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Sistemas de Información

Estela N. Muelas

Copyright 2013 fundec ISBN: 987-‐9225-‐30–3 Hecho el depósito que marca la Ley 11.723 El editor se reserva todos los derechos sobre esta obra, la que no puede reproducirse total o parcialmente por ningún método gráfico, electrónico o mecánico, incluyendo los de fotocopiado, registro magnético o de almacenamiento de datos, sin su consentimiento. 1

La información es una fuente de aprendizaje. Pero a menos que se organice, se procese,

y esté disponible para las personas adecuadas de manera que permita la toma de decisiones,

es una carga y no un beneficio. William Pollard

1.- Introducción En otros tiempos, la conservación y transmisión de información fue objeto de la

dedicación íntegra de la vida de algunas personas. “En el siglo XV, Ovanes Mankasharents copió ciento treinta y dos volúmenes. Durante

setenta y dos años, -anota su discípulo Zacarías-, en invierno y en verano, día y noche, Ovanes copiaba volúmenes.Cuando alcanzó una edad avanzada, se le nubló la vista, la mano le temblaba y la escritura le causaba grandes sufrimientos…. Y se durmió en el Señor a los ochenta y seis años, y ahora yo, Zacarías, discípulo de Ovanes, termino su manuscrito inacabado" (Ryszard Kapuscinski, El Imperio).

El único propósito de la sacrificada vida del copista Ovanes fue reproducir escritos para que pudieran ser leídos en el futuro. Si hoy puede ser inimaginable e innecesario dedicar toda una vida a lo que Ovanes se aplicó, no podemos ignorar que esas tareas, aunque su desempeño es desde luego mucho menos penoso, siguen siendo necesarias, con la introducción de las variantes acordes a las necesidades de los tiempos actuales.

Cualquier sistema social que aspira a sobrevivir y perpetuarse necesita capturar información, procesarla, almacenarla y finalmente poseer la capacidad de recuperarla, distribuirla y aprovecharla.

Para algunos, la información es una mercancía universal, accesible por todos, es valor y es poder. Pero la información sólo adquiere valor, y permite tomar las decisiones adecuadas cuando responde a una necesidad real y cuando es adquirida, organizada y difundida de forma sistemática.

La información es considerada y valorada como un recurso importante para la organización, tiene valor ya que influye de manera contundente en cómo opera una empresa o una institución. La explotación inteligente de la información, su conversión en conocimientos, puede que sea la única fuente de competitividad sostenible (Cornellá, 2000). Es por ello que su importancia es esencial y se deben tomar medidas para administrarla en el mismo sentido en que otros recursos suelen controlarse. Esto incluye asegurarse de que la información esté disponible cuando se requiera, que sea confiable, exacta y de ser posible con el costo mínimo. 2. Revisamos los conceptos de dato e información

Así como en la actualidad es común utilizar el término sistema, lo es también usar el de información ya que toda organización requiere de la misma para funcionar en un medio altamente competitivo y cambiante. A través de la información, los individuos en las organizaciones, reducen la incertidumbre y son capaces de tomar decisiones posiblemente más acertadas que en caso de no contar con ella. Tanto en la vida diaria como en el medio empresarial, se manejan datos como elementos aislados que no indican absolutamente nada si no son procesados por algún medio y transformados en información.

Tal como lo vimos en documentos anteriores, podemos caracterizar: − Datos: Registros –numéricos, simbólicos, lógicos, matemáticos, etc.– que

representan hechos, conceptos, entidades o instrucciones.

− Información: Datos o materia informacional relacionados o estructurados de manera actual y significativa. Es una colección o conjunto de datos significativos que


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describen hechos o entidades: es el significado que le da a esos símbolos la persona que los interpreta.

− Conocimiento: Estructuras informacionales integradas y relacionadas con sistemas cognitivos o comprensivos.

Podemos tomar lo anteriormente dicho como una síntesis, pero queda claro que diferentes disciplinas tienen diferentes definiciones de información:

a- Sistemas de Información Gerencial (Davis): la información es un dato que ha sido procesado en una forma significativa para el receptor y su valor es real o percibido actualmente o en acciones prospectivas o en decisiones.

b- Análisis y Diseño de Sistemas de Información (Senn): conjunto de datos que dentro de contexto significativo y útil, ésta se comunica a un receptor, quien la utiliza para tomar decisiones.

c- Teoría General de Sistemas (Van Gigh): grados de libertad que existen en una situación específica para elegir entre señales, símbolos, mensajes o patrones a trasmitirse, que permiten la elaboración de un concepto.

d- Sistemas de Información administrativa (Murdick): es un signo o conjunto de signos que impulsan a la acción. Se distingue de los datos, porque estos no son estímulos de la acción, si no simplemente cadenas de caracteres o patrones sin interpretar.

e- Análisis y Diseño de Sistemas (Kendall y Kendall): elemento decisivo que en un momento dado determina el éxito o fracaso del negocio ya que no es un producto exclusivamente colateral de la operación de la empresa, sino que en si, es uno de los promotores de la misma.

f- Administración (Hampon): la base de toda información son los datos, los hechos que describen una entidad. Los datos se convierten en información al procesarlos y darles una forma significativa. La información es en realidad, datos transformados para comunicar un significado o conocimiento.

g- Administración de Organizaciones (Kast y Rosenzweig): es la sustancia de los sistemas de comunicaciones, en sus diversas formas (impulsos electrónicos, palabras escritas o habladas, informes formales), la información es un ingrediente básico par la toma de decisiones. Aumenta nuestros conocimientos y podría llevar a cambio en creencias, valores y actitudes.

Resulta indiscutible que todas las organizaciones necesitan de los datos, pero los datos sólo describen una parte de los hechos, no incluyen interpretaciones ni opiniones, no contienen un significado inherente, como así tampoco bases sólidas para la adopción de medidas. Para que un conjunto de datos sea significativo, se requiere que sea:

• reconocible; • íntegramente disponible; • inequívoco; • relevante;

Los símbolos que representan datos son reconocibles cuando pueden ser correctamente interpretados. La interpretación que efectúe la persona que haga uso de esos datos, va a depender de factores internos (sus conocimientos y reglas de comprensión) y factores externos (normas de interpretación, caligrafía, codificación, etc.). Recordemos, los datos son la materia prima, pero no nos indican las decisiones que hay que tomar, son importantes en la medida que son fundamentales para la creación de la información.

Para obtener información es necesario realizar operaciones con los datos que permitan generarla con valor o utilidad para el usuario. Algunas de las operaciones que pueden ser


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realizadas con los datos independientemente del medio usado para hacerlo son (Burch y Strater, 1988):

− Captarlos: Acción de registrar datos

− Verificarlos: Validación de datos

− Clasificarlos: Separar por categorías (por ejemplo: hombres y mujeres)

− Ordenarlos: Colocar en una secuencia específica (por ejemplo: alfabéticamente)

− Resumirlos: Reducir los datos en sentido lógico.

− Procesarlos: Operaciones aritméticas y lógicas.

− Almacenarlos: Acción de guardar.

− Recuperarlos: Buscar y acceder a los datos (por ejemplo: tomar los expedientes de un archivero)

− Copiarlos: Cambiar de un dispositivo a otro ( Ej.: expediente de papel a soporte digital)

− Distribuirlos: Entregar al usuario.

Para poder tomar una decisión, necesitamos información. Para ello ejecutamos diferentes procesos respecto de ciertos datos. El primer elemento importante e imprescindible para que tenga sentido el procesamiento de datos, es tener bien en claro el objetivo y consecuentemente, disponer de la información que nos permitirá tomar la decisión adecuada para lograr ese objetivo.

Es así que la información se transforma en el elemento tangible –“o intangible”– que permite reducir la incertidumbre acerca de algún suceso, hecho o situación, para tomar una decisión. Nos interesa una concepción de información orientada a la superación de conceptos relacionados con la acumulación de datos hacia un concepto que la contempla como potenciadora de hechos y decisiones. Para Buckland (1997) información es un objeto “que los sistemas de información pueden manejar directamente”; este sentido nos remite a algo tangible que puede ser manipulado: creado, copiado, almacenado, recuperado, catalogado, etiquetado, movido, distribuido, borrado y transformado.

Por otra parte la mayoría de las personas tenemos una idea intuitiva de que el conocimiento es más amplio y profundo que los datos o la información. Para Davenport (2001) “el conocimiento es una mezcla fluida de experiencia estructurada, valores, información contextual e internalización experta que proporciona un marco para la evaluación e incorporación de nuevas experiencias e información. Se origina y se aplica en la mente de los conocedores. En las organizaciones, con frecuencia [....] queda arraigado en las rutinas, procesos, prácticas y normas institucionales”.

