TABLA DINAMICA -BD 2.pdf
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1 PROF. NELLY EGÚSQUIZA CONTRERAS COMO INMOVILIZAR PANELES EN UNA LISTA DE DATOS Para poder desplazarse hacia abajo en la lista de datos sin que se oculten las filas de títulos de la fila 10, haga usted lo siguiente: 1.- Ubique la Relación de Pedidos en la pantalla como se muestra en la figura, y seleccione la celda A11. 2.- En la ficha Vista hacer clic en el comando Inmovilizar y elegir la primera opción Inmovilizar paneles Esto inmovilizará en la pantalla las filas y columnas que se encuentren encima y a la izquierda del puntero de celda, permitiendo que usted se desplace hasta las últimas filas de la lista sin que se oculten los títulos de la Relación de Pedidos. Si posteriormente quiere liberar los títulos inmovilizados, entonces en la ficha Vista elija Inmovilizar y luego Movilizar paneles. Si baja hasta la fila 100 de la hoja, observará que en última celda de la lista hay un pequeño ángulo de color azul en la esquina inferior derecha. Este ángulo azul indica que hasta allí Excel reconoce actualmente el rango de la Tabla.
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PROF. NELLY EGÚSQUIZA CONTRERAS
COMO INMOVILIZAR PANELES EN UNA LISTA DE DATOS
Para poder desplazarse hacia abajo en la lista de datos sin que se oculten las filas de
títulos de la fila 10, haga usted lo siguiente:
1.- Ubique la Relación de Pedidos en la pantalla como se muestra en la figura, y
seleccione la celda A11.
2.- En la ficha Vista hacer clic en el comando Inmovilizar y elegir la primera opción
Inmovilizar paneles
Esto inmovilizará en la pantalla las filas y columnas que se encuentren encima y a la
izquierda del puntero de celda, permitiendo que usted se desplace hasta las últimas
filas de la lista sin que se oculten los títulos de la Relación de Pedidos.
Si posteriormente quiere liberar los títulos inmovilizados, entonces en la ficha Vista
elija Inmovilizar y luego Movilizar paneles.
Si baja hasta la fila 100 de la hoja,
observará que en última celda de
la lista hay un pequeño ángulo de
color azul en la esquina inferior
derecha. Este ángulo azul indica
que hasta allí Excel reconoce
actualmente el rango de la Tabla.
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Pero si posteriormente se agregan nuevas filas al Cuadro de Pedidos, el ángulo azul
se desplazará reconociendo estas nuevas filas como parte de la Tabla.
Como se puede apreciar aquí, el tamaño de la Tabla ha crecido hasta la fila 101 y al
terminar de ingresar el nombre del artículo, la marca, y la cantidad;
automáticamente se copiaron las formulas del precio y del total para este nuevo
pedido.
Y si ahora selecciona la fila 101 y la elimina con el menú contextual Eliminar/Filas de
la tabla; ya estaríamos listos para crear la tabla dinámica.
EL COMANDO INSERTAR/ TABLA DINÁMICA
1.- Seleccionar una de las celdas de la lista de pedidos.
2.- En la ficha Insertar elegir el comando Tabla dinámica.
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Esto hará que aparezca la siguiente ventana de diálogo para ayudarnos a crear
la tabla dinámica:
3.- Observe que en la casilla de texto "Tabla o rango" ya aparece por defecto el
rango Tabla1, que es el rango que contiene los datos de todos los pedidos y que
fue nombrado automáticamente al convertirse el rango en tabla.
4.- Luego hacer clic en el botón [Aceptar]
5.- Se creará una nueva Hoja en el libro actual, y aparecerá entonces el panel de
tareas para permitirnos diseñar que elementos va a tener la tabla dinámica.
Panel de Tareas
para diseñar la
Tabla dinámica
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A la izquierda de esta ventana se observará un esquema de cómo se verá la tabla
dinámica y que elementos deberá tener en su interior.
