Resolución 02 plan anticorrupcion y atención personeria-2016

PERSONERÍA MUNICIPAL DE HISPANIA Ministério Público

“TUS DERECHOS SON NUESTRO DEBER”

Carrera 50 Bruselas x Calle 49 Varsovia. Hispania. Antioquia. Telefax: 843 28 62 Ext. 111. Email: [email protected]

RESOLUCIÓN No. 05 (Marzo 29 de 2016)

“POR LA CUAL SE ADOPTA EL PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO PARA LA VIGENCIA 2016 DE LA PERSONERÍA MUNICIPAL DE HISPANIA, ANTIOQUIA”

LA PERSONERA DEL MUNICIPIO DE HISPANIA ANTIOQUIA, en uso de sus facultades constitucionales y legales, en especial las conferidas por la Ley 87 de 1993, en el artículo 4º, literales b y l, concordados con la Ley 1474 de 2011, y

CONSIDERANDO QUE:

La Corrupción es una de los fenómenos más lesivos para los Estados Modernos porque afecta de manera negativa los niveles de crecimiento económico y disminuye su capacidad para atender las obligaciones frente a los ciudadanos. Colombia ha ratificado tratados y Convenios Internacionales en desarrollo de los cuales ha expedido leyes y decretos tendientes a perseguir los actos de corrupción y a sus actores.

Dentro de esta normatividad se encuentra la Ley 1474 de 2011 o “Estatuto Anticorrupción”, por medio de la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública.

Dentro de las principales medidas que trae el Estatuto Anticorrupción se encuentran las Políticas institucionales y pedagógicas cuya finalidad es lograr una Gestión Pública más eficiente bajo el entendido de que solo con una administración pública moderna y con control social es posible enfrentar la corrupción y establecer disposiciones pedagógicas para generar en el país una cultura permanente de la legalidad en todos los ámbitos de la sociedad.

Desde esa perspectiva se implementa el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, en el cual cada entidad del orden nacional, departamental y municipal deberá elaborar anualmente una estrategia de lucha contra la corrupción y atención al ciudadano. Dicha estrategia debe contemplar el mapa de riesgos de corrupción en la respectiva entidad, las medidas concretas para mitigar esos riesgos, las estrategias anti-trámites

La Personería Municipal de Hispania, Antioquia, ha definido acciones que buscan desarrollar una gestión transparente e íntegra al servicio del ciudadano y la participación de la sociedad civil en la formulación de sus planes, programas y proyectos.

Para dar cumplimiento a lo previsto en el capitulo sexto “Políticas Institucionales y Pedagógicas” de la Ley 1474 de 2011 “Estatuto Anticorrupción”, la Personería Municipal de Hispania- Antioquia, elaboró su estrategia de lucha contra la corrupción y atención al ciudadano para el año 2016.

RESUELVE:

ARTICULO PRIMERO: Adoptar en todas sus partes el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, para la vigencia 2016, dirigido a los servidores públicos de la Personería Municipal de Hispania-Antioquia; el cual forma parte integral del presente acto administrativo.




PARAGRAFO: El Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano adoptado en este artículo estará integrado por los siguientes componentes: 1) Gestión de riesgos de corrupción y mapa de riesgos 2) Racionalización de trámites 3) Rendición de cuentas 4) Mecanismos para mejorar la atención al ciudadano, lineamientos generales para la atención de peticiones, quejas y reclamos, sugerencias y denuncias 5) Mecanismos para la transparencia y acceso a la información 6) Iniciativas adicionales ARTICULO SEGUNDO: Para el cabal cumplimiento y desarrollo del PLAN ANTICORRUPCION Y DE ATENCION AL CIUDADANO, se implementará un Plan de Acción para el logro de los indicadores propuestos, el cual hará parte integral del presente documento.

ARTICULO TERCERO: La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga todas las disposiciones que le sean contrarias.

COMUNÍQUESE, PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE

Dada en Hispania, Antioquia, a los veintinueve (29) días del mes de marzo del año dos mil deisiceis (2016).

ROMAREISI GARRO MIRA Personera Municipal (encargada)




PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO VIGENCIA

2016

ROMAREISI GARRO MIRA Personera Municipal

(Encargada)

Hispania- Antioquia




1. INTRODUCCIÓN

La Personería Municipal de Hispania, como representante del Ministerio Público, bajo la dirección suprema de la Procuraduría General de Nación y conforme al mandato constitucional y legal, está encargada de la defensa y guarda de los derechos Humanos y la protección del Interés General, comprometida con las actividades de vigilancia y control en el municipio, se ha preocupado para que los recursos lleguen a los ciudadanos, donde el principal actor sea el ciudadano, creando espacios que conlleven a la participación ciudadana y desarrollen un sentido de corresponsabilidad hacia la promoción del desarrollo territorial, en la definición de actividades públicas de ejecución, vigilancia y control del quehacer del Estado. Con el fin de dar cumplimiento a la Ley 1474 de 2011, la Personería Municipal de Hispania ha diseñado el presente plan como instrumento de tipo preventivo en la lucha contra la corrupción y que busque una gestión transparente al servicio de la comunidad permitiéndoles su participación activa que garantice el efectivo goce de sus Derechos. El Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano es aplicable a la Personería Municipal de Hispania como entidad del orden municipal. Las disposiciones especificadas en el presente documento aplican también para la representación de la comunidad ante los diferentes órganos de la administración, ejerciendo vigilancia sobre la gestión de las autoridades municipales y velando por la promoción y protección de los Derechos Humanos. El artículo 73 de la Ley 1474 de 2011 regula la elaboración anual del Plan de Anticorrupción y de Atención al Ciudadano por parte de las diferentes entidades nacionales, departamentales y municipales. La Ley regula que el plan debe contemplar (I) el mapa de riesgos de corrupción y las medidas para controlarlos y evitarlos, (II) las medidas anti-trámites, (III) la rendición de cuentas y (IV) los mecanismos para mejorar la atención al ciudadano. Así como el Decreto 2641 de 2012 reglamenta los artículos 73 y 76 de la Ley 1474 de 2011, señalando como estándar a cumplir las entidades nacionales, departamentales y municipales el documento "Estrategias para la Construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano", siendo responsable las oficinas de planeación de las entidades de la consolidación del plan y las oficinas de control interno de las mismas entidades brindaran el seguimiento al cumplimiento de las orientaciones y obligaciones derivadas del mencionado documento.




2. FUNDAMENTO LEGAL

Constitución Política de Colombia.

Ley 42 de 1993 (Control Fiscal de la CGR).

Ley 80 de 1993, artículo 53 (Responsabilidad de los Interventores).

Ley 87 de 1993 (Sistema Nacional de Control Interno).

Ley 190 de 1995 (normas para preservar la moralidad en la administración pública y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupción administrativa).

Decreto 2232 de 1995: Artículos 7º, 8º y 9º (Por medio del cual se reglamenta la Ley 190 de 1995).

Ley 489 de 1998, artículo 32 (Democratización de la Administración Pública).

Ley 599 de 2000 (Código Penal).

Ley 610 de 2000 (establece el trámite de los procesos de responsabilidad fiscal de competencia de las contralorías).

Ley 678 de 2001, numeral 2, artículo8o (Acción de Repetición).

Ley 734 de 2002 (Código Único Disciplinario).

Ley 850 de 2003 (Veedurías Ciudadanas).

Ley 1150 de 2007 (Dicta medidas de eficiencia y transparencia en la contratación con Recursos Públicos).

