Tomo 1 - El Sistema de Gestion Documental

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El sistema de gestión documental Objetivos Reconocer los diferentes contextos en los que se habla de gestión documental. Ser capaz de definir la gestión documental. Conseguir una visión integrada de los tres elementos principales que confluyen en el éxito de un proyecto de gestión documental. Conocer los problemas originados en empresas y organizaciones por la inexistencia de sistemas de gestión documental. Tener claras las razones y argumentos para implantar un sistema de gestión documental en una empresa u organización. El significado de gestión documental El término gestión documental o gestión de documentos se utiliza en varios contextos con diferentes acepciones y matices. Si nos fijamos en el significado de las palabras según el diccionario, tendremos las siguientes definiciones: "Gestión: 1. Acción y efecto de gestionar. 2. Acción y efecto de administrar. 3. Cuasicontrato que se origina por el cuidado de intereses ajenos sin mandato de su dueño. Asimismo, se entiende por gestionar hacer diligencias conducientes al logro de un negocio o de un deseo cualquiera." Documental: de las definiciones que proporciona al respecto el diccionario de la RAE, la que se ajusta a este contexto es la que define la palabra como aquello que se fundamenta en documentos o se refiere a éstos. Diccionario de la Real Academia de la Lengua Los dos términos son tan amplios que ni siquiera conseguimos reducir el significado de los conceptos si los unimos.

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  • El sistema de gestin documental

    Objetivos

    Reconocer los diferentes contextos en los que se habla de gestin documental.

    Ser capaz de definir la gestin documental.

    Conseguir una visin integrada de los tres elementos principales que confluyen en el xito de un proyecto degestin documental.

    Conocer los problemas originados en empresas y organizaciones por la inexistencia de sistemas de gestindocumental.

    Tener claras las razones y argumentos para implantar un sistema de gestin documental en una empresa uorganizacin.

    El significado de gestin documental

    El trmino gestin documental o gestin de documentos se utiliza en varios contextos con diferentes acepciones ymatices. Si nos fijamos en el significado de las palabras segn el diccionario, tendremos las siguientes definiciones:

    "Gestin: 1. Accin y efecto de gestionar. 2. Accin y efecto de administrar. 3. Cuasicontrato que se originapor el cuidado de intereses ajenos sin mandato de su dueo. Asimismo, se entiende por gestionar hacerdiligencias conducientes al logro de un negocio o de un deseo cualquiera."

    Documental: de las definiciones que proporciona al respecto el diccionario de la RAE, la que se ajusta aeste contexto es la que define la palabra como aquello que se fundamenta en documentos o se refiere astos.

    Diccionario de la Real Academia de la Lengua

    Los dos trminos son tan amplios que ni siquiera conseguimos reducir el significado de los conceptos si los unimos.

  • Actividad

    Lluvia de ideas: qu es la gestin documental?

    Si slo tenemos en cuenta los enfoques profesionales de especialistas en la gestin de la informaciny la documentacin, observamos que tampoco existe una definicin unnime del significado degestin documental.

    Ejemplos obtenidos al preguntar qu entienden por gestin documental las personas que no trabajan en el mbito dela informacin y la documentacin: la gestin para la obtencin de documentos oficiales (documento nacional deidentidad, pasaporte, etc.), la gestin necesaria para hacer un documental, ordenar los papeles de una organizacin,organizar archivos histricos, la gestin de los documentos de Internet o la organizacin de los documentoselectrnicos en la red de rea local de una empresa, etc.

    Las diferentes actitudes se analizan en los siguientes ncleos de conocimiento.

    La herencia de la archivstica y el records management

    La archivstica

    En muchos casos, la gestin documental se identifica totalmente con la archivstica. Sin duda, los archivos gestionadocumentos en alguna de las etapas de su ciclo vital. Desde los aos setenta se habla de las tres edades de losdocumentos: la edad administrativa, la edad intermedia y la edad histrica. As, nuestro sistema de archivos distingueentre archivos de gestin, archivos intermedios y archivos histricos. La idea se asocia a depsitos de documentos epapel, cuya gestin permite encontrar lo que se necesita en un momento determinado. La gestin archivstica se hacentrado sobre todo en la gestin de dichos depsitos: cmo deben mantenerse las condiciones para conservar losdocumentos, cmo se tiene que organizar la entrada de documentos nuevos, cmo se eliminan los que ya han perdidinters, cmo se tienen que describir para que sea posible encontrarlos, cmo debe gestionarse la atencin al pblicoetc.

    Sin renunciar a las bases de la archivstica, que son imprescindibles para la gestin documental, y ala importante relacin entre la gestin documental y los archivos, debemos entender que gestinarchivstica no es lo mismo que gestin documental.

    El records management

    Los archiveros anglosajones (sobre todo americanos) plantearon una ruptura en el seno de la archivstica con elconcepto de records management, que inclua desde la creacin de los documentos, su mantenimiento y uso hasta sdisposicin; y dejaba la gestin de los archivos (depsitos, polticas de acceso, etc.) a los especialistas en archivoshistricos. De esta manera, en ingls se distingue entre records managers y archivist, que son considerados dosprofesionales diferentes.

    Segn el diccionario de ingls, record se traduce como documento, registro o archivo. En la mayor parte de lasocasiones, records management se traduce por gestin de documentos, como cuando aparece la expresindocument management, utilizada fundamentalmente en tecnologas aplicadas como veremos en el ncleo deconocimiento "La influencia de las aplicaciones informticas".

    ARMA International

    La Association of Records Managers and Administrators (ARMA International) es una de las ms prestigiosasasociaciones que agrupa a los profesionales del records management. Recientemente ha ampliado su perspectiva, ysu subttulo oficial es The Association for Information Management Professionals. En su sitio web siempre hayinformacin de inters profesional. Sus publicaciones son muy interesantes (http://www.arma.org/).

    En su cdigo de tica define al profesional de la gestin de los documentos (records) como el responsable degestionar la creacin, uso, mantenimiento y disposicin de los documentos (records) generados en el funcionamientonormal de todo tipo de organizaciones.

  • Los records o documentos a los que se refiere el records management son aquellos elementos de informacinregistrada que proporcionan evidencias sobre las acciones llevadas a cabo por la organizacin. Los recordspertenecen a la empresa u organizacin, mientras que los documentos de trabajo pertenecen a las personas que loscrean.

    En Estados Unidos, el concepto de record est totalmente aceptado y todo el mundo entiende qu son los records deuna compaa. Es muy frecuente que en el cine encontremos la traduccin 'registros de una compaa', hecho quesiempre nos deja la sensacin de que las empresas se comportan como policas paralelas.

    El enfoque de records management, enriquecido con enfoques ms amplios sobre la gestin de losdocumentos, los datos y la informacin, producidos sobre todo por la progresiva sustitucin delpapel por documentos e informacin electrnica, es la base del concepto de gestin documental.

    Las tendencias que se observan en la utilizacin de los documentos electrnicos en las organizaciones suponen undesafo y una oportunidad para los gestores de informacin.

    La gestin de los documentos cientfico-tcnicos

    Podemos encontrar en numerosas ocasiones las denominaciones gestin documental o sistemas de gestindocumental para hacer referencia a todo el proceso de gestin de los documentos cientfico-tcnicos, que resultafundamental en las bibliotecas y centros de documentacin.

    La gestin de grandes masas de informacin textual, es decir, de fondos documentales, basa todos sus esfuerzos enla recuperacin de la informacin.

    La recuperacin de la informacin es la representacin, la identificacin, la seleccin y la extraccin de losdocumentos ms relevantes de un fondo documental para solucionar las necesidades de los usuarios.

    Las aportaciones de este campo de estudio, que renace con la introduccin de los ordenadores para la recuperacinde la informacin, son fundamentales para entender el amplio concepto de gestin documental.

    La gestin de documentos en las organizaciones actuales incluye un campo mucho ms amplio que lagestin de los documentos cientfico-tcnicos. stos forman lo que habitualmente se conoce comofuentes externas de informacin, cuya gestin debe complementarse con la gestin de losdocumentos producidos internamente.

    Sin embargo, numerosos profesionales de reconocido prestigio consideran que la gestin de documentoscientfico-tcnicos tiene que ser el objeto nico de un documentalista. Por este motivo, la expresin gestindocumental puede encontrarse para hacer referencia slo a este contexto.

    L. Codina (1999, mayo). "Informacin documental: lmites y propuestas". En: El profesional de la informacin (vol. 8,nm. 5, pgs. 4-9).

    La influencia de las aplicaciones informticas

    Desde el principio de los noventa en Estados Unidos y un poco ms tarde en nuestro pas se comercializanaplicaciones informticas para la gestin de documentos o gestin documental. La proliferacin en el mercado de esttipo de soluciones ha unido el concepto de gestin documental a las funcionalidades y puesta en marcha de lasmencionadas aplicaciones. En ingls, este enfoque se conoce como document management, y las aplicacionesinformticas que lo soportan, EDMS (Enterprise Document Management System); de esta manera se diferencia estaexpresin del records management estudiado en el ncleo de conocimiento "La herencia de la archivstica y el recordmanagement".

  • Gestin documental (document management) es el conjunto de productos y servicios orientados a la gestinde repositorios que permiten el control y la revisin de los documentos electrnicos localizados en toda laorganizacin. Sin embargo, la gestin documental efectiva incluye el uso de estos tipos de productos y ms.La integracin de la gestin de imgenes (imaging), los flujos de trabajo (workflow), trabajo en grupo(groupware), reconocimiento ptico de caracteres y otras tecnologas, acompaada por la aplicacin realistade las normas y la gestin organizativa inteligente de esos documentos es lo que hace efectiva la gestindocumental.

    Defining Document Management. En el sitio web de AIIM International.

    El concepto de gestin documental ha sido influido tambin por la aplicacin de otras tecnologas de gestin de lainformacin y gestin de datos, entre las que se encuentran principalmente los sistemas de workflow, el datawarehouse y la gestin de bases de datos corporativas, cuyo mayor exponente son los ERP (Enterprise ResourcePlanning). Estas aplicaciones informticas no se centran en la gestin de los documentos, pero la visin integral quedebe presidir la concepcin de los sistemas de informacin en las organizaciones hace que todos los elementos estinterrelacionados y sean independientes.

