Universidad Nacional Mayor de San Marcos

2009

Tipos de Sistemas de

Información Gerencial:

Analizando casos. Curso: Sistemas de Información Gerencial

Cecilia Salazar

César Armas

PARA DESTACAR ESA INTEGRACIÓN DE LOS SISTEMAS DE

INFORMACIÓN, BUSQUE LISTAR, A CONTINUACIÓN, LAS

APLICACIONES DESCRITAS EN EL REPORTAJE.

a) Sistemas personales de información:

- Apoyo de las comunicaciones

Al inicio de la lectura nos dice lo siguiente: “… su habitación decorada con cajas

de Feldene, Lipitor y Viagra, algunas de las estrellas de la Pfizer, Borges, el

director comercial, se adjunta en la pantalla del computador los resultados de la

venta de la empresa…”. Además que también expresan que tenían muchos de

estos gráficos y mapas en sus paredes. Es por eso que decimos que si utiliza este

tipo de sistema.

La filosofía de esta empresa es que se tenga bien informado a sus empleados

sobre cómo se encuentra la empresa y en que regiones hay que poner más

empeño

- Ayuda el análisis y a tomar la decisión:

El texto nos dice lo siguiente: “…Un mapa colorido muestra cada una de las 1391

regiones que componen el territorio nacional…”, “…región en rojo indica que las

ventas de la compañía están debajo de las del mercado…”

Los mapas que contaba la empresa le daban un panorama general de cómo

estaban llevando las ventas de la empresa, esto le ayudaba para que tomara

decisiones con respecto a qué hacer con las regiones que se encontraban en rojo.

- Apoyo para colocar y monitorear las actividades

Si brindan monitoreo a los visitantes de los médicos para ofrecer los productos,

medicinas. El texto nos dice que los visitantes recibían notas que revelan la

importancia que tiene el hecho se convencer a un médico, ya que gracias a estos

visitantes, los laboratorios pueden obtener información de los médicos (sus

clientes).

Además la misma lectura dice que “…no se restringe a mapear a los

médicos. Uno de sus principales desafíos es conseguir, antes de todo, que

sus representantes sean recibidos por los doctores. Otro es convencerlos

de que la conversación será de alguna utilidad…”. Este texto reafirma que

se tiene monitoreado a los visitadores de médicos.

b) Sistemas de información de grupos:

- Comparten el hardware:

Permiten el uso de las computadoras, es más eso ayuda a que ellos tengan

información sobre el perfil del médico y el historial de visitas ya realizadas

Para el control y monitoreo del documento de trabajo en grupo

El texto nos dice que efectivamente si existe un monitoreo de el trabajo que

realizan los visitadores.

c) Sistemas de la interorganizaciones de la información

- Intercambio electrónico de datos:

La lectura nos dice que antes el abastecimiento de los puntos de venta no era muy

preciso y se demoraba demasiado, ya que la distribución no era vista como

prioridad. Así que con el uso de internet las empresas especializadas del sector

farmacéutico cuelgan diariamente por la red sus requerimientos. Antes ese

proceso demoraba aproximadamente 45 días lo que hacía que se perdieran

muchos clientes. Por que cuando las personas acudían a las farmacias no

encontraban el producto, así que decidían ir a otro lugar.

- EFT: este tipo de sistema no lo menciona la lectura.

- Extranes:

La empresa cuenta con intranet extendido, ya que la lectura menciona que las

empresas especializadas del sector farmacéutico cuelgan diariamente por la red

las informaciones de las ventas realizadas por los distribuidores para las farmacias

- Sistemas globales: La lectura no menciona que tenga algún convenio o que se

encuentra conectado con una empresa extranjera.

Al realizar esta tarea usted percibió que esas aplicaciones apoyan y engloban diferentes

niveles jerárquicos (de un director a los representantes de venta), diferentes actividades

(distribución y venta, por ejemplo) y diferentes unidades empresariales ( las farmacias

además de la propia empresa)?

Sí, nosotros consideramos que si apoyan y engloban diferentes niveles jerárquicos,

actividades y unidades empresariales

- Diferentes niveles jerárquicos de un director a los representantes de venta.

