UNIDAD II

EL PROCESO ADMINISTRATIVO

Prof: René Legue Cárdenas

Administrador Publico

PROCESO ADMINISTRATIVO

PLANEACIÓN:

•La planeación implica calcular las condiciones y las circunstancias

futuras, y con base en esas estimaciones, tomar decisiones sobre que

trabajo debe realizar el administrador y todos aquellos que están bajo

su responsabilidad.

• Consideremos que esta función la componen tres niveles o tipos

distintos:

Planeación estratégica

Planeación táctica

Planeación operativa

FUENTE: Administración, Hitt Black Porter

ORGANIZACIÓN:

• Para realizar el trabajo administrativo, es necesario conjuntar los

recursos de manera sistemática; esta función se conoce como

organización.

• Implica poner atención a la estructura de relaciones entre los

puestos y los individuos que lo ocupan, así como vincular la

estructura con la dirección estratégica general de la organización.

FUENTE: Administración, Hitt Black Porter

DIRECCION:

• A lo largo de los años, esta función se ha clasificado de diversas

maneras, que incluyen el termino liderazgo.

• El fundamento de dirigir o liderar es el proceso de intentar influir en otras

personas para alcanzar los objetivos de la organización.

• Significa motivar a los subalternos, interactuando con ellos de manera

eficaz en situaciones colectivas, y comunicándose de manera estimulante

sobre los esfuerzos para cumplir sus tareas y alcanzar las metas

organizacionales.

CONTROL:

• La esencia de esta función consiste en regular el trabajo de

quienes un administrador es responsable.

• La regulación podría realizarse de distintas formas, incluyendo el

de establecimiento anticipado de estándares de desempeño, la

supervisión continua( en tiempo real) del desempeño y, de manera

significativa, la evaluación del desempeño general.

• Los resultados de la evaluación se retroalimentan al proceso de

planeación.

FUENTE: Administración, Hitt Black Porter

ADMINISTRAR

PLANEACION

CONTROL ORGANIZACION

DIRECCION

FUENTE: Administración, Hitt Black Porter

FUNCIONES ADMINISTARTIVAS

ROLES ADMINISTRATIVOS

Henry Mintzberg , baso su sistema de clasificación en estudios de

investigación sobre la forma en que los administradores emplean su

tiempo en el trabajo y se oriento hacia los “roles”, que él denominó

“ conjuntos organizados de conductas”.

Mintzberg organizó su tipología de los roles administrativos en tres

categorías principales (interpersonal, de información, y de decisión) cada

una de las cuales contiene roles específicos.

Este sistema comprende en total 10 roles.

FUENTE: Administración, Hitt Black Porter

Roles interpersonales

•Representante•Líder•Enlace

Roles de información•Monitor•Divulgador•Vocero

Roles de Decisión•Emprendedor•Mediador de conflictos•Asignador de recursos•Negociador

Roles administrativos

TIPOS DE ROLES ADMINISTRATIVOS

FUENTE: Administración, Hitt Black Porter

ROLES INTERPERSONALES

Los papeles interpersonales se componen de tres clases de

conductas y, de acuerdo con Mintzberg, se derivan directamente de la

autoridad formal que la organización le otorga al administrador; a

saber:

1. El rol de representante:

• Esta serie de conductas implica un énfasis en actividades

protocolarias, como atender una labor de asistencia social, dar la

despedida a un empleado que se jubila, etc.

FUENTE: Administración, Hitt Black Porter

2. El rol de líder:

• En el sistema de Mintzberg, este papel es esencial el de influir en

los demás o en dirigirlos.

• Es el conjunto de responsabilidades que las personas

comúnmente asocian con el trabajo del administrador, ya que la

organización le otorga a este la autoridad formal sobre el trabajo

de otros individuos.

• De acuerdo con el grado que los administradores traduzcan esa

autoridad en influencia real, ejercerán lo que se denomina

comportamiento de liderazgo.

3. El rol del enlace:

• Este papel destaca los contactos en que el administrador tiene con

las personas externas a la cadena de mando de la autoridad formal.

• Tales contactos incluyen no solo a los otros administradores dentro

de la empresa, sino también a muchos individuos fuera de ella; por

ejemplo, clientes, proveedores, funcionarios gubernamentales y

administradores de otras organizaciones.

•Asimismo destaca interacciones horizontales, en contrataste con las

interacciones verticales del administrador y resalta el hecho de que

una parte importante del trabajo de los administradores consiste en

servir como intermediario en su propia unidad, y otras unidades y

grupos.

