SISTEMA DE PLANIFICACIÓN UNIVERSITARIA SIPLAN UNTunitru.edu.pe/Publicaciones/DESCARGAS/manual de...

UNIVERSIDAD NACIONAL DE TRUJILLO

DIRECCIÓN DE SISTEMAS DE INFORMÁTICA

Y COMUNICACIÓN

SISTEMA DE PLANIFICACIÓN

UNIVERSITARIA

SIPLAN UNT

MANUAL DE USUARIO

MÓDULO DE FORMULACIÓN POI

MÓDULO DE EVALUACIÓN POI

Dirección de Sistemas de Informática y Comunicación

SISTEMA DE PLANIFICACIÓN UNIVERSITARIA 2

INDICE DE CONTENIDO

1. ACCEDER AL SISTEMA WEB ...................................................................................................... 3

1.1. DIRECCIÓN WEB ................................................................................................................... 3

1.2. PORTAL WEB UNT ................................................................................................................. 3

2. INGRESAR AL SISTEMA ............................................................................................................. 5

3. CAMBIAR CONTRASEÑA ............................................................................................................. 7

4. FORMULACIÓN POI ....................................................................................................................... 9

4.1. SELECCIÓN DE OBJETIVOS .............................................................................................. 10

4.2. PROGRAMACIÓN DE ACTIVIDADES ................................................................................ 13

4.3. PROGRAMACIÓN DE TAREAS ........................................................................................... 20

5. EVALUACIÓN POI .......................................................................................................................... 23

5.1. EVALUACIÓN ………............................................................................................................ 23

5.2. FORMATO B ………............................................................................................................... 26

6. REPORTES.……….................................................................................................................... 27

6.1. REPORTE POI 01………………………………………………………………................................ 27

6.2. REPORTE POI 02…………………………………………………………………………...….......... 29

6.3. REPORTE EVALUACIÓN………………………………..…………………………………………... 30

6.4. REPORTE FORMATO B……………………………………………………………………………..... 32

7. CIERRE DE SESIÓN …………………........................................................................................... 34

8. RECOMENDACIONES FINALES……………………………………………………………… 34



1. ACCEDER AL SISTEMA WEB

1.1. DIRECCIÓN WEB

Para acceder al Sistema de Planificación Universitaria SIPLAN - UNT, tenemos que escribir la

siguiente URL en la barra de dirección de nuestro navegador web: www.siplan.unitru.edu.pe

Fig. 01

1.2. PORTAL WEB UNT

Otra manera de acceder al Sistema de Planificación Universitaria es entrar al portal web de la UNT

alojado en www.unitru.edu.pe , en la parte derecha, en la sección Gestión Administrativa ubicamos

el icono del SIPLAN.

Fig. 02

http://www.siplan.unitru.edu.pe/

http://www.unitru.edu.pe/



Hacemos clic y nos direccionará directamente a la página de ingreso al sistema.

Fig. 03

NOTA: Para un correcto funcionamiento del sistema, se recomienda utilizar el navegador web Google

Chrome

Fig. 04



2. INGRESAR AL SISTEMA

Para ingresar al Sistema de Planificación Universitaria, en la primera página donde nos aparece

USUARIO Y PASSWORD, escribimos lo siguiente:

USUARIO: N° de DNI del usuario, el cuál debió ser registrado por la Dirección de Sistemas de

Informática y Comunicación.

PASSWORD: unitru (Contraseña por defecto cuando se ingresa por primera vez al sistema).

Fig. 05

Hacemos clic en el botón Ingresar, si todos los datos son correctos, ingresaremos al sistema y se nos

mostrará la siguiente página de inicio.

Fig. 06



En la parte superior izquierda, se encuentra el logo de la UNT junto al nombre del sistema, y debajo de

estos estará el nombre de la Unidad a la que pertenece el usuario.

Fig. 07

En la parte central superior estará el nombre de la universidad, así como el nombre de la dirección

encargada del desarrollo sistema, y finalmente el nombre del sistema.

Fig. 08

En la parte superior derecha, se encuentra un mensaje de bienvenida junto al nombre del usuario y

un botón Has iniciado Sesión con dos opciones.

