 20 de julio de 1945 en el Palacio de Bellas Artes, quedando como director

el Dr. Francisco Orozco Muñoz.

“La Escuela inicia sus actividades en el cuarto piso del Palacio de Bellas Artes, con

una inscripción de 54 alumnos en tres niveles educativos: capacitación, técnico y

profesional, en Biblioteconomía; en Archivonomía se inició un año después, la

tercera y actual Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía bajo la

4 MORALES CAMPOS, Estela. Testimonios de la bibliotecología mexicana: educación 1915-1954. México: El autor, 1987.p.22.

5 Ibídem.

4

dirección de Francisco Orozco Muñoz permaneció en esta sede de 1945 hasta

mediados de 1946. Así mismo fue su primera sede para la impartición de clases”6

La Escuela fue creada con dos propósitos: “Uno el de fomentar al personal en

servicio que atendía las bibliotecas del Departamento de Bibliotecas de la SEP, así

como, al personal de los archivos del sector público. El segundo fue preparar a los

profesionales y técnicos en Biblioteconomía y Archivonomía que se requerían para

mejorar los servicios que proporcionaba las bibliotecas del país”7

“La Escuela funcionó en sus inicios, por medio de un Consejo de Regencia integrado

por representantes de diversas instituciones como la Universidad Nacional, la

Biblioteca del Congreso, el Archivo General de la Nación, la Biblioteca Benjamín

Franklin, la SEP, cuyo delegado fue el jefe del Departamento de Bibliotecas, y otras

instituciones más relacionadas con el programa educativo del nuevo plantel”.8

De 1946 a 1951 la Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía estuvo

ubicada en Barcelona No. 15 Colonia Roma, de 1951 a 1962 su domicilio fue San

Idelfonso No. 40 Colonia Centro de la Ciudad de México.

Para 1960 ya que se habían reestructurado los planes de estudio que estuvieron

vigentes hasta 1964, fecha en la cual se establecen con mayor precisión los niveles

de técnico y también de maestría.”La reestructuración de los planes de estudio

determinó al nivel técnico como carrera terminal, después de la secundaria, y no

como continuación a la maestría”.9

6 BARQUET CONCEPCIÓN. Evolución de la ENBA, su papel en el Sistema Educativo Nacional. Bibliotecas y Archivos, 1985, no.16. p.37.

7 NAVARRETE ARRIOLA, Oscar y otros. Biblioteca Francisco Orozco Muñoz: propuesta de gestión de calidad y evaluación.

año 1998. p. 4.

8 LA ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECARIOS. Revista de Historia de América, 1945, vol. 20, p.395.

9 DIAZ SANTANA. Gilberto. Nivel medio superior: bachillerato técnico en biblioteconomía Bibliotecas y Archivos No. 9, 1979 .p.

87.

5

“A partir de 1972 se llevan a cabo una serie de reuniones entre el personal docente y

las autoridades de la Escuela con el fin de revisar y actualizar los planes y

programas, así como para modificar la denominación de técnico y el de maestría. A

raíz de estas reuniones y con base a la ley Federal de Educación Superior y a las

Normas Reglamentarias de la ANUIES, se modificaron los planes y los niveles de

enseñanza; el técnico se estableció como bachillerato y la maestría como

licenciatura, en ambas disciplinas, cambios que entraron en vigencia hasta 1974”.10

Para 1973 la ENBA pasa a depender de la Dirección General de Educación

Superior, que antes de este año se denominaba Dirección General de Enseñanza

Superior e Investigación Científica. En este año la Escuela se muda nuevamente, a

la Avenida Viaducto Miguel Alemán No. 155, domicilio que ocupa hasta 1987.

Durante el año de 1974 se implementaron los programas de bachillerato técnico y

los programas de licenciatura en Biblioteconomía y en Archivonomía. Para apoyar a

los egresados del técnico, se recurrió o se ofrecieron dos cursos propedéuticos (con

el nombre de Nivelación) la finalidad de los cursos era que los egresados pudieran

contar con la opción de cursar las asignaturas necesarias para obtener el certificado

de bachillerato y así poder acceder a la licenciatura.” La relación de la ENBA con el

sistema de educación tecnológica da como resultado el cambio de los programas de

técnico y de maestría a los de bachillerato y licenciatura, y marca un vínculo de sus

carreras con las ciencias sociales a diferencia de los programas vigentes hasta 1974

que se ligaban con las ciencias humanísticas”.11

En el año de 1975 el programa de maestría que establecía a un nivel técnico con

estudios superiores se mantuvo hasta este mismo año, en que se modifican y ajustan

los objetivos generales de la escuela, quedando de la siguiente forma:

10

BARQUET, Op.cit.p.41.

11 DÍAZ SANTANA, op.cit., p.75.

6

“Formar profesionales a nivel medio superior y superior en Biblioteconomía y

en Archivonomía.

Impartir cursos de actualización y posgrados en Biblioteconomía y en

Archivonomía, así como organizar cursos intensivos.

Prestar asesoramiento técnico a las instituciones que lo solicitasen.

Fomentar el desarrollo de la Biblioteconomía y Archivonomía en el país,

mediante la publicación de artículos y trabajos de investigación en estos

campos y por todos los medios posibles a su alcance”.12

“Patrocinado por el Consejo Nacional de Ciencia y Tecnología (CONACYT) se realizó

durante 1973-1978 un Curso Técnico Intensivo para personal que laboraba en

bibliotecas de las universidades públicas de los Estados de la República (más

conocido como Curso ENBA/CONACYT), el programa contaba con 950 horas

efectivas de clase a lo largo de un año”.13

La ENBA apoyó el Programa Nacional de Bibliotecas Públicas de la SEP en 1983 e

implementó en 1984-1986, solo por esa vez, el Plan B de la licenciatura en

Biblioteconomía con el ingreso de un total de 23 alumnos y egreso de 18.

“Este plan estaba diseñado en cuatrimestres y dirigido a personal que contara

cuando menos con un 30% de créditos de alguna otra licenciatura, que trabajara en

alguna biblioteca pública, y que a propuesta y con el apoyo de alguna entidad

federativa fuera candidato a ocupar la coordinación del subsistema estatal de

bibliotecas de la entidad proponente, además de tiempo completo para estudiar y

compromiso de regresar a su mismo lugar de trabajo”.14

12

BARQUET, op.cit., p.39.

13 Ibídem. p. 40.

14 Ibíd., p. 42.

7

“Desde 1990 la Subsecretaría de Educación Superior e Investigación Científica

(SESIC) empezó a operar el Fondo para Modernizar la Educación Superior

(FOMES), con recursos que representaron una proporción significativa de los

presupuestos ordinarios de las instituciones”15, esto permitió subsanar en parte

algunos rezagos de lo que se había invertido para la infraestructura y equipamiento

que se habían acumulado en la década anterior. Para tener acceso a recursos que

se necesitaban, las instituciones de educación superior (IES) tuvieron que realizar

procesos de autoevaluación y planeación anuales.

“En 1992 se renovaron los planes y programas de estudio para las licenciaturas y en

1993 se suprimió el bachillerato técnico”16 quedando solo la licenciatura, la cual le dio

un nuevo impulso a la disciplina y a la presencia de los profesionales de ambas

carreras así como a la Escuela misma.

Desde su fundación hasta nuestros días la ENBA ha ido cambiando de sedes o

edificios, siendo estos:

En la siguiente tabla se muestra de forma cronológica las diferentes ubicaciones que

ha tenido la E.N.B.A. en su transcurso histórico.

15

MARTINEZ RIZO, Felipe. La planeación y evaluación de la educación. Un siglo de Educación en México I. México: FCE, 1998.p.311.

16 NAVARRETE ARRIOLA, Oscar y otros. Biblioteca Francisco Orozco Muñoz .Op. cit. p.12.

8

“Así, en 1990 la Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía (ENBA) se

reubico y paso a depender de la Dirección General de Educación Superior, con el

propósito de participar en el proceso de modernización de las instituciones de este

tipo de estudios”17

Después de varias sedes que tuvo la Escuela Nacional de Biblioteconomía y

Archivonomía, por fin obtiene un edificio propio en el año de 1993, ubicado al norte

de la ciudad en Calzada Ticomán # 645; en dónde se mantiene hasta la fecha.

Instalada en esta sede la ENBA lleva a cabo una serie de actividades como la

enseñanza teórica-práctica de la Biblioteconomía y la Archivonomía que no se

podían realizar a causa de que la escuela se mantenía en movimiento.

Esta institución ha pasado por circunstancias que le han obligado a moverse o

trasladarse a diferentes sedes que están ubicadas en el distrito federal.

“En 1993 se cambió a las instalaciones en que se ubica actualmente y que fueron

construidas ex profeso para uso de la Escuela”18

17 CRUZ RIVAS. Miguel Ángel. La Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía en el umbral del nuevo milenio.

Bibliotecas y Archivos. 2000, 3ª época, vol. 2, no.1.p. 6. 18

ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA. Manual del estudiante.2009.p.5y6.

PERIODO UBICACIÓN

1945-1946 Palacio de Bellas Artes

1946-1951 Barcelona No. 15

1951-1962 San Idelfonso No. 40

1962-1965 Durango No. 93

1965-1973 Insurgentes Sur No.231

1973-1987 Viaducto Miguel Alemán No. 155

1987-1993 Miguel Ángel No.94

1993 Ticomán No. 645

9

Edificio de Aulas, donde se realiza la práctica docente, el cual se inauguró en

1993.

Edificio de Apoyo Académico e Investigación, en el que se ubican la

Biblioteca, la Sala de Usos Múltiples, el Laboratorio de Restauración,

Laboratorio de Idiomas(SAC), el Laboratorio de Computo Académico, El

Archivo Histórico, Departamento de Desarrollo y Organización Técnica de

Colecciones, Departamento de Colecciones Especiales, cubículos para

docentes, Departamento de Educación a Distancia, la Subdirección de

Servicios Bibliotecarios y Archivísticos, el Departamento de Psicopedagogía,

Sala de Juntas de la Modalidad, Sala de Maestros y por último Sala de

Capacitación, su construcción se concluyó en 1994.

Edificio Administrativo, donde se realizan las funciones de dirección y

administración, su construcción se terminó en 1995.

En 1998 concluye con el acondicionamiento del estacionamiento y de la entrada

principal. “En 1993, se suprimieron los estudios de bachillerato y el quehacer

académico de la escuela se orientó al fortalecimiento de los estudios de nivel

superior”19

De 1995-2000 siguiendo al Programa de Desarrollo Educativo y el Plan Institucional

de Desarrollo de la ENBA, la Escuela diseñó un Modelo Educativo que originó el

replanteamiento de nuevos principios como pedagógicos, filosóficos y metodológicos

que sirvieron de base para una revisión curricular. Con este Modelo Educativo la

Escuela atiende dos aspectos importantes en cuanto a la educación: la calidad

académica y la cobertura educativa.

Para 1997 se inicia la modalidad a distancia y abierta con cobertura nacional y se

revisaron los programas de estudio del 92, concluyéndose en 1998 para que entraran

19 CRUZ RIVAS, Miguel Ángel. En el umbral del nuevo milenio. 2000, Bibliotecas y Archivos;2(1)p.7

10

en vigor ese mismo año en el ciclo escolar que comenzaría. Así como también se

ofrece además de los estudios de licenciatura una formación profesional denominada

Profesional Asociado.

En la actualidad la Escuela ofrece cuatro programas educativos:

1.- Licenciatura en Archivonomía.

2.- Profesional Asociado en Archivonomía.

3.- Licenciatura en Biblioteconomía.

4.- Profesional Asociado en Biblioteconomía.

5.- A distancia y escolarizada.

1.2. Organigrama

Es importante señalar que la Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía

para llevar una buena administración en todas sus áreas requiere de una estructura

en dónde se delimiten acciones y responsabilidades que la lleven al buen manejo de

sus recursos, y al mismo tiempo brindar un mejor servicio en cada una de sus

funciones tanto académicas como administrativas. La ENBA se conforma por una

dirección, cuatro subdirecciones, dos divisiones, dos coordinaciones y por 14

departamentos, mismos que se presentan en el siguiente organigrama.

11

“

“20

20

Fuente: ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA. Adecuación de la estructura orgánica de la Escuela Nacional de

Biblioteconomía y Archivonomía y su registro ante la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, Agosto, 2001.p.10

DIRECCIÓN

SUBDIRECCIÓN

ADMINISTRATIVA

SUBDIRECCIÓN DE

SERV. BIBLIOT. Y

ARCHIVÍSTICOS

SUBDIRECCIÓN

ACADÉMICA

SUBDIRECCIÓN DE

PLANEACIÓN Y

EVALUACIÓN

DIVISIÓN DE

POSGRADOS

DIVISIÓN DE

LICENCIATURAS

COORDINACIÓN DE

LICENCIATURAS EN

BIBLIOTECONOMÍA DEPARTAMENTO

DE DESARROLLO

INSTITUCIONAL DEPARTAMENTO

DE RECURSOS

HUMANOS

DEPTO.DE DESARR.

Y ORG.TECNICA DE

COLECCIONES

DEPARTAMENTO

DE EDUCACIÓN

ABIERTA Y A

DISTANCIA

DEPARTAMENTO

DE RECURSOS

FINANCIEROS

DEPARTAMENTO

DE SERVICIOS

COORDINACIÓN DE

LICENCIATURAS EN

ARCHIVONOMIA

DEPARTAMENTO

DE CONTROL

ESCOLAR

DEPARTAMENTO

DE ARCHIVOS

DEPARTAMENTO

DE APOYO Y

SERVICIO A LA

COMUNIDAD DEPARTAMENTO DE

RECURSOS MAT. Y

SERV. GRALES

DEPARTAMENTO

DE DESARROLLO

INFORMÁTICO

DEPARTAMENTO DE

CÓMPUTO

ACADÉMICO

DEPARTAMENTO

DE

PSICOPEDAGOGÍA

DEPARTAMENTO DEL

CENTRO DE AUTO ACCESO

PARA EL APRENDIZAJE DE

IDIOMAS

12

Dirección

Es importante señalar que la dirección es la base principal en la aplicación de los

conocimientos y la toma de decisiones; además tiene que identificar el

comportamiento del personal a cargo, como grupo y también como individuo de

forma apropiada para así alcanzar los objetivos, que se quieren lograr.

Por lo anterior en la dirección se deben guiar a un grupo de individuos para lograr

los objetivos de la Institución y para que estos se lleven a cabo se deben seguir

algunos puntos importantes:

“Planear, dirigir, coordinar, y evaluar el desarrollo de los programas

académicos y administrativos de la Escuela de acuerdo con las normas y

lineamientos establecidos por la Secretaría de Educación Pública.

Determinar y establecer las políticas a seguir para el logro de los objetivos de

la Escuela conforme a las disposiciones vigentes.

Dirigir y supervisar la administración de los recursos humanos, financieros,

materiales y de servicios generales, de conformidad con las normas y

lineamientos establecidos”21

Subdirección de Planeación y Evaluación

Esta subdirección está integrada por cuatro departamentos que son: Departamento

de desarrollo Institucional, departamento de control escolar, departamento de apoyo

y servicio a la comunidad y por último el departamento de desarrollo informático.

La Subdirección de Planeación y Evaluación se encarga de contribuir, proponer y

determinar la formulación de políticas, la creación de programas, planear y

programar los objetivos y metas que se generen y lo principal cuidando que se

21

SUBDIRECCIÓN DE EDUCACIÓN SUPERIOR, DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN SUPERIOR Y UNIVERSITARIA, ESCUELA NACIONAL DE

BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA. Estructura Orgánica y manual de organización de la Escuela Nacional de Biblioteconomía y

Archivonomía. Enviados en Mayo de 2005-05-09. Abril 2005. Expediente 3 C10. Pasillo 1.p.9.

13

cumpla con los objetivos institucionales y ordenamientos legales los cuales son los

siguientes:

“Planear, organizar, dirigir, controlar y evaluar las actividades de planeación,

programación, presupuestación, de control escolar, extensión y vinculación

con instituciones públicas o privadas.

Coordinar y supervisar la elaboración de planes de desarrollo institucional a

corto, mediano y largo plazo.

Proponer a la dirección de la Escuela la creación, modificación o supresión de

asignaturas o licenciaturas”22

Departamento de Desarrollo Institucional

Este departamento se encuentra en primer lugar dentro de la subdirección de

planeación y evaluación, está encargado de crear o formular estrategias y líneas de

acción que permitan alcanzar los objetivos en materia de desarrollo institucional para

formar profesionistas estableciendo algunos puntos que son:

“Coordinar y elaborar programas de desarrollo institucional a mediano y largo

plazo de acuerdo con las normas y lineamientos vigentes.

Participar conjuntamente con el área administrativa en la reorganización y

actualización administrativa, colaborando con todas las áreas de la Escuela en

la elaboración y actualización de los manuales de organización, de

presupuestos y de procedimientos.