    AIIM (Association of Information and Image Management) es la asociacin ms importante que incluye a todos losproveedores de soluciones para la gestin de la informacin. Se fund en 1983 como una evolucin de la NationalMicrofilm Association, y aadi a los mtodos tradicionales de gestin de documentos, como el microfilm, todas lastecnologas conocidas como gestin de la informacin y de los documentos. Su web http://www.aiim.org/ es siempreun sitio recomendable para encontrar mucha informacin de inters profesional.

    La gestin documental en las organizaciones actuales debe tener en cuenta que los documentos quehay que gestionar tienen una naturaleza muy distinta de los documentos tradicionales en papel.

    La tendencia no es slo a sustituir los documentos en papel por documentos electrnicos creados con distintasaplicaciones informticas. Adems, existen indicios suficientes para pensar que la aplicacin de estas tecnologassupone la desaparicin paulatina de algunos documentos tal y como los hemos concebido hasta ahora.

    Cuando una persona realiza un pedido mediante un formulario que aparece en un sitio web de Internet, el documentodel pedido no se almacena o guarda en forma de documento. Su informacin va a parar a una base de datos querene toda la informacin sobre el pedido. Los documentos de pedido han desaparecido y, sin embargo, todosentendemos la importancia que tiene para la organizacin el hecho de que esa informacin se gestione de un modoadecuado.

    Actualmente no se puede definir la gestin documental sin tener en cuenta que la implantacin de lamisma debe contar con la existencia de herramientas informticas que gestionan la informacindentro de las organizaciones.

    El mdulo "Las herramientas tecnolgicas" de esta asignatura se dedica especialmente al anlisis de las herramientainformticas que intervienen en la gestin documental.

    La gestin documental

    Partiendo de la base de que no existe una definicin nica de gestin documental y que tanto semnticamente compor el uso que los profesionales hacen de la expresin no podemos invalidar ninguna de las existentes, noslimitaremos a definir gestin documental para el propsito de esta asignatura.

    Consideramos gestin documental al conjunto de actividades especficas que permite coordinar ycontrolar de forma sistemtica todos aquellos aspectos relacionados con la creacin, recepcin,organizacin, almacenamiento, preservacin, acceso y difusin de los documentos en unaorganizacin.

    En este enfoque vamos a tener en cuenta que la gestin documental no es una actividad aislada dentro de las

  • organizaciones y que, por lo tanto, debe integrarse a la gestin de la informacin y la gestin del conocimiento.

    La gestin documental se puede aplicar sobre tres tipos de documentacin

    La documentacin interna. La que se recibe o genera en el ejercicio de la actividad cotidiana. Habitualmente seconceptualiza como documentos de archivo.

    La documentacin externa. La que se ha generado fuera de la organizacin pero contiene informacin tcnica,comercial, legal, informativa, etc. que se necesita para la toma de decisiones y conocimiento del entorno.Habitualmente es la de centro de documentacin o biblioteca.

    La documentacin pblica. La que se pone a disposicin del pblico para que conozca las actividades de laorganizacin con fines promocionales, para cumplir con preceptos legales o como parte de la propia actividad.Esta actividad ha crecido en todas las organizaciones a causa del boom de Internet y la casi obligatoriedad detener un sitio web en la que se encuentran todas las organizaciones.

    Esta asignatura se centrar en el estudio de la gestin de la documentacin interna, si bien al tratarsede un enfoque integrado se harn numerosas referencias al tratamiento de la documentacin externay pblica.

    La gestin de la informacin engloba algo ms que los documentos

    Adems de la gestin de los documentos, que est incluida en la gestin de la informacin, existe otro tipo deinformacin en las organizaciones que nunca se plasma en documentos. Fundamentalmente, se trata de las bases dedatos corporativas que recogen los datos de gestin y produccin. La gestin y explotacin de esta informacin estestrechamente ligada a la gestin de documentos.

    La gestin del conocimiento

    Las ltimas tendencias en la gestin de empresas nos hablan de la importancia de la gestin del conocimiento comoestrategia para el desarrollo y pervivencia de las empresas en la nueva economa globalizada.

    Para llegar a la gestin del conocimiento es necesario tener una buena gestin de la informacin y la documentacin.Pero para convertir la informacin en conocimiento se necesita algo ms que una buena gestin de la informacin. Lagestin del conocimiento se consigue cuando una organizacin es capaz de explicitar el conocimiento tcito de laspersonas que la componen mediante la adecuada gestin de los recursos humanos y la adopcin de polticasestratgicas determinadas.

  • Basado en la obra de Sainz Carrasco, A. (1999). La gestin del conocimiento en lasorganizaciones: captura, tratamiento y difusin de datos e informacin. Madrid.

    La importancia de los documentos electrnicos

    La importancia cada vez mayor que las organizaciones otorgan a la gestin documental se basa en las disfuncionesorganizativas que se han introducido en las organizaciones con la automatizacin de sus procesos y el crecimientoexponencial de los documentos electrnicos, que en pocos lugares han supuesto una reduccin drstica de losdocumentos en papel.

    Por lo tanto, actualmente hay que insistir en que la gestin documental incluye tanto los documentos en papel comolos documentos electrnicos y todas las relaciones de los documentos con otros sistemas de gestin de lainformacin.

  • Actividades

    Elegid la definicin de gestin documental que se considera correcta y justificad por qu las dems no lo son:

    1. La gestin documental es la implantacin de una estrategia de informacin orientada a conseguir los objetivosinformativos de una organizacin dentro del marco de los recursos disponibles.

    2. La gestin documental es el proceso de preservacin de todas las transacciones oficiales de la empresa,registros de tomas de decisiones y documentos de importancia transitoria que estn representadas en laorganizacin en forma de algn tipo de documento, independientemente de su soporte.

    3. La gestin documental se ocupa de la informacin cognitiva, que es la que est formada por el conjunto dedatos, saberes y conocimientos que genera la humanidad, y que se hacen pblicos mediante distintaspublicaciones.

    4. La gestin documental es aquella que permite la conservacin y difusin de los documentos histricos de unaorganizacin.

    5. La gestin documental (document management) es el conjunto de productos y servicios orientados a la gestinde repositorios que permiten el control y la revisin de los documentos electrnicos localizados en toda laorganizacin.

    6. La gestin documental es el conjunto de actividades especficas que permite coordinar y controlar de formasistemtica todos aquellos aspectos relacionados con la creacin, recepcin, organizacin, almacenamiento,preservacin, acceso y difusin de los documentos en una organizacin.

    Soluciones

    1. La gestin documental es una parte (subconjunto) de la estrategia de informacin (observad la imagen 1 delncleo de conocimiento 5).

    2. El concepto gestin es mucho ms amplio que la preservacin (consultad la definicin de gestin en el ncleode conocimiento 1).

    3. En esta asignatura se considera que el campo de la gestin documental abarca mucho ms que losdocumentos cientfico-tcnicos (ncleo de conocimiento 3).

    4. La definicin es cercana al concepto tradicional de la archivstica. No se consideran materia de la gestin de ladocumentacin la produccin de los documentos y su etapa de gestin (ncleo de conocimiento 2).

    5. La definicin slo se centra en los documentos electrnicos. Visin puramente informtica (ncleo deconocimiento 4).

    6. Definicin correcta (ncleo de conocimiento 5).

    La gestin documental incluye todas las actividades especficas relacionadas con los documentos en unaorganizacin.

    Se consideran documentos tanto los internos como los externos y los realizados para la difusin pblica.

    La integracin de la gestin de los documentos electrnicos es el desafo ms importante en la gestin documental.

    Los pilares bsicos del sistema de gestin documental

    Un sistema puede definirse como un conjunto de elementos interrelacionados entre s que interactan para conseguiuna finalidad determinada. Todo sistema se compone de tres elementos bsicos: entradas (input), proceso y salidas(output). En un sistema de gestin documental, las entradas estaran constituidas por los documentos que laorganizacin genera o recibe en el ejercicio de su actividad; el proceso estara formado por las diferentes tareas detratamiento que se llevan a cabo sobre dichos documentos (descripcin, clasificacin, ordenacin, etc.), y las salidas

  • se refieren al acceso a los documentos una vez se han sometido al tratamiento adecuado.

    Para aplicar la gestin documental a las organizaciones es necesario establecer un sistema degestin documental (SGD).

    La puesta en marcha de un sistema de gestin documental requiere tres pilares bsicos para que su funcionamientosea posible.

    El diseo conceptual

    El diseo conceptual debe ser un elemento previo a cualquier implantacin de un SGD y debe ser independiente delas soluciones tecnolgicas que se apliquen para su puesta en marcha. Aunque este diseo debe ser revisado ymodificado para que se adapte a las circunstancias cambiantes, debe constituir un modelo que vaya ms all de lastecnologas en las que se basa.

    El diseo tiene que incluirse en el sistema de informacin de la organizacin, de modo que presente un modelo deintegracin de las distintas unidades que lo componen.

    Ejemplo: modelo de diseo de sistema de informacin integrado de la Superintendencia General de Valores de CostaRica, organismo de la Administracin encargado de la supervisin y control del mercado de valores.

    Concepcin general del sistema

  • Los objetivos que hay que desarrollar.

    El mbito de aplicacin del sistema.

    Los subsistemas que lo integran.

    La atribucin de funciones y responsabilidades.

    Elementos operativos del sistema

    Definicin de la estructura documental a partir de criterios funcionales.

    Creacin del sistema de clasificacin general de la documentacin.

    Determinacin de los ciclos de vida de los documentos y de los datos, tanto en soporte papel como en soporteelectrnico.

    Establecimiento de la poltica general y los mecanismos de conservacin y eliminacin de documentos, encualquiera de sus soportes.

    Determinacin de los niveles de confidencialidad para las distintas series de documentos y datos.

    Elaboracin de las instrucciones para la gestin documental.

    Determinacin de los requisitos para la incorporacin de los documentos a las bases de datos: homogeneizacide criterios en materia de incorporacin de informacin a los sistemas informticos, aplicacin de criterios osistemas de catalogacin e indexacin de documentos, etc.

    Creacin del sistema de relaciones necesario con los otros subsistemas para controlar los expedientesadministrativos.

    Establecimiento de pautas para la creacin de documentos, control de versiones, elaboracin de formularios ycirculacin de documentos.

    Establecimiento de los indicadores para la evaluacin del funcionamiento del sistema.

    Las herramientas informticas

    Partiendo de la base de que gran parte de los documentos que debemos gestionar son documentoselectrnicos, no se puede implantar un SGD sin contar con herramientas informticas.

