Taller de evaluación de producto

Business AgilityTaller para Evaluacin del Producto Mi primer Proceso

Taller para Evaluacin del Producto

Table of Contents1. BizAgi .............................................................................................................4Cmo Opera Bizagi? .................................................................................................... 4

2. Taller: Solicitud de vacaciones ................................................................5Descripcin del Proceso Solicitud de vacaciones ................................................. 5 Alcance ........................................................................................................................ 5 Modelando el Proceso Paso a Paso ........................................................................... 5 PASO 1: DEFINIR Y MODELAR EL PROCESO.............................................................. 6 Informacin adicional para crear el proceso: .................................................... 6 PASO 2: DATOS DEL PROCESO ................................................................................. 18 PASO 3: CREAR LAS FORMAS .................................................................................... 28 ACTIVIDAD: REGISTRAR SOLICITUD DE VACACIONES ................................... 28 ACTIVIDAD: VERIFICAR DAS DISPONIBLES DE VACACIONES ...................... 31 ACTIVIDAD: AUTORIZAR SOLICITUD DE VACACIONES .................................. 31 ACTIVIDAD: REALIZAR TRMITE ADMINISTRATIVO ....................................... 34 ACTIVIDAD: INFORMAR RECHAZO SOLICITUD ................................................ 38 PASO 4: REGLAS DE NEGOCIO.................................................................................. 40 CONDICIONES DE TRANSICIN ........................................................................... 40 ACCIONES EN LAS ACTIVIDADES ........................................................................ 44 PASO 5: PARTICIPANTES ............................................................................................ 51 ACTIVIDAD: REGISTRAR SOLICITUD DE VACACIONES ................................... 52 ACTIVIDAD: APROBAR SOLICITUD DE VACACIONES ...................................... 52 ACTIVIDAD: REALIZAR TAREA ADMINISTRATIVA ............................................. 56 ACTIVIDAD: INFORMAR RECHAZO SOLICITUD ................................................ 57 PASO 6: INTEGRACION CON OTROS SISTEMAS .................................................... 58 Instalar el Servicio Web ....................................................................................... 58www.bizagi.com CONFIDENTIAL2


Invocar el Servicio Web desde BizAgi .............................................................. 61 PASO 7: APLICACIN WEB ........................................................................................ 67 USUARIOS ................................................................................................................ 68 PARAMETRIZACION ............................................................................................... 73 PRUEBA A LA APLICACIN.................................................................................... 76 MEJORAS A LA APLICACIN ................................................................................. 81 ENVIAR UNA NOTIFICACIN AUTOMTICA (OPCIONAL) ............................... 85

3. CONCLUSION............................................................................................. 92Prximos pasos ........................................................................................................... 92

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1. BizAgiBizAgi es una solucin de Business Process Management que apoya la gestin en organizaciones orientadas a procesos, al permitir la visualizacin, control y mejoramiento de todos los procesos en tiempo real. Su aplicacin principal est en la gestin, control, seguimiento y anlisis de procedimientos tales como trmites de seguros, aprobaciones de solicitudes de crdito y manejo de quejas y reclamos. BizAgi ofrece resultados inmediatos. Los procesos se modelan e implementan de manera gil, sin importar su complejidad, pero se conservan suficiente flexibilidad como para que puedan modificarse fcilmente, de acuerdo a las necesidades cambiantes del negocio.

Cmo Opera Bizagi?BizAgi es una solucin desarrollada para las organizaciones orientadas en la optimizacin, automatizacin y gestin de procesos de negocios. Son organizaciones en donde tiene una visin de procesos en cada una de sus reas funcionales, sin importar la cantidad de reas o departamentos que recorra el proceso. Buscando la agilidad y flexibilidad en la optimizacin, automatizacin y gestin que hoy en da demandan las organizaciones en la ejecucin continua de los procesos, BizAgi cuenta con los siguientes pasos fundamentales para su operacin:

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2. Taller: Solicitud de vacacionesSu compaa ha iniciado una estrategia de BPM y ha escogido BizAgi para llevarla a cabo. Usted ha sido seleccionado para implementar el proceso de Solicitud de Vacaciones, el cual se describe a continuacin. En las siguientes pginas encontrar la informacin sobre el proceso y los datos que necesitan ser controlados y visualizados durante el mismo. Siga paso a paso las instrucciones de este manual y al finalizar usted tendr su proceso de solicitud de vacaciones automatizado.

Descripcin del Proceso Solicitud de vacacionesEl proceso de solicitud de vacaciones inicia cuando cualquier empleado de la organizacin realiza una solicitud de vacaciones, una vez registrada la solicitud est le llega al jefe inmediato del empleado solicitante quien debe autorizar o rechazar la solicitud, si la solicitud es rechazada se devuelve al empleado solicitante donde puede visualizar las razones de rechazo de su solicitud. Si la solicitud es aprobada se le genera una actividad al Auxiliar de Recursos humanos quien debe realizar el trmite administrativo respectivo.

AlcanceEste proceso se enfoca en controlar las solicitudes de vacaciones de la organizacin, desde su solicitud hasta su aprobacin y rechazo.

Modelando el Proceso Paso a Paso

BizAgi tiene 2 productos principales BizAgi Process Modeler: Usado para diagramar y documentar procesos BizAgi BPM Suite: Usado para convertir los procesos diagramados en aplicaciones ejecutables

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Usaremos BizAgi Process Modeler para diagramar procesos y los automatizaremos usando BizAgi Xpress. BizAgi Xpress es una versin de la Suite BPM que puede descargar gratuitamente aqu

PASO 1: DEFINIR Y MODELAR EL PROCESOEl modelamiento del proceso, es uno de los primeros pasos para la implementacin de BizAgi. Es una etapa vital, debido a que es la fase en donde se crea o disea el flujo real del proceso. Esta cadena de actividades o flujo, es la base fundamental del proyecto, al cual se le adicionarn las variables y elementos necesarios, de acuerdo con los requerimientos de la organizacin. En esta etapa, BizAgi ofrece un modelador, con un conjunto de figuras o estncil para dibujar diagramas de flujo de procesos; las figuras disponibles hacen parte de la notacin BPMN, haciendo posible la estandarizacin en la diagramacin de los procesos.

