Sistema Unico de información de Tramites SUIT

Departamento Administrativode la Función PúblicaRepública de Colombia

Departamento Administrativode la Función Pública

República de Colombia

SISTEMA UNICO INFORMACION DE TRÁMITES - SUIT




Entidades Públicas

Administradorde Trámites

Ciudadanos

www.gobiernoenlinea.gov.co

Registra trámite -SUIT-

Revisa, valida y aprueba la publicación de los trámites

ENTIDAD1

ENTIDAD2

ENTIDAD3

INTERNET

S. U. I. TWEB

DAFP

Programa Gobierno en

Linea

Funcionamiento del SUIT



República de ColombiaIngreso SUIT

www.suit.gobiernoenlinea.gov.co/admin




SOLICITUD CLAVE ACCESO




Ingreso SUIT




Tareas pendientes - SUIT




MENU HERRAMIENTA




ENTIDAD INFORMACION GENERAL




ENTIDAD SEDES Y PUNTOS ATENCION




TRAMITES Y SERVICIOS




• Información General– Información trámite en qué consiste y nombre– A quién va dirigido– Clasificación del trámite

• Lugares y Fechas– Fecha o período específico– Lugar y horario trámite

• Pasos y Requisitos– Requisitos trámites– Documentos para el trámite– Pasos de Inicio hasta la finalización– Datos sobre pago trámite– Cuentas bancarias pago trámite– Pasos que se deben realizar al interior de la entidad para ejecutar el trámite

• Respuesta– Dependencia, quien responde y medio de respuesta– Seguimiento ciudadano– Vigencia del trámite

• Normas y estadísticas– Norma que regula trámite– Estadística Número trámites elaborados, proyectados, Duración, Costos– Tipo Racionalización del trámite

CONTENIDO HOJA DE VIDA DEL TRÁMITE




INGRESO INFORMACION AL SUIT




LUGARES Y FECHAS




PASOS Y REQUISITOS - requisitos




PASOS Y REQUISITOS -documentos




PASOS Y REQUISITOS pasos ciudadano




PASOS Y REQUISITOS - pasos internos entidad




RESPUESTA - dependencia, seguimiento




RESPUESTA - vigencia tramite




NORMAS Y ESTADISTICAS




Componente permite Adjuntar documentos al Tramite o servicio en el

ingreso información al SUIT




Como adjuntar archivo




Como eliminar archivo adjunto




1. Realizar la evaluación para obtener la clave y contraseña y proceder a registrar la información en el SUIT.

2. Realizar conjuntamente con el líder o dueño del proceso y con el Administrador de Trámites, el inventario de los trámites y servicios de la entidad

3. Levantar la información en los formatos en Excel de las Hojas de Vida de trámite/servicio

4. Conjuntamente, con el Administrador de Trámites, deben validar la información registrada con los dueños del proceso

5. Registrar la información en el SUIT

Aspectos importantes levantamiento información de tramites




1. Utilizar lenguaje ciudadano en el ingreso de información

2. En lo posible evitar el uso de términos técnicos o en inglés

3. La redacción debe ser clara, concreta, precisa y sencilla

4. Tener en cuenta las reglas ortográficas

5. Utilizar mayúscula únicamente al inicio de un título, oración, frase

6. Utilizar mayúscula sostenida únicamente para enunciar siglas

Para tener en cuenta al ingreso de información




Aspectos importantes en ingreso información al SUIT




1. Debe ser claro y conciso, como se tiene definido en la entidad (ej. Certificado judicial, impuesto predial). Tener como referencia el nombre del trámite como lo cita la norma que lo crea.

2. En ningún caso puede corresponder a la acción del ciudadano frente a la entidad.

3. Utilizar nombres cortos, concretos y precisos para que el usuario los pueda identificar con facilidad.

Nombre del trámite/servicio




De qué trata el trámite: Definir o describir el concepto técnico del trámite/servicio.

Ej. Impuesto predial: “Como propietario, poseedor o usufructuario de predios ubicados en la jurisdicción del Distrito Capital de Bogotá (según corresponda), debe declarar y pagar el impuesto Predial Unificado una vez al año.

En qué consiste




La información de sedes, direcciones, números telefónicos y horarios de atención debe ser registrada por el Administrador de Contenidos, previo al registro de la información del trámite/servicio.