    El nivel de sofisticacin de las mismas depender del tamao y potencial econmico de la organizacin. Y en todocaso, el nivel de inversin siempre debe estar justificado por los resultados que hay que obtener.

    El nivel mnimo necesario tiene los siguientes componentes:

    Ordenadores en red local. En ordenadores aislados no se puede montar un sistema de gestin documental, yaque perderamos uno de sus principios bsicos: el acceso a los documentos desde cualquier punto de la red.

    Herramientas ofimticas que nos permitan crear documentos y bases de datos. Actualmente, el paqueteMicrosoft Office se ha convertido en estndar de facto.

    Sistema de comunicacin interno que nos permita enviar y recibir mensajes desde cualquier ordenador de laorganizacin.

    El mdulo "Las herramientas tecnolgicas" profundizar en toda la gama de herramientas existentes en el mercadopara la gestin documental.

    Es un error pensar que la compra de una herramienta informtica sofisticada de gestin documentalnos asegura la implantacin de un sistema eficaz.

    La cultura informacional

    Para que el sistema funcione es preciso que los individuos que tienen que usarlo compartan una cultura comn. Lospuntos clave de esta cultura son los siguientes:

  • Ser conscientes de que los documentos no son una propiedad particular, sino que pertenecen a la organizacin

    Actividades

    Confeccionad una lista de elementos que hay que tener en consideracin para cada uno de los tres apartadoscuando se implanta un SGD. Debis incluir un mnimo de tres elementos por apartado.

    Diseo conceptual (lista)

    Herramientas informticas (lista)

    Cultura informacional (lista)

    Los pilares bsicos de un SGD son el diseo conceptual, las herramientas informticas y la culturainformacional.

    La falta de alguno de los tres pilares asegura el fracaso en la implantacin de un SGD.

    Estar convencidos de que compartir informacin y trabajar en equipo es una forma de mejorar el trabajorealizado.

    Tener la suficiente confianza en el sistema para no tener que recurrir a guardar particularmente pruebas de larealizacin de nuestro trabajo.

    Tener capacidad de utilizar la informacin, evaluar su fiabilidad y aplicarla en la resolucin de un problema otoma de decisin.

    Los problemas en las bases de las organizaciones

    Las organizaciones actuales estn compuestas en gran parte por personas que trabajan fundamentalmente condocumentos e informacin (en ingls se utiliza la denominacin white collar, en contraposicin con los trabajadoresdirectos de la produccin, blue collar). La aplicacin de distintas tendencias del management, las tecnologas y laspolticas estratgicas ha cambiado fundamentalmente la forma de trabajar de muchas organizaciones en muy pocotiempo. En muchas organizaciones se han ido quemando etapas muy rpido, lo que ha dejado la sensacin de que lagestin documental no acaba de estar resuelta:

    Primero fueron los papeles

    Cuando la informacin se documentaba casi exclusivamente en papel, se haca necesario gestionar los documentoscon unos criterios de orden y organizacin que permitieran acceder a tales documentos, preservar los que constituanprueba o aportaban valor, y tirar los que a medio o largo plazo no eran necesarios, con el fin de evitar la saturacin delos archivos. Esta funcin estaba perfectamente definida en las organizaciones de hace sesenta y cincuenta aos. Sinembargo, en algunos casos empiezan a existir disfunciones en este sistema que provienen de la multiplicacin de losdocumentos que deben manejar las organizaciones (introduccin de las fotocopiadoras de forma generalizada) y de limplantacin de nuevos sistemas de gestin de la informacin (los ordenadores) y las comunicaciones (el tlex, perosobre todo, posteriormente, la popularizacin del fax y, de forma ms reciente, del correo electrnico).

    En organizaciones que han tenido una larga vida y que han conservado sus archivos, puede observarse en muchoscasos una ruptura en las series de documentacin conservada que se hace muy visible a partir de los aos setenta. Lnormal en este tiempo es encontrar documentacin mucho ms desorganizada, con numerosas copias, en cajas ycajas de cintas de ordenador conservadas como sustitucin de los documentos, pero que obviamente hoy sonilegibles; o grandes listados de ordenador en "papel pijama", que constituyen un rompecabezas difcil de reconstruircuando se intenta obtener informacin de esta poca.

    Luego llegaron los datos

    La creacin de bases de datos corporativas que se almacenan en los grandes ordenadores permite acceder a la

  • informacin sin necesidad, en muchos casos, de consultar o visualizar el documento. Esto hace que, en muchasempresas, se piense que no es necesario perder tiempo en organizar los documentos, con lo que stos empiezan a"almacenarse" sin la aplicacin de ningn tipo de sistema. Es difcil encontrar una poltica definida sobre cmo van aconservarse esas bases de datos, y es relativamente normal que datos histricos se hayan perdido cuando se hacambiado de aplicacin.

    Todo el mundo ya tiene su PC

    Los documentos se producen de forma descentralizada; algunos se imprimen en papel, otros no. Los archivos de lasempresas empiezan a ser indistintamente los directorios y subdirectorios de los PC, o de las correspondientesunidades de la red local, adems de los cajones particulares de documentos de cada persona o departamento.

    El escner y la oficina sin papeles

    Cuando el caos empieza a ser considerable, la industria informtica llega con la solucin salvadora: el escner paraintroducir los documentos en papel en el ordenador, de modo que la oficina sin papeles es posible. Para encontrar losdocumentos no es necesario ms que un sistema de OCR, que permite convertir en texto lo que se ha digitalizado, yun buscador potente. Las organizaciones que se lanzaron a esta solucin sin un sistema previamente diseado y unaplanificacin adecuada se aseguraron importantes fracasos que han causado un cierto escepticismo sobre la "gestindocumental".

    Intranet y gestin documental

    La intranet se convierte en la nueva panacea para la gestin de la documentacin. Los departamentos de informticalos proveedores de herramientas lanzan una nueva consigna; hablar de gestin de la documentacin significa hablarde publicacin en la intranet y, por lo tanto, de convertir documentos en HTML, PDF, XML, etc. Sin embargo, elcrecimiento de las intranets corporativas de las grandes empresas, que recogen miles de documentos, plantea unanueva dimensin de la gestin documental. Se deben gestionar los documentos de la intranet para poder proporcionaun buen acceso, controlar su vigencia, asegurar la publicacin de las ltimas versiones, etc.

    La ltima ola: gestin del conocimiento

    El problema de la gestin documental ya parece superado; ahora, lo que hay que gestionar es el conocimiento. Lasorganizaciones se lanzan a poner en marcha herramientas tecnolgicas para la gestin del conocimiento sin tenersolucionada la gestin de la documentacin y la informacin.

    Sin embargo, los problemas cotidianos siguen siendo los mismos.

  • La visin de los mandos intermedios y directivos

    Necesidad de mayor eficiencia

    Eficiencia = consecucin de los objetivos al menor coste posible.

    En las organizaciones actuales, la mayor preocupacin de mandos intermedios y directivos es poner los mediosadecuados para conseguir una mayor eficiencia. Y la gestin documental es un factor importante que hay que tener ecuenta. Gran parte del tiempo de los trabajadores white collar transcurre creando documentos, envindolos,recibindolos, archivndolos y buscndolos. Cualquier medio que pueda servir para que los tiempos en realizar estasfunciones se acorten coincide con la visin de los directivos y los mandos intermedios.

    Necesidad de liberar espacio fsico

    En las oficinas actuales el espacio fsico ocupado por el papel es un problema importante. Los costes del espaciosiempre preocupan a las ms altas esferas. Adems, la nueva concepcin de espacios de oficina difanos, quemejoran la comunicacin y el trabajo en equipo, est totalmente reida con la acumulacin de papel. En los mandosintermedios se produce habitualmente una saturacin de papel importante que se quiere resolver sin perder ningunade las informaciones que proporciona.

    La visita a cualquier "edificio inteligente" de oficinas en el centro de nuestra ciudad puede servir para comprobar elpoco espacio pensado para la acumulacin de papel. Suelen ser habituales las experiencias traumticas de mudanzaa oficinas mucho mejores, slo por el hecho de no encontrar sitio para guardar los "papeles".

  • Necesidad de encontrar la informacin cuando se necesita

    Un directivo que pide algo y lo tiene en un tiempo razonable encima de su mesa no se preocupa de cmo funciona elsistema por el que se accede a la informacin. Sin embargo, cuando sufre o ha sufrido una mala experiencia,entonces quiere buscar soluciones definitivas a esta cuestin.

    Los casos de extrema gravedad no son generalmente frecuentes. Lo normal ante una peticin de un directivo es quetodo el mundo deje lo que tiene que hacer para buscar el documento perdido (esta prdida de horas es difcilmentecuantificable). Por otra parte, es frecuente que los documentos se multipliquen para poder encontrarlos por distintoscriterios cuando la direccin los reclama.

    Informacin, datos y conocimiento para la toma de decisiones

    Aunque la cualidad ms apreciada en los directivos y empresarios espaoles es su capacidad de improvisacin, cadavez existe una tendencia mayor a considerar que las decisiones deben tomarse a partir de recabar informacin precisy adecuada.

    Razones para la implantacin de un SGD

    Las razones para implantar un sistema de gestin documental son diferentes en cada organizacin y, por lo tanto,deben adaptarse a cada contexto.

    Implantar un sistema de gestin de documentos en la empresa requiere una inversin inicial y tieneunos costes de mantenimiento reales. A la larga, esta implantacin debe suponer un beneficio para laorganizacin de modo que esta inversin encuentre su rentabilidad.

    Habitualmente existe una serie de peligros visibles que se ven como posibles causas de prdidas econmicas:

    Aumento descontrolado de la produccin

    Proliferacin de versiones

    Multiplicacin de copias

    Almacenamiento desordenado

    Acceso ruidoso

    Prdida del contexto

    Prdida del valor probatorio

    En la mayor parte de los casos, estos sntomas no constituyen ms que la punta del iceberg.

    Razones econmicas

    Documentos innecesarios representan costes innecesarios

    El hecho de conservar documentos que no se necesitan tiene implicaciones de espacio fsico, adems de los costesasociados a su manipulacin y archivo. La acumulacin de documentos y copias crea una bola de nieve que conducea la falta de control sobre dnde estn y dnde tienen que estar los documentos originales, qu copias deben existir,cules tienen valor aadido para obtener la informacin que se necesita. Todos estos elementos pueden confluir enuna prdida de eficiencia en el modo de operar.

