UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL...

UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL

FACULTAD ARTES Y DISEÑO

ESCUELA DE DISEÑO DE MODAS

Tesis Previa a la Obtención del Título de Licenciada en Diseño de

Modas

GUÍA DE PROCEDIMIENTOS DE COMPRA DE MATERIA PRIMA,

DIRIGIDA A PEQUEÑAS Y MEDIANAS EMPRESAS DE

CONFECCIÓN DE ROPA DE LA CIUDAD DE QUITO.

Autora:

Tania Fernanda Guerrero Maldonado

Directora:

Magíster Paola Lazcano

Quito – Ecuador

Junio, 2014

ii

AUTORIA

Yo, Fernanda Guerrero, declaro bajo juramento que el trabajo de tesis titulado:

Guía de procedimientos de compras de materia prima dirigida a pequeñas y medianas

empresas de confección de ropa de la ciudad de Quito, es de mi propia autoría y no es

copia parcial o total de algún otro documento u obra del mismo tema. Asumo la

responsabilidad de toda la información que contiene el presente trabajo.

______________________________

Tania Fernanda Guerrero Maldonado

C. C. 171672368-7

iii

CERTIFICADO

Certifico que, bajo mi dirección, esta tesis fue realizada en su totalidad por la

señorita Tania Fernanda Guerrero Maldonado.

__________________________

Magíster Paola Lazcano

DIRECTORA DE TESIS

iv

CESIÓN DE DERECHOS DE LA UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA

EQUINOCCIAL.

La señorita Tania Fernanda Guerrero Maldonado participante del trabajo de

titulación: Guía de procedimientos de compras de materia prima dirigida a pequeñas y

medianas empresas de ropa de la ciudad de Quito. Manifiesta su conformidad de ceder los

derechos patrimoniales del presente trabajo a la Universidad Tecnológica Equinoccial, los

que continuaran vigentes aun después de la desvinculación de alguna de la las partes de la

Universidad.

La Universidad Tecnológica Equinoccial reconocerá a perpetuidad los derechos

morales del docente y el estudiante.

En Quito, 30 de junio del 2014

Director de Tesis:

Estudiante:

v

DEDICATORIA

Dedico este trabajo, con mucho cariño, a mis sobrinos y sobrinas: Cristopher,

Salome, Melanie, Valentina, Paula, Martín y Nanda.

Fernanda.

vi

AGRADECIMIENTO

Deseo expresar mi más profundo agradecimiento a mis padres, quienes me han

apoyado siempre y han brindado todo su amor.

No puedo dejar de agradecer a la Universidad Tecnológica Equinoccial, a su cuerpo

administrativo y docente, en particular a la Magíster Paola Lazcano, por su inestimable

ayuda durante la elaboración del presente trabajo y la culminación de mi apreciada carrera

universitaria.

Además a todas las empresas que permitieron realizar este estudio en especial a la

empresa Urbefashion Cía. Ltda.

Fernanda Guerrero.

vii

ÍNDICE

AUTORIA ...........................................................................................................ii

CERTIFICADO ..................................................................................................iii

CESIÓN DE DERECHOS DE LA UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA

EQUINOCCIAL. ........................................................................................................... iv

DEDICATORIA .................................................................................................. v

AGRADECIMIENTO ......................................................................................... vi

ÍNDICE DE TABLAS....................................................................................... xiii

ÍNDICE DE FIGURAS ..................................................................................... xiv

ÍNDICE DE ANEXOS ...................................................................................... xvi

GLOSARIO DE TÉRMINOS ........................................................................... xvii

RESUMEN ....................................................................................................... xix

ABSTRACT ...................................................................................................... xx

INTRODUCCIÓN ............................................................................................... 1

CAPÍTULO 1 ...................................................................................................... 3

1. MARCO TEÓRICO ......................................................................................... 3

1.1 Historia de la industria textil ....................................................................... 3

1.1.1 Crecimiento y desarrollo ..................................................................... 5

1.1.2 Desafío y competitividad ..................................................................... 6

1.1.3 El sector textil de la confección. .......................................................... 7

1.2 Importancia ............................................................................................... 8

viii

1.3 Objetivos ................................................................................................... 8

1.4 Definición y Concepto de la Gestión de compras ........................................ 9

1.4.1 Contribución de la función de compras a la administración de las

empresas ............................................................................................................... 10

1.4.2 Objetivos de la función de compras .................................................... 11

1.4.3 La administración del departamento de compras. ................................ 14

1.4.4 Función y Organización de la administración de compras .................... 14

1.4.4.1 Responsabilidades del departamento de compras .......................... 15

1.4.4.2 Organización del departamento de compras .................................. 18

1.4.5 Centralización vs Descentralización de compras.................................. 19

1.4.6 Especialización de la función de compras ........................................... 21

1.4.6.1 Compra y Negociación. ............................................................... 22

1.4.6.2 Seguimiento y Expedición .......................................................... 22

1.4.6.3 Administración ............................................................................ 22

1.4.6.4 Investigación de Compras. ........................................................... 22

1.4.7 Prerrogativas de compras.................................................................... 23

1.4.8 Interrelación del departamento de compras con los demás

departamentos. ...................................................................................................... 23

1.5 Comunicación ...................................................................................... 25

1.6 Administración del personal ...................................................................... 27

1.6.1 Puestos en el departamento de compras............................................... 28

ix

1.6.1.1 Jefe de compras ........................................................................... 28

1.6.1.2 Comprador Sénior ....................................................................... 28

1.6.1.3 Comprador Junior ........................................................................ 29

1.6.1.5 Auxiliar ....................................................................................... 29

1.6.2 La Selección del personal .................................................................. 29

1.6.2.3 Calificaciones necesarias del personal .......................................... 31

1.6.2.4 Características personales ............................................................ 31

1.6.2.5 Educación .................................................................................. 32

1.6.2.6 Experiencia ................................................................................ 32

1.6.2.7 Ética........................................................................................... 33

1.7 Procesos y Procedimientos Básicos del Departamento de compras. ........... 35

1.7.1 Cadena de valor ................................................................................. 35

1.7.2 Procesos y procedimientos de compras ............................................... 37

1.7.2.1 Evaluación y selección de proveedores ......................................... 38

1.7.3 Planes de evaluación de proveedores .................................................. 39

1.7.3.1 Método categórico ....................................................................... 39

1.7.3.2 Método del punto ponderado ........................................................ 40

1.7.4 Perfil del proveedor deseado ............................................................... 41

1.7.5 Recopilación de Información ............................................................. 42

1.7.5.1 Entrevista con representantes de ventas ....................................... 42

1.7.5.2 Exhibiciones y convenciones ...................................................... 43

x

1.7.5.3 Solicitudes de cotización .............................................................. 43

1.8 Registros de Compras .............................................................................. 45

1.8.1 Orden de compra ................................................................................ 45

1.8.2 Nota de recepción ............................................................................. 49

1.9 Las compras y el control de inventarios .................................................... 51

1.9.1 El tamaño de la compra ...................................................................... 51

1.9.1.1 Fabricación por orden especial o de producción Intermitente......... 51

1.9.1.2 Fabricación de producción continua ............................................. 51

1.9.1.3 Suministros de operación ............................................................. 52

1.9.1.4 Artículos de inventario................................................................. 52

1.9.2 Pedidos de cantidad económica (EOQ=economic ordering quantity) y

control de inventarios............................................................................................. 52

1.9.2.1 Funciones, forma y control de Inventarios ................................... 52

1.9.2.2 Fórmula de EOQ ......................................................................... 53

1.9.3 El control de inventarios ..................................................................... 54

1.9.3.1 Responsabilidad del control de inventarios ................................... 54

1.9.3.2 Análisis ABC .............................................................................. 55

1.9.3.3 Clasificación de inventarios según su función ............................... 57

1.10 Indicadores de efectividad del Departamento de compras ......................... 59

CAPÍTULO 2 .................................................................................................... 61

2. ESTUDIO DE MERCADO ............................................................................ 61

xi

2.1 Población ................................................................................................. 61

2.2 Tamaño de la muestra ............................................................................... 61

2.3 Técnicas para la recopilación de información............................................. 62

2.4 Resultados de la investigación ................................................................... 63

2.4.1. Empresas encuestadas ........................................................................... 63

2.4.2 Situación actual de la actividad de compras en las pequeñas y medianas

empresas de confección. ........................................................................................ 91

2.4.3 Intervención de la función del diseñador ............................................ 93

CAPÍTULO 3 .................................................................................................... 95

3. GUÍA DE PROCEDIMIENTOS DE COMPRAS DE MATERIA PRIMA PARA

LAS PEQUEÑAS Y MEDIANAS EMPRESAS DE LA CIUDAD DE QUITO .............. 95

3.1 Paso 1: Crear un Departamento de Compras. ............................................. 96

3.2 Paso 2: Organizar el departamento de compras. ....................................... 100

3.3 Paso 3: Determinar los objetivos del departamento de compras ................ 109

3.4 Paso 4: Determinar las funciones y responsabilidades del departamento de

Compras.................................................................................................................. 110