Esta definición expresa, de alguna manera, las características que hacen que el conocimiento sea valioso y que también resulte difícil gestionarlo (figura 1).

Si la información se transforma en conocimiento, claramente esta actividad se produce entre personas (Davenport, 2001):

− Comparar la información

− Determinar las consecuencias en la toma de decisiones

− Relacionar porciones de información

− Indagar las opiniones de otras personas

Aunque encontramos datos en registros e información en mensajes, el conocimiento lo obtenemos de personas. El conocimiento puede ser transmitido mediante medios estructurados, conversaciones informales o aprendizaje. Cabe señalar que el conocimiento puede “descender” por la pirámide de valor y convertirse nuevamente en información o en datos.


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Figura 1: La pirámide informacional (Molina Félix, 2003)

Para Huang (2000) “el hecho de convertirse en una organización con conocimientos

supone [...] establecer una política explícita que lleve a la transformación de la información y las experiencias de la organización en un conjunto de conocimientos que serán compartidos y reutilizados” (figura 2).

Figura 2: Creación del conocimiento compartido

2.1 El procesamiento de los datos Todos los datos son susceptibles de ser transformados en información a través de algún

mecanismo, en este sentido, el término sistema, se ha puesto de moda en muchas áreas del conocimiento en las últimas décadas debido principalmente al rápido desarrollo de las actividades de procesamiento electrónico de datos (PED), pero esto no quiere decir que en el procesamiento de datos sea aplicable solamente el uso de dicho dispositivo como medio primordial ya que existen otros medios para hacerlo.

Los dos medios actualmente identificables de procesamiento de datos son: manual, e informático o computacional, aunque si llevamos el análisis al esquema de funcionamiento de nuestra inteligencia habría que considerar al cerebro humano como un medio más de procesamiento de datos. Algunos autores, para analizar las diferencias entre el método manual y el computacional consideran variables como: la dificultad para comprender la tecnología, la flexibilidad en el establecimiento de normas, los requerimientos para convertir e instalar el sistema, las repercusiones sociales y económicas en la organización, la flexibilidad del uso del medio, la inversión inicial, tiempo de preparación, etc., con los cuales el método informático


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suele resultar en clara desventaja contra el método manual de procesamiento de datos (tabla 1). Tabla 1. Comparación del SI manual con el basado en tecnología

FACTOR MANUAL COMPUTADORA Comprensión de la tecnología

Fácil: requiere el procesamiento humano ordinario o una operación sencilla de tabulación.

Difícil: tecnología arbitraria y de difícil comprensión desde el punto de vista del usuario.

Establecimiento de normas Muy informal y susceptible de ser cambiada.

Proceso formal que requiere gran precisión y detalle; debe especificarse por adelantado.

Conversión e instalación

Generalmente un proceso fácil, que comprende pocos procedimientos nuevos.

Puede ser una tarea laboriosa que requiere cambios y capacitación importantes.

Repercusión en la organización

Mínima, las más de las veces. Importante; implica cambios de desempeño y organizacionales

Flexibilidad

Generalmente fácil de cambiar con rapidez.

Difícil de cambiar; los cambios pueden ser costosos y requerir largo tiempo.

Sin embargo, adicionalmente a los factores antes mencionados, también podemos considerar los siguientes:

El volumen de los datos, es un factor que en la mayoría de los casos induce a los usuarios a adoptar computadoras ya que su principal ventaja es precisamente la facilidad que tienen para procesar con rapidez y precisión grandes volúmenes de información. En cambio, cuando el volumen de datos crece los medios manuales representan la utilización de un gran número de personas para manejarlos con las consecuencias implícitas de costo y errores humanos en el manejo de los mismos.

La complejidad de las operaciones de procesamiento concierne a la problemática asociada a los métodos necesarios para realizar una actividad o proceso, por ejemplo, el análisis de datos de investigaciones con un gran número de relaciones entre variables.

Las limitaciones en tiempo es otro de los factores a considerar cuando se trata de elegir el método de procesamiento ya que en la actualidad “el que tiene la información controla la situación” esto fundamenta la importancia de contar rápidamente con información que permita tomar decisiones y por tanto acciones estratégicas acordes con el ambiente.

Las limitaciones en tiempo refieren a la necesidad de realizar múltiples y variables operaciones aritméticas y puede ser un factor decisivo en la elección del método, esto es se puede ejemplificar con las operaciones que realizan las áreas de servicios de ingreso en las Universidades para identificar la proyección de matrícula.

Con relación al costo, generalmente, los métodos manuales de procesamiento de datos, tienen asociado un costo variable mayor que los electromecánicos o electrónicos y se asocian a éstos últimos, costos fijos superiores principalmente por la erogación atribuida al equipo, programas, recursos humanos, infraestructura, etc. necesarios para que éste pueda trabajar.

Otro factor que es conveniente considerar al decidir el medio de procesamiento de datos es el impacto social de los sistemas electrónicos de procesamiento de datos.

Es innegable que en las últimas décadas, las computadoras han tenido un notorio efecto tanto en las organizaciones como en la sociedad. En este sentido, las principales ventajas asociadas a los sistemas de información electrónicos que podemos listar son: la rapidez para procesar información, la exactitud de los cálculos, la facilidad para manejar y almacenar grandes volúmenes de información, la calidad de presentación de los resultados, la reducción de costos a largo plazo y, el ahorro en mano de obra. Mientras que las telecomunicaciones aportan aspectos tales como: compartir información, comodidad y fácil acceso a las computadoras para el usuario; acceso a la información a distancia en tiempo real; acceso simultáneo a diversa información o ahorros en comunicación.


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Por otra parte, podemos señalar como desventajas: los altos costos iniciales, la dependencia que se crea del sistema por parte de los usuarios, la rápida obsolescencia de hardware y software, la automatización del personal, las necesidades inmediatas de capacitación, la dependencia de personal especializado, el desplazamiento de personal, las enfermedades causadas por el uso de equipo de cómputo y, la vulnerabilidad ante “virus” o “intrusos”.

Los sistemas de información manuales, pueden proporcionar información valiosa en pequeñas organizaciones siempre y cuando las relaciones estructurales dentro de la misma se encuentren claramente normadas, entonces ¿cuándo una organización debe pensar en la implantación de sistemas computacionales?. La respuesta posible sería: cuando el volumen de datos y la complejidad de los procesos lo demanden. Por tal motivo, los objetivos que deben perseguir los sistemas de información computacionales son:

1. Automatizar los procesos operativos (sistemas transaccionales o de procesamiento de las operaciones) 2. Proporcionar información que sirva de apoyo al proceso de toma de decisiones (Sistemas de apoyo a las decisiones o sistemas de información administrativos) 3. Lograr ventajas competitivas a través de su uso (sistemas estratégicos).

2.2 Categorías de la información Habiendo diferenciado los conceptos de dato e información, podemos sintetizar diciendo

que ésta última cuenta con ciertas características: − Accesibilidad: Facilidad y rapidez con la que se puede obtener la información.

− Precisión: Se refiere a que la información no tenga errores.

− Relevancia: Que sirva para el hecho de decisión que la requiera.

− Oportunidad: Se relaciona con el ciclo de “entrada- proceso-entrega” al usuario de la información, el cual debe de reducirse en su duración.

− Claridad: Grado en el que la información está exenta de expresiones ambiguas.

− Flexibilidad: Concierne a la adaptabilidad de la información no sólo a más de una decisión sino también a más de un responsable de la toma de decisiones.

− Verificabilidad: Se refiere a que aunque varios usuarios examinen la misma información, todos pueden llegar a una misma decisión.

Con la finalidad de tener una mejor comprensión de las características de la información, se han propuesto diferentes formas de clasificarla dependiendo del enfoque o perspectiva del que las agrupa:

− En relación con la organización: Interna y Externa.

− En relación a su naturaleza: Descriptiva (antecedentes), Rendimiento (presente), Predictiva (futura)

− De acuerdo con el flujo de información: Horizontal o Vertical.

− De acuerdo con la calidad: Precisa, Oportuna y Relevante.

1. Precisa significa que 1+1=2 es decir, que la información está libre de errores.

2. Oportuna significa que la información se tenga en el momento adecuado y cuando es necesaria.

3. Relevante quiere decir que contenga lo necesario para el hecho de decisión que la requiera ya que lo que es relevante para unos puede no serlo para otros.

− De acuerdo con la posición del usuario, es decir dependiendo del nivel de administración: Estratégica, Táctica y Operativa.


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1. Operativa: − Información rutinaria. − Información interna. − Muestra la operación diaria. − De bajo nivel, repetitiva, precisa, actual. − Poco empleo de información externa. − Tiene una utilidad a muy corto plazo.