Fig. 09



Debajo del encabezado, se encuentran los diferentes perfiles para cada usuario.

NOTA: El perfil que se tendrá que acceder para la Formulación POI es el de JEFE DE UNIDAD

OPERATIVA.

Fig. 10

Finalmente, en la parte inferior se encuentra un icono para poder descargar el presente manual y los créditos.

Fig. 11

Fig. 12

3. CAMBIAR CONTRASEÑA

Se recomienda cambiar la contraseña para impedir el ingreso al sistema de terceras personas con nuestro

usuario; para poder hacer esto nos dirigimos hacia el botón Has iniciado Sesión, hacemos clic y desplegamos

las opciones, nos aparecerán Cambiar Password y Cerrar Sesión, elegimos la primera opción.

Fig. 13



Completamos los campos del formulario, escribiendo el PASSWORD ACTUAL, luego escribimos el

PASSWORD NUEVO, finalmente tenemos que REPETIR PASSWORD NUEVO, también en caso sea

necesario; podemos limpiar el formulario dando clic en LIMPIAR o también cancelar el cambio de

password dando clic en CANCELAR, lo cual nos direccionará a la página de inicio del sistema.

Fig. 14

Cuando terminemos de completar todos los campos damos clic en GUARDAR, nos aparecerá el siguiente

mensaje de confirmación y volveremos a la página de inicio del sistema.

Fig. 15



4. FORMULACIÓN POI

Para realizar la formulación del plan operativo, nos ubicamos en la página de inicio del sistema

y seleccionamos el perfil de JEFE DE UNIDAD OPERATIVA.

Fig. 16

Entraremos a una nueva página, donde en la parte izquierda se mostrarán 3 opciones:

Fig. 17

Hacemos clic en la opción FORMULACIÓN POI, donde se desplegará un submenú de 3 opciones:

Fig. 18



4.1. SELECCIÓN DE OBJETIVOS

Éste es el primer paso para la formulación del POI, aquí seleccionaremos los objetivos específicos que

pertenecen al PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL, y que; a su vez se alineen y guarden relación

con las actividades que se van a programar para dicha unidad.

Damos clic en Formulación POI y luego en Selección de Objetivos.

Fig. 19

Esta opción nos llevará a una página donde se mostrará los 15 objetivos estratégicos que tiene la

universidad.

Para seleccionar los objetivos con los cuales trabajará su unidad; sólo debe ubicarse en la columna

Marcar de la tabla y dar clic en los recuadros correspondientes a los objetivos que usará.

Una vez seleccionados los objetivos, damos clic en ACEPTAR

Nota: Al momento de elegir los objetivos, se recomienda tener a la mano sus actividades elaboradas en

borrador.



Fig. 20

Al dar clic en ACEPTAR; en la parte inferior de la página se generará una nueva tabla con los

Objetivos Seleccionados, antes de hacer clic en Guardar verifique que éstos sean correctos.

Fig. 21



Damos clic en guardar y nos aparecerán los siguientes mensajes de confirmación.

Fig. 22

Fig. 23

Una vez que aparezca el siguiente mensaje, quiere decir que los Objetivos se guardaron correctamente.

Fig. 24



Damos clic en Aceptar, y nos aparecerá de nuevo la página de Selección de Objetivos, nos dirigimos a

la parte inferior y aparecerán los objetivos específicos ya almacenados, también tendremos un nuevo

botón el cual nos permitirá eliminar alguno de los objetivos guardados, sólo debemos Marcar el

recuadro del Objetivo que deseamos borrar y dar clic en Eliminar.

Nota: Al eliminar un objetivo específico también se eliminará toda la programación hecha para ese

objetivo, tanto para las actividades como para las tareas.

Fig. 25

En caso desee agregar más objetivos, también puede hacerlo; seleccionando el objetivo que desea

agregar de la tabla superior, dando clic en Aceptar y luego en Guardar.

4.2. PROGRAMACIÓN DE ACTIVIDADES

Para registrar la programación de actividades, nos dirigimos al menú de la parte izquierda damos clic

en Formulación POI y escogemos la opción de Programación de Actividades.

