SISTEMAS DE INFORMACION GERENCIAL II - EJERCICIO ACCESS

ADMINISTRACION DE EMPRESAS SISTEMAS DE INFORMACION GERENCIAL II ING. ALVARO MARTIN SALAZAR TAMAYO

EJERCICIO CLASE

1. Si no tienes abierto Access 2007, ábrelo para realizar el ejercicio.

2. Haz clic sobre la opción Base de datos en blanco en la ventana de Introducción a

Microsoft Office Access.

3. También podrías desplegar el Botón de Office y hacer clic en la opción Nuevo.

Aparecerá el panel Base de datos en blanco a la derecha de la pantalla.

Haz clic en el boton Buscar ubicación .

Se abrirá el cuadro de diálogo Archivo de nueva base de datos.

4. Haz clic sobre el icono que aparece en la parte izquierda del cuadro de

diálogo.

Observa como en el recuadro Guardar en: ahora aparece la carpeta Mis documentos

5. Pulsa el botón para crear una nueva carpeta y llámala Mis ejercicios.

6. Haz doble clic sobre la carpeta Mis ejercicios para entrar en ella.

7. En el recuadro Nombre de archivo:, escribe el nombre que queremos ponerle a nuestro

archivo, Clases.

8. Haz clic sobre el botón Aceptar.

Observa como al volver a la página inicial, en el cuadro de texto Nombre de

archivo aparece Clases.accdb.

También verás la ruta de la carpeta de Mis documentos.


9. Pulsa el botón Crear.

Observa como tenemos una nueva base de datos llamada Clases.accdb preparada para

cerar una tabla.

Ahora supongamos que ya no nos interesa trabajar con la base de datos anterior, por lo

tanto vamos a cerrarla.

10. Abre el Botón de Office .

11. Pulsa el botón Salir de Access.

Vamos a volver a abrir la base de datos, para ello deberás volver a abrir el programa

desde su icono en el Escritorio o desde Inicio → Todos los Programas.

Ahora la base de datos está creada luego no elegimos la opción Base de datos en

blanco sino que abriremos una existente.

12. En la pantalla de Introducción podríamos hacer clic sobre el nombre de la base de datos

en el marco Abrir base de datos reciente.

Mejor haremos clic sobre la opción Abrir del Botón de Office.

En este caso aparecerá el cuadro de diálogo Abrir.

13. En el recuadro Buscar en: deberemos tener la carpeta Mis documentos si no es así haz

clic en el icono Mis documentos o busca la carpeta desplegando el árbol de carpetas del

recuadro Buscar en: y seleccionando la carpeta Mis documentos.

Ahora en el recuadro inferior aparecerá toda la información de dicha carpeta.

14. Haz clic sobre el archivo que queremos abrir, Clases.accdb.

15. Haz clic sobre el botón Abrir.


También podemos resumir los pasos 11 y 12 haciendo doble clic

sobre el fichero Clases.accdb

Como ya hemos terminado el ejercicio vamos a cerrar la base de datos utilizando un

método diferente al que hemos utilizado antes.

16. Haz clic sobre el botón Cerrar de la ventana de la base de datos


18. Abre la base de datos Clases.accdb que se encuentra en la carpeta Mis ejercicios del

disco duro (la que se creó en el unidad anterior).

Vamos a crear dos tablas en la base de datos. Una tabla será la de alumnado y la otra

tabla la de cursos.

Empezaremos por crear la tabla Alumnado.

19. Haz clic sobre el botón Diseño de tabla de la pestaña Crear.

Bien haz clic sobre el botón Tabla de la pestaña Crear, y luego ve a la vista

de Diseño haciendo clic en Vista Diseño desde la pestaña Hoja de datos o desde la barra

de estado.

20. En la primera fila escribe el nombre del primer campo, Codigo alumnado.

21. Pulsa la tecla INTRO para ir a la segunda columna del campo.

22. Por defecto al situarse en la segunda columna nos pondrá Texto como tipo de dato, haz

clic sobre la flecha de la derecha y elige el tipo Autonumérico.

23. Pulsa la tecla INTRO para ir a la tercera columna del campo, pero no la utilizaremos.

Tampoco cambiaremos de momento las propiedades de este campo.

24. Pulsa la tecla INTRO para ir al siguiente campo.

25. Escribe Nombre alumnado como nombre del segundo campo de la tabla. Deja el tipo texto

y posiciónate en la tercera columna.

26. En la columna Descripción de la rejilla escribe el texto Introducir el nombre del alumno.

Pulsa INTRO para pasar a la siguiente columna.

27. Escribe Apellidos alumnado.

28. Pulsa FLECHA ABAJO para pasar a la fila siguiente.

29. Crea a partir de ahora los siguientes campos: Direccion, Poblacion que serán todos ellos

de tipo Texto.