Consideramos que el director comercial Pfizer ayuda, apoya, dirige a los

representantes de ventas para que puedan desenvolverse de la mejor forma

cuando visiten a los médicos. El director los asesora constantemente. Además le

hace llegar una nota al representante de venta donde le dice lo importante que es

su dialogo con el médico, lo importante que es para la empresa. De alguna manera

estas actitudes que tiene el director motivan al representante ya que les

demuestran que tiene un papel muy importante en la empresa.

- Diferentes actividades ( distribución y venta, por ejemplo)

Si por que el sistema que aplica la empresa les permite usar extranets para que

tanto la distribución del producto hacia las farmacias como las ventas pueden

hacerse más rápidas. Ya que, por este medio, la distribución y venta se integran;

permiten que se desarrollen de una mejor manera y menor tiempo.

El sistema que usan permite que la información sobre ventas y pedidos pueda

llegar solo con un día de diferencia, esto trae como consecuencia que las

farmacias con facilidad siempre se encuentren abastecidas.

- Diferentes unidades empresariales ( las farmacias además de la propia empresa)

Estos sistemas apoyan a las unidades empresarias (farmacias), ya que, ellas

siempre se encuentran abastecidas. Por medio de este método dueños de la

farmacia no tendrán que perder clientes debido a que siempre tienen los

productos en los locales.

¿CUÁLES SON LOS PRINCIPALES SISTEMAS DE

INFORMACIÓN FUNCIONAL DE UNA EMPRESA? DÉ

ALGUNOS EJEMPLOS.

Los principales sistemas de información funcional son los siguientes:

a) Sistema de la fabricación y de la producción:

Estos se ocupan del planeamiento, del desarrollo y del mantenimiento de las

instalaciones, disposición de materiales.

Por ejemplo:

En una panadería es muy importante que se supervise la fabricación de los

panes y tortas, ya que de hecho depende de que tan sabrosos pueda estar el

producto, por lo tanto, la compra o no de el publico.

Se tiene que ser muy cuidadoso en cumplir las cantidades y el orden

establecidos en los recetarios para que el resultado sea muy agradable.

b) Sistema de venta y de la comercialización:

Estos son los que interpretan la tendencia de ventas, realizan campañas de

promociones, supervisan el contacto con los clientes

Por ejemplo:

Continuando con la Panadería el factor venta es también importante. El

administrador debe tomar en cuenta las nuevas tendencias y gustos del

público. Es por eso que una buena opción sería contratar a personas algún

retraso mental (Síndrome de Down) como buena opción, ya que, como vemos

ahora se contrata a estas personas por que brindan un gran servicio, tienen

mucho empezó, siempre están feliz y sobre todo son muy amables. Y

sobretodo el público valorara y lo tomara con aprecio este gesto.

c) Sistema de finanzas y de la contabilidad:

Estos tienen una visión más a largo plazo, ayudan a controlar los recursos de la

empresa.

d) Sistema de recursos humanos:

Analizar el reclutamiento, perfil de puesto de trabajo según el nivel de

instrucción.

BAJO QUE ENFOQUE PUEDEN SER CLASIFICADOS LOS

SISTEMAS DE INFORMACIÓN QUE SE APLICAN A LAS

EMPRESAS.

SECCION 2:

a) Sistemas personales de información:

- Apoyo de las comunicaciones.- Creación, almacenaje y presentación de

documentos.

- Ayuda el análisis y a tomar la decisión.- analizar los datos, gráficos,

programas estadísticos.

- Apoyo para colocar y monitorear las actividades.- en base a la gerencia de

proyectos.

b) Sistemas de información de grupos:

- Comparten el hardware.- permite al los miembros usar los equipos

(computadoras, impresoras) para el trabajo en equipo.

- Uso para las comunicaciones.- email, videoconferencia.