Fig. 26



Ahora; en esta nueva página nos aparecerá un combo, con los objetivos específicos que hemos guardado

previamente, desglosamos el combo haciendo clic sobre él y escogemos un objetivo específico.

Fig. 27

Cuando hayamos seleccionado un objetivo, el sistema nos mostrará el objetivo general al que pertenece

el objetivo específico seleccionado y una tabla, la cual deberemos completar.

Fig. 28

Para una mejor explicación, lo dividiremos de la siguiente manera:

Paso 1:

Fig. 29



En esta sección redactaremos primero una Actividad Específica, ésta actividad deberá estar alineada

además de los objetivos específicos, también a la Actividad – MEF.

Lista de Actividades – MEF

Fig. 30

Fig. 31

Posteriormente esta actividad específica también tendrá su unidad de medida.



Lista de Unidades de Medida

Fig. 32

Fig. 33

Paso 2:

La actividad se programará en el mes planificado que debería ejecutarse, en este caso según la actividad

específica del ejemplo:

Formulación del Plan del Operativo 2018, se programará en el mes de marzo del 2017, siendo la persona

responsable de la formulación, el Jefe de la oficina.

Fig. 34



En el caso se tenga más de una actividad puede agregar otro campo, haciendo clic en el botón de agregar

Fig. 35

Nota: El número “1” significa la cantidad de veces que se realizará dicho evento, puede durar 1 día, una

semana, todo el mes, pero seguirá siendo solo un evento por la naturaleza de la actividad.

Habrá excepciones donde las actividades se realicen más de una vez en un mes, así como actividades

que se tengan que repetir a lo largo del año. Ejemplos:

- Reuniones de coordinación - Comisión de servicios - Evaluaciones - Exámenes de admisión, etc.

Fig. 36

Nota: El total anual, se visualizará después de guardar la información que hemos ingresado.

Paso 3:

En la parte de PRIORIDAD, el usuario definirá el nivel de prioridad de sus actividades para fines

presupuestales.

Fig. 37

Siendo el número “1” el que tenga la mayor prioridad. La numeración va de 1 hasta el número máximo

de actividades que se haya planificado.

Nota: Puede darse el caso de que haya actividades de igual prioridad.



Si se da el caso en que agregó una fila de más que no usará, o talvez desea quitar una actividad que ya

no necesita, lo único que debe hacer es marcar el recuadro de la parte derecha que le corresponde a la

fila que desea eliminar.

Fig. 38

Y luego dar clic en el botón Eliminar, esto hará que esa fila desaparezca.

Fig. 39

Una vez hayamos verificado que toda la información esté correcta, damos clic en el botón Guardar.

Fig. 40

Nos aparecerán dos mensajes, preguntándonos si toda la información registrada es correcta.

Fig. 41



Fig. 42

Si deseamos verificar o corregir algo damos clic en Cancelar, en caso contrario damos en clic en

Aceptar y nos aparecerá el siguiente mensaje a modo de confirmación que la Programación de

Actividades se guardó correctamente.

Fig. 43

Damos clic en Aceptar, y nos cargará de nuevo la página de Programación de Actividades, pero ahora

mostrando la información de la programación de las actividades que hemos guardado; así como las

cantidades del Total Anual y en la columna Marcar de la tabla, aparecerá una nueva opción de Borrar,

para así poder eliminar la actividad que ya hayamos guardado anteriormente.

Fig. 44

Nota: Al eliminar una actividad específica, también se eliminará la programación de tareas hecha para

dicha actividad.



Si lo deseamos también podremos agregar más actividades, así como también podremos corregir o editar

alguna parte de la información que ya ha sido guardado previamente, para esto solo debe hacer clic en el

campo que desea editar y hacer la modificación.

Para que la edición y las nuevas actividades agregadas queden almacenadas solo debe hacer clic en

Guardar, y se guardarán los cambios realizados, se recomienda que guarde cualquier modificación que

haga a su información.

Si tiene más objetivos específicos, seleccione el siguiente objetivo y repita el proceso.

