Caso #2 AUTITOS S.A. Ana lisis del procedimiento de recepcio n aspectos positivos y negativos

# + -

1.- ASPECTO NEGATIVO, FACILMENTE

PODRIAMOS CREAR UNA CUENTA MAS

GLOBAL COMO EL CORREO ELECTRONICO.

2.-

ASPECTO POSITIVO LA POSIBILIDAD

DE TENER DATOS DEL CLIENTE

GUARDADOS EN SISTEMA.

3.- ASPECTO POSITIVO, GRACIAS A LA

VELOCIDAD DEL SISTEMA SE PUEDE

DAR UNA RESPUESTA MAS RAPIDA

AL CLIENTE.

4.- ASPECTO NEGATIVO POR EL HECHO DE

IMPRIMIR VARIAS COPIAS

5.- ASPECTO NEGATIVO, LAS COPIAS EN FAX

PODRIAN SER CORREO ELECTRONICO Y

LLEGARIAN MAS RAPIDO.

6.- ASPECTO NEGATIVO PODRIA MANDAR UN

MENSAJE CONFIRMANDO LA LLEGADA

7.- ASPECTO POSITIVO, ES NECESARIA

LA INTERACCION CON EL CLIENTE DE

FORMA PLANIFICADA MEDIANTE LA

RUTINA PREDETERMINADA

8.-

ASPECTO NEGATIVO, SOLO SE DEBERIA

GUARDAR UNA COPIA DE LA FACTURACION

LAS DEMAS COPIAS DEBERIAN REMITIRSE

POR SISTEMA.

9.

10.-

SE PODRIA PREPARAR EL PEDIDO

MEDIANTE SISTEMA Y CORROBORAR

MEDIANTE UNA COMUNICACIÓN

TELEFONICA O MENSAJE.

ASPECTO NEGATIVO, NO SON NECESARIAS

LAS COPIAS NI LA FALTA DE STOCK SI SE

UTILIZA UN SISTEMA MAS RAPIDO Y CON

RESPUESTAS MAS VELOCES.

11.- ASPECTO NEGATIVO, SOLO SE DEBE ENVIAR

UNA COPIA COMO COMPROBANTE,

MAXIMO SE DEBEN EMITIR DOS COPIAS

POR SEGURIDAD.

12.- ASPECTO POSITIVO, SIEMPRE ES

NECESARIA LA COPIA DE FACTURA

PARA LOS AUXILIARES DE

FACTURACION.

13.- ASPECTO POSITIVO, ES NECESARIA

LAS COPIAS (PERO EN MENOS

CANTIDAD) DE LAS FACTURAS PARA

LLEVAR A CABO LA CONTADURIA

GENERAL.

14.- ASPECTO POSITIVO, SIEMORE SE

DEBEN GUARDAR LAS COPIAS PARA

FUTURAS INSPECCIONES DE

IMPUESTOS.

