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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL AREA CONTABLEDE DISTRIBUIDORA NEGOCIEMOS

JENNY PATRICIA ALVAREZ VILLAREAL

UNIVERSIDAD AUTONOMA DE OCCIDENTEFACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y ADMINISTRATIVAS

DEPARTAMENTO DE CIENCIAS ECONOMICASPROGRAMA DE CONTADURIA PBLICA

SANTIAGO DE CALI,2012

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL AREA CONTABLEDE DISTRIBUIDORA NEGOCIEMOS

JENNY PATRICIA ALVAREZ VILLAREAL

Pasanta institucional para optar al ttulo deContador Pblico

DirectorCLARA EUGENIA MOSQUERA

Contador Pblico

UNIVERSIDAD AUTONOMA DE OCCIDENTEFACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y ADMINISTRATIVAS

DEPARTAMENTO DE CIENCIAS ECONOMICASPROGRAMA DE CONTADURIA PBLICA

SANTIAGO DE CALI,2012

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Nota de aceptacin:

Aprobacin por el Comit de Grado encumplimiento de los requisitos exigidos

por la Universidad Autnoma deOccidente para optar al ttulo deContador Pblico.

Cesar Omar TovarJurado

Luis SnchezJurado

Santiago de Cali, Julio 31 de 2012

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A Dios por ser mi gua, por darme la sabidura para plasmar mis conocimientos eneste proyecto.

A mis padres, Luz ngela Villareal y Rodrigo lvarez por estar conmigo durantetoda mi vida, por ser un apoyo incondicional, por estar all en todos los momentosde mi vida, permitiendo que cada da crezca a nivel personal y profesional.

A mis Jefes y quienes han permitido trasmitir mis conocimientos y mis ideas parael rea Contable de Distribuidora Negociemos dndome toda su confianza ymotivacin para cada da ser mejor.

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AGRADECIMIENTOS

Agradecer a Dios por tener en estos momentos todas las capacidades para

terminar mi carrera y darme la sabidura para realizar este proyecto.A toda mi familia por guiarme y llevarme a ser lo que soy.

A Distribuidora Negociemos por depositar en m toda la confianza y por permitirmedesarrollar la pasanta.

A la Dra. Clara Eugenia Mosquera, Directora de tesis, por su acompaamiento yrecomendaciones en el desarrollo del trabajo.

Agradezco a todas las personas quienes me acompaaron durante este proceso

aportando sus opiniones para que se realizara este proyecto.

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CONTENIDOPg.

GLOSARIO

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RESUMEN 15

INTRODUCCION 16

1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 181.1 ANTECEDENTES 181.2 FORMACION DEL PROBLEMA 191.2.1 Sistematizacin del problema 19

2. OBJETIVOS 202.1 OBJETIVO GENERAL 202.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS 20

3. JUSTIFICACION 21

4. MARCO REFERENCIAL 224.1 MARCO TEORICO 224.2 CARATERISTICAS DE LOS SISTEMAS ABIERTOS 234.3 EL MODELO DE KATZ Y KAHN 244.4 CULTURA ORGANIZACIONAL 254.5. CONCEPTO DE EFICACIA ORGANIZACIONAL 274.6 MARCO CONCEPTUAL PARA LA PREPARACION YPRESENTACION DE LOS ESTADOS FINANCIEROS DE LAS NIIF

28

4.6.1 Caractersticas Cualitativas de los Estados Financieros 284.6.2 Usuarios y sus Necesidades de los Estados Financieros 304.6.3 Objetivo de los Estados Financieros 314.7. MARCO CONCEPTUAL 324.8. EL PROCESO CONTABLE 324.8.1 Descripcin del Proceso Contable 344.8.2 Procedimientos Contables 364.9 MANUALES DE PROCEDIMIENTOS 374.9.1 Objetivos del manual de procesos 374.9.2 Caractersticas de Manual 384.10 EL CONCEPTO DE CONTROL 394.10.1 Control Interno 404.10.2 Actividades de Control 424.10.3 Control en los Sistemas de Informacin 434.10.4 Controles Generales 434.10.5 Controles de Aplicacin 43

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4.11 MARCO CONTEXTUAL 444.11.1 Historia 45

4.12 VALORES CORPORATIVOS 464.12.1 Espritu Emprendedor 464.12.2 Honestidad 434.12.3 Trabajo en Equipo 434.12.4 Respeto entre Compaeros, Clientes y Proveedores 434.13 MISION 474.14 VISION 47

5. METODOLOGIA DE LA INVESTIGACION 485.1 TIPO DE INVESTIGACION 48

5.2 INSTRUMENTOS 495.3 ETAPAS DE LA INVESTIGACION 495.3.1 FASE I: Tratamiento de la Informacin 495.2.2 FASE II: Diagnostico 495.2.3 FASE III: Propuestas de Mejoramiento 50

6. ANALISIS DOFA GENERAL DE LA EMPRESA 486.1 ANALISIS DOFA 516.1.1 Anlisis Interno 516.1.1.1 Fortalezas 516.1.1.2 Debilidades 526.1.2 Anlisis Externo 526.1.2.1 Oportunidades 526.1.2.2 Amenazas 52

7. ANALISIS DE LOS PROCESOS Y PROCEDIMINTOS ACTUALES 567.1 CARACTERIZACION DEL AREA CONTABLE ACTUAL 56

8. ANALISIS DEL PROCESO CONTABLE 588.1 ANALISIS DE CONVENIENCIA 588.2 ANALISIS DE ADECUACI N 588.3 ANALISIS DE EFICIENCIA 588.4 ANALISIS DE EFICACIA 59

9. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DE LOS CARGOS DEL 61AREA CONTABLE

10. LOS PROCEDIMIENTOS CONTABLES 6710.1 PROCEDIMIENTO DE CUENTAS POR PAGAR 6710.1.1 Formatos y Documentos Utilizados 67

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10.1.2 Reportes Generados 6710.2 PROCEDIMIENTO DE CUENTAS POR COBRAR 6810.2.1 Formato y Documentos Utilizados 6810.2.2 Reportes Generados 68

10.3 PROCEDIMIENTOS DE REEMBOLSO DE CAJA MENOR 6810.3.1 Formato y Documentos Utilizados 6810.4 PROCEDIMIENTO DE MANEJO DE ACTIOS FIJOS 6910.4.1 Formato y Documentos Utilizados 6910.5 PROCEDIMIENTO DE CONCILIACI N DE BANCOS 6910.5.1 Formato y Documentos Utilizados 6910.5.2 Reportes 6910.6. PROCEDIMIENTO DE LIQUIDACI N DE IMPUESTOS 7010.6.1 Formato y Documentos Utilizados 7010.7. PROCEDIMIENTOS DE NOMINA 7010.7.1 Formato y Documentos Utilizados 70

10.7.2 Reporte 7110.8 PROCEDIMIENTO DE CIERRE CONTABLE Y ELABORACIONDE ESTADOS FINANCIEROS 7110.8.1 Formato y Documentos Utilizados 71

11. ELEMENTOS GENERALES DE UN MANUAL DE PROCESOS Y 7211.1 PROCEDIMENTOS CONTABLES

12. MATRICES DE RIESGO12.1 Procedimiento de Cuentas por Cobrar12.2 Procedimiento de Cuentas por Pagar12.3 Procedimiento de Reembolso de Caja Menor12.4 Procedimiento Para Liquidacin de Impuestos y Elaboracin deEstados Financieros12.5 Procedimiento Para Elaboracin de Nomina

13. CONCLUSIONES

14. RECOMENDACIONES

BIBLIOGRAFIA

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LISTA DE FIGURAS

pg.

Figura 1. Sistemas de Informacin Contable 33

Figura 2. Descripcin del Proceso Contable 35

Figura 3. Ubicacin de Distribuidora Negociemos en la ciudad deCali

45

Figura 4. Estructura Organizacional Distribuidora Negociemos 53

Figura 5. Organigrama del rea Contable 54Figura 6. Proceso General De Distribuidora Negociemos 55

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LISTA DE TABLAS

pg.

Tabla 1. Cultura Organizacional 25

Tabla 2. Fortalezas y Debilidades del rea Contable 57

Tabla 3. Informacin que generan las diferentes reas y cargos parael rea Contable

60

Tabla 4. Documentos que generan las diferentes reas para lageneracin

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GLORARIO

ACREEDORES: es cualquier persona, fsica o jurdica, que la empresa adeuda un

dinero, sea por adquisicin de un bien o por un servicio. Pero estos bienes no sonrelacionados con la actividad de la organizacin, si no por otros conceptos.

ACTIVOS FIJOS: un bien que la empresa ha construido o adquirido con elobjetivo de conservarlo para utilizarlo, explotarlo, para ponerlo al servicio de laempresa. Es aquel que hace parte de la propiedad, planta y quipo, como son losautomviles, maquinaria, edificios, muebles, terrenos, etc.

BIEN MUEBLE: pueden trasladarse de un lugar a otro, sin menoscabo del

inmueble al que estuvieran unidos.

BIEN INMUEBLE:son todas aquellas cosas bienes en sentido objetivo que no sonsusceptibles de ser trasportadas o trasladas de un lugar a otro.

CESANTAS: el trabajador tiene derecho a que se le pague un Salario mensualpor cada ao de trabajo o proporcionalmente a la fraccin de ao trabajado.

CONSIGNACIONES: es el ingreso de dinero efectuado en diferentes formasefectivo o en cheque, a una cuenta corriente o ahorros.

DEPRECIACIN: la depreciacin es el mecanismo mediante el cual se reconoceel desgaste que sufre un bien por el uso que se haga de l. Cuando un activo esutilizado para generar ingresos, este sufre un desgaste normal durante su vida tilque el final lo lleva a ser inutilizable.

EFICACIA: como el nivel de consecucin de metas y objetivos. La eficacia hacereferencia a nuestra capacidad para lograr lo que nos proponemos.

EFICIENCIA: es la relacin entre los recursos utilizados en un proyecto y loslogros conseguidos con el mismo. Se entiende que la eficiencia se da cuando seutilizan menos recursos para lograr un mismo objetivo. O al contrario, cuando selogran ms objetivos con los mismos o menos recursos.

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FACTURAS: es un documento que respalda la realizacin de una operacineconmica, que por lo general, se trata de una compraventa. Una factura es eldocumento a travs del cual una persona que vende puede rendir cuentas, de

forma instrumentalizada, al contrato de compraventa comercial.

