Instituto Tecnológico Superior de Huetamo

INFORME FINAL DE RESIDENCIA PROFESIONAL

“SISTEMA DE CONTROL ESCOLAR ADMINISTRATIVO”

RESIDENTES

NOMBRE No. CONTROL CARRER

A

RODRIGUEZ MARTINEZ JONATHAN 04070045 ISIC

EMPRESA DONDE SE REALIZO

“UNIVERSIDAD VICENTE GUERRERO A. C.”

ASESORES

EXTERNO LIC. PEDRO FRANCISCO ALBARRAN ALONSO

INTERNO ING. ADRIAN ARELLANO GONZALEZ

Huetamo, Mich. Febrero del 2009.

1

CONTENIDO

Página

I. Introducción 2

II. Justificación 4

III. Objetivos: generales y específicos 5

IV. Caracterización del área en que participó 6

V. Problemas resueltos priorizados 9

VI. Alcances y limitaciones 11

VII. Fundamento teórico 12

VIII. Procedimiento y descripción de las actividades realizadas 22

IX. Resultados 24

X. Conclusiones y recomendaciones 45

XI. Referencias bibliográficas 47

Anexos 48

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I. INTRODUCCIÓN

Un sistema de base de datos, hoy en día es una necesidad en cualquier empresa, ya que

gracias a ella se realizan una infinidad de procedimientos. Ya que se considera una entidad importante

donde se puede almacenar datos de manera estructurada. Con la finalidad de que los datos puedan

ser administrados por algún usuario.

La Universidad Vicente Guerrero, dio inicio el 7 de octubre del 2002, abriendo inscripciones y

aceptando alumnos, hasta el momento hay algunos alumnos en proceso de titulación. La ubicación de

la institución es Av. Lázaro Cárdenas N° 1008, en Cd. Altamirano Gro. Donde actualmente tiene a su

cargo un aproximado de 116 alumnos, y con el personal capacitado para el beneficio de los alumnos

ya que su lema es “Excelencia Académica Educación del Siglo XXI”.

La institución cuenta con políticas en el ámbito (financiero y datos personales del alumno),

pero por motivos de confidencialidad no se puede dar a conocer, ya que es una institución privada.

Anteriormente la Universidad Vicente Guerrero, no contaba con ningún sistema de ayuda para

el manejo de la información, para llevar el control y automatización de la institución. Sin embargo

surge una necesidad muy importante, la cual consiste en implementar un software que nos permita

llevar el Control de las Licenciaturas, Docentes, Alumnos, Semestres, Materias, Pagos y

Calificaciones.

El sistema con el que contaban anteriormente para llevar el registro de un alumno y sus

calificaciones, al momento de registrarse en la institución, se hace de manera manual en una

computadora, las operaciones que realiza el administrador son las siguientes:

Llenado de una ficha de Inscripción. (registra el alumno, después borra los datos para

reutilizar el mismo formato).

Comprobante de pago de Inscripción. (registra el alumno, después borra los datos para

reutilizar el mismo formato).

Comprobante de pago de Colegiaturas. (registra el alumno, después borra los datos para

reutilizar el mismo formato).

Calificaciones de Boletas, Actas de Evaluación y Kardex. (lo hacen verificando las

calificaciones entregadas por los docentes, y manualmente hacen el llenado de las Boletas,

Actas de Evaluaciones y Kardex).

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Para cubrir la necesidad que tiene la institución se crea el SCEA (Sistema de Control Escolar

Administrativo), con la finalidad de administrar y controlar la información, desde almacenar hasta crear

los reportes utilizados por la institución. Permitiendo de esta manera mayor rendimiento en el trabajo

de usuario final. En este caso el administrador que realiza todas estas operaciones es el

Departamento de Servicios Escolares. Por lo que se considera que ella junto con el Jefe del Área de

Control Escolar de la institución, son los únicos usuarios finales que existirán en el sistema, ya que

ellos son los únicos miembros encargados de esta área, y por lo tanto tienen mayor conocimiento

referente a este tipo de operaciones.

Este software es elaborado en un lenguaje de programación que se trata de Borland C++

Builder en su versión 6, además el uso de un Gestor de Base de Datos MySQL, el cual nos permite

crear una Base de Datos donde nos almacena la información. También fue necesario implementar un

Conector entre el lenguaje de programación y el Gestor de Base de Datos, tratándose de MySQL

Connector ODBC en su versión 3.5.

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II. JUSTIFICACIÓN

Anteriormente la Universidad Vicente Guerrero, realiza las Fichas de Inscripción,

Comprobante de Pago de Inscripción y Colegiatura, además de la Boletas de Calificaciones, Actas de

Evaluación y Kardex de manera manual, por lo que no se cumple de manera satisfactoria una de

tantas necesidades con las que cuenta la institución, por ello es necesario la implementación de un

nuevo software, el cual cumpla con el objetivo primordial que se requiere para el control de dicha

información, permitiendo mayor comodidad y confiabilidad en la información que se maneja.

El SCEA (Sistema de control Escolar Administrativo), se elaboró con la finalidad de ahorrar

tiempo y trabajo específicamente en el Departamento de Servicios Escolares de la institución, ya que

es ahí donde se llevan a cabo las diferentes operaciones del manejo de la información de los alumnos

y sus calificaciones, y de esta manera facilitar el uso de Fichas de Inscripción, Recibos de Pagos,

Boletas de Calificaciones, Actas de Evaluación y Kardex.

Las Fichas de Inscripción y Recibos de Pagos son de suma importancia en la institución, ya

que cada vez que se inscribe ó realiza un pago de colegiatura el alumno, el operador no tendrá que

borrar los datos del alumno que registro anteriormente para volver a utilizar el mismo formato.

Los reportes de calificaciones como son Boletas, Actas de Evaluación y Kardex, no tendrán

que estar guardando los formatos de calificaciones de cada alumno. Ya que gracias a este nuevo

software las operaciones serán mucho más fáciles y rápidas, ya que con este sistema será más

eficiente realizar todas estas operaciones, lo que motivará al usuario, además de que con este

sistema la institución tendrá una imagen más a la vanguardia. Otra de las razones por la que se

decide elaborar este software, es con la idea de que la información sea clara, concisa y libre de

errores, permitiendo además mayor seguridad en el manejo de la información.

Anteriormente no se tenía la seguridad adecuada en los datos, puesto al ser llenado los

formatos de manera manual, y ser guardados en archiveros, se tenía el pendiente de que algún día

por motivos de descuidos, estos expedientes desaparecieran de la institución. Ahora con el uso de

este nuevo software se tendrá mayor confiabilidad en los datos.

Con el uso del Sistema de Control Escolar Administrativo, el operador podrá hacer el respaldo

de la Base de Datos, sin la necesidad de contratar una persona especializada, y la institución se

estaría ahorrando dinero y tiempo. Son algunas de las ventajas que tendrían la institución y el

operador al implementar este software. Además que tiene un diseño amigable para el usuario, y es

muy sencillo de utilizar.

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III. OBJETIVOS: GENERALES Y ESPECÍFICOS

General

Elaborar un Sistema de Control Escolar Administrativo para la Universidad Vicente Guerrero

A.C. en donde se registre todas las calificaciones de los alumnos, dicho sistema también

administrará las colegiatura de los alumnos que estudian en la institución. El sistema emitirá

reportes de Ficha de Inscripción, Pagos de Colegiaturas, Boletas de Calificaciones, Acta de

Evaluación y Kardex. Logrando así agilizar las operaciones mediante un sistema

computarizado, para que la información pueda ser administrada y controlada de forma

automatizada por el usuario final.

Específicos

Registrar las Licenciaturas de la institución.

Llevar el registro de los Docentes que están laborando en la institución.

Controlar las calificaciones de cada alumno.

Generar reportes de Ficha de Inscripción y Pagos de inscripción ó reinscripción, de cada

alumno en particular.

Emitir reportes de Boleta de Calificaciones, Acta de Evaluación y Kardex, de cada alumno que

está estudiando en la institución.