2. Táctica: − Información de control administrativo. − Es un tipo de información compartida. − Tiene una utilidad a corto y mediano plazo. − Información en tiempo real. − Información “medida” en comparación a estándares.

3. Estratégica: − Como instrumento de cambio. − Enfocada a la planeación a largo plazo, de naturaleza predictiva. − Orientada a la alta administración. − Permite evaluar distintas situaciones. − Requiere de información de fuentes externas. − Información general resumida y estimada. − Información actual y antigua. − Información cuanti y cualitativa.

Las necesidades de información se ven afectadas de acuerdo con la pirámide de la gestión de la información, esto es, a medida que la posición del usuario se mueve de la parte inferior a la parte superior de la pirámide, las necesidades en cuanto al volumen y características de información se ven modificadas, ya que no se requerirá la misma información en los niveles operativos que en los niveles tácticos y estratégicos de la organización, por tanto, las necesidades de información se transforman de la operación al control y a la planeación estratégica (figura 3).

Figura 3: Pirámide de la Gestión de la Información

En el nivel inferior las decisiones que se toman tienen reglas predeterminadas que cuando se implementan correctamente tienen resultados predecibles. Es un nivel en el que no existen ambigüedades en la realización de la tarea informacional y en el que deben cumplirse las

Información Estratégica

Táctica

Operativa Control operativo

Planificación y control

Planificación estratégica

Necesidad de información

resumida

mucha


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tareas básicas de la organización en tiempo y de acuerdo con las pautas de la organización. En el nivel medio se realizan tareas de planificación y control a corto y mediano plazo. La

toma de decisiones de este nivel va desde la predicción de nuevos requerimientos de recursos hasta la resolución de problemas de personal que afecten el desempeño de la organización. El dominio de toma de decisiones de nivel medio puede ser tomado como parte operacional y parte estratégica con fluctuaciones constantes.

El área de planificación estratégica ve fuera de la organización hacia el futuro, tomando decisiones que guiarán a las áreas involucradas en la planificación y control así como las áreas más operativas. Por medio de enunciados objetivos y la determinación de estrategias y políticas para lograrlos definen a la organización como un todo. Su ambiente de toma de decisiones es incierto.

Ejemplos: • Decisión operativa/de ejecución. El docente de ciencias naturales decide realizar una visita a la granja, por ello envía una

nota de autorización a la dirección y posteriormente a los padres. • Decisión de control táctico. Los directivos de nivel intermedio de una escuela buscan solucionar las causas que

motivan el escaso rendimiento de los alumnos en una determinada asignatura, mediante acciones apropiadas.

• Decisión de planeamiento estratégico. Los directivos de una universidad resuelven desarrollar un posgrado a distancia a fin de

posicionarse en el “mercado latinoamericano”. Adicionalmente, las características de la información necesaria para cada usuario

también se ven afectadas por la cultura de la organización (esto es los comportamientos propios de cada organización) y el medio ambiente en el que se desenvuelve como son: su naturaleza y propósito, el tipo de estructura, el tamaño y el estilo de la administración.

Según Taylor (1999) la superación del nivel informacional de las personas y de las organizaciones se produce a través de procesos que pueden ser discriminados en 4 etapas.

La primera etapa es el paso del dato a la información. Los datos pueden, mediante procesos organizacionales, ser agrupados, clasificados, formateados, etc. Cada uno de estos procesos les agrega valor y los convierten en Información.

La segunda etapa es el paso de la información al conocimiento informativo. La información, mediante procesos de análisis –separación, evaluación, validación, comparación, etc– que le agregan valor, la convierten en Conocimiento Informativo.

Como tercer paso, el Conocimiento informativo, modificado mediante procesos evaluativos que agregan valor –opciones, ventajas y desventajas–, pasa a constituir el Conocimiento Productivo.

Por último, el Conocimiento productivo, mediante procesos decisionales de agregación de valor, como el compromiso, la negociación y selección, se transforma en un principio que conduce a la Acción y al uso de los Sistemas de Información para la Gestión.

Es decir que en la medida que se sube de nivel en la pirámide, se obtiene información de mayor nivel en términos de análisis de contenidos y de toma de decisiones. Vale recordar que la toma de decisiones está sujeta no sólo a la Gestión de la Información sino a la calidad de la misma. 2.3 Calidad de la información

¿Qué entendemos por información de calidad?

Sin duda el concepto de calidad de la información depende del uso que se haga de la información en la práctica. Es posible que lo que se entiende como buena información en un


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caso concreto sea insuficiente para otros casos. En este caso podemos entender a la calidad como un criterio que debe caracterizar a la información para los procesos de producción del conocimiento, consituyendo un elemento intrínsicamente relacionado con el proceso educativo.

Los criterios o dimensiones de la calidad representan elementos esenciales para la formulación de políticas y metas de calidad, las cuales se convierten en requerimientos y normas precisas y cuantificables. Un modelo empírico de categorías y dimensiones que nos permiten “medir” la calidad de la información –Information Quality– ha sido desarrollado por Huang (1996) y se encuentra reflejado en la tabla 2. Este modelo agrupa a las dimensiones en cuatro categorías: calidad intrínseca, calidad contextual, calidad en la representación, calidad en el acceso.

Tabla 2. Categorías y dimensiones de la Calidad de la información –IQ– (Wang, 1996)

Categorías de la IQ Dimensiones de la IQ Calidad de la información intrínseca (atribuible a sí misma)

Precisión (exactitud), objetividad, credibilidad, reputación

Calidad de la información contextual (que se plantee en el contexto de la tarea en cuestión)

Relevancia, valor añadido, ¿es oportuna?, ¿está completa?, cantidad

Calidad de la información de representación

Facilidad de interpretación, facilidad de comprensión, representación concisa, representación consistente.

Calidad de la información de acceso Acceso real, seguridad

Con la categoría Calidad de la Información Intrínseca se aprecia que la información presenta un nivel de calidad atribuible a sí misma. Por ello esta categoría se compone de dimensiones como exactitud o reputación. Si bien es cierto que los términos listados presentan un carácter intuitivo respecto de su alcance, a modo de ejemplo podemos citar a Krieber (1979) que define “exactitud” como “la veracidad de la información de salida”, mientras que Ballou y Pazar (1985) la definen como lo que se consigue cuando “el valor registrado es conforme con el valor real”.

Con la categoría Calidad de la Información Contextual se destaca la obligación de que la calidad de la información se plantee en el contexto de la tarea en cuestión, es decir se busca que la información sea aplicable, completa, oportuna y apropiada en término de volumen, para aportar valor añadido.

Con las categorías Calidad de la Información en la Representación y en el Acceso se enfatiza en la importancia de los sistemas informáticos para el almacenamiento y acceso a la información. Es decir que los sistemas informáticos deben presentar información interpretable, fácil de entender, fácil de manipular, representada concisa y consistentemente y además el sistema informático debe ser accesible y seguro.

A modo de ejemplo analizaremos algunos problemas relacionados con las categorías de calidad de la información:

Problema 1: Los datos no se utilizan (figura 4) Problema relativo a la categoría IQ intrínseca Posibles causas

! múltiples fuentes para unos mismos datos ! subjetividad sobre el proceso de producción de datos

Solución: Modificar los procesos así como las TIC de apoyo


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Figura 4: causas y problemas en la categoría IQ intrínseca

Problema 2: Barreras en la accesibilidad (figura 5)

Problema relativo a las categorías IQ de accesibilidad y representación Posibles causas

! Falta de recursos informáticos ! Datos no confidenciales ! Representación no interpretable ! Formatos no compatibles y consistentes ! Exceso de datos

Solución: Mejorar los recursos TIC, perfeccionar y optimizar la representación de los datos, extraer los datos más pertinentes

Figura 5: causas y problemas en las categorías IQ de accesibilidad y representación


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Problema 3: Dificultades en la utilización de los datos (figura 6)

Problema relativo a las categorías IQ contextual Posibles causas

! Datos incompletos o ausentes ! Requerimiento de nuevos datos inexistentes en el sistema actual ! Datos no integrables o incompatibles provenientes de distintos sistemas

Solución: Definir y estructurar los datos en función de los requerimientos de los consumidores.

Figura 6: causas y problemas en las categorías IQ contextual

¿Podemos pensar ejemplos de problemas en la calidad de la información en nuestras instituciones educativas?

3. Gestión de la información ¿Organizar es gestionar?

Organizar es sólo una actividad más de la gestión, son acciones qué responden ¿dónde?, ¿en qué formato?, ¿en qué soporte? dispondré la información para que esté disponible cuando se necesite. Pero cabe señalar que una mala organización puede ser peor que no tenerla.

¿Gestionar es usar? Gestionamos información ante la posibilidad de su uso en un futuro.