3.5 Paso 5: Establecer procedimientos del departamento de compras ............. 116

3.6 Paso 6: Implementar políticas internas y externas de compras .................. 124

3.7 Paso 7: Implementar registros de compras ............................................... 126

3.8 Paso 8: Determinar los indicadores del departamento de compras ............. 131

CONCLUSIONES ........................................................................................... 133

xii

RECOMENDACIONES .................................................................................. 134

ANEXOS......................................................................................................... 135

BIBLIOGRAFÍA ............................................................................................. 142

xiii

ÍNDICE DE TABLAS

Tabla 1. Lista de empresas encuestadas ............................................................... 63

Tabla 2. Resultado de la pregunta 6 .................................................................... 68

Tabla 3. Resultado de la pregunta 15................................................................... 76



Tabla 6. Modelo de matriz de calificación ......................................................... 112

Tabla 7. Modelo de orden de compra ................................................................ 127

Tabla 8. Modelo de registro de muestra............................................................. 128

Tabla 9. Modelo de orden de devolución ........................................................... 129

Tabla 10. Modelo de orden de descuento .......................................................... 130

Tabla 11. Modelo de nota de recepción ............................................................. 131

xiv

ÍNDICE DE FIGURAS

Figura 1: Organización del departamento de compras .......................................... 18

Figura 2: Interrelación del departamento de compras ........................................... 23

Figura 3: Flujograma de gestión de selección de personal. ................................... 31

Figura 4. Cadena de valor ................................................................................... 37

Figura 5. Análisis ABC ...................................................................................... 57

Figura 6. Resultado de la pregunta 1 ................................................................... 64




Figura 10. Resultado de la pregunta 5 ................................................................. 67




Figura 14. Resultado de la pregunta 11 ............................................................... 72










xv







Figura 30. Organigrama de las empresas de confección. ...................................... 91

Figura 31. Organigrama de la Guía de Procedimientos de compras. ..................... 96

Figura 32. Organigrama de una empresa de confección. .................................... 101

Figura 33. Interrelación del departamento de compras con otros departamentos . 102

Figura 34. Organización del departamento de compras ...................................... 106

Figura 35. Organización del departamento de compras ...................................... 114

Figura 36. Acciones del proceso de compra....................................................... 117

xvi

ÍNDICE DE ANEXOS

Anexo 1. Lista de empresas encuestadas .......................................................... 135

Anexo 2. Encuesta ........................................................................................... 137

Anexo 3. Tasas financieras básicas: cómo calcularlas y qué significan ............... 140

xvii

GLOSARIO DE TÉRMINOS

Abastecimiento: “El proceso de abastecimiento es el conjunto de

actividades que permite identificar y adquirir los bienes y servicios que la

compañía requiere para su operación, ya sea de fuentes internas o externas”

(Gestiopolis, 2002). Cuando se trata de fuentes externas que abastecen al

negocio contra un pago, se denomina compra.

Competitividad: “La competitividad es la capacidad que tiene una empresa

o país de obtener rentabilidad en el mercado en relación a sus competidores.

La competitividad depende de la relación entre el valor y la cantidad del

producto ofrecido y los insumos necesarios para obtenerlo (productividad),

y la productividad de los otros oferentes del mercado” (Zona Económica,

2014).

Diseño de modas: “El diseño de modas es el proceso dedicado a la creación

y confección de prendas de vestir y accesorios, capaces de resolver

proyectos, su planificación y el desarrollo” (Planeta Diseño, 2011).

Inventario: “Existencia de bienes muebles e inmuebles que tiene la

empresa para comerciar con ellos, comprándolos y vendiéndolos tal cual o

procesándolos primero antes de venderlos, en un período económico

determinado. Deben aparecer en el grupo de Activo Circulante”

(Gestiopolis, 2002).

Materia prima: “Las materias primas son los recursos naturales que utiliza

la industria en su proceso productivo para ser transformados en producto

semielaborado, en bienes de equipo o de consumo” (Instituto Nacional de

Tecnologías Educativas, 2005).

xviii

Orden de compra: “Una orden de compra es una solicitud escrita a un

proveedor, por determinados artículos a un precio convenido. La solicitud

también especifica los términos de pago y de entrega” (Gestiopolis, 2002).

Procedimiento: “Pasos que deben seguirse para resolver un problema”

(Martzioff, 2006). Los procedimientos se diferencias de los procesos en que

los procedimientos sirven para llevar a cabo los procesos.

Proceso: “Es el conjunto de acciones realizadas deliberadamente sobre

determinados recursos que denominamos „insumos‟ con el objeto de obtener

nuevos productos o servicios” (Ricardo, 2010, pág. 318).

Proveedor: “Un proveedor puede ser una persona o una empresa que

abastece a otras empresas con existencias (artículos), los cuales serán

transformados para venderlos posteriormente o directamente se compran

para su venta” (e-conomic, 2014).

Guía:“Una guía es algo que tutela, rige u orienta. A partir de esta

definición, el término puede hacer referencia a múltiples significados de

acuerdo al contexto. Una guía puede ser el documento que incluye los

principios o procedimientos para encauzar una cosa o el listado con

informaciones que se refieren a un asunto específico”.(Centro Virtual de

Aprendizaje, 2013)

xix

RESUMEN

La presente investigación trata sobre el procedimiento de compras de materia prima

dentro de pequeñas y medianas necesarias para la producción de prendas de vestir en la

ciudad de Quito. En la actualidad, las empresas presentan inconvenientes en el manejo de

sus inventarios debido a que no cuentan con conocimientos técnicos suficientes acerca del

manejo de inventarios y realizan las compras de manera empírica; de esta manera, se

enfrentan a una elevada cantidad de inventarios en bodega, costos adicionales, desperdicios

y, en general, pérdidas en sus negocios.

En base a un análisis descriptivo y métodos de observación, se determinaron los

elementos que intervienen en la decisión de compra de materia prima por parte de las

empresas de confección en la capital, dicha información sirvió como referencia para el

desarrollo de una guía de implementación de procedimientos de compras de materia prima

para las pequeñas y medianas empresas de confección de la ciudad de Quito.

xx

ABSTRACT

This researchdeals withthe process ofraw material purchasesinsmall and

mediumnecessary for the productionof clothingin the city ofQuito.Today, companies have

drawbacksinmanaging theirinventoriesbecausethey do nothave enoughtechnical

knowledgeabout managinginventories andpurchasesmadeempirically; thusface alarge

amount ofinventoryin warehouse, additional costs, waste, and,in general,losses inbusiness.

Based ona descriptive analysisandobservation methods, the elements involvedin the

decision topurchase raw materialsfromclothing companiesin the capitalwere determined,

this informationservedas a reference forthe development of anImplementation

Guideprocedures forraw material purchasesfor small andmedium-sizedmanufacturing

companiesof the city ofQuito.

1

INTRODUCCIÓN

Para la elaboración del presente trabajo se identificó que las pequeñas y medianas

empresas, que confeccionan prendas de vestir en la ciudad de Quito, a menudo se ven

afectadas por el sobre inventario de materia prima, que se produce por la falta de

información en el momento de realizar la adquisición a lo largo de su ejercicio comercial,

por diversos motivos relacionados directamente con la gestión de compras.

En un sondeo realizado a varias empresas se observó que la adquisición de dicha

materia prima se la hace en base a gustos, preferencias y experiencia del dueño de la

empresa, sin una previa planificación ni presupuesto.

Se observó también que el porcentaje promedio de telas, con baja rotación, es alto,

y oscila, entre un 15 y 30%del total del inventario, por otro lado no se realiza un control de

inventarios adecuado.

Además se vio que la rentabilidad de una empresa de confección, depende de la

eficiencia de la producción; algunos de los problemas suscitados en esta área podrían

prevenirse con la implementación de procesos y una gestión de compras adecuadas.

La gestión de compras constituye un proceso complejo, que requiere una serie de

acciones y decisiones oportunas, que permitan satisfacer una necesidad, uno de los medios

para mejorar la competitividad es producir a bajos costos, y con alta calidad, esta

afirmación implica , que el sistema de producción debe ser abastecido de materiales, que

cumplan con las condiciones más ventajosas posibles como el precio de compra , el plazo

de pago, el plazo de entrega, el servicio posventa, la calidad obtenida, y la estabilidad del

2

proveedor. La gestión exitosa en las compras y en el manejo de inventarios permite

asegurar el normal flujo de materiales destinados a las aéreas que los transforman en

producto terminado, su distribución y entregas a tiempo(El Prisma, 2013).

Con este estudio se pretende establecer un proceso objetivo en la selección y

adquisición de materia prima, que permitirá a las empresas un manejo adecuado y eficiente

de sus inventarios ofreciendo al mercado un producto competitivo.

