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1 UNIVERSIDAD TÉCNICA PARTICULAR DE LOJA ESCUELA DE CIENCIAS CONTABLES Y AUDITORÍA MODALIDAD ABIERTA Y A DISTANCIA “Auditoría Operacional al Departamento de Tesorería de la Cooperativa de Ahorro y Crédito JARDÍN AZUAYO, período Junio – Octubre del 2007” Práctica profesional previa la obtención del título de Licenciado en Contabilidad y Auditoría. Contador Público Auditor. Autor: Ing. Johann Neimy Agila Tandazo Directora: Mgs. Graciela Castro Iñiguez Centro universitario: Cuenca 2009
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UNIVERSIDAD TÉCNICA PARTICULAR DE LOJA
ESCUELA DE CIENCIAS CONTABLES Y AUDITORÍA
MODALIDAD ABIERTA Y A DISTANCIA
“Auditoría Operacional al Departamento de Tesorería de la Cooperativa de
Ahorro y Crédito JARDÍN AZUAYO, período Junio – Octubre del 2007”
Práctica profesional previa la
obtención del título de Licenciado en
Contabilidad y Auditoría. Contador
Público Auditor.
Autor: Ing. Johann Neimy Agila Tandazo
Directora: Mgs. Graciela Castro Iñiguez
Centro universitario: Cuenca
2009
ii
Mgs. Graciela Castro Iñiguez
DOCENTE DE LA ESCUELA DE CIENCIAS CONTABLES Y AUDITORÍA
C E R T I F I C A:
Que el presente trabajo de práctica profesional denominado, AUDITORÍA OPERACIONAL
AL DEPARTAMENTO DE TESORERÍA DE LA COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO
JARDÍN AZUAYO, PERÍODO JUNIO – OCTUBRE DEL 2007, realizado por el estudiante
JOHANN NEIMY AGILA TANDAZO, ha sido orientado y revisado durante su ejecución, por
lo tanto autorizo su presentación.
Loja, marzo del 2009
f)……………………………………
iii
Yo, Johann Neimy Agila Tandazo declaro conocer y aceptar la disposición del Art. 67 del
Estatuto Orgánico de la Universidad Técnica Particular de Loja que en la parte pertinente
textualmente dice: “Forman parte del patrimonio de la Universidad la propiedad intelectual de
investigaciones, trabajos científicos, técnicos y tesis de grado que se realicen a través, o con el
apoyo financiero, académico o institucional (operativo) de la Universidad”.
f) ……………………………………………
iv
AUTORÍA
Las ideas, conceptos, procedimientos y resultados vertidos en el presente trabajo, son
de exclusiva responsabilidad del autor.
…………………………………….
Johann Neimy Agila Tandazo
v
DEDICATORÍA
Con especial cariño dedico este trabajo a mi esposa Bélgica, a mi hijo David, y a mis padres, a
quienes quiero y admiro por su incondicional apoyo durante mis años de estudio; que este
trabajo sea un tributo al esfuerzo que ellos me han brindado.
Johann
vi
AGRADECIMIENTO
Expreso mi más profundo agradecimiento a todos quienes de una u otra manera, en un
momento dado, colaboraron en la realización de esta tesis.
A la Universidad Técnica Particular de Loja personificada en sus autoridades y distinguidos
catedráticos, que supieron compartir sus conocimientos por medio de la educación a distancia.
Al señor Gerente y personal de la Cooperativa Jardín Azuayo, quienes con su gentil
colaboración, supieron proporcionarme toda la información necesaria para el desarrollo de
este trabajo investigativo.
De manera especial quiero dejar constancia de mi reconocimiento y gratitud a la Dra. Mgs.
Graciela Castro Iñiguez, directora de tesis, cuya colaboración y ayuda se constituyó en
fundamental para la culminación de esta tesis.
El Autor.
vii
ÍNDICE DE CONTENIDOS
RESUMEN EJECUTIVO …………………………………………………………….. ix
CAPÍTULO I
COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO JARDÍN AZUAYO
1.1 Reseña histórica sobre la creación de la Cooperativa ……………………………. 2
1.2 Visión ……………………………………………………………………………. 7
1.3 Misión …………………………………………………………………………… 8
1.4 Organización y administración .............................................................................. 8
1.5 Organismos de control ........................................................................................... 17
1.6 Productos y servicios de la Cooperativa ................................................................ 19
CAPÍTULO II
MARCO REFERENCIAL DE LA AUDITORÍA OPERACIONAL
2.1. La auditoría operacional ..................................................................................... 26
2.1.1 Antecedentes de la auditoría operacional ........................................................ 26
2.1.2 Definición de la auditoría operacional ……………………………………… 27
2.1.3 Objetivos de la auditoría operacional ............................................................. 27
2.1.4 Alcance de la auditoría operacional ………………………………………… 28
2.1.5 Normas generales de auditoría operacional ................................................... 29
2.1.6 Cualidades y responsabilidad de los auditores ................................................ 30
2.2. Metodología de la auditoría operacional ........................................................... 31
2.2.1 Familiarización .................................................................................................. 32
2.2.1.1 Estudio ambiental ……………………………………………………………. 32
2.2.1.2 Estudio de la gestión administrativa ............................................................... 33
2.2.1.3 Visita a las instalaciones ……………………………………………………… 33
2.2.2 Investigación y análisis ………………………………………………………. 33
2.2.2.1 Entrevista ……………………………………………………………………… 34
2.2.2.2 Evaluación de la gestión administrativa ........................................................... 34
2.2.2.3 Estudio de la información ……………………………………………………. 35
2.2.3 Diagnóstico …………………………………………………………………… 35
viii
2.2.3.1 Fase creativa ........................................................................................................ 35
2.2.3.2 Revisión de hallazgos .......................................................................................... 35
2.2.3.3 Informe …………………………………………………………………………. 36
2.3. Indicadores de gestión ………………………………………………………….. 37
2.3.1 Eficiencia .............................................................................................................. 38
2.3.2 Economía .............................................................................................................. 39
2.3.3 Eficacia ................................................................................................................. 40
CAPÍTULO III
CASO PRÁCTICO: AUDITORÍA OPERACIONAL APLICADA AL DEPARTAMENTO DE
TESORERÍA DE LA COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO JARDÍN AZUAYO
PERIODO JUNIO – OCTUBRE 2007
3.1 Planificación de la auditoría ................................................................................. 45
3.1.1 Conocimiento preliminar ...................................................................................... 45
3.1.1.1 Estudio de la gestión administrativa y operativa ............................................... 46
3.1.1.2 Visita a las instalaciones ....................................................................................... 49
3.1.2 Revisión y análisis de la información ………………………………………….. 51
3.1.3 Evaluación de control interno ………………………………………………….. 83
3.1.4 Elaboración del plan y programas de auditoría ................................................... 93
3.2 Ejecución .............................................................................................................. 96
3.2.1 Aplicación de procedimientos y técnicas de auditoría …………………………. 96
3.2.2 Investigación y revisión de los hallazgos de auditoría …..................................... 98
3.3 Comunicación de resultados .................................................................................105
3.3.1 Elaboración del informe de auditoría .................................................................. 105
3.3.2 Comunicar los resultados del examen ejecutado ................................................. 106
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Conclusiones ..................................................................................................................... 107
Recomendaciones ............................................................................................................. 107
BIBLIOGRAFÍA ............................................................................................................... 114
ANEXOS
ix
RESUMEN EJECUTIVO
En el mundo de los negocios, lo que se persigue es alcanzar el éxito, lo que implica
que todos aquellos a quienes se ha encargado labores de dirección y control, deben
actuar con eficiencia en cada una de las funciones a ellos encomendadas, reflejando
una influencia positiva en la buena marcha del negocio. Por lo tanto, dicho éxito,
dependerá en su mayoría de la información con la cual se cuenta, y de la capacidad
y excelencia gerencial al dirigir una empresa.
En este contexto, los sistemas de control asumen un rol relevante, debido a que a
través de ellos y de sus evaluaciones permanentes, posibilitan maximizar los
resultados en terminos de eficiencia, eficacia y economía de las operaciones y
actividades desarrolladas por las entidades. Por lo que la instrumentalización de los
sistemas de control, se da a través de las auditorías que se aplican en las empresas
o instituciones, dentro de un período determinado de tiempo, para poder conocer sus
restricciones y deficiencias, lo que constituye la evaluación misma.
La situación así descrita, es motivadora para que el autor de la presente tesis, la
desarrolle en torno a esta temática, y de esta manera contribuir con ella, dentro del
campo de la auditoría, al conocimiento de indiscutible importancia tanto para la
institución objeto de estudio, como para la afirmación de los conocimientos teóricos
asimilados en las aulas universitarias. Es por esto que con la finalidad de culminar el
ciclo de estudio universitario, se decidió elaborar esta investigación teórica-práctica,
en el cual el objetivo primordial, es de dotar a la Cooperativa de Ahorro y Crédito
Jardín Azuayo, de un trabajo, mediante una auditoría operacional aplicada al
Departamento de Tesorería de la Cooperativa, con el objetivo de evaluar la
eficiencia, eficacia y economía en el desempeño de sus funciones. A la vez que
este trabajo se convierta en una herramienta de ayuda para la toma de decisiones
relativas a la investigación realizada.
A criterio del autor de esta tesis, a fin de cumplir con el objetivo planteado, se
justifica de sobremanera los tres capítulos desarrollados; organizados y ajustados a
x
la realidad de la Cooperativa durante el desarrollo de la investigación, de tal manera
que permitan el alcance de los fines y objetivos propuestos.
En el capítulo uno, se realiza un corto análisis de la situación actual de la
Cooperativa, abordando temas de gran importancia para el conocimiento de la
institución como: una descripción sobre su creación y constitución, así como su
visión, misión, formas de gobierno y de administración, y los organismos de control a
los cuales está sujeta. Finalmente se describe en forma general la actividad
principal en la que se desenvuelve, mediante una explicación de los principales
productos y servicios que ofrece a sus socios, y a la comunidad en general.
En el capítulo dos, se consideró necesario basarse en un marco teórico referente a la
auditoría operacional, y conformado principalmente por: su conceptualización, sus
propósitos, así como las etapas o funciones que se deben desarrollar para llevar a
cabo estos tipos de estudios, y que a criterio del autor, y luego de un exhaustivo trabajo
de investigación y sintetización de algunos textos sobre el tema, constituyen las bases
teóricas y conceptuales en las cuales se enmarcó este trabajo investigativo.
El marco teórico desarrollado en este capítulo, se vuelve indispensable y necesario ya
que permite que se apliquen conceptos, teorías y demás criterios profesionales que
facilitan que la auditoría sea de calidad, y pueda planearse y ejecutarse a fin de
obtenerse resultados confiables. Por lo tanto, el contenido de este marco teórico
servirá de referencia a la Cooperativa Jardín Azuayo, para posteriores auditorías
operacionales que realice, debido a que se constituye en una guía para el óptimo
desempeño profesional, por lo que le permitirá a la institución adquirir un
conocimiento básico para una mayor comprensión del trabajo realizado.
En el capítulo tres, se lleva a cabo la investigación aplicando el proceso mismo de la
auditoría operacional al Departamento de Tesorería de la Cooperativa de Ahorro y
Crédito Jardín Azuayo, por lo que se comienza con la etapa de la
xi
planificación de la auditoría, para lo cual se incia con el conocimiento general de la
institución a través de las visitas a sus instalaciones, para entender de mejor manera
su administración y operatividad.
En la segunda etapa se inicia la ejecución del trabajo de campo, que es en donde se
desarrollan los hallazgos y se obtiene la evidencia suficiente y relevante, basada en
los criterios de auditoría y procedimientos establecidos en los programas de trabajo.
Finalmente una vez obtenida la evidencia suficiente y relevante que sustente los
hallazgos encontrados, se procede a comunicar estos resultados, mediante un
informe de auditoría que cumpla con sus características principales de ser objetivo,
claro y preciso, y sobre todo constructivo en beneficio de la institución.
La parte práctica de esta tesis toma como referencia la metodología emitida por la
Comisión de Auditoría Operacional emitida por el Instituto Mexicano de Contadores
Públicos en su Boletín Nº 1, así como una adaptación de la metodología emitida por
la Contraloría General del Estado en su Manual de Auditoría de Gestión, por lo que
de la aplicación de ambas, se obtuvo criterios referentes a la aplicación de técnicas
de estudio como: observación, entrevistas, cuestionarios, diagramas, etc, que
permitieron obtener la información adecuada, concluyendo con la elaboración del
informe final que contiene la opinión del examen realizado.
Como resultado del desarrollo de la auditoría operacional, se pudo cumplir con el
objetivo general de determinar la efectividad y eficacia de las funciones del
Departamento de Tesorería mediante la revisión, el examen y evaluación de sus
operaciones, concluyéndose que debido a la falta de un control interno adecuado,
existen debilidades significativas en el desempeño de las funciones del
departamento, que no permiten realizar las actividades operativas con eficiencia y
eficacia.
xii
A la culminación de ésta tesis, se extrae las conclusiones a las que se llegó con esta
investigación realizada en los aspectos teóricos, metodológicos y operativos,
enmarcadas dentro del objetivo que fue planteado al incio, y de esta manera sugerir
algunas recomendaciones que a criterio del autor de esta tesis, contribuirán al
mejoramiento del desempeño del Departamento de Tesorería de la Cooperativa, y
de la propia entidad misma.
La presente tesis que se pone a disposición, es el resultado de un esfuerzo personal
y sincero, producto de un estudio realizado relativo a un problema definido, en el
cual se ha podido aplicar en la medida de las posibilidades presentadas, las sabias
enseñanzas que generozamente se ha recibido de parte de los profesores de la
prestigiosa Universidad Técnica Particular de Loja, y en especial de la directora de
esta tesis, cuya dirección y ayuda se constituyó en fundamental para la culminación
de este trabajo investigativo.
xiii
COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO JARDÍN AZUAYO
1
CAPÍTULO I
COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO JARDÍN AZUAYO
1.1 RESEÑA HISTÓRICA SOBRE LA CREACIÓN DE LA COOPERATIVA
1.2 VISIÓN
1.3 MISIÓN
1.4 ORGANIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN
1.5 ORGANISMOS DE CONTROL
1.6 PRODUCTOS Y SERVICIOS DE LA COOPERATIVA
2
1.1 RESEÑA HISTÓRICA SOBRE LA CREACIÓN DE LA COOPERATIVA.
ANTECEDENTES
El desastre hidrogeológico de la zona de la Josefina durante el año de 1993 a causa del
deslizamiento del cerro Tamuga, provocó el estancamiento de las aguas del río Cuenca.
Como resultados de ello las poblaciones ubicadas río abajo sufrieron las graves
consecuencias del desbordamiento de las aguas represadas y tuvieron que enfrentar una
crisis de enormes proporciones. Las consecuencias fueron fatales y de indescriptible dolor y
sufrimiento ya que para aquellas personas de las comunidades de Paute, el perder sus
terrenos, casas, animales y demás bienes, les significó el perderlo todo.
La desgracia común que afectaba a aquellos habitantes de este sector fue el factor que
impulsaría el esfuerzo mancomunado por encontrar una alternativa para superar la crisis
que vivían. Entre estas alternativas en las cuales intervinieron la comunidad pauteña, que
contó con el apoyo del Centro de Educación y Capacitación del Campesinado del Azuay
(CECCA) y la Iglesia, surgió la idea de crear una Cooperativa como respuesta a la difícil
situación que se vivía, con la esperanza de que el apoyo mutuo y la solidaridad volvieran a
ser parte de la vida local, a la vez que se fortalecía la autoestima de un pueblo que tenía la
necesidad de financiar las pequeñas producciones por medio de una empresa cooperativa que
sea una verdadera sociedad de personas, y que le permita mejorar sus vidas y de las
comunidades locales.
CREACIÓN Y CONSTITUCIÓN
La Cooperativa se conformó el 6 de febrero de 1996 en el cantón Paute con 100 personas
que se inician como socios fundadores, cuyo propósito era el de canalizar los ahorros
locales. Es de destacarse que durante la reconstrucción se ahorró más de 100 millones de
sucres. Además se pudo contar con el apoyo del Centro de Capacitación Campesina del
Azuay (CECCA), una ONG local, el programa ―Pan para el Mundo‖ y Balance.
Posteriormente este plan de recuperación post-desastre evolucionó a una visión de
desarrollo estratégico de la región.
3
El 27 de mayo del mismo año, la Cooperativa es reconocida por el Ministerio de Bienestar
Social, como: Cooperativa de Ahorro y Crédito Jardín Azuayo, mediante Acuerdo
Ministerial No. 0836.
En la actualidad se encuentra bajo el control de la Superintendencia de Bancos y Seguros, y
se rige por las disposiciones contenidas en la Ley General de Instituciones del Sistema
Financiero, en el Decreto Ejecutivo No. 354 publicado en el Registro Oficial No. 79 de 10 de
agosto del 2005, las normas expedidas por la Superintendencia de Bancos y Seguros, y la
Junta Bancaria, aplicables al sistema cooperativo de ahorro y crédito, así como por su
propio estatuto.
PRINCIPIOS COOPERATIVOS Y OBJETIVOS
La Cooperativa Jardín Azuayo desde su nacimiento ha basado su desarrollo en mantener e
impulsar principios cooperativos y objetivos claros en su ámbito de acción, con la mira de
impulsar el desarrollo local y regional.
Según el estatuto de su creación, la Cooperativa ha regulado sus actividades de
conformidad con los siguientes principios:
a. Adhesión abierta y voluntaria;
b. Gestión democrática de los socios;
c. Participación económica de los socios;
d. Autonomía e independencia;
e. Educación, capacitación e información;
f. Cooperación entre cooperativas; y,
g. Compromiso con la comunidad.
Así mismo al ser la Cooperativa un ente social, siempre desde su origen ha buscado
impulsar cambios sociales profundos, los cuales se pueden vislumbrar en los objetivos
claros y precisos que los ha mantenido desde su nacimiento, y que son los siguientes:
a. Fomentar en los socios mejores condiciones de trabajo y el aumento de la producción y
la productividad, mediante la prestación de servicios financieros competitivos y
oportunos;
4
b. Fomentar el ahorro de los socios y sus comunidades;
c. Fomentar los principios cooperativos como base fundamental del funcionamiento y
desarrollo de la Cooperativa;
d. Promover su relación e integración con otras entidades nacionales o extranjeras, en
procura del fortalecimiento de la institución y del sistema cooperativo;
e. Procurar fuentes de financiamiento interno y externo, para el desarrollo institucional y de
sus asociados;
f. Promover la ampliación del número de socios de la Cooperativa, tendiente a su
consolidación y desarrollo;
g. Potenciar la formación y capacitación de directivos y socios;
h. Promover el desarrollo integral de los socios y sus comunidades;
i. Apoyar en capacitación a organizaciones productivas integradas por socios de la
Cooperativa
Estos objetivos hacen que la Cooperativa se haya caracterizado por ser una organización
abierta a la innovación y al cambio, que recepta inquietudes y aporte de sus socios en
beneficios de ellos mismo, valorando a sus integrantes por lo que son y no por lo que tienen,
y a su vez reconociendo las diferencias culturales existentes en donde actúa.
COBERTURA Y EXPANSIÓN GEOGRÁFICA
Los primeros años de desarrollo de la Cooperativa (1996-1998), se caracterizaron por la
realización de convenios con instituciones que proporcionaban fondos de desarrollo y que
permitieran ampliar el radio de cobertura de la institución (provincias de Azuay y Cañar). Y
al igual que otras cooperativas ecuatorianas, la Cooperativa enfrentó eficazmente la crisis
financiera de 1999 en un periodo de bajo crecimiento. Sin embargo eso no ha sido
impedimento para que siguiera desarrollando sus actividades en una zona muy deprimida
económicamente desde una perspectiva nacional con muy marcadas diferencias en varios
aspectos sociales y económicos, tales como educación, salud y vivienda, sus socios se
encuentran en estratos superiores a la media en términos de educación, pero enfrentan
restricciones estructurales en lo que respecta a salud y vivienda fundamentalmente.
Es por esto que la Cooperativa como parte fundamental de su estrategia de consolidación y
crecimiento en beneficio de sus integrantes, ha sabido mantener su visión que le permite
orientar sus acciones y que las debe asumir para alcanzar su fortalecimiento y sostenibilidad
5
en los próximos años con mayor nivel de cobertura social y financiera. Por esto la
planificación se ha constituido en una herramienta importante para evaluar y crecer en su
desempeño institucional, analizando su situación histórica y presente, y definiendo el camino
por el que se pretende avanzar en un mercado cada vez más competitivo.
Su crecimiento ha sido tal que a partir del año 2001 se apertura la primera oficina en la
provincia de Morona Santiago, completándose así el círculo de cobertura de la zona austral
de nuestro país, zona que se conoce con gran frustración debido a que el principal bien de
exportación es la mano de obra.
También debe considerarse que factores como la migración que afectan la economía local
volviéndola dependiente de las remesas y que marca características socio culturales muy
importantes para la zona procurado ser asimiladas por la Cooperativa, han permitido que se
forje nuevas redes de relación y nuevos horizontes, pudiendo convertirse en puertas para la
ampliación de propuestas de ahorro, inversión, producción y comercialización.
Cabe destacar también que la región austral ecuatoriana donde presta sus servicios la
Cooperativa, presenta los más altos índices de migración en relación al resto del país, es
por esta razón que en gran parte de las localidades donde funciona la Cooperativa, existen
grandes cantidades de prestadores informales (chulqueros), que prestan dinero a altísimas
tasas de interés (entre el 3 y 5% mensual), aprovechándose de la desesperación de la gente
que accede a éstos préstamos principalmente para solventar los costos que los procesos
migratorios así lo ameritan.
Todos estos factores mencionados han contribuido al crecimiento de la Cooperativa, por lo
que en la actualidad se cuenta con 25 oficinas ubicadas en las provincias del Azuay, Cañar,
Morona Santiago, Loja y El Oro, con un total de 97.631 socios a Diciembre del 2007.
6
Fuente: Cooperativa Jardín Azuayo
La cobertura geográfica de la Cooperativa se divide en áreas, según el ámbito de influencia
de cada oficina y manteniendo una imagen institucional favorable y consolidada
fundamentandose en la confianza en la institución por parte de los socios. Esta imagen se
basa en la percepción positiva respecto de la vinculación de la Cooperativa con el desarrollo
económico y social en donde mantiene su presencia, y las ventajas que ofrece a sus socios
respecto a otras entidades competidoras.
La principal competencia en el ámbito de acción de la Cooperativa, ha estado dada por el
Banco del Austro y el Banco del Pichincha, cuya presencia está limitada a algunas
cabeceras cantonales y sus servicios difieren respecto a los de la Cooperativa. En lo
referente a cooperativas, la principal competencia está dada por la COAC 29 de Octubre y
COAC Juventud Ecuatoriana Progresista.
El siguiente cuadro muestra el número de socios de la Cooperativa por oficina, a Diciembre
del 2007
Macas
Sucúa
Logroño
Méndez
Limón
San Juan
Bosco
Gualaquiza
Sevilla de Oro
Paute
Gualaceo
Chordeleg
El Pan
Cuenca
Sígsig Pucará
Santa
Isabel
San
Fernando Girón
Nabón
Oña
Azogues Cañar
Tambo Suscal
La
Troncal
Pasaje
Saraguro
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NÚMERO OFICINAS # SOCIOS
1 Cuenca 11.952
2 Paute 9.346
3 Gualaceo 9.706
4 Sigsig 6.270
5 Pucará 2.768
6 Cañar 8.590
7 Nabón 4.485
8 Santa Isabel 4.387
9 Oña 1.890
10 Azogues 4.449
11 Sucúa 3.164
12 Limón 3.523
13 Mendez 2.096
14 Macas 4.970
15 Troncal 7.042
16 San Fernando 805
17 Suscal 1.241
18 Ricaurte 1.381
19 Valle 1.725
20 Tambo 933
21 Chordeleg 927
22 Palmas 760
23 Saraguro 1.678
24 Gualaquiza 872
25 Pasaje 2.671
TOTAL 97.631
1.2 VISIÓN
“Institución confiable y segura, solidaria, participativa y descentralizada, contribuye al
desarrollo y a las capacidades humanas locales, forma parte activa de redes que
impulsan procesos alternativos, utiliza tecnologías competitivas”.
8
1.3 MISIÓN
“Fomentar el ahorro y la inversión y ofrecer servicios financieros acordes a las
necesidades de las localidades y la región.
Desarrollar procesos educativos, comunicativos e informativos transparentes, que
permitán tomar y asumir decisiones convenientes para la Cooperativa y sus socios.
Forma parte activa de redes financieras y sociales que ayuden al control de operaciones
y riesgos, a la incorporación de tecnología, a la formación de recursos humanos y al
desarrollo de un sistema social y financiero popular.”
”Sentimos la necesidad y tenemos el convencimiento de que si no trabajamos de manera
organizada y solidaria para el desarrollo de los pueblos, nadie lo hará por nosotros”.
1.4 ORGANIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN
Según el estatuto constitutivo de la Cooperativa, su gobierno y administración estarán a
cargo de:
a) La asamblea general de representantes
b) El consejo de administración
c) El gerente general
Estos organismos serán apoyados por las siguientes instancias descentralizadas:
1) Reuniones locales de socios
2) Directivas locales
3) Juntas de directivas locales
El funcionamiento y operatividad de estas instancias se especifican en el Reglamento
Interno de la institución.
9
La Asamblea General
Es la máxima autoridad de la Cooperativa y sus resoluciones son obligatorias para todos sus
órganos internos y socios, en tanto sean concordantes con Ley General de Instituciones del
Sistema Financiero, las normas que expida la Junta Bancaria y la Superintendencia de
Bancos y Seguros aplicables al sistema cooperativo de ahorro y crédito, el estatuto social de
la Cooperativa y su normativa interna.
La asamblea general estará integrada por 50 representantes, elegidos por votación personal
directa y secreta de cada uno de los socios. Sus representantes serán elegidos para
períodos de tres años, y podrán ser reelegidos por una sola vez para el período siguiente.
Luego de transcurrido un período, podrán ser reelegidos nuevamente.
Para ser representante a la asamblea general de la Cooperativa, el socio deberá reunir los
siguientes requisitos:
a. Acreditar la calidad de socio activo con el número de certificados de aportación
obligatorios exigidos en el estatuto;
b. Tener al menos dos años de antigüedad; en las oficinas de menos de dos años, al
menos la mitad de la edad de la oficina
Son atribuciones de la asamblea general las siguientes:
a) Conocer y resolver sobre las reformas del estatuto social, que entrarán en vigencia una
vez aprobadas por la Superintendencia de Bancos;
b) Acordar la disolución y liquidación voluntaria, o fusión de la Cooperativa, en los términos
previstos en la Ley General de Instituciones Financieras, con el voto conforme de al
menos las dos terceras partes del número de representantes;
c) Conocer el plan estratégico, el plan operativo y presupuesto de la Cooperativa;
d) Conocer y resolver sobre los informes del consejo de administración, de la auditoría
interna y de la auditoría externa
e) Conocer y aprobar los estados financieros
f) Conocer y resolver sobre la distribución de los excedentes;
g) Nombrar y remover a los vocales del consejo de administración;
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h) Resolver en última instancia los casos de expulsión de los socios, una vez que el
consejo de administración se haya pronunciado;
i) Designar al auditor interno y al auditor externo, de las listas de personas calificadas por
la Superintendencia, así como removerlos de conformidad con la Ley;
j) Aprobar el reglamento interno de la Cooperativa
k) Aprobar el reglamento de elecciones de la Cooperativa y someterlo a la aprobación de la
Superintendencia;
l) Acordar el monto de aporte obligatorio en certificados de aportación;
m) Remover a los miembros de la asamblea general, observando el debido proceso previsto
en el estatuto;
n) Pedir cuentas al consejo de administración y al gerente general cuando lo considere
necesario;
o) Autorizar la adquisición de inmuebles o la enajenación o gravamen de ellos, así como los
contratos para la adquisición de servicios cuyo monto supere el 25% del patrimonio
técnico de la institución;
p) Reglamentar el pago de movilización para los representantes y directivos, siempre que
conste en el presupuesto aprobado de la Cooperativa.
El Consejo de Administración
Es el órgano directivo y administrativo de la Cooperativa y estará integrado por cinco
vocales principales y cinco vocales suplentes. Durarán tres años en sus funciones y podrán
ser reelegidos por una sola vez para el período siguiente. Luego de transcurrido un período,
podrán ser elegidos nuevamente, de conformidad con las disposiciones del Decreto
Ejecutivo No. 354, del estatuto y el reglamento de elecciones de la Cooperativa.
El gerente general asistirá a las reuniones del consejo de administración con voz, pero sin
derecho a voto.
Son atribuciones del consejo de administración las siguientes:
a) Definir las políticas institucionales, principalmente la financiera, la tecnológica y la de
participación;
b) Analizar y pronunciarse sobre los informes de riesgo crediticio, y la proporcionalidad y
vigencia de las garantías otorgadas. Igualmente procederá, en lo que sea aplicable, con
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las operaciones activas y pasivas que individualmente excedan del dos por ciento (2%)
del patrimonio técnico;
c) Emitir opinión, bajo su responsabilidad, sobre los estados financieros y el informe de
auditoría interna, que deberá incluir la opinión del auditor referente al cumplimiento de
los controles para evitar el lavado de dinero. La opinión del consejo de administración
deberá ser enviada a la Superintendencia de Bancos, siguiendo las instrucciones que
ésta determine;
d) Dictar los reglamentos internos: orgánico funcional, de crédito y las demás normas
internas, con sujeción a las disposiciones contenidas en la Ley, en este reglamento, las
normas expedidas por la Junta Bancaria, los cuales podrán ser revisados por el
organismo de control;
e) Aprobar el plan estratégico, el plan operativo y el presupuesto y llevarlos a conocimiento
de la asamblea general. De haber modificaciones, éstas no superarán el 10% del
presupuesto conocido por la asamblea. En lo que corresponde al plan operativo y al
presupuesto, estos deberán ser aprobados antes del 15 de diciembre del año anterior a
planificar;
f) Conocer y aprobar esquemas de administración, que incluya procedimientos para la
administración, gestión y control de riesgos inherentes al negocio;
g) Presentar para conocimiento y resolución de la asamblea general los estados financieros
y el informe de labores del consejo;
h) Nombrar y remover al gerente general y determinar su remuneración;
i) Pedir cuentas al gerente general cuando lo considere necesario;
j) Autorizar al gerente conceder poderes especiales;
k) Nombrar a los miembros de los comités cuya creación disponga la Superintendencia y
verificar que se integren conforme con la normativa vigente; así como constituir los
equipos de apoyo que requiera;
l) Proponer a la asamblea general las reformas al estatuto de la Cooperativa;
m) Aprobar convenios;
n) Determinar las firmas autorizadas para incurrir en gastos y compromisos de gasto;
o) Evaluar permanentemente el comportamiento económico - financiero de la Cooperativa,
a través de los reportes y estados financieros, disponiendo las medidas correctivas que
fueran necesarias;
p) Proponer a la asamblea general la distribución de los excedentes y constitución de
reservas, conforme a este estatuto;
q) Proponer a la asamblea general ternas para que designe auditor interno y externo;
12
r) Designar a la firma calificadora de riesgos;
s) Fijar el monto de la protección que debe adquirir la Cooperativa ante sus riesgos de
operación, sin perjuicio de exigir caución a los funcionarios que defina y por el monto que
determine;
t) Conocer los informes que presente el gerente general sobre la situación financiera de la
Cooperativa; el diagnóstico de riesgos y su impacto en el patrimonio, el cumplimiento del
plan estratégico, así como el informe anual correspondiente y tomar las decisiones que
estime apropiadas;
u) Conocer el informe que presenten los diversos comités;
v) Sancionar a los socios que infrinjan las disposiciones legales, reglamentarias o
estatutarias, previo al ejercicio del derecho de defensa y de acuerdo con las causales y
procedimiento previstos en el estatuto social;
w) Resolver los casos de expulsión de los socios, de acuerdo a lo que establece el estatuto,
una vez que el gerente general se haya pronunciado;
x) Aprobar las solicitudes de crédito de los vocales del consejo de administración, de los
miembros de los comités, del gerente general, de los demás funcionarios vinculados de
la Cooperativa y de las personas vinculadas de acuerdo a los criterios constantes en la
Ley General de Instituciones del Sistema Financiero y en la normativa aprobada por la
Superintendencia o la Junta Bancaria. El informe sobre el estado de dichos créditos será
puesto en conocimiento del organismo de control cuando éste lo solicite;
y) Las demás atribuciones que le señale la ley.
Los miembros del Consejo de Administración serán civil y penalmente responsables por sus
acciones u omisiones en el cumplimiento de sus atribuciones o deberes.
El Gerente General
El gerente general, sea o no socio de la Cooperativa, es el representante legal de la misma
y será nombrado sin sujeción a plazo. En caso de ausencia temporal o definitiva lo
subrogará quien designe el consejo de administración de conformidad con el estatuto social.
Para ser nombrado gerente general se requiere tener título profesional y académico de
tercer nivel o cuarto nivel, según las definiciones de la letra b) del artículo 44 de la Ley de
Educación Superior, otorgado en el país o en el extranjero, en administración, economía y
finanzas, debidamente registrado en el CONESUP, y acreditar experiencia mínima de cuatro
años sea como administrador, director o responsable de áreas de negocios de cooperativas
13
u otras instituciones financieras, y no encontrarse incurso en ninguna de las prohibiciones
establecidas en la Ley y las normas emitidas por la Junta Bancaria.
Son atribuciones y deberes del gerente general:
a) Representar judicial y extrajudicialmente a la Cooperativa;
b) Proponer al Consejo de Administración la definición de políticas que permitan operar a la
Cooperativa;
c) Presentar para aprobación del consejo de administración el plan estratégico, el plan
operativo y el presupuesto de la Cooperativa, estos dos últimos hasta máximo el 30 de
noviembre del año inmediato anterior a planificar;
d) Responder por la marcha administrativa, operativa y financiera de la Cooperativa e
informar, al menos trimestralmente, al consejo de administración de los resultados;
e) Cumplir y hacer cumplir a los socios las disposiciones emanadas de la asamblea general
y del consejo de administración;
f) Actualizar y mantener bajo su custodia los inventarios de bienes y valores de la
Cooperativa;
g) Contratar, remover y sancionar, de acuerdo a las políticas que fije el consejo de
administración, a los empleados de la Cooperativa cuyo nombramiento o remoción no
sea de competencia de otro órgano de la entidad, y fijar sus remuneraciones que
deberán constar en el presupuesto de la entidad;
h) Suministrar la información que soliciten socios, directivos, representantes,
Superintendencia y otras instituciones, de acuerdo con la Ley;
i) Informar al consejo de administración sobre la situación financiera de la entidad, los
riesgos y su impacto en el patrimonio, cumplimiento del plan estratégico, y sobre otros
que sean solicitados;
j) Presentar al consejo de administración los informes periódicos que éste le solicite y el
informe anual de labores;
k) Mantener los controles y procedimientos adecuados para asegurar el control interno;
l) Delegar o revocar delegaciones conferidas a otros funcionarios de la Cooperativa, para
lo que informará previamente al consejo de administración, sin que ello implique
exonerarse de la responsabilidad legal;
m) Informar de inmediato al consejo de administración toda comunicación de la
Superintendencia que contenga observaciones a ser cumplidas, dejando constancia de
ello en el acta de la sesión respectiva, en la que además constará la resolución adoptada
14
por el consejo. Copia certificada del acta se remitirá a la Superintendencia dentro de los
ocho días siguientes al de la sesión.
n) Presidir el comité de crédito de la Cooperativa y los que determinen las normas de la
Junta Bancaria;
o) Mantener y actualizar el registro de certificados de aportación;
p) Ejecutar las políticas de tasas de interés y de servicios de acuerdo a los lineamientos
fijados por el consejo de administración;
q) Remitir a la Superintendencia de Bancos, en el plazo de ocho día y cada vez que se
produzcan cambios en la nómina de integrantes del consejo de administración, la lista de
los nuevos vocales; y,
r) Las demás establecidas en la Ley, el decreto 354, las normas de la Junta Bancaria, las
disposiciones de la Superintendencia y el estatuto social.
Además de estos organismos, existen algunas instancias que contribuyen a que la
administración de la Cooperativa sea descentralizada y se fundamentan en la necesidad de
que los socios se apropien de la institución y el control social necesario en una organización,
que permita la distribución geográfica del poder para bajar el riesgo de gobernabilidad en
una entidad de propiedad colectiva.
Este gobierno y administración local se ejercerá en base a los siguientes organismos:
asamblea local de socios, comisión de administración, comisión de vigilancia, comisión de
crédito, comisión de educación, comisión de asuntos sociales, presidente local, coordinador
local y las comisiones que la asamblea local o la comisión de administración juzguen
pertinentes.
Asamblea Local
La Asamblea Local es la máxima autoridad local de la Cooperativa. Sus resoluciones son
obligatorias para los organismos y socios locales, en tanto no contradigan disposiciones
legales, estatutarias, reglamentarias o de una instancia de gobierno general.
Esta asamblea se integra con todos los socios del área de influencia de la oficina local, que
se encuentren en goce de sus derechos. Podrá constituirse cuando el número local de
socios sea igual o mayor a 200.
15
Entre sus funciones podemos destacar las siguientes: aprobar el plan de trabajo anual de su
oficina, proponer al consejo de administración reformas al estatuto y reglamentos, y resolver
en apelación sobre reclamos y conflictos de los socios entre sí o con los organismos de
dirección local.
Comisión de Administración
La Comisión de Administración, nombrada por la Asamblea Local, integrada por cinco
vocales principales y dos suplentes, es la máxima autoridad local cuando no se encuentra
reunida la asamblea local. Sus principales atribuciones son: las de aceptar o rechazar las
solicitudes de ingreso de nuevos socios y conocer las separaciones de socios de su área;
sancionar a los socios que infrinjan las disposiciones legales, estatutarias o reglamentarias,
autorizar convenios de carácter local en los que intervenga la Cooperativa, y resolver
conflictos que le presenten los socios del área de su jurisdicción.
Comisión de vigilancia
La Comisión de Vigilancia, nombrada por la Asamblea de Local, integrada por tres vocales
principales y un suplente, es responsable de dar seguimiento y supervisar las operaciones
administrativas, económicas, financieras e informáticas locales de la Cooperativa, e informar
de las mismas a la Asamblea Local y a la Comisión de Administración.
Comisión de Crédito
La Comisión de Crédito local, nombrada por la Asamblea Local, se integrará con tres
miembros principales y dos suplentes. Ejercerá sus funciones luego de recibir la delegación
del comité de crédito de la Cooperativa y tendrá la responsabilidad de calificar y aprobar o
negar las solicitudes de crédito de acuerdo con el reglamento de crédito, dar seguimiento a
los créditos autorizados e informar semanalmente al comité de crédito sobre sus decisiones.
Comisión de Educación
La Comisión de Educación, nombrada por la Asamblea Local o por la Comisión de
Administración, se integra con tres miembros principales y un suplente, y es responsable de
la formación y capacitación de los socios en su Área, mediante la programación anual de
16
sus actividades de formación, educación cooperativista y capacitación de los socios, sus
familias o sus comunidades.
Comisión de Asuntos Sociales
La Comisión de Asuntos Sociales, nombrada por la Asamblea Local o por la Comisión de
Administración e integrada por tres miembros principales y un suplente, contribuye a
resolver los problemas sociales de los socios y promover una vida social activa y formativa
entre ellos, además de programar anualmente sus actividades y ejecutarlas, una vez
aprobadas por la Asamblea local primero y por el Consejo de Administración.
En el siguiente cuadro se ilustra la relación que existe entre los organismos principales de
gobierno de la Cooperativa y las instancias de apoyo locales:
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1.5 ORGANISMOS DE CONTROL
Los organismos de control de la Cooperativa tienen la misión de constituirse en unidades de
asesoría y consulta a la institución, con el propósito de asegurar un apoyo eficaz a la función
de administración y a su vez asegurar el cumplimiento de los objetivos del control interno, así
como vigilar el fiel cumplimiento de la visión y misión de la Cooperativa. Por lo que se ha
podido identificar a los siguientes organismos de control:
AUDITORÍA INTERNA
El Departamento de Auditoría Interna con el que cuenta la Cooperativa, proporciona asesoría
técnica a la Gerencia, Coordinadores Zonales y Responsables de Oficinas, en las áreas
financieras y de control. Para lo cual realiza auditorias y exámenes especiales en apego a las
disposiciones legales vigentes, para emitir informes y recomendaciones con la mira de mejorar
la gestión institucional. Lo que significa que el Departamento de Auditoría Interna, contribuye a
la prevención y corrección oportuna de las desviaciones mediante su personal altamente
capacitado.
Entre sus principales objetivos que este departamento considera importantes tenemos los
siguientes:
Verificar el cumplimiento de las disposiciones emitidas por la Asamblea General de
Representantes y el Consejo de Administración.
Seguimiento a los objetivos planteados en el Plan Estratégico así como del Programa
Operativo Anual.
Evaluar y proponer mejoras al Sistema de Control Interno de la Cooperativa, en las
áreas de caja, cartera y captaciones.
Verificar que los estados financieros, sean elaborados de acuerdo con la normativa
legal vigente.
Verificar el cumplimiento de las disposiciones emitidas por los órganos de control
externo.
Colaborar en el cumplimiento del Plan Estratégico General de la Cooperativa así como
de sus oficinas.
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Este departamento cuenta con un Coordinador del Departamento y un equipo de dos
asistentes de Auditoría. A su vez el Coordinador del Departamento (Auditor Interno), será
designado por la asamblea general, y removido por el mismo estamento por causas
debidamente justificadas ante la Superintendencia de acuerdo a los términos previstos para
el efecto en la Ley General de Instituciones del Sistema Financiero y la Codificación de
Resoluciones de la Superintendencia de Bancos y Seguros y de la Junta Bancaria.