Para ello se deberá arrastrar los campos que se encuentran en el panel de tareas de
la ventana y que tienen los nombres de las diferentes columnas de la lista de pedidos.
Estos campos se pueden ubicar en las áreas de Filtro de informe, de Rótulos de
Columna, de Rótulos de Fila o de Valores.
Aunque los nombres de campo se pueden ubicar en cualquiera de estas áreas, existen
ciertos criterios recomendables para que las tablas dinámicas muestren resultados
coherentes. Estos criterios son los siguientes:
En las áreas de Filtro de informe, Rótulos deFila o Rótulos deColumna, se deben
arrastrar los campos cuyo contenido son del tipo texto (por ejemplo los campos
Tienda, Mes, Vendedor, Marca, etc.)
En el área de Valores, se deben arrastrar los campos cuyo contenido son del
tipo numérico (por ejemplo los campos Cantidad, Precio, Total) ya que en esta
área se realizarán cálculos matemáticos con los datos.
6.- Observe la figura y arrastre los nombres de campo tal como se muestra.
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7.- Al terminar de diseñar la tabla dinámica haga un clic derecho en sobre ella y en
el menú contextual elegir Opciones de tabla dinámica…
8.- En la ventana de diálogo que aparecerá, elegir la ficha Mostrar y activar la
casilla: Diseño de tabla dinámica clásica (permitir arrastrar campos en la
cuadrícula), y luego clic en Aceptar.
Esto hará que la tabla dinámica se muestre los nombres de campo en los rótulos
de fila y columna, y además permitirá que se puedan arrastrar estos campos para
cambiar el diseño de la tabla tan igual como se podía hacer en las versiones
anteriores de Excel.
Activar
esta
casilla
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Como filtrar la Tabla Dinámica con los campos de página
Como puede verse, la tabla muestra un resumen de los pedidos separados por
Vendedor en cada fila y por Marcas de los artículos en cada columna. O sea que de
una sola vez se puede saber quién es el mejor vendedor y cuál es la marca preferida
de la gente.
Adicionalmente, en la parte superior de la tabla aparecen los campos Producto,
Lugar y Mes. Estos permitirán realizar filtros en la tabla. O sea que podríamos filtrar
aquí el mes de Abril, y entonces la tabla mostrará resultados de los pedidos
únicamente en ese mes. Y lo mismo podríamos hacer filtrando el Lugar y los
Productos si se desea.
Por ejemplo, realice usted lo siguiente:
1.- Haga clic en el botón del filtro Mes, elija Ene. Y luego haga clic en Aceptar
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2.- Seguidamente haga clic en el botón del filtro Producto, elija Leche .y luego haga
clic en Aceptar.
La tabla entonces solo mostrará los resultados de los pedidos de Televisor en el mes
de Enero, y como puede verse los pedidos más grandes fueron de la marca Daewoo
con 362 unidades:
Cómo filtrar la Tabla Dinámica con los campos de Fila o Columna
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También se pueden realizar filtros en los campos de Fila o de columna.
A diferencia de los filtros de página, en esta ocasión existen casilleros donde se
marcan con un check los elementos que permanecerán visibles y hay que quitar el
check en los elementos que se desean ocultar.
Esta clase de filtros sería útil si es que deseamos que la tabla anterior oculte los
pedidos de la marca LG y deje visible los pedidos de las marcas Daewoo y Samsung.
Para lograrlo realice entonces lo siguiente:
1.- Haga clic en el botón del filtro Marca y quite el check en la marca LG.
2.- Luego haga clic en Aceptar.
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El resultado es el siguiente: la tabla se reduce a solo dos columnas para las
marcas Daewoo y Samsung; y además la última columna de Totales ya no suma
los pedidos de la marca LG.
Para que las columnas que se ocultan con este filtro vuelvan a ser visibles hay
que hacer clic en el botón de filtro y elegir la opción Borrar filtro de “Marca”.
