UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR FACULTAD DE … · COMERCIALIZADORA TOPITOP S.A UBICADA EN LA...
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UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA PROPUESTA DE UN SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS PARA LA COMERCIALIZADORA TOPITOP S.A UBICADA EN LA CUIDAD DE QUITO. AUTORA: SANDRA ELIZABETH RAMÍREZ PULLUQUITIN [email protected] INGENIERA EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA CONTADORA PÚBLICA AUTORIZADA DIRECTOR: WALTER PATRICIO JARRIN MANTILLA [email protected] QUITO, Febrero del 2016
Transcript of UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR FACULTAD DE … · COMERCIALIZADORA TOPITOP S.A UBICADA EN LA...
UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA
PROPUESTA DE UN SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS PARA LA
COMERCIALIZADORA TOPITOP S.A UBICADA EN LA CUIDAD DE QUITO.
AUTORA:
SANDRA ELIZABETH RAMÍREZ PULLUQUITIN
INGENIERA EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA
CONTADORA PÚBLICA AUTORIZADA
DIRECTOR:
WALTER PATRICIO JARRIN MANTILLA
QUITO, Febrero del 2016
ii
Ramírez Pulluquitin Sandra Elizabeth (2015). “PROPUESTA
DE UN SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS
PARA LA COMERCIALIZADORA TOPITOP S.A
UBICADA EN LA CUIDAD DE QUITO”. Trabajo de
investigación para optar de Ingeniera en Contabilidad y
Auditoría.- Contadora Pública Autorizada. Facultad de
Ciencias Administrativas. Quito: UCE. 147p
iii
DEDICATORIA
A Dios porque siempre estuvo a mi lado guiándome por el camino correcto
y derramando su bendición en cada paso de mi vida.
A mis padres, Inés y Eloy por el amor, sacrificio, paciencia y apoyo
incondicional que me han brindado en todo momento, inculcándome el
respeto y la humildad en mi vida personal y profesional para que logré
alcanzar siempre mis metas propuestas.
A mi hermana, Anita quien estuvo a mi lado en las buenas y en las malas
dándome el ánimo y la fuerza necesaria para no decaer.
A mi sobrina, Carolina que con su inocencia y alegría me demostraba que a
pesar de las dificultades siempre se debe mirar hacia adelante.
Sandra Elizabeth Ramírez Pulluquitin
iv
AGRADECIMIENTO
Gracias a Dios por darme la vida, el amor, la capacidad y el impulso para
cumplir con todos mis objetivos, por ser el modelo y ejemplo más grande de
amor en el mundo, permitiéndome llegar a este momento tan especial en mi
vida.
A mis padres, que son los pilares fundamentales en mi vida, que creyeron en
mí en todo momento motivando mi formación académica y que con su amor
interminable y consejos hicieron de mí una mujer de bien.
A mi hermana, por ser mi mejor amiga y mi soporte en cada etapa de mi
vida desde el día en que nací, quien con sus palabras de aliento me guio para
que sea perseverante.
A mi tutor Msc. Patricio Jarrin que desde el primer día que lo conocí tuvo
toda la voluntad de guiarme correctamente en la elaboración de mi trabajo
de investigación, brindándome su comprensión, paciencia y tiempo
impartiéndome su conocimiento.
A todos mis profesores que por sus enseñanzas y paciencia lograron forjar
en mí una profesional con ética y un agradecimiento especial a la
Universidad Central de Ecuador quien me abrió las puertas para alcanzar mi
objetivo profesional, preparándome para un futuro próspero, dándome los
mejores momentos y llegando a conocer a personas con un corazón bueno.
Sandra Elizabeth Ramírez Pulluquitin
v
AUTORIZACIÓN DE LA AUTORÍA INTELECTUAL
vi
APROBACIÓN DEL DIRECTOR
vii
CERTIFICADO
viii
CONTENIDO
DEDICATORIA ............................................................................................................................... iii
AGRADECIMIENTO ....................................................................................................................... iv
AUTORIZACIÓN DE LA AUTORÍA INTELECTUAL .................................................................. v
APROBACIÓN DEL DIRECTOR ................................................................................................... vi
CERTIFICADO ............................................................................................................................... vii
CONTENIDO ................................................................................................................................. viii
LISTA DE TABLAS ....................................................................................................................... xiii
LISTA DE FIGURAS ...................................................................................................................... xv
ANEXOS.......................................................................................................................................... xii
RESUMEN EJECUTIVO .............................................................................................................. xvii
ABSTRACT .................................................................................................................................. xviii
INTRODUCCIÓN ............................................................................................................................. 1
CAPÍTULO I ...................................................................................................................................... 2
1 GENERALIDADES ........................................................................................................... 2
1.1 Reseña Histórica ................................................................................................................. 2
1.2 Base Legal .......................................................................................................................... 3
1.3 Organismos de Control ....................................................................................................... 4
1.4 Estructura Organizacional................................................................................................... 9
1.5 Direccionamiento Estratégico ........................................................................................... 10
1.5.1 Misión ............................................................................................................................... 10
1.5.2 Visión ................................................................................................................................ 11
1.5.3 Objetivos ........................................................................................................................... 11
1.5.4 Políticas............................................................................................................................. 12
1.5.5 Principios y Valores .......................................................................................................... 13
ix
CAPÍTULO II .................................................................................................................................. 14
2 MARCO TEÓRICO ......................................................................................................... 14
2.1 Sistemas ............................................................................................................................ 14
2.1.1 Definición ......................................................................................................................... 14
2.1.2 Propósito ........................................................................................................................... 14
2.1.3 Objetivo ............................................................................................................................ 15
2.2 Sistemas de Inventarios .................................................................................................... 15
2.2.1 Tipos de Sistemas de Inventarios ...................................................................................... 16
2.3 Control Interno .................................................................................................................. 19
2.3.1 Definición ......................................................................................................................... 21
2.3.2 Objetivos ........................................................................................................................... 23
2.3.3 Importancia ....................................................................................................................... 24
2.3.4 Principios .......................................................................................................................... 26
2.3.5 Fundamentos ..................................................................................................................... 27
2.3.6 Elementos. ........................................................................................................................ 28
2.3.5.1 Elementos de control interno administrativo .................................................................... 28
2.3.5.2 Elementos de control interno contable .............................................................................. 28
2.3.6 Métodos de valuación de control interno .......................................................................... 30
2.3.7 Técnicas ............................................................................................................................ 31
2.3.8 Alcance ............................................................................................................................. 32
2.3.9 Riesgos de Control Interno ............................................................................................... 33
2.3.10 Evaluación del control interno .......................................................................................... 34
2.3.11 Estructura de control interno............................................................................................. 35
2.4 NIIF para PYMES sección 13 Inventarios........................................................................ 35
2.4.1 Definición de Inventarios.................................................................................................. 36
2.4.2 Propósito de los Inventarios .............................................................................................. 37
2.4.3 Objetivos de los Inventarios ............................................................................................. 38
2.4.4 Importancia de los Inventarios .......................................................................................... 39
2.4.5 Administración de los Inventarios .................................................................................... 39
x
2.4.6 Método de Valoración de los Inventarios ......................................................................... 39
CAPÍTULO III ................................................................................................................................. 41
3 DIAGNÓSTICO SITUACIONAL ................................................................................... 41
3.1 Análisis Externo ................................................................................................................ 41
3.1.1 Macro ambiente ................................................................................................................ 41
3.1.1.1 Factor Económico ............................................................................................................. 42
3.1.1.2 Factor Político ................................................................................................................... 43
3.1.1.3 Factor Tecnológico ........................................................................................................... 44
3.1.1.4 Factor Social ..................................................................................................................... 44
3.1.2 Microambiente .................................................................................................................. 46
3.1.2.1 Clientes ............................................................................................................................. 46
3.1.2.2 Proveedores ....................................................................................................................... 61
3.1.2.3 Competencia ..................................................................................................................... 74
3.2 Análisis Interno ................................................................................................................. 74
3.3 Análisis FODA ................................................................................................................. 88
3.3.1 Matriz de Estrategias FODA ............................................................................................. 90
CAPÍTULO IV ................................................................................................................................. 93
4 PROPUESTA DE UN SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS PARA LA
COMERCIALIZADORA TOPITOP S.A ........................................................................ 93
4.1 Objetivos ........................................................................................................................... 93
4.2 Aplicación ......................................................................................................................... 94
4.2.1 Funciones del área de inventarios ..................................................................................... 94
4.2.1.1 Lineamientos Propuestos para el Área de Inventarios ...................................................... 94
4.2.1.2 Estrategias Propuestas para el Área de Inventarios .......................................................... 94
4.2.1.3 Políticas Propuestas para el Área de Inventarios .............................................................. 95
4.3 Control de inventarios ....................................................................................................... 96
4.3.1 Administración del inventario .......................................................................................... 96
xi
4.3.2 Sistema de procesos propuesto para el control de inventarios .......................................... 97
4.4 Funciones y Responsabilidades ...................................................................................... 100
4.5 Procedimiento Adquisición de Mercadería ..................................................................... 105
4.5.1 Forma Orden de Compra ................................................................................................ 108
4.6 Procedimiento Registro del Inventario ........................................................................... 109
4.7 Formato Kardex .............................................................................................................. 112
4.8 Procedimiento Toma Física del Inventario ..................................................................... 113
4.8.1 Planilla Toma Física del Inventarios .............................................................................. 116
4.9 Procedimiento Salida del Inventario ............................................................................... 117
4.9.1 Formato registro de Salida del inventario ....................................................................... 120
CAPÍTULO V ................................................................................................................................ 121
5 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ............................................................. 121
5.1 Conclusiones ................................................................................................................... 121
5.2 Recomendaciones ........................................................................................................... 121
BIBLIOGRAFÍA ............................................................................................................................ 123
ANEXOS........................................................................................................................................ 126
xii
ANEXOS
Anexo A Instalaciones de la Bodega de la Comercializadora TOPYTOP S.A .............................. 126
xiii
LISTA DE TABLAS
Tabla 1.1 Acciones de la comercializadora TOPITOP S.A ............................................................... 3
Tabla 3.1 Pregunta 1 ¿La atención recibida fue correcta y en el tiempo previsto? .......................... 51
Tabla 3.2 Pregunta 2 ¿La atención que recibió por parte del vendedor es? ..................................... 52
Tabla 3.3 Pregunta 3 ¿Cómo conoció a la Comercializadora TopiTop S.A? ................................... 53
Tabla 3.4 Pregunta 4 ¿Creé que la ubicación de la comercializadora es la adecuada? .................... 54
Tabla 3.5 Pregunta 5 ¿Encontró los productos (tela) que estaba buscando? .................................... 55
Tabla 3.6 Pregunta 6 ¿Está de acuerdo con el precio de venta del metro de tela? ........................... 56
Tabla 3.7 Pregunta 7 ¿Con que frecuencia compra el producto (tela) a la Comercializadora? ........ 57
Tabla 3.8 Pregunta 8 ¿Cuál es el grado de satisfacción de lo producto (tela)? ................................ 58
Tabla 3.9 Pregunta 9 ¿Se atiende a tiempo las quejas y reclamos? .................................................. 59
Tabla 3.10 Pregunta 10 ¿Siente confianza al momento de hacer un negocio con la
comercializadora? ............................................................................................................................ 60
Tabla 3.11 Pregunta 1 ¿La eficacia y el trato de los colaboradores de la comercializadora con los
proveedores es la adecuada? ............................................................................................................ 64
Tabla 3.12 Pregunta 2 ¿La relación comercial que tiene con TOPITOP S.A es? ............................ 65
Tabla 3.13 Pregunta 3 ¿Cómo conoció a la comercializadora TOPITOP S.A? ............................... 66
Tabla 3.14 Pregunta 4 ¿Considera a TOPYTOP S.A una valiosa referencia en el mercado? .......... 67
Tabla 3.15 Pregunta 5¿TOPITOP S.A. presenta las facilidades requeridas para la entrega del
producto? .......................................................................................................................................... 68
Tabla 3.16 Pregunta 6¿TOPYTOP S.A cumple adecuadamente con los términos establecidos en los
acuerdos comerciales? ...................................................................................................................... 69
Tabla 3.17 Pregunta 7¿Con que frecuencia vende sus productos a la comercializadora TOPITOP
S.A? .................................................................................................................................................. 70
Tabla 3.18 Pregunta 8¿Evalúe la relación con TOPITOP S.A en comparación con las mantenidas
con el resto de sus clientes?.............................................................................................................. 71
Tabla 3.19 Pregunta 9 ¿Basándose en su propia experiencia con TOPITOP S.A, usted aumentaría
los tiempos de crédito que poseen con la comercializadora? ........................................................... 72
Tabla 3.20 Pregunta 10 ¿Usted recomienda a TOPITOP S.A como compradores a terceras
personas? .......................................................................................................................................... 73
Tabla 3.21 Cuestionario de Control Interno Adquisición del Inventario ......................................... 77
Tabla 3.22 Cuestionario de Control Interno Registro del Inventario ............................................... 79
Tabla 3.23 Cuestionario de Control Interno Toma Física del Inventario ......................................... 81
Tabla 3.24 Cuestionario de Control Interno Salida del Inventario ................................................... 83
Tabla 3.25 Matriz FODA aplicado al Área de Inventarios de la Comercializadora TOPITOP S.A. 89
xiv
Tabla 3.26 Matriz de Estrategias aplicado al Área de Inventarios de la Comercializadora TOPITOP
S.A .................................................................................................................................................... 91
Tabla 4.1 Procedimiento Adquisición de Mercadería .................................................................... 106
Tabla 4.2 Procedimiento Registro del Inventario .......................................................................... 110
Tabla 4.3 Procedimiento Toma Física del Inventario .................................................................... 114
Tabla 4.4 Procedimiento Salida del Inventario ............................................................................. 118
xv
LISTA DE FIGURAS
Figura 1.1 Logotipo de la Empresa .................................................................................................... 2
Figura 1.2 Servicios de Rentas Internas ............................................................................................. 4
Figura 1.3 Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social ........................................................................ 5
Figura 1.4 Superintendencia de Compañías ....................................................................................... 6
Figura 1.5 Ministerio del Trabajo ...................................................................................................... 6
Figura 1.6 Alcaldía de Quito .............................................................................................................. 7
Figura 1.7 Aduana del Ecuador .......................................................................................................... 8
Figura 1.8 Organigrama Estructural ................................................................................................... 9
Figura 1.9 Misión ............................................................................................................................. 10
Figura 1.10 Visión ............................................................................................................................ 11
Figura 2.1 Principio de Control Interno ........................................................................................... 20
Figura 2.2 Objetivos de Control Interno .......................................................................................... 20
Figura 2.3 Definición de Control Interno ......................................................................................... 23
Figura 3.1 Macro ambiente .............................................................................................................. 41
Figura 3.2 Factor Económico ........................................................................................................... 42
Figura 3.3 Factor Político – Legal .................................................................................................... 43
Figura 3.4 Factor Tecnológico ......................................................................................................... 44
Figura 3.5 Factor Social ................................................................................................................... 44
Figura 3.6 Micro ambiente ............................................................................................................... 46
Figura 3.7 Clientes ........................................................................................................................... 46
Figura 3.8 Pregunta 1 ¿La atención recibida fue correcta y en el tiempo previsto? ......................... 51
Figura 3.9 Pregunta 2 ¿La atención que recibió por parte del vendedor es? .................................... 52
Figura 3.10Pregunta 3 ¿Cómo conoció a la Comercializadora TopiTop S.A? ................................ 53
Figura 3.11 Pregunta 4 ¿Creé que la ubicación de la comercializadora es la adecuada? ................. 54
Figura 3.12 Pregunta 5 ¿Encontró los productos (tela) que estaba buscando? ................................ 55
Figura 3.13 Pregunta 6 ¿Está de acuerdo con el precio de venta del metro de tela? ........................ 56
Figura 3.14 Pregunta 7 ¿Con que frecuencia compra el producto (tela) a la Comercializadora? .... 57
Figura 3.15 Pregunta 8 ¿Cuál es el grado de satisfacción de lo producto (tela)? ............................. 58
Figura 3.16 Pregunta 9 ¿Se atiende a tiempo las quejas y reclamos? .............................................. 59
Figura 3.17 Pregunta 10 ¿Siente confianza al momento de hacer un negocio con la
comercializadora? ............................................................................................................................ 60
Figura 3.18 Pregunta 1 ¿La eficacia y el trato de los colaboradores de la comercializadora con los
proveedores es la adecuada? ............................................................................................................ 64
Figura 3.19 Pregunta 2 ¿La relación comercial que tiene con TOPYTOP S.A es? ......................... 65
Figura 3.20 Pregunta 3 ¿Cómo conoció a la comercializadora TOPITOP S.A? .............................. 66
xvi
Figura 3.21 Pregunta 4 ¿Considera a TOPYTOP S.A una valiosa referencia en el mercado? ........ 67
Figura 3.22 Pregunta 5¿TOPITOP S.A. presenta las facilidades requeridas para la entrega del
producto? .......................................................................................................................................... 68
Figura 3.23Pregunta 6 ¿TOPYTOP S.A cumple adecuadamente con los términos establecidos en
los acuerdos comerciales? ................................................................................................................ 69
Figura 3.24 Pregunta 7¿Con que frecuencia vende sus productos a la comercializadora TOPITOP
S.A? .................................................................................................................................................. 70
Figura 3.25 Pregunta 8¿Evalúe la relación con TOPITOP S.A en comparación con las mantenidas
con el resto de sus clientes?.............................................................................................................. 71
Figura 3.26 Pregunta 9 ¿Basándose en su propia experiencia con TOPITOP S.A, usted aumentaría
los tiempos de crédito que poseen con la comercializadora? ........................................................... 72
Figura 3.27 Pregunta 10 ¿Usted recomienda a TOPYTOP S.A como compradores a terceras
personas? .......................................................................................................................................... 73
Figura 3.28 Diagramación de procesos actual de la Comercializadora ........................................... 86
Figura 3.29 Diagramación de función actual de la Comercializadora ............................................ 87
Figura 3.30 Matriz FODA ................................................................................................................ 88
Figura 4.1 Elementos del sistema de control de inventarios ............................................................ 96
Figura 4.2 Organigrama Estructural Propuesto ................................................................................ 98
Figura 4.3 Organigrama Funcional Propuesto ................................................................................ 99
Figura 4.4 Procedimiento Grafico Adquisición de la Mercadería .................................................. 107
Figura 4.5 Procedimiento Gráfico Registro del Inventario ............................................................ 111
Figura 4.6 Procedimiento Toma Física del Inventario ................................................................... 115
Figura 4.7 Procedimiento Salida del Inventario ............................................................................. 119
xvii
RESUMEN EJECUTIVO
TEMA: “PROPUESTA DE UN SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS PARA LA
“COMERCIALIZADORA TOPITOP S.A” UBICADA EN LA CUIDAD DE QUITO.”
RESUMEN
La Comercializadora TOPITOP S.A surge bajo la necesidad de tres hermanos tras el fallecimiento
de sus padres en el año de 1966 y se extiende al Ecuador en el año 2010 y se encuentra ubicado en
el norte de la ciudad de Quito, se dedica a la venta de tela 100% algodón, con la finalidad de
garantizar las relaciones comerciales con los clientes se refleja la necesidad de contar con un
adecuado control en los inventarios existentes en la bodega.
En ocasiones la mercadería es importada desde el país de Perú y no llega en el tiempo establecido
lo que ocasiona que exista perdida en la comercialización del producto, a través del manejo del
inventario y un adecuado sistema de control interno que permita instaurar los estándares y fijación
de los precios del inventario, el problema principal que existe en la comercializadora es cuando lo
que se encuentra facturado no coincide con lo físico, motivo por el cual se presenta la necesidad de
establecer los procedimientos para los inventarios los mismos que permitirán contar con una
adecuada planificación y mantener el poder competitivo y lograr los niveles de crecimiento.
PALABRAS CLAVES
COMERCIALIZADORA TOPITOP S.A
CONTROL INTERNO
CUESTIONARIOS DE CONTROL INTERNO
DIAGNOSTICO SITUACIONAL
INVENTARIOS
PROCEDIMIENTOS
xviii
ABSTRACT
1
INTRODUCCIÓN
La Comercializadora TOPITOP S.A se dedica a la compra y venta al por mayor de telas 100%
algodón, el trabajo de investigación contribuyó a determinar los problemas existentes en los
inventarios, detectando que existe obsolescencia del mismo generando pérdida para la
comercializadora.
El trabajo de investigación tiene la finalidad de realizar la evaluación del control interno a los
inventarios, para determinar las falencias que tiene actualmente y establecer adecuadas soluciones.
El presente trabajo de investigación se encuentra desarrollado en cinco capítulos, los mismos que
se encuentran detallados a continuación:
En el capítulo I se presenta las generalidades de la comercializadora, como la reseña histórica, base
legal, organismos de control, estructura organizacional, y el direccionamiento estratégico con el
que cuenta.
En el capítulo II se investigó la teoría relacionada a los sistemas de inventarios, al control interno, y
los procedimientos, lo cual sirvió para el desarrollo de la propuesta.
En el capítulo III se desarrolló el diagnóstico situacional, el cual permitió realizar el análisis del
ambiente interno y externo que rodea a la comercializadora y determinar las oportunidades,
fortalezas, amenazas y debilidades que se encuentran establecidas en la matriz FODA para contar
con el conocimiento de la situación actual.
En el capítulo IV se realizó la propuesta de un sistema de control de inventarios para la
Comercializadora TOPITOP S.A, en la que se encuentra la estructura organizacional, los
procedimientos para la adquisición de la mercadería, el registro, la toma física y la salida del
inventario con sus respectivos documentos de control.
En el capítulo V se determinó las conclusiones y recomendaciones del trabajo de investigación,
realizado con el objetivo de que sea tomado en cuenta por la gerencia de la comercializadora para
la toma de decisiones.