AUDITORÍA EXTERNA
Este tipo de auditoría es practicada por profesionales en el área y abarcan los estados
financieros. El propósito es determinar si han sido preparados de conformidad con los
principios de contabilidad generalmente aceptados, mediante la emisión de un juicio sobre la
racionabilidad de los estados financieros.
En la Cooperativa este tipo de auditoría ha sido practicada por firmas autorizadas de
contadores públicos certificados, por ejemplo en este año se realizó la auditoría por el año
fiscal 2006 por medio de la firma de auditores MORÁN CEDILLO.
SUPERINTENDENCIA DE BANCOS Y SEGUROS
De conformidad con la Ley General de Instituciones del Sistema Financiero, que establece
que las Cooperativas de Ahorro y Crédito que realizan intermediación financiera con el
público son consideradas como instituciones financieras, por lo que la misma Ley determina
que estas en lo que respecta a su constitución, organización, funcionamiento y liquidación,
así como las facultades de competencia y control de la Superintendencia de Bancos y
Seguros, serán reglamentadas mediante decreto ejecutivo, y la personería jurídica de estas
instituciones financieras será conferida por la misma Superintendencia.
El 10 de Agosto del 2005 se público en el registro Oficial No. 79 el Decreto Ejecutivo No.
354 que contiene el reglamento que rige la constitución, organización, funcionamiento y
liquidación de las cooperativas de ahorro y crédito que realizan intermediación financiera
con el público, así como de las cooperativas de segundo piso, sujetas al control de la
Superintendencia de Bancos y Seguros. Debido a ello la Cooperativa Jardín Azuayo,
mediante resolución SBS-2006-707 emitida el 8 de Diciembre del 2006 por la
Superintendencia de Bancos y Seguros, se encuentra bajo su control y supervisión. Sin
19
embargo se considera importante hacer mención de algunas consideraciones al respecto
como las siguientes:
El control que ejerce este organismo debe ser una herramienta que contribuya al cuidado de
los recursos de los propietarios de la Cooperativa, es decir los socios, y al desarrollo y
fortalecimiento de la entidad controlada y que vaya de acuerdo con su misión principalmente
en el aspecto social. Este tipo de control no debe ser impositivo y mucho menos autoritario,
sino a través de un diálogo constructivo entre las partes, que permita asimilar y superar los
problemas que existan.
Las exigencias de la Superintendencia en cuanto a reportes (casi a diario), son de tal
magnitud y operatividad que la entidad controlada centra mucho de sus recursos en atender
estos requerimientos, cuando este valioso recurso tanto humano y material bien podría ser
destinado a mejorar y optimizar la atención a sus socios y dar respuesta a sus necesidades
y requerimientos.
1.6 PRODUCTOS Y SERVICIOS DE LA COOPERATIVA
La Cooperativa Jardín Azuayo es una sociedad de personas agrupadas para apoyarse
mutuamente, mediante la prestación de los servicios financieros. Este trabajo lo realiza en
la cercanía vivencial con los socios, directivos y empleados de la institución, lo que facilita el
conocimiento mutuo y real de las necesidades de cada uno de los actores del desarrollo
económico y social en las comunidades en donde está presente.
Este conocimiento permite a la Cooperativa ofrecer productos financieros acordes a las
condiciones económicas y culturales de sus socios, gestionando el ahorro y el crédito de
acuerdo a estas condiciones, considerando siempre que los socios son los dueños de la
Institución.
Debe mencionarse que estos productos y servicios financieros que ofrece la Cooperativa va
dirigido a un gran conglomerado de personas de toda índole social y económica por lo que
entre sus socios podemos encontrar: comerciantes, agricultores, estudiantes, amas de casa,
trabajadores en relación de dependencia, organizaciones de hecho, escuelas y colegios
representados a través de los Comités de Padres de Familia, empleados en libre ejercicio
profesional, empleados, instituciones públicas, unidades familiares y toda persona que
20
encuentre en la Institución la confianza y credibilidad como para depositar sus ahorros,
solicitar un crédito o acceder a otro servicio adicional.
Como se ha mencionado anteriormente, la Cooperativa Jardín Azuayo tiene entre sus
finalidades las de captar ahorros y conceder créditos, promover la cooperación entre los
socios y las comunidades e instituciones, y proporcionar servicios de carácter social. En
este marco, desarrolla acciones tendientes a mejorar las condiciones de vida de cada uno
de sus socios, procurando servicios de buena calidad y a precios competitivos.
Entre los principales productos y servicios que ofrece la Cooperativa podemos mencionar
los siguientes:
AHORROS A LA VISTA
Es un tipo de depósito que realizan los socios, cuya principal características es su
disponibilidad inmediata.
No existen límites en cuanto a montos para este tipo de ahorro y la tasa que se reconoce es
del 4,5% anual.
CERTIFICADOS DE DEPÓSITO A PLAZO FIJO
Es un ahorro que se realiza, cuya característica principal es su no disponibilidad a la vista,
es decir existe un vencimiento establecido mínimo de un mes independientemente del
monto, además la tasa que se reconoce en este tipo de ahorros es mayor que la del ahorro
a la vista.
Plazo tasa monto
A 30 días 6.50 cualquiera
A 60 días 6.75 ―
A 90 días 7.00 ―
A 180 días 7.50 ―
A 270 días 8.00 ―
A 360 días 8.50 ―·
21
El interés puede ser pagado mensualmente o al vencimiento, dependiendo de cómo lo
solicite el socio.
AHORRO PROGRAMADO JARDÍN AZUAYO
Es un ahorro permanente y planificado para el futuro, cuyos fines son:
a) Asegurar mejores condiciones económicas para los socios cuando, por cualquier motivo,
dejen de trabajar, o cuando se encuentran afectados por enfermedad grave.
b) Incentivar el ahorro de los socios
c) Disponer de recursos de largo plazo, para otorgar créditos con más ventajas
Tasas:
Entre 1 año y menos de 5 años 8.5%
Más de 5 años 9 %
CRÉDITO
Es de libre disponibilidad para todos los socios de acuerdo con su capacidad de pago, y se
pueden clasificar en:
TIPO DE CRÉDITO TASA RESERVAS TASA
EFECTIVA
MONTO
MÁXIMO
PLAZO
MÁXIMO
ORDINARIO 10 2,5 12,5 20.000 4 AÑOS
EXTRAORDINARIO 9 2,5 11,5 1.000 1 AÑO
SIN AHORRO 12 3,5 15,5 10.000 3 AÑOS
VIVIENDA 9 2,5 11,5 20.000 10 AÑOS
DESARROLLO 7 2,5 9,5 30.000 3 AÑOS
22
GIROS DEL EXTERIOR:
Este servicio permite el pago de giros que son enviados por los migrantes desde el exterior
a sus familiares aquí en el país. Estos giros pueden venir desde España, Estados Unidos,
Italia, a través de empresas remesadoras con las que la Cooperativa tiene convenios.
Por este servicio no se cobra ningún valor al socio o a la persona que recibe el giro, sin
embargo la empresa remesadora paga una comisión a la Cooperativa por cada giro pagado.
TRANSFERENCIAS:
Este servicio permite que se transfieran valores desde las cuentas de ahorro de la
Cooperativa a los principales bancos del país incluso a bancos del exterior.
VENTANILLAS COMPARTIDAS:
Es un servicio de transacciones a través de la Red Transaccional Cooperativa, en donde se
pueden realizar transacciones de depósitos o retiros a la cuenta de un socio de una
cooperativa miembro de la red desde otra cooperativa de la red.
FONDO MORTUORIO:
Si un socio fallece su familia recibe un apoyo de doscientos dólares por concepto de gastos
fúnebres.
SERVICIO DE DESGRAVAMEN
Si un socio con crédito vigente fallece, su familia o garantes no tendrán que asumir la deuda
(hasta $3.000), siempre que haya estado al día en los pagos del crédito.
RECAUDACIÓN DE SERVICIOS
La Cooperativa ofrece el servicio de recaudación en sus ventanillas por concepto de varios
servicios como: teléfono, pensiones de colegio, pensiones de universidad, etc.
23
Para ello la Cooperativa ha firmado varios convenios para la recaudación en sus oficinas de
estos servicios. Entre las principales instituciones podemos mencionar a PACIFICTEL,
UTPL, y varios colegios de las localidades.
PAGO DE BONO DE DESARROLLO HUMANO
Mediante convenio con el Ministerio de Bienestar Social y el PPS (Programa de Protección
Social), la Cooperativa funciona como institución pagadora del Bono de Desarrollo Humano
a los beneficiarios del mismo en todas sus oficinas.
JARDÍN AZUAYO MÓVIL
A través de este servicio, el socio puede acceder a hacer consultas a través de su teléfono
celular de: saldos de cuentas, dirección de oficinas, fecha de pago de crédito, transacciones
realizadas, y además puede transferir dinero de su cuenta a otra cuenta de la Cooperativa.
RETIROS EN CHEQUE
Cuando el socio realiza retiros en grandes cantidades, puede realizarlo a través de cheques
emitidos por la Cooperativa para mayor seguridad en la transportación de su dinero.
PLAN CELULAR
Todos los socios pueden acceder a un plan celular ofrecido por la Cooperativa a cuotas muy
económicas, para lo cual la Cooperativa tiene un convenio firmado con una operadora que
ofrece este servicio en el país como lo es CONECEL (PORTA).
PAGOS SPI
Al tener la Cooperativa una cuenta en el Banco Central y estar bajo el control de la
Superintendencia de Bancos y Seguros, está facultada a realizar pagos de sueldos de
empleados de instituciones públicas o privadas por medio del SPI (Servicio de Pagos
Interbancarios) vía Banco Central que tienen cuenta en la Cooperativa y que quieren cobrar
por este medio.
24
BONO DE VIVIENDA
La Cooperativa mantiene un convenio con el MIDUVI para ser considerado como IFI
(institución financiera), para participar en el programa de vivienda del Estado. De esta forma
todos los socios de la Cooperativa que quieran postular al bono de la vivienda que ofrece el
estado, podrán acceder a realizar el ahorro obligatorio en la institución que es uno de los
requerimientos del MIDUVI, y en caso de necesitarse, solicitar un crédito para completar el
valor de su vivienda.
25
CAPÍTULO II
MARCO REFERENCIAL DE LA AUDITORÍA OPERACIONAL
2.1. LA AUDITORÍA OPERACIONAL
2.1.1 Antecedentes de la Auditoría Operacional
2.1.2 Definición de la Auditoría Operacional
2.1.3 Objetivos de la Auditoría Operacional
2.1.4 Alcance de la Auditoría Operacional
2.1.5 Normas Generales de Auditoría Operacional
2.1.6 Cualidades y Responsabilidad de los Auditores
2.2. METODOLOGÍA DE LA AUDITORÍA OPERACIONAL
2.2.1 Familiarización
2.2.1.1 Estudio Ambiental
2.2.1.2 Estudio de la Gestión Administrativa
2.2.1.3 Visita a las Instalaciones
2.2.2 Investigación y Análisis
2.2.2.1 Entrevista
2.2.2.2 Evaluación de la Gestión Administrativa
2.2.2.3 Estudio de la Información
2.2.3 Diagnóstico
2.2.3.1 Fase Creativa
2.2.3.2 Revisión de Hallazgos
2.2.3.3 Informe
2.3. INDICADORES DE GESTIÓN
2.3.1 Eficiencia
2.3.2 Economía
2.3.3 Eficacia
26
2.1 LA AUDITORÍA OPERACIONAL
2.1.1 ANTECEDENTES
Existe evidencia de que en tiempos remotos se realizó algún tipo de auditoría, esto debido al
hecho de que los soberanos exigían el mantenimiento de las cuentas de sus reinos por
medio de dos escribanos independientes, lo que en cierta manera se puede considerar los
inicios de la auditoría en general ya que con ello se trataba de evitar desfalcos.
Fue hasta 1862 en Europa cuando la auditoría fue reconocida por primera vez como
profesión, cuya finalidad estaba orientada hacia la necesidad de las empresas de asegurar
el manejo de dinero con seguridad y el registro exacto de sus transacciones, pero cuyo
enfoque era básicamente la detección del fraude.
Es en Estados Unidos en el año de 1900 cuando la auditoría cambió su enfoque histórico de
detectar fraudes a un nuevo enfoque que incluía: la determinación de la razonabilidad de la
posición financiera, y la determinación de la razonabilidad de la presentación de los
resultados de las operaciones, agregando la evaluación del control interno para determinar
el grado de nivel de confianza de las operaciones y realizar recomendaciones para mejorar
el desempeño de las entidades.
Sin embargo el primer antecedente formal que se tiene de la auditoría operacional se da en
el año de 1945 en la Conferencia Anual de The Institute of Internal Auditors, en el cual se
incluye en el panel para discusión el tema sobre Alcance de la Auditoría Interna en
Operaciones Técnicas, y ya el primer pronunciamiento formal sobre la Auditoría Operacional
lo da este instituto, al incluir un capítulo en el año de 1956 en su libro Bibliography of Internal
Auditing, denominado Auditoría de Operaciones, es entonces cuando comienza a generarse
una gran curiosidad por esta nueva rama de especialización de la auditoría.
27
2.1.2 DEFINICIÓN DE LA AUDITORÍA OPERACIONAL
―Por auditoría operacional debe entenderse: El servicio que presta el contador público
cuando examina ciertos aspectos administrativos, con la intención de hacer
recomendaciones para incrementar la eficacia operativa de la entidad‖. 1
Sin embargo existen algunas definiciones que dan varios autores a la Auditoría Operacional,
pero en la gran mayoría de estas, frecuentemente se hace referencia a la eficacia, eficiencia
y economía de las operaciones de una entidad.
Al desarrollar este trabajo investigativo se estimó conveniente que un concepto un poco más
amplio y detallado sobre la Auditoría Operacional es aquel que resume e integra en un solo
concepto la mayoría de definiciones que se han vertido sobre esta disciplina, y que lo
podemos resumir en lo siguiente:
La Auditoría Operacional, es un examen objetivo y profesional de las operaciones
administrativas efectuado con posterioridad a su ejecución, con la finalidad de verificarlas y
evaluarlas en forma analítica, objetiva y sistemática, para determinar si se llevan a cabo, y si
se siguen las políticas, procedimientos y normas con el propósito de utilizar los recursos de
forma eficaz y económica, y si los objetivos de la organización se han alcanzado para así
maximizar los resultados de la empresa.
2.1.3 OBJETIVO DE LA AUDITORÍA OPERACIONAL
En forma general el objetivo primordial de la Auditoría Operacional se ve cristalizada al
determinar la efectividad, eficiencia y economía de la unidad auditada y emitir
recomendaciones para la administración tendiente a mejorar su desempeño operacional.
Estos objetivos son la justificación de la auditoría operacional, y pueden variar entre las
organizaciones y en la misma organización dependiendo de las necesidades de cada una de
ellas y de cómo los auditores entiendan y se familiaricen con las operaciones.
Entre los objetivos de la auditoría operacional que más se distinguen podemos mencionar
los siguientes:
1 Instituto Mexicano de Contadores Públicos A.C., Boletín Nº 1 de la Comisión de Auditoría Operacional.
28
Determinar y evaluar el funcionamiento de los sistemas operativos, con la finalidad
de asegurar el cumplimiento de las especificaciones o metas del ente auditado.
Verificar el cumplimiento de las normas de operación, y evaluar los riesgos.
Determinar si se ha realizado alguna deficiencia importante de las políticas,
procedimientos y prácticas contables.
Evaluar áreas específicas de la organización sobre las que se desea realizar
acciones correctoras.
Emitir un informe con recomendaciones tendientes a mejorar los métodos operativos
e incrementar la rentabilidad con fines constructivos y de apoyo a las necesidades
examinadas.
2.1.4 ALCANCE DE LA AUDITORÍA OPERACIONAL
El alcance de la Auditoría Operacional puede resultar tan amplio y a la vez profundo como el
alcance que tienen las operaciones de la entidad bajo examen, y a su vez puede extenderse
a todas o a cualquiera de las actividades que realiza la organización.
Al planificar una auditoría, el personal que la llevará a cabo no puede preveer exactamente
que actividades y aspectos de las funciones de la entidad auditada podrían proveer la
máxima atención y esfuerzo; y por tal motivo es necesario que se efectúe la Auditoría
Operacional, a través de una fase inicial en la cual se familiarice el auditor con las
actividades y propósitos de la entidad y después aplicar pruebas para ayudar a identificar las
áreas críticas o problemáticas potenciales, y finalmente examinando y evaluando
profundamente aquellas áreas que en la opinión del auditor merecen atención concentrada.
Es también importante que al dirigir los esfuerzos de auditoría se debe aplicar más énfasis a
las actividades u operaciones más susceptibles para mejoras, donde la acción de la
auditoría pueda ser de más beneficio a la organización, por medio de emisión de
recomendaciones tendientes a mejorar dichas áreas críticas.
En lo que tiene que ver con los elementos del proceso administrativo que deben ser
tomados en cuenta en un examen de Auditoría Operacional, cuya revisión debe ser integra y
abarcar todos los pasos del proceso, tenemos a los siguientes: la planeación, la
organización, la dirección y el control. Así mismo se recalca que cuando se trata de un
examen de las actividades que se dan al interior de una organización, este involucre a todos
29
los departamentos que en ellas intervienen ya que en una actividad u operación pueden
intervenir varios departamentos en forma total o parcial.
2.1.5 NORMAS GENERALES DE AUDITORÍA OPERACIONAL
Debido a que no existe una organización o cuerpo colegiado que se haya pronunciado de
forma específica hacia el establecimiento de normas para el ejercicio de la Auditoría
Operacional, y estas se necesitan para evaluar, juzgar y medir su función, se ha
considerado conveniente utilizar las mismas normas de la auditoría tradicional que son de
general aceptación. Estas normas son requisitos mínimos de calidad que se refieren
básicamente a la personalidad del auditor, al trabajo que desempeña y a la información que
rinde como resultado de su trabajo.
El Instituto Americano de Contadores Públicos por medio del comité de procedimientos de
auditoría en 1947 expuso los diez requisitos básicos conocidos como las normas de
auditoría generalmente aceptados, que son las directrices más amplias para la práctica de
todo tipo de auditorías.
Las NAGA se dividen en tres grupos, normas generales, de ejecución del trabajo y de
información.
NORMAS GENERALES:
1. La auditoría la realizará una persona o personas que tengan una formación técnica
adecuada y competencia como auditores.
2. En todos los asuntos concernientes a ella, el auditor o auditores mantendrán su
independencia de actitud mental.
3. Debe ejercerse el debido cuidado profesional al planear y efectuar la auditoría y al
preparar el informe.
NORMAS DE EJECUCIÓN DEL TRABAJO:
1. El trabajo se planeará adecuadamente y los asistentes –-si los hay— deben ser
supervisados rigurosamente.
30
2. Se obtendrá un conocimiento suficiente del control interno, a fin de planear la
auditoría y determinar la naturaleza, el alcance y la extensión de otros
procedimientos de la auditoría.
3. Se obtendrá evidencia suficiente y competente mediante la inspección, la
observación y la confirmación, con el fin de tener una base razonable para emitir una
opinión respecto a los estados financieros auditados.
NORMAS DE INFORMACIÓN:
1. El informe indica si los estados financieros están presentados conforme a los
principios de contabilidad generalmente aceptados.
2. El informe especificará las circunstancias en que los principios no se observaron
consistentemente en el período actual respecto al período anterior.
3. Las revelaciones informativas de los estados financieros se consideran
razonablemente adecuadas salvo que se especifique lo contrario en el informe.
4. El informe contendrá una expresión de opinión referente a los estados financieros
tomados en su conjunto o una aclaración de que no puede expresarse una opinión.
En este último caso, se indicarán los motivos. En los casos en que el nombre del
auditor se relacione con los estados financieros, el informe incluirá una indicación
clara del tipo de su trabajo y del grado de responsabilidad que va a asumir.
2.1.6 CUALIDADES Y RESPONSABILIDADES DE LOS AUDITORES
Las cualidades y responsabilidades del Auditor Operacional son similares a las del Auditor
Financiero tradicional, pero más orientadas hacia la perspectiva de las operaciones y de la
dirección de la organización.
Para la práctica profesional de la auditoría, el auditor operacional debe contar con ciertas
cualidades y atributos y aceptar responsabilidades inherentes a su trabajo, como las
descritas a continuación:
CUALIDADES
Curiosidad: El auditor operativo debe interesarse por todas las operaciones del ente
auditado.
31
Persistencia: El auditor operativo no debe seguir adelante hasta que no esté seguro
de que se entiende la situación, para eso aplica pruebas para cerciorarse si
realmente se realizan las operaciones como se ordenó.
Adaptabilidad: Debe sentirse cómodo en los distintos entornos del ente que está
auditando, debido a que su trabajo puede que no se limite a un área específica.
Constructivo: El auditor operacional no debe considerar los errores o deficiencias
como el final de su trabajo, sino más bien debe comprobar que se evite las
repeticiones considerando la deficiencia como una guía de mejora para el futuro.
Sentido del Negocio: Debe observarlo todo, desde la perspectiva de la eficacia y el
beneficio de la operación del negocio.
Cooperación: El auditor operacional debe considerarse a sí mismo como un asesor
del negocio, y no como un rival o crítico de aquellos con quienes trata y trabaja,
recordando siempre su interés en mejorar la operatividad del negocio.
RESPONSABILIDAD:
El auditor operacional tiene la gran responsabilidad de ayudar tanto a la dirección
operacional como a la dirección general. Lo cual lo puede hacer en el transcurso de su
trabajo de auditoría o al final al momento de emitir las debidas recomendaciones
constructivas dirigidas a mejorar las operaciones auditadas.
Así mismo los auditores operacionales tienen la responsabilidad de observar las normas
profesionales de auditoría en su trabajo investigativo, tales como las relativas a la ejecución
del trabajo y a la presentación y adecuación del informe final.
2.2 METODOLOGÍA DE LA AUDITORÍA OPERACIONAL
En la realización de este tipo de trabajo se constituye de gran valor utilizar en un alto nivel el
criterio profesional del auditor de acuerdo a su experiencia.
32
Sin embargo, es importante rescatarse que independientemente de cualquier metodología
que se utilice, es la actitud mental del auditor, lo importante para buscar mayor eficiencia en
los controles operacionales y la optimización de la realización de las operaciones.
Para el desarrollo de este trabajo investigativo, se utilizó la metodología desarrollada por la
Comisión de Auditoría Operacional emitida por el Instituto Mexicano de Contadores Públicos
en su Boletín Nº 1, la misma que se simplifica en las siguientes etapas fundamentales:
A.- FAMILIARIZACIÓN
B.- INVESTIGACIÓN Y ANÁLISIS
C.- DIAGNÓSTICO
2.2.1 FAMILIARIZACIÓN
El auditor debe familiarizarse con las operaciones que revisará dentro de la empresa por
medio de: los problemas especiales inherentes a la actividad económica de la organización,
la infraestructura específica establecida para la administración de las operaciones, y los
antecedentes respecto a deficiencias detectadas por auditores internos, externos o
consultores.
2.2.1.1 ESTUDIO AMBIENTAL
Esta etapa está orientada a obtener información orientadora para que el auditor pueda
realizar un diagnóstico de las áreas críticas. Los principales aspectos a investigarse en esta
etapa son:
La importancia para la organización de las operaciones que se auditan.
Indicadores tales como rotaciones, índices, razones financieras, etc.
Estructura de la organización, políticas y reglamentación respecto a las operaciones
que se revisa.
Información de cómo la competencia resuelve los problemas operacionales similares
a los auditados.
33
2.2.1.2 ESTUDIO DE LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA
El auditor debe conocer en forma general los lineamientos y la instrumentalización práctica
de las funciones de la administración general como la planeación, organización, dirección y
control para formarse una idea de sus características y posibles deficiencias.
Esta evaluación de los lineamientos e instrumentalización se harán en una etapa posterior
ya que en esta etapa inicial de familiarización al auditor sólo le interesa tener una idea
general de las características esenciales de la misma.
2.2.1.3 VISITA A LAS INSTALACIONES
Esta primera visita que realiza el auditor a las instalaciones de la organización tiene por
objeto realizar una observación directa de cómo se llevan a cabo las operaciones al interior
y la posible detección de deficiencias. Para ello el auditor podrá valerse de entrevistas
informales con el personal y funcionarios a cargo de las diferentes actividades para ir
conociendo y detectando características específicas de las operaciones y sus deficiencias.
Al finalizar la etapa de familiarización, el auditor operacional estará en la capacidad de
desarrollar y estructurar un programa de trabajo lo suficientemente detallado como para
iniciar la siguiente etapa que consiste en la investigación y análisis del ente auditado.
2.2.2 INVESTIGACIÓN Y ANÁLISIS
En esta segunda etapa lo que se pretende es analizar la información y examinar la
documentación respectiva para evaluar la eficiencia y efectividad de las operaciones que se
investigan, para ello se realizan pruebas al detalle y selectivas a criterio del auditor pudiendo
utilizarse técnicas estadísticas como el muestreo.
En caso de que la organización no cuente con información necesaria para evaluar las
operaciones, el auditor deberá utilizar toda su habilidad y efectuar los estudios e
investigaciones que sean necesarias para obtener suficientes elementos de juicio que le
permitan evaluar las operaciones. El tipo de técnicas que se utilice para obtener este tipo de
información es muy variada y puede comprender posibilidades tales como: entrevistas,
34
revisiones de expedientes, revisión de documentaciones, observaciones directas,
seguimiento, comparación de hallazgos, etc.
Siempre se deberá considerar que cualquiera que sea la técnica o destreza utilizada por el
auditor, esta siempre deberá tender a que las investigaciones sean planeadas y ejecutadas
de tal manera que se obtenga la información más adecuada y en el menor tiempo posible.
Para lograr la mayor objetividad al desarrollar esta etapa de investigación y análisis se
recomienda la utilización de técnicas como la entrevista, la evaluación de la gestión
administrativa y el examen de la documentación.
2.2.2.1 ENTREVISTA
Esta es una técnica muy utilizada por los auditores operacionales en general ya que les
permite obtener información de primera mano respecto a las operaciones revisadas.
Al desarrollar esta técnica se recomienda tener presente que:
Se deberá planear la entrevista a fin de obtener la información deseada sobre las
prácticas de las políticas y procedimientos.
Se deberá desarrollar cuestionarios y seleccionar las técnicas de encuestas idóneas
para recopilar la información necesaria, determinando el tamaño de la muestra y las
oportunidades de la entrevista.
2.2.2.2 EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA
En esta etapa se procederá a profundizar al detalle lo determinado en la etapa de la
familiarización sobre la planeación, organización, dirección y control de las operaciones
respecto a su efectividad y eficiencia. Es en esta etapa en donde se estudia el grado de
efectividad logrado para anticipar problemas y programar actividades eficientemente.
En lo que respecta a la organización, en esta etapa se deberá estudiar su estructura como
organización, la clara definición de sus líneas de autoridad y responsabilidad y las diferentes
coordinaciones de los departamentos involucrados, así como los diferentes niveles
jerárquicos y actitudes de los empleados y funcionarios.
35
En cuanto al control, el auditor operacional deberá poner mucha atención en los
mecanismos de programación así como su efectividad para medir y anticipar posibles
desviaciones y ser un instrumento adecuado de evaluación.
2.2.2.3 EXAMEN DE LA DOCUMENTACIÓN
Consiste en el estudio de la información sujeta a análisis y que busca contribuir a su
verificación objetiva o a la posible obtención de algunos datos específicos considerados
relevantes.
2.2.3 DIAGNÓSTICO
Luego de que el auditor operacional ha realizado la etapa de investigación y análisis de las
áreas u operaciones comprometidas con este estudio, el auditor con base en los hallazgos
específicos encontrados deberá ensayar el resumen de los hallazgos de mayor relevancia,
para lo cual tenemos las siguientes etapas.
2.2.3.1 FASE CREATIVA
En esta etapa se deberá precisar si los problemas detectados son congruentes con la
realidad de la empresa. Luego de que los hallazgos hayan sido sumariados, se procederá
como sigue:
a) Ensayar un modelo conceptual de la estrategia administrativa que más convenga a la
organización, de acuerdo con las circunstancias que le rodean.
b) Se deberá precisar la prioridad que se deberá dar a los elementos del modelo
anterior.
c) Se deberá considerar el costo-beneficio del modelo diseñado.
2.2.3.2 REVISIÓN DE HALLAZGOS
El modelo desarrollado en el punto anterior se debe sujetar a una nueva verificación para
avanzar hacia el diagnóstico definitivo considerando los siguientes puntos:
36
a) Comparar el esquema con el modelo vigente y asegurarse que las diferencias son
importantes.
b) Se debe enlistar las excepciones encontradas en la confrontación y compararlas con
las que habían listado al iniciarse la fase creativa.
c) Ratificar la existencia de los problemas encontrados mediante comentarios con las
personas relacionadas o involucradas.
d) El auditor deberá asegurarse de que se trata de problemas o situaciones cuya
solución es viable.
e) Interrelacionar los problemas encontrados con los que se pudieran haber encontrado
en otras áreas y asegurarse de que las alternativas de solución que se proponen no
generarán más problemas o agravarán los existentes.
2.2.3.3 ELABORACIÓN DEL INFORME
En esta etapa el auditor inicia la elaboración de un borrador del informe luego de lo cual se
deberá proceder a:
a) Discusión del borrador con los involucrados.- Este paso tiene dos propósitos,
primero de asegurarse de que se trata de hallazgos reales, y segundo de que las
personas involucradas coinciden con su existencia tal y como se describe en el
borrador.
Además se persigue el hecho de convencer a los involucrados de hacer un frente
común conjuntamente con el auditor para presentar el informe a la alta gerencia.
b) Informe definitivo.- Es el informe final de la Auditoria Operacional que se ha
realizado. Debe considerarse que este informe es el resultado del trabajo realizado y
presentado a los altos funcionarios, y su objetivo debe centrarse en mostrar
objetivamente los problemas detectados en relación con la eficiencia de las
operaciones y sus controles operacionales. Además este informe debe ser ágil y
orientado hacia la acción.
El contenido del informe básicamente debe contener lo siguiente:
37
Alcance y limitación del trabajo.- En esta sección se deberá identificar los objetivos
del trabajo realizado, las operaciones que se abarcan con este estudio, las
limitaciones, la participación de otros profesionales y la responsabilidad asumida
sobre este trabajo.
Situaciones que afectan desfavorablemente la eficiencia operacional.- Se
recomienda presentar un resumen jerarquerizado de los problemas o hallazgos más
importantes resaltándose el efecto de estos en la organización.
Sugerencias para mejorar la eficiencia.- Estas sugerencias deberán hacerse luego
de que se señalen las situaciones desfavorables, además deberán ser específicas en
la medida de lo posible, en caso contrario tendrán el carácter de general.
Así mismo al elaborar el informe definitivo, el auditor deberá tomar en cuenta algunas
sugerencias en relación a su elaboración como las siguientes:
Definir en forma clara el propósito del informe.
A quien se dirige.
Escribir lo que le interesa a los lectores del informe, uso de síntesis para tener
una idea clara y general de su contenido.
Seccionar y utilizar índices.
Utilizar subtítulos
Además los comentarios deben jerarquizarse de preferencia en orden de
importancia
2.3 INDICADORES DE GESTIÓN
Al Indicador se le define como, la referencia numérica generada a partir de una o varias
variables, que muestra aspectos del desempeño de la unidad auditada. Esa referencia, al
ser comparada con un valor estándar, interno o externo a la organización, podrá indicar
posibles desviaciones con respecto a las cuales la administración deberá tomar acciones.
38
Al evaluar o elaborar un indicador, es importante determinar si se dispone de información
confiable y oportuna, que permita una comparación entre la situación real y referencias
históricas, similares o programadas.2
Según el manual de Auditoría de Gestión de la Contraloría General del Estado, el uso de
indicadores en la auditoría, permite medir:
La eficiencia y economía en el manejo de los recursos.
Las cualidades y características de los bienes producidos o servicios prestados
(eficacia)
El grado de satisfacción de las necesidades de los usuarios o clientes a quienes van
dirigidos (calidad).
Estos indicadores apoyan a la administración en la identificación anticipada de síntomas o
problemas que se perfilan en la ejecución de los procesos y actividades para corregirlos en
forma oportuna.
Para el desarrollo de un trabajo de auditoría operacional se ha considerado el conocimiento
e interpretación de los siguientes parámetros e indicadores de general utilización: economía,
eficiencia, eficacia.
2.3.1 EFICIENCIA
Se define a la eficiencia como la utilización racional de los recursos disponibles a un mínimo
costo para obtener el máximo de resultado en igualdad de condiciones de calidad y
oportunidad. Por lo tanto este criterio integral es manejado por la auditoría operacional,
pues relaciona la productividad de las operaciones o actividades con un estándar de
desempeño o con una medida o criterio de comparación.
Los indicadores de eficiencia, miden la relación entre dos magnitudes: la producción física
de un bien o servicio y los insumos o recursos que se utilizaron para alcanzar ese producto,
2 Contraloría General del Estado, Manual de Auditoría de Gestión, Tomo1, Capítulo 4, Parámetros e
Indicadores de Gestión.
39
pero de manera óptima. El indicador habitual de eficiencia es el costo unitario o costo
promedio de producción, ya que relaciona la productividad física, con su costo. Por ejemplo:
Costo de Inversión por Empleado = Gastos de Capacitación
No. Total Personal Planta
Costo Promedio de Personal Capacitado = Gastos de Capacitación. x 100
No. Total Personal Capacitado
Porcentaje del Personal Capacitado = No. Total de Personal Capacitado x 100.
No. Total Personal de Planta
Otro tipo de indicadores de eficiencia es el que relaciona volúmenes de bienes y servicios o
recursos involucrados con los gastos administrativos incurridos por la institución,
comparando con un estándar ideal de acuerdo a esa relación. Algunos ejemplos de este
tipo de indicadores son:
Inspecciones promedios por inspector
Personal regiones / Personal Central
Valor subsidios entregados / Gastos administrativos
Gastos administrativos programa becas / Total becas otorgadas
Insumos utilizados con relación al total de insumos adquiridos
2.3.2 ECONOMÍA
La economía, como elemento de gestión se definió como el uso oportuno de los recursos en
cantidad y calidad adecuadas y al menor costo posible, con relación a los programas de la
organización y a las condiciones y opciones que presenta el mercado.
En la auditoría operacional la economía es lograr el costo mínimo posible, o sea gastar
solamente lo razonablemente necesario para alcanzar un objetivo, una meta o un resultado
deseado. Es decir, es la asignación de los recursos: humanos, físicos y financieros, hecho
por las entidades en las diferentes actividades, con el fin de determinar si dicha asignación
fue óptima para la maximización de los resultados.
40
Algunos indicadores de economía actualmente en uso y que ponemos como ejemplo son los
siguientes:
Porcentajes de recuperación de créditos de corto plazo
Cobranzas/Facturación
Ingresos de operación/Gastos de Operación
Costo del servicio prestado con relación al costo estimado del servicio
2.3.3 EFICACIA
La eficacia consiste en lograr o alcanzar los objetivos propuestos, las metas programadas, o
los resultados deseados. Como elemento de gestión se define como la relación entre los
servicios o productos generados y los objetivos y metas programadas. Ejemplo:
Total de obras ejecutadas con relación a las obras programadas
Total de jóvenes capacitados con relación al total programado de jóvenes a capacitar
Total de bancos inspeccionados con relación al total de bancos
La eficacia de una organización se mide por el grado de cumplimiento de los objetivos
previstos; es decir, comparando los resultados reales obtenidos con los resultados previstos.
Por lo tanto su medición se expresa en un porcentaje de cumplimiento.
Los indicadores de eficacia evalúan el grado de cumplimiento de los objetivos planteados,
es decir en que medida el área o la institución como un todo, está cumpliendo con sus
objetivos fundamentales, sin considerar necesariamente los recursos asignados para ello.
Son conocidos también como indicadores de éxito, de impacto, o de objetivos
Algunos ejemplos de estos indicadores podrían ser los siguientes:
Indicador de Cumplimiento = Cursos Ejecutados x 100
Cursos Planificados
Indicador de Estándar = Costo de los programas x 100
Costo Total Programado
Indicador de Cumplimiento = Participantes Ejecutados x 100
Participantes Planificados
41
CAPÍTULO III
CASO PRÁCTICO: AUDITORÍA OPERACIONAL APLICADA AL
DEPARTAMENTO DE TESORERÍA DE LA COOPERATIVA DE
AHORRO Y CRÉDITO JARDÍN AZUAYO PERÍODO JUNIO –
OCTUBRE 2007
3.1 PLANIFICACIÓN DE LA AUDITORÍA
3.1.1 Conocimiento preliminar
3.1.1.1 Estudio de la Gestión Administrativa y Operativa
3.1.1.2 Visita a las Instalaciones
3.1.2 Revisión y Análisis de la información
3.1.3 Evaluación de control interno
3.1.4 Elaboración del Plan y Programas de Auditoría
3.2 EJECUCIÓN
3.2.1 Aplicación de procedimientos y técnicas de auditoría
3.2.2 Investigación y revisión de los hallazgos de auditoría
3.3 COMUNICACIÓN DE RESULTADOS
3.3.1 Elaboración del Informe de Auditoría.
3.3.2 Comunicar los resultados del examen ejecutado
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Conclusiones
Recomendaciones
BIBLIOGRAFÍA
ANEXOS
42
PROCESO DE APLICACIÓN DE LA AUDITORÍA
El proceso de la Auditoría Operacional aplicada al Departamento de Tesorería de la
Cooperativa de Ahorro y Crédito Jardín Azuayo, parte del conocimiento preliminar de la
organización, por lo que comienza con la familiarización, que es la fase en donde se puede
obtener un conocimiento general de la institución a través de visitas a las instalaciones con
el propósito de entender y conocer de mejor forma su administración y operatividad.
Este conocimiento general fue abordado en su mayoría en el primer capítulo del presente
trabajo en donde se reseñó en forma resumida la creación y constitución de la Cooperativa y
se identificó su visión y misión en cuanto a su objeto social y económico, así mismo se pudo
determinar su organización y forma de administración, así como los organismos de control
con los que cuenta y los principales productos y servicios que ofrece a sus socios. Sin
embargo en este capítulo práctico, abordaremos más profundamente algunos aspectos
relativos a la operatividad del Departamento de Tesorería, mediante las indagaciones
realizadas a funcionarios y empleados con lo cual se podrá realizar la evaluación del control
interno que permitirá la elaboración del plan de auditoría a ejecutarse mediante la aplicación
de técnicas y procedimientos establecidos.
Luego de obtenida evidencia suficiente y relevante que sustente las observaciones y
hallazgos encontrados, se procederá a emitir un informe profesional, el mismo que deberá
contener comentarios, conclusiones y recomendaciones tendientes a mejorar la eficiencia
del departamento.
Al iniciar la gestión de auditoría se parte de la suscripción de una carta compromiso, que no
es más que un documento de carácter formal que sirve al auditor para dar inicio a su labor, y
es con la cual se comenzó el desarrollo de este trabajo de auditoría.
43
CARTA COMPROMISO
Cuenca, 01 de Abril del 2008
Sr. Econ.
Juan Carlos Urgiles
GERENTE GENERAL
COOPERATIVA JARDÍN AZUAYO
Ciudad.-
De mis consideraciones:
Por la favorable respuesta a la solicitud dirigida a usted, para que se me permita realizar una
Auditoría Operacional al Departamento de Tesorería de la Cooperativa que usted dirige, la
misma que es mi tema de tesis para la obtención de mi título universitario, le confirmo mi
compromiso de llevar a cabo esta auditoría de acuerdo a las Normas de Auditoría
Generalmente Aceptadas, lo que significa que será diseñada y realizada para obtener
confiabilidad y certeza de los resultados y hallazgos obtenidos con el objetivo de emitir una
opinión sobre el grado de confiabilidad de eficacia y eficiencia de las funciones del
departamento auditado.
En vista de la naturaleza comprobatoria y de otras limitaciones inherentes de una auditoría,
existe el riesgo inevitable de que aún algunas exposiciones erróneas importantes puedan
existir sin ser detectadas, por lo que para obtener resultados dentro de lo aceptable, espero
una cooperación total de su personal con la confianza de que autorice a que ellos pondrán a
disposición todos los registros, documentación, y otra información que se requiera en
relación con la auditoría a realizarse.
El tiempo estimado de duración de la auditoría es de 90 días laborables, a partir del 7 de
abril del corriente año, por lo que los desfases que se produzcan deberán ser comunicados
con oportunidad con las respectivas medidas de corrección, y los resultados que se deberán
preparar y presentar al finalizar el proceso, consistirán en el informe final de la auditoría.
44
Sírvase firmar y devolver la copia adjunta de esta carta para indicar su conocimiento y
autorización para el desarrollo de la Auditoría Operacional al Departamento de Tesorería.
……………………… ……………………………..
JOHANN AGILA JUAN CARLOS URGILES
Auditor Operativo Gerente General
COAC JARDIN AZUAYO
45
3.1 PLANIFICACIÓN DE LA AUDITORÍA
La planificación de la auditoría, consiste en orientar la revisión hacia los objetivos
establecidos, para lo cual debe establecerse los pasos a seguir en la presente, y siguientes
fases y actividades a desarrollarse.
Este proceso abarca actividades que van desde las iniciales que persiguen obtener
información de la institución a auditar, hasta los procesos que se deben seguir y que pueden
variar en proporción al tamaño y la complejidad del ente auditado.
Las actividades comunes que se realizan en esta etapa las podemos resumir en las
siguientes:
1. Revisión y análisis de la información y documentación obtenida en la fase de
conocimiento preliminar.
2. Evaluación de Control Interno relacionada con el Departamento de Tesorería,
que permitirá obtener información sobre el funcionamiento del control interno.
3. Elaboración de programas de auditoría detallados y flexibles, elaborados y
confeccionados específicamente de acuerdo con los objetivos trazados, que
den respuesta a la comprobación de la eficiencia y eficacia de las funciones
del Departamento de Tesorería.
