SISTEMA DE PLANEACION Y PRESUPUESTO

Módulo de informes

Este apartado del sistema tiene como finalidad registrar el ejercicio del gasto de forma

diaria por cada uno de los centros de costo que conforman la unidad ejecutora, de

acuerdo a las disposiciones de disciplina presupuestaria establecidas en el presupuesto

aplicable para el ejercicio 2010, utilizando los documentos autorizados por la

secretaría como son:

- Orden de pago de nomina.

- Solicitud de pagos diversos.

- Solicitud de gastos a comprobar.

- Solicitud de reembolso para el fondo fijo de caja.

- Solicitud de pago de adquisiciones directas.

- Solicitud de gastos de viaje a comprobar.

- Solicitud de adquisición de bienes y/o servicios.

- Contrato.

- Comprobación de gastos.

- Certificación presupuestal.

Proceso general para el registro presupuestal 2010

En este documento se mostraran algunos ejemplos de los movimientos que podrá hacer

en este módulo, para iniciar el registro deberá acceder al módulo de informes y

enseguida seleccionar registrar ejercicio; seguido de esto elegir el mes a reportar:

En seguida seleccionara alguno de los documentos autorizados:

- Orden de pago de nómina.- En el caso de las dependencias es el documento

que quincenalmente emite la secretaría, a través de la Dirección General de

Administración de Personal. Contiene el monto total de las percepciones,

deducciones y neto a pagar, por concepto de servicios personales de las

unidades ejecutoras.

Seguido de esto se capturarán los datos principales del documento como son: Fecha

de elaboración, no. de quincena y concepto.

En el momento que se guarda el registro el sistema generará un folio con el cual podrá

acceder al detalle del documento, una vez seleccionado el tipo de documento y el folio,

notará que el sistema abrirá otro radio botón llamado “claves presupuestarias” y con

él podrá capturar o consultar el detalle del movimiento.

Detalle

En la parte inferior de la pantalla después del detalle del documento encontrará un

registro detallado de la partida de gasto así como un total por centro de costo y

proyecto.

Una vez terminado la captura del movimiento se realiza la afectación presupuestal

directamente a pagado y podrá imprimir la solicitud de orden de pago de nomina,

documento que no se tramita sólo se imprime para su revisión.

Es importante comentar que así como en la mayoría de los reportes que maneja el

sistema aquí también será necesario cerrar el folio para que desaparezca la filigrana

con la leyenda “Documento borrador”. este aparece en la parte inferior

izquierda de la pantalla.

- Solicitud de pagos diversos.- Es el documento para el trámite de pago por las

adquisiciones de bienes y/o servicios que realizan las unidades ejecutoras, con

cargo a las partidas de gasto de los capítulos, 1000, 2000, 3000, 4000,

5000, 7000 y 9000.

Como en todos los casos será necesario seleccionar el mes a registrar y el tipo

de documento que se desea utilizar.

En este caso nos referiremos a una solicitud de pagos diversos a un proveedor en

donde se capturan los datos principales: fecha de elaboración, fecha de vencimiento,

proveedor y concepto; en el momento de guardar esta información el sistema nos

arrojara un número de folio que servirá para identificar el movimiento.

Para continuar con el movimiento se seleccionará el folio y este a su vez habilitará el

radio botón “claves presupuestarias” que seleccionará para capturar el detalle del

movimiento (proyecto, fuente de financiamiento, centro de costo, partida de gasto, y

clasificación contable y monto).

Una vez guardado el registro se realiza la afectación presupuestal directamente a

devengado como se muestra en la parte inferior de la pantalla.

Cuando se haya concluido con la captura de los movimientos de este folio será

necesario cerrar el folio teniendo en cuenta que una vez realizada esta

acción ya no se podrán agregar nuevas claves presupuestarias.

En cuanto el folio este cerrado desaparecerá del documento la filigrana “Documento

borrador ”y estará en posibilidad de realizar su trámite ante tesorería y se imprimirá

de la siguiente forma:

Una vez que se tenga el número de contra-recibo se tendrá que registrar junto con la

fecha de elaboración.

En este momento la afectación presupuestal pasa a pagado, posteriormente podremos

si está a nuestro alcance, capturar los datos del o los cheques que refieran el pago

como son: (número de cheque, fecha de elaboración, banco y monto).

Hasta aquí queda concluido el proceso de solicitud de pago diverso a un proveedor

aunque como una aportación extra se incluyó el registro de la documentación

comprobatoria, misma que servirá para acompañar la caratula del trámite ante

tesorería registrando el concepto, cantidad, monto unitario y fecha de dicha

documentación.

