Universidad Fermín ToroVice-rectorado Académico

Decanato de Investigación y Post-gradoMaestría en Gerencia Empresarial

SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL, DESCRIPCIÓN BASADA EN LOS SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL, DESCRIPCIÓN BASADA EN LOS PROCESOS DE LA GERENCIA GENERAL DE LA EMPRESA MED MAC IMPORT, PROCESOS DE LA GERENCIA GENERAL DE LA EMPRESA MED MAC IMPORT,

C.A. C.A.

ParticipanteParticipante::

Santos A. SánchezSantos A. Sánchez

Grupo: 12 BGrupo: 12 B

PLANEACIÓN

La descripción de los Procesos de la Gerencia General de la empresa Med Mac Import, C.A. se recoge de las informaciones proporcionadas por la Junta Directiva para alcanzar las metas propuestas a corto, mediano y largo plazo. Para la fijación de las metas generalmente Med Mac Import, ubicado en Boleíta Norte Caracas, se centra no sólo en los niveles altos de la organización, sino también en los niveles intermedios y bajos, los objetivos específicos y las fechas respectivas para lograrlas es trazada por la Gerencia General con apoyo de la División Administrativa, participan muy poco las unidades operativas en

sus necesidades y recursos.

SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL, DESCRIPCIÓN BASADA EN LOS PROCESOS DE LA

GERENCIA GENERAL DE LA EMPRESA MED MAC IMPORT, C.A.

La Gerencia General está pendiente para que se logren los objetivos. La política presupuestaria de la empresa es flexible. Estás están definidas en el área administrativa, lo cual significa que tienen un horizonte claro que contribuye a permanecer en el tiempo para el logro de las metas propuestas.

PLANEACIÓN

En la organización existen programas de trabajo a objeto de contribuir anticipadamente sobre qué hacer para una adecuada toma de decisiones en el establecimiento de los objetivos. Las metas se planifican tomando los aspectos cualitativos y cuantitativos. La empresa con miras siempre en estar a la vanguardia en el área de la salud para prestar un mejor servicio a sus clientes entre ellos Centros Clínicos, Clínicas, Hospitales y Policlínicas tiene presente sus fortalezas y debilidades, así como, las oportunidades y amenazas para la planificación de estrategias que le proporcionen ventajas competitivas en busca del mejoramiento continuo marcando la diferencia con respecto a las otras empresas del sector salud.

 

PLANEACIÓN

La empresa Med Mac Import, C.A. utiliza el organigrama como instrumento para definir al sistema estructurado de la organización, así como también los manuales de organización, es decir, el sistema organizativo está estructurado, pues se especifican las funciones, las tareas, las responsabilidades, los derechos, los canales de comunicación, los procedimientos y otros, generalmente de forma escrita mediante estos instrumentos. A continuación una breve descripción de las divisiones que conforman el organigrama de la empresa Med Mac Import, C.A. Junta General de Accionista, Presidente, Gerencia General, División Administrativa, División Comercial y División Técnica. La División Administrativa compuesta por Contabilidad y Finanzas, Crédito y Cobranzas, Personal y Servicios Generales, La División Comercial formada por Los Inventarios, Promoción Y Publicidad, Ventas y la División Técnica por los servicios de Reparación y Mantenimiento.

ORGANIZACIÓN

Se hace necesario dividir las tareas asignando entre los diferentes miembros de la organización una responsabilidad y una misión específica, con miras a lograr los objetivos organizacionales. Se aclaran y asignan las responsabilidades a cada uno de los diferentes trabajadores, así trabajando organizadamente, todos conocen más claramente el papel que deben desempeñar y la forma en que sus funciones se relacionan con otras, permitiendo que el personal de la empresa Med Mac Import, trabaje con mayor efectividad, ya que todos los esfuerzos se dirigen directamente hacia la meta trazada por la organización.

ORGANIZACIÓN

En la empresa existe una adecuada delegación de autoridad, de acuerdo a la estructura organizativa. La autoridad que proviene de los accionistas en la asamblea general, es delegada a la Junta Directiva, los cuales delegan autoridad en un Presidente, en un Gerente General, hasta llegar a los empleados de la empresa Med Mac Import, es decir, la autoridad proviene de los propietarios o socios de la empresa, va desde arriba y fluye hacia abajo. Además los manuales de procedimientos están actualizados, lo que permite que cada empleado en la empresa conozca claramente su trabajo, sus funciones, sus responsabilidades, dando una guía para las acciones a ejecutar y concentrando los esfuerzos en el logro de los objetivos que persigue la empresa Med Mac Import, C.A.

ORGANIZACIÓN

La Gerencia General tiene a su cargo la responsabilidad de la administración general de la empresa Med Mac Import, C.A., la dirección de la totalidad de la empresa. Establece las normas básicas, objetivos, políticas y planes globales junto con los niveles jerárquicos altos (con los jefes de cada División), avala los programas, proyectos, las estrategias y los cursos alternativos de acción para el crecimiento de la empresa. El Gerente General es el representante de la empresa, es decir, vigila el buen funcionamiento, es el encargado de tomar las decisiones más importantes dentro de la organización. Hay una motivación hacia el personal para que realice bien su trabajo y se sienta satisfecho en sus labores cotidianas, a través del reconocimiento de su labor, haciéndolo sentir parte importante de la empresa, reuniones sociales con los trabajadores de la empresa Med Mac Import, C.A. para propiciar un buen ambiente laboral, que exista armonía con el equipo de trabajo, además de bonos e incentivos salariales acordes con su labor. La Gerencia General posee un liderazgo efectivo, transformador que moviliza a los miembros de la organización en pro de los objetivos trazados.