Coordinar el seguimiento y evaluación de los planes y programas

institucionales”23

22


BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA. Op.cit.p.11.

23 SUBDIRECCIÓN DE EDUCACIÓN SUPERIOR, DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN SUPERIOR Y UNIVERSITARIA, ESCUELA NACIONAL DE


14

Departamento de Control Escolar

Este departamento al igual que el anterior se encuentra ubicado dentro de la

subdirección de planeación y evaluación en el segundo lugar y está encargado de

proporciona al estudiante, información sobre sus calificaciones, servicios escolares

que imparte la institución, apoya al estudiante a que tenga conocimiento del progreso

de su avance académico y se basa en los siguientes puntos:

“Organizar, coordinar, controlar y evaluar las actividades relacionadas con la

prestación de servicios escolares a los estudiantes, mantener actualizado su

registro y el resultado de sus evaluaciones.

Proporcionar a los estudiantes información sobre el registro de calificaciones.

Atender la expedientación y reposición de la documentación de acreditación

de estudios de la Escuela”24

Departamento de Apoyo y Servicios a la Comunidad

La subdirección de planeación y evaluación ubica en tercer lugar a este

departamento que está enfocado a dar un servicio de apoyo como su nombre lo

menciona a los estudiantes de la institución ofreciéndoles seguro médico, bolsa de

trabajo, servicio social, prácticas profesionales entre otros y lleva sus actividades de

acuerdo a los puntos que se mencionan a continuación:

“Difundir los programas de servicio social, prácticas profesionales, promoción

deportiva, difusión cultural y de apoyo académico que se realicen en la

institución.

Promover la obtención de becas y orientar a los aspirantes o becarios sobre

los requisitos y obligaciones para el otorgamiento de éstas.

Llevar el seguimiento y registrar el avance de los programas culturales,

artísticos, deportivos y recreativos que se efectúen en la Escuela.

24



15

Promover y coordinar la difusión de las actividades que realicen en la escuela.

Promover la participación de la comunidad escolar en la realización de

eventos culturales, artísticos, deportivos, sociales y recreativos que coadyuven

a la información integral del educando”25

Departamento de Desarrollo Informático

Por último ubicado en cuarto lugar dentro de la subdirección de planeación y

evaluación se encuentra este departamento, dirigido a crear y ejecutar un sistema de

copias para respaldar los datos, además de realizar y evaluar periódicamente los

registros de avance de la institución enfocándose en algunos puntos específicos que

son los siguientes:

“Administrar y dar seguimiento al programa de desarrollo informático

institucional.

Brindar asesoría y soporte técnico en materia de informática a todos y cada

uno de los departamentos que conforman la Escuela.

Analizar y desarrollar sistemas de información automatizados que apoyen y

faciliten las labores de las diversas áreas de la Escuela”26

Subdirección Académica

La Subdirección Académica está conformada por 2 divisiones una de licenciaturas y

otra de posgrados, dos coordinaciones la coordinación en Archivonomía y la

coordinación en biblioteconomía y por ultimo cuatro departamentos que son: el

departamento de educación abierta y a distancia, el departamento de computo

académico, el de psicopedagogía y por último el centro de auto acceso para el

aprendizaje de idiomas, está subdirección está enfocada a coordinar y desarrollar

25





16

todas las actividades académicas, su propósito es lograr el cumplimiento de los

planes y programas de estudio, además de dar seguimiento a las actividades

académicas docentes y menciona algunos puntos en los cuales se enfoca para

llevar a cabo sus actividades, los cuales son:

“Planear, organizar, dirigir y evaluar el desarrollo de los planes y programas de

estudio de licenciatura de la Escuela de acuerdo con las normas y

lineamientos establecidos por la Secretaría de Educación Pública.

Participar en la formulación del anteproyecto de presupuesto y del programa

operativo anual de la Escuela.

Aplicar la estructura orgánica autorizada para la Subdirección Académica y

verificar el cumplimiento de los procedimientos establecidos para el desarrollo

de las actividades”27

División de Licenciaturas

La división de licenciaturas está a cargo de las coordinaciones de biblioteconomía y

de Archivonomía, encargada de realizar actividades de los diferentes programas de

licenciatura, además de fomentar y desarrollar vínculos entre los programas de

licenciatura basándose en puntos esenciales que se mencionaran a continuación:

“Programar, organizar, dirigir y controlar las actividades académicas

relacionadas con las licenciaturas que se imparten en la ENBA.

Elaborar el calendario y horarios de las actividades académicas de las

licenciaturas, en coordinación con los órganos a su cargo y presentarlo a la

Subdirección Académica para lo conducente.

Establecer con las demás áreas orgánicas de la Escuela la coordinación

necesaria para el cumplimiento de las funciones encomendadas a la División.

27



17


necesaria para el cumplimiento de las funciones encomendadas a la División

de Licenciaturas”28

Coordinación de la Licenciatura en Biblioteconomía

Esta coordinación depende de la subdirección académica y está encargada de

planear, organizar, coordinar, controlar y evaluar el registro escolar en la

Licenciatura de Biblioteconomía. Su función de la coordinación es hacer cumplir los

reglamentos escolares vigentes llevando a cabo los siguientes puntos:

“Participar en el desarrollo de los planes, programas de estudio, técnicas e

instrumentos para la evaluación del aprendizaje, en la Licenciatura en

Biblioteconomía.

Registrar el avance y vigilar el cumplimiento del desarrollo de los programas

de estudio de las asignaturas de la Licenciatura en Biblioteconomía.

Planear, promover, coordinar y evaluar el Programa de Formación de

asesores de la Modalidad”29

Coordinación de la Licenciatura en Archivonomía

Esta coordinación como la anterior también depende de la subdirección académica y

se encarga de planear, organizar, coordinar, controlar y evaluar el registro escolar

en la Licenciatura de Archivonomía. Su función de la coordinación es hacer cumplir

los reglamentos escolares vigentes de acuerdo a los siguientes puntos:

28


BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA. Op.cit.p.20 y 21.



18

“Participar en el desarrollo de los planes, programas de estudio, técnicas e

instrumentos para la evaluación del aprendizaje en la Licenciatura en

Archivonomía.

Programar, desarrollar y supervisar las actividades académicas de la

Licenciatura en coordinación con la División respectiva.

Analizar la información y documentación relativa a la asistencia y

aprovechamiento escolar en las diferentes asignaturas de la Licenciatura e

identificar las desviaciones y aplicar las acciones correctivas pertinentes”30

División de Posgrados

Esta división revisa y actualiza los programas de estudio y a su vez, se encarga de

crear y establecer programas para la formación de investigadores, docentes y

profesionales, partiendo de los siguientes puntos:

“Planear, organizar, dirigir y supervisar la impartición de estudios de posgrado

en la escuela.

Planear, organizar, dirigir y coordinar el desarrollo de los proyectos de

investigación y desarrollo tecnológico en Biblioteconomía y Archivonomía.

Coordinar el desarrollo de programas académicos orientados a la obtención

del grado, participar en la elaboración de programas de difusión cultural,

programas de actualización y superación académica y en la realización de

congresos y seminarios de carácter científico y cultural.

Coordinar el registro, control y seguimiento del avance de los programas que

se desarrollen en la División de Posgrados”31

30


BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA. Op.cit.p.23


BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA. Estructura Orgánica y manual de organización de la Escuela Nacional de Biblioteconomía y

Archivonomía. Enviados en Mayo de 2004. Mayo 2004. Expediente 3 C10. Pasillo 1.p.23.

19

Departamento de educación Abierta y a Distancia

Este departamento está enfocado a impartir la educación de una manera más

accesible para aquellas personas que requieren estudiar pero no tienen la facilidad

de llegar hasta las instalaciones de la escuela, por eso existe una modalidad abierta

y a distancia que permite que los estudiantes tengan un horario flexible y vía internet

para que puedan seguir estudiando, normalmente se le envía el material para

investigar al estudiante, como textos escritos o videos si así lo requiriera, este

departamento se rige de acuerdo a los siguientes puntos que son:

“Planear, dirigir, coordinar y evaluar las actividades relativas a la Modalidad de

Educación Abierta y a Distancia que ofrece la escuela.

Planear, coordinar y evaluar el Programa de Autorías de las Guías de Auto

aprendizaje para los estudiantes de la Modalidad.

Analizar la información y documentación relativa al desarrollo académico de

los estudiantes de la Modalidad.


necesaria para el cumplimiento de las funciones encomendadas al

Departamento de Educación Abierta y a Distancia”32

Departamento de Cómputo Académico

Este departamento depende de la división de posgrados y tiene como fin dar servicio

a los alumnos, para que tengan un mejor desempeño académico y profesional en un

futuro, y respaldar los procesos académicos, de investigación y de vinculación que

se desarrollan en la ENBA y se enfoca en los siguientes puntos para llevar a cabo

sus actividades los cuales son:

32



20

“Programar, organizar y evaluar las actividades relacionadas con la enseñanza

de la computación en el Laboratorio de Cómputo Académico, en apoyo a los

contenidos de los planes y programas de estudio que se imparten en la

Escuela.

Brindar apoyo y asesoría a los usuarios para la realización de prácticas

académicas en el Laboratorio de Cómputo Académico.

Formular programas de mantenimiento preventivo y correctivo para los

equipos y sistemas de trabajo del Laboratorio de Cómputo Académico y vigilar

su correcta aplicación”33

Departamento de Psicopedagogía

Al igual que el departamento anterior también depende de la división de posgrados y

esta encomendado a apoyar a la docencia y su función es facilitar la relación entre

el docente-alumno y el alumno-alumno, esto con el fin de mejorar las relaciones

interpersonales dentro y fuera del aula. También en la formación de los estudiantes

mediante actividades que faciliten su integración en el sistema escolar, su

desarrollo académico y personal tomando en cuenta los siguientes puntos:

“Participar con las Divisiones de Licenciatura en el desarrollo y actualización

de los planes y programas de estudios vigentes.

Determinar con la participación de las Divisiones y Coordinaciones

respectivas, las necesidades de materiales didácticos que se necesitan en el

cumplimiento de los planes y programas de estudio vigente.

Organizar, coordinar y evaluar el desarrollo de las asesorías individuales y

grupales, así como la aplicación de las evaluaciones académicas, de acuerdo

con las normas y lineamientos establecidos.

33



21

Organizar, dirigir y controlar la prestación de servicios de orientación y apoyo a

estudiantes.

Evaluar conjuntamente las coordinaciones de carrera, el proceso enseñanza-

aprendizaje y promover las medidas correctivas que procedan.

Promover y coordinar talleres de apoyo académico al alumnado para facilitarle

su trabajo académico”34

Departamento del Centro de Auto acceso para el Aprendizaje de idiomas

Este departamento es un espacio en el que existe diferentes materiales y recursos

disponibles que facilitan el aprendizaje y práctica de idiomas de manera

independiente y en específico el idioma inglés.

Y algunos de los puntos que lleva a cabo este departamento para realizar sus

actividades son:

“Planear, organizar y evaluar el desarrollo de las actividades académicas

relacionadas con la enseñanza del idioma inglés en la escuela.

Planear las actividades del Departamento de Centro de Auto acceso para el

Aprendizaje de idiomas conforme al calendario y horarios de las actividades

académicas de las licenciaturas que se imparten en la Escuela, en

coordinación con la División de licenciaturas.

Coordinar el procesamiento de los materiales propios del auto acceso, así

como los utilizados en la enseñanza del idioma inglés.

Proponer a la Subdirección Académica objetivos, metas y actividades a

desarrollar en materia de inglés, relacionadas con las licenciaturas que se

imparten en la escuela”35

34





22

Subdirección de Servicios Bibliotecarios y Archivísticos

Esta subdirección se compone por tres departamentos los cuales son: el

departamento de desarrollo y organización técnica de colecciones, el departamento

de servicios y por último el departamento de archivos, además de estar encargada

de planear, dirigir, coordinar, supervisa todo lo que tenga que ver con la

actualización e innovación de programas para la escuela en el ámbito bibliotecario y

archivístico, convenios con otras escuelas u otros organismos y así tener mejores

propuestas de desarrollo, algunos puntos en los cuales lleva a cabo estas

actividades son los siguientes:

“Planear, dirigir, coordinar, supervisar y evaluar los programas de Desarrollo

de Colecciones, Organización Técnica de Materiales Documentales, Servicios

al Público, Sistema Integral de Archivos, Archivo Histórico y Automatización;

correspondientes a la Subdirección de Servicios Bibliotecarios y Archivísticos.

Planear, dirigir, coordinar, supervisar y evaluar los convenios de cooperación

con bibliotecas y archivos del país, del extranjero, así como con organismos

internacionales.

Elaborar y proponer programas destinados a mejorar la calidad de los

servicios bibliotecarios y archivísticos y someterlos a la consideración de la

Dirección”36

Departamento de Desarrollo y Organización Técnica de Colecciones

Básicamente este departamento dependiente de la subdirección de servicios

bibliotecarios y archivísticos, está dirigido a establecer políticas y normas para la

conservación de los documentos o materiales de suma importancia, referidos en los

siguientes puntos:

“Proponer las normas, lineamientos y políticas para llevar a cabo el desarrollo

de colecciones.

36



23

Diseñar y actualizar los catálogos de autoridad, de materia, de serie y de

editoriales.

Controlar las actividades correspondientes a la restructuración y

encuadernación de los materiales documentales”37

Departamento de Servicios

Al igual que el anterior departamento también depende de la subdirección de

servicios bibliotecarios y archivísticos, determinando el servicio que ofrece a los

usuarios y estableciendo mecanismos que le permitirán conocer las necesidades de

los mismos, mencionando algunos en los siguientes puntos:

“Establecer programas permanentes de mantenimiento de colecciones.

Ofrecer los servicios a los usuarios de conformidad con el Reglamento.

Establecer mecanismos que permitan conocer el grado de satisfacción de las

necesidades de información de la comunidad de la Escuela”38

Departamento de Archivos

Por último el departamento de archivos, que también depende de la subdirección de

servicios bibliotecarios y archivísticos, se encarga de crear y llevar a cabo las normas

en base a una normatividad que ya esta expedida, desarrolla y evalúa cursos de

capacitación a las personas que están a cargo del archivo de trámite, concentración

e histórico y menciona algunas de sus actividades en los siguientes puntos:

“Proponer a las instancias institucionales de la Escuela, las normas para la

integración y operación de su unidad de correspondencia y de sus archivos de

trámite, concentración e histórico, con base en la normatividad expedida por el

gobierno federal.

37





24

Proponer, desarrollar y evaluar cursos de capacitación a los responsables

directos de la operación de la unidad de correspondencia y de los archivos de

trámite y concentración de la Escuela.


requerida para el cumplimiento de las funciones encomendadas al

Departamento”39

Subdirección Administrativa

Esta subdirección se compone por tres departamentos, los cuales son los siguientes:

el departamento de recursos humanos, el departamento de recursos financieros y

por último el departamento de recursos materiales y servicios generales, está

destinada a llevar a cabo las normas y lineamientos de los recursos humanos,

financieros, materiales y servicios generales que estas rigen la institución para un

mejor progreso de acuerdo a los puntos mencionados a continuación:

“Establecer las normas, lineamientos y procedimientos a los que se sujetara la

asignación y control de los recursos humanos, financieros, materiales y

servicios generales y vigilar el cumplimiento de las aprobadas.

Coordinar y supervisar las actividades relativas al reclutamiento, contratación,

desarrollo y control de los recursos humanos, así como, determinar sus

necesidades de promoción, capacitación y actualización.

Establecer y coordinar el programa de mantenimiento preventivo y correctivo

que se realicen a las instalaciones, maquinaria y equipo, vigilar su

cumplimiento e informar a la dirección de la Escuela”40

39


BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA. Op.cit.p36.


BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA. Op.cit. p.37.

25

Departamento de Recursos Humanos

Este departamento, que depende de la subdirección administrativa, está a cargo de

realizar, llevar el control y la organización del personal que labora, así como, su

administración, pagos y remuneraciones, determinándolo en los siguientes puntos:

“Organizar, coordinar, controlar y evaluar las actividades relacionadas con la

administración de personal de la Escuela, así como, el pago de sus

remuneraciones, conforme a las normas y lineamientos establecidos por la

Secretaría de Educación Pública.

Mantener actualizados los expedientes del personal administrativo y docente

de la Escuela.

Proporcionar en la Escuela los servicios relativos a certificaciones,

constancias, nombramientos, suspensiones, prestaciones, pagos de sueldos,

jubilaciones y credenciales que le requiera el personal”41

Departamento de Recursos Financieros

Este departamento, que también depende de la subdirección administrativa, está

destinado a llevar la contabilidad y resultados económicos de la institución como son

gastos, inversiones, pagos etc. Tiene que ver con la cuestión monetaria de la

Escuela y lleva a cabo las siguientes actividades:

“Elaborar los estados financieros y presupuestales de la Escuela.

Determinar los costos de operación de los programas, registrar y controlar los

recursos autorizados a la Escuela, los de asignación original y los de ingresos

propios.