    Objetivo que hay que conseguir con la implantacin de un SGD

  • Reduccin de los costes de almacenamiento y gestin de los documentos

    Debido a los procesos de seleccin que se derivan de la propia implantacin del SGD, la organizacin podrdesprenderse de mucha documentacin que resulta intil.

    Al existir un procedimiento conocido por toda la organizacin, el proceso de creacin y almacenamiento de losdocumentos se puede realizar ocupando menos tiempo de las personas.

    Con un SGD se reduce enormemente el volumen y los costes del papel, as como del almacenamiento, ya quemuchos documentos se pasarn a conservar en formatos menos voluminosos.

    Documentos no disponibles o ilocalizables cuestan tiempo y dinero

    Se han intentado diferentes cuantificaciones para medir el tiempo que se pierde en las organizacionesfundamentalmente en dos conceptos:

    La recuperacin de un documento tericamente bien archivado

    La bsqueda de documentos perdidos

    Independientemente del hecho de que en cada organizacin el nmero de horas destinadas a esta tarea sondiferentes, cada vez que se hace una aproximacin los directivos se sorprenden de la cantidad de horas perdidas.

    Objetivo que hay que conseguir con la implantacin de un SGD

    Obtener eficiencia organizativa

    El SGD nos asegura una eficiencia en la organizacin de los documentos de modo que siempre estn recuperables ydisponibles para su uso, tanto fsica como conceptualmente.

    Procesos burocrticos o documentos errneos producen servicios de mala calidad

    Los circuitos documentales complicados conducen a la burocratizacin de los procesos. A veces, la propia gestin dedocumento cobra ms importancia que su finalidad ltima. Si adems se utilizan mal los documentos existentes, esmuy probable que los servicios prestados por la organizacin se resientan.

    Objetivo que hay que conseguir con la implantacin de un SGD

    Utilizar la informacin y los documentos de manera adecuada en los procesos de prevencin y eliminacin derrores

    Este hecho incide directamente en los beneficios obtenidos, ya que a medida que se reduce la calidad de un servicio,aumenta la insatisfaccin del cliente y, por lo tanto, baja la actividad de negocio.

    Razones informativas

    Los documentos responden a mltiples necesidades informativas de la organizacin

    En muchas ocasiones, la falta de un sistema que permita compartir y reutilizar la informacin contenida en losdocumentos comporta la necesidad de "inventar la rueda" cuando se aborda un nuevo proyecto o se requiere unainformacin concreta. Es habitual que las organizaciones busquen informacin que no saben que tienen en susdocumentos.

    Objetivo que hay que conseguir con la implantacin de un SGD

  • Asegurar las funciones informativas dentro de la organizacin

    Memoria corporativa. Referencia histrica. Bsqueda de antecedentes.

    Las buenas decisiones requieren buena informacin

    La buena marcha econmica de una organizacin se basa, en gran medida, en la capacidad de sus responsablespara la correcta toma de decisiones.

    Objetivo que hay que conseguir con la implantacin de un SGD

    Ofrecer apoyo a la toma de decisiones

    Con un SGD adecuado, el proceso de toma de decisiones se facilita mucho, y este hecho supone la posibilidad deobtener beneficios ms elevados.

    Razones de proteccin jurdica

    Gran parte de la documentacin que conservan las organizaciones est sujeta a prescripcin legal, motivofundamental para su conservacin en muchos casos. As, la documentacin contable, la relativa a pago de impuestosla que refleja las relaciones de la organizacin con sus empleados, etc. debe estar disponible durante un periododeterminado de tiempo en funcin de la posibilidad de que sea requerida para cualquier tipo de trmite administrativoo legal. De este modo, existen razones para la implantacin de un SGD desde este punto de vista, entre las cuales sepueden destacar las siguientes:

    Necesidad de documentar las actuaciones de la empresa

    Si desde cualquier mbito se decide iniciar una accin legal contra la organizacin, debida a alguna de las actuacioneque ha llevado a cabo, la posesin de la documentacin que pruebe tal actuacin le servir como apoyo para sudefensa.

    La coexistencia de la documentacin en papel con datos y documentos electrnicos se produce en la mayora de lasorganizaciones sin que existan unas polticas claras sobre el tratamiento que se deben aplicar a los distintos soportesEste hecho crea un problema tanto en el acceso (obliga a buscar utilizando diferentes sistemas y soportes) como en emantenimiento a medio y largo plazo de los documentos que deben testimoniar la actividad de la organizacin.

    Asimismo, el rediseo y la reingeniera de procesos han concentrado grandes esfuerzos en la supresin dedocumentos en papel. Este hecho ha afectado en mayor o menor medida a lo que podramos denominar documentooperativos. Al desaparecer, los contenidos de esos "antiguos" documentos han pasado a formar parte de las basesde datos transaccionales de las empresas. Estas bases de datos se convierten en s mismas en "documentos nuevosque reflejan las operaciones empresariales, y en muchos casos dan fe de ellas. Sin embargo, el cambio deprocedimiento no ha ido acompaado de una reformulacin de las polticas sobre lo que es necesario preservar por svalor jurdico e informativo y lo que puede ser susceptible de destruccin.

    Objetivo que hay que conseguir con la implantacin de un SGD

    Ofrecer apoyo ante posibles acciones legales

    Las organizaciones deben cumplir los requerimientos legales y contractuales. En toda organizacin existe la necesidade controlar y preservar los documentos con valor jurdico, probatorio y legal, ya que, por imperativo legal o judicial,algn rgano de la Administracin, un trabajador, un cliente, etc. puede exigirlos en cualquier momento.

    Razones de preservacin histrica

    Sin duda alguna, la documentacin que genera y recibe una organizacin es fiel reflejo de las actividades quedesarrolla. Mediante sta, se pueden conocer tanto el funcionamiento interno de la misma como sus relaciones con eexterior.

    As, los documentos organizativos conservados durante aos nos proporcionarn una visin acerca de cmo haevolucionado histricamente, cmo ha cambiado su organizacin interna, los responsables, las lneas de trabajo, laslneas de negocio, etc.

  • Las razones de preservacin histrica son siempre las menos importantes en el entorno empresarial,pero pueden tener ms importancia en otro tipo de organizaciones.

    Las razones para implantar un SGD deben adaptarse al contexto de cada organizacin.

    Estas razones deben relacionarse con los objetivos que hay que conseguir con la implantacin del SGD.

    Existen razones de tipo econmico, informativo o de proteccin legal, as como razones de preservacin histrica enalgunos casos.

  • Conceptos clave en la gestin documental

    Objetivos

    Conocer conceptos bsicos que se aplican en el diseo de un sistema de gestin documental procedentes dela archivstica tradicional.

    Identificar documentos clave en el entorno empresarial para poder aplicar estructuras clasificatorias.

    Identificar la tipologa de los documentos segn sus soportes.

    Tipos documentales

    Introduccin

    Los fundamentos y conceptos bsicos utilizados para el tratamiento de la documentacin interna de la empresaproceden de la archivstica tradicional. Esta disciplina ha desarrollado, a lo largo de los siglos, una metodologa muycentrada en la gestin, conservacin y difusin de la documentacin, principalmente en archivos de laAdministracin pblica. Cuando aplicamos estos conceptos al entorno empresarial, es necesario adaptarlos a larealidad de la empresa -a sus necesidades, dimensiones, requerimientos legales y necesidades de preservacin.

    Concepto de documento

    La definicin de documento viene recogida en la Ley de Patrimonio Histrico Espaol (ttulo VII, cap. I, art. 49-1).Se entiende por documento lo siguiente:

    "[...] toda expresin en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresin grfica, sonorae imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes informticos. Seexcluyen los ejemplares no originales de ediciones."

    Principios fundamentales de la archivstica

  • El criterio funcional

    Cada unidad documental es la materializacin de una funcin o competencia especfica, y se produce en el marcode una actuacin concreta regulada por una norma de procedimiento.

    El criterio orgnico

    Cada una de las funciones o competencias tiene un sujeto encargado de realizarlas: una unidad administrativa.

    Estos dos criterios son las bases sobre las cuales se articulan los conceptos de tipo documental, serie documental ycuadro de clasificacin.

    Definicin de tipo documental

    Es el trmino o expresin que condensa las caractersticas tanto de origen como formales e informativas de unaunidad documental distinta de otra.

    Ejemplo de unidades documentales diferentes

    Factura: documento que refleja la cuenta detallada de una operacin comercial. Sujeto por ley a unos requisitosformales determinados.

    Informe: documento elaborado a peticin de una parte interesada en conocer la opinin de otra entidad o persona.

    Nota interior: comunicacin, que indica generalmente procedimiento, que hay entre unas oficinas y otras de unamisma empresa u organizacin.

    Dictamen: documento que refleja la opinin de un organismo oficial, normalmente con condicin de colegio, quesuele tener carcter vinculante.

    Contrato: documento aceptado por las dos partes que se obligan a observar una serie de pactos, en el cual seespecifican los derechos y obligaciones de los contratantes.

    Correspondencia: comunicacin exterior emitida o recibida por las empresas u organizaciones.

    Currculum: hojas de servicio documentado en las que constan los antecedentes de una persona en el ejercicio desu profesin.

    Definicin de archivstica

    Unidad documental producida por un organismo en el desarrollo de una competencia concreta,regulada por una norma de procedimiento y cuyo formato, contenido informativo y soporte sonhomogneos.

    As vemos que aplicando el criterio funcional se deduce que a cada funcin o competencia especfica lecorresponde un tipo documental.

    Estas unidades documentales pueden constituir tipos documentales simples o compuestos de distintosdocumentos. Estos ltimos se denominan expedientes.

    Los tipos documentales son los siguientes: expedientes de personal, informes tcnicos, expedientes de obras,correspondencia.

    Segn el tipo de organizacin: una determinada unidad documental, por ejemplo un dictamen, puede formar partede un expediente de obras o ser un tipo documental especfico de una unidad organizativa del organismo que sededica a emitir dictmenes.

    Los tipos documentales en la empresa

    Hay un dicho de los ingenieros forestales segn el cual para la gran masa de la poblacin urbana que apenas sabede ciencias naturales slo hay tres tipos de rboles: pinos, palmeras y rboles.

  • Algo muy parecido ocurre en la mayora de las empresas con respecto a sus documentos: para stas existenfacturas, contratos y correspondencia.