3.1.1 CONOCIMIENTO PRELIMINAR
En esta fase el auditor debe dirigir sus esfuerzos a obtener información orientadora para
realizar un diagnóstico de las áreas críticas de la organización dado que los principales
aspectos a investigarse son aquellos que tiene que ver con: las operaciones que se realizan
al interior, la estructura de la organización con sus políticas y reglamentos, y la
determinación de los principales indicadores o índices que servirán de base para medir el
desempeño de las funciones del área objeto de estudio.
46
3.1.1.1 ESTUDIO DE LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y OPERATIVA
El conocimiento preliminar de la organización comienza con un estudio en cuanto a
efectividad y eficiencia respecto a la planeación, organización, dirección y control de las
operaciones de la organización, para que el auditor conozca en forma general la
instrumentalización práctica de las funciones de la administración general y la gestión
operativa, mediante la cual se podrá formar una idea clara de las características y posibles
deficiencias al interior de la organización.
Según el Estatuto de la Cooperativa en su artículo 21, se indica claramente que la
administración de la Cooperativa y su gobierno estarán a cargo de las siguientes instancias
en el orden propuesto:
a) Asamblea general de representantes
b) Consejo de Administración
c) Gerente general
En el organigrama presentado a continuación, se puede observar que estas tres instancias
de administración de la Cooperativa, son apoyadas por diferentes áreas como son:
operaciones y procesos, recursos financieros, recursos informáticos y recursos humanos.
A su vez cada área está formada por diferentes departamentos o secciones, así puede
observarse que el Departamento de Tesorería pertenece al área de recursos financieros,
que se encarga de administrar y gestionar todo lo relativo a los recursos financieros con los
que opera la Cooperativa.
47
Fuente: Cooperativa Jardín Azuayo
A su vez el Departamento de Tesorería, está integrado por tres personas encargadas de
llevar a cabo todas las funciones del departamento.
En el siguiente cuadro se puede apreciar los diferentes cargos al interior del Departamento
de Tesorería, y sus funciones:
48
CARGO EMPLEADO FUNCIÓN OBJETIVO
TESORERA MAYRA GONZALEZ
Encargada de la coordinación del departamento que comprende la administración, planificación, provisión de recursos financieros así como el correspondiente control del flujo de caja de la Cooperativa y del riesgo de liquidez.
Manejar eficiente y eficazmente los recursos financieros del departamento.
AUXILIAR DE TESORERÍA 1
JÉSSICA GRANDA
Encargada de gestionar inversiones en el sistema financiero nacional y de producir información que permitan a la coordinación orientar sus decisiones en función de la liquidez y operaciones que afecten el movimiento financiero de la institución.
Apoyar en la gestión, operación y el manejo en forma eficiente y eficaz del departamento.
AUXILIAR DE TESORERÍA 2
VIVIANA TELLO
Encargada del manejo de caja interna para la provisión de liquidez a las oficinas de la Cooperativa, así como el correspondiente manejo de giros, remesas y recaudaciones que se dan en dichas oficinas.
Apoyar en la gestión, operación y el manejo en forma eficiente y eficaz del departamento.
Al interior del Departamento de Tesorería se pudo identificar las siguientes funciones
principales:
Funciones del Departamento de Tesorería:
1) Administrar la liquidez de la cooperativa
2) Administrar el portafolio de inversiones de la cooperativa
3) Controlar y manejar los créditos institucionales
4) Controlar y manejar el financiamiento
5) Controlar y manejar las remesas
6) Controlar y manejar los varios servicios de ventanillas
7) Custodiar valores y documentos
La gestión administrativa y operativa del Departamento de Tesorería comprende; la
planeación, organización, dirección y control de las funciones que realiza el departamento, y
para su correspondiente análisis nos valdremos de la siguiente Matriz de Funciones:
49
MATRIZ DE FUNCIONES
FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE
TESORERÍA
ETAPAS DE LA ADMINISTRACIÓN
PLANEAR ORGANIZAR DIRIGIR CONTROLAR
1) Administración de la liquidez de la cooperativa
La planeación es desempeñada por la
tesorera con la asesoría y apoyo del
área financiera
La organización para la distribución a las oficinas de la
liquidez es desarrollada por la
tesorera
La tesorera con sus ayudantes se
encargan de dirigir esta
liquidez para las oficinas
La tesorera con sus ayudantes
conjuntamente con el apoyo de cada oficina
(agencia) se encargan de controlar
la liquidez
2) Administración del portafolio de inversiones de la cooperativa
La tesorera con la asesoría y apoyo del
área financiera se encarga de planear las
inversiones en el sistema financiero
La organización y su gestión en el
sistema financiero es desempeñada
por la tesorera y la auxiliar 1
La tesorera y auxiliar 1 se encargan de
dirigir las inversiones
financieras de la Cooperativa
El control y seguimiento es
desempeñado por la tesorera y la auxiliar
1
3) Control y manejo de créditos institucionales
La planeación de los créditos institucionales es responsabilidad del
área financiera.
El área financiera y la tesorera se encargan de la organización de estos créditos institucionales
La tesorera con el apoyo del área
financiera se encargan de
dirigir y ejecutar estos créditos institucionales
La tesorera se encarga del control de estos tipos de
créditos y su seguimiento.
4) Control y manejo de financiamiento
La planeación del financiamiento es
responsabilidad del área financiera y/o
gerencia
El área financiera y la tesorera se encargan de la
organización del financiamiento para
la Cooperativa.
La tesorera con el apoyo del área
financiera se encargan de
dirigir y ejecutar el financiamiento
La tesorera se encarga del control y
manejo del financiamiento.
5) Control y manejo de remesas
La planeación de las remesas que
comprende su estudio y viabilidad es
desempeñada por el área de operaciones.
La tesorera y sus ayudantes se encargan de
organizar todas las remesas a las
diferentes oficinas
La tesorera y sus ayudantes se encargan de
dirigir y guiar el manejo de
remesas a las oficinas
La tesorera y sus ayudantes se
encargan de controlar el manejo de las remesas en las
oficinas
6) Control y manejo de servicios de ventanillas (recaudaciones, pagos, transferencias, etc)
Esta función comprende un estudio
completo de la factibilidad financiera y
operativa de prestar estos servicios y es llevada a cabo por el área de operaciones.
La función de organizar estos
servicios es función de la tesorera y sus
ayudantes
La tesorera y sus ayudantes se encargan de
manejar y dirigir los varios
servicios de ventanillas a las
oficinas
El control, manejo y seguimiento de estos servicios realizados en las oficinas es
llevado a cabo por la tesorera y sus
ayudantes.
7) Custodia de valores y documentos
Función desempeñada por la tesorera y la
auxiliar 2
La tesorera y la auxiliar 2 organizan la custodia de estos
valores y documentos
La tesorera y la auxiliar 2 se encargan de
dirigir la custodia de los valores y
documentos
El control, supervisión y
vigilancia de estos valores es tarea
absoluta de la auxiliar 2.
En esta Matriz de Funciones se puede observar en forma general, como son llevadas a cabo
cada una de las funciones del Departamento de Tesoreria desde el punto de vista de las
etapas de la administración, lo que nos sirve para formarnos una idea mucho más clara de
las características administrativas y operativas del departamento y sus posibles deficiencias.
50
3.1.1.2 VISITA A LAS INSTALACIONES
En las visitas iniciales realizadas a la Cooperativa, se realizó una observación directa de
cómo son llevadas a cabo las operaciones al interior del Departamento de Tesorería, por lo
que se utilizó entrevistas informales con el personal de la Cooperativa y especialmente del
departamento, para ir identificando las diferentes actividades y funciones e ir detectando
probables deficiencias.
Al obtener información del personal del Departamento de Tesorería, se pudo identificar que
dentro de sus funciones previamente establecidas, existían a su vez varias subfunciones
que deben ser desempeñadas por este departamento, las mismas que las enunciamos a
continuación:
FUNCIONES Y SUBFUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE TESORERÍA
# FUNCIÓN SUBFUNCIÓN
1 Administración de la liquidez de la cooperativa
Planificar en coordinación con las oficinas la provisión y uso de los recursos financieros.
Programar y controlar el flujo de caja de la Cooperativa.
Controlar el riesgo de liquidez a corto plazo.
Administrar las obligaciones con el público, de tal manera que sean acordes con la estrategia de la Cooperativa (políticas).
Controlar el nivel de liquidez, dentro de los límites legales y necesarios, para atender las necesidades inmediatas de los socios y de acuerdo a los índices generales.
Determinar el calce de plazos (captación vs. colocación)
2 Administración del portafolio de inversiones de la cooperativa
Gestionar y negociar tasas de inversiones en Bancos.
Programación de vencimientos de certificados de depósitos a plazo fijo que la Cooperativa tiene en los bancos.
Coordinar la movilización de recursos financieros entre la Cooperativa y los bancos.
Estar actualizado sobre la situación financiera de las entidades en las que invierte la Cooperativa.
Verificar cuando sea necesario la existencia de saldo en las cuentas que la Cooperativa tiene en los distintos bancos.
Establecer la estructura de inversiones.
Determinar la institución dentro del sistema financiero nacional (bancario como cooperativo), con las cuales se debe invertir los recursos de la Cooperativa.
3 Control y manejo de créditos institucionales.
Llevar el control de los créditos comerciales que la Cooperativa concede a instituciones.
Recordar a dichas instituciones el vencimiento de la cuota y/o reclamarles la deuda.
4 Control y manejo de financiamiento
Administrar los créditos que han sido concedidos a la Cooperativa.
Determinar el flujo de pagos de los créditos concedidos a la Cooperativa.
51
5 Control y manejo de remesas
Receptar las transferencias del exterior desde las empresas remesadoras e ingresar la información al sistema informático.
Elaborar periódicamente los cuadres respectivos (conciliaciones) entre las oficinas que realizan los pagos de remesas y los reportes obtenidos del sistema.
Elaborar informes de y para las empresas remesadoras y remitir el reporte de pagos realizados a ellas.
6
Control y manejo de servicios de ventanillas (recaudaciones, pagos, transferencias, etc)
Control y consolidación de la información relativa al pago de bono de desarrollo humano.
Control y consolidación de la información del servicio de ventanillas compartidas.
Control y consolidación de los pagos por medio del SPI (Banco central).
Ejecutar las transferencias solicitadas por los socios a los bancos.
Control y consolidación de recaudaciones de instituciones públicas (Pacifictel, colegios, etc.).
7 Custodia de valores y documentos
Mantener bajo su custodia los valores, efectivo y varios documentos importantes guardados en caja fuerte.
Al finalizar estas visitas iniciales se obtuvo una idea más clara sobre las actividades
desarrolladas en el Departamento de Tesorería, lo que en lo posterior nos permitirá
desarrollar y estructurar programas de trabajo más detallados para la eficaz ejecución de la
auditoria operacional.
3.1.2 REVISIÓN Y ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN.
Consiste en realizar una revisión y el correspondiente análisis de la información y
documentación obtenida en la fase anterior, con el propósito de obtener un conocimiento
integral de la institución. El objeto que se sigue en esta etapa es comprender las
actividades principales y tener los elementos necesarios para la evaluación de control
interno y para la planificación de la auditoría.
Para poder realizar esta etapa utilizaremos el método de evaluación conocido como de
flujogramas, que consiste en describir objetivamente la estructura orgánica del
Departamento de Tesorería. Este método es más técnico para la evaluación y tiene
ventajas frente a otros métodos, porque permite visualizar de un solo vistazo el relevamiento
siguiendo una secuencia lógica y ordenada, además de facilitar la identificación o ausencia
de controles.
52
Para el uso de este método debemos seguir los siguientes pasos:
1. Determinar la simbología.
2. Diseñar el flujograma
3. Explicar cada proceso junto al flujo o en hojas adicionales
A continuación se describe la simbología que se utilizará para describir las operaciones
desarrolladas en el Departamento de Tesorería de la Cooperativa:
# SIMBOLOGÍA DESCRIPCIÓN
1
DOCUMENTO
2
PROCESO MANUAL
3
PROCESO (Cualquier operación tanto manual como mecánica)
4
DECISIÓN
5
ARCHIVO
6 LÍNEAS DE FLUJO
7
MULTIDOCUMENTOS
8
INICIO O FIN
Una vez establecido la simbología que utilizaremos para describir las funciones del
Departamento de Tesorería, procederemos a diagramar el flujo de actividades desarrolladas
en cada una de las funciones del departamento:
53
FLUJO DE ACTIVIDADES:
FUNCIÓN: ADMINISTRACIÓN DE LA LIQUIDEZ
OBJETIVO: Proyectar las necesidades futuras de efectivo de la Cooperativa de forma
correcta para determinar en un período de tiempo los flujos reales de efectivo desde y hacia
la Cooperativa, es decir: los ingresos, egresos, y el saldo de efectivo, y reducir la
probabilidad de problemas en la operatividad y funcionamiento.
ACTIVIDADES:
Índice de liquidez.- Cada semana se revisa el índice de liquidez de la Cooperativa, el
mismo que tiene que cumplir con un mínimo definido por la Superintendencia de Bancos y
también con un mínimo definido por la Cooperativa misma, por intermedio de la sección de
análisis de riesgos que es manejada dentro del área financiera.
Este índice de liquidez, debe mantenerse entre el 15% y 22% según la estructura de los
activos.
Cuando el índice de liquidez es mayor, sirve para asignar un mayor porcentaje de cupos de
crédito para las oficinas. Esta asignación se la realiza una vez al mes y es comunicada a las
oficinas vía mail.
Transferencia de exceso de efectivo y cheques desde las oficinas.- Se recibe de las
oficinas las transferencias cuando el coordinador de oficina analiza la liquidez en que se
encuentra en ese momento, así como los cheques ingresados a caja por concepto de
depósitos u otros ingresos de los socios y de considerarse necesario éste solicita al cajero
que realice la transferencia de valores a tesorería.
Si existe Banco en la Localidad o cercano a la localidad, realizará el depósito en el Banco y
de no ser posible realizar el depósito bancario, realizará una transferencia en efectivo y/o
cheques a la caja interna de tesorería. Por lo que la auxiliar 2 de tesorería, recibirá la
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notificación del depósito bancario de parte del cajero y verificará el mismo en la cuenta
bancaria.
En caso de ser por transferencia de dinero, el auxiliar recibirá el dinero físico y registrará en
su caja interna. Si la transferencia contiene cheques realizará el depósito bancario para su
efectivización el mismo día. Finalmente la auxiliar 2 de tesorería, archivará el comprobante
de transferencia recibida en la carpeta respectiva.
Fondeo a las oficinas.- El coordinador de oficina solicita valores a tesorería para cubrir sus
necesidades de caja, por lo que tesorería revisa los saldos de bancos mediante la página
web y los saldos de las oficinas, mediante reportes del sistema de actualización de saldos.
Este requerimiento puede ser cubierto:
a. En efectivo
b. Con papeletas de retiro de bancos.
a. Si es en efectivo, la auxiliar 2 entregará a la oficina los valores solicitados recibiendo
la firma de recepción en el respectivo comprobante. Este documento se llama
―transferencia de dinero‖.
b. Si la solicitud es para retiro del banco, se proveerá desde tesorería mediante
transferencia bancaria los recursos necesarios a la cuenta de la Cooperativa en el
banco solicitado, para que la oficina pueda realizar el retiro.
Luego la auxiliar de tesorería archivará el documento de transferencia de valores a las
oficinas en la carpeta correspondiente.
Pago de obligaciones.- Desde contabilidad se realiza el respectivo egreso de caja, o a su
vez emite la autorización para que tesorería proceda a realizar el pago. Luego de que en
tesorería es recibido el comprobante de egreso de caja, el pago se lo realiza al proveedor si
es socio acreditándose en su cuenta el valor del egreso, caso contrario realiza el pago en
efectivo y legaliza el comprobante de pago. Luego la auxiliar de tesorería, ingresa al
sistema el valor pagado y transfiere a contabilidad el egreso firmado por el proveedor.
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Pago de créditos externos.- La tesorera realiza el control del vencimiento de cuotas por
obligaciones crediticias que mantiene la Cooperativa con instituciones. Al vencimiento se
realiza el depósito o transferencia por el valor de la cuota y se recibe el comprobante de
pago.
Cobro de créditos institucionales.- La tesorera revisa las fechas de vencimientos de los
créditos comerciales entregados a instituciones que han sido entregados desde tesorería
para gestionar la cobranza de estos.
Si la cuota está vencida, la tesorera llama a la institución para que se acerque a cancelar ya
sea mediante depósito en las oficinas de la Cooperativa, depósitos bancarios o
transferencias bancarias. La tesorera revisa el depósito por pago de la cuota de crédito
realizado por la institución y registra el mismo. Si no existe el depósito, realiza la gestión de
cobranza.
FLUJO DE LA ADMINISTRACIÓN DE LA LIQUIDEZ
LIQUIDEZ DE LA
COOPERATIVA
Financiamiento externo
Transferencias de efectivo desde las oficinas
Cobro de créditos comerciales Fondeo a las oficinas
Pago de obligaciones
Pago de financiamiento externo
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FUNCIÓN: ADMINISTRACIÓN DEL PORTAFOLIO DE INVERSIONES
OBJETIVO: Aumentar el capital de la Cooperativa con la inversión de los excesos de
liquidez. Las inversiones de la Cooperativa representan la colocación de fondos en papeles
de renta fija o variable, sobre los que se espera obtener rendimientos por intereses o por la
negociación a valores mayores al de su adquisición.
El responsable de esta gestión es el Departamento de Tesorería que para este caso es la
coordinadora del departamento, o sea la tesorera.
ACTIVIDADES:
Realizar inversiones o renovaciones.- La coordinadora del área financiera y la tesorera
sobre la base del análisis de la situación de la Cooperativa en lo referente a la liquidez,
solvencia, endeudamiento, riesgo, rentabilidad y condiciones de mercado, elaboran un
informe que permita tomar la mejor decisión en cuanto a montos y mecanismos de inversión
de los excedentes de efectivo. Para tal decisión sobre la institución donde realizar la
inversión, se toman en cuenta aspectos para reducir el riesgo de manera razonable con
criterios basados en la credibilidad y confianza de la institución en la que se vaya a invertir,
asi como los indicadores financieros y calificaciones que otorgan organismos controladores
y demás condiciones de mercado.
Este proceso se lo realiza de la siguiente forma:
La tesorera ayudada por la auxiliar 1, concreta la negociación con la institución financiera
emisora y si la Cooperativa posee cuenta en dicha institución, la auxiliar 1 debita el valor de
la inversión de la cuenta de la Cooperativa, caso contrario realiza una transferencia hacia la
institución financiera, concretándose la negociación con la institución.
Con el documento original se registra la información de la negociación en el Sistema de
Inversiones de la Cooperativa, y el sistema contabiliza y provisiona los intereses ganados de
acuerdo al manual contable para el tipo de inversión realizada. Finalmente la auxiliar 1
archiva el documento de inversión en la caja fuerte.
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Evaluación de portafolio de inversiones.- Consiste en determinar las condiciones en las
que se encuentran invertidos los fondos de la Cooperativa, por lo que se elaboran diferentes
informes que permitan determinar la estructura del portafolio de inversiones en función de
diferentes factores (tipo de inversión, banco, vencimiento, montos, etc.), con la finalidad de
decidir si procede o no la venta por lo que el coordinador financiero y la tesorera, analizan
las inversiones que puedan negociarse de la manera más favorable.
Venta de inversiones.- Si la decisión fue vender las inversiones, la tesorera o la auxiliar 1
procede a negociar los papeles de renta fija en el mercado financiero bajo las condiciones
establecidas en la autorización de venta, luego de lo cual se registrará la venta en el sistema
de inversiones de la Cooperativa, y esta venta es verificada con la conciliación bancaria.
Luego de realizada la venta, la auxiliar 1 retira el documento original de la caja fuerte y lo
entrega al nuevo dueño del documento de renta fija y se comunica a contabilidad para el
respectivo registro contable.
Cancelación anticipada de inversiones .- La Coordinadora Financiera y la tesorera
considerando los requerimientos de liquidez, podrán considerar la venta y/o cancelación
anticipada de inversiones evaluando su conveniencia en cuanto a costos y que se encuentre
dentro de las políticas de inversión, por lo que decidirán la venta o precancelación.
En el caso de que la decisión es cancelar la inversión en forma anticipada, la tesorera
comunica a la institución financiera su decisión de cancelar por anticipado la inversión, para
recuperar los valores pactados tanto en capital como intereses ganados durante el periodo
invertido; en este caso se debe reliquidar los intereses ganados, pues el plazo de inversión
no se cumplio para este caso.
Luego los documentos originales de la inversión, son retirados de la caja fuerte y cuando la
institución financiera emisora de los papeles realiza el pago de los valores por la cancelación
anticipada, o el comprador cuando se ha negociado las inversiones, la auxiliar 1 procede a
registrar la cancelación en el sistema de la Cooperativa, y comunica a contabilidad para su
registro de manera contable.
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Cancelación de inversiones.- Los vencimientos de las inversiones de renta fija deben ser
determinados con anterioridad a la fecha establecida para su cancelación, con la finalidad
de decidir si se procede a su cancelación o renovación. A la fecha de vencimiento de las
inversiones, la tesorera comunica a la institución financiera su decisión de cancelar la
inversión vencida, con la finalidad de recuperar los valores pactados tanto en capital como
rendimientos ganados durante el periodo invertido.
Finalmente los documentos originales de la inversión, son retirados de la caja fuerte y se
registra la cancelación de la inversión en el sistema de la Cooperativa, y se comunica a
contabilidad para el correspondiente registro.
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FLUJO DE ACTIVIDADES
ADMINISTRACIÓN DEL PORTAFOLIO DE INVERSIONES
PASOS Y DESCRIPCIÓN
1.- Coordinadora de área financiera y tesorera
elaboran informe para decidir sobre inversión.
2.- Tesorera o auxiliar 1 gestionan con institución
sobre nueva inversión o renovación.
3.- Si Cooperativa tiene cuenta en la institución se
hace nota de débito, de lo contrario se realiza la
transferencia.
4.- Institución financiera realiza el certificado de
depósito y entrega a la auxiliar 2.
5.- Auxiliar 2 registra en el sistema la inversión
6.- Auxiliar 2 guarda certificado en caja fuerte
ACTIVIDADES DE: EVALUACIÓN, VENTA ,
RENOVACIÓN O CANCELACIÓN ANTICIPADA.
7.-Coordinadora financiera y tesorera elaboran
informe para decidir si renovar, cancelar o vender
8.- Se toma decisión sobre la inversión
9a.- En caso de renovación tesorera o auxiliar 2 revisan periodicamente fecha de vencimiento. 10a.- A la fecha de vencimiento la auxiliar 2 saca la póliza de la caja fuerte y la entrega a la institución financiera. 11a.- Se inicia nuevamente el proceso de negociación con la institución financiera para la nueva inversión. 9b.-En caso de que se decida vender, se inicia el proceso de negociación con un comprador o institución financiera. 10b.- Se obtiene la póliza de la caja fuerte y se entrega al nuevo dueño, previo al pago de este por el valor pactado del certificado o póliza. 11b.- Se registra en el sistema la cancelación o venta.
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FUNCIÓN: CONTROL Y MANEJO DE CRÉDITOS INSTITUCIONALES
OBJETIVO: Llevar el correspondiente registro y control de los créditos institucionales
concedidos por la Cooperativa a instituciones, empresas, etc, con el propósito de realizar los
cobros de las cuotas de cada uno de ellos y su correspondiente liquidación.
ACTIVIDADES:
Estos tipos de créditos se dan a instituciones como ONGs, organizaciones, etc, y se otorgan
sólo cuando la Cooperativa tiene un índice alto de liquidez. Estos créditos, primeramente
son aprobados por el Consejo de Administración para ser concedidos. Además estos tipos
de créditos no son gestionados por las oficinas de la Cooperativa, sino por el área financiera
o por gerencia directamente. Luego pasan al Consejo de Administración con un informe de
análisis de riesgos y del Comité de Crédito para ser aprobados.
La tesorera se encarga de gestionarlos en lo que se refiere a su registro, pagarés,
liquidación, y demás documentos. Estos créditos no son registrados en el sistema de la
Cooperativa, sino que son controlados en hojas de Excel.
La institución beneficiaria deberá previo a la liquidación del crédito entregar toda la
documentación de respaldo y firmar el pagaré, por lo que tesorería archivará toda la
documentación.
Cuando se liquida el crédito, es decir cuando se lo otorga, los valores solicitados son
depositados en la cuenta de ahorros que mantiene en la Cooperativa, la empresa o
institución solicitante y luego pueden ser transferidos a una cuenta de un banco si lo
solicitan.
Los cobros son realizados cuando la institución o empresa deudora transfiere el valor de la
cuota por medio de una transferencia bancaria a la Cooperativa. Al terminar de cobrarse
todo el crédito, tesorería devuelve el pagaré a la institución.
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FLUJO DE ACTIVIDADES
CONTROL Y MANEJO DE CRÉDITOS INSTITUCIONALES
PASOS Y DESCRIPCIÓN
INSTITUCIÓN:
COOPERATIVA:
NO SI
1.- Institución solicita crédito a la Cooperativa. 2.- Se recibe solicitud y se analiza viabilidad por medio del departamento de riesgos y de la comisión de crédito 3.- El departamento de riesgos y la Comisión de Crédito emiten un informe al respecto que se envía al Consejo de Administración. 4.- El Consejo de Administración analiza el crédito y aprueba o no de acuerdo a las condiciones. 5.- Si el crédito no es aprobado se termina el proceso. Si es aprobado pasa al Departamento de Tesorería quien realiza todos los trámites pertinentes. 6.- La institución presenta documentación y firma pagaré para el crédito. 7.- Tesorería liquida el crédito, recibe pagaré y lo archiva. 8.- Institución realiza pagos de cuotas de crédito. 9.- Tesorería registra pago de cuotas 10.- Tesorería al final del crédito devuelve pagaré a institución.
Inicio
Institución
solicita
credito Recibe
solicitud
Comisión de crédito
analisa crédito Dep. Riesgos
analisa crédito
Consejo de
Administración
Aprobación
Tesorería
tramita
crédito
Recibe crédito
Tesorería
registra pago
Paga cuota
Tesorería registra
cancelación
Recibe pagaré
Fin
Informe
e
Informe
Entrega
documentos y
firma pagaré
Pagaré
Archivo
Pagaré
Doc. Doc
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FUNCIÓN: CONTROL Y MANEJO DE FINANCIAMIENTO
OBJETIVO: Controlar y manejar de forma eficaz los créditos que han sido concedidos a la
Cooperativa y determinar sus correspondientes flujos de pagos.
ACTIVIDADES:
Estos tipos de créditos son gestionados por gerencia, tesorería o por el área financiera, y en
su mayoría son de procedencia internacional, por lo que se debe contar con la aprobación
del Consejo de Administración para gestionarlos. Las principales actividades que se
desarrollan en esta función son las siguientes:
Primeramente se gestiona el financiamiento, enviando toda la documentación necesaria
para firmar un convenio, en caso de necesitarse con la institución que concede el
financiamiento. Luego en caso de que la decisión de la institución sea favorable, se recibe
la transferencia por intermedio de un banco; la cual una vez efectivizada es confirmada por
la tesorera. La forma de pagos y el valor de cada uno de ellos se determinan en el mismo
convenio o en un archivo adjunto, u oficio que es recibido en la Coopertativa de parte de la
institución u organización.
Posteriormente estos créditos son registrados en el Banco Central, para lo cual se llena un
formulario, adjuntando algunos documentos como: copia del convenio, declaración de
gerencia sobre la procedencia de los fondos, copia del estado de cuenta donde se realizó la
transferencia, etc; con esta información el Banco Central asigna un número de registro para
este crédito.
El registro de estos créditos en tesorería se lo realiza en forma manual, llevándose el control
de fechas y montos en archivos Excel, y las tablas de pagos son guardadas en carpetas.
Una copia de estas tablas de pagos son enviadas a contabilidad para la correspondiente
provisión por los pagos a realizarse.
Cuando se realiza cada uno de los pagos, se envía un correo a contabilidad, solicitando el
egreso u orden de transferencia para el banco; estos pagos también son registrados en el
Banco Central.
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Al cancelarse el último pago del crédito, se envía un mail a contabilidad indicando que es el
último para que contabilidad proceda a dar de baja el crédito y no quede saldo pendiente.
FLUJO DE ACTIVIDADES
CONTROL Y MANEJO DE FINANCIAMIENTO PASOS Y DESCRIPCIÓN NO
SI
NO
SI
1.- Estos créditos son gestionados por gerencia, tesorería o por el área financiera. 2.- Se envía toda la documentación necesaria para firmar un convenio en caso de necesitarse con la institución que concede el financiamiento. 3.- La institución decide si da el financiamiento. 4.- En caso de aceptarse el crédito, se recibe el dinero por transferencia bancaria y la tabla de pagos. 5.- La transferencia es confirmada por tesorería. 6.- Si es un crédito internacional tesorería registra estos créditos en el Banco Central enviandose la documentación necesaria. 7.- El Banco Central asigna un número de registro a este crédito. 8.- Tesorería registra estos créditos en forma manual llevándose el control de fechas y montos en archivos Excel. 9.- Cuando se realizan los pagos, se envía un correo a contabilidad, solicitando el egreso u orden de transferencia, luego la autorización regresa a tesorería para realizar el pago. Estos pagos también son registrados en el Banco Central en caso de ser créditos internacionales. 10.- Al cancelarse el último pago se informa a contabilidad.
Inicio
Gestión de crédito
Institución analisa crédito
Doc. Crédito
Fin
Institución Recibe
confirmación
Doc.
B. C. asigna número
Tesorería registra crédito
Tesorería solicita egreso
Contabilidad realiza egreso
Institución recibe pago
Tesorería realiza pago e informa a B.C. si es crédito
internacional
Crédito internacio
nal
Tesorería recibe y confirma
B. C. registra
pago Tesorería al final
informa a contabilidad
Contabilidad registra cancelación
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FUNCIÓN: CONTROL Y MANEJO DE REMESAS
OBJETIVO: Controlar y manejar en forma eficaz las transferencias por remesas recibidas
del exterior de las empresas remesadoras, con quienes se tiene firmados convenios de
cooperación institucional, y el correspondiente pago, registro y conciliación.
ACTIVIDADES:
Actualmente la Cooperativa recibe remesas de 4 empresas remesadoras (Solidario,
Produbanco, Ecuagiros y COONECTA). Sin embargo los procesos que se realiza en cada
actividad en algunos casos son diferentes por cada remesadora como se verá a
continuación.
Carga de archivo y verificación.- Consiste en registrar la información que envían las
remesadoras mediante un archivo texto en donde viene información como: valor del giro,
persona que envía el giro, beneficiario, etc. La forma de registrar dicho archivo, depende del
proceso que se tenga establecido con cada remesadora. Este proceso es realizado por la
auxiliar 2 de tesorería de la siguiente manera:
Se recibe el archivo vía mail o por conexión en un sitio FTP, dependiendo de la remesadora,
y se carga el archivo al sistema; cuando el archivo es enviado por Produbanco y Solidario
los giros son cargados en conexión directa a un sitio FTP, cuando es por Ecuagiros el
archivo es envíado por mail. Para el caso de COONECTA no existe esta actividad, ya que
la Cooperativa se conecta en línea directamente al software de esta empresa y no se
necesita cargar ningún archivo.
Luego que los archivos de remesas son cargadas al sistema de la Cooperativa; en el caso
de Ecuagiros y Solidario, se procede a verificar que se hayan cargado todos los giros, por lo
que se revisa uno por uno cada giro, este proceso no es realizado en el caso de Produbanco
ya que ellos envían al siguiente día un resumen de los giros enviados por el día anterior
para verificarlos, y se puede volver a cargar el archivo sin riesgo de que se puedan duplicar
los giros.
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Pago de giros.- Luego de que se hayan cargado los archivos que contienen las remesas o
giros, las oficinas de la Cooperativa proceden a realizar el pago a los beneficiarios de los
mismos, de acuerdo a los diferentes horarios de atención.
Modificaciones, reversas y anulaciones de remesas: Se realizan de la siguiente forma
dependiendo de la remesadora.
Modificaciones.- Se dan cuando las remesadoras solicitan a tesoreria vía mail, que se
realicen ciertos cambios en los datos de los giros como: nombre del beneficiario,
direcciones, etc. Este proceso es desarrollado por la misma auxiliar de tesorería 2 que
carga el archivo.
Para el caso de COONECTA, como es un sistema al cual sólo se tiene limitado acceso y es
manejado directamente desde la remesadora, las modificaciones generalmente se dan para
cambios de nombre de beneficiarios; los cuales son realizados en un campo de
observaciones, y el mismo servirá de referencia al cajero de la oficina para poder pagar en
forma correcta el giro. Cualquier otra modificacion es realizada directamente por
COONECTA.
Reversas.- Consiste en reversar el pago de una remesa o giro, que ha sido pagado en
forma incorrecta, ya sea porque la persona a quien se paga no era el beneficario correcto, o
porque se pagó un giro que no correspondía. Para Produbanco, Solidario y Ecuagiros,
estas reversas son solicitadas por las oficinas que han cometido el error, mediante un mail
enviado a tesorería indicando el número de giro pagado y el beneficiario, luego tesorería
reenvía este correo a sistemas para que reversen las remesas y queden disponibles para
volverse a pagar.
En COONECTA las reversas son realizadas directamente por ésta, siempre y cuando desde
tesorería se envíe un mail solicitándolas previo a la recepción del mail de las oficinas que
solicite la reversa. COONECTA podrá realizar las reversas siempre y cuando la solicitud de
reversa haya sido informada dentro de los primeros 5 minutos posteriores al error cometido.
Anulaciones.- En el caso de anulaciones de remesas, son las remesadoras (Produbanco,
Ecuagiros y Solidario) quienes envían un mail solicitando a tesorería que realice la
anulación, y tesorería procede a anular la remesa en el archivo que recibió primeramente de
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parte de la remesadora. En el caso de COONECTA, es ésta misma quien se encarga de
anular directamente las remesas. Generalmente este proceso lo realiza a los 21 días de
que un giro no ha sido pagado, y se notifica de dicha anulación a tesorería via mail.
Nota.- Cuando se trata de las remesas de COONECTA, existe el compromiso de la
Cooperativa de llamar por teléfono a los beneficiarios para que se acerquen a cobrarlas, este
trabajo debe ser realizado por las oficinas de la Cooperativa directamente; sin embargo este
proceso lo está asumiendo en su mayoría el Departamento de Tesorería.
Cuadre diario de remesas.- Para Produbanco, Solidario y Ecuagiros, se procede a obtener
un reporte del sistema de los giros pagados por cada remesadora. Luego se realiza una
consulta en el sitema de SQL que está conectado al sistema de la Cooperativa, de todos los
egresos de caja y notas de crédito por giros realizados por las oficinas; el nombre del
reporte es ―N/C por pago de giro‖, estos dos reportes se los consolida en una hoja de Excel
y tienen que cuadrar para verificar que se ha realizado correctamente el proceso de pago de
giros de cada una de las oficinas de la Cooperativa. Cuando existen diferencias entre estos
dos reportes que generalmente se dá porque las oficinas no registran los pagos por los
conceptos de notas de crédito antes señalados, se comunica a contabilidad vía mail,
indicando que en tales oficinas y en tales remesadoras existen diferencias, con el propósito
de que sea contabilidad quien cuadre con las respectivas notas de débito o crédito mal
realizadas en las oficinas.
Posteriormente, se obtiene del sistema un archivo de ―giros pagados‖ por remesadora, y se
envía a cada remesadora ya se vía FTP o vía mail, dependiendo de la remesadora, para
que ellos a su vez realicen sus respectivos cuadres. Cuando se trata de enviar la
información a Solidario y Ecuagiros adicionamente se envía un reporte de ―giros
pendientes‖.
Al final del mes se revisa el saldo que mantiene cada remesadora en la cuenta de la
Cooperativa, en la que realizan depósitos diarios de acuerdo al convenio que se tenga con
cada una de ellas. Para lo cual desde el sistema, todos los días se obtiene un archivo cuya
información consiste en: valor, comisión, nombre, fecha, oficina, etc, luego es llevado a un
archivo en Excel, en donde se realiza la conciliación con la información que envían las
remesadoras todos los meses para los respectivos cuadres de los giros pagados, de las
comisiones, de los saldos, etc.
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En el caso de Produbanco, este cuadre se lo realiza cada 15 días. Luego de esto se pide
vía mail a contabilidad que realice la factura por las comisiones ganadas, y una vez emitida
es entregada a tesorería, quien entrega o la envía a cada remesadora para el cobro
respectivo. Finalmente la remesadora deposita estos valores en la cuenta de la
Cooperativa, completandose el proceso de cobro de comisiones ganadas.
Para el cuadre de COONECTA, se obtiene un reporte de este sistema desde la opción
―reporte de pagos‖; este reporte se cuadra con dos reportes obtenidos del sistema de la
Cooperativa denominados: ―N/C por pago de giro RTC‖ y ―Egresos por pago de giro RTC‖.
En caso de existir diferencias entre estos reportes se informa vía mail a contabilidad para
que cuadre, indicando la oficina donde se realizó el error.
Finalmente todos los días se obtiene un reporte del sistema por estado y se pasa a un
archivo Excel, para cuadrar las comisiones, depósitos en la cuenta, giros pagados, saldos,
etc; cuyos valores deben coincidir con las mayas de compensación que envían desde
COONECTA todos los días, y al final de mes, se realiza el cuadre por el periódo para el
respectivo proceso de facturación.
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FLUJO DE ACTIVIDADES
CONTROL Y MANEJO DE REMESAS PASOS Y DESCRIPCIÓN PROCESO PARA PRODUBANCO, ECUAGIROS Y
SOLIDARIO
NO
SI
NO SI
1.- Carga de archivo al sistema de la Cooperativa enviado por las remesadoras. Este archivo se lo obtiene mediante un sitio FTP o vía mail. 2.- Verificación de giros para comprobar que toda la información se cargó correctamente. 3.- Pago de giros en oficinas a beneficiarios. 4.- En caso de haber modificaciones estas son solicitadas por las remesadoras a tesorería via mail, y tesorería las realiza en el sistema. 5.- En caso de anulaciones, estas son solicitadas por las remesadoras mediante un mail a tesorería para que se realice la anulación, y tesorería procede a anular la remesa en el archivo que recibio inicialmente. 6.- En caso de reversas, estas se dan cuando los giros fueron pagados en forma incorrecta y son solicitados via mail por las oficinas. Tesorería reenvía este correo a sistemas para que haga la reversa y queden disponibles para volverse a pagar.
7.- Luego se realiza el cuadre diario mediante reportes obtenidos del sistema. En caso de existir diferencias se comunica a contabilidad via mail indicando el descuadre para que concilie la diferencia. 8.- Se obtiene del sistema un reporte de giros pagados y se envía a las remesadora para sus respectivos cuadres. Cuando se trata del Solidario y Ecuagiros adicionamente se envia un reporte de giros pendientes. 9.- Se obtiene por día un reporte del sistema, cuya información se pasa a un archivo Excel para conciliar con la información enviada por las remesadoras todos los meses para los cuadres de: comisiones, saldos de cuenta, giros pagados, etc. En el caso de Produbanco este cuadre se lo realice cada 15 días. 10.- Finalmente se pide vía mail a contabilidad que realice la factura por las comisiones ganadas, la misma que es entregada a tesorería. 11.- Tesorería entrega o envía la factura a cada remesadora para el cobro respectivo. 12.- La remesadora deposita en la cuenta de la Cooperativa para el pago de las comisiones.
Inicio
Carga de
archivo
Pago
Anulación,
Modifiación
y Reversas
Anulación
(Tesorería)
Modificación
(Tesorería) Reversas
(Tesorería)
Cuadre de
remesas
Descuadre
Reportes
Conciliación
Fin
Verificación
Remesadora
envia archivo
Remesadora
solicita
modificación
o anulación
Oficinas
solicitan
reversas
Sistemas
hace reversas
Remesadora
recibe reporte
Contabilidad
cuadra remesas
Contabilidad
realiza factura
Remesadora
recibe factura
y deposita
Tesorería
envia factura
Tesorería solicita
factura
Arch.
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FLUJO DE ACTIVIDADES
CONTROL Y MANEJO DE REMESAS PASOS Y DESCRIPCION PROCESO PARA COONECTA:
NO SI NO SI
1.- Acceso al sistema de COONECTA mediante un software al cual se ingresa con una clave de usuario, por lo que dicha conexión se realiza en línea. 2.- Las oficinas de la Cooperativa proceden al pago de los giros a los beneficiarios de acuerdo a sus horarios de atención. 3.- En el caso de haber modificaciones, estas son realizadas directamente por COONECTA y notificadas vía mail a tesorería.
4.- Para el caso de las anulaciones, estas son realizadas directamente por COONECTA, proceso que lo realiza a los 21 días de que un giro no ha sido pagado, y se notifica a tesorería vía mail. 5.- Cuando existen reversas de las remesas por ser pagado en forma incorrecta, estas son realizadas por COONECTA, siempre que desde tesorería se envíe un mail solicitandola previa recepción de un mail de las oficinas que la solicitó inicialmente. 6.- Al final del día se realiza el respectivo cuadre de remesas pagadas, por lo que se obtiene un reporte del sistema de COONECTA, que se cuadra con dos reportes obtenidos del sistema de la Cooperativa. En caso de existir diferencias se comunica a contabilidad vía mail indicando el descuadre para que concilie la diferencia. 7.- Se obtiene todos los días un reporte del sistema por estado y se pasa a un archivo Excel para cuadrar comisiones, depósitos en la cuenta, giros pagados, etc, cuyos valores deben coincidir con las mayas de compensación que envía COONECTA todos los días, y al final de mes, se realiza el cuadre por el periódo para el respectivo proceso de facturación. 8.- Finalmente se pide vía mail a contabilidad que realice la factura por las comisiones ganadas, la misma que es entregada a tesorería. 9.- Tesorería entrega o envía la factura a COONECTA para el cobro respectivo. 10.- COONECTA deposita en la cuenta de la Cooperativa en el banco compensatorio para el pago de las comisiones.