- Para el control y monitoreo del documento de trabajo en grupo.- uso de los

datos multiusing y usos para la gerencia de proyectos.

c) Sistemas corporativos de la información:

d) Sistemas de la interorganizaciones de la información

- Intercambio electrónico de datos

- EFT:

- Sistemas globales

SECCION 3:

a) Sistema de la fabricación y de la producción:

Estos se ocupan del planeamiento, del desarrollo y del mantenimiento de las

instalaciones, disposición de materiales.

b) Sistema de venta y de la comercialización:

Estos son los que interpretan las tendencias de ventas, realizan campañas de

promociones, supervisan el contacto con los clientes

c) Sistema de finanzas y de la contabilidad:

Estos tienen una visión más a largo plazo, ayudan a controlar los recursos de la

empresa.

d) Sistema de recursos humanos:

Analizar el reclutamiento, perfil de puesto de trabajo según el nivel de

instrucción.

¿POR QUÉ EXISTEN TANTAS CLASIFICACIONES

CONCEPTUALES PARA LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN?

Los Sistemas de Información han ido evolucionando en el tiempo, para adaptarse a las diferentes

necesidades, por ejemplo en todos los niveles de una organización.

Esto hace más completa la gestión de una empresa, ya que ayuda a los administradores en la toma

de decisiones, control y evaluación. A su vez hay gran flujo de información que colabora con el

cumplimiento de los objetivos, la eficiencia y la comunicación.

En gran parte, estas distintas clasificaciones, van acorde con la tecnología que con la que se

cuenta, ya que sería imposible hacer muchas de al cosas que sólo podemos realizar gracias a las

computadoras. El mayor de los activos de una compañía hoy en día es su información,

representada en su personal, experiencia, conocimiento, innovaciones (patentes, derechos de

autor, secreto comercial). Para poder competir, las organizaciones deben poseer una fuerte

infraestructura de información, en cuyo corazón se sitúa la infraestructura de la tecnología de

información. De tal manera que el sistema de información se centre en estudiar las formas para

mejorar el uso de la tecnología que soporta el flujo de información dentro de la organización.

Evolución histórica de los Sistemas de Información

¿POR QUÉ ESTÁN NORMALMENTE INTEGRADOS LOS

SISTEMAS DE INFORMACIÓN ENCONTRADOS EN LA

REALIDAD?

En una empresas, si no existen sistemas integrados, es que los trabajadores se hayan

introduciendo la misma información varias veces en sitios diferentes, entonces hay una duplicidad

de acciones, no hay eficiencia. Además, no hay un control general, sino independiente en cada

departamento según sea el sistema que utiliza. Esto hace que a su vez los departamentos se

independicen unos a otros y no consigan objetivos finales en conjunto, sino que velen por los

objetivos propios de cada departamento. La información es vital en la empresa, y si no hay

disponibilidad de información en el momento necesario, no se pueden tomar decisiones

acertadas.

SIG SAD

STC

SAESPT

EISNivel

Alto

Nivel

Medio

Nivel

Bajo

Interacción de los Sistemas de Información de acuerdo a los Niveles Jerárquicos en la empresa.

Integración de los Sistemas con los procesos organizacionales.

PIENSA EN LA COMPAÑÍA DONDE TRABAJAS. IDENTIFICA

EN ELLA LA VARIEDAD DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

QUE ESTUDIAMOS HASTA AQUÍ. ¿A QUÉ FUNCIONES

ORGANIZACIONALES ATIENDEN? ¿A QUÉ NIVEL

ORGANIZACIONAL SE DIRIGEN? ¿CUÁL ES EL ALCANCE

QUE TIENE EN RELACIÓN CON LA ESTRUCTURA

ORGANIZACIONAL?

Para responder esta pregunta hicimos un estudio a una entidad estatal. En ella analizaremos los

sistemas de información de dos departamentos, el sistema que atiende a la función logística y el

que atiende a finanzas. Existen diversos sistemas pero los principales son:

SIGA: Sistema Integrado de Gestión Administrativa (Logística) y SIAF: Sistemas Integrado de

Administración Financiera (Financiera)

Los sistemas mencionados generan reportes y estadísticas de las acciones diarias, mensuales o

anuales, según se desee, por tanto constituyen un Sistema de Información Gerencial (SIG), ya que

además este sistema está integrado a otros sistemas como el de finanzas. Entonces se comparte

mucha información.