Ley 1437 de 2011, artículos 67, 68 y 69 (Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo).

Ley 1474 de 2011 (dictan normas para fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública).

Decreto 4567 de 2011 (Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 909 de 2004 y decreto ley 770 de 2005).

Decreto 4632 de 2011 (Reglamenta Comisión Nacional para la Moralización y la Comisión Nacional Ciudadana para la Lucha contra la Corrupción).

Documento Conpes 3714 de diciembre 01 de 2011: Del Riesgo Previsible en el Marco de la Política de Contratación Pública.

Decreto 0019 de 2012 (Normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública).

Ley 1755 de 2015 (Se regula el derecho fundamental de petición)

Ley 1757 de 2015 (Guía para la rendición de cuentas)

Ley 1712 de 2015 (Lineamientos para la garantía del derecho fundamental de Acceso a la Información Pública)

Decreto 1081 de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector Presidencia de la República.

Decreto 124 de 2016, por el cual se sustituye el Título 4 de la Parte 1 del Libro 2 del Decreto 1081 de 2015, relativo al "Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano




3. ELEMENTOS ESTRATÉGICOS

Misión

La Personería del Municipio de Hispania es una Agencia del Ministerio Público que fundamentada en los principios de transparencia, equidad y excelencia busca la observancia de la Constitución y las Leyes, mediante la ejecución de las Acciones Jurídicas pertinentes para la defensa de los interese de la sociedad, procurando la protección de las garantías ciudadanas y ejerciendo la vigilancia de la conducta oficial de los servidores públicos y la intervención en la solución de conflictos.

Atiende, apoya y gestiona en forma permanente y personalizada los requerimientos de la población, con criterios de compromiso social, ética, equidad, oportunidad, eficiencia, eficacia y mejoramiento continuo. Contribuyendo a mejorar la calidad de vida de las comunidades en las que operamos, al bienestar de nuestros empleados, y a la Conservación de Medio Ambiente y el Desarrollo Sostenible.

Visión

La Personería Municipal de Hispania será modelo como Agencia del Ministerio Público Territorial y reconocida como institución lider en la prestacion del servicio en defensa de los derechos humanos, la vigilancia de la conducta oficial, la proteccion del interes publico. Su atencion a la ciudadanía será de manera respetuosa, eficiente e imparcial, tanto para la comunidad que representa como para las entidades con la que interactúa en ejercicio de sus funciones legales y Constitucionales, pretendiendo el beneficio de la comunidad en general, en el mejoramiento de sus calidad de vida y el logro de la excelencia en su gestión.

Política de Calidad: La Política de la Calidad de la Personería Municipal de Hispania- Antioquia, está basada en la Misión y la Visión. Consiste en mejorar continuamente los procesos relacionados con la Defensa, Protección y Promoción de los Derechos Humanos, la Vigilancia de la Conducta Oficial de los Servidores Públicos Municipales, y la Defensa del Interés Público, brindando a toda la comunidad un servicio ágil, eficiente y oportuno. Objetivos de Calidad: Los Objetivos de Calidad de la Personería Municipal de Hispania- Antioquia son los siguientes:

Aumentar la cobertura de los servicios de la Personería en todo el municipio de Hispania- Antioquia.

Incrementar la satisfacción de los usuarios mediante la prestación de servicios con calidad, oportunidad y disponibilidad.

Disminuir el índice de desconocimiento que sobre Derechos Humanos tiene la comunidad de Hispania- Antioquia.

Superar el índice de actividades desarrolladas para la prevención y disminución de violación de los derechos humanos.




Promover la Resolución Pacífica de los Conflictos mediante los Mecanismos Alternativos de Solución de Conflictos.

Sostener las actuaciones establecidas para la defensa del Interés público.

Mantener la realización de las acciones preventivas y correctivas sobre las actuaciones de los servidores públicos municipales.

Mejorar la infraestructura tecnológica necesaria para el buen y óptimo funcionamiento de la Entidad.

Acrecentar el reconocimiento a nivel local por la calidad de los servicios prestados.

Actualizar y optimizar los programas y procesos de la Entidad, desarrollándolos bajo los principios de eficacia eficiencia y efectividad.

Generar Espacios de Capacitación para los Servidores Públicos y para los Ciudadanos en temas de su Interés.

PRINCIPIOS DE CALIDAD: Los Principios de Gestión de la Calidad de la Personería Municipal de Hispania- Antioquia se enmarcan, integran, complementan y desarrollan dentro de los Principios Constitucionales de la Función Pública. Se han identificado los siguientes Principios de Gestión de la Calidad que permiten que la función y el desempeño de la Personería Municipal de Hispania- Antioquia sean ejercidos de manera satisfactoria: Enfoque hacia el Usuario: La razón de ser de la Personería Municipal de Hispania Antioquia, es prestar un servicio dirigido a SATISFACER A LOS USUARIOS, por lo tanto es fundamental que las entidades comprendan cuales son las necesidades actuales y futuras de los usuarios. Enfoque Basado en los Procesos: Es necesario que todos los servicios que presta la Personería Municipal de Hispania Antioquia, estén relacionados en la respectiva documentación de los procesos. Enfoque del Sistema para la Gestión: El hecho de identificar, entender, mantener, mejorar y en general, gestionar los procesos y sus interrelaciones como un sistema contribuye a la eficacia, eficiencia y efectividad de las entidades en el logro de sus objetivos. Enfoque Basado en Hechos para la Toma de Decisiones: Las Decisiones de la Personería Municipal de Hispania Antioquia, se basan en el análisis y estudio de los datos suministrados y recaudados, es decir, en un debido soporte probatorio y no simplemente en intuición. Mejora Continua: Es necesario que la Personería Municipal de Hispania Antioquia en aras de Garantizar la efectiva implementación del MANUAL DE GESTIÓN DE LA CALIDAD tenga como principio fundamental la MEJORA CONTINUA EN LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO A LOS USUARIOS.




Transparencia: La Gestión de la Personería Municipal de Hispania Antioquia, se fundamenta en las actuaciones y las decisiones claras, por lo tanto, la Entidad, permite el acceso a la Documentación e Información que reposa en este Despacho en aras de garantizar la Transparencia de las Actuaciones que se realizan allí. Participación Activa de los Empleados de la Entidad: En la medida en que la Auxiliar y el Personero Municipal, tengan presente la importancia de la Participación Activa en los diferentes Procesos que se lideran desde la Entidad se hará una adecuada y satisfactoria prestación del servicio.




4. METODOLOGÍA Para la realización del presente Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano se adelantaron las siguientes actividades:

1. Definición del equipo de trabajo encargado: Se dispuso que el Personero Municipal y su Auxiliar Administrativa elaborarían el diagnóstico y el presente Plan como parte integral de sus funciones administrativas.

2. Convocatoria de Reuniones de Trabajo: El equipo de trabajo realizó reuniones internas para socializar la metodología a aplicar en el desarrollo del proceso de elaboración, las normas que regulan el trámite y el cronograma del proceso.

3. Realización de jornadas de trabajo: El Personero Municipal y su Auxiliar, se reunieron en varias ocasiones para trabajar sobre distintos elementos del plan como la identificación de debilidades, riesgos y fortalezas, también para recordar elementos fundamentales como la visión, misión, valores, etc.

4. Identificación de los riesgos de corrupción: Se realizaron reuniones tendientes a identificar los riesgos de corrupción que posiblemente pueden estar presentes al interior de la Personería.