2
CAPÍTULO I
1 GENERALIDADES
1.1 Reseña Histórica
Figura 1.1 Logotipo de la Empresa
Por:(Topitop, 2012)
TopiTop nace como resultado de la necesidad de sobrevivir y prosperar de un grupo de hermanos
tras el fallecimiento de su padre en la década de los 60´s. En 1966, tras la muerte de su padre, los
hermanos Flores en medio del dolor y la necesidad de resolver el sustento de la familia, deciden
emigrar a otras ciudades; Manuel Flores viaja a Lima con el firme propósito de destacar como
mecánico industrial, por su parte Aquilino Flores de 12 años viaja a Pisco donde trabajó en el
apañamiento del algodón. Llega a la capital y se inicia en la comercialización de prendas de vestir
en las calles de Lima.
Para la década de los 70¨s, tras todo el aprendizaje de Aquilino en la producción y venta de prendas
de vestir, decide asociarse con sus hermanos implementando un taller de confecciones, iniciándose
así en las actividades de la industria textil.
TopiTop es una compañía familiar, constituida en el año 1983, su fundador, Aquilino Flores,
vendedor ambulante en Gamarra, observa escasa rotación y variedad de modelos: Los productos de
bajo precio eran siempre similares y apenas se variaba el diseño de los mismos. TopiTop es una
empresa dedicada a la fabricación de prendas de vestir de tejido de punto 100% algodón. Comienza
a exportar en 1995 al mercado latinoamericano. En 2002, TopiTop vendía 500.000 prendas
mensualmente a través de su cadena nacional de tiendas. A partir de 1997 ingresa a EE UU, Europa
y Asia aumentando sus ventas al exterior. En 1997 su facturación total (ventas internas y
exportación) era de 4 millones de dólares. Hace menos de cuatro años, TopiTop era la décima
empresa del sector textil de Perú en volumen de exportación: ventas por 2243 millones de dólares.
3
2002: ventas de exportación por 36,7 millones de dólares. 2003: 13 millones de dólares ventas
durante el primer trimestre.
En el 2003 reciben el nombramiento de Gran Comendador de la orden de trabajo, otorgado por el
Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo y para el 2005 TopiTop se convierte en el primer
exportador de productos textiles y confecciones del Perú.
Para el año 2010 la empresa decidió extenderse a Ecuador llegando al mercado con el nombre de
Comercializadora TopiTop S.A con actividad comercial de venta al por mayor de hilos (hilados),
lanas y tejidos (telas), a grandes proveedores ubicados en la ciudad de quito, funcionando
actualmente con la bodega ubicada en la AV. Eloy Alfaro y Aceitunos E3-183, administrado por la
representa legal Delly Geoconda Vaca Rodríguez.
1.2 Base Legal
La Comercializadora TOPITOP S.A, está domiciliada en la ciudad de San Francisco de Quito, De
los Aceitunos y Av. 10 de Agosto. Fue creada bajo la Resolución 4321 con fecha 4 de octubre del
2010 con RUC 1792280176001, bajo responsabilidad del Presidente López Peralvo Santiago
Agustín y como Representante Legal y Gerente General Vaca Rodríguez Delly Gioconda.
Bajo Acto Jurídico de Constitución indica que su denominación comercial será
COMERCIALIZADORA TOPITOP S.A tipo de compañía Sociedad Anónima.
El capital social de la compañía es de cien mil dólares de los estados unidos de Norteamérica
$100.000.00, dividido en cien mil acciones ordinarias y nominativas de un dólar cada una, capital
que se encuentra conformado de la siguiente manera:
Tabla 1.1 Acciones de la comercializadora TOPITOP S.A
ACCIONISTAS CAPITAL PAGADO ACCIONES
JOSEPH SEMAAN 50,000 50,000
MANUEL FLORES 16,667 16,667
AQUILINO FLORES 16,667 16,667
ROSARIO FLORES 16,666 16,666
TOTAL 100,000 100,000
Nota: Indica el valor del aporte de cada uno de los socios.
El dinero efectivo que forma parte el capital se depositó en uno de los bancos de la ciudad de
Quito, en la cuenta especial de integración de capital, a nombre de la compañía.
4
El plazo de duración de la Compañía será de cincuenta años contados a partir de la fecha de la
inscripción de la escritura, plazo en el cual podrá prorrogarse o reducirse o incluso disolverse
anticipadamente
El Objeto Social de la comercializadora son las siguientes actividades: compra, venta, distribución,
importación, y a futuro fabricación de bienes, productos y servicios producidos dentro o fuera del
territorio, y a la representación de franquicias, agencias, y contando con una actividad principal que
es venta al por mayor de telas 100% algodón.
1.3 Organismos de Control
La comercializadora está bajo régimen de organismos de control internos como externos que
permiten el correcto funcionamiento, a continuación los siguientes:
Servicios de Rentas Internas
Figura 1.2 Servicios de Rentas Internas
Por: (Servicio de Rentas Internas, 2012)
La base fundamental del Servicio de Rentas Internas es la recaudación que se genera por la
presentación de las obligaciones tributarias.
La responsabilidad de la comercializadora con el Servicio de Rentas Internas es presentar las
obligaciones tributarias creadas al momento de abrir el Ruc:
Declaración de las retenciones en la fuente.
Declaración de Impuesto al valor agregado (IVA)
Anexo Transaccional Simplificado (ATS) etc.
Declaración del Impuesto a la Renta.
5
La Comercializadora TopiTop S.A se encuentra al día en sus obligaciones tributarias, hasta el 22 de
cada mes, subiendo las obligaciones y cancelando rápidamente los valores correspondientes,
motivo por el cual nunca ha sido clausurada ni ha tenido problemas tributarios con el SRI.
Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social
Figura 1.3 Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social
Por: (Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social, 2012).
El Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social es una entidad cuya organización y funcionamiento se
basa en los principios de solidaridad, obligatoriedad, universalidad, equidad, eficiencia,
subsidiariedad y suficiencia.
La Comercializadora TopiTop S.A cancela mensualmente el sueldo a los empleados, depositando
directamente el aporte al IESS, los cuales están destinados para; beneficios de salud, pago aportes a
jubilados, préstamos quirografarios e hipotecarios, fondos de reserva, fondos de cesantía.
La tasa de aportación para los trabajadores del sector privado bajo relación de dependencia es el
porcentaje unificado del aporte personal 9,45% y patronal 11.15% sumando un total del 20,60%.
La tasa de aportación para los empleados bancarios, municipales y de entidades descentralizadas es
el porcentaje unificado del aporte personal 11,45 % y patronal 11.15% sumando un total del
22,60%.
6
Superintendencia de Compañías
Figura 1.4 Superintendencia de Compañías
Por: (Superintendencia de Compañias, 2014)
La Superintendencia de Compañías es el organismo técnico, con autonomía administrativa y
económica, que vigila y controla la organización, actividades, funcionamiento, disolución y
liquidación de las compañías y otras entidades en las circunstancias y condiciones establecidas por
la Ley.
Posee relación directa con la Comercializadora TopiTop S.A debido a que está sujeta al control y
vigilancia, para el registro, preparación y presentación de estados financieros; Estado de Situación
Financiera, Estado de Resultados, Estado Flujo de Efectivo, Estado de Cambios de Patrimonio.
Ministerio del Trabajo
Figura 1.5 Ministerio del Trabajo
Por: (Ministerio de Trabajo, 2015)
El Ministerio de Trabajo busca ejercer la rectoría de las políticas laborales, fomentar la vinculación
entre oferta y demanda laboral, protege los derechos fundamentales del trabajador y trabajadora y
ser el ente rector de la Administración del desarrollo institucional.
7
Su relación directa es que propone, diseña, elabora, administra y fiscaliza las políticas para todas
las áreas del trabajo, el empleo y las relaciones laborales, la capacitación laboral y la Seguridad
Social.
La comercializadora cumple con todas las normativas vigentes descritas en el código de trabajo,
llevando un buen ambiente laboral entre empleador y empleados generando mejores resultados para
el desarrollo de TopiTop S.A
Municipio de Quito
Figura 1.6 Alcaldía de Quito
Por:(Municipio del Distrito Metropolitano de Quito, 2015)
Se mantiene con la tarea legislativa de aprobación de ordenanzas, resoluciones y acuerdos en la
ciudad de Quito actúa como facilitador de los esfuerzos de la ciudadanía en la planificación,
ejecución, generación, distribución y uso de servicios. Para poder ejercer como empresa se debe
contar con los siguientes requisitos:
Licencia Metropolitana
La Licencia Metropolitana es un documento para el ejercicio de cualquier actividad económica, que
integran las diferentes autorizaciones administrativas tales como:
Uso y ocupación de suelo,
Permiso Sanitario, Permiso de Funcionamiento de Bomberos,
Identificación de la actividad económica,
Permiso Ambiental,
Permiso Anual de Funcionamiento de la Intendencia General de la Policía
8
Patente Municipal
La Patente Municipal es un documento obligatorio para ejercer un negocio, es un pago que se
cancela en forma anual y lo deben hacer tanto las personas naturales, jurídicas, sociedades
nacionales o extranjeras domiciliadas o con establecimientos en las respectivas jurisdicciones a
nivel nacional, municipal y metropolitano que realicen de manera constante actividades
comerciales, industriales, financieras, inmobiliarias y profesionales.
La comercializadora TOPITOP S.A cumple con las normativas vigentes permitiendo mantener un
adecuado control y funcionamiento en la ciudad de Quito.
Servicio Nacional de Aduana del Ecuador
Figura 1.7 Aduana del Ecuador
Por: (Aduana del Ecuador, 2014)
El Servicio Nacional de Aduana del Ecuador es un organismo estatal, autónomo y moderno,
orientada al servicio situada en puntos estratégicos como son costas, fronteras o terminales
internacionales de transporte de mercancía o personas como en aeropuertos o terminales
ferroviales, son facilitadores del Comercio Exterior, con un alto nivel profesional, técnico y
tecnológico, con el objetivo de registrar el tráfico internacional de mercancías que se importan y
exportan desde un país en concreto, y cobrar los impuestos que se establece en la aduana.
La relación que posee la SENAE con la comercializadora TOPITOP S.A es que ayuda con el
control legal y registro de toda la mercadería en la importación de Perú a Ecuador.
9
1.4 Estructura Organizacional
Figura 1.8 Organigrama Estructural
Por:(Topitop, 2012)
ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL PROPUESTO COMERCIALIZADORA TOPYTOP S.A
JUNTA GENERAL DE ACCIONISTAS
GERENCIA GENERAL
ÁREA DE TALENTO
HUMANO
ÁREA DE
CONTABILIDAD
ÁREA DE
LOGISTICA
ÁREA DE
IMPORTACIÓN
ÁREA DE
MARKETING
ÁREA DE
PRODUCCIÓN
CONTROL DE
CALIDAD
ANÁLISIS
CONTROL COMPRAS FINANZAS VENTAS MERCADEO ASISTENCIA
TÉCNICA
INVENTARIO TELA
ELABORADO POR: Ramírez Sandra
10
1.5 Direccionamiento Estratégico
“La dirección estratégica es el conjunto de análisis, decisiones y acciones que una organización
lleva a cabo para crear y mantener ventajas competitivas” (Lumpkin, 2010)
“Se plantea que la dirección estratégica es aquella, por tanto, que consigue dirigir toda la empresa a
la consecución de la ventaja competitiva.” (Jarrillo, 2010)
La dirección estratégica es un conjunto de acciones que debe llevar una empresa para cumplir con
las metas establecidas desde su creación, como es la visión, misión, objetivos, valores, principios.
1.5.1 Misión
Figura 1.9 Misión
Por: (Serviceandproces.com, 2014)
“El autor del libro Marketing en el siglo XXI, define la misión como la razón de ser de la empresa,
condiciona sus actividades presentes y futuras, proporciona unidad, sentido de dirección y guía en
la toma de decisiones estratégicas”.(Gonzales, 2011)
Misión Comercializa TopiTop S.A
Vestir al mundo con prendas de moda casual con tela de alta calidad 100% algodón. (Topitop,
2012)
11
1.5.2 Visión
Figura 1.10 Visión
Por: (Majconsultores.com, 2012)
“En el mundo empresarial, “la visión se define como el camino al cual se dirige la empresa a largo
plazo y sirve de rumbo y aliciente para orientar las decisiones estratégicas de crecimiento junto a
las de competitividad”.(Fleitman, 2015)
Visión Comercializa TopiTop S.A
Ser la empresa líder en la industria textil, tanto en la fabricación como en la comercialización de
tela y prendas de vestir para el mercado local y extranjero. (Topitop, 2012)
1.5.3 Objetivos
Objetivo es la categoría que refleja el propósito o intencionalidad (el para qué), lo que debe
lograrse de modo que se transforme el objeto y se solucione el problema. El objetivo expresa
los límites del problema y orienta el desarrollo de la investigación al precisar que se
pretende, por tanto el título del proyecto de investigación o trabajo científico debe surgir del
objetivo del para qué.(Herrera, 2010)
Objetivos de la Comercializadora TopiTop S.A
Ofrecer telas acabadas de acuerdo a las especificaciones de los clientes, en los plazos
pactados y con rentabilidad para la Comercializadora.
Manejar apropiada y eficientemente el outsourcing como complemento y respaldo a los
procesos operativos, venta y administrativos de la comercializadora.
Contar con personal ejecutivo, administrativo y operativo altamente calificado.
Diseñar y elaborar programas orientados a la satisfacción personal, familiar y social.
12
Flexibilidad en los productos ofrecidos atendiendo la demanda de los clientes para brindar
una satisfacción total.
Brindar mejores condiciones para la satisfacción de los clientes entregándoles siempre una
excelente tela de calidad, diseño, precio y entrega en los plazos establecidos.
Posicionar en el mercado la comercializadora como una de las 10 mejores empresas en el
ámbito textil.
1.5.4 Políticas
La Comercializadora TopiTop S.A tiene principios asumidos por la organización frente a sus
empresas clientes y son de pleno conocimiento de su directivo, supervisor y colaboradores en
general.
TOPITOP solo emplea a personas aptas legalmente que cuenten con más de18 años de
edad cumplidos.
En la comercializadora ninguna persona es discriminada por razones de discapacidad física,
religión, edad, sexo, estado civil, preferencia sexual, nacionalidad, opinión política u origen
social, étnico o cualquier característica del colaborador que no se relacione con su aptitud
para el desempeño de sus tareas.
TOPITOP no permite ninguna forma de acoso o abuso físico, sexual, psicológico o verbal.
Todo trabajador será tratado con respeto de su dignidad. Se procederá siempre con justicia
y sin discriminación, buscando actuar con igualdad siendo equitativo en toda acción.
TOPITOP, valora el capital intelectual de sus colaboradores. Se esfuerza por crear un
ambiente laboral en el cual todos puedan desarrollar su pleno potencial, respetando la
variedad de ideas, cultura y habilidades.
TOPITOP se preocupa por las personas. El salario que reciben los colaboradores está de
acuerdo a la función desempeñada. El salario y demás beneficios colaterales se abonan
respetando las normas legales Se muestra siempre al colaborador oportunidades de
desarrollo en el fortalecimiento de competencias técnicas y actitudinales del puesto de
trabajo y del mismo modo, en base a los lineamiento de la comercializadora, se realizarán
las promociones de puesto que cumplan con las condiciones de desarrollo establecidas.
TOPITOP fomenta el sentido de equipo, la hospitalidad y compañerismo. Desde el
momento de ingreso de un nuevo colaborador a la empresa, se da muestras de ser un lugar
acogedor, entretenido y amigable para trabajar. Las personas se preocupan por los
compañeros y dan un sentido de familia o equipo
TOPITOP garantiza que sus colaboradores desarrollan sus labores en lugares seguros,
cumpliendo con todas las leyes y regulaciones de protección de la salud y seguridad. Los
13
equipos de primeros auxilios y los implementos de seguridad están claramente marcados y
son de fácil acceso.
Las capacitaciones a los colaboradores en todas las facetas de salud y seguridad se encuentran bajo
períodos regulares y documentados.
TOPITOP conduce el negocio de manera ética y honesta. Las palabras la comunicación en
ambos sentidos, y se informa al personal de cambios importantes mediante la apertura al
dialogo y dando muestra de fácil accesibilidad.
TOPITOP está empeñada en generar condiciones que den permanente muestra que el
trabajo de cada colaborador es especial y único para la organización, propiciando de esta
manera el sentido de logro en las personas, el equipo y la empresa.
TOPITOP imparte los principios de la empresa, en las actividades de inducción y
capacitación, con la finalidad de facilitar el logro de la misión de la empresa. Dentro de los
principios tenemos: Comportamiento Ético Desarrollo Humano Respeto a los demás
Satisfacción del cliente Versatilidad e innovación
TOPITOP se compromete a ofrecer a todos sus clientes un estándar de calidad en todos sus
productos además de garantizar que no implican riesgo para la salud o la seguridad.
TOPITOP se compromete a verificar las mismas normas para los talleres externos, así
mismo, permitir que se realice cualquier revisión por parte de sus clientes o de terceros
autorizados para verificar su cumplimiento.
1.5.5 Principios y Valores
Respeto a los demás.-son respetuosos del marco legal, del medio ambiente y la comunidad.
Comportamiento Ético.- Actúan con honradez y transparencia procurando que la justicia
rija constantemente el comportamiento.
Satisfacción del cliente.- se esfuerzan por satisfacer en forma integral a todos los clientes.
Calidad y Servicio.- se diferencian de otras empresas porque aplican calidad en todos los
procesos y brindando un excelente servicio a los demás.
Recursos Humanos.- capacitar y desarrollar en forma constante a las personas de la
organización.
Versatilidad e innovación.- flexibles, responden rápidamente a los cambios y se preocupan
por la innovación tecnológica.
14
CAPÍTULO II
2 MARCO TEÓRICO
2.1 Sistemas
2.1.1 Definición
Sistema es una secuencia de componentes que se interrelacionan entre sí para poder llegar a
cumplir los objetivos que se tienen planteados.
Un sistema es “un conjunto de elementos dinámicamente relacionados que desarrollan una
actividad para alcanzar un objetivo o propósito operando sobre datos/energía/ materia tomados del
medio ambiente que circunda el sistema en una referencia de tiempo dada para proporcionar
información/energía/materia.”(Chiavenato, 2011)
Un sistema es un conjunto de elementos, entidades o componentes que se caracterizan por ciertos
atributos identificables que tienen relación entre sí, y que funcionan para lograr un objetivo común.
Es ampliamente utilizado en diversas situaciones de negocios y en distintas áreas del
conocimiento. Por ejemplo, los economistas de un país hablan de un sistema económico, los
políticos se refieren a un sistema político, los abogados defienden la vigencia de un sistema
de derecho, los empresarios, la vigencia de un sistema de libertades económicas y de esta
forma, podríamos encontrar una serie de contextos en las cuales el termino sistema es
utilizado. (Catacora, 2011)
En el mundo de los negocios, la palabra sistema generalmente se refiere a todos aquellos elementos
y sus relaciones, los cuales soportan y ayudan a la toma de decisiones óptimas en las empresas.
Una empresa es considerada como un sistema que recibe y genera información, la cual será
procesada o utilizada por alguna persona o entidad para el logro de los objetivos. Todas las
empresas tienen funciones típicas que desarrollan en mayor o menor grado. Los sistemas que
soportan las decisiones de negocios deben poseer ciertas características a fin de garantizar que las
decisiones a ser tomadas por los gerentes tengan el menor margen de error.
2.1.2 Propósito
Los sistemas tienen el propósito de integrar todas las partes en un todo es decir un complemento
general para poder dar soluciones y lograr los objetivos que tienen todas las organizaciones.
15
“Se habla de un conjunto de elementos por cuanto todo sistema es una agrupación de piezas
individuales que tienen interrelación entre sí, se presenta un esquema conceptual de lo que
podría ser un sistema contable subdivido en elementos y subelementos cada módulo se
considera un elemento del sistema contable” (Catacora, 2011)
El termino sistema tiene distintos y amplios usos en las empresas y los negocios, y previo al
establecimiento de los sistemas de información, estos deben ser analizados y definir tales aspectos
como: información a procesar, volumen de transacciones y los requerimientos de información
resumida o detallada ; los mismos que tienen el propósito de conseguir un objetivo común , con
la información proporcionada de los sistemas se adoptan decisiones de corrección o crecimiento , y
medición de resultados.
2.1.3 Objetivo
Un objetivo común debe ser la guía de acción por la cual se justifica el sistema. El objetivo
común se especifica que todos los elementos componentes de un sistema deben estar
elaborados para cumplir una función específica, debe ser un sistema que este en la capacidad
de generar información relevante para la empresa y no generar informes detallados y
extensos, a medida que el volumen de transacción se incrementa, se hace necesario el
manejo de sistemas auxiliares. (Catacora, 2011)
En forma general el objetivo de un sistema es para llegar al fin para el cual fue diseñado,
desarrollado o reconstruido de manera que se pueda reducir tiempos, costos y esfuerzo, logrando
centralizar el control de procesos.
2.2 Sistemas de Inventarios
Un sistema de inventarios es un conjunto de normas, métodos y procedimientos aplicados de
manera sistemática para planificar y controlar los materiales y productos que se emplean en
una organización. Este sistema puede ser manual o automatizado. Para el control de los
costos, elemento clave de la administración de cualquier, existen sistemas que permiten
estimar los costos de las mercancías que son adquiridas y luego procesadas o vendidas.
(Lopez, 2015)
Desde el punto de vista de los negocios y su relación con la teoría contable necesariamente nos
llevaría a plantear un esquema de al menos tres o cuatro clasificaciones clasificaremos los sistemas
contables en:
Sistemas de producción
Sistemas de Ventas
Sistema de Administración y Finanzas (Catacora, 2011)
16
Sistema de Medición de Costos
Las técnicas para la determinación del costo de los inventarios, tales como el método del costo
estándar o el método de los minoristas podrán ser utilizados por conveniencia siempre por el
resultado de aplicarlos se aproxime al costo. Los costos estándares se establecerán a partir de
niveles normales de consumo de materias primas, suministros, mano de obra, eficiencia y
utilización de la capacidad. En este caso, las condiciones de cálculo se revisaran de forma regular y
si es preciso, se cambiaran los estándares siempre y cuando esas condiciones hayan variado.