DIRECCIÓN

Además, mantiene un buen sistema de comunicaciones para que la información fluya adecuada y correctamente, en forma clara y precisa, generalmente en forma escrita a través de memorándum, e-mail internos, y de forma verbal, lo que permite mantener bien informada al área administrativa. También logra una buena coordinación sincronizando los esfuerzos y actividades de los diferentes miembros de la empresa Med Mac Import, coordinando con la División Administrativa para asegurar que los registros y sus análisis se están ejecutando correctamente, para el logro de los trabajos asignados en la mejor forma posible.

DIRECCIÓN

La Gerencia General controla las actividades operacionales de la empresa Med Mac Import, C.A. junto con los jefes de cada Departamento. Establecen normas deseadas de desempeño, Comparan las medidas de desempeño real con las normas y corrigen las desviaciones, de manera que todas las actividades se realicen de acuerdo a lo planificado. Actualmente ha surgido la necesidad de un mayor y mejor control en el Departamento de Inventarios de la División Comercial donde se encuentran los equipos y materiales médicos de la empresa Med Mac Import, pues el encargado de verificar los resultados de cada tarea en esta área recae en la responsabilidad del supervisor inmediato, quien suministra información a la Gerencia General. Es importante tener presente que el éxito del supervisor en el desempeño de sus deberes determina el éxito o el fracaso de los programas y objetivos de la división donde labora. De él depende la calidad del trabajo, el rendimiento, la moral y el desarrollo de buenas actitudes por parte de sus trabajadores. El supervisor de Inventarios vigila, dirige y evalúa el trabajo y conoce a todos los trabajadores bajo su cargo.

CONTROL

El supervisor debe solucionar los problemas y tomar las decisiones que le competen, así también debe averiguar porque las condiciones o resultados están por debajo de los estándares, y corregir esas condiciones y lograr los resultados esperados. Se ha observado que el supervisor de almacén de los Inventarios no está cumpliendo adecuadamente con sus funciones pues se han detectado perdidas frecuentes de algunos materiales e insumos importantes, lo que amerita que se tomen las medidas necesarias para corregir esta situación que está afectando el sistema de almacenamiento de esta División dentro de la empresa. Requiriéndose un mayor control de la existencia de inventarios en cuanto a las entradas y salidas de materiales e insumos del almacén.

CONTROL

PROBLEMÁTICA EN EL ÁREA FUNCIONAL Actualmente ha surgido la necesidad de un mayor y mejor control en la División

Comercial, específicamente en el área de Inventarios donde se encuentran los materiales e insumos médicos de la empresa Med Mac Import; la filosofía de la empresa apunta a mantener los equipos médicos dentro de los parámetros óptimos requeridos para la práctica médica.  

La empresa Med Mac Import, C.A., se ve afectada por no tener conocimiento exacto de los materiales y accesorios existentes actualmente, en los diferentes departamentos que lo conforman, como el departamento de Inventarios, entre ellos, materiales, accesorios, suministros, pintura, parte electrónica y parte electromecánica al no llevar un control adecuado, por lo que incurren en gastos sin tomar en cuenta la cantidad que se adquirió por última vez de ese material, por otra parte se generan retrasos en las actividades por no contar con un stock de lo requerido al momento de trabajo.

 PROBLEMÁTICA EN EL ÁREA FUNCIONAL DE LA EMPRESA MED

MAC IMPORT, C.A. UBICADA EN BOLEÍTA NORTE, CARACAS. 

El encargado de verificar los resultados de cada tarea en esta área recae en la responsabilidad del supervisor inmediato, quien suministra información a la Gerencia General. Se ha observado que el supervisor de almacén no está cumpliendo adecuadamente con sus funciones pues se han detectado perdidas frecuentes de algunos materiales e insumos importantes, esto trae como consecuencia, grandes pérdidas de dinero para la empresa, lo que amerita que se tomen las medidas necesarias para corregir esta situación problemática que está afectando el sistema de almacenamiento de esta División dentro de la empresa. Requiriéndose un mayor control de la existencia de inventarios en cuanto a las entradas y salidas de materiales, accesorios e insumos del almacén.

PROBLEMÁTICA EN EL ÁREA FUNCIONAL

Información. La información a recopilarse se hará a través de un sistema de código de barras, el cual ha de emplearse para el conteo de materiales, suministros, equipos, accesorios e insumos según el ingreso o egreso de los mismos.

Personas. Gerente de compras y almacenamiento, supervisor y dos asistentes. Tecnología de La Información y la Comunicación. Ha de crearse un software en base

a los datos suministrados por la empresa Med Mac Import, para el control de entradas y salidas de los materiales y accesorios, el hardware incluye computadores y lectores de código de barra.

Técnicas de Trabajo. El método empleado en el almacén para el control de los Inventarios será el sistema de Promedio Móvil, debido a que Venezuela actualmente tiene un proceso inflacionario alto y el más recomendable es el Promedio.

USUARIOS En cuanto se refiere al Usuario, será empleado por todas las divisiones que

conforman la empresa Med Mac Import, entre ella, División Administrativa, División Técnica y División Comercial, especialmente en el departamento de Inventarios quienes manejan diariamente los materiales, accesorios, suministros, insumos y equipos médicos.

ASPECTO A TOMAR EN CUENTA PARA LA APLICACIÓN DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL

Gracias por su Atención