41


BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA. Op.cit.p39.

26

Evaluar las actividades relacionadas con la administración de los recursos

financieros de la Escuela conforme a las normas y lineamientos”42

Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales

Este departamento al igual que los dos departamentos anteriores depende de la

subdirección administrativa y está encargada de dar a conocer cuáles son las

necesidades que tiene la escuela en cuanto a recursos materiales, mobiliario,

utensilios, herramientas, bienes. Además de actividades de apoyo que recibe la

escuela por parte de trabajadores en diferentes actividades que a continuación se

mencionan:

“Determinar las necesidades de recursos materiales y servicios generales de

la Escuela y presentarlas a la Subdirección Administrativa para lo conducente.

Coordinar y controlar los procesos derivados de la adquisición de bienes, así

como, lo relacionado a la prestación de servicios generales.

Proporcionar los servicios de vigilancia, aseo, mensajería, comunicación,

reproducciones gráficas, así como, los de mantenimiento y reparación de las

instalaciones, bienes muebles y equipo”43

El organigrama de la E.N.B.A. establece la estructura y la disposición de los

elementos que lo conforman, este mismo describe los puestos de trabajo y la

asignación de responsabilidades según el nivel jerárquico, además, especifica la

relación de sus departamentos, a través de sus líneas de autoridad, nos representa

una visión clara del trabajo desempeñado en toda la institución y las posiciones

dentro de la institución

42


BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA. Op.cit. p. 40.


BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA. Op.cit.p41

27

1.3 Misión, Visión, Objetivos y Funciones

Este punto señala la, misión, visión, objetivos y funciones de la Escuela, estos están

enfocados a especificar que es lo más importante que se debe lograr, alcanzar y

cumplir las metas deseadas para obtener mejores resultados, haciendo esta

Institución educativa cada día mejor.

Misión

La misión se establece como la razón de ser de la institución, el motivo por la cual

existe y dentro de la misma especifica las funciones que la institución desempeñara

en el entorno que se encuentre para alcanzar su misión.

“Somos una institución pública de educación superior de la Secretaría de Educación

Pública, que forma con calidad a los profesionales de la biblioteconomía y de la

Archivonomía para desempeñar su profesión con compromiso social y contribuir al

desarrollo nacional, atendiendo a las demandas que en su ámbito generan los

diferentes sectores del país”44

Visión

La visión va a estar enfocada en lo que se quiere crear, alcanzar y culminar

refiriéndose a las metas propuestas que se pretenden concretar o culminar

positivamente.

Cuando ya está enfocada la visión que pretendemos para la institución, todas las

acciones se fijaran en un solo punto, pudiendo tomar decisiones acorde con la

misma.

44

ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA. Misión en la Escuela Nacional de Biblioteconomía y

Archivonomía [en línea]. [México, D.F]: Agosto del 2010. [citado Agosto 28 del 2010]. Disponible de World Wide Web:

http://www.enba.sep.gob.mx/new800x600/mision/indexmision.htm disponible también en:

http://www.enba.sep.gob.mx/new800x600/Indexenba.htm.

http://www.enba.sep.gob.mx/new800x600/mision/indexmision.htm

28

“La Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía será una opción de

educación superior atractiva en la formación profesional de bibliotecarios y

archivistas, por la mejora en los niveles de calidad de sus programas educativos, lo

que estará sustentado en:

• Una adecuada formación docente y actualización profesional de sus profesores,

que posibilite la organización de éstos en Cuerpos Académicos.

•Una mayor eficiencia terminal de sus estudiantes.

• La evaluación continúa de sus planes y programas de estudio.

• La cobertura nacional de su oferta educativa.

• Su estrecha vinculación con los diversos sectores sociales; y El desarrollo de un

sistema de gestión de la calidad que contribuya a la acreditación de sus programas

educativos y a la certificación de sus procesos de gestión”45

Objetivos

Los objetivos nos enfocaran a seguir un curso ordenado que servirá como

motivación, reconociendo y enfocando los esfuerzos en una misma dirección, así

mismo nos ayudan a crear estrategias y sirven como base para realizar tareas y

actividades, en concreto son la base y la guía para obtener buenos resultados si

estos los comparamos con los objetivos, sabremos que tanto se logro y que fue lo

que faltó.

“Los objetivos delimitan el ámbito de competencia del hacer y quehacer de la

Escuela.

I. Preparar y formar Bibliotecónomos y Archivonómos capaces de desarrollarse

ética y profesionalmente en beneficio de los diferentes sectores de la población.

45

ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA. Visión en la Escuela Nacional de Biblioteconomía y

Archivonomía [en línea]. México, D.F. [consultado el 28 de Agosto del 2010].Disponible en World Wide Web:

http://www.enba.sep.gob.mx/new800x600/vision/indexvision.htm


29

II. Promover la superación profesional de los especialistas en dichas áreas a través

de cursos de especialización y actividades de extensión educativa.

III. Desarrollar investigaciones acerca de la realidad y necesidades sociales en su

campo de conocimiento”46

Funciones

Las funciones son aquellas que realiza la institución para alcanzar sus objetivos,

basándose en las actividades que desempeña cada departamento.

De acuerdo a lo publicado en el Diario Oficial de la Federación el 14 de diciembre de

1988, se establecen los objetivos de la Escuela y con ello las funciones que se deben

de llevar a cabo para que sean cumplidos:

“Planear y programar la enseñanza que imparta y las actividades de

investigación y extensión educativa, conforme a la demanda de estos tipos de

profesionales en el ámbito nacional.

Elaborar políticas y programas encaminados al mejoramiento de los planes de

estudio en beneficio de la preparación de sus educados.

Expedir certificados de estudio y otorgar los títulos profesionales de licenciado

en Biblioteconomía y Archivonomía.

Programar la actualización y superación académica de los catedráticos que

formen parte de su plantilla docente.

Desarrollar las demás actividades conducentes al logro de su contenido

institucional que le sean encomendadas por la Secretaria de Educación

Pública”47

46

ESCOBAR BARRIOS, Óp. cit. p 23.

47 NAVARRETE ARRIOLA. Op.cit. p 9.

30

La Misión, Visión, Objetivos y Funciones de la E.N.B.A. bien establecidos con una

secuencia lógica y ordenada nos llevaran a saber qué es lo que buscamos, lo que

queremos concretar y hacia dónde nos dirigimos, además de saber qué es lo que

buscamos crear, las satisfacciones que queremos obtener y cuál es la imagen que

nos estamos creando o nos queremos crear.

1.4. Archivo de concentración

En este punto se incluye información relacionada con el archivo de concentración de

la ENBA, departamento en donde se llevó a cabo la presente investigación, además

de las actividades realizadas día con día durante el servicio social en el noveno

semestre de la licenciatura en Archivonomía.

1.4.1 Antecedentes del Archivo de Concentración

En la Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía no se tiene un

documento que señale el origen del archivo de concentración, motivo por el cual se

entrevistó a la Prof. Martha Tapia Ortega, docente de la Escuela, quien estuvo a

cargo del archivo histórico en el 2003, misma que proporcionó la siguiente

información.

Menciona que fue a finales del 2003 y principios del 2004 cuando en la Escuela

surge una propuesta de crear el archivo de concentración, ya que no existía ninguno

y cada una de las áreas que componen el organigrama, resguardaba la

documentación que generaban en las mismas oficinas, lo que ocasionaba un sinfín

de problemas.

Por instrucciones del entonces director de la ENBA, Prof. Nahúm Pérez Paz se

aprobó el proyecto y se designó como encargada de este archivo de concentración a

la Prof. Martha Tapia.

Asimismo el espacio que se destinó en ese entonces fue un aula en el segundo piso

del edificio de la biblioteca, en dónde se encontraban diversos materiales

pertenecientes al departamento de servicios materiales y que por su estado físico ya

no estaban en uso, tales como sillas, escritorios, botes de pinturas, entre otros.

31

En este local se llevó a cabo el depósito de 13 cajas con documentación

perteneciente a las diversas áreas que conforman el organigrama de la Escuela,

estas cajas contenían documentación y expedientes sin ninguna organización.

A partir de ese momento se inició la etapa de organización y rescate de la

documentación y para ello se contó con el apoyo de alumnos de 5º semestre de la

licenciatura en Archivonomía quienes realizaron su estancia profesional en esta área.

Posteriormente se asignó otro local para el archivo en dónde se contó con mobiliario

y equipo ex profeso para su organización, este se ubicó en la planta baja del edificio

administrativo junto al consultorio médico.

Y actualmente se encuentra ubicado en el segundo piso del edificio de la biblioteca,

este archivo se encuentra conformado por 29 anaqueles, conformado por 115

entrepaños, que sus medidas son de 38.5cm de alto por 95cm de ancho y 58.5 cm

de profundidad, el archivo de concentración está conformado por 120 cajas

distribuidas en diferentes áreas los cuales mencionaré a continuación:

(D) Dirección.- Contiene 14 cajas.

(DCE) Departamento de Control Escolar.- Contiene 68 cajas.

(DRF) Departamento de Recursos Financieros.- Contiene 1 caja.

(DRH) Departamento de Recursos Humanos.- Contiene 2 cajas.

(SSBA) Subdirección de Servicios Bibliotecarios y Archivísticos.- contiene 4 cajas.

(DDOT) Departamento de Desarrollo de Organización técnica de Colecciones.-

Contiene7 cajas.

(DL) División de Licenciaturas.- Contiene 6 cajas.

(DPS) Departamento de Psicopedagogía.- Contiene 7 cajas.

(SAC) Subdirección Académica.- Contiene 11 cajas.

32

Todas las cajas distribuidas en estas áreas dan un total de 120 y un aproximado de

25,200 expedientes de todo el archivo.

1.5. Servicios

El servicio es aquello que se ofrece o se da para satisfacer las necesidades de la

población en este caso la E.N.B.A., otorga un servicio a los usuarios específicamente

de su misma institución para resolver dudas, tomar decisiones, establecer objetivos,

determinar resultados, entre otros.

Los servicios que otorga el Archivo de concentración son:

Préstamo: Con fines de referencia o consulta, reproducción, investigación o

exposición dependiendo del personal o usuario. Todo esto para brindar

asistencia al apoyo de un tema o asunto que se quiera saber.

Consulta: De acuerdo a la formación que tenga el usuario es decir que

profesión es la que tiene y que facilidad tiene para encontrar el asunto y tema

del documento requerido.

La recepción: Recibir la documentación de las áreas de la misma institución.

Búsqueda de información: se realiza la localización para recuperar las

unidades documentales existentes, de algún asunto o tema de interés para el

usuario y determinar alguna toma de decisión que pueda suscitarse.

Conservación documental.- Mantenimiento del soporte y texto, mediante

medidas de preservación y restauración de los documentos de archivo.

1.6. Usuarios

Los usuarios que acuden a este Archivo de Concentración, son usuarios internos de

la ENBA: alumnos, maestros, personal administrativo y directivo de la Escuela.

Estos usuarios consultan los expedientes por los siguientes motivos, para resolver

dudas, tomar decisiones dependiendo del asunto o tema a seguir, aclarar algún

33

tema que se tenga respecto de un proyecto, algún curso, revisar los listados de

determinado ciclo escolar, identificar porcentajes de alumnos que ingresaron o

egresaron de la institución, la difusión realizada en la escuela, entre otros.

Este capítulo establece los principios y acontecimientos relevantes de la Escuela

Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía, así como, su organización dentro de

una estructura orgánica, junto con sus responsabilidades y enfoques hacia un futuro,

con motivo de generar una institución de alto rendimiento no sólo para los alumnos,

sino también para profesores y personal administrativo.

Todo esto planeado y conformado con una Misión, Visión, objetivos y funciones que

respaldaran a la escuela de una manera oficial y responsable, junto con sus metas y

logros alcanzados y que propondrán en un futuro nuevos alcances.

34

CAPÍTULO 2

LA ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL Y EL ARCHIVO DE

CONCENTRACIÓN

En el presente capitulo se abordaran temas referentes a la organización documental

y por lo tanto se tomara en cuenta las definiciones de autores renombrados en el

área de la archivonomía para posteriormente realizar un análisis de lo comprendido

señalando en primera instancia que es la organización documental, cual es su

definición de acuerdo a algunos autores, los objetivos que establece y las funciones

que lleva a cabo, además de resaltar cómo se emplea esta misma dentro del archivo

de concentración, por otra parte se añade también la Ordenación documental, su

definición y objetivo, para después adentrarnos a los métodos de ordenación y los

tipos que existen, además, de qué es la clasificación, su definición, pasando

después con Archivo de Concentración e igualmente cual es su definición, objetivo,

funciones y procesos, abordando después a la Valoración documental, su definición,

objetivo y tipos, finalmente para concluir, se hace mención de que es la Valoración

Primaria y la Valoración Secundaria, sus definiciones de acuerdo a algunos autores

y las funciones de acuerdo a un proceso establecido.

2.1. Organización Documental

La organización de un archivo responde a una necesidad doble, que quiere decir

esto, que en primer lugar debe proporcionar una estructura lógica al fondo

documental, es decir, que representa la naturaleza del organismo productor y en

segundo lugar facilitar la localización de los documentos.

La Organización documental es importante para conocer los fondos que integran al

archivo de concentración, además son el resultado de la acción administrativa de un

ente, esto es, que a lo largo de su historia desempeña una serie de funciones, para

lo cual se dota de una estructura administrativa, que establece variables en el

tiempo, por lo tanto, organizar un archivo consiste en dotarlo de una estructura que

reproduzca el proceso mediante el cual los documentos han sido creados. Esto

35

quiere decir, que se debe implementar un proceso “adecuadamente el archivo de

oficina y requiere el empleo de técnicas, en función directa con la complejidad y

volumen del mismo; ya que no se trata de los documentos de cada cual, sino de los

de todo un servicio, departamento o división administrativa”.48

La organización documental es el paso fundamental en todo proceso archivístico ya

que por medio de esta se conoce el acervo y nos muestra él o los fondos que

completan dicho acervo, las secciones y las series que lo integran, la organización

debe hacer énfasis en el origen y principio de la creación de la institución para

entender y reconocer la documentación desde su naturaleza y así darle una

ordenación de acuerdo a su asunto y tema.

Tomando en cuenta también la estructura administrativa de la misma, es decir, el

departamento que dio origen al documento, esto a su vez facilitara la rápida

localización de los diferentes fondos y su documentación en los procesos desde que

fueron creados.

2.1.1 Definición

La organización documental es considerada como un paso primordial en el proceso

del archivo ya que por medio de este conocemos los fondos que en él se resguardan,

cual es el procedimiento que se emplea y como se lleva a cabo y para ser más

específico se menciona a continuación:

El procedimiento de la organización.

Según Mario Jiménez Rodríguez “La organización del archivo debe planearse para

lograr mediante normas precisas, reducir la cuantía de los factores que hacen

deficitario su funcionamiento.

48 CRUZ MUNDET, José Ramón. Manual de Archivística. Madrid: 1994 .1ª ed.p.158. ISBN 84-86168-94-5(F.G.S.R.)

ISBN 84- 368-0860-6 (Pirámide)

36

Esa organización debe abarcar dentro de un contexto único toda la problemática que

enfrente el archivo, sin descuidar los recursos materiales y humanos vistos como un

todo y con la finalidad de conseguir a corto plazo un centro activo de información, en

el cual los documentos que se soliciten, se localicen en el menor tiempo posible y se

conserven en muebles y locales adecuados.”49

Como se lleva a cabo la organización.

En la organización intervienen cuatro funciones las cuales determinan su proceso, la

ordenación, conservación, rapidez y economía.

“Además en el archivo se deben cumplir determinadas funciones que involucran

aspectos físicos y humanos, sin los cuales cualquier tipo de organización es

imposible.

La función de Ordenamiento constituye una actividad primordial de tipo humano, el

buen funcionamiento del archivo depende del criterio con que se ordenen los

diversos documentos,”50

“La función de CONSERVAR se logra a través de los medios físicos adecuados,

local, mobiliario y equipo que aseguren su perfecto mantenimiento, permitan la

guarda de la documentación en una forma holgada.

La RAPIDEZ es una función que denota la eficiencia del archivo, se logra a través de

la combinación y adecuada interrelación de los medios humanos y físicos que

intervienen en las funciones anteriores.