30. Crea a continuación el campo Codigo Postal de tipo Número.

31. Crea a continuación el campo Fecha de nacimiento de tipo Fecha/Hora.


Ahora vamos a definir el campo Codigo alumnado como Clave

principal ya que no podremos tener dos alumnos/as con el mismo código. De todas formas,

puede que Access haya puesto automáticamente el primer campo como clave principal.

32. Haz clic sobre el nombre del campo Codigo alumnado.

33. Haz clic sobre el botón Clave principal de la pestaña Diseño.

A la izquierda del nombre del campo aparecerá una llave indicándonos que dicho campo es

la clave principal de la tabla.

Ya podemos guardar la tabla.

34. Despliega el Botón de Office .

35. Elige la opción Guardar.

36. Cuando te pida el nombre de la tabla, escribe Alumnado.


Ahora cerraremos la tabla.

38. Haz clic derecho sobre la pestaña con el nombre de la tabla.

39. En el menú desplegable selecciona Cerrar.

Ahora vamos a crear la segunda tabla:

40. Haz clic sobre el botón Diseño de tabla de la pestaña Crear.

41. En la primera fila escribe el nombre del primer campo, Codigo curso.

42. Pulsa la tecla INTRO para ir a la segunda columna del campo.

43. Haz clic sobre la flecha de la derecha del tipo de dato para elegir el tipo Número.

44. Pulsa la tecla INTRO para ir a la tercera columna del campo, pero no la utilizaremos.

Tampoco cambiaremos de momento las propiedades de este campo.

45. Pulsa la tecla INTRO para ir al siguiente campo.

46. Escribe Nombre curso como nombre del segundo campo de la tabla.

47. Como no queremos cambiar las demás características del campo, pulsa la FLECHA

ABAJO del teclado para ir al siguiente campo.

48. Escribe Nºhoras, de tipo Número.

49. Crea de la misma forma los siguientes campos: Fecha inicio y Fecha final que serán de

tipo Fecha/Hora.

Ahora vamos a definir el campo Codigo curso como Clave principal.

50. Haz clic sobre el nombre del campo Codigo curso.

51. Haz clic sobre el botón de la pestaña Diseño.


A la izquierda del nombre del campo aparecerá una llave indicándonos que dicho campo es

la clave principal de la tabla.

Ya podemos guardar la tabla.

52. Haz clic sobre el botón Guardar de la barra de Acceso Rápido.

53. Escribe el nombre de la tabla, Cursos.


Ahora cerraremos la tabla.

55. Haz clic sobre el botón Cerrar a la derecha de la pestaña con el nombre de la tabla.

Si queremos cerrar nuestra base de datos.

56. Haz clic sobre el botón Cerrar de la ventana de Access.


58. Abre la base de datos Clases.accdb que se encuentra en la carpeta Mis ejercicios del disco duro.

59. Haz clic derecho sobre la tabla Alumnado que se encuentra en el Panel de Exploración.

60. Haz clic sobre en el menú contextual.

Observa como en el primer campo nos pone (Autonumérico) tipo de dato asignado

al Codigo Alumnado. No tenemos que escribir nada ya que este campo se rellenará

automáticamente.

61. Pulsa INTRO para ir al segundo campo.

62. Escribe Luis como Nombre.

Observa como ahora en el campo Codigo Alumnado se ha puesto el valor 1.

63. Pulsa INTRO para ir al siguiente campo y escribe Gras Bueno como apellidos.

64. Pulsa INTRO para ir al siguiente campo y escribe Madrid, 34 como Dirección.

65. Pulsa INTRO para ir al siguiente campo y escribe Valencia.

66. Pulsa INTRO para ir al siguiente campo y escribe 46002 como Código Postal.

67. Pulsa INTRO para ir al siguiente campo y escribe 15/02/63 como Fecha de nacimiento.

68. Pulsa INTRO para ir al siguiente registro.

69. Añade los registros que aparecen en la siguiente tabla:


Nota: el campo Curso lo dejamos vacío de momento ya que aún no se

han creado los cursos.

Codigo

Alumnado

Nombre

Alumnado Apellidos Alumnado Direccion Poblacion

Codigo

Postal

Fecha de

nacimiento

2 María Juares Trask Valle, 23 Valencia 46002 17/05/65

3 Jesús López Rodríguez Fuente nueva, 3 Valencia 46005 25/08/67

4 Ana Martínez Bueso Almudena, 78 Alicante 03005 24/07/65

5 Carli Lama Pla Soto mayor, 45 Valencia 46006 31/12/65

6 Carlos Dávila Nou Feliz, 46 Valencia 46002 24/03/69

7 Fabiola Coste Mayor Puente viejo, 67 Valencia 46002 02/03/68

8 Mario Dosdo Valor Franciscanos, 2 Alicante 03005 06/05/64

Ahora vamos a rectificar el nombre del alumno 4, por equivocación escribimos Carli en vez

de Carla.

