¿Qué es Planificación?

La planificación es el proceso metódico diseñado para obtener un objetivo determinado.[] Otras definiciones, más precisas, incluyen que "La planificación es un proceso de toma de decisiones para alcanzar un futuro deseado, teniendo en cuenta la situación actual y los factores internos y externos que pueden influir en el logro de los objetivos" (Jiménez, 1982).

Existen diferentes herramientas y técnicas para abordar la planificación de un proyecto, las cuales permiten definir el curso de acción a seguir, que será tomado como base durante la ejecución del mismo.

Si bien la planificación define las acciones a seguir, durante la ejecución puede existir necesidad de cambios respecto de lo definido originalmente, los mismos servirán de punto de partida para un nuevo análisis y una nueva planificación de ser requerido.

Elementos de la Planificación:

Sentido de Proceso: la planificación es una actividad continua, un reajuste permanente entre medios, actividades, fines y procedimientos.

Vínculo con el medio: Tiene en cuenta los diferentes factores sociales y factores contingentes que conforman el escenario donde se desarrolla. En muchos casos, este vínculo con el medio se efectúa a través de un diagnóstico preliminar.

Actividad preparatoria: la planificación se desarrolla en un escenario previo a la acción. Hay una separación entre el espacio de planificación y el de ejecución.

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Conjunto de decisiones: Planificar implica la selección de algunas soluciones entre una gama de opciones. Sin embargo, más que una decisión única, la planificación es un conjunto de decisiones interrelacionadas y en progresión.

Para la acción: A pesar de que la planificación no es ejecución, siempre va dirigida hacia la realización de acciones.

Sentido de futuro: la planificación siempre es un esfuerzo prospectivo, se busca el logro de objetivos futuristas.

Tiende al logro de objetivos: el alcance de objetivos propuestos, concretos y

Definidos, es una de las principales metas de la planificación.

Teoría causa-efecto: Relación de causalidad entre lo decidido y los resultados esperados.

Eficiencia: Para el logro de los objetivos, se busca el uso de los medios más eficientes.

El planificador debe estar vinculado con el medio, se debe ubicar en el terreno de la realidad social, una realidad construida por hombres que no siguen parámetros lineales ni leyes generales, que no están condicionados irrenunciablemente, que están determinados por innumerables factores (biológicos, sociales, económicos, emocionales, culturales, etc.). En conclusión, la realidad social es compleja, indeterminada y plagada de incertidumbre.

La racionalidad en la planificación aparece como el intento de disminuir tal incertidumbre y controlar los eventos, subordinarlos. Sin embargo, se debe ser consciente de la imposibilidad de un control completo del entorno, así que se debe conciliar la búsqueda de mitigación de incertidumbre, con un conocimiento profundo de la realidad social y la capacidad de flexibilidad ante el cambio. En

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conclusión, la racionalidad consiste en introducir coherencia a las acciones planteadas como solución frente a un problema, coherencia vista en dos planos: con los objetivos propuestos, y con el medio social vigente.

Etapas de la planeación

Dado que a veces puede tratarse de un proceso de toma de decisiones, se pueden distinguir varias etapas:

Identificación del problema.

Desarrollo de alternativas.

Elección de la alternativa más conveniente.

Ejecución del plan.

En los casos de la planeación reactiva y operativa no se hace un enfático uso en la toma de decisiones, ya que es lineal y sólo administra los procesos en curso de alguna organización o sistema. El caso de la planeación táctica, estratégica y normativa, puede requerir los conceptos de toma de decisiones por lo complejo y amplio.

Con relación a la toma de decisiones, por ejemplo, cuando por la mañana planeamos nuestro día y elegimos qué medio de transporte utilizaremos para ir al trabajo, estamos anticipando la decisión que de no haberlo planeado igual hubiéramos tenido que tomar. Estas acciones no se limitan a la organización temporal de conductas motoras sino también a la planificación de pensamientos para realizar lo conducente. No es necesario ejecutar ninguna conducta motora y podemos evocar la información almacenada tanto en la memoria semántica como en la memoria episódica o la memoria perceptiva.