Informacin adicional para crear el proceso:La compaa desea organizar todos sus procesos relacionados con los servicios internos en un solo sitio. Haga doble clic en el acceso directo a BizAgi Process Modeler. Si an no ha descargado BizAgi Process Modeler, puede hacerlo aqu:

1. Nombre su proceso; haga clic derecho en el Pool (Proceso) y seleccione Editar Texto, escriba Solicitud de Vacaciones

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2. Cambie el nombre del diagrama principal; haga doble clic en el nombre del diagrama y escriba Solicitud de Vacaciones:

3. Incluya Lanes para su proceso. Arrastre el smbolo de Lane desde la paleta:

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4. Cambie el nombre del Lane: Haga doble clic sobre el Lane y seleccione Editar Texto, escriba Empleado.

5. Adicione dos Lanes ms, llmelos Jefe y Asistente de Recursos Humanos:

6. Adicione Fases, para esto, arrastre el smbolo de Fase desde la paleta:

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7. Renombre la fase; haga clic derecho sobre la fase y escriba Registro.

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8. Adicione una segunda fase y llmela Aprobacin

9. Empezaremos a aadir figuras a nuestro proceso. Seleccione la figura de inicio desde la paleta y arrstrela hasta la posicin del diagrama donde debe estar ubicado el inicio del proceso:

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10. Las figuras tienen un Pie Menu que permite seleccionar figuras con las que se pueden conectar las figuras seleccionas dentro del diagrama. Al ubicar el cursor sobre las figuras del diagrama se dibuja un borde translcido del mismo color de la figura. Cuando se hace clic sobre la figura aparece en el borde los conos de las figuras con las que se puede conectar. Estos iconos permiten hacer drag and drop de la figura que representan, de modo que al seleccionarlo se crea una nueva figura y un flujo de secuencia hasta l. Para Diagramar la actividad de registro, seleccione el rectngulo de Pie Men y ubquelo dentro del diagrama.

Tenga en cuenta Todas las transiciones deben estar bien conectadas, todas las figuras deben estar dentr o del rea de las fases y reas funcionales y NO sobre el lmite de una fase o rea funcional. Para renombrar las actividades o transiciones (flechas) haga doble clic sobre ellas

Cree las distintas figuras de su proceso hasta que luzca de la siguiente manera:

11. Haga clic derecho sobre la actividad Verificar Das Disponibles de Vacaciones y transfrmela a Tarea de Servicio:

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12. Guarde su Archivo BPM, de esta manera el archivo estar disponible para uso posterior y documentacin:

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13. Ejecute su proceso. Este procedimiento llevar su proceso diagramado al ambiente de automatizacin.

14. Seleccione el diagrama Solicitud de Vacaciones y haga clic en siguiente:

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15. En la siguiente ventana puede editar el nombre del proceso para el ambiente de ejecucin. Haga clic en siguiente.

16. Seleccione el proyecto al que desea llevar su proceso, en este caso seleccione la opcin Nuevo y haga clic en siguiente:

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17. Elija un nombre para su proyecto, para este taller el proyecto se llamar Proyecto BPM y haga clic en siguiente:

Una vez el proyecto haya sido creado usted estar en BizAgi Studio en el modelador de procesos interno, vamos a incluir algunos parmetros a las actividades del proceso, como lo son la duracin, el texto de ayuda y la descripcin entre otros. Para realizar esta configuracin de las actividades vamos ingresar a las propiedades cada actividad. Texto de ayuda: Este texto de ayuda aparece disponible en el texto del asistente para cada actividad en la aplicacin web, si no se cuenta con asistente sale en el parte inferior del browser. Duracin: indica el tiempo que debe durar la actividad, este tiempo es til para definir cundo una actividad est vencida o est prxima a vencerse, este tiempo se da en minutos. Descripcin: Permite incluir alguna informacin adicional para la actividad. La descripcin se muestra en la parte superior de la forma asociada a la actividad o evento.

18. Para ingresar a las propiedades de una actividad de clic derecho sobre la figura y seleccione la opcin Propiedades.

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19. De clic en frente del campo Texto de ayuda e incluya el siguiente texto de ayuda para la actividad. Diligencie toda la informacin para su solicitud de vacaciones El texto de ayuda es un texto que se le mostrar al usuario final dentro de la ejecucin de la actividad en la aplicacin web 20. De clic en frente del campo Duracin e incluya la duracin. 1 Da. 21. De clic en frente del campo Descripcin e incluya la descripcin

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22. Una vez incluidas las propiedades haga clic en Ok y cierre la ventana de propiedades de la actividad.

23. Una vez configuradas algunas de las propiedades de la actividad Registrar Solicitud de Vacaciones, configure las siguientes propiedades para las otras de las actividades del proceso, dentro de la pestaa de Propiedades Globales, recuerde aplicar los cambios a cada actividad y cerrar la ventana de las propiedades Actividad Autorizar Solicitud de vacaciones Realizar Trmite administrativo Descripcin Aprobar Solicitud de Vacaciones Realizar Trmite Administrativo Texto de ayuda Apruebe o rechace la solicitud Duracin 3 das

Realice la novedad en el sistema de nmina

5 das

Una vez terminado el flujo del proceso guarde los cambios y cierre el modelador.

