Grupo 3

Tema: TABLAS DINAMICAS Y FORMATO

CONDICIONAL

Universidad Técnica de MachalaFacultad de Ciencias Químicas y la Salud

Escuela de Enfermería

Curso3° Semestre ´´A´´

Docente Ing. Karina García

2015

Estudiante Isabel JaramilloDennise Mayón

Katherine NoboaElvis Macas

TemaTablas Dinámicas

Formato Condicional

Tablas Dinámicas

Una tabla dinámica es una de las herramientas más poderosas de Excel.

Una tabla dinámica nos permite modificar el aspecto de una lista de elementos de una forma más fácil, cómoda y resumida.

Además, podemos modificar su aspecto y mover campos de lugar.

Funcionamiento de las tablas dinámicas

Supongamos que tienes una tabla de datos que contiene mucha información sobre las ventas de la compañía entre las cuales se encuentra una columna con los productos de la empresa, también la ciudad donde se vende y las ventas correspondientes para cada ciudad.

Una tabla dinámica nos permite hacer una comparación entre diferentes columnas de una tabla. Puedes imaginarte una tabla dinámica de la siguiente manera:

Lo primero que debemos hacer es especificar los campos de nuestra tabla de datos que vamos a comparar. Elegimos las ciudades como las filas de nuestra tabla dinámica:

Ahora hacemos lo mismo para especificar las columnas de la tabla dinámica.

Finalmente elegimos una columna de valores numéricos que serán calculados y resumidos en la tabla dinámica:

Así tendrás un reporte. Lo más importante es que las tablas dinámicas te permiten elegir entre todas las columnas de una tabla de datos y hacer comparaciones entre ellas para poder realizar un buen análisis de la información.

Partes de una tabla dinámica

Filtro de informe. Los campos que coloques en esta área crearán filtros para la tabla dinámica a través de los cuales podrás restringir la información que ves en pantalla.

Etiquetas de columna.

Etiquetas de fila.

Valores.

Como crear una tabla dinámica

Las tablas dinámicas en Excel reciben su nombre por su capacidad de cambiar dinámicamente la información agrupada con tan solo rotar las columnas o filas de la tabla.

• Haz clic sobre cualquier celda de la tabla de datos que se desea considerar en la nueva tabla dinámica.

• Ahora selecciona el comando Tabla dinámica que se encuentra dentro del grupo Tablas de la ficha Insertar.

• Se mostrará el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica.

 Excel agregará en la parte izquierda del libro la tabla dinámica y en la parte derecha la lista de campos.

Para completar la tabla dinámica debemos arrastrar los campos al área correspondiente.

De manera predeterminada Excel aplica la función SUMA a los valores y la tabla dinámica resultara.

Dar Formato a una tabla dinámica

La ficha Diseño es una ficha contextual, por lo que deberás seleccionar la tabla dinámica para que se muestre

Esta ficha está dividida en tres grupos.

Diseño.

Opciones de estilo de tabla dinámica

Estilos de tabla dinámica

Modificar el tipo de cálculo de una tabla dinámica

Para cambiar la función que se utiliza en los valores resumidos debes hacer clic sobre el campo de valor y seleccionar la opción de menú Configuración de campo de valor:

Segmentación de datos en

tablas dinámicasLa segmentación de datos en tablas dinámicas es una nueva característica de Excel que permite hacer un filtrado de los datos dentro de una tabla dinámica. De esta manera puedes filtrar fácilmente la información por más de una columna.

Excel mostrará el cuadro de diálogo Insertar segmentación de datos

FORMATO CONDICIONAL

Formato condicional en Excel sirve para resaltar celdas interesantes, enfatizar valores y llamar la atención rápidamente sobre cifras deseadas.

Para esto estas celdas deben cumplir con algunos criterios y condiciones determinados.

Se encuentra Ubicado

Excel ofrece los siguientes tipos de formatos condicionales para poder especificar qué condiciones se desea resaltar.

1

2

3

4

5

A continuación se describen brevemente cada una de estas opciones de formato condicional.

1. RESALTAR REGLAS DE CELDAS

Sirve para encontrar más fácilmente celdas específicas dentro de un rango de celdas, se les aplica formato basándose en un operador de comparación, dentro de estas se despliegan las siguientes.

Es mayor que: Se aplicará el formato a todas las celdas con un valor mayor al especificado.

La opción muestra el siguiente cuadro de diálogo:

Es menor que: El formato será aplicado a las celdas con un valor menor que el indicado.

Entre: Excel evaluará las celdas para saber aquellas que tengan un valor dentro del rango indicado y se les aplicará el formato.

Texto que contiene: esta opción resalta celdas que muestren valores en “texto” iguales al valor que nosotros determinamos

Es igual a: Solo las celdas que sean iguales al valor indicado tendrán el formato

Esta opción nos permitirá resaltar fácilmente las celdas que contengan una fecha que cumpla con el criterio seleccionado: Hoy, Ayer, Mañana, En los últimos 7 días, Semana pasada, etc

Esta opción funciona para cualquier tipo de dato que tengamos en las celdas, ya sean números, fechas e inclusive texto

2. REGLAS SUPERIORES E INFERIORES

Sirve Para buscar los valores más altos y más bajos en un rango de celdas según un valor de corte que especifique.

