Universidad carlos hernán gómez III€¦ · Gestion del Capital Humano Divisón Administrativa y...

UNIVERSIDAD

CARLOS HERNÁN

GÓMEZ III

Documentación

Institucional

Kilómetro 7 Vía Aeropuerto BLOQUE X, Piso 2

Conmutador: (57-6) 8879400

Correo electrónico: [email protected]

- Manizales, Caldas, Colombia -

1 Tabla de contenido

Estructura Organizacional ......................................................................... 2

Plan Estratégico 2012-2015 ....................................................................... 3

1. Universidad y Futuro .......................................................................... 3

2. Principios orientadores ....................................................................... 6

3. La planificación estratégica en la Universidad .................................. 7

4. El Plan Estratégico de la Universidad Carlos Hernán Gómez III .. 12

4.1 Antecedentes y justificación ......................................................... 12

4.2 Desarrollo del Plan Estratégico .......................................................... 14

Políticas institucionales UCHG III .......................................................... 29

POLITICAS DE TALENTO HUMANO ................................................ 29

POLITICAS ADMINISTRATIVAS ...................................................... 29

POLITICAS DE DOCENCIA ................................................................ 30

POLITICAS DE INVESTIGACION ...................................................... 30

Políticas de tecnología de información UCHG III ................................... 31

CONSIDERACIONES GENERALES ................................................... 32

POLÍTICA PARA EL USO ADECUADO DE LAS TECNOLOGÍAS DE

INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES. ........................................... 33

Usos inadecuados................................................................................... 36

Excepciones. ........................................................................................... 38

Prohibiciones .......................................................................................... 38

SANCIONES. ......................................................................................... 46

GLOSARIO DE TÉRMINOS. ................................................................ 47

Políticas de gestión de conocimiento en la UCHG III ............................. 48

Políticas Generales de Gestión de Conocimiento: ................................ 48

Políticas de gestión de conocimiento individual ................................... 49

Políticas de gestión de conocimiento a nivel organizacional: ............... 49

MAPA DE PROCESOS UCHG III ........................................................... 50

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2 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Resolución de Consejo Superior No. 012 de 2012

*En cuanto a las facultades todas tienen la misma estructura y estarían bajo “Coordinación de facultades”,

cada una contaría con departamentos de acuerdo a los programas curriculares que agrupe y los centros e

institutos que requiera para su funcionamiento, lo mismo que laboratorios. Algunas de las facultades son:

Facultad de Ciencias Exactas, Facultad de Administración, Facultad de Agronomía, Facultad de Artes,

Facultad de Ciencias Políticas, Facultad de Medicina.

Consejo Superior

Vicerrectoría Administrativa

Gestion del Capital

Humano

Divisón Administrativa

y Financiera

Dirección de Servicios Generales

Vicerrectoría Académica

Dirección de

Admisiones

Coordinación de

Facultades *

Coordinación de Prácticas

Dirección de Bibliotecas

Vicerrectoría de

Investigación

División de Investigación Interna para

mejora continua

Institucional

División de Investigación para asuntos

científicos

Rectoría

Vicerrectoría de Relaciones con la Empresa y

Plan estratégico

Dirección de Informática y

Gestión del Conocimiento.

Oficina de Presupuesto y

Compras

Oficina de Análisis y Diseño

de Sistemas.

Oficina de Soporte

Consejo Académico

Auditoría Interna

Comité de Investigación

Comité de plan estratégico

Comité de Computación

Oficina de Jurídica

Oficina de Planeación

Oficina de Cultura, Extensión y

Proyección Social

Oficina de Relaciones Internacionales e

interinstitucionales

Dirección de Bienestar

Universitario Dirección de Publicación

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3 PLAN ESTRATÉGICO 2012-2015 Bases Metodológicas y Principios Orientadores

1. Universidad y Futuro

Un sencillo análisis del panorama actual pone de relieve los procesos de

cambio que vienen produciéndose, que presentan cierto grado de

interrelación a pesar de su diversa índole demográfica, social, laboral,

cultural, tecnológica, económica o política. Son cambios que tienen que

ver con la llamada sociedad del conocimiento y el desarrollo de nuevas

tecnologías de la información y la comunicación; con el fenómeno de la

globalización, al mismo tiempo que la consolidación de áreas

geoestratégicas, o con el desarrollo tecnológico y sus implicaciones

económicas. Estas transformaciones suponen desafíos y retos para el

individuo y para las diferentes organizaciones e instituciones en las que

se estructura la sociedad.

La Universidad desempeña un papel fundamental en la sociedad, tales

cambios le afectan pero además también tiene, y debe tener, un

importante protagonismo. En estas circunstancias ¿qué pueden o deben

hacer las universidades? ¿Qué consecuencias tienen estos procesos para

su futuro? ¿Cómo organizar sus recursos y capacidades? ¿Cómo adaptarse

o gestionar estos cambios?

La Universidad surge de y desarrolla su actividad para una sociedad en la

que debe ejercer un liderazgo indiscutible en la formación, la

investigación y la prestación de servicios. La Universidad debe ser un

referente para el aprendizaje, la innovación, la cultura y la creatividad;

para el desarrollo de la actividad y de proyectos humanos inteligentes.

Debe ser un agente activo en pro de una inteligencia colectiva orientada a

un mundo mejor, consiguiendo un desarrollo equilibrado desde una

perspectiva económica, social y medioambiental. Por tanto, ha se ser

capaz de encontrar respuestas a tales transformaciones sociales, tanto al

crecimiento y la diversificación de su propia estructura como a su gestión,

a la necesidad de proyección internacional o a la generación, extensión y

promoción del pensamiento y del conocimiento científico. En la medida en

que sea eficaz en este proceso de generación de conocimiento, también de

aprendizaje, mayor será el desarrollo de la inteligencia colectiva y, en

consecuencia, su éxito.

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4 Existen numerosos informes y dictámenes que han analizado el contexto

universitario y que han sido un referente para comprender la situación de

la Universidad actual. Los informes “Universidad 2000”, de la CRUE, de

las agencias de calidad y la exposición de motivos de diferentes leyes

presentan los principales síntomas del sistema universitario en sus

diversas dimensiones, entre las que destacan las relacionadas con:

● El proceso de enseñanza-aprendizaje como: iniciativas para

la mejora docente, meritocracia, individualismo versus trabajo en

grupo o desmotivación, índice de fracaso escolar…

● La investigación: necesidad de fomento, implantación y/o

mejora de la evaluación, iniciativas para la mejora en gestión de la

investigación.

● La demanda: aumento del número de estudiantes,

adecuación a la demanda, necesidad de formación continua,

inserción laboral.

● La oferta: aumento de universidades públicas y privadas,

diversificación de titulaciones, falta de adecuación a la demanda y

a las condiciones del entorno, concreción del mapa de titulaciones,

coordinación de la oferta, convergencia entre sistema universitario,

desarrollo de titulaciones propias.

● El servicio a la sociedad: exigencia de adecuación del sistema

educativo al productivo, compromiso con la sociedad.

● La gestión: modernización, sistemas de información,

síntomas de hipertrofia y artrosis en la estructura, búsqueda de

mayor eficacia y eficiencia, profesionalización, adecuación de

plantillas, necesidad de planificación.

● La financiación: necesidad de recursos financieros, búsqueda

de la suficiencia financiera, racionalidad y eficiencia en el gasto,

corresponsabilidad entre administraciones.

● La proyección universitaria: conveniencia de participar en

redes nacionales e internacionales tanto en formación como en

investigación, coordinación supranacional, corporativismo.

● La percepción de la Universidad se considera importante y

está bien valorada. Es plural y favorece el avance científico. Reto

de la aparición de nuevas universidades. Intereses corporativos y

localistas. La exigencia de mayor control social.

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5 En la evolución de las organizaciones destaca una tendencia hacia la

estructura de la organización en red. Básicamente, esto consiste en un

proyecto común en el que colaboran diferentes partes con cierto grado de

descentralización pero que cooperan, incluso pueden competir, y se

coordinan con arreglo a objetivos estratégicos. Subyace la idea de una

organización más flexible en la que la incorporación de Internet y las

NTIC hace que se gane tanto en la comunicación y relación con el exterior

como en el ámbito interno de la organización. Esto es así en la medida que

permite una mayor rapidez, agilidad, interactividad, flexibilidad,

adaptación, “personalización” y ahorro de costes en la comunicación y las

relaciones.

Esto presenta extraordinarias oportunidades tanto, para un mejor

desarrollo interno de la organización universitaria como para una

estructura universitaria en red de carácter internacional o, incluso,

global. El aprovechamiento de las nuevas tecnologías es una actividad

transversal que afecta a todas las actividades fundamentales

universitarias, además supone un factor importante de creación de valor

para los diferentes colectivos de la comunidad universitaria y de la

sociedad en general.

Si se habla de una noosfera o entorno global de la información, que

comprende el ciberespacio y todos los demás sistemas de información1,

cabria hablar de una noouniversitas como ese entorno global universitario

donde se desarrolla el conocimiento científico y tecnológico, el

pensamiento y la cultura. Donde la generación, la transmisión y

comunicación del saber y del conocimiento alcance niveles de rapidez,

extensión o generalización de acceso sin precedentes que implican

importantes transformaciones de las formas tradicionales de entender la

docencia, la investigación y los servicios que presta la Universidad. Ante

tales potencialidades no basta con dejarse llevar por la estela

deslumbrante de sus llamativas bondades, se presenta un importante reto

de incorporación de tales potencialidades al proceso de aprendizaje y de

pensamiento autónomo. En definitiva, se trata de la incorporación al

proyecto universitario de manera inteligente en pro de unos fines, que

realce el papel relevante y con peso específico de la Universidad como

institución en el nuevo contexto.

Si se quiere una Universidad mejor se deben apoyar determinadas

acciones y evitar otras: se debe planificar. La Universidad tiene

reconocida constitucionalmente su autonomía que, entre otras cuestiones,

tiene que ver con la capacidad para elegir sus fines Así pues, teniendo

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6 como se tiene el conocimiento y los fines, se disponen de los ingredientes

necesarios para un proyecto inteligente, pero además se precisa de una

voluntad decidida de la comunidad universitaria. La realidad

universitaria tan multidimensional es una realidad muy sugerente por el

gran número de alternativas que suscita, por este motivo un buen

proyecto universitario debe contener un patrón de búsqueda, de

anticipación, de interrogantes. Pero sin olvidar la necesidad de una

mínima concreción. En definitiva es lo que se persigue con la elaboración

del Plan Estratégico de la UCH III.

2. Principios orientadores

Consciente de todos estos desafíos, la Universidad de acuerdo con unos

criterios entre los que sobresalen la racionalidad, la responsabilidad o la

búsqueda de la mejora ha de tener presente unos principios generales que

orienten en este cometido:

● Una Universidad que aprenda. Debe aprender más que

memorizar. El conocimiento y un buen proceso de aprendizaje son

unos recursos estratégicos para la docencia, para la investigación y,

por supuesto, para la gestión como organización. Es un valor de

primera magnitud. La Universidad ha de representar un liderazgo

en la generación del conocimiento, en su revisión y transmisión, a

la vez que en la formación para aprender a aprender.

● La Universidad como agente activo. Debe impulsar procesos

de transformación cultural, económica, social y medioambiental y

también los relacionados con la sociedad de la información. Tiene el

reto de anticiparse más que ir a remolque en tales cambios para

poner la sociedad de la información al alcance de las personas.

