Tips prácticos para un proceso de contratación

¿Cómo lograr un exitoso proceso de contratación?

Identi�ca los objetivos, las necesidades de la contratación, los riesgos del proceso y su mitigación.

Determina que el bien o servicio sea necesario y conveniente para lograr nuestros objetivos.

1.

2.Identi�ca qué y quién suple tu necesidad en el mercado. Consulta entre otras, las siguientes fuentes:• Base de datos proveedores potenciales de la CCB • Registro Único de Proponentes (RUP)• Sistema Electrónico de Contratación Pública SECOP

3.

Realiza la comparación y análisis de propuestas y establece las mejores condiciones técnicas y económicas que satisfacen tus necesidades, e inicia el proceso de contratación más conveniente, según la modalidad que aplique.

5.

Solicita información, características y especi�caciones del bien o servicio a los proveedores identi�cados • Si ya determinaste las especi�caciones, utiliza el modelo solicitud de cotización. (Anexo 1)

• Si requieres conocer las especi�caciones ofrecidas utiliza el modelo de solicitud de información previa. (Anexo 2)

• Analiza la información de los proveedores y determina las especi�caciones que satisfacen tu necesidad. Detalla las características, plazo, lugar de ejecución, valor del contrato, entre otros y veri�ca la disponibilidad presupuestal.

• Apóyate en el modelo de consolidación de información de la necesidad - informe estudio de mercado. (Anexo 3)

Nota: También te sirve como referencia del mercado y para establecer el presupuesto:

• Otras contrataciones públicas o privadas, con condiciones similares.

• Los valores históricos llevados al presente indexados por el IPC, SMMLV, TRM.

• Precios o tarifas reguladas o cualquier otro indicador que aplique al caso particular.

4.

Consejos para el diligenciamiento del formulario web

• Antes de iniciar, solicita el número de referencia del Plan de Seguimiento Contractual-PSC a tu asesor en la Dirección de Planeación y Gestión Contractual.

• Veri�ca que el ordenador del gasto seleccionado sea el indicado, según la Circular de delegación.

• No olvides describir las obligaciones particulares que apliquen a las partes en tu contrato.

• Consulta con la Dirección de Contabilidad el material que corresponda a tu contratación.

• Detalla el presupuesto teniendo en cuenta la duración del contrato y la forma de pago.

• Recuerda adjuntar todos los soportes necesarios para el proceso de contratación.

• Diligencia todos los campos del formulario web.

• Veri�ca la comparabilidad de las ofertas.

Recomendaciones al momento de solicitar cotizaciones

• Establece las especi�caciones mínimas que requieres.

• Solicita la misma información a los proveedores invitados.

• Pide un plazo mínimo de validez de las cotizaciones. Deben estar vigentes durante el proceso de contratación.

• Veri�ca que las cotizaciones sean comparables y cubran la necesidad de la CCB.

• Veri�ca la inscripción o inscribe a los proveedores seleccionados en la Base de proveedores potenciales.

• Incluye en el formulario WEB las evidencias de solicitud y respuesta de las cotizaciones.

Nota: Te invitamos a consultar y utilizar los documentos de apoyo elaborados por la Dirección de Planeación y GestiónContractual, que te facilitaran el proceso de contratación.