Inicio
Acceso a COONECTA
Pago
Anulación,
Modifiación
y Reversas
Cuadre de
remesas
Descuadre
Reportes
Conciliación
Fin
COONECTA realiza
modificación,
anulación o reversa
Oficinas
solicitan
reversas
Tesorería
solicta reversa
Contabilidad
cuadra remesas
Contabilidad
realiza factura
COONECTA
recibe factura
y deposita
Tesorería
envia factura
Tesorería solicita
factura
COONECTA
envia mallas de
compensación
COONECTA
informa
Tesorería recibe
información
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FUNCIÓN: CONTROL Y MANEJO DE SERVICIOS DE VENTANILLAS
OBJETIVO: Controlar, manejar y consolidar de forma eficiente la información relativa a
varios servicios ofrecidos por la Cooperativa a socios y no socios como: recaudaciones,
transferencias, pagos, etc.
ACTIVIDADES:
Recaudaciones.- Es un servicio que presta la Cooperativa a algunas instituciones públicas
o privadas, para poder efectuar en sus oficinas el proceso de cobro de planillas o cuotas por
los servicios prestados por dichas instituciones. El proceso para realizar este servicio se lo
puede generalizar de la siguiente manera:
El Departamento de Tesorería recibe el o los archivos de la institución, a la cual le va a
prestar el servicio de recaudación. Este archivo es validado en el sistema, comprobandose
que cumpla con los formatos establecidos para su carga automática. Luego en cada oficina
se realiza el proceso de recaudación de planillas o cuotas.
Al final del día se realiza el cuadre diario de recaudaciones, comparando el archivo que se
obtiene del sistema que contiene entre otros aspectos el valor recaudado por oficina y por
número de documento, contra el reporte que se obtiene de ―ingresos a caja‖ o ―notas de
credito‖ realizadas en cada oficina.
Al final del mes o del día, dependiendo del convenio que se tenga con la institución para
quien se realice la recaudación, tesorería consolida la información y la envía a la institución
para el cuadre respectivo. Finalmente al termino del mes, tesorería solicita a contabilidad la
realización de la factura para el cobro de las comisiones respectivas, por lo que contabilidad
realiza la factura que es enviada a tesorería, para el cobro respectivo, posteriormente la
institución realiza una transferencia a la cuenta de la Cooperativa o directamente se realiza
la respectiva nota de débito de la cuenta de la institución en la Cooperativa, según lo que se
haya establecido en el convenio.
Transferencias.- Se definen como traspasos de efectivo que se realizan los socios desde
sus cuentas en la Cooperativa, hasta otras cuentas fuera de ella como los bancos
nacionales e internacionales.
71
El proceso se inicia en las oficinas de la Cooperativa, en donde el socio solicita la
transferencia en ventanilla, llenándose un formulario manualmente para luego ser ingresado
al sistema por el cajero con los siguientes datos: nombre, valor, número de cuenta original,
tipo de cuenta de destino, número de cuenta de destino, nombre de beneficiario y nombre
de banco, etc. Cuando las transferencias son solicitadas hasta el medio día, éstas son
realizadas el mismo día en la tarde; pero si se realizan posterior a esta hora, serán
realizadas al día siguiente.
En el Departamento de Tesorería, por intermedio de la auxiliar 1, que es la persona
encargada de realizar este proceso, se ingresa al sistema de la Cooperativa a un módulo en
donde se obtiene el reporte de las transferencias realizadas ese día; y se selecciona el
banco a donde se realizará las transferencias, luego se genera el archivo en el mismo
sistema y contablemente este afecta a la cuenta contable que mantiene la Cooperativa en
ese banco. Además el sistema genera conjuntamente un oficio e imprime una tabla con los
nombres de los beneficiarios, tipo de cuenta, número de cuenta y el valor que se envia al
banco para la correspondiente acreditación en las respectivas cuentas. Este oficio enviado,
debe ir con 2 de las 4 firmas autorizadas para este tipo de transacciones, más el sello de la
Cooperativa. Todo este proceso que se sigue en tesorería es realizado por cada uno de los
bancos a los cuales los socios han solicitado sus transferencias.
El cuadre de los valores transferidos se lo realiza al día siguiente, revisando los reportes de
valores transferidos con el estado de cuenta de cada uno de los bancos en la libreta o en la
página web.
Para el caso en el que los datos en los formularios estén mal llenandos ya sea por errores
en los nombres, número de cuenta incorrectos, etc, y consecuentemente el banco no
acreditó estos valores en las cuentas solicitadas, el Departamento de Tesorería realiza un
ajuste por estos valores no acreditados en el banco, realizando la respectiva nota de crédito
en la cuenta del socio por dichos valores no transferidos.
Pago del BDH (Bono de Desarrollo Humano).- Se refiere al pago del Bono de Desarrollo
Humano que se realiza en las oficinas de la Cooperativa a todos los beneficiarios, sean
estos socios o no. El proceso se inicia en cada una de las oficinas en donde las personas
beneficiarias se acercan con su cédula a efectuar el cobro, para ello la Cooperativa se
72
conecta al sistema de COONECTA, y éste a su vez al sistema de Banred, quien es la
encargada de la administración de la base de datos de todos los beneficiarios del BDH,
luego de lo cual los cajeros en las oficinas realizan el pago del bono de acuerdo al Manual
Operativo del BDH emitido por Banred.
Al final del día el Departamento de Tesorería, realiza el cuadre respectivo por todos los
bonos pagados en ese día, para ello se procede a cuadrar los siguiente reportes, el primero
se lo obtiene del mismo sistema de COONECTA sobre los bonos pagados, y el segundo se
lo obtiene del sistema de la Cooperativa totalizado por cada oficina, luego de lo cual se
procede a revisarlos conjuntamente, es decir, se cuadra lo pagado realmente en las oficinas
de la Cooperativa contra lo registrado en el sistema de COONECTA. Además para poder
completar este proceso de cuadre, desde tesorería se conecta a un sitio FTP a Banred, en
el cual se baja las respectivas ―mallas de pagos de bono‖, en las que consta el número de
bonos pagados, las cooperativas que han pagado, oficinas, valores, etc. Este proceso es
realizado todos los días, por lo que el Departamento de Tesorería procede a cuadrar los dos
archivos obtenidos inicialmente con este nuevo reporte que se obtuvo en este último
proceso, es decir, la segunda etapa del cuadre del bono se lo realiza entre los dos reportes
iniciales contra las mallas obtenidas desde Banred.
En caso de existir diferencias en los cuadres ya sea por bonos pagados por la Cooperativa
que no se encuentran registrados en las mallas de Banred, o por existir bonos que están
registrados como pagados en Banred que no fueron cancelados por la Cooperativa, el
proceso es el siguiente:
Se llena una ―solicitud de devolución‖ dirigida al PPS (Programa de Protección Social) del
MIES (Ministerio de Inclusión Económica y Social), informándole sobre el motivo de
descuadre, a la vez que se solicita la respectiva devolución de valores. En caso de ser
saldo a favor del PPS se envía conjuntamente con la solicitud, el comprobante de depósito
en el Banco de Machala, que es en donde el PPS concilia estos inconvenientes que se
presentan. Cuando el saldo a es a favor de la Cooperativa el PPS realiza un depósito en los
posteriores días en el banco MM Jaramillo Arteaga, que es en donde la Coopertiva tiene una
cuenta para conciliar valores con el PPS.
73
Pagos por medio del SPI (Banco Central).- Consiste en los pagos que realizan las
instituciones públicas o privadas por medio del Sistema de Pagos Interbancarios del Banco
Central (SPI). Este proceso se inicia en cada una de las empresas que desean realizar sus
pagos por este medio, para lo cual se conectarán a un sitio en la Web del Banco Central, en
donde llenarán un formulario con algunos datos básicos como: el nombre del beneficiario,
número y tipo de cuenta, institución financiera a donde acreditar, valor, etc. Esta
información debe ser llenada hasta las 13:00 pm.
Después de las 14:00 pm, esta información está disponible para la Cooperativa que se
conecta a un sitio especial en la página web del Banco Central, y procede a bajarse el
archivo, este a su vez es cargado en el sistema de la Cooperativa, el cual valida la
información y genera un archivo MD5 que es devuelto por la misma vía Web al Banco
Central, confirmándose a quienes si se acreditó los valores y a quienes no; ya sea por
errores en los datos, etc. Luego de lo cual el Banco Central, acredita el mismo día en la
cuenta de la Cooperativa los valores traspasados. La compensación de valores los realiza
el Banco Central al día siguiente, es decir si hoy se depositó en la cuenta de la Cooperativa
10.000 USS, y la Cooperativa solo acreditó en las cuentas 8.000 USS, al día siguiente el
Banco Central acreditará 2.000 USS menos, más el valor por transferencia por el SPI de
este nuevo día.
Para el caso en el que se trate de pagos por medio del SPI de transferencias al exterior,
estos son revisados por la Cooperativa hasta las 10:30 AM, luego de lo cual se deberá
generar el archivo, validarlo, e informar al Banco Central sobre la acreditación en las
cuentas hasta las 12:00 pm.
A continuación realizaremos los respectivos flujos de actividades de las recaudaciones y de
las transferencias consideradas como las actividades más importantes dentro de esta
función del departamento. Además el proceso del pago del bono es similar al proceso del
pago de remesas, ya que ambas se dan en el sistema de COONECTA.
74
FLUJO DE ACTIVIDADES
CONTROL Y MANEJO DE SERVICIOS DE VENTANILLAS
PASOS Y DESCRIPCIÓN
RECAUDACIONES:
NO SI
1.- Tesorería recibe el o los archivos de la institución a la cual le va a prestar el servicio de recaudación. 2.- Archivo es validado en el sistema para su carga automática. 3.- Luego en cada oficina se realiza el proceso de recaudación de planillas o cuotas. 4.- En caso de producirse errores en las oficinas, estas notifican vía mail a tesorería y ésta a su vez solicita a sistemas que reverse en el sistema la planilla o cuota mal cobrada. 5.- Cuadre diario de recaudaciones comparando archivos de recaudaciones del sistema contra reportes obtenidos del mismo sistema por los ingresos o notas de crédito realizadas por cada oficina.
6.- Tesorería consolida información y envía a la institución para el cuadre respectivo. 7.- Al final del mes tesorería solicita a contabilidad la realización de la factura para el cobro de las comisiones. 8.- Se realiza factura que es enviada a tesorería para ésta envíe a la institución. 9.- Institución realiza transferencia o se realiza nota de débito de la cuenta de la institución en la Cooperativa según convenio para el pago de comisiones.
Inicio
Tesorería
valida archivo
Oficinas
recaudan
Institución envia archivo
Error en
cobro
Tesorería
solicita a
sistemas
Oficina
solicita reversa
Sistemas
reversa cobro
Tesorería
realiza cuadre y
envia reporte
Institución
Tesorería
solicita factura
Contabilidad
realiza factura
Tesorería
envia factura
Institución recibe factura y
paga comisión
Fin
Arch
.
Fact.
Fact.
75
FLUJO DE ACTIVIDADES
CONTROL Y MANEJO DE SERVICIOS DE VENTANILLAS
PASOS Y DESCRIPCIÓN
TRANSFERENCIAS:
NO SI
1.- Socio solicita transferencia en ventanilla de las oficinas llenando un formulario manualmente. 2.- Cajero ingresa la información en el sistema de la Cooperativa. 3.- Tesorería revisa en el sistema las transferencias solicitadas y las realiza. 4.- Se genera archivo en el sistema conjuntamente con un oficio que contiene datos de la transferencia. 5.- Se envía archivo y oficio al banco para que realice las transferencias. 6.- Se realiza cuadre respectivo revisando reportes de valores transferidos con estado de cuenta de cada uno de los bancos o revisando la página web. 7.- En caso de que el banco no pudo realizar la transferencia, tesorería realiza nota de crédito en la cuenta del socio por dichos valores no transferidos.
Inicio
Cajero revisa e
ingresa al
sistema
Fin
Tesorería revisa las
transferencias
en el sistema
Socio solicita
tranferencia y llena
formulario
Tesorería genera archivo
y oficio
Banco realiza
transferencias
Tesorería
cuadra valores
Cuadre de
valores
Tesorería realiza nota
de crédito al
socio
Form.
Ofic.
76
FUNCIÓN: CUSTODIA DE VALORES Y DOCUMENTOS
OBJETIVO: Velar por el resguardo y conservación de los valores, efectivo, y varios
documentos importantes custodiados por el Departamento de Tesorería.
En el Departamento de Tesorería se guarda el efectivo de la Cooperativa proveniente de los
bancos o de las oficinas, y algunos documentos importantes como los siguientes:
Cheques de bancos en talonarios y en papel continuo
Certificados de depósito a plazo fijo emitidos por la Cooperativa
Certificados de depósito emitidos a favor de la Cooperativa
Certificados de aportaciones
Títulos de acciones
Póliza de seguros
Letras de cambio por garantías, etc.
ACTIVIDADES:
Custodia de efectivo y cheques para depositar.- Consiste en el dinero que se guarda en
la caja fuerte de la tesorería proveniente de los retiros de las cuentas de los bancos, de la
efectivización de los certificados de depósitos a plazo fijo favor de la Cooperativa, o de la
liquidez de las oficinas que transfieren sus excesos a tesorería. También comprende los
cheques que son depositados en las oficinas por los socios de la Cooperativa.
En el caso del efectivo, estos valores son guardados en la caja fuerte del departamento y
existe una persona encargada de su custodia, que normalmente es la auxiliar 2 de tesorería.
Los procesos que se siguen para la custodía del efectivo y de los cheques a depositar, se
desarrollan de la siguiente manera:
Cuando el efectivo proviene de las oficinas, éstas realizan una transferencia desde su caja a
la caja de tesorería, dicha transferencia incluye cheques de bancos para depositarse, por lo
que luego de realizarse la transferencia, el compañero de la oficina entrega físicamente el
dinero a la auxiliar 2 de tesorería, y ésta procede a contar el dinero y verificar los cheques
con los valores correspondiente. Luego de ello la auxiliar revisa en el sistema la
77
transferencia que le han realizado, y si está acorde con lo recibido, procede a aceptar la
transacción; finalmente guarda el dinero en caja fuerte. Para el caso de los cheques a
depositar, estos generalmente son guardados en la gaveta del escritorio de la auxiliar bajo
llave, con el propósito de que estén más disponibles ya que tienen que ser depositados en
los bancos de inmediato.
Si el efectivo proviene de los retiros realizados de las cuentas de los bancos, el proceso es
como sigue: La persona encargada de manejar las cuentas de los bancos llena la papeleta
en la cual debe constar la firma de al menos 2 de las 4 personas autorizadas para realizar
retiros, luego que el retiro es realizado, el dinero es entregado a la auxiliar 2 de tesorería
que tiene a su cargo la custodia de la caja; quien cuenta los valores comprobando que estén
correctos, despues registra en el sistema el ingreso a su caja. Finalmente se guardan los
valores en caja fuerte y a su vez contabilidad revisa el sistema y cuadra el egreso realizado
de la cuenta del banco con el ingreso realizado a la caja de la auxiliar 2 de tesorería.
Cuando el efectivo proviene del vencimiento de un certificado de depósito a plazo fijo, se
procede inicialmente revisando la fecha de vencimiento de estos en el sistema, los mismos
que pueden vencer tanto en la caja de la auxiliar 1 o auxiliar 2, dependiendo de que auxiliar
realice el proceso de vencimiento. Cuando vencen en la caja de la auxiliar 1, ésta retira el
dinero del banco y transfiere a la caja de la auxiliar 2, quien es la encargada de la custodia
de la caja fuerte, en el caso de vencer el certificado de depósito en la caja de la auxiliar 2 no
se necesita realizar ninguna transferencia. Luego de ello el efectivo es contado para
verificar que cuadre con el valor del vencimiento, y se procede a guardar el efectivo en caja
fuerte.
Por su parte los egresos de caja por efectivo o cheques, son registrados en el sistema de la
Cooperativa mediante una transferencia desde la caja de tesorería a la oficina o banco a
donde se desee transferir los valores, o se lo puede realizar tambien mediante un egreso de
caja para el caso en que se realice algun pago en efectivo.
Custodia de cheques y certificados de depósitos.- .Se refiere a todos los cheques
impresos en papel continuo o talonario, emitidos por los bancos para uso de la Cooperativa
por las cuentas que ésta mantiene en dichos bancos. Tambien se refiere a los certificados
de depósitos de la Cooperativa elaborados en imprenta y que servirán para ser entregados a
las oficinas para ser emitidos en cada una de ellas, cuando los socios realicen los diferentes
78
depósitos a plazo fijo. El proceso que se sigue para realizar la custodia de estos cheques o
certificados es el siguiente:
Al llegar los talonarios de cheques de los bancos o los certificados de la imprenta a donde la
Cooperativa los mandó a elaborar, la auxiliar 2 de tesorería revisa que las cantidades
recibidas sean iguales a las que consta en la factura o documento correspondiente, luego de
tal verificación son guardados en un lugar seguro en el departamento.
La salida de estos documentos, se lo hace llenando un acta entrega-recepción mediante la
cual se entrega a la oficina los cheques o certificados, previa firma de dicha acta de la
persona que los recibe, para luego ser archivada como respaldo de la auxiliar de tesorería.
Solamente para el caso de los cheques, se registra la asignación de estos en el sistema de
acuerdo a la oficina a quien se esta haciendo la entrega; para posteriormente en cada una
de ellas ir registrando el uso de los mismos, e ir dando de baja de la cantidad entregada
inicialmente.
Custodia de certificados de depósito a favor de la Cooperativa.- Se refiere a los
certificados emitidos a favor de la Cooperativa por el efectivo inmovilizado que ésta
mantiene en los diversos bancos. Estos certificados luego de ser emitidos por el banco son
registrados en el sistema de la Cooperativa en la caja de la auxiliar 1 o 2, dependiendo de la
caja desde donde se realizó la transferencia para la realizacion del respectivo certificado de
depósito, luego son guardados en una gaveta con llave hasta su vencimiento directamente
por la auxiliar de tesorería que los tramitó.
Custodia de varios documentos importantes.- En tesorería también se puede guardar
cualquier otro documento considerado importante para la Cooperativa, y que es necesario
custodiarse en un sitio seguro, tales como: polizas de fiel cumplimiento de contrato,
certificados de aportaciones, titulos de acciones, garantias, etc.
Todos estos documentos son entregados a la tesorera, o una de las auxiliares, mediante
una acta de entrega-recepción en la que conste el detalle de los documentos entregados,
para lo cual ésta revisará los documentos que le son entregados y procederá a guardarlos
en la caja fuerte o en alguna gaveta con llave, y archivará el acta debidamente firmada y
entregará la copia a la persona que le hizo entrega de los documentos. Cuando dichos
79
documentos salen de tesorería igualmente se lo hará mediante la firma de otra acta-entrega
en donde esta vez es la persona que los recibió inicialmente quien ahora hace la entrega de
los documentos para posteriomente volver a archivar dicha acta debidamente firmada.
A continuación realizaremos los respectivos flujos de las actividades más importantes
desarrolladas por el Departamento de Tesorería, en lo referente a la custodia de valores y
documentos como son: custodia del efectivo, custodia de chequeras y certificados de
depósito, y custodia de varios documentos importantes.
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FLUJO DE ACTIVIDADES
CUSTODIA DE VALORES Y DOCUMENTOS PASOS Y DESCRIPCIÓN
CUSTODIA DE EFECTIVO Y CHEQUES
Tes
ENTRADA: 1.- Si el efectivo proviene de las oficinas, éstas realizan una transferencia a tesorería que puede incluir cheques de bancos para depositarse. Si el efectivo proviene de los bancos, éstos son realizados mediante retiros de la cuenta de la Cooperativa en el banco. 2.- Los valores provenientes de las oficinas o de los bancos, son entregados físicamente a la auxiliar 2 de tesorería. 3.- La auxiliar 2 de tesorería procede a contar los valores recibidos, así como revisar los cheques para depositar. 4.- La auxiliar 2 de tesorería revisa que los valores recibidos concuerden con el valor de la transferencia realizada por la oficina, o con el valor del retiro realizado en el banco. 5.- La auxiliar, procede en el sistema a aceptar la transferencia realizada por la oficina. Y en caso de provenir de los bancos procede a registrar un ingreso a su caja por estos valores. 6.- La auxiliar procede a guardar los valores de efectivo en la caja fuerte. En caso de haberse recibido cheques de las oficinas para depositarse en los bancos, éstos son guardados en una gaveta con llave. SALIDA: La salida de los valores de tesorería son realizados mediante transferencias o egresos de caja. Cuando se entrega valores a las oficinas o a los bancos, generalmente se los realiza mediante el registro en el sistema de una transferencia a dicha oficina o banco. En caso de entrega de efectivo para un pago que se puede dar por diferentes motivos, estos son realizados registrándose en el sistema un egreso de caja para poder hacer la entrega de los valores.
Inicio
Transferencia
desde las oficinas Retiros desde
los bancos
Auxiliar 2 de
tesorería recibe
los valores
Auxiliar 2 de
tesorería cuenta
los valores
Auxiliar 2 de
tesoreria verifica
valores
Auxiliar 2 de
tesorería acepta
transferencia o
registra ingreso de
caja
Caja
Fuerte
Gaveta
con llave
Transferencia o
egreso de caja
Entrega de
valores o pago
Fin
81
FLUJO DE ACTIVIDADES
CUSTODIA DE VALORES Y DOCUMENTOS PASOS Y DESCRIPCIÓN
CUSTODIA DE CHEQUES Y CERTIFICADOS DE DEPÓSITOS
No NO
SI
ENTRADA: 1.- Los cheques impresos en papel continuo o talonario emitidos por los bancos, y los certificados de depósitos de la Cooperativa elaborados en imprenta, son entregados al Departamento de Tesorería para su custodia. 2.- La auxiliar 2 de tesorería revisa que las cantidades recibidas sean iguales a las que consta en la factura o documento correspondiente. 3.- Estos documentos son guardados en un lugar seguro en el departamento hasta su correspondiente distribucion a las oficinas. SALIDA: 1.- La salida de los cheques o certificados de depósito de este lugar, se lo hace llenando un acta entrega-recepción, mediante la cual se entrega a la oficina los cheques o certificados previa firma de dicha acta de la persona que los recibe. 2.- La auxiliar de tesorería procede a archivar dicha acta para su respaldo. 3.- En el caso de la entrega de cheques se registra la asignación de estos en el sistema de acuerdo a la oficina a quien se está haciendo la entrega, con el propósito de que se vayan dando de baja conforme se usen.
Inicio
Cheques Certificados
Auxiliar de
tesorería constata
cantidades
Caja fuerte o
Gaveta
Entrega de
cheques o
certificados
Archivo
Si es
Cheque
Asignación en el
sistema
Fin
Acta
Elaboración
de acta
82
FLUJO DE ACTIVIDADES
CUSTODIA DE VALORES Y DOCUMENTOS PASOS Y DESCRIPCIÓN
CUSTODIA DE VARIOS DOCUMENTOS IMPORTANTES
ENTRADA:
1.- Algunos documentos cuya característica indica que son importantes para los propósitos de la Cooperativa, y que a su vez involucrán valores considerables, y que se considera necesario guardarse en un lugar seguro, son entregados al Departamento de Tesorería para su custodia. 2.- La tesorera o una de las auxiliares recibe dichos documentos. 3.- Se elabora un acta de entrega-recepción en donde se describe las características básicas de estos documentos, señalando la persona que los entrega y la que los recibe. 4.- Se firma el acta y una copía se entrega a la persona que entregó los documentos y la otra copia queda en tesoreria. 5.- Se guarda los documentos en una gaveta con llave. 6.- Se guarda el acta en lugar seguro. SALIDA: 1.- Para la salida de estos documentos de tesorería se lo hará igualmente mediante un acta de entrega-recepción. 2.- Se firmará dicha acta y una copia se entrega a la persona a quien se entrega el documento, y la otra copia queda con la persona de tesorería que le entregó los documentos. 3.- Se guardará el acta entrega-recepción en un lugar seguro
Inicio
Elaboración
de acta
Archivo
Archivo
Fin
Tesorería recibe
documentos
Entrega de
documentos
Firma de acta y
entrega
Elaboración
de acta
Firma de acta y
entrega
Doc.
Doc.
Acta
Doc.
Acta
Archivo
83
3.1.3 EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO
Control Interno
Se puede definir al control interno como el plan de la organización conformado por los
métodos y medidas adoptadas para salvaguardar los activos, la fidelidad de los datos de
contabilidad, y el cuidado de la eficiencia de las operaciónes mediante el cumplimiento de
las políticas establecidas por la administración, por lo que le corresponde a la auditoría la
misión de evaluar su eficacia y de formular las recomendaciones pertinentes para mejorarlo.
El control interno es una constante preocupación del auditor, porque de la calidad de este se
establece su nivel de confianza por medio de la evaluación y calificación del Riesgo de
Auditoría.
Riesgo de control
El Riesgo de Auditoría puede definirse como la posibilidad de emitir un informe de auditoría
incorrecto, por no haber detectado errores o irregularidades significativas que modificarían el
sentido de la opinión vertida en el informe. Por lo que en esta auditoría desarrollada se tiene
en cuenta los tres componentes del riesgo, que son:
Riesgo inherente: Es la posibilidad de que las operaciones tengan errores o
irregularidades. Este riesgo está totalmente fuera de control del auditor ya que
depende de la naturaleza propia de la organización, y difícilmente se puede tomar
acciones que tiendan a eliminarlo.
Riesgo de control: Es la incapacidad de los sistemas de control para detectar
errores o irregularidades. Este tipo de riesgo está fuera del control de los auditores,
por ello las recomendaciones resultantes de la evaluación de los sistemas de control
que se realicen, van a ayudar a mejorar los niveles de riesgo en la medida en que se
adopten tales recomendaciones.
Riesgo de detección: Es el de que los auditores no descubran los errores o
irregularidades al aplicar sus procedimientos, técnicas o prácticas. Este riesgo es
totalmente controlable por la labor del auditor, y depende exclusivamente de la forma
en que se diseñen y lleven a cabo los procedimientos de auditoría.
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Componentes del control
Los componentes del sistema de control interno pueden considerarse como un conjunto de
normas que son utilizadas para evaluar el control interno y determinar su efectividad, estos
componentes son:
a. Ambiente de control
b. Valoración del riesgo
c. Actividades de control
d. Información y comunicación
e. Supervisión o vigilancia
Ambiente de control.- Marca las pautas de comportamiento en una organización, y
tiene una influencia directa en el nivel de conciencia del personal con relación al control,
constituyéndose en la base de los otros elementos del control interno. Los elementos
que lo conforman entre los más importante son:
Integridad y valores éticos
Autoridad y responsabilidad
Estructura organizacional
Políticas y prácticas de recursos humanos
Valoración del riesgo.- Es una actividad que debe practicar la dirección de la entidad
para identificar los factores que pueden afectar el logro de los objetivos. Por lo que los
elementos más importantes que forman parte de la valoración son:
Identificación de los objetivos del control interno
Identificación de los riesgos internos y externos
Rotación de personal
Crecimiento rápido
Nuevos o adecuaciones a los sistemas de información
Actividades de control.- Consisten en las políticas y los procedimientos tendientes a
asegurar que se cumplan las directrices de la dirección, y que se tomen las medidas
necesarias para afrontar los riesgos que podrían afectar la consecución de los objetivos.
85
Los elementos más importantes de las actividades de control son:
Políticas para el logro de objetivos.
Revision del desempeño
Diseño de las actividades de control
Controles fisicos establecidos
Información y comunicación.- Está constituida por los métodos y registros
establecidos para registrar, procesar, resumir e informar sobre las operaciones de una
entidad. La calidad de la información que brinda el sistema, afecta la capacidad de la
gerencia para adoptar decisiones adecuadas que permitan controlar las actividades de la
organización, esta calidad se refiere a:
El Contenido
Oportunidad
Actualidad
Exactitud
Accesibilidad
Supervisión.- Es un proceso que asegura y vigila la calidad del control interno, por lo
que es necesario realizarla, ya que con una vigilancia y monitoreo adecuado se puede
identificar e implantar a tiempo las medidas correctivas necesarias.
Para realizar un monitoreo adecuado se puede considerar lo siguiente:
Quejas de socios o proveedores
Observaciones de organismos de control interno o externo
Malestar del personal
Proceso a seguir para la evaluación del control interno
El objetivo del análisis del control interno al Departamento de Tesoreria de la Cooperativa,
es calificar el nivel de riesgo de cada componente en cada una de las funciones que se
realiza.
86
Es deber del auditor en la realización de la ejecución de su trabajo, analizar y evaluar el
control interno de la organización que va a auditar; es por eso que a continuación
presentaremos la escala de valoración y el método y técnica que utilizaremos, los mismos
que nos permitirán interpretar los resultados y consecuentemente evaluar el control interno,
aplicado al Departamento de Tesorería.
Escala de valoración.
Para determinar el nivel de confianza del control interno, se utilizará la siguiente escala de
valoración, cuya utilización es de general aplicación en auditorías de este tipo:
ESCALA DE VALORACIÓN Y CALIFICACIÓN
NIVEL DE CONFIANZA NIVEL DE
RIESGO
GRADOS %
Confiable 95 – 76 Bajo
Aceptable 75 – 51 Moderado
No Confiable 50 – 15 Alto
Métodos y técnicas.
Para la evaluación de control interno se utiliza diversos métodos, entre los más conocidos y
de mayor utilización es el de los cuestionarios, y que es el que utilizaremos por sus múltiples
ventajas que presenta como lo es: ser una guía para evaluar y determinar áreas críticas, la
pronta detección de deficiencias, y el hecho de que siempre buscan una respuesta.
Estos cuestionarios consisten en diseñar una lista de preguntas que deben ser contestadas
por el personal responsable de las distintas áreas de la institución a ser analizada, que en
este caso sería por el personal del Departamento de Tesorería, así como del resto del
personal de la Cooperativa que tenga que ver con las funciones que realice el
departamento. Estas preguntas son formuladas de tal forma que la respuesta afirmativa
indique un punto óptimo en el control interno, y que una respuesta negativa indique una
87
debilidad y un aspecto no muy confiable; en algunas ocasiones algunas preguntas
probablemente no resulten aplicables, en ese caso, se utiliza las letras NA ―no aplicable‖.
En las entrevistas que se realizó, no sólo se buscó obtener un Si, No, o NA, sino que se
trata de obtener el mayor número de evidencias para los propósitos de la auditoría.
La evaluación del control interno se realizó aplicando un cuestionario a la tesorera, a sus
ayudantes, y al personal involucrado, lograndose así información para realizar la evaluación
y análisis del control interno, por ello se diseñó los cuestionarios por cada función del
departamento y que constan en el ANEXO 1. Con estas respuestas se elaboró una Matriz
de Evaluación del Control Interno que consta en el ANEXO 2 para posteriomente determinar
su nivel de confianza.
Obtención e Interpretación de resultados.
Para la obtención del nivel de confianza se aplicó la siguiente formula:
A continuación se presenta dos cuadros resumen y sus correspondientes gráficos, que nos
ilustran los resultados obtenidos de la evaluación del control interno a las funciones del
Departamento de Tesorería en función del nivel de confianza:
CP = (CT/PT) x 100
CP = Confianza Ponderada
CT = Calificación Total
PT = Ponderación Total
88
CUADRO DE NIVEL DE CONFIANZA
(POR FUNCIÓN)
FUNCIONES VALOR PONDERACIÓN NIVEL DE
CONFIANZA
LIQUIDEZ 10 25 40%
INVERSIONES 11 25 44%
CRÉDITOS INSTITUCIONALES 13 25 52%
FINANCIAMIENTO 11 24 46%
REMESAS 15 26 58%
VENTANILLAS 17 26 65%
CUSTODIA 18 28 64%
TOTAL 95 179 53%
89
CUADRO DE NIVEL DE CONFIANZA
(POR COMPONENTE DEL CONTROL INTERNO)
COMPONENTE VALOR PONDERACIÓN NIVEL DE CONFIANZA
ENTORNO DE CONTROL 25 49 51%
EVALUACIÓN DE RIESGOS 0 14 0%
ACTIVIDADES DE CONTROL 35 67 52%
INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN 14 14 100%
SUPERVISIÓN 21 35 60%
TOTAL 95 179 53%
Luego de aplicarse el custionario de control interno y su correspondiente tabulación, se
obtuvo como resultado que las funciones del Departamento de Tesorería obtuvieron un 53%
de Nivel de Confianza que equivale un Nivel de Riesgo Moderado, esto como resultado de
evaluar las funciones tanto en forma individual como en su conjunto.
90
Este nivel alcanzado se puede analizar desde dos puntos de vista. El primero tiene que ver
la incidencia que tienen los niveles de confianza individuales alcanzados por cada función,
siendo la función de liquidez la que más bajo nivel presenta al igual que la de inversiones y
la de financiamiento. Por otro lado se puede observar que las funciones que más
contribuyen a elevar el nivel de confianza, son los servicios de: remesas, ventanillas, y
custodia de valores y documentos.
El segundo punto de vista desde el cual se puede analizar el nivel de confianza alcanzado,
se refiere a un análisis de los componentes del control interno y para el cual se diseñó el
cuestionario tratando de abordar cada uno de éstos; por lo que podemos afirmar que los
resultados que arrogaron los cuestionarios, nos indica que existe una debilidad en la
evaluación del riesgo, que es una actividad destinada a identificar los factores que afectan el
logro de los objetivos, ya que el nivel de confianza alcanzado en este componente es de 0,
lo que significa que no existen objetivos claros en cada una de las funciones. Así mismo
puede observarse que el otro componente con nivel bajo de confianza, es el entorno de
control, cuyos principales elementos son: la falta de conocimientos técnicos y experiencias
de parte del personal que desempeña sus funciones al interior del departamento, y el no
poder contar con un número suficiente de personas, ni del tiempo suficiente para cumplir a
cabalidad con las funciones encomendadas.
También podemos afirmar que los componentes de control que más contribuyen a elevar el
nivel de confianza es la información y comunicación, asi como la supervisión, esto nos indica
que a pesar de los problemas de falta de personal adecuado en cuanto a número y
experiencia, el departamento se esfuerza al máximo en presentar la información en forma
adecuada. También se observa que existe un alto sentido de responzabilidad en el
desempeño de sus funciones, que motiva a que el personal del departamento se esfuerce
en resolver los problemas presentados y darles el debido seguimiento a fin de que se
aplique la acción correctiva apropiada.
Informe.
De la evaluación al control interno se obtiene como resultado el siguiente informe
denominado Carta de Control Interno:
91
INFORME SOBRE EL CONTROL INTERNO
Cuenca, 12 Mayo del 2008
Sr. Econ.
Juan Carlos Urgilés
GERENTE COAC JARDÍN AZUAYO
Presente.-
Como parte de la Auditoría Operacional practicada al Departamento de Tesorería de la
Cooperativa Jardín Azuayo comprendida entre los meses de Junio y Octubre del 2007, se
consideró la evaluación del control interno a efectos de determinar los procedimientos de
auditoría en la extensión requerida por las Normas de Auditoría de General Aceptación. El
objeto de dicha evaluación fue establecer un nivel de confianza en los procedimientos de
control interno del departamento.
El efectuar el estudio y la correspondiente evaluación del control interno, mediante el uso de
cuestionarios, contribuye a determinar la naturaleza, oportunidad y alcance de los
procedimientos de auditoría a seguirse, con el propósito de expresar una opinión sobre la
gestión del departamento, por lo que los resultados que se obtuvieron luego de la aplicación
de estos cuestionarios fueron los siguientes:
De acuerdo a los resultados obtenidos se pudo determinar que el nivel de confiabilidad de
las funciones del Departamento de Tesorería de la Cooperativa, es del 53%, el mismo que
equivale a un nivel de riesgo moderado en forma general; sin embargo se pueden identificar
áreas críticas de acuerdo a los niveles de confianza individual de cada una de las funciones,
para las cuales se seleccionarán procedimientos de auditoría con mayor alcance para
disminuir el riesgo de auditoría, y evitar un informe final con errores.
Este nivel alcanzado, se debe principalmente a la deficiencia en el desempeño de algunas
funciones del departamento, como lo son la administración de la liquidez, que es la que más
bajo nivel presenta, al igual que la función de inversiones y de financiamiento; por lo que
resulta preocupante ya que son funciones vitales e importantes al interior de una institución
financiera.
92
Por su parte los componentes del control interno que más contribuyen a este nivel bajo
tienen que ver con la evaluación del riesgo y el entorno de control, mostrando una marcada
debilidad en ellos, lo que significa que no existen objetivos claros en cada una de las
funciones del departamento, y una falta de conocimientos técnicos, y la debida experiencia
de parte del personal del departamento para el desempeño de sus funciones, así como
tambien se detectó una deficiencia en cuanto al número de personas que laboran en el
departamento, lo que no permite contar con el tiempo suficiente para cumplir eficientemente
con las funciones encomendadas.
En lo que tiene que ver con las funciones que más contribuyen a elevar el nivel de confianza
son: el servicio de remesas, los servicios de ventanillas y la custodia de bienes a cargo del
departamento, producto de un alto sentido de responzabilidad de su personal, que se refleja
en la entrega oportuna de información adecuada; así como la supervisión de las funciones,
al tratar de resolver los problemas o quejas presentadas y su correspondiente seguimiento
hasta que estos hayan sido superados.
Las áreas que mayor interés presenta al realizar el programa de auditoría, por obvias
razones serán aquellas que más bajo nivel de confianza presenten; además de ser
funciones de vital importancia, pero esto no significa que el resto de funciones no se les
aplicará procedimientos de auditoría para evaluar su óptimo desempeño, por lo que el
respectivo programa de auditoría que se aplicará para evaluar la gestion del departamento
se dará a conocer más adelante.
Ing. Johann Agila T.
AUDITOR
93
3.1.4 ELABORACIÓN DEL PLAN Y PROGRAMAS DE AUDITORÍA.
Luego de realizada la evaluación del control interno que comprende el tener un
conocimiento más profundo sobre sus componentes con el fin de tener los elementos
necesarios para la planificación de la auditoría, se procede a elaborar el siguiente
Memorandum de Planificación (Orden de Trabajo # 1):
ORDEN DE TRABAJO # 001
FECHA: Cuenca, 07 de Julio del 2008
ASUNTO: Memorandum de Planificación de la Auditoría Operacional al Departamento
de Tesorería de la Cooperativa Jardín Azuayo.
PERIODO: Junio – Octubre del 2007
MOTIVO DE LA AUDITORÍA:
La Auditoría Operacional al Departamento de Tesorería de la Cooperativa de Ahorro y
Crédito Jardín Azuayo, se realizará en cumplimiento a la Carta de Compromiso del 01 de
Abril del 2008, como tema de investigación para cumplir con los requerimientos previo a la
obtención del titulo universitario, así como expresar una opinión profesional sobre el grado
de confiabilidad de la eficacia y eficiencia del sistema auditado, adicionando conclusiones,
sugerencias y alternativas tendientes a mejorar las deficiencias encontradas.
OBJETIVO GENERAL
Determinar la efectividad, eficacia y economía de las funciones del Departamento de
Tesorería mediante la revisión, el examen y evaluación de sus operaciones y actividades, y
a su vez emitir recomendaciones para mejorar su desempeño departamental.
94
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Verificar el cumplimiento de las políticas, normas, procedimientos, y controles de
operación y determinar si han sido manejados en forma eficiente dentro del
departamento.
Advertir en forma oportuna las posibles desviaciones o errores existentes que se
encuentren durante la auditoría, y que afecten considerablemente a los intereses de la
Cooperativa.
Preparación y presentación de un informe de auditoría, a fin de emitir recomendaciones
para optimizar los procesos operativos al interior del departamento, con el propósito de
mejorar su funcionamiento.
ALCANCE
En la ejecución de la presente auditoría se verificará el cumplimiento de los reglamentos,
políticas y procesos de cada una de las funciones que realiza el Departamento de Tesorería,
como son la administración de la liquidez, administración del portafolio de inversiones,
control y manejo de créditos institucionales, control y manejo de financiamiento, control y
manejo de remesas, control y manejo de servicios de ventanillas, y la custodia de valores y
documentos. Así como la eficiencia y eficacia de las operaciones realizadas en cada una de
estas funciones durante el periodo de estudio que comprende desde Junio a Octubre del
2007.
CONOCIMIENTO GENERAL DE LA ENTIDAD
Con el propósito de tener un conocimiento general del ente auditado, se abordará algunos
aspectos para cumplir con dicho propósito; estos aspectos son los siguientes:
Antecedentes
Constitución
Visión
Objetivos
Actividades principales
95
Estructura orgánica.
Organismos de Control
Principales productos y servicios que ofrece la entidad.
TÉCNICAS DE ESTUDIO
Para el desarrollo de la auditoría se utilizará las siguientes técnicas:
Observación
Entrevistas y cuestionarios
Diagramas de flujo
RECURSOS FINANCIEROS Y MATERIALES
Se utilizará los siguientes recursos:
Computador personal
Útiles de escritorio
Copias, papelería, etc.
Movilización, transporte, etc.
Levantamiento de texto
EQUIPO DE AUDITORÍA
CPA. Johann Agila T. (Auditor Operativo)
Mgs. Graciela Castro Iñiguez (Auditor Supervisor)
96
Programas de trabajo
Es un documento que tiene como propósito hacer constar los procedimientos de la auditoría
operacional para la obtención de la evidencia suficiente y competente, y es el resultado de la
planificación una vez conocido los diferentes niveles de riesgo de cada función del
departamento.
En el ANEXO 3, encontramos los programas de trabajo diseñados para cada una de las
funciones del Departamento de Tesorería de la Cooperativa.
