Diseño de un Sistema Eficiente de Facturación en la Empresa InterE.A.G. C.A.

Los sistemas y tecnologías de información han cambiado la forma en que operan las organizaciones actuales. A través de su uso se logran importantes mejoras, automatización de procesos, y mejorar la eficiencia de los mismos.En el mercado actual de sistemas de administración empresarial a pesar de poseer una gran oferta, las opciones multiplataforma y/o enfocadas a ambientes web son muy pocas y las que hay son deficientes en funcionalidades.Este sistema busca además de adentrarse en esos campos, ser capaz de adaptarse a los requerimientos específicos diseñando un sistema a medida, ya que difiere en varios aspectos de la manera de operar de una empresa común debido principalmente al hecho de estar operada y gerenciada por estudiantes, además el trabajo independiente, aspecto que la mayoría de los sistemas no implementan completamente.

El trabajo se presenta a continuación en proceso de diseño de un sistema de facturación enfocado a los requerimientos y características del sistema de la empresa InterE.A.G. C.A., busca mejorar las deficiencias existentes en el sistema de gestión empresarial actual, tales como velocidad y eficiencia en el proceso de facturación, así como mejorar aspectos en cuanto interfaz, seguridad y tolerancia a fallos en los distintos módulos que comprende un sistema de gestión completo, como lo son los reportes e inventario, de esta manera mejorar la experiencia del usuario y brindar un mejor servicio al público en general.

En el presente proyecto se logró integrar los procesos involucrados referentes al área de facturación, inventario y reportes manejados por el sistema actual, además de ajustar procesos a las características particulares mejorando la operatividad de las mismas.

Descripción de la empresa:

Creada en el año 2014 Atendida y gerenciada por un personal capacitado, se ofrece al público en general, servicios a precios preferenciales tales como:Impresión y fotocopiado, Cafetería, Navegación en Internet, Recarga de cartuchos, Quemado de CD, Centro de computación, Librería y papeleríaCompra venta de libros usados, Recepción y envío de fax, entre otros.

OrganizaciónEl organigrama de la Empresa InterE.A.G. C.A., está estructurado de la siguiente manera:Dos personas en gerencia, Sub-Gerente y Gerente.Un Administrador, encargado de la parte contable de la empresa.

Un Encargado de Almacén, que se encarga del manejo del inventario y la recarga de productos.Cinco empleados de tienda que realizan todas las funciones operativas, estratégicas y de atención al público, quienes garantizan el funcionamiento óptimo de cada una de las secciones.

2.1. Herramientas de soporte a la actividad comercial de pequeñas y medianas empresas

Esta sección tiene como fin la evaluación de distintas herramientas de soporte para la actividad comercial de pequeñas y medianas empresas, como lo son los sistemas de facturación y manejo de contabilidad de las ventas en lo referente a calidad.Para llevar a cabo este objetivo el documento seguirá los lineamientos para medir calidad, especificados en la norma ISO 9126-1998; en la misma se definen seis atributos los cuales son:

Funcionalidad: Habilidad del software para realizar el trabajo deseado.

Fiabilidad: Habilidad del software para mantenerse operativo (funcionando).

Eficiencia: Habilidad del software para responder a una petición de usuario con la velocidad apropiada.

Usabilidad: Habilidad con que el usuario puede utilizar una herramienta con el fin de alcanzar un objetivo concreto.

Mantenibilidad: Habilidad del software para realizar modificaciones, incluidas las correcciones, mejoras o adaptación del software a los cambios en medio ambiente. Estas pruebas quedan fuera del alcance de este documento debido a que la mayoría de las herramientas estudiadas son de código cerrado.

Casos de Estudio

Debido a la poca oferta de software desarrollado en Venezuela con las características deseadas para el estudio, se seleccionaron 2 sistemas como muestra, la cual está compuesta por dos sistemas venezolanos, ValeryR comercial y TuFacturaFacil un sistema de facturación online gratuito, que posee alternativas gratuitas de código libre.Con excepción de ValeryR todos los sistemas estudiados se ejecutan en interfaces web y son multiplataforma.

