El seguimiento y el control en el ciclo de los proyectos

La necesidad de introducir el componente de control y evaluación en la gestión

de proyectos y en las actividades comerciales ha tenido una amplia acogida, en

buena medida, por los costos asociados a los reprocesos y a las devoluciones.

Pero, esas experiencias generaron la errónea percepción de que lo importante

era identificar los errores o defectos al final del proceso, cuando ya se ha

incurrido en todos los costos de ejecución de las acciones. Ciertamente, así

ahorramos molestias a los clientes y evitamos entregas de proyectos mal

realizados. Pero así desperdiciamos todos los recursos que se han involucrado

desde el inicio hasta la fase final de la producción, previa a la entrega.

Con la filosofía y la práctica del control total de la calidad se introdujo en el

pensamiento de los planificadores la necesidad de anticipar las acciones de

seguimiento y control a todas las acciones durante el proceso y desde la

incorporación misma de los insumos y recursos. Es decir, planificamos y

ejercemos controles en todas las actividades, todo el tiempo. Desde luego, la

gerencia japonesa, que promovió ese enfoque, se caracteriza también por

promover decididamente la participación de los ejecutores en el diseño mismo

de los mecanismos de control.

Se ha vuelto tan importante este tema que hoy en día hace parte de las políticas

empresariales formuladas por la alta dirección, más aún porque es un elemento

esencial para la obtención de las certificaciones de calidad de productos,

procesos y de la organización misma, reconocimientos que hacen parte de las

condiciones mínimas de competitividad en el mundo moderno. Entonces, en el

diseño de mecanismos de seguimiento de los planes de área resulta

indispensable dar cumplimiento a las políticas formuladas por la organización.