En el campo de sedes/puntos de atención, en el item “comentarios” se debe registrar un horario especial para el trámite/servicio, en el evento que se requiera (Ej. apostilla y legalizaciones) y no volver a ingresar la información de direcciones y números de teléfono

Lugares y Fechas




1. Realizar vínculos a documentos (ej formularios) para la interacción en el SUIT

2. Analizar pasos, requisitos y documentos desde el punto de vista de la ejecución del trámite por parte del usuario

3. Utilizar verbos en infinitivo para describir los pasos

4. Enumerar los pasos de una manera secuencial y lógica

5. Diferenciar pasos del usuario de los pasos al interior de la entidad

Pasos y Requisitos




1. Realizar vínculos de las normas a la página Web de la entidad

2. Relacionar toda la normatividad que regula el trámite, comenzando por la Ley que lo crea

3. El epígrafe se escribe a continuación del número de la normatividad, teniendo en cuenta de no mencionar allí los artículos, los cuales van en un campo diferente

Normas




1. Responsabilidad y alto compromiso con el país en la información contenida en el SUIT

2. Asesorar y capacitar a Administradores de Trámites en la Política Antitrámites y SUIT

3. Presentar evaluación para obtener usuario y clave del SUIT

4. Validar conformación del Comité Antitrámites y de Gobierno en Línea en las entidades

5. Levantar inventario de trámites y servicios

Conclusiones




ERRORES FRECUENTES REVISION DE TRAMITESINGRESADO EN EL SUIT




ERRORES FRECUENTES - REVISION DE TRAMITES

• Falta revisión de ortografía, redacción y signos de puntuación.

• El nombre del trámite no está de acuerdo a la norma

• No hay claridad con la definición del “en que consiste”

• Algunos trámites aplican a una persona específica, sin embargo,seleccionan “Todos”

• Existe confusión entre lo que es un documento y un requisito.

• Exigen documentos y/o requisitos que no están en la norma





• No relacionan documento con requisito correctamente.

• No hay registro de todos los documentos que expresa la norma

• Los pasos que realiza el usuario no están registrados en sutotalidad y no están

• No hay concordancia entre los pasos del usuario y los pasos alinterior de la entidad.

• Existe confusión con la dependencia que resuelve el trámite.

• No definen exactamente cual es el resultado del trámite.





• No hay claridad en la descripción del medio para realizarseguimiento.

• No se registró la vigencia del trámite.

• No saben usar el campo de notas especiales.

• Se registro normatividad que no es la correspondiente al trámite.

• Algunos artículos registrados no corresponden al trámite.

• No se realizó el link correctamente, es decir, sobre el número dela normatividad.




ESTADOS TRAMITES Y SERVICIOS

EN EL SUIT




ESTADO DEL TRÁMITEIdentificación de Trámites Es la relación de la totalidad de trámites reportados por las entidades de la administraciónpública, que se pueden encontrar en cualquiera de las siguientes fases de desarrollo:

En edición: La entidad está registrando la información del trámite y debe enviarlapara su aprobación en el Departamento Administrativo Función Pública.

Pendiente de Aprobación: El trámite fue enviado por la entidad y el grupo detrámites del Departamento Administrativo Función Pública lo está revisando para suaprobación y publicación.

Corregir y complementar: El trámite debe ser ajustado por la entidad en algúnítem.

Pendiente de Actualización: El trámite esta siendo objeto de modificacionesformales por parte de la entidad sin que se despublique del Portal.

Pendiente de Edición: El trámite esta siendo objeto de modificaciones estructuralespor parte de la entidad y causa su despublicación del Portal.

Publicado: el trámite se ajustó a los lineamientos y se aprobó su publicación en elPortal del Estado Colombiano.




Entidades Públicas

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ESTADOS TRAMITES Y SERVICIOS EN EL SUIT




COMENTARIOS




ACTUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN DE LA ENTIDAD




EN CORRECCIÓN




ENVIAR PARA ACTUALIZACIÓN




VISUALIZACION DEL TRAMITE

PORTAL DEL ESTADO COLOMBIANO PEC




PREVIEW TRAMITES ENQUE CONSISTE, PASOS, REQUISITOS




PREVIEW TRAMITES VIGENCIA, DOCUMETOS, PAGOS




PREVIEW TRAMITES NORMATIVIDAD




PREVIEW TRAMITES PUNTOS DE ATENCIÓN




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