    El ltimo apartado es el peor, ya que el epgrafe de correspondencia suele consistir en un saco donde se mezclagran cantidad de tipos de documentos. De aqu proviene en gran parte la idea tan extendida de que organizar ladocumentacin consiste en escanear o digitalizar la correspondencia, y organizar los sistemas documentales apartir del registro de entradas y salidas en la organizacin. Es una idea muy extendida entre los empresarios, ypromocionada activamente por vendedores de software, que carecen de los fundamentos tericos de la gestindocumental.

    Esta situacin puede conducir a un gran error que a medio plazo imposibilite la adecuada gestin de ladocumentacin, ya que se pierde la relacin de los documentos con su procedencia, y de los propios documentosentre s.

    Expedientes

    Definicin de expediente

    Es el conjunto de documentos generados orgnica y funcionalmente por una oficina productora en la resolucin deun mismo asunto.

    El expediente ser, pues, un tipo documental compuesto.

    Expediente de personal

    Puede contener lo siguiente:

    Ficha de alta del trabajador

    Contrato de trabajo

    Renovaciones de contratos

    Reconocimientos de antigedad

    Informe de accidentes

    Bajas por enfermedad

    Liquidacin

    El expediente es un concepto fundamental que permite mantener unida toda la secuencia de documentos queresponden a un mismo proceso, tramitacin, asunto o actividad funcional.

    En los expedientes existen normalmente dos tipos de documentos:

    Esenciales: informes, dictmenes, resoluciones, etc.

    De nexo: oficios de remisin, notas internas, etc.

    El expediente en la empresa

    Al igual que ocurre con los tipos de documentos, en las empresas el concepto de expediente suele serprcticamente inexistente o limitado a tipos documentales muy claros como pueden ser los expedientes depersonal. Este hecho da lugar a que las unidades documentales que en muchas ocasiones deberan ser parteintegrante de un expediente, se ordenen y organicen por separado, de modo que se dificulta la tarea dereconstruccin de principio a fin de un determinado trmite, proceso o asunto.

    Por el contrario, el concepto de expediente es un concepto fuertemente arraigado en los organismos de laAdministracin. Por un lado, el mismo procedimiento administrativo define muy bien las secuencias de documentosque se generan a partir de un trmite determinado -por ejemplo, una concesin de una licencia de obras. Por otrolado, es muy comn que la referencia a cada uno de los trmites se realice mediante el nmero de expediente o ladenominacin del mismo. Tambin gran parte de la actividad de los profesionales de archivos en la definicin de latipologa documental de las administraciones pblicas ha contribuido a establecer y fortalecer el concepto y ladefinicin de los diferentes tipos de expedientes existentes en la Administracin.

  • En el diseo de proyectos de gestin documental es muy frecuente tener que redefinirconceptualmente expedientes, que en la empresa se consideran y se tratan como documentosindependientes.

    Normas prcticas para el tratamiento de los expedientes

    Los documentos que componen los expedientes deben guardarse preferiblemente juntos, tanto si sonproducidos dentro de la misma unidad como si provienen de fuera. En los soportes informticos tambin esimportante mantener asociado, mediante un elemento vinculante, el conjunto de documentos que componencada expediente.

    Puede haber excepciones cuando hay documentos que por su formato fsico no pueden archivarse junto conel resto de la documentacin -por ejemplo, los proyectos (documentos muy voluminosos) que forman parte deun expediente de obras.

    Hay que evitar el hecho de sacar los documentos de un expediente para formar colecciones de documentossimilares. Si se hace, hay que mantener siempre la referencia que vincula el documento con el resto de suexpediente. Las herramientas informticas permiten realizar esta tarea con facilidad.

    En la prctica, esta norma se rompe frecuentemente por necesidades informativas de las propias empresas.Por ejemplo, para crear secuencias de actas de un expediente de compras es ms fcil buscar sobre todo elconjunto que hacerlo expediente a expediente.

    Es necesario numerar los documentos y hacer una relacin de contenido de las carpetas que contienen unexpediente determinado, ya que esta accin garantiza la integridad de dicho expediente.

    ste es un caso ideal, aunque en la mayora de las ocasiones en las empresas resulta utpico numerar losexpedientes en papel por la cantidad de tiempo que exige. Las herramientas informticas facilitan esta tareaen la creacin de expedientes digitales.

    Hay que conservar los documentos en orden dentro de cada expediente.

    Hay que evitar la multiplicidad y dispersin de los expedientes (el desorden).

    No se deben extraer los documentos originales del expediente sin dejar una fotocopia o testigo.

    Tienen que graparse los documentos con sus respectivas respuestas (mejor que con clips).

    Hay que agrupar los documentos que van con el documento principal.

    Se deben identificar los expedientes con las fechas extremas, el nombre y la signatura que vayan a tener.

    Series documentales

    Definicin de serie documental

    La definicin archivstica de serie documental es "el conjunto de documentos producidos por un sujeto en eldesarrollo de una misma competencia y regulados por la misma norma de procedimiento".

    La definicin archivstica parte de aplicar el criterio de procedencia orgnica a los tipos documentales. As, cadasecuencia de tipo documental producida por un sujeto concreto constituye una serie documental.

  • Las series documentales son la base para crear la estructura de clasificacin del sistema degestin documental.

    Seran series documentales las siguientes: expedientes de personal del Servicio de Personal de la DireccinGeneral de Servicios del Ministerio de Agricultura, Pesca y Alimentacin, informes tcnicos del Servicio de Estudiosdel Banco de Espaa, etc.

    Criterio Concepto de gestin documental EjemploDocumentos (abstracto) Unidades documentales InformeUnidades documentales +funcin/competencia

    Tipos documentales Informe de auditora

    Tipos documentales + procedenciaorgnica (secuencias)

    Series documentales Informes de auditora delDepartamento de Auditora Interna

    La serie documental en la empresa

    El concepto de serie documental es completamente inexistente en la empresa. Los documentos se tienden a vercomo elementos sueltos o grupos que responden ms a una necesidad informativa que a una realidad organizativa.

    Ejemplo: se crea un archivo especfico de los informes de accidentes y enfermedad porque se necesita realizar uninforme sobre absentismo laboral.

    Nuevamente, la definicin procede de la archivstica tradicional y, por lo tanto, se adapta en gran medida a lasestructuras de funcionamiento de los organismos de la Administracin.

    Al disear el sistema documental de una empresa nos encontramos con una gran variedad de situaciones que nosobligan a adaptar estos conceptos a una realidad que sobre todo espera del sistema soluciones prcticas.

    1. En primer lugar, las pequeas y medianas empresas apenas tienen dibujados los organigramas o, enocasiones, incluso carecen de ellos. En las empresas grandes -en las que ya encontramos estructurasorgnicas ms definidas-, actualmente se impone el modelo de las denominadas estructuras matriciales,en las que las dependencias dejan de ser jerrquicas y monofuncionales. Este hecho dificulta la aplicacindel concepto de serie documental si se utiliza un criterio estrictamente orgnico.

    2. Con mucha frecuencia, en las medianas y pequeas empresas, las funciones son asumidassimultneamente por varias personas, que pueden pertenecer a un mismo departamento (unidad orgnica) eincluso puede que no exista una divisin departamental clara. En estos casos es imposible definir las seriesdocumentales a partir de criterios orgnicos, por lo que la tendencia es a que la serie documental seconsidere una secuencia de documentos derivada de la misma actividad funcional.

    3. Hay una problemtica especfica para definir las series documentales de la alta direccin de las empresas.stas trabajan generalmente sobre una gran multiplicidad de asuntos, lo que hace que en ocasiones hayaque crear "expedientes de asuntos" y utilizar algunos criterios temticos.

    Criterio Concepto de gestin documental EjemploDocumentos (abstracto) Unidades documentales InformeUnidades documentales +funcin/competencia

    Tipos documentales Informe de auditora

    Secuencia de tiposdocumentales + procedenciafuncional

    Series documentales Informes de auditora

    El diseo de un sistema de gestin documental requiere la introduccin del concepto de seriedocumental en la empresa. ste tiene que ser conocido y entendido por todas las personas queguardan relacin con los documentos.

  • Cuadro de clasificacin

    Introduccin

    Entender el concepto de clasificacin es fundamental para abordar el diseo de un sistema de gestindocumental.

    Por este motivo es importante resear la diferencia entre dos conceptos que se confunden habitualmente:

    Clasificar es separar o dividir un conjunto de elementos establecidos, clases o grupos. La clasificacin es unaactividad de abstraccin conceptual.

    Al igual que si queremos escribir un libro de recetas de cocina, en primer lugar tendremos que decidir si lasclasificamos en primeros platos, segn platos y postres o en sopas, vegetales y legumbres, pasta, carne, pescado ydulces.

    Ordenar es unir todos los elementos de cada grupo siguiendo una unidad-orden, que puede ser la fecha, elalfabeto, el nmero, etc. La ordenacin es un proceso que suele responder a unas reglas mecnicas que o bienpueden venir impuestas por la tipologa de los documentos o bien por el mismo contenido de la documentacin: porejemplo, los expedientes de personal se ordenarn por orden alfabtico de personas; los partes de trabajo, pororden cronolgico, etc.

    Del mismo modo, en nuestro libro de cocina tendremos que elegir un orden para las recetas dentro de cada uno delos apartados de la clasificacin: alfabtico, numrico, etc.

    Definicin

    La herramienta bsica del sistema de gestin documental para su aplicacin en la gestin de la documentacininterna ser el cuadro de clasificacin de documentos, en el que se identifican y codifican todas las series dedocumentos identificadas en la empresa.

    Un cuadro de clasificacin documental es una estructura jerrquica y lgica que refleja las funciones y actividadesde una organizacin que dan lugar a la creacin o recepcin de documentos.

    Al igual que las empresas y organizaciones, el cuadro de clasificacin es un instrumento vivo que hay que revisar yque es susceptible al cambio.

    Para qu sirve el cuadro de clasificacin

    a. Para que estn identificadas y codificadas todas las series de documentos de la empresa. b. Para sealizar fsicamente los archivos de documentos, organizar sus apartados o identificarlos en los

    sistemas informticos. c. Para identificar rpidamente la procedencia jurdica y/o funcional de cada serie de documentos. d. Para distinguir si son documentos originales, documentos maestros o copias. e. Para determinar los ciclos de vida de los documentos y establecer el "plan de retencin de documentacin de

    la empresa". f. Para permitir la transferencia de forma organizada, tanto de los documentos fsicos como electrnicos, a la

    situacin de archivo inactivo, e histrico. g. Para determinar a partir de este cuadro cul es el criterio de orden o cules son los criterios de recuperacin

    aplicables a cada serie de documentos.