El presente trabajo pretende definir y explicar la importancia, organización,

administración y objetivos de la gestión de compras, sus procedimientos en el proceso, y

los respectivos tipos de control de inventarios con el fin de conocer su funcionamiento y su

posible aplicación dentro de las empresas del sector textil de la confección, por lo que se

realiza un estudio breve de la historia del sector textil en el Ecuador con el fin de describir,

comprender y analizar la situación actual del mismo.

Se realizó el respectivo estudio de mercado que permite conocer de forma general

la situación actual con respecto al sistema de compras y adquisiciones que realizan las

empresas sin contar con un departamento de compras específico que se encargue de

desarrollar esta gestión.

En base a lo antes expuesto se desarrolla una guía de procedimientos de compras

dirigida a las pequeñas y medianas empresas del sector textil, con el respectivo análisis de

la situación actual de la función de compras de las empresas de confección, esta guía tiene

el objetivo de describir los métodos y procedimientos adecuados para una óptima gestión

de compras y posible reestructuración de su organización.

3

CAPÍTULO 1

1. MARCO TEÓRICO

1.1 Historia de la industria textil

La industria textil en el Ecuador se inició en tiempos de la colonia con los obrajes,

que eran instituciones de manufactura de productos textiles como el hilo y las telas. La

elaboración de estos productos se realizaba en ruecas y telares de madera. Estos

establecimientos funcionaron desde 1540 hasta 1730, y generalmente eran propiedad de

autoridades de la época.

Entre los obrajes más importantes estaban los de los jesuitas; quienes producían

especialmente bayetas y ropa para indígenas.

Posteriormente, comenzaron a implementarse las fábricas textiles. En 1832 se

fundaron algunas fábricas importantes, entre ellas, la fábrica de la hacienda Tilipulo, en la

cual se elaboraban tejidos de gran demanda, principalmente de parte de la ciudad de

Popayán en Colombia. También se fundó una moderna planta en el Valle de los Chillos,

con telares mecánicos para procesar el algodón y más adelante, por los años de 1841, se

implementó maquinaria mecánica para la fabricación del hilo, sustituyendo la rueca, dando

lugar a una producción de telas de mejor calidad.

Sin embargo, para los años de 1900, el 30% de tejidos y productos textiles eran

importados, lo cual despertó el interés de muchos, identificando así, un mercado

interesante para sustituir dichas importaciones. Esto dio lugar a la fundación de varias

fábricas en el valle de los Chillos, Ótavalo, Riobamba y Ambato; entre las más destacadas

está la fábrica San Miguel de Ótavalo, de la familia Pinto.

4

En 1923 se estableció la primera empresa textil La internacional, constituida por

accionistas, que, con el tiempo llego a tener más de 2000 accionistas. En 1928 se

constituyó la fábrica, La Industrial de Quito, la cual tenía más de 4000 trabajadores. En

Azuay en 1930, se fundó la Fábrica de Artículos de Pasamanería, que en 1945 pasaría a

convertirse en la Sociedad Anónima Pasamanería.

En 1940 se implementó la ley de fomento industrial, la misma que permitió la

implementación de algunas fábricas dedicadas al sector textil, como Hilados y Tejidos del

Ecuador, y la Fabrica San Vicente pertenecientes a la familia Isaías.

Posteriormente se creó la fábrica Mar y Sol, Textil Ecuador, Textil San Pedro,

Textilana, Lanafit, y Textiles Nacionales.

Para los años de 1950 y 1960 se instalaron: Hilacril, Fashionlana, Single Jersey,

Textiles la Escala y Delltex.

Durante las últimas décadas se han instalado fábricas textiles en diferentes puntos

del país, principalmente en las Provincias de Pichincha, Guayas, Tungurahua e Imbabura,

de la misma forma que se ha ido ampliando su gama de productos, entre los cuales se

encuentran hilados, tejidos, prendas de vestir, y diversos artículos especializados (AITE,

2010).

A partir de la década de los 80 el sector textil, así como otros sectores industriales

fueron adquiriendo mayor importancia y gracias a la globalización, fueron surgiendo

mayores necesidades, una demanda más exigente en cuanto al tema, moda y a su

diversidad se refiere, lo que llamó la atención de varios fabricantes internacionales, tanto

de materia prima para la confección, como productos terminados, lo cual dio lugar a la

implementación de distribuidoras de productos importados para la industria. La

5

introducción de estas nuevas empresas al país dio a una competencia descompensada por la

falta de tecnologías en la industria textil nacional, sin embargo, sirvió de empuje para que

el sector despierte a la mejora continua de sus productos.

Actualmente existen dos zonas identificadas por su desarrollo y crecimiento

textil;Pelileo y Atuntaqui. En el caso de Pelileo, la producción textil está especializada en

el universo del Jeanswear. Y Atuntaqui, dedicando su producciónal procesamiento del

algodón y a la confección de prendas de vestir de los universos sportwear, sleepwear ,

underweary hogar.

La producción industrial ,ha comenzado a identificar sus productos creando sus

propias marcas, que principalmente son vendidas en el mercado local, aunque poco a poco

se van extendiendo a los mercados internacionales como a EE.UU. aunque en este caso sin

tiendas propias. Entre este tipo de empresas destacan D&Bond, Pinto y FashionLana.

1.1.1Crecimiento y desarrollo

Así como en algunas de las industrias nacionales, muchas de la empresas del sector

se han ido modernizando, no a la par de la industria internacional; pero si, en pos del

desarrollo, lo cual permitió al sector textil situarse como el segundo rubro más importante

dentro del Producto Interno Bruto (PIB) manufacturero, con un crecimiento promedio del

5% anual entre 2000 y 2010.

Sin embargo, su participación dentro del PIB total se redujo del 2.5% al 1.1% en

los últimos años.Estos y otros datos sobre el sector se dieron a conocer por la Asociación

de Industriales Textiles del Ecuador (AITE), la cual elaboró un análisis macroeconómico

sectorial de la última década. La conclusión que arrojó el estudio es que “la industria no ha

6

podido crecer al ritmo que debía por el incremento del contrabando, la falta de acuerdos

comerciales y el crecimiento de importaciones”, explicó Javier Díaz, presidente de

AITE(Díaz, 2011).

También es importante reconocer que en las últimas dos décadas se ha producido

un estancamiento generalizado en el sector textil, debido principalmente a la falta de

productividad frente a la competencia internacional, uno de los motivos más relevantes es

la falta de introducción de nuevas tecnologías que permitan reducir costos, aumentar la

capacidad de producción y mejorar la calidad del producto. Otro de los inconvenientes

importantes en el sector, se arraiga, en que la mayor parte de la producción nacional

textil, es artesanal, lo mismo que no contribuye a un desarrollo industrial interesante.

El desarrollo de un sector, depende de varios factores, entre ellos el valor de la

mano de obra y personal cualificado, el cual carece de atención en el sector textil, dando

lugar a un déficit de expertos técnicos, así como de diseñadores que actualicen la gama de

productos y adapten las tendencias internacionales al mercado local. La mayoría de los

productos fabricados localmente, son de calidad media y baja, y todavía la producción

local no ha dado un giro hacia el diseño(ICEX, 2010).

1.1.2 Desafío y competitividad

En la actualidad el sector textil está preocupado por mejorar sus condiciones en el

mercado, el gobierno ha implementado políticas arancelarias con las que se pretende

proteger la producción nacional, esta protección mediante diversos aranceles y la

salvaguardia general a las importaciones, con lo que se ha conseguido reducir en más de un

50% las importaciones de productos textiles y terminados, sin embargo, también ha

7

provocado una disminución de las exportaciones, esencialmente por el aumento de los

costes de materia prima para los fabricantes de productos terminados.

Consientes, que el desarrollo del sector está directamente relacionado con las

exportaciones, los industriales textiles han invertido en la adquisición de nueva maquinaria

que les permita ser más competitivos frente a una economía globalizada. Así mismo, las

empresas han comenzado a invertir en programas de capacitación para el personal de las

plantas, con el afán de incrementar los niveles de eficiencia y productividad; la intención

es mejorar los índices de producción actuales, e innovar en la creación de nuevos

productos que satisfagan la demanda local e internacional (ICEX, 2010).

1.1.3 El sector textil de la confección.

El sector textil de la confección está conformado por micro, pequeñas, medianas y

grandes empresas, siendo en su mayoría micro y pequeñas empresas, conformadas en

términos generales por menos de 50 empleados. Según el INEC 60% de los negocios del

sector textil son informales, lo que produce una competencia desleal frente a las empresas

constituidas que cumplen con los reglamentos y la tributación, este es una de las posibles

causas para el limitado crecimiento del sector textil de la confección, por otro lado, están

las importaciones de productos asiáticos, que llegan a precios por debajo del mercado

local, lo cual indica que independientemente de las acciones que tome el gobierno para

corregir esta preocupante situación del sector textil, la empresa privada deberá tomar

medidas que le permitan participar y competir en el mercado local. (ICEX, 2013)

Existen varios factores administrativos, operativos y funcionales que influyen

directamente en el costo final del producto, por un lado está la tecnología de la

8

maquinaria, la capacidad de los operarios, la innovación del producto, y por otro el

mejoramiento de los procesos tanto productivos como administrativos.