FLUJOGRAMAS: representacin grafica de un procedimiento que permite laobservacin sistemtica de su ejecucin, mostrando la dinmica y la lgica de lasecuencia en el trabajo.

GASTOS BANCARIOS: son los gastos relacionados con el mantenimiento de lascuentas en las entidades financieras, tales como servicios de tarjetas, cheques,intereses de mora, en fin todo concepto que el banco le cobre por servicios

INTERESES A LA CESANTAS: el empleador debe pagar a sus empleadosintereses sobre las cesantas que tenga acumuladas a 31 de diciembre, a una tasadel 12% anual.

IMPUESTO: son prestaciones, hoy por lo regular en dinero, al Estado y demsentidades de derecho pblico, que las mismas reclaman, en virtud de su podercoactivo, en forma y cuanta de terminadas unilateralmente y sin contraprestacinespecial con el fin de satisfacer las necesidades colectivas.

IMPUESTO DE IVA: es el impuesto al valor agregado, es un impuesto sobre elconsumo que grava los productos, los servicios, las transacciones comerciales ylas importaciones. Es un impuesto indirecto que se aplica sobre el consumo y queresulta financiado por el consumidor final.

MANUAL:instrumento administrativo que contiene en forma explcita, ordenada ysistemtica informacin sobre objetivos, polticas, atribuciones, organizacin yprocedimientos de los rganos de una institucin; as como las instrucciones oacuerdos que se consideren necesarios para la ejecucin del trabajo asignado alpersonal, teniendo como marco de referencia los objetivos de la institucin.

NOTAS CRDITO: es el documento en el cual emite la empresa a su cliente, conel objetivo de comunicar que se acredita un valor en su cuenta por motivoexpresado en la misma.

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NOTAS CRDITO BANCARIAS: que emite el banco, s es un ingreso para laempresa, puesto que con sta el banco ha consignado en la cuenta valores comopor ejemplo los intereses ganados por el dinero depositado en la cuenta.

NOTAS DEBITO BANCARIAS: es disminuir el saldo de la cuenta bancaria porconceptos como la cuota de manejo, o por gastos bancarios.

PRIMA DE SERVICIOS: es el pago equivalente a una quincena por cadasemestre trabajado. Sin embargo, cuando el trabajador no haya devengadosalarios durante 6 meses completos, se debe calcular proporcionalmente al tiempoen el que trabaj.

PROCEDIMIENTOS:para definirlo tcnicamente, el procedimiento es la gestindel proceso. Es como cuando hablamos de administracin y gestinadministrativa; la administracin es el conjunto de pasos y principios, y la gestines la ejecucin y utilizacin de esos principios.

PROCESOS: es la secuencia de pasos necesarios para realizar una actividad. Sial hablar del manual, decamos que recopilaba las instrucciones para realizar unaactividad, podemos definir de manera global que el manual es una recopilacin deprocesos.

PROVEEDOR: es una persona o una empresa que abastece aotras empresas con existencias (artculos), los cuales sern transformados paravenderlos posteriormente o directamente se compran para su venta.

RECIBOS DE CAJA: es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresosen efectivo recaudados por la empresa.

RETENCIN EN LA FUENTE: es un mecanismo de recaudo anticipado de unimpuesto. Este impuesto mensual, lo que hace es recaudar un impuesto en elmomento en que ocurre el hecho generador del mismo.

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VACACIONES: es el derecho que tiene todo trabajador a que el empleador leotorgue un descanso remunerado por el hecho de haberle trabajado undeterminado tiempo.

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INTRODUCCION

Un manual de procesos y procedimientos es un documento que contiene de formaordenada y sistemtica, las instrucciones de cmo manejar la informacin, comoregistrarla, a quien comunicarla y la ejecucin operativo-administrativa de laorganizacin.

Es importante que en todo tipo de organizacin (grande, mediana o pequea),exista un manual de procesos y procedimientos para cada rea, con el propsitode crear autoridades y delimitar responsabilidades, implementando normas de

proteccin y utilizacin de recursos, con el fin de garantizar el logro de losobjetivos

Cuando existe un manual de procesos y procedimientos bien elaborado, todas lasreas trabajan en sinergia, con un mejor sistema de comunicacin y una mejorinformacin para la toma de decisiones.

Este manual debe incluir actividades de control, que implican la forma correcta decumplir diariamente las actividades asignadas y asegurando el logro de losobjetivos. Estos controles estn diseados para lograr el procesamiento,integridad y confiabilidad de la informacin, mediante la autorizacin, validacin yaplicaciones para enviar y recibir la informacin.

Las actividades de control estn relacionadas con aprobacin, autorizacin,verificacin, conciliacin, inspeccin y revisin de indicadores de rendimiento, estocon el fin de facilitar las labores de auditora, la evaluacin y el control interno.

Por esta razn, quiero proporcionar a la empresa el diseo de un manual deprocesos y procedimientos del rea contable, el cual es necesario para controlar ysupervisar, el manejo de las cuentas, los documentos y procesos de cada cargoque conforman esta rea, con el propsito de obtener una informacin eficaz yeficiente.

Para desarrollar este tema, he decido tomar la organizacin DISTRIBUIDORANEGOCIEMOS, empresa en la cual me encuentro laborando actualmente, como

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asistente contable, es una empresa pequea legalmente constituida, que sededica a la distribucin de medicamentos genricos, en las mejores condicionesde precio, calidad y surtido a canales como drogueras, distribuidoras yparticulares.

La problemtica existente en esta organizacin, se relaciona con la falta de unmanual de procesos y procedimientos, generando prdida de tiempo y derecursos, equivocaciones constantes, falta de planificacin, falta de eficiencia yeficacia en los resultados de los registros que conllevan a la informacinfinanciera y tributaria.

Desde mi cargo de auxiliar contable observo constantes errores en la informacinque se recibe para los informes contables y tributarios, porque los datos no son

entregados por las diferentes reas a tiempo y contienen errores debido a que noexiste un manual de procesos y procedimientos.

Diseando un manual de procesos y procedimientos para el rea contable deDistribuidora Negociemos, obtendremos informacin oportuna, confiable y til parala elaboracin de los estados financieros y los informes tributarios, para la toma dedecisiones econmicas por la gerencia.

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1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

1.1 ANTECEDENTES

Un sistema de informacin contable es una estructura organizada que recogetodas las transacciones generada de todas las diferentes reas, dentro de undeterminado periodo, siendo este el resultado de las operaciones realizadas; estainformacin es procesada y analizada generando los informes para la toma dedecisiones.

Un sistema de informacin contable funciona eficientemente, si existen unas

normas, procesos, procedimientos y controles, que permitan que el personalrealice sus labores siempre teniendo en cuenta los objetivos y propsitos de laorganizacin, realizando sus actividades de manera eficiente y eficaz para que lainformacin generada sea confiable.

Distribuidora Negociemos, debido a su crecimiento y a su poco personal, en lasreas administrativas, ha tenido dificultades en la generacin de informacinconfiable y oportuna.

Por esto surge la necesidad de disear un manual de procesos y procedimientospara el rea contable de Distribuidora Negociemos, la cual, nace como empresael 10 de noviembre de 1999, en la ciudad de Santiago de Cali, con base en lainiciativa de dos empresarios nacionales, uno con amplia trayectoria en ventas y elotro con amplio conocimiento del mercado farmacutico en la ciudad. En laactualidad la empresa se compone de 30 empleados y su informacin es obtenidamediante la retroalimentacin que realiza el software CGUNO 7.2 (Comercial) yCGUNO 5.0 (Contabilidad).

Diseando un manual de procesos y procedimientos para el rea contable, seobservar que cada cargo tendr sus propias atribuciones, obligaciones,responsabilidades, el personal estar totalmente involucrado en el manejo delsoftware teniendo en cuenta su rol dentro de la organizacin, los documentossern entregados a tiempo y bien diligenciados, tendrn mtodos para enviar yrecibir informacin y los controles garantizaran exactitud en la informacin,permitiendo tambin ser una herramienta que facilite el proceso de induccin ycapacitacin del personal nuevo.

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Este diseo pretende reducir las equivocaciones en los procesos, obteniendo asuna mejor informacin y cumpliendo con los objetivos y estrategias financierasplanteadas por la organizacin.

Tambin se proyecta tener un mejor flujo de la informacin para la toma dedecisiones, teniendo en cuenta que la informacin contable debe ser clara,comprensible, pertinente, oportuna y sobre todo confiable.

1.2 FORMULACIN DEL PROBLEMA

Cules son los procesos y procedimientos necesarios para que el rea contablede Distribuidora Negociemos obtenga una informacin eficaz y eficiente para la

toma de decisiones?

1.2.1 Sistematizacin del problema.

Hay un organigrama del rea contable de la empresa?

Existe una adecuada estructura de cargos del rea contable?

Cules son los objetivos del rea contable y financiera de la empresa?

Hay un respectivo control de los procesos y procedimientos del reacontable?

Qu inconvenientes se presentan en el proceso de la informacin contable?

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2. OBJETIVOS

2.1. OBJETIVO GENERAL

Disear los procesos y procedimientos necesarios para que el rea contable deDistribuidora Negociemos obtenga una informacin eficaz y eficiente para la tomade decisiones.

2.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS

Evaluar el rea de Contabilidad de Distribuidora Negociemos, identificando

fortalezas, y detectando problemas.

Analizar documentacin pertinente para el diseo del manual de procesos yprocedimientos para el rea contable.

Determinar las actividades de control contable y encontrar alternativas desolucin acordes a la necesidad de la empresa.

Definir funciones y responsabilidades para los diferentes cargos del reaContable que garantice una informacin confiable y oportuna.

Elaborar un flujograma que describa las actividades que deben desempearlas personas en el rea contable.

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3. JUSTIFICACION

Con el objetivo de mejorar la prdida de tiempo, el uso deficiente del recurso

humano y financiero, el retraso en la entrega de la informacin, y con el fin degarantizar una informacin eficaz y eficiente, se diseara un manual de procesos yprocedimientos para el rea contable de Distribuidora Negociemos.

Este manual beneficiara a la organizacin, ya que brindara una mayor facilidadpara acceder a la informacin tanto para la gerencia como para el rea deContabilidad, para la toma de decisiones.

Con este trabajo se pretende aportar todo el conocimiento adquirido en la carrera

de Contadura Pblica, diseando un manual para el rea contable, que genereuna informacin veraz, confiable, oportuna y que pueda ser utilizado en laorganizacin.