La ECONOMIA es una función indispensable en toda actividad humana y en el caso

de la organización del archivo, éste se considera satisfactorio cuando su operación

ocasiona el menor gasto posible.”51

49

RODRIGUEZ JIMENEZ, Mario. Archivos administrativos. México D.F. 1983. 1ª ed.p.15

50 Ibídem.p.15

51 Ibídem.p.16

37

El autor Cruz Mundet, define a la organización de la siguiente forma; “La

organización facilita la localización de los documentos , proporcionando con su

estructura organizativa la información suficiente para orientar la búsqueda con

aciertos, con exclusividad, sin ambigüedades de ningún género; es decir, todas y

cada una de las unidades archivísticas , todas y cada una de las series que lo

integran, tienen asignada una ubicación conceptual posible y no otra, de manera que

la interrogación al esquema organizativo de un fondo documental siempre encontrará

respuesta cabal, siguiendo un camino lógico dentro del mismo y solo uno, sin dar

lugar a la ambigüedad ni a la disyuntiva. Empleamos este adjetivo para diferenciar

la localización física que de los documentos se hace en el depósito. La conceptual

permite conocer los términos bajo los cuales están agrupados los documentos, pero

sin acceder físicamente a ellos”.52

Arévalo Jordán define en su diccionario de términos archivísticos a la organización

y menciona que “…los registros o documentos pueden estar agrupados para que

reflejen la estructura de organización. Usualmente el arreglo que se da a una

dependencia puede determinarse por los fines o funciones para los que está

destinada. De esta manera frecuentemente la organización corresponde a las

funciones. La estructura de la organización de una dependencia puede subdividirse

en oficinas directivas o subalternas.”53

Núñez Fernández, Eduardo menciona que la organización es: “Como ya hemos

dicho, y salvo que se trate de una oficina nueva que inicia su andadura como unidad

administrativa productora de documentos, el tratamiento archivístico de un archivo de

gestión consiste realmente en una reorganización del mismo, en este caso, bajo

parámetros archivísticos.

52 CRUZ MUNDET, José Ramón. Manual de Archivística. Madrid: 1994 .1ª ed.p.157. ISBN 84-86168-94-5(F.G.S.R.)

ISBN 84- 368-0860-6 (Pirámide) 53

ARÉVALO JORDÁN, Víctor Hugo. Diccionario de términos Archivísticos. Buenos Aires Agosto 2003. Primera edición virtual y

en papel, Ediciones del Sur .p.175 .ISBN 987-20868-0-X.

38

Teniendo en cuenta esto y dejando a un lado la previa existencia de una planificación

sensu stricto, la organización del archivo de gestión debe contemplar las siguientes

fases, a saber:

1. Identificación y valoración del fondo documental.

2. Elaboración del cuadro de clasificación y catálogo de tipos documentales de la

oficina.

3. Clasificación del fondo y de los documentos.

4. Ordenación de los documentos dentro de cada serie documental.

5. Descripción de unidades documentales y elaboración de los instrumentos de

consulta.

6. Instalación del fondo en el depósito de archivo.”54

La organización de los documentos es aquella que se emplea en cualquier

dependencia o institución para reflejar la estructura de la misma, es decir, que da a

conocer los fines y funciones para las que está destinada, además de facilitar la

localización rápida y precisa de la documentación.

2.1.2 Objetivo

El objetivo de la Organización documental es Reflejar la “…estructura de la

institución, según los fines y funciones para las que está destinada”55, se enfoca

hacia una dirección u objetivos que se pretendan llegar o alcanzar, informando a

aquellas personas que ignoran o desean saber algo en específico, es decir,

apoyando a los usuarios o personal a identificar un documento con mayor rapidez.

Objetivos de la organización.

54 NUÑEZ FERNANDEZ, Eduardo. Organización y Gestión de Archivos. Asturias España: 1999. p.209. ISBN. 84-95178-37-

0.634.

55 ARÉVALO JORDÁN, Víctor Hugo. Diccionario de términos Archivísticos.Op.cit.p.175

39

1. “Resguardar todo el acervo documental producido y recibido en la Dirección,

en el cumplimiento de sus funciones.

2. Proteger, conservar y Organizar el patrimonio documental del Archivo de

Gestión por dos años”56.

El objetivo de la organización documental dentro de una institución es resguardar

todo el acervo documental que se produce y se recibe a la vez enfocándose en

objetivos planteados que se quieren alcanzar.

2.1.3 Funciones

Como se analizo anteriormente la organización es un proceso archivístico primordial

para todo acervo pero como cualquier otro tiene que desempeñar ciertas funciones

las cuales se explican a continuación:

“Esta fase nos debe permitir reconocer las diferencias existentes entre el fondo

formal del archivo de oficina, es decir, el que formalmente debe derivarse del estudio

de funciones.

Identificación, análisis y descripción de los procedimientos o procesos

administrativos.

Identificación, análisis, valoración y descripción de las tipologías

documentales en que se reflejan los procedimientos o procesos

descritos.

Identificación, análisis, valoración y descripción de las series

documentales que se derivan de las tipologías documentales

existentes”57.

56

MONOGRAFIAS.COM.S.A. [En Línea]. México. Consultado el 17 de Octubre del 2010. Disponible en : http://www.monografias.com

57 NUÑEZ FERNANDEZ, Eduardo. Organización y Gestión de Archivos. Asturias España: 1999.209 - 210.pp. ISBN. 84-95178-

37-0.

http://www.monografias.com/

40

Las funciones que se realizan dentro de la organización están enfocadas en la

identificación y valoración del fondo documental que se desglosa en diferentes

operaciones realizadas en las actividades de la oficina.

2.2 Ordenación Documental

La ordenación estará enfocada en asignar a los documentos el tipo de ordenación

que se requiera o el que sea más adecuado al tema o asunto establecido en los

mismos.

Núñez Fernández señala que “La ordenación es una operación de tratamiento

archivístico que debe seguir a la de clasificación y que nunca puede ser realizada

antes de ella. La ordenación en sentido archivístico consiste en la ordenación de las

unidades documentales dentro de cada serie producida y clasificada como tal; por

tanto, una vez seleccionado el criterio de ordenación más adecuado a cada serie que

debe ser mantenido siempre la ordenación, que se ha definido generalmente como

una operación mecánica, sencilla no debe plantear mayores problemas.”58

Es necesario saber cuál es el motivo principal de la ordenación, para qué se usa y

cuáles son los resultados positivos al ejecutar este procedimiento. Cotinolo

Giuseppe menciona que “No se trata de reglas abstractas, sino de reglas prácticas

que tienen por fin facilitar el trabajo de recepción y búsqueda de documentos,

reduciendo al mínimo los casos dudosos y la necesidad de consultar varias

posiciones para encontrar el documento que se busca”59.

La ordenación facilita la localización de documentos de una manera precisa y exacta

dependiendo del método de ordenación que se haya empleado, es así, como estos

métodos agilizan la búsqueda y optimizan tiempos. “La ordenación de las series

documentales, en el caso de los archivos centrales, viene establecida ya desde los

archivos de oficina, puesto que son los documentos quienes de acuerdo a su gestión

58

NUÑEZ FERNANDEZ, Eduardo. Organización y Gestión de Archivos.Op.cit.p.213.

59 CONTINOLO, Giuseppe. El archivo en la organización moderna. Biblioteca E.N.B.A. FOM 2002.p.48.

41

diaria dan un orden natural a los expedientes generados, orden que no debe

romperse nunca en el archivo”.60

Al realizar la organización de un fondo esta no va a culminar en la clasificación, esta

terminara de completarse con la ejecución o disposición de los distintos elementos,

es decir, que dentro de una tarea material consistente se deben relacionar unos

elementos con otros de acuerdo con un criterio que ya este establecido, por ejemplo

ya sea la fecha, las letras del alfabeto, los números. La ordenación se aplicara sobre

diversos elementos o en niveles diferentes ya sean los documentos, los expedientes,

las series entre otros.

2.2.1 Definición

Para Cruz Mundet: “Los documentos se ordenan en el seno de los expedientes

siguiendo la lógica de su terminación que, por lo general, coincide con su secuencia

cronológica. Los expedientes, a su vez, se ordenan dentro de las series de acuerdo

con la misma lógica. Por su parte, las series y las demás agrupaciones documentales

(sub sección y sección, al menos) se ordenan teniendo en cuenta su jerarquía,

comenzando por las principales y terminando con las accesorias; aunque no siempre

es posible establecerla objetivamente.

Los métodos de ordenación dependen del criterio establecido: pueden ser letras del

abecedario (alfabético), las fechas de los documentos (cronológico), la secuencia de

los números (numérico), la combinación de varios de ellos (por ejemplo el

alfanumérico).”61

Para Arévalo Jordán la Ordenación es: “Todas las actividades por las que los fondos

se someten a un control administrativo e intelectual, incluyendo la organización

material de los fondos y la preparación de los medios de localización publicados e

60

MOLINA NORTES, Juana y Leyva Palma Victoria. Técnicas de Archivo y Tratamiento de la Documentación

Administrativa.Op.cit.p.164.

61 CRUZ MUNDET, José Ramón. Manual de Archivística .Op.cit.p.250

42

inéditos, guías, inventarios, catálogos, calendarios, listas, índices, registros de

localización, etc. Esto no incluye los medios de localización transferidos o adquiridos

junto con los documentos y no establecidos por la organización de archivos.”62

Para Molina Nortes la ordenación es: “El proceso por el cual se UNEN y relacionan

los elementos constitutivos de cada SERIE DOCUMENTAL (documentos singulares,

expedientes, etc.) de acuerdo a un criterio preestablecido.

La ordenación es el siguiente paso a la clasificación, dentro de la organización de un

fondo, de manera que, el expediente estará incluido, dentro de su grupo o clase, en

el lugar que le corresponde.”63

La ordenación es la operación de carácter archivístico realizada dentro del proceso

de organización, que consiste en establecer secuencias dentro de las categorías y

grupos, de acuerdo a las series naturales, cronológicas y alfabéticas.

2.2.2 Objetivo

Para establecer los objetivos dentro de la ordenación se deben estudiar y analizar

los procesos que se llevan a cabo archivísticamente hablando y saberlos aplicar

mediante criterios y acciones que garanticen un buen proceso los cuales se

mencionan a continuación:

“Facilitar la ubicación instantánea de los documentos, preferentemente

por medios visuales inmediatos, como pueden ser el agrupamiento de

planos, de textos y de cintas magnéticas en distintos lugares, pero

identificables a primera vista.

Hacer conocer su índole y contenidos, en forma muy elemental.

62

ARÉVALO JORDÁN, Víctor Hugo. Diccionario de términos Archivísticos. Op.cit. p.175.

63 MOLINA NORTES, Juana y Leyva Palma Victoria. Técnicas de Archivo y Tratamiento de la Documentación Administrativa.

Guadalajara, España: ANABAD Castilla La Mancha.1996.p.78.

43

Acondicionar los documentos de acuerdo a normas adecuadas a las

necesidades de consulta y de su conservación”64.

Para que se pueda llevar a cabo la ordenación dentro de un archivo de concentración

se deben aplicar conocimientos archivísticos aunados a un proceso analítico de

acuerdo a los puntos mencionados anteriormente. Todo esto conociendo y tomando

en cuenta el tipo de documentación de la dependencia de acuerdo a sus actividades.

2.3 Métodos de Ordenación

Los métodos de ordenación son la base en el procesamiento de los datos, esto

quiere decir, que dependiendo al método de ordenación que se vaya a emplear para

los expedientes será el destino de los mismos junto con la documentación que

integren a cada uno de estos ya sea numérico, alfabético, cronológico y mixto que

este es la fusión de cualquiera de los mencionados anteriormente según sea el caso.

2.3.1 Tipos

Para realizar la ordenación se selecciona el método que mejor se acomode a

nuestras necesidades ya que existen distintos métodos para los acervos.

“El problema fundamental de la archivística es, por el contrario, otro: el de ordenar

los documentos para conservar permanentemente y para poner a la libre consulta, es

decir, de ordenar los documentos producidos durante varios siglos, o al menos varios

decenios. Nuestros pocos manuales de archivística indican comúnmente algunos

llamados “métodos de ordenación de los archivos”: ordenación cronológica,

ordenación alfabética por nombres de persona, ordenación geográfica, ordenación

por materias.”65

Los métodos de ordenación surgen de acuerdo al tipo de expedientes o documentos

“Ejemplo clásico de este tipo de series activas durante mucho tiempo son la de

expedientes personales y la constituida por los documentos de facturación por 64

SCHELLENBERG, T.R.: Principios Archivísticos de Ordenación.(Reimpresión) Córdoba, CIDA, 1978,p.7.

65 LODOLINI, Elio. Archivística. Principios y problemas. Madrid 1993.p.115 .ISBN 84-604-6312-5

44

proveedores o clientes que permanecen durante bastante tiempo en las oficinas

correspondientes en armarios de carpetas colgantes y similares.”66

Los tipos de ordenación aplicables a los documentos de archivo que generalmente

se han definido son tres:

► Alfabética (onomástica, geográfica, materias).

► Cronológica.

► Numérica.

Alfabético

Se basa en ordenar de acuerdo a las letras del abecedario, ya sea por los nombres o

sus iníciales, también empleado para estados o países contemplando o tomando en

cuenta su jerarquía espacial.

“Utiliza las letras del abecedario como criterio de ordenación y su posición en la

palabra o frase sobre la que se basa. Así cuando se consideran nombres de persona

(Método onomástico), se ordenan poniendo el primer apellido, seguido del segundo y

el nombre propio. Es el idóneo, por ejemplo, para series de expedientes personales.

Si se consideran los nombres de lugar (método geográfico o toponímico), se ordenan

según su jerarquía espacial comenzando por las agrupaciones mayores y

terminando por las menores; así en una serie de obras se comenzará por el barrio,

distrito, calles, avenida, plaza, número de finca, planta y se finaliza con la vivienda.

Si no es factible discernir tal jerarquía, cual es el caso de las explotaciones

forestales, rurales… se sigue el orden alfabético de los topónimos”.67

Cronológico

Este método es el más difundido o aplicado para los documentos, específicamente

para los que se ordenan dentro de los expedientes, además de que coincide

66 NUÑEZ FERNANDEZ, Eduardo. Organización y Gestión de Archivos.Op.cit.p.214.

67 CRUZ MUNDET. José Ramón. Manual de Archivística. Op.cit.p.250 -251.

45

generalmente con el orden lógico que se establece en la tramitación administrativa,

la ordenación cronológica como su nombre lo menciona se enfoca en la, “…fecha de

los documentos es el criterio ordenador empleado por este método, siguiendo los

tres componentes de la misma de mayor a menor: el año, el mes y el día.

Comenzando por el año más remoto, los elementos se suceden hasta la fecha más

reciente, dentro de cada año por meses y dentro de éstos por días. Si

desconociéramos el día, el elemento se colocará al final del mes, si es esta la

incógnita se situará al final del año, y desconociendo este último se ubicara al final de

la década o del siglo correspondiente”.68

Numérico

“Establece la ordenación de los documentos siguiendo la serie de los guarismos

desde el uno en adelante, o agrupaciones de éstos por bloques; es el empleado, por

ejemplo para los documentos contables.”69

Los tipos de ordenación mixta son aquellos que al llevar a la práctica los documentos

en muchos casos es necesario combinar dos tipos de ordenación por eso es que se

les llama mixtos, por ejemplo si habláramos de documentación de personal

administrativo se empezaría por los nombres y después por las fechas en que

empezaron a laborar así entonces se emplearía el método alfabetico-cronologico.

“Sin embargo, estos tres tipos de ordenación, que podemos denominar simples, son

de uso bastante frecuente pero, además de estos tipos simples, existen lo que

podemos denominar tipos de ordenación mixtos, que utilizan la combinación de dos

tipos de ordenación simples”70 mismos que se mencionan a continuación:

68

Ibídem.p.250 - 251.

69 Ibídem.p.250 - 251.


46

Alfanumérico

“Consiste en la combinación de letras y números para componer los códigos de

ordenación. De entre estos métodos no es posible establecer, ni tampoco necesario,

cuál de ellos es el mejor; al decir el tipo de ordenación que se ha de aplicar en cada

momento, se elegirá aquél que mejor se adapte al objeto de la ordenación”.71

En este tipo de método también existen combinaciones, las cuales se señalan en los

siguientes párrafos.

“Alfabético-Cronológica.- Onomástico-Cronológica, Geográfico-Cronológica y por

Materias-Cronológica”.72

Onomástico-Cronológica este tipo de ordenación mixta conjuga nombres y

apellidos de las personas junto con sus fechas de nacimiento.

Geográfico-Cronológica “La ordenación geográfica puede disponer los

documentos por orden simplemente alfabético de nombres de lugar, o bien

según una progresión de norte a sur, de este a oeste, etc. Especialmente en el

primer caso, un problema particular lo constituyen las localidades o Estados e

incluso calles y plazas que cambian de nombre”73 aunado con las fecha de los

documentos integrado por el año, el mes y el día.

Materias-Cronológica “Según la materia tratada, sobre la base de un cuadro

de clasificación formado por el archivero”74 referido a la tipología documental,

es decir, mencionando si son actas, contratos informes entre otros junto con la

fecha de los documentos integrado por el año, el mes y el día.

71

Ibídem.p.250 - 251.

72Ibídem.p.215

73 ELIO LODOLINI. Archivística. Principios y problemas.Op.cit.p.119.

74 Ibídem.p.120.

47

Cronológico-Numérica es la combinación de la fecha que contienen los

documentos junto con el número consecutivo empezando por el uno.