Registrar los semestres de cada Licenciatura.

Registrar las materias de cada Licenciatura.

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IV. CARACTERIZACIÓN DEL ÁREA EN QUE PARTICIPÓ

La Universidad Vicente Guerrero A.C. fue fundada el 07 de Octubre del año 2002,

asignándose un registro en la SEG, obteniendo la clave: 12PSU0066Z, ubicándose en Av. Lázaro

Cárdenas No. 1008 en Cd. Altamirano Gro. Donde actualmente se encuentra atendiendo un promedio

de 163 alumnos y con un personal capacitado para el beneficio de los alumnos, ya que su lema es

“Excelencia Académica Educación del Siglo XXI”.

Actualmente la Universidad Vicente Guerrero A.C. esta dirigido por:

Rector: LIC. Daniel Vega Campos.

Jefe del Área de Control Escolar: PROFR. Jorge Luis Andrade Lazos.

INTRODUCCION DE LA UNIVERSIDAD VICENTE GUERRERO A.C.

La Universidad Vicente Guerrero A.C. tiene la firme VISION de ser, en una década, la

Institución líder de educación superior en el Estado de Guerrero con ética, calidad, prestigio y

reconocimiento, haciendo uso de los recursos científicos y tecnológicos de punta, con un crecimiento

planificado y personal docente de alto nivel académico.

La Universidad Vicente Guerrero A.C. tiene como MISION, formar a profesionistas

competentes que sean capaces de disponer del potencial de sus recursos humanos y materiales con

un alto sentido social, a fin de generar, aplicar y acrecentar el conocimiento científico y tecnológico,

para contribuir al desarrollo sustentable de la región, del estado y del país, a través de la

investigación, extensión y difusión del conocimiento y la cultura.

Se ofertan cinco Licenciaturas que son:

Ciencias de la Comunicación.

Ciencias de la Educación.

Contaduría Pública.

Informática.

Psicología.

Cuenta con una planta de 24 docentes, que brindan el servicio educativo a 163 alumnos en

dos modalidades de estudio que son la Escolarizada y Semi-Escolarizada. Tiene 12 grupos en el

sistema Escolarizado y 9 en el sistema Semi-Escolarizado.

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Se trabajan talleres opcionales que son:

Música.

Danza.

Tecnología Educativa, entre otros.

Actualmente han egresado 68 profesionistas de las generaciones 2002 y 2003. Y en fecha

próxima reciente, habrán de graduarse 33 profesionistas más de la generación 2004-2009. Se han

titulado 23 egresados y 14 más están programados para la sustentación profesional en los meses de

febrero y marzo del 2009.

La Universidad Vicente Guerrero A.C. contribuye día con día al desarrollo armónico, educativo

y profesional sustentable de la Tierra Caliente del Estado de Guerrero, parte Sur del Estado de México

y Región Oriente del Estado de Michoacán.

AREA EN QUE SE PARTICIPO

La Universidad Vicente Guerrero A.C. cuenta con un espacio dedicado al Área Administrativa,

en donde se llevan a cabo diferentes actividades Administrativas y Escolares como son:

Internas Cotidianas

Asistencia del personal, docentes y alumnos.

Cobro de Colegiaturas.

Pago a Maestros.

Externas Cotidianas

Pago de servicios: Luz, Teléfono, etc.

Pago de Impuestos: Estatales y Federales, IMSS, SAR, INFONAVIT.

Internas Esporádicas

Rendición mensual de Estadísticas a INEGI.

Seguimiento de Servicio Social (Interno y Externo)

Seguimiento de Egresados.

Tramites de titulación (Seminarios, Exámenes Recepcionales y Títulos).

Reportes de Evaluación a la SEG.

Entrega de Boletas a alumnos.

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Coordinación Interinstitucional

Actividades de participación social-comunitaria (de tipo Cívico y Cultural).

Actividades de difusión y promoción para la captación de alumnos.

Exactamente fue en el Área Administrativa de la Institución, con la que se presento mayor

comunicación, puesto de que ella es la que maneja todos los archivos de los alumnos como son

Fichas de Inscripción, Comprobante de Pagos y Reportes de Calificaciones, y por lo tanto tiene mayor

conocimiento en ese ambiente.

Figura 1.- Croquis de la Universidad Vicente Guerrero A.C.

El Área Administrativa de la Universidad Vicente Guerrero A.C. fue exactamente el área en

donde se llevo a cabo el proyecto de residencia, el cual fue asignado por el Jefe del Área de Control

Escolar, en apoyo del Rector de la Institución.

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V. PROBLEMAS RESUELTOS PRIORIZADOS

Al observar al usuario como manejaba anteriormente la información de la institución, se

detectaron varios problemas que fueron las siguientes:

1.- Uso inadecuado de la información.

Para que el usuario haga todas las operaciones que se requieren necesarias en su trabajo, lo

tienen que hacer manualmente en una computadora, y le es muy tedioso llevarlo a cabo, ya que la

forma en que llena los formatos de Fichas de Inscripción, Comprobante de Pagos y reporte de

calificaciones, no es la adecuada, ya que el usuario final cuando registraba a un alumno, tenía que

borrar los datos ya registrados para volver a utilizar el mismo formato.

Gracias al Sistema de Control Escolar Administrativo, el llenado de los formatos es muy fácil,

ya que al momento de registrar un alumno, se borran los datos de los campos, para así mismo volver

a registrar otro alumno. Además el sistema imprime la Ficha de Inscripción de forma automática,

ahorrando al usuario final en tener que imprimir el formato. En el sistema existen los módulos que

utiliza cada formato (Ficha de Inscripción, Comprobante de Pago Y Reportes de Calificaciones).

2.- Dificultad en la manera de administrar los datos.

Este problema se obtiene ya que en el Área Administrativa, no se tiene un buen control de las

operaciones que el usuario realiza, ya que la información que maneja dicha institución es muy

extensa, y por motivos de descuido ó de cansancio se cometen algunos errores en la captura de los

datos de los alumnos.

Este problema fue resuelto ya que el sistema tiene la ventaja de corregir los datos de forma

rápida, ya que la información esta almacena en la base de datos, además el usuario ahorra tiempo y

el esfuerzo es menor, ya que el sistema es fácil de manejar.

3.- Acceso tardío a la consulta de los datos.

Este problema se presenta muy a menudo, debido a la mala organización ya que la

información recabada es muy extensa, y hacer este tipo de consultas es muy tardado para el

operador.

El Sistema de Control Escolar tiene la prioridad, de poder tener acceso a todos los datos

almacenado en la dase de datos. Ahorrándole al operador tiempo y esfuerzo.

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En forma general el sistema le ayudara al usuario final a realizar todas aquellas operaciones,

que realizaba de manera manual, pero ahora de forma automatizada, permitiéndole seguridad en los

datos y agilidad en los procesos, sin temor a equivocarse.

4.- Generación de información en archivo muerto.

Este problema se presentaba en la institución, debido a la documentación intensa que se

llevaba en el manejo de los datos de los alumnos, ya que la información tenía que ser almacenado en

archiveros. A veces por cuestiones de descuido se extraviaba la información o se maltrataba.

Gracias al sistema propuesto, la información es más fácil y segura de administrar y controlar

todas las operaciones que realizaba el usuario final.

5.- Tiempo y gestión en los procedimientos de las inscripciones.

El procedimiento que se lleva en el manejo de las fichas de inscripción, se presentaba muy

inadecuado, porque al momento de inscribir un alumno el operador tenía que borrar los datos para

volver a utilizar el mismo formato, todo esto se hacía de forma manual en una computadora. Todo este

procedimiento consumía mucho tiempo, y era un poco desgastante para el operador cuando había

varios alumnos por inscribirse.

Todo este procedimiento se resolvió con el Sistema de Control Escolar, ya que el operador no

tiene que estar borrando los datos de los formatos, ni estar configurando la hoja de impresión. Ya que

el sistema tiene el formato listo para imprimirse.