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4. MARCO REFERENCIAL

4.1 MARCO TERICO

Segn el diccionario de la Real Academia de la Lengua, un sistema es unconjunto de cosas que ordenadamente relacionadas entre si contribuyen a undeterminado objeto. La definicin proporcionada coincide en lo esencial pues diceque un sistema es un objeto formado por un conjunto de cosas o partes, entre lascuales establece alguna forma de relacin que las articula en la unidad que es elsistema1.

Cada sistema existe dentro de otro ms grande, por lo tanto un sistema puede

estar formado por subsistemas y partes, y a la vez puede ser parte de un super-sistema.

Los sistemas son un conjunto de cosas o partes organizadas y complejas; quetienen como propsito alcanzar un objetivo.

Existen sistemas fsicos o abstractos, en cuanto a constitucin:

Sistemas fsicos o concretos: compuestos por equipos, maquinaria, objetos ycosas reales. El hardware.

Sistemas abstractos: compuestos por conceptos, planes, hiptesis e ideas. Esel software.

Pueden ser cerrados o abiertos segn su naturaleza:

Los sistemas cerrados: no reciben ningn recurso externo y no producen nadaque sea enviado hacia afuera.

1 R. ARAHAL, Manuel, BERENGUEL, Soria y RODRGUEZ DAZ, Francisco. Tcnicas deprediccin con aplicaciones en Ingeniera. Escrito por Manuel. p...21.

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Sistemas abiertos: si presentan intercambios con el ambiente, a travs deentradas y salidas.

4.2. CARACTERISTICAS DE LOS SISTEMAS ABIERTOS

Los componentes de estos sistemas, tienen caractersticas que conviene detallar,por su importancia en la conduccin de las empresas y que son las siguientes:

Ciclo de actividades. Los sistemas abiertos mantienen un intercambio deenerga con el entorno. El producto que exportan como consecuencia de susoperaciones de produccin, provee los recursos de energa necesarios par larepeticin del ciclo de actividades.

Entropa. La supervivencia de un sistema abierto depende de su capacidadpara resistir un proceso entrpico. La entropa, es una ley universal de lanaturaleza, por la cual todas las formas de organizacin se dirigen hacia ladesorganizacin y la caducidad.

Crecimiento. Al adaptarse al medio ambiente, el sistema intenta tenerinherencia en la fuerza externa y adquirir control sobre ellas. La preservacin delcarcter de los sistemas complejos, se logra mediante crecimiento y expansin, la

forma ms comn es la ampliacin de algunos subsistemas.

Equidad. Un sistema abierto puede llegar a un estado final, a partir dediferentes condiciones iniciales y por diversas rutas. En la forma en que el sistemase oriente, hacia mecanismos de regulacin para el control de su operacin, laequidad se reduce.

Uso de informacin. El tipo ms sencillo de informacin es la retroalimentacin,que permite al sistema corregir sus desviaciones, respecto de un curso de accin

deseado.

Codificacin. Consiste en simplificar el universo de mensajes, convirtindolo encategoras sencillas y de significacin para el sistema.

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Subsistemas. Los sistemas abiertos tienen un grado de complejidad superior almnimo compatible con la vida, existiendo dentro de ellos, subsistemasespecializados de tipo critico que condicionan la vida del sistema. De lossubsistemas destaca el decisor, que controla todo el sistema y sin el cual este no

puede desarrollarse

2

.

4.3. EL MODELO DE KATZ Y KAHN

Estos autores explican cmo est integrada una organizacin desde el punto devista de la teora de sistemas. Los subsistemas se identifican de acuerdo con lasactividades de la organizacin y son cinco: el subsistema tcnico o de produccin,el subsistema gerencial o directivo. Estos subsistemas se describen acontinuacin:

El subsistema tcnico o de produccin. Transforma y procesa los insumos ycrea productos. Constituye la tarea de la organizacin.

Subsistema de mantenimiento. Crea mecanismos para mantener la estabilidady la capacidad de produccin en la organizacin. Selecciona a una persona, lacapacita, ensea y recompensa o sanciona para que mantenga la estabilidad delsistema.

Subsistema de apoyo. Mantiene la comunicacin con el exterior, se ocupa deabastecer de insumos al sistema y de llevar al ambiente con el exterior, se ocupade abastecer de insumos al sistema y llevar al ambiente los productos. Lasfunciones de abastecimiento, venta y sus interrelaciones caben dentro de estesubsistema.

Subsistema de adaptacin. Genera respuesta para que el sistema se ajuste alentorno. El subsistema de adaptacin puede modificar la estructura interna delsistema y aumenta la produccin al detectar mayor demanda.

2 RODRGUEZ VALENCIA, Joaqun. Introduccin a la Administracin Con Enfoque de Sistemas.p. 175.

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Subsistema gerencial. Dirige y controla los subsistemas de la organizacin.Resuelve conflictos internos, coordinar los esfuerzos de los subsistemas y lasrelaciones con el exterior3.

4.4. CULTURA ORGANIZACIONAL

La cultura organizacional est configurada por el personal, en el momento de laafiliacin a la organizacin, va en la actitud, en su cumplimiento de laresponsabilidades, en el trabajo en equipo, en el grado de aceptacin de normas yreglas.

La cultura se expresa en la forma de comunicacin, en el lenguaje, los chistes, los

rumores y los innumerables cuentos que giran dentro de la organizacin,influyendo el entorno en el cual se desenvuelve.

Se puede resumir tres aportes fundamentales de la cultura organizacional

Tabla 1. Cultura Organizacional

APOYOLa cultura establece

vnculos sociales transmiteseguridad y atencin a las

familias. El apoyo haceposible la integracin en

una sociedad.El medio elemental paraello es la comunicacin(lenguaje y smbolos)

ESTRUCTURALa cultura define normas decomportamiento y valorescon repercusiones en lo

referente a recompensas ocastigos, lo cual facilita a la

base para la confianza ycooperacin con los

dems.La estructura hace posible

la ubicacin social en lasociedad y trasmite unaidea de orden y justicia

social. El medio elementalde la conformacin de las

estructuras son lasrelaciones de poder

MOTIVACIONLa cultura justifica y aclaralos motivos de la actuacin.

Muestra porque vale lapena esforzarse, seala las

necesidades que debensatisfacerse, valora los

esfuerzos propios ycomunes, contiene normassobre el reconocimiento y

la lealtad, sobre lacooperacin y la

competencia. El medioelemental para el desarrollo

y el control de la

motivacin es la moral

FUENTE: Gestin de Cambio Organizacional Caminos y Herramientas, Arthur Zimmerman.

3LVAREZ MEDINA, Mara de Lourdes. Historia Del Pensamiento Administrativo. p. 179.

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dentro de la organizacin. Es evidente, y lo vivimos en cada organizacin, que laspautas culturales del entorno influye en, y se mezclan con la cultura especifica dela organizacin.

Para poder apreciar la dinmica del sistema cultural en las organizaciones, esconveniente analizar las tres aportaciones que presta la cultura. As se puedecomprender que es lo que les falta o se les quita a las personas cuando la culturacambia, cuando las personas se alejan o se liberan de su propia cultura4.

4.5 CONCEPTO DE EFICACIA ORGANIZACIONAL.

La eficacia organizacional es un concepto omnmodo y encierra ciertos nmeros

de conceptos componentes, la tarea administrativa consiste en conservar elequilibrio ptimo entre todos esos componentes.La supervivencia de las organizaciones es la medida definitiva a largo plazo de laeficacia de la organizacin. Sin embargo, la administracin y personas que seinteresan en la organizacin deben de disponer de indicadores que sealen laprobabilidad de que sobreviva. Esos indicadores son:

La produccin: Esta palabra refleja la capacidad de la organizacin para producirla cantidad y calidad de productos que demanda el medio tcnico. Las medidas deproduccin comprenden las utilidades, ventas, la parte del mercado, losdocumentos procesados, los clientes satisfechos y similares. Esas medidas serelacionan directamente con el producto que es consumido por los clientes de laorganizacin.

La eficiencia: se define como la proporcin entre productos e insumos. Lasmedidas de eficiencia comprende la tasa de beneficiario sobre el capital o loshaberes, el costo unitario, desecho y desperdicio, tiempo perdido, costo porpaciente, por estudiante o por cliente, tasa de ocupacin y similares.

La satisfaccin: satisfaccin y nimo en trminos generales que se refieren algrado en que la organizacin satisface las necesidades de los empleados. Lasmedidas de satisfaccin comprenden las actitudes, la rotacin, el ausentismo, losretrasos y las quejas de los empleados.

4LOURDES, Endara Tomaselli. Gestin de Cambio Organizacional y Herramientas. P.99.

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La adaptabilidad: es el grado en que la organizacin puede responder a loscambios internos y externos. Este criterio se refiere a la capacidad de laadministracin en cuanto a percibir cambios en el medio tcnico as como dentrode la organizacin misma.

El progreso: una organizacin debe invertir en si misma para incrementar sucapacidad de sobrevivir a la larga. Las tentativas usuales de progreso sonprogramas de capacitacin para el personal administrativo y otros, pero msrecientemente el alcance del progreso organizacional se ha ensanchado paraabarcar cierto nmero de enfoque psicolgico y sociolgico.

El desempeo organizacin depende del desempeo individual y colectivo. Lasorganizaciones se componen de personas que trabajan solas o en grupo. Por

alcanzar grandes niveles de eficiencia, se parte de las personas que hay dentro dela organizacin.

Para las organizaciones, la aplicacin del concepto de sistemas, consisteesencialmente en el proceso por medio del cual los recursos no relacionadosexistentes en el medio ambiente se integran dentro de un sistema. El progresoadministrativo definido por Henry Fayol, ha sido descrito de numerosas formas,cuatros funciones bsicas han recibido una aceptacin genera, planeacin,organizacin, direccin y control.Se define como sigue:

Planeacin: Es la seleccin de objetivos de la organizacin as como el de laspolticas, programas procedimientos y mtodos para lograrlo.

Organizacin: implica la determinacin de las actividades: la asignacin deautoridad y la responsabilidad de sus actuaciones.

Direccin: la conduccin de los recursos disponibles dentro del sistema hacia ellogro de los objetivos, as, el intercambio de informacin con el medio ambiente.