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PASO 2: DATOS DEL PROCESOUna vez se ha creado el diagrama del proceso es necesario crear el modelo de datos, este modelo deber incluir toda la informacin que requiere el proceso. Dentro del proceso de solicitud de vacaciones se requiere capturar la siguiente informacin: Fecha de solicitud Fecha de Salida Fecha de Regreso Nmero de das Laborales Solicitados Nmero de das Laborales Disponibles Solicitante Persona que Autoriza (Jefe del solicitante) Solicitud Aprobada? Razn de Rechazo Cdigo Comprobante de Nmina Fecha de Trmite Nmina

Esta informacin se esquematizar en un modelo estructurado de datos, el modelo entidad relacin correspondiente a la informacin anterior sera:

En la entidad Solicitud Vacaciones agruparemos toda la informacin de la solicitud, como fechas, nmeros de das solicitados y disponibles. En la entidad Causal de Rechazo se encuentra una lista con las causales de

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rechazo estandarizadas, esta lista es administrable y la entidad Usuario donde tendremos la informacin del usuario solicitante y de su jefe. 1. Para incluir esta informacin dentro de la estructura de datos de BizAgi vaya al Segundo Paso del Asistente de Procesos y seleccione Modelo de datos:

Una nueva ventana que contiene la entidad de negocio se desplegar, el nombre es generado automticamente por BizAgi basndose en el proceso. Haga clic en Ok.

A continuacin encontrar la ventana de diagrama, en este elemento se diagraman, consultan, modifican, o se eliminan los modelos relacionales de los procesos. El Diagrama es una representacin grfica de entidades, atributos y relaciones. En los diagramas es posible ver inclusive todo el modelo entidad relacin del proyecto o solo alguna parte, adems es posible crear entidades atributos y relaciones desde el diagrama para ir visualizando cmo se relacionan las entidades existentes. 2. Haga clic derecho sobre la entidad Solicitud de Vacaciones y seleccione Editar Lista de Atributos.

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3. Ahora vemos una nueva ventana con la lista de atributos de la entidad Solicitud de Vacaciones.; Haga Clic en el botn de informacin: para crear un atributo; para cada Nuevo atributo complete la siguiente

Nombre Visual (Display Name): Ingrese el nombre del atributo como desea que lo visualice el usuario final. Permite espacios y caracteres especiales. Longitud: La longitud es indicada nicamente para campos tipo string. La longitud debe estar entre 1 y 4000 caracteres.

Cree los siguientes atributos en la entidad SOLICITUD DE VACACIONES:Nombre Visual (Display Name) Fecha de Solicitud Fecha de Salida Fecha de Regreso Nmero de Das Laborales Solicitados Nmero de Das Laborales Disponibles Solicitud Aprobada Comentarios de Rechazo Cdigo Comprobante de Nmina Fecha de Trmite de Nmina Tipo Fecha (Date Time) Fecha (Date Time) Fecha (Date Time) Entero (Integer) Entero (Integer) Booleano (boolean) String String Fecha (Date Time) Longitud No Aplica No Aplica No Aplica No Aplica No Aplica No Aplica 100 20 No Aplica

Una vez creado los atributos, usted debe obtener una lista de atributos como se muestra en la siguiente pantalla:

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4. A continuacin vamos a crear los atributos relacionados con otras entidades, como es el caso del atributo Causal del Rechazo, que se encuentra relacionado con la entidad Causal de rechazo que es una entidad paramtrica. Para esto debe en el tipo de dato debe seleccione el tipo Entidad-Parametrica-Nueva Entidad

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5. A continuacin ver la pantalla de creacin de la entidad. El usuario deber definir si los valores de esta entidad sern administrados en el ambiente de produccin por usuarios finales en el Portal de Trabajo o si la informacin de esta entidad no debe ser administrada y permanecer oculta. En este caso la entidad podr ser administrada en produccin por usuarios finales pues sus valores no determinarn el flujo del proceso, sino que servirn a manera informativa. Seleccione y de clic en Siguiente.

6. Ahora crearemos el atributo de la entidad Causal de Rechazo.Nombre Visual (Display Name) Causal del Rechazo String String Longitud 100

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7. De clic en siguiente, en esta pantalla puede seleccionar el atributo visual de la entidad paramtrica, en este caso solo tenemos un atributo por lo cual deje el atributo que est seleccionado por defecto y haga clic en siguiente.

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8. De clic en siguiente, en esa pantalla puede ver el resumen de la entidad Causal de Rechazo de clic en finalizar para crear la entidad y su atributo.

9. Haga clic en Finalizar para volver a la ventana de edicin de los atributos de la entidad Solicitud de Vacaciones. La entidad Solicitud de Vacaciones tambin se encuentra relacionada con la entidad de Usuario, tenga en cuenta que BizAgi trae por defecto una entidad de Usuario llamada WFUSER donde se almacena toda la informacin de los usuarios del sistema. Por lo tanto para mostrar la informacin del empleado que realiza la solicitud de vacaciones puede utilizar esta entidad. Esta entidad se encuentra dentro del grupo de entidades del SISTEMA. 10. Para crear el atributo Relacionado con la entidad WFUSER (usuario) debe adicionar un atributo, incluir el nombre visual Solicitante, y como tipo Entidad, despliegue las entidades de Sistema y seleccione la Entidad WFUSER.

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11. De clic en siguiente, se visualiza el resumen, de clic en finalizar para crear la entidad la Entidad Solicitud de Vacaciones y sus atributos.

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12. Haga clic en Finalizar para ver el resumen visual del modelo de datos. Es posible que tenga que reorganizarlo.

13. Haga clic derecho sobre la entidad Solicitud de Vacaciones y sSeleccione la opcin Agregar Entidades relacionadas del men de herramientas para mostrar la entidad WFUSER (User) en el diagrama:

El diagrama deber quedar de la siguiente manera:

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Guarde y cierre el diagrama una vez el modelo de datos est completo.

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PASO 3: CREAR LAS FORMASAl haber realizado el diagrama del flujo y haber incluido los datos necesarios para cada actividad o tarea del proceso, se procede con la creacin de las formas, formularios o pantallas que sern visualizadas en una aplicacin web por el usuario final. Con BizAgi cada actividad del proceso es representada por un formulario web en cual se pueden visualizar los datos de la misma (informacin requerida y de consulta) de tal forma que los usuarios del proceso puedan interactuar con una aplicacin web amigable para llevar a cabo cada una de las actividades del proceso registrando la informacin necesaria para su ejecucin.