6.- Tiempo y esfuerzo en los procedimientos de las calificaciones.

El procedimiento en las calificaciones era muy tedioso ya que tenía que hacer tres tipos de

formatos que son: Boletas de Calificaciones, Acta de Evaluación y Kardex, y la forma en cómo los

llenaba era un poco inadecuado, ya que llenaban el formato de acta de evaluación, para después

llenar la boleta de calificaciones y por último el Kardex. Esto les ocasionaba mucha pérdida de tiempo

y esfuerzo, para el Área Administrativa.

Este problema fue resuelto ya que en el sistema se encuentra un modulo de calificaciones, en

donde se capturan las calificaciones de cada alumno, y una vez capturadas se llenan

automáticamente los reportes de Boleta de Calificaciones, Acta de Evaluación y Kardex.

7.- Tiempo y gestión en los procedimientos de pagos de colegiaturas.

Este problema fue resuelto por el sistema, ya que el operador no tiene que estar borrando la

información del formato de pagos de colegiaturas de cada alumno. Ya que dentro del sistema se

encuentra un modulo de pagos, la cual le ayuda al operador a registrar los pagos de cada alumno de

forma rápida ya que el formato ya está listo para imprimirse y el operador no tiene que estar

configurando la hoja de impresión.

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VI. ALCANCES Y LIMITACIONES

Alcances.

El sistema que se desarrolló mediante el transcurso de las residencias profesionales, que

tenía un periodo de 5 meses, los alcances que tuvo el sistema son los siguientes:

Registrar las Licenciaturas de la institución.

Llevar el registro de los Docentes que están laborando en la institución.

Controlar las calificaciones de cada alumno.

Generar reportes de Ficha de Inscripción y Pagos de inscripción ó reinscripción, de cada

alumno en particular.

Emitir reportes de Boleta de Calificaciones, Acta de Evaluación y Kardex, de cada alumno que

está estudiando en la institución.

Registrar los semestres de cada Licenciatura.

Registrar las materias de cada Licenciatura.

Limitaciones.

Algunas de las limitaciones que presenta el sistema son las siguientes:

El Sistema propuesto, es un sistema centralizado, solamente puede estar operando en una

computadora.

La maquina en donde se instalara el sistema, tiene que ser S.O. Windows XP y Windows

vista.

Para que el sistema trabaje eficientemente, la computadora tiene que tener los siguientes

requerimientos como mínimo:

o Procesador de 1.8 Ghz.

o Disco Duro de 20 GB.

o Memoria RAM de 256 MB.

Incorporar un método de encriptamiento por falta de tiempo.

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VII. FUNDAMENTO TEÓRICO

1. Base de Datos.

Para comenzar a elaborar el Sistema de Control Escolar, se busco un concepto que pudiera

ser entendido, por personas que no tienen conocimiento en que es una base de datos, en lo particular

pareció más entendible el siguiente: “es una entidad en la cual se pueden almacenar datos de

manera estructurada, con la menor redundancia posible, con la finalidad que los datos puedan

ser utilizados por algún usuario”.

2. Gestor de Base de Datos.

Para realizar el sistema se tuvo que usar el MySQL, el cual es un gestor de base de datos, en

el cual se crea la base de datos y se puede agregar, acceder y procesar información en la misma. Se

ha considerado que el MySQL es un sistema de gestión de base de datos relacional, y que se

caracteriza a muy grandes rasgos por disponer que toda la información debe estar contenida en

tablas, y las relaciones entre datos deben ser representadas explícitamente en esos mismos datos.

Esto añade mayor velocidad y flexibilidad.

Figura 2.- Logotipo de gestor de base de datos MySQL.

MySQL se puede descargar desde internet y usarlo sin hacer ningún tipo de pago ya que usa

el GPL (Licencia Publica General) y de esta manera definir que se puede y no hacer con el software

en diferentes situaciones, por esta razón cualquier persona puede estudiar el código fuente y de este

modo cambiarlo y adecuarlo a sus principales necesidades.

Hoy en día MySQL es muy rápido, confiable y robusto y fácil de usar tanto para información

muy grande o pequeña. MySQL ofrece un rico y muy útil conjunto de funciones, la conectividad,

velocidad y seguridad hace de MySQL altamente conveniente para accedes a bases de datos.

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Cada columna en una tabla está hecha de un tipo de datos. Hay tres tipos generales de datos:

tipos numéricos, tipos de fecha y hora y tipos de cadenas de caracteres. En los siguientes ejemplos se

muestran los tipos de datos más usados comúnmente. Donde el tamaño máximo de despliegue es

255.

INT.- Un entero de tamaño normal. El rango con signo es -2147483648 a 2147483648. El

rango sin signo es 0 a 4294697295. Ejemplo:

FLOAT.- Un numero de punto flotante de precisión simple. No puede ser sin signo. Se

permiten valores entre -3. -3.402823466E+38 y -1.175494351E-38.

Los números de punto flotante están hechos para ser muy precisos. Si se especifica

FLOAT(6,2), entonces se permitirán seis números a la izquierda del punto decimal y 2 a la derecha.

DATE.- Una fecha. El rango soportado es “1000-01-01” a “9999-12-31”, MySQL despliega las

fechas en formato “YYYY-MM-DD”, pero permite asignar valores a columnas DATE usando cadenas o

números. Ejemplo: today DATE.

TIME.- Este rango es “-838:59:59” a “838:59:59”. MySQL despliega las horas en formato

“HH:MM:SS”, pero permite asignar valores para columnas TIME usando cadenas o numero. Ejemplo:

now TIME.

CHAR.- Son cadenas de caracteres de longitud fija a la que se añade espacios a la derecha,

hasta llegar a la longitud que se especifico. El tamaño máximo es de 255 caracteres. Ejemplo:

CHAR(50);

VARCHAR.- Como el nombre sugiere estas cadenas son de longitud variable. Todos los espacios

extra se removerán cuando el valor sea almacenado en la base de datos. Esto es importante cuando

se tiene espacio limitado en el disco duro, pero puede ser un problema de velocidad. Puede perder

hasta 50% de velocidad de su base de datos por usar estas cadenas. La explicación es que en

realidad se carga la longitud máxima y guarda todo en memoria. Esto puede causar un retraso en el

desarrollo. La longitud máxima es de 255 caracteres. Ejemplo: nombre VARCHAR(50);

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3. Comandos de Base de Datos (SQL).

Existe dos tipos de comandos SQL:

DLL.- Nos permite crear y definir nuevas bases de datos, campos e índices.

o CREATE.- Utilizado para crear una nueva tabla o base de datos

o DROP.- Empleado para eliminar tablas o base de datos

o ALTER.- Utilizado para modificar las tablas agregándole campos ó cambiando la

definición de los campos.

DML.- Nos permite generar consultas para ordenar, filtrar y extraer datos de la base de datos.

o SELECT.- Utilizado para consultar registros de la base de datos.

o INSERT.- Utilizado para cargar lotes de datos en la base de datos.

o UPDATE.- Empleado para modificar los valores de los campos y registros.

o DELETE.- Utilizado para eliminar registros de una tabla.

COMANDOS DLL

o CREATE

Para crear una base de datos en MySQL, primeramente se tiene que observar que los

comandos de MySQL finalizan con un punto y coma (;).

Creamos una base de datos llamada uvg. Para crearla debemos escribir:

mysql> create database uvg;

Para comenzar a usar la base de datos se escribe:

mysql> use uvg;

Ahora se ha creado la base de datos uvg, en ese momento se encuentra lista para agregarle

las tablas que serán necesarias, cuando se crean las tablas, se especifican las columnas y sus tipo de

datos.