5. Detección de las principales causas de corrupción: Se diagnosticaron los riesgos identificados y se establecieron sus posibles causas.

6. Propuestas de las acciones de mejora y estrategias anticorrupción: Se propusieron por los miembros del equipo de trabajo las distintas estrategias que se adelantarán en el 2016 para mitigar los riesgos de corrupción y mejorar la atención a los ciudadanos.

7. Diseño del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano.

8. Asignación de responsables de seguimiento y evaluación del Plan.




5. DIAGNÓSTICO GENERAL PARA LA FORMULACIÓN DEL PLAN

Como mecanismo previo para orientar la elaboración del Plan Anticorrupción, el equipo de trabajo se reunió para hacer un diagnóstico general de la Personería Municipal con el fin de identificar a groso modo las debilidades y las fortalezas, según sean internas o externas a la entidad.

No. DEBILIDADES

1 No se cuentan con suficientes sistemas de información.

2 Existe una baja comunicación con la ciudadanía a través de canales de comunicación

3 La Personería no cuenta con página web propia.

4 Debilidad en el modelo estándar de control interno.

5 El área de atención al ciudadano no se encuentra bien definida

6 No existe manual de Contratación actualizado

7 No realiza periódicamente rendición de cuentas a la ciudadanía.

8 No hay conformación de veedurías ciudadanas.

9 No se aplican de manera total las normas de archivo y las tablas de retención documental.

No. FORTALEZAS

1 Experiencia de la Personera Municipal

2 Se tiene el trámite de peticiones, quejas y reclamos

3 Existe una guía para la rendición pública de cuentas

4 Atención al ciudadano

5 Presenta los informes de ley ante las respectivas entidades

6 Goza de independencia administrativa y presupuestal




6. COMPONENTES DEL PLAN

Acorde con lo establecido en el artículo 73 de la ley 1474 de 2011 y la , a continuación se describen los siguientes elementos: 1) Gestion del riesgo de corrupcion y mapa de riesgos. 2) Racionalización de tramites. 3) Rendición de cuentas. 4) Mecanismos para mejorar la atención al ciudadano, lineamientos generales para la atención de peticiones, quejas y reclamos, sugernecias y denuncias. 5) Mecanismos para la transparencia y acceso a la información 6) Iniciativas adicionales.

PRIMER COMPONENTE: “GESTION DEL RIESGO DE CORRUPCION Y MAPA DE RIESGOS”.

La corrupción es una de los fenómenos más lesivos para los Estados Modernos porque afecta de manera negativa los niveles de crecimiento económico y disminuye su capacidad para atender las obligaciones frente a los ciudadanos. Colombia ha ratificado tratados y Convenios Internacionales en desarrollo de los cuales ha expedido leyes y decretos tendientes a perseguir los actos de corrupción y a sus actores. Para evitar la presencia de la corrupción, es necesario identificar las falencias que se tienen en la institución y de esta manera se logra identificar lo posibles riesgos de corrupción, dado que donde hay falencias o vacíos, se facilita la presencia y la actividad corruptiva. Por ende, es importante para esta dependencia identificar dichos riegos y realizar los planes correspondientes para evitar su presencia por medio de estrategias que tiendan a prevenir y mejorar.

Objetivo General: Elaborar, adoptar el Plan Anticorrupción promoviendo acciones orientadas a prevenir y reducir los riesgos en cuanto a la materialización de la corrupción y mitigando continuamente las debilidades identificadas en el proceso de autoevaluación, conforme a lo establecido en el artículo 73 de la Ley 1474 de 2011 o Estatuto Anticorrupción y Decreto 2641 de 2012, en la Personería Municipal de Hispania – Antioquia

Objetivos Específicos:

Identificar y tratar los riesgos de corrupción para generar confianza y transparencia en todas las actuaciones administrativas y manejo de los recursos.

Identificar las causas al interior de la institución que son vulnerables de generar un riesgo.

Desarrollar, participar y colaborar en el diseño de proyectos y herramientas, que propicien la modernización, ética, eficiencia y transparencia de la gestión local en materia de lucha contra corrupción.

Tomar acciones de mejoramiento de acuerdo a las debilidades y fortalezas detectadas, que contribuyan al progreso y buena gestión de la Personería Municipal.

Afianzar la relación ciudadano y estado, facilitando el acceso a los servicios que presta la administración pública, de manera rápida, fácil y eficiente para mejorar la satisfacción al ciudadano y la calidad del servicio prestado.

Promover y proteger los derechos humanos a todos los habitantes del Municipio.




Velar por el efectivo cumplimiento de la función Pública.

Prestar el servicio de asesoría a todos los ciudadanos que lo necesiten.

Establecer el nexo con los planes de acción por procesos.

Impulsar el seguimiento visible de la inversión eficiente de los recursos públicos e los diferentes sectores de inversión.

Mejorar la atención al usuario y la prestación de los servicios.

Promover la cultura de la legalidad en la comunidad.

Optimizar el uso del buzón de sugerencias, y quejas y reclamos de la entidad.

Poner en práctica los mecanismos de rendición de cuentas a la ciudadanía.

Articular medios de interacción con la comunidad, de participación ciudadana y acceso a la información.

Ser una institución integradora y conciliadora de los intereses de la comunidad. a. IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN: Como mecanismo previo para orientar la elaboración del Plan Anticorrupción, el equipo de trabajo se reunió para hacer un diagnóstico general de la Personería Municipal con el fin de identificar a groso modo las debilidades y las fortalezas, según sean internas o externas a la entidad.

No. DEBILIDADES

1 No se cuentan con suficientes sistemas de información.

2 Existe una baja comunicación con la ciudadanía a través de canales de comunicación

3 Recursos económicos insuficientes para el cumplimiento de los recursos institucionales

4 Instalaciones locativas inadecuadas para el funcionamiento y atención a la comunidad, en especial las personas discapacitadas y de el adulto mayor

5 Falta de adecuaciones tecnológicas

3 Inexistencia de plataformas, sistema de tecnológica moderna que apoye los procesos operativos, administrativos y gerenciales.

4 Debilidad en el modelo estándar de control interno por falta de recursos

6 No existe manual de Contratación actualizado

7 No realiza periódicamente rendición de cuentas a la ciudadanía.

8 No hay conformación de veedurías ciudadanas.

9 No se aplican de manera total y adecuada las normas de archivo y las tablas de retención documental.

No. FORTALEZAS

1 Experiencia de la Personera Municipal

2 Se tiene el trámite de peticiones, quejas y reclamos

3 Reconocimiento institucional ante la comunidad y la administración.

3 Existe una guía para la rendición pública de cuentas

4 Atención al ciudadano

5 Presenta los informes de ley ante las respectivas entidades

6 Goza de independencia administrativa y presupuestal




De esta manera se puede establecer la identificación y prevención de los riesgos de corrupción de la Personería Municipal de Hispania, permitiendo a su vez la generación de alarmas y la elaboración de mecanismos orientados a prevenirlos o evitarlos.