ACTIVIDAD: REGISTRAR SOLICITUD DE VACACIONESVamos a realizar la forma de la actividad Registrar Solicitud de vacaciones, esta actividad debe contener la siguiente informacin:

Como la informacin que queremos mostrar dentro de la actividad se encuentra en la entidad Solicitud de Vacaciones, vamos a ubicarnos en la entidad Solicitud de vacaciones para crear la forma con los atributos que desea mostrar. Para crear las formas por favor seleccione el Tercer Paso del Asistente de Procesos y haga clic en Definir Formas.1.

2. Despus de seleccionar este paso, ver un flujo del proceso en el cual solo las actividades manuales se encuentran disponibles para editar, seleccione la actividad Registrar Solicitud de Vacaciones hacienda clic sobre ella y se abrir una nueva ventana para la edicin de formas :

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3. Navegue usando el men Mapeo de Datos para encontrar los atributos del modelo de datos. Arrastre el atributo hasta el lugar donde desea ubicarlo:

Fecha Solicitud: El campo debe ser de solo lectura. Para Modificarlo, haga clic derecho sobre el campo de la forma y seleccione Editable - Falso

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Solicitante: Este es un atributo que se encuentra relacionado con otra entidad, es necesario seleccionar el atributo que queremos mostrar de la entidad relacionada, para esto debe seleccionar el atributo Solicitante - fullName (Nombre Completo). Este campo tambin debe ser No Editable.

Para modificar el Nombre Visual del campo, haga doble clic sobre el mismo y escriba Solicitante.

Fecha de Salida Fecha de Regreso Nmero de Das Solicitados

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4. Estos campos deben ser requeridos. Seleccione los campos, haga clic derecho sobre ellos y seleccione Requerido- Verdadero.

5. Guarde la forma y cirrela.

ACTIVIDAD: VERIFICAR DAS DISPONIBLES DE VACACIONESPor tratarse de una actividad automtica esta actividad no tiene asociada ninguna forma. Esta actividad se ver con claridad en el punto 6 del Asistente de Proceso.

ACTIVIDAD: AUTORIZAR SOLICITUD DE VACACIONESUna vez lista la forma de la actividad Registrar Solicitud de Vacaciones, vamos a realizar la forma para la actividad Autorizar Solicitud de Vacaciones. Dentro de esta forma debemos visualizar la informacin del registro de la solicitud como de solo lectura y la informacin sobre la autorizaci n. El diseo de la forma de la actividad sera:

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1.

Seleccione la actividad Aprobar Solicitud de Vacaciones haciendo clic en ella. Notar que deben ser incluidos los campos de la forma Registrar Solicitud de Vacaciones, por lo cual copiaremos la informacin que se incluy en la forma anterior y se modificar, para esto usaremos la funcionalidad Copiar de.

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2. El resultado de la copia debe ser modificado. Seleccione los campos Fecha de Salida, Fecha de Entrada y Nmero de Das Laborales Solicitados, haga clic derecho sobre ellos y seleccione Editable Falso. 3. En el editor de formas de la entidad Solicitud de Vacaciones vamos a incluir los siguientes campos: Nmero de Das Laborales Disponibles: Deber ser No Editable. Haga clic derecho sobre el campo y seleccione Editable-Falso. Solicitud Aprobada: Este campo debe ser requerido. Ubquese sobre el campo, haga clic derecho y seleccione Requerido-Verdadero. Causal Rechazo: Arrastre el campo desde el mapeo de datos debido a que este campo se encuentra relacionado con otra entidad BizAgi por defecto mostrar el atributo visual que se haya definido para la entidad.

Comentarios Rechazo Jefe Inmediato: Este campo est incluido dentro de la tabla de usuario de BizAgi, por lo cual es necesario navegar hasta el mismo. Seleccione entonces el campo Solicitante idBossUser fullName. Este campo debe ser No Editable

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A continuacin cambie el Nombre Visual del campo haciendo doble Clic sobre l.

4. Guarde la forma y cirrela

ACTIVIDAD: REALIZAR TRMITE ADMINISTRATIVOHasta el momento hemos realizado las formas de las actividades Registrar y Autorizar Solicitud de Vacaciones, ahora vamos a realizar la forma para la actividad Realizar Trmite Administrativo, en esta actividad se va a visualizar la informacin de la solicitud de vacaciones y de la autorizacin por el jefe inmediato como informacin de solo lectura, adicional a esta informacin vamos a incluir la informacin que el Auxiliar de Recursos Humanos debe completar en la actividad. La actividad entonces se visualizara de la siguiente forma:

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1. Haga clic sobre la actividad Realizar Trmite Administrativo. Ad icionaremos los datos que han sido adicionados a las actividades anteriores, todos estos debern ser no editables, para dicho fin copie la informacin de la actividad Aprobar Solicitud de Vacaciones.

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2. Seleccione los campos Solicitud Aprobada, Causal del Rechazo y Comentarios de Rechazo y cambie la propiedad de edicin a Falso. 3. Adicional a la informacin del registro de la solicitud de vacaciones y a la informacin sobre la autorizacin de la solicitud, se requiere mostrar la informacin que debe completa r el auxiliar de recursos humanos, por lo tanto vamos a incluir campos adicionales: Campo No Aplica Nombre Visual Actualice la carpeta del empleado y realice el trmite respectivo en el sistema de nmina Tipo Visual Etiqueta Requerid o NO Editable NO Visibl e SI

Fecha de Trmite de Nmina Cdigo de Comprobante de Nmina

Fecha Texto

SI Si

SI SI

SI SI

Para incluir la etiqueta arrastre el botn etiqueta al lugar donde desea ubicarlo:

Para editarlo haga doble clic e incluya la informacin:

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5. Incluya los campos restantes teniendo en cuenta las condiciones de requerimiento y editabilidad.