Control: Es esencialmente la medida y correccin de las actividades de lossubsistemas para asegurar el logro del plan total5.

5MUNGUIA ENRIQUE G., Alonso. Libro: Teora de las Organizaciones. p. 58.

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Representacin fiel. Las transacciones y sucesos ocurridos durante ciertoperiodo deben captarse, proyectarse y aplicar las tcnicas de valoracin y

presentacin produciendo mensajes que se relacionen con lo real.

El fondo sobre la forma. La contabilizacin de las transacciones y sucesosdeben contabilizarse y presentarse con su fondo y realidad econmica y debereflejar fielmente los hechos.

Neutralidad. Cuando la informacin es libre de sesgo o prejuicio los estadosfinancieros son neutrales, por lo tanto no se debe presentar informacin a fin deconseguir un resultado o un desenlace predeterminado.

Prudencia. Realizar los juicios necesarios para hacer las estimacionesrequeridas bajo condiciones de incertidumbre, sin que los activos o ingresos no sesobrevalores, y que las obligaciones o gastos no se infravaloren es ser prudente,lo que quiere decir es que el contador debe ser sensato al momento de elaborarlos estados financieros, sin subestimar ni ocultar valores porque de lo contrarioestos no tendran resultados neutrales ni tendran las cualidades de fiabilidad.

Integridad. Cuando se omite, es falsa o equvoca, la informacin se producen

estados financieros no fiables y deficientes en trminos de relevancia.

Comparabilidad. Esta cualidad es importante porque los usuarios debencomparar los estados financieros de distintos periodos, o con otras empresas conel fin de identificar las tendencias de la situacin financiera, indicadores y elrendimiento. Es por esta razn que toda la informacin debe ser coherente.

4.6.2 Usuarios y sus necesidades de los estados financieros. Los usuarios delos estados financieros se encuentran:

Inversores: Los suministradores de capital-riesgo y sus asesores estnpreocupados por el riesgo inherente y por el rendimiento que va a proporcionarsus inversores. Necesitan informacin que les ayude a determinar si debencomprar, mantener o vender las participaciones. Los accionistas estn tambin

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interesados en la informacin que les permita evaluar la capacidad de la empresapara pagar dividendos.

Los empleados: Los empleados y los sindicatos estn interesados en lainformacin acerca de la estabilidad y rendimiento de sus empleadores. Tambinestn interesados en la informacin que les permita evaluar la capacidad de laempresa para afrontar las remuneraciones, las prestaciones tras el retiro y otrasventajas obtenidas de la empresa.

Prestamistas: los proveedores de fondos ajenos estn interesados en lainformacin que les permita determinar si sus prestamos, as como el intersasociado a lo mismo, sern pagados al vencimiento.

Proveedores y otros acreedores comerciales: los proveedores y los demsacreedores comerciales estn interesados en la informacin que les permitadeterminar si las cantidades que se les adeudan sern pagadas cuando llegue suvencimiento. Probablemente, los acreedores comerciales estn interesados, en laempresa, por periodos ms cortos que los prestamistas, a menos que dependande la continuidad de la empres por ser esta un cliente importante.

Clientes: los clientes estn interesados en la informacin acerca de lacontinuidad de la empresa especialmente cuando tienen compromiso a largoplazo, o dependen comercialmente de ella.

Las administraciones publicas y sus organismos: las administraciones publicasy sus organismos estn interesadas en la distribucin de los recursos y por lotanto en la actuacin de las empresas tambin recabe informacin para regular laactividad de las empresas, fijar polticas fiscales y utilizarla como base para laconstruccin de las estadsticas sobre la renta nacional y otras similares.

Pblico en general: cada ciudadano est afectado de muchas formas por laexistencia y actividad de las empresas. Por ejemplo, las empresas pueden

contribuir al desarrollo de la economa local de varias maneras, entre las quepueden mencionarse el nmero de personas que emplean a sus compras comoclientes de proveedores locales. Los estados financieros pueden ayudar al pblico

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suministrando informacin acerca de los desarrollos recientes y la tendencia quesigue la prosperidad de la empresa, as como el alcance de sus actividades6.

4.6.3 Objetivo de los Estados Financieros

El objetivo de los estados financieros es suministrar informacin acerca de lasituacin financiera, rendimiento y cambios en la posicin financiera. Se pretendeque tal informacin sea til a una amplia gama de usuarios al tomar susdecisiones econmicas.

Los estados financieros preparados con este propsito cubre las necesidadescomunes de muchos usuarios. Sin embargo, los estados financieros nosuministran toda la informacin que estos usuarios pueden necesitar para tomar

decisiones econmicas, puesto que tales estados reflejan principalmente losefectos financieros de sucesos pasados y no contienen necesariamenteinformacin distinta de la financiera.

Los estados financieros tambin muestran los resultados de la administracinllevada a cabo por la gerencia, o dan cuenta de la responsabilidad en la gestin delos recursos confiados a la misma.

Aquellos usuarios que desean evaluar la administracin o responsabilidad de lagerencia, lo hacen para tomar decisiones econmicas como pueden ser, porejemplo, si mantener o vender su inversin en la empresa, o si continuar oreemplazar a los administradores encargados de la gestin de la empresa7.

4.7 MARCO CONCEPTUAL

Cada da todas las empresas realizan gran cantidad de operaciones: compras,ventas, cobros pagos, etc., precisndose un sistema capaz de analizar, valorarregistrar y clasificar esas transacciones para posteriormente elaborar documentoso informes que sinteticen toda la informacin til para la toma de decisiones.

6ERNEST & YOUNG, Compaa de Auditoria Colombiana !"!, Con#e$o %ASC !"! 'ar#o #on#eptual

emitido por %AS( )*)

+ERNEST & YOUNG, Compaa de Auditoria Colombiana !"!, Con#e$o %ASC !"! 'ar#o #on#eptual

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Un sistema contable consiste en un conjunto de mtodos, procedimientos yrecursos materiales y humanos que una entidad utiliza para llevar a cabo elregistro de sus actividades econmicas y para elaborar informacin, detallada osintetizada, de manera que sea til a aquellos que toman decisiones.

As, en todo sistema de informacin contable se precisara tanto de elementoshumanos, los profesionales de la contabilidad y personal administrativo, como deelementos materiales tales como las instalaciones y el equipo utilizados(despachos, ordenadores, impresoras, etc.). Tambin se precisaran documentosfsicos justificativos de las operaciones (facturas, recibos, extractos bancarios,etc.,) y disponer de mtodos y procedimientos para su captacin, anlisis, registroy archivo.

Finalmente sealar que la normativa mercantil contiene una gran cantidad dedisposiciones en materia contable las cuales, junto al conocimiento propio de laprofesin, son necesarias para el adecuado funcionamiento del sistema contable.La contabilidad no se encarga solo del mantenimiento de los registros contables,tambin supone el diseo de sistemas contables eficientes, la realizacin deprovisiones, el anlisis de las transacciones previo al registro y la interpretacin dela informacin8.

Figura 1. Sistemas de Informacin Contable

Fuente.Contabilidad Gerencial. Fundamentos, principios e introduccin a la contabilidad, Escritopor Ismael Granados, Leovigildo Latorre, Elbar Ramrez. p. 22.

8ALCARRIA JAIME, Jos J. Contabilidad financiera I. p. 10.

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4.8 EL PROCESO CONTABLE

El proceso contable surge en la contabilidad como consecuencia de reconoceruna serie de funciones o actividades eslabonadas entre si, que son necesarias

para la obtencin de informacin financiera til y confiable.

Para ello es necesario, inicialmente seleccionar, disear e implementar el sistemapor medio del cual sea posible tratar los datos, desde que se los obtiene hasta quese los presenta en trminos de informacin acabada.

Dicha fase, la inicial del proceso, constituye la sistematizacin.

Posteriormente se refiere cuantificar los elementos que intervienen en lastransacciones financieras en trminos de unidades monetarias, de acuerdo con lasreglas de cuantificacin contenidas en la teora contable.

Dicha cuantificacin constituye una valuacin, termino del que ha tomado sunombre la segunda etapa del proceso que nos ocupa.

Una vez valuados los datos financieros, es necesario someterlos a un tratamientopor medio de instrumentos especficos, con el fin de captarlos, clasificarlos,registrarlos, calcularlos y sintetizarlos de manera accesible para sus lectores. Estafase del proceso contable recibe nombre de procesamiento.

Como consecuencia de dicho anlisis e interpretacin se emite una calificacinsobre el efecto que las transacciones celebradas por la entidad econmica,consignadas en los estados financieros, tuvieron sobre su situacin financiera, conel fin de dar a conocer a los responsables de tomar decisiones. A dicha etapa lahemos denominado evaluacin.

Finalmente, el proceso se cierra con la fase de informacin, a travs de la cual secomunica a los interesados en la marcha de la entidad econmica, la informacinfinanciera obtenida como consecuencia de las transacciones celebradas por laentidad9.

9 ELIXONDO LOPEZ, Arturo. Proceso contable 4, contabilidad de capital, quinta edicin.

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4.8.1 Descripcin del Proceso Contable. El proceso contable puede sintetizarseen los siguientes pasos que muestra la ilustracin:Figura 2. Descripcin del Proceso Contable.

Fuente: Contabilidad financiera I, Escrito por Jos J. Alcarria Jaime, pag.11

Captacin de hechos contables: un hecho contable es cualquieracontecimiento que tiene un efecto, en trminos monetarios, sobre una unidadeconmica. La captacin se realiza a travs de documentacin soporte deacontecimientos producidos o actividades realizadas (tickets, recibos, facturas,nominas, extractos bancarios, informes, etc.).

El sistema contable debe establecer de forma que se tenga la seguridad de que secaptan todos los hechos contables, que no existen acontecimientos que puedanescapar a la deteccin del sistema, puesto que ello producir una deficiencia en lainformacin trata y elaborada.

Anlisis y valoracin de hechos contables. Consiste en el anlisis de los hechoscontables y la valoracin de lo ocurrido teniendo en cuenta sus repercusionessobre la unidad econmica. Se trata de una fase crtica del proceso en la cual serequiere conocimientos tcnicos especficos que se exigen en la profesincontable.

Las dos primeras fases del proceso contable son particularmente importante y enmuchos casos complejas. La labor principal del contable incidir inicialmente en lafase de diseo de los sistemas de captacin de datos y con posterioridad en lavaloracin de hechos contables conforme estos se vayan produciendo.