Es conveniente analizar internamente el mejoramiento continuo de los procesos ya

que estos permiten reducir costos y rebajar gastos, una de las funciones importantes y a la

que no se le ha dado mayor énfasis en el sector es la correcta administración de la gestión

de compras de materia prima, este es un proceso que de ser manejado eficazmente, se

refleja directamente en la rentabilidad de la empresa y utilidad del producto terminado.

1.2 Importancia

Determinar procedimientos de compras permitirá a las pequeñas y medianas

empresas de confección conocer la importancia de la organización, que repercute

directamente en la rentabilidad de las empresas que es el objetivo fundamental de una

compañía.

1.3 Objetivos

a. OBJETIVO GENERAL

Elaborar una guía de procedimientos de compras de materia prima y control de

inventarios para pequeñas y medianas empresas de confección de la ciudad de

Quito.

b. OBJETIVOS ESPECIFICOS

9

Definir el proceso de compras de materia prima, sus procedimientos y el control de

inventarios.

Conocer la situación actual de la gestión de compras en las pequeñas y medianas

empresas de Quito.

Determinar el perfil adecuado para el comprador de materia prima e insumos en el

sector textil de la confección.

Establecer métodos adecuados para la adquisición y selección de materia prima.

1.4 Definición y Concepto de la Gestión de compras

Todas las empresas son dependientes, de una u otra manera de los materiales,

insumos, equipos, servicios y suministros, ofrecidos por otras empresas, por lo que las

compras constituyen una de las funciones básicas que permiten mantener abastecidas las

áreas de producción, el inicio de cualquier actividad u operación necesita de materiales e

insumos disponibles que permitan la continuidad de los procesos de producción (Johnson,

Leenders, & Flynn, 2012).

El fracaso de cualquier área de trabajo en el proceso de producción, incrementa los

costos y disminuye la rentabilidad de cualquier empresa, por lo que la gestión de compras,

adquiere una importancia relevante en el éxito del proceso.

La gestión de compras es un proceso dinámico, que actúa en base a las necesidades

y naturaleza de cada empresa, incluye varias actividades de planificación y políticas,

enfocadas en el abastecimiento de materiales, negociación con proveedores, análisis de

precios y calidad, investigación de fuentes de abastecimiento y selección adecuada del

producto (Leenders, Fearon, & England, 1992).

10

La gestión de compras en las empresas dedicadas a la confección de ropa, está

estrictamente ligada al resultado del producto terminado e influye directamente en el costo,

calidad y diseño de las prendas.

En la actualidad, el sector de la confección se encuentra en una abrupta

competencia de precios, frente a los productos importados que azotan el mercado nacional,

trabajar eficientemente en la gestión de compras, permitirá a las empresas reducir sus

costos de producción, comprando cantidades adecuadas, productos asertivos y, estudiados,

que estén acordes al segmento de mercado al que están dirigidos.

1.4.1 Contribución de la función de compras a la administración de las empresas

Una adecuada gestión de compras es un elemento fundamental para la operación de

una empresa ya que garantiza que exista el inventario de materia prima en las cantidades

adecuadas, reduce los costos de las adquisiciones, entre otros beneficios.

Entre las principales contribuciones a la administración de la función de compras se

pueden anotar las siguientes:

Efecto en la utilidad de las empresas al reducir costos en las compras de productos

y servicios.

En el análisis financiero se puede reducir la cuenta de inventarios, que es

considerada para el cálculo del rendimiento sobre activos (ROA).

Un adecuado manejo de las compras sirve como fuente de información para la toma

de decisiones de la empresa.

11

Se tiene un efecto importante sobre la eficiencia ya que se utilizan mejor recursos

como infraestructura, materiales, entre otros.

Por lo señalado en el punto anterior, es claro que un buen manejo de la gestión de

compras beneficiará a la posición competitiva de la empresa frente a otras de la

misma industria.

Además se puede considerar que existe un efecto positivo en la imagen de la

empresa, política social, entre otros beneficios.

1.4.2 Objetivos de la función de compras

Los objetivos de la función de compras están basados en la necesidad de abastecer

de forma continua y garantizada, los materiales e insumos suficientes para un proceso

productivo, que satisfagan los requerimientos de calidad y cantidad adecuada, en tiempos

oportunos. El ejecutivo de compras está llamado a cumplir con una serie de propósitos

específicos que contribuyen con el resultado del producto terminado en cantidad, calidad y

tiempos de entrega. A continuación se detallan los objetivos que permitirán a la función de

compras dichos resultados:

Lograr el flujo continuo de los materiales e insumos considerados indispensables

para las operaciones productivas de la empresa.

La falta de materiales e insumos producen retrasos en el proceso productivo,

entregas a destiempo y en el peor de los casos cancelación de pedidos, ocasionando

pérdidas para la empresa.

Mantener las inversiones y pérdidas mínimas en el inventario.

12

La pérdida de material en inventario es contraproducente para la producción

y la rentabilidad de la empresa, pues esto genera pérdida de inversión y tiempo.

Mantener estándares y control de calidad adecuado

Para mantener el costo interno del material ingresado es importante que este

cumpla con los niveles de calidad esperados para el producto terminado, si este no

lo cumple, se incurrirá en nuevos costos para alcanzar dicho nivel que generaría

una diminución en la rentabilidad y pérdida para la empresa. La necesidad de

mejorar la calidad para competir efectivamente, ha causado una renovada atención

a los objetivos de calidad en las compras.

Encontrar o desarrollar vendedores competentes.

El éxito de un departamento depende en su mayoría del trabajo en equipo, y

los vendedores son un elemento importante en el equipo de compras, su

competencia y eficiencia darán como resultado una negociación exitosa con precios

y calidad adecuados.

Estandarizar en lo posible los artículos comprados.

Debe comprarse los materiales e insumos que la empresa considere básicos

para su producción, esto le permitirá realizar negociaciones ventajosas con los

proveedores frente a la competencia, ya que se podrían obtener mejores precios y

calidad.

Compra de materiales y servicios requeridos al precio final más bajo.

13

El departamento de compras comúnmente utiliza la mayor parte de los

recursos monetarios de la empresa y el efecto de utilidad beneficio se ve reflejado

en su gestión en el momento de negociar precios para obtener el más bajo posible.

Mejorar la posición competitiva de la empresa.

Una empresa no puede ser competitiva sin el control de sus costos, y el más

significativo es el costo de materiales que influyen directamente en la utilidad del

producto terminado.

Por otro lado la innovación, el desarrollo y la tecnología se encuentran en el

ambiente externo, por lo que es importante que el departamento de compras se

encuentre informado y pueda transmitir esta información al departamento de diseño

y poder desarrollar nuevos productos.

Conservar relaciones positivas con el resto de departamentos de la empresa.

El trabajo en equipo es vital para obtener resultados positivos en el ejercicio

de las funciones, mantener relaciones productivas y armoniosas con el resto de

departamentos permite alcanzar metas con menos tropiezos y caminos más cortos.

El departamento de compras no es un ente que actúa solo, necesita de la

cooperación de varios departamentos que están estrictamente ligados a sus acciones

y decisiones, como el departamento contable, financiero, producción, diseño,

bodega, calidad, y ventas.

Alcanzar los Objetivos planteados al costo administrativo más bajo.

14

La eficiencia de los procedimientos, métodos y técnicas de compras

permitirán a la empresa mantener un costo administrativo bajo y aceptable por lo

cual el gerente o encargado del departamento de compras deberá estar atento y

supervisar continuamente la forma de operar, para asegurar a la empresa que se lo

está haciendo al costo administrativo más bajo y eficiente (Leenders, Fearon, &

England, 1992).

1.4.3 La administración del departamento de compras.

Las interrelaciones entre las estrategias, estructuras y delegación, es la actividad

más importante en el momento de construir una organización efectiva, cualquiera que sea

el modelo seleccionado, debe contar con una estructura organizacional, flujos de

información y metas, ejecutadas en base a los planes estratégicos y procedimientos de

todas las áreas que conforman la empresa. Lo que se hace particularmente complejo en el

departamento de compras, es que no solo debe considerarse la estrategia corporativa y las

necesidades internas, sino también el ambiente externo que obliga al comprador a depender

de la eficiencia de sus proveedores.

1.4.4 Función y Organización de la administración de compras

En la siguiente sección del presente trabajo se expondrán los temas vinculados con

la función y organización de la administración de compras.

15

1.4.4.1 Responsabilidades del departamento de compras

En Estados Unidos en 1980, debido a la complejidad de las organizaciones, los

departamentos de compras tuvieron que asumir mayores responsabilidades. En un análisis

realizado por la PURCHASING WORLD, en 1983 se determinó los cambios ocurridos en

los departamentos de compras en los últimos 20 años de la época:

EL 98% tienen la responsabilidad principal para el desarrollo de nuevas fuentes de

abastecimiento (superior al 68% en 1963).