Guarde los cambios en la forma y cirrela

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ACTIVIDAD: INFORMAR RECHAZO SOLICITUD

1. Haga clic sobre la actividad Informar Rechazo Solicitud. Adicionaremos los datos que han sido adicionados a la actividad Aprobar Solicitud de vacaciones, todos estos debern ser no editables . Copie la informacin de la actividad Aprobar Solicitud de Vacaciones. (paso q de la creacin de la forma de la actividad Realizar Trmite Administrativo) 2. Seleccione los campos Solicitud Aprobada, Causal del Rechazo y Comentarios de Rechazo y cambie la propiedad de edicin a Falso. 3. Adicionalmente agregaremos una nota para indicar que la solicitud ha sido rechazada: Su solicitud ha sido rechazada, a continuacin la informacin asociada

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4. Guarde la forma y cirrela. 5. Cierre el editor de formas usando la flecha ubicada en la parte superior derecha:

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PASO 4: REGLAS DE NEGOCIOUna vez realizadas las formas del proceso, vamos a definir las polticas o normas especiales que se deben cumplir dentro de las actividades del proceso. Las primeras reglas que vamos a realizar son las Condiciones de transicin, estas reglas, son aquellas reglas que permiten verificar que en algn punto del proceso se est cumpliendo una condicin especfica. Estas reglas siempre deben retornan verdadero o falso y se asocian a los flujos de secuencia o a las figuras de decisin. En este caso definiremos la regla de transicin que nos llevar a la actividad Realizar Trmite Administrativo

CONDICIONES DE TRANSICIN1. Para crear reglas en el proceso seleccione el Cuarto Paso del Asistente de Proceso y seleccione Definir Expresiones:

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2. El editor de reglas se abrir indicndonos cuales transiciones an requieren que les sea asociada una regla:

3. En la nueva ventana seleccione la transicin (la flecha) que va desde la compuerta de decisin hasta la actividad Realizar Tarea Administrativa y se abrir la ventana de Expresiones Booleanas:

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4. Seleccione el atributo Solicitud Aprobada, para esto despliegue el rbol de la parte izquierda y seleccione el atributo SolciitudAprobada y arrstrelo hasta ubicarlo en la parte izquierda de la condicin.

5. Despus de seleccionar el atributo Solicitud Aprobada aparecer otro combo que presenta varias opciones dependiendo del tipo de atributo, en este caso seleccione la opcin Es igual que.

6. Y en el tercer campo seleccione la opcin Verdadero:

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7. Una vez la expresin este lista, de clic en finalizar para salir del editor 8. Seleccione la transicin desde la decisin hasta la actividad Notificar Rechazo haciendo clic sobre ella, haga clic en Cancelar en la Ventana de Expresiones Booleanas para cerrarla. 9. Seleccione la opcin Sino y de clic en Aceptar.

10. Para Finalizar Haga clic en la flecha verde ubicada en la parte superior derecha para cerrar el modelador

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ACCIONES EN LAS ACTIVIDADESPara la primera actividad del proceso debemos crear una regla de negocio que asigne la fecha de la solicitud y el solicitante del caso. 1. Dirjase al paso 4 del Asistente de Proceso y seleccione Acciones de la Actividad:

2. Haga clic en la actividad Registrar Solicitud de Vacaciones

3. Seleccione el Al Entrar y haga clic en el cono de

para agregar una expresin.

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4. La ventana de Propiedades de Reglas aparecer, llene los campos de Nombre, Nombre Visual y Descripcin como sigue:

5. Haga clic derecho sobre la flecha que va de inicio a fin e incluya una nueva asignacin

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6. Nombre la asignacin como sigue

7. Haga clic derecho sobre la asignacin y seleccione Propiedades

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8.

La ventana de Asignaciones se abrir, haga clic en Agregar para ver la ventana de Agregar Asignacin

9. Haga clic sobre el primer combo y seleccione la opcin Seleccionar Atributo

10. Seleccione el Solicitante del Modelo de Datos y haga clic en Ok

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11. Seleccione el campo Expresin y escriba exactamente Me.Case.Creator.Id en el campo de texto. Esta funcin por defecto de BizAgi nos entrega como resultado el identificador del creador del caso.

12. Haga Clic en Aceptar para cerrar la ventana de Agregar Asignacin 13. En esta misma regla vamos a agregar una segunda asignacin para la fecha, haga clic de nuevo en el botn , en el combo haga clic sobre Seleccionar Atributo y busque el campo FechaSolicitud del modelo de datos y haga clic en Ok.

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14. Seleccione el campo Expresin y el texto DateTime.Now aparecer automticamente, esta funcin nos da como resultado la fecha actual. Haga clic en Aceptar para terminar.

La regla debe entonces quedar de la siguiente manera:

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15. Haga clic en Aceptar para guardar las asignaciones y clic en Ok para guardar la regla. No olvide hacer clic en Aceptar en el cuadro de Seleccionar Expresin y Ok en las propiedades de la actividad. Para terminar cierre el modelador y regrese al Asistente de Proceso.

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PASO 5: PARTICIPANTESLa definicin de participantes es una fase muy importante para BizAgi. Los recursos responsables de la realizacin de cada actividad se definen en esta fase. BizAgi identifica la relacin que existe entre los diferentes empleados basndose en las variables que los caracterizan y que los diferencian. Gracias a esta funcionalidad BizAgi asigna actividades o tareas inteligentemente a los diferentes miembros de la compaa con el propsito de cerrar un proceso satisfactoriamente. Primero que todo definamos cual debe ser la asignacin correcta para cada actividad del proceso; despus haremos la configuracin correspondiente en BizAgi. El acceso a los procesos de la solicitud de vacaciones no se limitar debido a que es un proceso interno que debe estar disponible para todos los empleados de la organizacin. La primera actividad debe estar disponible siempre para la persona que cre el caso. El jefe de la persona que hace el requerimiento debe SIEMPRE ser la persona que complete la actividad Aprobar Solicitud de Vacaciones. El usuario que ingrese la solicitud debe SIEMPRE ser quien complete la act ividad Informar Rechazo Solicitud El representante de recursos humanos debe ser SIEMPRE el responsable de la actividad Realizar Trmite administrativo.

Una vez definidas las reglas de asignacin para cada actividad vamos a iniciar su configuracin dentro de BizAgi Studio. Para definir las asignaciones hagamos clic en el paso 5 del Asistente de Proceso:

Aqu encontraremos las distintas actividades del proceso cuyos participantes no han sido definidos:

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ACTIVIDAD: REGISTRAR SOLICITUD DE VACACIONESEsta actividad debe estar siempre asignada al creador del caso, esta es una funcionalidad por defecto de BizAgi, por lo tanto no es necesario crear una asignacin.