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Registro de hechos contables. Consiste en la anotacin de los hechoscontables en los instrumentos de registros adecuados.

La fase de registro de hechos contables suele ser mecnica y repetitiva una vezse ha analizado correctamente el hecho producido. A esta fase tambin se ledenomina tenedura de libros y es la que, errneamente, suele identificar mas a laprofesin contable.

Elaboracin de informacin de sntesis. Consiste en la acumulacin de lainformacin registrada y la elaboracin de informes de sntesis tiles para la tomade decisiones.

Muchos informes se elaboran de forma rutinaria y estn actualmentecompletamente mecanizados (las aplicaciones informticas de contabilidadincluyen los diseos con su estructura y contenido y se emiten de formaautomtica), otros por el contrario precisan de una elaboracin especifica10.

4.8.2. Procedimientos contables. Los procedimientos de la contabilidadconstituyen las fases y el manejo de los registros.

Es importante que los registros tengan un proceso eficiente en el desarrollo de lasactividades contables, estos deben ser exactos e ntegros.

Los procedimientos contables son los siguientes:

- Cuentas- Dbitos y crditos- Cargos y crditos a las cuentas- Cuentas de activos- Cuentas de pasivo y capital- Resumen del funcionamiento de los dbitos y crditos- Registros de las operaciones- Cuentas por cobrar y por pagar- El diario y el mayor- Pases al mayor

10ALCARRIA JAIME, Jos. Contabilidad financiera I. p. 11.

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- Determinacin de los saldos de las cuentas- La balanza de comprobacin

4.9 MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

El manual de procesos es un documento que registra el conjunto de procesos,discriminado en actividades y tareas que realizan un servicio, un departamento ola institucin toda.

4.9.1 Objetivos del manual de procesos.

Servir de gua para la correcta ejecucin de actividades y tareas para losfuncionarios de la institucin.

Ayudar a brindar servicios ms eficientes

Mejorar el aprovechamiento de los recursos humanos, fsicos y financieros

Generar uniformidad en el trabajo por parte de los diferentes funcionarios.

Evitar la improvisacin en las labores.

Ayudar a orientar al personal nuevo.

Facilitar la supervisin y evaluacin de labores.

Proporcionar informacin a la empresa acerca de la marcha de los procesos.

Evitar discusiones sobre normar, procedimientos y actividades.

Facilitar la orientacin y atencin al cliente externo.

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Establecer elementos de consulta, orientacin y entrenamiento al personal.

Servir como punto de referencia para las actividades de control interno yauditoria.

Ser la memoria de la institucin.

4.9.2 Caractersticas del Manual. Los manuales de procesos deben reuniralgunas caractersticas, que se pueden asumir:

Satisfacer las necesidades reales de la institucin

Contar con instrumentos apropiados de uso, manejo y conservacin deprocesos

Facilitar los trmites mediante una adecuada diagramacin

Redaccin breve, simplificada y comprensible

Facilitar su uso al cliente interno y externo

Ser lo suficientemente flexible para cubrir diversas situaciones

Tener una revisin y actualizacin continuas

Es conveniente recalcar que un manual de proceso representa el paso a paso delas actividades y tareas que debe realizar un funcionario o una organizacin.

El manual de procesos no debe confundirse con un manual de funciones, que esel conjunto de actividades propias a un cargo para determinar niveles de autoridad

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y responsabilidad. As mismo, no es un manual de normas agrupadas enreglamentos que constituyen el conjunto de disposiciones generales, leyes,cdigos, estatutos que conforman la base jurdica de la organizacin11.

4.10 EL CONCEPTO DE CONTROL

El control es una actividad que ejercen los miembros de una entidad, orientados alcumplimiento de los objetivos tanto cuantitativos y cualitativos. Este mecanismo esun proceso tcnico de seguimiento informal donde se evalan factores culturales,organizativos, humanos y grupales.

El control puede definirse como uno de los temas individuales ms importantes

que el auditor debe llegar a dominar. La justificacin principal de la funcin de laauditora interna gira alrededor de la necesidad de revisar los sistemas del control,adems de realizar todas las dems actividades relacionadas con la auditoria,pero que, en gran medida, no sera ms que una cuestin subsidiaria, si lascomparamos con esta tarea. Una buena comprensin del concepto del control yde como debe aplicarse este en la prctica es una habilidad importante que setarda en adquirir muchos aos. A continuacin aparecen una serie de cuestionesque subrayan el concepto de los controles:

Los controles son todas aquellas medidas concebidas para fomentar laconsecucin de los objetivos acordados.

Todos los controles tienen un costo correspondiente y la idea en la que sebasan es que beneficio subsiguiente debern compensar el desembolsorequerido.

Los controles son una responsabilidad para aquellos que los manejan y nodebern contemplarse de una forma aislada.

El control interno est relacionado con las personas, puesto que los controlessolo funcionan bien si estn adaptados a las necesidades de los usuarios entrminos de practicabilidad y utilidad.

11 MEJA GARCA, Braulio, Gerencia de procesos para la organizacin y el control interno deempresas. P. 61.

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Un control excesivo es tan malo con un control insuficiente, puesto que elresultado es que surge la impresin de que en algn lado alguien est controlandolas actividades, en tanto que eso puede que en realidad no sea as.

La entropa es la tendencia al desmoronamiento y no se revisan y actualizancon regularidad.

La cultura de la empresa afecta al tipo de caracterstica del control que existe.Este puede tener una naturaleza burocrtica o flexible.12

Es trascendental que en toda organizacin se fomente un correcto ambiente decontrol, que proporcione una seguridad razonable que permita realizar las

operaciones con eficiencia y eficacia teniendo en cuenta el uso razonable de losrecursos, los objetivos asociados al cumplimiento de leyes y regulaciones, y lainformacin contable sea confiable.

Un ambiente de control existe cuando en una organizacin se cumplen lasoperaciones con el objetivo que fueron programadas (que sean eficaces),utilizando menos recursos (que sean eficientes).

Los factores ms relevantes para que exista un ambiente de control son: el

compromiso de la competencia profesional, la filosofa de direccin y el estilo degestin, la estructura organizacional, la asignacin de autoridad y responsabilidad,las polticas y prcticas de recursos humanos y el consejo de administracin ycomit de auditora.

Este concepto es muy utilizado en el contexto organizacional con el fin de evaluarel plan estratgico, como regulador utilizado por un individuo o empresa, paraacompaar y avalar el desempeo de las actividades y orientar las decisiones.

Tambin es la forma de mantener a los participantes dentro de los patronesdeseados y evitar cualquier desvo y evitar posibles abusos, en sentido derestriccin, coercin, limitacin, direccin, refuerzo, manipulacin e inhibicin.

12Spencer, pickett k. h, Manual Bsico de Auditora Interna, de la teora a la prctica profesional,Gestin, 2000.

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Algunos sinnimos de control son: comprobar o verificar, regular, comparar con unpatrn, ejercer autoridad sobre alguien (dirigir o mandar), frenar o impedir.

4.10.1 Control interno. Con la finalidad de evaluar la eficiencia y eficaciaadministrativa y operacional, se examinan los recursos, las operaciones, losbeneficios y los gastos, con base a los principios, normas, procesos yprocedimientos, misin, visin de la organizacin.

Los controles son la valoracin de toda la empresa, estudiando las fallas, errores uomisiones y tambin superando los aspectos positivos.

El control interno es un proceso efectuado por el consejo de administracin, la

direccin y el resto del personal de una entidad, diseado con el objetivo deproporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecucin deobjetivos dentro de las siguientes categoras:

Eficacia y eficiencia de las operaciones.

Fiabilidad de la informacin financiera.

Cumplimiento de las leyes y normas aplicables.

La anterior definicin refleja ciertos conceptos fundamentales:

El control interno es un proceso. Es un medio utilizado para la consecucinde un fin, no un fin en si mismo.

El control interno lo llevan a cabo las personas. No se trata solamente de

manuales de polticas e impresos, sino de personas en cada nivel de laorganizacin.

El control interno solo puede aportar un grado de seguridad razonable, no laseguridad total, a la direccin y al consejo de administracin de la entidad.

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El control interno est pensado para facilitar la consecucin de objetivos enuna o ms de las diferentes categoras que, al mismo tiempo, se solapan13.

4.10.2. Actividades de control.

Son aquellas que realiza la gerencia y dems personal de la organizacin paracumplir diariamente con las actividades asignadas. Estas actividades estnexpresadas en las polticas, sistemas y procedimientos.

Ejemplos de estas actividades son la aprobacin, la autorizacin, la verificacin, laconciliacin, la inspeccin, la revisin de indicadores de rendimiento, lasalvaguarda de los recursos, la segregacin de funciones, la supervisin yentrenamiento adecuado.

Actividades de control:

Polticas y procedimientos que se desarrollan a travs de toda la organizacin ygarantizan que las directrices de la gerencia se lleven a cabo y los riesgos seadministren de manera que se cumplan los riesgos se administren de manera quese cumplan los objetivos.

Aprobacin y autorizaciones Reconciliaciones Segregacin de funciones Salvaguarda de activos Indicadores de desempeo Fianzas y seguros Anlisis de registros de informacin. Verificaciones. Revisin de desempeos operacionales. Seguridades fsicas. Revisiones de informacin de actividades y desempeo. Controles sobre procesamiento de informacin.

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Las actividades de control tienen distintas caractersticas. Pueden ser manuales ocomputarizadas, administrativas u operacionales, generales o especificas,preventivas o detectivas.

Sin embargo, lo trascendente es que sin importar su categora o tipo, todas ellasestn apuntadas hacia los riesgos (reales o potenciales) en beneficio de laorganizacin, su misin y objetivos, as como la proteccin de los recursos propioso de terceros en su poder.

Las actividades de control son importantes no solo porque en s mismas implicanla forma correcta de hacer las cosas, sino debido a que son el medio idneo de

asegurar en mayor grado el logro de los objetivos

14

.

4.10.3. Control en los sistemas de informacin. Los sistemas estn diseadosen toda la empresa y todos ellos atienden a uno o ms objetivos de control. Porello conviene reflexionar este punto.

De manera ms amplia se considera que existen controles generales y controlesde aplicacin sobre los sistemas de informacin. Sobre esto presento algunoscomentarios.