Valery (Venezuela)Sistema de facturación enfocado al mercado venezolano, con casi todas las funcionalidades que puede exigir una empresa en lo que respecta a facturación y

contabilidad, es el único sistema que estudiaremos que no basa su plataforma en la web, sino que opta por alternativas gráficas para Windows.

TuFacturaFacil (Venezuela)Es un sistema de facturación en línea que permite a los usuarios del sistema generar facturas, para uso personal o empresarial. Admite gestión de clientes y lleva registro de todas las operaciones realizadas, dispone de una versión gratuita con limitaciones en el número de facturas a generar y el histórico solo almacena datos con un año de antigüedad.

Pruebas Funcionalidad

Idoneidad: Se enumeraran las funciones buscadas en un software administrativo ponderando cada una según su relevancia.

Interoperabilidad: Se evaluara la capacidad del software para interactuar con distintos dispositivos de salida como lo son impresoras, impresoras fiscales y cajas registradoras.

Seguridad: Se evaluaran los protocolos para la transmisión de datos.

EficienciaComportamiento en el tiempo: Se evaluaran los tiempos de respuesta, la medición se hará usando la herramienta Timeline presente en Developers Tools del explorador Google Chrome.

Utilización de recursos: Memoria RAM que consume el proceso, se usaraGoogle Chrome para las pruebas en sistemas online debido a la capacidad de separar la memoria RAM que consume el explorador de la memoria RAM de cada página.

ResultadosA continuación se muestran las gráficas con los resultados de los experimentos, para verlos detallados ver Anexos A: Documento Pruebas de Calidad.

FuncionalidadEn lo que respecta a idoneidad Valery se presenta como la mejor alternativa debido a la gran cantidad de funciones que ofrece la las pymes. Se presenta como mejor alternativa en interoperabilidad debido al mayor número de dispositivos con los cuales es compatible como lo son impresoras fiscales y máquinas registradoras.

En seguridad todos los sistemas estudiados se comunican a través deUna red cerrada LAN o a través de protocolos seguros WAN, con excepción de TuFacturaFacil se puede considerar que los sistemas cumplen lo mínimo requerido a nivel de seguridad.

Tabla comparativa

Modelo de Diseño

DETERMINACIÓN DE LOS REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA

Requerimientos de entrada

Los usuarios requieren un sistema automatizado que les facilite el proceso de facturación que se produce diariamente donde dicho sistema tenga las siguientes características principales previamente estudiadas como lo son:

La automatización de consultas con respecto a la existencia de productos tomando en cuenta su descripción especifica.

Herramientas de fácil manejo por medio de la automatización en computadoras la cual hará el proceso de registro más fácil.

Programa de adiestramiento y capacitación para el manejo del sistema computarizado el cual facilita el proceso.

Sistema que este relacionado directamente con el operador. Se necesita tener la existencia de cada producto en el almacen. Se requiere almacenar los productos para agilizar el funcionamiento de la

empresa.

Requerimientos de almacenamiento

La información será almacenada en un disco fijo de 80 GB.

Se requiere almacenar todos los productos para realizar consultas más rápidas. Se debe guardar las transacciones diarias por concepto de consultas.

Un contador y actualizador diario de datos para tener un reporte diario de todas las operaciones que se realizan diariamente.

Se necesita que a la hora de guardar los datos se tenga toda la actualización y descripción de todos los productos para que el inicio del día sea lo más rápido posible.

Requerimientos de salida

Generar reportes por medio de pantalla e impresora, estos reportes puede

Ser: consultas, clientes, productos, entre otros.

Se requiere que el reporte que es controlado por el operador, se realice con un

Formato claro y bien detallado.

Se requiere que el reporte que es controlado por el operador, sea más específico de acuerdo a sus actividades.

Flujograma del Proceso

Conclusiones

La realización de este proyecto, permitió elaborar una Propuesta de un Sistema Automatizado para el Control del Inventario en las obras tomando como ejemplo el Barrio Mario Briceño Iragorry de la Parroquia Sucre, el cual fue desarrollado como una manera de darle solución a las fallas que se presentan al realizar el control de inventario que es realizado en forma manual, cuyo planteamiento del problema se originó de la observación directa de las tareas y actividades que se cumplen en el Consejo Comunal de dicha Comunidad.