ACTIVIDAD: APROBAR SOLICITUD DE VACACIONES1. Una vez dentro del diagrama de flujo seleccione la actividad Aprobar Solicitud de Vacaciones haciendo clic sobre ella, la ventana de Participantes se abrir:

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2. Agregue una condicin haciendo clic en el link Adicionar Condicin:

3. Seleccione User Id como la propiedad para la condicin:

4. Seleccione una regla haciendo clic en el link Seleccionar Expresin y Cancelar en la siguiente ventana. Cuando aparezca la ventana que le solicita guardar cambios seleccione No.

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5. Seleccione la regla CurrentAssigneeBoss, esta es una regla por defecto de BizAgi que regresa el Id del usuario que est configurado como jefe de la persona que actualmente tiene el caso.

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6. Haga clic en Aceptar y en Ok para guardar, su asignacin debe verse de la siguiente manera:

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ACTIVIDAD: REALIZAR TAREA ADMINISTRATIVA1. Repita los pasos 1 y 2 de la actividad Aprobar solicitud de vacaciones 2. En el primer combo Seleccione Cargos

3. Para crear un nuevo cargo seleccione Organizacin en el cuarto campo:

4. Haga clic sobre el link Nuevo para crear una nueva posicin

5. Escriba sobre el editor de texto la nueva posicin. Asistente de Recursos Humanos. Y haga clic en Guardar

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6. Haga clic en Ok en todas las ventanas para guardar la asignacin

ACTIVIDAD: INFORMAR RECHAZO SOLICITUDVamos a configurar la asignacin para la Actividad Informar Rechazo Solicitud, que como se dijo anteriormente SIEMPRE le debe quedar asignada al usuario que cre la solicitud. Para esto vamos a utilizar una regla que ya viene por defecto con BizAgi que retorna el identificador del usuario creador del caso, la regla se llama Radicator y se encuentra en una familia genrica de BizAgi llamada Family. 1. Repita los pasos del 1 al 4 de la actividad Aprobar Solicitud de Vacaciones Haga clic sobre la regla CaseCreator y sobre Ok para guardar.

2. No olvide Guardar su asignacin haciendo clic en Aceptar. Por ltimo cierre el diagrama para volver al Asistente de Proceso.

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PASO 6: INTEGRACION CON OTROS SISTEMASBizAgi utiliza distintos mecanismos que le permiten conectarse con los sistemas existentes en su organizacin utilizando la informacin necesaria de los mismos para la ejecucin de los procesos de negocio. Se utilizara un servicio web para realizar la integracin con el sistema de Nmina que contiene la informacin de los das disponibles de vacaciones para cada empleado. El servicio web recibe como parmetro de entrada el nombre del usuario (username) y devuelve el nmero de das que el empleado tiene disponible a la fecha. Existen dos opciones para poder implementar esto. La primera no necesita ninguna configuracin adicional pero requiere que se tenga conexin a Internet, y consiste en utilizar la siguiente URL: http://www.bizagi.com/VacationService/Vacations.asmx. Si se utiliza esta opcin vaya a la seccin Invocar el Servicio Web desde BizAgi. La segunda opcin es instalar localmente el servicio web. Para hacerlo siga las siguientes instrucciones.

Instalar el Servicio Web1. Descargue y descomprima el archivo VacationService.zip que encontrara en: ftp://bizagiWSUser:[email protected]/VacationService 2. Copie la carpeta que se descomprimi en su ruta local del Default Web Site. Normalmente esta ruta es C:\Inetpub\wwwroot.

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3. Abra el Administrador del IIS ya sea ejecutando el comando inetmgr o seleccionndolo de Herramientas Administrativas en el Panel de Control.

4. En el administrador despliegue el Default Web Site y busque la carpeta VacationService. Haga clic derecho sobre ella y seleccione Propiedades.

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5. En la ventana de Propiedades de la carpeta haga clic en el botn Crear y luego en OK.

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Invocar el Servicio Web desde BizAgi1. En el Asistente de Proceso seleccione el Sexto Paso.

2. Se mostrara una vista del proceso en la cual nicamente las Tareas Automticas estarn activas. Haga clic en Verificar Das Disponibles de Vacaciones.

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3. Se abre el Asistente de Interfaz. Escriba la URL. Si tiene conexin a Internet: http://www.bizagi.com/VacationService/Vacations.asmx Si se instal localmente el servicio web: http://localhost/VacationService/Vacations.asmx

4. Haga clic en el botn Ir a URL (esta operacin puede tomar algn tiempo para funcionar) para ver los mtodos disponibles, selecciones el mtodo y de clic en Siguiente (en Sistema y Nombre Interfaz se asignan valores por defecto que pueden ser modificados si se desea).

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5. En este paso se configurar la informacin que se enva desde BizAgi hacia el servicio web. Se muestran dos tablas, a la izquierda se encuentra el modelo de datos de BizAgi y a la derecha la informacin que el servicio web espera.

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Ya que se utilizar el nombre de usuario (userName) del Solicitante para obtener el los das de vacaciones disponibles, en la tabla BizAgi Data expanda el elemento SolicitudDeVacaciones navegue a travs del rbol de entidades hasta ver el userName del Solicitante. Una vez localizado el atributo deseado, haga clic en la flecha al lado del atributo y conecte la lnea con la flecha del elemento en la tabla de la derecha.

Las tablas se pueden mover o modificar su tamao si es necesario; la ventana tambin puede ser maximizada utilizando el botn que se encuentra en la esquina superior derecha. Si se maximiza la ventana, resturela y haga clic en Siguiente para continuar. 6. En la siguiente pantalla seleccione donde se guardara la respuesta del servicio web en el modelo de datos de BizAgi. As como para el paso anterior, se muestran dos tablas pero ahora la tabla con la respuesta del servicio web est a la izquierda y la que contiene la informacin de BizAgi a la derecha.