4.10.4 Controles Generales. Tienen como propsito asegurar una operacin ycontinuidad adecuada, e incluyen el control sobre el centro de procesamiento dedatos y su seguridad fsica, contratacin y mantenimiento del hardware y software,as como la operacin propiamente dicha. Tambin lo relacionado con lasfunciones de desarrollo y mantenimiento de sistemas, soporte tcnico,administracin de base de datos y otros.

4.10.5 Controles de aplicacin. Estn dirigidos hacia el interior de cadasistema y funcionan para lograr el procesamiento, integridad y confiabilidad de lainformacin, mediante la autorizacin y validacin correspondiente. Desde luegoestos controles incluyen las aplicaciones destinadas a interrelacionarse con otrossistemas de los que reciben o entregan informacin.

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Figura 3. Ubicacin de Distribuidora Negociemos en la ciudad de Cali

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Con el transcurrir de los aos la empresa se ha posicionado en el mercadodistribuidor de medicamentos al detal. Sus propietarios deciden ampliar susinstalaciones, mejorar la logstica de distribucin, atencin a sus clientes ytrasladan su operacin comercial al sur de la ciudad, donde opera actualmente.

La distribuidora cuenta con un amplio portafolio de productos, con ms de 100proveedores extendiendo su participacin en el mercado a otros departamentosde Colombia.

Con la experiencia adquirida, la distribuidora inicio investigaciones en loslaboratorios con el fin de generar y posicionar una marca propia. Inicia otroproyecto al crear un laboratorio llamado Lg Pharma Ca. encargado de laproduccin de medicamentos de venta libre.

En el presente, el laboratorio tiene aproximadamente 12 molculas en el mercado,con excelente aceptacin. Con la estructura de distribucin de la empresaNegociemos, se llega a los diversos sectores de comercio minorista (drogueras).

4.12 VALORES CORPORATIVOS

4.12.1 Espritu emprendedor. Distribuidora Negociemos busca motivar a sustrabajadores atreves de capacitaciones, cursos de formacin en el rea administrativa

y ventas, esto con el propsito de tener mejores relaciones interpersonales concompaeros de trabajo y con los clientes, alcanzando las metas establecidas ybuscando una mayor productividad que beneficie la organizacin.

4.12.2 Honestidad. Es un elemento valioso en el ser humano, y por esta razn laorganizacin promueve este valor, llevando de manera honrada todos sus negocioscon sus clientes y proveedores.

4.12.3 Trabajo en equipo. Fomentando en la organizacin un ambiente laboral decompaerismo y armona porque el trabajo en equipo da resultados satisfactorios enlas tareas encomendadas.

4.12.4 Respeto entre compaeros, clientes y proveedores. El respeto esreconocimiento a la dignidad de las personas, su integridad y su derecho a un trato

justo. Se brinda a los clientes calidad, servicio, y a los proveedores compromiso.

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5 METODOLOGIA DE LA INVESTIGACIN

5.1. TIPO DE INVESTIGACIN

El trabajo investigativo es de tipo descriptivo, ya que de acuerdo a la trayectoria dela empresa, el diseo se realiza sin manipular intencionadamente las variablesindependientes, puesto que las mismas ya han ocurrido, por lo tanto estas, nopueden ser manejadas y adems las observaciones se realizan en un nicomomento en el tiempo, midiendo y reportando las variables de manera individual yanalizando su incidencia e interrelacin en un momento dado.

Se relacionara la parte terica con la prctica en la empresa Distribuidora

Negociemos. Se observaran sus procesos contables y se examinara la veracidadde la informacin contable, mediante las siguientes acciones:

Revisin del sistema de informacin contable Verificar los recursos tecnolgicos y si se aprovechan al mximo. Analizar si hay una sinergia entre las diferentes reas. Identificar si los controles que estn siendo utilizados son eficaces para que la

informacin contable sea confiable.

Con el fin de relacionar la parte terica con la prctica se realizara el siguientetratamiento a la informacin:

Solicitar la informacin legal de la organizacin. Conocer el rea contable. Se observara y se verificaran los procesos de la informacin contable, con

visitas a las instalaciones. Se realizaran encuesta de los procesos actuales a los empleados de la

organizacin, para verificar su coordinacin con las diferentes reas y suscontroles.

Revisin bibliogrfica del tema, comparndolo y aplicndolo a la empresa.

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5.2 INSTRUMENTOS

Para el desarrollo de la presente investigacin, se usaran las tcnicas de

recoleccin de informacin destinadas a verificar el problema planteado. Acontinuacin se mencionan las tcnicas a utilizar, los instrumentos y demsherramientas que se consideren convenientes a los efectos de lograr los objetivosde la investigacin.

Para alcanzar los objetivos en la presente investigacin, se evalan lascaractersticas de los elementos, de acuerdo a esto se establecen las siguientestcnicas para recolectar y analizar la informacin que sern:

La observacin directa y la entrevista, esta tcnica es de utilidad, ya quepermite considerar una serie de datos necesarios para el enriquecimiento de lateora, adems en el caso concreto de la observacin directa, proporcionainvolucrarse en las actividades propias del grupo objeto de estudio, lo que permiteapreciar el desarrollo de las mismas y obtener ms y mejor informacin de manerarpida.

Dentro del marco de este trabajo, se dedicaran 15 das, para observar el reacontable de la empresa DISTRIBUIDORA NEGOCIEMOS,con el propsito tomarimpresiones de la realidad relativa al proceso de la informacin contable, entreotros aspectos de inters para la investigacin.

Tambin realizar entrevistas estructuradas al personal de la empresaDistribuidora Negociemos, de acuerdo a las respuestas obtenidas, se realizaraun anlisis de las debilidades y fortalezas del rea contable.

5.3 ETAPAS DE LA INVESTIGACIN

El estudio se realizar teniendo en cuenta la siguiente metodologa

5.3.1 FASE I: Tratamiento de la informacin. Recopilar la informacinsuficiente, leerla, analizarla, comprenderla, clasificarla, de tal manera que nossirva de gua durante la investigacin.

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5.3.2 FASE II: Diagnostico. Con base a la informacin obtenida, despus de serclasificada, se verifican los procesos y procedimientos actuales del rea contable,(entrevistando a los empleados, para verificar las funciones, obligaciones yresponsabilidades de cada persona, con el registro, tratamiento y almacenamiento

de la informacin), y realizar un diagnostico.

5.3.3 FASE III: Propuestas de mejoramiento. Segn el diagnostico que serealice se hace una propuesta para el diseo de un manual de procesos yprocedimientos del rea contable que sea aplicado a la organizacin para que suinformacin sea lo ms confiable posible, para la toma de decisiones y se cumplanlos objetivos propuestos.

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6. ANALISIS DOFA GENERAL DE LA EMPRESA

6.1. ANLISIS DOFA

La conocida matriz debilidades-oportunidades-fortalezas-amenazas o DOFAidentifica tanto factores externos (amenazas y oportunidades) como internos(fortalezas y debilidades). Se define como una herramienta de auditora de laorganizacin, para detectar tanto el impacto presente y futuro del entorno, comolos problemas propios de la organizacin.15

En DISTRIBUIDORA NEGOCIEMOS, este anlisis se determino de la siguientemanera:

6.1.1 Anlisis Interno.

6.1.1.1 Fortalezas

Visin Empresarial. Solvencia Econmica. Posicionamiento en el mercado. Capacidad de negociacin.

Cumplimiento de metas y planificacin operativa. Gran variedad de Portafolio (Laboratorios y Medicamentos). Estabilidad Laboral. Precios econmicos a comparacin de la competencia. Estmulos al personal. Deudas a corto plazo. Buenas y Amplias Instalaciones. Hay presupuesto de ventas y cobros. Existe un comit de Cartera. Rotacin de inventario Liquidez y solvencia

15 VIDAL ARIZABALETA, Elizabeth. Diagnstico organizacional: evaluacin sistmica deldesempeo empresarial. Coleccin textos universitarios. p. 45.

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6.1.1.2 Debilidades.

En algunas ocasiones hay mal servicio al cliente. Los Cargos no estn bien Definidos. Falta definir el perfil de los cargos administrativos. Recarga de responsabilidades en algunos cargos. Falta de un manual de Procesos y Procedimientos Estructurar y mejorar la supervisin y controles adecuados en los procesos Falta capacitacin en el personal Falta formalizacin legal como ente jurdico Establecer prioridades en el perfil de contratacin del personal administrativo,

con la finalidad de obtener informacin financiera oportuna, consistente yveraz.

Falta implementar de lectores de barra en el rea de bodega para tener unmejor control en el inventario.

Poca publicidad.

6.1.2 Anlisis Externo.

6.1.2.1 Oportunidades.

Expansin del mercado a otros Departamentos Vender a EPS (Entidades Promotoras de Salud), Hospitales, Grandes Cadenas

de Drogueras. Decreto 1429 sobre beneficios tributarios para las pequeas y medianas

empresas.

6.1.2.2 Amenazas.

TLC con Estados Unidos Competencia agresiva Regulacin del Gobierno

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Figura 5. Organigrama del rea Contable

Fuente: Elaboracin propia

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-ROCESO /E

CO'-RA

NECES%/A//E.

C.%ENTE

SAT%S7ACC%ON /E

C.%ENTES

CO(RO /E

7ACTURAS

EN=%O /E

'ERCANC%A

C.%ENTES

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A.'ACEN

'ERCAN

-ROCESOGENERA. /E

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Figura 6. Proceso General De Distribuidora Negociemos

Fuente: Elaboracin propia

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7. ANALISIS DE LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ACTUALES

Actualmente en Distribuidora Negociemos, no existe un manual de proceso yprocedimientos, es por esta razn que es necesario realizar una propuesta quesern consignadas en un nuevo documento el cual ser verificado por la gerencia.

Se pretende mejorar aspectos como:

La comunicacin y coordinacin entre las diferentes reas de la empresa. Facilitar labores de auditora y control interno y su evaluacin. Los empleados asuman responsabilidades de sus acciones y decisiones. Generar informacin oportuna, confiable y eficaz para la presentacin deinformes financieros y tributarios, para la toma de decisiones.

7.1 CARACTERIZACIN DEL REA CONTABLE ACTUAL

El rea contable est conformada nicamente por 3 personas, el contador, elasistente de cuentas por pagar y la auxiliar Contable.

Pero se observa que al no existir el personal necesario, y unas funcionesestructuradas y un manual de procedimientos, la informacin no es oportuna, ya

que existen retrasos en la informacin por parte de las otras areas y hayfrecuentes equivocaciones.