Nota: El registro de la información debe ser completa, si deja algún campo vacío, o no selecciona una

Actividad – MEF o Unidad de Medida el sistema no le permitirá guardar la programación de actividades.

Fig. 45

4.3. PROGRAMACIÓN DE TAREAS

Una vez culminado el registro de las actividades, pasaremos a registrar la Programación de Tareas, nos

vamos una vez más al menú ubicado en la parte izquierda, elegimos Formulación POI y hacemos clic

en la opción Programación de Tareas.

Fig. 46

Nos aparecerá una nueva página muy similar a la de programación de actividades, aquí seleccionaremos

una de las actividades específicas que hemos guardado previamente.



Fig. 47

Al seleccionar una actividad específica el sistema nos mostrará el Objetivos General y el Objetivo

Específico al que pertenece dicha actividad, así como un nuevo formato que deberemos completar.

Fig. 48

Aquí registraremos las tareas en el sistema, el modo de trabajo en esta parte; es muy similar a la

Programación de actividades.

Fig. 49

En caso tenga que agregar más tareas, sólo debe dar clic en el botón de Agregar, y seguir registrando las

tareas.



Fig. 50

Nota: Para el ingreso de tareas, tomar como referencia, la programación de actividades.

Al terminar el registro de la información, dar clic en el botón GUARDAR, nos aparecerá el siguiente

mensaje de verificación al guardar las tareas.

Fig. 51

Volverá a cargar la página con la información ya almacenada, la cual podremos modificar, borrar tareas ya

guardadas o agregar más tareas, de manera similar a como se trabajó la programación de actividades.

Fig. 52

Si tiene más Actividades Específicas, seleccione la siguiente actividad y repita el proceso.



5. EVALUACIÓN POI

Para realizar la evaluación del plan operativo, nos ubicamos en la página de inicio del sistema y

seleccionamos el perfil de JEFE DE UNIDAD OPERATIVA.

Entraremos a una nueva página, en la parte izquierda se mostrarán 4 opciones:

Fig. 53

Hacemos clic en la opción EVALUACIÓN POI, se desplegará un submenú de 2 opciones:

Fig. 54

5.1. EVALUACIÓN Luego de realizar la Formulación del POI, se procederá a registrar el avance de las actividades

programadas. Para ello se deberá ingresar al módulo Evaluación y seleccionar el año, semestre y objetivo a

evaluar.

Los campos editables se encuentran sombreados en color amarillo, una vez ingresado los datos de dichos

campos hacer clic en el botón Guardar.



Fig. 55

El campo Semáforo BSC se calificará según los resultados obtenidos:

Fórmula:

Coeficiente de eficacia = B/A x 100

Donde:

A= actividades programadas (semestralmente / anualmente)

B= actividades ejecutadas (semestralmente / anualmente)

B/A = Indicador de eficacia

Criterios de medición:

Por tratarse de indicadores de eficacia, los resultados obtenidos se calificarán de acuerdo a la siguiente

tabla:

Resultados

Obtenidos

Cualidad Calificación Semáforo BSC

1.00 – 0.90 Eficaz(B) 90-100%

Cumplimiento Eficaz

Verde

0.60 – 0.89 Normal(N) 60-89% Aceptable Amarillo

Hasta 0.59 Ineficaz(I) <=59%

Incumplimiento

Rojo

Tabla N° 1



El campo Medio de Verificación permite subir documentos con los cuales sea posible comprobar la

ejecución de los productos, actividades, proyectos y/o estudios durante el semestre, los cuales pueden ser:

actas, memorandos, cartas, informes, oficios, relaciones de asistencia, fotografías con fecha y leyenda

explicativa, valorizaciones mensuales de obra, lista de cotejo de estudios, entre otros.

Para subir un documento hacer clic en el botón Subir Archivo, se visualizará la siguiente pantalla.

Fig. 56

Para seleccionar el archivo hacer clic en el botón Elegir archivos, luego clic en el botón Subir. Una vez

subido el archivo se actualizará la pantalla y se visualizará un link de descarga.

Nota: En caso se requiera adjuntar más de un documento comprimir en un archivo .rar.