La crítica que podríamos presentar es que la información ayuda mucho para el planeamiento y

para el análisis que toman los gerentes, sin embargo no es suficiente. El sistema al estar enlazado

con el Ministerio de Economía y Finanzas y con otros subsistemas de la entidad se torna lento, lo

que no permite la continuidad de los procesos con eficiencia.

En el caso del SIGA, podemos contar con que existen operaciones rutinarias, como el tema del giro

de las órdenes, en ese caso, también sirve para el nivel jerárquico operacional, y una orden de

compra es mucho más detallada en cada paso, por ello confirmamos que es un SPT.

Entrada de

Datos:

De proveedores,

costos, códigos, etc.

Procesamiento

Orden Girada, que muchas veces

hace la vez de contrato

Sistema de Procesamiento Transaccional – Girado de la orden

Como se mencionó, el SIGA constituye un sistema de información gerencial, ya que nos permitirá

obtener informes sobre actividades rutinarias en períodos más largos de tiempo para el control

debido. Por ejemplo, el Subdirector de Logística, requiere información acerca de ciertos gastos

indebidos, por ello recurrirá al SIGA, para obtener la siguiente información:

N° DE ORDEN

FECHA PROVEEDOR ITEM CANTIDAD MONTO M.N.

125 02/05 El Bosquejo S.A. Bonsái 1 4,000.00

400 15/05 Lumiosa S.R.L. Fluorescentes 1 10,000.00

580 22/05 Pesovich S.A Enlatados 100 3,505.00

581 22/05 Pesovich S.A Conservas 2,500 25,000.00

Búsqueda de el número de órdenes giradas por montos mayores a 1 UIT, mes de mayo

En base a este cuadro estadístico, el directivo medio tomará evaluará si el dinero está siendo bien

utilizado en lo realmente necesario.

El problema del SIGA consiste en que no es tan inteligente, no es un sistema de Apoyo a las

Decisiones (SAD).

A nivel estratégico (EIS) tampoco funciona, por sería necesario que ofrezca cuadros como el

siguiente:

¿CUÁLES SON LOS TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

SEGÚN LOS NIVELES ORGANIZACIONALES QUE DA

SOPORTE? SECCION 4:

1. Sistemas de Nivel Operacional (SPT):

Brindan ayuda y acompañamiento a las actividades diarias, rutinarias, muy comunes en la

empresa. Es lo referido a las transacciones en la organización, por ello se les llama

comúnmente Sistemas de Procesamiento Transaccional.

Su importancia radica en que genera documentos e informes para la empresa, que son

comunes, y que los utilizará para su operación normal y continua.

Muchos tienen vital importancia en el funcionamiento de la empresa, ya que forman parte

de la razón de la empresa. Son los Sistemas de Misión Crítica, por ejemplo, la

inoperatividad del servidor de redes de una empresa.

2. Sistemas de Nivel Gerencial:

Este tipo de sistemas apoyan en la evaluación, control y monitoreo de las actividades

rutinarias. Pueden ser:

a. Sistemas de Información Gerencial (SIG): Proporcionan informes sobre el

funcionamiento actual y en base registros históricos. Agrupa los datos otorgados

por el SPT. Procesa los datos y otorga salidas de porcentaje, acumulación o

comparación.

b. Sistemas de Apoyo a las Decisiones (SAD): Brinda apoyo en las decisiones menos

rutinarias, difícilmente especificadas con anticipación. Ayuda mucho en el caso de

nuevas preguntas. Es un análisis de escenarios y variables, además de simulación,

para brindar un soporte a la toma de decisiones. Consta de una Interfaz de

Usuario, una gerencia de datos y una gerencia de modelos. Su importancia radica

en que brinda ayuda frente a problemas sin antecedentes y a responder a nuevas

preguntas.