Entonces, ¿qué entendemos por Gestión de la Información?

Para Choo (1999), la gestión de la información es, por así decirlo, el “control” de los recursos y las capacidades de información de la organización a fin de agregar y crear valor para sí misma y para sus clientes. La gestión de la información es un proceso de gestión organizacional y un sistema que adquiere, crea, organiza, distribuye y usa información. La visión de proceso es un ciclo continuo de cinco actividades relacionadas:

• Identificación de las necesidades de información • Adquisición y creación de información


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• Organización y almacenamiento de información • Distribución de información • Uso de información

En general la idea subyacente en las organizaciones es la del manejo de recursos humanos o activos financieros; para los recursos y procesos de la información deberían aplicarse las mismas funciones de administración de dichos recursos:

• Definir objetivos

• Proporcionar una meta

• Desarrollar políticas

• Asignar recursos

• Capacitar al personal

• Evaluar y retroalimentar.

La gestión de la información nos permite alcanzar algunos objetivos tales como:

• Maximizar el valor y los beneficios derivados del uso de la información.

• Minimizar el costo de adquisición, procesamiento y uso de la información.

• Determinar responsabilidades para el uso efectivo y económico de la información.

• Asegurar un suministro continuo de la información.

3.1 ¿Qué es información para la organización?

Para Buckland (1991) información es, alternativamente, un proceso (el acto de informar), un resultado (el resultado de ser informado) o un “objeto” (tal como un documento que contiene y comunica información).

Más allá de pluralidad de definiciones que podamos encontrar, resulta interesante rescatar los conceptos de la teoría de Shannon y Weaver: el valor de la información no es absoluto, sino relativo al contexto, el que incluye las intenciones del emisor y el estado de “conocimiento” del receptor. Podemos acordar, entonces, que para determinar el tipo de información que resulta relevante y útil para la toma de decisiones, es fundamental considerar la naturaleza de la decisión y el tipo de usuarios que la demanden en los distintos niveles de decisión.

Entonces, ¿qué significa que la información sea de la organización?

Podemos distinguir información (figura 7, adaptado de Jones, 2008):

1- que le pertenece, que controla: incluye los documentos digitales, impresos, analógicos, o de cualquier otro formato que están “guardados” en la organización.

2- que comunica acerca de ella: y que posiblemente esté bajo control de otros.

3- dirigida a ella: desde comunicaciones por medios digitales hasta anuncios televisivos, pasando por normas o jurisprudencia. La información en esta categoría puede no ser relevante, pero sí un distractor de la tarea.

4- provista/enviada por ella: a un sujeto, a una organización o publicada. Se intenta tener control sobre la misma -quien la recibe, quien la ve, con qué nivel de confidencialidad, etc.- aunque a veces no se logre.

5- utilizada/experimentada por ella: que puede ser controlada por la organización –nos remite a 1–, o no –un documento consultado pero que no está en la organización– pero en ambos casos, pasado un período de tiempo, puede ser necesario recuperarla nuevamente.


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6- relevante/útil: que es necesaria para la toma de decisiones. Esta categoría incluye subconjuntos de las categorías de información controlada y utilizada por la organización, así como información nunca antes “vista”.

Figura 7: espacio de información organizacional (adaptado de Jones, 2008)

La gestión de información exige en primer término, conocer perfectamente a la organización educativa. El dominio de su visión, misión, objetivos generales, etc., resulta imprescindible para este proceso, cuando se habla del conocimiento de toda la organización, se refiere en términos de estructura, funciones y de las personas que la integran (personal docente, administrativo, alumnado, etc.). También resulta ineludible para el éxito del proceso, analizar el cómo se utiliza la información por quiénes y para qué.

3.2 ¿Cuál es la diferencia entre Gestión de la Información y Gestión del Conocimiento?

Aunque aún no haya una única definición de Gestión del Conocimiento universalmente aceptada (Tsui 2000), la mayoría de las definiciones comparten sin embargo la perspectiva de que la Gestión del Conocimiento se ocupa de la recolección y diseminación de conocimiento para beneficio de una organización y de las personas que la componen. Swan (1999) resume que el término Gestión del Conocimiento se utiliza para describir cualquier proceso o práctica de creación, adquisición, compartición y uso del conocimiento, doquiera que éste resida, para mejorar el aprendizaje y el rendimiento de las organizaciones. Mientras que Huang (1999) define a la “gestión del conocimiento como aquellas acciones destinadas a organizar y estructurar procesos, mecanismos e infraestructuras de la empresa con el fin de crear, almacenar y reutilizar los conocimientos organizativos”.

La gestión del conocimiento implica diseñar y trabajar con los siguientes elementos (Choo, 1999):

• Categorías de conocimientos organizativos (tácito, explícito, cultural)

• Procesos de conocimiento (crear, compartir, utilizar)

• Disponibilidad organizacional (visión y estrategia, roles y habilidades, políticas y procesos, herramientas y plataformas)

La gestión de la información sienta las bases de la gestión del conocimiento, pero poseen enfoques y objetivos diferentes. La gestión de la información se relaciona con el proceso que

Acerca de…

Enviada por…

Relevante útil

Dirigida a…

Que fue utilizada

Que le pertenece


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incluye acceso, control, coordinación, exactitud, usabilidad, etc. de la información. Mientras que la gestión del conocimiento se relaciona con las acciones que incluyen la difusión, práctica, aprendizaje y construcción organizacional.

3.3 ¿Qué entendemos por una estrategia informacional?

Aquella que describe las direcciones y las acciones por las que los recursos y procesos de información de la organización serán manejados de modo que la organización alcance sus objetivos fijados. En general consiste en:

• Objetivos y metas que se alinean con la visión y misión de la organización

• Principios que articulan los resultados deseables y fundan las políticas de desarrollo informacional

• Una o más áreas estratégicas (información crítica, información a ser compartida, información nueva sobre algunos servicios, etc).

¿Cuál es el rol de la tecnología en la gestión de la información? Construye la infraestructura tecnológica que facilita el proceso y el movimiento eficientes

de datos, archivos y mensajes. La infraestructura tecnológica debe proporcionar el acceso a las aplicaciones, bases de datos, los servicios de comunicación que permiten a la organización realizar su trabajo con exactitud, confiabilidad, y velocidad.

Las herramientas y plataformas existentes poseen la versatilidad y la facilidad de uso para soportar el manejo de la información en formas que suelen ser altamente sofisticadas.

Sin embargo, tener tecnología no implica poseer buena información. Buena información es aquella que es requerida o necesitada por las personas, y que están dispuestos a aceptar y a utilizar. Para Tom Peters en la Gestión de la Información el 5% es tecnología y el 95% es psicología.

Tener acceso a un repositorio de información, habitualmente una colección de documentos, no garantiza que la persona que accede al repositorio encuentre la información requerida y comprenda realmente los documentos al leerlos.

Por otro lado, debemos tomar conciencia que los avances tecnológicos, con todas sus promesas, generan, invariablemente, nuevas dificultades y exacerban viejos problemas: la información que está disponible en papel, ahora está dispersa en más papel y también en formato digital, en diferentes aplicaciones y en distintos dispositivos. Este fenómeno al que podríamos denominar “fragmentación de la información” es lo que hace que el usuario deba lidiar con la organización de documentos digitales, mensajes electrónicos, páginas web, documentos impresos, fotos y videos en sus distintos formatos, fax, mensajes telefónicos, etc. y deban buscar entre archivadores tradicionales, computadoras, PDA, teléfonos “inteligentes”, pen drive y otros tantos tipos de dispositivos -que ya existen o ¡existirán!- La “facilidad” de almacenamiento dada hoy por la tecnología informática confronta con la posibilidad de recuperación, planteada ésta como una actividad netamente humana –recupero, filtro, interpreto–.

Lo que hemos descrito hasta el momento da una somera impresión de las razones por las que la aplicabilidad de las herramientas informáticas puede ser limitada cuando se trata de gestionar la información. Las implicaciones prácticas de estas limitaciones las notan la mayoría de los usuarios durante su trabajo diario cuando se enfrentan a dificultades para recuperar solamente los documentos relevantes de las colecciones de documentos y motores de búsqueda que devuelven cantidades abrumadoras de documentos obviamente irrelevantes.

Los desafíos más importantes para implementar un proceso de Gestión de la Información son las personas, la cultura y la política organizacional.


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Los comportamientos y las preferencias que tienen las personas sobre la información son difíciles de cambiar. También varían sus actitudes y familiaridad con respecto a la tecnología que maneja la información. Las normas, los sistemas de recompensas y el estilo de trabajo de una organización pueden afectar los esfuerzos por implementar un plan de Gestión de la Información. Conseguir que las personas compartan la información es difícil, ya que compartir la información y el conocimiento toma tiempo y esfuerzo y requiere confianza y respeto mutuo.