a. Identificación de riesgos de corrupción. Se entiende por Riesgo de Corrupción la posibilidad de que por acción u omisión, mediante el uso indebido del poder, de los recursos o de la información, se lesionen los intereses de una entidad y en consecuencia del Estado, para la obtención de un beneficio particular. b. Análisis del riesgo: Probabilidad de materialización de los riesgos de corrupción. Para el análisis de riesgo se tuvo en cuenta la detección de las debilidades al interior de la entidad y las amenazas al exterior de la entidad y todos aquellos factores que pueden ser susceptibles frente a los riesgos de corrupción. Se ha analizado la memoria institucional de la Personería Municipal, los registros históricos y toda aquella información que de una u otra forma contribuyen a la identificación de riesgos de corrupción y que son vulnerables para adoptar prácticas corruptas en la Personería Municipal. Pero no hay antecedentes con relación a lo anteriormente mencionado. c. Valoración del riesgo de corrupción Para la Valoración del Riesgo la Entidad hizo uso de una encuesta para detectar las causas y definir los riesgos de corrupción, se tuvo en cuenta los riesgos modelo especificados en la guía y se adicionaron otra serie de factores discriminados específicamente para la Personería Municipal en conjunto con el equipo de Control Interno para asignar una valoración a los riesgos detectados. Una vez identificados los riesgos de corrupción, la entidad ha establecido los controles teniendo en cuenta: (i) Controles preventivos, que disminuyen la probabilidad de ocurrencia o materialización del riesgo; y (ii) Controles correctivos, que buscan combatir o eliminar las causas que lo generaron. En la tabla valoración se ha definido si se cuenta con manuales o herramientas que propendan por que los controles implementados sean eficaces para combatir los riesgos detectados al interior de la organización. d. Política de administración de riesgos de corrupción. La política de administración de riesgos se define como el conjunto de “actividades coordinadas para dirigir y controlar una organización con respecto al riesgo”. La Política se encuentra alineada con la Planificación Estratégica de la Personería Municipal de Hispania, garantizando la eficacia en las acciones planteadas. Las acciones que la alta Dirección tiene en cuenta para la administración del riesgo son: Evitar el riesgo: “Tomar las medidas encaminadas a prevenir su materialización. Es siempre la primera alternativa a considerar, se logra cuando al interior de los procesos se genera cambios sustanciales por mejoramiento, rediseño o eliminación, resultado de unos adecuados controles y acciones emprendidas”. Reducir el riesgo: Implica tomar medidas encaminadas a disminuir la probabilidad (medidas de prevención). “La reducción del riesgo es probablemente el método más sencillo y económico para superar las debilidades antes de aplicar medidas más costosas y difíciles”




Dentro del mapa de riesgos se contemplan los posibles actos de corrupción que garantiza los procesos de planificación y toma de decisiones al interior de la organización mediante la coordinación de las actividades tendientes a disminuir los riesgos que puedan generar actos de corrupción. e. Seguimiento de los riesgos de corrupción. En cuanto al seguimiento de los riesgos de Corrupción, la Personería Municipal de Hispania, ha diseñado la matriz de seguimiento, siguiendo cada una de las directrices contempladas en la Guía, en ella se revisan las causas de los riesgos identificados, se efectuará seguimiento al mapa de riesgos.

b) ESTRATEGIAS Y ACCIONES QUE SE VAN A DESARROLLAR PARA MITIGAR EL RIESGO:

La Personería Municipal de Hispania Antioquia cuenta con un mapa de riesgos, donde los identifica, describe sus causas, los clasifica, los analiza y efectúa una valoración de éstos, señalando los responsables del monitoreo de tales riesgos y establece sus indicadores.

Dando cumplimiento al artículo 76 de la Ley 1474 de 2011 en el sitio Web de la Personería Municipal de Hispania Antioquia, se encuentra el email Institucional, para que los ciudadanos, puedan dirigir sus Peticiones, quejas y denuncias de los actos de corrupción realizados por funcionarios de esta entidad.

Aplicación del Decreto 4085 de 2011, “Por el cual se establecen los objetivos y la estructura de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado”. Para el diseño de estrategias, planes y acciones dirigidos a dar cumplimiento a las políticas de defensa jurídica de la Nación y del Estado definidas por el Gobierno Nacional; la formulación, evaluación y difusión de las políticas en materia de prevención de las conductas antijurídicas por parte de servidores y entidades públicas, del fallo antijurídico y la extensión de sus efectos, y la dirección, coordinación y ejecución de las acciones que aseguren la adecuada implementación de las mismas, para la defensa de los intereses litigiosos de la Nación.

Aplicación del Decreto 4170 de 2011 “Por el cual se crea la Agencia Nacional de Contratación Pública-Colombia Compra Eficiente-, se determinan sus objetivos y estructura, cuyo objetivo es desarrollar e impulsar políticas públicas y herramientas, orientadas a la organización y articulación, de los partícipes en los procesos de compras y contratación pública con el fin de lograr una mayor eficiencia, transparencia y optimización de los recursos del Estado”.

Aplicación del Decreto 4632 de 2011 “Por medio del cual se reglamenta parcialmente la ley 1474 de 2011 en lo que se refiere a la Comisión Nacional para la Moralización y la Comisión Nacional Ciudadana para la Lucha contra la Corrupción y se dictan otras disposiciones”, en lo referente a la creación y puesta en marcha de la Comisión Corporativa Ciudadana para la Lucha contra la Corrupción.

Tomar medidas preventivas y reactivas frente al usuario interno y de los sistemas tecnológicos que permitan proteger y resguardar la información, buscando mantener la confidencialidad e integridad de la misma. Comenzar el proceso de encriptar la información final de la entidad y la enviada a terceros; ésta última debe acompañarse de la firma digital y en formato PDF.

Establecimiento de mayor seguridad en el desarrollo de los aplicativos para evitar la manipulación de los mismos. Para garantizar la seguridad de las bases de datos se deben asignar protocolos de seguridad y a los usuarios finales crearles diferentes perfiles de acceso, de tal forma que solo el administrador pueda tener control en las mismas.




Adoptar un Manual de Protocolos de Seguridad que rijan las Tecnologías de la Información y Comunicación Institucional.

Adelantar las investigaciones disciplinarias que fuesen necesarias por efecto de los presuntos hechos de corrupción que pudieren presentarse o dar traslado de las mismas a la Procuraduría General de la Nación y a los demás Organismos de Control.

Aplicación del decreto 4326 de 2011 “Por el cual se reglamenta parcialmente el artículo 10 de la Ley 1474 de 2011”.

Aplicación del Decreto 4567 de 2011, sobre la provisión de los empleos de libre nombramiento y remoción con transparencia, aplicando en los procesos de vinculación la evaluación de las competencias de los candidatos.

Audiencias Públicas en los Proceso de contratación para permitir a los interesados conocer y discutir los resultados de las adjudicaciones de licitaciones de contratos.

Audiencias Públicas de Rendición de Cuentas en aras de que el ciudadano pueda opinar acerca de la gestión de la Personería Municipal.

Veedurías ciudadanas: Permitir a los ciudadanos o a las diferentes organizaciones comunitarias, ejercer vigilancia sobre el proceso de la gestión pública, así como la convocatoria de una entidad encargada de la ejecución de un programa, proyecto, contrato o de la prestación de un servicio; por lo cual se debe de incentivar la organización de estas, llevar un registro sistematico de las observaciones presentadas, evaluar los corectivos que surjan de las recomendaciones formuladas por las veedurias, facilitar y permitir a las veedurías ciudadanas el acceso a la infotmación para la vigilancia de su gestion y que no constituyan materia de eserva judicial y legal.

Buzón de quejas y reclamos: Permitir a los ciudadanos o a las diferentes organizaciones comunitarias poner en conocimiento las anomalías presentadas en la debida prestación del servicio por parte de algún funcionario o área de la Alcaldía.