Lo anterior es un caso muy operativo, que se debe decidir en ese momento, y se hace en un tiempo inmediato, con relación a la planeación en el corto plazo,

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operativo, reactivo y adaptativo. De alguna manera se utiliza la planeación en la vida cotidiana, en sus diferentes expresiones, pero es muy importante distinguir las características en el entorno o medio ambiente que se desenvuelven, ya que no es lo mismo decidir por una persona que por miles de personas. Cada escenario es muy diverso; de allí la importancia de la planeación.

Importancia de la Planificación:

La planificación es de vital importancia, para poder medir el crecimiento que tenemos en nuestros proyectos; la planificación se debe a que tenemos una visión, un fin que buscamos y el planificar nos ayuda a poder distinguir si lo que estamos haciendo está bien o nos estamos desviando de nuestra meta o fin.

También podemos definir la importancia de la planificación por los resultados obtenidos; cuando planificamos, el impacto de gasto se puede disminuir en un porcentaje mayor que cuando lo hacemos sin planificar; cuando queremos realizar algún proyecto, primero debemos sentarnos y planificar cuales serán nuestros movimientos y pasos a seguir.

Qué es el FODA?

FODA: Es la sigla usada para referirse a una herramienta analítica que le permitirá trabajar con toda la información que posea sobre su negocio, útil para examinar sus Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas.

Este tipo de análisis representa un esfuerzo para examinar la interacción entre las características particulares de su negocio y el entorno en el cual éste compite. El análisis FODA tiene múltiples aplicaciones y puede ser usado por todos los niveles de la corporación y en diferentes unidades de análisis tales como producto, mercado, producto-mercado, línea de productos, corporación, empresa, división, unidad estratégica de negocios, etc. Muchas de las conclusiones obtenidas como resultado del análisis FODA, podrán serle de gran utilidad en el análisis del

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mercado y en las estrategias de mercadeo que diseñé y que califiquen para ser incorporadas en el plan de negocios.

Lo anterior significa que el análisis FODA consta de dos partes: una interna y otra externa.

la parte interna tiene que ver con las fortalezas y las debilidades de su negocio, aspectos sobre los cuales usted tiene algún grado de control.

la parte externa mira las oportunidades que ofrece el mercado y las amenazas que debe enfrentar su negocio en el mercado seleccionado. Aqui usted tiene que desarrollar toda su capacidad y habilidad para aprovechar esas oportunidades y para minimizar o anular esas amenazas, circunstancias sobre las cuales usted tiene poco o ningún control directo.

Las Fortalezas son todos aquellos elementos internos y positivos que diferencian al programa o proyecto de otros de igual clase.

Las Oportunidades son aquellas situaciones externas, positivas, que se generan en el entorno y que una vez identificadas pueden ser aprovechadas.

Las Debilidades son problemas internos, que una vez identificados y desarrollando una adecuada estrategia, pueden y deben eliminarse.

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Las Amenazas son situaciones negativas, externas al programa o proyecto, que pueden atentar contra éste, por lo que llegado al caso, puede ser necesario diseñar una estrategia adecuada para poder sortearla.

En síntesis:

Las fortalezas deben utilizarse

Las oportunidades deben aprovecharse

Las debilidades deben eliminarse y

Las amenazas deben sortearse

Fortalezas y Debilidades

Considere áreas como las siguientes:

Análisis de RecursosCapital, recursos humanos, sistemas de información, activos fijos, activos no tangibles.

Análisis de ActividadesRecursos gerenciales, recursos estratégicos, creatividad

Análisis de RiesgosCon relación a los recursos y a las actividades de la empresa.

Análisis de PortafolioLa contribución consolidada de las diferentes actividades de la organización.

Hágase preguntas como éstas:

¿Cuáles son aquellos cinco a siete aspectos donde usted cree que supera a sus principales competidores?

¿Cuáles son aquellos cinco a siete aspectos donde usted cree que sus competidores lo superan?

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Al evaluar las fortalezas de una organización, tenga en cuenta que éstas se pueden clasificar así:

Fortalezas Organizacionales ComunesCuando una determinada fortaleza es poseida por un gran número de empresas competidoras. La paridad competitiva se da cuando un gran número de empresas competidoras están en capacidad de implementar la misma estrategia.