Se muestra el ejemplo de cómo se crea una tabla dentro de la base de datos.

mysql> CREATE TABLE USUARIOS(nombre varchar(15), password varchar(5), primary

key(nombre)) type=InnoDB;

o DROP

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Para eliminar alguna tabla de la base de datos es necesario verificar, cual de ella es la que se

quiere eliminar, pues muchas veces se elimina la que no se deseaba, a continuación se muestra la

forma en cómo se elimina una tabla por completo de la base de datos.

mysql>DROP TABLE USUARIOS;

o ALTER

Para alterar alguna tabla de la base de datos es necesario verificar, cual es para que no haya

algún error, ya que esta instrucción cambia la definición de los campos, a continuación se muestra un

ejemplo de cómo podemos cambiar el nombre de la tabla usuarios por el nombre de personas.

mysql>ALTER TABLE PERSONAS RENAME USUARIOS;

COMANDO DML

o SELECT

La instrucción select se utiliza para mostrar el contenido de una tabla o varias tablas, a

continuación se muestra un ejemplo de cómo utilizar este comando.

mysql>SELECT * FROM USUARIOS;

Con esta instrucción nos mostrara toda la información que contiene la tabla USUARIOS.

mysql>SELECT * FROM USUARIO WHERE NOMBRE=”JONATHAN”;

Con esta instrucción solamente mostrar la información de JONATHAN.

o INSERT

Para insertar datos a la tabla USUARIOS que se ha creado en la base de datos uvg, se tiene

que especificar en cual tabla se va insertar el valor, la sintaxis es la siguiente:

mysql>INSERT INTO USUARIOS VALUES(“JONATHAN”,”12345”);

o UPDATE

Para modificar los datos de la tabla USUARIOS la sintaxis es la siguiente:

mysql>UPDATE USUARIOS SET NOMBRE=”JONA”, PASSWORD=”54321” WHERE

NOMBRE=”JONATHAN”;

Con esta instrucción estamos cambiando los datos de JONATHAN, puesto que ahora es

JONA.

o DELETE

En cambio cuando solo se quiere eliminar el contenido de una tabla, entonces se tiene que

teclear la siguiente sintaxis.

mysql>DELETE FROM USUARIOS;

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Y de esta forma el contenido de la misma se elimina por completo y la tabla queda para

después volver a ser llenada con información nueva.

4. Software de Aplicación (C++ Builder).

Figura 3.- Interfaz del Lenguaje de Programación C++ Builder.

C++ Builder fue el lenguaje de programación que se uso para el desarrollo del proyecto de

residencias, no hubo muchos problemas ya que lo que se utilizó en el sistema fue lo básico, y que

anteriormente fue aprendido en el transcurso de semestres anteriores, en lo que se batalló fueron en

los reportes de calificaciones como son Boletas, Actas de Evaluación y Kardex, dichas dudas se

investigaron y se saco adelante todo el trabajo.

C++ Builder es una aplicación Windows que proporciona un entorno de trabajo visual, para

construir aplicaciones Windows, que integra distintos aspectos de la programación en un entorno

unificado o integrado. La integración y facilidad del manejo hace que sea una herramienta

indispensable para el desarrollo rápido de aplicaciones.

A continuación se muestra el entorno que nos ofrece C++ Builder, en el se apreciara lo

siguiente: en la parte superior se coloca la ventana principal, que contiene el menú principal, la barra

de herramienta a la izquierda y la paleta de componentes a la derecha. Debajo de la ventana principal,

y a la izquierda se coloca el inspector de objetos. A la derecha del inspector de objetos, está el área

de trabajo de C++ Builder, que inicialmente muestra el diseñador de formularios, y atrás aparece el

editor de código.

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Figura 4.- Entorno principal del lenguaje de programación C++ Builder.

La ventana principal de C++ Builder cuenta con el menú principal, la barra de herramientas y

la paleta de componentes.

Figura 5.- Ventana principal del lenguaje de programación C++ Builder.

El menú principal es el que permite acceso a todas las operaciones y posibilita la

configuración del programa, también cuenta con una barra de herramientas, que nos permite un

acceso rápido a las operaciones que se realizan con mayor frecuencia, además nos ofrece una paleta

de componentes, que nos ayuda en agrupar los componentes que pueden incluirse en las

aplicaciones.

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Barra de herramientas

Menú principal

Paleta de componentes

Los componentes son elementos genéricos con una finalidad muy concreta, cuya única

finalidad es la reutilización. Cada uno de ellos está destinado a realizar una tarea típica. Son muchos

tipos de componentes que nos ofrece la paleta de componentes pero solo mencionare algunos, que

fueron los que utilice en el sistema y son los más conocidos.

Standard.- Incluye los componentes comunes y más habituales de los programas Windows.

Additional.- Los componentes de esta pestaña son controles especializados propios de C++

Builder.

Win32.- Componentes de cuadros de diálogos propios de Windows 95/NT.

System.- Esta pestaña incluyen controles muy especializados para interacción con el sistema.

Data Access.- Componentes especializados para el acceso a la base de datos.

Data Controls.- Componentes especializados para acceso a la base de datos.

DBE.- Componente para el uso de tablas, consultas y base de datos, muy común para

conectar las bases de datos.

QReport.- Componentes para diseñar rápidamente reportes e informes.

El inspector de objetos se encarga de cambiar las propiedades de los objetos que forman la

aplicación y seleccionar los eventos a los que deben responder la aplicación.

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Figura 6.- Inspector de objetos que aparece en el entorno de C++ Builder.

El diseñador de formularios es una ventana cuadriculada sobre el que se disponen los

componentes para diseñar las ventanas que formaran la aplicación.

Figura 7.- Área de trabajo donde se desarrollan las aplicaciones de C++ Builder.

El editor de código es un editor de texto multiventana para ver y editar el código de las

aplicaciones.

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Figura 8.- Editor de código de C++ Builder, es donde se desarrolla el sistema.

Las propiedades son los elementos del componente que configuran su aspecto y controla su

comportamiento. Muchos componentes tienen propiedades en común, por ejemplo, todos los

componentes visuales tienen las propiedades Top y Left que controlan la posición del componente en

el formulario tanto en tiempo de diseño como en el tiempo de ejecución.

Los métodos son funciones asociadas al componente que puede invocarse para que el

componente realice distintas acciones, por ejemplo, los componentes visuales tienen un método

llamado Show() para mostrarlos y otro llamado Hide() para ocultarlo.

Un evento es cualquier suceso que puede ocurrirle a un componente (movimiento de mouse,

pulsación de algún botón del mouse, pulsación de una tecla del teclado, desplazamiento de una

ventana, etc.) que puede condicionar el comportamiento y apariencia del programa. Un evento es

manejado mediante los gestores o manipuladores de eventos.

Ahora después de que se ha explicado el gestor de base de datos de MySQL y el lenguaje de

base de datos C++ Builder, que se ha utilizado en la creación del Sistema de Control Escolar

Administrativo, para la Universidad Vicente Guerrero A.C. también se debe especificar, que fue

necesario realizar la conexión de la base de datos entre el gestor de base de datos y C++ Builder, y

esto fue posible gracias al conector de base de datos ODBC.

5. Software de Aplicación (Connector/ODBC).

Figura 9.- Nombre del conector que se ha utilizado (ODBC).

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La conectividad abierta de la base de datos (ODBC), es una interfaz de uso programación

extensamente aceptado para el acceso de la base de datos. Se basa en la especificación del interfaz

y el lenguaje de interrogación estructurado en las aplicaciones SQL como su lengua del acceso de

base de datos.

ODBC (Open Database Connectivity – Conectividad abierta de la base de datos), ofrece una

interfaz para poder interactuar con las bases de datos, ya que dicha interfaz es ampliamente usada,

para la programación de aplicaciones de acceso a bases de datos. La idea del ODBC, es que una

misma aplicación pueda acceder a diferentes manejadores de la base de datos, es decir, que un

mismo programa pueda usarse como MySQL, PostgreSQL, Oracle etc.

El requisito básico para usar el ODBC es tener el controlador (driver), apropiado para la base

de datos que se vaya a utilizar, en el caso de la base de datos de MySQL, tal controlador es llamado

Connector/ODBC, y se puede obtener de manera gratuita del sitio web de MySQL, el

Connector/ODBC se conoce también como MyODBC.