El 89% realizan actividades de análisis de valores (superior al 40% en 1963).

El 87% son responsables de la toma de decisiones de compra (superior al 18% en

1963).

El 86% seleccionan el medio de transporte (superior al 64 % en 1963).

El 81% controlan los inventarios (superior al 47% en 1963).

En un estudio realizado en 1988 por el Centro de Estudios Avanzados de Compras

(CAPS) se determinó que las funciones de compras varían ampliamente entre las 297

empresas analizadas, y el porcentaje de empresas que vinculaban sus funciones a estas

actividades fue:

Disposición de desperdicios y excedentes 57%

Tráfico interno 41%

Control de inventario 37%

Almacenamiento o abastecimiento 34%

Trafico externo 32%

16

Recepción 26%

Inspección Inicial 16%

Este estudio también indica que las responsabilidades asignadas a un departamento

de compras varían entre las empresas según su organización y naturaleza; y sirve como

referente para conocer algunas de las responsabilidades que han sido asignadas

progresivamente a los diferentes departamentos de compras en vista de las nuevas

necesidades y ventajas que el desarrollo de estas nuevas actividades aportan a las

empresas.

Evolución de las funciones independientes

Si se inicia con una empresa pequeña en la que solo hay de uno a dos trabajadores,

las funciones totales de la empresa recaen sobre ellas, pero con el crecimiento de la misma

se genera la necesidad de crear funciones independientes, es decir, contratar trabajadores

que se dediquen a una actividad especial y particular como: Comprador Sénior, Comprador

Junior, Recepción, entre otras.

Funciones incluidas en la administración de Materiales

Distribución del espacio

La meta base en la distribución de espacios es obtener el mínimo costo y tiempo

utilizado causado por el manejo de todos los materiales.

17

El procedimiento de determinación de espacio requiere, ser el mismo para todo el

proceso productivo (crear un estándar para los procesos). Esto radica fundamentalmente en

la enumeración variada de los artículos que van a ser almacenados y enunciar sus

características físicas en pies cuadrados o cúbicos para poder ser almacenados

ordenadamente. Es común que los cálculos sean realizados con programas de computación,

utilizando información de almacenamiento para otros propósitos.

Los factores que se deben tomar en cuenta en ocasiones normales de

almacenamiento son:

o La producción del producto

o Calidad del proceso

o Requisitos ambientales

o El volumen de la producción

o Espacio disponible

o Altura disponible

o Tamaño de la carga

o Costo de almacenamiento

o Características de los materiales

o La distancia desde el punto de uso

o Balanceo de líneas

o El método de manejo y el equipo

o La tasa de producción

o Tiempo de almacenamiento

o Dirección de flujo

o Volumen de almacenamiento requerido

18

1.4.4.2 Organización del departamento de compras

Figura 1: Organización del departamento de compras

Elaborado por: la autora

El departamento de compras se organiza de forma diferente en cada empresa, pero

se puede tener una organización base como lo describe la figura 1.

Sección de búsqueda de proveedores

Esta sección se encarga de encontrar los proveedores que faciliten todo el proceso,

buscando los costos más bajos de productos de calidad necesarios, tiempo de entrega que

ayuden a los procesos de la empresa, etc. Siempre buscan las mejores ofertas y nuevos

proveedores.

Sección de seguimiento

La sección de seguimiento se encarga de mantener un control de las compras, si se

cumplen los requisitos, tiempos de pago y llegada de la mercadería.

Sección de contratos

19

La sección de contratos se encarga de cerrar el contrato de compra, luego determina

el proveedor y el pedido.

1.4.5Centralización vs Descentralización de compras

VENTAJAS DE LA CENTRALIZACIÓN

Las decisiones las realizan los administradores que tienen el conocimiento global

de toda la empresa.

Los administradores tienen posiciones altas dentro de la empresa, y por lo general

están mejor entrenados que los ubicados en cargos menores de la empresa.

Las decisiones consistentes son tomadas con los objetivos empresariales globales.

Se deshace los costos de operación y doble esfuerzo que genera la

descentralización.

En gestiones tales como compras o ventas, logran una mayor especialización y

aumento de habilidades.

DESVENTAJAS DE LA CENTRALIZACIÓN

Por lo general las decisiones las realizan los administradores que se encuentran

lejos de la problemática.

Al estar en posiciones altas los que toman las decisiones, generalmente carecen del

conocimiento específico de personas y actividades involucradas en la gestión,

afectando de forma negativa a la empresa.

Los administradores situados en niveles inferiores están distanciados de los

objetivos globales.

20

Al estar distanciados los administradores de las áreas de gestión de compras,

ocurren retrasos que generan un mayor costo de operaciones.

Por la existencia de una gran cantidad de personas involucradas, aumenta la

posibilidad de que existan distorsiones y errores personales en el proceso de

comunicación de la empresa.

VENTAJAS DE LA DESCENTRALIZACIÓN:

Remueve una gran parte de la carga de toma de decisiones a la alta dirección y

exige a los administradores de los niveles superiores a delegar.

Estimula la toma de decisiones y la aceptación de autoridad y responsabilidad.

Establece para los administradores mayor libertad e independencia para tomar

decisiones.

Promueve la generación y aceptación de controles que ayuden al aumento de la

motivación del personal.

Posibilita la comparación de la gestión de los diferentes sectores organizacionales.

Provee la creación de centros de utilidades.

Promueve la diversificación del producto.

Promueve el desarrollo de gerentes generales.

Facilita la adaptación a un ambiente rápidamente cambiante.

DESVENTAJAS DE LA DESCENTRALIZACIÓN:

Dificulta la aplicación de una política uniforme.

Genera un incremento en cuanto a la complejidad en la coordinación de sectores

organizacionales descentralizados.

21

Existe la posibilidad de que ocurra una pérdida del control por parte de los

administradores de mayor rango.

Puede quedar limitada por técnicas de control inadecuadas.

Puede estar restringida por sistemas inadecuados de planeación y control.

Puede estar limitada por la disponibilidad de administradores calificados.

Incluye gastos importantes para la capacitación de los administradores.

Puede estar limitada por fuerzas externas (sindicatos nacionales, controles

gubernamentales, políticas fiscales).

Quizá no resulte favorecida por las economías de escala de algunas operaciones.

Analizando las ventajas y desventajas de los métodos, se recomienda tomar lo

mejor de cada uno y crear un método híbrido, donde los rangos bajos realicen informes

detallados sobre los proveedores, ya que ellos los conocen directamente, y los

administradores tomen la decisión en base a estos, pues ellos tienen una visión más amplia

de las metas y necesidades de la organización(TAYLOR G, 2009).

1.4.6Especialización de la función de compras

Comúnmente la completa función de compras se encuentra compuesta sobre la base

de una especialización posterior y del desarrollo de gente experta resultantes de esta. En el

caso de empresas pequeñas, en las que únicamente existe una persona en el departamento

de compras, no se puede aplicar esta especialización y dicha persona necesita ser el

comodín para todos los contratos. En el caso de empresas que requieren de compras

mayores, la división funcional generalmente se representa por las cuatro actividades

especializadas:

22

1.4.6.1Compra y Negociación.

El personal encargado de esta área de especialización tiene como actividad el ubicar

los proveedores, analizar sus capacidades, seleccionarlos y determinar precios, términos y

condiciones en los acuerdos con los proveedores. Esta gestión generalmente está

especializada por el tipo de artículo que se va a adquirir; esto es, materias primas,

combustibles, bienes de capital, etc.

1.4.6.2Seguimiento y Expedición

El personal de esta área toma los acuerdos de compra y controla la manera en que

el proveedor satisface el acuerdo en materia de envío y de requerimientos de calidad,

logrando la evasión de cualquier evento que pueda ser perjudicial para la empresa. En el

caso de que estos eventos tengan lugar, esta área tiene el deber de presionar y ayudar al

proveedor para solucionar el problema.

1.4.6.3 Administración

El personal de esta área se encarga de la preparación física y el seguimiento

rutinario de los documentos formales de compra, guarda la información requerida para

operar el departamento y prepara los informes periódicos requeridos para la alta gerencia y

el personal que administra los materiales.

1.4.6.4Investigación de Compras.

El personal de esta área tiene como actividad analizar proyectos especiales

relacionados con la recopilación, clasificación y estudio de lainformación necesaria para

tomar mejores decisiones de compra(Juárez M. M.).

23

1.4.7 Prerrogativas de compras

El departamento de compras debe tener cuatro prerrogativas clave si desea que se

cumplan los objetivos de una óptima compra:

Derecho de seleccionar al vendedor

Derecho de utilizar cualquier método

Derecho de objetar las especificaciones

Derecho de controlar todos los contactos con los vendedores

1.4.8 Interrelación del departamento de compras con los demás departamentos.

Figura 2: Interrelación del departamento de compras

Fuente: (Juárez M. M.)