Fortalezas DistintivasCuando una determinada fortaleza es poseída solamente por un reducido número de empresas competidoras. Las empresas que saben explotar su fortaleza distintiva, generalmente logran una ventaja competitiva y obtienen utilidades económicas por encima del promedio de su industria. Las fortalezas distintivas podrían no ser imitables cuando:

Su adquisición o desarrollo pueden depender de una circunstancia histórica única que otras empresas no pueden copiar.

Su naturaleza y carácter podría no ser conocido o comprendido por las empresas competidoras. (Se basa en sistemas sociales complejos como la cultura empresarial o el trabajo en equipo).

Fortalezas de Imitación de las Fortalezas DistintivasEs la capacidad de copiar la fortaleza distintiva de otra empresa y de convertirla en una estrategia que genere utilidad económica.

La ventaja competitiva será temporalmente sostenible, cuando subsiste despues que cesan todos los intentos de imitación estratégica por parte de la competencia.

Al evaluar las debilidades de la organización, tenga en cuenta que se está refiriendo a aquellas que le impiden a la empresa seleccionar e implementar estrategias que le permitan desarrollar su misión. Una empresa tiene una

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desventaja competitiva cuando no está implementando estrategias que generen valor mientras otras firmas competidoras si lo están haciendo.

Oportunidades y Amenazas

Las oportunidades organizacionales se encuentran en aquellas áreas que podrían generar muy altos desempeños. Las amenazas organizacionales están en aquellas áreas donde la empresa encuentra dificultad para alcanzar altos niveles de desempeño.

Considere:

Análisis del EntornoEstructura de su industria (Proveedores, canales de distribución, clientes, mercados, competidores).

Grupos de interésGobierno, instituciones públicas, sindicatos, gremios, accionistas, comunidad.

El entorno visto en forma más ampliaAspectos demográficos, políticos, legislativos, etc.

Pregúntese:

¿Cuáles son realmente las mayores amenazas que enfrenta en el entorno?

¿Cuáles son las mejores oportunidades que tiene?

El FODA no es algo que se realice de una vez y para siempre, es un procedimiento que no termina nunca y que debe convertirse en parte de la cultura de la empresa.

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Marco lógico

Introducción:

En un mundo globalizado de gran competitividad, es necesario abordar el barco que nos transporte a otros lugares, donde nuevos conocimientos puedan constituir la tabla de salvación en el momento menos esperado, desdeñando que en el intento exista posibilidad de naufragar, por la sola consideración que con el hecho de no intentar zarpar, se está propiciando el propio naufragio.

Es indudable que para los especialistas, profesionales, técnicos, administradores, formuladores y ejecutores de proyectos y en nuestro particular caso, como estudiantes de un curso tan importante como es el de Formulación y Evaluación de Proyectos, el conocimiento, análisis comprensión y aplicación de estos dos sistemas de conceptualización y planificación de proyectos por objetivos, facilitará todos los procesos y fases que conlleva un proyecto desde su concepción como Idea hasta su evaluación expost.

Antecedentes de donde surgió el Marco Lógico:

Desde 1983 la Agencia de Cooperación Alemana (GTZ) utilizaba oficialmente el Planeamiento de Proyecto Orientado para Objetivos, a partir de 1986 el Ministerio Federal Alemán de Cooperación Económica implantó con la GTZ, la obligatoriedad de la aplicación de ZOPP en la planificación de proyectos, en ese mismo tiempo otras Agencias y Organismos Internacionales de Desarrollo utilizaban esa metodología, el Banco Interamericano de Desarrollo (BID), lo utilizó pero a partir de los años 90 fue haciéndole cambios y adaptándolo a sus políticas, creando el Marco Lógico año con año ha sido mejorado y en el año 2000 salió a su uso el software de Marco Lógico.