    En el mdulo "Diseo del sistema" de esta asignatura veremos la construccin paso a paso del cuadro declasificacin de fondos de una empresa.

    Cuadro de eliminacin y conservacin

    El ciclo de vida de los documentos y las etapas de archivo

    La gestin de los documentos se debe aplicar a lo largo de todo el ciclo de vida, desde su produccin hasta laeliminacin final o envo al archivo o sistema de almacenamiento similar para su conservacin permanente.

  • El conjunto de los documentos de la empresa constituye un todo unitario que pasa por distintas etapas de vida, quese establecen en funcin del ciclo de vida de los documentos.

    Estas etapas permiten diferenciar las situaciones de los documentos en lo concerniente a su archivo.

    Archivo activo o archivo de gestin

    Es aqul en el que se almacena la documentacin an vigente, en el que las consultas son frecuentes y que,adems, requiere una localizacin inmediata y una proximidad fsica al usuario.

    Archivo semiactivo o archivo intermedio

    Aqul en el que se deposita la documentacin, vigente o no, que requiere una consulta ocasional hasta el periodoen el que proceda su expurgo (eliminacin). No son necesarias para el acceso a esta documentacin ni lainmediatez ni la proximidad fsica a las oficinas. En algunas ocasiones se ubica fsicamente en el mismo espacioque el archivo histrico.

    Archivo histrico

    Es el archivo que almacena la documentacin una vez finalizado el trmite de la operacin, en el que se puedenseguir consultando los documentos para que sirvan como antecedente, comprobante o estudio, pero quehabitualmente no se utiliza mucho. En este archivo se conservar la documentacin de inters para preservar lamemoria histrica de la compaa. Su ubicacin fsica puede establecerse en el mismo espacio que el archivosemiactivo.

    El cuadro de conservacin y eliminacin de la documentacin

    Es el instrumento que determina la duracin y el destino de las etapas para cada serie documental a lo largo de suciclo de vida y donde se determina cules se conservarn ntegramente y cules sern seleccionadas para sueliminacin total o parcial. Permite la transferencia y eliminacin ordenada de la documentacin a lo largo de lasdistintas etapas de archivo, de modo que evita la saturacin de los espacios fsicos.

    En el mdulo "Diseo del sistema" de esta asignatura se describe cmo se construye el cuadro de conservacin yeliminacin de la documentacin paso a paso.

    Los ciclos de vida y los documentos electrnicos

    Los criterios aplicables a los ciclos de vida de la documentacin son vlidos y adaptables a la documentacin quese almacena en soportes electrnicos.

    La diferencia radica en el hecho de que mientras que en las etapas de vida de archivo estamos pensando enespacios fsicos donde se gestiona la documentacin, en este caso estamos pensando en soportes dealmacenamiento electrnico, en la accesibilidad inmediata de los documentos activos y en la posibilidad de utilizarotros soportes de almacenamiento.

    Los soportes de almacenamiento electrnico tambin se saturan si no se aplica una adecuadapoltica de conservacin y eliminacin de documentos. Mantener en lnea grandes volmenes deinformacin no activa puede significar una ralentizacin innecesaria de los equipos informticoscon la consiguiente prdida de eficacia en los procesos de acceso a la informacin.

    Los ciclos de vida y los cuadros de conservacin y eliminacin de documentos en la empresa

    Los principios archivsticos bsicos sobre el ciclo de vida son perfectamente vlidos en todas las empresas,independientemente de su tamao y actividad. Sin embargo, en la realidad de la empresa, la situacin ms comnsuele ser muy distinta.

    No existe una poltica planificada que permita gestionar la documentacin a medio o largo plazo. Se tiende apensar en la organizacin de la documentacin para cubrir el corto plazo.

    A medida que los espacios fsicos se saturan, los documentos suelen empezar a almacenarse en lo que sedenomina comnmente "archivos muertos". Ah llegan sin ningn tipo de orden ni organizacin, por lo que amedida que aumenta el volumen almacenado, ms difcil resulta buscar algo necesario.

  • La decisin sobre qu guardar y qu eliminar se suele hacer mediante el mtodo de examinar losdocumentos uno a uno y decidir los que valen y los que no. sta es una tarea imposible, de la que se desistecon rapidez.

    La decisin sobre cules son los documentos "valiosos" para la empresa suele ser de carcter personal, porlo que determinadas personas de la empresa se convierten en "custodios a ttulo personal" de documentosvitales para la organizacin.

    En general, las empresas acaban conservando tres o cuatro veces ms documentos de los que deberaconservar en realidad, con la consecuente ocupacin innecesaria de espacio y prdida de eficacia.

    Un error muy frecuente es creer que se garantiza una preservacin adecuada de los documentosen soporte electrnico simplemente haciendo y guardando copias de seguridad de los datos.

    En la mayora de las ocasiones, esto no garantiza la integridad de los documentos ni los datos, ycon el paso del tiempo surge el problema de la obsolescencia de los mismos equipos y programasinformticos con que se generaron.

    El diseo de un sistema adecuado de gestin documental que prevea el ciclo de vida de los documentos pone fin atodo este tipo de situaciones.

    Test: para cada documento que se describe en la columna de la izquierda hay que sealar si es un tipo documentalsimple (T), un expediente (E) o una serie documental (S).

    1. Carta 2. Recibo de nmina 3. Carpeta de documentacin con la matrcula y la historia acadmica de un estudiante de la UOC 4. Expedientes de licencias de obras mayores de la Regidura de Urbanismo del Ayuntamiento de Barcelona 5. Informes de auditora del Departamento de Auditora Interna

    1. T 2. T 3. E 4. S 5. S

    Documentos tipo en la empresa

    En este ncleo de conocimiento se ofrece una lista de los documentos existentes en un caso real de una pyme. Sehan agrupado los documentos en cinco grupos, que pueden encontrarse en todas las empresas.

    Caractersticas de la pyme

    Se trata de una pequea empresa consultora. Sus actividades pueden centrarse en tres reas: servicios, formaciny productos. Tiene una plantilla fija de ocho personas y trabajadores temporales para los trabajos concretos. Lamedia del ltimo ao fue de quince personas en trabajos temporales.

    En el apartado de servicios, fundamentalmente se atienden proyectos de asesora y de gestin tcnica. En cuanto aformacin, se colabora en cursos muy variados, desde asignaturas universitarias hasta cursos en el mbito deempresa. En cuanto a los productos, esta empresa se encarga de la distribucin de productos de softwaredocumental, que en ningn caso son de elaboracin propia, sino que pertenecen a otra empresa.

    Documentos administrativos: todas las empresas tienen los mismos tipos de documentos, independientementede su tamao.

  • Tipos de documentos

    Documentosadministrativos

    Expedientes de personal

    Currculums recibidos

    Libro de matrcula

    Libros contables

    Crditos

    Avales

    Bancos

    Leasing

    Facturas recibidas

    Contratos

    Garantas

    Plizas de seguros

    Facturas emitidas

    Escrituras

    Poderes

    Actas del consejo de administracin

    Impuestos

    IVAIRPFIAEImpuesto sobre sociedadesDeclaracin anual de operaciones

    Seguridad Social

    Subvenciones

    Expediente de personal

    Explicacin: son todos los documentos que reflejan la vida laboral de una persona en una organizacin. Suelecontener los siguientes elementos:

    Contrato de trabajo

    Recibos de nminas

    Bajas laborales

    Justificaciones

    Certificados de empresa

    Antigedad y trienios

    Modificaciones de las condiciones laborales

    Etc.

  • Currculums recibidos

    Explicacin: son todos los currculums que llegan a la empresa para pedir puestos de trabajo. Cuando ya se hallevado a cabo una seleccin, se agrupan y se guardan como reflejo del proceso. Habitualmente contienen losiguiente:

    Currculums

    Cartas de presentacin

    Formulario de entrevista

    Libro de matrcula

    Explicacin: es un documento oficial que todas las empresas deben tener en el lugar de trabajo a disposicinde la Inspeccin de Trabajo. Hay uno por centro de trabajo.

  • Libros contables

    Explicacin: son los libros contables oficiales (presentados en el Registro Mercantil antes de julio del aosiguiente del ejercicio) en los que se resumen todas las transacciones econmicas que han tenido lugar en laempresa durante un ejercicio econmico. En el Registro se presenta en forma de libros encuadernados que nopueden ser manipulados. La empresa se queda con una copia sellada. Los libros son los siguientes:

    Libro diario

    Libro de inventario y cuentas anuales

    Incluye los siguientes elementos:

    Balance de sumas y saldos

    Inventario de inmovilizado

    Inventario de acreedores y deudores

    Inventario de cuentas financieras

    Balance de situacin

    Cuenta de prdidas y ganancias

    Memoria

    Libro del IVA, que incluye lo siguiente:

    Libro registro de facturas emitidas

    Libro registro de facturas recibidas

    Crditos

    Explicacin: expediente mediante el cual tiene lugar la peticin de un prstamo o crdito a una determinadaentidad bancaria. Habitualmente, el documento ms importante es el contrato firmado entre una determinadaentidad financiera y la empresa, y que puede ir acompaado de otro tipo de documentacin como lacomunicacin de la bajada o la subida de tipos.

    Avales

    Explicacin: concesin por parte de una entidad bancaria de avales necesarios sobre todo a la hora depresentarse a concursos pblicos, para garantizar la adecuada solvencia de la empresa y minimizar al mximolos riesgos de impago. El documento ms importante es el contrato firmado entre la entidad bancaria y laempresa, que habitualmente se guarda con copia de lo que se ha presentado y del documento de cancelacincuando se produce.

    Bancos

    Explicacin: toda la documentacin que produce la relacin con entidades bancarias como la apertura decuenta corriente, etc. Habitualmente, los contratos se guardan con toda la documentacin general de relacincon el banco, mientras que los extractos y justificaciones de operaciones se guardan de manera que sirvan deayuda para la confeccin de la contabilidad.

  • Leasing, renting, etc.

    Explicacin: documentos que reflejan un contrato de alquiler-compra de algn bien. Se hace con empresasespecializadas. El documento ms importante es el contrato, que puede ir acompaado de otros documentosexplicativos.

    Facturas recibidas

    Explicacin: las facturas emitidas por cualquier empresa o particular proveedora por la compra de suministros oprestacin de un servicio. Por lo general, se suelen encontrar con anotaciones, sellos o documentos quereflejan su inclusin en la contabilidad.