Los métodos de ordenación son necesarios para establecer una clasificación exacta

de acuerdo al tipo de expediente y documento tomando en cuenta el departamento

del que provienen, es decir, ordenarlo conforme a la información que contiene.

2.4 Clasificación

Esta parte está enfocada a separar la documentación de acuerdo al fondo del que

proviene ya que pueden existir diferentes fondos en una institución.

2.4.1 Definición

En este punto se incluyen definiciones de este proceso. “Para toda organización de

archivos, proceso por el cual se clasifica y ordena la documentación, se parte de un

principio básico: el respeto a la procedencia y a la estructura interna de cada fondo.

Dicho principio consiste en mantener separados los fondos documentales

procedentes de diferentes instituciones respetando, asimismo, la estructura interna

de cada fondo.”75

Para Arévalo Jordán “Los documentos deben clasificarse con relación a las acciones

primero, funciones después y actividades al final, de esta manera se respeta el

conjunto orgánico de la institución”.76

Para establecer una clasificación documental “Es de vital importancia considerar los

documentos en función de la especialidad en que se desarrolla, además de

75

MOLINA NORTES, Juana y Leyva Palma Victoria. Técnicas de Archivo y Tratamiento de la Documentación Administrativa.

Op.cit.p.162.

76 ARÉVALO JORDÁN, Víctor Hugo. Teoría, fundamentos y práctica de la Archivología. 1ª ed. virtual y en papel, e-libro.net,

2002.p.182 ISBN 987-95963-2-3.

48

considerar la naturaleza y complejidad de las funciones para efectos de una

clasificación total”77.

Núñez Fernández nos menciona que “En base al cuadro de clasificación elaborado

para la oficina se procederá a la clasificación y separación de las unidades

documentales correspondientes a cada serie, formando las series homogéneas que

figuran en el citado cuadro de clasificación.

Evidentemente hablamos de una clasificación de tipo orgánico-funcional puesto que

se trata de un órgano -la oficina- que produce documentos como reflejo de funciones

concretas”78.

2.5 Archivo de Concentración

El Archivo de Concentración proporciona un servicio apoyándose

administrativamente y está constituido por documentos que envían las entidades

productoras (instituciones) una vez que su documentación ha concluido su periodo

de vida activa, y que es necesario conservarla posteriormente para consultas o

confirmaciones posteriores.

2.5.1 Definición

Núñez Fernández menciona que “…los archivos centrales administrativos son los

encargados de recepcionar y procesar la documentación procedente de los archivos

de gestión de cualquier sistema archivístico”79.

77

Ibídem.p.184


79 NUÑEZ FERNANDEZ, Eduardo.Op.cit.p.256.

49

Este mismo autor señala que “Esta fase corresponde a una archivación intermedia

en la que poco a poco va decreciendo el valor primario de los documentos,

desarrollándose el valor secundario”80.

El archivo de concentración es el lugar donde se concentra la documentación

semiactiva, es decir, que la entidad productora ya no la utiliza frecuentemente, para

comprender mejor este concepto se analiza la definición del glosario archivístico.

De acuerdo al Glosario de Archivística Civil, el Archivo de Concentración es “Aquel

en el que se concentran los documentos semiactivos que se reciben de los archivos

de trámite y en donde se conservan precautoriamente hasta que cumplen su vigencia

documental. También se le conoce como archivo de transferencia”81.

Elio Lodolini define al archivo de concentración como: “El archivo de depósito o

registratura de depósito se encuentra todavía en la oficina o entidad que ha

producido los papeles, pero, en general, en distribuciones más amplias que la oficina

misma: un archivo de depósito o registratura de depósito recibe ordinariamente los

papeles procedentes de muchos archivos corrientes o registraturas corrientes”.82

El diccionario de terminología archivística define al archivo de concentración como

“La institución archivística en la que se deposita para su conservación precaucional,

documentos que provienen de las unidades de documentación en trámite”.83

El autor Schellenberg nos dice que el Archivo de Concentración: “Son aquellos

registros de cualquier institución pública o privada que hayan sido considerados

80 HEREDIA HERRERA. Antonia. Archivística General: Teoría y práctica. Sevilla 1991. 5ª ed.p.173. I.S.B.N. 84 - 7798 - 056 - X.

81 GLOSARIO DE ARCHIVISTICA CIVIL. [En Línea]. México. Consultado el 9 de Octubre del 2010. Disponible en:

http://www.adabi-ac.org/glosarios/

82 ELIO LODOLINI. Archivística. Principios y problemas.Op.cit.p.35.

83 ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA. Glosario de terminología archivística y de ciertas

expresiones de administración.México:ENBA.1980.p.21.

50

ameritar su preservación permanente con fines de investigación o para referencia y

han sido depositados escogidos para guardarse en una institución archivística”.84

El Diccionario de terminología archivística define el archivo intermedio o de

concentración como: “Dentro del ciclo vital de los documentos, es el que coordina y

controla el funcionamiento de los distintos archivos de gestión y reúne los

documentos transferidos por los mismos, una vez finalizado su trámite y cuando su

consulta no es constante. En virtud de la normativa vigente, con carácter general y

salvo excepciones, no pueden custodiar documentos que superen los treinta años de

antigüedad.”85

El archivo de Concentración es aquel que se formara de la documentación

proveniente del Archivo de trámite, toma en cuenta los valores que tienen cada

documento y dependiendo de eso determina si se dan de baja o se transfieren al

Archivo histórico según sus valores.

2.5.2 Objetivo

El objetivo del Archivo de concentración es llevar a cabo el proceso de valoración,

expurgo y al último de selección en la documentación, para liberar espacios en las

áreas y dar lugar a los nuevos expedientes que ingresaran en un futuro.

Este archivo da servicio a todas las áreas de una institución sea pública o privada,

recibiendo de todas ellas la documentación correspondiente, proporcionando

servicios de préstamo y consulta. Estos archivos propiamente dichos contienen

documentos de asuntos cuyo trámite ha terminado o que, su consulta por áreas ya

es poco frecuente.

La documentación debe conservarse hasta que prescriba su plazo de conservación

con base en los diversos criterios que existen, para ello pueden contener

documentación normativa vigente y obsoleta pero útil. También contienen

84

SCHELLENBERG, Theodore. Archivos modernos: Principios y Técnicas, Archivo General de la Nación 1999.p.43.

85 ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA. Glosario de terminología archivística y de ciertas

expresiones de administración. México: ENBA. Op.cit.p.21

51

documentación histórica en espera del término de su vida administrativa para pasar a

un repositorio histórico, es decir que la documentación que es normativa que está

vigente u obsoleta sirve para la toma de decisiones o para la consulta de alguna

noticia pasada importante que sea relevante y necesaria para nuevas ideas y la

documentación histórica servirá para preservar la memoria de alguna empresa,

institución o algún hecho importante.

2.5.3 Funciones

La palabra función se refiere a la actividad o el conjunto de actividades, genéricas,

que desempeñaran, uno o varios elementos, estos a su vez se complementaran

entre sí para realizar o conseguir un objetivo concreto que ya este definido.

El archivo de concentración o intermedio dentro de sus funciones de acuerdo a

Molina Nortes “…es una pieza clave dentro del sistema para el tratamiento de los

documentos semiactivos. Mientras que los archivos de gestión se forman con la

producción documental natural derivada de la gestión administrativa, el central

depende de las transferencias regulares desde los archivos de oficina.

Su función prioritaria es el control y tratamiento de las series documentales

ingresadas, pero para llevar a cabo con eficacia dicha función, le es imprescindible

mantener una colaboración estrecha con todas las unidades productoras que

integran el organismo, colaboración que debe basarse en un intercambio de

información entre ambos”86.

Las funciones básicas que debe cumplir el Archivo de Concentración son:

1. “Liberar a las administraciones de los documentos que ya no son necesarios

para su trabajo diario, a fin de mejorar el funcionamiento de sus sistemas

documentales.

86


Guadalajara, España: ANABAD Castilla La Mancha.1996.p. 133-134.

52

2. Evitar el colapsar los archivos históricos con documentos que todavía no son

de libre acceso para el público, una parte considerable de los cuales está

destinada a ser destruida transcurridos ciertos plazos de tiempo.

3. Asegurar la selección de los documentos que van a ser conservados y los que

van a ser eliminados.

4. Garantizar a las administraciones de origen la plena disponibilidad de sus

documentos, es decir, el acceso a los mismos cuando sea necesario.

5. Realizar dichas funciones a bajo costo mediante el aprovechamiento intensivo

del espacio, ubicado en suelos e instalaciones más baratos”87.

El Archivo de Concentración está encargado y tiene la responsabilidad de llevar

un control de la documentación que recibe implementando un proceso técnico

para obtener mejores resultados y otorgar un mejor servicio a los usuarios que

requieran de sus servicios.

2.5.4 Procesos

Los procesos que se lleva a cabo en el archivo intermedio o de concentración se

desarrollan en el orden que se menciona a continuación:

En primera instancia comenzaremos con el ingreso de los documentos que es

donde se recibirán los mismos, conocido como la Recepción.

“Ocurre en la unidad que promueve la transferencia, verificando que los legajos se

encuentren debidamente formados (por serie documental y año de tramitación de los

expedientes) y empacados, que el registro de los mismos en general sea completo y

preciso, y que proceda la concentración de los expedientes sea por la conclusión del

asunto respectivo o por caducidad.”88

87

MAZIKANA, P.C.: La gestión des archives et des documents au service des decideurs: une étude RAMP. París: Unesco,

1990.pág.17.

88 LOS SISTEMAS RED DE ARCHIVOS DEL GOBIERNO FEDERAL. Manual red de archivos. Manual de Procedimientos de la

unidad de archivo de concentración.1 ed.1986. ISBN 968-805-301-5 México D.F.p.18.

53

La recepción de acuerdo a la autora Molina Nortes Juana y Leyva“…es la

primera acción que da comienzo al tratamiento de la documentación. La recepción de

ingresos consiste en controlar la descarga e instalación provisional en las estanterías

de los depósitos de cada una de las unidades recibidas. La forma de ingreso de la

documentación en los archivos centrales es, por regla general, mediante las

transferencias periódicas, procedentes de los archivos de oficinas que forman la

estructura del organismo”.89

Recibir, según el diccionario de terminología archivística”…puede ser también una

cosa a la que llega otra que se le incorpora, servir cierta cosa para que sea

introducida en ella otra que se expresa”,90además vigilar que los Archivos de trámite

cumplan con el calendario emitido para las concentraciones; para evitar la carga de

actividades del archivo; y evitar la saturación del mobiliario y espacio de las áreas

operativas.

También revisar que la documentación que se está enviando corresponda a la

especificada en las relaciones de las series transferidas.

Se tiene que verificar de igual modo que la documentación enviada, este con su acta

de referencia.

La segunda fase de este proceso es la Identificación documental.

Identificar la documentación

Se refiere a identificar que tipos de documentos son los que tenemos, esto quiere

decir, que asunto y tema tratan cada uno.

Núñez Fernández nos dice que “Esta fase nos debe permitir reconocer las

diferencias existentes entre el fondo formal del archivo de oficina, es decir, el que

formalmente debe derivarse del estudio de funciones previamente realizado, y el

89


Guadalajara, España: ANABAD Castilla La Mancha.1996.p.156.

90 ARÉVALO JORDÁN, Víctor Hugo. Diccionario de términos Archivísticos. Buenos Aires Agosto 2003. Primera edición virtual y

en papel, Ediciones del Sur.p.201. ISBN 987-20868-0-X.

54

fondo real con que nos encontramos (documentación de apoyo informativo mezclada

con tipologías documentales de archivo, una tipología única fragmentada en varias

series diferentes, acumulación de tipologías muy diferentes en una única serie, etc.).

Esta fase de identificación y valoración del fondo documental se desglosa en realidad

en varias operaciones diferentes, a saber:

Identificación, análisis y descripción de las funciones y actividades de la

oficina.

Identificación, análisis y descripción de los procedimientos o procesos

administrativos en los que se plasman esas funciones y actividades.

Identificación, análisis, valoración y descripción de las tipologías documentales

en que se reflejan los procedimientos o procesos descritos.

Identificación, análisis, valoración y descripción de las series documentales

que se derivan de las tipologías documentales existentes.”91

Eduardo Núñez Fernández menciona que para identificar la documentación “De toda

transferencia de documentación se debe llevar a cabo un estudio por memorizado de

las series documentales ingresadas, investigando los dos elementos esenciales que

las constituyen:

1°) El elemento orgánico

2°) El elemento funcional

El primero consiste en identificar al órgano productor de la documentación,

diferenciándolo del remitente cuando así procede, puesto que en muchas ocasiones

no coinciden debido a que la documentación suele tener al menos 5 años de

antigüedad.

El elemento funcional está representado por la actividad administrativa que tiene

encomendada ese organismo productor, en virtud de la competencia que tiene a su

91

NUÑEZ FERNANDEZ, Eduardo. Organización y Gestión de Archivos.Op.cit.p.209-210.

55

cargo, que se plasma materialmente en el tipo documental básico, que compone la

serie documental. En ambos casos, la información se recoge a través de la propia

documentación.”92

Para poder transferir documentación debemos reconocer primero a la institución

productora es decir los departamentos de donde emana la documentación y

después las actividades encomendadas que tienen cada uno a su cargo a su cargo.

2.6 Valoración Documental

Miller Fredric menciona que “Al hacer una valoración documental hemos de tener en

cuenta estas nuevas corrientes de la historia, que han de partir de fuentes que

testimonian la actuación y la vida del hombre común y no de las Instituciones”.93

La valoración está encargada como su nombre lo indica de valorar e implementar un

proceso en el cual se determinara de acuerdo a los valores primarios y secundarios

que estos mismos contengan, cuales se darán de baja parcial o definitiva.

Este proceso se puede decir que es el más delicado, ya que mediante este se

determina el valor de las series documentales, definiendo así, que documento es

recomendable o necesario conservar y que documento deben eliminarse.

Este proceso es el más delicado, ya que un error en el mismo puede causar la baja

de documentación con valores trascendentales o al contrario conservar

documentación que no sea importante, es decir que no aporte nada positivo o de

provecho y solamente este ocupando más espacio.

2.6.1 Definición

El autor Eduardo Núñez Fernández menciona que la valoración “Es la fase del

tratamiento archivistístico que consiste en analizar y determinar los valores primarios

92

MOLINA NORTES, Juana y Leyva Palma Victoria. Técnicas de Archivo y Tratamiento de la Documentación

Administrativa.Op.cit.p.158.

93 MILLER, Fredric M.: Social History un Archiva1 Practice, The American Archivist, Spring 1981, p. 113-124.

56

y secundarios de las series documentales, fijando los plazos de transferencia,

acceso, y conservación o eliminación total o parcial.”94

En otra opinión para Ramón Aguilera “La valoración documental dentro de la

perspectiva histórica de las culturas no es solo un proceso para separar lo que se va

y lo que se queda, sino una actitud que nace en la misma persona ante el documento

y que le ofrece la posibilidad de vislumbrar el efecto que algún papel pudo tener en el

pasado, tiene en el presente y adquirirá en el futuro”.95

Para Cruz Mundet. “La valoración es la fase del proceso de expurgo destinada a

descubrir, a apreciar, los valores inherentes a los documentos y su degradación”.96

Tomando como referencia las definiciones anteriores, se puede mencionar que la

valoración es el conjunto de principios y actividades que tienden a la identificación de

valores de los documentos que van a determinar la vigencia de los mismos y su

disposición final.

2.6.2. Objetivo

El objetivo de la valoración es analizar y determinar los valores primarios y

secundarios, de las series documentales, tomando en cuenta también lo que nos

dice Ramón Aguilera que “La valoración documental dentro de la perspectiva

histórica de las culturas no es solo un proceso para separar lo que se va y lo que se

queda, sino una actitud que nace en la misma persona ante el documento y que le

ofrece la posibilidad de vislumbrar el efecto que algún papel pudo tener en el pasado,

tiene en el presente y adquirirá en el futuro”.97

94

Ibídem.p.164

95 AGUILERA MURGIA, Ramón. Hacia una Valoración Archivística. En: Congreso Nacional de Archivos (8º.

Monterrey 1996).1997.p.34

96 CRUZ MUNDET, José Ramón. Manual de Archivística. Madrid: Fundación Germán Sánchez Ruipérez, 1996.p.211

97 AGUILERA MURGIA, Ramón. Hacia una Valoración Archivística.Op.cit.p.34

57

2.6.3. Tipos

La valoración en relación con el ciclo vital del documento, tiene dos tipos de valores,

el valor primario y el valor secundario.