Debe ser un motor de desarrollo sostenible y un centro de

innovación.

● La Universidad comprometida con la calidad. Debe tener un

compromiso con la calidad del aprendizaje, de la investigación, de

la gestión y con la calidad de vida de los ciudadanos. Dentro y fuera

de la institución este compromiso también se concreta en

investigación y en prácticas orientadas a la seguridad laboral o

respeto al medio ambiente, en iniciativas que representen

desarrollo ético y estético de su campus y de su entorno. En suma,

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7 la consecución de una “Universidad atractiva” para el estudio, el

aprendizaje, la investigación, para sus estudiantes y trabajadores

pero también para su ciudad y su entorno.

● La UCH III debe ser consciente de su tradición y de su

importancia como Universidad histórica, un valor irrenunciable y

selectivo. Centro generador de cultura y de creatividad, que trabaje

por la cohesión social y participación activa del individuo en la

sociedad, a partir de la información, la formación y el conocimiento.

Además debe ser un incentivo de participación público-privada.

● Una Universidad abierta. Abierta al conocimiento, al debate,

a las personas, a las relaciones con otras instituciones del entorno

próximo o de otros países. Una Universidad que impulse su

proyección internacional tanto en materia docente o de

investigación, como en gestión o en colaboración y extensión

universitaria.

● La Universidad como institución. Debe reforzar el

sentimiento de pertenencia y el de complicidad en sus objetivos.

Con frecuencia, por parte de la comunidad universitaria existe un

vínculo más fuerte con el área de conocimiento, el departamento, el

centro o el sector que con la institución, que no favorece el proceso

estratégico en la Universidad.

3. La planificación estratégica en la Universidad

La teoría sobre estrategia no es algo nuevo, sobre ella se encuentran

antecedentes en los clásicos occidentales y orientales o en autores como

Maquiavelo o Gracián. En la segunda mitad del siglo XX tuvo un gran

desarrollo en el ámbito de la gestión de empresas, sobresalen nombres

como: Mintzberg, Andrews, Porter, Prahalad, Quinn o Grant.

La filosofía del proceso estratégico se ha incorporado a empresas,

organizaciones de diferente índole, a territorios o ciudades y, por qué no, a

la administración pública y a la Universidad. Conocerse a sí mismo, con

sus recursos y capacidades, conocer lo que te rodea, con sus oportunidades

y amenazas, constituye un ejercicio asumido por las organizaciones

sociales para establecer metas alcanzables y acciones encaminadas a

dicha consecución.

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8 La planificación estratégica puede entenderse como un proceso de

dirección cuyo fin último es compatibilizar a la organización con su

entorno, de manera que ésta alcance el éxito en el mismo, es decir,

cumpla con su misión corporativa. Una fórmula alternativa para

delimitar aún mejor el concepto que aquí nos ocupa es precisamente

examinar qué no debe entenderse como planificación estratégica. En este

sentido, como ya afirmó Steiner en 1979, la planificación estratégica:

● no es un intento de bosquejar el futuro a través de planes

rígidos, estáticos y con límites prefijados,

● no es el desarrollo de planes masivos, detallados e

interrelacionados sin más,

● no es una tentativa por reemplazar la intuición, el juicio y el

pensamiento de los directivos,

● no es una simple agregación de planes funcionales o la

extrapolación de los actuales.

La clave del ejercicio estratégico no es la planificación en sí misma, sino

el ejercicio de la reflexión y la pasión: reflexión acerca de lo que la

organización es, otros demandan y unos terceros hacen; pasión por fijar

objetivos y metas y proponerse el alcanzarlas.

Llegados a este punto surgen algunas cuestiones de interés: ¿es

trasladable la teoría del pensamiento estratégico al mundo universitario?,

¿puede beneficiarse la Universidad de las teorías, conceptos y modelos

surgidos de la planificación estratégica?, ¿cómo ha de abordar la

Universidad esta labor?

Respecto a la primera cuestión, un simple análisis histórico arroja una

respuesta positiva. En los Estados Unidos la aplicación de la planificación

estratégica en la educación superior comienza tras la Segunda Guerra

Mundial, justificada por el continuo crecimiento económico y de la

población en edad universitaria, que exigían la puesta en marcha de

planes a medio y largo plazo capaces de predecir el desarrollo futuro. No

obstante, será a finales de los años setenta y comienzos de los ochenta

cuando la aplicación del pensamiento estratégico en la Universidad se

generalice y expanda, motivado por las importantes fluctuaciones en la

economía, restricciones presupuestarias mundiales, cambios

demográficos, políticos, sociales y culturales. Estas circunstancias

potenciaron aun más la necesidad de aplicar los conceptos de la

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9 planificación estratégica al mundo universitario para conseguir una

mayor flexibilidad ante los cambios del entorno.

En Colombia, este proceso ha sido mucho más tardío. No fue hasta

mediados de la década de los 90 cuando empezaron a utilizarse estas

técnicas en las instituciones académicas. El motivo, la propia realidad

universitaria española hasta ese momento. A comienzos del siglo XX

había en Colombia sólo 12 universidades, siendo en la década de los

noventa cuando se produce el mayor crecimiento de la historia con la

creación de cerca del 40% de las instituciones académicas actuales. Dicho

período coincide además con una etapa de recesión económica, que

conlleva la estabilización de los presupuestos públicos en materia

educativa, y con el descenso del número de alumnos en edad de acceder a

la Universidad. En definitiva, aparecen los “ingredientes” básicos que

hacen necesario la aplicación del pensamiento estratégico a la

Universidad.

Entre los principales factores que han motivado el traslado de esta

filosofía de gestión al ámbito universitario se pueden destacar los

siguientes:

● Cambios demográficos.

● Apertura de la Universidad a la sociedad.

● Cambios socioeconómicos: crisis del estado del bienestar.

● Incremento de las expectativas de la sociedad.

● Cuestionamiento de las bases de legitimación tradicional de

las universidades.

● Reconocimiento de la Universidad como factor clave de

competitividad social y económica de ciudades, regiones y países.

● Creciente competitividad nacional e internacional, como

resultado lógico del proceso de internacionalización de la educación

y la ciencia.

● Impacto de la nuevas tecnologías de la información y

comunicación en la educación superior.

Por lo que respecta a la segunda cuestión planteada, qué beneficios

obtiene la Universidad con la aplicación del proceso de planificación

estratégica, la práctica deja claro que son muchos y variados:

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10 ● Definición clara de los objetivos de la institución, de los

campos de acción prioritarios, así como de las acciones específicas

que deben desarrollarse para alcanzar dichos objetivos.

● Ayuda en la toma de decisiones y en la asignación eficiente

de recursos.

● Evita los problemas asociados con la inmediatez y anticipa

los cambios de entorno.

● Se abordan los problemas de una manera global.

● Facilita la comunicación entre las distintas unidades y

colectivos universitarios, estimulando la participación de sus

agentes.

● Dinamiza los sistemas de gestión, desarrollando unidades

organizativas proactivas de cara al futuro.

● Prepara a la institución ante los retos del futuro y ayuda a

ordenar y priorizar las decisiones.

● Fomenta un proceso de aprendizaje y desarrollo

organizativo.

En resumen, la aplicación de estos planteamientos al mundo universitario

busca provocar un realineamiento de todas las fuerzas de la organización

en torno a una misión y unos objetivos comunes, al objeto de hacer

presente el futuro.

Conocidos los principales beneficios del proceso, ¿cómo ha de abordarse el

mismo? Partiendo de la necesidad de la planificación estratégica, no sólo

desde el punto de vista de la situación actual existente sino como forma

de mejorar la eficacia del servicio público que la universidad presta a la

sociedad, existen una serie de condicionantes de partida que es preciso

tener en cuenta.

En primer lugar, para afrontar este proceso es necesaria la voluntad

política de iniciarlo y conducirlo. En segundo lugar, el equipo de gobierno

y los equipos directivos de centros, institutos, departamentos, grupos de

investigación, entre otros, han de asumir como propio el proyecto

liderándolo e involucrando al resto de miembros de la comunidad

universitaria. Asimismo, es preciso disponer de los recursos materiales y

personales suficientes, y de una estructura adecuada que organice,

conduzca y controle el proceso. En cuarto lugar, se debe ir hacia modelos

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11 de financiación por objetivos o programas que permitan una mayor

racionalización del gasto y que favorezcan que la actividad universitaria

se desenvuelva en condiciones de excelencia y calidad. Finalmente, la

puesta en marcha de un proceso de planificación estratégica debe implicar

a toda la organización, es decir, ha de generar una cultura que englobe a

los distintos colectivos pertenecientes a la propia Comunidad

Universitaria así como a los grupos con los que directamente interactúa

(stakeholders).

Pero la aplicación del pensamiento estratégico en las instituciones

universitarias no está exenta de dificultades y peligros que son precisos

tener en cuenta para tratar de superarlos:

● Dificultad para definir con claridad quiénes son los “clientes”

de la Universidad, dado que ésta tiene múltiples y diversos

beneficiarios. Si bien la sociedad en su conjunto es la principal

beneficiaria de la actividad universitaria, no obstante parece lógico

considerar como “clientes” a todas aquellas personas físicas o

jurídicas que tienen un contacto con la Universidad en calidad de

beneficiarios directos a través de una matrícula, un contrato, un

acuerdo de colaboración, o una petición de colaboración directa.

● Dificultad para identificar los “productos-servicios” que

ofrece la universidad. Las instituciones académicas ofertan una

amplia variedad de servicios de conocimiento y apoyo relacionados

con el proceso de enseñanza/aprendizaje, con la creación y difusión

de conocimiento, con la aplicación práctica de experiencia y

conocimientos, con la gestión administrativa, o con la comunidad

universitaria o la sociedad en general.

● Dificultad para definir y consensuar los principales retos y

objetivos de la universidad, de ahí la necesidad de que dichos

objetivos y acciones estratégicas surjan desde dentro de la propia

organización tras un debate intenso a todos los niveles.

● La planificación estratégica tiene que ser un proceso

conjunto y consensuado por toda la institución académica, no puede

ser un esfuerzo aislado de un equipo de gobierno o de un

determinado grupo de personas.

● Resistencia al cambio, en parte motivada por la seguridad

funcionarial de un buen segmento de la organización, y en parte

por la alta cualificación del personal que lo forma. Esta ausencia de

cultura de cambio, base del pensamiento estratégico, ha de

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12 comenzarse a superar desde la propia dirección de la institución a

través del ejercicio de un liderazgo participativo y consensuado.

● Usar la planificación como un simple instrumento de

difusión cara al exterior o a las exigencias del marco legal sin que

tenga una clara vinculación con la política universitaria.

● No interrelacionar la planificación con la evaluación de la

institución y los planes de mejora de la calidad a todos los niveles.

● Ausencia de sistemas de control y evaluación que ayuden a

la toma de decisiones y a la detección de las posibles desviaciones

producidas respecto a los objetivos marcados.