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En la tabla BizAgi Data, debajo de SolicitudDeVacaciones, encuentre NumeroDeDiasLaboralesDisp y asgnele a la respuesta del servicio web este atributo.

el

atributo

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Luego de clic en Siguiente. 7. En el paso final se configura que hacer en caso de error; seleccione Lanzar Excepcin de Accin, y haga clic en Finalizar.

8. Se cierra el Asistente de Interfaz y para finalizar haga clic en la flecha verde localizada en la esquina superior derecha de la vista del proceso para regresar al Asistente de Procesos.

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PASO 7: APLICACIN WEBPara ejecutar la aplicacin web dirjase al paso 7 del Asistente de Proceso. Seleccione Ejecutar Proceso. A continuacin elija la opcin Desarrollo

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USUARIOSLa aplicacin web debe contener 3 usuarios para funcionar correctamente con asignaciones. Los usuarios deben quedar configurados de la siguiente manera: USUARIO Jefe Solicitante Auxiliar PASSWORD Jefe Solicitante Auxiliar DOMINIO domain domain domain Jefe JEFE INMEDIATO Auxiliar de Recursos Humanos CARGO

JEFE1. Una vez en la aplicacin web, seleccione Admin y la opcin Usuarios:

2. Haga clic en Nuevo Usuario

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3. Llene los campos como se indica en la tabla de usuarios:

NO OLVIDE que debe usar una clave de fcil recordacin o por defecto la que se incluy en la tabla anteriormente. BizAgi por defecto asignar la clave igual al nombre de usuario 4. Haga clic en Agregar para adicionar el usuario Jefe.

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SOLICITANTE1. Repita los pasos del 1 al 3 de la creacin del usuario Jefe para crear el usuario Solicitante.

2. Para llenar el campo Jefe del usuario Solicitante, teniendo en cuenta la tabla de asignacin de usuarios, haga clic en la pestaa de Configuracin de Usuario en el botn Seleccionar Usuario y haga la bsqueda una vez el usuario jefe haya sido creado. No olvide guardar para finalizar.

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5. Haga clic en Agregar para guardar el usuario Solicitante.

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ASISTENTE1. Repita los pasos del 1 al 3 para crear el usuario Asistente.

2. Para agregar la position (cargo) del usuario Asistente, vaya a la pestaa de Organizaciones seleccione el Cargo Asistente de Recursos Humanos y haga clic en el botn para agregarla, para finalizar haga clic en Agregar.

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PARAMETRIZACIONAntes de ejecutar la aplicacin debemos definir las diferentes causales de rechazo que puede tener la aplicacin. 1. Seleccione la seccin de Entidades del men de Administracin; Inmediatamente se mostrar una pantalla con la lista de entidades cuyos parmetros deben ser creados.

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2. Una vez haya seleccionado la entidad Causal de Rechazo, haga clic en Agregar Causal Rechazo.

3. Adicione algunas razones de rechazo, pueden ser: Causales de RechazoPor razones de trabajo no es posible tomar vacaciones No hay reemplazo Evento importante en la fecha requerida No hay das disponibles Otras razones

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4. Cierre su navegador y regrese a BizAgi 5. Haga clic en el link de Desarrollo para ejecutar la aplicacin Web

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PRUEBA A LA APLICACINA continuacin verificaremos el proceso puesto que tanto usuarios como entidades parametricas han sido ingresados. La aplicacin le solicitar que ingrese las credenciales de alguno de los usuarios que cre, ingrese la informacin del solicitante

1. Seleccione Nuevo Caso del men Casos; se mostrar la pantalla de la primera actividad.

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En la barra superior, se podr observar el nombre de la aplicacin, seguido del nombre del proceso y para finalizar, el nombre de la actividad.

2. Llene la informacin requerida de la actividad y haga clic en Siguiente; ver la pantalla de resumen del caso que le indicar quien es el siguiente asignado.

3. Cierre cesin y entre de Nuevo usando las credenciales del Usuario Jefe.

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4. En la bandeja de entrada para el jefe encontraremos el caso en la actividad Aprobar solicitud de Vacaciones:

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5. Seleccione Si para el campo Solicitud Aprobada y haga clic en siguiente

6. Tenga en mente que una vez le de siguiente a dicha actividad, si la solicitud fue aprobada entonces se mostrar a continuacin la actividad de Realizar tarea administrativa, para accede a dicha tarea, debe cerrar cesin y entrar con el usuario Asistente y seleccionar la tarea disponible para el caso. Llene la informacin requerida y haga clic en Siguiente para finalizar el caso.

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7. Si la solicitud no fue aprobada, la siguiente actividad ser Informar Rechazo Solicitud, para ver dicha actividad cierre cesin y entre con el usuario Solicitante.

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MEJORAS A LA APLICACINBizAgi permite modificar la apariencia de los campos dentro de las formas de las actividades y adems ofrece un conjunto de herramientas que permiten validar la informacin suministrada y de esta forma garantizar que la captura de la informacin sea la adecuada para cada actividad, de acuerdo con las diferentes condiciones que se hayan establecido a lo largo del proceso. Dentro de este taller vamos a realizar solo un ejercicio que nos permitir mejorar la interfaz de usuario. Si nos ubicamos en la actividad Autorizar Solicitud de vacaciones podemos observar que los campos Causal de Rechazo y Comentario Rechazo no deberan ser visibles para el usuario sino cuando la solicitud No es Aprobada. Para esto vamos a realizar unas acciones sobre estos campos dentro del editor de formas. 1. Para esto vamos a abrir la forma asociada a la actividad Autorizar Solicitud de Vacaciones. Dirjase al tercer paso del Asistente de Proceso. 2. Una vez dentro de la forma que contiene los atributos, Nmero de das laborales disponibles, Solicitud Aprobada, Causal del rechazo y Comentarios Rechazo, vamos a realizar una accin, para ocultarlos los campos si la solicitud est Aprobada y de esta forma que solo sean visibles cuando el campo Solicitud Aprobada sea NO 3. Identifique el campo Solicitud Aprobada, dentro de las propiedades ubique el men de Avanzado y seleccione Acciones

4. Incluya la descripcin de la accin, luego ingrese la condicin a evaluar. En el primer combo que aparece, en este campo se selecciona el objeto a evaluar; el sistema presenta una lista donde se puede seleccionar cualquiera de los atributos de la forma en la que se est haciendo la accin; en este caso, vamos a seleccionar el atributo Solicitud Aprobada.