Para Huang (2000) “la información y el conocimiento constituyen el núcleo que fomenta una serie de cambios e innovaciones importantes en el seno de las organizaciones”. Es por ello que las repercusiones atribuibles a la falta de un sistema de gestión de información pueden ir “desde molestias organizativas hasta la toma de decisiones mal fundamentadas”.

4. El enfoque sistémico Los sistemas son todo lo que rodea al ser humano; por ejemplo, se sienten sensaciones

físicas originadas por un complejo sistema nervioso, un conjunto de partes que incluye al cerebro, espina dorsal, nervios y células sensitivas especiales debajo de la piel, que trabajan conjuntamente para hacer sentir calor, frío, comezón, etc. El hombre se comunica por medio del lenguaje, que es un sistema altamente desarrollado de palabras y símbolos que tienen significado; vive de acuerdo con un sistema económico en el cual los bienes y servicios se intercambian por otros de valor comparable. Para trasladarse diariamente al trabajo las personas hacen uso de lo que comúnmente se denomina como sistema de transporte el cual, a su vez, requiere para circular ordenadamente en la ciudad del sistema de tránsito; al llegar a la oficina, es necesario verificar la llegada de los empleados mediante el sistema de control de asistencias el cual al término del período de pago permitirá de acuerdo con las políticas establecidas y mediante el sistema de nómina generar el cheque del sueldo que le corresponda a cada trabajador dentro de la organización. Estos y otros muchos sistemas forman parte de la vida de las personas y de su quehacer diario. Podemos definir, genéricamente, a un sistema como a un conjunto de componentes que interaccionan entre sí para lograr un objetivo común dentro de un contexto determinado.

Los sistemas muestran una serie de características concurrentes que han permitido definirlos bajo ese concepto (Lucas, 1987):

− para su funcionamiento requieren de la interacción e interdependencia de sus elementos,

− para su permanencia busca definir un sentido de unidad y propósito, una finalidad,

− deben considerarse como un todo compuesto de partes que a su vez pueden ser también subsistemas (Figura 8),

− interactúan con el medio ambiente,

− tienen entradas y salidas necesarias para otros sistemas por lo cual tienen retroalimentación del medio,

− transforman entradas en salidas las cuales son diferentes en su forma de las primeras,

− los elementos en forma independiente tienen un resultado inferior al que generan al integrarse para lograrlo. Dicho concepto se conoce con el nombre de sinergia y suele ejemplificarse a través de la expresión “2+2=5”, y

− tienen más de una forma de lograr los objetivos –equifinalidad–, es decir que los resultados finales se pueden lograr con diferentes condiciones iniciales y de maneras diferentes.

Según Aktas (1987), un sistema es “un conjunto organizado de personas, máquinas, procedimientos, documentos, datos y cualquier otra entidad los cuales interactúan entre ellos mismos y entre ellos y su medio con la finalidad de alcanzar un objetivo”. Mientras que IBM lo


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define como “un grupo de elementos de naturaleza física o no, que exhibe las interrelaciones de estos y que interactúan juntos hacia una o más metas u objetivos”.

Figura 8: El sistema, los subsistemas y el objetivo en común

En un sistema abierto, no sólo las partes se influencian mutuamente, sino también el sistema intercambia influencias con su medio ambiente.

Llamamos insumos o entradas (input) a las influencias que el sistema recibe del ambiente y productos o salidas (output) a las influencias que el sistema produce en su ambiente (Figura 9). La palabra productos no se refiere solo a objetos materiales sino también a las influencias y servicios.

Figura 9: Esquema de funcionamiento del sistema –entrada, proceso, salida–

Otras características que guardan los sistemas son (Senn, 2000):

- No es posible modificar una parte del sistema sin afectar a las demás. - Un sistema no puede ser analizado en sí mismo dejando de lado el ambiente que le

rodea. Así, una institución no puede ser evaluada sólo por su eficiencia interna si al mismo tiempo no sabemos hasta qué punto ella recibe un apoyo firme de sus usuarios, de las fuentes de legitimación y de recursos de otras instituciones.

- Un elemento importantísimo de todo sistema es su mecanismo de retroalimentación. Su importancia deriva del hecho de que toda acción de un sistema está sujeta a error o desvío de su trayectoria óptima. De ahí que una constante vigilancia sobre los productos debe ser ejercida por el sistema, en función de los objetivos. Al mismo tiempo el sistema debe ser abierto para la innovación, cuando ésta sea sugerida por la retroalimentación para adaptarse a la evolución del ambiente y del propio sistema.

Podemos ilustrar los sistemas mediante algunos ejemplos: A - Una organización dedicada a la prensa escrita (diario)

− Objetivo: informar o comunicar a través de un medio masivo.

− Elementos: los trabajadores, el equipo y mobiliario, los materiales o materia prima (papel, tinta, imprenta, etc.), la elaboración de políticas y planes de trabajo, el programa de comercialización, el estilo de liderazgo, los programas de administración y desarrollo, etc..

s s

s s

s

Objetivo común

Entradas Proceso Salida: efectos sobre el

sistema y sobre su ambiente

Retroalimentación Observaciones sobre los efectos de la acción

Ambiente


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− Subsistemas: cada una de las áreas funcionales: contabilidad, producción, personal, etc.

− Sinergia: los resultados del sistema son mayores en conjunto que los que obtienen independientemente cada uno de los elementos del sistema, esto es, si el personal no contara con la materia prima, equipo o con políticas eficientes, los resultados esperados de su funcionamiento no serían los mismos que en caso de contar con ellos.

− Ambiente: la situación política, económica y social afecta al sistema y éste a su vez también lo afecta.

− Equifinalidad: el objetivo planteado podría alcanzarse a través de revistas o como lo ha decidido la administración a través del periódico.

El esquema de funcionamiento del sistema sería (Figura 10): Figura 10: Esquema entrada, proceso, salida

B - El Sistema Nacional de Salud − Objetivo: procurar, prevenir y mantener la salud de los ciudadanos.

− Subsistemas: Ministerio de Salud y Ambiente, ministerios de salud provinciales, unidades de atención primaria, clínicas, hospitales e instituciones privadas de salud cada una de las cuales a su vez forman un subsistema.

− Sinergia: Cada hospital o clínica es importante de manera individual pero su funcionamiento u operación individual no lograría cubrir o prevenir el bienestar de toda la comunidad.

− Ambiente: para identificar y resolver la problemática de salud del país se debe enfrentar a desastres naturales, el clima, el sistema nacional financiero, políticas nacionales de desarrollo nacional, etc.

− Equifinalidad: para lograr su objetivo lo puede hacer a través de programas nacionales, campañas de publicidad, equipando los hospitales, instalación de nuevas clínicas o unidades de atención primaria, educando a la población para prevenir problemas de Salud, etc.


Noticias del medio Clasificación, interpretación,

definición, control y proceso de noticias

diario

Retroalimentación de la sociedad

Necesidades de salud

Otorgar bienestar y salud a la población a través de programas nacionales

Población saludable

Epidemias, desastres naturales, problemas económicos, etc.


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C - El Sistema Educativo Nacional − Objetivo: garantizar la universalidad y obligatoriedad de la educación general básica

para toda la población en edad escolar, lograr una efectiva igualdad de oportunidades para toda la población en el acceso, permanencia y egreso del sistema, logrando resultados equivalentes a partir de la heterogeneidad de la población, mejoramiento de la eficiencia y la eficacia en la gestión optimizando la utilización de los crecientes recursos que se asignan al sector, mejoramiento de la calidad del aprendizaje y de los logros académicos.

− Elementos: alumnos, profesores, equipamientos, infraestructura, etc.

− Subsistemas: Ministerio de Cultura y Educación de la Nación, ministerios provinciales, Consejo Federal de Educación, Direcciones de Nivel, conducciones educativas regionales o zonales, establecimientos educativos de los distintos niveles, públicos y privados, cada una de las cuales a su vez forman un subsistema.

− Sinergia: cada establecimiento educativo es importante de manera individual pero su funcionamiento u operación individual, no lograría los objetivos propuestos.

− Ambiente: la situación política, económica y social afecta al sistema y éste a su vez también lo afecta. Se redefinen la estructura del sistema educativo y de los contenidos de enseñanza en función de las demandas sociales y su vinculación activa con la producción, que constituye el eje vertebrador del proceso social y educativo.

− Equifinalidad: para lograr su objetivo lo puede hacer a través de programas nacionales de educación o creación de instituciones, etc.


