Sistemas de Información

Sistemas de Información y las Organizaciones

Concepto y Objetivos de lasOrganizaciones

Introducción□ Los sistemas de información y las

organizaciones se influyen entre sí:

■=> Los SI deben proveer la información que la organización necesita.

■=> Las organizaciones deben tomar una actitud abierta hacia los SI si desean beneficiarse de sus nuevas tecnologías.

Introducción

□ Los SI pueden alterar la vida de la organización.

□ No se pueden diseñar SI nuevos si no se entienden las organizaciones.

Concepto de OrganizaciónDefinición técnica:

■ Una organización es una estructura social formal, estable, que toma recursos del entorno y los procesa para producir bienes y servicios.

Organización Formal

Concepto de OrganizaciónDefinición conductual:

■ Una organización es un conjunto de derechos, privilegios, obligaciones y responsabilidades que con el tiempo llegan a un equilibrio delicado a través de los conflictos y la resolución de los mismos.

Organización Forma!

Recursos del entorno

Estructura:JerarquíaDivisión de trabajoReglas, procedimientosProcesos de negocios

Proceso:Derechos y obligacionesPrivilegios y responsabilidadesValoresNormasPersonas

Bienes y servicios para el entorno

Concepto de Organización□ Relación entre la definiciones técnica y conductual

de organización:

Definición técnica Definición conductualFoco Se centra en la manera

en que los insumos se transforman en bienes y servicios.

Se centra en las personas y en la forma en que se desempeñan las actividades.Es una visión más realista de la organización.

Conceptos claves

Insumos Capital Trabajo Materia prima ProcesosBienes y Servicios

DerechosPrivilegiosObligacionesResponsabilidadesSentimientos

Características de las Organizaciones

Características de las organizaciones

□ Características comunes de lasorganizaciones:■ Compartidas por la mayoría de las

organizaciones.

□ Características únicas de lasorganizaciones:■ Aquellas que son propias de cada una

de las organizaciones. No hay dos organizaciones que sean idénticas.

Características de las organizaciones

Características comunes:

□ Características estructurales■ División de trabajo (especialización)■ Jerarquía■ Reglas y procedimientos explícitos■ Juicios imparciales■ Requisitos técnicos para asignar puestos■ Eficiencia organizacional (maximizar resultados

utilizando insumos limitados)□ Procedimientos operativos estandarizados□ Políticas organizacionales□ Cultura organizacional

Características de las organizacionesCaracterísticas únicas:

□ Tipos de organización□ Entornos□ Metas□ Poder□ Grupos de interés□ Función□ Liderazgo□ Tareas□ Tecnología□ Procesos de negocios

Características de las organizaciones:Tipos de OrganizaciónTipo de

OrganizaciónDescripción Ejemplo

Estructura deempresarioemprendedor

-Empresa joven, pequeña, en un entorno de cambios rápidos. -Estructura sencilla.-Administra el empresario que funge como director general único.

Empresa pequeña de nueva creación.

Burocracia mecánica

-Burocracia grande en un entorno que cambia con lentitud y elabora productos estándar.-Domina un equipo administrativo centralizado.-Toma de decisiones centralizadas.

Empresa de manufactura de tamaño mediano.

Burocracia con divisiones

-Combinación de varias burocracias mecánicas en la que cada uno produce un bien o servicio distinto.-Todos están bajo el mando de una oficina central.

Empresa tipo General Motors.

Burocracia profesional

-Organización basada en el conocimiento.-Los bienes y servicios dependen de los conocimientos de los profesionales.-La dominan jefes de departamento con autoridad centrada débil.

Bufetes de abogados, sistemas escolares.

Adhocracia -Opuesto a burocracia-Organización de "fuerza de tarea" que debe responder a entornos rápidamente cambiantes.-Consta de grupos grandes de especialistas organizados en equipos multidisciplinarios de vida corta.-Administración central débil.

Empresas consultoras.

Características de las organizacionesEjercicio de análisis: Comercio

Electrónico. El estilo de Corea del Sur y el Medio Oriente.

Objetivos de las organizaciones

■ Elevar al máximo sus utilidades mediante el incremento de sus ingresos, o la reducción de sus costos.□ Existen además otras organizaciones no lucrativas,

cuya meta principal no es la obtención de ganancias.