Analizar los aspectos positivos y negativos del PROCEDIMIENTO de emisión de

notas de crédito

Procedimientos de emisión de notas de crédito PROCESO POSITIVOS NEGATIVOS

1

ES POSITIVO QUE EL AUXILIAR QUE

VERIFIQUE LAS FACTURAS LOS DÍAS

ESTABLECIDOS PARA LA VERIFICACIÓN

DE LA INFORMACIÓN

2

ES POSITIVO TAMBIÉN VERIFICAR LA

CUENTA DEL CLIENTE EL ESTADO DE

CRÉDITO

3

ES NEGATIVO QUE EL CLIENTE NO ESTÉ

CUMPLIENDO CON EL PAGO DE

CRÉDITO DE ESTA MANERA TENDRÍA

QUE SER LLAMADO LA ATENCIÓN

ANTICIPADAMENTE PARA QUE

CUMPLA LOS PAGOS

4

SI PODRÍA DECIR SI EL CLIENTE ESTÁ

CUMPLIENDO CON LOS PAGOS

REQUERIDOS DE SATISFACTORIO YA

QUE PODRÁ FACILITAR EL LLENADO DE

INFORMACIÓN EN LA NOTA DE

CRÉDITO

5

ES NEGATIVO MANDAR UNA NOTA DE

CRÉDITO YA QUE ÉSTA DEBERÍA ESTAR

AUTOMATIZADO, EL CORREO

ELECTRÓNICO UN MENSAJE PARA

FACILITAR LA INFORMACIÓN

6

ES POSITIVO YA QUE LA

INFORMACIÓN SIEMPRE ESTÁN

CONTABILIZADAS PARA NO TENER

FUTUROS PROBLEMAS

7

TAMBIÉN ES POSITIVO TENER LA

INFORMACIÓN DE ACUERDO EN

ORDEN ALFABÉTICO ASÍ TENER LA

INFORMACIÓN MEJOR MANIPULABLE

CON ESE COMO SE MENCIONÓ QUE DE

INFORMACIÓN YA DEBERÍA ESTAR

AUTOMATIZADA ASÍ NO TENER

FUTUROS PROBLEMAS

8

ES POSITIVO MANDAR INFORMACIÓN

POR MEDIO ELECTRÓNICO YA QUE SE

ACORTA EL TIEMPO Y LA

DEFORMACIÓN NO SE DAÑE

Realizar una propuesta en forma escrita para mejorar los dos

procedimientos.

Como pudimos observar en los métodos de análisis extrayendo todos los

aspectos positivos y negativos es simplemente la gran facilidad que traería

a la empresa actualizarse y mantenerse informada acerca de los medios

de comunicación frecuentes, para así mantenerse en contacto no solo con

sus empleados que pertenecen al empresa interna sino también a los

clientes que también utilizan este medio y sin olvidarnos de los

proveedores que también forman parte de la empresa. Otro punto muy

importante que pudimos observar son las copias en físico que deben ser

reemplazadas por un medio más rápido para poder tener menos copias.

Caso #3 LA BARATA S.A. Analizar los aspectos positivos y negativos de la recepción de mercaderías de la barata s.a.

# + -

1.- ASPECTO POSITIVO, EN TODA

EMPRESA SE NECESITA LOS

COMPROBANTES DE PAGO Y

ALGUNA IDENTIFICACION PARA

RECOGER SU PEDIDO.

2.- ASPECTO POSITIVO,

DIRECTAMENTE PUEDEE ENTRAR

A UN SISTEMA QUE BUSCARA

RAPIDAMENTE EL CODIGO DE

COMPRA.

3.- ASPECTO NEGATIVO POR LA

NECESIDAD DE IMPRIMIR LA

CANTIDAD, LOS PRECIOS, Y

CONDICIONES DE COMPRA PARA

UNA VERIFICACION DEL PEDIDO Y

QUE NO EXISTAN RETRASOS NI

EQUIVOCACIONES.

4.- ASPECTO NEGATIVO, EL NUMERO DE

LA ORDEN DE COMPRA YA DEBERIA

INCLUIRSE EN LA FACTURA.

5.- ASPECTO NEGATIVO, LAS FACTURAS

ORIGINALES NO SE REMITEN

NUEVAMENTE, PODRIAN TENER UNA

COPIA QUE SE ENTREGUE

DIRECTAMENTE EN CONTADURIA.

6.- ASPECTO NEGATIVO, RECONTAR LA

MERCADERIA Y COMPROBAR QUE

ESTE EN LO CORRECTO SERIA LO

ADECUADO.

7.-

8.-

ASPECTO POSITIVO, ES NECESARIO

LAS ESTANTERIAS PARA EL

CONTROL DE LAS ESTANTERIAS

ASPECTO POSITIVO, SUS

COMPROBANTES DEEBEN SER

DEVUELTOS CON LAS

ANOTACIONES

9.- ASPECTO POSITIVO, LAS

COMPROBANTES DEBEN ESTAR

SIEMPRE EN SISTEMAS Y EN FISICO

BIBLIORATO.

10.- ASPECTO POSITIVO, SOLO CON

ALGUNOS DATOS PUEDE

INGRESAR EL CONTADOR PARA

PODER REALIZAR SUS TRABAJO.