Antonia Heredia nos dice que “Existe, pues, un valor primario que nace con el

documento mismo, el de servir de memoria de la institución que lo produce,

cumpliendo una función esencial en la gestión administrativa. Pero llega un momento

en que los derechos y las obligaciones garantizados por los testimonios escritos

prescriben. El documento ha cumplido ya su proceso vital en el aspecto

administrativo, ha dejado de ser activo. A partir de este momento el documento cobra

una nueva vitalidad, la de servir con exclusividad como fuente de historia. Queda,

pues, en esta única dimensión: la histórica, siendo éste el valor secundario, en el

tiempo, no en la importancia con respecto al anterior. De la consideración del valor

primario y secundario se desprende la división de los Archivos en Administrativos e

Históricos,”98

2.6.4. Valoración Primaria

Esta valoración se realiza en la primera etapa del ciclo vital del documento, misma

que corresponde al Archivo de Trámite, dependiendo de las condiciones del lugar

donde cada área se responsabiliza de su documentación, a la persona que este

encargada de los documentos le compete desarrollar esta primera valoración, donde

se determinaran los valores primarios de los documentos, los cuales son:

Administrativos, Legal, Fiscal o Contable.

La ENBA menciona que “El valor primario de la documentación es la importancia

que tienen los documentos, para las oficinas productoras de los mismos; se relaciona

exclusivamente con las dos primeras etapas de la vida del documento y se ve

98 HEREDIA HERRERA. Antonia. Archivística General: Teoría y práctica. Sevilla 1991. 5ª ed.p.140. I.S.B.N. 84 - 7798 - 056 - X.

58

plasmada está valoración en fechas precisas que tienen que permanecer los

documentos en un Archivo de Trámite y de Concentración”99

Antonia Heredia establece que “Un valor primario referido a que desde su

nacimiento tiene como principal objetivo servir de garantía o de prueba de algo y es

el que denominamos también valor administrativo o valor legal, es decir sirve como

testimonio”100.

Valor Administrativo

Este valor que es el administrativo le corresponden o se enfoca en estos documentos

los cuales son: comunicados, oficios, ordenes de trabajo, memorándums, minutarios,

controles de correspondencia de expedientes con valor administrativo, tramites o

conclusión de asuntos o temas, entre otro tipo de información que solamente sirven

de evidencia de algunas acciones que se desarrollan en las Unidades

Administrativas.

“Es el periodo de tiempo en que los documentos producidos o recibidos por la Unidad

Administrativa deben ser conservados en la propia unidad para su utilización

inmediata”.101

Valor Legal

Este se determina en función del “Plazo durante el cual los documentos se

conservarán en la institución para su posible uso y así certificar derechos u

obligaciones de la administración pública o de sus ciudadanos”.102

99 ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA. Valoración Documental. Guía de Estudio. México:

ENBA, 2003. p.19 100

HEREDIA HERRERA. Antonia. Archivística General: Teoría y práctica.Op.cit.p.140

101 BECERRIL RAMÍREZ, Jaime. El proceso de Baja, Retiro, Trituración y Reciclaje de Documentos. En: Congreso Nacional de

Archivos (8º. Monterrey 1996). Memoria. México. 1997.p. 17

102 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Manual de Organización de los sistemas red de Archivos. México: AGN,

Dirección de Administración de Documentos del Gobierno Federal. 1986. p.76. ISBN 968805 297 3

59

Los documentos con valor legal los podemos identificar o ubicar por el asunto o tema

relacionado con bienes, propiedades, obligaciones, escrituras, documentos de

carácter normativo como leyes, acuerdos, decretos, entre otros.

De acuerdo a la vigencia legal se determina el plazo que se deben guardar los

expedientes cuando existe una disposición jurídica que implícita o explícitamente

determina un plazo de conservación documental.

Valor Fiscal o Contable

Estos documentos están integrados por lo que la autoridad determina “Aquellos

documentos que pueden servir de testimonio del cumplimiento de obligaciones

tributarias”103

El tipo de documentos que se pueden identificar dentro del valor fiscal o contable son

aquellos que avalan el pago de impuestos, ventas, estados financieros, contabilidad,

entre otros, la función que persiguen estos documentos queda establecida por ser

utilizados para justificar y comprobar gastos e ingresos, de acuerdo a este mismo

sentido queda registrada la información contable relacionada con facturas, depósitos

bancarios, avisos de cargos o débito, así como la documentación que registra

información financiera, fiscal, presupuestal, económica y de auditoría.

Dentro de lo que compete la vigencia fiscal se refiere al plazo durante el cual cierta

documentación debe guardarse de conformidad con disposiciones fiscales, por su

utilidad contable, de comprobación, o justificación presupuestal.

2.6.5. Valoración Secundaria

La valoración secundaria se aplica dentro de la segunda etapa del ciclo vital de los

documentos, que se ubica en el Archivo de Concentración. Cuando ya se

implemento un Archivo de Concentración para la institución en la que se estén

trabajando los procesos archivísticos se podrán desarrollar de una forma más

adecuada. Para esta segunda etapa se detectan los llamados valores secundarios,

103

Ibídem.p.77

60

los cuales son, el Informativo, Evidencial y Testimonial, cuando en los

documentos llega a existir o tener cualquiera de estos valores se procede a realizar

su transferencia al Archivo Histórico; la valoración secundaria no solo reconoce

aquella documentación que está dirigida hacia el Archivo Histórico, sino también

aquellos documentos que no son útiles para la institución, de esta manera se evita

saturar espacio.

Lorenza Remigio menciona que “Para que los documentos lleguen, por la llamada

Transferencia Secundaria al Archivo Histórico, se les debe aplicar una Valoración

Secundaria, esta valoración se realiza cuando la institución productora considera que

el documento ya no tiene valores primarios, entonces se procede al análisis o

evaluación para determinar qué se tiene que seleccionar; la documentación

seleccionada será aquella cuyo valor informativo, Testimonial o Evidencial, sea

permanente”.104

La valoración secundaria está enfocada y tiene que ver con la utilidad pública de los

documentos, después de que estos ya hayan perdido toda utilidad Administrativa,

Legal o Fiscal para la Institución que los creo.

Partiendo de lo mencionado anteriormente Lorenza Remigio menciona que “El valor

secundario determina la utilidad de los documentos con fines de investigación y

divulgación de la cultura, se presenta en ellos, únicamente después de concluidas las

vigencias de los archivos administrativos. Cuando el documento ha dejado de ser útil

a la Institución o empresa que lo produjo, se dice que han perdido sus valores

primarios y han concluido el tiempo de permanencia en el Archivo de Trámite y de

Concentración, su vigencia ya prescribió, solo entonces podemos hablar que desde

el punto de vista administrativo el documento se considera inactivo, que no tiene

movimiento. Se estima que de la producción total de los documentos, únicamente se

va a conservar el 5%. Por lo tanto luego de haber perdido utilidad para los archivos

104

REMIGIO MARCIAL, Lorenza. El Archivo Histórico Municipal de Chimalhuacán, Estado de México: Una

Propuesta de los Instrumentos de Consulta a Seguir. 1997.p.69

61

administrativos, la documentación seleccionada con valores permanentes se tendrá

que conservar en un Archivo Histórico”.105

Los valores secundarios por la importancia que tienen para la investigación son:

Valor Informativo

Estos valores llamados Informativos surgen o se derivan de información de los

documentos, de aquellos asuntos que realiza la institución referido a eventos,

personas, condiciones con relación a acciones que se han tomado.

Valor Testimonial

Como su nombre lo dice, da un testimonio de los cambios o transformaciones más

importantes o trascendentales que ha tenido la institución desde el punto de vista

legal. Donde se encontraran asuntos de correspondencia relevante, acuerdos legales

y operativos de la institución, organigramas institucionales, decisiones, reglamentos

internos, como también patentes y el registro de inventos, por mencionar algunos.

Valor Evidencial

El valor evidencial lo contienen los documentos que reflejan el origen, organización y

funcionamiento de las instituciones ya sean públicas o privadas.

Por lo tanto este proceso es el más importante dentro de la transferencia secundaria,

señalo lo anterior, porque en caso de que se tome una mala decisión se perderá

información que en el transcurso del proceso evolutivo e histórico de la institución

podría llegar a ser importante.

105

REMIGIO MARCIAL; Lorenza. Op.cit. p.61

62

CAPÍTULO 3

REORGANIZACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN PERTENECIENTE A

LA SUBDIRECCIÓN ACADÉMICA

En este capítulo se mencionan las actividades que se llevaron a cabo durante el

servicio social en el archivo de concentración de la Escuela Nacional de

Biblioteconomía y Archivonomía; estas labores iniciaron con el traslado del Archivo a

su nueva ubicación, asimismo se aplicó un diagnóstico, otros de los puntos son los

objetivos planteados para la reorganización, las actividades que se llevaron a cabo

dentro de este archivo, la identificación de las cajas pertenecientes a la Subdirección

Académica, así como la clasificación que se realizo a los expedientes, la rotulación

y el cambio de folders.

3.1 Traslado del archivo de concentración

En el Archivo Histórico de la ENBA se llevo a cabo una reestructuración para

trasladar el Archivo de Concentración, que se encontraba en un salón ubicado en la

planta baja del edificio administrativo “A”, en el cual se encuentra la Dirección, la

Subdirección Académica, Área de Vinculación, Subdirección Administrativa,

Departamento de Recursos Humanos, Departamento de Recursos Financieros,

Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales, Subdirección de

Planeación y Evaluación, Departamento de Control Escolar, Departamento de

Desarrollo Institucional, Departamento de Apoyo y Servicios a la Comunidad,

Cafetería y el Servicio Médico; mismo que se cambio al edificio de Apoyo Académico

e Investigación “C”, en donde se encuentra la Biblioteca “Francisco Orozco Muñoz”,

Departamento de Desarrollo Informático, Área de Servidores, el Archivo Histórico

“Prof. Humberto Mundo Reyes”, Laboratorio de Computo Académico, Laboratorio de

Restauración de Documentos, Laboratorio de Idiomas, Departamento de Educación

a Distancia, Departamento de Psicopedagogía, Sala de Maestros para reuniones de

trabajo, Cubículos de Profesores, Sala de Capacitación, y la Subdirección de

Servicios Bibliotecarios y Archivísticos; cabe señalar que este cambio se realizo con

el fin de que quedaran en el mismo local los dos archivos.

63

La siguiente imagen muestra el Edificio Administrativo “A” y el local donde se

localizaba el Archivo de Concentración.

Se trasladaron 120 cajas, este cambio se llevo a cabo con la participación de tres

alumnos de la licenciatura en Archivonomía que nos encontrábamos prestando

servicio social en la E.N.B.A. Empezamos identificando el número de cajas

existentes por cada área o departamento, para después proceder a encintarlas, con

el fin de proteger los expedientes y que estos no fueran a salirse al momento de

realizar el traslado, esta actividad se efectúo con el apoyo de un diablito y una

carretilla, los tres nos intercalábamos las herramientas de transporte, es decir , uno

tomaba la carretilla, otro el diablito y el tercero se quedaba en el edificio “C”, para

subirlas una por una al primer piso, y así sucesivamente; una vez ubicadas todas las

cajas, el personal de servicios generales instalo 23 muebles llamados de esqueleto,

en donde se colocaron por departamento.

64

3.2 Diagnóstico Documental

En este punto se presenta el diagnóstico realizado en el archivo de concentración de

la Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía, señalando de forma más

detallada la documentación que pertenece a la Subdirección Académica, mismo que

se realizó con el fin de tener datos precisos y conocer de manera puntual el

departamento que se me asignó para realizar el servicio social.

Inicio señalando que es un diagnóstico, tomando como referencia el siguiente autor.

Armando Malebranch “El diagnóstico, como lo han explicado hasta la saciedad

expertos de diferentes disciplinas, es el proceso mediante el cual se llega a descubrir

las causas de los problemas que tiene o presenta aquello que se diagnostica, que

puede tratarse de cualquier persona, animal, cosa y fenómeno, o de cualquier

sistema, al que en general se denomina “sujeto de diagnóstico”.

En términos generales, para elaborar un diagnóstico se toman en cuenta las

siguientes acciones:

a) Recolección de información o datos del sujeto de diagnóstico y la realidad

circundante.

b) Análisis de la información recolectada para descubrir los problemas y

c) Descubrimiento de las causas de los problemas.

Por otro lado también es necesario conocer que todo sujeto de diagnóstico, tiene o

presenta cuatro situaciones relacionadas con el diagnóstico, que son:

Los síntomas

los signos

los problemas y

las causas de los problemas.

65

Tanto los síntomas como los signos no son los problemas, pero si las

manifestaciones de ellos. Los signos son manifestaciones visibles, evidentes o

palpables de ellos. La otra situación, son los problemas que no son otra cosa que las

desviaciones, o distorsiones que obstaculizan el funcionamiento normal del sujeto de

diagnóstico.

La tercera situación es la (s) causa (s) del (los) problema (s), o sean los factores

responsables de la existencia o presencia de los problemas”.106

En relación al diagnóstico que se aplicó en el archivo de concentración se puede

señalar lo siguiente:

El local en donde se reubico el Archivo de Concentración mide 9 metros con 48 cm

de largo por 8 metros con 33 cm de ancho, en total son 72 metros cuadrados, se

encuentra ubicado en el edificio “C”, su construcción es de concreto.

Tiene dos ventanas elaboradas con material de aluminio, sus medidas son de 4

metros con 33 cm de largo por 1 metro con 50 cm de alto. La parte superior está

106

D.ERASO MALEBRANCH, Armando. Conceptualización del diagnóstico, curso de proyectos sociales, segunda unidad:

Gerencia del proceso de diagnóstico. [en línea]. México. Consultado el 31 de Octubre del 2010. disponible en World Wide

Web: http://www.amalebranch.8m.com/GSP261.htm

http://www.amalebranch.8m.com/GSP261.htm

66

diseñada por 8 espacios de forma cuadrada que miden 56 cm de ancho por 56 cm

de alto y en la parte inferior de estas mismas se encuentran 4 cristales grandes de 1

metro con 5 cm de ancho por 85 cm de alto.

El Archivo de concentración tiene una puerta que está elaborada con un marco de

aluminio y una hoja de triplay comprimido de color blanco y tiene las siguientes

medidas, las cuales son, 2 metros con 32cm de alto por 1metro con 16cm de ancho.

El piso está cubierto por loseta de color café arena de 32 cm de largo por 32 cm de

ancho.

La iluminación está conformado por 15 lámparas, cinco en el pasillo uno, cinco en el

pasillo numero dos y por ultimo cinco en el pasillo numero tres cada una estructurada

por cuatro balastras en su interior.

El mobiliario se compone de 23 muebles metálicos de color azul fuerte llamados de

esqueleto, estos tienen una altura de 2 metros con 36 cm de alto y están formados

por 5 anaqueles, que presentan las siguientes medidas: 99 cm de largo, por 34 cm

de alto y 61cm de profundidad. Las cajas que contienen la documentación son

67

modelo AM-07 tamaño oficio larga con las siguientes medidas 62.7 cm de largo y

34.5 de alto.

También cuenta con cinco mesas de estudio individual de madera con entrepaño,

sus partes laterales miden 80 cm de largo por 50 cm de ancho y la parte frontal mide

86 cm de largo por 50 cm de ancho tienen base metálica de 63 cm de ancho por 90

cm de largo.

En el mobiliario también se encuentra una mesa de trabajo con base de metal y en

la parte superior de madera, mide 90 cm de ancho por 1 metro con 20cm de largo.

Cuenta también con 6 mesas con estructura de metal y la base superior de madera

con las medidas de 75 cm de ancho por 90 cm de largo.

Un escritorio de metal tamaño ejecutivo, que mide 1 metro con 48 cm de largo por

76 cm de ancho modelo CUV.LINOLEUM.

Dos mesas de madera para computadora con soporte para teclado sus medidas son

88 cm de alto por 45 cm de ancho por 66.5 cm de largo.

68

También se encuentran 5 sillas de madera fija de metal asiento y respaldo de

madera y 6 sillas de metal tapiz tela color azul.

Un locker de metal de 1 metro con 82cm de alto y con 38cm de ancho con una

profundidad de 45.5cm.

Dos archiveros de metal con 4 gavetas color arena con una altura de 1 metro con

34cm por 44.5cm de ancho por 72cm de profundidad.

Una escalera triple de seguridad con ruedas, esta sirve para poder alcanzar las cajas

colocadas en la parte de arriba de los anaqueles llamados de esqueleto.

Tres bancos móviles con auto freno y cubierta antiderrapante, estos bancos sirven

para poder alcanzar cosas que estén en lugares muy altos, así como una

engargoladora.

Los recursos humanos se conforman por cuatro personas, el encargado del archivo y

tres trabajadores más, que laboran en el turno matutino y en el turno vespertino.

Los recursos técnicos con los que cuenta son: Catálogo de disposición documental,

Guía simple e inventario.

La tipología documental que podemos encontrar en este archivo va desde,

Currículos, Nominas ordinarias, lista de profesores en base de datos, mega

proyectos, fortalecimiento académico, minutarios, examen diagnóstico de la

asignatura de inglés, informe de avances trimestrales, informe de seguimientos de

difusión, ingreso de estudiantes, evaluaciones de maestros, informe de trabajo,

planeación curricular, proyecto de reglamento, horarios de maestros, cuestionarios

de evaluación docente, horarios, datos estadísticos, control universitario,

convocatorias y calendarios, junta de maestros, lista de exámenes de admisión,

69

promedios de grupo, planeación académica, plan de actividades, cursos,

capacitaciones, seminarios, cursos y talleres y un volumen documental aproximado

de 18,000 expedientes.