El método de los minoristas se utiliza a menudo, en el sector comercial al por menor, para la
medición de inventarios, cuando hay un gran número de artículos que rotan velozmente que tienen
márgenes similares y para los cuales resulta impracticable usar otros métodos de cálculos de costos.
Cuando se emplea este método, el costo de los inventarios se determinara deduciendo, del precio de
venta del artículo en cuestión, un porcentaje apropiado de margen bruto. El porcentaje aplicado
tendrá en cuenta la parte de los inventarios que se han marcado por debajo de su precio de venta
original. A menudo se utiliza un porcentaje promedio para cada sección o departamento.
2.2.1 Tipos de Sistemas de Inventarios
Formulas del Costo
El costo de los inventarios de productos que no son habitualmente intercambiables entre sí, así
como de los bienes y servicios producidos y segregados para proyectos específicos, se determina a
través de la identificación específica de sus costos individuales.
La identificación específica del costo significa que cada tipo de costo concreto se distribuye entre
ciertas partidas identificadas dentro de los inventarios. Este es el tratamiento adecuado para los
productos que se segregan para un proyecto específico con independencia de que hayan sido
comprados o producidos.
Sin embargo la identificación específica de costos resultara inadecuada cuando, en los inventarios,
haya un gran número de productos que sean habitualmente intercambiables. En estas circunstancias
el método para seleccionar que productos individuales van a permanecer en la existencia final
podría ser usado para obtener efectos predeterminados en el resultado del periodo.
El costo de los inventarios se asignara utilizando los métodos de la primera entrada primera salida
(FIFO) (PEPS) o costo promedio ponderado. La entidad utilizara la misma fórmula de costo para
17
todos los inventarios que tengan una naturaleza y uso similares. Para los inventarios con una
naturaleza o uso diferente, puede estar justificada la utilización de fórmulas de costo también
diferentes.
Por ejemplo, dentro de la misma entidad, los inventarios utilizados en un segmento del negocio
pueden tener uso diferente del que se da al mismo tipo de inventarios; en otro segmento del
negocio. Sin perjuicio de lo anterior, la diferencia en la ubicación geográfica de los inventarios no
es, por si misma, motivo suficiente para justificar el uso de fórmulas de costos diferentes.
La fórmula FIFO, asume que los productos en inventarios comprados o producidos antes, serán
vendidos en primer lugar y consecuentemente que los productos que queden en la existencia final
serán los producidos o comprados más recientemente. Si se utiliza el método o formula del costo
promedio ponderado, el costo de cada unidad de producto se determinara a partir del promedio
ponderado del costo de los artículos similares poseídos al principio del periodo, y del costo de los
mismos artículos comprados o producidos durante el periodo. El promedio puede calcularse
periódicamente o después de recibir cada envío adicional, dependiendo de las circunstancias de la
entidad.
Existen 2 tipos de inventarios que son los siguientes:
Sistema de Inventario Perpetuo: el negocio mantiene un registro continuo para cada artículo del
inventario. Los registros muestran por lo tanto el inventario disponible todo el tiempo. Los registros
perpetuos son útiles para preparar los estados financieros mensuales, trimestral o provisionalmente.
“Este sistema tiene la ventaja que en cualquier momento se puede determinar el valor del
inventario de mercaderías, y conocer la utilidad de las ventas. Para su aplicación es
necesario el uso de las tarjetas Kardex para el control de cada uno de los artículos que
dispone la empresa”.(Jaramillo, 2010)
El uso de este sistema en la actualidad está ganando espacio en las empresas, sin embargo para su
aplicación requiere de equipos y programas informáticas que permitan agilitar el proceso de
información.
El sistema de inventario permanente utiliza tres cuentas contables:
Inventario de mercaderías
Ventas
Costo de Ventas
18
Inventario de mercaderías
La cuenta inventario de mercaderías pertenece al activo corriente, sirve para registrar los siguientes
movimientos:
1. Por el inventario inicial de mercaderías
2. Por la adquisición o compra de mercaderías
Para el cual su registra los inventarios por:
Métodos de valoración de los inventarios
Por la importancia que tienen los inventarios en las empresas comerciales o industriales, la práctica
contable ha establecido diversos métodos de valoración, cada uno de ellos con sus propias
características tratándose de adecuar a las necesidades de cada empresa o del momento económico.
Los métodos de valoración de inventarios a utilizar son:
1. Método LIFO. Lo último que ingresa es lo primero que sale.
2. Método FIFO. Lo primero que ingresa, es lo primero que sale
3. Método Promedio Ponderado
4. Método de valor de la última compra
En el sistema de inventario permanente para un control contable correcto del movimiento que se
produce en la bodega o de almacén es necesario para aplicación de uno de los métodos de
valoración antes mencionados.
Tarjeta Kardex.-conocida también con el nombre de tarjeta de existencias permite controlar los
diferentes movimientos de ingresos, egresos y saldos de cada uno de los artículos que se manejan
en la empresa. El modelo de tarjeta Kardex varía de acuerdo a las necesidades de información de
cada entidad.
Sistema de Inventario Periódico
En el sistema de inventario periódico el negocio no mantiene un registro continuo del
inventario disponible, más bien, al fin del periodo, el negocio hace un conteo físico del
inventario disponible y aplica los costos unitarios para determinar el costo del inventario
final. Ésta es la cifra de inventario que aparece en el Balance General. Se utiliza también
para calcular el costo de las mercancías vendidas. El sistema periódico es conocido también
19
como sistema físico, porque se apoya en el conteo físico real del inventario. El sistema
periódico es generalmente utilizado para contabilizar los artículos del inventario que tienen
un costo unitario bajo.” (Lopez, 2015)
Para la aplicación de este sistema se utilizan varias cuentas contables que permiten obtener
información clasificada de cada una. Las cuentas que se utiliza en este sistema son:
1. Mercaderías
2. Ventas
3. Devolución en ventas
4. Descuentos en ventas
5. Compras
6. Devolución en compras
7. Descuento en compras
8. Transporte en compras
Al final del ejercicio económico para la regulación de la cuenta mercaderías se utilizan las cuentas:
1. Costo de ventas
2. Ganancia / Perdida bruta en ventas
2.3 Control Interno
El principio de control interno se creó con la aparición de la partida doble, siendo medidas de
control para las organizaciones, a partir del siglo XIX los hombres de negocios tuvieron la
necesidad de controlar sus pertenencias y las del grupo del cual forma parte, los dueños de los
negocios se vieron imposibilitados en continuar atendiendo los problemas productivos, comerciales
y financieros que estaban surgiendo en las empresas, debido a esta situación comenzaron a llevar a
cabo un sistema de control sobre la gestión para lograr mejorar la situación financiera,
administrativa y legal.
Siendo una herramienta de trabajo, el control interno interviene proactivamente en los efectos de
suprimir o disminuir significativamente la multitud de riesgos, a las cuales se hayan afectadas los
distintos tipos de organizaciones, sean estas privadas o públicas, con o sin fines de lucro.
El mejor sistema de control interno es aquel que no daña las relaciones de empresa-clientes, y
mantienen un nivel de alta dignidad humana entre dirigentes y subordinados, también se aplica a
todas las áreas de la empresa y de su efectividad depende que la administración obtenga la
información necesaria para seleccionar las alternativas que mejor convengan a los intereses de la
entidad.
20
Figura 2.1 Principio de Control Interno
Por: Principio de Control Interno 2015
OBJETIVOS DE UN SISTEMA DE CONTROL EN LA ORGANIZACIÓN
Figura 2.2 Objetivos de Control Interno
Por: Control Interno 2015
21
El denominado “INFORME COSO” sobre el control interno, fue publicado en Estados Unidos en
1992, surgió con una respuesta a las inquietudes que planteaban la diversidad de conceptos,
definiciones e interpretaciones existentes en torno a la temática referida.
El control interno sobre los inventarios es importante, ya que los inventarios son el aparato
circulatorio de una empresa de Comercialización. Las compañías exitosas tienen gran cuidado de
proteger sus inventarios.
Los elementos de un buen control interno sobre los inventarios incluyen:
Comprar inventarios en cantidades económicas
Permitir el acceso al inventario solamente al personal que no tiene acceso a los registros
contables.
Conteo físico de los inventarios por lo menos una 3 al año, sin importar cuál sea el sistema
de utilice.
Mantenimiento eficiente de compras, recepción y procedimientos de embarque.
Mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de déficit, lo cual
conduce a pérdidas de ventas.
No permitir que el inventario permanezca mucho tiempo sin rotación para prevenir su
caducidad.
El control interno debe establecer previo estudio de las necesidades y condiciones de cada
organización en sus diferentes áreas de trabajo.
2.3.1 Definición
“El control interno es un proceso efectuado por el consejo de administración, la dirección y el resto
del personal de una entidad, diseñado con el objeto de proporcionar un grado de seguridad
razonable en cuanto a la consecución de objetivos.”(Santos & Laybrand, 2010).
El Control Interno variará de una empresa a otra, de acuerdo a las necesidades de la misma, el
Instituto Americano de Contadores Públicos, expresa: que es una serie de métodos y medidas
adoptadas por un negocio con el fin de salvaguardar sus activos, garantizar la exactitud y
confiabilidad de los datos contables, promover la eficiencia operacional y aumentar la adherencia a
las políticas administrativas prescritas.
22
“El Control Interno es una función que tiene por objeto salvaguardad y preservar los bienes de la
empresa, evitar desembolsos indebidos de fondos y ofrecer la seguridad de que no se contraerán
obligaciones sin autorización”. (Mantilla, 2012)
El Control Interno se define ampliamente como un proceso realizado por el consejo de directores,
administradores y otro personal de una entidad, diseñado para proporcionar seguridad razonable
mirando el cumplimiento de los objetivos.
“El Control Interno es un proceso integral aplicado por la máxima autoridad, la dirección y el
personal de cada entidad, que proporciona seguridad razonable para el logro de los objetivos
institucionales y la protección de los recursos públicos”. (M., 2010)
El Control Interno está orientado a cumplir con el ordenamiento jurídico, técnico y administrativo,
promover eficiencia y eficacia de las operaciones de la entidad y garantizar la confiabilidad y
oportunidad de la información, así como la adopción de medidas oportunas para corregir las
deficiencias de control.
El Control Interno es la base donde descansa las actividades y operaciones de una empresa, es
decir, que las actividades de producción, distribución, financiamiento, administración, entre otras
son regidas por el control interno.
El Control Interno está representado por el conjunto de políticas y procedimientos establecidos para
proporcionar una seguridad razonable de poder lograr los objetivos específicos
23
DEFINICIÓN DE CONTROL INTERNOS
Figura 2.3 Definición de Control Interno
Por: Control Interno 2015
2.3.2 Objetivos
Dentro de los objetivos del control interno, podemos mencionar los siguientes:
Obtención de información financiera confiable y oportuna.
Protección de los activos de la entidad.
Promoción de la eficiencia de operación y adhesión a las políticas de la empresa sobre
bases más seguras.
Evitar o reducir fraudes.
Salvaguarda contra el desperdicio.
Salvaguarda contra la insuficiencia.
Comprobar la corrección y veracidad de los informes contables.
Al hablarse del control interno como un proceso, se hace referencia a una cadena de acciones
extendida a todas las actividades, inherentes a la gestión e integrados a los demás procesos básicos
de la misma: planificación, ejecución y supervisión. Tales acciones se hallan incorporadas (no
24
añadidas) a la infraestructura de la entidad, para influir en el cumplimiento de sus objetivos y
apoyar sus iniciativas de calidad.
Según la Comisión de Normas de Control Interno de la Organización Internacional de Entidades
Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), el control interno puede ser definido como el plan de
organización, y el conjunto de planes, métodos, procedimientos y otras medidas de una institución,
tendientes a ofrecer una garantía razonable de que se cumplan los siguientes objetivos principales:
Promover operaciones metódicas, económicas, eficientes y eficaces, así como productos y
servicios de la calidad esperada.
Preservar al patrimonio de pérdidas por despilfarro, abuso, mala gestión, errores, fraudes o
irregularidades.
Respetar las leyes y reglamentaciones, como también las directivas y estimular al mismo
tiempo la adhesión de los integrantes de la organización a las políticas y objetivos de la
misma.
Obtener datos financieros y de gestión completos y confiables y presentados a través de
informes oportunos.
Para la alta dirección es primordial lograr los mejores resultados con economía de esfuerzos y
recursos, es decir al menor costo posible. Para ello debe controlarse que sus decisiones se cumplan
adecuadamente, en el sentido que las acciones ejecutadas se correspondan con aquéllas, dentro de
un esquema básico que permita la iniciativa y contemple las circunstancias vigentes en cada
momento.
Por consiguiente, siguiendo los lineamientos de INTOSAI, incumbe a la autoridad superior la
responsabilidad en cuanto al establecimiento de una estructura de control interno idónea y eficiente,
así como su revisión y actualización periódica.
Ambas definiciones (COSO e INTOSAI) se complementan y conforman una versión amplia del
control interno: la primera enfatizando respecto a su carácter de proceso constituido por una cadena
de acciones integradas a la gestión, y la segunda atendiendo fundamentalmente.
2.3.3 Importancia
Es muy importante tener un buen sistema de control interno en las empresas motivo por el cual se
ha ido incrementando a lo largo de los años y debido a esto se puede medir la eficiencia y la
25
productividad de los procedimientos al momento de implantarlos, en especial si se centra en las
actividades básicas que ellas realizaban pues de esto depende para mantenerse en el mercado.
Las empresas que agregan los controles internos en sus operaciones, conducirá a conocer la
situación real de las mismas, de esta manera podemos decir que es importante tener una buena
planificación que sea capaz de verificar que los controles cumplan para dar una mejor visión en la
gestión que realiza la empresa.
Cuando los procedimientos de la organización no son llevados a cabo a mediante un control interno
la administración no podrá medir los resultados porque tienen una inadecuada administración.
Es indiscutible la importancia que reviste para la recuperación de la economía el control de los
recursos materiales, financieros y humanos.
Dentro de una organización el proceso administrativo constituye un desarrollo armónico donde
están presentes las funciones de planeación, organización, dirección y control.
Cuanto mayor y compleja sea una empresa, mayor será la importancia de una adecuado sistema de
Control Interno. Las empresas que tienen más de un dueño, muchos empleados y muchas tareas
delegadas, es necesario contar con un adecuado sistema de Control Interno.
Este sistema deberá ser sofisticado y complejo según se requiera en función de la complejidad de la
organización.
En nuestro país, donde muchas entidades y sus recursos son de propiedad social, la aplicación de
sistemas de control en todos sus aspectos es de gran importancia, para obtener resultados de
eficiencia, eficacia y economía en la gestión empresarial no se puede ignorar la planeación y la
aplicación de un Sistema de Control Interno con los requerimientos necesarios para el logro de
dichos objetivos.
El control interno es una tema bien pensado de métodos y medidas de coordinación ensambladas de
forma tal que funcionen coordinadamente con fluidez, seguridad y responsabilidad, que garanticen
los objetivos de preservar con la máxima seguridad, el control de los recursos, las operaciones, las
políticas administrativas, las normativas económicas, la confiabilidad, la exactitud de las
operaciones anotadas en los documentos primarios y registradas por la contabilidad. En fin, debe
contribuir a proteger los recursos contra el fraude, el desperdicio y el uso inadecuado.
26
2.3.4 Principios
Los principios de un sistema de control:
Cada empresa tiene un manejo diferente para llevar el control interno pero existen
principios que se maneja como son los siguientes:
Debe fijarse la responsabilidad. Si no existe una delimitación exacta de ésta, el control será
ineficiente.
La contabilidad y las operaciones deben estar separadas. Un empleado no debe ocupar un
puesto en que tenga control de la contabilidad y al mismo tiempo control de las
operaciones que ocasionan asientos en la contabilidad.
Deben utilizarse todas las pruebas disponibles para comprobar la exactitud, con el objeto
de tener la seguridad de que las operaciones y la contabilidad se lleven en forma exacta.
Ninguna persona individualmente debe tener completamente a su cargo una transacción
comercial, cualquier persona, deliberada o inadvertidamente, cometerá errores, pero es
probable que un error se descubra si el manejo de una transacción está dividiendo entre dos
o más personas.
Debe escogerse y entrenarse cuidadosamente el personal empleado. Un entrenamiento
cuidadoso que de por resultado mejor rendimiento, costos reducidos, y empleados más
atentos y activos.
Los empleados deben tener pólizas de fianza. La fianza protege a la empresa y actúa como
disuasivo psicológico en el caso de que un empleado entre en tentación.
Los principios del control interno que hace referencia en el Coso II, a continuación se detallan y se
especifica a la brevedad de que se trata cada uno de ellos.
Equidad
Moralidad
Eficiencia
Eficacia
Economía
Rendición de Cuentas
Ecología
Equidad.- Esto quiere decir que todo ser humano tiene igualdad de condiciones para cumplir
obligaciones y hacerlas cumplir, sin discriminar a ninguna persona por diferencias raciales, religiosas
o de filosofía.
27
Moralidad.- Se trata de cómo la persona actúa responsablemente ante los procedimientos y normas
vigentes, así como en principios y valores éticos de la sociedad
Eficiencia.- Este punto hace referencia en cómo se está utilizando los recursos entregados a cada
persona si se los está explotando de la mejor manera, y de la misma forma generando la utilidad
necesaria para la institución.
Eficacia.- Aquí se mide el impacto de los resultados con respecto a la consecución de metas y
objetivos, al terminar una acción o proceso para verificar si los resultados están enfocados a la
satisfacción de necesidades y cumplimientos de los objetivos y metas previstos.
Economía.- Se refiere a la mesura en los gastos e inversiones necesarios para la obtención de los
insumos en las condiciones de calidad, cantidad y oportunidad requeridas para la satisfacción de las
necesidades. Se asigna un proceso en la medición de los costos y en la vigilancia de la asignación de
los recursos para garantizar su ejecución en función de los objetivos, metas y propósitos de la
institución.
Rendición de Cuentas.- Es el derecho de la sociedad y de los servidores de una entidad al acceso
pleno a los resultados e información de las autoridades. Es responsabilidad de los gobernantes y
gerentes dar a conocer los resultados de su gestión y permitir la fiscalización dentro de las
disposiciones legales vigentes. Este punto aplica más al sector público.
Ecología.- Se refiere sobre el respeto del medio ambiente por parte del ente, garantizando condiciones
adecuadas al desarrollo. Cuando la actividad de una entidad pueda tener un impacto negativo en las
condiciones ambientales, es necesario valorar sus costos y emprender las acciones necesarias para su
minimización. La adecuada operación del Sistema de Control Interno, garantiza el acatamiento de
estos principios, al considerarlos como punto de partida para el desempeño de sus funciones.
2.3.5 Fundamentos
“El control interno no es capaz de prevenir las opiniones o decisiones equivocadas, o los
acontecimientos externos que pueden evitar que se alcancen las metas operativas.”(Santos &
Laybrand, 2010)
Los fundamentos constituyen la base que rige y orienta el control interno bajo el principio de que en
las instituciones públicas, el interés general de la ciudadanía prevalece sobre el interés particular.
28
“Autocontrol: Es la capacidad de cada funcionario, cualquiera que sea su nivel de asumir como propio el
Control.
Autorregulación: Es la capacidad que tiene la entidad para reglamentar, con base en la Constitución y en
las leyes, los asuntos propios.
Autogestión: Es la capacidad de la entidad para interpretar, coordinar y aplicar de manera efectiva,
eficiente y eficaz la función Administrativa que le ha sido delegada por la Constitución y la Ley.”(Báez,
2012)
2.3.6 Elementos.
Los elementos sobre los que se tiene que basar un sistema de control interno deben ser lo
suficientemente amplios como para cubrir la esfera de la empresa.
2.3.5.1 Elementos de control interno administrativo
Existen tres aspectos a considerar:
Organización Estructural.
Políticas y Procedimientos contables operativos.
Supervisión.
2.3.5.2 Elementos de control interno contable
Catálogo de cuentas
Es una relación ordenada y permite enumerar minuciosamente las cuentas contables necesarias para
registrar las transacciones financieras realizadas por una entidad económica.
Esta representa la columna vertebral de todo el proceso contable, por ello su diseño y conformación
debe ser estrictamente apegado a las necesidades de la entidad y de la formación contable
financiera a proporcionar.
Instructivo para el manejo de cuentas
Son las descripciones de los conceptos de los movimientos de cargo y abono de cada operación y
su registro contable inherente y lo que representa el saldo de cada cuenta que forma parte del
catálogo.
29
Este permite estandarizar criterios y procedimientos de registro contable que son básicos para
definir como se debe registrar cada transacción que se presente en cada cuenta de contabilidad de la
entidad.
Se puede complementar con los registros auxiliares que se debe diseñar de acuerdo a las
necesidades de detalle informativo que requiera la cuenta.
Técnicas de control aplicables a las operaciones que se registran en cada cuenta contable.
A través de las medidas y técnicas de control, permite identificar minuciosamente los elementos
que se aplican en el control interno contable y operativo, en el manejo de las cuentas que forman
parte y transacciones que se registran en las referidas cuentas y que les son relativas.
Se tomará como referencia la cuenta Inventarios:
Inventarios de Mercaderías
Deben estar bajo la custodia de un responsable autorizado.
Para mejor control de las partidas que los integran, los registros contables deben contar con
información tanto de cantidades como de valores.
Separa contablemente la mercadería que tengan Impuesto al Valor Agregado (IVA) 12%,
con las que tengan 0%.
Llevar un sistema de inventarios perpetuo por tener mayores ventajas.
Si no se utiliza un sistema de inventarios perpetuo, una persona autorizada debe comparar
periódicamente los porcentajes de margen de utilidad.