Contenido del Marco Lógico:

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Generalidades:

El marco Lógico es una herramienta para facilitar el proceso de conceptualización, diseño y ejecución de proyectos. Su propósito es el de brindar estructura al proceso de planificación y de comunicar información esencial relativa al proyecto. Puede utilizarse en todas las etapas de preparación del proyecto: programación, identificación, orientación, análisis, presentación ante los comités de revisión, ejecución y evaluación ex-post. Debe elaborarse con la participación inicial del equipo Organizacional, Institucional o de país, y luego evolucionar con la participación activa del Organismo Internacional prestatario si se trata de financiamiento externo gubernamentales o de los consultores de Proyectos Privados, de la representación y del ejecutor. Se modifica y mejora repetidas veces tanto durante la preparación como durante la ejecución del proyecto.

El método fue elaborado originalmente como respuesta a tres problemas comunes a proyectos:

Planificación de proyectos carentes de precisión, con objetivos múltiples que no están claramente relacionados con las actividades del proyecto;

Proyectos que no se ejecutan exitosamente, y el alcance de la responsabilidad del gerente del proyecto no está claramente definida; y

No hay una imagen clara de cómo luciría el proyecto si tuviese éxito, y los evaluadores no tienen una base objetiva para comparar lo que se planeó con lo que sucedió en la realidad.

El método del Marco Lógico encara estos problemas, y provee además una cantidad de ventajas sobre enfoques menos estructurados:

Aporta una terminología uniforme que sirve para eliminar ambigüedades;

Aporta un formato para llegar a acuerdos acerca de los objetivos, metas y riesgos del proyecto que comparten el Banco, el prestatario y el ejecutor;

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Suministra un temario analítico común que pueden utilizar el prestatario, los consultores y el equipo de proyecto para elaborar tanto el proyecto como el informe de proyecto;

Enfoca el trabajo técnico en los aspectos críticos y puede acortar documentos de proyecto y perfiles en forma considerable;

Suministra información para elaborar en forma lógica la estructura de la unidad de ejecución del proyecto;

Suministra la información para la ejecución, seguimiento y evaluación del proyecto.

Proporciona un formato para expresar toda esta información en un solo cuadro.

Estructura:

El Marco Lógico se presenta como una matriz de cuatro por cuatro. Las columnas suministran la siguiente información:

Un resumen narrativo de los objetivos.

Indicadores (Resultados específicos a alcanzar).

Medios de Verificación.

Supuestos (Riesgos).

Las filas de la matriz presentan información acerca de los objetivos, indicadores, medios de verificación y supuestos en cuatro momentos diferentes en la vida del proyecto:

Fin alcanzado luego de que el proyecto ha estado en funcionamiento.

Propósito logrado cuando el Proyecto ha sido ejecutado.

Componentes completados en el transcurso de la ejecución del proyecto.

Actividades requeridas para completar los Componentes.

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Jerarquía de los Objetivos

Indicadores para la jerarquía de objetivos (Indicadores verificables objetivamente)

Medios de Verificación

Supuestos

El plan de ejecución

Uso Secuencial del Marco Lógico

Ejercicios, estudio de casos y talleres

METODO ZOPP

Contenido de la Planeación de Proyectos Orientada a Objetivos (Método ZOPP)

ZOPP es la sigla de la denominación alemana “Zielorientierte Projektplanung” que significa ZOPP= Planeamiento de Proyecto Orientado para Objetivos. Es una metodología que permite que el grupo de trabajo defina en forma consensada las acciones a realizar y su secuencia para alcanzar los objetivos que se ha propuesto.

Fue desarrollado por la agencia de cooperación alemana (GTZ) y es utilizado principalmente, para la formulación de proyectos de cooperación internacional.

Alemania, Suiza, España, los países escandinavos, Centro y Sur América, así como organismos multilaterales como la Unión Europea, BID, BM y BIRF aplican esta metodología o sus principios fundamentales.

ZIEL = OBJETIVO

ORIENTIERTE = ORIENTADO

PROJEKT = PROYECTO

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PLANUNG = PLANEAMIENTO

El método ZOPP conduce a un proceso consecuente de reflexión, así como también a la comprensión uniforme de los términos empleados. De esta manera se facilita la comunicación y la cooperación entre los participantes. Para aplicar el método con flexibilidad, deben dominarse los elementos básicos que se apoyan mutuamente y que se presentan a continuación.

El método: proporciona orientación para el trabajo en el grupo de planificación.