En resumen, parece constatada la necesidad de iniciar un proceso de

planificación estratégica en el ámbito de las universidades dadas las

circunstancias y elementos actuales de su entorno. Los beneficios que ello

proporcionan son importantes y justifican tal esfuerzo, si bien se ha de ser

conscientes de las enormes dificultades que esto implica para

desarrollarlo en toda su dimensión. Se hace necesario, pues, un fuerte

liderazgo del consejo de dirección y el apoyo explícito de todos los órganos

de gobierno de la Universidad que permita avanzar de arriba hacia abajo

implicando a toda la Comunidad Universitaria en la definición y visión de

futuro de la institución.

4. El Plan Estratégico de la Universidad Carlos

Hernán Gómez III

4.1 Antecedentes y justificación

El instrumento en el que se materializa la aplicación del pensamiento

estratégico a la Universidad es el Plan estratégico. Se trata de un ajuste

continuo a las nuevas condiciones del entorno académico, se desarrolla a

nivel institucional, promueve el reconocimiento del posible “mercado” de

la institución, y contempla los posibles desarrollos futuros de la educación

superior.

Llegados a este punto no resulta muy complicado comprender por qué es

necesaria la puesta en marcha de un plan estratégico en la Universidad

Carlos Hernán III. Las líneas anteriores así lo corroboran como los

cambios acaecidos. Ello se ha traducido en la creación de una estructura

organizativa en el seno de la institución encargada de impulsar y

coordinar la realización del Plan Estratégico de la Universidad Carlos

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13 Hernán Gómez III: el Vicerrectorado de Relaciones con la Empresa y Plan

Estratégico.

Entre los antecedentes que justifican la realización de un Plan

Estratégico en la Universidad, en primer lugar, mediante el Plan

Estratégico propio de cada Universidad, los procesos de gobierno deberían

proponerse: entender el entorno universitario, desarrollar la visión y la

estrategia de la institución, gestionar las relaciones con el exterior

mediante la comunicación con el resto de los agentes sociales y

económicos, y gestionar la mejora y el cambio mediante la medida del

rendimiento de los resultados de la Universidad. Asimismo, cada

Universidad debería introducir en su Plan Estratégico los mecanismos

adecuados para garantizar el nivel satisfactorio de calidad en los procesos

docentes y de investigación, y en la gestión, reflejándose los puntos

fuertes y débiles de la docencia, la investigación y la administración, y,

asimismo, la elaboración y el desarrollo de los programas de calidad

contenidos en el Plan Estratégico deben corresponder a un grupo de

trabajo específico compuesto por profesores y técnicos responsables ante

el Rector y órganos centrales.

En este sentido, la Universidad Carlos Hernán III se compromete a:

Desarrollar las bases para implementar un sistema de planificación

estratégica. A estos efectos se considerarán requisitos mínimos el

desarrollo de los siguientes puntos:

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14 1.Estructura organizativa para la elaboración del Plan

Estratégico de la Universidad: órganos encargados de la

elaboración y gestión del plan y funciones.

2.Fases y cronograma del proceso de elaboración del Plan

Estratégico.

4.2 Desarrollo del Plan Estratégico

Se han diseñado 4 fases correspondientes al proceso de elaboración: (1)

organización y lanzamiento, (2) análisis y diagnóstico de la situación

actual, (3) determinación de objetivos y líneas de acción, y (4) seguimiento

del plan.

Fase I: Organización y lanzamiento

ESTRUCTURA ORGANIZATIVA

Se pueden plantear dos alternativas para elaborar un Plan Estratégico: la

primera es encargar esta tarea a una empresa externa especializada, la

segunda consiste en abordar la planificación en el seno de la propia

Institución, requiriendo para ello la participación activa de toda la

Comunidad Universitaria. Esta última es la opción que ha seguido la

Universidad Carlos Hernán III, la cual exige la creación de una

estructura organizativa encargada de diseñar, impulsar y coordinar todo

el Plan. La estructura diseñada contiene tres grandes órganos: ejecutivos,

aprobación y participación.

Los ÓRGANOS EJECUTIVOS tienen entre sus principales funciones

liderar y conducir el proceso, definir la propia estructura organizativa del

Plan, desarrollar las premisas previas del proceso de planificación, fijar el

calendario de planificación, y definir la misión y la visión de la

Institución. Además del Rector, quien lidera como presidente todo el

proceso estratégico, se propone la creación de al menos dos órganos con

una participación activa en la elaboración y gestión del Plan-UCH III:

1. Dentro del Vicerrectorado de Relaciones con la Empresa y Plan

Estratégico se ha creado el Secretariado del Plan Estratégico cuya función

es apoyar y coordinar las distintas fases, servir de staff al presidente y al

Comité del Plan-UCH III en cuantas tareas sea requerido, desarrollar el

calendario del proceso, coordinar y apoyar las mesas de trabajo que se

constituyan, y mantener la comunicación entre los grupos implicados en

el proceso.

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15 2. El Comité del Plan-UCH III, presidido por el Rector, podría estar

formado por los miembros del Consejo de Dirección de la Universidad,

representantes del Consejo Social, representantes de los Decanos y

Directores de Centros y el Director del Secretariado del Plan Estratégico

que actuará como Secretario del mismo. Entre sus funciones podrían

estar las siguientes:

● Desarrollar las premisas iniciales del proceso y proponer la

estructura del Plan.

● Supervisar y hacer el seguimiento del proceso.

● Elaborar propuestas y documentos.

● Definir la Misión y Visión de la UCH III.

● Identificar los ejes estratégicos prioritarios sobre los que basar las

acciones y medidas a adoptar.

● Integrar propuestas sectoriales.

● Aprueba y propone a los órganos de aprobación el documento final

sobre el Plan-UCH III.

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Los ÓRGANOS DE APROBACIÓN han de ser los encargados de recibir

cuantas propuestas les remita el Rector en nombre de los órganos

ejecutivos para su aprobación final. En este sentido, el Consejo de

Gobierno, el Consejo Social y, finalmente, el Claustro Universitario han

de aprobar el documento final que contenga el Plan Estratégico de la

Universidad Carlos Hernán III.

Además de los órganos ejecutivos y de aprobación, una pieza fundamental

de todo el proceso son los ÓRGANOS DE PARTICIPACIÓN. Ha de

garantizarse la participación de la comunidad universitaria y de los

agentes sociales a través de la constitución de grupos o mesas de trabajo

para cada uno de los ejes estratégicos que se definan. La coordinación

general y apoyo de las mesas de trabajo será realizada por el

Vicerrectorado de Relaciones con la Empresa y Plan Estratégico, que

realizará las convocatorias de las mismas y preparará la documentación

necesaria para la celebración de los debates. Por otro lado, cada mesa

estará coordinada y dirigida específicamente por el Vicerrector

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17 relacionado directamente con el eje a debatir y por los Directores de

Secretariado que este considere oportuno.

En cuanto a la composición y número de los grupos dependerá de cada eje,

siendo en todo caso preferible una participación entre 15 y 20 personas.

El comité del Plan-UCH III deberá decidir el procedimiento más adecuado

a seguir para seleccionar los miembros que formarán parte de cada una

de las mesas de trabajo. Éstas, basándose en las principales líneas

incluidas en este documento base así como en las directrices que reciban

de la coordinación general, y ampliándolas con cuantas reflexiones y

aportaciones consideren oportunas y necesarias, establecerán los objetivos

a alcanzar para cada uno de los retos estratégicos identificados, así como

las líneas estratégicas más adecuadas para su consecución. Dichas

estrategias serán traducidas posteriormente en acciones más concretas,

cada una de las cuáles llevarán asociados sus correspondientes

indicadores cuantificables, que permitan el seguimiento futuro del Plan.

PLATAFORMA DE COMUNICACIÓN

En esta primera fase de organización y lanzamiento, además del diseño

de la estructura organizativa, se ha creado un sitio Web dentro del

dominio de la UCH III que ha de servir de plataforma de comunicación

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18 entre el Vicerrectorado de Relaciones con la Empresa y Plan Estratégico y

la Comunidad Universitaria. El objetivo de esta página Web es

convertirse en un medio de comunicación ágil y rápido con los distintos

miembros de la Institución en la que se informe acerca de la importancia

y los objetivos del plan estratégico, de la estructura organizativa, de las

fases que se van a dar, de las reuniones que se van a celebrar, y del

cronograma a seguir. Es deseable que sea un sitio interactivo en el que se

de cabida a la opinión de todos los miembros de la Universidad a través

de cuestionarios, foros, buzón de sugerencias, y noticias entre otras

herramientas.

Fase II: Análisis y diagnóstico

Una de las fases clave en la elaboración de cualquier plan estratégico es

la relativa al análisis y diagnóstico de la situación actual de la institución

a evaluar. Esta fase, que comprende a su vez el análisis del ambiente

interno de la organización y el análisis del entorno, debe permitir detectar

las principales fortalezas y debilidades así como amenazas y

oportunidades a las que se ha de enfrentar nuestra Universidad en los

próximos años. Este diagnóstico estratégico debe conducir a los órganos

ejecutivos del Plan a la definición de la Misión y Visión futura de la

Institución, así como a la identificación de los principales ejes estratégicos

sobre los que definir los objetivos, estrategias y acciones.

ANÁLISIS DEL ENTORNO UNIVERSITARIO

En las últimas décadas el entorno de las Instituciones de Educación

Superior se ha caracterizado por importantes cambios y tendencias que

han afectado, y están afectando, de forma significativa al funcionamiento

de las Universidades. Dado que estas constituyen sistemas sociales que se

encuadran dentro de un entorno cambiante y que interactúan con él

constantemente, la elaboración de un Plan Estratégico de Universidad

exige el estudio y análisis riguroso del entorno universitario a fin de

diagnosticar las principales oportunidades y amenazas que se le plantean

a la Institución.

El conocer en detalle las características y la influencia de los factores

económicos, políticos, sociales, demográficas, tecnológicos y legales en el

funcionamiento presente y futuro de la Institución Universitaria ha de

ser una de las primeras tareas a desarrollar. Para llevar a cabo la misma

se propone como una alternativa la realización de estudios sectoriales que

aporten la información necesaria para el análisis del entorno

universitario. En esta labor podrían colaborar aquellos grupos de

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19 investigación de la Universidad que hayan trabajado sobre dichas

dimensiones y puedan aportarnos un breve informe para el diagnóstico de

esta fase.

COMPONENTES DEL ENTORNO Y DEL AMBIENTE INTERNO DE

LA UNIVERSIDAD

i. Entorno económico

Existe una gran cantidad de variables de carácter económico que

potencialmente pueden influir en la planificación estratégica de las

universidades. El comportamiento de las variables macroeconómicas va a

afectar tanto a la capacidad como a la predisposición de la sociedad y de

sus gobiernos a apoyar a las Instituciones de Educación Superior.

Entre las cuestiones económicas que pueden resultar de especial interés

para la confección del Plan-UCH III destacaríamos:

● Evolución del PIB, la productividad y proyecciones futuras.

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20 ● Tasa de inflación, déficit público y tasas de paro.

● Renta familiar disponible, niveles de ahorro, consumo e

inversión.

● Evolución del empleo por sectores y actividades.

● Evolución del gasto público en Educación Superior.

● Otras macro-magnitudes.

Es deseable que toda esta información se presente tanto en el ámbito

nacional, regional y local.

ii. Entorno tecnológico

El desarrollo tecnológico que se ha producido en las últimas décadas ha

tenido unos efectos muy profundos en toda la sociedad, en general, y en

las universidades, en particular. Los cambios tecnológicos acaecidos

especialmente en el campo de las nuevas tecnologías de información y

comunicación (NTIC) han afectado de forma muy importante a las

actividades de docencia e investigación universitaria, así como a la

dirección y organización de las instituciones de educación superior.