Debe existir control sobre los artículos que se consideren obsoletos o los dados de baja en
libros y físicamente que se encuentran en bodegas.
Los inventarios deben estar protegidos contra deterioros físicos y condiciones
climatológicas.
La persona encargada de bodega debe rendir informes periódicos sobre la rotación de los
inventarios.
Aprobación de la alta Gerencia para disponer del material obsoleto sin uso o deterioro.
La salida de mercadería debe estar respaldada por una factura o nota de pedido.
Considerar los requerimientos fiscales para deducir los ingresos de la entidad, según
disposiciones aplicables, los inventarios dados de baja por obsolescencia o mal estado.
Medidas de control sobre aquello artículo que se encuentren en poder de terceras personas.
Implantar medidas de seguridad contra robos, incendios, entre otros.
30
2.3.6 Métodos de valuación de control interno
La evaluación del sistema de control interno define las fortalezas y debilidades de la organización
empresarial mediante una cuantificación de todos sus recursos.
Mediante el examen y objetivos del control interno, registros y evaluación de los estados
financieros se crea la confianza que la entidad debe presentar frente a la sociedad.
La evaluación del sistema de control interno basado en el principio, reglas normas, procedimientos
y sistemas de reconocido valor técnico, con el fundamento de la realización de una buena auditoría
financiera.
El auditor financiero debe asegurarse que se cumplan todas las medidas adecuadas y necesarias en
la implementación del sistema de evaluación de control interno.
Los métodos de evaluación son:
Muestreo Estadístico
En el proceso de evaluación del control interno, un auditor debe revisar altos volúmenes de
documentos, es por esto que el auditor se ve obligado a programar pruebas de carácter selectivo
para hacer inferencias sobre la confiabilidad de sus operaciones. Para dar certeza sobre la
objetividad de una prueba selectiva y sobre su representatividad, el auditor tiene el recurso de
muestreo estadístico, para lo cual se debe tener en cuenta los siguientes aspectos.
La muestra debe ser representativa.
El tamaño de la muestra varía de manera inversa respecto a la calidad del control interno.
El examen de los documentos incluidos debe ser exhaustivo para poder hacer una
inferencia adecuada.
Siempre habrá un riesgo de que la muestra no sea representativa y por lo tanto que la
conclusión no sea adecuada.
Método De Cuestionario
Consiste en la evaluación con base en preguntas, las cuales deben ser contestadas por parte de los
responsables de las distintas áreas bajo examen.
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Por medio de las respuestas dadas, el auditor obtendrá evidencia que deberá constatar con
procedimientos alternativos lo cuales ayudarán a determinar si los controles operan tal como fueron
diseñados. La aplicación de cuestionarios ayudará a determinar las áreas críticas de una manera
uniforme y confiable.
Método Narrativo
Consiste en la descripción detallada de los procedimientos más importantes y las características del
sistema de control interno para las distintas áreas, mencionando los registros y formularios que
intervienen en el sistema.
Método Gráfico
También llamado de flujo gramas, consiste en revelar o describir la estructura orgánica de las áreas
en examen y de los procedimientos, utilizando símbolos convencionales y explicación que dan una
idea completa de los procedimientos de la entidad.
2.3.7 Técnicas
Los métodos tienen diversas técnicas que pueden ser utilizadas y se detallan a continuación:
Técnicas de verificación ocular
Entre estas se encuentran:
Comparación.
Observación.
Revisión selectiva.
Rastreo.
Técnicas de verificación verbal
Indagación.
Técnicas de verificación escrita
Análisis. Conciliación. Confirmación.
Técnicas de verificación documental
Comprobación. Computación.
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Técnicas de verificación física
Inspección.
Ficha de evaluación.-
La ficha de evaluación gráfica y cuantifica el nivel de desempeño de la empresa, está fundamentada
en:
er evaluados.
-áreas o unidades a evaluar dentro de la respectiva área.
2.3.8 Alcance
“En todo sistema de Control Interno se deben definir unos alcances los cuales variarán dependiendo
de las distintas características que integren la estructura del negocio. La responsabilidad en la
decisión de estos alcances para un adecuado control recae siempre en la Dirección en función de
sus necesidades y objetivos.
Las variables a considerar dependerán siempre de las distintas actividades del negocio o clase de
organización y departamento que la componen, tamaño, volumen de transacciones y tipo de
operaciones, así como la distribución geográfica de la organización, entre otras.
Otra fuente de errores, es el grado de compromiso que las personas tienen con la entidad o del nivel
de comprensión que les corresponde desempeñar, fatiga, stress, distracciones, problemas
personales, fuga psicológica, etc.
El sistema de control interno es capaz de proporcionar solo una seguridad razonable a la Dirección
y al Consejo de Administración, respecto de la consecución de los objetivos de la empresa, sin
embargo, el conseguir estos objetivos está apegado a las limitaciones inherentes de todo sistema de
control interno, como por ejemplo:
Juicios erróneos en la toma de decisiones.
Disfunciones debidas a fallos humanos.
33
Simples errores.
Confabulación de dos o más personas para burlar los controles.
La Dirección siempre puede eludir el sistema de control interno.
Necesidad de considerar los costes y beneficios relativos de cada control a implantar.
2.3.9 Riesgos de Control Interno
Es importe en toda organización contar con una herramienta, que garantice la correcta evaluación
de los riesgos, los cuales están sostenidos los procesos y actividades de una entidad y por medio de
procedimientos de control se pueda evaluar el desempeño de la misma.
El propósito de la auditoria es brindar seguridad razonable de la información en los estados
contables y estén libres estos de errores sustanciales y aseveraciones erróneas.
Al expresar una opinión el auditor puede tener los siguientes riesgos:
Que exista error sustancial en el proceso de preparación de los Estados Financieros.
Que los controles internos fallen y no se detecte error.
Tal riesgo de auditoría no debe confundirse con el riesgo profesional, este último se expresa a
través de:
Litigios.
Sanciones impuestas por organismos de control; afección de la reputación profesional.
Es necesario tener en cuenta antes estos riesgos, lo siguiente:
Probabilidad de ocurrencia de riesgo.
Impacto ante la ocurrencia del riesgo.
Para ello, las probabilidades de ocurrencia deberán determinarse en:
Poco Frecuente: Cuando el Riesgo ocurre solo en circunstancias excepcionales.
Moderado: Puede ocurrir en algún momento.
Frecuente: Se espera que ocurra en la mayoría de las circunstancias.
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El impacto ante la ocurrencia sería considerado de:
Leve: Perjuicios tolerantes., baja perdida financiera.
Moderado: Requiere de un tratamiento diferenciado. Perdida financiera media.
Grande: Requiere tratamiento diferenciado, alta perdida financiera.
La evaluación del riesgo seria de:
Aceptable-Riesgo Bajo: Cuando se puede mantener los controles actuales siguiendo los
procedimientos de rutina.
Moderado-Riesgo Medio: Se consideran riesgos aceptables como medidas de control. Se debe
acometer acciones de reducción de daños y especificar las responsabilidades de su implantación y
supervisión.
Inaceptable-Riesgo Alto: Deben tomarse de inmediato acciones de reducción de impacto y
probabilidad para atenuar la gravedad del riesgo. Se especificará el responsable y la fecha de
revisión sistemática.
2.3.10 Evaluación del control interno
Como paso preliminar al llevar a cabo la auditoria, o bien durante el curso de ella, el contador
público independiente habrá de estudiar el sistema de control interno tanto financiero como
administrativo, que tenga en operación la empresa auditada.
Las finalidades que se persiguen con el estudio del control interno son:
1. Poder concluir respecto a la extensión en que se habrán de aplicar las pruebas y
procedimientos en auditoría, en el desarrollo del trabajo de investigación.
2. Cerciorarse de la bondad o de las deficiencias del sistema.
3. Juzgar si es o no adecuado el sistema de control interno, de tal forma que se una de las
bases en las cuales descansará el auditor para poder expresar una opinión respecto a la
correcta presentación de los estados financieros.
Es bastante común que un Auditor inicie el estudio del control interno antes de llevar a cabo
cualquier fase de trabajo relacionado con la verificación de las transacciones. Esto es lógico debido
a que las conclusiones respecto del control interno afectan el alcance o el detalle de la revisión, sin
35
embargo, no se podrán llegar a una conclusión final respecto a todas las fases hasta un tanto no
haya terminado un auditor con todas las fases de su revisión.
2.3.11 Estructura de control interno
Está conformada por las políticas y procedimientos establecidos para proporcionar una seguridad
razonable de poder lograr los objetivos específicos de la entidad, consta de los siguientes
elementos.
Ambiente de Control
El ambiente de control representa la combinación de factores que afectan las políticas y
procedimientos de una entidad, los cuales fortalece o debilitan sus controles.
Factores:
1. Estructura de organización de la entidad.
2. Funcionamiento del consejo de administración y sus comités.
3. Métodos para asignar autoridad y responsabilidad.
4. Métodos de control administrativo para supervisar y dar seguimiento al cumplimiento de
las políticas y procedimientos entre los cuales se incluye la función de auditoría interna.
5. Políticas y prácticas de personal.
6. Influencias externas que afectan las operaciones y prácticas de la entidad
2.4 NIIF para PYMES sección 13 Inventarios
Introducción
La Norma Internacional de Inventario No.2 (NIC 2) sustituye a la NEC 11 , Normas Ecuatorianas
de contabilidad y debe ser aplicada en los periodos anuales que comiencen a partir del 1 de enero
del 2009, Se aconseja su aplicación anticipada, esto es en el año 2008, por requerir las normas
estados financieros comparativos.
Objetivo
El objetivo de esta norma es prescribir el tratamiento contable de los inventarios. Un tema
fundamental en la contabilidad de los inventarios es la cantidad de costo que debe reconocerse
36
como un activo (inventario), y mantenido en esta cuenta, hasta que los ingresos correspondientes
sean reconocidos con su venta.
Esta norma suministra una guía práctica para la determinación de ese costo, así como para el
subsiguiente reconocimiento como un gasto del periodo, incluyendo también cualquier deterioro
que rebaje el importe en libros al valor neto realizable.
También suministra directrices sobre las fórmulas del costo que se usan para atribuir costos a los
inventarios.
Alcance
Esta Norma es de Aplicación a todos los inventarios, excepto a:
a) Las obras en curso, resultantes de contratos de construcción, incluyendo los contratos de
servicios directamente relacionados.
b) Los instrumentos financieros.
c) Los activos biológicos relacionados con la actividad agrícola y productos agrícolas en el
punto de cosecha o recolección.
2.4.1 Definición de Inventarios
“Los inventarios son activos. Un activo es un recurso controlado por la entidad como resultado de
sucesos pasados, del que la entidad espera obtener, en el futuro, beneficios económicos.”(IASC,
2011)
Los inventarios son mantenidos para la venta en el curso ordinario de los negocios, para el proceso
de producción de las ventas y en la forma de materiales o suministros a ser consumidos en el
proceso productivo y también en la prestación de servicios.
Toda empresa comercial se basa en la compra y venta de bienes o servicios; motivo por el cual
tiene importancia en el manejo del inventario por parte de la misma, este manejo contable permite a
la empresa mantener el control oportunamente.
El inventario constituye las partidas del activo corriente que están listas para la venta, es decir, toda
aquella mercancía que posee la empresa en el almacén valorada al costo de adquisición, para la
venta o actividades productivas.
37
Según Solis los Inventarios son activos:
a) Poseídos para ser vendidos en el curso normal de la operación
b) En proceso de producción con vistas a esa venta ;
c) En forma de materiales o suministros, para ser consumidos en el proceso de producción
o en la prestación de servicios.(Solis, 2010)
Valor neto razonable.- es el precio estimado de venta de un activo en el curso normal de la
operación menos los costos estimados para terminar su producción y los necesarios para llevar a
cabo la venta.
Valor razonable.-es el importe en el cual puede ser intercambiado un activo cancelado un activo,
entre partes interesadas y debidamente informadas, que realizan una transacción en condiciones de
independencia mutua.
Entre los inventarios también se incluyen los bienes comprados y almacenados para su venta, entre
los que se encuentran, por ejemplo, las mercaderías adquiridas por un minorista para su reventa a
sus clientes, y también los terrenos y otras propiedades de inversión que se tienen para ser vendidos
a terceros. También son inventarios los productos terminados o en curso de fabricación mantenidos
por la entidad, así como los materiales y suministros para ser usados en el proceso productivo. En
el caso de un prestador de servicios, tal como se describe los inventarios incluirán el costo de los
servicios para los que la entidad aun no haya reconocido el ingreso de operación correspondiente.
2.4.2 Propósito de los Inventarios
“Los inventarios tienen como propósito mantener una distribución adecuada del producto,
captar el significado del control de inventarios reales como el conteo de estantes e
intangibles como el conteo de registros de valor monetario y el control de la localización
física del inventario de una manera eficiente de cada uno de los bienes que posee la
empresa.”(Mueller, 2010)
“Una entidad medirá los inventarios al importe menor entre el costo de compra, costos de
transformación y otros costos incurridos para darles su condición y ubicación actuales”. (Solis,
2010)
De los inventarios para un prestador de servicios
En la medida en que los prestadores de servicios tengan inventarios, los medirán por los costos que
suponga su producción. Estos costos consisten fundamentalmente en mano de obra y otros costos
38
de personal directamente involucrado en la prestación del servicio, incluyendo personal de
supervisión y otros costos indirectos atribuibles. La mano de obra y los demás costos relacionados
con las ventas y con el personal de administración general, no se incluirán, pero se reconocerán
como gastos en el periodo en el que se hayan incurrido. Los costos de los inventarios de un
prestador de servicios no incluirán márgenes de ganancia ni costos indirectos no atribuibles que a
menudo se tienen en cuenta en los precios facturados por los prestadores de servicios”.
Los inventarios se medirán al costo o al valor neto realizable (VNR), según cual sea menor.
Costos de los inventarios
El costo de los inventarios comprenderá todos los costos derivados de su adquisición y
transformación, así como otros costos en los que se haya incurrido para darles su condición y
ubicación actuales.
Costos de adquisición
El costo de adquisición de los inventarios comprenderá el precio de compra, los aranceles de
importación y otros impuestos (que son recuperables posteriormente como el 12% crédito
tributario), los transportes, el almacenamiento y otros costos directamente atribuirles a la
adquisición de las mercaderías, los materiales o los servicios. Los descuentos comerciales, las
rebajas y otras partidas similares se deducirán para determinar el costo de adquisición.
2.4.3 Objetivos de los Inventarios
Existen 4 objetivos básicos que debe tener una organización para el manejo de inventarios:
Evitar el desabastecimiento.-asegurar de que los clientes tengan acceso a los productos
cuando necesiten o deseen satisfacer sus necesidades , una reposición bien delineado,
donde los niveles de inventario produzcan envíos rápidos desde el centro de distribución o
directamente de un proveedor. Teniendo en cuenta el tiempo y el esfuerzo puesto en la
promoción de productos para atraer el interés del cliente.
Evitar el exceso de inventarios.-tener demasiado inventario en los centros de distribución
o en las tiendas ocupa espacio, tiempo del empleado, costos de servicios públicos y limita
el espacio del suelo para la venta.
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Transportar mercancías de manera eficiente.-La eficiencia en el inventario se entiende
como la capacidad de recibir y almacenar rápidamente los productos que entran y recuperar
y enviar cuando salen, la distribución eficiente es un asunto de satisfacción de los clientes
para los vendedores de los canales comerciales y los minoristas. Los minoristas esperan
que los proveedores cumplan con los horarios establecidos de entrega y los clientes esperan
que los pedidos personalizados y productos lleguen a tiempo.
Maximizar los márgenes de beneficio.- Un control de inventario bien gestionado es a
menudo la clave para alcanzar los objetivos del margen de beneficio , invertir lo menos
posible en el control de inventario, mientras se cumplen los demás objetivos es
fundamental en la obtención de ganancias y el crecimiento para la empresa.
2.4.4 Importancia de los Inventarios
Su importancia en el control de inventarios manifiesta que el objetivo primordial de toda empresa
es obtener utilidades. La obtención de utilidades obviamente reside en gran parte de ventas, ya que
éste es el motor de la empresa.
También es importante porque tiene un control de cualquier cantidad de bienes u objetos que están
a disposición esto es recomendable en cualquier entidad, comercializadora o franquicia,
permitiendo una mejor organización.
2.4.5 Administración de los Inventarios
El objetivo de la administración de inventarios, tiene dos aspectos que se contraponen: Por una
parte, se requiere minimizar la inversión del inventario, puesto que los recursos que no se
destinan a ese fin, se pueden invertir en otros proyectos aceptables que de otro modo no se
podrían financiar. Por la otra, hay que asegurarse de que la empresa cuente con inventario
suficiente para hacer frente a la demanda cuando se presente y para que las operaciones de
producción y venta funcionen sin a la demanda cuando se presente y para que las operaciones
de producción y venta funcionen sin obstáculos.(Gestiopolis, 2015)
La administración de inventario consiste en mantener disponibles estos bienes al momento de
requerir su uso o venta, basados en políticas que permitan decidir cuándo y en cuánto reabastecer el
inventario.
2.4.6 Método de Valoración de los Inventarios
Los métodos de valoración de inventarios o fórmulas del costo que permiten y reconocen las NIIF para
PYMES son:
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Identificación Específica de sus Costos Individuales
Método Promedio Ponderado
Método FIFO o PEPS (Primeras en entrar Primeras en Salir)
Objetivo de los Métodos de Valoración de Inventarios.- al momento de aplicar cualquier método
de valoración de inventario los permitidos por las NIIF o los no permitidos, el objetivo que se
persigue es:
Lograr un control de los Costos de los inventarios.
Establecer el costo de los Inventarios disponibles.
41
CAPÍTULO III
3 DIAGNÓSTICO SITUACIONAL
3.1 Análisis Externo
En el análisis externo se examinaran todos los factores relevantes que ayudaran a que la
Comercializadora se visualice en el presente y en el futuro, ya que esto abarca las oportunidades y
amenazas que posee la Comercializadora TopiTop S.A, aquello que debe enfrentar y superar para
permanecer en el mercado de la distribución y venta, esto es muy importante ya que el gerente
general debe conocer los acontecimientos que se desarrollan en su entorno.
3.1.1 Macro ambiente
. Figura 3.1 Macro ambiente Por:(Merka, 2011)
La evaluación externa nos revela las oportunidades y amenazas clave, así como la situación de los
competidores en el sector industrial. Su propósito es ofrecer información relevante a la gerencia para
iniciar el proceso conducente a la formulación de estrategias que permitan sacar ventaja de las
oportunidades, evitar y/o reducir el impacto de las amenazas, conocer los factores clave para tener
éxito en el sector industrial y así vencer a la competencia.(Strateng.com, 2010)
42
3.1.1.1 Factor Económico
Figura 3.2 Factor Económico
Por:(Factor Económico, Político, Social, 2012)
Mediante la adopción de la dolarización hubo cambios relevantes que se encuentran vigentes hasta
la actualidad, el Ecuador ha vivido constantes cambios en su economía nacional.
Estos acontecimientos han empujado al país a una externa precariedad política y a una inestabilidad
económica, pero este no es el escenario predominante desde la perspectiva económica en forma
exclusiva. La mezcla con los factores políticos y sociales convierte al escenario negativo en el
escenario preponderante.
En lo económico se encamina a lo negativo por un conjunto de decisiones y medidas
gubernamentales que continúan destruyendo la confianza de inversionistas nacionales y extranjeros
y que afectan a la inversión. Como resultado, la inversión se resiste, el crecimiento del PIB decae y
las condiciones de vida de la población se deterioran.
El factor económico afectan el funcionamiento de la Comercializadora, como una amenaza pues
varias de las medidas adoptadas por el régimen generó un incremento de precio, lo cual perjudica
ya que en el negocio de la distribución y venta de telas debería ir en constante cambio tanto en
modelos, calidad de tela y precio, también depende de las dimensiones del mercado como es la
ubicación de la comercializadora así como la disponibilidad del factor trabajo y del capital social.
Otro factor importante es la importación de Perú a Ecuador, debido a que se trae mercadería de tela
100% algodón, motivo por el cual existen impuestos que se deben pagar, los aranceles y todos los
gastos de traslado desde el puerto marino hasta la comercializadora.
43
3.1.1.2 Factor Político
Figura 3.3 Factor Político – Legal Por: (Factor Económico, Político, Social, 2012)
La Estabilidad política en el Ecuador se ha visto afectada en los últimos años, empujando al país a
una extraña crisis política, pues varias de las instituciones del estado y empresas privadas
demuestran una imagen debilitada provocando un retroceso en sus procesos y funciones.
El Actual estado ecuatoriano está conformado por cinco poderes estatales: el Poder Ejecutivo, el
Poder Judicial, El Poder Legislativo, El Poder Electoral y el Poder Ciudadano.
La función ejecutiva está delegada al Presidente de la República, Rafales Correa y al
Vicepresidente, los cuales son elegidos (en binomio conjunto) para un mandato de cuatro años.
El presidente de la república designa a los ministros de estado a los gobernantes de cada provincia,
la función legislativa corresponde a la Asamblea Nacional de la República del Ecuador, la cual se
encarga de redactar leyes y la Función Judicial a la Corte Nacional de Justicia y el Tribunal
Constitucional.
El factor Político engloba las leyes, los organismos del gobierno, los grupos sociales llegando a
considerarse para la comercializadora como una amenaza, debido a que constantemente están
implantando nuevas reformas para las organizaciones y también para los ciudadanos, generando
más limitaciones para la venta de la tela.
44
3.1.1.3 Factor Tecnológico
Figura 3.4 Factor Tecnológico
Por: (Factor-tecnologico, 2010)
Hoy en día la tecnología avanza a pasos agigantados, mensualmente se lanzan al mercado nuevas
maquinarias y equipos que ofrecen mayores beneficios, ahorro de tiempo, pero cuyos costos, son
elevados, lo que genera dificultades para su adquisición.