En la siguiente imagen se muestra el listado desglosado de todas las cajas

pertenecientes a la Subdirección Académica, las que me asignaron son las del

departamento de Psicopedagogía y la División de Licenciaturas, una vez revisadas

me percate que eran 18 y no 24 como se muestra en el listado.

Las medidas de seguridad que existen en el archivo están conformadas por 2

extinguidores y cuatro detectores de humo.

Los recursos financieros son aportados directamente por la Escuela, no existe un

estimado especial para este archivo, este recurso es interno y por lo tanto variable.

Los procesos archivísticos que se realizan son los relacionados con la

reorganización, la clasificación y la ordenación documental.

Los recursos tecnológicos con los que cuenta son 4 computadoras marca DELL

con dos bocinas y Windows vista, un scanner marca Xerox Documate 752, un

teléfono marca Sisco modelo CP-6971P y dos No break Soporte electrónico

regulado modelo SR 1000.

70

En relación al diagnóstico aplicado a la documentación de la Subdirección

Académica del Archivo de Concentración de la ENBA, se contemplaron tres puntos:

La situación actual de la documentación perteneciente a la Subdirección

Académica

Las condiciones en la que se encontraron los expedientes y documentos que

integran al departamento de la Subdirección Académica fue la siguiente:

Los expedientes y documentos se encontraron en buen estado, solo un poco

revueltos al interior de las cajas.

Las cajas en las cuales se encuentran los expedientes están maltratadas y algunas

rotas, dos estaban rotas de las esquinas y las 16 restantes solo maltratadas, es

decir, dobladas, el tipo de caja es AM-07, esta clave es asignada por parte de la

empresa que genera estas cajas.

Las cajas estaban acomodadas en el archivo de concentración por departamentos o

áreas administrativas.

El problema identificado

La documentación fue organizada por personal administrativo que labora en la

Escuela, mismos que no contaba con conocimientos en Archivonomía, pero el

principal problema es que los expedientes no se clasificaron tomando como

base el cuadro general de clasificación archivística, tampoco se realizo el

expurgo y la foliación.

Cabe señalar que me entregaron el cuadro general de clasificación archivística solo

con la información de la subdirección académica y las áreas por las que está

integrada, de las cuales me asignaron, el departamento de psicopedagogía y la

división de licenciaturas, esto con el fin de identificar y asignar las claves a los

expedientes de acuerdo al asunto y tema de los mismos.

71

En el siguiente cuadro se presentan los datos que se obtuvieron en la

aplicación del diagnóstico.

DIAGNÓSTICO

1.-Historia de la

Institución Ver Capítulo 1

2.-Nombre del fondo,

sección y serie Fondo.- E.N.B.A.

Sección.- Subdirección Académica.

Series.- Departamento de Psicopedagogía y División de Licenciaturas.

3.-Cantidad de cajas 18 cajas.

4.-Tipo de caja AM-07.

5.-Volumen

6.-Tipo de estantería

7.-Forma de ingreso de la

documentación

8.-Tipologia documental

1172 expedientes.

De esqueleto

Transferencia. (Cabe señalar que la última fue hace 6 años).

Currículos, Nominas ordinarias, lista de profesores en base de datos, mega proyectos,

fortalecimiento académico, minutarios, examen diagnóstico de la asignatura de inglés,

informe de avances trimestrales, informe de seguimientos de difusión, ingreso de

estudiantes, evaluaciones de maestros, informe de trabajo, planeación curricular,

proyecto de reglamento, horarios de maestros, cuestionarios de evaluación docente,

horarios, datos estadísticos, control universitario, convocatorias y calendarios, junta de

maestros, lista de exámenes de admisión, promedios de grupo, planeación

académica, plan de actividades, cursos, capacitaciones, seminarios, cursos y talleres.

72

3.3 Objetivo de la reorganización

Eduardo Núñez Fernández menciona el objetivo de la reorganización “Decimos

reorganización y no organización por dos razones diferentes pero complementarias.

La primera es que en todo archivo de oficina se presupone un nivel concreto de

organización caracterizado por la aplicación de unos criterios de organización

establecidos por las propias oficinas. En muchos casos esa organización de partida

presentará múltiples deficiencias desde el punto de vista archivístico pero es

necesario conservar o recuperar lo que se haya hecho bien. En segundo lugar, sobre

ese estado inicial de organización realizaremos la reorganización supervisada por

archiveros del sistema. La puesta en servicio del archivo de cada oficina se realizará

a medida que se van finalizando las reorganizaciones de los archivos de cada una de

ellas.”107

Así mismo comenta que “Como ya hemos dicho, y salvo que se trate de una oficina

nueva que inicia su andadura como unidad administrativa productora de documentos,

el tratamiento archivístico de un archivo de gestión consiste realmente en una

reorganización del mismo, en este caso, bajo parámetros archivísticos.

Teniendo en cuenta esto y dejando a un lado la previa existencia de una planificación

sensu stricto, la organización del archivo de gestión debe contemplar las siguientes

fases, a saber:

1. Identificación y valoración del fondo documental.

2. Elaboración del cuadro de clasificación y catálogo de tipos documentales de la

oficina.

3. Clasificación del fondo y de los documentos.

4. Ordenación de los documentos dentro de cada serie documental.

5. Descripción de unidades documentales y elaboración de los instrumentos de

consulta.

107

NUÑEZ FERNANDEZ, Eduardo. Organización y Gestión de Archivos.Op.cit.p.201

73

6. Instalación del fondo en el depósito de archivo.”108

La reorganización documental se llevo a cabo para identificar las deficiencias

existentes en la documentación que resguarda el archivo de concentración y fue

realizada por personal profesional y con conocimientos en materia archivística.

El objetivo consistió en identificar los expedientes y documentos de acuerdo al

asunto y tema que tratan y unificarlos basándose en el cuadro general de

clasificación archivística que se elaboro para la Escuela Nacional de Biblioteconomía

y Archivonomía y por ultimo asignarles una clave.

Cabe señalar que el trabajo que lleve a cabo, cumplió con el objetivo y actividades

que se me encomendaron ya que termine con la reorganización de las 18 cajas

asignadas.

3.4 Actividades

Ítalo Baldini establece que “Todos los técnicos de organización de empresas

recomiendan una organización racional y un uso adecuado del archivo. He aquí los

puntos a los que se debe prestar atención cuando se decide afrontar el problema de

los servicios de archivo en una empresa:

1.- Necesidad de crear un servicio de idóneo;

2.- disponer de personal competente;

3.- asignar al archivo unos locales completamente adecuados;

4.- emplear sistemas racionales de clasificación del material;

5.- instalar mobiliario de archivo adecuado;

6.- limpiar periódicamente el archivo de documentos ya inútiles;

108

NUÑEZ FERNANDEZ, Eduardo. Organización y Gestión de Archivos.Op.cit.p.210

74

7.- tener el archivo en las dependencias inmediatas propias o en las de un director

calificado;

8.- hacer funcionar el archivo en las dependencias inmediatas propias o en las de un

director calificado;

9.-requerir la colaboración de toda la empresa para una buena gestión de los

servicios de archivo”109.

Es necesario e importante tomar en cuenta estos nueve puntos como lo señala el

autor Ítalo Baldini ya que considero que son la base para que este bien organizado

un archivo y de resultados positivos de acuerdo a las necesidades que vayan

existiendo en cuanto a la documentación requerida.

En los seis meses que preste el servicio social aplique los nueve puntos que señala

este autor en la reubicación y reorganización del Archivo de Concentración de la

E.N.B.A.

En este punto se presentan cada una de las actividades que se llevaron a cabo en la

reorganización de la documentación de la Subdirección Académica.

Propuesta para realizar la reorganización documental

Una vez analizados los puntos anteriores se establece la siguiente propuesta, misma

que fue desarrollada en 6 puntos los cuales se mencionan a continuación:

1.- Ordenar la documentación al interior de los expedientes.

2.- Realizar un expurgo.

3. Limpieza documental.

4.-Foliar las fojas.

5.-Formato impreso.

109

BALDINI, Italo. El archivo en la empresa moderna. 5ª ed.p.7.1975.Barcelona España. ISBN: 84-255-0172-5.

75

6.- Revisión de las cajas.

A continuación se desarrollaran los puntos anteriores

1.- Ordenar la documentación al interior de los expedientes.

Se separaron los expedientes y documentos conforme al título y tema, es decir se

reviso la documentación para checar de qué trataban, así como el año de apertura y

cierre y posteriormente los documentos se ordenaron cronológicamente por asunto y

tema al interior del expediente.

2.- Referente a este punto es importante señalar que no se encontraron copias de los

documentos.

3. Se realizo limpieza documental a cada uno de los expedientes se quitaron grapas,

clips y algunos broches oxidados.

4.-Se asigno un numero o folio para llevar un control y una fácil localización de los

documentos, es decir un numero consecutivo empezando del uno hasta el último

número de expedientes con su documentación existente en cada caja.

5.- En cada uno de los folders se integro un formato impreso en hoja tamaño carta y

ya que se había llenado se anexaba al expediente.

6.- Se revisaron cada una de las cajas y se encontró que dos estaban rotas de

algunas orillas, las cuales se mejoraron con cinta canela.

3.4.1 Identificación de las cajas

Una vez realizado el traslado y llevar a cabo la identificación de las cajas, me

dedique a separar las cajas de la Subdirección Académica, las de Psicopedagogía y

las de División de Licenciaturas que son las áreas que llevaría a cabo dando un total

de 18 cajas a mi cargo, por lo que comencé a separar, ordenar y reorganizar la

documentación, claro, recalcando esto que es muy importante, siempre con la

supervisión y vo. bo. Del encargado del archivo.

76

Para realizar el trabajo elabore una bitácora, y con ello tener un control exacto del

trabajo realizado.

3.4.2 Clasificación

En la realización de este proceso se tiene que iniciar por lo que se marca en los

siguientes párrafos:

Se lee el expediente y se identifica el tema y el asunto

Antonia Heredia nos menciona que temas y asuntos pueden existir en los

expedientes y su documentación y resalta lo siguiente “Me refiero, es obvio, a los

documentos de archivo.

a) En primer lugar, y a simple vista, pueden ser:

Simples o piezas documentales.

Compuestos o unidades archivísticas.

77

Entre los primeros una Real Cédula, una carta, un mandamiento. Entre los segundos

están los documentos reunidos en razón de un proceso burocrático o de una práctica

cancilleresca o administrativa que forman un todo difícil de separar sin perder su

identidad. Sus distintas manifestaciones serán:

Expedientes que responden al testimonio de un procedimiento administrativo. Suelen

estar cosidos o reunidos en carpetas.

Registros que son una yuxtaposición de documentos que no tienen nada que ver uno

con otro, reunidos con finalidad de control. Suelen tener forma de libros.

Documentos agrupados en razón de un tema que no suelen responder a una

tramitación preestablecida. Es un término reciente y francés que se corresponde en

los fondos antiguos con documentos sobre documento principal con anejos, que no

suelen tener la entidad de un expediente por no haberse llevado a efecto una

tramitación administrativa completa o bien por razón de una práctica cancilleresca

que separaba los documentos.

Documentos textuales que trasmiten la información mediante texto escrito, así los

manuscritos, los impresos, los listados. Son los más abundantes y según el

procedimiento manual o mecánico de la escritura serán manuscritos,

mecanografiados o impresos. El soporte suele ser papel, pergamino, vitela. El

formato hojas, folios, sueltos o formando cuadernillos o en forma de libros.

Documentos gráficos en cuanto que la información está representada por formas y

colores (mapas, planos, dibujos). El tamaño suele ser mayor que en los textuales y

no suelen formar cuadernillos, ni libros, sino hojas sueltas. Su valor representativo

aligera el contacto con la información frente a los documentos textuales que hacen

precisa una lectura e interpretación para llegar hasta aquélla. Sus signos externos

ofrecen mayor atractivo a simple vista, que cualquier otro documento. Su formato

requiere un tratamiento distinto para su instalación y conservación”110.

110

HEREDIA HERRERA. Antonia. Archivística General: Teoría y práctica.Op.cit.p.137-138

78

Después de haber realizado este procedimiento empecé a trabajar con la

documentación de la Subdirección Académica e identificar sus expedientes por

asunto y tema, además de ordenarlos cronológicamente, es decir por fechas

extremas, la fecha más reciente hasta la más antigua.

Revisando y clasificando los expedientes y la documentación que contenían. Era

necesario e importante revisar caja por caja ya que existían expedientes que estaban

revueltos o eran de otros departamentos y se tenían que integrar a sus

departamentos correspondientes.

79

Imagen del cuadro general de Clasificación Archivística

Los expedientes que empecé a trabajar fueron los del departamento de la

Subdirección Académica constituido por 8 cajas

80

1.- La caja número uno estaba compuesta por 38 expedientes, estos expedientes

contenían temas o asuntos de currículos de profesores.

2.- La segunda caja contenía 65 expedientes, los expedientes de esta caja contenían

documentación de nominas ordinarias y listas de profesores en base de datos.

3.- La tercera caja contenía 43 expedientes y los temas que los conformaban eran,

mega proyectos, y fortalecimiento académico.

4.- La cuarta caja contenía 11 expedientes con minutarios.

5.- La quinta caja estaba conformada por 128 expedientes, donde se encontraban,

exámenes diagnósticos de la asignatura de inglés, e informes de avances

trimestrales.

6.- La sexta caja complementada por 11 expedientes, que son minutarios.

7.- La caja número siete compuesta por 119 expedientes con el tema de examen

diagnóstico de inglés.

8.- Por ultimo las cajas que conforman a la Subdirección Académica, la caja ocho

que contiene 42 expedientes de informes de seguimientos de diferente índole.

La segunda área que trabaje es la de Psicopedagogía conformado por 5 cajas

1.-La primera caja de este departamento contenía 53 expedientes con asuntos como

son, lista de ingreso de estudiantes, evaluación de maestros, informes de trabajo,

planeación curricular, proyecto de reglamento y apuntes de mesa redonda.

2.- La caja número 2 de este departamento conformado por 65 expedientes con

documentos de cuestionarios de educación docente, subproyectos y horarios de

maestros.

3.- La caja número tres contenía 26 expedientes con temas de documentos

académicos, propuesta de procedimientos y propaganda escolar.

81

4.- La cuarta caja conformada por 35 expedientes con asuntos y temas de horarios,

datos estadísticos, control universitario, convocatorias y calendarios escolares, junta

de maestros y junta de planeación curricular.

5.- La caja 5 contiene 93 expedientes, con listados de exámenes de admisión,

compendio de grupos, planeación académica y plan de actividades.

Terminando de reorganizar y clasificar la caja número 5 del departamento de

Psicopedagogía ya que una vez revisados y clasificados los expedientes se

acomodaban en las cajas y se depositaba la caja en los anaqueles.

Por último el área de División de Licenciaturas que estaba conformada por 5

cajas

1.- La caja número uno contenía 154 expedientes con asuntos como programas de

maestros para materias de tronco común, restauración y conservación de

documentos, encabezamiento de materias y seminario de tesis.

2.- La caja número dos, formada por 82 expedientes, de cursos, capacitaciones y

servicios.

3.- La caja número tres con un contenido de 86 expedientes con documentos de

cursos, talleres y seminarios.

4.- La caja número cuatro contenía 81 expedientes con asuntos y temas como

cursos, talleres y seminarios de igual forma que la anterior.

5.- La caja número 5 que fue la última, contenía 40 expedientes con documentación

estadística, formatos de solicitud de recursos materiales, acervos, y programas de

actividades.

El número de expedientes en total que trabaje fueron 1172 de las 18 cajas.

Estos muebles junto con sus anaqueles resguardan 120 cajas como se muestra en

las siguientes imágenes:

82

Archivo de concentración de la E.N.B.A.

Pasillo # 1

Pasillo # 2

Pasillo # 3

En el Archivo de Concentración se almacenan documentos que competen a diversos

departamentos de la Institución y de acuerdo al tamaño de la caja y del anaquel

caben 2 cajas como se muestra en las imágenes anteriores.

83

3.4.3 Rotulación, cambio de folders

Arévalo Jordán en su diccionario de términos archivísticos menciona que el rotulo es

el “título, epígrafe. Título general, constante, de una sección para indicar una materia

dentro de ella, o bien como antetítulo constante de una columna”111.

La rotulación de este formato se realizaba una vez que ya se había identificado en el

cuadro de clasificación archivística, el fondo, la sección y por último la serie, para

después proceder a asignar las claves a los expedientes según fuera su asunto y el

tema que conformaran el expediente.