Fig. 57



Con los datos ingresados se genera la tabla Coeficiente de Eficacia del Objetivo Específico (OEE) en donde se muestra todas actividades programadas y ejecutadas del OEE, el porcentaje de avance y su

indicador de eficacia.

5.2 FORMATO B Luego del registro de Evaluación, se deberá ingresar al submódulo Formato B, en donde se detallará las

incidencias y logros presentados en la ejecución del POI de acuerdo a 4 aspectos relevantes.

Para ingresar la información, seleccionar Año del POI a evaluar, Semestre, luego seleccionar el Aspecto

Relevante a detallar.

Fig. 58

Luego de ingresar el detalle del aspecto relevante, hacer clic en el botón Guardar.

Fig. 59

En caso se tenga más de un detalle, para agregar otro campo, hacer clic en el botón agregar.

Fig. 60



Fig. 61

Si se agregó campos y aún no se realiza el guardado (clic en el botón Guardar) puede realizar la

eliminación marcando el recuerdo de la parte derecha que le corresponde al campo que desea eliminar y

haciendo clic en el botón Eliminar.

Caso contrario, si ya se guardó los campos y desea eliminar, hacer clic en el botón Borrar que se encuentra

en la parte derecha.

6. REPORTES

Cuando hayamos completado toda la información necesaria, iremos a la opción de reportes:

Fig. 62

6.1. REPORTE POI 01

Al hacer clic en Reporte POI 01, el sistema nos mostrará un primer reporte; el cual contendrá, Objetivos

Generales, Objetivos Específicos y la Programación de Actividades.



Fig. 63

Para imprimir el reporte sólo debemos hacer clic en el botón Imprimir y el sistema abrirá una nueva

ventana generando un PDF con nuestro reporte, el cual podremos Guardar en nuestra computadora o

Imprimir.

Fig. 64



6.2. REPORTE POI 02

Al hacer clic en Reporte POI 02, el sistema nos mostrará un segundo reporte; el cual contendrá,

Objetivos Generales, Objetivos Específicos, la Programación de Actividades y la Programación de

Tareas.

Fig. 65

Para imprimir el reporte sólo debemos hacer clic en el botón Imprimir y el sistema abrirá una nueva

ventana generando un PDF con nuestro reporte, el cual podremos Guardar en nuestra computadora o

Imprimir.



Fig. 66

6.3. REPORTE EVALUACIÓN

Al hacer clic en el sub módulo Reporte Evaluación, y seleccionar el año y semestre a reportar se visualizará

en pantalla el consolidado de la evaluación registrada.



Fig. 67

Para imprimir el reporte hacer clic en el botón PDF o XLS, según sea haya seleccionado el sistema abrirá

una nueva ventana generando un PDF o generará un archivo en formato excel.

Fig. 68



Fig. 69

6.4. REPORTE FORMATO B

Al hacer clic en el sub módulo Reporte Formato B, y seleccionar el año y semestre se visualizará en

pantalla el consolidado del detalle registrado.

Fig. 70

Para imprimir el reporte hacer clic en el botón PDF o XLS, según sea haya seleccionado el sistema abrirá

una nueva ventana generando un PDF o generará un archivo en formato excel.



Fig. 71

Fig. 72



7. CIERRE DE SESIÓN

Para salir del sistema en cualquier momento, debemos ir a la parte superior derecha de la pantalla, al botón

Has iniciado Sesión, damos clic ahí y elegimos la opción Cerrar Sesión.

Fig. 73

Nos aparecerá un mensaje de sesión finalizada, damos clic en Aceptar y el sistema nos llevará de nuevo a la

página de ingreso.

Fig. 74

8. RECOMENDACIONES FINALES - Cualquier duda o consulta sobre la información mostrada en el sistema, o qué es lo que se debe

registrar, tanto en objetivos, actividades y tareas; hacer la consulta con la Gerencia de Planificación

y Desarrollo. - Cualquier duda o consulta sobre el funcionamiento del sistema, creación de usuarios, problemas con

el uso del sistema u otros que tengan que ver con la operatividad del SIPLAN hacer la consulta con la Dirección de Sistemas de Informática y Comunicación.

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