Mediante todos los avances científicos y tecnológicos que se van implementando constantemente a
nivel mundial para todo tipo de actividades que ayudan al ser humano, la comercializadora
establece este cambio como una oportunidad para ser más competitiva con las demás empresas que
se dedican a la misma acción, ya que se podrán minimizar los tiempos y procesos con la
adquisición de nuevos equipos tecnológicos de trabajo.
3.1.1.4 Factor Social
Figura 3.5 Factor Social Por: (Factor Económico, Político, Social, 2012)
45
En el Ecuador existen varias productoras de prendas de vestir y comercializadoras de telas debido a
que es un país rico en recursos y existe gran cantidad de materia prima.
La inseguridad, pobreza, desempleo, educación y la salud son un problema que abarca a toda la
sociedad, es importante que esta realidad cambie para que las condiciones de vida de la población
mejoren.
Y ahora con la existencia de la educación gratuita y con el interés que demuestre el gobierno en
mejorar la educación a través de la entrega de textos, útiles escolares y en algunos casos uniformes
en forma gratuita y con un cero valor de matrícula. Esto lleva a un incremento de niños en las aulas
ya que los padres no deben incurrir en el gasto de los útiles escolares; lo cual es una gran ayuda
para aquellas personas que en ocasiones no tienen recursos ni para su alimentación diaria mucho
menos para costear una educación para sus hijos.
La creación de un bono llamado “Bono Solidario” que beneficia a varias personas como adultos
mayores, madres solteras y personas de escasos recursos se convierten en ocasiones en un
obstáculo para las empresa debido a que muchas personas son beneficiarias de este bono en lugar
de trabajar.
La Comercializadora TopiTop S.A, toma a este Factor Socio-Cultural como una oportunidad,
porque debe conocer y tener en cuenta el comportamiento, preferencias, valores, percepciones y
necesidades de la sociedad.
También es muy necesario estar consciente de los gustos de la calidad y el tipo de tela que las
personas usan más, para poder importar en mayor cantidad la tela que va a generar más venta,
La comercializadora debe considerar su tamaño y la posición que ocupa con respecto a la
competencia para conseguir los mejores resultados.
46
3.1.2 Microambiente
Figura 3.6 Micro ambiente Por: (Merka, 2011)
3.1.2.1 Clientes
Figura 3.7 Clientes Por: (Tepau.cl, 2013)
47
Los clientes son muy importantes ya que de ellos depende que la tela que es importada de Perú se
compre y no se quede en bodega ya que eso proporciona una pérdida para la comercializadora.
Con la calidad de las telas se podrá seguir captando más clientes que se sentirán a gusto y
satisfechos con la mercadería
La Comercializadora “TopiTop” S.A cuenta con clientes muy importantes en el Ecuador porque
son aquellos que proporcionan la vestimenta a las personas de clase media, con aquellas empresas
viene trabajando desde que inicio en el mercado:
De Prati
Marathon
Etafashion
D´ BOND
Personas independientes como niños y adultos
Cuando la tela que se importa desde Perú llega a Quito, la distribución se destina aproximadamente
el 40% para De Prati ya que esta empresa abarca la mayor cantidad del pedido, porque adquiere
todo tipo de tela debido a su variedad de prendas de vestir, que proporciona a sus clientes los
cuales son de clase media y de clase alta.
Se destina aproximadamente para Marathon el 20% de la importación de la tela, entregando
mercadería seleccionada debido a su elaboración de prendas de vestir que es de tipo deportiva
enfocándose en el mercado de personas de clase media y alta.
Para Etafashion está destinado aproximadamente el 25% de la tela porque al ser una empresa
grande en el mercado de producción y comercialización de todo tipo de ropa sea esta, casual,
formal, deportiva, semi formal, necesitan de gran variedad de telas para poder cubrir las
necesidades de sus clientes ya que va desde ropa para bebé, niños, jóvenes, adultos y adultos
mayores dirigiéndose a personas de clase media y alta.
Para D´BOND está destinado aproximadamente el 10% de la tela debido a que esta empresa ofrece
a su mercado prendas de vestir como son suéter, abrigos y más prendas de vestir de algodón
motivo por el cual la empresa es la que pide en mínimas cantidades una gran variedad de tela.
Pero se destina aproximadamente el 5% para confeccionistas, modistas y personas independientes
que se dedican a la elaboración de prendas de vestir, quienes tienen sus propios negocios para la
48
venta de su mercadería, la mayoría de estas personas están ubicadas cerca de la bodega en donde se
encuentra la tela, ya que van en forma directa a comprar la tela y la cantidad que desean.
Muy aparte de la importación de tela la comercializadora quiere también traen variedad de prendas
de vestir ya confeccionadas, que van directamente para la venta a las personas en general
enfocándose más en los jóvenes con prendas de vestir con modelos de moda.
Encuesta aplicada a los clientes de la Comercializadora TopiTop S.A
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ENCUESTA CLIENTES
COMERCIALIZADORA TOPYTOP S.A
SEXO: ………………………..
1. ¿La atención recibida fue correcta y en el tiempo previsto?
SI
NO
2. ¿La atención que recibió por parte del vendedor es?
Excelente
Buena
Mala
3. ¿Cómo se dio a conocer la Comercializadora TOPITOP S.A en su empresa?
Internet
Prensa, Revista
Contactos Empresariales
Amistad
4. ¿Creé que la ubicación de la comercializadora es la adecuada?
SI
NO
5. ¿Encontró los productos (tela) que estaba buscando?
50
SI
NO
6. ¿Está de acuerdo con el precio de venta del metro de tela?
SI
NO
7. ¿Con que frecuencia compra el producto (tela) a la Comercializadora?
Diario
Semanal
Mensual
Anual
8. ¿Cuál es el grado de satisfacción del producto (tela)?
Excelente
Muy bueno
Bueno
Regular
Malo
9. ¿Se atiende a tiempo las quejas y reclamos?
SI
NO
10. ¿Siente confianza al momento de hacer un negocio con la comercializadora?
SI
NO
MUCHAS GRACIAS!!
51
Tabulación
Encuesta a clientes de la Comercializadora TopiTop S.A
Tabla 3.1 Pregunta 1 ¿La atención recibida fue correcta y en el tiempo previsto?
Respuesta Frecuencia Porcentaje
Si 7,2 72%
No 2,8 28%
Total 10 100%
Nota: Tabulación encuesta clientes
Figura 3.8 Pregunta 1 ¿La atención recibida fue correcta y en el tiempo previsto?
ANÁLISIS
Los datos obtenidos en la tabulación indican que el 72% de los clientes tiene una buena atención
por parte de los trabajadores de la comercializadora en el tiempo previsto y que el 28% no estaban
de acuerdo ya que no se sienten satisfechos.
Analizando la respuesta que se generó de la pregunta realizada, se puede determinar como una
fortaleza que tiene la comercializadora, porque el brindar una atención correcta al cliente indicando
lo que desea ver, sin importar el tiempo otorgado es la base principal para concretar la venta.
SI72%
NO28%
SI
NO
52
Tabla 3.2 Pregunta 2 ¿La atención que recibió por parte del vendedor es?
Respuesta Frecuencia Porcentaje
Bueno 2,5 25%
Malo 1.1 11%
Excelente 6,4 64%
Total 10 100%
Nota: Tabulación encuesta clientes
Figura 3.9 Pregunta 2 ¿La atención que recibió por parte del vendedor es?
ANÁLISIS
El análisis indica que el 64% de los clientes que tiene la comercializadora TopiTop S.A reciben una
buena atención por parte del vendedor, el 25% dicen que el servicio es bueno y el 11% comentan
que es mala la atención brindada.
Se plantea como una debilidad este análisis para la Comercializadora, porque los clientes no están
100% satisfechos con la atención, lo que genera que el cliente vaya a la competencia y adquiera el
producto que necesita
Excelente64%
Bueno25%
Malo11%
Excelente
Bueno
Malo
53
Tabla 3.3 Pregunta 3 ¿Cómo conoció a la Comercializadora TopiTop S.A?
Respuesta Frecuencia Porcentaje
Internet 7,6 76%
Prensa 0 0%
Contactos 1,3 13%
Amistad 1,1 11%
Total 10 100%
Nota: Tabulación encuesta clientes
Figura 3.10Pregunta 3 ¿Cómo conoció a la Comercializadora TopiTop S.A?
ANÁLISIS
La tabulación indica que el 76% de las personas conocieron la Comercializadora a través del
internet, el 13% mediante contactos empresariales, el 11% indica que conocen por medio de
amistades y mediante revistas o prensa no conocieron la comercializadora.
Se establece como una amenaza esta tabulación, porque está indicando que no cuenta con todos los
medios necesarios de comunicación para hacer publicidad y vender más cantidad de tela, lo que
deberá hacer la comercializadora es establecer un presupuesto para utilizarlo en publicidad.
54
Tabla 3.4 Pregunta 4 ¿Creé que la ubicación de la comercializadora es la adecuada?
Respuesta Frecuencia Porcentaje
Si 6,0 60%
No 4,0 40%
Total 10 100%
Nota: Tabulación encuesta clientes
Figura 3.11 Pregunta 4 ¿Creé que la ubicación de la comercializadora es la adecuada?
ANÁLISIS
La tabulación indica que un 60% si está de acuerdo con su ubicación de la comercializadora ya que
se encuentra en una zona industrial de fácil acceso por cual autopista de Quito y el 40% indica que
no está de acuerdo porque se encuentra ubicado en el norte desean que este en un lugar céntrico.
Se plantea como una oportunidad, porque permite a la comercializadora tener un buen lugar para
acogimiento de todos los clientes, su dirección es conocida y de fácil acceso.
SI60%
NO40%
SI
NO
55
Tabla 3.5 Pregunta 5 ¿Encontró los productos (tela) que estaba buscando?
Respuesta Frecuencia Porcentaje
Si 6,0 60%
No 4,0 40%
Total 10 100%
Nota: Tabulación encuesta clientes
Figura 3.12 Pregunta 5 ¿Encontró los productos (tela) que estaba buscando?
ANÁLISIS
La tabulación indica que el 78% de los clientes encontraron variedad de tela en la comercializadora
motivo por el cual ya se volvieron clientes fijos y el 22% no está de acuerdo indicó que no
encontraron los tipos de tela que buscaban ya que solamente son telas 100% hechas de algodón.
La comercializadora TopiTop S.A, transforma esta pregunta como una fortaleza, porque posee gran
variedad de telas lo que llama la atención al cliente para que realice la compra.
56
Tabla 3.6 Pregunta 6 ¿Está de acuerdo con el precio de venta del metro de tela?
Respuesta Frecuencia Porcentaje
Si 9,0 90%
No 1,0 10%
Total 10 100%
Nota: Tabulación encuesta clientes
Figura 3.13 Pregunta 6 ¿Está de acuerdo con el precio de venta del metro de tela?
ANÁLISIS
De acuerdo a la encuesta realizada a los clientes de la comercializadora TopiTop S.A, indica que el
90% si está de acuerdo con el precio de venta de la tela y el 10% indican que no están de acuerdo
porque debe varias los precios de acuerdo a cada temporada.
Al estar de acuerdo el cliente con el precio de venta de la tela, para la comercializadora se establece
como una fortaleza porque mantiene a su clientela con precios cómodos.
90%
10%
SI
NO
57
Tabla 3.7 Pregunta 7 ¿Con que frecuencia compra el producto (tela) a la Comercializadora?
Respuesta Frecuencia Porcentaje
Diario 1,0 10%
Semanal 2,0 20%
Mensual 6,0 60%
Anual 1,0 10%
Total 10 100%
Nota: Tabulación encuesta clientes
Figura 3.14 Pregunta 7 ¿Con que frecuencia compra el producto (tela) a la Comercializadora?
ANÁLISIS
Según la investigación realizada los clientes de la comercializadora indican que el 60 % compran
las telas de manera mensual, el 20% lo realizan semanalmente ya que son empresas que deben ir
variando sus prendas de vestir constantemente, el 10% lo compra diario como son aquellas
personas que tienen sus negocios propios y el otro 10% lo compran anualmente.
La tabulación indica que el resultado para la comercializadora, vendrá a ser una amenaza por que
indica va rotando la cantidad de tela que se vende, ya sea debido al cambio de temporada o a la
falta de presupuesto que tienen los compradores minoristas.
10%
20%
60%
10%
Diario
Semanal
Mensual
Anual
58
Tabla 3.8 Pregunta 8 ¿Cuál es el grado de satisfacción de lo producto (tela)?
Respuesta Frecuencia Porcentaje
Excelente 5,2 52%
Muy bueno 2,1 21%
Bueno 1,0 10%
Regular 0,8 8%
Malo 0,9 9%
Total 10 100%
Nota: Tabulación encuesta clientes
Figura 3.15 Pregunta 8 ¿Cuál es el grado de satisfacción de lo producto (tela)?
ANÁLISIS
Las encuestas indican que el 52% de los clientes están satisfechos con la calidad de tela que
adquieren, el 21% indica que la calidad de tela es muy buena, el 10% indica que esta bueno, el 8%
indican que no es buena la calidad y el 9% indican que es mala la calidad de tela.
Para la Comercializadora la respuesta a esta pregunta, se establece como una fortaleza porque
indica que el comprador se encuentra conforme con la calidad de la tela.
52%
21%
10%
8%9%
Exelente
Muy bueno
Bueno
Regular
Malo
59
Tabla 3.9 Pregunta 9 ¿Se atiende a tiempo las quejas y reclamos?
Respuesta Frecuencia Porcentaje
Si 7,6 76%
No 2,4 24%
Total 10 100%
Nota: Tabulación encuesta clientes
Figura 3.16 Pregunta 9 ¿Se atiende a tiempo las quejas y reclamos?
ANÁLISIS
La investigación demuestra que el 76% de los clientes quedan satisfechos y puede opinar y
demostrar sus inquietudes y el 24% indica que nunca atendieron sus quejas.
La atención al cliente es la base principal de una organización, al momento en que la
Comercializadora atiende las quejas y reclamos, se genera una fortaleza más para obtener mejores
resultados en sus ingresos.
76%
24%SI
NO
60
Tabla 3.10 Pregunta 10 ¿Siente confianza al momento de hacer un negocio con la
comercializadora?
Respuesta Frecuencia Porcentaje
Si 9,0 90%
No 1,0 10%
Total 10 100%
Nota: Tabulación encuesta clientes
Figura 3.17 Pregunta 10 ¿Siente confianza al momento de hacer un negocio con la comercializadora?
ANÁLISIS
Los clientes indican que el 90% confían en los negocios que hacen con la comercializadora,
creando una oportunidad de venta mayor, mientras que el 10% indican que prefieren hacer la
compra directa y pagar en efectivo.
90%
10%
SI
NO
61
3.1.2.2 Proveedores
La Comercializadora “TopiTop” S.A posee varios proveedores que proporcionan suministros de
oficina, pero en cantidades pequeñas para el desempeño del talento humano, ya que la
Comercializadora cuenta con un número de 5 colaboradores, distribuidos en la bodega.
También para la seguridad de los bienes muebles e inmuebles que posee la comercializadora
existen proveedores como son los que proporcionan mantenimiento en forma mensual, a los
equipos de cómputo, otros proveedores son el personal de los camiones que traen las telas desde el
puerto marítimo de Guayaquil, las personas que proporcionan servicio de guardianía y logística.
Todos estos proveedores se encuentran ubicados en la ciudad de Quito para evitar problemas de
distancia o incumplimiento con los servicios, ya que esto afectaría en forma completa al
desempeño del personal y también en la entrega de la mercadería a sus correspondientes clientes.
La Comercializadora como las demás industrias textiles dependen de pocos proveedores de materia
prima, lo que ocasiona que aquellas personas o empresas incrementen en forma continua el precio
de las mismas, esto constituye una desventaja para las empresas textiles ya que debido a esto se
restringen condiciones de negocio con aquellos proveedores.
Se aplicó una encuesta a los proveedores de la Comercializadora TopiTop S.A:
62
ENCUESTA
COMERCIALIZADORA TOPITOP .A
SEXO: ………………………..
1) ¿La eficacia y el trato de los colaboradores de la comercializadora con los
proveedores es la adecuada?
SI
NO
2) ¿La relación comercial que tiene con TOPITOP S.A es?
Excelente
Buena
Mala
3) ¿Cómo conoció a la comercializadora TOPITOP S.A?
Internet
Prensa, Revista
Contactos Empresariales
Amistad
4) ¿Considera a TOPITOP S.A una valiosa referencia en el mercado?
SI
NO
5) ¿TOPITOP S.A. presenta las facilidades requeridas para la entrega del producto?
SI
NO
6) ¿TOPITOP S.A cumple adecuadamente con los términos establecidos en los acuerdos
comerciales?
SI
NO
63
7) ¿Con que frecuencia vende sus productos a la comercializadora TOPITOP S.A?
Diario
Semanal
Mensual
Anual
8) ¿Evalúe la relación con TOPITOP S.A en comparación con las mantenidas con el
resto de sus clientes?
Excelente
Muy bueno
Bueno
Regular
Malo
9) ¿Basándose en su propia experiencia con TOPITOP S.A, usted aumentaría los
tiempos de crédito que poseen con la comercializadora?
SI
NO
10) ¿Usted recomienda a TOPITOP S.A como compradores a terceras personas?
SI
NO
MUCHAS GRACIAS!!
64
Tabulación
Encuesta a proveedores de la Comercializadora TopiTop S.A
Tabla 3.11 Pregunta 1 ¿La eficacia y el trato de los colaboradores de la comercializadora con los
proveedores es la adecuada?
Respuesta Frecuencia Porcentaje
Si 8 80%
No 2 20%
Total 10 100%
Nota: Tabulación encuesta a los proveedores
Figura 3.18 Pregunta 1 ¿La eficacia y el trato de los colaboradores de la comercializadora con los
proveedores es la adecuada?
Análisis:
De las encuestas realizadas el 20% han manifestado que la atención de los colaboradores en
relación con los proveedores NO es la adecuada; y el 80% han manifestado que SI es la adecuada.
Esta respuesta vendrá a ser parte de la comercializadora como una oportunidad que posee, debido a
que mediante el trato que llevan los colaboradores con los proveedores se podrá obtener descuentos
y formas de pago por las compras que les realicemos.
20%
80%
No Si
65
Tabla 3.12 Pregunta 2 ¿La relación comercial que tiene con TOPITOP S.A es?
Respuesta Frecuencia Porcentaje
Excelente 7 70%
Buena 2 20%
Mala 1 10%
Total 10 100%
Nota: Tabulación encuesta a los proveedores
Figura 3.19 Pregunta 2 ¿La relación comercial que tiene con TOPYTOP S.A es?
Análisis:
De las encuestas realizadas el 70% consideran a TopiTop S. A indica que es excelente la relación
comercial; el 20% considera una perspectiva BUENA y el 10% en MALA.
Se considera como una oportunidad para la comercializadora porque al mantener una buena
comunicación con los proveedores se podrá adquirir variedad de productos.
70%
20%
10%
Excelente
Buena
Mala
66
Tabla 3.13 Pregunta 3 ¿Cómo conoció a la comercializadora TOPITOP S.A?
Nota: Tabulación encuesta a los proveedores
Figura 3.20 Pregunta 3 ¿Cómo conoció a la comercializadora TOPITOP S.A?
Análisis:
De los encuestados el 40% han conocido a la empresa por intermedio de Contactos Empresariales;
el 30% por internet; el 20% por amistades que conocen a TOPYTOP S.A y nos recomiendan
La respuesta a esta pregunta establece para la comercializadora como una oportunidad, ya que
independientemente de cómo se llegó a conocer en el mercado, se tiene la ventaja de que su marca
sigue en auge.
30%
10%40%
20%Internet
Prensa, revista
C. Empresas
Amistad
Respuesta Frecuencia Porcentaje
Internet 3 30%
Prensa, Revista 1 10%
Contactos Empresariales 4 40%
Amistad 2 20%
Total 10 100%
67
Tabla 3.14 Pregunta 4 ¿Considera a TOPYTOP S.A una valiosa referencia en el mercado?
Respuestas Frecuencia Porcentaje
Si 6 60%
No 4 40%
Total 10 100%
Nota: Tabulación encuesta a los proveedores
Figura 3.21 Pregunta 4 ¿Considera a TOPYTOP S.A una valiosa referencia en el mercado?
Análisis:
De los encuestados el 60% determino que la comercializadora TOPITOP S.A es una buena
referencia en el mercado estableciendo como una buena oportunidad, para conocer las estrategias y
contar con una mejor posición que incremente su crecimiento empresarial.
68
Tabla 3.15 Pregunta 5¿TOPITOP S.A. presenta las facilidades requeridas para la entrega del
producto?
Respuestas Frecuencia Porcentaje
Si 7 70%
No 3 30%
Total 10 100%
Nota: Tabulación encuesta a los proveedores
Figura 3.22 Pregunta 5¿TOPITOP S.A. presenta las facilidades requeridas para la entrega del
producto?
Análisis:
De los encuestados el 70% dicen que SI cuentan con facilidades para entrega de sus productos en
las instalaciones de TOPITOP S.A y el 30% nos manifiestan que NO debido a que el guardia de
seguridad no se encuentre en el lugar de servicio.
La respuesta a esta tabulación vendrá a ser una debilidad que posee la Comercializadora, porque
para tener más estabilidad económica, laboral y apogeo en el mercado, deberá tener un adecuado
control en sus organigramas institucionales.
70%
30%
Si
No
69
Tabla 3.16 Pregunta 6¿TOPYTOP S.A cumple adecuadamente con los términos establecidos en los
acuerdos comerciales?
Respuesta Frecuencia Porcentaje
Si 8 80%
No 2 20%
Total 10 100%
Nota: Tabulación encuesta a los proveedores
Figura 3.23Pregunta 6 ¿TOPYTOP S.A cumple adecuadamente con los términos establecidos en los
acuerdos comerciales?