3.2 EJECUCIÓN
La ejecución del trabajo de campo comprende la realización misma de la Auditoría
Operacional al Departamento de Tesorería, ya que aquí es en donde se desarrollan los
hallazgos y se obtiene la evidencia suficiente y relevante, basada en los criterios de
auditoría y procedimientos establecidos en los programas de trabajo para cada una de las
funciones del departamento, con el propósito de sustentar las conclusiones y
recomendaciones del informe.
Las actividades comunes que siempre se desarrollan en esta etapa comprenden: la
aplicación de los programas detallados, la preparación de los papeles de trabajo que
contienen la evidencia suficiente y competente, la elaboración de hojas resumen de
hallazgos; lo que nos servirá de base para definir la estructura del informe de auditoría en la
etapa final.
3.2.1 APLICACIÓN DE PROCEDIMIENTOS Y TÉCNICAS DE AUDITORÍA
La recolección de datos para obtener evidencia suficiente, competente y oportuna en el
desarrollo del presente examen, contempla la aplicación de los programas detallados en
cada uno de los Programas de Trabajo, definidos para cada función del departamento; para
ello se utilizó una gran diversidad de técnicas y herramientas de auditoría tradicionales, para
preparar papeles de trabajo que respalden lo expresado en el informe.
97
Técnicas de auditoría utilizadas
En toda auditoría y en especial en la operativa, es fundamental el criterio profesional del
auditor, para la determinación de la utilización y combinación de las técnicas más
adecuadas, para formar el juicio profesional. Estas técnicas son herramientas que el auditor
utiliza con mucho criterio, por lo que su aplicación depende en una gran mayoría del tipo de
procedimiento que se quiera llevar a cabo, por lo que para el desarrollo de esta auditoría
operacional se utilizó las siguientes técnicas de verificación:
TÉCNICAS DE VERIFICACIÓN OCULAR
a) Comparación
b) Observación
c) Rastreo
TÉCNICAS DE VERIFICACIÓN VERBAL
a) Indagación
b) Entrevista
c) Encuesta
TÉCNICAS DE VERIFICACIÓN ESCRITA
a) Análisis
b) Conciliación
c) Confirmación
d) Tabulación
TÉCNICAS DE VERIFICACIÓN DOCUMENTAL
a) Comprobación
b) Cálculo
TÉCNICAS DE VERIFICACIÓN FÍSICA
a) Inspección
98
Papeles de trabajo utilizados
Los papeles de trabajo, se definen como los documentos obtenidos por el auditor luego de la
aplicación de los procedimientos y las técnicas de auditoria, que servirán de evidencia del
examen realizado y de los resultados y hallazgos de auditoría que van en el informe.
Entre los principales propósitos de los papeles de trabajo, tenemos que se constituyen en el
fundamento documental que dispone el auditor para preparar su informe, así como
constituirse en la evidencia documental del trabajo realizado, por lo que todo papel de
trabajo debe prepararse en forma clara y precisa, utilizando referencias lógicas y un mínimo
número de marcas, y su contenido incluirá tan sólo los datos exigidos a juicio profesional del
auditor.
Al desarrollarse el presente examen de Auditoría Operaciónal al Departamento de
Tesorería, se utilizó algunos papeles de trabajo que los podemos encontrar en los anexos
respectivos, por lo que rescatamos entre ellos, a los que sirvieron para el desarrollo de la
etapa de ejecución, como son los siguientes:
a. Hojas Narrativas que describen el desarrollo de la ejecución de los procedimientos
establecidos para cada una de las funciones del Departamento de Tesorería.
ANEXO 4
b. Hojas de Apuntes que describen los hallazgos significativos que fueron identificados
y descritos por cada función del Departamento de Tesorería. ANEXO 5
3.2.2 INVESTIGACIÓN Y REVISIÓN DE LOS HALLAZGOS DE AUDITORÍA
La ejecución de los procedimientos establecidos en el plan de auditoría que se encuentran
descritos en el ANEXO 4, dio como resultado la identificación y desarrollo de los hallazgos
de auditoría, los mismos que se encuentran detallados en el ANEXO 5. Estos hallazgos
pueden definirse como las desviaciones significativas encontradas en la etapa de ejecución
y cuyas características principales se refieren a:
99
Condición: Lo que es
Criterio: Lo que debería o debe ser
Efecto: La diferencia entre criterio y condición
Causa: Por que sucedio
La revisión de estos hallasgos consiste en investigarlos y estudiarlos, con el objeto de
rectificar la existencia de los problemas y hechos encontrados, por lo que en terminos
generales podemos decir que se refieren a lo siguiente:
ADMINISTRACIÓN DE LA LIQUIDEZ
Al realizarse la ejecución de los programas de la auditoría operacional para esta función
importante del Departamento de Tesorería, se pudo comprobar que ésta no es
desempeñada eficientemente por la tesorera, debido a que la mayoría de su tiempo es
dedicado a realizar tareas operativas de esta función, como de otras que se realizan en el
departamento, que bien podrían ser realizadas en menor tiempo, si existiera la
automatización de algunos de procesos para optimizar tiempos.
Respecto al cálculo del índice de liquidez de la Cooperativa que se lo realiza los días lunes
de cada semana, éste es realizado mediante la aplicación de la fórmula de liquidez en una
hoja de cálculo de Excel en forma manual, con las consecuentes demoras y mayores niveles
de riesgo de errores en su obtención.
En lo que tiene que ver con la existencia de políticas establecidas para la administración de
la liquidez, se constató que éstas no se encuentran documentadas en la Cooperativa,
mostrando una debilidad en este aspecto, solamente se pudo encontrar los procesos de
algunas de las actividades de esta función en el Manual de Procesos; y se verificó que el
departamento cumple con lo establecido en tal manual.
Así mismo, pudo detectarse que las auxiliares de tesorería, carecen de la suficiente
capacitación técnica en temas financieros, lo que trae como consecuencia un poco aporte a
esta función del departamento.
100
ADMINISTRACIÓN DEL PORTAFOLIO DE INVERSIONES
Al realizarse las indagaciones respectivas al interior del Departamento de Tesorería,
respecto a la administración del portafolio de las inversiones derivadas de los excesos de
liquidez de la Coopertiva, se pudo determinar que no existen políticas documentadas al
respecto, y solamente son trasmitidas en forma verbal, cuya aplicación es realizada en
concordancia con los objetivos de la institución. Sin embargo se comprobó la existencia de
procesos definidos para esta función en el Manual de Procesos que se encuentran en la
Intranet, por lo que se realizó un seguimiento de las actividades que realiza la tesorera y la
auxiliar 1 de tesorería, comprobándose el cumplimiento de los procesos establecidos en el
manual.
Se realizó una verificación física de los certificados de renta fija; los mismos que son
guardados hasta su vencimiento, venta o cancelación, comprobandose la seguridad de su
cuidado, ya que son guardados en un lugar seguro, y archivados de acuerdo a la institución
emisora en carpetas utilizadas sólo para este tipo de documentos. Tambien se pudo
verificar la existencia a Octubre del 2007 de 367 certificados emitidos por 21 instituciones
financieras diferentes; de las cuales 17 son reguladas por la Superintendencia de Bancos y
Seguros, y el resto son entidades no reguladas. Además el capital invertido ascendió a un
valor de 26.650.571,54 USS, lo que produjo un interés ganado de 92.849,73 USS, siendo
los días promedio de inversión por certificados de 50 días aproximadamente.
CONTROL Y MANEJO DE CRÉDITOS INSTITUCIONALES
Se pudo constatar que el Departamento de Tesorería tiene entre otras funciones, el manejo
de los créditos institucionales que otorga la Cooperativa a algunas instituciones, y que son
controlados y manejados por tesorería, a fin de poder realizar los cobros de las respectivas
cuotas por cada uno de ellos. Se evidenció que la tesorera es quien se encarga de
gestionarlos, y guardar toda la documentación de respaldo de estos tipos de crédito, los
mismos que no son registrados en el sistema de la Cooperativa.
El control de estos tipos de créditos se lo realiza en forma manual en hojas de Excel, lo que
eleva el nivel de riesgos de errores que pudieran darse en su proceso al no contarse con un
sistema informático para el mejor control y manejo de los mismos.
101
Estos créditos se rigen en base al Reglamento de Crédito vigente de la Cooperativa, en el
cual podemos encontrar las políticas para su manejo y control; sin embargo cuando se trata
de montos altos, estos deben ser aprobados por el Consejo de Administración, previo a un
informe de la Comisión de Crédito y de Riesgos del área financiera.
Al momento de llevarse a cabo esta auditoría, se constató que son pocos los créditos de
este tipo concedidos, por lo que se pudo encontrar que sólo se habían otorgados 5 créditos,
los mismos que se encontraban vigentes a la fecha de la auditoría. Estos créditos fueron
concedidos a las siguientes instituciónes: Cuerpo de Bomberos, Municipios, Asociaciones,
etc, por un total de 558.189 dólares. Estos créditos se encontraban con toda su
documentación de respaldo como los pagarés, comprobantes de depósitos por las cuotas de
pago y las respectivas aprobaciones del Consejo de Administración.
CONTROL Y MANEJO DE FINANCIAMIENTO
El Departamento de Tesorería controla y maneja los créditos que han sido concedidos a la
Cooperativa y que tienen el carácter de financiamiento, por lo que se pudo constatar que
estos créditos son gestionados por gerencia, tesorería o por el área financiera, y la mayoría
de las veces son de procedencia internacional, por lo que deben contar con la aprobación
del Consejo de Administración para ejecutarse.
Al desarrollarse el plan de auditoría para esta función, se evidenció que ésta es realizada de
forma deficiente ya que su registro y control se lo realiza en forma manual y únicamente en
archivos de Excel, con las consecuentes desventajas que eso conlleva.
No se encontró políticas referentes al control y manejo de estos créditos que son concedidos
a la Cooperativa, por lo que las políticas con las cuales se desarrolla esta función no están
documentadas. Sin embargo si se pudo encontrar en el Manual de Procesos; todos los
procesos que se debe realizar para el correcto desempeño de esta función.
Al realizarse la auditoría, se encontró que en el periodo de análisis, esto es Junio – Octubre
2007, sólo existían 4 créditos vigentes otorgados hasta ese momento y que pertenecen a la
Fundación Unsolmon por un total de 1.466.095 USS, así mismo se constató que son
guardados en carpetas individuales con las respectivas copias de la aprobación del Consejo
de Administración.
102
CONTROL Y MANEJO DE REMESAS
El Departamento de Tesorería de la Cooperativa, tiene entre sus responzabilidades el
control y manejo de las transferencias, por los giros realizados desde el exterior al pais,
mediante empresas remesadoras en base a convenios firmados con cada una de ellas.
Todo el proceso que se sigue para el desempeño de esta actividad es realizada por la
auxiliar 2 de tesorería, quien realiza la carga de los archivos, las respectivas modificaciones,
reversar, y anulaciones en algunos casos, así como los cuadres y conciliaciones diarias.
Respecto a la actividad de cuadres de remesas, ésta es realizada en forma manual por
medio de archivos de Excel, en base a reportes obtenidos del sistema, trayendo como
consecuencias demoras en ese proceso de cuadre al no realizárselo de forma automática.
El proceso de cuadre de las remesas pagadas es realizado todos los días, y las
conciliaciones con cada remesadora son realizadas de acuerdo a lo establecido en los
convenios firmados; por lo que se pudo constatar en los archivos del departamento todos los
cuadres y conciliaciones de remesas, que son archivados en orden cronológico y por cada
remesadora.
Se evidenció que los procesos que se sigue para cada una de las remesadoras son
diferentes, por lo que no existe una estandarización de los procesos para el correcto control
y manejo de las remesas, ocasionando pérdidas de tiempo en algunos de sus procesos.
Al momento de la auditoría, la Cooperativa estaba operando con las siguientes instituciones,
para el pago de remesas o giros: Produbanco, Solidario, Ecuagiros y COONECTA, no
encontrándose el convenio con el banco Solidario, existiendo un riesgo legal en este
aspecto.
CONTROL Y MANEJO DE SERVICIOS DE VENTANILLAS
El Departamento de Tesorería tiene entre sus funciones diversas actividades que tienen que
ver con el control ymanejo de algunos servicios, tanto para sus socios como para no socios,
y que para los propósitos de esta auditoría han sido agrupadas como servicios de
ventanillas; los mismos que comprenden: transferencias a los bancos, servicios de
103
recaudaciones de planillas telefónicas de Pacifictel, pago del bono de desarrollo humano y
los pagos por medio del SPI.
Estas actividades se encuentran distribuidas entre la tesorera y sus auxiliares, las mismas
que son realizadas en su mayoria en forma manual, consumiendo una gran cantidad del
tiempo del personal del departamento para la realización de actividades como: validación de
archivos, cuadres, conciliaciones, etc. A más de ello, el servicio de internet con el que
cuenta el departamento es intermitente, colapsando en algunos momentos lo que demora
mucho más los procesos que requieren de este servicio, como son: transferencias a los
bancos y pagos por medio del SPI.
Se pudo constatar la existencia de 20 convenios con bancos nacionales, debidamente
firmados para el servicio de transferencias de fondos. Además se constató la existencia del
convenio firmado con Pacifictel, para el servicio de recaudaciones de planillas, y los dos
convenios necesarios para el pago del bono de desarrollo humano firmados con
COONECTA y con BANRED, así como las correspondientes autorizaciones de parte del
Consejo de Administración para su ejecución.
Así mismo se encontró que los procesos definidos en cada convenio, para el correcto
desempeño de los compromisos acordados en lo referente a las responzabilidades del
Departamento de Tesorería, son cumplidos tal y como se establece en estos convenios,
aunque como se mencionó anteriormente son procesos desarrollados en forma manual en
archivos de Excel.
CUSTODIA DE VALORES Y DOCUMENTOS
La aplicación del respectivo plan de auditoría para esta función desempeñada por el
Departamento de Tesorería, dió como resultado la comprobación de algunas deficiencias
relativas a esta función, entre las que mencionamos: el hecho de que no se cuenta con una
reglamentación al respecto que defina políticas en cuanto al manejo de la custodía de
valores y documentos importantes que se encuentran bajo el cuidado del departamento. Sin
embargo esta función es desempeñada con mucha responzabilidad por la tesorera y por la
auxiliar 2 de tesorería, quienes son las personas que tienen responzabilidad directa en esta
función.
104
Entre los valores o documentos que están bajo la custodia del departamento se pudo
encontrar los siguientes: cheques de bancos, certificados de depósito a plazo fijo emitidos
por la Cooperativa, certificados de depósito emitidos a favor de la Cooperativa, certificados
de aportaciones, títulos de acciones, póliza de seguros, letras de cambio por garantías, etc.
Al realizar las indagaciones respectivas tanto en el departamento como en la Cooperativa,
se pudo encontrar que existen definidos en el Manual de Procesos solo algunos de ellos que
tienen que ver con el archivo de los papeles de renta fija y la custodia de valores o efectivo.
Así mismo en el Manual de Funciones del personal de la Cooperativa se encontró que la
custodia de los valores y de la caja fuerte del departamento, está a cargo de la auxiliar 2 de
tesorería.
También se pudo constatar que el acceso a la caja fuerte o lugares en donde se guardan
documentos importantes en el interior del departamento, es restringido para el resto de
personal de la Cooperativa; por lo que esta función es considerada como de gran
responzabilidad tanto por la tesorera como por la auxiliar 2 de tesorería.
Las salidas de valores de la caja fuerte hacia las oficinas, son registradas en el sistema y en
un formulario denominada ―Transferencias de dinero‖, que son llenados en el momento de la
entrega de tales valores, no así las entradas que solo son registradas en el sistema con su
correspondiente aceptación en el sistema; pero sin la existencia de un documento de
respaldo que testifique tal transferencia.
Se pudo evidenciar que durante el periodo de análisis existieron 166 transferencias
realizadas a las oficinas por un valor total de 5,116.650 USS, la cuales constaban con sus
respectivos documentos de respaldo, que en este caso era los formularios ―transferencias
de dinero‖, los mismos que se encontraban correctamente llenados y completos.
En lo que tiene que ver con las entradas de dinero a la caja fuerte, se constató en el sistema
que existieron 330 transferencias realizadas a tesorería desde las oficinas por un valor total
de 874.682 USS, pero sólo estaban registradas en el sistema sin la existencia de documento
alguno como respaldo de las mismas.
Así mismo se evidenció que los documentos importantes que entran a ser custodiados por el
departamento, no cuentan con un documento de respaldo como una acta entrega-recepción,
105
de igual forma la salida de estos documentos del departamento, tampoco cuenta con tal
respaldo, evidenciandose una clara deficiencia, producto de la falta de reglamentación al
respecto, y de una clara definición de procesos para el correcto manejo y control de la
función.
3.3 COMUNICACIÓN DE RESULTADOS
En esta etapa los resultados obtenidos, productos de esta auditoría deberán ser
comunicados y presentados en un informe de forma objetiva, clara y precisa y sobre todo
constructiva.
3.3.1 ELABORACIÓN DEL INFORME DE AUDITORÍA
El Informe de Auditoría se elabora con los resultados obtenidos de la aplicación del plan de
auditoría, y los procedimientos diseñados, es decir su redacción se basa en las hojas de
apuntes del ANEXO 5 que describe los hallazgos más significativos encontrados.
Este informe se forma en base al juicio y opinión sobre la confiabilidad del desempeño y
gestión del Departamento de Tesorería de la Cooperativa Jardín Azuayo, por lo que el
objetivo de la auditoría es emitir una opinión al respecto.
La estructura y contenido del Informe será el siguiente:
Carátula
Índice
Enfoque de la auditoría
Informe de auditoría
Resultados específicos
Anexos
Este informe final de la presente auditoría lo podemos encontrar en el ANEXO 8.
106
3.3.2 COMUNICAR LOS RESULTADOS DEL EXAMEN EJECUTADO
Una vez elaborado el informe, se redacta la convocatoría para la comunicación de
resultados, es decir para la lectura del informe. En esta convocatoria debe darse a conocer
el lugar, el día y la hora en que se va a llevar a cabo la lectura del informe de auditoría.
A continuación se presenta el comunicado con la respectiva convocatoria que fue realizada
para la correspondiente lectura del informe:
Cuenca, 17 de Noviembre del 2008
Señores
Cooperativa de Ahorro y Crédito
Jardín Azuayo.
Ciudad.-
De mis consideraciones:
Mediante el presente, me dirijo a ustedes con la finalidad de darles a conocer que el día
lunes 1 de Diciembre del presente año, a las 10H00 a.m. en la sala de sesiones de la
Cooperativa, se dará lectura al Informe de la Auditoría Operacional practicada al
Departamento de la Tesorería de la Cooperativa.
Por la favorable acogida que se sirvan dar al presente, anticipo mis más sinceros
agradecimientos.
Atentamente,
C.P.A. Johann Agila T.
AUDITOR OPERATIVO
107
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Luego de haberse realizado el estudio teórico-práctico del tema ―Auditoría Operacional al
Departamento de Tesorería de la Cooperativa Jardín Azuayo‖, se ha llegado a las siguientes
conclusiones y recomendaciones:
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES EN LO TEÓRICO
CONCLUSIONES:
En el capitulo 2 de la presente tesis, se describe el marco teórico necesario para la
ejecución de este trabajo investigativo, constituyéndose este conocimiento en indispensable,
ya que se aplican conceptos, teorías y demás criterios profesionales que permiten que la
auditoría sea de calidad, y pueda planearse y ejecutarse a fin de obtenerse resultados
confiables.
RECOMENDACIONES
El contenido del marco teórico de esta tesis, le servirá de referencia a la Cooperativa Jardín
Azuayo para posteriores auditorías operacionales, debido a que se constituye en una guía
para el óptimo desempeño profesional, por lo que tambien permitirá a la Cooperativa adquirir
un conocimiento básico para una mayor comprensión de la investigación realizada.
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES EN LO METODOLÓGICO
CONCLUSIONES
Para el desarrollo de la presente tesis, se tomó como referencia la metodología emitida por
la Comisión de Auditoría Operacional emitida por el Instituto Mexicano de Contadores
Públicos en su Boletín Nº 1, en su etapas como son: la familiarización, la investigación y
análisis, y el diagnóstico. Así mismo se realizó una adaptación de la metodología emitida
por la Contraloría General del Estado en su Manual de Auditoría de Gestión; por lo que de
su aplicación se obtuvo criterios referentes a la aplicación de técnicas que permitieron
108
obtener la información para cada una de las etapas de la auditoría operacional, concluyendo
con la elaboración del informe final que contiene la opinión del examen realizado.
RECOMENDACIONES
El uso de la metodología para el desarrollo de la auditoría operacional, contribuyó a elevar el
desempeño del trabajo realizado, siguiéndose un marco referencial de aplicación correcta,
por lo que se considera que la metodología empleada se vuelve útil y necesaria como guía
para profesionales o estudiantes que requieran realizar trabajos similares al desarrollado.
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES EN LO OPERATIVO
CONCLUSIONES
Como resultado del desarrollo de la presente auditoría operacional, que permitió cumplir con
el objetivo general de determinar la efectividad y eficacia de las funciones del Departamento
de Tesorería, mediante la revisión, el examen y evaluación de sus operaciones; se pudo
concluir en forma general, que debido a la falta de un control interno adecuado, existen
debilidades significativas en el desempeño de las funciones del departamento, que no
permiten realizar las actividades operativas con eficiencia, eficacia y economía, por las
siguientes razones enunciadas de acuerdo a cada una de las funciones estudiadas:
En la función de administración de la liquidez
No existe un desempeño eficiente y eficaz en la administración de la liquidez de la
Cooperativa, producto de la falta del tiempo necesario dedicado a esta actividad de
parte de la tesorera, a la falta de capacidades técnicas de sus auxiliares respecto a
temas financieros, y a la falta de políticas claras respecto a la administración de la
liquidez.
En la función de administración del portafolio de inversiones:
Inexistencia de políticas claras y escritas respecto al manejo de las inversiones por
parte del Departamento de Tesorería, por lo que estas son trasmitidas en forma
verbal y aplicadas de buena fé acorde con los objetivos de la Cooperativa.
109
En la función del control y manejo de créditos institucionales:
No existe un adecuado manejo de los créditos institucionales por parte del
Departamento de Tesorería, debido a la falta de desarrollo de una aplicación en el
sistema, que permita el control y manejo de los créditos institucionales en lo
relacionado a aspectos como: su registro, el control de plazos de vencimientos, los
pagos, etc.
En la función del control y manejo de financiamiento:
El control y manejo de los créditos concedidos a la Cooperativa como financiamiento,
son registrados y controlados en forma manual y únicamente en archivos de Excel,
por lo que su manejo no se encuentra automatizado en el sistema de la Cooperativa,
ocasionando demoras y riesgos en el desempeño de esta función.
Así mismo no existen políticas definidas en la Cooperativa que normen el manejo de
estos tipos de créditos en aspectos importantes como: montos, plazos, instituciones
acreedoras, etc.
En la función del control y manejo de remesas:
Los procesos desarrollados para el pago de giros con las 4 remesadoras con quienes
se trabaja actualmente son diversos; por lo que no existe una estandarización de los
procesos que facilite el desempeño de esta función. Además los procesos de
cuadres y conciliaciones son realizados en forma manual en archivos de Excel
ocasionando demoras y pérdidas de tiempo en los mismos. Así mismo se evidenció
la existencia de un riesgo legal al no encontrarse el convenio firmado con la
remesadora del Solidario.
En la función del control y manejo de los servicios de ventanillas:
Los procesos que desarrolla el Departamento de Tesorería, por los varios servicios
que ofrece la Cooperativa, son desarrollados de forma deficiente debido entre otros
factores al hecho de que son realizados en forma manual; y para el caso de las
transferencias de dinero y pagos por medio del SPI tenemos el servicio de internet
110
cuya intermitencia ocasiona deficiencias y contratiempos en las actividades del
departamento.
En la función de la custodia de valores y documentos:
Esta función considerada importante y que demanda una gran responzabilidad, no
cuenta con la debida reglamentación que determine las políticas o normas que
regulen su desempeño, sin embargo esta función es desarrollada con un alto sentido
de responzabilidad de parte de la tesorera y de la auxiliar 2 de tesorería, que tiene a
su cargo la custodia de la caja fuerte. Así mismo se evidencia la falta de un control
adecuado para los documentos que son custodiados por el departamento, al no
contarse con la exitencia de actas entrega-recepción que respalden la existencia
física de los documentos que ingresan o salen del departamento.
RECOMENDACIONES
La parte culminante de la presente auditoría, es poder emitir un informe que es el elemento
que le servirá a la Cooperativa Jardín Azuayo tomar las medidas correctivas para mejorar la
eficiencia y eficacia de las funciones desarrolladas por el Departamento de Tesorería. Por lo
que se realiza las siguientes recomendaciones para que se tomen en cuenta y se las
apliquen para un mejor y más correcto manejo de los recursos de la empresa:
En la función de la administración de la liquidez:
Se recomienda a la tesorera que coordine de mejor manera sus actividades, y delege
parte del trabajo operativo que actualmente desempeña a sus auxiliares, y de esa
forma optimice su tiempo orientándolo a administrar la liquidez de la Cooperativa.
Se recomienda al coordinador de RRHH, que se busque, seleccione y dé alternativas
al personal del Departamento de Tesorería, sobre capacitaciones en temas técnico-
financieros; y de esa forma todo el personal del departamento tenga las suficientes
capacidades como para desempeñarse de mejor manera y poder contribuir a mejorar
el desempeño de esta función.
111
Así mismo, se recomienda al coordinador de RRHH que evalúe la carga operativa de
todo el personal del departamento, con el propósito de proponer en caso de
necesitarse la contratación de más personal que contribuya a mejorar el desempeño
departamental.
Se recomienda a la gerencia que proponga al Consejo de Adminstración para su
correspondiente aprobación, políticas respecto al manejo de la liquidez de la
Cooperativa, en aspectos como: control del nivel de liquidez dentro de los limites
legales y necesario, medidas a tomar en caso de cambios bruscos en el índice de
liquidez, fondeo o provisión de recursos para las oficinas, programación y control del
flujo de caja de la Cooperativa, administración de obligaciones con el público, calce
de plazos (Captación vs. Colocación), etc.
En la función de la administración del portafolio de inversiones:
Se recomienda a la gerencia que proponga al Consejo de Administración para su
aprobación, políticas respecto a la administración del portafolio de inversiones en
aspectos como: gestión de tasas de inversiones en instituciones financieras,
parámetros para definir las instituciones financieras donde invertir, programación de
vencimientos de certificados de depósitos a plazo fijo, movilización de recursos
financieros entre la Cooperativa y las instituciones financieras, establecimiento de la
estructura de inversiones, etc.
En la función del control y manejo de créditos institucionales:
Se recomienda a la tesorera que diseñe y solicite al Departamento de Sistemas,
mediante una Orden de Pedido, el desarrollo de una aplicación o módulo en el
sistema de la Cooperativa para el debido registro de estos créditos, mediante la
automatización de los procesos, y al cual solo tendría acceso el Departamento de
Tesorería para un manejo y control mas eficiente de estos tipos de créditos.
En la función del control y manejo de financiamiento:
Se recomienda a la tesorera que diseñe y solicite mediante Orden de Pedido al
Departamento de Sistemas, el desarrollo de un módulo para el registro y control de
112
los créditos concedidos a la Cooperativa con el carácter de financiamiento. Con esta
herramienta lo que se pretende lograr es reducir los tiempos dedicados a esta
función y los niveles de riesgos en el control de los créditos al automatizarse los
procesos.
Se recomienda a gerencia que proponga al Consejo de Administración para su
aprobación, políticas claras y específicas respecto al control y manejo del
financiamiento para la Cooperativa, en aspectos como: administración de los créditos
de procedencia nacional e internacional, montos de financiamientos, autorizaciones,
plazos, tasas de interés, convenios, etc.
En la función del control y manejo de remesas:
Se recomienda a la tesorera que cuando se esté en la etapa de negociaciones con
las empresas remesadoras previo a la firma de un nuevo convenio para el pago de
remesas o giros, se sugiera a gerencia la inclusión de procesos estandares relativos
a la carga de información o archivos, revisión, modificaciones, reversas, anulaciones,
cuadres, conciliaciones, etc, a fin de buscar la optimización de los mismos.
También se sugiere a la tesorera que solicite mediante una Orden de Pedido al
Departamento de Sistemas, el desarrollo de la automatización de los procesos para
los cuadres y conciliaciones de las remesas que son realizados diariamente y que
son actividades que consumen una mayor cantidad de tiempo.
Se recomienda a la secretaria general de la Cooperativa, que es la persona
responzable de la custodia de convenios, que diseñe un sistema de codificación de
todos los convenios que están bajo su custodia, a fin de manejar un mejor control de
los mismos y de esa forma evitar extravios de ellos.
En la función del control y manejo de servicios de ventanillas:
Se recomienda a la tesorera que mediante Orden de Pedido solicite al Departamento
de Sistemas, el desarrollo de la automatización de los procesos para cada una de las
actividades como: cuadres para recaudaciones, conciliaciones entre transferencias
113
solicitadas y realizadas, conciliaciones de pago del bono BDH, conciliaciones en
pagos por medio del SPI, etc.
Se recomienda al Departamento de Sistemas con el propósito de solucionar el
problema de la intermitencia del internet, asigne un ancho de banda mucho más
amplio para el Departamento de Tesorería, a fin de que este servicio pueda ser
mucho más rápido y ágil y de esa forma optimizar los tiempos dedicados a las
actividades de transferencias de dinero y pagos mediante SPI.
En la función de la custodia de valores y documentos:
Se recomienda a la gerencia de la Cooperativa que diseñe y proponga al Consejo de
Administración para su aprobación, la correspondiente reglamentación respecto al
manejo y control de los valores y documentos que ingresan al departamento en
calidad de custodia, en aspectos tales como: persona o personas responzables de la
custodia de la caja fuerte y documentos, accesibilidad de personas a los lugares en
donde se guardan los valores o documentos importantes, políticas y normas respecto
al manejo de valores y documentos que están siendo custodiados, normas de
seguridad, etc.
114
BIBLIOGRAFÍA
BAILEY, Larry (1998): “Guía de Auditoría”. Editorial: Harcourt Brace de España.
Madrid.
CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO, ―Manual de Auditoría de Gestión”,
Tomo 1 y 2.
INSTITUTO MEXICANO DE CONTADORES PUBLICOS, (1994): “Auditoría
Operacional”. Editorial del Instituto Mexicano de Contadores Públicos. México.
SANTILLANA, Juan Ramón (1995): “Auditoría I”. Ediciones Contables y
Administrativas. México.
TAYLOR Y GLEZEN, (1987): “Auditoría: Integración de conceptos y
procedimientos”. Editorial LIMUSA S.A. México.
WHITTINGTON Y PANY, (2005): “Principios de Auditoría”. Editorial McGraw-Hill
Interamericana. México.
115
ANEXOS
116
ANEXO 1
CUESTIONARIO DE EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO
CCI-L
1 / 2
ENTIDAD: TIPO DE EXAMEN: COMPONENTE: SUBCOMPONENTE:
COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO JARDÍN AZUAYO. AUDITORÍA OPERACIONAL. DEPARTAMENTO DE TESORERÍA ADMINISTRACIÓN DE LA LIQUIDEZ
No. PREGUNTAS REF RESPUESTA
COMENTARIO SI NO NA
ENTORNO DE CONTROL
1 La administración enfatiza la importancia de la integridad y el comportamiento ético que es comunicado al personal en lo relativo a esta función?.
1
Se lo hace en forma verbal.
2 Las actividades repetitivas de esta función se encuentran estandarizadas y sistematizadas para ahorrar tiempo y recursos?.
1
3 Se comunica claramente a los empleados de tesorería las responsabilidades y las expectativas respecto a la función?.
1
Se lo hace en forma verbal.
4 Los empleados tienen los conocimientos, la experiencia y la formación necesaria para desempeñar la función?.
1
5 Los empleados tienen tiempo suficiente para cumplir con sus responsabilidades de manera eficiente?.
1
A veces no les alcanza el tiempo para desempeñar su función.
6 El departamento de tesorería tiene el personal adecuado en número para llevar a cabo esta función?.
1
Se piensa incrementar el número de personal del dapartamento.
7 La tesorera del departamento se reúne periódicamente con sus ayudantes para revisar su rendimiento y proponer medidas para mejorarlo?.
1
Solo se reunen para planificar nuevas actividades y no para medir desempeño.
EVALUACIÓN DE RIESGOS
8 Se han establecido objetivos especificos relativos al desempeño de la función?.
1
9 Existe un proceso definido para informar periódicamente al departamento sobre las implicaciones de cambios internos o externos que podrian afectar al desempeño de esta función?.
1
ACTIVIDADES DE CONTROL
10 Existen manuales o procedimientos definidos para el departamento que involucre a esta función?.
1
11 Se revisan periódicamente el funcionamiento de los controles relativos a esta función?.
1
12 Se ha determinado parámetros e indicadores que le permitan evaluar la gestión de la función que se realiza?.
1
No existen ningún tipo de indicadores para esta función.
13 Existe un procedimiento establecido para la definición del índice de liquidez de la Cooperativa?
1
Solo se aplica una formula en excel.
14 La definición del índice de liquidez cumple con los párametros definidos por la Superintendencia de Bancos?
1
117
15 Se cuenta con políticas definidas cuando el nivel de liquidez de la Cooperativa es menor a lo requerido?
1
16 Se cuenta con políticas definidas cuando el nivel de liquidez de la Cooperativa es superior a lo requerido?
1
17 Cuando existen transferencias de dinero desde las oficinas a tesorería y estas contienen cheques para depositarse, el depósito bancario es realizado en el mismo día?
1
18 Las transferencias de valores desde tesorería a las oficinas se registran en el sistema y se encuentran debidamente documentadas y archivadas?
1
INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
19 La información que se obtiene en el desempeño de esta función es adecuada y esta disponible en el tiempo oportuno?.
1
Existen reportes que son obtenidos del sistema o de archivos excel.
20 El personal del departamento es sensible a las comunicaciones recibidas respecto a problemas en la función, y se investigan y toman las acciones oportunas?.
1
El personal del departamento es responzable en este aspecto.
SUPERVISION
21 El personal del departamento se considera responsable de su función si se descubren errores?.
1
22 Existen planes de auditoría apropiados para el departamento de tesorería en lo relativo a esta función?.
1
No se ha realizado ningún trabajo de este tipo en el departamento.
23 Son adecuados el alcance, la cobertura y la frecuencia de la evaluación?
1
24 Se investigan las causas fundamentales de los problemas presentados en esta función?.
1
25 Se efectúa un seguimiento para asegurar que se toma la acción correctiva necesaria?.
1
Total 10 15
Elaborado por: Revisado por:
Fecha: Fecha:
Hoja: 2/2
118
CUESTIONARIO DE EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO
CCI-I
1 / 2
ENTIDAD: TIPO DE EXAMEN: COMPONENTE: SUBCOMPONENTE:
COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO JARDÍN AZUAYO. AUDITORÍA OPERACIONAL. DEPARTAMENTO DE TESORERÍA ADMINISTRACIÓN DEL PORTAFOLIO DE INVERSIONES
No. PREGUNTAS REF RESPUESTA
COMENTARIO SI NO NA
ENTORNO DE CONTROL
1 La administración enfatiza la importancia de la integridad y el comportamiento ético que es comunicado al personal en lo relativo a esta función?.
1
Se lo comunica en forma verbal.
2 Las actividades repetitivas de esta función se encuentran estandarizadas y sistematizadas para ahorrar tiempo y recursos?.
1
3 Se comunica claramente a los empleados de tesorería las responsabilidades y las expectativas respecto a la función?.
1
Se lo hace en forma verbal.
4 Los empleados tienen los conocimientos, la experiencia y la formación necesaria para desempeñar la función?.
1
5 Los empleados tienen tiempo suficiente para cumplir con sus responsabilidades de manera eficiente?.
1
6 El departamento de tesorería tiene el personal adecuado en número para llevar a cabo esta función?.
1
Se piensa incrementar el personal del departamento.
7 La tesorera del departamento se reúne periódicamente con sus ayudantes para revisar su rendimiento y proponer medidas para mejorarlo?.
1
No existen reuniones para medir el desempeño.
EVALUACIÓN DE RIESGOS
8 Se han establecido objetivos especificos relativos al desempeño de la función?.
1
9 Existe un proceso definido para informar periódicamente al departamento sobre las implicaciones de cambios internos o externos que podrían afectar al desempeño de esta función?.
1
ACTIVIDADES DE CONTROL
10 Existen manuales o procedimientos definidos para el departamento que involucre a esta función?.
1
11 Se revisan periódicamente el funcionamiento de los controles relativos a esta función?.
1
12 Se ha determinado parámetros e indicadores que le permitan evaluar la gestión de la función que se realiza?.
1
No se encuentran definidos ningun tipo de indicadores.
13 Existe un proceso establecido para la toma de decisión de inversiones por el excedente de liquidez de la Cooperativa?
1
No existe una politica al respecto.
14 Existe un proceso establecido para la toma de decisión sobre la definición de la institución en donde se debe invertir?
1
15 Los documentos de inversión son registrados en el sistema de la Cooperativa?
1
119
16 Los documentos de inversión son guardados en caja fuerte?
1
17 Existe separación de funciones para todo el proceso de definición de inversiones hasta la custodia de los documentos de inversión?
1
Esta pollitica está establecida solo en forma verbal.
18 El control de los vencimientos de los documentos de inversión es controlado automáticamente en el sistema de la Cooperativa?
1
INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
19 La información que se obtiene en el desempeño de esta función es adecuada y esta disponible en el tiempo oportuno?.
1
Se obtiene reportes del sistema sobre las inversiones.
20 El personal del departamento es sensible a las comunicaciones recibidas respecto a problemas en la función y se investigan y toman las acciones oportunas?.
1
SUPERVISIÓN
21 El personal del departamento se considera responsable de su función si se descubren errores?.
1
Existen alta responzabilidad de parte del personal.
22 Existen planes de auditoría apropiados para el departamento de tesorería en lo relativo a esta función?.
1
No se ha realizado un estudio de este tipo en el departamento.
23 Son adecuados el alcance, la cobertura y la frecuencia de la evaluación?.
1
24 Se investigan las causas fundamentales de los problemas presentados en esta función?.
1
25 Se efectúa un seguimiento para asegurar que se toma la acción correctiva necesaria?.
1
Total 11 14
Elaborado por: J.A.T. Revisado por: Mgs. Graciela Castro I.
Fecha: 14 abril 2008 Fecha: 15 de Abril 2008
Hoja: 2/2
120
CUESTIONARIO DE EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO
CCI-CI
1 / 2
ENTIDAD: TIPO DE EXAMEN: COMPONENTE: SUBCOMPONENTE:
COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO JARDÍN AZUAYO. AUDITORÍA OPERACIONAL. DEPARTAMENTO DE TESORERÍA CONTROL Y MANEJO DE CRÉDITOS INSTITUCIONALES.
No. PREGUNTAS REF RESPUESTA
COMENTARIO SI NO NA
ENTORNO DE CONTROL
1 La administración enfatiza la importancia de la integridad y el comportamiento ético que es comunicado al personal en lo relativo a esta función?.
1
Es comunicado solo en forma verbal.
2 Las actividades repetitivas de esta función se encuentran estandarizadas y sistematizadas para ahorrar tiempo y recursos?.
1
3 Se comunica claramente a los empleados de tesorería las responsabilidades y las expectativas respecto a la función?.
1
Es comunicado solo en forma verbal.
4 Los empleados tienen los conocimientos, la experiencia y la formación necesaria para desempeñar la función?.
1
5 Los empleados tienen tiempo suficiente para cumplir con sus responsabilidades de manera eficiente?.
1
Se pretender incrementar el número de personal
6 El departamento de tesorería tiene el personal adecuado en número para llevar a cabo esta función?.
1
7 La tesorera del departamento se reúne periódicamente con sus ayudantes para revisar su rendimiento y proponer medidas para mejorarlo?.
1
No existen reuniones de este tipo.
EVALUACION DE RIESGOS
8 Se han establecido objetivos especificos relativos al desempeño de la función?.
1
9 Existe un proceso definido para informar periódicamente al departamento sobre las implicaciones de cambios internos o externos que podrían afectar al desempeño de esta función?.
1
ACTIVIDADES DE CONTROL
10 Existen manuales o procedimientos definidos para el departamento que involucre a esta función?.
1
11 Se revisan periódicamente el funcionamiento de los controles relativos a esta función?.
1
12 Se ha determinado parámetros e indicadores que le permitan evaluar la gestión de la función que se realiza?.
1
No existe ningún indicador al respecto.
13 Existe una política establecida respecto a los créditos institucionales otorgados por la Cooperativa?
1
14 Existe una definición clara de quien debe aprobar estos créditos?
1
Aprueba el Consejo de Administración.
15 Estos créditos son registrados en el sistema de la Cooperativa para su mejor administración y control?
1
No se cuenta con un sistema para el control de estos créditos.
121
16 Existe un proceso definido para la gestión de cobro de estos tipos de créditos?
1 Es la misma gestión que el resto de créditos.
17 Se cuenta con toda la documentación de respaldo como los pagarés firmados por las instituciones a quienes se ha otorgado este tipo de créditos?
1
Estos documentos son guardados en el departamento de tesorería.
18 Todos los pagarés se encuentran guardados en tesorería en un lugar seguro?
1
Se guardan en gavetas bajo llave o en la caja fuerte
INFORMACION Y COMUNICACIÓN
19 La información que se obtiene en el desempeño de esta función es adecuada y esta disponible en el tiempo oportuno?.
1
Los reportes son en archivos de excel.
20 El personal del departamento es sensible a las comunicaciones recibidas respecto a problemas en la función y se investigan y toman las acciones oportunas?.