Desde el punto de vista docente las NTIC han ampliado los recursos

docentes del profesorado hasta límites insospechados hace unas décadas.

Las fuentes de información han aumentado en número y contenidos de

manera espectacular, y los medios no escritos de apoyo a la docencia tales

como video-proyectores, ordenadores portátiles y de mano, vídeo digital,

presentaciones multimedia, o videoconferencias, están comenzando a ser

una realidad en las aulas.

En términos de investigación el avance producido en los últimos años en

las instituciones de educación superior no puede catalogarse nada más

que de espectacular. La adquisición, o más bien alquiler, de bases de

datos en soporte digital y la posibilidad de acceder a ellas a través de las

redes de banda ancha han revolucionado la investigación universitaria en

la última década. La sustitución de recursos bibliográficos en papel a

recursos en soporte digital es ya un hecho y en el futuro se acentuará aún

más. La disponibilidad de este tipo de recursos así como su número y

calidad ha de ser visto como una ventaja competitiva actual y de futuro, y

como un recurso clave para la Universidad del siglo XXI.

También el área de gestión y administrativa de las universidades se ha

visto muy afectada por el desarrollo tecnológico. Así, la gestión de

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21 aspectos como las matrículas, las finanzas, el patrimonio, los deportes, o

el personal se han visto afectados muy positivamente por estos

desarrollos de la tecnología. Así pues, entre las cuestiones tecnológicas

que pueden afectar al desarrollo futuro de la Universidad Carlos Hernán

III cabe destacar:

● Tendencias en I+D.

● Tecnologías emergentes relacionadas con la docencia y la

investigación: biotecnología, superconductividad, robótica, TIC,

farmacia, medicina, etc.

● Nuevas fuentes y soportes de información.

● Otras cuestiones.

iii. Entorno demográfico

Las variables del entorno demográfico afectan de manera muy importante

a las universidades dado que aportan información acerca de la población

de donde proceden los estudiantes. Los estudios sobre proyecciones

demográficas han estado muy presentes en la gestión universitaria en los

últimos años, ya que se ha considerado que la evolución de la población en

edad universitaria era la variable determinante del número de matrículas

recibidas. No obstante, estudios más recientes, y la propia realidad

universitaria, han venido a demostrar que dichas proyecciones no son del

todo adecuadas ni suficientes para tomar decisiones definitivas acerca de

la evolución de la población estudiantil universitaria.

Son múltiples las causas que están detrás de ello. Una es el aumento del

porcentaje de asistencia a la Universidad a pesar del descenso de

población. Otra causa es la compensación del descenso del número de

matrículas por la caída de los jóvenes en edad estudiantil, o de individuos

procedentes de otras zonas geográficas.

Por tanto, consideramos que las principales variables que deben tenerse

en cuenta en el análisis de la dimensión demográfica de cualquier

institución universitaria son aquellas relativas a la evolución y previsión

de:

● La población en edad universitaria (18 a 24 años).

● La población adulta (mayores de 25 años) y de su vinculación

a estudios superiores.

● La población inmigrante.

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22 ● El número de estudiantes extranjeros matriculados en las

universidades Colombianas.

● Estudiantes pertenecientes a grupos étnicos minoritarios.

● Grupos poblacionales de acuerdo a su nivel socioeconómico.

● Otras variables de interés.

Sería deseable desagregar en la medida de lo posible las anteriores

variables por características sociodemográficas, y en especial por zonas

geográficas.

iv. Entorno político/legal

La Educación Superior es un asunto prioritario en los últimos años,

prueba de ello son las últimas normativas nacionales y autonómicas. El

desarrollo de un plan de universidad implica analizar con detenimiento

los aspectos político/legales que afectan y afectarán en el futuro, entre los

cuales cabría destacar los siguientes:

● Influencia del marco legal actual sobre la gestión y

planificación universitaria.

● Políticas locales, regionales y nacionales que afectan al

ámbito universitario.

● Política financiera universitaria nacional y autonómica.

● Política universitaria relativa a dotación de infraestructuras,

personal, planes de estudios, etc.

● Otros.

v. Entorno social

Entre los factores sociales que afectan a una Institución de Educación

Superior se incluyen las creencias, los valores, las actitudes, las opiniones

y los estilos de vida de sus públicos objetivos.

Estos factores son además cambiantes con el tiempo por lo que requieren

un seguimiento continuo que permita analizar en todo momento su

impacto sobre dichas instituciones.

Entre las variables que es preciso analizar dentro de la dimensión social y

relativa a la Universidad pueden mencionarse las siguientes:

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23 ● Actitud de la sociedad hacia la Educación Superior.

● Sentimientos o actitudes de la sociedad Colombiana hacia su

Universidad.

● Grado de satisfacción que los estudiantes universitarios

tienen con los servicios que reciben.

● Necesidades que demanda la sociedad que no están

suficientemente atendidas por la Universidad.

● Cómo pueden afectar problemas sociales como la

desigualdad, la inmigración, la violencia, etc., a la organización y

vida universitaria.

● Otras de interés.

ANÁLISIS DEL AMBIENTE INTERNO DE LA INSTITUCIÓN

El análisis interno busca identificar cuáles son los puntos fuertes y

débiles de la Universidad, así como sus recursos y capacidades que van a

determinar las posibilidades de la organización en las actividades que

desarrolla y la aptitud para ejecutar otras nuevas.

Las dimensiones del ámbito interno que han de ser evaluadas

corresponden a la docencia, investigación, infraestructuras, gestión

administrativa, servicios internos a la Comunidad Universitaria y

extensión universitaria.

● Docencia. En esta dimensión se analizarán cuestiones

relacionadas con el acceso a los estudios universitarios, docencia y

realidad socioeconómica, calidad del proceso de aprendizaje,

formación y promoción del profesorado, estudios de postgrado y

formación continua, y nuevas tecnologías de la información y

comunicación en la docencia universitaria.

● Investigación. Habrá que evaluar la situación actual de la

UCH III en cuestiones como el apoyo a la investigación y mejora de

actividad investigadora, el fomento de la participación en proyectos

de I+D+i, y la comunicación de la investigación realizada, entre

otras.

● Gestión administrativa. Pieza clave del ambiente interno

de la Institución, exige analizar cuestiones como la gestión

económico-financiera, gestión y dirección de recursos humanos,

procesos y procedimientos, etc.

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24 ● Patrimonio e Infraestructuras. Es preciso estudiar grado

de conocimiento y conservación del patrimonio de la Universidad,

infraestructuras disponibles en centros, departamentos y unidades,

equipamiento material e informático, proyectos de mejora, etc.

● Servicios a la Comunidad Universitaria. Las

prioridades básicas de evaluación en esta área serán los servicios

de editorial y biblioteca, servicios de deportes, imagen y

comunicación corporativa, prevención de riesgos, calidad ambiental

y acción social, servicios de atención y asesoramiento, alojamiento y

comedores, seguridad, sentimiento de pertenencia, etc.

● Extensión universitaria. En esta dimensión se evaluarán

aspectos relacionados con la oferta cultural y deportiva, relaciones

empresa-universidad, inserción laboral y formación continua,

relaciones internacionales, y cooperación al desarrollo, entre otros.

Para llevar a cabo este estudio del ambiente interno de la Universidad

Carlos Hernán III se proponen varias técnicas de investigación tanto de

carácter primario como secundario.

i. Investigación secundaria

Entre las técnicas de investigación de carácter secundario a utilizar en

esta fase del proceso de diagnóstico interno cabe citar las siguientes:

● Revisión y estudio de planes estratégicos de universidades

Colombianas y extranjeras, al objeto de realizar un análisis

comparativo de planes (Benchmarking) que complete la

información. Se elaborará una base de datos en la que se vaya

almacenando diversos registros relacionados con el periodo de

desarrollo de los distintos planes evaluados: órganos de actuación,

definición de la misión y la visión, oportunidades y amenazas,

puntos débiles y fuertes, ejes estratégicos propuestos, objetivos,

estrategias y acciones, indicadores de seguimiento, asignación

presupuestaria, y cronograma.

● Análisis de indicadores de la UCH III que ayuden a

identificar la situación interna de la institución. Se procederá a

recopilar información relacionada con las áreas de docencia,

investigación, gestión, extensión universitaria, infraestructuras, y

servicios a la comunidad.

ii. Investigación primaria

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25 Aparte de las herramientas anteriores, se emplearán instrumentos de

investigación basados en fuentes primarias.

● Se diseñará un cuestionario dirigido a los miembros de la

Comunidad Universitaria y a los agentes sociales que nos permita

conocer el nivel de excelencia e importancia de diferentes aspectos

relacionados con la docencia, investigación, gestión,

infraestructuras y patrimonio, servicios a la comunidad y extensión

universitaria. Este análisis nos ayudará a detectar las prioridades

sobre las que es necesario actuar, y servirá de base para el

posterior debate interno a través de los grupos de trabajo concretos.

Con el objetivo de hacer partícipe en esta fase a la mayor parte

posible de miembros de la Comunidad Universitaria, el

cuestionario será revisado y depurado previamente por parte de los

miembros del equipo de gobierno de la UCH III así como por los

directores de centros, institutos y departamentos. La versión

definitiva del cuestionario será colocado en la página Web del Plan-

UCH III para que mediante el acceso identificado cualquier

interesado pueda rellenarlo.

● Además del cuestionario mencionado, en la página Web del

Plan-UCH III se habilitará un buzón de sugerencias al objeto de

que cualquier miembro perteneciente al colectivo universitario

puede enviar los comentarios y opiniones que estime oportuno en

cualquiera de las fases del proceso.

Todas estas actuaciones permitirán diagnosticar la situación de la UCH

III respecto a las dimensiones anteriormente mencionadas para que a

partir de ahí los órganos ejecutivos definan la Misión y la Visión de futuro

de la institución, así como los ejes estratégicos sobre los que se asentará

la fase de formulación estratégica.

LA MISIÓN DE LA UNIVERSIDAD CARLOS HERNÁN III

Se entiende por Misión de una Universidad el propósito o razón

fundamental por la que ésta existe. Debe identificarse la necesidad básica

de la sociedad que la Institución Académica busca satisfacer con sus

servicios. La definición de la misión ha de ser a largo plazo y debe captar

el “alma” de la organización. En definitiva ha de dar respuesta a

cuestiones como ¿quiénes somos?, ¿qué necesidades sociales debemos

satisfacer?, ¿cómo responder a nuestros grupos de interés?, ¿cuál es

nuestra filosofía y valores?, ¿qué nos hace distintos y únicos?

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26 Las principales ventajas o beneficios que aporta la declaración de la

misión se concretan en los siguientes puntos:

● Contribuye a la concentración del esfuerzo humano en una

dirección común, asegurando la unidad de propósito dentro de la

institución y evitando que se persigan objetivos contradictorios.

● Ayuda a la asignación y utilización eficiente de los recursos

organizativos.

● Es la base para el desarrollo posterior de los objetivos y

estrategias de la Universidad como organización y de sus centros y

departamentos.

● Constituye un medio de control social que conduce a los

miembros de la Comunidad Universitaria hacia el logro de

objetivos sociales que trascienden los propios individuales.