70. Hacer clic sobre la palabra Carli y cambiar la i por la a.

71. Cierra la tabla haciendo clic sobre el botón Cerrar .

72. Cierra la base de datos haciendo clic sobre el botón Cerrar de Access.



75. Abre la tabla Alumnado en vista Hoja de datos haciendo doble clic sobre ésta en el Panel

de Exploración.

Observa como el registro activo es el primero.

76. Haz clic sobre el botón de la barra inferior para ir al siguiente registro.

Observa como el cuadro en blanco de dicha barra nos indica el registro en el cual nos

encontramos situados.

77. Haz clic sobre el botón para ir al último registro.

78. Haz clic sobre el botón de la barra inferior para ir al registro anterior .

79. Haz clic sobre el botón para ir al primer registro.

80. Haz clic sobre el botón para crear un nuevo registro.

Observa como el cursor se encuentra situado en la última fila de la tabla.


81. Introduce los siguientes registros.

Codigo

Alumnado

Nombre

Alumnado Apellidos Alumnado Direccion Poblacion

Codigo

Postal

Fecha de

nacimiento

9 Luisa Suárez Menor Valle, 27 Valencia 46002 25/04/65

10 Juan Casas Más Mayor, 34 Valencia 46005 30/10/62

Ahora vamos a ir al registro 4.

82. Haz doble clic sobre el número de registro actual de la barra inferior.

83. Escribe 4 y pulsa INTRO. Observa como el cursor se ha posicionado en el cuarto registro.

84. Cierra la tabla haciendo clic sobre el botón Cerrar de la ventana Hoja de datos.

85. Cierra la base de datos haciendo clic sobre el botón Cerrar de la ventana Base de

datos.



Empezaremos por cambiar la fecha de nacimiento de una alumna cuyo nombre

es Fabiola.

a. Abre la tabla Alumnado en vista Hoja de datos haciendo doble clic sobre ésta

en el Panel de Exploración.

b. Haz clic sobre el campo donde se encuentra el valor a buscar, Nombre Alumnado.

c. Haz clic sobre el botón Buscar en la pestaña Inicio.

Aparecerá el cuadro de diálogo Buscar y reeemplazar.

d. En el cuadro Buscar:, escribe el valor a buscar Fabiola.

e. En el cuadro Coincidir: dejar la opción Hacer coincidir todo el campo ya que

en el campo sólo habrá escrito este valor.

f. Haz clic sobre el botón Buscar siguiente para empezar la búsqueda.

Access 2007 se habrá posicionado en el registro deseado.


Como ya no queremos realizar más búsquedas cerramos el

cuadro de diálogo Buscar y reeemplazar.

g. Haz clic sobre el botón Cancelar.

Ahora vamos a modificar la fecha de nacimiento, por lo tanto:

h. Sitúate en el campo fecha de nacimiento.

i. Escribe el nuevo valor, 15/08/66.

También vamos a cambiar la dirección de un alumno cuyo primer apellido es López.

a. Abre la tabla Alumnado en vista Hoja de datos si no se encuentra abierta.

b. Haz clic sobre el campo donde se encuentra el valor a buscar, Apellidos Alumnado.

c. Haz clic sobre el botón Buscar en la pestaña Inicio.

Aparecerá el cuadro de diálogo Buscar y reeemplazar.

d. En el cuadro Buscar:, escribe el valor a buscar López.

e. En el recuadro Coincidir: dejar la opción Comienzo del campo ya que estamos

buscando el primer apellido, por lo tanto el campo comenzará por Lópezpero

después puede tener algo más escrito.

f. Haz clic sobre el botón Buscar siguiente para empezar la búsqueda.

Access 2007 se habrá posicionado en el registro deseado.

g. Haz clic en el botón Cancelar.

Ahora vamos a modificar la dirección, por lo tanto:

h. Sitúate en el campo direccion.

i. Escribe el nuevo valor, Calicanto, 16.

j. Cierra la tabla .


78. Si no tienes abierto Access 2007, ábrelo para realizar el

ejercicio.

79. Abrir la base de datos Clases.accdb que se encuentra en la carpeta Mis ejercicios del disco duro.

Vamos a modificar la estructura de la tabla Alumnado de forma que cada campo tenga

las siguientes propiedades:

Campo Propiedades

Codigo alumnado Dejaremos las propiedades que tiene.