24

El servicio que otorga la gestión de compras comprende un apoyo a la gestión de

las otras diferentes operaciones de la empresa, y esta a su vez recibe ayuda de otras

operaciones. Para un efectivo funcionamiento se requiere de un flujo constante y confiable

de información entre los departamentos vinculados. En la figura 2 se demuestra la relación

de la estructura del departamento de compras con otras partes del sistema de producción.

La información del mercado genera una indicación de la producción esperada. Los

pronósticos confiables se requieren debido a la considerable cantidad de tiempo que lleva

la revisión y el proceso de las requisiciones, la selección de proveedores, la expedición de

la orden de compra y la entrega de material pedido. Los datos que se esperaban posibilitan

al departamento de compras conseguir el mejor precio. Si se estudian las tendencias del

precio es posible generar por adelantado los inventarios de los artículos que posiblemente

incrementen de precio.

La producción es la cúspide para la mayor parte del flujo de materiales y es el

inicio para la mayor parte de los pedidos de materiales. Hay dos tipos de personalidad que

caracterizan al mejor personal entre el departamento de compras y de producción. La

primera es el denominado “complejo de ardilla” que guía a los supervisores y

administradores a acaparar suministros, esta política lleva a evitar riesgos en retrasos. La

segunda es un “complejo de marca x”, es decir, la preferencia por una marca en particular

que en eventos anteriores haya determinado un buen servicio.

De igual manera el personal de ingeniería (producción y creación) suele acoger el

complejo marca x. Este tipo de preferencias son generados gracias a la reputación de un

proveedor y además con servicios eficientes que llevan a un diseño competente del

producto y a precios altamente competitivos.

25

En lo que respecta a temas legales se necesitan precisamente en el establecimiento

de los tratos entre la empresa y el proveedor.

Para la mayoría de las compras de rutina existen formas estándar con una legalidad

ya comprobada. Los contratos mayores y de más duración, en los que se incluyen

condiciones especiales, necesitan una revisión legal completa para asegurarse de que

ambas partes comprendan sus responsabilidades.

El personal que recibe las compras debe documentar la cantidad y la calidad de los

artículos adquiridos. El departamento de compras utiliza esta información para comprobar

el servicio de los proveedores. En el caso de retrasos, el departamento de compras

establece contacto con el proveedor para determinar la situación real de los pedidos.

El departamento de contabilidad paga la mercadería recibida en cuanto se notifica

la aceptación. Es de gran importancia que dicha notificación llegue a la mayor brevedad

posible pues se necesita aprovechar los descuentos por pronto pago. Se deben reportar las

acciones tomadas para apresurar las entregas y para obtener el reembolso por los

embarques dañados debido a que el departamento de contabilidad maneja también el

papeleo interno de los registros de los inventarios, la revisión de facturas y otros detalles

financieros relacionados con las transacciones de los materiales(Juárez M. M.).

1.5 Comunicación

Lacomunicaciónno es más que la manera en que los seres vivos intercambian

información entre ellos, es decir, es el medio por el cual se envían mensajes entre sí.

La humanidad ha desarrollado procesos de comunicación que les permitió y brindó

la habilidad necesaria para su supervivencia en las más difíciles condiciones naturales, ya

26

que como instrumento, la comunicación logró que los hombres se asocien y puedan así

controlar su entorno, construir una sociedad y establecer su propia cultura.(Pascual R.,

2010).

La comunicación interna es la clave para un eficaz plan, está conformada por una

secuencia de gestiones para llevar a cabo una correcta comunicación dentro de la

organización. “A través de este compendio se brinda un panorama general pero

simplificado de los conceptos desarrollados en materia de comunicación interna con el

objetivo de que puedan orientar la práctica concreta en el ámbito de la organización”

(Brandolin & González, 2008).

La comunicación dentro y fuera de una organización tiene como fin el colaborar y

facilitar la consecución de las metas de la organización, de otra forma no tiene motivo su

existencia.

Se pueden identificar algunas funciones propias de la comunicación interna de la

empresa que mejoran o facilitan las actividades del departamento de compras:

a) Apoyar el logro de los objetivos, las políticas, los planes y programas corporativos.

b) Generar el entendimiento de los temas complejos en audiencias internas cada vez

más diversificadas.

c) Satisfacer las necesidades de información y comunicación de las audiencias

internas.

d) Profundizar en el conocimiento de la empresa como entidad.

e) Hacer públicos los logros conseguidos por la empresa.

f) Permitir a cada empleado expresarse ante la dirección general, cualquiera sea su

posición en la escala jerárquica de la organización.

27

g) Promover una comunicación entre los miembros de la organización en todos los

niveles.

h) Contribuir a la Creación de espacios de información participación y opinión.

i) Facilitar la integración de las realizaciones personales con las institucionales.

j) Reducir los focos de conflicto interno a partir del fortalecimiento de la cohesión de

los miembros (Ritter, 2008, pág. 10).

En el departamento de compras debe existir una comunicación fluida con los

departamentos de producción, gerencia y contabilidad, entre las principales.

1.6 Administración del personal

Se define como administración de personal al área vinculada con cada uno de los

aspectos de la administración de los recursos humanos de una organización o empresa.

Esto incluye la planeación, organización, dirección y control de la obtención, desarrollo,

compensación, integración y mantenimiento del personal con la meta de la consecución de

los objetivos trazados de la organización o empresa. Así mismo como velar por el bienestar

de los empleados, y servir como enlace entre los sindicatos y las entidades

gubernamentales(Castillo J. A., 2006).

De esta forma se justifica a la administración de personal como la forma de facilitar

la mejoría de la productividad de la empresa de una forma sostenida, a través de la

obtención y mantenimiento de un cuerpo laboral motivado y capacitado.

28

1.6.1Puestos en el departamento de compras

1.6.1.1Jefe de compras

Es el responsable del cumplimiento de todo el proceso de compra de la

organización, tomando en cuenta las siguientes funciones principales:

a. Supervisar su personal a cargo reportando desviaciones a las políticas establecidas

al área de recursos humanos.

b. Definir y negociar las mejores condiciones de costos con cada uno de los

proveedores, siempre teniendo en cuenta los márgenes requeridos por la gerencia

general.

c. Asegurar que los tratos de compra se cumplan en los esquemas pactados y sin

contratiempos.

1.6.1.2Comprador Sénior

Responsable de pedir cotizaciones a los proveedores del ramo y vaciar los precios

en actas de comité, controlar el seguimiento de las órdenes de compras y efectuar el

seguimiento de la entrega de las cotizaciones, tomando en cuenta las siguientes funciones

principales:

a. Preparar y colocar órdenes de compra con base en los programas y proveedores

sugeridos, facilitando así que los puntos de venta y/o almacenes de producción

tengan de manera oportuna la mercadería y productos de venta.

b. Determinar y dar seguimiento a las necesidades de compras requeridas por

almacenes y puntos de venta.

c. Verificar la correspondiente actualización de máximos y mínimos.

29

1.6.1.3Comprador Junior

Obtener y abastecer de manera eficaz los productos y servicios necesarios para la

correcta realización de la gestión comercial, consiguiendo así siempre el mejor costo,

calidad, servicio y condiciones de compra, tomando en cuenta las siguientes funciones

principales:

a. Tramite eficaz en pago a proveedores.

b. Realizar un seguimiento a las garantías y devoluciones con los proveedores.

c. Verificar la actualización de catálogos de producto, obteniendo así información de

los requerimientos del mercado en ese momento.

1.6.1.5Auxiliar

Asistir en las operaciones de los compradores Junior y Sénior, realizando también

actividades específicas como:

a. Realizar un seguimiento a las cuentas por pagar que genera cada compra.

b. Dar un control y actualización a los catálogos recibidos de los proveedores.

c. Archivar y controlar la documentación.

(RUNSA, 2011).

1.6.2 La Selección del personal

Tras una lista de aspirantes conseguida mediante una gestión de reclutamiento el

departamento de recursos humanos llama a los aspirantes que cumplan con los requisitos

específicos de los manuales de descripción de cargos y del requerimiento de personal, esto

30

quiere decir que él o los aspirantes cumplan los requerimientos de la vacante y de la

organización.

Los aspirantes deberán llenar formularios de la empresa, generalmente llamados

solicitud de empleo, junto con la hoja de vida estos, documentos serán comparados con los

requerimientos específicos del cargo, si se cumple una paridad se realizará una llamada a

los aspirantes a que cumplan con pruebas de selección tales como: las de aptitud,

entrevistas, verificación de referencias y antecedentes.

Durante el proceso de estas pruebas hay la posibilidad de que participen altos

cargos de la organización tales como gerentes o jefe del área que tiene la vacante.

El aspirante que consigue resultados positivos en las pruebas anteriores, en ciertos

casos necesita someterse a un examen médico preocupacional, y si este es satisfactorio la

organización tomará la decisión de contratar al individuo(Castillo J. A., 2006).