Lo señalado anteriormente también puede ser aplicado a una institución educativa, considerada como sistema. Entre los insumos están los alumnos y los profesores y todo lo que recibe del ambiente, incluyendo las necesidades sentidas por el contexto social.

En los sistemas sociales, la finalidad –objetivo– es dinámica, cambiante y establecida por el hombre.

5. Qué entendemos por Sistema de Información –SI– Definir los Sistemas de Información es, en general, una tarea compleja, porque se

compone de múltiples procesos que son, al mismo tiempo, actores en otros subsistemas de la organización, y, porque el Sistema de Información participa de toda actividad que se desarrolla en esa organización

Para Teichroew (1976), el Sistema de Información puede ser definido como “una colección de personas, procedimientos y equipos diseñados, construidos, operados y mantenidos para recoger, registrar, procesar, almacenar, recuperar y visualizar información”.

Sin embargo, para Senn (1990), un Sistema de Información “es un conjunto de personas, datos y procedimientos que funcionan en conjunto”.

Por su parte Huang (2000) lo define como “procesos, procedimientos y funciones

Necesidades sociales de educación

Posibilitar la adquisición de conocimiento, habilidades intelectuales, destrezas, valores, actitudes, etc.

Población escolarizada, avances tecnológicos -

científicos, cambios en los estratos sociales, etc.

Demandas sociales, productivas, situación política, económica, etc


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organizativas empleadas en la recogida, tratamiento, distribución y empleo de los datos. Los datos se recopilan de múltiples fuentes y se almacenan en base de datos. Con estos datos almacenados se genera (se produce) información útil para la toma de decisiones organizativas”.

Intentando aunar conceptos, decimos entonces que un Sistema de Información es un sistema que sirve para proporcionar información dentro de la organización en el momento y lugar en donde sea necesaria para cualquier nivel administrativo, operativo o gerencial.

Algunos ejemplos de SI que pueden ayudarnos a entender su concepción, son: − Sistemas de Información y Análisis de Mercados para la toma de decisiones empresariales.

− Sistemas de Administración y Gestión de las empresas (Oracle, Tango, etc).

− Sistemas de control escolar y académico de las Instituciones Educativas.

− Sistemas de Información y control de personal de las empresas u organizaciones.

− Sistemas de venta electrónica de boletos para espectáculos culturales y deportivos.

− Sistemas de Cobranzas de diferentes servicios (telefonía, gas, electricidad, etc).

Los Sistemas de Información para la Gestión –SIG- se ocupan de la problemática asociada a la gestión de la información en el contexto de las instituciones, las unidades productivas, las organizaciones, las empresas. Su objetivo es ayudar a personas e instituciones a hacer un uso más eficaz de las tecnologías de la información.

El estudio de los "Sistemas de Información para la Gestión" presenta un campo multidisciplinar en el que intervienen materias como, "Tecnologías de la Información y la Comunicación", "Redes de Información", "Transmisión de Datos", "Administración de Empresas", "Calidad Total", "Marketing y Negocios", "Gestión Empresarial", entre otras.

No se trata de una disciplina netamente Informática ni de Administración de Empresas. Las materias informáticas están consideradas en el avance de las Tecnologías de la Información y la Comunicación subyacentes, mientras que Sistemas de Información se centra en la aplicación de las tecnologías disponibles en un contexto institucional y empresarial dirigido hacia la gestión y la excelencia de la actividad.

La figura 13 nos presenta una visión general de los Sistemas de Información como disciplina académica:

Figura 13: Sistema de Información como disciplina

Ciencias Económicas


Ingeniería de Software Ciencias de la

computación

Auditoría informática Admin.. de empresas

Intelig. Artificial Sist. decisionales

Interacción H-C Diseño de soft.

Gestión de SI Gestión de TI Aplicación eficaz de TI


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Los "Sistemas de Información Institucionales o Empresariales" son conjuntos organizados de elementos dirigidos a recoger, procesar, almacenar y distribuir información de manera que pueda ser utilizada por las personas adecuadas en la empresa, de modo que desempeñen sus actividades de modo eficaz y eficiente.

La información puede versar sobre personas, lugares, cosas o eventos internos a la empresa, o sobre el entorno que le rodea. Las personas utilizan la información para tomar decisiones, mantenerse informados sobre los recursos empleados y para planificar el futuro.

Los elementos que conforman un SIG son cuatro (Alter, 1992) (figura 14): − Información. Todo aquello (Datos, Texto, Imágenes, Voz) que el sistema captura

(Selecciona, Adquiere), procesa (Indiza, Cataloga, Codifica), almacena (Papel, Soportes magnéticos, ópticos) y distribuye (Disemina, Presta, Vende).

− Personas. Gente que captura, introduce, procesa y/o utiliza adecuadamente la información del sistema, que permite que desempeñen sus funciones eficaz y eficientemente y a su vez generen nuevos contenidos de información.

− Tecnologías de la información y la comunicación. Hardware y software empleado y/o asociado directa o indirectamente a las tareas del sistema.

− Técnicas de trabajo. Métodos utilizados por las personas y las tecnologías para desempeñar su actividad.

Figura 14: Elementos de un Sistema de Información

Estos elementos constituyen un Sistema de Información para la Gestión cuando operan coordinadamente y en conjunto para alcanzar un objetivo determinado en la institución u organización, ya sea gestionar las transacciones corrientes, facilitar la toma de decisiones estratégicas, mantener un canal comercial o cualquier otro propósito útil para el éxito de la organización.

En este sentido, cualquier sistema informático, un conjunto de hardware y software aislado, NO ES un Sistema de Información para la Gestión. Sólo cuando ese sistema informático actúa en coordinación con el resto de elementos componentes para un propósito institucional o empresarial definido, es que hablamos de "Sistema de Información de la Institución o Empresa".

Entonces, un SIG puede considerarse conceptualmente vinculado a dos ideas principales e interrelacionadas:

1) es mejor disponer de alguna información que no tener ninguna; y 2) los programas institucionales de acción generan información durante el proceso mismo

de ejecución, la cual puede, a su vez, utilizarse en la toma de decisiones. ¿Qué hace un Sistema de Información?:

− proporciona información oportuna, relevante y exacta.

− incrementa la eficiencia y eficacia de las funciones de planeación y control.


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− desarrolla tres funciones principales:

o recibe datos de fuentes internas y/o externas de la empresa o institución como elementos de entrada.

o actúa sobre los datos para producir Información en un sistema "generador" de información.

o con la información obtenida, un sistema genera informaciones específicas para cualquier petición que se realice y a cualquier nivel.

La información generalmente se recoge a intervalos de tiempo fijos, con el fin de satisfacer tanto las necesidades regulares como las que van surgiendo de todos aquellos que toman decisiones en los distintos niveles.

Si la información es potencialmente útil, el Sistema de Información deberá responder adecuadamente a las preguntas tales como: ¿qué acciones específicas necesito para guardarla de manera que pueda usarla posteriormente?, ¿cómo debo guardarla?, ¿dónde?, ¿en qué dispositivo?, ¿en qué formato?, para ser accedida ¿cuándo?

5.1 Objetivos y componentes de los Sistemas de Información

Las Organizaciones deben verse a sí mismas como sistemas o entornos, compuestos de subsistemas y funciones interrelacionados, que forman un todo unificado. Por lo tanto, el objetivo de la integración en lo que respecta a los Sistemas de Información es el de proporcionar un flujo de Información a niveles múltiples y a través de las funciones para apoyar esta interrelación. Una red de interna de computadoras no sirven de nada si los usuarios no están interesados en la información que se genera. Toda la amplitud de banda de las telecomunicaciones no agregará un mínimo de valor si los usuarios de la organización no comparten la información que poseen con los demás.

Davenport (1999) presenta un planteamiento al que denomina “ecología de la información”, que pone de relieve el entorno completo de la información de una organización. Aborda todos los valores y las creencias sobre la información (cultura) de una empresa; la manera en que la gente usa la información y lo que hace con ella (comportamiento y procesos de trabajo); los obstáculos que interfieren en el intercambio de la información (política), y los sistemas de información que ya están implantados (la tecnología).

El punto principal de este razonamiento es que no podemos analizar los sistemas de información como simples conjuntos de máquinas, sino que hay que incorporar en el análisis las personas, las prácticas y los valores. Un ecosistema informacional –information ecology– es un sistema de personas, prácticas, valores y tecnologías, en una determinada focalización física. Lo más importante de esta perspectiva es que el foco no está puesto en la tecnología, “sino en las actividades humanas que han de ser servidas por las tecnologías” (Cornellá, 2001).

Los objetivos comunes de todo Sistema de Información deberían ser los de garantizar la gestión de las transacciones y apoyar las actividades de la organización, así como sustentar la toma de decisiones estratégicas y tácticas por parte de los niveles correspondientes de la empresa o la institución.