    Contratos

    Explicacin: documentos firmados que reflejan la relacin contractual entre la empresa y sus clientes.

    Garantas

    Explicacin: son las que ofrecen los proveedores por la compra de algn producto o prestacin de algnservicio.

    Plizas de seguro

    Explicacin: plizas y documentos de reclamaciones de distintos tipos de seguros (ejemplo de seguro deresponsabilidad civil, incendios, robos). Cada seguro forma un expediente.

    Facturas emitidas

    Explicacin: facturas emitidas por la empresa a sus clientes por los servicios recibidos. Los originales vandestinados a los clientes y la empresa siempre se queda con una copia. Suelen tener anotaciones, sellos odocumentos que reflejan su inclusin en la contabilidad.

    Escrituras

    Explicacin: son los documentos legales de constitucin de la empresa y sus diferentes modificaciones. Sonescrituras pblicas ante notario, que adems se tienen que presentar en el Registro Mercantil. Habitualmentetambin se guardan copias autenticadas.

    Poderes

    Explicacin: tambin son escrituras, pero mediante stos se conceden poderes a determinadas personas paraactuar en nombre de la empresa. Tienen el mismo trmite que las escrituras de constitucin. Sin estos poderesninguna persona puede actuar o firmar en nombre de la empresa.

  • Actas del consejo de administracin

    Explicacin: es legalmente preceptivo mantener una copia de las actas de las reuniones del consejo deadministracin de la empresa.

    Impuestos

    Explicacin: son los documentos que se queda la empresa una vez sellados como constancia de que hacumplido con sus obligaciones fiscales.

    IVA (impuesto sobre el valor aadido)

    Se paga trimestralmente y despus se hace una declaracin anual que incluye las anteriores. Los impresosque hay que conservar son el 300 y el 390.

  • IRPF (impuesto sobre la renta de las personas fsicas)

    Se pagan trimestralmente las retenciones hechas a los trabajadores. Los impresos que hay que conservar sonel 110 y el 190.

  • IAE (impuesto sobre actividades econmicas)

    Se paga una vez al ao. El impreso bsico que hay que conservar es el 845 y los recibos anuales.

  • Impuesto de sociedades

    Se paga una vez al ao o fraccionado en dos. Los impresos generados por el pago de este impuesto son el201 y el 202.

  • Declaracin anual de operaciones

    Es un documento mediante el cual la empresa declara ingresos y pagos superiores a 500.000 pesetas. Sehace a partir del impreso 347.

  • Seguridad Social

    Explicacin: son los documentos que demuestran que la empresa ha cumplido con sus obligaciones conrespecto a la Seguridad Social. Deben estar sellados para demostrar que el pago se ha efectuado; la empresase queda la copia naranja, mientras que las dems se entregan a la Seguridad Social y/o al banco. Se hacenen los impresos TC1 y el TC2, aunque actualmente se puede hacer de manera electrnica mediante elprograma RED.

    Subvenciones

    Explicacin: son todos los documentos con los que se formula la peticin de subvenciones a alguna instanciade la Administracin. De acuerdo con la instancia y el programa, las tramitaciones pueden ser muy variadas y,por lo tanto, los documentos que se pueden llegar a utilizar, tambin. Normalmente se requiere la presentacinde mucha documentacin, de la que las empresas se quedan una copia, y forman el expediente de lasubvencin.

  • Tipos de documentos

    Documentos tcnicos

    Expediente de asesoraExpediente de gestin tcnicaExpedientes de participacin en cursosExpediente de cursosManuales de profesoresExpediente de venta de productosMantenimiento tcnicoDocumentos tcnicos de proveedores

    Documentos de planificacin yestrategia

    Estudios de mercadoSeguimiento de la competenciaPresupuesto y plan anualNormas y procedimiento de trabajoResmenes de reunionesInformes de evaluacin

    Documentos comerciales

    Proyectos y presupuestosConcursos pblicos desestimadosFichas de clientes y potencialesRegistro de actividades comercialesCorrespondencia general Folletos promocionalesMemoriaPginas webPublicidad

    Documentos informativos

    LibrosRevistasLiteratura grisProgramas de seminarios, congresos y cursosFolletos de productos y servicios

    Expedientes de asesora

    Explicacin: son los documentos que se guardan como reflejo de un trabajo de consultora que se ha realizadopara un cliente. Muchos de estos documentos no existen nunca en formato papel. En stos se incluye losiguiente:

    Copia proyecto inicial

    rdenes de reuniones

    Actas de reuniones

    Documentacin entregada por el cliente

    Correspondencia con el cliente (tanto en formato de correo electrnico como de correo tradicional)

    Informes intermedios

    Informe final

  • Expedientes de gestin tcnica

    Explicacin: son los documentos que contienen un trabajo realizado para un cliente y que comporta eldesplazamiento de un equipo de trabajo para realizar una labor concreta. Los documentos son similares a losproducidos en un trabajo de consultora, aunque habitualmente los informes son ms escasos y cortos. Seaaden documentos de control del trabajo realizado por el equipo: horas, estadsticas, etc.

    Expedientes de participacin en cursos

    Explicacin: son cursos que algn miembro de la organizacin ha impartido en parte, no en su totalidad. Enestos casos se conserva una copia del proyecto inicial, la correspondencia mantenida con los responsablesdirectos del curso, el programa definitivo y los contenidos impartidos.

    Expedientes de cursos

    Explicacin: en este caso, el curso es impartido en su totalidad por la empresa. Los expedientes tienen unaparte administrativa de organizacin del curso, que incluye organizacin de aulas, lista de alumnos, control dealumnos y relaciones con la organizacin que paga. Segn el volumen del curso y la institucin que lo organiza,el volumen puede ser muy grande o prcticamente nulo. La parte lectiva contiene una copia del materialentregado a los estudiantes, los programas y las evaluaciones.

    Manuales de profesores

    Explicacin: son carpetas en las que se recopila todo el material didctico utilizado en los cursos: apuntes,transparencias, artculos, etc.

    Expediente de venta de productos

    Explicacin: estos expedientes contienen el proyecto, el contrato y las rdenes de compra y albaranes si as sesolicita.

    Mantenimiento tcnico

    Explicacin: se trata de la documentacin generada por el mantenimiento tcnico de los productoscomercializados. Fundamentalmente, se trata de correspondencia por cualquier medio (papel, fax, correoelectrnico) entre el cliente, la empresa y la casa que lo desarrolla. Se completa con un registro de llamadas.

    Documentos tcnicos proveedores

    Explicacin: es toda la documentacin explicativa que envan a la empresa los proveedores de los productoscomercializados.

    Estudios de mercado

    Explicacin: es un estudio que la empresa hace o encarga para comprobar la incidencia que puede llegar atener en un determinado entorno en un momento concreto.

  • Seguimiento de la competencia

    Explicacin: informacin de empresas del sector en folletos, extrada de sus sitios web, anuncios, etc.

    Presupuesto y plan anual

    Explicacin: informe anual que rene las previsiones y objetivos para el ao siguiente y las acciones demarketing que se piensan adoptar, con un calendario de puesta en marcha.

    Normas internas y procedimientos de trabajo

    Explicacin: son las normas y procedimientos escritos de cmo se realizan algunas tareas en la empresa.

    Resmenes de reuniones

    Explicacin: reuniones mensuales de seguimiento para evaluar la marcha de la empresa. Se hace un resumende los temas tratados en cada reunin y las decisiones adoptadas.

    Informes de evaluacin

    Explicacin: anualmente se hacen unos informes de evaluacin de cada una de las actividades, que renenuna parte cualitativa y otra cuantitativa.

    Proyectos y presupuestos

    Explicacin: son los proyectos o presupuestos presentados a posibles clientes. Slo algunos de stos seconvierten en trabajos que se llegan a hacer. Algunos son fruto de un concurso pblico abierto por laAdministracin, en cuyo caso tambin se guardan los pliegos de prescripciones tcnicas.

    Concursos pblicos desestimados

    Explicacin: pliegos de prescripciones tcnicas que se han estudiado y finalmente se han descartado y que, porlo tanto, carecen de proyecto.

    Fichas de clientes y potenciales

    Explicacin: se mantiene una base de datos de contactos en la que se registra a todos los clientes que laempresa tiene o ha tenido en algn momento, as como a todos aquellos que pueden llegar a serlo en unfuturo.

    Registro de actividades comerciales

    Explicacin: se trata de registrar las acciones comerciales de seguimiento que se hace de los posibles clientes.Cada contacto se anota en la base de datos.

  • Correspondencia general

    Explicacin: correspondencia recibida que no se incorpora a ningn expediente.

    Folletos promocionales

    Explicacin: material promocional con los servicios de la empresa. Se guardan varios ejemplares para sudistribucin.

    Memoria

    Explicacin: se describen los servicios y los clientes de la empresa. Se va actualizando y se imprime segn lasnecesidades.

    Pginas web

    Explicacin: son las pginas del sitio web de la empresa, que se encuentran publicadas en un servidorcomercial de Internet. En la oficinase guarda una copia exacta de las pginas publicadas en el servidor de laintranet.

    Libros

    Explicacin: manuales y libros especializados en la rama de la empresa.

    Revistas

    Explicacin: revistas especializadas en la rama de la consultora.

    Literatura gris

    Explicacin: documentacin que proviene de la asistencia a cursos, congresos o que se ha recibido por otroscursos, pero que no est oficialmente publicada.

    Programas de seminarios, congresos y cursos

    Explicacin: todos los folletos de congresos, seminarios, jornadas y cursos de la especialidad que se reciben.

    Folletos de productos o servicios

    Explicacin: folletos de los productos y/o servicios relacionados con la actividad de la consultora.

    Documentos tcnicos: son los que difieren de una empresa a otra, ya que son los que reflejan la actividad quees propia de una empresa.

  • Documentos de planificacin y estrategia: dependiendo del volumen de la empresa, tanto en facturacin comoen empleados, oficinas y actividad comercial, este grupo de documentos puede presentar variasmodalidades. En el ejemplo de esta pyme estn los documentos bsicos de esta categora.

    Documentos comerciales: son los que produce la actividad de captacin de clientes. Dependiendo de cmoest organizada esta actividad dentro de la empresa, los documentos a los que da lugar son diferentes. Elejemplo que se presenta es muy comn dentro de las PYME.