Todas estas herramientas influyen en el proceso de selección por esta razón deben

ser aplicados de manera adecuada, de tal manera que permitan tomar la decisión correcta.

31

Selección del personal

Figura3: Flujograma de gestión de selección de personal.


1.6.2.3 Calificaciones necesarias del personal

En toda organización es necesario que el personal cumpla con los requerimientos

específicos para cada cargo a cumplir, así también como las políticas internas de cada

empresa.

A continuación se expondrán las calificaciones que son necesarias:

1.6.2.4Características personales

En lo que respecta a características personales de los miembros de la organización

se encuentra:

32

o Edad: Varía dependiendo el cargo y por lo general se necesita gente mayor

para cargos más altos por la diferencia de experiencia.

o Presentación: En la sociedad es general que se valore a las personas con la

primera impresión, es por esto que la gente se siente más cómoda a realizar

negocios con gente bien presentada, pues genera cierto aire de confianza.

o Sexo: Existen cargos que son mejor realizados por un sexo que el otro, es

por esto que es una característica personal necesaria al conseguir personal.

1.6.2.5 Educación

La educación mínima requerida es bachiller para puestos que no requieran mayores

capacidades técnicas, y de tercer o cuarto nivel para puestos superiores; es necesario tomar

en cuenta que este estudio es de medianas y pequeñas empresas, por lo que generalmente

se contrata familia y se puede dar una mayor flexibilidad en este aspecto.

En el caso del departamento de compras, según el puesto, se requiere tener el título

de administración de empresas o estar cursando esta carrera, conocimiento en compras

generales y del tipo de compras particular que realiza la organización, en el caso que trata

el presente trabajo compra de materia prima e insumos para una empresa textil.

1.6.2.6 Experiencia

En lo que respecta a la experiencia laboral, existe una diferenciación según los

cargos dentro del departamento de compras, en los cargos más altos se solicita de 1 a 2

años de experiencia en puestos similares pues contratar gente sin experiencia requiere de

un entrenamiento que sería un costo para la empresa, por eso es común que se contraten los

mismos empleados de menor rango, es decir, promociones (RUNSA, 2011).

33

Para los puestos de menor rango no es necesaria la experiencia pero si

recomendable.

1.6.2.7 Ética

El área de compras de una organización es una de las que más tentaciones de

acciones antiéticas tiene, pues en muchas ocasiones el personal de compras accede a

compartición de las ganancias ofrecidas por los vendedores, es por esto que el aceptar o no

una compra bajo estos ofrecimientos se sujeta a controversia.

A parte del personal de compras, otros sujetos pueden ser el blanco de los

vendedores antiéticos, existen circunstancias donde son los ingenieros quienes aceptan

estos acuerdos y mandan al departamento de compras las especificaciones de materiales

particulares que solo los que venda este proveedor.

Muy a menudo los proveedores generan problemas de ética de diferente forma.

Enseguida se enumerarán las prácticas que por lo general se denominan como no éticas y/o

ilegales (Juárez M. M.).

El arreglo de precios.

Coludirse los proveedores al hacer cotizaciones.

Sabotaje de los productos de un competidor que se han dejado como prueba con el

comprador.

Envío de muestras de productos de calidad mucho más elevada que la de los

productos que se fabricarán y entregarán.

Uso de publicidad engañosa con relación a productos y precios.

34

La Asociación Nacional de Agentes de Compras (National Association of

Purchasing Agents) ha formulado ciertos principios y normas en las compras (Juárez M.

M.):

Considerar, primero, los intereses de su compañía en todas las operaciones y

practicar y creer en sus normas establecidas.

Ser receptivo a los consejos competentes de sus colegas y ser guiado por tales

consejos sin perjudicar la dignidad y responsabilidad de su puesto.

Comprar sin prejuicios, buscando obtener el máximo valor final para cada centavo

gastado.

Luchar consistentemente por conocer los materiales y procesos de fabricación, y

establecer métodos prácticos para conducirse en su puesto.

Apegarse a la honradez y a la verdad al comprar y vender, y denunciar todas las

formas y manifestaciones de cohechos comerciales.

Otorgar una rápida y cortés recepción, hasta donde las condiciones lo permitan, a

todos los visitantes en misión de negocios honrada.

Respetar sus obligaciones y exigir que se respeten las obligaciones para con él y

para con su firma, de acuerdo con las buenas prácticas comerciales.

Evitar prácticas deshonestas.

Aconsejar y ayudar a sus colegas agentes de compras en el desempeño de sus

derechos, siempre que se presente la ocasión.

Cooperar con todas las organizaciones y con todos los individuos dedicados a

actividades diseñadas para aumentar y enaltecer las compras.

35

1.7Procesos y Procedimientos Básicos del Departamento de compras.

1.7.1 Cadena de valor

La cadena de valor muestra las diferentes actividades que realiza una empresa para

generar valor al producto o servicio que ofrece.

“La cadena de valor es una herramienta de gran utilidad para examinar, en forma

sistemática, todas las actividades que la empresa desempeña para diseñar, producir,

llevar al mercado y apoyar los productos, en términos de calidad, valor y garantía,

así como también la forma en que interactúan estas actividades”(Guerra, 2002, pág.

102).

Toda empresa desarrolla diversas acciones para producir un bien o un servicio.

Algunas de esas actividades aumentan el valor del producto o servicio mientras que otras

sirven de apoyo a las actividades operativas. En ciertas empresas es difícil poder distinguir

entre unas y otras, por eso se presenta como elemento de decisión el denominado modelo

de Porter.

Michael Porter indica que “la cadena de valor refleja nueve actividades

estratégicamente relevantes que generan costo y un valor en un negocio específico” (Kotler

& Keller, 2006, pág. 38). Las actividades descritas se pueden agrupar de la siguiente

manera:

Actividades primarias:

Son destinadas a producir el bien o servicio que ofrece la empresa, así como de la

venta y de la logística necesaria para que el bien o servicio llegue al comprador; también se

encarga del servicio después de la venta.

Tienen cinco actividades básicas:

36

Logística interna.

Operaciones.

Logística externa.

Marketing y ventas.

Servicios.

Actividades de apoyo: Estas actividades permiten que las actividades primarias

funcionen por medio de:

Infraestructura.

Dirección de recursos humanos.

Desarrollo de tecnología.

Realización (compras y adquisiciones)

En la figura 4 se muestra, de manera gráfica, la cadena de valor según lo explica

Michael Porter.

37

Cadena de valor

Figura 4. Cadena de valor

Fuente: (EGEA, 2013)

1.7.2 Procesos y procedimientos de compras

El inicio de la gestión de compra se da en el momento que un área de la empresa

necesita un bien o servicio, esta realiza una solicitud dirigida al departamento de compras,

es en este momento en el que se genera una secuencia de procesos que tienen como fin

cubrir el requerimiento. Este procedimiento está lejos de ser simple pues está ligado a él un

despliegue de estrategias correctamente diseñadas y ordenadas con la meta de conseguir

precios que mejoren las utilidades, calidad de los productos e imagen de la organización

para de esta manera satisfacer a los clientes(Salvador T. E., 2012).

“El arte de comprar, es saber negociar, valiéndose de todas las herramientas

adquiridas en base a experiencias y habilidades para lograr objetivos, como son; precios

"cómodos" para la organización de los mejores materiales y servicios en el mercado

38

(calidad), con facilidades crediticias (créditos, tiempos y montos), con la mejor atención

(servicio), y finalmente con ese plus de competencia (desarrollo, capacitación,

infraestructura, negocios y alianzas, entre otros)” (Salvador T. E., 2012).

Los procesos que tiene el departamento de compras son: evaluación y selección de

proveedores, perfil del proveedor deseado, entrevista con representantes de ventas,

exhibiciones y convenciones, solicitudes de cotización, orden de compra y nota de

recepción; estos se describen a continuación:

1.7.2.1Evaluación y selección de proveedores

Al concluir la búsqueda de proveedores se inicia la selección de los que se ajustan a

los requerimientos, esto conlleva el intenso análisis y estudio de los proveedores

candidatos y su descarte en base a los criterios de selección que se hayan pactado,

reduciendo de esta manera la lista de proveedores.

Una vez conseguida la información con la gestión de selección se realiza el

siguiente trabajo:

Se genera una ficha de cada proveedor para crear un fichero de proveedores en el

que se noten las especificaciones de los artículos que cada proveedor oferta y las

condiciones comerciales que presenta.

Crear un cuadro comparativo en el que se noten las condiciones ofertadas por todos

los proveedores en lo que respeta a calidad/precio, forma de pago, descuentos,

plazo de entrega, etc., que sirva para generar un estudio comparativo con toda la

información recopilada.

39

No es recomendable depender de un solo proveedor. Lo que se debe hacer es una

repartición de pedidos entre los mejores proveedores, esto disminuye el riesgo, pues si uno

falla otro puede suplirlo y evitar desabastecimientos que le generan a la organización

pérdidas económicas teniendo que frenar procesos productivos incumpliendo la demanda

de la clientela.