● Facilita la identificación, lealtad, y compromiso de los

miembros hacia la organización a la que pertenecen, al describir

explícitamente la filosofía y valores relevantes para el éxito futuro.

LA VISIÓN DE LA UNIVERSIDAD CARLOS HERNÁN III

Se entiende por Visión la definición breve del modelo de Universidad al

que tiende la Institución, haciendo especial hincapié en los rasgos

diferenciales respecto a instituciones similares.

La Visión ha de recoger qué es lo que desean los grupos de interés que se

asemeje la organización cuando se cumpla el propósito contenido en la

Misión. De una manera más ilustrativa, la visión debe ser una foto del

futuro de la Universidad, aquello a lo que la organización podría y debería

parecerse.

Respecto a su contenido, ha de ser inspiradora, clara y desafiante, debe

tener sentido para la

Comunidad, ha de ser capaz de resistir el paso del tiempo a la vez que

flexible para ser cuestionada y modificada cuando sea preciso y, en

definitiva, ha de preparar a la Universidad para su futuro.

Fase III: Determinación de objetivos y líneas de actuación

En esta fase, de acuerdo al diagnóstico obtenido en la etapa anterior, se

procederá a determinar los principales objetivos para cada uno de los ejes

estratégicos prioritarios, así como se formularán las acciones estratégicas

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27 a desarrollar para conseguir tales objetivos. Paralelamente, los distintos

centros, departamentos y unidades administrativas de la Universidad

deberán fijar sus propios objetivos y acciones a desarrollar.

Para llevar a cabo esta tarea, tal y como se ha expuesto anteriormente, se

tiene previsto la constitución de diversas mesas de trabajo, al menos una

por cada eje estratégico que se defina, en la que debe participar un amplio

espectro de los miembros que componen la Comunidad Universitaria,

además de representantes de los denominados grupos de interés

(Stakeholders).

Estos grupos, sobre la base de sus reflexiones y aportaciones establecerán

los objetivos a alcanzar para cada uno de los retos estratégicos

identificados, así como las líneas estratégicas más adecuadas para su

consecución. De cada reunión se levantará un acta y se rellenará una

ficha con los principales resultados alcanzados.

Como resultado del trabajo realizado en las fases anteriores y de las

reflexiones y conclusiones alcanzadas por los grupos de trabajo, se

elaborará un borrador de Plan Estratégico que será sometido a la revisión

final de los órganos ejecutivos para su análisis y debate final. Tras ello, se

propondrá dicho documento a los órganos correspondientes para su

aprobación definitiva: Consejo de Gobierno, Consejo Social y Claustro

Universitario.

Fase IV: Seguimiento y control

El proceso de planificación estratégica de la Universidad no concluirá con

la aprobación definitiva del Plan-UCH III, sino que exige a partir de dicho

momento el seguimiento y control del mismo. Este control ha de referirse

tanto a la implantación adecuada de las acciones estratégicas formuladas

(control a priori), como al seguimiento y cumplimiento de las propias

estrategias (control a posteriori) a través de la definición de diversos

indicadores para cada una de las acciones fijadas. Esta tarea será

realizada durante el horizonte temporal definido para el Plan-UCH III

por el Secretariado del Plan Estratégico.

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29 POLÍTICAS INSTITUCIONALES UCHG III La Universidad Carlos Hernan Gomez III entiende la función de

formación y el ofrecimiento de las condiciones suficientes y adecuadas

para que el estudiante así como los demás integrantes de la comunidad

universitaria avancen en sus procesos de desarrollo humano, así estas

serán entonces:

POLITICAS DE TALENTO HUMANO Desarrollar y promocionar programas que promuevan el sentido de

pertenencia institucional.

Dar cumplimiento a las políticas trazadas pertinentes con la

misión, visión, valores objetivos y estrategias de la Institución.

Garantizar un salario justo, de acuerdo a la responsabilidad,

funciones y desempeño de cada cargo.

POLITICAS ADMINISTRATIVAS Procurar por el uso eficiente de los recursos institucionales,

destinados para la formación y mantenimiento de la institución

Adquirir un compromiso permanente de mejora continua como

modelo de conducta.

Salvar y ampliar la infraestructura de la Universidad,

garantizando el acondicionamiento permanente de la planta física

para el avance efectivo de los programas académicos.

Obtener niveles de excelencia en todas las actividades que

involucran la comunidad universitaria.

Optimizar el uso y la consecución de recursos financieros que

permitan el logro de los objetivos colectivos.

Instaurar estrategias financieras que permitan mantener un

manejo óptimo del flujo de caja y la atención oportuna de todos los

compromisos ante empleados y proveedores.

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30 POLITICAS DE DOCENCIA Certificar una formación profesional y humana de excelencia

Perfeccionar la vinculación entre la docencia, investigación y

extensión.

Constituir un conjunto de normas para el mejoramiento continuo

de los planes y programas de estudio.

Emplear nuevos métodos de enseñanza, así como también el

empleo de nuevas tecnologías de información y comunicación.

Establecer como requisito esencial para el Personal Docente con

aspiraciones a ingresar a la Universidad Carlos Hernan Gomez III,

que debe poseer estudios de postgrado.

Estar en constante revisión de los instrumentos de evaluación del

desempeño docente, manteniendo su actualización permanente.

Apoyar con la formación profesional e integral, de la comunidad

universitaria con la prestación de servicios para acceder y

consultar información acorde a sus necesidades.

POLITICAS DE INVESTIGACION Fortalecer la investigación, acorde con las necesidades de la

sociedad

Fomentar el espíritu científico y de investigación que contribuya a

los altos fines académicos de la Universidad Carlos Hernan Gomez

III, beneficiando la creación y el desarrollo de ambientes

académicos, donde se favorezca la discusión y transmisión de

nuevos conocimientos.

Fortalecer la excelencia académica del pregrado y los postgrados en

investigación y docencia, incorporando a aquellos que lo ameriten a

los programas de formación para investigadores.

Estimular la producción científica, humanística y tecnológica con la

finalidad de generar nuevos conocimientos a través de los centros

de investigación.

Afianzar la integración de la investigación del pregrado y del

postgrado en centros de investigación.

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31 Respaldar investigaciones orientadas a la solución de

problemáticas ambientales y sociales

POLÍTICAS DE TECNOLOGÍA DE

INFORMACIÓN UCHG III

La evolución tecnológica, ha llevado a las organizaciones a considerar las

tecnologías de información y comunicaciones, desempeñan un rol

estratégico de los datos y que estos son información y conocimientos

difíciles de asimilar por el ritmo que se generan.

Bajo este contexto es necesario considerar de vital importancia de la

información procesada por los usuarios de los equipos de computo de

Universidad Carlos Hernán Gómez III y que esta deba estar bajo reglas

claras mediante las cuales se pueda garantizar la disponibilidad,

integridad y la confiabilidad de la misma.

De igual forma sucede con las herramientas de apoyo y el software. El

internet y los sistemas de correo electrónico son herramientas de apoyo

que ayudan a la consulta de información, comunicación rápida,

administración de tareas, entre otros beneficios. Por el otro lado se

encuentran el software (Paquetes), aplicaciones que contribuyen a la

creación, administración, operación, y hasta consulta de información.

Concluyendo, es importante establecer políticas en las tecnologías de

información y comunicaciones con la finalidad de salvaguardar la

información y los bienes informáticos de la institución, lo cual constituye

uno de los activos más importantes de la organización.

Objetivo

El objetivo de este documento es establecer las políticas de Tecnologías de

Información y Comunicaciones que deben conocer y cumplir todo

Integrante del claustro Universitario, estas se agrupan en:

Políticas para el uso adecuado de las Tecnologías de Información y

Comunicaciones

Políticas de contraseñas

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32 Políticas de Internet y Correo Electrónico

Políticas para el uso de Software

Estas reglas buscan proteger la información, al personal, a la Institución

y buscando propiciar un aumento de la seguridad y Aprovechamiento de

la tecnología, la cual contribuirá de manera determinante a aumentar la

eficiencia en el trabajo y garantizar la continuidad de las operaciones de

la Institución.

CONSIDERACIONES GENERALES

Uso adecuado de las TIC

Las políticas definidas en este punto están relacionadas con los equipos

de cómputo que les son asignados a los usuarios, el centro de datos,

aspectos relacionados con la propiedad de la información que es creada y

manipulada por los usuarios de la institución y la utilización inadecuada

de los recursos informáticos que el claustro Universitario pone a

disposición de sus Integrantes para que desarrollen sus actividades.

Constituye la base de las políticas que debe cumplir todo el personal.

Contraseñas

El cumplimiento de las políticas de contraseñas por parte de los

integrantes del claustro es extremadamente importante ya que éstas

constituyen la primera línea de defensa para garantizar que la

información sólo sea accedida por el personal autorizado. Tanto equipos,

sistemas y datos utilizan mecanismos de contraseñas para controlar el

acceso, como ejemplo podemos mencionar las contraseñas definidas en el

momento del arranque del equipo, para ingresar a la red institucional,

para utilizar sistemas internos y externos, etc. No existe ninguna

tecnología que pueda prevenir el acceso no autorizado a la información si

un usuario viola esta política de ahí que sea de las más relevantes e

importantes.

Correo electrónico e Internet

Los accesos a Internet y Correo Electrónico son servicios que actualmente

son utilizados tanto en Oficinas Administrativas, así como por

estudiantes en el campus con los siguientes beneficios.

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33 Interactuar de una forma directa, ágil y eficiente, a través de la

mensajería electrónica de Internet entre estudiantes y profesorado

como administrativos.

Ofrecer a los Integrantes de la institución una herramienta de

investigación que permita realizar consultas de cubrimiento

Nacional e Internacional desde el campus.

Manejo de plataformas estudiantiles, que interactúan con los

estudiantes a través de estas ejemplo (Blackboard).

El Internet y correo electrónico se han convertido en medios de

comunicación electrónicos prácticamente indispensables para el

aprendizaje diario por lo que es muy importante cumplir con las políticas

relacionadas con ellos. De esta forma evitamos interrupciones que

podrían afectar la productividad, imagen y metas de la Institución Carlos

Hernán Gómez III.

Uso de Software

Los programas de computadoras conocidos como software, están

protegidos por las Leyes de derechos de autor y por los tratados

internacionales, desafortunadamente algunas veces se ignora el hecho de

que el software tiene un valor económico, sin embargo, el software es un

elemento crítico de varios aspectos de funcionamiento de la empresa y por

lo tanto debe de administrarse y debe tener políticas.

Las políticas sobre el uso de Software en la Institución se crean para que

sirvan como marco regulatorio en cuanto a la instalación y uso de

software en el equipo de cómputo propiedad claustro universitario y del

equipo bajo la modalidad de arrendamiento.

POLÍTICA PARA EL USO ADECUADO DE LAS

TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y

COMUNICACIONES.

Generales

1. Bajo ninguna circunstancia los empleados de la Institución, pueden

utilizar los recursos informáticos para realizar actividades

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34 prohibidas por las normas establecidas o por normas jurídicas

nacionales o internacionales.

2. Para los equipos propiedad de la institución, el área de TI de

Informática es la única autorizada a realizar las actividades de

soporte técnico y cambios de configuración en el equipo de cómputo.

En el caso de labores de mantenimiento efectuadas por terceros

éstas deben ser previamente aprobadas por el área de Informática.