Responder las acciones de tutela en el tiempo reglamentario para permitir al ciudadano reclamar el reconocimiento de sus derechos.

Responder los derechos de petición en el tiempo reglamentario para permitir al ciudadano reclamar sobre alguna inconsistencia en un procedimiento por el cual se ve afectado.

La Personería Municipal de Hispania Antioquia promocionará la cultura de la legalidad, tanto al interior como al exterior de la entidad.

Propiciar la coordinación interinstitucional en la lucha contra la corrupción.

Establecer un sistema de monitoreo del cumplimiento de normas anticorrupción.




MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN:

MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN

Entidad: PERSONERIA MUNICIPAL

Responsable: ROMAREISI GARRO MIRA (encargada)

IDENTIFICACIÓN ANÁLISIS MEDIDAS DE MITIGACIÓN

Proceso y objetivo Causas

Riesgo Probabilidad de materialización.

VALORACIÓN Administración del

riesgo No. Descripción Tipo de control

Talento Humano

Ausencia de un Reglamento Interno Actualizado y de Manuales de Procesos y Procedimientos

1

Exceso de Poder

Posible

Preventivo

Evitar el riesgo

2 Extralimitación de Funciones

Posible Preventivo

Evitar el riesgo

3 Falta de una estrategia de comunicación

Posible Preventivo

Reducir el riesgo

4 Amiguismo y Clientelismo

Posible Preventivo

Reducir el riesgo

Financieros (Presupuesto)

Falta de planeación presupuestal.

1 Incumplimiento de términos.

Posible Preventivo

Evitar el riesgo

2 Retardar el pago de obligaciones legales. Posible Preventivo Evitar el riesgo

3 Prolongar la vigencia fiscal Posible Correctivo Reducir el Riesgo

4 Destinación de recursos para otros fines distintos a los inicialmente presupuestados.

Posible Preventivo

Evitar el riesgo

Falta de control sobre los bienes del Estado

1 Perdida de inventarios

Posible Preventivo

Evitar el riesgo

2 Inventarios obsoletos Posible Preventivo Evitar el riesgo

3 Utilización de bienes para actividades particulares Posible Preventivo Evitar el riesgo




4 Recursos tecnológicos inapropiados y obsoletos Posible Preventivo Evitar el riesgo

De Contratación

La debilidad de los marcos legales que previenen y sancionan la corrupción Administrativa en diferentes niveles.

1

Falta de estudios de serios de oportunidad, factibilidad y conveniencia.

Posible

Preventivo

Evitar Riesgo

2 Estudios previos o de factibilidad manipulados por personal interesado en el futuro proceso de contratación.

Posible Preventivo Evitar Riesgo

3 Pliegos de condiciones hechos a la medida de una persona en particular.

Posible Preventivo

Evitar Riesgo

4 Facilitar el favorecimiento de la adjudicación de un contrato a determinada persona.

Posible Preventivo

Evitar Riesgo

5 Adendas que cambian condiciones generales del proceso para favorecer a grupos determinados.

Posible Preventivo

Evitar Riesgo

6 Urgencia manifiesta inexistente.

Posible Preventivo

Evitar Riesgo

7 No publicar los procesos de contratación en el portal www.contratos.gov.co o www.colombiacompra.gov.co


8 Impedir la veeduría ciudadana a los contratos.

Posible Preventivo

Evitar Riesgo

De Trámites y Servicios

Ausencia de procedimientos debidamente establecidos o formalizados

1 Los procedimientos y los métodos para ejecutarlos no son conocidos, no están definidos en manuales. Posible

Preventivo Evitar Riesgo

Formas o modelos empleados para elaborar, regular, racionalizar y sistematizar los

1 No se cuenta con parámetros que favorezcan una administración racional de los trámites y procedimientos.


http://www.contratos.gov.co/

http://www.colombiacompra.gov.co/




procedimientos.

2 Los ciudadanos desconocen las condiciones, trámites y servicios que ofrece la entidad.

Posible Preventivo

Evitar Riesgo

Control Político

Amiguismo, clientelismo e interés personal en favorecer u ocultar determinados hechos o situaciones.

1

Imposibilitar el Control Administrativo por prebendas o amiguismo

Posible

Preventivo

Evitar Riesgo

2 Omitir la intervención como autoridad disciplinaria a cambio de prebendas o amiguismo.

3 No censurar un funcionario a cambio de puestos y beneficios de cualquier tipo.

Posible Preventivo

Evitar Riesgo

4 Omitir denunciar a los organismos de control fiscal y disciplinario de situaciones que conoce de corrupción.


Atención al Ciudadano

Falta de una estrategia de comunicación.

1 Inoperatividad de los sistemas y canales de información y participación ciudadana.

Posible Preventivo

Evitar Riesgo

2 Inexistencia de Pagina Web de la Personería Municipal

Posible Preventivo

Reducir Riesgo

3 Desactualización y no publicación en la página web de la Personería.

Casi Seguro

Correctivo

Reducir Riesgo

4 Inexistencia de Buzón de Quejas, Sugerencias y Reclamos.

Posible Preventivo

Reducir Riesgo

Caos Administrativo 1 La falta de cuidado y diligencia en el trámite de los asuntos administrativos se traduce en la ineficacia administrativa del Estado.

Posible Preventivo

Reducir Riesgo

2 Ausencia de archivos, archivos incompletos, ausencia de soportes importantes de los contratos, contratos sin foliar, contratos sin liquidar.

Posible Correctivo

Reducir Riesgo




Participación Ciudadana

La ausencia de información y la falta de rendición de cuentas de los/as funcionarios/as, así como la poca participación de la ciudadanía en el Seguimiento a las acciones de la personería.

1

Miedo a la Rendición de Cuentas a la Ciudadanía

Casi Seguro

Correctivo

Reducir Riesgo

2 Inexistencia de Veedurías Ciudadanas en la Personería.

Casi Seguro

Correctivo

Reducir Riesgo

Talento Humano

Ausencia de un Reglamento Interno Actualizado y de Manuales de Procesos y Procedimientos

1

Exceso de Poder

Posible

Preventivo

Evitar el riesgo

2 Extralimitación de Funciones

Posible Preventivo

Evitar el riesgo

3 Falta de una estrategia de comunicación

Posible Preventivo

Reducir el riesgo

4 Amiguismo y Clientelismo

Posible Preventivo

Reducir el riesgo

Financieros (Presupuesto)

Falta de planeación presupuestal.

1 Incumplimiento de términos.

Posible Preventivo

Evitar el riesgo

2 Retardar el pago de obligaciones legales. Posible Preventivo Evitar el riesgo

3 Prolongar la vigencia fiscal Posible Correctivo Reducir el Riesgo

4 Destinación de recursos para otros fines distintos a los inicialmente presupuestados.

Posible Preventivo

Evitar el riesgo

Falta de control sobre los bienes del Estado

1 Perdida de inventarios

Posible Preventivo

Evitar el riesgo

2 Inventarios obsoletos Posible Preventivo Evitar el riesgo




3 Utilización de bienes para actividades particulares Posible Preventivo Evitar el riesgo

4 Recursos tecnológicos inapropiados y obsoletos Posible Preventivo Evitar el riesgo

De Contratación

La debilidad de los marcos legales que previenen y sancionan la corrupción Administrativa en diferentes niveles.

1

Falta de estudios de serios de oportunidad, factibilidad y conveniencia.