Para agregar un nuevo campo a la tabla dinámica
La tabla dinámica no tiene el campo Distrito, para traerlo basta con arrastrar desde
el panel de tareas el campo Distrito hacia el área Filtro de informe, o directamente
hacia la tabla dinámica que se encuentra en la hoja de cálculo. (Ver figura)
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Nota: No se podrá arrastrar un nuevo campo de la barra de tareas directamente hacia la tabla
dinámica si no se encuentra activada la opción Diseño de tabla dinámica clásica (permite
arrastrar campos en la cuadrícula)que se encuentra en la ficha Mostrar de la ventana de
diálogo Opciones de tabla dinámica. (Ver Pag.62)
Como intercambiar los campos de la Tabla Dinámica
Ahora vamos a ver cómo hacer para averiguar: ¿cuál es el Lugar donde se han hecho
los mayores pedidos de Televisores en Enero?
Observe en la tabla anterior que si el campo Marca se encuentra en el área de
columna, entonces la tabla muestra los totales de cada marca. Entonces, si se desean
los totales de cada Distrito, habrá que cambiar de sitio al campo Distrito por el que
ocupa el campo Marca.
Entonces, haga usted lo siguiente:
1.- Arrastre el titulo del campo Marca y ubíquelo sobre el título del campo Distrito
2.- Luego arrastre el título del campo Distrito y ubíquelo sobre el texto Total (en la
celda B7)
La tabla entonces, mostrará los totales por Distrito y se verá así:
En el Total general observamos que San Isidro tiene los mayores pedidos de
Televisores en Enero, en cambio Barranco es el distrito que menos Televisores
ha pedido.
Los campos Marca y Lugar han
intercambiado su ubicación
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Nota: Si se va a cambiar de sitio un campo que se encuentre en el área de Columna o de Fila dentro
de la tabla dinámica hacia el área de Página, es importante que previamente ese campo no
se encuentre filtrado, o sea que debe estar marcada la opción (Seleccionar todo). De no
hacerlo así, los elementos que se habían ocultado quitándoles el check, ya no se encontrarán
disponibles cuando se quiera filtrar este campo en el área de Página.
Como formar grupos de filas o columnas en la Tabla Dinámica
Si Barranco y San Miguel son distritos de la zona Oeste, y Los Olivos y San Isidro son
de la zona Centro, entonces se desea que la tabla dinámica muestre los totales de
pedidos de los cuatro distritos agrupados por zonas:
MiguelSan
BarrancoOesteZona
IsidroSan
OlivosLosCentroZona
Para esto se deben formar los dos grupos siguiendo los siguientes pasos:
1.- Tal y como se encuentra la tabla dinámica anteriormente, seleccione los nombres
de los distritos de Barranco y San Miguel (clic en Barranco y Ctrl+clic en San
Miguel)
2.- Luego en la cinta de Opciones de Herramientas de tabla dinámica haga clic en
el comando Agrupar selección.
3.- A continuación seleccionar también Chorrillos y San Miguel y agruparlos
igualmente como en el paso anterior.
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Esto hará que se junten de a dos los distritos y aparezca sobre ellos los títulos
Grupo1y Grupo2.
4.- En vez de Grupo1 escriba la palabra Centro (celda B7) y en Grupo2 escriba la
palabra Oeste (celda D7).
5.- Finalmente haga doble clic sobre el titulo Centro y también sobre el titulo Oeste,
o un clic en los botones +/- para mostros u ocultar los elementos de cada grupo.
La tabla dinámica entonces mostrará los resultados agrupados por zonas Centro
y Oeste:
Seleccione el par de distritos
que desea agrupar
Clic aquí
Encabezados de campo
Botones +/- de grupo
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Como ven, agrupar es sencillo. Y si en vez de tener los distritos en columnas
tuviéramos los 12 meses de pedidos, entonces podríamos haber agrupado los
meses por trimestres o por semestres, según como convenga.