•El rol de enlace se aplicaría a la situación en que un gerente de

marketing interactúa con clientes clave para saber acerca de sus

reacciones ante las nuevas ideas de producto

FUENTE: Administración, Hitt Black Porter

ROLES DE INFORMACION

Esta serie de conductas se constituyen sobre las relaciones

interpersonales que el administrador establece, y destaca la importancia

de Internet para que el administrador establezca contactos y los

mantenga.

Los tres roles de información específicos que Mintzberg identifico son los

siguientes:

1. El rol del monitor:

• Este tipo de conducta implica la búsqueda continua de información

que los administradores requieren para mantenerse al tanto de los

avances cruciales que podrían afectar el trabajo de su unidad o del

suyo propio.

• El monitoreo, como se señalo antes, en general tiene que ver con

información escrita y hablad, así como hechos “sencillos” y

“complejos”.

• Un administrador que pasa largo rato en la sala informal del lobby

charlando con otros colegas con la finalidad de reunir datos sobre

un nuevo desarrollo industrial seria un ejemplo de este rol.

2. El rol divulgador:

• El administrador no solo recibe información sino también la envía.

Con frecuencia envía información que el receptor desea, pero que

sin la ayuda del administrador le sería difícil adquirir.

.

• El supervisor que se entera de los planes de

reorganización de su área y comunica dicha información a

sus subalternos estaría actuando en su rol de divulgador.

3. El rol de vocero:

• Con frecuencia se solicita al administrador que manifieste los

puntos de vista de la unidad de la cual es responsable.

FUENTE: Administración, Hitt Black Porter

• En los niveles administrativos inferiores, de manera habitual esto

significa representar a la unidad ante otros individuos o grupos dentro

de la organización; en los niveles administrativos superiores, este rol

del vocero interno también podría completarse con un componente

externo, en el cual la organización y sus actividades e intereses a

menudo deben manifestarse al mundo exterior.

• Cuando el administrador de la región occidente se reúne con otros

gerentes regionales y muestra las visiones y perspectivas del

personal de venta de su región sobre que tan probable es que

funcione el nuevo plan de incentivos de ventas propuesto, esta

desempeñando un rol de vocero.

ROLES DE DECISION

La ultima categoría de roles en este sistema de clasificación se relaciona

con los requerimientos para la toma de decisiones del trabajo de un

administrador. Mintzberg distinguió cuatro roles de decisión:

1. El rol del emprendedor:

• Los administradores no únicamente toman decisiones rutinarias en

su trabajo, sino que a menudo se comprometen en actividades para

explorar nuevas oportunidades o iniciar nuevos proyectos.

• Esta conducta emprendedora dentro de la organización suele

implicar una serie de decisiones menores que permiten la evaluación

continua respecto de seguir adelante con las nuevas empresas o

abandonarlas.

• Este tipo de comportamiento conlleva cierto grado de riesgo, aunque el

riesgo a menudo se limita o minimiza por la secuencia de decisiones.

• Suponga por ejemplo una gerente de producción de bajo nivel que

propone una idea para una nueva unidad organizacional de ventas, que

analiza con sus colegas y luego, con base en sus reacciones, la modifica

y la presenta a la administración del nivel superior. Esta administradora

estará manifestando una conducta que va más allá de sus

responsabilidades cotidianas.

FUENTE: Administración, Hitt Black Porter

2. El rol mediador de conflictos:

• Los administradores inician sus propias actividades, pero también

deben ser capaces de responder ante los conflictos o disturbios.

• En este papel el administrador a menudo actúa como juez, como

solucionador de problemas o moderador de conflicto.

• La finalidad de este rol es, por supuesto, evitar que los asuntos

problemáticos pequeños crezcan y compliquen.

• Si usted como administrador enfrentara una situación donde sus

trabajadores no estuvieran de acuerdo en quién debería realizar una

tarea particularmente desagradable, pero necesaria, e interviniera

para resolver la situación, estaría funcionando como un mediador de

conflictos.

3. El rol de asignador de recursos:

• Como los recursos de todo tipo casi siempre son limitados en lasorganizaciones, una de las principales responsabilidades de losadministradores es decidir cómo distribuir los recursos que estánbajo su responsabilidad.

• Las decisiones de asignación tiene un efecto directo en eldesempeño de una unidad, y un efecto indirecto al comunicar ciertostipos de información a los miembros de la unidad.

• El administrador de los servicios de la recepción en un gran hotel,quien decide cuántas y cuáles cajeras se asignarán para cada turno,está operando un rol de asignador de recursos.

4. El rol de negociador:

• Este tipo de comportamiento administrativo se refiere al hecho deque a menudo se le llama al gerente para que realice acuerdos conpersonas de otras unidades o de otras organizaciones (dependiendodel nivel del puesto administrativo).