Posible

Preventivo

Evitar Riesgo

2 Estudios previos o de factibilidad manipulados por personal interesado en el futuro proceso de contratación.


3 Pliegos de condiciones hechos a la medida de una persona en particular.

Posible Preventivo

Evitar Riesgo

4 Facilitar el favorecimiento de la adjudicación de un contrato a determinada persona.

Posible Preventivo

Evitar Riesgo

5 Adendas que cambian condiciones generales del proceso para favorecer a grupos determinados.

Posible Preventivo

Evitar Riesgo

6 Urgencia manifiesta inexistente.

Posible Preventivo

Evitar Riesgo

7 No publicar los procesos de contratación en el portal www.contratos.gov.co o www.colombiacompra.gov.co


8 Impedir la veeduría ciudadana a los contratos.

Posible Preventivo

Evitar Riesgo

De Trámites y Servicios

Ausencia de procedimientos debidamente establecidos o formalizados

1 Los procedimientos y los métodos para ejecutarlos no son conocidos, no están definidos en manuales. Posible

Preventivo Evitar Riesgo

Formas o modelos empleados para elaborar, regular, racionalizar y sistematizar los

1 No se cuenta con parámetros que favorezcan una administración racional de los trámites y procedimientos.


http://www.contratos.gov.co/

http://www.colombiacompra.gov.co/




procedimientos.

2 Los ciudadanos desconocen las condiciones, trámites y servicios que ofrece la entidad.

Posible Preventivo

Evitar Riesgo

Control Político

Amiguismo, clientelismo e interés personal en favorecer u ocultar determinados hechos o situaciones.

1

Imposibilitar el Control Administrativo por prebendas o amiguismo

Posible

Preventivo

Evitar Riesgo

2 Omitir la intervención como autoridad disciplinaria a cambio de prebendas o amiguismo.

3 No censurar un funcionario a cambio de puestos y beneficios de cualquier tipo.

Posible Preventivo

Evitar Riesgo

4 Omitir denunciar a los organismos de control fiscal y disciplinario de situaciones que conoce de corrupción.


Atención al Ciudadano

Falta de una estrategia de comunicación.

1 Inoperatividad de los sistemas y canales de información y participación ciudadana.

Posible Preventivo

Evitar Riesgo

2 Inexistencia de Pagina Web de la Personería Municipal

Posible Preventivo

Reducir Riesgo

3 Desactualización y no publicación en la página web de la Personería.

Casi Seguro

Correctivo

Reducir Riesgo

4 Inexistencia de Buzón de Quejas, Sugerencias y Reclamos.

Posible Preventivo

Reducir Riesgo

Caos Administrativo 1 La falta de cuidado y diligencia en el trámite de los asuntos administrativos se traduce en la ineficacia administrativa del Estado.

Posible Preventivo

Reducir Riesgo

2 Ausencia de archivos, archivos incompletos, ausencia de soportes importantes de los contratos, contratos sin foliar, contratos sin liquidar.

Posible Correctivo

Reducir Riesgo




Participación Ciudadana

La ausencia de información y la falta de rendición de cuentas de los/as funcionarios/as, así como la poca participación de la ciudadanía en el Seguimiento a las acciones de la personería.

1

Miedo a la Rendición de Cuentas a la Ciudadanía

Casi Seguro

Correctivo

Reducir Riesgo

2 Inexistencia de Veedurías Ciudadanas en la Personería.

Casi Seguro

Correctivo

Reducir Riesgo

SEGUNDO COMPONENTE: “RACIONALIZACIÓN DE TRAMITES” La política de racionalización de trámites busca facilitar el acceso a los servicios que brinda la administración pública. En este componente Personería Municipal se propone simplificar, estandarizar, eliminar, optimizar y automatizar los trámites existentes, así como acercar a los ciudadanos a los servicios que se prestan, mediante la modernización y el aumento de la eficiencia de sus procedimientos. Son precisamente los trámites, procedimientos y regulaciones innecesarias las que afectan la eficiencia, eficacia y transparencia de la Administración Pública, pues a mayor cantidad de trámites y de actuaciones, aumentan las posibilidades de que se presenten hechos de corrupción. Una vez identificados los elementos que integran los trámites y procedimientos administrativos que se adelantan ante la Personería Municipal y hecha la revisión de los mismos con el fin de evaluar la pertinencia, importancia y valor agregado para el usuario, vamos a presentar las estrategias anti-trámite adoptadas para la Personería Municipal:

1. Estrategia: Actualización de Reglamentos, Manuales y Procesos Actualización del Reglamento Interno de la Personería Municipal que permita

detallar los procedimientos administrativos haciéndolos más eficientes al interior de la entidad y menos demorados para la ciudadanía.

Actualizar el Manual de Funciones y Competencias de los empleos de la

Personería Municipal, especialmente el de Auxiliar Administrativo para mejorar la prestación de los servicios a su cargo.

2. Estrategia: Democratización de la Administración Pública

Determinar los trámites y servicios que deberán estar en línea a través de la página

web de la entidad. Habilitar espacios de interacción a través de las redes sociales y facilitar su uso

para la realización de peticiones, quejas y reclamos.

3. Estrategia: Aplicación de las normas Anti-trámites del nivel Nacional

Socializar y aplicar en lo que corresponda el Decreto 019 de 2012 “Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública”

Socializar y aplicar en lo que corresponda la Ley 1474 de 2011 “Por la cual se

dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública.”

Socializar y aplicar en lo que corresponda la Ley 1437 de 2011 “Por la cual se

expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo”

4. Estrategia: Formación y Capacitación

Capacitación para servidores públicos de la Personería Municipal sobre

procedimientos administrativos, racionalización de trámites y atención al ciudadano.

Formación de la Auxiliar Administrativa de la Personería en normas de archivo,

tablas de retención documental, atención y servicios al ciudadano, términos de trámites y procedimientos, etc.

5. Estrategia: Disminución de costos de trámites

Se incentivará el uso de los medios electrónicos de comunicación para el

suministro de documentos que se generan al interior de la Personería o que se radican en la Secretaría.

Se evitará reproducir copias de documentos que puedan ser suministradas por

correo electrónico a los ciudadanos que así los soliciten.

Se permitirá el envío por correo electrónico de las ofertas a invitaciones públicas de contratación adelantadas por la Personería.

Se implementará las comunicaciones a través de correo electrónico con otras

entidades y dentro de los procesos disciplinarios.

6. Estrategia: Colaboración Armónica entre Autoridades Se dará aplicación a los términos establecidos en las solicitudes de autoridades

disciplinarias, judiciales, penales y fiscales, con el fin de suministrar la información requerida de forma eficiente y oportuna.

7. Estrategia: Fortalecimiento y simplificación de otros trámites

Establecer adecuadamente el procedimiento más eficaz y oportuno para dar

trámite a las solicitudes de permisos, licencias y vacaciones de la Auxiliar Administrativa de la Personería Municipal.

Establecer adecuadamente el procedimiento más eficaz y oportuno para dar

trámite y respuesta a los derechos de petición presentados ante la Personería Municipal.

Agilizar los procesos de expedición de copias de los documentos que reposan en

la Personería Municipal y pueden ser conocidos por los ciudadanos.