• 10 superiores: Se aplicará el formato exactamente a las “10” celdas que tengan los valores más altos. Es posible modificar la cantidad de celdas superiores a las que se aplicará el formato.

• 10% de valores superiores: Excel aplicará el formato al 10% de las celdas que contengan los valores más altos. También es posible indicar un porcentaje diferente al 10%.

• 10 inferiores: El formato se aplica a las 10 celdas con los valores más bajos.

• 10% de valores inferiores: El formato es aplicado al 10% de las celdas con los valores más bajos dentro del rango.

• Por encima del promedio: Excel obtiene el promedio de todos los valores numéricos del rango y aplica el formato a las celdas que tengan un valor por encima de dicho promedio.

• Por debajo del promedio: Después de obtener el promedio, el formato será aplicado en las celdas que tengan un valor inferior.

PASOS PARA CREAR EL FORMATO CONDICIONAL

Paso 1: Selecciona las celdas a las que quieres agregar el formato.

¿quiero saber cuales son mayores de 18 años?

Paso 2: haz clic en el comando Formato condicional. Un menú desplegable aparecerá.

Paso 3: Selecciona la regla que quieras (Mayor que, por ejemplo).

En este ejemplo, queremos dar formato a las celdas cuyo valor es superior a 18, así que vamos ingresar ese número.

Paso 4: En el cuadro de diálogo, introduce un valor en el espacio correspondiente.

Paso 6: Selecciona un estilo de formato en el menú desplegable. Verás que éste se aplica a las celdas que seleccionaste. (podemos escoger una de las opciones que ya están definidas o crear otro formato, si es la segunda opción debemos hacer clic en “formato personalizado”

Se resaltan todos los valores mayores a 18 con el formato establecido

El mismo procedimiento haremos con las demás opciones Ejemplos 1. ¿Quiénes SON DE MACHALA?

2. ¿Quiénes SE INSCRIBIERON EL MES PASADO?

1. ¿Cuáles FUERON LAS 5PERSONAS QUE ABONARON MAS?2. ¿Cuáles FUERON LAS 5 PERSONAS QUE ABONARON MENOS?

Nota: en el mismo rango de celdas puedo establecer VARIOS formatos condicionales

¿Como borrar una regla?

FORMATOS CONDICIONALES

BARRA DE DATOS La herramienta barra de datos mediante el formato condicional atribuye una barra horizontal en cada celda seleccionada, la cual permite una comparación de valores de manera óptima, ya que facilita la diferencia entre estos.

EJEMPLO:COMPARAR LA VENTA MENSUAL DE EL AÑO 2014

Para agregar las barras de datos debemos seleccionar el rango de celdas que contiene los datos y posteriormente ir a Inicio > Estilos > Formato condicional > Barras de datos:

MOSTRAR SOLO LAS BARRAS DE DATOS:Seleccionamos: Formato condicional >Barra de datos > selecciona la opción Más reglas… En la ventana que aparece, debes activar la casilla Mostrar sólo la barra, debes seleccionar el tipo de relleno y color. Para este caso elegir un relleno sólido y un color verde.

ESCALA DE COLORES Nos permite identificar visualmente los valores numéricos que se aproximan tanto al valor máximo como al valor mínimo dentro de un rango.

La tonalidad de cada celda dependerá de su cercanía con cualquiera de estos dos extremos. Por ejemplo, en el siguiente rango hay números aleatorios entre 1 y 97:

Escalas de dos y tres colores:

Cambiar los colores de una escala:

CONJUNTO DE ICONOS Utilice un conjunto de iconos para comentar y clasificar datos de tres a cinco categorías separadas por un valor diferente.Cada icono representa un rango de valores. Por ejemplo, en el conjunto de iconos de 3 flechas, la flecha verde hacia arriba representa valores más altos, la flecha hacia el lado amarilla representa valores medios y la flecha hacia abajo rojo representa valores más bajos.

Cuando abrimos el menú de Conjuntos de iconos puedes notar que Excel los divide en cuatro grupos: Direccional, Formas, Indicadores y Valoración. Cada uno de las categorías mostradas tiene conjuntos de tres, cuatro y hasta cinco iconos. Dependiendo de la cantidad de iconos será la cantidad de rangos que podremos definir.

CÓMO OCULTAR UN ICONO DEL CONJUNTO:

En ocasiones las celdas se pueden ver un tanto saturadas con la cantidad de iconos mostrados por lo que podemos optar por ocultar alguno de los iconos:

ADMINISTRADOR DE REGLAS

Excel, en forma predeterminada establece intervalos para los valores altos, medios y bajos respectivamente. Pero uno puede Definir valores con nuevos intervalos, por ejemplo:Valores altos mayor o igual que 6000Valores medios entre 3000 y 6000Valores bajos menores que 3000 Si deseas cambiar los intervalos correspondientes a los valores altos, medios y bajos, en la opción Formato condicional, selecciona Administrar reglas.

GRACIAS