6. Software de Aplicación (InstallShield).

Figura 10.- Nombre del Instalador que se implemento.

El InstallShield es un popular programa de instalación para Windows de Macrovisión

Corporation. Installshield fue uno de los primeros programas comerciales que se ha desplegado y

utilizado para instalar cientos de millones de aplicaciones en todo el mundo. Permitiendo crear

instaladores para varios lenguajes de programación.

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7. VIII. PROCEDIMIENTO Y DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS

Se ordenaron las actividades de acuerdo a los requerimientos previos que se obtuvieron de

las entrevistas realizadas, tomando en cuenta la prioridad de cada una de ellas y las actividades

quedaron de la siguiente manera:

Análisis y Definición de los Requisitos.

Diseño del Proyecto.

Codificación y Construcción del Software.

Instalación.

Evaluación y Pruebas del Cliente.

1.- Análisis y Definición de los Requisitos.

Dentro de este punto se analizo las herramientas que habrían de utilizarse, mediante una

entrevista que se le realizó a la institución. Donde se define el desarrollo e implementación del

sistema. Se define el alcance total del sistema así como los requisitos para su desarrollo. También se

le dio nombre al proyecto de residencias profesionales llamado “Sistema de Control Escolar

Administrativo”, que fue otorgado por el Jefe del Área Administrativa.

De esta manera y mediante un análisis se verifica la viabilidad tanto del proyecto, así como el

tiempo de desarrollo, que se implementara el sistema. Las actividades que se realizaron en este

procedimiento fueron las siguientes:

Se realizo una entrevista para conocer las necesidades de la institución.

se definió el nombre del proyecto.

Se implemento los análisis y requerimientos del sistema.

2.- Diseño del Proyecto.

En esta actividad se estableció la estructura que tendría el sistema, como son los módulos y

las vistas. A demás al elaborar esta actividad no fue tan fácil ya que se tuvo que investigar, la

utilización de un nuevo software que me permitiera realizar diseños de vistas, con las que el usuario

final tendría que interactuar. Dicho software es de la paquetería Adobe y se trata específicamente de

PhotoShop.

23

Las actividades que se realizaron fueron las siguientes:

Los módulos que tendría el sistema.

La creación de la base de datos.

El diseño de las vistas del sistema.

3.- Codificación y Construcción del Software.

Dentro de esta actividad se implemento la base de datos que fue creado gracias a una

herramienta case, que se denomina PowerDesigner. También se eligió el lenguaje de programación

que se tenía que implementar. Y se escogió el lenguaje de programación C++ Builder, ya que nos

permite de una manera más fácil, la utilización de los reportes, a demás los gráficos que maneja son

muy amigables para el usuario final.

4.- Instalación.

En esta actividad se utilizó un nuevo software, que me permitiera crear un setup, para así

mismo poder instalar el Sistema de Control Escolar Administrativo, en cualquier equipo de cómputo. El

software que se utilizo es el InstallShield.

5.- Evaluación y Pruebas del Cliente.

Se procede a realizar las pruebas correspondientes, bajo la supervisión del Jefe del Área de

Control Escolar y también del asesor externo.

24

IX. RESULTADOS

En base a los conocimientos adquiridos en la carrera, aplique la ingeniería de software, para

obtener los resultados que tendría el sistema. Aplicando el modelo de cascada que es uno de los

modelos que más se aplican en la actualidad. Las fases del modelo en cascada son las siguientes:

Análisis de Requisitos.

Diseño del Sistema.

Diseño del programa.

Codificación.

Pruebas.

Implantación.

1.- Análisis de Requisitos.

En esta actividad se logró rescatar todo lo necesario para tener una idea previa, de las

actividades que realiza el personal de la Universidad Vicente Guerrero A.C. en el cual se desarrolla el

proyecto de residencias profesionales.

La primera actividad que se desarrolló fue una entrevista, para conocer las necesidades que

tenía la institución, esta actividad fue de mucha importancia ya que la institución carecía de muchas

cosas, pero tenían una necesidad primordial, que era la elaboración de un sistema de control escolar,

ya que todas las operaciones que realizaban, lo hacían de forma manual. De acuerdo con el Jefe del

Área de Control Escolar, se le dio un nombre al proyecto que fue “Sistema de Control Escolar

Administrativo”, y se dieron a conocer las limitaciones que tendría el sistema.

El resultado que obtuvo la entrevista fue, la información que maneja la Universidad Vicente

Guerreo A.C., que fue la siguiente:

25

Figura 11.- Formato de Ficha de Inscripción.

Figura 12.- Se muestra las claves de las Licenciaturas y sus Nombres.

26

Figura 13.- Comprobante de Pago de Colegiatura y es el mismo formato para Pagos de

Inscripción y Reinscripción.

Figura 14.- Formato de Boletas de Calificaciones.

27

Figura 15.- Formato de Acta de Resultados de Evaluación

28

Figura 16.- Formato del Kardex de Calificaciones.

29

DIAGRAMA DE FLUJO DEL SISTEMA ACTUAL.

Figura 17.- Diagrama de Flujo del sistema actual de forma general.

30

2.- Diseño del Sistema.

Fue muy importante haber realizado la entrevista, porque gracias a esto se dio una idea de

cómo quedaría estructurado cada uno de los módulos en el sistema, se complico un poco ya que la

institución, no tenía un conocimiento previo de lo que realmente quería que hiciera el sistema. Pero

con la información otorgada por el Área Administrativa de la institución, se fueron mostrando como

quedaría estructurado el sistema.

Ya estructurados los módulos, y teniendo la autorización de la institución el sistema estaría

estructurado de la siguiente manera:

Usuarios

Licenciaturas.

Docentes.

Alumnos

Inscribir Alumno.

Actualizar Alumno.

Consulta General de Alumno.

Registrar Alumno.

Reinscribir Alumno.

Pagos.

Calificaciones.

Boletas.

Actas de Evaluación.

Kardex.

Regularización.

3.- Diseño del Programa.

En esta actividad se estableció la estructura interna que tendría el sistema, y también como

tenía que funcionar de forma general, para esto se realizaron 4 etapas importantes que fueron las

siguientes:

Diseño del modelo conceptual del sistema.

Diccionario de Datos.

Diseño físico del proyecto y la creación de la base de datos, utilizando la herramienta

PowerDesigner.

31

Elaborar un diagrama de flujo muy general, para mayor comprensión para la

institución y del sistema.