Análisis:
De los encuestados el 80% confirman que SI la empresa TOPITOP S.A cumple con los Acuerdos
Comerciales que contrae con sus proveedores; y el 20% dicen que NO.
Al cumplir la Comercializadora con todos los sistemas legales, se determina que es una fortaleza,
debido a que no existen impedimentos para su manejo y crecimiento empresarial.
80%
20%
Si
No
70
Tabla 3.17 Pregunta 7¿Con que frecuencia vende sus productos a la comercializadora TOPITOP
S.A?
Respuesta Frecuencia Porcentaje
Diario 2 20%
Semanal 4 40%
Mensual 3 30%
Anual 1 10%
Total 10 100%
Nota: Tabulación encuesta a los proveedores
Figura 3.24 Pregunta 7¿Con que frecuencia vende sus productos a la comercializadora TOPITOP
S.A?
Análisis:
De los encuestados y de acuerdo a la necesidad de la empresa TOPITOP S.A el 40% las ventas son
SEMANAL; el 30% MENSUAL; el 20% DIARIO; y el 10% ANUAL.
Mediante el análisis realizado, se establece que es parte de las fortalezas que posee la
Comercializadora, porque puede minimizar los gastos que surgen al momento de realizar la
compra, y también controlar los tiempos de consumo de los productos que entregan los
proveedores.
20%
40%
30%
10%
Diario
Semanal
Mensual
Anual
71
Tabla 3.18 Pregunta 8¿Evalúe la relación con TOPITOP S.A en comparación con las mantenidas
con el resto de sus clientes?
Respuesta Frecuencia Porcentaje
Excelente 5 50%
Muy Bueno 2 20%
Bueno 1 10%
Regular 1 10%
Malo 1 10%
Total 10 100%
Nota: Tabulación encuesta a los proveedores
Figura 3.25 Pregunta 8¿Evalúe la relación con TOPITOP S.A en comparación con las mantenidas con
el resto de sus clientes?
Análisis:
De los encuestados EL 50% considera como EXCELENTE una vez realizada la comparación con
sus clientes ; el 20% como MUY BUENO; el 10% como BUENO; REGULAR Y MALO.
Con la respuesta obtenida de la tabulación, indica que es una amenaza la relación de los
proveedores comparados con los demás clientes que tienen, porque nos indican que en cualquier
momento pueden dar por terminado los convenios de compra y venta que tengan con la
Comercializadora.
50%
20%
10%
10%
10%Excelente
Muy Bueno
Bueno
Regular
Malo
72
Tabla 3.19 Pregunta 9 ¿Basándose en su propia experiencia con TOPITOP S.A, usted aumentaría
los tiempos de crédito que poseen con la comercializadora?
Respuesta Frecuencia Porcentaje
Si 9 90%
No 1 10%
Total 10 100%
Nota: Tabulación encuesta a los proveedores
Figura 3.26 Pregunta 9 ¿Basándose en su propia experiencia con TOPITOP S.A, usted aumentaría los
tiempos de crédito que poseen con la comercializadora?
Análisis:
De los encuestados el 90% de nuestros proveedores SI han considerado subir la línea de crédito, y
el 10 % NO.
Para TopiTop este apoyo que entregan los proveedores viene a ser una oportunidad, debido a que
actualmente es difícil generar confianza con una empresa, motivo por el cual se debe tener la
responsabilidad de efectuar los pagos en su debido momento.
90%
10%
Si
No
73
Tabla 3.20 Pregunta 10 ¿Usted recomienda a TOPITOP S.A como compradores a terceras
personas?
Respuesta Frecuencia Porcentaje
Si 9 90%
No 1 10%
Total 10 100%
Nota: Tabulación encuesta a los proveedores
Figura 3.27 Pregunta 10 ¿Usted recomienda a TOPYTOP S.A como compradores a terceras
personas?
Análisis:
De los encuestados el 90% de nuestros proveedores SI han recomendado nuestra empresa a terceras
personas, y el 10 % NO.
El apoyo que los proveedores ofrecen a la Comercializadora, es de mucha utilidad, porque ayudan
a que más personas conozcan que existe una empresa que vende tela 100% algodón y de buena
calidad.
90%
10% Si
No
74
3.1.2.3 Competencia
Debido a que el mercado está creciendo existen cada día nuevos competidores en el ámbito textil,
pero para instalar una industria se requiere de una inversión muy alta, con costos elevados tanto en
su maquinaria como en las instalaciones.
Los competidores podrían fácilmente ingresar al mercado, si cuentan con productos de calidad
mejores de los que ya existen dando confianza a sus clientes.
La competencia de la Comercializadora “TOPITOP” S.A es muy fuerte ya que en Quito existen
muchas empresas que se dedican a la distribución y venta de telas y de prendas de vestir, como son
Francelana y Pintex poseen una gran variedad de telas, pero debido a la calidad de la tela que
importa “TOPITOP” S.A las empresas como Deprati prefieren mantenerse como clientes fijos.
Debido a que los competidores en el sector textil cada día están en constante búsqueda de clientes
se enfocan en convencer a través de la calidad, de las ventajas que obtendrían al adquirir la tela,
pero TOPYTOP tiene la ventaja de que su tela es importada motivo por el cual los clientes
prefieren esta tela, entre los principales competidores de la Comercializadora se encuentran:
PAT PRIMO.
INDUTEXMA
SEVELTEX
PATPRIMO
SINGLE JERSEY
Todas las empresas que son la competencia ayudan a que cada día la comercializadora siga
avanzando en todo aspecto, porque busca cambios y se sigue planteando metas y objetivos que
deben cumplir.
3.2 Análisis Interno
En la ciudad de Quito se encuentra la Comercializadora “TOPITOP” S.A, con Ruc:
1792280176001 ubicada en la calle de los aceitunos E3-183 y Av. Eloy Alfaro en este lugar se
encuentra el área de bodega que mantiene el inventario de telas que importa a Perú, así como el
Área Administrativa. Entre las dos áreas mantienen el control de la venta de telas y la respectiva
distribución a sus clientes ubicados en Quito y Guayaquil.
75
Gestión Directiva
En cuanto a la gestión directiva de la Comercializadora las personas que están encargados son el
Contador y la Representante Legal, ya que el dueño tiene su residencia en Perú. Ellos se encargan
de trabajar en base a presupuestos, planes, programas y toma de decisiones que se plantean en la
Comercializadora.
La relación que existe en la comercializadora, entre directivos y empleados, es de una buena
comunicación porque cuentan con valores; como son el respeto, la confianza y el compañerismo
Gestión Financiera
La parte financiera es manejada en forma directa por el Contador, quien se encarga de las
declaraciones de impuestos, análisis financieros, manejo de flujos de caja, cuentas bancarias, registros
contables, todo lo relacionado con la parte contable-financiera, ya que posee una gran experiencia y
capacidad, demostrándolos día a día con la toma de decisiones favorables para la Comercializadora.
En cuanto al sistema de control de inventarios, no se tienen datos reales, esto se refleja en los estados
financieros pues las cifras presentadas no indican veracidad, porque el conteo físico indica una
cantidad y el sistema indica otra.
Control
En cuanto al control de la Comercializadora las telas enviadas desde Perú llegan directamente al
puerto de Guayaquil, allá se encuentran dos asistentes de bodega quienes son los encargados de enviar
a Quito toda la tela en un camión que contrata la comercializadora, llegando directamente a las
bodegas, en las cuales el personal es el encargado de realizar el debido conteo, pesando la tela
verificando que lleguen todos los rollos, luego se procede con su registro, acomodación, salvaguarda,
conservación y futuro despacho.
Información
Todos los documentos que ingresan son receptados por el guardia, la documentación es entregada el
mismo día a los bodegueros o al Contador, motivo por el cual todo es revisado en ese momento.
En lo que corresponde a la recepción de las telas, el ingreso se hace a través de camiones directamente
a las bodegas de descarga y se registra toda la mercadería.
76
La Información que se lleva en el área de bodega no cumple con las expectativas de la
comercializadora, ya que la tela debido a los cambios de temporada se va quedando en las bodegas,
convirtiéndose en telas obsoletas que generan pérdida para la comercializadora.
Calidad
La calidad de la tela que se importa de Perú es muy buena ya que es tela 100% algodón lo que ayuda a
captar más clientes nacionales y extranjeros, además la Comercializadora tiene la capacidad para
competir en el mercado con empresas dedicadas a la misma actividad comercial por su diversa
variedad, tanto en el material como en los colores (venta de telas), siempre se importan telas de
acuerdo a la temporada que se encuentre en el momento.
Debido a que la tela tiene calidad se ha logrado posicionarse como uno de los primeros vendedores de
telas en el Ecuador a principales clientes como Deprati, y Marathon,
Importación
La importación de telas que realiza la comercializadora TopiTop S.A para Ecuador lo hace vía
marítima llegando directamente a puerto de Guayaquil donde se encuentran personas encargadas de
recibir las telas y enviando a Quito en un camión alquilado por la comercializadora ya que la
importación se realiza una vez al mes dependiendo de la temporada y lo que soliciten los clientes.
La importación de telas se hace desde la Empresa TopiTop S.A ubicada en Perú quienes producen las
telas 100% algodón y prendas de vestir, tanto para Perú como para Ecuador, los accionistas y dueños
son las mismas personas.
77
Tabla 3.21 Cuestionario de Control Interno Adquisición del Inventario
COMERCIALIZADORA TOPITOP S.A
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
ÁREA DE INVENTARIOS
Procedimiento: Adquisición del Inventario
N° Pregunta Calificación Respuesta Ponderación
SI NO N/A
1 ¿La adquisición del Inventario se
realiza de acuerdo a las órdenes de
compra elaborado por el personal
responsable?
10
X 10
2 ¿La adquisición del inventario se
encuentra debidamente autorizado
por el Gerente General?
9 X 10
3 ¿Las órdenes de compra se
encuentran debidamente
enumeradas para un adecuado
control?
8 X 10
4 ¿Se lleva un adecuado control de los
pedidos pendientes de recibir por
parte de los proveedores?
0 X 10
5 ¿Se elaboran informes de recepción
de la mercadería?
0 X 10
6 ¿Se revisa la mercadería recibida
para verificar la condición en que se
encuentra?
8 X 10
78
Continuación de la Tabla 3.21
COMERCIALIZADORA TOPITOP S.A
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
ÁREA DE INVENTARIOS
Procedimiento: Adquisición del Inventario
N° Pregunta Calificación Respuesta Ponderación
SI NO N/A
7 ¿Se informa de inmediato en el caso
de que la mercadería recibida se
encuentre con daños o faltantes?
0 X 10
8 ¿La adquisición del inventario
cuenta con un procedimiento
debidamente estructurado?
0 X 10
9 ¿Cuentan con un catálogo de los
proveedores para su selección?
8 X 10
10 ¿La selección de los proveedores es
realizado conjuntamente con el
Gerente General?
10 X 10
TOTAL 53
Nota: Describe las preguntas a ser analizadas.
Medición del Riesgo de Control.- Para la obtención del riesgo de control se utilizará la
siguiente fórmula:
Riesgo de Control = %Puntaje óptimo – %puntaje obtenido
Riesgo de Control = 100% - 53%
Riesgo de Control = 47%
Luego del análisis realizado a través de la aplicación del cuestionario de control interno se obtuvo
que el riesgo del control es el 47% lo que indica que la adquisición del Inventario no cuenta con un
procedimiento que le permita realizar un adecuado control.
79
Tabla 3.22 Cuestionario de Control Interno Registro del Inventario
COMERCIALIZADORA TOPITOP S.A
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
ÁREA DE INVENTARIOS
Procedimiento: Registro del Inventario
N° Pregunta Calificación Respuesta Ponderación
SI NO N/A
1 ¿La empresa cuenta con un sistema
para el registro del Inventario?
10 X 10
2 ¿Cuentan con las funciones
asignadas para el registro del
inventario?
0 X 10
3 ¿El sistema para el registro de los
inventarios genera los movimientos
históricos de un determinado
periodo?
9 X 10
4 ¿Cuenta con un procedimiento de
control para el registro del
inventario?
0 X 10
5 ¿Se realiza el registro en el kardex
de las entradas y salidas del
inventario?
10 X 10
6 ¿Cuentan con una kardex para cada
uno de los productos del inventario?
10 X 10
7 ¿Se realiza el registro de la
adquisición del inventario
únicamente los documentos que se
encuentren autorizados por el SRI?
0 X 10
80
Continuación de la Tabla 3.22
COMERCIALIZADORA TOPITOP S.A
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
ÁREA DE INVENTARIOS
Procedimiento: Registro del Inventario
N° Pregunta Calificación Respuesta Ponderación
SI NO N/A
8 ¿El sistema que tiene la empresa
permite realizar la codificación del
inventario existente en bodega?
0 X 10
9 ¿Las facturas emitidas por el
proveedor son recibidas
directamente por el departamento de
contabilidad para su registro?
0 X 10
10 ¿Los productos son codificados en
el momento que ingresan a la
bodega?
0 X 10
TOTAL 39
Medición del Riesgo de Control.- Para la obtención del riesgo de control se utilizará la
siguiente fórmula:
Riesgo de Control = %Puntaje óptimo – %puntaje obtenido
Riesgo de Control = 100% - 39%
Riesgo de Control = 61%
Después del análisis realizado a través de la aplicación del cuestionario de control interno, se
obtuvo que el riesgo del control es el 61% lo que indica que no se realiza un adecuado control en el
registro del inventario, lo que ocasiona que no se cuente con información confiable.
81
Tabla 3.23 Cuestionario de Control Interno Toma Física del Inventario
COMERCIALIZADORA TOPITOP S.A
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
ÁREA DE INVENTARIOS
Procedimiento: Toma Física del Inventario
N° Pregunta Calificación Respuesta Ponderación
SI NO N/A
1 ¿El personal de bodega es el
responsable de realizar la toma
física del inventario?
10 X 10
2 ¿Cuentan con procedimiento para la
realización de la toma física del
inventario?
0 X 10
3 ¿Se realiza la toma física del
inventario cada tres meses?
0 X 10
4 ¿Las planillas utilizadas para la
toma física del inventario son
debidamente controladas?
0 X 10
5 ¿Se realizan las averiguaciones
sobre las diferencias entre lo
registrado con la toma física
realizada?
9 X 10
6 ¿Los ajustes realizados por las
diferencias encontradas son
aprobados por el departamento de
contabilidad?
10 X 10
7 ¿El espacio con el que cuenta para el
almacenamiento del inventario es el
adecuado?
8 X 10
82
Continuación de la Tabla 3.23
COMERCIALIZADORA TOPITOP S.A
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
ÁREA DE INVENTARIOS
Procedimiento: Toma Física del Inventario
N° Pregunta Calificación Respuesta Ponderación
SI NO N/A
8 ¿El personal de bodega es el único
que tiene acceso a la mercadería?
0 X 10
9 ¿Se informa al personal de bodega
con anticipación sobre la realización
de la toma física del inventario?
8 X 10
10 ¿Se emite un informe sobre la toma
física del inventario realizado y es
dado a conocer al Gerente General?
9 X 10
TOTAL 54
Nota: Describe las preguntas a ser analizadas.
Medición del Riesgo de Control.- Para la obtención del riesgo de control se utilizará la
siguiente fórmula:
Riesgo de Control = %Puntaje óptimo – %puntaje obtenido
Riesgo de Control = 100% - 54%
Riesgo de Control = 46%
Al realizar la aplicación del cuestionario de control interno se obtuvo que el riesgo del control es el
46%, lo que indica que la toma física no es realizada adecuadamente, lo que ocasiona que no se
cuente con información actualizada.
83
Tabla 3.24 Cuestionario de Control Interno Salida del Inventario
COMERCIALIZADORA TOPITOP S.A
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
ÁREA DE INVENTARIOS
Procedimiento: Salida del Inventario
N° Pregunta Calificación Respuesta Ponderación
SI NO N/A
1 ¿La salida del inventario es registra
de manera inmediata?
0 X 10
2 ¿Se cuenta con documentos
establecidos para el registro de la
salida del inventario?
8 X 10
3 ¿Los documentos de la salida del
inventario se encuentran
debidamente enumerados?
8 X 10
4 ¿Se registra la salida del inventario
teniendo como referencia la orden
de despacho?
10 X 10
5 ¿Cuenta con un procedimiento
establecido para la salida del
inventario?
0 X 10
6 ¿El bodeguero revisa la orden de
despacho para la respectiva salida?
10 X 10
7 ¿Se cuenta con el personal
responsable sobre el control de la
salida del inventario?
0 x 10
84
Continuación de la Tabla 3.24
COMERCIALIZADORA TOPITOP S.A
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
ÁREA DE INVENTARIOS
Procedimiento: Salida del Inventario
N° Pregunta Calificación Respuesta Ponderación
SI NO N/A
8 ¿Las ordenes de despacho son
elaborados por personal distinto al
de bodega?
10 X 10
9 ¿Las órdenes de despacho cuentan
con las respectivas firmas de
responsabilidad?
0 X 10
10 ¿Se emite un informe mensual sobre
la salida del inventario?
0 X 10
TOTAL 46
Nota: Describe las preguntas a ser analizadas.
Medición del Riesgo de Control.- Para la obtención del riesgo de control se utilizará la
siguiente fórmula:
Riesgo de Control = %Puntaje óptimo – %puntaje obtenido
Riesgo de Control = 100% - 46%
Riesgo de Control = 54%
Mediante la aplicación del cuestionario de control interno se obtuvo que el riesgo del control es el
54% lo que indica que no cuentan con un procedimiento de control para el adecuado manejo de
salida del inventario.
Método de Valuación Descriptivo- Narrativo.
De acuerdo al análisis ejecutado a la cuenta de inventarios se determinó las siguientes fortalezas y
debilidades que se detallan a continuación:
85
La comercializadora TopiTop S.A no cuenta con procedimientos para la adquisición de
productos, registro del inventario, toma física y salida del inventario que le permita contar
con un adecuado control.
El Contador de la comercializadora TopiTop S.A realiza la autorización para la realización
de la adquisición de los productos.
El personal de bodega de la comercializadora TopiTop S.A no informa de manera
inmediata si los productos recibidos cuentan con daños o faltantes.
La selección de la tela es realizada conjuntamente con el Gerente General para la
adquisición de los productos.
La comercializadora TopiTop S.A cuenta con un sistema que le permite registrar
adecuadamente el inventario.
El personal de la comercializadora TopiTop S.A no codifica los inventarios al momento
que ingresa a la bodega.
La comercializadora TopiTop S.A no realiza la toma física de inventarios periódicamente o
que impide que se pueda verificar el stock físico con lo registrado.
El personal de bodega de la comercializadora TopiTop S.A no realiza el adecuado control
de las planillas utilizadas en la toma física del inventario.
El personal de bodega de la comercializadora TopiTop S.A cuenta con los respectivos
documentos que sustentan el registro de la salida del inventario.
El personal responsable de la salida de la mercadería no emite informes a la gerencia sobre
las actividades realizadas.
Método de Evaluación del Control Interno- Gráfico- Diagramación de Flujos.
Es un método que ilustra la secuencia ordenada de actividades de los procesos y funciones, que
posee actualmente la Comercializadora TopiTop S.A mediante la utilización de símbolos.
Estos flujo gramas deben estar elaborados correctamente para que se pueda leer, interpretar sus
símbolos y sacar conclusiones útiles respecto al sistema que se está llevando a cabo.
86
FLUJOGRAMA DE PROCESOS ACTUAL DE LA COMERCIALIZADORA TOPITOP S.A
Figura 3.28 Diagramación de procesos actual de la Comercializadora
87
FLUJOGRAMA DE FUNCIONES ACTUAL DE LA COMERCIALIZADORA TOPITOP S.A
Figura 3.29 Diagramación de función actual de la Comercializadora
EMPRESA TOPITOP PERÚASISTENTE OPERATIVOCONTADOR CPA
INICIO
RECEPTA EL PEDIDO DEL
CLIENTE
REGISTRA EN LA PLANILLA EXCEL
VERIFICA QUE EXISTA MERCADERÍA EN LA
BODEGA
SI
SE COMUNICA CON EL CONTADOR PARA QUE REALICE EL PEDIDO A
PERÙ
NO
PROCEDE A CONTACTARSE CON LA EMPRESA PERUANA
ACEPTA EL PEDÍDO
ENVÍA MERCADERÍA VIA MARITIMA LLEGANDO AL PUERTO DE GUAYAQUIL
RECEPTA LA TELA EN GUAYAQUIL CON LA
RESPECTIVA REVISIÓN
CONTRATA AL CAMIÓN PARA EL TRASLADO DE LA
MERCADERÍA A QUITO
INGRESA LA TELA A LA BODEGA DE LA COMERCIALIZADORA EN
QUITO
SE EMITE UN INFORME DEL
INGRESO
SE PROCEDE A REALIZAR EL AMACENAJE
CORRESPONDIENTE
SE EMÍTE LA FACTURA AL
CLIENTE
ENTREGA DE LA TELA A SU RESPECTIVO CLIENTE
FIN
88
3.3 Análisis FODA
El análisis estratégico FODA permite realizar un diagnóstico de evaluación y control general de las
empresas implementando estrategias y un adecuado seguimiento a todos los procesos con el fin de
determinar su posición actual y a donde quieren llegar en un futuro
Figura 3.30 Matriz FODA
El análisis FODA consiste en realizar una evaluación de los factores fuertes y débiles que en su conjunto
diagnostican la situación interna de una organización, así como su evaluación externa; es decir, las
oportunidades y amenazas. También es una herramienta que puede considerarse sencilla y permite
obtener una perspectiva general de la situación estratégica de una organización determinada. (Talacón,
2010)
¿Cómo se pueden identificar las fortalezas y debilidades?