TERCER COMPONENTE: “RENDICIÓN DE CUENTAS” El documento Compos 3654 del 12 de abril de 2010, señala que la rendición de cuentas es una expresión de control social, que comprende acciones de petición de información y de explicaciones, así como la evaluación de la gestión, y que busca la transparencia de la gestión de la administración pública para lograr la adopción de los principios de Buen Gobierno. Más allá de ser una práctica periódica de audiencias públicas, la rendición de cuentas a la ciudadanía por parte de la Personería Municipal, debe ser un ejercicio permanente que se oriente a afianzar la relación Estado – Ciudadano. Por su importancia, se requiere poner en práctica anualmente la guía de rendición de cuentas y que la misma se incluya en las estrategias del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano. De conformidad con el artículo 78 del Estatuto Anticorrupción todas las entidades y organismos de la Administración Pública deben rendir cuentas de manera permanente a la ciudadanía. Los lineamientos y contenidos de metodología serán formulados por la Comisión Interinstitucional para la Implementación de la Política de Rendición de Cuentas creada por el Compes 3654 de 2010. La rendición de cuentas se convierte en un instrumento que implica la obligación de informar y el derecho de ser informado, “Es un proceso permanente y una relación de doble vía entre el gobierno, los ciudadanos y los actores interesados en los resultados y en la gestión pública”.1 No debe ni puede ser un evento periódico, unidireccional, de entrega de resultados, sino que por el contrario debe ser un proceso continuo y bidireccional, que genere espacios de diálogo entre el Personería y los ciudadanos sobre los asuntos públicos.

1. Acciones y estrategias para la Rendición de Cuentas a la ciudadanía El Personero Municipal rendirá cuentas a la ciudadanía una vez al año. A más

tardar el 16 de diciembre publicarán los informes correspondientes que quedarán a disposición del público de manera permanente en la Secretaría de la entidad.

La rendición de cuentas consistirá en la presentación de un informe de las actividades que haya realizado el Personero Municipal en cumplimiento de sus funciones.

El informe que rinda la Personería Municipal será publicado en la cartelera de la Secretaría para el conocimiento y la revisión de la ciudadanía.

En todo caso se atenderá lo dispuesto en la guía para la rendición de cuentas adoptada mediante Resolución Número 025 del 12/08/09 y la Ley 1757 de 2015

2. Rendición de Cuentas ante el Concejo Municipal

La Personería Municipal rendirá un informe de gestión ante el Concejo Municipal; una vez al año, durante las primera sesiones del mes de mayo.

Los informes que rinda la Personería, serán publicados en la página web de la Personería o en la cartelera para el conocimiento y revisión de la ciudadanía.

1 Conpes: Rendición de cuentas: En búsqueda del buen gobierno”. Diciembre de 2011.

CUARTO COMPONENTE: MECANISMOS PARA MEJORAR LA ATENCIÓN AL CIUDADANO LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA

ATENCIÓN DE PETICIÓN, QUEJAS Y RECLAMOS, SUGERENCIAS Y DENUNCIAS. Este componente es liderado por el Programa Nacional de Servicio al Ciudadano del Departamento Nacional de Planeación, como ente rector de la Política Nacional de Servicio al Ciudadano, la cual busca mejorar la calidad y accesibilidad de los trámites y servicios de la administración pública y satisfacer las necesidades de la ciudadanía.

1. Desarrollo institucional para el servicio al ciudadano

Definir y difundir el portafolio de servicios de la Personería Municipal al ciudadano.

Implementar y optimizar los procedimientos internos que soportan la entrega de trámites y servicios al ciudadano y los procedimientos de atención de peticiones, quejas, sugerencias, reclamos y denuncias de acuerdo con la normatividad vigente.

Optimizar el uso del Buzón de Sugerencias, Quejas y Reclamos el cual está

disponible en la Secretaría de la Personería.

Mantener como correo oficial de la Personería Municipal el siguiente [email protected]

Poner a disposición de la ciudadanía en un lugar visible información actualizada

sobre:

Derechos de los ciudadanos y medios para garantizarlos. Descripción de los procedimientos, trámites y servicios de la entidad. Tiempos de entrega de cada trámite o servicio. Horarios y puntos de atención.

2. Afianzar la cultura de servicio al ciudadano en la Secretaria de la

Personería.

Desarrollar las competencias y habilidades para el servicio al ciudadano en los servidores públicos, mediante programas de capacitación y sensibilización.

Generar incentivos a los servidores públicos de las áreas de atención al ciudadano.

3. Fortalecimiento de los canales de atención.

Implementar protocolos de atención al ciudadano.

Recibir y dar trámite a los derechos de petición y solicitudes que lleguen por

correo electrónico dentro de los términos de la Ley 1437 de 2011.

mailto:[email protected]

PROCEDIMIENTO ATENCIÓN AL CIUDADANO

1. OBJETO: Recibir, tramitar y resolver oportunamente las peticiones, derechos de petición, exhortos, felicitaciones que se derivan de la prestación de los servicios de la Personería Municipal de Hispania Antioquia.

2. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

Actividad Descripción de la actividad

Responsable: Auxiliar de Recepción de Documentos

La documentación que se recibe está dirigida a: Personería Municipal.

La documentación de la comunidad se recibe en:

En la Secretaría de la Personería.

A través de la página web.

Por medio de la línea telefónica.

En los buzones de Sugerencias.

Responsable: Recepción de documentos

En la secretaría de la Personería, se recibe la documentación física y se asigna un radicado a cada documento.

Revisar los requerimientos y direccionar a la personería a los derechos de petición.

Responsable: Personero.

Para todo lo anterior se diligencia Registros de comunicaciones oficiales y correspondencia

Para los derechos de petición y exhortos se envía un memorando a la dependencia encargada de dar respuesta para su gestión.

La personera da respuesta y solución a lo requerido, para ello diligencia el Comunicado Externo.

Se envía copia de la respuesta a la Personería

RESPONSABLE: Personero.

Las Quejas, Reclamos, Sugerencias y reconocimientos, serán atendidas tanto en forma personal, telefónica, por correspondencia, internet, fax o buzones.

Mensualmente se debe realizar el Informe De Quejas Reclamos y sugerencias.

La Norma Interna de Quejas, reclamos, sugerencias y reconocimientos contiene la información que se requiere para hacer la identificación y darle el tratamiento correspondiente a la solicitud del cliente.

Responsable: Personero.

Hacer el seguimiento respectivo a los requerimientos de la comunidad, los términos de la solución.

Hacer seguimiento

Atender y dar

respuesta a las

quejas, reclamos,

sugerencias y

reconocimientos

de la comunidad

Quejas, Reclamos, sugerencias y Reconocimientos Informe De Quejas, Reclamos Y Sugerencias Comunicado Externo

Recibir la

documentación

de la

comunidad

INICIO

Dar solución y

respuesta a los

requerimientos

de la

comunidad

FIN

Revisar,

radicar y

direccionar la

documentación

física.

Registros de comunicaciones oficiales y correspondencia Memorando Comunicado Externo

3. ATENCIÓN DE PETICIONES, QUEJAS, SUGERENCIAS Y RECLAMOS En cumplimiento de lo dispuesto por el artículo 76 de la Ley 1474 de 2011 se han desarrollado los procesos que permitan recibir, tramitar y resolver las quejas, sugerencias y reclamos que los ciudadanos formulen y que se relacionen con el cumplimiento de la misión de la entidad. Definiciones:

Petición: es el derecho fundamental que tiene toda persona a presentar solicitudes respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener su pronta resolución2.