El reporte de documentación comprobatoria es el siguiente:

Existe otra modalidad de solicitud de pagos diversos que se genera de un contrato, y

esta es la única forma en que podemos comprometer los recursos, se siguen los mismos

pasos que la modalidad anterior con la diferencia de que primero es necesario

generar una solicitud de adquisición de bienes y/o servicios, y en seguida capturar los

campos principales como son: fecha de elaboración, no. de control y concepto.

Nota.- El no. de control puede ser el que asigna la Dirección General de Recursos

Materiales o bien cualquier número de control que se le asigne.

Una vez que capture los datos principales del folio podrá capturar el detalle de claves

presupuestarias.

En este momento nuestro presupuesto pasa a comprometido para poder utilizar lo en

un contrato.

Una vez que se llevó a cabo la licitación pública y ya existe un proveedor designado

para la compra del bien y/o servicio entonces es necesario realizar un contrato; para

esto será necesario generar un folio de contrato y seleccionar el origen del contrato

que este caso será el número de solicitud de bien y/o servicio, a continuación nos

enviará en pantalla los datos de la solicitud del bien y/o servicios por si haya que

hacer alguna modificación, si no es así entonces solo lo guardamos y en este momento

estará en posibilidad de guardar las claves presupuestarias correspondientes.

Cabe hacer mención que solo podremos afectar las claves presupuestarias en las que

tengamos comprometido el recurso y que este no podrá ser mayor al recurso

comprometido.

En este paso no hacemos afectación presupuestaria ya que sólo estamos asignando al

contrato los recursos comprometidos con anterioridad; ahora para poder generar el

pago, tendrá que elaborar una solicitud de pagos diversos y donde nos solicita el

origen del pago, seleccionará el número de contrato.

En este momento pasará nuestra afectación a devengado y en el momento que tenga

el numero de contra – recibo se tendrá que registrar para que nuestra afectación pase

a pagado.

- Solicitud de gasto a comprobar.- Es el documento para obtener los recursos que

permitan a las unidades ejecutoras sufragar ciertos gastos, con cargo a las

partidas de los capítulos 1000, 2000 y 3000.

Como en todos los casos será necesario seleccionar el mes a registrar y el tipo

de documento que desea utilizar.

Una vez que el sistema haya asignado un folio deberá de seleccionarlo para

poder capturar los datos principales del documento como son: fecha de

elaboración y concepto.

Una vez capturados estos datos tendrá que efectuar el registro del detalle del

documento oprimiendo en el radio botón “Claves presupuestarias”, y en seguida

tendrá que registrar todas las claves que integran la clave presupuestaría y su

monto.

Es necesario que una vez que se hayan terminado de capturar todas las claves

presupuestarias se cierre el folio para seguir con el trámite y se pueda imprimir el

documento sin el texto “Documento borrador”, para estar en posibilidad de

seguir con el trámite ante tesorería y la afectación presupuestal queda como

comprometido.

En ese momento ele sistema activará nuevas opciones para seguir con el proceso

normal de este documento.

Una vez que tesorería entregue el contra-recibo será necesario registrar la fecha

de elaboración y el número de contra-recibo en el sistema y la afectación

presupuestal no sufre ningún cambio y sigue en comprometido.

Cuando tesorería entregue el cheque será necesario registrar el detalle del o los

cheques como son: fecha, número, monto y banco, y en ese momento la afectación

presupuestal queda como devengado.

- Solicitud de reembolso para el fondo fijo de caja.- Es el documento necesario

para la recuperación de recursos por gastos efectuados derivados de gastos

urgentes de gasto corriente.

Como en todos los casos será necesario seleccionar el tipo de documento que se

desea utilizar.

Una vez que el sistema nos haya asignado un folio deberemos de seleccionarlo

para poder capturar los datos principales del documento como son: fecha de

elaboración y concepto.

Una vez capturados estos datos nos enfocaremos a la captura del detalle del

documento oprimiendo en el radio botón “Claves presupuestarias”, y

capturaremos todos los movimientos de ejercicio presupuestal.

Es necesario que una vez que hayamos terminado de capturar todas nuestras

claves presupuestarias se cierre el folio para seguir con el trámite y nos pueda

imprimir el reporte sin el texto “Documento borrador”, para estar en posibilidad

de seguir con nuestro trámite ante tesorería y nuestra afectación presupuestal

queda como comprometido.

En ese momento nos activará nuevas opciones para seguir con el proceso normal

de este documento.

Una vez que tesorería nos entregue el contra-recibo es necesario registrar la

fecha de elaboración y el número de contra-recibo en el sistema y nuestra

afectación presupuestal pasa a devengado.