Una fortaleza de la organización es alguna función que ésta realiza de manera correcta, como son ciertas
habilidades y capacidades del personal con atributos psicológicos y su evidencia de competencias, una
debilidad de una organización se define como un factor considerado vulnerable en cuanto a su
organización o simplemente una actividad que la empresa realiza en forma deficiente, colocándola en una
situación considerada débil. (Talacón, 2010)
Para (Porter), “las fortalezas y oportunidades son, en su conjunto las capacidades, es decir, el estudio
tanto de los aspectos fuertes como débiles de las organizaciones o empresas competidoras (productos,
distribución, comercialización y venta, operaciones, investigación e ingeniería, costos generales,
estructura financiera, organización, habilidad directiva, etc.”.
89
¿Cómo se pueden identificar las oportunidades y amenazas?
Las oportunidades constituyen aquellas fuerzas ambientales de carácter externo no controlable por la
organización, pero que representan elementos potenciales de crecimiento o mejoría, las amenazas son lo
contrario de lo anterior y representan la suma de las fuerzas ambientales no controlables por la
organización, pero representan fuerzas o aspectos negativos y problemas potenciales.
“Las oportunidades y amenazas no sólo pueden influir en la atractividad del estado de una organización;
ya que establecen la necesidad de emprender acciones de carácter estratégico”. (Talacón, 2010)
Tabla 3.25 Matriz FODA aplicado al Área de Inventarios de la Comercializadora TOPITOP S.A.
Nota: Describe los factores analizados del entorno externo e interno.
FACTORES INTERNOS
FACTORES EXTERNOS
FORTALEZAS OPORTUNIDADES
El Gerente General autoriza la realización
de la adquisición de la mercadería.
La selección del proveedor es realizada
conjuntamente con el Gerente General.
Cuenta con un sistema que le permite
registrar adecuadamente el inventario.
Cuenta con los respectivos documentos
que sustentan el registro de la salida del
inventario.
Precios adecuados al mercado.
Adecuado posicionamiento en el mercado
Crecimiento y desarrollo a nivel nacional.
Buena imagen comercial.
Creación de nuevas fuentes de trabajo
DEBILIDADES AMENAZAS
No cuenta con procedimientos para la
adquisición de la mercadería, registro,
toma física y salida del inventario.
El personal de la bodega no realiza la
adquisición de la mercadería envase a las
exigencias de los clientes.
No realiza la codificación de los
inventarios al momento que ingresa a la
bodega.
Mal manejo de recursos disponibles en la
comercializadora.
No realiza la toma física de inventarios
periódicamente, por lo que los registros no
coinciden con stock físico.
No realiza el adecuado control de las
planillas utilizadas en la toma física del
inventario.
No se emite informes sobre la rotación de
los inventarios, lo que impide que se tome
medidas para evitar la obsolescencia del
mismo.
El área de inventarios no cuenta con un
manual de funciones y responsabilidades.
Los clientes tienen la facilidad de pedir una
reducción de precios, debido a la gran
cantidad de mercado textil.
Competencia internacional.
Creación de nuevas empresas con
productos a bajo costo.
Empresas del mismo segmento ofrezcan
mejores condiciones laborales.
90
3.3.1 Matriz de Estrategias FODA
“La Matriz FODA, constituye la base o el punto de partida para la formulación o elaboración de
estrategias, de la Matriz FODA se pueden realizar nuevas matrices, de esta forma de la Matriz FODA
(Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas) se pueden desarrollar el marco analítico y las
estrategias a través de etapas”.(Thompson, 2010)
Cuando se efectúa la Matriz FODA (Fortalezas, Debilidades, Oportunidades y Amenazas), nace
otra Matriz denominada como MAFE (Amenazas, Oportunidades, Debilidades y Fortalezas),
desarrollando cuatro tipos de estrategias:
Estrategias FO: Se aplica a las fuerzas internas de la empresa para aprovechar la ventaja de
las oportunidades externas.
Estrategias DO: Aplicando esta estrategia pretende superar las debilidades internas
aprovechando las oportunidades externas.
Estrategias FA: Cuando se aprovechan las fuerzas que tiene la empresa para evitar o
disminuir las repercusiones de las amenazas externas.
Estrategia DA: Son aquellas tácticas defensivas que pretenden disminuir las debilidades
internas y evitar las amenazas del entorno.
Las empresas tienen que luchar por su supervivencia, salir adelante, fusionarse,
disminuirse, declarar la quiebra u optar por la liquidación.
Mediante la Matriz MAFE, se realizan interesantes observaciones, como el cuadrante de estrategias
FO que es la más fuerte, ya que las empresas integran las fortalezas y las oportunidades con que
cuenta la comercializadora, y el cuadrante más débil FA, combinando las debilidades y las
amenazas que enfrenta la comercializadora.
Lineamientos para elaborar la matriz MAFE:
1) Integrar una lista de oportunidades claves.
2) Integrar una lista de amenazas claves.
3) Integrar una lista de fuerzas internas.
4) Integrar una lista de las debilidades internas.
5) Adecuar las fuerzas internas a las oportunidades externas, registrando las estrategias FO.
6) Adecuar las debilidades internas a las oportunidades externas, registrando las estrategias
DO.
7) Adecuar las fuerzas internas a las amenazas externas, registrando las estrategias FA.
8) Adecuar las debilidades internas a las amenazas externas registrando las estrategias DA
91
Tabla 3.26 Matriz de Estrategias aplicado al Área de Inventarios de la Comercializadora TOPITOP S.A
COMERCIALIZADORA TOPITOP S.A
MATRIZ DE ESTRATEGIAS
ÁREA DE INVENTARIOS
ANÁLISIS INTERNO
OPORTUNIDADES AMENAZAS
1
Precios adecuados al mercado. 1
Los clientes tienen la facilidad de pedir una reducción de
precios, debido a la gran cantidad de mercado textil.
2
Adecuado posicionamiento en el mercado 2
Mal manejo de recursos disponibles en la
comercializadora.
3 Crecimiento y desarrollo a nivel nacional. 3 Competencia internacional.
4
Buena imagen comercial. 4
Creación de nuevas empresas con productos a bajo
costo.
5
Creación de nuevas fuentes de trabajo 5
Empresas del mismo segmento ofrezcan mejores
condiciones.
FORTALEZAS ESTRATEGIAS F.O ESTRATEGIAS F.A
1 El Gerente General autoriza la realización de la
adquisición de la mercadería. 1
Realizar un análisis comparativo de los precios de
los proveedores y la calidad del producto para
una adecuada selección.
1 Elaborar un catálogo de los proveedores para contar con
la información necesaria.
2 La selección del proveedor es realizada conjuntamente
con el Gerente General. 2
Planificar las reuniones con el Gerente General
para la adecuada selección del proveedor. 2
Establecer reuniones con los proveedores para que
expongan sus productos así como los precios.
3 Cuenta con un sistema que le permite registrar
adecuadamente el inventario. 3
Realizar capacitaciones periódicas al personal
para que conozcan sobre el uso del sistema para
el registro de los inventarios.
3
Realizar un estudio sobre los sistemas existentes en el
mercado con la finalidad de contar con el adecuado que
emita información confiable.
4 Cuenta con los respectivos documentos que sustentan el
registro de la salida del inventario. 4
Elaborar los documentos que permita contar con
un adecuado control de la salida del inventario. 4
Actualizar constantemente los documentos que permitan
evidenciar la salida de la mercadería.
DEBILIDADES ESTRATEGIAS D.O ESTRATEGIAS D.A
1 No cuenta con procedimientos para la adquisición de la
mercadería, registro, toma física y salida del inventario 1
Establecer procedimientos que le permitan
realizar un adecuado control de las actividades
que realizan en el área de inventarios.
1
Elaborar documentos para cada uno de los
procedimientos que le permitan realizar el control de las
actividades.
2 El personal de la bodega no realiza la adquisición de la
mercadería envase a las exigencias de los clientes. 2
Realizar un análisis de las exigencias de los
clientes previos la adquisición de la mercadería. 2
Importar nuevas tendencias de tela conforme a la
temporada (moda).
ANÁLISIS EXTERNO
92
Continuación de la Tabla 3.17
COMERCIALIZADORA TOPITOP S.A
MATRIZ DE ESTRATEGIAS
ANÁLISIS INTERNO
OPORTUNIDADES AMENAZAS
1
Precios adecuados al mercado.
1
Los clientes tienen la facilidad de pedir una
reducción de precios, debido a la gran cantidad de
mercado textil.
2
Adecuado posicionamiento en el mercado 2
Mal manejo de recursos disponibles en la
comercializadora.
3 Crecimiento y desarrollo a nivel nacional. 3 Competencia internacional.
4
Buena imagen comercial. 4
Creación de nuevas empresas con productos a bajo
costo.
5
Creación de nuevas fuentes de trabajo 5
Empresas del mismo segmento ofrezcan mejores
condiciones.
DEBILIDADES ESTRATEGIAS F.O ESTRATEGIAS F.A
3 No realiza la codificación de los inventarios al
momento que ingresa a la bodega. 3
Establecer políticas en cuanto al registro de la
mercadería y deberá ser de conocimiento del
personal responsable.
3 Ejecutar estudios para nuevas líneas de mercado en
satisfacción de los clientes.
4 No realiza la toma física de inventarios periódicamente,
por lo que los registros no coinciden con stock físico. 4
Desarrollar un cronograma al inicio de cada año
para la realización de la toma física del
inventario.
4 Determinar el personal que será el encargado de
realizar la toma física del inventario.
5 No realiza el adecuado control de las planillas
utilizadas en la toma física del inventario. 5
Establecer numeración en las planillas que se
utilizan para la toma física del inventario. 5
Capacitar al personal en cuanto al registro en las
planillas en la toma física del inventario.
6
No se emite informes sobre la rotación de los
inventarios, lo que impide que se tome medidas para
evitar la obsolescencia del mismo.
6 Verificar cada mes la rotación de toda la
mercadería existente en la bodega. 6
Realizar un análisis sobre de la mercadería
existente para evitar obsolescencia en el mismo.
7
El área de inventarios no cuenta con un manual de
funciones y responsabilidades.
7
Elaborar un manual de funciones y
responsabilidades para los trabajadores del área
de inventarios para el adecuado desarrollo de las
actividades. 7
Establecer el perfil de cargos de cada uno de los
trabajadores del área de inventarios.
Nota: Describe las estrategias establecidas.
ANÁLISIS EXTERNO
93
CAPÍTULO IV
4 PROPUESTA DE UN SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS PARA LA
COMERCIALIZADORA TOPITOP S.A
INTRODUCCIÓN
La Comercializadora TopiTop S.A, en Ecuador se dedica a la venta de tela 100% algodón,
actualmente no cuenta con los lineamientos adecuados para el manejo de sus inventarios, motivo por
el cual se han generado inventarios obsoletos y pérdida del mismo.
Debido a las inconsistencias presentadas, en el siguiente capítulo se desarrollará procedimientos de
control en el área de inventarios, para las siguientes actividades:
Adquisición.
Registro del Inventario
Toma Física
Salida del Inventario
Los mismos que contribuirán para que las actividades sean desarrolladas con eficiencia y eficacia, para
contribuir con la consecución de los objetivos establecidos por la comercializadora, para lo cual se ha
va a establecer un organigrama estructural, necesarios para un adecuado desenvolvimiento en los
departamentos.
4.1 Objetivos
Ejecutar el proceso de Control de Inventarios y obtener un adecuado desempeño y cumplimiento de las
funciones del área, con el fin de optimizar los gastos y los tiempos que se pierden cuando se realiza de
una manera inadecuada el trabajo.
Establecer procesos de acuerdo a la distribución adecuada de responsabilidad para cada uno de los
colaboradores de la comercializadora.
94
4.2 Aplicación
4.2.1 Funciones del área de inventarios
4.2.1.1 Lineamientos Propuestos para el Área de Inventarios
Registrar todas las compras, ventas y devoluciones de mercadería en el Kardex.
Sistematizar el Control de Inventarios.
Mejorar la atención al cliente a través de la minimización en los tiempos de adquisición,
distribución y venta del inventario (tela).
Abarcar una mayor intervención en la venta de tela por parte de la comercializadora en
el mercado nacional.
Controlar de manera constante el ingreso y despacho del inventario para evitar desfases
y cumplir con el requerimiento del cliente.
Cumplir con los requisitos de calidad y precio de la mercadería para el cliente.
Brindar una atención eficiente y excelente al cliente satisfaciendo las necesidades
generadas.
Mantener un inventario con un stock mínimo conforme a la comercialización y venta de
la tela de acuerdo a cada temporada.
Evitar las pérdidas de inventario por robo, daños y obsolescencia.
Asegurar la entrega de la mercadería en el plazo establecido de acuerdo a la demanda
del cliente.
Determinar los precios correctos de venta de la tela después de analizar todas las
necesidades de compra que se generan desde que se importa la mercadería de Perú.
Minimizar todos los costos de financiamiento que se generan por mantener toda la
mercadería que se encuentra obsoleta en la bodega.
Implantar procesos que permitan tener un control a corto, mediano y largo plazo de las
existencias.
4.2.1.2 Estrategias Propuestas para el Área de Inventarios
Las estrategias se basan en los medios necesarios para que el Área de Inventarios cumpla con lo
establecido y realice sus funciones de manera correcta:
Elaborar informes correspondientes a importación, recepción, bodegaje y venta de la
mercadería.
95
Establecer políticas y normas de control aplicables a todas las funciones que se generan
en la comercializadora.
Diseñar los procedimientos para los programas de control de inventarios.
Retroalimentar respecto de la ejecución y aplicación del presente procedimiento y
diseñar los mecanismos de reporte de información.
Identificar las necesidades de capacitación en el personal que ejecuta las actuaciones de
control de inventarios.
Elaborar un modelo para implementar un sistema de control interno que permite tener
un adecuado manejo de los inventarios.
Realizar un control constante en el sistema de inventarios.
Buscar convenios con más clientes que necesiten de una gran variedad de tela.
Conservar una buena relación con la importadora para que ayude en el momento preciso
con el envío de la demanda esperada en Ecuador.
Mantener una excelente calidad de la tela para que el cliente requiera del producto de
manera constante.
Establecer los precios y la forma de pago por parte del cliente.
Receptar inquietudes del cliente, reclamos y devoluciones.
Entregar la mercadería en un tiempo de entrega adecuado.
Mantenerse al pendiente de los cambios de temporada.
4.2.1.3 Políticas Propuestas para el Área de Inventarios
Políticas de ejecución.- se basa en el seguimiento de procesos para el inventario de tela.
Política de distribución de funciones.- se enfocar en las actividades que realiza el
personal de la comercializadora.
Políticas de revisión.- se encargará de que el personal a cargo tenga un registro de los
ingresos y egresos que se generan en la bodega.
Política de abastecimiento.-se genera debido a que la mercadería en existe en bodega
debe cubrir la demanda generada por los clientes.
Política de responsabilidad.- permite que cada bodeguero sea el encargado de la
custodia del inventario mientras se encuentra laborando en la comercializadora, y en el
caso de que exista perdida se le factura a su cargo.
Política de seguimiento.- indica que se deben realizar conteos físicos del inventario en
cualquier momento ya sea diario, semanal, mensual o anual.
96
4.3 Control de inventarios
Para la Comercializadora TopiTop S.A se propone un control para mejorar la disposición del
inventario, mediante la implementación de procesos que se deben realizar en cada área ara
mantener una correcta información de toda la mercadería que ingresa y sale de la bodega.
Figura 4.1 Elementos del sistema de control de inventarios
Nota: Muestra un ejemplo del control de inventarios..
4.3.1 Administración del inventario
La Comercializadora TopiTop S.A mediante una administración adecuada del inventarios va a
tener un manejo correcto en el registro, la rotación y evaluación para determinar los resultados de
la comercializadora (utilidad o pérdida) estableciendo medidas necesarias para mejorar la situación
actual.
La finalidad de tener una adecuada administración en la comercializadora es para llegar a controlar
la cantidad de inventario que se deberá mantener en la bodega, la fecha en que se hará el pedido y
la cantidad de tela que se va a pedir.
Importancia
La administración del inventario para TopiTop S.A es importante porque permite establecer un
control en los inventarios; en los costos que tienen que ser considerados en el momento de la
compra y en el mantenimiento del inventario.
Una rotación rápida de inventario en la comercializadora es importante porque permitirá que los
costos no sean tan altos al mantener niveles excesivos de inventarios.
97
Las pérdidas que se generan en TopiTop son debido a que existe mucha cantidad de mercadería
almacenada en la bodega, motivo por el cual se plantea mantener una adecuada coordinación.
Es importante tener en cuenta los siguientes aspectos:
Cuantas toneladas de tela se debe importar y en qué momento.
Qué tipo de tela requiere de mayor cuidado debido al ambiente.
Cambios en los costos del inventario.
Identificar la obsolescencia de inventario debido al cambio de temporada.
Identificar el tipo de tela que no se vende.
4.3.2 Sistema de procesos propuesto para el control de inventarios
En primera instancia se requiere minimizar la inversión del inventario de la Comercializadora
puesto que los recursos que no se destinan a ese fin se pueden invertir en otros proyectos, además
hay que asegurarse de que la comercializadora cuente con inventario suficiente para hacer frente a
la demanda cuando se presente y para que la operación de distribución y venta funcionen sin
obstáculos.
Reduciendo el inventario (tela) de la Comercializadora TopiTop se minimizará la inversión, pero se
corre el riesgo de no poder satisfacer la demanda en el momento en que el cliente exija la
mercadería.
Pero si la comercializadora tiene grandes cantidades de inventario de tela de diferente material, se
aumentan las probabilidades de satisfacer la demanda y también se aumenta la posibilidad de que
esa tela se quede en bodega y no venda debido al cambio de temporada que actualmente existe.
Se plantea un sistema de control de inventarios para la comercializadora con el fin de manejar de
manera eficaz todos los procesos y de esta manera se disminuye las desventajas que están
actualmente como son; peligro de obsolescencia e implicación del costo alto generado por
almacenamiento, manejo y rendimiento.
98
Organigrama Estructural Propuesto
Figura 4.2 Organigrama Estructural Propuesto
JUNTA GENERAL
DE ACCIONISTAS
GERENTE
GENERAL
ADMINISTRATIVO
LOGISTICA
TALENTO
HUMANO
CONTABILIDAD
PRESUPUESTO
TESORERIA
FINANCIERO
MARKETING
VENTAS
IMPORTACIÓN
BODEGA
COMERCIALIZACIÓN
ADQUISICIONES
99
Organigrama Funcional Propuesto
Figura 4.3 Organigrama Funcional Propuesto
100
4.4 Funciones y Responsabilidades
Junta General de Accionistas
Aprobar los reglamentos internos establecidos por el Gerente General de acuerdo a las
necesidades que presente la comercializadora.
Aprobar los informes emitidos por el departamento administrativo, los mismos que
contienen la información sobre el rendimiento de todos los departamentos que conforman
la comercializadora.
Tomar decisiones que contribuyan en el desarrollo económico y en la realización de las
actividades de la comercializadora.
Nombrar o destituir de sus cargos tanto al Gerente General como a los jefes de cada
departamento de la comercializadora.
Establecer una reunión anual la misma que tiene la finalidad de aprobar los balances
emitidos por el departamento financiero antes de su presentación a las respectivas
entidades de control.
Gerente General
Representar legalmente a la comercializadora en los distintos actos, en lo que respecta a la
firma de contratos, convenios o acuerdos con personas naturales y judocas.
Aprobar el presupuesto anual de la comercializadora y presentar las respectivas novedades
a la Junta General de Accionistas con el propósito de determinar el grado de efectividad de
la situación económica.
Seleccionar al personal que sea idóneo para ocupar el puesto vacante con la finalidad que
realice adecuadamente las actividades.
Firmar los contratos de trabajo del personal contratado para los respectivos puestos
vacantes.
Realizar el análisis de los informes emitidos por los departamentos de la comercializadora
y tomar las acciones correctivas necesarias.
Administrativo
Realizar la planificación conjuntamente con el Gerente General para un adecuado
desarrollo de las funciones.
101
Revisar la información y los documentos que se manejan en el departamento con el
objetivo de contar con la evidencia de las actividades realizadas.
Verificar las necesidades de cada uno de los departamentos de la comercializadores y
establecer las respectivas medidas que solucionen los mismos.
Realizar estudios que permitan contar con mejores opciones de financiamiento tanto para la
comercializadora como para los clientes.
Realizar el análisis de los distintos factores de comparación de años anteriores y emitir a la
gerencia las respectivas observaciones.
Talento Humano
Actualizar permanentemente el manual de funciones y responsabilidades de cada uno de
los departamentos.
Determinar los procedimientos necesarios para la contratación del personal que se necesite
para la comercializadora.
Realizar estudios del clima laboral que permita a los trabajadores realizar adecuadamente
sus actividades asignadas.
Verificar el cumplimiento del reglamento interno de la comercializadora por parte de los
trabajadores.
Actualizar la estructura organizacional de la comercializadora de acuerdo a los
requerimientos que se presente.
Logística
Coordinar con el área de comercialización sobre las entradas, stock y salida de la
mercadería.
Realizar la planificación de la entrega de los pedidos de los productos por parte de los
clientes con la finalidad de que se relace eficaz y eficiente.
Emitir un informe mensual sobre las actividades realizados en el área y de los problemas
existentes.
Establecer adecuados procesos de trabajo que permita realizar las actividades de una
manera eficaz y eficiente.
Desarrollar el plan estratégico del área que se encuentre en relación a los objetivos de la
comercializadora.
102
Financiero
Elaborar los estados financieros de la comercializadora con el respectivo análisis y emitir
la información a la gerencia.
Realizar los respectivos pagos sea a proveedores y trabajadores en el tiempo establecido
para cada uno.
Realizar el análisis de la situación económica de la comercializadora con la finalidad de
contar con los recursos necesarios para el desarrollo de las actividades.
Solicitar el informe de cada uno de los departamentos a fin de conocer la ejecución del
presupuesto establecido para cada uno.