Los Sistemas de Información para la gestión deben asegurar que la información generada sea exacta, confiable y esté disponible en cualquier instante, lo que permitirá un incremento en la eficiencia, eficacia y competitividad de la empresa o institución.

Muchas veces, los que manejan las tecnologías de la información en las organizaciones (programadores, directores de información, analistas de sistemas, etc.), no suelen comprender e interpretar las necesidades de los "usuarios finales". Aplican el enfoque “informático”, donde se cree que:

• la información se almacena con facilidad en las computadoras, como "datos";

• diseñar bases de datos computarizadas es la única forma de dominar la


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complejidad de la información;

• la información debe ser común en toda la organización;

• el cambio en la tecnología mejorará el entorno de la información.

Por nuestra parte, adherimos al enfoque de Davenport (1999) de la ecología de la información que se centra en la manera como la gente crea, distribuye, entiende y usa la información. Las organizaciones que adoptan la propuesta ecológica creen que:

• La información no se almacena con facilidad en las computadoras, y no está constituida por "datos".

• Cuanto más complejo sea el modelo de la información, menos útil será.

• La información tiene múltiples significados en una organización.

• La tecnología es sólo uno de los componentes del entorno de la información y, a menudo, no es la manera más conveniente de generar el cambio.

Todos los Sistemas de Información tienen componentes "Estratégicos" y "Tácticos". Por Estratégicos entendemos aquellos aspectos de naturaleza a largo plazo, cuyas decisiones son tomadas por el máximo nivel de dirección, mientras que los Tácticos son los de carácter operativo, a corto plazo, que generalmente involucra a directivos medios y especialistas.

La estrategia supone la creación de una visión de futuro y los medios y decisiones que permitirán a la organización alcanzar esta visión, mientras que los temas tácticos tienen que ver con la aplicación de reglas y la creación de las aplicaciones que permitan alcanzar lo anteriormente señalado.

La estrategia, también se refiere a la gestión de la demanda y la optimización de los beneficios que las nuevas operaciones van a proporcionar. Las tácticas están vinculadas a la gestión de la oferta y la optimización del costo de desarrollo y ejecución de las nuevas operaciones.

Si se gestiona bien la estrategia, pero la respuesta táctica es deficiente, no se logrará el objetivo. Si las tácticas se gestionan bien, pero no existe la estrategia, entonces se pueden desarrollar magníficos sistemas, pero no tendrán utilidad para la empresa.

Por otra parte las organizaciones, a través de su Sistema de Información, deben atender con especial cuidado al solapamiento que se produce entre la gestión personal y la gestión organizacional de la información, proveyendo políticas claras al respecto. Por ejemplo: ¿qué tipo y en qué instancia, la información creada por un individuo, estará disponible para otros?, ¿qué información será convertida, continuamente, a formatos recientes y cómo recuperar las que están en viejos formatos?, cuándo alguien deja la organización ¿qué información producida por dicho individuo será archivada y/o borrada?

Para Bob Boiko, las organiaciones no suelen tener en cuenta las oportunidades que ofrecen información. Ello refleja el hecho de que el “valor informativo” es poco conocido por la mayoría de las organizaciones. Si no se puede distinguir la información valiosa de basura, probablemente se guarde toda la información ante la posibilidad de que alguien la necesite o se deshaga de todo garantizando que no pueda hacer daño. Lo que se necesita es mayor claridad sobre el valor relativo -y las amenazas- de la información que una organización produce a través de su gente. De allí podría generarse políticas equilibradas para guardar, organizar y mantener la información adecuada. 5.2 Clasificación de los sistemas de información

Los sistemas de información proporcionan valor a la organización y están constituidos por un gran número de partes, o subsistemas, que interaccionan unos con otros en grado diferente. Podemos categorizar a los SIG según variados criterios:

A) formales o informales:


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− Los sistemas Formales de información son diseñados y estructurados como tales, para cumplir con los objetivos y necesidades de la organización.

− Los Sistemas Informales de información suelen estar asociados con la casualidad, con situaciones no planificadas o programadas. A veces se generan en un entorno de carácter social, una charla o entrevista, lectura casual de un documento, etc.

B) rutinarios o no rutinarios: − Como Rutinaria se puede considerar la información que es producida según

determinado calendario, por ejemplo, el informe periódico sobre ventas internacionales que realiza el área de marketing.

− La información No Rutinaria se produce a medida que se necesita y por lo general por única vez, sin volver a producirse.

C) Por el nivel de automatización: - Los sistemas de registro Manual pueden ser simplemente comentarios

manuscritos vinculados con otro tipo de información o documento, o notas resúmenes tomadas de determinadas fuentes.

- Hoy en día, con la aplicación masiva de la informática, los sistemas de información se basan cada vez más en estas TIC y aumentan su nivel de Registro Automático y número de aplicaciones.

La rapidez con que se puede estructurar, calcular, borrar, copiar, transferir, reorganizar, compaginar e imprimir resultados con un SIG de registro automático –tanto en pantalla como en papel u otro soporte– constituye la base de los beneficios que genera el tratamiento de datos e información. Las posibilidades operativas existentes, algunas de ellas automáticas, son:

1) velocidad: introducir datos y realizar operaciones a gran velocidad en un SIG, quedando disponibles para ser recalculadas e impresas cuando se lo desee.

2) actualización: todo SIG permite su actualización en un momento dado, lo que se puede realizar en minutos para ser luego recuperado e impreso cuando se lo requiera.

3) repetición y unión de datos y operaciones: en diversos sistemas deben repetirse frecuentemente una serie de datos y operaciones en función del tiempo, etcétera. Estos sistemas permiten escribirlos una vez y quedan disponibles, pudiendo añadirse o insertarse donde sea necesario.

4) copiar y transferir datos y cálculos a otros documentos,

5) capacidad de archivado: se pueden almacenar grandes volúmenes de información en un pequeño espacio.

6) organización y ejecución de diversos formularios: permite combinar valores y cálculos desarrollados con alguna otra información para organizar y diseñar formularios y tablas con datos y cálculos específicos destinados a uno o varios propósitos, a una persona o a un conjunto de ellas.

7) incorporación a otros documentos: permite combinar textos desarrollados en un informe con valores y cálculos y la información contenida en otros documentos.

D) De acuerdo a sus funciones: - para funciones específicas, son aquellos destinados a proporcionar información

de una de las partes de una empresa o una institución como, los dedicados al manejo de personal, o los dedicados a la comercialización, los dedicados al proceso productivo, etc., etc.


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- totalmente integrados, son aquellos sistemas que integran totalmente a un solo sistema todas las actividades de una organización o institución, por lo cual son más complejos y de mayor tamaño.

E) De acuerdo a las necesidades que satisfacen: - Sistemas transaccionales, operativos o para el procesamiento de datos:

" Tienen como finalidad mejorar las actividades rutinarias de una organización y de las que depende toda la organización.

" Normalmente son el primer tipo de SI que se implanta en las organizaciones.

" Son intensivos en entrada y salida de información; sus cálculos y procesos suelen ser simples y poco sofisticados.

" Tienen la propiedad de ser recolectores de información.

" Son fáciles de justificar ante la dirección ya que sus beneficios son visibles y palpables.

" Pueden resumirse sus acciones en 5 pasos: clasificación, cálculo, distribución, resumen y almacenamiento de los datos.

- Sistemas de apoyo a las decisiones, soporte a las decisiones o ejecutivos:

" La información que generan sirve de apoyo a los mandos intermedios y de alta administración en el proceso de la toma de decisiones.

" Suelen introducirse después de haber implantado los sistemas transaccionales.

" Suelen ser intensivos en cálculos y escasos en entradas y salidas de información.

" Apoyan la toma de decisiones que por su naturaleza son repetitivas.

" Los procesos de toma de decisiones están claramente definidos, entonces se puede identificar la información necesaria para formular decisiones.

" La información para tales decisiones suele ser de índole interna, orientada a corto plazo.

- Sistemas Estratégicos:

" Se refieren a las decisiones a largo plazo, complejas y poco estructuradas, que por lo general toman los directivos del máximo nivel.

" Su función es lograr ventajas que los competidores no posean.

" Apoyan el proceso de innovación dentro de la organización.

6. El Ciclo de vida de los Sistemas de Información

El ciclo de vida (metafóricamente hablando) del desarrollo de sistemas es el conjunto de actividades que necesitan llevarse a cabo para desarrollar y poner en marcha un sistema de información. Las fases que incluye son nacimiento, desarrollo, operación, mantenimiento y muerte.