■ Brindar valor a quienes participan en sus actividades (clientes, proveedores, administradores o empleados).

Estructura Organizacional

Estructura organizacional

□ La estructura organizacional se refiere a las subunidades organizacionales y a la relación de éstas con la organización general.

□ Dependiendo de las metas de la organización y de su método administrativo, PODEMOS IDENTIFICAR DIVERSOS tipos de estructuras:

□ Tradicional (o jerárquica)□ De proyectos□ De equipos□ Multidimencional

Estructura organizacionalEstructura organizacional tradicional:□ Estructura organizacional en la que

directores de grandes departamentos rinden informes a un presidente o administrador de alto nivel.■ Los departamentos responden a criterios

de división de trabajos acordes con sus funciones. (ej. marketing, producción, sistemas de información, finanzas y contabilidad, desarrollo, etc.)

■ Se concibe como una serie de niveles:□ Capas mas altas: mayor poder y autoridad

■ En la actualidad, estructura organizacional plana:□ Cesión de autoridad: acciones más ágiles y con más

rápida resolución de problemas.□ Los SI hacen posible la cesión de autoridad,

proporcionando información agregada a los niveles inferiores de la jerarquía.

Estructura organizacional

Estructura organizacional tradicional:

Estructura organizacional

Estructura organizacional por proyectos:□ Este tipo de estructura se centra en grandes

productos o servicios.■ Una unidad por cada producto, o por cada servicio que proporciona.■ Cada unidad ejerce por sí misma las funciones tradicionales (ej. marketing, producción, sistemas de información, finanzas y contabilidad, desarrollo, etc.)■ Muchos equipos de proyectos son de carácter provisional.

Estructura organizacionalEstructura organizacional por proyectos:□ Ejemplo:

Presidente, Compañía de productos para

bebé

VP Ejecutivo, División de alimentos para

bebéVP Ejecutivo,

División de pañales

VP Ejecutivo, División de productos OutDoor

VP de Finanzas

n

Estructura organizacional

Estructura organizacional por equipos:□ Está centrada en equipos o grupos de trabajo.

■ Se agrupa a los individuos de distinta áreas funcionales (forman equipos especiales de trabajo y proyectos, alcanzar determinados objetivos).

■ Los equipos pueden ser pequeños o grandes.

■ Cada equipo cuenta con un líder.

Estructura organizacionalEstructura organizacional multidimensional:□ Integra varias estructuras al mismo tiempo

(ej. Estructura tradicional con unidades a cargo de proyectos).■ Ejemplo:

1 I VP de Marketing I VP de Producción | I VP de Finanzas

Director editorial, División Universitaria

I Grupo de Marketing I Grupo de Producción J I Grupo de Finanzas

Director editorial, División Comercial

I Grupo de Marketing J

I

I

Grupo de Producción |

I

I

Grupo de Finanzas |

Director editorial, División Preparatoria

I Grupo de Marketing Grupo de Producción | Grupo de Finanzas |

Estructura organizacionalEstructura organizacional multidimensional:□ Posibilidad de atender tanto a áreas

corporativas como a importantes líneas de productos.

□ Problema: existencia de múltiples líneas de autoridad.

■ Solución: conceder prioridades.

Cultura y cambios de las Organizaciones

Cultura y cambios organizacionales

□ La cultura organizacional se compone del conocimiento y supuestos básicos de una empresa, compañía u organización.■ No suelen articularse ni documentarse.

□ El cambio organizacional alude a la manera en que las organizaciones lucrativas y no lucrativas planean, ejecutan y manejan el cambio

■ El modelo de cambio conste de tres etapasdescongelamiento, movimiento y congelamiento.

■ El cambio puede ser productos externos e internos. Proceso de aprendizaje de nuevos

métodos de trabajo, conductas y sistemas

Proceso para abandonar viejos hábitos y crear un ambiente

receptivo al cambio

Proceso de reforzar los cambios para que sean

aceptados y formen parte de las tareas habituales

Cultura y cambios organizacionales

□ La implantación de sistemas de información producen cambios en las organizaciones.□ El cambio provoca un aprendizaje

organizacional.■ Cambios en los procesos de toma de decisiones: una

compañía podría enriquecerse con una mayor cantidad de datos una vez que los empleados sepan que pueden obtener datos exactos, completos y pertinentes para la toma de decisiones.