MODELO CONCEPTUAL

USUARIOS

NOMBRE DEL USUARIO NOM_USUA VARCHAR 20 PKCONTRASEÑA PASSWORD VARCHAR 20

TIPO TIPO CHAR 15

CARRERAS

CLAVE DE LA CARRERA CLAV_CAR CHAR 14 PKNOMBRE DE LA CARRERA NOM_CAR VARCHAR 40

ABREVIATURA DE LA CARRERA ABREVIADO VARCHAR 5

RFC RFC CHAR 15 PKNOMBRE DEL DOCENTE NOM_DOC VARCHAR 40

PROFESION PROFESION VARCHAR 40DIRECCION DIRECCION VARCHAR 40TELEFONO TELEFONO VARCHAR 15

SEXO SEXO CHAR 9DOCENTES

CLAVE DE LA MATERIA CLAV_MAT CHAR 8 PKNOMBRE DE LA MATERIA NOM_MAT VARCHAR 40

MATERIAS

MATERIASXALUMNO

CLAVE DE LA MATERIA CLAV_MAT CHAR 8 PKCVE DEL ALUMNO CVE_ALUMNO CHAR 5 PK

CLAVE DEL SEMESTRE CLAV_SEM CHAR 3 FKCALIFICACION ORDINARIO CALFICACION CHAR 2

LETRA DE LA CALIFICACION LETRA CHAR 10ACREDITADO ACREDITADO CHAR 3

CICLO DE ESCOLARIDAD CICLO_ESCO CHAR 10FECHA DE NIVELACION FECHA1 CHAR 10

CALIFICACION DE NIVELACION CALIF1 CHAR 2LETRA DE LA CALIFICACION DE NIV. LETRA1 CHAR 10

FECHA DEL EXTRAORDINARIO FECHA2 CHAR 10CALF. DE EXTRAORDINARIO CALIF2 CHAR 2

LETRA DE LA CALF. DEL EXTRA. LETRA2 CHAR 10FECHA DEL ESPECIAL FECHA3 CHAR 10

CALIFICACION DEL ESPECIAL CALIF3 CHAR 2LETRA DE LA CALF. ESPECIAL LETRA3 CHAR 10

32

ALUMNOS

INSCRIPCIONES

CLAVE DEL ALUMNO CVE_ALUMNO CHAR 5 PKCLAVE DEL SEMESTRE CLAV_SEM CHAR 3 PK

CONDONACION CONDONACION CHAR 11

CLAVE DEL ALUMNO CVE_ALUMNO CHAR 5 PKCLAVE DE LA CARRERA CLAV_CAR CHAR 14 FK

MATRICULA MATRICULA CHAR 8NOMBRE DEL ALUMNO NOM_ALUM VARCHAR 40

ESCOLARIZADA ESCOLARI CHAR 2SEMI-ESCOLARIZA SEMI_ESCO CHAR 2

EDAD EDAD CHAR 2SEXO SEXO CHAR 9

DIRECCION DIRECCION VARCHAR 40COLONIA COLONIA VARCHAR 25CIUDAD CIUDAD VARCHAR 20ESTADO ESTADO VARCHAR 20

FECHA DE NACIMIENTO Y LUGAR FEC_NAC_LUG VARCHAR 50OCUPACION DEL ALUMNO OCUPACION VARCHAR 20TELEFONO DEL ALUMNO TEL_PART VARCHAR 15CELULAR DEL ALUMNO TEL_MOVIL VARCHAR 15NOMBRE DEL TITULAR NOM_TITULAR VARCHAR 40

EDAD DEL TITULAR EDAD1 CHAR 2DESCRIPCION DEL TITULAR DESCRIPCION VARCHAR 30

TELEFONO DEL TITULAR TEL_TRABAJA VARCHAR 15CELULAR DEL TITULAR TEL_MOVI VARCHAR 15

OCUPACION DEL TITULAR TITU_OCUPA VARCHAR 30NOMBRE DEL BACHILLERATO NOM_BACHILLERATO VARCHAR 40

DIPLOMADO DIPLOMADO CHAR 2CERTIFICADO ORIGINAL CERT_ORIGINAL CHAR 2ACTA DE NACIMIENTO ACTA_NAC CHAR 2

CURP CURP CHAR 2CERTIFICADO MEDICO CERT_MEDI CHAR 2

FOTOGRAFIAS FOTOGRAFIAS CHAR 2CICLO CICLO VARCHAR 10

FECHA DE LA INSCRIPCION F_INSCRIPCION VARCHAR 50CIUDAD DEL ALUMNO EST_CIUDAD VARCHAR 20ESTADO DEL ALUMNO EST_ESTADO VARCHAR 20

SEMESTRE

33

CLAVE DEL SEMESTRE CLAV_SEM CHAR 3 PKNOMBRE DE LA MATERIA NOM_SEM CHAR 8

GRADO GRADO CHAR 10GRUPO DE ESCOLARIZADOS GRUPO CHAR 8

GRUPO DE SEMI-ESCOLARIZADOS GRUPO1 CHAR 4PERIODO PERIODO VARCHAR 20

COLEGIATURAS

CLAVE DEL ALUMNO CVE_ALUMNO CHAR 5 PKCLAVE DEL SEMESTRE CLAV_SEM CHAR 3 FK

MENSUALIDAD MENSUALIDAD DATE PKCONCEPTO CONCEPTO CHAR 11

PRECIO PRECIO CHAR 5

ALUMXSEM

CLAVE DEL ALUMNO CVE_ALUMNO CHAR 5 FKNOMBRE DEL SEMESTRE CLAV_SEM CHAR 3 FK

DICCIONARIO DE DATOS DEL SISTEMA.

USUARIOS

NOMBRE TIPO DESCRIPCIONNOM_USUA Nombre del usuario Se refiere al nombre de la

persona que ya está registrada en la institución.

PASSWORD Contraseña del usuario Es una frase confidencial con el cual se puede acceder al

sistema. TIPO Tipo de Usuario Este determina la vista del

sistema, ya si es el administrador o un usuario

normal.

CARRERA

NOMBRE TIPO DESCRIPCIONCLAV_CAR Clave de la carrera Se refiere a la clave de la

licenciatura que se está registrando

NOM_CAR Nombre de la carrera Corresponde al nombre de la licenciatura que se está

registrando.ABREVIADO Abreviado de la carrera Se refiere a las iníciales de las

licenciatura, que se quiere registrar.

ALUMNOS

NOMBRE TIPO DESCRIPCION

34

CVE_ALUMNO Clave del alumno Es una clave consecutiva que se le otorga a un alumno.

CLAV_CAR Clave de la carrera del alumno Clave de la licenciatura que escoja el alumno.

MATRICULA Matricula del alumno Es la clave que se le asigna a un alumno y es otorgada por la

institución.NOM_ALUM Nombre del alumno Es el nombre del alumno que

se registra en la institución.ESCOLARI Escolarizado del alumno Es la modalidad que escoja el

alumno, esta modalidad es de lunes a viernes.

SEMI_ESCO Semi-escolarizado del alumno Esta modalidad es de sábados a domingo.

EDAD Edad del alumno Se refiere a la edad que tiene el estudiante a registrar.

SEXO Sexo del alumno Se refiere al sexo del estudiante, que formara parte

de la institución.DIRECCION Dirección del alumno Corresponde a la dirección del

alumno que se registra para formar parte de la institución.

COLONIA Colonia del alumno Corresponde a la colonia del alumno que se registra en la

institución.CIUDAD Ciudad del alumno Se refiere a la ciudad que

pertenece el alumno.ESTADO Estado del alumno Se refiere al estado en donde

pertenece el alumno.FEC_NAC_LUG Fecha de nacimiento y lugar

del alumnoEs la fecha de nacimiento y

lugar en donde nació el alumno.

OCUPACION Ocupación del alumno Se refiere a la ocupación del alumno, si trabaja o es

estudiante.TEL_PART Teléfono particular del alumno Corresponde a registrar el

teléfono del alumno.TEL_MOVIL Teléfono móvil del alumno Corresponde a registrar el

celular con el que cuenta el alumno

NOM_TITULAR Nombre del titular Se refiere al nombre del titular que se registrara en la

institución.EDAD1 Edad del titular Corresponde a la edad del

titular el responsable del alumno.

DESCRIPCION Descripción del titular Corresponde a registrar cuantas personas están a

cargo del titular.TEL_TRABAJA Teléfono donde trabaja el

titularSe refiere al teléfono donde

trabaja el titular.

35

TEL_MOVI Teléfono móvil del titular Corresponde a registrar el teléfono con el que cuenta el

titular para registrarse.TITU_OCUPA Ocupación del titular Corresponde a la ocupación

con la que cuenta el titular para registrarse.

NOM_BACHILLERATO Nombre del bachillerato donde estudio el alumno

Es el nombre de la institución de donde proviene el

estudiante.DIPLOMADO Diplomado del alumno Se refiere si el estudiante tomo

algún diplomado independiente de la escuela.

CERT_ORIGINAL Certificado original del alumno Corresponde al certificado original del estudiante a registrar en la institución.

ACTA_NAC Acta de nacimiento del alumno Corresponde al acta de nacimiento del estudiante, para

registrarse en la institución.CURP CURP del alumno Corresponde a registrar el

CURP del nuevo estuante a registrarse en la institución.

CERT_MEDI Certificado médico del alumno Certificado médico a registrar en la institución.