- Nacimiento: Esta fase da inicio al ciclo de vida con el surgimiento de una necesidad o de un requerimiento por parte del usuario. En este momento debe hacerse un estudio de factibilidad para decidir si en realidad se justifica el desarrollo del sistema.

- Desarrollo: Una vez realizado un estudio de factibilidad, se procede al desarrollo del sistema en el cual se analizan los requerimientos y se elabora un diseño que servirá


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de base para el desarrollo. Además, se elaboran los programas necesarios para que el sistema pueda operar. La fase de desarrollo consiste en diseñar, construir y/o adecuar los programas que se requieren para resolver el problema del usuario.

- Operación: En este momento el sistema ya está terminado y el usuario trabaja introduciendo datos y obteniendo información y reportes que soporten la operación de la organización. Si el sistema no satisface los requerimientos funcionales del usuario o si se detecta algún error en los programas, es necesario pasar a la fase de mantenimiento.

- Mantenimiento: Consiste en corregir los errores que se detectan en los programas o en las funciones que realiza el sistema. En esta fase además el usuario puede agregar nuevos requerimientos.

- Muerte: Un sistema de información llega a esta fase cuando deja de ser necesario o cuando debe reemplazarse por otro mejor. Si al sistema original se le hacen mejoras o cambios se inicia nuevamente el proceso, debido a que el sistema anterior ya ha muerto y se desarrollará uno nuevo.

6.1 El método del Ciclo de Vida del desarrollo de un Sistema de Información. Es el conjunto de actividades para desarrollar e implantar un sistema de información y

consta de las siguientes actividades: I- Investigación Preliminar.

- Se inicia siempre con la petición de una persona, cuando se formula la solicitud comienza la primera actividad de sistemas: La investigación Preliminar.

- Tiene que ver con la identificación de problemas, oportunidades y objetivos.

- Las actividades de esta fase consisten en entrevistas a los usuarios, sumarización del conocimiento obtenido, estimación del alcance del proyecto y documentación de los resultados.

- El objetivo final de esta fase es un estudio de factibilidad que contiene una definición del problema y la sumarización de los objetivos.

II- Determinación de los requerimientos del sistema. - El aspecto fundamental del análisis es comprender todas las facetas importantes de

la parte de la organización que se encuentra bajo estudio. En esta fase se debe comprender qué información necesitan los usuarios para realizar su trabajo.

- Es la etapa que responde a preguntas tales como:

" ¿Quién? Las personas que están involucradas en el proceso.

" ¿Qué? La actividad de la organización.

" ¿Dónde? El ambiente en donde se lleva al cabo el trabajo.

" ¿Cuándo? En qué momento

" ¿Cómo? De qué manera se desarrolla.

- Se identifican las características que debe tener el nuevo sistema, incluyendo la información que deben producir los sistemas junto con las características operacionales tales como controles de procesamiento, tiempos de respuesta y métodos de entrada y salida.

III. Diseño del sistema. El diseño de todo SIG puede manejarse como un conjunto de operaciones que siguen

aproximadamente la siguiente secuencia, pudiendo variar en función del volumen de la institución:


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1. Describir la estructura dinámica del proyecto institucional: a) los actores, medios y fines; b) identificar las dimensiones del proyecto educativo, pedagógica y curricular, y sus

componentes básicos –en el proyecto educativo el ideario, la misión y la estructura organizativa y normativa–;

c) traducir la descripción en términos de los cuatro parámetros básicos de estos sistemas de información: insumos, procesos, resultados y contextos;

d) visualizar al sistema como si funcionara bajo condiciones ideales. 2. Describir las variables: hacer una lista de todas las variables posibles considerando

nuevamente los cuatro parámetros del sistema, para hacer comparaciones y recuentos.

3. Seleccionar las variables importantes. Vincular lo ideal y lo real y seleccionar aquellas variables que constituirán un SIG completo e integral, y sobre las cuales haya que recoger o generar la información que servirá para la toma de decisiones diarias.

4. Analizar las variables y formular los indicadores, códigos e ítems: a) definir, elaborar y analizar conceptos donde sea necesario, b) desarrollar indicadores para aquellos conceptos y variables que no sean

directamente observables, c) recoger datos por medio de preguntas, pruebas y observación. d) organizar los ítems en instrumentos apropiados: pruebas, cuestionarios,

entrevistas y guías de observación. 5. Identificar las fuentes de datos sobre los indicadores seleccionados que formarán el

SIG y rediseñar los instrumentos de recolección cuando sea necesario. 6. Desarrollar un procedimiento de almacenamiento, procesamiento y recuperación de

datos, para los registros, formatos y tabulaciones con la tecnología computacional apropiada.

7. Establecer los intervalos de tiempo para la entrada y recuperación de los datos y los patrones de flujo para suministrar los informes a todos aquellos que necesitan la información y toman decisiones en los distintos niveles.

8. Establecer la modalidad y oportunidad de presentación de los informes. Especificar un formato para la presentación de los datos que permita su fácil comparación en el tiempo, precisando los datos específicos para cada reporte y salida.

IV. Desarrollo de Software. - Los encargados de desarrollar software pueden instalar paquetes comprados a

terceros o escribir programas diseñados a la medida del solicitante.

- La elección depende del costo de cada alternativa, del tiempo disponible para escribir el software y de la disponibilidad de los programadores.

V. Prueba de los sistemas. - Antes de que pueda ser usado el sistema de información debe ser probado.

- Durante la fase de prueba de sistemas, el sistema se emplea de manera experimental para asegurarse de que el software no tenga fallas, es decir que funciona de acuerdo con las especificaciones y en la forma en que los usuarios esperan que lo haga.

VI. Implementación y evaluación. - Dependiendo del tamaño de la organización que empleará la aplicación y el riesgo

asociado con su uso, puede elegirse empezar la operación del sistema solo con un área de la empresa.


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- Algunas veces se deja que los dos sistemas, el viejo y el nuevo, trabajen en forma paralela con la finalidad de comparar resultados.

7. A modo de síntesis Los SI tienen que ver con el uso que hacen las personas de la información en sus

organizaciones, suelen ser diseñados e implementados dentro de una organización para promover una acción adecuada tal que pueda conseguir –la organización– una adición de valor. Una organización, como cualquier otro sistema, para que sea fructífera debe poseer capacidad de autoregulación y adaptación ante cambios internos y del entorno con el fin de sobrevivir. De esta forma la adición de valor es la clave de la supervivencia a largo plazo y, posiblemente, de la progreso.

Como hemos visto, la información puede clasificarse según las necesidades que pueden satisfacer:

- Los directivos de nivel superior son los responsables de tomar decisiones estratégicas y hacer planes y organizar a alto nivel.

- Los directivos de nivel medio son responsables de decisiones tácticas y hacen una planificación y organización más detallada, así como también dirigen y controlan a los directores de nivel bajo.

- Los directivos de más bajo nivel son responsables de las decisiones operacionales. El tipo de información que necesita un director para realizar sus tareas depende de su

nivel de administración. Mientras un director de bajo nivel necesita información detallada sobre la operación, uno de medio nivel necesita menos detalles de la información operacional y más información sobre temas organizacionales y de planificación. Un director de alto nivel necesita información de “alto nivel” que le ayude a realizar el plan estratégico y a tomar decisiones estratégicas.

Hay que tener en cuenta que el proceso te toma de decisiones tiene lugar en un ambiente de incertidumbre y que, generalmente, se tiene que asumir un cierto riesgo. Por ese motivo, se debe disponer de información lo más exacta y completa posible en la fase de análisis del problema y de las alternativas posibles, para minimizar el riesgo inherente al proceso de toma de decisiones.

Podemos decir que: - Para entender los requisitos de la información y la comunicación dentro de las

organizaciones necesitaremos entender las nociones de información y comunicación.

- Para entender los SI tenemos que entender las organizaciones, cómo son, cómo trabajan, cuáles son sus componentes, su estructura y comportamiento.

- Los SI existen en las organizaciones, para apoyar sus trabajos, completar su información y requisitos de la comunicación.

La gestión educativa es un proceso complejo y dinámico que involucra a múltiples actores. La gestión eficiente y la eficacia en los resultados están íntimamente relacionados con la posibilidad de disponer de un diagnóstico acertado del comportamiento del sistema educativo y del entorno socioeconómico, cultural, político y tecnológico en el que cada institución está llamada a desenvolverse. Disponer de información constituye entonces un elemento fundamental para el desarrollo del aprendizaje institucional y un insumo estratégico para apoyar la toma de decisiones y orientar las acciones.

“La fuente más valiosa de información en las organizaciones es la propia gente, que debería participar activamente en una red de recolección y de acceso a la información que abarque la totalidad de la organización” (Choo,1999).


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8. Bibliografía Buckland, Mk. (1997). What is a “Document”. JASIS

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