Queja: es la manifestación de protesta, censura, descontento o inconformidad que formula una persona en relación con una conducta que considera irregular de uno o varios servidores públicos en desarrollo de sus funciones3.

Reclamo: es el derecho que tiene toda persona de exigir, reivindicar o demandar

una solución, ya sea por motivo general o particular, referente a la prestación indebida de un servicio o a la falta de atención de una solicitud.4

Sugerencia: es la manifestación de una idea o propuesta para mejorar el servicio o la gestión de la entidad.

Denuncia: Es la puesta en conocimiento ante una autoridad competente de una

conducta posiblemente irregular, para que se adelante la correspondiente investigación penal, disciplinaria, fiscal, administrativa - sancionatoria o ético profesional. Es necesario que se indiquen las circunstancias de tiempo modo y lugar, con el objeto de que se establezcan responsabilidades. Es deber de toda persona denunciar a la autoridad competente las conductas punibles de que tenga conocimiento. Para los servidores públicos tiene connotación constitutiva de infracción de conformidad con los el artículo 6 de la Constitución Política.

Gestión de Solicitudes

Recepción: Las solicitudes, quejas, sugerencias, reclamos y denuncias podrán ser remitidas y radicadas por cualquiera de los siguientes medios de comunicación:

Correo Electrónico: [email protected]óno: 8432862 ext. 111, fax ext. 0

Verbalmente en la oficina de la Personería Municipal ubicada en el Palacio Municipal Hispania-Antioquia.

Oficina Competente: Dentro de la estructura organizacional de la Personería

Municipal serán las siguientes dependencias:

2 Ley 1437 de 2011. Artículo 13. 3 Cómo atender adecuadamente las quejas ciudadanas. Veeduría Distrital – Alcaldía de Bogotá diciembre 2010. 4 Ibídem cit. 18.

mailto:[email protected]

La Secretaría de la Personería Municipal será la dependencia encargada de recibir y tramitar las quejas, sugerencias y reclamos que los ciudadanos formulen en relación con el cumplimiento de la misión de la entidad.

El Personero Municipal será el encargado de resolver las solicitudes, quejas y reclamos que sean radicadas por los ciudadanos.

Consideraciones Generales: Toda actuación que inicie cualquier persona ante

las autoridades implica el ejercicio del derecho de petición consagrado en el artículo 23 de la Constitución Política, sin que sea necesario invocarlo. Mediante este, entre otras actuaciones, se podrá solicitar el reconocimiento de un derecho o que se resuelva una situación jurídica, que se le preste un servicio, que se le entregue información, se le permita consultar, examinar y requerir copias de documentos, formular consultas, quejas, denuncias y reclamos e interponer recursos. Conforme a la Ley 1755 de 2015, los términos para resolver son:

Para cualquier petición: 15 días siguientes a la recepción.

Para la petición de documentos: 10 días siguientes a la recepción.

Consultas de materias a su cargo: 30 días siguientes a la recepción.

Peticiones entre autoridades: 10 días siguientes a la recepción Seguimiento

Dar cumplimiento a lo establecido en la Ley 594 de 2000 – Título V Gestión de Documentos, implementando un Programa de Gestión Documental que permita hacer seguimiento a la oportuna respuesta de los requerimientos de los ciudadanos y a la trazabilidad del documento al interior de la entidad.

Dotación de equipos

Adquirir herramientas y equipos tecnológicos como computadores, scanner, impresora, video vean, fotocopiadora, etc., que permitan una mejor gestión y prestación de servicios.

QUINTO COMPONENTE: MECANISMOS PARA LA TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN

Este componente recoge los lineamientos para la garantía del derecho fundamental de Acceso a la Información Pública regulado por la Ley 1712 de 2014 y el Decreto Reglamentario 1081 de 2015, según la cual toda persona puede acceder a la información pública en posesión o bajo el control de los sujetos obligados de la ley. En tal sentido, las entidades están llamadas a incluir en su plan anticorrupción acciones encaminadas al fortalecimiento del derecho de acceso a la información pública tanto en la gestión administrativa, como en los servidores públicos y ciudadanos. La información pública es todo conjunto organizado de datos contenidos en cualquier documento, que las entidades generen, obtengan, adquieran, transformen, o controlen. Dicha información debe cumplir con criterios de calidad, veracidad, accesibilidad y oportunidad.

Dentro de este componente existen 5 lineamientos

1. Lineamientos de transparencia activa: se entiende por esta la obligación que tiene la Personería Municipal de Hispania de divulgar proactivamente información publica. Esto quiere decir que se tiene la responsabilidad de publicar en los sitios de internet, al menos unos mínimos de información:

Descripción de la estructura orgánica, divisiones, departamentos, funciones, deberes, la ubicación de la sede y horario.

Presupuesto, ejecución presupuestal histórica anual y planes de gasto público, planes de acción.

Directorio de servidores públicos y contratistas

Normas generales y reglamentarias, políticas, lineamientos o manuales, metas, objetivos de las unidades administrativas, resultados de auditorías y evaluaciones de desempeño.

Plan anual de adquisiciones, las contrataciones adjudicadas en cada año, plazos de cumplimiento de contratos

Plan anticorrupción y atención al ciudadano

Lineamientos de Transparencia Pasiva: refiere a la obligación de responder las solicitudes de acceso a la información en los términos establecidos en la Ley.

Elaboración de los instrumentos de la Gestión de la Información: la ley establece tres instrumentos que apoyan la gestión de la información en las entidades, que incluye un registro o inventario de activos de información, un esquema de publicación de información y la elaboración de un índice de información clasificada y reservada

Criterio diferencial de accesibilidad: implica tener en cuenta las características de la ciudadanía frente al tipo de información que las instituciones publican, asi como de implementar formatos alternativos que implican sean comprensibles para personas en situación de discapacidad o para grupos étnicos y culturales del país.

Monitoreo del acceso a la información pública: Hace referencia a la obligación que tiene la institución de generar de manera sistemática un informe de las solicitudes de acceso de información el cual debe contener: el numero de solicitudes recibidas, el numero de solicitudes que fueron trasladadas a otra institución, el tiempo de respuesta a cada solicitud y el numero de solicitudes en las que se negó el acceso a la información.

SEXTO COMPONENTE: INICIATIVAS ADICIONALES

La Personería Municipal de Hispania cumple de manera eficaz cada una de sus obligaciones constitucionales y legales, y de esta manera se aplican de manera continua los objetivos de calidad impuestos, los cuales se denotan en el personal de la dependencia al momento de la atención a la comunidad y cada uno de los servicios prestados. De esta manera se velará por que cada funcionario cumpla sus deberes y obligaciones legales basados en la visión, misión institucionales, políticas de calidad y los objetivos del presente plan. SEGUIMIENTO Y CONTROL La Personeria Municipal realizará la verificación de la ejecución de las estrategias anticorrupción y atención al ciudadano, la visibilización, el seguimiento y control de las acciones en las fechas establecidas acorde a la normatividad vigente. El seguimiento se realiza con corte a las siguientes fechas: 30 de abril, 31 de agosto y 31 de diciembre, y se

publicaran dentro de los diez (10) días primeros días hábiles de los meses de: mayo, septiembre y enero.

El presente Plan fue elaborado por la Personera Municipal de Hispania Antioquia a los TREINTA (29) días del mes de marzo del año dos mil dieciséis (2016).

ROMAREISI GARRO MIRA Personera Municipal (Encargada)

Resolución 02 plan anticorrupcion y atención personeria-2016

Government & Nonprofit

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