El Enfoque de equipo: como marco de referencia para el estudio interdisciplinario de problemas y la participación de grupos importantes de interesados y de beneficiarios.

La visualización: mediante tarjetas en las que se registran las contribuciones del equipo de planificación y los resultados de las discusiones.

Los procedimientos de aplicación: los cuales determinan el cronograma, la participación y el propósito de los talleres ZOPP en la fase de preparación del proyecto. Estas reglas están incluidas en el Manuel de Organización de la GTZ.

La gestión del proyecto: basada en ZOPP, cuya finalidad es la implementación en la fase operativa de lo planificado anteriormente en el proyecto.

ZOPP está basado en los principios muy sencillos siguientes:

La cooperación entre el personal del proyecto y las entidades contrapartes es más fácil y productiva si todos se han puesto de acuerdo sobre objetivos que han sido expresados claramente.

Se trata de resolver o aliviar en sus raíces, es decir sus causas, los problemas existentes en la cooperación para el desarrollo. Por lo tanto, se analizan los problemas, sus causas y efectos respectivos. Sobre esta base se formulan objetivos factibles y efectivos.

Los problemas y sus causas no se encuentran aislados: guardan estrecha relación con personas, grupos y organizaciones. Por esta razón, solo se pueden tratar los

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problemas si se dispone de un panorama integral de los grupos interesados, individuos e instituciones involucrados.

Su contenido se deriva de los pasos siguientes:

Primer paso: Análisis de la participación.

Segundo paso: Análisis de problemas (Identificación del problema central).

Tercer paso: Análisis de problemas (Análisis de las causas y efectos del problema central).

Cuarto paso: Análisis de objetivos (El árbol de problemas es transformado en un árbol de objetivos).

Quinto paso: Discusión de alternativas (Identificación de soluciones alternativas potenciales).

Sexto paso: Matriz de planificación del proyecto (Elaboración de una descripción integral del proyecto).

Séptimo paso: Matriz de planificación del proyecto (Determinación de los supuestos importantes).

Octavo paso: Matriz de planificación del proyecto (Formulación de los indicadores).

Noveno paso: Matriz de planificación del proyecto (Descripción de las fuentes de verificación).

Décimo paso: Matriz de planificación del proyecto (Análisis de relevancia de los supuestos, de los riesgos que se corren; incorporando esto en el concepto del proyecto).

Décimo primer paso: Matriz de planificación del proyecto (Control de la capacidad de la gerencia del proyecto para garantizar los resultados/productos).

Décimo segundo paso: Matriz de planificación del proyecto (Cálculo de las cantidades y costos de las actividades individuales).

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Metodología:

Metodología ZOPP

AnálisisMatriz de planificación del proyecto

Programa Operativo

Seguimiento y evaluación

InvolucradosObjetivos Resultados Actividades

Programa de Actividades

Seguimiento a Indicadores

Arbol de problemas

Indicadores

Programa de Recursos y Presupuesto

Seguimiento a Actividades

Arbol de Objetivos

Fuentes de Verificación

Evaluación

Alternativas Supuestos

Sus relaciones: Diferencias y/o similitudes:

En acuerdo a lo que se ha podido observar el ZOPP, es la base o el origen del Marco Lógico por lo que entre los dos sistemas existen mas similitudes que

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diferencias, la metodología para llenar las matrices son iguales, así como las áreas de análisis y los objetivos de los sistemas de estudio, una de las pocas diferencias es la matriz de planificación por ser la del Marco Lógico más elaborada y sintética.

En que momento de la formulación de un proyecto se elabora el Marco Lógico o el ZOPP (Razonarlo).

Al correlacionar los propósitos tanto del Marco Lógico como del ZOPP con los contenidos temáticos de los estudios de Proyectos desde el nivel de idea hasta su operación, es pertinente que también cada fase evolutiva sea acompañada de su correspondiente planeación con la profundidad que cada una amerite.

Conclusiones del Método ZOPP:

Se concluye que la hipótesis planteada se confirma, y que cualquier sistema se puede aplicar de acuerdo a la experiencia y preferencia de los formuladores o aplicar lo mejor que le parezca a los formuladores de cada uno de los métodos.