• El administrador que se encuentra en esta situación de decisión esresponsable de saber qué recursos pueden o no comprometerse endeterminadas soluciones negociadas.

• La persona del equipo negociador que ayuda a establecer unanueva empresa conjunta con una compañía externa estaríafuncionado en el rol negociador.

FUENTE: Administración, Hitt Black Porter

DIMENSIONES DEL TRABAJO ADMINISTRATIVO

Otra forma bastante útil para procurar un mejor entendimiento del trabajo

administrativo consiste en realizar las dimensiones de los puestos

administrativos.

La investigadora británica Rosemary Stewart desarrollo un enfoque

particular al respecto. Stewart propuso que cualquier trabajo administrativo

(y, de hecho, cualquier actividad en cualquier parte de una organización) se

caracteriza con base en tres dimensiones.

Las exigencias que se le hacen,

Las restricciones que se le imponen y

Las opiniones que se le permiten.

FUENTE: Administración, Hitt Black Porter

Exigencias:

• Esta dimensión de la tarea administrativa se refiere a lo que debe

hacer quien ocupa un puesto especifico.

• Existen dos tipos de “demandas”: las actividades o lo deberes que

deben realizarse, y los estándares o niveles mínimos de desempeño

que se tienen que alcanzar.

• Las exigencias proceden de fuentes diversas, como la organización en

toda su extensión, el jefe inmediato o la forma en que están

organizadas las actividades laborales.

• Los tipos de demandas habituales incluirían conductas como asistir a

las reuniones necesarias, cumplir con los términos de entrega

programados y seguir ciertos procedimientos, entre otras.

Restricciones:

• Las “restricciones” son los factores que limitan la respuesta del

administrador ante demandas diversas. Una restricción común para

cualquier administrador es la cantidad de tiempo disponible para

realizar una actividad.

• Otras restricciones habituales se incluirían en presupuesto, tecnología,

actitudes de los subalternos y normas legales.

• El punto importante es cualquier labor administrativa tiene una serie de

restricciones y, por ende, una clave para desempeñar esas tareas de

manera eficaz es conocer las limitaciones para lograr una buena

comprensión en la forma en que podría minimizarse, superarse o

afrontarse

Opciones:

• Esta dimensión destaca el hecho de que a pesar de las exigencias y

las restricciones, en cualquier labor administrativa siempre hay lugar

para tener cierta conducta discrecional.

• Por lo tanto, son varias las actividades que el administrador podría

realizar, pero que no tiene que realizar.

• Las “opciones” comprenden la forma en que debe llevarse a cabo

una actividad, que trabajo debería hacerse además del

absolutamente requerido, quien efectuara ciertas tareas especificas,

y que iniciativas, de otra forma prohibitivas, se emprenderán de entre

las posibilidades casi infinitas.

FUENTE: Administración, Hitt Black Porter

Puesto A:

Gerente del equipo

del proyecto

Puesto B:

Gerente de restaurante

de comida rápida

Exigencias

• Desarrollar un nuevo producto con

notable atractivo para el mercado.

•Efectuar reuniones formales de avances

con su jefe una vez por semana

•Viajes frecuente a otros sitios de la

compañía

• Mantener agradable la apariencia del

establecimiento

•Reducir al máximo los desperdicios de

los empelados

•Cumplir con los estándares de rapidez

en el servicio

Restricciones

•Plazo de 12 meses para desarrollar el

producto

•Limite presupuestal de 1 millón

•Sin opción para seleccionar a los

miembros del equipo

• La educación formal de la mayoría de

los empleados es limitada

• Hay pocos incentivos monetarios para

compensar el desempeño sobresaliente

•Normas federales y estatales sanitarias

y de seguridad

Opciones

• La estructura organizacional del equipo

para el proyecto

•Secuencia de la tareas del proyecto

•Asignaciones presupuestarias

• Selección del empleado que será

promovido a supervisor

•Programar turnos y actividades

•Publicidad local para las promociones

Dos puestos administrativos con distintas exigencias, restricciones y opciones

¿QUE HABILIDADES NECESITAN LOS ADMNISTRADORES?

Como cualquier otra actividad humana, la administración implica el

ejercicio de las habilidades, es decir, de capacidades altamente

desarrolladas así como de competencias.

Las habilidades son el resultado de una combinación de aptitud,

educación, capacitación y experiencia.