FOTOGRAFIAS Fotografías del alumno Se refiere a las fotografías del estudiante a registrarse en la

institución.CICLO Ciclo del alumno Se refiere al ciclo en que se

registra el nuevo estudiante a la institución.

F_INSCRIPCION Fecha de inscripción del alumno

Corresponde a registrar la fecha de inscripción el estudiante ingresado.

EST_CIUDAD Ciudad del alumno Corresponde a registrar de qué ciudad proviene el estudiante.

EST_ESTADO Estado del alumno Se refiere a registrar el estado que proviene el estudiante, ingresado en la institución.

DOCENTES

NOMBRE TIPO DESCRIPCIONRFC RFC del docente Es el numero que les otorga la

SEP, para que puedan trabajar y que tiene que ser agregado

para verificar que sea verdadero

NOM_DOC Nombre del docente Se refiere al nombre de la persona que se registra y que inicia como parte del personal

de la institución.PROFESION Profesión del docente Se refiere a registrar en la

profesión en la que está especializado.

DIRECCION Dirección del docente Corresponde a la dirección con

36

la que cuenta la persona, que se registra para formar parte de

la institución.TELEFONO Teléfono del docente Corresponde a registrar el

teléfono, con el que cuenta el docente para registrarse.

SEXO Sexo del docente Se refiere al sexo de la persona que forma parte del personal de

la institución.

MATERIAS

NOMBRE TIPO DESCRIPCIONCLAV_MAT Clave de la materia Es el numero de la clave de la

materia, la cual tiene que registrase

NOM_MAT Nombre de la materia Se refiere al nombre la materia que se tiene que registrar.

MATERIASXALUMNO

NOMBRE TIPO DESCRIPCIONCLAV_MAT Clave de la materia Se almacena la clave de la

materia del alumno.CVE_ALUMNO Clave del alumno Se registra la clave consecutiva

del alumno.CLAV_SEM Clave del semestre Se almacena la clave del

semestre que está cursando el alumno.

CALFICACION Calificación ordinaria Registra la calificación ordinaria del alumno.

LETRA Calificación en letra Se registra la calificación ordinaria del alumno, en letra.

ACREDITADO Acreditación del alumno registra si el alumno fue acreditado ó no.

CICLO_ESCO Ciclo escolar del alumno Se almacena el ciclo escolar que está cursando el alumno.

FECHA1 Fecha de la calificación de nivelación

Almacena la fecha de la calificación del alumno en

nivelación.CALIF1 Calificación de nivelación Registra la calificación en

número de nivelación LETRA1 Calificación en letra de

nivelaciónSe almacena la calificación del

alumno en letra, pero en nivelación.

FECHA2 Fecha de calificación del extraordinario

Registra la fecha en que fue otorgada la calificación

extraordinaria.

37

CALIF2 Calificación del extraordinario Almacena la calificación en número, en extraordinario del

alumno.LETRA2 Calificación en letra del

extraordinarioRegistra la calificación en letra del alumno en extraordinario.

FECHA3 Fecha de la calificación especial

Registra la fecha en que fue otorgada la calificación en

extraordinario.CALIF3 Calificación del especial Almacena la calificación en

número del alumno en especial.LETRA3 Calificación en letra del

especialAlmacena la calificación en

letra del alumno.

SEMESTRE

NOMBRE TIPO DESCRIPCIONCLAV_SEM Clave del semestre Registra la clave consecutiva

del semestre.NOM_SEM Nombre del semestre Almacena el nombre del

semestre.GRADO Grado del semestre Registra el grado del semestre.GRUPO Grupo de escolarizado Almacena el grupo en

modalidad escolarizado.GRUPO1 Grupo semi-escolarizado Registra el grupo en modalidad

semi-escolarizado.PERIODO Periodo del semestre Almacena el periodo de cada

uno de los semestres.

INSCRIPCIONES

NOMBRE TIPO DESCRIPCIONCVE_ALUMNO Clave del alumno Se registra la clave del alumno.

CLAV_SEM Clave del semestre Almacena la clave del semestre.

CONDONACION condonación Registra si algún alguno tiene condonación, si tiene condonación, no paga

inscripción.

NOMBRE TIPO DESCRIPCIONCVE_ALUMNO Clave del alumno Almacena la clave del alumno

de forma temporal y se va actualizando conforme el alumno va cambiando de

semestre.CLAV_SEM Clave del semestre Registra la clave del semestre

de forma temporal, y se va actualizando conforme el

alumno va ascendiendo de semestre.

ALUMXSEM

COLEGIATURAS

38

NOMBRE TIPO DESCRIPCIONCVE_ALUMNO Clave del alumno Registra la clave del alumno

en el sistema.CLAV_SEM Clave del semestre Almacena la clave del

semestre en la base de datos.MENSUALIDAD Mensualidad de la colegiatura Registra la mensualidad en

que el alumno pago su colegiatura.

CONCEPTO Concepto de la colegiatura Almacena el concepto si es: inscripción, reinscripción,

colegiaturas. PRECIO Precio de la colegiatura Almacena el precio de la

colegiatura de cada alumno.

MODELO FISICO DEL SISTEMA.

Figura 18.- Modelo Físico del Sistema de Control Escolar Administrativo.

DIAGRAMA DE FLUJO DEL SISTEMA PROPUESTO.

39

40

Figura 19.- Diagrama de Flujo Muy General del Sistema de Control Escolar Administrativo

Al elaborar esta actividad no fue tan sencillo, ya que se tuvo que investigar a fondo la

utilización de un nuevo software, que permitiera realizar diseños de vistas, con las que el usuario final

tendría que interactuar, dicho software es de la paquetería Adobe y se trataba específicamente de

Adobe Photoshop.

En esta actividad se estableció la estructura que tendría el sistema, y que era específicamente

el diseño de todas aquellas vistas o ventanas, con las que el usuario final iba atrabajar directamente.

Además se implementa el lenguaje de programación C++ Builder, y el gestor de base de datos que es

MySQL.

4.- Codificación.

41

Así mismo se estableció el diseño y se le mostro al Área Administrativa de la institución ya que

era ella quien tenía que interactuar con el sistema, y el diseño fue de su agrado y por lo tanto fue el

que se asigno para la realización del proyecto.

Figura 20.- Pantalla Principal del Sistema de Control Escolar Administrativo.

La codificación es la actividad más importante, ya que es aquí donde realmente se aplican

todos aquellos conocimientos adquiridos en el transcurso de la carrera. Fue muy importante realizar

esta actividad ya que se comprendió de una manera mejor el código que se utilizo para llevar a cabo

el Sistema de Control Escolar Administrativo.

Figura 21.- Actividad que nos ofrece el acceso al sistema.

A continuación se muestra el código que se empleo para realizar esta actividad, del acceso al

sistema. Recordando que el código que a continuación mostrare esta hecho en C++ Builder.

42

//---------------------------------------------------------------------------

#include <vcl.h>

#pragma hdrstop

#include "password.h"

#include "datamodule.h"

#include "bienvenida.h"

#include "menup.h"

//---------------------------------------------------------------------------

#pragma package(smart_init)

#pragma resource "*.dfm"

Tcontrasena *contrasena;

//---------------------------------------------------------------------------

__fastcall Tcontrasena::Tcontrasena(TComponent* Owner)

: TForm(Owner)

{

}

void agregar(void){

DataModule2->usuario->SQL->Clear();

DataModule2->usuario->SQL->Add("select * from usuarios where nom_usua=:p and

password=:p1");

DataModule2->usuario->ParamByName("p")->AsString=contrasena->Edit1->Text;

DataModule2->usuario->ParamByName("p1")->AsString=contrasena->Edit2->Text;

DataModule2->usuario->Open();

if(!DataModule2->usuario->IsEmpty()){

contrasena->Label4->Caption=DataModule2->usuario->FieldByName("tipo")->AsString;

menu->ShowModal();

}else{

Application->MessageBoxA("<<< ERROR EN LA AUTENTIFICACION >>>","::

ERROR ::",MB_ICONERROR);

contrasena->Edit1->Text="";

contrasena->Edit2->Text="";

contrasena->Edit1->SetFocus();