Para los equipos de cómputo en esquema de arrendamiento, la

empresa arrendadora es la única autorizada a realizar las labores

de mantenimiento y cambio de hardware o en su caso autorizar

dichas labores.

Equipo de Cómputo

1. El equipo de cómputo, propiedad de la institución Carlos Hernán

Gómez III o arrendado, deberá ser utilizado únicamente para

actividades relacionadas con los objetivos y metas de la Institución.

2. Para el correcto funcionamiento del equipo de cómputo deberán de

realizarse como mínimo dos mantenimientos preventivos al año, al

equipo propiedad de la institución Carlos Hernán Gómez III que no

cuente con garantía del fabricante, de acuerdo al plan de

mantenimiento preventivo del equipo de cómputo anual elaborado

por el área de Informática.

3. El área de Informática deberá implementar las acciones necesarias

para el correcto funcionamiento del equipo de cómputo, tales como

actividades preventivas consideradas.

4. El area de Informática es la responsable de la asignación y

distribución del equipo de cómputo.

5. La contratación de servicios de cómputo se lleva a cabo de acuerdo

con los lineamientos de contratación de la institución basándose en

la normatividad vigente.

6. La solicitud de refacciones y accesorios de equipo de cómputo

deberá contar con el visto bueno del área de Informática y de

preferencia concentrar todos los requerimientos en una sola

solicitud mensual.

7. Para conectar una computadora a la red institucional que no esté

bajo el control administrativo de la institución (computadoras

privadas del personal del claustro, computadoras de otras

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35 instituciones o terceros en general, las cuales no están sujetas a la

totalidad de las políticas de seguridad de la universidad y por ende

constituyen un riesgo al ser conectadas a la red institucional) se

deberá solicitar permiso al área de Informática para que ésta

inspeccione el equipo, compruebe que no constituye un riesgo para

la seguridad de la institución, evalúe el porqué de la necesidad de

conectar el equipo a nuestra red privada y dé la autorización en su

caso, del resto tendrá un filtro de autenticación que se asignara a

cada estudiante, y/o administrativo.

8. Cuando exista algún incidente (robo, extravío, daño físico, etc.) que

afecte de manera directa a un equipo de cómputo de la institución,

deberá ser notificado de inmediato al área de Informática.

9. Sólo el personal autorizado por el área de Informática está

facultado para abrir los gabinetes de las computadoras personales

o de cualquier otro equipo de cómputo propiedad de la Institución.

Para los Equipos de cómputo en esquema de arrendamiento la

empresa arrendadora es la única autorizada a abrir los gabinetes

de dichos equipos o en su caso autorizar la apertura de ellos.

10. Todos los equipos de cómputo bajo la supervisión del claustro

universitario, deben contar con un software antivirus actualizado y

un firewall personal administrado por el personal del área de

seguridad informática, con el objetivo de proteger el equipo de

programas maliciosos.

11. Todos los equipos de cómputo bajo la supervisión del claustro

universitario, deben ser actualizados de manera periódica con los

últimos parches de seguridad del sistema operativo y aplicaciones

instaladas en el equipo

Centro de Cómputo.

En el Centro de Cómputo del claustro universitario se alojan los

servidores y equipo de comunicación necesarios para la operación de las

actividades informáticas de la Institución.

1. El acceso al centro de cómputo es restringido y sólo personal

autorizado por el área de Informática puede tener acceso a él.

2. Sólo el personal autorizado por el área de Informática puede abrir

los gabinetes de los servidores y el equipo que está dentro del

centro de cómputo.

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36 3. El acceso a los servidores de la Institución, ya sea usando la

consola de administración local o una consola de administración

remota es restringido solo se permitirá a personal autorizado por el

área de Informática. El intento de conexión por alguna persona no

autorizada a cualquier consola de administración de los servidores

se considera una violación de las políticas de seguridad.

Propiedad de la información.

1. Los usuarios de cualquier equipo de cómputo de la institución

deben estar conscientes que los datos que ellos crean y manipulan

en los sistemas, aplicaciones y cualquier medio de procesamiento

electrónico, durante el desarrollo normal de sus actividades, son

propiedad y responsabilidad de la Universidad Carlos Hernán

Gómez III.

2. Los derechos patrimoniales de un programa de computación, hojas

de cálculo, archivos de Word, macros, etc. y su documentación,

creados por uno o varios integrantes en el ejercicio de sus

actividades corresponden a la Universidad Carlos Hernán Gómez

III y estará licenciado con Creative Commons.

Usos inadecuados. Actividades prohibidas.

Las siguientes actividades están prohibidas:

1. Violar los derechos de cualquier persona o institución protegidos

por derechos de autor, patentes o cualquier otra forma de

propiedad intelectual. Entre otras actividades, se incluye la

distribución o instalación de software sin la licencia de uso

adecuada adquirida por la institución (Políticas de Uso de

Software).

2. Difundir información identificada como confidencial a través de

medios que involucren el uso de la Tecnología de Información.

3. Introducir software malicioso en la red o en los servidores (virus,

worms, ráfagas de correo electrónico no solicitado, etc.)

4. Utilizar la infraestructura de tecnología de información de la

institución para conseguir o transmitir material con ánimo de

lucro. Igualmente se prohíbe el uso del sistema de comunicaciones

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37 de la universidad con el fin de realizar algún tipo de acoso,

difamación, calumnia o cualquier forma de actividad hostil.

5. Hacer ofrecimientos fraudulentos de productos o servicios cuyo

origen sean los recursos o servicios propios de la institución.

6. Realizar actividades que contravengan la seguridad de los sistemas

o que generen interrupciones de la red o de los servicios.

7. Monitorear puertos o realizar análisis del tráfico de la red con el

propósito de evaluar vulnerabilidades de seguridad. El personal de

la Gerencia de Informática, responsable de la Seguridad

Informática puede realizar estas actividades siempre y cuando

tenga conocimiento la misma Gerencia de Informática.

8. Ejecutar cualquier herramienta o mecanismo de monitoreo de la

red de manera no autorizada.

9. Burlar mecanismos de seguridad, autenticación, autorización o de

auditoría de cualquier servicio de red, aplicación, servidor o cuenta

de usuario.

10. Interferir o negar el servicio a usuarios autorizados con el propósito

de lesionar la prestación del servicio o la imagen del claustro (por

ejemplo ataques DoS).

11. Uso de comandos o programas para el envío de mensajes de

cualquier tipo con el propósito de interferir o deshabilitar una

sesión de usuario a través de cualquier medio, local o remoto

(Internet, Intranet).

12. Instalar cualquier tipo de software en los equipos de cómputo de la

universidad sin la previa autorización del área de Informática.

13. Modificar la configuración del software antivirus, firewall

personales o políticas de seguridad en general implantadas en los

equipos de cómputo de la universidad sin consultar previamente

con el área de Informática la cual analizará la viabilidad de los

cambios solicitados.

14. Queda estrictamente prohibido compartir una carpeta con derecho

a todos. El área de informática puede cambiar permisos de recursos

compartidos por los usuarios si detecta que éstos no cumplen con

las mejores prácticas definidas en los lineamientos internos de

seguridad.

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38 Excepciones. Para propósitos de mantenimiento de la red y de seguridad algunos

integrantes de la institución, pueden estar exentos de seguir algunas de

las restricciones anteriores, debido a las responsabilidades de su cargo o a

eventos programados. Estas excepciones deben ser solicitadas al área de

Informática anexando la justificación respectiva vía correo electrónico.

POLÍTICAS DE CONTRASEÑAS

Generales

1. Todos los usuarios internos del claustro requieren de un nombre de

usuario y una contraseña para utilizar el equipo de cómputo que

tiene asignado y servicios de red como correo electrónico,

impresión, archivos compartidos, Intranet, Internet etc.

2. Las contraseñas de los usuarios deben cumplir con ciertos

requerimientos de seguridad los cuales definirá el área de

Informática con el objetivo de evitar que los usuarios elijan

contraseñas débiles. Las contraseñas son personales y conocidas

únicamente por el propio usuario el cual será responsable de toda

la actividad que se realice con ella.

3. Por seguridad las contraseñas se cambian cada cierto tiempo por el

propio usuario.

4. El área de Informática se reserva el derecho de restablecer en

cualquier momento la contraseña de cualquiera de los usuarios de

la institución, con previo aviso para no afectar de ninguna manera

la continuidad de su trabajo, si se detecta que ha sido

comprometida.

5. Los sistemas internos cuentan con su propia contraseña

independiente de la utilizada para iniciar sesión en la red

institucional.

Prohibiciones 1. Revelar su contraseña a personal no autorizado o permitir su uso a

terceros para actividades ajenas a la misión del claustro

universitario. La prohibición incluye familiares y cualquier otra

persona que habite en la residencia del funcionario, cuando la

conexión a la red institucional se realice desde el hogar.

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39 2. Anotar la contraseña en Post-It o cualquier otro medio físico y

tenerla a la vista de todos en su lugar de trabajo. Se recomienda

que la contraseña sea aprendida de memoria y no anotarla en

ningún medio físico como libretas, cuadernos etc.

POLÍTICAS DE USO DE INTERNET Y CORREO ELECTRÓNICO

PARA OFICINAS GENERALES Y GERENCIAS REGIONALES.

Administración

Los servicios de Acceso a Internet y Correo Electrónico son administrados

institucionalmente por área de Informática, quien tomará los reportes de

los problemas técnicos y errores de recepción y envío relacionados con

nuestros servidores, para su posible atención inmediata. Sin embargo, el

proveedor del enlace a Internet es responsable de garantizar la

disponibilidad del enlace, así como de los anchos de banda contratados.

El área de Informática está facultada para monitorear periódicamente las

actividades de cada uno de los usuarios de Correo electrónico, Internet y

comunicación por la Red de Datos institucional, con la finalidad de vigilar

el cumplimiento de las políticas del presente documento, manteniendo la

confidencialidad de la información.

Correo Electrónico

1. La comunicación institucional realizada por Correo Electrónico,

solo será a través de las cuentas asignadas.

2. El Correo Electrónico es correspondencia privada entre el emisor y

el destinatario, por lo tanto, no podrá trasmitirse a través de

Internet información considerada como de uso confidencial hacia el

personal externo de la institución, salvo instrucción expresa de la

Dirección, Subdirección o áreas correspondientes.

3. El usuario es responsable del contenido de los mensajes enviados

esto incluye entre otros: Contenido de material ofensivo u obsceno,

cualquier quebrantamiento de propiedad intelectual, copyright o

cualquier información ilegal o criminal.

4. Se prohíbe la transmisión de mensajes que puedan: Crear un medio

hostil sobre la raza, edad, sexo, religión, política, nacionalidad,

origen, incapacidad u orientaciones personales; comentarios

despectivos, noticias informales o mal intencionadas, cadenas de

cartas, mensajes masivos de índole personal, y en general cualquier

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40 tipo de información que cause congestión en la red o interfiera con

el trabajo de otros.

5. El área de Informática bloqueará en forma automática la recepción

de Correos Electrónicos desde aquellas direcciones que se han

identificado como fuentes de correo basura, virus y código malicioso

en general. En caso que el usuario necesite recibir Correo

electrónico desde alguna de estas direcciones identificadas como

ofensivas para el claustro debe comunicarse al área de Informática

para analizar y atender su solicitud.