Planificación y Toma de Decisiones:

En cuanto actividad organizacional, es esencial en la planificación la “toma de decisiones”. Se trata de que los responsables con competencias organizacionales bien definidas, al planificar, tras una preparación adecuada, tomen decisiones que serán premisa de las decisiones de ejecución de lo planificado.

El término “premisa” indica aquí que el sujeto de decisión futura, tendrá que tener en cuenta las decisiones del planificador. Esto puede hacerse, por ejemplo, restringiendo un consumo de recursos (medido como coste) a un presupuesto; o construyendo una habitación en una terraza cuya estructura había sido diseñada para soportar el peso de esa construcción futura.

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Hay que evitar caer en la tentación de confundir “planificar” y “determinar” (en el sentido de aquella frase de Franco: lo dejo todo atado y bien atado: es decir, no podreís ni decidir el apartaros de los principios de mi régimen): sin ámbito de libertad, sin margen de maniobra para la futura “decisión”, ésta ni siquiera sería posible. Entonces no se habrá planificado, sino se habrán dado órdenes militares (a la antigua: sin capacidad de decisión en el subordinado que es considerado como mera pieza mecánica).

Planificación como “solución de problemas”

Organizar es siempre una actividad sistémica que introduce una diferencia entre el sistema organizado y el entorno con un diferencial en el grado de complejidad. La complejidad se manifiesta tanto en la incertidumbre sobre el futuro, como también en lo que afecta a los problemas mal estructurados (problema). La dimensión del organizar en que ese tratamiento de la complejidad se refiere al futuro es precisamente la “planificación”.

Además, la planificación, como parte de la actividad del organizar, implica seguir la racionalidad instrumental o teleológica (de seguimiento de objetivos –telos-) aplicando pues métodos adecuados a la solución de los problemas. Por esta razón, en la presentación de las decisiones de planificación (premisa de las futuras) es esencial la configuración del proceso de solución de problemas.

Planificación como actividad “normativa”

Las decisiones organizacionales (y entre ellas, las mismas sobre el planificar) tienen un carácter normativo. La planificación no es una actividad libre o lúdica, sino es una “tarea” a cumplir por los responsables de decisión en un sistema organizado. Pero esa normatividad no tiene el carácter de una exigencia absoluta de tipo ético (o de una presunta obligatoriedad como la de los valores propagados en una “ideología”), sino surge de la dimensión “racional” y de la convicción –que es uno de los puntos en que se distingue un sistema- organizado de su entorno-

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de que el trabajo sobre la incertidumbre, inseguridad y problemas debe realizarse de modo metódico, y no simplemente por improvisación, o dejándose llevar.

Fases en la Planificación en cuanto proceso de solución de Problemas

La planificación es un proceso que no sólo se refiere a decisiones iniciales (como premisa de las futuras) y a las decisiones derivadas de las del primer plan, sino exige además “tiempo” en su misma ejecución. Suelen distinguirse las siguientes fases temporales:

Preparación de decisiones de planificación y toma de decisiones sobre los planes a realizar y controlar Realización y dirección controlada (cibernética, gobernancia de procesos de ejecución) Control (que abarca el Control de las magnitudes planificadas y el Controlling de la dimensión económica).

La planificación, en cuanto proceso de solución de problemas se realiza en la fase siguiente a la definición del problema. Comienza pues con la identificación de problemas, su descripción y análisis; continúa definiendo objetivos o metas a conseguir y concluye con las decisiones vinculantes sobre las metas u objetivos concretos a alcanzar.

La realización, su conducción controlada o el control final no son propiamente actividades de planificación, sino de “implementación” y de “control” de lo planificado. Pero sin esa referencia a la implementación y control tampoco puede hablarse de “planificación”.

Como en todo proceso de solución de problemas, también en la planificación hay que comenzar “procesando información”. Luego, si se siguen las reglas de la ingeniería de sistemas, habrá que emprender la fase de análisis y diagnóstico de problemas, a la que seguirán las de busca de alternativas de solución (creatividad), la de evaluación crítica de esas soluciones (respecto a criterios definidos en la primera fase anterior a la de análisis del problema) y la de toma de decisiones.

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