3. Sistemas de Nivel Estratégico (EIS):

Los Executive Information Systems, proporciona información de todo tipo, cuantitativa o

cualitativa, de forma rápida y actualizada. Utiliza intensivamente recursos gráficos y

capacidad de visión múltiple (es decir comparar diversos enfoques).Permite analizar las

tendencias con el máximo de detalle.

4. Sistemas a Nivel de Conocimiento:

Este tipo de sistemas asisten al proceso de creación de la información. Son llamados

también Sistemas de Trabajo del Conocimiento (STC). También se incluyen en esta parte

los sistemas de Automatización de Oficinas (SAE), que son sistemas colaborativos

aumentan las comunicaciones y la productividad de quipos de trabajo.

Microsoft Outlook es un programa de

agenda ofimática y cliente de email de

Microsoft, y forma parte de la suite

Microsoft Office.

Auto CAD gestiona una base de datos

de entidades geométricas (puntos,

líneas, arcos, etc.) con la que se puede

operar a través de una pantalla gráfica, el

llamado editor de dibujo. La interacción

del usuario se realiza a través de

comandos, de edición o dibujo, desde la

línea de órdenes, a la que el programa

está fundamentalmente orientado..

OTRO SISTEMAS DE INFORMACIÓN QUE ENCONTRAMOS

EN LAS ORGANIZACIONES

SECCION 5:

SIST. DE INFORMACIÓN DESCRIPCIÓN

ERP Sistema de Planeamiento de Recursos Empresariales. El software ERP, automatiza e integra muchos de los procesos que suceden en la empresa (logístico, financiero, recursos humanos, etc.), entonces hay un mayor control gerencial, mejora en la toma de decisiones y mayor eficiencia.

CRM La Gerencia de Relación con el Cliente, ayuda a mejorar la relación cliente-empresa gracias a que establece una adaptación de servicios y productos de acuerdo a cada cliente, y al entendimiento de sus necesidades, satisfacción, deseos, etc. Además de la mejor forma de llegar a ellos. Es la combinación de procesos y tecnologías del negocio.

SCM Es la forma correcta de planear los recursos y la actividad productiva en su totalidad teniendo en cuenta la capacidad productiva y los pronósticos de demanda. Las interrelaciones entre otras compañías que posibiliten la fabricación y venta de los productos, es un ejemplo claro de la Gerencia de la Cadena de Suministros.

BI Es transformar grandes cantidades de datos en información de calidad para la toma de decisiones. Consta de 4 herramientas: Data Warehouse, OLAP, Data Mining y las Herramientas de Modelamiento Analítico y de pronósticos.

GIS Apoyan en las decisiones de la distribución geográfica del personal y otros recursos. Interfase gráfica.

DE ACUERDO AL CASO, DE NOMBRE “¿TIENEN REMEDIO?” PRESENTADO. BUSQUE

IDENTIFICAR LOS DIVERSOS TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN.

Director

Comercial

Estadísticas

SISTEMA DE

INFORMACIÓN A

NIVEL GERENCIAL

(SIG), revisa las

estadísticas

SISTEMA DE

INFORMACIÓN

GEOGRÁFICA

(GIS), ya que

observa la

distribución de los

visitadores de los

médicos (clientes)

GESTIÓN DE LA RELACIÓN

CON EL CLIENTE (CRM)

Ya que eligió 80,000 médicos a

los cuales visita para saber de

ellos mucho más

(médicos=clientes)

GERENCIA DE LA CADENA DE

SUMINISTROS (SCM)

Ahora por motivo de los genéricos

Pfizer debe tener mayor control

con la distribución de sus

productos y planificar la cadena

de suministros para producir y

abastecer de acuerdo a lo

necesitado en las farmacias.

PLANEAMIENTO DE LOS RECURSOS DE LA EMPRESA

(ERP),

Se cuelga información de las ventas por los distribuidores a

las farmacias, con un retraso máximo de 1 días, esto ayuda a

planificar mejor la producción y los recursos necesarios.

SISTEMAS A NIVEL

OPERACIONAL (SPT)

Operaciones rutinarias y

típicas en base a estas

operaciones se generan

las estadísticas.