El área de Informática definirá el tipo de archivo que se podrá enviar o

recibir como datos adjuntos en los correos electrónicos por el personal de

la institucion. En caso que el usuario necesite recuperar un archivo que

ha sido bloqueado por el sistema o enviar un archivo no permitido, deberá

comunicarse con el área de Informática para analizar y atender su

solicitud.

El área de Informática establecerá limites para los correos electrónicos

que se envíen hacia Internet o reciban desde Internet de acuerdo a las

necesidades de las diferentes áreas y usuarios con el objetivo de evitar el

congestionamiento del enlace a Internet y por lo tanto la afectación a

otros servicios que también se ofrecen utilizando este medio de

comunicación.

Internet

1. Los funcionarios y empleados son responsables de mantener su

imagen profesional dentro de Internet, así como proteger la imagen y

reputación de la Universidad Carlos Hernán Gómez III.

2. Solo está permitido acceder a los servicios de Internet por los medios

físicos dispuestos por el área de Informática

1. Cuando el equipo se encuentre conectado físicamente a la red

Local.

2. Para el caso de los equipos portátiles deberán tener

autenticación con el usuario y contraseña asignado por el área

de Informática.

3. Los usuarios con equipo externo al claustro que por alguna

razón necesiten conexión a Internet y deseen utilizarlo

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41 mediante los medios de conexión destinados para dicho fin,

tendrán que solicitarlo al área de Informática para su análisis y

su configuración en caso de que proceda la solicitud.

4. No se debe de utilizar el acceso a Internet como un medio de

participación, acceso y distribución de actividades o materiales

que vayan en contra de la Ley.

5. No acceder, ver o bajar desde sitios de Internet: Gráficos,

imágenes o cualquier otro material que pueda ser percibido

como obsceno, abusivo o que contenga humor inapropiado,

lenguaje amenazante, acosante u otra forma de lenguaje

objetable dirigido a un individuo o grupo.

Seguridad

1. El área de Informática es responsable de configurar a los

usuarios el servicio correspondiente.

2. Las cuentas y claves de acceso de los servicios de Internet y

Correo Electrónico son personales y confidenciales y se rigen por

las políticas de contraseñas definidas en el presente documento.

3. El usuario notificará inmediatamente al área de Informática

cualquier uso no autorizado de su cuenta, o cualquier intrusión

de seguridad conocida.

4. El usuario tiene la obligación de usar los servicios con fines

institucionales.

5. Se prohíbe el acceso, descarga o transmisión de material cuyo

origen no sea constatado como seguro o de aquél que se

desconozca su confiabilidad.

6. Cualquier archivo o programa obtenido a través de Internet o

Correo Electrónico debe revisarse con software antivirus.

7. El usuario tiene la obligación de realizar las descargas

habituales del correo, para evitar que los buzones se saturen, ya

que el espacio en el servidor de correo es limitado.

8. No deberá utilizarse el Correo Electrónico en suscripciones a

listas que saturen la capacidad de almacenamiento del buzón.

Almacenamiento

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42 1. La información obtenida de cualquiera de los servicios deberá

ser almacena localmente en el equipo de cómputo del usuario y

no puede ser distribuida o transmitida por la red institucional,

sin la autorización por escrito del área de Informática, la cual

atenderá las solicitudes de manera inmediata.

2. Es responsabilidad del usuario solicitar al área de Informática

respaldo de los correos electrónicos, los cuales se almacenan

localmente en el equipo de cómputo del usuario.

3. Las áreas de almacenamiento en la Red pueden ser tratadas

como almacenamientos temporales. El área de Informática

revisará el aprovechamiento óptimo de los recursos compartidos

para mantener la integridad y para asegurar que los usuarios

utilicen los recursos de manera responsable.

Propiedad y Derechos de contenidos

La información disponible en Internet, incluyendo textos, software,

música, sonido, fotografía, video, gráficos u otro material contenido, está

protegida por copyright, marcas registradas, patentes u otros derechos de

propiedad y leyes. Sólo se permite el uso de este material bajo

autorización expresa del autor.

El bajar, cargar, archivar, copiar, imprimir o enviar cualquier material

debe ser realizado solamente bajo la autorización del autor.

Los usuarios no deben descargar ni instalar ningún tipo de software

comercial, shareware o freeware en las unidades de disco o en cualquier

disco, sin la autorización escrita del área de Informática.

Conducta del Usuario

1. El usuario es el único responsable del contenido de transmisiones a

través de cualquier servicio.

2. El usuario debe cumplir con las leyes de transmisión de datos técnicos

de los países desde los cuales y hacia donde se envían los mensajes de

Correo Electrónico.

3. El usuario no debe usar el servicio para propósitos ilegales o de

entretenimiento.

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43 4. El usuario debe cumplir con todas las regulaciones, políticas y

procedimientos de Internet.

5. La comunicación de los usuarios se debe conducir con respeto y

consideración, evitando los abusos y el uso del lenguaje inapropiado.

6. Se prohíbe el acceso a cualquier fuente de información cuyo contenido

no se encuentre relacionado con las actividades educativas o con las

actividades institucionales.

POLÍTICAS DE USO DE SOFTWARE.

Políticas de Administración

Área Encargada

El área de Informática, es la única área autorizada para llevar a cabo la

administración del software del Claustro Universitario, por lo que dentro

de sus responsabilidades tiene:

Mantener bajo resguardo las licencias de uso de software.

Llevar un control exacto de las licencias en operación y el equipo en

el cual se encuentra en uso.

Establecer políticas y lineamientos para el uso de software, previa

aprobación por parte de la Dirección General y la Dirección de

Coordinación Técnica y Planeación.

Organizar la inspección del equipo de cómputo en intervalos

regulares.

Difundir a los empleados las Políticas de Uso de Software con el fin

de que conozcan la normatividad en este rubro.

Realizar un análisis de necesidades y requerimientos de software,

con la finalidad de presentárselo a la Dirección General y a la

Dirección de Coordinación Técnica y Planeación, quienes

autorizarán la adquisición.

Políticas de Instalación

Instalación y Soporte

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44 El área de Informática es la única área autorizada, así como responsable

de realizar la instalación del software y proporcionar soporte del mismo

en todas las computadoras de la institución (propias y régimen de

arrendamiento).

Esta responsabilidad abarca:

Computadoras de Escritorio (propiedad de la institución y

arrendadas).

Computadoras portátiles (propiedad de la institución y

arrendadas).

El área de Informática se compromete a instalar y proporcionar soporte

sobre el software o, en su caso guiar el proceso de instalación, con el fin de

dejarlo operando en las mejores condiciones.

Software Institucional

El área de Informática de acuerdo con las disponibilidades existentes de

software ha fijado un estándar para ser utilizado por las áreas usuarias.

Todo equipo de cómputo antes de ser entregados al usuario final cuenta

con dicho software, que es denominado Software Institucional. Así mismo

existe software adicional utilizado para el desarrollo de soluciones

automatizadas y que es de uso exclusivo del área de Informática.

Condiciones bajo las que puede utilizarse Software adicional

Software “Pre instalado”

Software proporcionado por la Gerencia de Informática con el fin

de:

o Realizar actualizaciones remotas

o Actualizar software pre instalado

o Sustituir software pre instalado

Accesos o componentes de software instalados en los servidores de

información.

Software de uso emergente o temporal (previo análisis de

disponibilidad de licencia).

Software proporcionado por la Gerencia de informática a través de

la intranet o por medios no directos (Instalaciones no asistidas).

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45 Software de Soporte o Complementario

Identifíquese a este software que es propiedad de alguna Dependencia

Gubernamental y que requiera ser instalado para realizar en tiempo y

forma las actividades encomendadas a los usuarios. Así mismo y dentro

del mismo contexto se considera al software utilizado por el área Jurídica,

dado que se apoya en aplicaciones especializadas en este tema.

Por otro lado, también se encuentra el software que viene junto con

algunos artículos (Cámaras, Grabadoras o Videograbadoras Digitales,

Unidades de Respaldo, Unidades de Almacenamiento Externo, GPS o

Periféricos) y que sin estas aplicaciones no puedan operar correctamente.

Software que no puede ser instalado

Copias ilegales de cualquier programa.

Software descargado de Internet.

Software que no se haya identificado como institucional.

Instalaciones no autorizadas o que no hayan sido solicitadas a la

Gerencia de Informática.

Software adquirido para uso personal del usuario (sin fines

institucionales).

Software de esparcimiento.

Software utilizado por el área de Informática para el desarrollo de

soluciones automatizadas.

Licenciamiento

El grueso del software institucional se encuentra amparado por una

licencia de uso (salvo las aplicaciones de uso libre con fines

institucionales), mismas que tienen un proceso de adquisición.

La meta de la Gerencia de Informática es mantener los controles de

licenciamiento actualizado. Para cumplir con esta meta, se responsabiliza

a mantener la disponibilidad de suficiencia de dichas licencias para el

software clasificado como:

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46 Sistemas Operativos

Conjunto de Aplicaciones

Herramientas Especializadas

Software de Internet

Accesorios

Las clasificaciones adicionales de software, requieren para su instalación

la adquisición adicional de licencias, debido a que se tienen

disponibilidades específicas, en caso de ser necesario es el usuario quien

tiene que justificar la adquisición, misma que sólo será supervisada por el

área de Informática, los mecanismos y procedimientos de compra son

responsabilidad del área de Recursos o a fines.

Sobre el uso de Software desarrollado en la institución

El uso de software desarrollado por la Gerencia de Informática no se

encuentra normado por la limitación en cuanto al uso de licencias, y las

directrices en cuanto a su administración dependen de las áreas usuarias

y responsables del mismo o, en su caso, de los controles o limitaciones

tecnológicas de instalaciones requeridas en los equipos de los usuarios.

Política Institucional

El uso de cualquier software sin licencia es ilegal y puede exponer a la

institución a una responsabilidad civil y criminal bajo las Leyes del

Derecho de Autor, por lo que la Universidad Carlos Hernán Gómez III no

tolerará la utilización de software sin licencia o no autorizado. Asimismo,

todo empleado que sea descubierto copiando software de manera ilegal o

que copie software para dárselo a cualquier tercero fuera de la

institución, incluyendo visitantes, será sancionado a las circunstancias.

SANCIONES. Al detectarse un incumplimiento en las actuales Políticas, se aplicarán los

siguientes criterios y sanciones:

1. La primera vez que el usuario haya incumplido una de las

Políticas, el área de Informática notificará por escrito al

responsable de la falta y le recordará las políticas vigentes.

2. De presentarse un segundo incumplimiento en las Políticas, el área

de informática notificará por escrito al Director del área

correspondiente, informándole el tipo y contenido de la falta,

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47 suspendiendo el servicio temporalmente al usuario responsable

hasta que el Director del área apruebe por escrito la restauración

del servicio.

3. En caso de presentarse un tercer incumplimiento en las Políticas

por parte del mismo usuario, causara suspensión inmediata e

indefinida del servicio y el caso se turnará a la Dirección de

Coordinación Disciplinaria para determinar si es necesario aplicar

sanciones Disciplinarias adicionales, el área de Informática se

reserva el derecho de suspender el acceso a la red y al equipo de

cómputo al usuario de manera inmediata, si la seguridad se ve

comprometida.

GLOSARIO DE TÉRMINOS. Políticas.- Orientaciones o directrices que rigen la actuación de una

persona o entidad en un asunto o campo determinado.