11.-

ASPECTO NEGATIVO, DEBERIA HABER

UN SISTEMA QUE JAEL LOS DATOS

AUTOMATICAMENTE PARA PODER

REALIZAR LOS IMPUESTOS.

12.- ASPECTO POSITIVO, NECESITA

SIEMPRE TENER UNA COPIA CON

TODOS LOS DATOS DEL

PROVEEDOR PARA FUTURAS

SOLICITUDES.

13.- ASPECTO POSITIVO, LOS STOCKS

DEBEN ANOTARSE EN CUANTO

EXISTA UN MOVIMIENTO DE

MERCADERIA.

14.-

15.-

ASPECTO NEGATIVO, LOS PRECIOS

PACTADOS DEBERIAS SER

RESPETADOS POR AMBAS PARTES.

ASPECTO NEGATIVO, PUEDEN

EXISTIR ROBOS O MANIPULACION

ERRONEA POR NO ENTRAR EN

SISTEMAS

16.- ASPECTO NEGATIVO, TODA

MODIFICACION AL CONTRATO

CONLLEVA MODIFICACION A TODO

EL SISTEMA OPERATIVO Y LOS

COMPROBANTES NO SON

SUFICIENTES PARA EL CONTROL

EFECTIVO.

17.- ASPECTO POSITIVO, EN UNA

SITUACION DE CAMBIOS Y

EMERGENCIA TODO CAMBIO

DEBERIA SER REGISTRADO TANTO

EN TESORERIA COMO EN

CONTADURIA.

18.-

ASPECTO NEGATIVO, SE PUEDE

REALIZAR LAS DIFERENCIAS Y

CORRECCIONES POR UN MEDIO MAS

GLOBAL Y FACIL DE MANIPULAR

COMO CORREOS O MENSAJES.

19.-

ASPECTO NEGATIVO, LAS

MODIFICACIONES DEBEN SER

MEDIANTE SISTEMAS CONTROLADOS

Y LOS COMPROBANTES DEBEN

ENCONTRARSE EN REDES SOCIALES.

20.-

ASPECTO POSITIVO, LAS

LLAMADAS TELEFONICAS SON UN

GRAN RECURSO PARA INFORMAR

FALLAS EN EL PEDIDO Y PARA

LLEGAR A UN MUTUO ACUERDO.

21.-

ASPECTO POSITIVO, REMITIR

COPIAS ES UNA BUENA FORMA DE

ADECUAR LA FACTURACION QUE

SE ENCUENTRA EN DESORDEN

NO SE DEBERIA EMITIR FACTURA

ANTES DE COMPROBAR SI TODA

MERCADERIA ES CORRECTA.

Propone recomendaciones del procedimiento de la recesión

actual

Esta empresa cuenta con un proceso automatizado que aun le genera fallas

pero las fallas que tiene son mas por mezclas procedimientos antiguos y no

cambiar totalmente al proceso automatizado generando asi una confusión.

Las primeras propuestas para mejoras seria proponer un manual de funciones

acerca del sistema y los reglamentos que debe seguir a cada paso.

La segunda propuesta es alentar al equipo que trabaja mas con el sistema a

utilizarlo para todos sus procedimientos en especial los mas frecuentes e

importantes.

Por ultimo siempre esta proponer la mejora del sistema y actualizarse con lo

ultimo y lo mejor para ir creciendo junto a la población que siempre avanza con

la tecnología.