Adems existen cargos que realizan labores de diferentes areas, generandorecarga laboral, ya que no existen los cargos de Jefe de Cartera, Tesorera y Jefede Recurso Humano, lo que desencadena una serie de inconvenientes en lainformacin como documentos descuadrados, retraso en los cierres, datosincompletos, para la elaboracin de los estados financieros y presentacin deimpuestos.

Para el rea Contable es importante garantizar la calidad y la oportunidad de lainformacin contable, basndose en los principios de la contabilidad GeneralmenteAceptados, en el estatuto tributario y en el Decreto Reglamentario 2649.

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Tabla 2. Fortalezas y Debilidades del rea Contable

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8.4 ANLISIS DE EFICACIA

Analizar los controles por cada actividad, generara informacin completa y msconfiable para la toma de decisiones de tal manera que los procesos se realicende la mejor manera procurando no tener futuras perdidas en los activos,cumpliendo con los objetivos establecidos.

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9. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DE LOS CARGOSDEL AREA CONTABLE

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10. LOS PROCEDIMIENTOS CONTABLES

Inicialmente comprende los procedimientos de cuentas por pagar, cuentas por

cobrar, reembolso de caja menor, manejo de activos, conciliacin de bancos,liquidacin de impuestos mensuales, bimensuales y anuales, procedimiento denomina, hasta el cierre y preparacin de estados financieros.

10.1 PROCEDIMIENTO DE CUENTAS POR PAGAR

Incluye todas las funciones que se llevan a cabo entre la solicitud de un bien o unservicio hasta su respectivo pago.

En este procedimiento se encuentran diversas cuentas del pasivo como Cuentaspor Pagar a Proveedores y a Acreedores, del activo encontramos Inventario,Activos Fijos, Cuentas de Resultados como Gastos y Costos.Las funciones de este proceso son:

Elaboracin de rdenes de Compra, Recepcin de mercanca, elaboracin deRegistros y Control de las cuentas por pagar y Generacin de notas Debito.

10.1.1 Formatos y Documentos Utilizados.

Ordenes de Compra Formato de Anomalas en Facturas de Proveedor. Entradas de Almacn. Formato de Anomalas en Revisin OC (Orden de Compra) vs FP (Factura de

Proveedor). Facturas de Proveedor. Comprobantes de Causacin Comprobantes de Egreso.

10.1.2 Reportes Generados.

Informe Cuentas por Pagar

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10.1 PROCEDIMIENTO DE CUENTAS POR COBRAR:

Incluye todas las funciones que se necesitan para satisfaccin del cliente. Las

cuentas que se mueven en este procedimiento son: ingresos, cuentas por Cobrar,Descuentos e Inventario.

Las funciones son: Otorgamiento de Crdito, toma de pedido, elaboracin defactura de venta, despacho y cobro, generacin de notas crdito.

10.2.1 Formato y Documentos Utilizados.

Pedidos de Venta Factura de Venta

Recibos de Caja Formato De Entrega de Recibos de Caja Formato de entrega de Pedidos llevados (mensajera) Remisiones Notas crditos

10.2.2 Reportes Generados.

Cuentas por Cobrar (Cartera)

10.3 PROCEDIMIENTO DE REEMBOLSO DE CAJA MENOR

Con el propsito de atender los gastos de menores cuantas, la empresa debecrear un fondo de Caja Menor. En este procedimiento tienen movimiento lascuentas de Gastos y Caja.


Formato de Reembolso de caja menor. Soportes de Caja Menor (facturas, recibos de caja menor, cuentas de cobro y

documentos equivalente a factura)

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10.4 PROCEDIMIENTO DE MANEJO DE ACTIVOS FIJOS

Este procedimiento lo que busca es controlar las entradas, salidas y cambios de

los bienes adquiridos, asegurando el cuidado, trazabilidad y salva guarda deestos.

En este procedimiento encontramos movimiento en la cuenta de activos fijos.


Facturas de compra de Activos Fijos Depreciaciones.

10.5 PROCEDIMIENTO DE CONCILIACIN DE BANCOS

Es una herramienta que permite confrontar y conciliar los valores que la empresatiene registrados, de una cuenta de ahorros o corriente, con los valores que elbanco suministra por medio del extracto bancario.

Las cuentas que tienen movimiento son Bancos, Gastos financieros, IVA eingresos financieros.


Extractos Bancarios Notas Bancarias Consignaciones Comprobantes de egreso

10.5.2 Reportes.

Saldos en cuentas

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10.6 PROCEDIMIENTO DE LIQUIDACIN DE IMPUESTOS

Es importante que toda empresa cumpla con sus obligaciones tributarias: con la

presentacin y el pago. Estos impuestos se presentan:

Mensuales: retencin en la fuente e ICABimensuales: IVAAnuales: Declaracin de Renta, Industria y comercio, Medios

magnticos.


Formularios de Impuestos Balance de Comprobacin. Certificados Anexos a las declaraciones

10.7 PROCEDIMIENTOS DE NOMINA

Abarca todo lo relacionado con el personal de la empresa. Sus funciones son:Elaboracin de nominas, provisiones, prestacin de servicios sociales, aportes a laseguridad social, afiliacin y retiros del personal, liquidaciones, dotaciones yrecreacin.

Las cuentas que tienen movimiento en este procedimiento son gastosadministrativos, gastos de ventas.


Planillas de Nomina Planillas de Provisiones Planillas de pago de aportes Formatos de Horas extras.

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10.7.2 Reporte.

Obligaciones laborales

10.8 PROCEDIMIENTO DE CIERRE CONTABLE Y ELABORACIN DEESTADOS FINANCIEROS

Cuando se hace el cierre contable de los periodos se procede a realizar losajustes contables, verificacin de saldos en cuentas, para obtener el resultadoeconmico del periodo, ya sea prdida o utilidad.


Balance de Comprobacin Documentos fsicos para verificacin de saldos.

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11 ELEMENTOS GENERALES DE UN MANUAL DE PROCESOS YPROCEDIMIENTOS

Independiente del tamao de la institucin, hoy es prioritario contar con uninstrumento que aglutine los procesos, las normas, las rutinas y formulariosnecesarios para el adecuado manejo de la institucin. Se justifica la elaboracinde manuales de procesos cuando el conjunto de actividades y tareas se tomancomplejas y se dificulta para los niveles directivos su adecuado registro,seguimiento y control.16

Identificacin. Debe contener la siguiente informacin

Logotipo de la organizacin. Nombre oficial de la organizacin. Lugar y fecha de elaboracin. Responsables de su elaboracin, revisin y/o autorizacin.

Objetivos de los procedimientos. Propsito que se pretende cumplir con losprocedimientos.

Alcance de los Procedimientos. Campos de accin que cubren los

procedimientos.

Responsables. Cargos administrativas que intervienen en los procedimientosen cualquiera de sus fases.

Polticas o Normas de Operacin. Son los lineamientos generales de accincon el fin de facilitar las responsabilidades de las distintas reas que participan enlos procedimientos.

Conceptos. Palabras o trminos de carcter tcnico que se emplean en elprocedimiento, las cuales, por su significado o grado de especializacin requierende mayor informacin o ampliacin de su significado, para hacer ms accesible alusuario la consulta del manual.

16 MEJA GARCA, Braulio. Gerencia de procesos para la organizacin y el control interno deempresas. p. 61.

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Procedimientos. Descripcin de las operaciones, Presentacin por escrito, enforma narrativa y secuencial, de cada una de las operaciones que se realizan enun procedimiento, explicando en qu consisten, cundo, cmo, dnde, con qu, ycunto tiempo se hacen, sealando los responsables de llevarlas a cabo.

Diagrama de Flujo. Representacin grfica de la sucesin en que se realizanlas operaciones de un procedimiento y/o el recorrido de formas o materiales, endonde se muestran las unidades administrativas (procedimiento general), o lospuestos que intervienen (procedimiento detallado), en cada operacin descrita.

11.1 PROCEDIMIENTOS CONTABLES

Los procedimientos de mayor relevancia en el rea contable son:

Procedimiento de Cuentas por pagar Procedimiento de Cuentas por Cobrar Procedimiento de Reembolsos de caja Menor Procedimiento de Conciliacin Bancaria Procedimiento de Manejo de Activos Procedimiento de Liquidacin y Presentacin de Impuestos Procedimiento de nomina Procedimiento de Cierre Contable y elaboracin de Estados Financieros.

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DISTRIBUIDORA NEGOCIEMOS

NIT: 31.945.039-5

MANUAL DE PROCESOS Y

PROCEDIMIENTOS DEL AREA CONTABLE

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DISTRIBUIDORA

NEGOCIEMOS

MANUAL PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

CONTENIDO

TIPO DE NOMBRE DEDOCUMENTO DOCUMENTO

PROCEDIMIENTO Procedimiento de Cuentas por CobrarPROCEDIMIENTO Procedimiento de Cuentas por PagarPROCEDIMIENTO Procedimiento de Reembolsos de Caja MenorPROCEDIMIENTO Procedimiento de Conciliacion BancariaPROCEDIMIENTO Procedimiento de Manejo De Activos FijosPROCEDIMIENTO Procedimiento Para la Liquidacion De Impuestos De

Iva, Ica y Retencion En La FuentePROCEDIMIENTO Procedimiento De NominaPROCEDIMIENTO Procedimiento Para La Elaboracion De Los Estados

FinancierosPROCEDIMIENTO Procedimiento Para La Liquidacion y Presentacion De

Impuestos Anuales, Declaracion de Renta e IndustriaY Comercio.

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OBJETIVOS:

Los siguientes procesos tiene el objetivo de describir los procedimientos masrelevantes del area contable, con el fin de obtener una informacion confiable.

ALCANCE:

Estos procesos aplican para todo el personal de la empresa DistribuidoraNegociemos cuyos procedimientos son atribuibles al Area Contable.

DEFINICIONES:

Procesos Contables: Son la serie de etapas sucesivas del ciclo contable quepermite transformar datos contables en informes. El proceso comienza con laseleccin de los hechos econmicos y continuos con su anotacin en diversosregistros hasta llegar a la emisin de los estados financieros.

Procedimientos Contables:es el medio mediante el cual se logra, de forma eficientedocumentar el funcionamiento integral de una empresa, queda expuesta la forma dehacer cumplir las polticas, interrelaciones, flujos de operaciones, cdigos

procedimientos y rutinas de trabajo, alcance de funciones, sistemas de informacin yotros elementos que son el soporte de cualquier organizacin.