Tecnologías de Información y Comunicaciones.- Equipo de cómputo

personal y centralizado, software y dispositivos de impresión que sean

utilizadas para almacenar, procesar, convertir, proteger, transferir y

recuperar: información, datos, voz, imágenes y video.

DoS.- Denegación de Servicios, por sus siglas en Inglés (Denial of

services).

Software: La ley Federal de los Derechos de Autor, en artículo 101,

define a los programas de computación de la siguiente forma: “Se

entiende por programa de Computación la expresión original en cualquier

forma, lenguaje o código, de un conjunto de instrucciones que, con una

secuencia, estructura y organización determinada tiene como propósito

que una Computadora o Dispositivo realice una tarea o función específica.

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48 POLÍTICAS DE GESTIÓN DE

CONOCIMIENTO EN LA UCHG III

En la Universidad Carlos Hernán III considera la gestión del

conocimiento como la estructura y cultura organizativa que facilita el

trabajo en equipo y la comunicación de conocimiento.

Con las políticas de gestión del conocimiento se pretende fomentar el

aprendizaje y la comunicación de las habilidades, experiencia y

conocimiento en general de cada individuo de la universidad de una

manera sistemática y eficiente.

Políticas Generales de Gestión de Conocimiento: - Pensar en la Universidad como un sistema constituido por

conexiones entre personas y grupos de trabajo. El conocimiento

existente en cada uno debe ser identificado y accesible por el

conjunto, de manera que se produzca un apalancamiento operativo

basado en el conocimiento.

- Identificar el conocimiento existente en la Universidad, reconocer

su valor y potencializar su desarrollo como herramienta

fundamental para la creación de valor.

- Integrar los distintos elementos (tangibles e intangibles)

disponibles para proporcionar las condiciones objetivas con el fin de

estructurar una organización inteligente, dirigida a la creación de

valor a través del desarrollo de su capacidad de aprendizaje

constante.

- Aprovechar al máximo el conocimiento existente en los individuos

de la Universidad, habilitando los recursos necesarios para su

desarrollo y difusión.

- Evaluar el capital intelectual existente en los grupos de la

Universidad, de tal manera que se pueda valorar la efectividad de

las iniciativas propuestas para la gestión del conocimiento, corregir

los desperfectos y promover nuevas actuaciones en pro de

mejoramiento para que la Universidad se acerque cada vez más a

la excelencia en la gestión del conocimiento.

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49 Políticas de gestión de conocimiento individual:

- Cada individuo debe considerar el valor del conocimiento local y las

habilidades que puede aprender de él para desarrollar nuevas

ideas e intervenciones.

- El conocimiento deberá ser compartido con cada individuo de la

Universidad, ya sea estudiante, docente o administrativo

involucrado en el área de interés.

- Gestionar los recursos necesarios para permitir el aprendizaje de

los estudiantes en lugares externos a la academia.

- Compartir el aprendizaje y la experiencia adquirida en lugares

externos al plantel académico con los diferentes individuos o

grupos de la Universidad.

- Motivar la participación de los estudiantes en exposiciones, grupos

de aprendizaje y foros relacionados con su área de conocimiento o

interés, de tal manera que se comunique e intercambie el

conocimiento.

- Los estudiantes deberán contribuir activamente en la

documentación de las experiencias vividas en las actividades

realizadas en la Universidad. Así mismo, documentar las

actividades en las que tuvieron asistencia los estudiantes de la

Universidad.

Políticas de gestión de conocimiento a nivel

organizacional: - Los nuevos estudiantes de la Universidad serán informados e

invitados a participar en los grupos existentes en la academia local,

de tal manera que se comiencen a integrar a los diferentes grupos y

a iniciar el proceso de sistematizar y comunicar el conocimiento

individual.

- Los nuevos docentes que ingresen a la academia deberán cumplir,

entre otras cosas, las políticas de gestión del conocimiento, por lo

tanto, los docentes actuales se encargarán de introducir y

acompañar al docente en la incorporación de sus labores en los

grupos de la Universidad.

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50 - La Universidad prestará las instalaciones y los elementos

necesarios que tenga a su disposición para las actividades de

trabajo en equipo.

Se gestionarán espacios y elementos, con apoyo de la Universidad, para el

desarrollo de actividades, como exposiciones, foros, talleres, entre otros,

con el fin de comunicar y compartir el conocimiento entre los estudiantes,

docentes y administrativos de la Universidad.

MAPA DE PROCESOS UCHG III

Procesos Estratégicos (PE)

Gestión Estratégica

Gestión de información y comunicación

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51 Gestión del conocimiento

Procesos misionales (PM)

Gestión Admisiones y Registro

Gestión Investigación

Gestión Internacionalización

Gestión Extensión y Proyección Social

Proceso de Docencia

Gestión Curricular

Procesos de apoyo (PA)

Gestión de Apoyo Académico

Gestión Informática y tecnológica

Gestión Infraestructura

Gestión Bienestar institucional

Gestión Financiera

Gestión Egresados

Gestión Jurídica

Gestión de bienes y servicios

Gestión documental

Gestión ambiental

Gestión talento humano

Macroproceso de Evaluación (PEV)

Gestión de control

Gestión de la calidad

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52

Proceso Responsable Objetivos

PE1. Gestión

Estratégica

Consejo Superior

Rectoría

Oficina de

Planeación

Comité de plan

estratégico

Definir las políticas, planes, programas y

proyectos que direccionen la institución y

logren la articulación entre los procesos

misionales,

estratégicos, de apoyo y de evaluación en

la búsqueda del mejoramiento continuo y el

cumplimiento de la misión institucional.

PE2. Gestión de

información y

comunicación

Dirección de

Publicación

Oficina de análisis y

diseño de sistemas

Garantizar la difusión de toda la información

generada por la universidad Carlos Hernan

Gomez III de forma que permita articular los

esfuerzos de los servidores de la institución

con los propósitos misionales, presentar

información sobre el funcionamiento,

gestión y resultados de la entidad a

diferentes grupos de interés, recibir

retroalimentación por parte de los usuarios

y divulgarla.

PE3. Gestión del

conocimiento

Dirección de

informática y gestión

del conocimiento

Vicerrectoría de

investigación

Fomentar el aprendizaje y la comunicación

de las habilidades, experiencia y

conocimiento en general de cada individuo

de la universidad de una manera

sistemática y eficiente.

PM1. Gestión de

Admisiones y

Registro

Vicerrectoría

académica

Dirección de

admisiones

Coordinación de

Facultades

Manejar el proceso de selección y trámites

para la vinculación de los aspirantes a la

universidad de CHG III articulando la

comunicación entre la institución y los

mismos.

PM2. Gestión de

Investigación

Vicerrectoría de

investigación

Dirección de

Publicación

Generar, transformar, incentivar y transferir

el conocimiento científico y de utilidad para

la sociedad.

PM3. Gestión de

Internacionalización

Oficina de

Relaciones

Internacionales e

interinstitucionales

Fortalecer la cooperación e innovación de

forma internacional, en investigación y en

todas las actividades que forman parte de

la función de la universidad.

PM4. Gestión

Extensión y

Proyección Social

Oficina de Cultura, Extensión y Proyección Social

Proyectar los conocimientos y servicios producidos en la universidad, a través de articulación de áreas académicas e investigativas de la institución, como elementos de apoyo al desarrollo de los planes regionales, locales y sectoriales en beneficios de las comunidades.

PM5. Proceso de Docencia

Vicerrectoría Académica

Garantizar el proceso de formación integral del talento humano en los diferentes programas académicos de pregrado y postgrado

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53 PM6. Gestión Curricular

Consejo Académico Vicerrectoría Académica

Integrar y coordinar el Diseño, desarrollo, alcance, articulación y evaluación de los currículos de la universidad de manera que en la finalización de estos el estudiante pueda demostrar los conocimientos adquiridos.

PA1. Gestión de Apoyo Académico

Vicerrectoria de investigacion. vicerrectoría académica.

Garantizar la investigación, en el desarrollo, conceptualización y gestión de un modelo pedagógico que oriente la utilización de las nuevas tecnologías y las metodologías más adecuadas para el desarrollo de las actividades académicas.

PA2. Gestion informatica y tecnologica

Comité de computacion. Direccion de informatica y gestion de conocimiento.

Planificar y gestionar la infraestructura tecnológica, para servir de apoyo a los procesos de la institución y de esta forma contribuir al cumplimiento de la misión institucional.

PA3. Gestión de infraestructura

Oficina de Presupuesto y Compras

Mantener u obtener un nivel de servicio determinado con el coste más efectivo posible a través de la explotación, mantenimiento, reparación y sustitución de la infraestructura. Realizar cambios estratégicos y mejoras en el estándar de servicio a través de la creación, adquisición, mejora y eliminación de la infraestructura. Todos estos cambios y renovaciones son gestionados basados en los objetivos estratégicos de la institución.

PA4. Gestión financiera

Consejo superior. Consejo académico. Oficina de planeación. Vicerrectoría administrativa. División administrativa y financiera.

Administrar y presentar la institución financiera, económica, social y ambiental de la universidad, a través de la aplicación eficiente y eficaz de los procedimientos establecidos por las áreas que la conforman para la planeación, análisis y toma de decisiones.

PA5. Gestión egresados

Oficina de Cultura, Extensión y Proyección Social Vicerrectoría Académica

Administrar la información relacionada con el desempeño profesional de los egresados y la pertinencia de sus programas académicos en la sociedad.

PA6. Gestión Jurídica Oficina Jurídica Garantizar la seguridad jurídica institucional PA7. Gestión bienestar institucional

Dirección de bienestar universitario.

Brindar orientación y proveer servicios de calidad en las áreas de recreación, salud, arte y deporte encaminados al desarrollo humano y a la mejora de la calidad de vida de toda la comunidad universitaria y partes interesadas.

PA8. Gestión de bienes y servicios

Vicerrectoría administrativa

Garantizar los requerimientos en bienes y servicios del área académica y administrativa para la prestación del servicio.

PA9. Gestión documental

Vicerrectoría administrativa

Desarrollar las actividades administrativas y técnicas correspondientes a la planeación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por la universidad,

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54 desde su origen hasta su destino final, facilitando su utilización y conservación.

PA10. Gestión ambiental

Oficina de Cultura, Extensión y Proyección Social

Consolidar y promover una nueva cultura ambiental; destacándose en la administración de los recursos naturales y la gestión ambiental, una comprensión total sobre la importancia y trascendencia del componente ambiental en el desarrollo humano fundamentado en los principios del Desarrollo Sostenible (equidad social, equilibrio ambiental y crecimiento económico con el adecuado aporte tecnológico).

PA11. Gestión del talento humano

Vicerrectoría administrativa. Gestión del capital humano.

Ejecutar los lineamientos de administración del talento humano, garantizando la idoneidad del mismo.

PEV1. Gestión de control

Auditoría Interna Garantizar el logro de los objetivos de la entidad y el cumplimiento de la normatividad que la rige.

PEV2. Gestión de Calidad

Oficina de

Planeación

Auditoría Interna

Administrar y asegurar que el sistema integrado de gestión de calidad sea planeado, documentado, implementado y evaluado de cara a lograr el mejoramiento continuo de la institución.

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Universidad carlos hernán gómez III€¦ · Gestion del Capital Humano Divisón Administrativa y...

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