1
SUPERVISION
21 El personal del departamento se considera responsable de su función si se descubren errores?.
1
22 Existen planes de auditoría apropiados para el departamento de tesorería en lo relativo a esta función?.
1
No existen estudios de de este tipo relativos a esta función.
23 Son adecuados el alcance, la cobertura y la frecuencia de la evaluación?.
1
24 Se investigan las causas fundamentales de los problemas presentados en esta función?.
1
25 Se efectúa un seguimiento para asegurar que se toma la acción correctiva necesaria?.
1
Total 13 12
Elaborado por: J.A.T Revisado por: Mgs. Graciela Castro I.
Fecha: 16 abril 2008 Fecha: 17 abril 2008
Hoja: 2/2
122
CUESTIONARIO DE EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO
CCI-F
1 / 2
ENTIDAD: TIPO DE EXAMEN: COMPONENTE: SUBCOMPONENTE:
COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO JARDÍN AZUAYO. AUDITORÍA OPERACIONAL. DEPARTAMENTO DE TESORERÍA CONTROL Y MANEJO DE FINANCIAMIENTO
No. PREGUNTAS REF RESPUESTA
COMENTARIO SI NO NA
ENTORNO DE CONTROL
1 La administración enfatiza la importancia de la integridad y el comportamiento ético que es comunicado al personal en lo relativo a esta función?.
1
Esto es comunicado en forma verbal.
2 Las actividades repetitivas de esta función se encuentran estandarizadas y sistematizadas para ahorrar tiempo y recursos?.
1
3 Se comunica claramente a los empleados de tesorería las responsabilidades y las expectativas respecto a la función?.
1
Este es comunicado en forma verbal.
4 Los empleados tienen los conocimientos, la experiencia y la formación necesaria para desempeñar la función?.
1
5 Los empleados tienen tiempo suficiente para cumplir con sus responsabilidades de manera eficiente?.
1
6 El departamento de tesorería tiene el personal adecuado en número para llevar a cabo esta función?.
1
7 La tesorera del departamento se reúne periódicamente con sus ayudantes para revisar su rendimiento y proponer medidas para mejorarlo?.
1
No se realizán reuniones de este tipo.
EVALUACION DE RIESGOS
8 Se han establecido objetivos especificos relativos al desempeño de la función?.
1
9 Existe un proceso definido para informar periódicamente al departamento sobre las implicaciones de cambios internos o externos que podrían afectar al desempeño de esta función?.
1
ACTIVIDADES DE CONTROL
10 Existen manuales o procedimientos definidos para el departamento que involucre a esta función?.
1
11 Se revisan periódicamente el funcionamiento de los controles relativos a esta función?.
1
12 Se ha determinado parámetros e indicadores que le permitan evaluar la gestión de la función que se realiza?.
1
No existen indicadores o parámetros para esta función.
13 Existe una política establecida para la gestión de estos tipos de créditos?
1
14 Existe una definición clara sobre quien o quienes deben gestionar estos tipos de créditos?
1
Son gestionados indistintamente: gerencia , jefes de área, etc.
15 El registro de estos créditos son realizados en el sistema de la Cooperativa para su mejor control y manejo?
1
No hay un sistema para el control de estos créditos.
123
16 En caso de existir convenios de cooperación institucional para estos créditos, estos se encuentran debidamente firmados y custodiados?
1
Casi todos estos créditos son de procedencia internacional que requieren de un convenio.
17 Toda la documentación de respaldo de estos créditos son debidamente archivados en carpetas separadas por institución para su mejor control y manejo?
1
La documentación de respaldo es guardad en el departamento de tesorería.
INFORMACION Y COMUNICACIÓN
18 La información que se obtiene en el desempeño de esta función es adecuada y esta disponible en el tiempo oportuno?.
1
Solo se obtienen en archivos de excel.
19 El personal del departamento es sensible a las comunicaciones recibidas respecto a problemas en la función y se investigan y toman las acciones oportunas?.
1
SUPERVISION
20 El personal del departamento se considera responsable de su función si se descubren errores?.
1
21 Existen planes de auditoría apropiados para el departamento de tesorería en lo relativo a esta función?.
1
No existen auditorías realizadas que involucren a esta función
22 Son adecuados el alcance, la cobertura y la frecuencia de la evaluación?.
1
23 Se investigan las causas fundamentales de los problemas presentados en esta función?.
1
24 Se efectúa un seguimiento para asegurar que se toma la acción correctiva necesaria?.
1
Total 11 13
Elaborado por: J.A.T. Revisado por: Mgs. Graciela Castro I.
Fecha: 17 abril 2008 Fecha: 18 de abril 2008
Hoja: 2/2
124
CUESTIONARIO DE EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO
CCI-R
1 / 2
ENTIDAD: TIPO DE EXAMEN: COMPONENTE: SUBCOMPONENTE:
COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO JARDÍN AZUAYO. AUDITORÍA OPERACIONAL. DEPARTAMENTO DE TESORERÍA CONTROL Y MANEJO DE REMESAS
No. PREGUNTAS REF RESPUESTA
COMENTARIO SI NO NA
ENTORNO DE CONTROL
1 La administración enfatiza la importancia de la integridad y el comportamiento ético que es comunicado al personal en lo relativo a esta función?.
1 Es comunicado en forma verbal.
2 Las actividades repetitivas de esta función se encuentran estandarizadas y sistematizadas para ahorrar tiempo y recursos?.
1
3 Se comunica claramente a los empleados de tesorería las responsabilidades y las expectativas respecto a la función?.
1
Es comunicado en forma verbal.
4 Los empleados tienen los conocimientos, la experiencia y la formación necesaria para desempeñar la función?.
1
No se necesita mayores conocimientos
5 Los empleados tienen tiempo suficiente para cumplir con sus responsabilidades de manera eficiente?.
1
Involucra mucho tiempo esta función.
6 El departamento de tesorería tiene el personal adecuado en número para llevar a cabo esta función?.
1
Se piensa incrementar el número de personal.
7 La tesorera del departamento se reúne periódicamente con sus ayudantes para revisar su rendimiento y proponer medidas para mejorarlo?.
1 No existen reuniones de evaluacion del rendimiento.
EVALUACION DE RIESGOS
8 Se han establecido objetivos especificos relativos al desempeño de la función?.
1
9 Existe un proceso definido para informar periódicamente al departamento sobre las implicaciones de cambios internos o externos que podrían afectar al desempeño de esta función?.
1
ACTIVIDADES DE CONTROL
10 Existen manuales o procedimientos definidos para el departamento que involucre a esta función?.
1 Definidos en convenios
11 Se revisan periódicamente el funcionamiento de los controles relativos a esta función?.
1 No existen controles internos al respecto.
12 Se ha determinado parámetros e indicadores que le permitan evaluar la gestión de la función que se realiza?.
1
No existen indicadores al respecto.
13 Existen convenios debidamente firmados para el pago de remesas con cada una de las remensadoras?
1
14 Estos convenios están debidamente custodiados y guardados?
1
15 Existe una persona especifica que se encarga de dar seguimiento al cumplimiento de cada una de las cláusulas de estos convenios?
1
125
16 Existen conciliaciones diarias o semanales en el pago de remesas con las empresas remesadoras?
1
17 Se encuentran definidos los procesos para reclamos en caso de diferencias en el pago de remesas?
1
18 Existe algún tipo de validación o control para asegurarse que el pago sea realizado al beneficiario?
1
Los definidos en el convenio con Banred
19 Existen definidos los procesos para el caso de modificaciones, reversas y anulaciones de remesas para cada una de las remesadoras?
1
Se encuentran definidos pero sólo en forma verbal.
INFORMACION Y COMUNICACIÓN
20 La información que se obtiene en el desempeño de esta función es adecuada y esta disponible en el tiempo oportuno?.
1
Se obtiene reportes del sistema y de las remesadoras.
21 El personal del departamento es sensible a las comunicaciones recibidas respecto a problemas en la función y se investigan y toman las acciones oportunas?.
1
SUPERVISION
22 El personal del departamento se considera responsable de su función si se descubren errores?.
1
23 Existen planes de auditoría apropiados para el departamento de tesorería en lo relativo a esta función?.
1
No se han realizado estudios al respecto.
24 Son adecuados el alcance, la cobertura y la frecuencia de la evaluación?.
1
25 Se investigan las causas fundamentales de los problemas presentados en esta función?.
1
26 Se efectúa un seguimiento para asegurar que se toma la acción correctiva necesaria?.
1
Total 15 11
Elaborado por: J.A.T. Revisado por: Mgs. Graciela Castro I.
Fecha: 21 abril 2008 Fecha: 22 abril 2008
Hoja: 2/2
126
CUESTIONARIO DE EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO
CCI-V
1 / 2
ENTIDAD: TIPO DE EXAMEN: COMPONENTE: SUBCOMPONENTE:
COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO JARDÍN AZUAYO. AUDITORÍA OPERACIONAL. DEPARTAMENTO DE TESORERÍA CONTROL Y MANEJO DE SERVICIOS DE VENTANILLAS
No. PREGUNTAS REF RESPUESTA
COMENTARIO SI NO NA
ENTORNO DE CONTROL
1 La administración enfatiza la importancia de la integridad y el comportamiento ético que es comunicado al personal en lo relativo a esta función?.
1 Esto es comunicado en forma verbal.
2 Las actividades repetitivas de esta función se encuentran estandarizadas y sistematizadas para ahorrar tiempo y recursos?.
1
Esto es manejado en el sistema de la Cooperativa
3 Se comunica claramente a los empleados de tesorería las responsabilidades y las expectativas respecto a la función?.
1
Esto es comunicado en forma verbal.
4 Los empleados tienen los conocimientos, la experiencia y la formación necesaria para desempeñar la función?.
1
No se necesita mayores conocimientos al respecto.
5 Los empleados tienen tiempo suficiente para cumplir con sus responsabilidades de manera eficiente?.
1
6 El departamento de tesorería tiene el personal adecuado en número para llevar a cabo esta función?.
1
Se piensa incrementar el número de personal.
7 La tesorera del departamento se reúne periódicamente con sus ayudantes para revisar su rendimiento y proponer medidas para mejorarlo?.
1 No existen reuniones de este tipo.
EVALUACION DE RIESGOS
8 Se han establecido objetivos especificos relativos al desempeño de la función?.
1
9 Existe un proceso definido para informar periódicamente al departamento sobre las implicaciones de cambios internos o externos que podrían afectar al desempeño de esta función?.
1
ACTIVIDADES DE CONTROL
10 Existen manuales o procedimientos definidos para el departamento que involucre a esta función?.
1 Definidos en convenios
11 Se revisan periódicamente el funcionamiento de los controles relativos a esta función?.
1
12 Se ha determinado parámetros e indicadores que le permitan evaluar la gestión de la función que se realiza?.
1
No existen ningún tipo de indicadores al respecto.
13 Existen convenios debidamente firmados con las instituciones a quienes se les presta el servicio de recaudación?
1
14 Existen convenios debidamente firmados para brindar el servicio de pago del bono?
1
15 Existen conciliaciones diarias en el cobro de recaudaciones y de pago del bono?
1
127
16 Existen cuadres diarios por las transferencias realizadas desde la Coopeartiva a los bancos y que son solicitadas por los socios de la Cooperativa?
1
Esto es manejado en el sistema de la Cooperativa.
17 Se encuentra claramente definidos los procesos para el proceso de recaudaciones, pago del bono y transferencias realizadas?
1
Existe un manual de procesos al respecto.
18 Se encuentran claramente definidos los procesos para reclamos en caso de diferencias en el cobro de recaudaciones y pago del bono?
1 Esto está definido en el convenio con RTC y BANRED.
19 Existe algun tipo de validación o control para asegurarse que las recaudaciones sean bien realizadas y de igual forma en el pago del bono?
1
INFORMACION Y COMUNICACIÓN
20 La información que se obtiene en el desempeño de esta función es adecuada y esta disponible en el tiempo oportuno?.
1
Se obtiene reportes del sistema de la Cooperativa.
21 El personal del departamento es sensible a las comunicaciones recibidas respecto a problemas en la función y se investigan y toman las acciones oportunas?.
1
SUPERVISION
22 El personal del departamento se considera responsable de su función si se descubren errores?.
1
23 Existen planes de auditoría apropiados para el departamento de tesorería en lo relativo a esta función?.
1
No se han realizado estudios de este tipo.
24 Son adecuados el alcance, la cobertura y la frecuencia de la evaluación?.
1
25 Se investigan las causas fundamentales de los problemas presentados en esta función?.
1
26 Se efectúa un seguimiento para asegurar que se toma la acción correctiva necesaria?.
1
Total 17 9
Elaborado por: J.A.T. Revisado por: Mgs. Graciela Castro I.
Fecha: 23 abril 2008 Fecha: 24 abril 2008
Hoja: 2/2
128
CUESTIONARIO DE EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO
CCI-C
1 / 2
ENTIDAD: TIPO DE EXAMEN: COMPONENTE: SUBCOMPONENTE:
COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO JARDÍN AZUAYO. AUDITORÍA OPERACIONAL. DEPARTAMENTO DE TESORERÍA CUSTODIA DE VALORES Y DOCUMENTOS
No. PREGUNTAS REF RESPUESTA
COMENTARIO SI NO NA
ENTORNO DE CONTROL
1 La administración enfatiza la importancia de la integridad y el comportamiento ético que es comunicado al personal en lo relativo a esta función?.
1
Se comunica en forma verbal.
2 Las actividades repetitivas de esta función se encuentran estandarizadas y sistematizadas para ahorrar tiempo y recursos?.
1
3 Se comunica claramente a los empleados de tesorería las responsabilidades y las expectativas respecto a la función?.
1
Se comunica en forma verbal.
4 Los empleados tienen los conocimientos, la experiencia y la formación necesaria para desempeñar la función?.
1
No necesita mayores conocimientos para esta función.
5 Los empleados tienen tiempo suficiente para cumplir con sus responsabilidades de manera eficiente?.
1
6 El departamento de tesorería tiene el personal adecuado en número para llevar a cabo esta función?.
1
7 La tesorera del departamento se reúne periódicamente con sus ayudantes para revisar su rendimiento y proponer medidas para mejorarlo?.
1
No existen reuniones de este tipo.
EVALUACION DE RIESGOS
8 Se han establecido objetivos especificos relativos al desempeño de la función?.
1
9 Existe un proceso definido para informar periódicamente al departamento sobre las implicaciones de cambios internos o externos que podrían afectar al desempeño de esta función?.
1
ACTIVIDADES DE CONTROL
10 Existen manuales o procedimientos definidos para el departamento que involucre a esta función?.
1
11 Se revisan periódicamente el funcionamiento de los controles relativos a esta función?.
1
12 Se ha determinado parámetros e indicadores que le permitan evaluar la gestión de la función que se realiza?.
1
No existe ningún tipo de parámetro o indicador al respecto.
13 Existe una persona encargada de la custodia de la caja fuerte?
1
Está definido en el manual de funciones.
14 Todo documento importante que ingresa a caja fuerte se lo hace mediante la firma de una acta entrega-recepción?
1
Esta acta es impresa desde un archivo de Word.
15 Todos los ingresos y egresos de efectivo a tesorería son registrados en el sistema de la Cooperativa?
1
129
16 Todos los ingresos y egresos de efectivo a tesorería cuentan con un documento de soporte?
1
17 Estos documentos de soporte cuentan con una numeración en forma secuencial?
1
18 Los cheques provenientes de las oficinas para depositarse en los bancos, son custodiados por una persona específica?
1
Por la misma personal que custodia la caja
19 Los certificados de depósito para uso de la Cooperativa asi como los talonarios de chequeras, son guardados en un lugar seguro?
1
20 La salida de estos documentos de tesorería son realizadas mediante una acta entrega- recepción?
1
21 La numeración de estas actas entrega-recepción son realizada en forma secuencial?
1
Cuando se necesita el acta se imprime desde en una hoja de Word.
INFORMACION Y COMUNICACIÓN
22 La información que se obtiene en el desempeño de esta función es adecuada y esta disponible en el tiempo oportuno?.
1
La mayoria de la información es obtenida del sistema de la Cooperativa.
23 El personal del departamento es sensible a las comunicaciones recibidas respecto a problemas en la función y se investigan y toman las acciones oportunas?.
1
SUPERVISION
24 El personal del departamento se considera responsable de su función si se descubren errores?.
1
25 Existen planes de auditoría apropiados para el departamento de tesorería en lo relativo a esta función?.
1
No se han realizado estudios al respecto.
26 Son adecuados el alcance, la cobertura y la frecuencia de la evaluación?.
1
27 Se investigan las causas fundamentales de los problemas presentados en esta funcion?.
1
28 Se efectúa un seguimiento para asegurar que se toma la acción correctiva necesaria?.
1
Total 18 10
Elaborado por: J.A.T. Revisado por: Mgs. Graciela Castro I.
Fecha: 28 abril 2008 Fecha: 29 abril 2008
Hoja: 2/2
130
ANEXO 2 MATRIZ DE EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO DEL DEPARTAMENTO DE TESORERÍA
FUNCIONES COMPONENTES DEL CONTROL PONDERACIÓN VALORACIÓN NIVEL DE CONFIANZA
LIQUIDEZ
ENTORNO DE CONTROL 7 2 29%
EVALUACIÓN DE RIESGOS 2 0 0%
ACTIVIDADES DE CONTROL 9 3 33%
INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN 2 2 100%
SUPERVISIÓN 5 3 60%
TOTAL LIQUIDEZ 25 10 40%
INVERSIONES
ENTORNO DE CONTROL 7 2 29%
EVALUACIÓN DE RIESGOS 2 0 0%
ACTIVIDADES DE CONTROL 9 4 44%
INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN 2 2 100%
SUPERVISIÓN 5 3 60%
TOTAL INVERSIONES 25 11 44%
CRÉDITOS INSTITUCIONALES
ENTORNO DE CONTROL 7 4 57%
EVALUACIÓN DE RIESGOS 2 0 0%
ACTIVIDADES DE CONTROL 9 4 44%
INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN 2 2 100%
SUPERVISIÓN 5 3 60%
TOTAL CRED. INSTITUCIONALES 25 13 52%
FINANCIAMIENTO
ENTORNO DE CONTROL 7 4 57%
EVALUACIÓN DE RIESGOS 2 0 0%
ACTIVIDADES DE CONTROL 8 2 25%
INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN 2 2 100%
SUPERVISIÓN 5 3 60%
TOTAL FINANCIAMIENTO 24 11 46%
REMESAS
ENTORNO DE CONTROL 7 4 57%
EVALUACIÓN DE RIESGOS 2 0 0%
ACTIVIDADES DE CONTROL 10 6 60%
INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN 2 2 100%
SUPERVISIÓN 5 3 60%
TOTAL REMESAS 26 15 58%
VENTANILLAS
ENTORNO DE CONTROL 7 4 57%
EVALUACIÓN DE RIESGOS 2 0 0%
ACTIVIDADES DE CONTROL 10 8 80%
INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN 2 2 100%
SUPERVISIÓN 5 3 60%
TOTAL VENTANILLAS 26 17 65%
CUSTODIA
ENTORNO DE CONTROL 7 5 71%
EVALUACIÓN DE RIESGOS 2 0 0%
ACTIVIDADES DE CONTROL 12 8 67%
INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN 2 2 100%
SUPERVISIÓN 5 3 60%
TOTAL CUSTODIA 28 18 64%
TOTAL GENERAL 179 95 53%
131
ANEXO 3
PROGRAMA DE TRABAJO
PT-L
1 / 1
ENTIDAD: TIPO DE EXAMEN: COMPONENTE: SUBCOMPONENTE:
COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO JARDÍN AZUAYO. AUDITORÍA OPERACIONAL. DEPARTAMENTO DE TESORERÍA ADMINISTRACIÓN DE LA LIQUIDEZ
No. DESCRIPCIÓN P/T TIEMPO
ESTIMADO ELABORADO
POR:
OBJETIVOS: Determinar la confiabilidad del Departamento de
Tesoreria en el desempeño de la función de
administración de la liquidez, mediante el examen y
evaluación de las operaciones.
PROCEDIMIENTOS:
Revise el procedimiento que se sigue en el
Departamento de Tesorería para definir el
índice de liquidez de la Cooperativa, y
determine su confiabilidad.
Verifique si existen políticas y
procedimientos establecidos en la
Cooperativa respecto a la administración
de la liquidez y determine si se cumple con
cada uno de ellos.
Compruebe si se cumple con los
parámetros o estandares de liquidez
establecidas por la Superintendencia de
Bancos y Seguros.
HN-L (P1) _________
1-2
HN-L (P2) ________
1-2
HN-L (P3) ________
1-2
1 DIA
1 DIA
1 DIA
J.A.T.
J.A.T.
J.A.T.
Elaborado por: J.A.T. Revisado por: Mgs. Graciela Castro
Fecha: 4 agosto 2008 Fecha: 5 agosto 2008
132
PROGRAMA DE TRABAJO
PT-I
1 / 1
ENTIDAD: TIPO DE EXAMEN: COMPONENTE: SUBCOMPONENTE:
COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO JARDÍN AZUAYO. AUDITORÍA OPERACIONAL. DEPARTAMENTO DE TESORERÍA ADMINISTRACIÓN DEL PORTAFOLIO DE INVERSIONES
No. DESCRIPCIÓN P/T TIEMPO
ESTIMADO ELABORADO
POR:
OBJETIVOS:
Determinar la confiabilidad de las operaciones
desarrolladas por el Departamento de Tesorería en
el desempeño de la función de administración de
las inversiones por el exceso de liquidez de la
Cooperativa.
PROCEDIMIENTOS:
Verifique si existen políticas o
procedimientos definidos respecto al
manejo de las inversiones, y si se han
impuesto limitaciones al Departamento de
Tesorería con respecto a: monto de
inversión, programas de vencimiento,
personas autorizadas para renovacion o
cancelacion, etc y compruebe su
cumplimiento.
Evidencie si los títulos valores de renta fija
por las inversiones realizadas están
guardados en un lugar seguro para
prevenir su pérdida o cambio de lugar sin
autorización.
HN-I (P1) ________
1-2
HN-I (P2) ________
1-2
1 DÍA
1 DÍA
J.A.T
J.A.T.
Elaborado por: J.A.T. Revisado por: Mgs. Graciela Castro
Fecha: 7 agosto 2008 Fecha: 8 de agosto 2008
133
PROGRAMA DE TRABAJO
PT-CI
1 / 1
ENTIDAD: TIPO DE EXAMEN: COMPONENTE: SUBCOMPONENTE:
COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO JARDÍN AZUAYO. AUDITORÍA OPERACIONAL. DEPARTAMENTO DE TESORERÍA CONTROL Y MANEJO DE CRÉDITOS INSTITUCIONALES
No. DESCRIPCIÓN P/T TIEMPO
ESTIMADO ELABORADO
POR:
OBJETIVOS:
Determinar la confiabilidad del registro, control y
manejo de los créditos institucionales concedidos
por la Cooperativa a instituciones, organizaciones,
etc.
PROCEDIMIENTOS:
Compruebe la existencia de políticas
establecidas para la concesión de créditos
institucionales y su cumplimiento.
Verifique la existencia de los respectivos
documentos de respaldo de cada uno de
estos créditos, como pagarés, y la
respectiva aprobación del Consejo de
Administración.
Revise el proceso que se sigue en el
departamento para el control y manejo de
estos créditos.
HN-CI(P1)
_______
1-2
HN-CI(P2)
_______
1-2
HN-CI(P3)
1-2
1 DÍA
1 DÍA
1 DÍA
J.A.T.
J.A.T.
J.A.T.
Elaborado por: J.A.T. Revisado por: Mgs. Graciela Castro
Fecha: 12 agosto 2008 Fecha: 14 agosto 2008
134
PROGRAMA DE TRABAJO
PT-F
1 / 1
ENTIDAD: TIPO DE EXAMEN: COMPONENTE: SUBCOMPONENTE:
COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO JARDÍN AZUAYO. AUDITORÍA OPERACIONAL. DEPARTAMENTO DE TESORERÍA CONTROL Y MANEJO DE FINANCIAMIENTO
No. DESCRIPCIÓN P/T TIEMPO
ESTIMADO ELABORADO
POR:
OBJETIVOS:
Medir el grado de confiabilidad del control y manejo
del financiamiento de la Cooperativa por los
créditos concedidos a esta, mediante la
determinación de la eficiencia en las operaciones
del Departamento de Tesorería.
PROCEDIMIENTOS:
Compruebe la existencia de políticas y
procesos definidos para el control y manejo
de los créditos concedidos a la
Cooperativa, y verifique su aplicación.
Compruebe la existencia de la aprobación
del Consejo de Administración para la
gestión de los créditos concedidos a la
Cooperativa.
Determine el grado de confiabilidad del
control de estos tipos de créditos en lo que
respecta a plazos, montos, etc.
HN-F (P1) ________
1-2
HN-F (P2) _______
1-2
HN-F (P3) ________
1-2
1 DÍA
1 DÍA
1 DÍA
J.A.T.
J.A.T.
J.A.T.
Elaborado por: J.A.T. Revisado por: Mgs. Graciela Castro
Fecha: 14 agosto 2008 Fecha: 15 agosto 2008
PT- CCI
135
PROGRAMA DE TRABAJO
PT-R
1 / 1
ENTIDAD: TIPO DE EXAMEN: COMPONENTE: SUBCOMPONENTE:
COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO JARDÍN AZUAYO. AUDITORÍA OPERACIONAL. DEPARTAMENTO DE TESORERÍA CONTROL Y MANEJO DE REMESAS
No. DESCRIPCIÓN P/T TIEMPO
ESTIMADO ELABORADO
POR:
OBJETIVOS:
Determinar el desempeño del Departamento de
Tesorería en el control y manejo de las
transferencias de remesas recibidas del exterior de
las empresas remesadoras, y su correspondiente
pago, registro, cuadre y conciliación.
PROCEDIMIENTOS:
Compruebe la existencia de convenios
debidamente firmados y aprobados por el
Consejo de Administracion de la
Cooperativa con cada una de las empresas
remesadoras con quienes se presta el
servicio de pago de remesas o giros.
Verifique el cumplimiento del Departamento
de Tesorería de los procesos u
obligaciones establecidos en cada uno de
los convenios firmados con las
remesadoras.
Verifique el cumplimiento del proceso de
cuadres diarios y conciliaciones con las
remesadoras por los pagos de giros
realizados.
HN-R (P1) _______
1-2
HN-R (P2) ________
1-2
HN-R (P3) ________
1-2
3 DÍAS
2 DÍAS
2 DÍAS
J.A.T.
J.A.T.
J.A.T.
Elaborado por: J.A.T. Revisado por: Mgs. Graciela Castro
Fecha: 20 agosto 2008 Fecha: 22 agosto 2008
136
PROGRAMA DE TRABAJO
PT-V
1 / 1
ENTIDAD: TIPO DE EXAMEN: COMPONENTE: SUBCOMPONENTE:
COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO JARDÍN AZUAYO. AUDITORÍA OPERACIONAL. DEPARTAMENTO DE TESORERÍA CONTROL Y MANEJO DE SERVICIOS DE VENTANILLAS
No. DESCRIPCIÓN P/T TIEMPO
ESTIMADO ELABORADO
POR:
OBJETIVOS:
Medir el desempeño del Departamento de
Tesorería para el control y manejo de los diversos
servicios de ventanilla ofrecidos por la Cooperativa
a socios y no socios.
PROCEDIMIENTOS:
Compruebe la existencia de convenios
debidamente firmados y aprobados por el
Consejo de Administración de la
Cooperativa con cada una de las
instituciones con quienes se presta el
servicio de: recaudaciones, transferencias,
pago de bono (BDH).
Verifique el cumplimiento de las
obligaciones y procedimientos, que son
responzabilidad del Departamento de
Tesorería, establecidos en cada convenio,
así como de las conciliaciones diarias
realizadas con cada institución para el
servicio de recaudación y pago del bono
(BHD).
HN-V (P1) ________
1-2
HN-V (P2) ________
1-2
3 DÍAS
2 DÍAS
J.A.T.
J.A.T.
Elaborado por: J.A.T. Revisado por: Mgs. Graciela Castro
Fecha: 26 agosto 2008 Fecha: 28 agosto 2008
137
PROGRAMA DE TRABAJO
PT-C
1 / 1
ENTIDAD: TIPO DE EXAMEN: COMPONENTE: SUBCOMPONENTE:
COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO JARDÍN AZUAYO. AUDITORÍA OPERACIONAL. DEPARTAMENTO DE TESORERÍA CUSTODIA DE VALORES Y DOCUMENTOS
No. DESCRIPCIÓN P/T TIEMPO
ESTIMADO ELABORADO
POR:
OBJETIVOS:
Determinar el grado de confiabilidad en la función
de resguardo y conservación de los valores,
efectivo, y documentos importantes que están bajo
custodia en el Departamento de Tesorería.
PROCEDIMIENTOS:
Verifique la existencia de políticas o
procedimientos respecto a la custodia de
valores o documentos en aspectos como:
o Persona o personas responzables
de la custodia de la caja fuerte.
o Acceso de personas no autorizadas
al lugar donde se guardan los
valores o documentos.
Verifique que todo valor o documento que
es custodiado por el Departamento de
Tesorería, cuente con el acta entrega-
recepción con las respectivas firmas de
responzabilidad.
HN-C (P1) _______
1-2
HN-C (P2) _______
1-2
1 DÍA
3 DÍAS
J.A.T.
J.A.T.
Elaborado por: J.A.T. Revisado por: Mgs. Graciela Castro
Fecha: 28 agosto 2008 Fecha: 29 agosto 2008
138
ANEXO 4
HOJAS NARRATIVAS
ENTIDAD:
TIPO DE EXAMEN:
COMPONENTE:
SUBCOMPONENTE:
PAPEL DE TRABAJO:
COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO JARDÍN AZUAYO
AUDITORÍA OPERACIONAL
DEPARTAMENTO DE TESORERÍA
ADMINISTRACIÓN DE LA LIQUIDEZ
HOJA NARRATIVA DE APLICACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
HN-L
1 / 2
P1
Se realizó una entrevista a la tesorera del departamento en el cual se obtuvo información sobre el
proceso y forma de obtención del índice de liquidez de la Cooperativa, destacándose algunos
aspectos importantes como los siguientes:
Este proceso no se encuentra escrito ni definido al interior del departamento, por lo que su
obtención se lo realiza en forma manual, y es realizado únicamente por la tesorera los días lunes
de cada semana.
El cálculo del índice de liquidez consiste en aplicar una fórmula que indica lo siguiente:
Fondos Disponibles / (Ahorros a la Vista + más plazos fijos en 30 y 40 días)
La aplicación de esta fórmula se la realiza en una hoja de cálculo de Excel, lo que implica que al
no existir un proceso generado automáticamente en el sistema, el riesgo por algún error o
equivocación en el cálculo es elevado. Finalmente este índice es enviado vía mail a todo el
personal de la Cooperativa para su conocimiento.
P2
Para la verificación de poíiticas y procedimientos establecidos en la Cooperativa sobre la
administración de la liquidez, se indagó entre los archivos y el personal de la Cooperativa y se
constató que las políticas establecidas al respecto no se encuentran documentadas, sólo
entendidas en forma verbal, mostrando una clara debilidad en este aspecto. Sin embargo, en lo
que tiene que ver con los procesos relativos a esta función, en el Departamento de Operaciones
se constató la existencia de un Manual de Procesos, en el que se encuentran definidos algunos
de ellos, siendo los siguientes:
JA3.1.3.1 TRANSFERIR EXCESO EFECTIVO Y CHEQUES
JA3.1.3.1.1 Determinar necesidad de transferencia
JA3.1.3.1.2 Transferir dinero
JA3.1.3.1.3 Recibir transferencia
JA3.1.3.1.4 Archivar.
139
JA3.1.3.2 PROVEER LIQUIDEZ A LAS OFICINAS
JA3.1.3.2.1 Solicitar liquidez
JA3.1.3.2.2 Entregar valores.
JA3.1.3.2.3 Recibir valores.
JA3.1.3.2.4 Archivar.
JA3.1.3.3 PAGAR OBLIGACIONES
JA3.1.3.3.1 Pagar a proveedores
JA3.1.3.3.1.1 Elaborar autorización de pago
JA3.1.3.3.1.2 Realizar pago
JA3.1.3.3.1.3 Registrar pago
JA3.1.3.3.1.4 Archivar
JA3.1.3.3.2 Pagar créditos externos
Estos procesos se los puede encontrar en la intranet, por lo que es de fácil acceso y
disponibilidad para todo el personal de la Cooperativa, y no sólo del Departamento de Tesorería.
Para la verificación del cumplimiento de las actividades acorde a los procesos establecidos, se
realizó la observación directa y seguimiento a las actividades que realiza la tesorera, encontrando
que el departamento cumple con los procesos definidos en el Manual de Procesos.
P3
Para la comprobación del cumplimiento del índice de liquidez de la Cooperativa en conformidad
con los parámetros definidos por la Superintendencia de Bancos y Seguros, se revisó todos los
archivos semanales de Excel del periodo de Junio a Octubre del 2007 (22 archivos en total) en
los que constaban los índices calculados, comparándolos con la resolución semestral que emitió
la Superintendencia de Bancos y Seguros, sobre los rangos que tenía que cumplir el índice de
liquidez de la Cooperativa en ese período, encontrándose que no existieron anomalías al
respecto, ya que todos los índices de la Cooperativa cumplían con lo establecido por la
Superintendencia.
Resolucion de la Superintendencia de Bancos para ese período
OBJETIVOS DEL PAPEL DE TRABAJO:
Determinar la confiabilidad del Departamento de Tesorería en el desempeño de la función de
adminitración de la liquidez, mediante el examen y evaluación de las operaciones, así como
verificar el cumplimiento de las poíiticas y procedimientos establecidos respecto a esta función.
Elaborado por: J.A.T. Revisado por: Mgs. Graciela Castro I.
Fecha: 1 septiembre del 2008 Fecha: 4 septiembre 2008
Hoja: 2/2
R
140
HOJAS NARRATIVAS
ENTIDAD:
TIPO DE EXAMEN:
COMPONENTE:
SUBCOMPONENTE:
PAPEL DE TRABAJO:
COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO JARDÍN AZUAYO
AUDITORÍA OPERACIONAL
DEPARTAMENTO DE TESORERÍA
ADMINISTRACIÓN DEL PORTAFOLIO DE INVERSIONES
HOJA NARRATIVA DE APLICACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
HN-I
1 / 2
P1
De acuerdo a las indagaciónes realizadas al interior de la Cooperativa con el propósito de
encontrar políticas o procedimientos definidos respecto a la administración de las inversiones, se
pudo determinar que en la Cooperativa no existe formalmente definidas políticas para el manejo
de las inversiones, lo que implica un alto riesgo en el desempeño de esta función.
También se indagó sobre la existencia de procesos definidos para el manejo de las inversiones, y
se los encontró definidos en el Manual de Procesos, dicho manual se lo puede encontrar en la
intranet para información de toda la Cooperativa. Estos procesos definidos son los siguientes:
JA3.1.2 ADMINISTRAR PORTAFOLIO DE INVERSIONES
JA3.1.2.1 GESTIONAR INVERSIONES DE RENTA FIJA
JA3.1.2.1.1 Adquirir o renovar papeles de renta fija
JA3.1.2.1.1.1 Analizar información financiera
JA3.1.2.1.1.2 Decidir sobre la inversión
JA3.1.2.1.1.3 Efectivizar inversión
JA3.1.2.1.1.4 Ejecutar inversión
JA3.1.2.1.1.5 Registrar inversión
JA3.1.2.1.1.6 Archivar documento
JA3.1.2.1.2 Evaluar portafolio de inversiones
JA3.1.2.1.3 Precancelar o vender inversiones
JA3.1.2.1.3.1 Analizar requerimiento de liquidez
JA3.1.2.1.3.2 Decidir sobre la venta o precancelación
JA3.1.2.1.3.3 Precancelar inversión
JA3.1.2.1.3.4 Vender inversión
JA3.1.2.1.3.5 Registrar venta o precancelación
JA3.1.2.1.3.6 Retirar documento de venta o precancelación
JA3.1.2.1.4 Cancelar papeles de renta fija
JA3.1.2.1.4.1 Analizar cancelación
JA3.1.2.1.4.2 Notificar cancelación
JA3.1.2.1.4.3 Registrar y verificar cancelación
JA3.1.2.1.4.4 Retirar el documento de cancelación
141
Para la verificación del cumplimiento de los procesos por parte del Departamento de Tesorería se
procedió a realizar la observación directa y seguimiento de las actividades que realiza la tesorera
y la auxiliar 1 de tesorería, comparándolas con las definidas en el Manual de Procesos, no
encontrándose novedad alguna ya que se cumple con lo establecido en este manual.
P2
Se realiza una entrevista a la auxiliar 2 de tesorería, que es la persona encargada del manejo de
la caja fuerte, además de realizar una verificación física de los certificados de depósito
encontrándose que todos los certificados son guardados en la caja fuerte en una carpeta
acordeon archivados de acuerdo a la institución financiera emisora, además se constató que el
lugar es seguro y su acceso sólo es realizado por auxiliar 2 de tesorería. También se pudo
verificar algunos datos adicionales relativos a los certificados emitidos en el periodo de junio a
Octubre del 2007 que se resumen en el siguiente cuadro:
Número de certificados 367
Instituciones financieras 21
Reguladas 17
no reguladas 4
Capital invertido 26.650.571,54
interés ganado 92.849,73
Total Capital más Interés 26.843.383,97
Los días promedio de inversión por los certificados en este periodo, es de 50 días
aproximadamente.
OBJETIVO DEL PAPEL DE TRABAJO:
Determinar el grado de cumplimiento de las políticas o procedimientos de la Cooperativa sobre el
manejo de las inversiones, y comprobar que los títulos valores de renta fija por las inversiones
realizadas están guardados en un lugar seguro para prevenir su pérdida.
Elaborado por: J.A.T. Revisado por: Mgs. Graciela Castro I.
Fecha: 5 septiembre 2008 Fecha: 10 septiembre 2008
Hoja: 2/2
INV.
142
HOJAS NARRATIVAS
ENTIDAD:
TIPO DE EXAMEN:
COMPONENTE:
SUBCOMPONENTE:
PAPEL DE TRABAJO:
COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO JARDÍN AZUAYO
AUDITORÍA OPERACIONAL
DEPARTAMENTO DE TESORERÍA
CONTROL Y MANEJO DE CRÉDITOS INSTITUCIONALES
HOJA NARRATIVA DE APLICACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
HN-CI
1 / 2
P1
Se realizó las indagaciones respectivas al interior de la Cooperativa con el propósito de verificar
la existencia de poíiticas relativas a la concesión de créditos institucionales que son manejados y
controlados por el Departamento de Tesorería, encontrándose que estos créditos se rigen por el
Reglamento de Crédito de la Cooperativa, en el cual se establecen las políticas para su manejo,
sin embargo al tratarse de montos altos estos créditos son aprobados por el Consejo de
Administración previo a un informe de la Comisión de Crédito y de Riesgos del área financiera.
Tambien se verificó el cumplimiento de las políticas establecidas en cuanto a plazos, tasas,
garantías, etc para lo cual se revisó los archivos conjuntamente con la tesorera encontrándose
que estos créditos si cumplían con las poíiticas establecidas.
P2
Para la verificación de la existencia de los respectivos documentos de respaldo de estos créditos
se pudo constatar que al ser créditos que se dán esporádicamente, su número no es en grandes
cantidades, encontrando que sólo se habían concedido 5, y que se hallaban vigentes a la fecha
de análisis de la auditoría. Las características de estos créditos son las siguientes:
Institución Capital Fecha
Crédito Fecha de
vencimiento Forma de
pago Tasa
% Verificación
Cuerpo de bomberos de El Tambo 25.000 13/04/2006 13/04/2009 Mensual 10 si
Cuerpo de bomberos de Biblian 40.000 22/06/2007 22/06/2011 Mensual 7 si
Municipio del Sigsig 84.000 28/02/2008 28/02/2011 Mensual 7 si
Asociación Cristiana Jovenes Ecuador 120.000 22/04/2008 22/04/2010 Trimestral 12 si
Municipalidad Sevilla de Oro 169.189 17/12/2008 17/12/2011 Mensual 7 si
CEPESIU Centro de Promoción y Empleo 120.000 16/10/2008 18/10/2010 Trimestral 10 si
Total 558.189
La revisión de toda la documentación de respaldo se la pudo realizar a la totalidad de ellos,
encontrándose que todos cumplian con la documentación como pagarés, aprobación del Consejo
de Administración, comprobantes de depósito, etc.
143
P3
Se pudo constatar la existencia en el Manual de Procesos de la Cooperativa de algunos procesos
relativos al control y manejo de estos créditos a cargo del departamento, hallándose definidos los
siguientes procesos:
JA3.1.3.4 CONCEDER Y SOLICITAR CRÉDITOS INSTITUCIONALES
JA3.1.3.4.1 Conceder créditos institucionales
JA3.1.3.4.1.1 Recibir solicitud de crédito institucional
JA3.1.3.4.1.2 Decidir otorgamiento de crédito institucional
JA3.1.3.4.1.3 Desembolsar crédito
JA3.1.3.4.1.4 Verificar saldo
JA3.1.3.5 COBRAR CRÉDITOS INSTITUCIONALES
JA3.1.3.5.1 Controlar vencimientos
JA3.1.3.5.2 Gestionar cobranza
JA3.1.3.5.3 Registrar pago.
Además se constató que al ser créditos que no quedan registrados en el sistema, lo que hace que
su control y cobro se vuelva difícil, ya que sólo son manejados en archvos de Excel, por medio de
la tesorera, contienen un alto riesgo en el manejo de ellos, pues no existe un sistema automático
para su correcto control y manejo.
OBJETIVO DEL PAPEL DE TRABAJO:
Determinar la confiabilidad del control y manejo de los créditos institucionales, así como verificar
la existencia de los respectivos documentos de respaldo de cada uno de ellos en conformidad
con las políticas y procedimientos establecidos.