■ Cambios en las actividades laborales: un administrador podría descubrir, por ejemplo, que una base de datos es más eficiente que un formulario impreso para el registro de contactos con clientes.

El enfoque sistémico aplicado a la organización

El enfoque sistémico aplicado a laorganización□ A partir del enfoque de sistemas, podemos

analizar a la organización como un sistema entrada-proceso-salida:■ Las entradas: capital, recursos humanos,

tecnologías, energía, información, materias primas y otros.

■ Los procesos: tareas, relaciones interpersonales, cultura y otros.

■ Las salidas: productos, servicios y otras.

□ Los procesos están influenciados por la retroalimentación de las salidas.

El enfoque sistémico aplicado a laorganización

□ La organización es un sistema socio-técnico (y abierto) incluido en otro más amplio: la sociedad, con la que interactúa, influyéndose mutuamente.

□ Finalidad: la transformación de recursos que provienen de su entorno y que debe devolverlos en forma de bienes, de servicios o productos.■ Para ello emplea dos tipos diferentes de tecnología:

□ de transformación de los recursos.□ de la administración.

□ En el sistema organización, están incluidos otros subsistemas de rango menor (subsistemas) que conforman una jerarquía de actividades.

Subsistemas centrales de laorganización

Subsistemas centrales de la Organizacion

□ Ideas claves:■ La organización es un sistema socio-

técnico.■ La organización está incluida en un

sistema más amplio: la sociedad.■ La organización es un sistema

abierto.■ La organización incluye un

subsistema social, un subsistema técnico y un subsistema administrativo.

Subsistemas centrales de la Organizaciòn

Subsistema social:□ Se refiere a las dimensiones concernientes a

las personas y a su comportamiento individual y social.

□ Elementos: Individuos, grupos, cultura organizacional, clima organizacional, valores, normas, metas, creencias□ Las personas, a través de dos tipos de relaciones, conforman dos tipos de agrupamientos diferentes:

■ Los grupos previstos son el resultado del agrupamiento de funciones y tareas, o sea, la llamada organización formal.

■ Las relaciones entre los diferentes grupos informales conforman una red de relaciones denominada organización informal.

□ El subsistema social está influido por el subsistema administrativo y el técnico, los que lo modelan, conforman e influyen en su funcionamiento.

Subsistemas centrales de la Organizaciòn

Subsistema técnico:

□ Se refiere a las variables tecnológicas que actúan dentro de la organización y hace que los insumos se conviertan en bienes terminados. Su objetivo es la eficiencia tecnológica.□ Elementos: equipos, máquinas, instalaciones,

procesos, métodos, conocimientos técnicos, tareas.

□ El subsistema administrativo establece el subsistema técnico y mantiene las relaciones entre sus unidades y lo coordina con el subsistema social.□ El aspecto dominante de este subsistema es cómo se realizan las tareas.

Subsistema administrativo:□ Se refiere a las variables que

afectan a la administración de la organización.

□ Este subsistema se extiende por toda la organización relacionándola con su medio, estableciendo los objetivos, desarrollando planes estratégicos, tácticos y operativos, diseñando la estructura y estableciendo procesos de control.

□ Elementos: Fines, misión, objetivos, políticas, estrategias, funciones, jerarquía, proceso administrativo (planificación, organización, dirección ycontrol), estructura formal.

Subsistemas centrales de la Organizaciòn

Sistemas de Información basados en el desempeño

Sistemas de Información basados en el desempeño□ En el uso de los SI por parte de las

empresas pueden distinguirse al menos tres grandes etapas:■ Etapa 1: Reducción de costos y

productividad■ Etapa 2: Ventaja competitiva■ Etapa 3: Administración basada en el

desempeño

Sistemas de Información basados en el desempeño□ Etapa 1: Reducción de costos y

productividad■ Se inicia en la década de 1960■ Se ignoró en general el aspecto de los ingresos,

no se buscaron oportunidades de elevar las ventas mediante SI.

□ Etapa 2: Ventaja competitiva■ Comienza en la década del 1980.■ Se orientó a la adquisición de ventajas

competitivas.■ Se invirtieron grandes cantidades en SI y se

ignoraron los costos.