    Documentos informativos: son los documentos externos a las empresas (fuentes externas), que cumplen unalabor informativa y de conocimiento tcnico y del mercado. Existen en casi todas las empresas, pero es difcilque estn organizados. Por lo general, cada persona maneja estos documentos de forma individualizada. Enempresas ms grandes y estructuradas podemos encontrar casos en los que formen parte de una bibliotecacorporativa o centro de documentacin.

    Los documentos en papel

    Aunque la definicin de documento ampla la aplicacin de esta denominacin a muchos tipos diferentes desoportes, contina siendo habitual que cuando hablamos de documentos, el noventa y cinco por ciento de nuestrosinterlocutores entienda que hablamos de los "papeles".

    Los documentos en soporte papel han sido reflejo de las actividades de las personas y las organizaciones desdehace ms de cuatrocientos aos. Aunque la tecnologa para su creacin (fabricacin del papel, mquinas deescribir, impresoras, fotocopiadoras, etc.) ha evolucionado continuamente, sus caractersticas intrnsecas continansiendo las mismas. En un documento en papel podemos distinguir los siguientes elementos:

    el tipo de soporte (papel blanco, papel membretado, papel pijama de impresora, papel calco y su formato,como por ejemplo DIN A-4, cuartilla, A-3, etc.),

    el contenido del documento (el texto que se incluye en el mismo),

    los elementos que lo autentican (firmas, sellos, membretes, etc.).

    En los documentos en papel, estos tres elementos son absolutamente inseparables y no puede desaparecer uno deellos sin que desaparezcan los dems.

    Originales y copias

    Un documento original en papel es el que contiene los elementos de autenticacin: las firmas y los sellos.

    Las copias de tales documentos se han realizado a lo largo del tiempo mediante distintos mtodos: copiados por unamanuense, con papel calco, con papel autocopiativo y, finalmente, con las fotocopiadoras.

    Existen tambin las copias autenticadas, en las que alguien da fe de que la copia se corresponde exactamente conel original. Esta figura se contina utilizando para dar validez legal a las copias, mediante la figura de los notarios.

    Esta divisin clara se ha complicado a lo largo del tiempo, y lo ha hecho al mismo ritmo que las tecnologas paraproducir documentos en papel nos permitan aumentar la produccin y las copias a un ritmo vertiginoso.

    En primer lugar, tenemos la figura de la produccin de varios originales desde el comienzo. Ejemplo: se hacen trescopias idnticas de una carta, que se firman y sellan al mismo tiempo. Ya tenemos tres originales!

    En segundo lugar, existen documentos en papel que no requieren firma, ya que carecen de valor legal y seconsidera suficiente con que aparezca el nombre del autor. Por ejemplo, un informe hecho con el ordenador. Cadavez que se imprime tenemos otro original.

    En las organizaciones actuales en las que los documentos se guardan en papel, uno de losgrandes problemas es la identificacin de originales y copias.

    Los documentos en papel y el valor legal

    La legislacin siempre tarda en aparecer ante fenmenos nuevos. Es el caso de la validez legal de los documentoselectrnicos, que est muy prxima a tener efecto (noticia) a causa de la presin de las empresas que quierendesarrollar el comercio electrnico.

  • El Pas Digital. http://www.elpais.es/p/d/20000628/economia/portal.htm Mircoles, 28 de junio de 2000 (nm. 1.517,seccin de economa y trabajo).

    El Gobierno legalizar la firma electrnica y abrir un portal de las administraciones

    Neus Caballer, Valencia El Gobierno quiere subirse al carro de la innovacin tecnolgica y de las posibilidades que ofrece Internet. As, elobjetivo claro y estricto para esta legislatura ser la creacin de un portal de las administraciones pblicasespaolas, que contemple el sistema de compra electrnica, el intercambio de base de datos y facilite operacionesadministrativas comunes por red, segn adelant ayer en Valencia el subsecretario del Ministerio de Ciencia yTecnologa, Carlos Gonzlez Bueno. El ambicioso proyecto, sin embargo, supedita su xito a la eficacia de lagestin y a las garantas de seguridad que lleve incorporadas, para lo cual el Gobierno se propone desarrollar enesta legislatura un decreto que legalice el uso de la firma electrnica para operaciones en la red.

    "El decreto de la firma electrnica tendr que ser desarrollado para su plena utilizacin en esta legislatura, y as loharemos", puntualiz ayer Gonzlez Bueno, aunque no entr en detalles tcnicos de cmo se garantizar laautenticidad de las firmas. Un asunto que en Estados Unidos se ha dejado en manos de los programadores y lasgrandes multinacionales de la informtica. En realidad, el compromiso de legalizar la firma electrnica est ensintona con la aprobacin en Estados Unidos, el pasado 16 de junio, de una ley similar por la que el Gobiernoestadounidense se obliga a promover el uso y la aceptacin mundial de las firmas y los registros electrnicos enoperaciones como suscripcin de contratos, hipotecas y seguros.

    Gonzlez Bueno subray que las grandes lneas de actuacin estn orientadas a "culminar" el proceso deliberalizacin del sector de las telecomunicaciones y la implantacin de la sociedad de la informacin en el sectorpblico y empresarial. Para ello, el Gobierno tiene previsto destinar en el presente ejercicio 137.000 millones delmedio billn de pesetas que contempla el Plan nacional de I+D+I, que "actuarn como canalizadores de la iniciativaprivada, que debe aportar cada vez ms esfuerzos en el sector de las telecomunicaciones". El Gobierno tambinestablecer un cdigo tico de conducta y un sistema de autorregulacin de quienes presten sus servicios en redsobre contenidos, proteccin del menor y publicidad en Internet.

    Sin embargo, hasta que la validez legal y la firma electrnica se implanten en todos los mbitos de los documentos,hay muchos documentos que se deben guardar en papel obligatoriamente.

    En esta categora deben considerarse todas las escrituras y poderes (aunque los notarios ya estn trabajando en laimplantacin de la firma electrnica notarial), los documentos que justifican pagos a Hacienda y a la SeguridadSocial (aunque ambas instituciones estn muy avanzadas en sus proyectos digitales, incluso para las grandesempresas existe la obligacin de utilizar el programa RED que permite el pago de las cuotas de la Seguridad Socialde forma digital, y presentar la declaracin del impuesto de sociedades tambin de forma digital), las facturas deproveedores, etc.

    Los documentos electrnicos

    Los documentos originales relacionados con la actividad llevada a cabo en una organizacin se generanactualmente en un alto porcentaje por medios electrnicos (procesadores de texto, formato de correo electrnico,etc.), por lo cual habr que tenerlos muy en consideracin a la hora de disear e implementar un SGD.

    Los documentos electrnicos presentan unas caractersticas que varan mucho el concepto de documento:

    Son legibles por mquinas.

    Su contenido no est ligado para siempre a un soporte.

    La estructura fsica carece de importancia, ya que no permanece inalterable.

    Necesitan unos "metadatos" sobre su contexto y estructura que permitan hacerlos comprensibles y usables.

    Documento electrnico como paso previo al documento en papel

    En un altsimo porcentaje, en una organizacin los documentos se crean con aplicaciones informticas, por lo queen su origen son documentos electrnicos. Sin embargo, en las organizaciones donde no se ha aplicado un sistemade gestin de documentos electrnicos (GED), el documento electrnico es slo un estado intermedio que sirvepara la realizacin del documento en papel. Cuando el documento se imprime pasa a ser considerado entoncescomo el verdadero original y el que hay que guardar.

    Siguiendo con este argumento, en las organizaciones los documentos electrnicos tienen otra aplicacin, queaporta mucha agilidad a la hora de trabajar. Se utilizan como plantillas de documentos, que se reutilizan cuando hay

  • que hacer un documento similar.

    La integridad de los documentos electrnicos

    Uno de los grandes problemas que tienen los documentos electrnicos es la dificultad con la que nos encontramospara salvaguardar su integridad y poder demostrarla. En principio, los documentos electrnicos son modificables,salvo que se aplique tecnologa que lo impida (sta puede ser una de las funcionalidades que ofrecen los sistemasGED).

    Los correos electrnicos

    Dentro del amplio espectro de documentos electrnicos hay que destacar los procedentes del correo electrnico,que, en cierta medida, estn sustituyendo a la correspondencia tradicional.

    La implantacin y el uso del correo electrnico de forma masiva en las organizaciones es muy reciente, pero hatenido un xito sin precedentes. A causa de las ventajas que presenta como sistema de comunicacin, el correoelectrnico se convierte rpidamente en vehculo de comunicacin de decisiones de trabajo, negociaciones con losclientes o encargos de trabajo, que en otro contexto se habran realizado con documentos en papel.

    En muchas organizaciones, las personas son conscientes de esta importancia y se recurre al medio habitual parapreservar la informacin que contienen: se imprimen y se guardan, incluso a veces se pasan por los registros deentrada y salida una vez se han impreso.

    La progresiva sustitucin de los documentos en papel por documentos electrnicos supone una importanterevolucin que trasciende distintos mbitos de actuacin.

    La Unin Europea ya ha celebrado tres reuniones denominadas DLM-Forum (document legible a machine), en lasque expertos de distintos mbitos han expuesto sus opiniones sobre esta cuestin.

    Las bases de datos

    La aplicacin de la informtica en todos los mbitos de las organizaciones comprende un fenmeno que tiene susimplicaciones en la gestin documental: la proliferacin de bases de datos sobre distintos aspectos, que en algunoscasos estn sustituyendo a los documentos como soporte de informacin valiosa para la organizacin.

    Esta tendencia se agudiza todava ms en un entorno de negocio electrnico (e-business) en el que las relacionescon los clientes se realizan por Internet.

    Lo que recibe una empresa que recibe sus pedidos mediante un formulario en un sitio web no es un formulario depedido, sino un registro de base de datos.

    Una base de datos es una coleccin estructurada de datos interrelacionados. Comprende dos partes esenciales: elcontenido y la estructura que organiza dicho contenido.

    Visto de esta forma, una BD es un simple documento (record en ingls). De hecho, algunas bases de datos tienensu paralelo en documentos tradicionales en papel. Otras tienen una estructura demasiado compleja para sercomparada con cualquier otro tipo de documento en soporte tradicional.

    El esquema lgico de la BD se construye a partir de la determinacin de los datos que capturar el sistema y de laforma como se puedan organizar. Este esquema es prioritario a la propia implementacin de la BD, es decir, a laestructura lgica.

    Esquema lgico: informacin contextual bsi


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