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5. Una vez seleccionado el elemento a evaluar se debe ingresar el operador que se va a utilizar, en este caso cuando el campo Solicitud Aprobada sea verdadero o igual a SI, es que vamos a ocultar los campos Causal y Comentario Rechazo. Escriba una descripcin para la accin: Ocultar campos de rechazo y seleccione el atributo Solicitud Autorizad, como condicin seleccione Es igual a SI

6. Una vez establecida la condicin de negocio se define un objeto sobre el que se va a ejecutar la accin, en este caso los objetos seran los atributos Causal de l rechazo y Comentario de Rechazo, primero seleccionemos el campo Causal Del Rechazo y en la parte de visibilidad seleccionemos la opcin ocultar.

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7. Para ocultar el otro campo (Comentario rechazo) seleccione el Check Mostrar Mltiples destinos y de clic en el botn Nuevo, para incluir el otro destino.

8. Se despliega la ventana Seleccionar Items, seleccione el campo Comentario Rechazo.

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9. Al finalizar de clic en Aceptar, una vez dentro del editor de clic en aceptar para guardar los cambios en las forma y de nuevo de clic en aceptar para guardar y cerrar las forma de la actividad. Por ultimo cierre la ventana de las propiedades de la actividad. Avance un caso hasta la actividad Autorizar la Solicitud de Vacaciones y visualice como se ocultan y muestran los campos cuando cambia el valor del campo Solicitud Aprobada.

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ENVIAR UNA NOTIFICACIN AUTOMTICA (OPCIONAL)Si usted tiene acceso a un servidor SMTP en su equipo o red local puede entonces hacer una modificacin al proceso, de manera tal que la actividad Notificar Rechazo sea cambiada por una actividad automtica que enve un correo al solicitante. 1. Regrese al paso nmero 1 del Asistente de Proceso 2. Haga clic derecho sobre la actividad Registrar Notificar Rechazo y seleccione la opcin de Transformar a Tarea Script

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3. Guarde los cambios al proceso y cierre el modelador. 4. Vaya al paso 4 del Asistente de Proceso y seleccione la opcin Acciones de la Actividad para abrir el modelador de Procesos. 5. Haga clic derecho sobre la actividad Notificar Rechazo, ubquese en la pestaa de Acciones, haga clic sobre la opcin Al salir, a continuacin haga clic sobre el botn y seleccione Correo Electrnico

6. En la ventana de Definicin de Correo Electnico haga clic en el campo Para, seleccione el atributo de ContactEmail del solicitante del modelo de datos y haga clic en aceptar.

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7. Llene el asunto del mensaje como sigue. Su solicitud ha sido rechazada 8. Incluya el siguiente texto como cuerpo del mensaje: Estimado (Nombre del solicitante): Lamentamos informarle que su Solicitud de Vacaciones ha sido Rechazada. La razn del rechazo a continuacin: (Razn del Rechazo) 9. Para incluir el Nombre del solicitante y la Razn del Rechazo haga clic en Campo XPath y seleccione los atributos del modelo de datos:

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El resultado se ver as:

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10. Haga clic en Guardar para salir de la ventana de Definicin de Mensajes y luego Ok en el men de propiedades de la actividad. 11. Guarde los cambios hechos al proceso y cierre el modelador. 12. Vaya a la pestaa de configuracin y seleccione la opcin Entorno

13. La ventana de opciones de Bizagi de Ambiente aparecer, llene los campos requeridos para la configuracin del SMTP como sigue: a. Servidor SMTP: El nombre de su servidor SMTP b. Cuenta SMTP: Cuenta de correo vlida para su dominio, aparecer como remitente en los correos que enve.

Asegrese de que la informacin que incluya sea correcta.

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14. Configure el correo electrnico del solicitante, para eso dirjase por la Aplicacin Web al men de Administracin - Usuarios y edit el Solicitante.

Asegrese de que el correo electrnico que ingresa sea una direccin vlida

Si

http://wiki.bizagi.com/en/index.php?title=Find_SMTP_Server_in_Outlook

usted

usa

Outlook,

puede

aprender

como

verificar

el

nombre

de

su

servidor

SMTP

en

15. Ejecute de Nuevo la aplicacin, empiece un Nuevo caso y rechace la solicitud, ahora el caso no pasar a la actividad de Informar Rechazo, en cambio, enviar un correo electrnico y terminar el caso. El correo que se enva ser como sigue:

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3. CONCLUSIONDentro de este taller usted aprendi a Diagramar el flujo del proceso, disear y crear la estructura de datos del proceso, realizar las pantallas de cada una de las actividades del proceso, realizar reglas de negocio, configurar las reglas de asignacin para cada una de las actividades manuales y a conectarse con otros aplicativos a trves de Web Services. Obteniendo como resultado una Aplicacin Web fcil de utilizar que refleja exactamente el modelo realizado en BizAgi Studio, esto gracias al concepto data driven de BizAgi.Gracias por realizar este taller para BizAgi es un placer mostrarle porque somos la solucin ms gil para automatizar procesos

Esperamos su experiencia con BizAgi haya sido satisfactoria, cualquier duda o comentario o comentario por favor comunquese con nosotros: http://www.bizagi.com/esp/bizagi/contacto/contacto.aspx

Prximos pasos1. Visite nuestro taller ms avanzado, en el cual se automatiza un proceso de solicitud de compra de artculos de oficina. Interesado? Haga Clic Aqu. 2. Para aprender ms de BizAgi y BPMN tome nuestro curso online en e-learning.bizagi 3. Recuerde que en cualquier punto en BizAgi Studio puede hacer clic en la tecla F1 para obtener ayuda 4. Visite nuestro centro de recursos en http://wiki.bizagi.com/es

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Taller de evaluación de producto

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