Cuando tesorería nos entregue el cheque es necesario registrar los detalles del

cheque como son: fecha, número, monto y banco, y en ese momento nuestra

afectación presupuestal queda como pagado.

- Solicitud de pago de adquisiciones directas.- Es el documento necesario para

tramitar el pago al proveedor del bien o servicio.

Como en todos los casos será necesario seleccionar el tipo de documento que se

desea utilizar.

Una vez seleccionado el documento solicitud de pago de adquisiciones directas se

capturan los datos principales: fecha de elaboración, proveedor y concepto; en el

momento de guardar esta información el sistema nos arrojara un número de folio que

nos servirá para identificar el movimiento.

Para continuar con el movimiento se seleccionará el folio que nos generó el

sistema y este a su vez habilitará el radio botón “claves presupuestarias” que

seleccionará para capturar el detalle del movimiento (proyecto, fuente de

financiamiento, centro de costo, partida de gasto, y clasificación contable y

monto.

Una vez guardado el registro se realiza la afectación presupuestal directamente

a devengado como se muestra en la parte inferior de la pantalla.

Una vez que se haya concluido con la captura de los movimientos de este folio

será necesario cerrar el folio teniendo en cuenta que una vez

realizada esta acción ya no se podrán agregar nuevas claves presupuestarias.

En cuanto el folio este cerrado desaparecerá del documento la filigrana

“Documento borrador” y se imprimirá de la siguiente forma:

Una vez que se tenga el número de contra-recibo se procederá a capturar el

cuerpo de él, registrando el número de contra-recibo y la fecha de elaboración.

En este momento la afectación presupuestal pasa a pagado, posteriormente

podremos capturar los datos del o los cheques una vez que se tengan los datos

para su registro como son: (número, fecha de elaboración, monto y banco).

Hasta aquí queda concluido el proceso de solicitud de pago de adquisiciones

directas aunque como una aportación extra se incluyó el movimiento de

documentación comprobatoria, registrando el concepto, cantidad, monto unitario

y fecha.

- Solicitud de gastos de viaje a comprobar.- Es el documento necesario para

promover la autorización y liberación de recursos, atendiendo a la

normatividad.

Como en todos los casos será necesario seleccionar el mes y el tipo de

documento que desea generar, después de esto habrá que capturar los campos

que se solicitan como son: fecha de elaboración, nombre del servidor público

comisionado, puesto funcional, destino, motivo, período, por instrucciones de,

número de días y observaciones.

Enseguida de esto se deberá capturar las claves presupuestarias que habrá de

afectar y en este momento nuestra afectación presupuestal se encuentra como

comprometido.

Se siguen con el proceso acostumbrado para registrar el número de contra –

recibo una vez que se tenga, y en este momento la afectación presupuestal que

da como devengado.

Al igual que la solicitud de gastos a comprobar cuando se registren los datos

del cheque la afectación presupuestal seguirá como devengada, hasta que

generemos una comprobación de gastos, (vea el proceso comprobación de gastos).

- Solicitud de adquisición de bienes y/o servicios.- (vea el proceso de pagos

diversos).

- Contrato.- (vea el proceso de pagos diversos).

- Comprobación de gastos. Es el documento que las unidades ejecutoras deben

presentar, relacionando los comprobantes de gasto y presentando la

documentación para su afectación correspondiente.

Como en todos los casos será necesario seleccionar el tipo de documento que

desea generar.

Una vez seleccionado el documento “Comprobación de gastos” será necesario

relación identificar el número de solicitud de gastos a comprobar al que

haremos referencia; y seguido de esto deberá si es necesario modificar el

concepto del documento y la fecha y después guardar.

En seguida habrá que capturar las claves presupuestarias.

Una vez termina la captura de las claves presupuestarias deberá cerrar el folio

del documento y la afectación presupuestal pasara automáticamente a pagado.

Al oprimir el botón consultas podrá ver de manera detallada los datos de la

comprobación de gastos relacionada con la solicitud de gastos a comprobar

que la generó.

- Pago diverso de partidas consolidadas. Es el documento para el trámite de

pago por las adquisiciones de bienes y/o servicios que realizan las unidades

ejecutoras, con cargo a las partidas consolidadas.

Como en todos los casos será necesario seleccionar el mes a registrar y el

proceso será semejante al que se hace para el registro del pago de nómina, en

donde lo registrado pasa directamente pagado, (vea el proceso de pago de

nómina).

- Solicitud de gastos de representación.- El proceso es muy similar al que se

realizar en una solicitud de gastos a comprobar.