FUENTE: Administración, Hitt Black Porter

Técnicas

•Conocimientoespecializado (incluyendocomo y cuandousar las habilidades

INTERPERSONALES

• Sensibilidad

•Persuasión

•Empatía

Conceptuales

• Racionamiento lógico

•Criterio

•Capacidad analítica

Se han identificado tres tipos de habilidades primordiales para las tareas

administrativas, en particular para el componente de liderazgo en la

administración; a saber: habilidades técnicas, interpersonales y conceptuales

FUENTE: Administración, Hitt Black Porter

HABILIDADES INTERPERSONALES

HABILIDADES TECNICAS

Las habilidades técnicas entrañan el conocimiento especializado sobre

procedimientos, procesos, equipos y similares, e incluye las destrezas

relacionadas con saber cómo y cuándo utilizar ese conocimiento.

Las investigaciones muestran que estas habilidades en especial son

importantes en las etapas iniciales de la formación administrativa, cuando

el liderazgo hacia los empleados de menor nivel es parte de la función, y

uno de los retos de ser un administrador consiste en ganarse el respeto de

aquellos a quienes se dirige.

HABILIDADES INTERPERSONALES

Se ha demostrado que las habilidades interpersonales como sensibilidad,

persuasión y empatía son muy importantes en todos los niveles de la

administración, aunque lo son mas en los niveles bajo y medio.

Un amplio estudio realizado sobre el avance de las carreras, encontró

evidencia de que tales habilidades, medidas en su etapa inicial utilizando

métodos de valoración sicológica, era un factor que predecía el avance de

las carreras que ocurría 20 años después en las jerarquías

administrativas.

FUENTE: Administración, Hitt Black Porter

Sin embargo, aunque se haya demostrado que la falta de estas

habilidades limita de ante mano el desarrollo administrativo, incluso ante la

presencia de otras habilidades, es poco probable que las habilidades

referidas por si solas garanticen en éxito administrativo significativo.

Los ejecutivos que ascienden con rapidez a final de cuentas se

“descarrilan” o se estancan en sus carreras administrativas, aun cuando

parecen haber comenzado con niveles aceptables de habilidades

interpersonales.

Los lideres administrativos

potenciales comparten

básicamente ciertos rasgos:

Quienes no triunfaron por

Completo:

Quienes triunfaron:

Son inteligentes con registros de

seguimiento

destacado

Han sido exitosos pero, en general,

tan sólo en un área o en un tipo

especifico de trabajo.

Tiene registros de seguimiento

diversos, habilidad demostradas

en muchas situaciones diferentes y

buenos conocimientos del negocio

o la industria

Sobrevivieron a situaciones

estresantes

A menudo se les describe como

temperamentales o volubles.

Durante crisis, podrían controlar su

temperamento frente a sus

superiores, pero mostrarse hostiles

con compañeros y subalternos.

Mantiene la postura en situaciones

difíciles, son predecibles durante la

crisis, y se les considera serenos y

confiables.

Tiene unos cuantos defectos Ocultan los problemas mientras

tratan de solucionarlos. Si no es

posible escoger el problema, tienden

a exteriorizar actitudes defensivas e,

incluso a culpar a otros por ello

Cometen pocos errores, pero

cuando lo hacen, los admiten y los

manejan con aplomo y dignidad.

Los lideres administrativos

potenciales comparten

básicamente ciertos

rasgos:

Quienes no triunfaron por

Completo:

Quienes triunfaron:

Son ambiciosos y están

orientados hacia la solución

de

problemas

Quizás intenten concentrarse en una

sola posición, ignorando las

posibilidades futuras; podrían elegir al

personal incorrecto o negar el talento

que los demás tengan; tal vez

dependan mucho de un solo mentor,

poniendo en duda su propia habilidad

para la toma de decisiones

Al mismo tiempo que se enfocan

en la solución de los problemas,

mantiene su mente concentrada

en la siguiente posición, ayudan a

desarrollar sucesores

competentes, y buscan asesoría

en muchas fuentes

Tiene buenas habilidades

interpersonales

Se les podría considerar agradables

aunque maliciosos o directos sin tacto,

Oscos y arrogantes. A las personas no

les agrada trabajar con ellos.

Pueden llevarse bien con distintas

clases de personas, son francos

sin ser ofensivos, se les considera

directos y diplomáticos

FUENTE: Administración, Hitt Black Porter

HABILIADADES CONCEPTUALES

A menudo llamadas destrezas cognoscitivas o complejidad cognoscitiva,

las habilidades conceptuales tal como el razonamiento lógico, el criterio y

las capacidades analíticas son elementos de predicción relativamente

confiables sobre la eficacia administrativa.

Estas habilidades suelen ser factor principal que determina quien llega a

los mas altos niveles de la organización.

FUENTE: Administración, Hitt Black Porter