Documentos Contables: Son los soportes de contabilidad que sirven de base pararegistrar las operaciones comerciales de una empresa. Se elaboran en original ytantas copias como las necesidades de la empresa lo exijan.

BASES LEGALES:

Decreto 2649 de 1993.

Plan Unico De Cuentas (Decreto Reglamentario 2650 de 1993).

Estatuto tributario.

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PROCEDIMIENTO DE CUENTAS POR COBRAR

OBJETIVO

Registrar los pagos realizados por los clientes, realizando una revisin diaria de lospedidos facturados de contado y analizar los cobros a crdito, igualmente los clientes aquienes se les otorgar crdito.

ALCANCE

Desde Autorizar Crditos, otorgando plazos y cupos, hasta el registro de los ingresos decierto periodo.

RESPONSABLE

Jefe de Cartera

DOCUMENTOS RELACIONADOS

RECIBOS DE CAJA: Es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos enefectivo recaudados por la empresa.

NOTAS CREDITO: Es el documento en el cual emite la empresa a su cliente, con elobjetivo de comunicar que se acredita un valor en su cuenta por motivo expresado en lamisma.

FACTURAS: Es un documento que respalda la realizacin de una operacin econmica,que por lo general, se trata de una compraventa. Una factura es el documento a travs delcual una persona que vende puede rendir cuentas, de forma instrumentalizada, al contratode compraventa comercial.

PROCESO:

COBRANZA PEDIDOS DE CONTADO Y CREDITO:

Con base en los pedidos llevados diariamente, teniendo en cuenta que los pedidos sonde crdito y de contado, se debe realizar el siguiente proceso.

DOCUMENTO: Recibo de Caja

Este documento debe ser diligenciado de la siguiente manera:

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- Este documento tiene 1 original y 2 copias (azul y amarilla), por lo tanto el originaldebe ser para el cliente, la copia azul debe entregarse junto con el dinero, y lacopia amarilla debe ser entregada junto con la factura al auxiliar contable.

- En caso de ser anulado este documento, debe marcarse como anulado yadjuntarse los 3 recibos de caja.

- Este documento no debe tener ni tachones, ni enmendaduras.

- Debe ser diligenciado de manera completa y obligatoria:

a) Nit

b) Nombre del cliente

c) Fecha de elaboracin del Recibo de caja

d) Valor total de cancelacin

e) # de factura que estn cancelando

f) Si la factura tiene retencin en la fuente se realiza 3.5% sobre el valor bruto de la

factura

g) Si el cliente est ubicado en Cali, debe realizarse el Ica de 3.3 / 1000 sobre elvalor bruto de la factura.

h) Si la factura tiene algn descuento (por mayor precio cobrado en algnmedicamento o un descuento no efectuado en la factura), se debe colocar el valory en las observaciones el motivo de dicho descuento.

i) Si la hay alguna nota de devolucin que el cliente se realiza debe colocar elnmero de la factura, con el respectivo valor.

j) Si el pago es realizado en cheque debe colocarse los siguientes datos:

Valor del cheque

Banco

Fecha de consignacin si es posfechado

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# de cheque

# De cuenta

k) Firma de la persona quien elabora el recibo de caja.

- Es obligacin diariamente realizar entrega del dinero junto con los recibos de caja(azul) del da anterior.

Procedimiento de Recaudo:

RESPONSABLE ACTIVIDAD

1. Elaboracin y entrega de recibos de caja a CarteraMensajero Cada mensajero debe entregar diariamente los recibos de

caja (azul), con el respectivo dinero y hacer firmar de recibidode la persona encargada en el rea de Tesorera, igualmenteel recibo de caja (amarillo) debe entregarse junto con lafactura verde que es de contado, al auxiliar Contable.

2. Firma de Recibido

Tesorera Al recibir los recibos de caja (Azul), debe firmar cada uno delos recibos sumando los valores y contando el dinero, ambosdeben coincidir; seguido de este proceso, debe entregar losrecibos de caja (azul) a Cartera, y el dinero debe serconsignado a la cuenta corriente de la empresa.

3. Descargar recibos de caja de la Cartera

Jefe de Cartera 3.1. Cuando los recibos de caja son entregados, el jefe decartera debe hacer una revisin de todos y cada uno de losrecibos de caja con su respectiva firma, asegurndose quelos valores fueron recibidos.3.2 Luego de la verificacin, deben ser descargados del

sistema CGUNO, todos los recibos de caja.3.3 Diariamente se debe realizar un chequeo, sacandoun listado de la cuenta 130505, cartera a la fecha de losclientes de contado esto con el fin de verificar que los

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pedidos llevados a estos clientes hayan sidoefectivamente cobrados.

3.4 Al mismo tiempo semanalmente se debe imprimir lacartera por vendedor con copia, de la cuenta 130505 a lafecha para realizar programacin de pagos de la semana.

3.5 Cada 3 meses se deben seleccionar aproximadamenteunos 15 clientes para realizar circularizacin de cartera yconfirmar su deuda actual con la empresa.

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PROCESO:

OTORGAR CREDITO

Confirmar plazo, forma de pago y cupo de crdito.

DOCUMENTO: Pagare y documentos anexos.

Una de las condiciones para solicitar crdito es llevar como mnimo 1 ao realizandocompras de contado en la compaa.

Debe diligenciar los siguientes documentos:

- Pagare en blanco

- El formato de solicitud de crdito completamente.

Debe anexar los siguientes documentos:

1) RUT

2) Cmara de comercio

3) Fotocopia de representante legal.

4) 3 fotocopias de facturas de proveedores donde tenga crdito.

5) Estados financieros (Estado de Resultado y Balance General).

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Procedimiento para el otorgamiento de crdito:


Vendedor Encargado de recoger todos los papeles necesarios para lasolicitud de crdito.

Jefe de Cartera 1. Verifica que todos los papeles estn completamentediligenciados y los respectivos documentos.

2. Sacar en sistema un acumulado de compras que harealizado el cliente durante cierto periodo con el fin deotorgar un cupo de Crdito.

1. Verificar los estados financieros, analizarlos de talmanera que se pueda asignar un plazo y cupo.

4. Realizar las relativas llamadas a 3 proveedores donde elcliente tenga crdito, y solicitar la siguiente informacin,anexndolo como soporte de verificacin de datos:

Forma de pago

Cupo de crdito Fecha de apertura como cliente Forma de pago (cheque, efectivo o consignacin) Si su forma de pago es en cheque, ha presentado

cheques devueltos? Promedio de compras Evaluacin como cliente (Excelente, Bueno, malo) Ultima fecha de compra

Gerente Financiero Despus de otorgar el plazo, cupo y forma de pago, el Jefede cartera debe pedir autorizacin de su

ADMINISTRATIVO, para otorgar el crdito, por lo tanto debedar su visto bueno.

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PROCESO:

GENERACION DE NOTAS

Contabilizacin de notas crdito por motivos de devolucin de los clientes, descuentos noefectuados en la factura, ajustes de precios.

DOCUMENTO: Notas Crdito

Las devoluciones en venta deben realizarse de la siguiente manera:

1) Se debe diligenciar con letra clara, sin enmendaduras.2) Este documento tiene original y copia, por lo tanto la original debe ir al cliente, y la

copia a contabilidad.

3) Debe llevar la siguiente informacin:

Nit

Nombre del cliente

Fecha de la devolucin

Descripcin del Medicamento:a) Nombre del medicamento

b) Presentacin del medicamento (frasco, caja, inyectable)

c) Tamao y sabor

d) Laboratorio

e) Numero de Factura

f) El motivo de la devolucin (por vencimiento 50%, avera, por rotacin, por costoso)

g) Firma de la persona quien realizo la devolucin.

POLITICAS DE DEVOLUCION:

Debemos regirnos por unas normas mnimas para el manejo de devoluciones, por lo tantodamos claridad a la poltica interna a todos nuestros clientes.

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Solo se aceptaran devoluciones de medicamentos con mnimo 90 das de fecha devencimiento.

No se aceptaran devoluciones de medicamentos que han sido ofertados o bonificados.

No se aceptan devoluciones de medicamentos EPS.

No se aceptan medicamentos averiados en las bodegas de los clientes. Solo seacepta reposicin de averas, de los medicamentos daados por la transportadora;con un reporte mximo de 72 horas a partir del momento de haber recibido la

mercanca el cliente.

Cuando son devoluciones por vencimiento, y son cantidades grandes, debe llamarsecon tiempo para realizar las respectivas verificaciones en el sistema CGUNO, paraconfirmar si verdaderamente fueron vendidas por la compaa.

Devoluciones por vencimiento se reconocen al 50%.

nicamente sern descontadas las notas por vencimiento cuando se encuentren encartera de cada cliente.

POLITICAS PARA DESCUENTOS EN FACTURAS

Los descuentos por alto precio, deben ser informados con 72 horas de la fecha defacturacin.

Este valor debe ser informado al Vendedor, y es verificado por el Jefe Comercial,si el precio realmente estaba ms econmico y si se realizo un acuerdo de preciopreviamente a facturacin.

Procedimiento para generacin de Notas Crdito:


Mensajero y cobrado Encargados de recoger las devoluciones de los clientes,diligenciando el documento completamente, con lascondiciones ya descritas anteriormente, luego debe serentregada esta devolucin al rea de Bodega.

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Auxiliar de Bodega Este debe revisar minuciosamente y comparar el documentocon los medicamentos, firmando, sellado de recibido ycolocando las observaciones. Los medicamentos deben serubicados en el rea de devoluciones.

Luego de ser revisado, este documento debe ser entregadoauxiliar Contable.

Asistente Contable Es el encargado realizar la nota en el sistema, cargando losmedicamentos uno a uno, Con el documento NV (nota deVenta), a la cuenta (130505).

Jefe de Cartera Debe verificar las notas realizadas diariamente, y firmarlaspara proceder a entregarlas a los mensajero y vendedorespara ser descontadas por los clientes.

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PROCEDIMIENTO DE CUENTAS POR PAGAR

OBJETIVO

Registrar las respectivas cuentas por pagar de manera oportuna y teniendo en cuenta losprincipios contables.

ALCANCE

Inicia en la contabilizacin de las facturas de proveedores, acreedores y finaliza con laentrega a tesorera de los documentos.

RESPONSABLE

Asistente de Cu

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Documents

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