}

}

void teclea(void){

DataModule2->usuario->SQL->Clear();

43

DataModule2->usuario->SQL->Add("select * from usuarios where nom_usua=:t and password=:t1");

DataModule2->usuario->ParamByName("t")->AsString=contrasena->Edit1->Text;

DataModule2->usuario->ParamByName("t1")->AsString=contrasena->Edit2->Text;

DataModule2->usuario->Open();

if(!DataModule2->usuario->IsEmpty())

contrasena->BitBtn1->Visible=true;

else

contrasena->BitBtn1->Visible=false;

}

//---------------------------------------------------------------------------

void __fastcall Tcontrasena::FormActivate(TObject *Sender)

{

Edit1->SetFocus();

DataModule2->usuario->SQL->Clear();

DataModule2->usuario->SQL->Add("select * from usuarios");

DataModule2->usuario->Open();

if(DataModule2->usuario->IsEmpty())

bienvenido->ShowModal();

}

//---------------------------------------------------------------------------

void __fastcall Tcontrasena::BitBtn2Click(TObject *Sender)

{

Application->Terminate();

}

//---------------------------------------------------------------------------

void __fastcall Tcontrasena::BitBtn1Click(TObject *Sender)

{

agregar();

}

//---------------------------------------------------------------------------

void __fastcall Tcontrasena::Edit1Change(TObject *Sender)

{

teclea();

}

//---------------------------------------------------------------------------

void __fastcall Tcontrasena::Edit2Change(TObject *Sender)

{

44

teclea();

}

//---------------------------------------------------------------------------

void __fastcall Tcontrasena::Edit1KeyPress(TObject *Sender, char &Key)

{

Key=toupper(Key);

if(Key==13)

Edit2->SetFocus();

}

//---------------------------------------------------------------------------

void __fastcall Tcontrasena::Edit2KeyPress(TObject *Sender, char &Key)

{

Key=toupper(Key);

if(Key==32)

Key=0;

if(Key==13)

agregar();

}

//---------------------------------------------------------------------------

Este es solo un ejemplo de que en esta actividad se habían obtenido resultados muy

satisfactorios, ya que no se tuvo problema alguno en introducir el código.

En esta actividad se elaboro el Instalador del Sistema de Control Escolar Administrativo, no

fue muy fácil, ya que el software que se implemento, no se tenía un conocimiento previo, ya que tuve

que investigar la utilización de un nuevo software llamado “InstallShield”, que me permitiera hacer el

instalador en disco. Para así mismo poderlo instalar en cualquier equipo de computo.

Figura 22.- Software que se implemento para generar el instalador del sistema

45

Los resultado en la implementación de este software, fueron favorables ya que brinda muchas

facilidades para generar el setup del sistema, para así mismo poderlo instalar en cualquier equipo de

computo.

5.- Pruebas.

Los elementos ya programados se ensamblaron para componer el sistema y se comprobó el

funcionamiento correcto que tenía el Sistema de Control Escolar Administrativo.

Las pruebas del sistema se llevaron a cabo bajo la supervisión del Usuario final, en este caso

el Jefe del Área de Control Escolar y el asesor externo de la Universidad Vicente Guerrero. Debo de

señalar que los resultados que obtuve fueron más que nada parte de un buen trabajo elaborado

durante el desarrollo de las residencias profesionales, y gracias a los maestros del Tecnológico por los

conocimientos que impartieron durante el transcurso de la carrera.

6.- Implementación.

La implementación del sistema elaborado durante el transcurso del semestre y que consistía

en residencias profesionales, denominado Sistema de Control Escolar Administrativo, fue de tal

agrado para mi asesor externo, ya que cumplió realmente con la necesidad principal que tenia la

institución y de este manera trabajar de manera eficiente. El SCEA fue implementado en el Área

Administrativa de la institución.

Al culminar con los resultados de esta actividad propuesta se garantiza que el software del

Sistema de Control Escolar Administrativo, quedo funcionando al 100% en la Universidad Vicente

Guerrero A.C. y que hasta el momento ha cumplido satisfactoriamente con los resultados.

46

X. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

CONCLUSIONES

Después de haber desarrollado el proyecto de residencia se tiene en mente lo importante que

fue esta fase en la carrera, ya que aparte de poner en práctica los conocimientos y habilidades

adquiridas anteriormente se enfrenta a la realidad de las cosas, y a veces da miedo desafiarlo ya que

no se sabe cuál será el resultado.

En lo particular estoy satisfecho por este logro, ya que aparte de haberse finalizado el objetivo

propuesto del sistema, se tuvo la convivencia con las personas de la Universidad en el ámbito laboral

y eso es muy importante, porque aprendes a cómo desarrollarte y descubrir diferentes ideas de otras

personas.

Es muy importante que se llevara a cabo el Sistema de Control Escolar Administrativo, pues

gracias a él, se vienen a solucionar distintos problemas que se habían ocasionado, en los llenados de

los distintos formatos, y gracias a este software práctico y fácil de manejar, incluso al Área

Administrativa de la institución a pesar que no tiene conocimiento en base de datos, se le hizo fácil de

operarlo.

El papel de un Ingeniero en Sistemas Computacionales es muy extenso, y a pesar de ello

nunca está a la perfección, ya que con el transcurso del tiempo las actualizaciones afectan el rol que

poseen, por eso es necesario seguir buscando nuevas estrategias, para estar siempre al día con las

mejores actualizaciones.

La utilidad de una residencia profesional es muy enorme, puesto que se tiene que poner en

práctica, todos y cada uno de los conocimientos que se adquirieron durante el transcurso de la

carrera, y así de esta manera dependerá el éxito ó fracaso que obtengamos como resultado, ya que

implica una responsabilidad muy grande realizar un sistema.

RECOMENDACIONES

Es muy importante mencionar que el usuario final que va interactuar con el sistema sea el

encargado del Área Administrativa ó el Jefe del Área de Control Escolar, ya que muchas veces al

estar cambiando constantemente de personal, afecta algunos cambios por falta de capacitación o de

práctica, y entonces vienen los problemas y lamentaciones. Ya que al estar solamente las personas

capacitadas al frente del sistema, esto se volverá más eficiente y mayor confiabilidad al momento de

manejar el sistema.

47

Las personas encargadas que van a interactuar con el sistema, tienen que hacerlo con

responsabilidad, y ser muy cuidadosos en la captura de los datos. Si la Secretaria de Educación

Guerrero cambia algunos de los formatos como son las Actas de Evaluación, entonces es cuando

viene afectar el Sistema de Control Escolar Administrativo de la institución, puesto que el sistema va

necesitar de una mejora, y como el sistema no tiene la capacidad de cambiar por sí solo, entonces es

cuando se va tener la necesidad de cambiar por completo dicho sistema ó solamente modificarlo.

En general son todas las recomendaciones que se pueden hacer, la Universidad Vicente

Guerrero A.C. cuenta con personal capacitado, y la institución cuenta con muchas más necesidades,

que tal vez se puedan realizar en un futuro con residentes profesionales.

48

XI. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

http://es.kioskea.net/contents/bdd/bddintro.php3 08/09/2008

http://www.programacionfacil.com/cpp_builder/start 15/09/2008

http://www.programacionfacil.com/cpp_builder/qreport 10/10/2008

http://dev.mysql.com/doc/refman/5.0/es/index.html 20/10/2008

http://www.mygnet.net/manuales/c++builder 02/11/2008

http://www.webtaller.com/manual-mysql/indice_manual_mysql.php 23/11/2008

49

ANEXOS

Fotografía 1.- Vista de la fachada principal de la Universidad Vicente Guerrero A.C.

Fotografía 2.- Área de la Dirección General.

50

Fotografía 3.- Área Administrativa donde se implemento el software

Fotografía 4.- Realizando avances en el Sistema de Control Escolar.

51

Disco del Manual del Sistema en Formato PDF.

52

Disco del Instalador del Sistema

53