Nota: Una vez creados los grupos, en la cinta Opciones puede usar los comandos Botones +/- y
Encabezados de campo para ocultar o mostrar los botones de grupo y los encabezados de
los campos.
6.- Para deshacer un grupo haga clic sobre el título del grupo (Centro u Oeste) y
elija el comando Desagrupar de la cinta de Opciones, o haga un clic derecho en
el título del grupo y elija la opción Desagrupar.
Para armar múltiples niveles en filas o columnas de la Tabla Dinámica
1.- Una vez que ha desagrupado los distritos, desactive los filtros de los campos Mes
y Articulo, y luego intercambie la posición de los campos Distrito y Articulo.
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2.- Arrastre el campo Mes para ubicarlo debajo y ligeramente a la derecha del
campo Vendedor. (Observe la figura adjunta)
En el área de Fila de la tabla dinámica se verán dos niveles de campo: los nombres
de los vendedores y de cada vendedor sus pedidos mensuales.
De este modo se pueden armar varios niveles de campo tanto en la Fila, como en la
Columna de la tabla dinámica
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Para extraer los registros que acumulan un valor en la Tabla Dinámica
Si se desea averiguar por ejemplo, cuáles y cuántos son los pedidos de
Refrigeradoras que fueron vendidos por Rivera en el mes de Marzo; entonces haga
lo siguiente:
1.- En la tabla dinámica anterior, basta con hacer doble clic dentro de la celda donde
se encuentra el valor 379 que representa la venta de Refrigeradoras de Rivera en
el mes de Marzo (la celda D15)
Esto hará aparecer una nueva hoja en el Libro actual, y en ella se extraerán todos los
pedidos que totalizan ese valor señalado en la tabla dinámica.
Doble clic aquí
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Como se aprecia en la imagen adjunta, la Hoja2 del libro muestra la relación de los
6 pedidos que se deseaban extraer. Y si en la celda G8 se calcula la suma de la
columna (usar Autosuma) se verifica que efectivamente 379 fue la cantidad total
pedida según mostraba así también la tabla dinámica que se encuentra en la Hoja1.
Nota: Por cada vez que haga doble clic en una celda de resultados de la tabla dinámica se insertará
una nueva hoja mostrando el detalle de donde proviene ese valor. Si de este modo el libro se
va llenando de hojas adicionales, y si no le interesa conservar estas hojas, antes de guardar
el archivo elimine las hojas adicionales de este libro, de otro modo el libro ocupar mucho
espacio innecesariamente. Haga clic derecho en la etiqueta de hoja y elija la opción Eliminar.
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Para Actualizar resultados en la Tabla Dinámica
Como en las celdas de la tabla dinámica no existen
fórmulas, entonces; los resultados de la tabla
dinámica no se recalcularán automáticamente
cuando los datos de la Relación de Pedidos sean
modificados.
El recálculo en la tabla deberá hacerse entonces
manualmente, y para esto hay que hacer clic en el
botón de comandos Actualizar, o en el menú
contextual de la tabla elegir la opción Actualizar.
Nota: Siempre que vaya a consultar los resultados de una tabla dinámica, primeramente actualice
la tabla para cerciorarse de que los datos en ella son los correctos.
PARA CREAR UN GRAFICO DINÁMICO
Estando seleccionada una celda de la tabla dinámica,
basta con hacer un clic en el botón de comando Gráfico
dinámico, luego elegir el modelo de grafico que desee
y al Aceptar aparecerá la siguiente imagen en la
pantalla:
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La diferencia con un gráfico convencional, es que el grafico dinámico posee unos
botones de filtros. Y si por ejemplo en el botón de filtro Artículo desactivamos
Televisor, y en el botón Vendedor desactivamos a Bellido; entonces la gráfica se
vería así:
Nota: Como el gráfico dinámico depende de los datos existentes en la tabla dinámica, al filtrar el
gráfico, también se estará filtrando la tabla dinámica.