Emitir un informe sobre la situación económica de la comercializadora y entregar al
Gerente General para la toma de decisiones respectivas.
Contabilidad
Revisar la documentación que corresponde al área contable de la comercializadora para
realizar la respectiva declaración de los impuestos.
Realizar la codificación de la mercadería destinada para la venta y al mismo tiempo de la
cuentas de mayor control.
Tendrá la responsabilidad sobre la documentación procesada por el sistema que contiene la
comercializadora.
Asistir a cursos de actualizaciones sobre la normativa contable actual y los aspectos
tributarios que le corresponde.
Llevar los registros contables de cada una de las operaciones realizados por la
comercializadora.
Presupuesto
Elaborar el presupuesto anual de la comercializadora en relación a las necesidades de cada
departamento.
General la información para la gerencia con el objetivo de que tome las acciones
correctivas en cuanto al presupuesto establecido.
Elaborar el flujo de cada de la comercializadora y el reporte del uso de los recursos
establecidos para cada departamento.
Colaborar con información para la elaboración de los estados financieros así como el
análisis respectivo.
103
Solicitar información a cada uno de los departamentos de la comercializadora para
establecer el presupuesto anual.
Tesorería
Emitir un informe sobre la administración de la caja de la comercializadora para verificar
el movimiento del mismo.
Administrar la liquidez de la comercializadora para el desarrollo de las funciones del
departamento financiero.
Realizar los pagos a los proveedores de la comercializadora para cumplir con lo
establecido.
Solicitar autorización al Gerente General para la realización de las obligaciones que tiene
la comercializadora.
Contar con los documentos respectivos que respalden el gasto realizado para el desarrollo
de las actividades de la comercializadora.
Comercialización
Elaborar planes de ventas con el objetivo de contar con una adecuada planificación sobre
las actividades a realizarse, teniendo en cuenta los recursos que sean necesarios.
Establecer objetivos en el departamento los mismos que contribuirán con las metas
establecidas por la comercializadora.
Realizar los estudios respectivos para realizar un pronóstico anual de las ventas de la
comercializadora.
Determinar las estrategias necesarias que permitan posicionarse mejor en el mercado tanto
nacional como internacional.
Capacitar al personal del área de ventas periódicamente con el objetivo que permita definir
los estándares de desempeño de los mismos.
Marketing
Realizar un plan de marketing que determine las estrategias para la realización de las
ventas que se orienten al cumplimiento de los objetivos.
Establecer programas para realizar auspicios con las entidades públicas y privadas que le
permitirá posicionarse mejor en el mercado.
104
Realizar estudios de mercado con el objetivo de cumplir con las expectativas de los
accionistas así como de los socios, innovando los productos para captar con la mayor
cantidad de clientes.
Establecer campañas publicitarias en lugares de asistencia masiva de personas con el
objetivo de conocer los productos que proporciona la comercializadora.
Ventas
Contactarse con los clientes y asesorar en las inquietudes que tengan con el propósito de
solucionar sus problemas.
Cumplir con las expectativas de ventas establecidas por el departamento para contribuir a
la consecución de los objetivos generales.
Emitir un informe mensual sobre las ventas realizadas para verificar que se estén
cumpliendo las metas establecidas.
Integrarse a las actividades establecidas por el departamento de comercialización para
cumplir con la planificación establecida.
Recibir capacitaciones que le permitan mejorar la atención a los clientes para lograr
cumplir las expectativas de los mismos.
Adquisiciones
Realizar los respectivos trámites para la realización de las compras, la misma que deberán
cumplir con la normativa establecida.
Verificar conjuntamente con el área de presupuesto sobre la existencia del presupuesto para
la realización de la adquisición de los suministros y materiales.
Realizar el contacto con los proveedores con el objetivo de contar con una base de datos
que permita tomar decisiones oportunas.
Verificar que todas las solicitudes de compras cuenta con la respectiva aprobación por
parte del gerente general.
Verificar que las adquisiciones realizadas se encuentren de acuerdo a lo solicitado con su
respectiva factura.
Importación
Tiene la responsabilidad de notificar al área de tesorería del valor de las cuentas por pagar
a los proveedores provenientes del exterior.
105
Verificar que los impuestos establecidos por la aduana sean los correctos y a su vez sean
cancelado en el tiempo establecido por el departamento responsable.
Elaborar un cronograma sobre la realización de las compras internacionales establecidas
para el año en curso.
Emitir un informe donde se establezca el costo y tiempos de entrega de las compras
internacionales realizadas por cada uno de los proveedores.
Contar con la documentación que respalde los trámites de las compras internacionales
realizadas.
Bodega
Controlar el ingreso de la mercadería que se encuentren en buen estado de acuerdo a la
respectiva factura.
Realizar el registro de la mercadería en la tarjeta kardex al momento que ingresa a la
bodega.
Elaborar un informe donde se detalle los resultados obtenidos y el stock existente para la
realización de la venta.
Realizar el respectivo almacenamiento de la mercadería recibida por parte de los
proveedores.
Elaborar los respectivos documentos que respalden la salida de la mercadería con el
objetivo de cuenten con un adecuado control.
4.5 Procedimiento Adquisición de Mercadería
Objetivo:
Establecer las actividades que sean necesarias para la realización de la adquisición de la mercadería
de la comercializadora TOPITOP S.A en la que se establecerán los respectivos responsables.
Responsables:
Gerente General
Contabilidad
Tesorería
Bodega
106
Políticas:
La adquisición de la mercadería será realizada con proveedores que cuenten con productos
de calidad a costos accesibles.
Se deberá realizar la selección de los proveedores previo un análisis que permita
determinar los productos y servicios idóneas para la realización de las actividades.
Se deberá establecer formas de pago con los proveedores seleccionados que beneficien a
las dos partes.
La adquisición de la mercadería se deberá realizara previa autorización del Gerente
General.
Se deberá contar con una orden de compra para cada adquisición la misma que deberá
contar con las respectivas firmas de responsabilidad.
Tabla 4.1 Procedimiento Adquisición de Mercadería
COMERCIALIZADORA TOPITOP S.A
PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN DE MERCADERÍA
N° ACTIVIDAD RESPONSABLE
1 Verificar el inventario existente en la bodega para realizar la adquisición
de lo faltante.
Bodega
2 Realizar la orden de compra del inventario necesario para la adquisición. Bodega
3 Aprobar la adquisición a realizarse de acuerdo a lo estableció en la orden
de compra.
Gerente General
4 Entregar la orden de compra al área de contabilidad para la realización de
la mercadería.
Bodega
5 Recibir la orden de compra y proceder a contactar al proveedor
seleccionado.
Contabilidad
6 Recibir la factura por parte del proveedor y la mercadería solicitada. Bodega
7 Entregar la factura para el respectivo desembolso del dinero al proveedor. Bodega
8 Verificar que la factura se encuentre de acuerdo a lo establecido en la
orden de compra.
Contabilidad
9 Realizar el desembolso del dinero para el pago del proveedor de acuerdo
a la factura emitida.
Tesorería
Nota: Describe las actividades a realizarse en la adquisición de la mercadería.
107
Figura 4.4 Procedimiento Grafico Adquisición de la Mercadería
COMERCIALIZADORA TOPYTOP S.A.
PROCEDIMIENTO GRÁFICO ADQUISICIÓN DE LA MERCADERÍA
GERENTE GENERALBODEGA CONTABILIDAD TESORERÍA
Inicio
Verificar el
inventario existente
en la bodega para
realizar la
adquisición de lo
faltante.
Realizar la orden de
compra del
inventario necesario
para la adquisición.
Aprobar la
adquisición a
realizarse
NO
Entregar la orden de
compra al área de
contabilidad para la
realización de la
mercadería.Recibir la orden de
compra y proceder a
contactar al
proveedor
seleccionado.
SI
Recibir la factura por
parte del proveedor y
la mercadería
solicitada.
Entregar la factura
para el respectivo
desembolso del
dinero al proveedor.
Verificar que en la
factura este de
acuerdo a la orden
de compra.
Realizar el
desembolso del
dinero para el pago
del proveedor.
Fin
108
4.5.1 Forma Orden de Compra
Para un adecuado control de la adquisición de la mercadería, se propone el siguiente formato a la
Comercializadora en el cual se detalla la cantidad y descripción de la tela importada.
COMERCIALIZADORA TOPITOP S.A
ORDEN DE COMPRA
N°____________
Fecha: _________________________________
Departamento Solicitante:_________________
Nombre del Responsable: _________________
N° Cantidad Descripción
Observaciones:__________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________
______________________________________________
Realizado por: Aprobado por:
___________________________________
109
4.6 Procedimiento Registro del Inventario
Objetivo:
Registrar el inventario al momento que ingrese a la bodega, en el sistema que tiene la
comercializadora TOPITOP S.A y en las tarjetas kardex que lleva el responsable de bodega para un
adecuado control.
Responsables:
Gerente General
Contabilidad
Proveedor
Bodega
Políticas:
Se deberá registrar los inventarios al momento que ingresan a la bodega en el sistema que
tiene la comercializadora.
Emitir el reporte del sistema sobre los movimientos históricos de los inventarios de un
determinado periodo.
Los inventarios deberán registrarse con los respectivos documentos de respaldo de la
adquisición realizada.
Deberán contar con una Kardex para cada uno los inventarios existentes en la
comercializadora para un adecuado control.
110
Tabla 4.2 Procedimiento Registro del Inventario
COMERCIALIZADORA TOPITOP S.A
PROCEDIMIENTO REGISTRO DEL INVENTARIO
N° ACTIVIDAD RESPONSABLE
1 Entregar la mercadería de acuerdo a lo solicitado al personal responsable
de la bodega.
Proveedor
2 Recibir la mercadería por parte del proveedor y emitir la guía de
recepción conjuntamente con la factura.
Bodega
3 Revisar que la mercadería se encuentre de acuerdo a lo establecido en la
orden de compra.
Bodega
4 Verificar que la factura y la guía de remisión se encuentren de acuerdo a
la orden de compra para posterior realizar la firma de la recepción de la
mercadería.
Bodega
5 Realizar la clasificación de la mercadería y realizar el registro en la
tarjeta Kardex correspondiente.
Bodega
6 Enviar la factura y la guía de remisión a contabilidad para el respectivo
registro.
Bodega
7 Recibir los documentos de respaldo de la mercadería recibida para su
respectiva codificación en el sistema.
Contabilidad
8 Emitir un informe a la gerencia para el conocimiento del registro
realizado.
Contabilidad
9 Recibir el informe, emitir las respectivas observaciones y dar la
respectiva aprobación.
Gerente General
Nota: Describe las actividades a realizase en el registro del inventario.
111
Figura 4.5 Procedimiento Gráfico Registro del Inventario
COMERCIALIZADORA TOPYTOP S.A.
PROCEDIMIENTO GRÁFICO REGISTRO DEL INVENTARIO
BODEGAPROVEEDOR CONTABILIDADGERENTE
GENERAL
Inicio
Entregar la
mercadería de
acuerdo a lo
solicitado.
Recibir la mercadería
por parte del
proveedor y emitir la
guía de recepción.
Revisar que la
mercadería se
encuentre de acuerdo
a lo establecido en la
orden de compra.
Verificar que la
factura y la guía de
remisión se
encuentren de
acuerdo a la orden de
compra
Realizar la
clasificación de la
mercadería y realizar
el registro en la
tarjeta kardex
Enviar la factura y la
guía de remisión a
contabilidad para el
registro.
Recibir los
documentos de la
mercadería para su
codificación en el
sistema.
Emitir un informe a
la gerencia para el
conocimiento del
registro realizado.
Fin
Recibir el informe,
emitir las respectivas
observaciones y dar
la respectiva
aprobación
112
4.7 Formato Kardex
El control que se pretende implementar a la Comercializadora para el registro del inventario; es la
Tarjeta Kardex, en la cual se describe los productos que ingresan, salen, las que se encuentran en
bodega y el costo de cada uno de los movimientos del producto.
COMERCIALIZADORA TOPITOP S.A
ÁREA DE BODEGA
Articulo:__________
Código:___________ Método
Utilizado:_____________
Responsable:_____________
Fech
a
Detalle Entradas Salidas Existencias Valor
Unitari
o
Cantida
d
Costo Cantida
d
Costo Cantid
ad
Costo
SALDO FINAL
Observaciones:
_______________________________________________________________________________
_______________________________
_______________________________________________________________________________
____________________________________________
113
4.8 Procedimiento Toma Física del Inventario
Objetivo:
Realizar periódicamente la toma física del inventario existente en la bodega de la Comercializadora
TopiTop S.A, para evitar la obsolescencia del mismo y verificar que la información ingresada con
respecto a los físicos son los correctos.
Responsables:
Gerente General
Contabilidad
Bodega
Políticas:
Se deberá establecer un cronograma para la realización de la toma física del inventario el
mismo que deberá contar con las respectivas especificaciones.
El personal que labora en el área de bodegas será el responsable de realizar la toma física
del inventario, así también lo realizará el Contador cuando crea conveniente.
Se deberá emitir un informe en el que se especifique los sobrantes o faltantes del
inventario.
Se deberá dar a conocer al área de contabilidad sobre los ajustes que sean necesarios de
realizarse.
Se informara al gerente general sobre la toma física del inventario realizada con las
observaciones que sean necesarias.
114
Tabla 4.3 Procedimiento Toma Física del Inventario
COMERCIALIZADORA TOPITOP S.A
PROCEDIMIENTO TOMA FÍSICA DEL INVENTARIO
N° ACTIVIDAD RESPONSABLE
1 Elaborar el cronograma para la realización de la toma fisca del
inventario.
Contabilidad
2 Comunicar al personal de bodega sobre el día a realizar la toma
física del inventario.
Bodega
3 Realizar el conteo de los inventarios que se encuentran en la
bodega.
Bodega
4 Registrar en las planillas las respectivas observaciones del conteo
realizado.
Bodega
5 Emitir el informe del conteo realizado al inventario y firmal el
personal responsable.
Bodega
6 Entregar el informe a la Gerencia para su revisión.
Bodega
7 Revisar el informe y emitir su aprobación.
Gerente General
8 Realizar los respectivos ajustes del inventario de acuerdo a las
especificaciones establecidas.
Contabilidad
Nota: Describe las actividades realizarse en la toma física del inventario.
115
Figura 4.6 Procedimiento Toma Física del Inventario
COMERCIALIZADORA TOPYTOP S.A.
PROCEDIMIENTO GRÁFICO TOMA FÍSICA DEL
INVENTARIO
BODEGACONTABILIDAD GERENTE GENERAL
Inicio
Elaborar el
cronograma para la
realización de la
toma fisca del
inventario.
Comunicar al
personal de bodega
sobre el día a realizar
la toma física del
inventario.
Realizar el conteo de
los inventarios que se
encuentran en la
bodega.
Registrar en las
planillas las
respectivas
observaciones del
conteo realizado.
Emitir el informe del
conteo realizado al
inventario y firma el
personal responsable.
Entregar el informe a
la Gerencia para su
revisión.
Revisar el informe y
emitir su aprobación.
Realizar los
respectivos ajustes
del inventario.
Inicio
116
4.8.1 Planilla Toma Física del Inventarios
El control adecuado para la toma física de inventarios es la elaboración de planillas, en la cual se
indica el nombre del producto, las unidades existentes y las observaciones correspondientes.
COMERCIALIZADORA TOPITOP S.A
PLANILLA PARA LA TOMA
FÍSICA DE INVENTARIOS
N° de Planilla:_______
Nombre del Responsable:_____________
CÓDIGO NOMBRE DEL
PRODUCTO
UNIDADES
EXISTENTES
OBSERVACIONES
Sobrantes: ____________________
Faltantes: _____________________
Firma de Responsabilidad:
_____________________
Revisado por:
____________________
117
4.9 Procedimiento Salida del Inventario
Objetivo:
Establecer el procedimiento necesario para la salida del inventario existente en la bodega de la
comercializadora TOPITOP S.A para contar con un adecuado registro que permita obtener
información actualizada para la reposición del mismo.
Responsable
Gerente General
Contabilidad
Ventas
Bodega
Políticas
Se deberá registrar de manera inmediata la salida del inventario de la bodega la misma que
deberá tener los documentos de respaldo.
El área de adquisición deberá establecer documentos para la realización del registro de la
salida del inventario.
La salida de la mercadería deberá contar con la respectiva orden de despacho para su
control respectivo.
Se deberá verificar si existe el stock necesario para el despacho de acuerdo a la orden de
despacho recibida.
118
Tabla 4.4 Procedimiento Salida del Inventario
COMERCIALIZADORA TOPITOP S.A
PROCEDIMIENTO TOMA SALIDA DEL INVENTARIO
N° ACTIVIDAD RESPONSABLE
1 Enviar a la bodega las solicitudes de pedido de la mercadería a ser
entregadas.
Ventas
2 Recibir las solicitudes del área de ventas para verificación de la
mercadería a ser entregada.
Bodega
3 Solicitar al Jefe de Bodega la aprobación de la salida de la
mercadería y si existe algún pedido de gran magnitud, indicar al
gerente general.
Bodega
4 Revisar las solicitudes enviadas por el departamento de ventas para
su aprobación.
Gerente General
5 Registrar la salida de la mercadería en las respectivas tarjetas
kardex.
Bodega
6 Emitir el documento del registro de la salida de la mercadería de
acuerdo a la orden de pedido.
Bodega
7 Realizar el despacho de la mercadería de acuerdo a la
programación establecida.
Bodega
8 Informar al área de contabilidad sobre la salida de la mercadería y
entregar una copia del registro realizado.
Bodega
9 Recibir el registro de salida y verificar que se encuentre de acuerdo
a lo registrado.
Contabilidad
Nota: Describe las actividades realizarse en la salida del inventario.
119
Figura 4.7 Procedimiento Salida del Inventario
COMERCIALIZADORA TOPYTOP S.A.
PROCEDIMIENTO GRÁFICO SALIDA DEL INVENTARIO
BODEGAVENTAS GERENTE GENERAL CONTABILIDAD
Inicio
Enviar a la bodega
las solicitudes de
pedido de la
mercadería a ser
entregadas.
Recibir las
solicitudes para
verificación de la
mercadería a ser
entregada.
Solicitar al gerente
general la aprobación
de la salida de la
mercadería.
Revisar las
solicitudes enviadas
por el departamento
de ventas para su
aprobación.
Registrar la salida de
la mercadería en las
respectivas tarjetas
kardex.
Emitir el documento
del registro de la
salida de la
mercadería.
Realizar el despacho
de la mercadería de
acuerdo a la
programación.
Entregar una copia
de la salida de la
mercaderia.
Fin
Entregar una copia
de la salida de la
mercaderia.
Recibir el registro de
salida y verificar que
se encuentre de
acuerdo a lo
registrado.
120
4.9.1 Formato registro de Salida del inventario
Se propone un documento base para el registro de salida del inventario en el cual se anota el pedido
emitido por el departamento de ventas.
COMERCIALIZADORA TOPITOP S.A
REGISTRO DE SALIDA DEL INVENTARIO
ÁREA DE BODEGA
Departamento Solicitante: __________________
Personal Responsable: _________________
Fecha de Entrega: ____________________ Hora de Entrega: _________________
En el siguiente listado se presenta la mercadería entregada de acuerdo a la orden de pedido emitido
por el departamento de ventas:
CÓDIGO NOMBRE DEL
PRODUCTO
CANTIDAD OBSERVACIONES
Para constancia de lo entregado firma el personal responsable el presente documento.
___________________
Personal de Bodega
121
CAPÍTULO V
5 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
5.1 Conclusiones
La falta de planificación y organización ha generado negligencia en el área de inventarios,
motivo por el cual no se encuentran codificadas y acomodadas telas en los estándares para
un mejor control, por esta razón se ha creado inventarios caducados y obsoletos lo que
ocasiona una pérdida para la comercializadora.
La comercializadora TOPITOP S.A no cuenta con procedimientos adecuados a seguir con
respecto al manejo de inventarios.
La indagación realizada ha permitido conocer la carencia de responsabilidad y delegación
de funciones que garantice el cumplimiento de objetivos, la visión y el crecimiento
organizacional.
No existe un control de inventarios de mercadería a través de constataciones físicas en
forma periódica , por lo que la inspección se hace anual, son innumerables los errores y
ajustes que tienen que realizar.
La administración de los inventarios se ha centralizado en una sola persona, motivo por el
cual se presentaron deficiencias, causando que no se dé un control adecuado a los
inventarios.
Existen mercadería que no tiene movimiento y ocupan espacio dentro de la bodega.
La comercializadora TOPITOP S.A no cuenta con un manual de procedimientos para las
actividades de adquisición de mercadería, registro, toma física y salida del inventario que
se encuentra en la bodega.
5.2 Recomendaciones
Al finalizar la presente investigación y luego de enunciar las conclusiones, es conveniente detallar
las siguientes recomendaciones.
La comercializadora TOPITOP S.A deberá cumplir con las normas y disposiciones que se
establecen en los respectivos organismos de control que le rige para que cuente con un
adecuado desarrollo de las actividades.
Es recomendable que la comercializadora TOPITOP S.A realice la aplicación del presente
proyecto con el fin de mejorar el Sistema de Inventarios.
122
Es indispensable que la comercializadora TOPITOP S.A realice evaluaciones constantes en
el área de bodega, ya que debido a la asimilación adecuada de los conocimientos tendrá
resultados de manera eficiente, eficaz y efectiva.
Se recomienda a la comercializadora TOPITOP S.A que el departamento de Contabilidad
debe conciliar mensualmente las existencias físicas con las existencias de bodega.
Implementar el manejo de documentos interno y externo con las respectivas firmas de
responsabilidad, que ayudaran a llevar de mejor manera el proceso de administración de
inventarios y además que se encuentren ordenados cronológicamente para que sirva de
respaldo a todos los documentos del inventario.
123
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126
ANEXOS
Anexo A Instalaciones de la Bodega de la Comercializadora TOPYTOP S.A
127
128
129