Analizar los procesos de envió a los locales de ventas de la barata

s.a. Aspectos positivos y negativos

Procedimiento de envió a los locales de ventas Proceso POSITIVOS NEGATIVOS 1 ES NECESARIO MANDAR LA

INFORMACIÓN MEDIANTE EL INTERNET O MENSAJE ELECTRÓNICO EN DETALLE DE LAS MERCADERÍAS REQUERIDA

2 VERIFICAR POR MEDIO INFORMÁTICO SIMPLEMENTE PUEDE QUE FALLE LA INFORMACIÓN POR LO CUAL ES NECESARIO QUE UNA PERSONA TAMBIÉN VERIFIQUEN STOCK

3 ES NEGATIVO MANDAR UN MENSAJE AL SOLICITANTE YA QUE ESTE PODRÍA

PENSAR QUE NO SE PODRÁ AL CONCLUIR LA TRANSACCIÓN DE LA MERCANCÍA POR LO CUAL DEBERÍA TENER UN STOCK MÁS AMPLIO

4 ES IMPORTANTE Y POSITIVO QUE LA BASE DE DATOS TENGA VARIAS COPIAS CON INFORMACIÓN DEL CÓDIGO DE LA MERCANCÍA ASÍ NO MEZCLAR LINFORMACIÓN Y EL CUMPLIMIENTO DE LA MERCANCÍA

5 ES IMPORTANTE MANDAR LA INFORMACIÓN AL AUXILIAR Y AL DIGITADOR PARA QUE PUEDAN INTRODUCIR INFORMACIÓN ALA BASE DE DATOS AL FINAL DEL DÍA

6 EN CASO DE QUE NO VEÍA SUFICIENTE MERCADERÍAS PARA EL CUMPLIMIENTO ES POSITIVO TENER UN REGISTRO DE DATOS YA QUE ESTOS TIENEN QUE SER REGISTRADA EN UNA FASE DE DATOS PARA UN FUTURO CUMPLIMIENTO DE LA MERCADERÍA FALTANTE

7 ES POSITIVO ARCHIVAELA INFORMACIÓN PARA FUTUROS PEDIDOS EN UNA BASE DE DATOS INFORMÁTICO

8 ES IMPORTANTE TENER EN CUENTA EL TRANSPORTE ES IMPORTANTE PARA EL CUMPLIMIENTO DEL PEDIDO YA QUE DEPENDE DE ESTE LA ENTREGA DEL PEDIDO

9 ES NEGATIVO QUE LE

ENTREGARÁ POR CAMIÓN SEA POR NOCHE YA QUE ESTE SI PODRÍA DAÑAR EN EL TRANSCURSO DE RECORRIDO DEL CAMIÓN Y DESCARGÓ DE ESTE

10 ES POSITIVO EL SISTEMA INFORMÁTICO GUARDE TODOS LOS DATOS REQUERIDOS Y LO QUE ESTÁ INGRESANDO EN LA BODEGA PARA QUE LOS DATOS SE HA REGISTRADO CORRESPONDIENTEMENTE

11 ES MUY NECESARIO LLAMAR AL CON TRATADOR SI LA MERCADERÍA PENDIENTE ES NECESARIA

12 ES NEGATIVO YA EN LA MERCADERÍA QUE NO NECESITA YA QUE LA EMPRESA LA TIENEN EN STOCK Y DE ACUERDO AL CONTRATO DEBERÍA DE PROCEDERSE

13 SIEMPRE POSITIVOS TENER UNA MERCANCÍA EXTRA EN STOCK Y ARMAR UN NUEVO PEDIDO

Proponer las recomendaciones necesarias para mejorar los

procedimientos Para mejoras proponemos el recorte de los pasos ya que son demasiado

exhaustivos e innecesarios por ejemplo el de las facturas se recortan y los

procedimientos se realizan en un solo paso como lo podemos observar een el

método propuesto en las hojas A3.

Conclusiones:

La primera conclusión que puedo sacar de los diagramas es la

comparación de los mismos y la finalidad obtenida que es mejorar este

procedimiento en pasos mas sencillos y entendibles.

Se reduce la mayoría de las veces casi no aumentamos nada a lo máximo

que llegamos es a reemplazar los procedimientos.

En general mi primera observación es mejorar el procedimiento de una

empresa y una manera fácil sencilla y generalmente usada en empresas

grandes como vimos en los ejercicios es mediante los diagramas y nos

facilita aun mas obtener información detallada de los pro y contras del

sistema.

En conclusión yo uedo decir que llegamos al objetivo y las mejoras que

nos planteaba el problema.