Elaborado por: J.A.T. Revisado por: Mgs. Graciela Castro I.
Fecha: 11 septiembre del 2008 Fecha: 17 septiembre 2008
Hoja: 2/2
144
HOJAS NARRATIVAS
ENTIDAD:
TIPO DE EXAMEN:
COMPONENTE:
SUBCOMPONENTE:
PAPEL DE TRABAJO:
COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO JARDÍN AZUAYO
AUDITORÍA OPERACIONAL
DEPARTAMENTO DE TESORERÍA
CONTROL Y MANEJO DE FINANCIAMIENTO
HOJA NARRATIVA DE APLICACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
HN-F
1 / 2
P1
Se realizó un proceso de indagación en la Cooperativa con el propósito de conocer la existencia
de políticas referentes al control y manejo de los créditos que son concedidos a la Cooperativa y
que sirven como financiamiento de ésta, hallándose que las políticas con las cuales se dirige esta
función no se encuentran documentadas hasta el momento, indicando una clara deficiencia en
este aspecto. Sin embargo si se pudo encontrar registros de los procesos que se debe realizar
en esta función en el Manual de Procesos de la Cooperativa, en el cual se menciona las
principales actividades que se tiene que cumplir y que son las siguientes:
JA3.1.3.4 CONCEDER Y SOLICITAR CREDITOS INSTITUCIONALES
JA3.1.3.4.2 Solicitar créditos institucionales
JA3.1.3.4.2.1 Gestionar financiamiento
JA3.1.3.4.2.2 Recibir transferencia.
JA3.1.3.4.2.3 Registrar crédito en el BCE
JA3.1.3.4.2.4 Registrar en tesorería
JA3.1.3.4.2.5 Gestionar pago
JA3.1.3.3.2 Pagar créditos externos
Para realizar la verificación del cumplimiento de los procesos, se realizó un seguimiento a las
operaciones que sigue la tesorera comparandolo con lo establecido en el Manual de Proceso, por
lo que no se encontró novedad alguna al respecto.
P2
Se realizó una revisión detallada de la documentación de cada uno de los créditos concedidos a
la Cooperativa, hallándose que en el período de análisis Junio – Octubre 2007 sólo existían 4
créditos vigentes otorgados por la Fundación Unsolmón como se detalla a continuación:
Registro Institución Procedencia Capital Plazo Tasa Fecha
desembolso Verificación
307093 Fundación Unsolmón España 392.095 48 6% 13-mar-07 Si
307196 Fundación Unsolmón España 399.000 36 5% 22-jun-07 Si
305200 Fundación Unsolmón España 337.500 57 4% 01-jun-07 Si
305196 Fundación Unsolmón España 337.500 60 4% 01-jun-05 Si
145
Estos créditos son guardados en carpetas individuales, y se pudo evidenciar la existencia de la
copia del acta del Consejo de Administración en la cual se aprueba que se realice la gestión para
el financiamiento de la Cooperativa.
P3
Para determinar el grado de confiabilidad del control y manejo de estos tipos de créditos, se
realizó las indagaciones respectivas a la tesorera, hallándose una clara deficiencia en el manejo y
control de estos, ya que su registro se hace únicamente en archivos de Excel, incluido el cálculo
de tablas de amortización, por lo que se puede considerar un bajo nivel de confiabilidad en el
desempeño de esta función.
OBJETIVO DEL PAPEL DE TRABAJO:
Determinar la confiabiliadad del proceso de control y manejo de los créditos concedidos a la
Cooperativa y comprobar la existencia de políticas y procesos definidos y su aplicación, así como
la verificación de los documentos de respaldo de cada uno de ellos.
Elaborado por: J.A.T. Revisado por: Mgs. Graciela Castro I.
Fecha: 18 septiembre 2008 Fecha: 25 septiembre 2008
Hoja: 2/2
146
HOJAS NARRATIVAS
ENTIDAD:
TIPO DE EXAMEN:
COMPONENTE:
SUBCOMPONENTE:
PAPEL DE TRABAJO:
COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO JARDÍN AZUAYO
AUDITORÍA OPERACIONAL
DEPARTAMENTO DE TESORERÍA
CONTROL Y MANEJO DE REMESAS
HOJA NARRATIVA DE APLICACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
HN-R
1 / 2
P1
Para la comprobación de la existencia de los convenios con las empresas remesadoras para la
función de pago de giros o remesas, se realizó una revisión en los archivos de secretaría general
de la Cooperativa, encontrandose los siguientes resultados:
Al revisarse los archivos de secretaría, no se pudo encontrar el convenio firmado con la
remesadora del Solidario, por lo que se evidencia un alto riesgo en el proceso de pago de giros
con esta remesadora, ya que no se cuenta con el debido respaldo legal al respecto.
Se pudo revisar todos los convenios de las tres remesadoras encontrándose que constaban con
las debidas firmas de los representantes legales de las instituciones intervinientes, y también se
verificó en los archivos de tesorería la existencia de las debidas aprobaciones del Consejo de
Administración para la firma de tales convenios.
# Empresa o Remesadora Verificación de convenio
1 Produbanco Si
2 Solidario no se encontró
3 Ecuagiros Si
4 COONECTA Si
P2
Se revisó cada uno de los procesos definidos en los convenios firmados con las remesadoras
para verificar el cumplimiento del Departamento de Tesorería con estos procesos, para lo cual se
realizó un seguimiento e indagación a la tesorea y la auxiliar 2 de tesorería, quien es la persona
encargada al interior del departamento de ejecutar tal tarea, verificandose el cumplimiento de los
procesos establecidos en los convenios, a excepción de la remesadora del Solidario ya que no se
tuvo el convenio a disposición para realizar la verificación.
P3
Se realizó un proceso de observación e indagación completo al cuadre diario, y las respectivas
conciliaciones por el pago de remesas realizadas por la auxiliar 2 de tesorería, encontrándose
que el proceso de cuadre es realizado todos los días, y las conciliaciones con cada remesadora
147
son realizadas de acuerdo a lo establecido en el convenio, para lo cual se constató en los
archivos del departamento, todos los cuadres y conciliaciones de remesas realizados y que se
encuentran archivados en orden cronológico y clasificados por cada remesadora. Sin embargo
este no es un proceso automático que genere el sistema, por lo que la auxiliar de tesorería
procede a cuadrar diariamente las remesas comparando reportes del sistema, lo que en lo
posterior le servirá para poder realizar las respectivas conciliaciones con cada remesadora.
OBJETIVO DEL PAPEL DE TRABAJO:
Comprobar el fiel cumplimiento del Departamento de Tesorería conforme a los procesos defindos
en los convenios debidamente firmados con cada remesadora, y verificar el cumplimiento de los
cuadres diarios y conciliaciones por los respectivos pagos de remesas.
Elaborado por: J.A.T. Revisado por: Mgs. Graciela Castro I.
Fecha: 26 septiembre 2008 Fecha: 6 Octubre 2008
Hoja: 2/2
148
HOJAS NARRATIVAS
ENTIDAD:
TIPO DE EXAMEN:
COMPONENTE:
SUBCOMPONENTE:
PAPEL DE TRABAJO:
COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO JARDÍN AZUAYO
AUDITORÍA OPERACIONAL
DEPARTAMENTO DE TESORERÍA
CONTROL Y MANEJO DE SERVICIOS DE VENTANILLAS
HOJA NARRATIVA DE APLICACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
HN-V
1 / 2
P1
Para la comprobación de la existencia de convenios debidamente firmados con cada una de las
instituciones con quienes se realiza los servicios de recaudaciones, transferencias y pago de
bono, se revisó minuciosamente en los archivos de secretaría general de la Cooperativa,
encontrandose los siguientes resultados:
CONVENIOS PARA TRANSFERENCIAS
Institución Verificación
Banco Internacional Si
Banco Solidario Si
Austro Si
Internacional Si
Continental Si
Bolivariano Si
Popular Si
Pacífico Si
Citibank Si
Aserval Si
Pichincha Si
Produbanco Si
Machala Si
Central del Ecuador Si
Guayaquil Si
Fomento Si
ABN-AMRO BANK Si
BANCO DE LOJA Si
BANCO MM JARAMILLO ARTEAGA Si
ProCredit Si
CONVENIOS PARA RECAUDACIONES
Pacifictel Si
CONVENIO PARA PAGO DEL BONO
RTC (Coonecta) – BANRED Si
Al revisarse los archivos, se pudo verificar la existencia de todos los convenios firmados con las
instituciones para quienes se ofrece los servicios relativos a esta función. Así mismo se verificó
que cada convenio se encontraba debidamente firmado por los representantes legales de cada
institución. Además en los archivos de tesorería se constató la correpondiente autorización de
parte del Consejo de Administración para la firma de los convenios con Pacifictel y con RTC
(COONECTA), sin embargo se aclara que para el caso de las transferencias no es necesario que
149
el Consejo apruebe tales convenios; ya que es suficiente sólo con el visto bueno que dá el
Consejo para la apertura de cuenta en dichos bancos, y con ello se incluyen todos los servicios
que conllevan, como lo son las transferencias, acceso a la página web del banco, etc.
P2
Se realizó un seguimiento a las actividades desarrolladas por la tesorera y la auxiliar 1 de
tesorería, quienes se encargan de desarrollar los respectivos procesos, para realizar las
tranferencias de dinero desde la Coopertiva, hasta los bancos, comparándolos con las
obligaciones establecidos en los convenios con cada banco respecto al manejo de este servicio,
encontrándose que las actividades desarrolladas por el departamento son realizadas
automáticamente en el sistema y se apegan a lo establecidos en dichos convenios.
Así mismo se realizó un seguimiento a las actividades desarrolladas por la tesorera y la auxiliar 2
de tesorería, para el control y manejo de las recaudaciones, comparando sus actividades
desempeñadas con las obligaciones de la Cooperativa estableciddas en el convenio firmado con
PACIFICTEL, encontrándose que se cumple con lo establecido en el mencionado convenio, a
pesar de que los cuadres y conciliaciones que son realizadas diariamente para este servicio se
realizan en archivos de Excel, con información proveniente del sistema y de PACIFICTEL.
En lo que respecta al servicio del pago del bono se debe aclarar que existen dos convenios que
se necesitan para dar este servicio. El primero es el convenio firmado con BANRED para el
acceso de la Cooperativa a la base de datos de esta institución, y el segundo es el convenio
firmado con RTC, que es el proveedor de servicios de red parta la Cooperativa con el cual se
pude realizar la conexión directa, por medio de este swith transaccional desde la Cooperativa
hasta BANRED. Con este antecedente se realizó el debido seguimiento a las actividades
desarrolladas por la tesorera y por la auxiliar 2 de tesorería, encargadas de controlar y manejar
este servicio, no encontrando divergencias entre lo ejecutado y lo establecido, a pesar de que el
proceso de cuadre y conciliaciones que se realiza todos los días con los archivos enviados por
BANRED, RTC y los reportes del sistema son realizados en archivos de Excel.
OBJETIVO DEL PAPEL DE TRABAJO:
Medir el desempeño y la eficiencia del Departamento de Tesorería en el control y manejo de los
varios servicios de ventanilla, ofrecidos a socios y no socios. Así como comprobar el correcto
desempeño de sus funciones acorde con las obligaciones y procesos establecidos en los
convenios firmados con las instituciones para recaudaciones, transferencias y pago del bono.
Elaborado por: J.A.T. Revisado por: Mgs. Graciela Castro I.
Fecha: 7 octubre 2008 Fecha: 14 octubre 2008
Hoja: 2/2
150
HOJAS NARRATIVAS
ENTIDAD:
TIPO DE EXAMEN:
COMPONENTE:
SUBCOMPONENTE:
PAPEL DE TRABAJO:
COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO JARDÍN AZUAYO
AUDITORÍA OPERACIONAL
DEPARTAMENTO DE TESORERÍA
CUSTODIA DE VALORES Y DOCUMENTOS
HOJA NARRATIVA DE APLICACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
HN-C
1 / 2
P1
Para la correspondiente verificación de la existencia de algún reglamento o manual para el
manejo de la custodia de valores o documentos importantes en el Departamento de Tesorería, se
realizó entrevistas e indagaciones dentro de la Cooperativa, con el propósito de encontrar algún
tipo de normativa que regule el manejo de esta función, pero no se pudo encontrar nada al
respecto; por lo tanto no existen políticas que regulen el correcto desempeño de esta función.
Solamente en el Manual de Procesos, se pudo encontrar un único proceso relacionado con esta
función y que consiste en:
JA3.1.2 ADMINISTRAR PORTAFOLIO DE INVERSIONES
JA3.1.2.1 GESTIONAR INVERSIONES DE RENTA FIJA
JA3.1.2.1.1.6 Archivar documento
Unicamente en este Manual se encuentra registrado el proceso para el archivo o custodia de los
papeles de renta fija (Certificados de Inversion), el resto de actividades no fueron encontradas
mostrando una gran deficiencia en este aspecto.
Respecto a la(s) personas que deben estar a cargo de la custodia de la caja fuerte, se encontró
en el Manual de Funciones del personal de la Cooperativa, que es responzabilidad directa de la
auxiliar 2 de tesorería.
Por observación directa se pudo determinar que el acceso a la caja fuerte o lugares en donde se
guardan documentos importantes es restringido para el resto de personal de la Cooperativa sin el
consentimiento de la tesorera. A pesar de no existir una norma al respecto, se considera una
obligación y una gran responzabilidad la custodia de la caja fuerte, y de los lugares de seguridad.
P2
En lo que tiene que ver con el registro de entradas o salidas de valores o documentos, se puede
decir que las salidas de valores hacia las oficinas se registran en el sistema y en un formulario
denominada “Transferencias de dinero”, que son llenados en el momento de la entrega del dinero
y firmados por la auxiliar 2 de tesorería, y por la persona que recibe los valores. En el periodo de
análisis se pudo constatar que existían 166 transferencias realizadas a las oficinas por un valor
de 5,116.650 USS, las mismas que constaban con el correspondiente formulario llenado
correctamento y con las respectivas firmas, por lo que no presentaban novedad alguna.
151
Sobre las entradas de dinero a la caja fuerte de valores provenientes de las oficinas, se pudo
constatar que existían 330 transferencias hacia tesorería provenientes de las oficinas por un valor
de 874.682 USS, al respecto podemos mencionar que a parte de la transferencia realizada en el
sistema, no existe un documento de respaldo para la auxiliar 2 de tesorería que certifique que
efectivamente recibio tal dinero, a diferencia de la entrega de valores en donde si existe un
formulario de respaldo.
Al realizar la busqueda de documentos de soporte o actas de entrega-recepción de documentos
importantes que ingresan a custodia del departamento, podemos afirmar que no existen tales
actas, ya que normalmente cuando un documento ingresa al departamento para su custodia,
simplemente es recibido por la tesorera y guardado en un lugar seguro, sin respaldo de
documento alguno, lo que podría ocasionar inconvenientes a lo hora de existir pérdidas de dichos
documentos ya que no habría forma de constatar si efectivamente ingresaron al departamento o
no, más aún no se podría saber si ya dejaron de estar en custodia y fueron retirados.
A la fecha de ejecutar los procedimientos de los programas de trabajo para la función de la
custodia de valores y documentos, se encontró en custodia del Departamento de Tesorería los
siguientes documentos que no tenian respaldo de un acta entrega-recepción que respalde su
custodia:
# Descripción acta entrega-recepción
1 Título de Acciones Provisional (RTC) no se encontró
2 Letra de Cambio garantía con Javier Heredia no se encontró
3 Seguro Otorgado por NETMETRIZ CONSULTORES TECNOLOGICOS # 69276 no se encontró
4 Seguro Otorgado por NETMETRIZ CONSULTORES TECNOLOGICOS # 69277 no se encontró
Fecha: 30 septiembre 2008
OBJETIVO DEL PAPEL DE TRABAJO:
Determinar la confiabilidad en la custodia de valores y documentos a cargo del Departamento de
Tesorería, así como verificar la existencia de políticas al respecto para su correcto desempeño.
Elaborado por: J.A.T. Revisado por: Mgs. Graciela Castro I.
Fecha: 15 octubre 2008 Fecha: 21 octubre 2008
Hoja: 2/2
152
ANEXO 5
HOJAS DE APUNTES ENTIDAD:
TIPO DE EXAMEN:
COMPONENTE:
SUBCOMPONENTE:
TITULO DEL HALLAZGO:
COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO JARDÍN AZUAYO
AUDITORÍA OPERACIONAL
DEPARTAMENTO DE TESORERÍA
ADMINISTRACIÓN DE LA LIQUIDEZ
FALTA DE GESTIÓN Y CAPACIDAD
HA-L
1 / 1
COMENTARIO:
La administración de la liquidez es una función vital para cualquier institución financiera, por lo
que de su gestión y manejo depende su solvencia; esto en la Cooperativa involucra el realizar la
debida planificación financiera para proyectar eficientemente las necesidades futuras de efectivo
de la institución, y determinar en un período de tiempo establecido, los flujos reales de efectivo y
reducir la probabilidad de problemas por iliquidez. Siendo esta función responzabilidad de la
tesorera, se pudo constatar de las visitas realizadas al departamento, que esta función no es
desempeñada cabalmente por la tesorera, debido entre otras razones a la falta del tiempo
necesario para dedicarse a esta actividad; así como a la falta de capacidades técnicas de sus
auxiliares que no cuentan con la debida formación en temas financieros como para ser un apoyo
en la administración de la liquidez, lo que trae como consecuencia que no existan planes de
contingencia al respecto y la función sea manejada en forma poco eficiente.
CONCLUSIÓN:
Escaso desempeño de la gestión y administración de la liquidez de la Cooperativa como
consecuencia de la falta de tiempo dedicado a esta actividad de parte de la tesorera, y de la falta
de capacidades técnicas de sus auxiliares.
RECOMENDACIÓN:
A la tesorera:
Se recomienda a la tesorera que coordine mejor sus actividades, para que el trabajo
operativo que actualmente desempeña, no le ocupe demasiado tiempo, y
consecuentemente no pueda dedicarse a la administración de la liquidez que es una
función primordial del departamento.
Al coordinador de RRHH
Procurar dar las suficientes alternativas al personal de tesorería para tomar capacitación
en temas financieros que contribuyan a mejorar su desempeño.
Elaborado por: J.A.T. Revisado por: Mgs. Graciela Castro I.
Fecha: 28 octubre 2008 Fecha: 31 octubre 2008
153
HOJAS DE APUNTES ENTIDAD:
TIPO DE EXAMEN:
COMPONENTE:
SUBCOMPONENTE:
TITULO DEL HALLAZGO:
COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO JARDÍN AZUAYO
AUDITORÍA OPERACIONAL
DEPARTAMENTO DE TESORERÍA
ADMINISTRACIÓN DEL PORTAFOLIO DE INVERSIONES
FALTA DE POLÍTICAS SOBRE EL MANEJO DE INVERSIONES
HA-I
1 / 1
COMENTARIO:
La administración de las inversiones, es otra de la funciones importantes de una institución
financiera, considerándose a su desempeño como uno de los más relevantes del Departamento
de Tesorería, buscando con esta función aumentar el capital de la Cooperativa con la inversión
de los excesos de liquidez, mediante la colocación de fondos en papeles de renta fija o variable,
sobre los que se espera obtener rendimientos por intereses, o por la negociación a valores
mayores al de su adquisición, por lo que al realizar las indagaciones respectivas al interior del
departamento se pudo determinar que no existen políticas escritas respecto al manejo de las
inversiones en aspectos importantes como montos, autorizaciones, plazos, etc, lo que trae como
consecuencia el hecho de que se puedan presentar irregularidades en el desarrollo de las
actividades inherentes a esta función.
CONCLUSION:
Falta de definición de politicas claras y documentadas para el manejo de las inversiones de parte
del Departamento de Tesorería, a pesar de que éstas son trasmitidas en forma verbal, y
aplicadas de buena fé acorde con los objetivos de la Cooperativa.
RECOMENDACIÓN:
Al gerente de la Cooperativa:
Proponer políticas claras sobre el manejo de las inversiones por los excedentes de
liquidez de la Cooperativa al Consejo de Administración, para su correspondiente
aprobación y aplicación mediante la creación de un reglamento para el manejo del
portafolio de inversiones.
Elaborado por: J.A.T. Revisado por: Mgs. Graciela Castro I.
Fecha: 4 noviembre 2008 Fecha: 5 noviembre 2008
154
HOJAS DE APUNTES ENTIDAD:
TIPO DE EXAMEN:
COMPONENTE:
SUBCOMPONENTE:
TITULO DEL HALLAZGO:
COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO JARDÍN AZUAYO
AUDITORÍA OPERACIONAL
DEPARTAMENTO DE TESORERÍA
CONTROL Y MANEJO DE CRÉDITOS INSTITUCIONALES
FUNCIÓN REALIZADA EN FORMA MANUAL.
HA-CI
1 / 1
COMENTARIO:
La función relacionada con el manejo de los créditos institucionales otorgados por la Cooperativa
a varias instituciones, es una actividad desempeñada por el Departamento de Tesorería, que es
la responzable del correspondiente registro y control, con el propósito de realizar los cobros de
las cuotas de cada uno de ellos y su correspondiente liquidación. Por lo que al realizar un
seguimiento de las actividades de la tesorera relativo al desempeño de esta función, se encontró
que es la tesorera quien se encarga de manejarlos y guardar toda la documentación de respaldo
de los mismos; sin embargo no son registrados en el sistema, por lo que su control y manejo se
vuelve difícil. Además se constató que el control de pagos y cuotas se lo realiza en forma manual
en hojas de Excel, lo que trae como consecuencia, el hecho de que se puedan presentar
deficiencias en su manejo, debido a que no se cuenta con un sistema automático que sirva de
herramienta eficaz para su correcto control.
CONCLUSIÓN:
Falta de un sistema automático que permita un mejor control y manejo de los créditos otorgados
por la Cooperativa a algunas instituciones en lo relacionado a aspectos como: el registro, el
control de plazos de vencimientos, los pagos, etc.
RECOMENDACIÓN:
A la tesorera:
Se le sugiere que diseñe y solicite al Departamento de Sistemas, mediante una Orden de
Pedido, el desarrollo de un módulo o acceso dentro del sistema de la Cooperativa para el
debido registro de ellos desde tesorería, así como el control de los pagos por las cuotas
correspondientes.
Elaborado por: J.A.T. Revisado por: Mgs. Graciela Castro I.
Fecha: 5 noviembre 2008 Fecha: 6 Noviembre 2008
155
HOJAS DE APUNTES ENTIDAD:
TIPO DE EXAMEN:
COMPONENTE:
SUBCOMPONENTE:
TITULO DEL HALLAZGO:
COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO JARDÍN AZUAYO
AUDITORÍA OPERACIONAL
DEPARTAMENTO DE TESORERÍA
CONTROL Y MANEJO DE FINANCIAMIENTO
FUNCIÓN REALIZADA EN FORMA MANUAL Y FALTA DE
POLÍTICAS QUE LA REGULEN.
HA-F
1 / 1
COMENTARIO:
Es función del Departamento de Tesorería, controlar y manejar de forma eficaz los créditos que
han sido concedidos a la Cooperativa con el carácter de financiamiento que en la mayoría de las
veces son de carácter internacional, y determinar los correspondientes flujos de pagos de ellos.
Por lo que al realizar las respectivas indagaciones al interior del departamento, se llegó a
determinar que estos créditos son gestionados por gerencia, tesorería o por el área financiera,
por lo tanto deben constar con la aprobación del Consejo de Administración para su ejecución.
Al aplicar el programa de auditoría para esta función, se determinó deficiencias en el desempeño
de esta actividad, ya que su registro se hace únicamente en archivos de Excel, lo que trae como
consecuencia un bajo nivel de confiabilidad en su desempeño.
CONCLUSIÓN:
El proceso que se sigue al interior del departamento para el correcto desempeño del control y
manejo de los créditos concedidos a la Cooperativa con carácter de financiamiento, es realizado
totalmente en forma manual, debido a que no se cuenta con un sistema que permita un mejor
control y más eficiente manejo de ellos.
RECOMENDACIÓN:
A la tesorera:
Se sugiere que se diseñe y solicite mediante una Orden de Pedido al Departamento de
Sistemas, el desarrollo de un módulo que permita al Departamento de Tesorería, el
registro y control de pagos realizados por cada cuota que adeude la Cooperativa.
Elaborado por: J.A.T. Revisado por: Mgs. Graciela Castro I.
Fecha: 6 noviembre 2008 Fecha: 7 noviembre 2008
156
HOJAS DE APUNTES
ENTIDAD:
TIPO DE EXAMEN:
COMPONENTE:
SUBCOMPONENTE:
TITULO DEL HALLAZGO:
COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO JARDÍN AZUAYO
AUDITORÍA OPERACIONAL
DEPARTAMENTO DE TESORERÍA
CONTROL Y MANEJO DE REMESAS
ESTANDARIZACIÓN Y AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS,
Y CUSTODIA DE CONVENIOS.
HA-R
1 / 2
COMENTARIO:
El Departamento de Tesorería de la Cooperativa, tiene la responzabilidad de controlar y manejar
en forma eficaz, las transferencias por los giros realizados desde el exterior, por medio de las
empresas remesadoras con quienes se han firmados convenios de cooperación institucional.
Este proceso es llevado a cabo por la auxiliar 2 de tesorería, siendo ella la que realiza
prácticamente todo el proceso que incluye: la carga de archivos, modificaciones, reversar, y
anulaciones en algunos casos, así como los cuadres y conciliaciones diarias. Esta última
actividad es compartida con la tesorera, realizándose este proceso en archivos de Excel, en base
a reportes obtenidos del sistema, por lo que se ocasionan demoras en el proceso de cuadres, al
no existir la debida automatización que agilite este proceso. Además se pudo constatar que el
proceso que se sigue para las remesas, es prácticamente diferente para cada una de las
remesadoras, lo que se podría estandarizar si se automatizara por lo menos algunos procesos
como son los cuadres que más tiempo demandan.
Otro hallazgo importante al aplicar el plan de auditoría para esta función, fue el hecho de que no
se encontró el convenio firmado con la remesadora del Solidario, por lo que se está corriendo un
riesgo legal en este aspecto al no contar con el debido respaldo en este sentido.
CONCLUSIÓN:
No existe una estandarización de los procesos que se sigue para el control y manejo de las
remesas, por lo que cada proceso es diferente con cada remesadoras, lo que ocasiona pérdidas
de tiempo en algunos de sus procesos. Además no existe la debida custodia y registro de los
convenios firmados con cada remesadora, lo que puede ocasionar pérdidas de los mismos.
RECOMENDACIÓN:
A la tesorera:
Se le sugiere a la tesorera que cuando la Cooperativa vaya a firmar un nuevo convenio
con otra remesadora, recomiende a gerencia que en lo posible se trate de estandarizar
todos los procesos o algunos de ellos, para que se permita la optimización de los
mismos.
157
Tambien se le sugiere que solicite al Departamento de Sistemas mediante una Orden de
Pedido, el desarrollo de la automatización de los procesos de cuadres y conciliaciones
que son lo que demanda mayor cantidad de tiempo.
A la secretaria general:
Se sugiere a la secretaria general de la Cooperativa, quien es la persona responzable de
la custodia de convenios, que diseñe un sistema de codificación para ellos, a fin de
manejar un control mas eficiente y evitar extravios de los mismos.
Elaborado por: J.A.T. Revisado por: Mgs. Graciela Castro I.
Fecha: 10 noviembre 2008 Fecha: 11 noviembre 2008
Hoja: 2/2
158
HOJAS DE APUNTES ENTIDAD:
TIPO DE EXAMEN:
COMPONENTE:
SUBCOMPONENTE:
TITULO DEL HALLAZGO:
COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO JARDÍN AZUAYO
AUDITORÍA OPERACIONAL
DEPARTAMENTO DE TESORERÍA
CONTROL Y MANEJO DE SERVICIOS DE VENTANILLAS
AUTOMATIZACIÓN Y OPTIMIZACIÓN DE PROCESOS
HA-V
1 / 2
COMENTARIO:
El Departamento de Tesorería, tiene la responzabilidad de llevar a cabo varias funciones
relacionada con algunos servicios que presta la Cooperativa tanto a socios como a no socios, con
el propósito de controlar, manejar y consolidar de forma eficiente la información relativa a estos
varios servicios, entre los que podemos mencionar las: transferencias de dinero, recaudaciones,
pago del bono BDH, pago vía SPI. Todos estos procesos son llevados a cabo tanto por la
tesorera como por sus 2 auxiliares; sin embargo, al realizar las debidas indagaciones sobre las
actividades desarrolladas en el departamento, se pudo constatar que la mayoría de ellas son
realizadas en forma manual, lo que ocasiona que tanto la tesorera como sus auxiliares dediquen
gran cantidad de tiempo a realizar cuadres, conciliaciones, comprobaciones, validaciones de
archivos, etc. Además se pudo constatar que en el caso del servicio de internet que es necesario
para realizar las transferencias a los bancos y los pagos vía SPI, es muy intermitente
ocasionando demoras en estos procesos.
CONCLUSIÓN:
Todas las actividades desarrolladas por el Departamento de Tesorería por los varios servicios
que ofrece la Cooperativa, son desarrollados de forma deficiente, debido a varios factores como
el hecho de que estos procesos en su mayoría son realizados en forma manual, y en otras
ocasiones debido a los contratiempos en la intermitencia en el servicio del internet suministrado al
Departamento de Tesorería.
RECOMENDACIÓN:
A la tesorera:
Se le sugiere que solicite al Departamento de Sistemas, mediante Orden de Pedido el
desarrollo de la automatización de procesos, para cada una de las actividades como lo
es: la automatización de cuadres para recaudaciones, conciliaciones entre transferencias
solicitadas y realizadas, conciliaciones de pago del bono BDH y conciliaciones en pagos
por medio del SPI.
159
Al Departamento de Sistemas
Se sugiere al Departamento de Sistemas, que asigne un ancho de banda mayor al
Departamento de Tesorería, para que el servicio de internet en este departamento sea
mucho más ágil, y con ello se optimice los tiempos dedicados a las transferencias y los
pagos mediante SPI.
Elaborado por: J.A.T. Revisado por: Mgs. Graciela Castro I.
Fecha: 11 noviembre 2008 Fecha: 12 noviembre 2008
Hoja: 2/2
160
HOJAS DE APUNTES ENTIDAD:
TIPO DE EXAMEN:
COMPONENTE:
SUBCOMPONENTE:
TITULO DEL HALLAZGO:
COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO JARDÍN AZUAYO
AUDITORÍA OPERACIONAL
DEPARTAMENTO DE TESORERÍA
CUSTODIA DE VALORES Y DOCUMENTOS
FALTA DE REGLAMENTO PARA EL MANEJO DE CUSTODIA
DE VALORES Y DOCUMENTOS.
HA-C
1 / 1
COMENTARIO:
La custodia de valores y documentos es una función importante del Departamento de Tesorería,
que compete el velar por el resguardo y conservación de los valores, efectivo, y varios
documentos importantes; por lo que debería estar respaldado por la debida reglamentación al
respecto, que indique algunas pautas o políticas relativas a la custodia; contrario a esto en la
Cooperativa no se cuenta con dicho reglamento, a pesar de que esta función es desempeñada
con gran responzabilidad tanto por la tesorera como por la auxiliar 2 de tesorería, que es la
persona que tiene la custodia de los valores de efectivo, papeles de renta fija y demás
documentos. Al realizarse las visitas a este departamento y revisar el desempeño de esta función
se constató la falta de tal reglamentación, incluso falta de algunos documentos de respaldos
como actas entrega-recepción; cuando un documento importante entra a ser custodiado por el
departamento, y sólo se confía en el gran sentido de responzabilidad que tienen tanto la auxiliar 2
como la tesorera.
CONCLUSIÓN:
Esta función es desempeñada por el personal del Departamento de Tesorería con un alto sentido
de responzabilidad, a pesar de no contarse con una reglamentación adecuada, que norme el
correcto y eficiente desempeño de la custodia de los valores y documentos a cargo del
departamento.
RECOMENDACIÓN:
Al gerente de la Cooperativa:
Se sugiere a gerencia que diseñe y proponga políticas y normas referentes al manejo y
custodia de valores a cargo del Departamento de Tesorería, mediante la creación de un
reglamento para que pueda ser aprobado por el Consejo de Administracion de la
Cooperativa.
Elaborado por: J.A.T. Revisado por: Mgs. Graciela Castro I.