Nombre alumnado Tamaño: 15 y obligatorio

Apellidos alumnado Tamaño: 30 y obligatorio

Direccion Tamaño: 30 y opcional

Poblacion

Tamaño: 15 Por defecto deberá aparecer

Valencia ya que la mayoría de nuestros

clientes son de Valencia

Codigo Postal Entero largo, se puede dejar vacío,

admite sólo 5 dígitos.

Fecha de nacimiento Formato: Fecha corta y se puede dejar

sin datos

Curso Dejaremos las propiedades que tiene.

80. Haz doble clic en la tabla Alumnado en el Panel de Exploración.

81. Haz clic sobre el campo Nombre alumnado para modificar sus propiedades.

82. Haz clic sobre la propiedad Tamaño que aparece en la parte inferior de la ventana, se

quedará seleccionado el tamaño por defecto 50.

83. Escribe el tamaño, 15.

84. Para que el campo sea obligatorio tenemos que poner en su propiedad Requerido el

valor Sí, para ello, posiciónate sobre la propiedad Requerido y elige de la lista desplegable

el valor Sí.

85. Como no queremos modificar otra propiedad del campo Nombre Alumnado, hacer clic

sobre el campo Apellidos Alumnado para acceder a las propiedades de dicho campo.

86. Escribe 30 en el Tamaño.

87. Haz doble clic sobre el valor No de la propiedad Requerido, verás cómo pasa a valer Sí.

Cuando una propiedad tiene dos posibles valores, haciendo doble clic sobre el valor, este

cambia automáticamente, así has visto dos formas distintas para cambiar la

propiedad Requerido, ahora elige tú la que prefieras.


88. Haz clic sobre el campo Direccion y asígnale tamaño 30. Como el

campo es opcional dejamos la propiedad Requerido a No.

89. Haz clic sobre el campo Poblacion y asígnale tamaño 15.

Para que aparezca por defecto el valor Valencia tenemos que cambiar su propiedad Valor

predeterminado.

90. Haz clic sobre la propiedad Valor predeterminado.

91. Escribe Valencia.

92. Deja el campo Codigo Postal con el Tamaño del campo Entero largo y Requerido No.

Para que siempre tenga cinco dígitos numéricos definiremos una máscara de entrada.

93. Haz clic sobre la propiedad Máscara de entrada, teclea la máscara 00000 (el 0

representa un dígito numérico obligatorio y que si se introduce un valor, este deberá

contener obligatoriamente cinco cifras.

Para que el código postal sea siempre menor que 53000 tenemos que cambiar la

propiedad Regla de Validación.

94. Haz clic sobre la propiedad Regla de validación y teclea < 53000.

Para mejorar esta regla de validación rellenaremos la propiedad Texto de validación para

que el usuario sepa porqué el valor introducido es incorrecto.

95. Haz clic sobre la propiedad Texto de validación y teclea El código postal debe ser inferior a 53000.

Este será el mensaje que salga cuando se intente introducir en el campo un valor mayor o

igual a 53000.

96. Haz clic sobre el campo Fecha de nacimiento.

97. Haz clic sobre la propiedad Formato.

Aparecerá una flecha a la derecha indicándonos la existencia de una lista desplegable.

98. Haz clic sobre la flecha de la derecha.

99. Elige la opción Fecha corta.

Como hemos terminado con el diseño de la tabla, vamos a guardarla.

100. Haz clic sobre el botón Guardar de la barra de Acceso Rápido.

Al Guardar, Access nos advertirá de que podemos perder datos al reducir el tamaño de los

campos. Por ejemplo, si teníamos una población de más de 15 carácteres, se recortará a

15. En este cado no sucede, pero hay que tenerlo en cuenta al modificar una tabla con

datos.

Vamos a trabajar ahora con la tabla Cursos. Empezaremos por modificar su

estructura de forma que cada campo tenga las siguientes propiedades:


Campo Propiedades

Codigo curso Sin cambios

Nombre curso Tamaño: 15

Nº horas Tamaño: Entero

Fecha inicio Sin cambios

Fecha final Sin cambios

a. Haz doble clic en la tabla Cursos en el Panel de Exploración.

b. Haz clic en el campo Nombre curso para modificar sus propiedades.

c. Haz clic en la propiedad Tamaño que aparece en la parte inferior de la ventana.

d. Asígnale un 15.

e. Haz clic sobre el campo Nº horas.

f. Asígnale Tamaño Entero.

g. Haz clic en el botón Guardar de la barra de Acceso Rápido para guardar la

tabla.

h. Haz clic en el botón de la vista Diseño de tabla.

i. Cierra la base de datos haciendo clic en el botón Cerrar de Access.

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