Los campos que se llenaban de este formato eran los siguientes: Unidad

Administrativa, Código y nombre de la Sección, Código y nombre de la Serie, código

y nombre de la Subseries, la clave del expediente, número de fojas, fechas extremas

del expediente y por último el asunto.

111

ARÉVALO JORDÁN, Víctor Hugo. Diccionario de términos Archivísticos.Op.cit.p.208

84

Estos tres capítulos que conformaron mi informe de servicio social mencionan en

primer instancia los principios y acontecimientos relevantes de la Escuela Nacional

de Biblioteconomía y Archivonomía, señalando como está organizada de acuerdo a

su organigrama institucional, junto con sus responsabilidades y enfoques hacia un

futuro, con motivo de que esta institución genere un alto rendimiento no sólo para

los alumnos, sino también para profesores y personal administrativo.

Todo esto establecido en un plan y respaldado con una Misión, Visión, objetivos y

funciones que avalaran a la escuela de una manera oficial y responsable, junto con

85

sus metas y logros alcanzados, que propondrán en un futuro nuevos alcances para

esta escuela.

Para después mencionar en el capitulo dos, temas referentes a la organización

documental tomando en cuenta definiciones de autores renombrados en el área de

la Archivonomía, esto con el objetivo de establecer un análisis de lo comprendido y

resaltando algunos puntos que nos harán entender cómo se conformo este capítulo.

Finalizando este informe con el capitulo numero tres que nos habla de las

actividades llevadas a cabo durante mi servicio social dentro de este archivo de

concentración de la Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía;

mencionando el traslado del Archivo a su nueva ubicación, el diagnóstico que se

aplico dentro del mismo, los objetivos planteados para la reorganización, junto con

las actividades que conformarían esta reorganización dentro del servicio social.

86

Conclusiones

Al inicio del servicio social en el Archivo de Concentración de la E.N.B.A. el

encargado nos dio una introducción de las actividades que realizaríamos, así como

una explicación del cuadro de clasificación archivística que se implemento para la

Escuela, señalando como proceder a identificar el departamento, su expediente y el

asunto o tema, para después poder asignar la clave ubicando el fondo, después la

sección y por último la serie o subseries según fuera el caso, el llenado de los

formatos y la identificación de algunas claves que no eran acordes con el asunto o

tema del expediente, todo esto fue esencial, para realizar de forma precisa el trabajo

encomendado.

La reorganización que se llevo a cabo en el Archivo de Concentración, en específico

en la documentación de la Subdirección Académica, el departamento de

Psicopedagogía y la División de Licenciaturas, fue esencial para poner en práctica

los conocimientos archivísticos adquiridos en los 9 semestres de la carrera en

Archivonomía, ya que puse en práctica los conocimientos teóricos, me di cuenta que

no es lo mismo estudiarlos que ejercerlos, tomar decisiones en base a un criterio

archivístico. Esta práctica también me ayudo adquiriendo experiencia.

Asimismo se desarrollaron los siguientes procesos archivísticos: la clasificación y la

ordenación, que son esenciales para la reorganización del Archivo y con ello lograr

un mejor funcionamiento del mismo y un mayor control para las personas que

laboran en él y con ello ofrecer un mejor servicio a los usuarios internos que

requieran información.

Algunas de las limitantes que retrasaron los avances del proyecto fue la falta de

folders, estos se me entregaron 2 meses después, por lo que ya no se cambiaron, en

su lugar se implementaron formatos en hojas tamaño carta con el mismo llenado que

los folders, la diferencia fue que solo se integrarían al expediente.

Otra de las limitantes es que realice por indicaciones del encargado del archivo la

revisión de las 18 cajas doble vez, con el fin de establecer correctamente las claves

87

a los formatos, esto me quito tiempo, pero no fue un impedimento para terminar el

trabajo.

En el desarrollo del servicio social también apoye en otras actividades como el

traslado del departamento de publicaciones periódicas a su nueva ubicación, ordenar

alfabéticamente las tesis una vez que se realizó el traslado y el apoyo en el día del

bibliotecario, recibiendo al personal invitado que acudiría, repartiendo los programas

en los dos días del evento, acomodando sillas, entre otras.

Considero que lo más importante en los archivos es tener organizada la

documentación, esto se logra implementado los procesos archivísticos, bajo la

responsabilidad de un Licenciado en Archivonomía y personal capacitado en materia

archivística.

Por otra parte lo que aprendí fue que no es tan sencillo realizar y ejecutar las

actividades en un archivo ya sea de Trámite, Concentración e Histórico, es decir no

es tan fácil como yo me imaginaba antes de entrar a la carrera, ahora sé que es

necesario poseer conocimientos archivísticos que respalden profesionalmente la

documentación de cualquier institución.

Considero que la licenciatura en Archivonomía desde tiempos pasados, en el

presente y a futuro es una de las carreras más importantes de todas no por ser la

que estudie, sino, porque como lo he visto, es la base de la organización de la

información de toda persona e institución.

Esta carrera permite tener el control de la documentación de cualquier dependencia

en todas sus áreas: recursos humanos, materiales, financieros, tecnológicos, toda

esta información permite conocer las ventajas, desventajas, ganancias, fraudes,

proyectos, planes, en fin todos aquellos datos que comprueben el porqué de la

situación de cualquier institución, además para tomar decisiones o implementar

proyectos, determinar resoluciones etc.

El servicio social es una actividad que afirma y amplía la información académica y

fomenta una conciencia de solidaridad con la sociedad a la que pertenece, además,

88

me llena de satisfacción y me deja una gran experiencia en mi desarrollo

profesional, ya que en estas circunstancias es donde puedo poner en práctica los

conocimientos adquiridos durante toda mi carrera profesional y saber de manera real

como se debe trabajar en un Archivo, en especifico de Concentración además de la

importancia, el valor a nuestra profesión y la responsabilidad que debemos poner

siempre en todas y cada una de las instituciones.

A nivel personal considero que mi carrera es uno de los logros más importantes en

mi vida y me da la satisfacción de saber que aportare mi trabajo y conocimientos

en cualquier institución que me requiera, adquiriendo ganancias de experiencia,

económicas, de superación personal, obteniendo así una gran pasión por mi carrera

profesional dando lo mejor de mí.

Académicamente, me seguiré preparando y aprendiendo más para poder algún día

enseñar lo que a mí me enseñaron y así incrementar el gusto por esta carrera que

es muy importante y significativa para el desarrollo de las dependencias públicas y

privadas.

Pude fortalecer mi formación integral ya que a nivel intelectual razone y analice las

actividades que realizaría, argumentando con ideas archivísticas lo que ejecutaría.

En mi formación humana me ayudo a relacionarme con compañeros de la carrera de

Archivonomía y trabajar con ellos de manera positiva.

En mi formación social también me relacione con personal de la institución y

establecí una forma de trabajo acorde con las necesidades del archivo.

89

BIBLIOGRAFÍA

AGUILERA MURGIA, Ramón. Hacia una Valoración Archivística. En:

Congreso Nacional de Archivos (8º. Monterrey 1996).1997.p.34

ALDAY GARCIA, Araceli J. Introducción a la operación de archivos en

dependencias y entidades del poder ejecutivo federal. México: AGN. 2004. 68

p.

ARCHIVO HISTÓRICO DE LA ESCUELA NACIONAL DE

BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA. Guía del Acervo Documental del

Archivo Histórico de la ENBA.

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Manual de Organización de los

sistemas red de Archivos. México: AGN, Dirección de Administración de

Documentos del Gobierno Federal. 1986. 59 p. ISBN 968805 297 3

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Manual de procedimientos de la unidad

de archivo de concentración. México: AGN. 1986.

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Principios y métodos para el manejo de

documentación semiactiva. México: Secretaría de Gobernación. AGN. 1990.

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Organización y Funcionamiento de los

Archivos Administrativos e Históricos de la Nación. México: AGN. 1980.37 p.

(Serie información de archivos 2)


BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA. El Archivo Histórico de la Escuela

Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía. Expediente 9C.3, pasillo 1,

gaveta 6, entrepaño 1.

90


BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA. Adecuación de la estructura

orgánica de la Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía.

Expediente 3C.10, pasillo 1, gaveta 2, entrepaño 3.

ARÉVALO JORDÁN, Víctor Hugo. Términos documentales de Archivo:

ordenación y clasificación de los documentos de archivo. Buenos Aires: 2003.

295p. ISBN.987-20868-4-2.

ARÉVALO JORDÁN, Víctor Hugo. Diccionario de términos Archivísticos.

Buenos Aires Agosto 2003. Primera edición virtual y en papel, Ediciones del

Sur. 236p. ISBN 987-20868-0-X.

ARÉVALO JORDÁN, Víctor Hugo. La Archivología en las Ciencias de la

documentación. Reproducción 2000.impreso en Santa Fe.86p.ISBN 987-

95963-3-1.

ARÉVALO JORDÁN, Víctor Hugo. Teoría, fundamentos y práctica de la

Archivología. 1ª ed. virtual y en papel, e-libro.net, 2002.394pp ISBN 987-

95963-2-3.

ASOCIACIÓN NACIONAL DE UNIVERSIDADES E INSTITUCIONES DE

EDUCACIÓN SUPERIOR. La educación superior en el Siglo XXI, op.cit.

BALDINI, Italo. El archivo en la empresa moderna. 5ª ed.248p.1975.Barcelona

España. ISBN: 84-255-0172-5.

BARQUET, CONCEPCIÓN. Evolución de la ENBA, su papel en el Sistema

Educativo Nacional. Bibliotecas y Archivos, 1985, no. 16, p.35-47.

BECERRIL RAMÍREZ, Jaime. El proceso de Baja, Retiro, Trituración y

Reciclaje de Documentos. En: Congreso Nacional de Archivos (8º. Monterrey

1996). Memoria. México. 1997.p. 17

91

CONTINOLO, Giuseppe. El archivo en la organización moderna. Biblioteca

E.N.B.A. FOM 2002.258pp.

CRUZ MUNDET, José Ramón. Manual de Archivística. Madrid: 1994 .1ª ed.

375 p. ISBN 84-86168-94-5(F.G.S.R.) ISBN 84- 368-0860-6 (Pirámide)

CRUZ MUNDET, José Ramón. Manual de Archivística. Madrid: Fundación

Germán Sánchez Ruipérez, 1996. 400 p. ISBN 848 616894 5

CRUZ RIVAS. Miguel Ángel. La Escuela Nacional de Biblioteconomía y

Archivonomía en el umbral del nuevo milenio. Bibliotecas y Archivos. 2000, 3ª

Época, vol. 2, no 1, p.6.

DIAZ SANTANA, Gilberto. Nivel medio superior: bachillerato técnico en

biblioteconomía. Bibliotecas y Archivos No. 9, 1979. p. 87

ESCOBAR BARRIOS, Andrea. Escuela Nacional de Biblioteconomía y

Archivonomía. Memoria Histórica. p 17.

ESCUELANACIONAL DE BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA. Modelo

Educativo. [México], 1996. p. 10. [Documento de trabajo].

ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOÍA Y ARCHIVONOMÍA. Proyecto

Académico. México: ENBA, 1991. 20 p.

ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA. Plan

Institucional de Desarrollo 1994-2000. [México], 1994. p. 2. [Documento de

trabajo].

ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA. Informe

de autoevaluación 1992. [México], 1993.p. 10-11. [Documento de trabajo].

92

ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA.

Programa Integral de Desarrollo Institucional 2001-2006. [México], 2001.126 h.

6. [Documento de trabajo].


Desarrollo integral de colecciones para la ENBA, [México], 2002.h. 6.

[Documento de trabajo].

ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA. Planes y

programas de estudio de las licenciaturas en Biblioteconomía y Archivonomía

de la ENBA. p. 8.

ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECARIOS LA. Revista de Historia de

América, 1945, vol. 20, p.395.


Valoración Documental. Guía de Estudio. México: ENBA, 2003. 84 p.

FUGUERAS ALBERCH, Ramón. ¡Archivese! Los documentos del poder, el

poder de los documentos. Comunicación Alianza. Madrid 1999.

HEREDIA HERRERA. Antonia. Archivística General: Teoría y práctica. Sevilla

1991. 5ª ed. 505p. I.S.B.N. 84 - 7798 - 056 - X.

HEREDIA HERRERA. Antonia. Archivística General: Teoría y práctica. Sevilla

1995. 7ª ed. 507p. ISBN 84-7798-056-X.

INGUÍNIZ, Juan B. Disquisiciones bibliográficas: autores, libros, artes graficas,

México: UNAM, 1987. p.54.

LODOLINI, ELIO. Archivística principios y problemas. Madrid 1993.336p. ISBN

84-604-6312-5.

MARTINEZ RIZO, Felipe. La planeación y evaluación de la educación. Un

siglo de Educación en México: FCE, 1998.p. 308-309.

93

MAZIKANA, P.C.: La gestión des archives et des documents au service des

decideurs: une étude RAMP. París: Unesco, 1990.p.17.

MENDEZ BOLIO, María. Apuntes para una historia de la Escuela Nacional de

Bibliotecarios y Archivistas. Boletín de la Escuela Nacional de Bibliotecarios y

Archivistas, Abril-Sep. 1960, Tomo IV, no. 16-2, p.27.

MILLER, Fredric M.: Social History un Archiva 1 Practice, The American

Archivist, Spring 1981, p. 113-124.

MOLINA NORTES, Juana y Leyva Palma Victoria. Técnicas de Archivo y

Tratamiento de la Documentación Administrativa. Guadalajara, España:

ANABAD Castilla La Mancha.1996. 216 p.

MORALES CAMPOS, Estela. Testimonios de la bibliotecología mexicana:

educación 1915-1954. México: [El autor], 1987. p.22.

NAVARRETE ARRIOLA, Oscar y otros. Biblioteca Francisco Orozco Muñoz:

propuesta de gestión de calidad y evaluación. p 4.

NUÑEZ FERNANDEZ, Eduardo. Organización y Gestión de Archivos. Asturias

España: 1999.660p. ISBN. 84-95178-37-0.

PEÑA, Leticia. Órganos, funciones y procedimientos en la transferencia y la

concentración Archivística. México: AGN.1983 27-38 p.

REMIGIO MARCIAL, Lorenza. El Archivo Histórico Municipal de

Chimalhuacán, Estado de México: Una Propuesta de los Instrumentos de

Consulta a Seguir. México: El Autor, 1997.118 h. Tesis (LA) ENBA.

RODRÍGUEZ DUARTE, Eduardo. Archivo de concentración. México: AGN,

1978. 7 p.

RODRÍGUEZ JIMENEZ, Mario. Archivos administrativos. México D.F. 1983. 1ª

ed.138p.

94

SCHELLENBERG, T.R.: Principios Archivísticos de Ordenación. (Reimpresión)

Córdoba, CIDA, 1978.p.7

SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA. Acuerdo 149 de la Secretaria de

Educación Pública. Diario Oficial de la Federación, 14 Dic. 1988, p. 111.

SECRETARIA DE EDUCACIÓN PÚBLICA (México). Programa Nacional de

Educación 2001-2006, op.cit., p. 203-212.

SISTEMA DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN. Guía

para la organización, manejo y clasificación de documentos.

(OMCD).Diciembre 2004 64 p.

TECUATL QUECHOL, MA. GRACIELA M. Hacia la aplicación de nuevos

conceptos pedagógicos en la biblioteconomía en la ENBA. Bibliotecas y

Archivos, 1999, 3ª época, vol.1, no. 3, p. 9.

TECUATL QUECHOL, MA. GRACIELA M. Una visión del quehacer del

bibliotecario profesional: en el marco del proceso de revisión curricular de la

Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía. México: SEP, ENBA,

2000, p. 5 (Temas Bibliotecológicos; 1).

WALNE PETER, La Administración moderna de Archivos y la Gestión de

Documentos: El Prontuario Ramps, Paris, CIA, 1985, 532 p.

Web grafía:

D.ERASO. Malebranch Armando. Conceptualización del diagnóstico, curso de

proyectos sociales, segunda unidad: Gerencia del proceso de diagnóstico.[En

línea] México Consultado [31 de Octubre del 2010] disponible en World Wide

Web: http://www.amalebranch.8m.com/GSP261.htm

http://www.amalebranch.8m.com/GSP261.htm

95

ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA. Visión.

[En línea] México Consultado [28 de agosto del 2010] Disponible en


ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA. Misión.

[En línea] México Consultado [28 de agosto del 2010] Disponible en


GLOSARIO DE ARCHIVÍSTICA CIVIL. Archivo de Concentración [En línea]

Consultado [20 de Octubre del 2010 Disponible en: http://www.adabi-

ac.org/glosarios/glosario_arch_civil.html

MONOGRAFIAS.COM.S.A. Objetivo de la Organización [En línea] México

.Consultado [17 Octubre del 2010].Disponible en:

http://www.monografias.com/trabajos32/manual-funciones/manual-

funciones.shtml



Reorganización de La Documentación de La Enba

Documents

Transcript of Reorganización de La Documentación de La Enba