Sistemas de Información basados en el desempeño□ Etapa 3: Administración basada en el

desempeño.■ En la actualidad se tiene especial consideración

tanto por la ventaja estratégica como por los costos.

■ Medidas:□ Rendimiento de la inversión (ROI, Return of

Investment):■ Medida del valor de los SI que investiga las utilidades o

beneficios adicionales generados como porcentaje de la inversión en tecnologías de SI.

□ Crecimiento de las ganancias□ Participación de mercado□ Atención y satisfacción del cliente.

Sistemas de Información basados en el desempeño□ Muchas organizaciones utilizan SI para medir

y controlar la productividad:■ Medida de los productos (salidas) generados

divididos entre los insumos (entradas) requeridos.Productividad= (Productos/Insumos) * 100%

■ Factores que podrían tenerse en cuenta:□ Cantidad de materias primas utilizadas, calidad

resultante, tiempo necesario para producir un bien o servicio.

■ Mas importante que la cifra es la comparación entre períodos, situaciones y organizaciones, para tomar medidas correctivas.

Sistemas de Información basados en el desempeño□ Un SI puede servir además para

elevar la productividad

■ La capacidad para aplicar las tecnologías de la información logrando un aumento de la productividad es lo que distingue a las empresas de éxitos de las que fracasan.

■ La tecnología de la información no es productiva en sí misma.

□ Se precisa de individuos sabiamente dirigidos, excelentemente capacitados y motivados.

Sistemas de Información basados en el desempeñoJustificación de los SI:□ Las organizaciones deben asegurarse la conveniencia de mejorar o

renovar sus SI.■ Necesidad de una justificación de la necesidad de cambio y de que con

ello se obtendrán ganancias.

□ Cada proyecto de SI debe ser objeto de una revisión:O asegurar que es compatible con la estrategia corporativa y que

favorecerá el cumplimiento de metas y objetivos específicos.O evaluar el grado de riesgo e incertidumbre asociado al proyecto.

□ ¿Qué tan claramente se conocen los requisitos del SI?, ¿demanda el proyecto un esfuerzo precursor antes desconocido para la empresa, en cuanto a TI? ¿Existe riesgo de repercusiones administrativas en caso de que el proyecto sea implementado de forma deficiente?...

o identificar beneficios fundamentales de los SI□ Ahorros tangibles, ahorros intangibles, requisito legal,

modernización o proyecto piloto.

Profesionales en Sistemas deInformación

Profesionales en Sistemas de InformaciónResponsabilidades primarias de los profesionales en Sistemas de Información:

Otras responsabilidades:□ Consultorías□ Desarrollo y ventas de productos en

empresas proveedores de hardware y software.

Profesionales en Sistemas de Información

Sistemas de Información y las OrganizacionesEjercicio de análisis

Trabajo Final de curso de Sistemas de Información1. Seleccionar un dominio para el que exista un número elevado de sitios web, tales

como: compra-venta de billetes de autobús, reservas de habitaciones de hoteles, diccionarios de inglés, recomendaciones alimentarias... Una vez elegido el dominio seleccionar un mínimo de cuatro sitios web acerca del tema con el objetivo de elaborar un informe de unas 12 páginas (3 aprox por sitio web). Dicho informe analizará la tecnología utilizada, y los aspectos positivos y negativos que consideren los autores (fallos técnicos, funciona en cualquier navegador, es fácil de utilizar, obliga a introducir varias veces los mismos datos, seguridad, velocidad, etc.).

 

Fecha de entrega: final de Junio

 

 

1. Diseñar e implementar un sistema de información web simplificado perteneciente al dominio elegido en el anterior trabajo basado en páginas dinámicas. En el desarrollo del sistema se deberá incluir:

 

Una base de datos sencilla (de 3 a 5 tablas) que almacene datos de la aplicación.

Un formulario de consulta sobre la base de datos. Implementar dos versiones de dicho formulario: una en PHP y otra en JSP.

El uso XML/XSLT para la generación de respuestas del formulario de consulta anterior.

Un applet Java que permita realizar un tipo de consulta que no sea posible o eficiente realizar a través de formularios PHP o JSP.

 

La documentación será con análisis y diseño del sistema empleando UML con ayuda de un software de elaboración como BOUML,

 

 

Fecha de entrega: final de curso