Fecha: 12 noviembre 2008 Fecha: 13 noviembre 2008
161
ANEXO 6
RESOLUCION DE LA SUPER DE BANCOS
162
ANEXO 7 EXAMEN DE CERTIFICADOS DE INVERSIÓN VIGENTES INV COOPERATIVA JARDÍN AZUAYO ________ PERÍODO: JUNIO - OCTUBRE 2007 1 / 7 # institucion plazo tasa interes total marca
723 CORFINSA - BCO CAPIT 42 4.60 270.98 50,764.13 C 896 CORFINSA - BCO CAPIT 63 5.00 465.95 53,717.05 C 841 CORFINSA - BCO CAPIT 61 5.00 271.75 32,347.61 C 801 CORFINSA - BCO CAPIT 49 4.60 332.06 53,366.82 C 773 CORFINSA - BCO CAPIT 44 4.60 297.72 53,251.10 C 832 CORFINSA - BCO CAPIT 51 4.60 330.81 51,094.94 C 817 CORFINSA - BCO CAPIT 49 4.60 318.32 51,159.93 C 722 CORFINSA - BCO CAPIT 44 4.60 179.33 32,075.86 C 613 CORFINSA - BCO CAPIT 35 4.60 234.81 52,738.25 C 554 CORFINSA - BCO CAPIT 37 4.60 236.39 50,236.39 C 704 CORFINSA - BCO CAPIT 42 4.60 271.39 50,841.61 C 679 CORFINSA - BCO CAPIT 40 4.60 269.27 52,953.38 C 625 CORFINSA - BCO CAPIT 42 4.60 170.26 31,896.53 C 684 CORFINSA - BCO CAPIT 44 4.60 296.51 53,034.76 C 629 CORFINSA - BCO CAPIT 40 4.60 256.76 50,493.15 C 591 CORFINSA - BCO CAPIT 49 4.60 314.66 50,570.22 C 588 CORFINSA - BCO CAPIT 42 4.60 281.23 52,684.11 C 749 UROCAL 54 8.00 506.77 42,737.88 C 583 UROCAL 35 8.00 323.27 41,886.71 C 662 UROCAL 37 8.00 344.40 42,231.11 C 873 BANCO PROCREDIT 63 5.50 720.55 75,583.35 C 854 BANCO PROCREDIT 63 5.00 454.24 52,366.82 C 739 BANCO PROCREDIT 51 5.00 526.55 74,862.80 C 886 BANCO PROCREDIT 64 5.50 519.56 53,656.77 C 807 BANCO PROCREDIT 49 5.00 408.60 60,447.10 C 774 BANCO PROCREDIT 47 5.00 331.81 51,162.76 C 729 BANCO PROCREDIT 49 5.00 551.19 81,541.98 C 707 BANCO PROCREDIT 42 5.00 216.21 37,280.24 C 909 BANCO PROCREDIT 63 5.75 1,089.49 109,362.20 C 851 BANCO PROCREDIT 63 5.00 713.49 82,255.47 C 826 BANCO PROCREDIT 49 5.00 253.71 37,533.95 C 783 BANCO PROCREDIT 64 5.50 1,173.33 121,173.33 C 759 BANCO PROCREDIT 42 5.00 301.07 51,912.58 C 901 BANCO PROCREDIT 65 5.50 508.07 51,670.83 C 748 BANCO PROCREDIT 54 5.00 395.56 53,137.21 C 653 BANCO PROCREDIT 42 5.00 305.88 52,741.65 C 652 BANCO PROCREDIT 47 5.00 334.72 51,611.51 C 618 BANCO PROCREDIT 42 5.00 214.95 37,064.03 C 634 BANCO PROCREDIT 42 4.75 446.35 80,990.79 C 560 BANCO PROCREDIT 42 4.75 288.98 52,435.77 C 553 BANCO PROCREDIT 42 5.00 428.61 73,905.14 C 695 BANCO PROCREDIT 42 5.00 348.19 60,038.50 C 689 BANCO PROCREDIT 37 5.00 259.88 50,830.95 C 607 BANCO PROCREDIT 37 5.00 305.17 59,690.31 C 643 BANCO PROCREDIT 42 5.00 431.11 74,336.25 C 601 BANCO PROCREDIT 42 5.00 293.29 50,571.07 C 571 BANCO PROCREDIT 37 5.00 262.16 51,276.79 C 764 BANCO SOLIDARIO 47 5.00 667.68 102,950.84 C 882 BANCO SOLIDARIO 64 5.75 1,052.39 104,003.23 C 870 BANCO SOLIDARIO 61 5.75 1,002.36 103,882.04 C 843 BANCO SOLIDARIO 68 5.00 1,920.81 205,300.74 C
163
778 BANCO SOLIDARIO 47 5.00 212.57 32,775.85 C 770 BANCO SOLIDARIO 44 5.00 1,243.22 204,679.37 C 731 BANCO SOLIDARIO 51 5.00 723.61 102,879.68 C 888 BANCO SOLIDARIO 63 5.75 2,059.59 206,738.96 C 900 BANCO SOLIDARIO 64 5.75 335.04 33,110.89 C 815 BANCO SOLIDARIO 70 5.75 1,118.06 101,118.06 C 814 BANCO SOLIDARIO 63 5.75 1,033.66 103,757.26 C 718 BANCO SOLIDARIO 44 5.00 1,235.33 203,379.93 C 701 BANCO SOLIDARIO 42 5.00 595.75 102,723.60 C 675 BANCO SOLIDARIO 42 5.00 188.85 32,563.28 C 633 BANCO SOLIDARIO 40 5.00 1,116.82 202,144.60 C 582 BANCO SOLIDARIO 42 5.00 1,172.99 202,256.32 C 575 BANCO SOLIDARIO 42 5.00 589.75 101,689.97 C 638 BANCO SOLIDARIO 42 5.00 592.45 102,156.07 C 586 BANCO SOLIDARIO 42 5.00 187.76 32,374.43 C 672 BANCO SOLIDARIO 42 5.00 1,179.83 203,436.15 C 666 BANCO SOLIDARIO 42 5.00 593.19 102,283.16 C 611 BANCO SOLIDARIO 42 5.00 592.29 102,127.85 C 572 BANCO SOLIDARIO 35 5.00 491.32 101,563.62 C 550 BANCO SOLIDARIO 37 5.00 1,027.78 201,027.78 C 879 BANCO DEL AUSTRO 64 5.00 452.21 51,325.97 C 853 BANCO DEL AUSTRO 63 5.00 444.76 51,274.30 C 824 BANCO DEL AUSTRO 71 5.00 986.11 100,986.11 C 823 BANCO DEL AUSTRO 69 5.00 958.33 100,958.33 C 712 BANCO DEL AUSTRO 42 4.50 265.53 50,842.18 C 830 BANCO DEL AUSTRO 49 4.50 311.21 51,121.77 C 776 BANCO DEL AUSTRO 47 4.50 297.99 51,020.18 C 733 BANCO DEL AUSTRO 49 4.50 309.44 50,829.54 C 847 BANCO DEL AUSTRO 62 5.00 277.64 32,519.99 C 811 BANCO DEL AUSTRO 49 4.50 619.10 101,696.99 C 904 BANCO DEL AUSTRO 64 5.00 453.51 51,473.69 C 833 BANCO DEL AUSTRO 51 4.50 324.12 51,166.30 C 816 BANCO DEL AUSTRO 49 4.50 619.49 101,760.21 C 746 BANCO DEL AUSTRO 54 4.50 341.10 50,873.76 C 728 BANCO DEL AUSTRO 48 4.50 192.30 32,242.35 C 603 BANCO DEL AUSTRO 49 4.50 307.70 50,545.20 C 705 BANCO DEL AUSTRO 42 4.50 265.36 50,810.56 C 702 BANCO DEL AUSTRO 42 4.50 528.22 101,140.72 C 694 BANCO DEL AUSTRO 42 4.50 527.89 101,077.89 C 648 BANCO DEL AUSTRO 42 4.50 263.91 50,532.66 C 681 BANCO DEL AUSTRO 37 4.50 233.51 50,722.19 C 637 BANCO DEL AUSTRO 42 4.50 263.85 50,520.10 C 610 BANCO DEL AUSTRO 49 4.50 307.90 50,576.65 C 596 BANCO DEL AUSTRO 42 4.50 263.68 50,488.68 C 557 BANCO DEL AUSTRO 43 4.50 268.75 50,268.75 C 556 BANCO DEL AUSTRO 41 4.50 256.25 50,256.25 C 614 BANCO DEL AUSTRO 49 4.50 195.11 32,050.05 C 600 BANCO DEL AUSTRO 44 4.50 550.00 100,550.00 C 599 BANCO DEL AUSTRO 49 4.50 612.50 100,612.50 C 874 BANCO DE MACHALA 61 5.25 1,356.85 153,883.34 C 779 BANCO DE MACHALA 47 4.50 293.75 50,293.75 C 885 BANCO DE MACHALA 65 5.25 388.76 41,401.13 C 883 BANCO DE MACHALA 64 5.25 954.75 103,249.16 C 711 BANCO DE MACHALA 43 4.00 151.52 31,865.24 C 908 BANCO DE MACHALA 64 5.25 469.41 50,763.16 C 802 BANCO DE MACHALA 49 4.00 172.37 31,832.61 C 837 BANCO DE MACHALA 55 4.00 194.71 32,056.92 C 761 BANCO DE MACHALA 49 4.50 249.70 41,017.36 C 751 BANCO DE MACHALA 54 4.50 685.86 102,294.41 C
164
735 BANCO DE MACHALA 51 4.50 966.20 152,526.49 C 559 BANCO DE MACHALA 42 4.50 527.89 101,077.89 C 623 BANCO DE MACHALA 42 4.00 147.31 31,713.72 C 682 BANCO DE MACHALA 44 4.00 154.03 31,660.24 C 642 BANCO DE MACHALA 42 4.50 791.54 151,560.29 C 555 BANCO DE MACHALA 41 4.50 768.75 150,768.75 C 660 BANCO DE MACHALA 42 4.50 212.91 40,767.66 C 655 BANCO DE MACHALA 42 4.50 530.66 101,608.55 C 598 BANCO DE MACHALA 42 4.00 146.35 31,506.24 C 573 BANCO DE MACHALA 42 4.50 211.80 40,554.75 C 545 BANCO DE MACHALA 35 4.00 122.28 31,566.41 C 857 DINERS CLUB 63 5.95 594.47 57,686.70 C 753 DINERS CLUB 46 5.00 362.44 57,092.23 C 715 DINERS CLUB 44 5.00 629.87 103,700.02 C 730 DINERS CLUB 48 5.00 1,011.98 152,808.92 C 787 DINERS CLUB 93 6.70 1,730.83 101,730.83 C 786 DINERS CLUB 63 5.95 1,041.25 101,041.25 C 852 DINERS CLUB 63 5.95 1,591.12 154,400.04 C 844 DINERS CLUB 61 5.95 1,045.50 104,745.52 C 562 DINERS CLUB 42 5.00 327.05 56,393.00 C 651 DINERS CLUB 43 5.00 336.79 56,729.79 C 645 DINERS CLUB 38 5.00 796.94 151,796.94 C 626 DINERS CLUB 42 5.00 597.76 103,070.15 C 796 BANCO BOLIVARIANO 49 5.00 696.76 103,077.36 C 755 BANCO BOLIVARIANO 46 5.00 644.22 101,478.50 C 895 BANCO BOLIVARIANO 63 5.25 735.00 80,735.00 C 894 BANCO BOLIVARIANO 62 5.25 723.33 80,723.33 C 893 BANCO BOLIVARIANO 63 5.25 975.64 107,168.07 C 838 BANCO BOLIVARIANO 63 5.00 897.80 103,503.26 C 806 BANCO BOLIVARIANO 49 5.00 1,036.06 153,273.25 C 846 BANCO BOLIVARIANO 62 5.00 1,291.79 151,306.65 C 758 BANCO BOLIVARIANO 51 5.00 746.91 106,192.43 C 863 BANCO BOLIVARIANO 63 5.25 932.33 102,410.83 C 726 BANCO BOLIVARIANO 48 5.00 993.48 150,014.86 C 654 BANCO BOLIVARIANO 43 4.75 568.87 100,834.28 C 699 BANCO BOLIVARIANO 51 5.00 721.68 102,605.46 C 640 BANCO BOLIVARIANO 37 4.75 723.98 149,021.38 C 608 BANCO BOLIVARIANO 42 4.75 561.49 101,883.78 C 590 BANCO BOLIVARIANO 42 4.75 560.96 101,786.84 C 692 BANCO BOLIVARIANO 44 5.00 924.69 152,237.19 C 691 BANCO BOLIVARIANO 42 5.00 593.76 102,380.60 C 566 BANCO BOLIVARIANO 42 4.75 577.92 104,864.40 C 657 BANCO BOLIVARIANO 42 4.75 581.12 105,445.52 C 551 BANCO BOLIVARIANO 63 5.00 1,312.50 151,312.50 C 781 COAC LA MERCED 47 5.50 160.12 22,459.58 C 902 COAC LA MERCED 64 7.00 279.50 22,739.08 C 597 COAC LA MERCED 42 5.50 141.38 22,174.11 C 690 COAC LA MERCED 37 5.50 125.35 22,299.46 C 897 PRODUBANCO 69 5.25 521.60 52,357.22 C 861 PRODUBANCO 71 5.25 1,035.42 101,035.42 C 860 PRODUBANCO 72 5.25 1,050.00 101,050.00 C 859 PRODUBANCO 63 5.25 918.75 100,918.75 C 858 PRODUBANCO 65 5.25 947.92 100,947.92 C 842 PRODUBANCO 70 4.75 477.92 52,223.15 C 789 PRODUBANCO 91 5.25 1,327.08 101,327.08 C 788 PRODUBANCO 49 4.50 197.79 32,489.63 C 771 PRODUBANCO 44 4.50 283.54 51,835.62 C 792 PRODUBANCO 51 4.50 637.50 100,637.50 C 791 PRODUBANCO 65 4.75 857.64 100,857.64 C
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785 BANCO MM JARAMILLO 49 4.85 356.40 54,344.76 C 827 BANCO MM JARAMILLO 49 4.85 340.70 51,951.10 C 795 BANCO MM JARAMILLO 91 5.60 1,415.56 101,415.56 C 794 BANCO MM JARAMILLO 70 5.00 972.22 100,972.22 C 793 BANCO MM JARAMILLO 65 5.00 902.78 100,902.78 C 765 BANCO MM JARAMILLO 49 4.85 339.72 51,801.80 C 906 BANCO MM JARAMILLO 64 5.10 469.96 52,303.96 C 891 BANCO MM JARAMILLO 63 5.00 453.27 52,255.07 C 775 BANCO MM JARAMILLO 47 4.85 326.14 51,834.00 C 708 BANCO MM JARAMILLO 42 4.85 290.39 51,610.40 C 762 BANCO MM JARAMILLO 42 4.85 291.12 51,740.14 C 864 BANCO MM JARAMILLO 63 5.00 452.73 52,192.87 C 747 BANCO MM JARAMILLO 54 4.85 740.61 102,543.11 C 738 BANCO MM JARAMILLO 51 4.85 699.28 102,474.53 C 615 BANCO MM JARAMILLO 42 4.85 288.75 51,320.01 C 563 BANCO MM JARAMILLO 42 4.85 569.57 101,229.71 C 677 BANCO MM JARAMILLO 47 4.85 339.70 53,988.36 C 673 BANCO MM JARAMILLO 44 4.85 303.53 51,507.86 C 649 BANCO MM JARAMILLO 42 4.85 572.79 101,802.50 C 580 BANCO MM JARAMILLO 42 4.85 288.10 51,204.33 C 576 BANCO MM JARAMILLO 42 4.85 287.92 51,172.53 C 636 BANCO MM JARAMILLO 42 4.85 572.64 101,775.25 C 585 BANCO MM JARAMILLO 42 4.85 301.85 53,648.66 C 670 BANCO MM JARAMILLO 42 4.85 289.55 51,462.08 C 659 BANCO MM JARAMILLO 42 4.85 289.48 51,449.02 C 568 BANCO MM JARAMILLO 42 4.85 287.85 51,159.54 C 546 BANCO MM JARAMILLO 42 4.85 569.42 101,202.61 C 876 BANCO DE GUAYAQUIL 63 5.00 894.52 103,125.37 C 836 BANCO DE GUAYAQUIL 51 4.50 650.43 102,678.12 C 745 BANCO DE GUAYAQUIL 55 4.50 343.75 50,343.75 C 884 BANCO DE GUAYAQUIL 64 5.00 447.50 50,791.25 C 766 BANCO DE GUAYAQUIL 49 4.50 184.71 30,342.21 C 710 BANCO DE GUAYAQUIL 42 4.50 265.10 50,760.06 C 907 BANCO DE GUAYAQUIL 64 5.25 377.83 40,859.26 C 899 BANCO DE GUAYAQUIL 63 5.00 265.49 30,607.70 C 849 BANCO DE GUAYAQUIL 62 5.00 437.81 51,279.98 C 831 BANCO DE GUAYAQUIL 49 4.50 310.91 51,070.96 C 810 BANCO DE GUAYAQUIL 49 4.50 618.95 101,671.70 C 809 BANCO DE GUAYAQUIL 68 5.00 944.44 100,944.44 C 808 BANCO DE GUAYAQUIL 70 5.00 972.22 100,972.22 C 821 BANCO DE GUAYAQUIL 72 5.00 500.00 50,500.00 C 820 BANCO DE GUAYAQUIL 70 5.00 486.11 50,486.11 C 777 BANCO DE GUAYAQUIL 54 4.50 325.60 48,562.75 C 772 BANCO DE GUAYAQUIL 49 4.50 246.44 40,481.44 C 819 BANCO DE GUAYAQUIL 49 4.50 240.90 39,570.85 C 737 BANCO DE GUAYAQUIL 51 4.50 647.59 102,230.85 C 727 BANCO DE GUAYAQUIL 48 4.50 303.23 50,842.17 C 717 BANCO DE GUAYAQUIL 42 4.50 532.85 102,027.70 C 617 BANCO DE GUAYAQUIL 42 4.50 263.71 50,494.96 C 558 BANCO DE GUAYAQUIL 42 4.50 527.89 101,077.89 C 703 BANCO DE GUAYAQUIL 42 4.50 205.40 39,329.95 C 696 BANCO DE GUAYAQUIL 42 4.50 527.76 101,052.76 C 647 BANCO DE GUAYAQUIL 40 4.50 505.39 101,583.27 C 620 BANCO DE GUAYAQUIL 42 4.50 530.07 101,494.86 C 619 BANCO DE GUAYAQUIL 44 4.50 276.44 50,538.94 C 609 BANCO DE GUAYAQUIL 42 4.50 204.33 39,124.55 C 595 BANCO DE GUAYAQUIL 42 4.50 250.76 48,015.09 C 693 BANCO DE GUAYAQUIL 37 4.50 222.07 48,237.16 C 665 BANCO DE GUAYAQUIL 42 4.50 157.50 30,157.50 C
167
664 BANCO DE GUAYAQUIL 47 4.50 235.00 40,235.00 C 604 BANCO DE GUAYAQUIL 42 4.50 525.00 100,525.00 C 543 BANCO DE GUAYAQUIL 35 4.50 439.80 100,964.80 C 828 FINANCOOP 49 4.75 588.28 91,579.67 C 716 FINANCOOP 42 4.75 599.12 108,710.13 C 871 FINANCOOP 63 5.60 503.40 51,870.47 C 848 FINANCOOP 62 5.60 494.89 51,808.08 C 835 FINANCOOP 51 4.75 731.53 109,441.66 C 782 FINANCOOP 47 4.75 571.27 92,691.12 C 709 FINANCOOP 42 4.75 501.46 90,991.38 C 905 FINANCOOP 64 5.60 922.79 93,613.91 C 818 FINANCOOP 63 5.60 1,062.49 109,479.33 C 736 FINANCOOP 51 4.75 343.35 51,367.07 C 725 FINANCOOP 48 4.75 322.94 51,313.19 C 612 FINANCOOP 42 4.75 594.21 107,819.34 C 700 FINANCOOP 42 4.75 597.50 108,416.84 C 631 FINANCOOP 40 4.75 567.59 108,111.01 C 552 FINANCOOP 37 4.75 522.47 107,543.42 C 624 FINANCOOP 37 4.75 439.62 90,489.92 C 683 FINANCOOP 37 4.75 447.54 92,119.85 C 639 FINANCOOP 37 4.75 247.72 50,990.25 C 656 FINANCOOP 40 4.75 267.88 51,023.72 C 602 FINANCOOP 42 4.75 505.22 91,672.31 C 570 FINANCOOP 35 4.75 233.25 50,742.53 C 569 FINANCOOP 37 4.75 246.58 50,755.84 C 812 COAC. SAN JOSE Ltda 49 7.50 542.70 53,704.89 C 734 COAC. SAN JOSE Ltda 51 7.50 561.75 53,431.96 C 867 COAC. SAN JOSE Ltda 63 7.50 701.29 54,133.24 C 822 COAC. SAN JOSE Ltda 69 7.50 718.75 50,718.75 C 646 COAC. SAN JOSE Ltda 40 7.50 436.94 52,870.21 C 605 COAC. SAN JOSE Ltda 42 7.50 457.13 52,701.06 C 698 COAC. SAN JOSE Ltda 42 7.50 461.13 53,162.19 C 548 COAC. SAN JOSE Ltda 44 7.50 476.27 52,433.27 C 875 BANCO INTERNACIONAL 63 5.50 495.04 51,927.83 C 780 BANCO INTERNACIONAL 47 5.00 332.09 51,205.17 C 800 BANCO INTERNACIONAL 63 5.50 962.50 100,962.50 C 799 BANCO INTERNACIONAL 70 5.50 1,069.44 101,069.44 C 798 BANCO INTERNACIONAL 51 5.00 364.82 51,868.67 C 797 BANCO INTERNACIONAL 49 5.00 347.95 51,475.40 C 767 BANCO INTERNACIONAL 49 5.00 348.00 51,482.51 C 754 BANCO INTERNACIONAL 46 5.00 650.40 102,452.79 C 714 BANCO INTERNACIONAL 44 5.00 621.27 102,283.16 C 890 BANCO INTERNACIONAL 63 5.50 495.52 51,978.03 C 839 BANCO INTERNACIONAL 63 5.50 984.48 103,267.64 C 829 BANCO INTERNACIONAL 49 5.00 347.95 51,475.40 C 706 BANCO INTERNACIONAL 42 5.00 296.51 51,127.45 C 756 BANCO INTERNACIONAL 44 5.00 312.40 51,432.79 C 903 BANCO INTERNACIONAL 64 5.50 500.67 51,705.84 C 865 BANCO INTERNACIONAL 63 5.50 986.11 103,438.90 C 616 BANCO INTERNACIONAL 42 5.00 294.79 50,830.94 C 632 BANCO INTERNACIONAL 40 5.00 561.67 101,661.89 C 561 BANCO INTERNACIONAL 42 5.00 586.90 101,198.01 C 680 BANCO INTERNACIONAL 47 5.00 334.03 51,503.85 C 650 BANCO INTERNACIONAL 43 5.00 604.38 101,802.39 C 581 BANCO INTERNACIONAL 42 5.00 293.25 50,564.08 C 574 BANCO INTERNACIONAL 42 5.00 294.83 50,837.96 C 688 BANCO INTERNACIONAL 42 5.00 296.51 51,127.45 C 674 BANCO INTERNACIONAL 44 5.00 309.00 50,873.08 C 593 BANCO INTERNACIONAL 42 5.00 294.79 50,830.94 C
168
587 BANCO INTERNACIONAL 42 5.00 296.76 51,169.82 C 669 BANCO INTERNACIONAL 42 5.00 296.55 51,134.51 C 564 BANCO INTERNACIONAL 42 5.00 294.75 50,823.92 C 658 BANCO INTERNACIONAL 42 5.00 296.47 51,120.39 C 549 BANCO INTERNACIONAL 37 5.00 516.89 101,100.22 C 898 CACPE BIBLIAN LTDA 62 8.50 444.25 30,791.33 C 760 CACPE BIBLIAN LTDA 42 8.50 510.49 51,988.71 C 768 CACPE BIBLIAN LTDA 49 8.50 347.08 30,347.08 C 866 CACPE BIBLIAN LTDA 63 8.50 773.33 52,762.04 C 565 CACPE BIBLIAN LTDA 42 8.50 500.52 50,972.74 C 661 CACPE BIBLIAN LTDA 42 8.50 505.48 51,478.22 C 887 CACPECO LTDA 64 6.20 556.16 51,014.49 C 878 CACPECO LTDA 63 6.30 555.84 50,972.51 C 743 CACPECO LTDA 57 6.00 475.00 50,475.00 C 742 CACPECO LTDA 55 6.00 458.33 50,458.33 C 741 CACPECO LTDA 48 6.00 400.00 50,400.00 C 740 CACPECO LTDA 50 6.00 416.67 50,416.67 C 892 CACPECO LTDA 63 6.40 565.32 51,040.32 C 862 CACPECO LTDA 63 6.30 555.66 50,955.66 C 744 COAC. PEQ EMPRESA 50 6.00 416.67 50,416.67 C 872 COAC. PEQ EMPRESA 63 6.00 529.37 50,946.03 C
TOTAL
92.849,73 26.843.383,97
Elaborado por: J.A.T. SIGNIFICADO: Fecha: 08/09/08 C = COMPROBADO
CONCLUSIÓN DEL AUDITOR: Se revisó cada uno de los certificados, en el sistema de la Cooperativa
encontrándose que todos los que estaban vigentes a la fecha del examen se hallaban fisicamente
guardados en el Departamento de Tesorería.
Además todos los certificados estaban correctamente registrados en el sistema de la Cooperativa
INV.
HN-I
2 / 2
169
ANEXO 8
COOPERATIVA DE AHORRO Y
CREDITO JARDÍN AZUAYO
AUDITORÍA OPERACIONAL AL DEPARTAMENTO
DE TESORERÍA.
INFORME DE AUDITORÍA
PERIODO: JUNIO – OCTUBRE DEL 2007
CUENCA – ECUADOR
Año 2008
170
ÍNDICE
DETALLE PAG.
SECCIÓN I
Informe de Auditoría 172
SECCIÓN II
Enfoque de Auditoría:
- Motivo de la Auditoría 175
- Objetivos 175
- Alcance 176
- Componentes y subcomponentes auditados 176
SECCIÓN III
Resultados Específicos: 178
-Administración de la liquidez 178
-Administración del portafolio de inversiones 180
-Control y manejo de créditos institucionales 181
-Control y manejo de financiamiento 182
-Control y manejo de remesas 184
-Control y manejo de servicios de ventanillas 186
-Custodia de valores y documentos 187
171
SECCIÓN 1
INFORME DE AUDITORÍA
172
Cuenca, 01 de Diciembre del 2008
Señores:
CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN,
GERENTE GENERAL DE LA COOPERATIVA
JARDÍN AZUAYO
Presente.-
De mis consideraciones:
Se ha realizado la Auditoría Operacional al Departamento de Tesorería de la Cooperativa de
Ahorro y Crédito Jardín Azuayo, por el período Junio – Octubre del 2007; por lo que la
presentación de la información es de responsabilidad exclusiva de la Cooperativa Jardín
Azuayo, y la de esta auditoría, expresar una opinión sobre el grado de confiabilidad de la
eficacia y eficiencia de las funciones del Departamento de Tesorería de la Cooperativa.
Esta auditoría se realizó de acuerdo con las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas,
aplicadas en auditorías operativas, y Normas de Auditoría de Gestión emitidas por la
Contraloría General del Estado. Estas normas requieren que la auditoría sea ejecutada para
obtener certeza razonable, que la información examinada no contenga exposiciones
erróneas de carácter significativo; igualmente que las operaciones se hayan efectuado de
conformidad a las disposiciones legales, reglamentarias, políticas y demás normas
aplicables.
Se analizaron como subcomponentes del Departamento de Tesorería, las diferentes
funciones que éste realiza como son: administración de la liquidez, administración del
portafolio de inversiones, control y manejo de créditos institucionales, control y manejo de
financiamiento, control y manejo de remesas, control y manejo de servicios de ventanillas, y
custodia de valores y documentos; con el propósito de determinar la eficacia, eficiencia, y
economía de las actividades y operaciones realizadas por el departamento; cuyos
resultados se detallan a continuación:
173
Es opinion de esta auditoría que debido a la falta de un control interno adecuado, existen
debilidades significativas en el desempeño de las funciones del Departamento de Tesorería,
que no permiten realizar las actividades operativas con eficiencia, eficacia y economía.
Debido a la naturaleza del examen y procedimientos empleados, los resultados obtenidos
por los hallazgos encontrados; se encuentran expresados en las Notas de Auditoría con
comentarios, conclusiones y recomendaciones, que constan en el presente informe en la
sección de Resultados Específicos.
Atentamente,
…………………………..
CPA Johann Agila T.
AUDITOR OPERATIVO
174
SECCIÓN 2
ENFOQUE DE AUDITORÍA
175
MOTIVO DE LA AUDITORÍA:
La Auditoría Operacional al Departamento de Tesorería de la Cooperativa de Ahorro y
Crédito Jardín Azuayo; se realizará en cumplimiento a la Carta de Compromiso del 1 de
Abril del 2008, como tema de investigación, para cumplir con los requerimientos previo a la
obtención del título universitario, así como expresar una opinión profesional sobre el grado
de confiabilidad de la eficacia y eficiencia del sistema auditado, adicionando conclusiones,
sugerencias y alternativas tendientes a mejorar las deficiencias encontradas.
OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA
GENERAL
Determinar la efectividad, eficacia y economía de las funciones del Departamento de
Tesorería mediante la revisión, el examen y evaluación de sus operaciones y
actividades, y a su vez emitir recomendaciones para mejorar su desempeño
departamental.
ESPECÍFICOS
Verificar el cumplimiento de las políticas, normas, procedimientos, y controles de
operación, y determinar si han sido manejados en forma eficiente dentro del
departamento.
Advertir en forma oportuna las posibles desviaciones o errores existentes que se
encuentren durante la auditoría y que afecten considerablemente a los intereses de
la Cooperativa.
Preparación y presentación de un informe de auditoría, a fin de emitir
recomendaciones para optimizar los procesos operativos al interior del
departamento, con el propósito de mejorar su funcionamiento.
176
ALCANCE
En la ejecución de la presente auditoría, se verificará el cumplimiento de los reglamentos,
políticas y procesos de cada una de las funciones que realiza el Departamento de Tesorería,
como: administración de la liquidez, administración del portafolio de inversiones, control y
manejo de créditos institucionales, control y manejo de financiamiento, control y manejo de
remesas, control y manejo de servicios de ventanillas, y la custodia de valores y
documentos. Así como la eficiencia y eficacia de las operaciones realizadas en cada una de
estas funciones durante el periodo de estudio que comprende desde Junio a Octubre del
2007.
COMPONENTES Y SUBCOMPONENTES AUDITADOS
El Departamento de Tesorería de la Cooperativa, se define como el componente principal
para el desarrollo de la presente auditoría, siendo los subcomponentes las diferentes
funciones que realiza el departamento, las mismas que las podemos enunciar en las
siguientes:
Administrar la liquidez de la cooperativa
Administrar el portafolio de inversiones de la cooperativa
Controlar y manejar los créditos institucionales
Controlar y manejar el financiamiento
Controlar y manejar las remesas
Controlar y manejar los varios servicios de ventanillas
Custodiar los valores y documentos
177
SECCIÓN 3
RESULTADOS ESPECÍFICOS
178
FUNCIÓN: ADMINISTRACIÓN DE LA LIQUIDEZ
NOTA DE AUDITORÍA # 1: GESTIÓN INSUFICIENTE
COMENTARIO:
Una de las funciones primordiales desarrolladas por el Departamento de Tesorería, es la
administracion de la liquidez, considerada como vital en toda institucion financiera; por lo
que se vuelve indispensable su manejo eficiente, ya que de ella depende la solvencia de la
Cooperativa mediante una acertada planificación financiera, que persigue proyectar
eficientemente las necesidades futuras de efectivo de la institución, y determinar en un
período de tiempo, los flujos reales de efectivo y reducir al máximo las probabilidades de
problemas en su funcionamiento.
Esta función es responzabilidad directa de la tesorera, sin embargo de las visitas que se
realizó al departamento, se constató que esta función no es desempeñada eficientemente
por ella, debido a varias razones como: falta de tiempo necesario para dedicarse a esta
actividad, así como a la falta de capacidad de las auxiliares del departamento, que no
cuentan con la debida capacitación y preparación en temas financieros como para
constituirse en un apoyo en la administración de la liquidez, lo que consecuentemente se
refleja en la inexistencia de planes de contingencia respecto a la liquidez de la Cooperativa,
por lo que se evidencia un manejo y administración poco eficiente y eficaz.
Así mismo se determinó la carencia de políticas claras y documentadas en cuanto al
manejo de la liquidez, por lo que éstas sólo se encuentran entendidas verbalmente,
mostrándose una debilidad en este aspecto. Solamente se encontró definidos algunas
activades en el Manual de Procesos relativas a esta función, las cuales si son cumplidas por
el departamento.
CONCLUSIÓN:
No existe un desempeño eficiente y eficaz en la administración de la liquidez de la
Cooperativa, producto de la falta del tiempo necesario dedicado a esta actividad de parte de
la tesorera, a la falta de capacidades técnicas de sus auxiliares respecto a temas
financieros, y a la falta de políticas claras respecto a la administración de la liquidez.
179
RECOMENDACIÓN:
Las recomendaciones dirigidas a solucionar estos inconvenientes presentados consisten en
lo siguiente:
Se recomienda a la tesorera que coordine de mejor manera sus actividades, y delege
parte del trabajo operativo que actualmente desempeña a sus auxiliares, y de esa
forma optimice su tiempo orientándolo a administrar la liquidez de la Cooperativa.
Se recomienda al coordinador de RRHH, que se busque, seleccione y dé alternativas
al personal del Departamento de Tesorería sobre capacitaciones en temas técnico-
financieros, y de esa forma todo el personal del departamento tenga las suficientes
capacidades como para desempeñarse de mejor manera, y poder contribuir a
mejorar el desempeño de esta función.
Así mismo se recomienda al coordinador de RRHH, que evalúe la carga operativa de
todo el personal del Departamento, con el propósito de proponer en caso de
necesitarse la contratación de más personal que contribuya a mejorar el desempeño
del departamento.
Se recomienda a la gerencia que proponga al Consejo de Adminstración para su
correspondiente aprobación, políticas respecto al manejo de la liquidez de la
Cooperativa, en aspectos como: control del nivel de liquidez dentro de los limites
legales y necesario, medidas a tomar en caso de cambios bruscos en el índice de
liquidez, fondeo o provisión de recursos para las oficinas, programación y control del
flujo de caja de la Cooperativa, administración de obligaciones con el público, calce
de plazos (Captación vs. Colocación), etc.
180
FUNCIÓN: ADMINISTRACIÓN DEL PORTAFOLIO DE INVERSIONES
NOTA DE AUDITORÍA # 2: FALTA DE POLÍTICAS SOBRE EL MANEJO DE
INVERSIONES
COMENTARIO:
Al igual que la liquidez, la administración de las inversiones tambien se constituye en una
función primordial en la Cooperativa, y a su vez complementa el manejo de la liquidez, por lo
que su propósito es aumentar el capital de la Cooperativa con la inversión de los excesos de
liquidez, mediante la colocación de fondos en papeles de renta fija para obtener
rendimientos financieros por intereses, o por la negociación en valores mayores al de su
adquisición.
En el periodo de análisis se encontraron 367 certificados emitidos por 21 instituciones
financieras diferentes, de las cuales 17 son reguladas por la Superintendencia de Bancos y
Seguros, y el resto no lo estaban, en total el capital invertido ascendio a un valor de
26.650.571,54 USS, produciendo un interés de 92.849,73 USS, siendo el promedio de días
por certificados de inversión de 50 días aproximadamente.
Durante la realización de la auditoría, se determinó la falta de políticas documentadas
respecto al manejo de las inversiones en aspectos importantes como: montos,
autorizaciones, plazos, etc, lo que podría traer como consecuencia, la presencia de
irregularidades en el desarrollo de esta función. Sólo se pudo encontrar definidas algunas
actividades en el Manual de Funciones de la Cooperativa, verificándose su cumplimiento al
interior del departamento.
CONCLUSIÓN:
Inexistencia de políticas claras y escritas, respecto al manejo de las inversiones por parte
del Departamento de Tesorería, por lo que éstas son trasmitidas en forma verbal y aplicadas
de buena fé acorde con los objetivos de la Cooperativa.
181
RECOMENDACIÓN:
La recomendacion tendiente a solucionar esta deficiencia es la siguiente:
Se recomienda a la gerencia que proponga al Consejo de Administración para su
aprobación, políticas respecto a la administración del portafolio de inversiones en
aspectos como: gestión de tasas de inversiones en instituciones financieras,
parámetros para definir las instituciones financieras donde invertir; programación de
vencimientos de certificados de depósitos a plazo fijo, movilización de recursos
financieros entre la Cooperativa y las instituciones financieras, establecimiento de la
estructura de inversiones, etc.
FUNCIÓN: CONTROL Y MANEJO DE CRÉDITOS INSTITUCIONALES
NOTA DE AUDITORÍA # 3: FUNCIÓN REALIZADA EN FORMA MANUAL
COMENTARIO:
El Departamento de Tesorería, controla y maneja los créditos institucionales otorgados por
la Cooperativa a varias instituciones que lo soliciten, esta es una actividad que comprende el
correspondiente registro y control de estos créditos, con el propósito de realizar los cobros
de las cuotas de cada uno de ellos y su correspondiente liquidación. Estas actividades son
realizadas directamente por la tesorera, pero en forma manual sin registrarse en el sistema
de la Cooperativa, sino que su control se lo realiza en archivos Excel; lo que vuelve a esta
función propensa á cometer errores producto de la falta de una herramienta que permita el
control de forma eficaz.
Estos tipos de créditos se rigen por el Reglamento de Crédito de la Cooperativa, en el cual
se establece que para montos altos, éstos deben ser aprobados por el Consejo de
Administración, previo a un informe de la Comisión de Crédito y del Departamento de
Riesgos perteneciente al área financiera.
En el periodo de análisis se determinó la existencia de 5 créditos institucionales vigentes, los
mismos que fueron concedidos a las siguientes instituciones: Cuerpo de bomberos de El
Tambo, Cuerpo de bomberos de Biblian, Municipio del Sigsig, Asociación Cristiana Jovenes
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Ecuador, Municipalidad Sevilla de Oro, CEPESIU Centro de Promoción y Empleo, por un
total de 558.189 USS; hallándose toda la documentación de respaldo como pagarés,
comprobantes de depósitos por las cuotas de pago, aprobaciones del Consejo de
Administración, etc.
CONCLUSIÓN:
No existe un adecuado manejo de los créditos institucionales por parte del Departamento de
Tesorería, debido a la falta de desarrollo de una aplicación en el sistema, que permita el
control y manejo de los créditos institucionales en lo relacionado a aspectos como: registro,
control de plazos de vencimientos, pagos, etc.
RECOMENDACIÓN:
La siguiente es la recomendación a tomar en cuenta para solucionar la deficiencia
encontrada:
Se recomienda a la tesorera, que diseñe y solicite al Departamento de Sistemas
mediante una Orden de Pedido, el desarrollo de una aplicación o módulo en el
sistema de la Cooperativa, para el debido registro de estos créditos, mediante la
automatización de los procesos; y al cual sólo tendría acceso el Departamento de
Tesorería para un manejo y control más eficiente de estos tipos de créditos.
FUNCIÓN: CONTROL Y MANEJO DE FINANCIAMIENTO
NOTA DE AUDITORÍA # 4: FUNCIÓN REALIZADA EN FORMA MANUAL Y FALTA DE
POLÍTICAS QUE LA REGULEN.
COMENTARIO:
El Departamento de Tesorería, tiene la responzabilidad del manejo y control del
financiamiento de la Cooperativa, y determinar los correspondientes flujos de pagos por los
créditos concedidos a ella. Estos tipos de créditos son gestionados por gerencia, tesorería o
por el área financiera, siendo en su mayoría de procedencia internacional, por lo que deben
contar con la debida aprobación de parte del Consejo de Administración.
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Estos créditos al igual que los que otorga la Cooperativa a las institucionales, también son
manejados y controlados en forma manual, sin la ayuda de un sistema que permita dicho
control, ya que únicamente se lo hace mediante hojas de cálculo como Excel, existiendo
mayores niveles de riesgo en el control de los mismos.
En el periodo de análisis, se encontró la existencia de 4 créditos vigentes hasta ese
momento, pertenecientes a la Fundación Unsolmón por un total de 1.466.095 USS,
guardados en carpetas individuales con las respectivas copias de la aprobación del Consejo
de Administración.
Al realizarse la auditoría, no se encontró documentación en la cual se defina las políticas
relativas a esta función, solamente se encontró en el Manual de Procesos de la Cooperativa
las actividades a desarrollarse para el control y manejo de los créditos dados como
financiamiento.
CONCLUSIÓN:
El control y manejo de los créditos concedidos a la Cooperativa como financiamiento, son
registrados y controlados en forma manual y unicamente en archivos de Excel; por lo que su
manejo no se encuentra automatizado en el sistema de la Cooperativa, ocasionado demoras
y riesgos en el desempeño de esta función.
Así mismo no existen políticas definidas en la Cooperativa que normen el manejo de estos
tipos de créditos en aspectos importantes como: montos, plazos, instituciones acreedoras,
etc.
RECOMENDACIÓN:
Las siguientes recomendaciones servirán para solucionar los inconvenientes encontrados en
esta función:
Se recomienda a la tesorera que diseñe y solicite mediante Orden de Pedido al
Departamento de Sistemas, el desarrollo de un modulo para el registro y control de
los créditos concedidos a la Cooperativa con el carácter de financiamiento. Con
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estas herramientas lo que se pretende lograr es reducir los tiempos dedicados a esta
función, y los niveles de riesgos en el control de estos créditos al automatizarse los
procesos.
Se recomienda a gerencia que proponga al Consejo de Administración para su
aprobación, políticas claras y específicas, respecto al control y manejo del
financiamiento para la Cooperativa, en aspectos como: administración de los créditos
de procedencia nacional e internacional, montos de financiamientos, autorizaciones,
plazos, tasas de interés, convenios, etc.
FUNCIÓN: CONTROL Y MANEJO DE REMESAS
NOTA DE AUDITORÍA # 5: ESTANDARIZACIÓN Y AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS,
Y CUSTODIA DE CONVENIOS.
COMENTARIO:
Es responzabilidad del Departamento de Tesorería, el control y manejo en forma eficaz de
las transferencias realizadas por los giros provenientes del exterior, a través de las
diferentes instituciones con quienes la Cooperativa ha firmado convenios de cooperacion
institucional. Estas actividades son compartidas entre la tesorera y la auxiliar 2 de tesorería,
que incluye: carga de archivos, modificaciones, reversar, anulaciones, cuadres y
conciliaciones diarias.
Al ejecutarse la auditoría se constató que los procesos para el pago de giros, es diferente
para cada una de las remesadoras, ocasionándose demoras en especial en el proceso de
cuadres, producto de no contar con la debida automatización de este proceso; por lo que
dichos cuadres y conciliaciones son realizadas en forma manual en archivos de Excel.
Al momento de la auditoría se constató que se estaba pagando giros de las siguientes
remesadoras: Produbanco, Solidario, Ecuagiros y COONECTA, sin embargo no se pudo
encontrar en los archivos de la Cooperativa, el convenio firmado con la remesadora del
Solidario; por lo que se evidencia la existencia de un riesgo legal al no contar con el
respaldo que avalice las operaciones con esta remesadora, debido al hecho de que en la
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secretaría general de la Cooperativa, no se cuenta con una adecuada codificación de los
convenios bajo custodia, ocasionando que se den hechos como éste.
CONCLUSIÓN:
Los procesos desarrollados para el pago de giros con las 4 remesadoras con quienes se
trabaja actualmente son diversos, por lo que no existe una estandarización de los procesos
que facilite el desempeño de esta función. Además los procesos de cuadres y
conciliaciones son realizados en forma manual en archivos de Excel, ocasionando demoras
y pérdidas de tiempo en los mismos. Así mismo se evidenció la existencia de un riesgo
legal al no encontrarse el convenio firmado con la remesadora del Solidario.
RECOMENDACIÓN:
Las siguientes son algunas de las recomendaciones tendientes a solucionar estos
inconvenientes:
Se recomienda a la tesorera que cuando se esté en la etapa de negociaciones con
las empresas remesadoras previo a la firma de un nuevo convenio para el pago de
remesas o giros, se sugiera a gerencia la inclusión de procesos estandares, relativos
a la carga de información o archivos, modificaciones, reversas, anulaciones, cuadres,
conciliaciones, etc, a fin de buscar la optimización de los mismos.
También se sugiere a la tesorera que solicite mediante una Orden de Pedido al
Departamento de Sistemas, el desarrollo de la automatización de los procesos, para
los cuadres y conciliaciones de las remesas que son realizados diariamente y que
son actividades que consumen una mayor cantidad de tiempo.
Se recomienda a la secretaria general de la Cooperativa, que es la persona
responzable de la custodia de convenios, que diseñe un sistema de codificación de
todos los convenios que están bajo su custodia, a fin de manejar un mejor control de
ellos, y de esa forma evitar extravios en los mismos.
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FUNCIÓN: CONTROL Y MANEJO DE SERVICIOS DE VENTANILLAS
NOTA DE AUDITORÍA # 6: AUTOMATIZACIÓN Y OPTIMIZACIÓN DE PROCESOS
COMENTARIO:
Existen diversas actividades desarrolladas por el Departamento de Tesorería, a las cuales
se las puede agrupar como servicios de ventanillas, ofrecidos por la Cooperativa tanto a
socios como no socios; entre los que podemos mencionar: transferencias de dinero,
recaudaciones, pago del bono BDH, y pagos por medio del SPI. La mayoría de estos
procesos, en especial aquellos que tiene que ver con la validación de archivos, cuadres y
conciliaciones, son llevados a cabo por todo el personal del departamento en forma manual,
ocasionando demoras en el cumplimiento de las tareas asignadas. También se pudo
constatar que el servicio de internet que es necesario para que el departamento pueda
realizar las transferencias a los bancos y los pagos vía SPI, es muy intermitente
ocasionando demoras en los procesos.
Se constató la existencia de 20 convenios con bancos nacionales, debidamente firmados
para el servicio de transferencias de fondos. También se constató la existencia del convenio
firmado con Pacifictel para el servicio de recaudaciones de planillas, y dos convenios
necesarios para el pago del bono de desarrollo humano firmados con COONECTA, y con
BANRED, así como las respectivas autorizaciones del Consejo de Administración para sus
firmas.
CONCLUSIÓN:
Los procesos que desarrolla el Departamento de Tesorería por los varios servicios que
ofrece la Cooperativa, son desarrollados de forma deficiente, debido entre otros factores al
hecho de que son realizados en forma manual, y para el caso de las transferencias de
dinero y pagos por medio del SPI, tenemos el servicio de internet cuya intermitencia
ocasiona deficiencias y contratiempos en las actividades del departamento.
RECOMENDACIÓN:
Las siguientes recomendaciones contribuirán a mejorar la eficiencia en el desempeño de
esta función, y consisten en lo siguiente:
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Se recomienda a la tesorera que mediante Orden de Pedido, solicite al
Departamento de Sistemas, el desarrollo de la automatización de los procesos para
cada una de las actividades como: cuadres para recaudaciones, conciliaciones entre
transferencias solicitadas y realizadas, conciliaciones de pago del bono BDH,
conciliaciones en pagos por medio del SPI, etc.
Se recomienda al Departamento de Sistemas, con el propósito de solucionar el
problema de la intermitencia del internet, asigne un ancho de banda mucho más
amplio para el Departamento de Tesorería, a fin de que este servicio pueda ser
mucho más rápido y ágil, y de esa forma optimizar los tiempos dedicados a las
actividades de transferencias de dinero y pagos mediante SPI.
FUNCIÓN: CUSTODIA DE VALORES Y DOCUMENTOS
NOTA DE AUDITORÍA # 7: FALTA DE REGLAMENTO PARA EL MANEJO DE
CUSTODÍA DE VALORES Y DOCUMENTOS.
COMENTARIO:
Otra de las funciones desempeñadas por el Departamento de Tesorería, es aquella que
tiene que ver con la custodia de valores y documentos importantes, por lo que esta función
demanda una gran responzabilidad y debería contar con la debida reglamentación en la cual
se establezcan algunas políticas que regulen los procesos para su correcto desempeño. Sin
embargo la Cooperativa no cuenta con dicha reglamentación, a pesar de ello, esta función
es desempeñada con gran responzabilidad tanto por la tesorera como por la auxiliar 2 de
tesorería, que es la persona que tiene la custodia de los valores de efectivo, papeles de
renta fija y demás documentos. Además se constató la falta de actas entrega-recepción de
los documentos importantes que están bajo custodia del departamento.
Entre los valores o documentos que están bajo la custodia del departamento, se pudo
encontrar los siguientes: talonarios de cheques de bancos, talonarios de certificados de
depósito a plazo fijo emitidos por la Cooperativa, certificados de depósito emitidos a favor de
la Cooperativa, certificados de aportaciones, títulos de acciones, póliza de seguros, letras de
cambio por garantías, etc.
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Al ejecutarse el trabajo de auditoría, se constató el hecho de que el acceso a la caja fuerte o
lugares en donde se guardan los documentos importantes, es restringido para el resto del
personal de la Cooperativa. Así como se pudo evidenciar que durante el periodo de análisis
existieron 166 transferencia realizadas a las oficinas por un valor total de 5,116.650 USS, las
cuales constaban con sus respectivos documentos de respaldo, como son los formularios
denominados ―transferencias de dinero‖, los mismos que se encontraban correctamente
llenados y completos.
Se encontraron 330 transferencias de dinero realizadas a tesorería desde las oficinas, por
un valor total de 874.682 USS, registradas en el sistema sin la existencia de documento
alguno como respaldo de las mismas.
CONCLUSIÓN:
Esta función considerada importante y que demanda una gran responzabilidad, no cuenta
con la debida reglamentación, que determine las políticas o normas que regulen su
desempeño; sin embargo esta función es desarrollada con un alto sentido de
responzabilidad de parte de la tesorera y de la auxiliar 2 de tesorería. Así mismo se
evidencia la falta de un control adecuado para los documentos que son custodiados por el
departamento, al no contarse con la exitencia de actas entrega-recepción que respalden la
existencia física de los documentos que ingresan o salen del departamento.
RECOMENDACIÓN:
La recomendación tendiente a solucionar el inconveniente presentado es la siguiente:
Se recomienda a la gerencia de la Cooperativa que diseñe y proponga al Consejo de
Administración para su aprobación, la correspondiente reglamentación respecto al
manejo y control de los valores y documentos que ingresan al departamento en
calidad de custodia, en aspectos tales como: persona o personas responzables de la
custodia de la caja fuerte y de documentos importantes, accesibilidad de personas a
los lugares en donde se guardan los valores o documentos importantes, políticas y
normas respecto al manejo de valores y documentos que están siendo custodiados,
normas de seguridad, etc.