A su vez el tener diferentes proveedores puede crear problemas tales que, al

distribuir la cantidad comprada entre diferentes proveedores, los descuentos sean menores.

Una vez que se escoge un proveedor o proveedores, se les notificará a los

seleccionados la decisión tomada y cuáles son las razones que dirigieron a la organización

a tomar esa elección. De igual manera es importante notificar a los proveedores no

seleccionados las razones por las que no fueron elegidos, pues en otro momento pueden

hacerse correctivos de estos y convertirse en proveedores elegibles en potencia(UNID).

1.7.3 Planes de evaluación de proveedores

1.7.3.1 Método categórico

“Los datos categóricos son datos que provienen de resultados de experimentos en

que sus resultados se miden en escalas categóricas. Medir en una escala categórica consiste

en observar el resultado de un experimento y asignarle una clase o categoría, de entre un

número finito de clases posibles. Esta escala es no numérica, y puede ser categórica

ordinal, es decir, sus categorías tienen un orden natural, o en caso contrario la escala es

categórica nominal. “ (Galbiati J. R., pág. 1)

40

En este método no se asignan números para calificar, es decir, se utilizan las

denominadas clases o categorías como muy bueno, bueno, regular, malo, muy malo.

1.7.3.2 Método del punto ponderado

“Este método que aquí se presenta realiza un análisis cuantitativo en el que se

compararán entre sí las diferentes alternativas para conseguir determinar una o varias

localizaciones válidas.

El objetivo del estudio no es buscar una localización óptima sino una o varias

localizaciones aceptables. En cualquier caso, otros factores más subjetivos, como pueden

ser las propias preferencias de la empresa a instalar determinarán la localización definitiva.

A continuación se presentan los pasos a seguir:

1. Determinar una relación de los factores relevantes.

2. Asignar un peso a cada factor que refleje su importancia relativa.

3. Fijar una escala a cada factor. Ej: 1-10 ó 1-100 puntos.

4. Hacer que los directivos evalúen cada localización para cada factor.

5. Multiplicar la puntuación por los pesos para cada factor y obtener el total para

cada localización.

6. Hacer una recomendación basada en la localización que haya obtenido la mayor

puntuación, sin dejar de tener en cuenta los resultados obtenidos a través de métodos

cuantitativos” (UDLL, pág. 1).

41

Este método corresponde a la asignación de un valor numérico denominado peso, a

cada factor a evaluarse, tomando en cuenta la relación y relevancia que tenga. Luego los

directivos, en este caso el departamento de compras, debe dar su calificación a cada factor

y multiplicarlo por el peso.

1.7.4 Perfil del proveedor deseado

Existen dos criterios que se necesitan para formar el perfil del proveedor deseado:

Criterios Económicos

La selección se hace tomando en cuenta el precio ofertado, los descuentos

comerciales, el pago o costo delos gastos ocasionados por transporte, embalajes, carga y

descarga, etc., los descuentos por volumen de compra, los plazos de pago y formas de

pago. Se escogerá el proveedor que oferte el precio más bajo con relación a su calidad.

Criterios de calidad

A la hora de la selección del proveedor, es de gran importancia revisar la calidad de

los artículos, estos han de ser sometidos a un meticuloso estudio comparativo de sus

características técnicas, analizar muestras, realizar pruebas, etcétera.

Este criterio se utiliza cuando lo que prima en la empresa es conseguir un producto

de una determinada calidad, que no tiene que ser necesariamente la mejor, sino la que

interese al comprador en ese momento. También se utilizan criterios de calidad cuando el

producto ha de responder a unas características técnicas determinadas.

42

Cuando los artículos sean de la misma calidad se elegirá el que resulte más

económico.

No siempre la oferta más barata es la más conveniente, puesto que también se

pueden considerar como parámetros de calidad aspectos no directamente relacionados con

los productos como, por ejemplo: servicio postventa, periodo de garantía, imagen que el

producto y el proveedor tengan en el mercado, existencia de servicios de atención al

cliente, etcétera.

También se toma en cuenta del proveedor, su prestigio, localización, instalaciones,

fuerza técnica, capacidad financiera y nivel organizativo y de administración(UNID).

1.7.5 Recopilación de Información

1.7.5.1 Entrevista con representantes de ventas

Las entrevistas con los representantes de los proveedores pueden llegar a ser uno de

los mejores métodos de recopilación de información. Es conveniente tener la mayor

cantidad posible de representante de ventas.

Es primordial el desarrollo de excelentes relaciones con los proveedores, ya que

estas crean una actitud amistosa, cortés, y franca con el agente de ventas.

La entrevista es el método de obtención de información más productivo, ya que

permite hablar directamente, escuchar y preguntar características como: precio, calidad, a

qué otras empresas surten, etc.

43

En ciertas ocasiones, un representante del departamento de compras tendrá la

capacidad de visitar a un proveedor potencial con la meta de formarse una opinión por

medio de la observación directa, acerca del equipo y personal del proveedor.

Realizar este tipo de visitas en forma de grupo, con expertos técnicos y financieros,

se considera una gestión sana ya que se logra una evaluación más completa de los que

ofrece el proveedor(UNID).

1.7.5.2 Exhibiciones y convenciones

Es muy importante que se tenga siempre el conocimiento de las fechas y lugares en

que se realizan exhibiciones y convenciones de proveedores que oferten productos de

interés para la organización, pues en este tipo de eventos se suelen encontrar grandes

oportunidades de negocios, grandes descuentos, tratados flexibles en forma de pago, entre

otros.

De igual manera sirve para enterarse de los nuevos proveedores que entran al

mercado que por lo general ofrecen mejores precios para ganar mercado.

1.7.5.3Solicitudes de cotización

Cuando el departamento de compras recibe la solicitud de compras, debidamente

autorizada, está en la capacidad de iniciar la gestión de los trámites necesarios para la

realización de compras del material solicitado(Nacional F, 2014).

La primera instancia consta de buscar el mejor proveedor bajo los métodos

previamente mencionados y además un documento denominado “solicitud de cotización” y

de esta manera elegir el proveedor más conveniente.

44

Con el fin de realizar un eficaz registro de los proveedores y para establecer

evidencia por escrito de la investigación realizada, el personal del departamento de

compras debe enviar a cada proveedor un documento denominado: solicitud de cotización

a proveedores. Este documento contiene la siguiente información:

Número de solicitud de cotización a proveedores.

Fecha en la que se elabora.

Nombre del proveedor al cual se le pide la cotización.

Clave del material que se solicita.

Descripción del material solicitado.

Cantidad solicitada.

Fecha límite para que el proveedor conteste.

Hacer referencia a la solicitud de compras, anotando su número y la fecha en la que

se expidió.

Firma de la persona autorizada para hacer la solicitud de cotización, es decir, del

encargado de compras.

La solicitud de cotización a proveedores, deberá contener el espacio necesario para

que el proveedor conteste lo siguiente:

Precio por unidad.

Plazo máximo en el que se compromete a entregar la mercancía.

Condiciones de pago.

Firma de la persona que recibió la solicitud de cotización en el establecimiento del

proveedor.

45

Es de gran importancia que el encargado del departamento de compras de la

organización envíe las solicitudes de cotización a los proveedores potenciales en aquellas

temporadas en que según los estudios de mercado se consideren mejores en cuanto a la

obtención de las mejores ofertas. De igual manera, se debe actualizar los datos y

cotizaciones de los proveedores para de esta forma escoger rápidamente al proveedor en el

momento en el que se le solicite una nueva compra.

También es una función del personal encargado del departamento de compras

negociar los descuentos ya sea por volumen o bien por pronto pago, dependiendo de las

condiciones y necesidades del negocio.

Es prudente realizar dos formas de solicitud de cotización de proveedores:

Una de las copias es retenida por el encargado de la realización de la solicitud, esto

permite constatar posteriormente que la cotización cumple los requerimientos de la

solicitud.

La otra copia, se envía a todos los proveedores potenciales para que la regresen a

más tardar en la fecha fijada como límite.

En caso de que el proveedor no dé una respuesta, se toma como no enviada dicha

solicitud y el proveedor no forma parte de la selección.

1.8 Registros de Compras

1.8.1Orden de compra

En el momento en que el encargado del departamento de compras recibe las

respuestas de las solicitudes de cotización de proveedores enviadas, empieza la siguiente

46

fase de la gestión de compras, la cual consiste en escoger a aquel proveedor que ofrece, las

mejores condiciones y precios al negocio(Nacional F, 2014).

Es recomendable la comunicación entre el encargado de la compra y el solicitante

de la misma para de esta manera tener los mejores resultados a la hora de elegir al

proveedor.

Electo el proveedor que cumple los requerimientos de la compra, el encargado del

departamento genera un documento denominado “orden de compra” cuyo objetivo es

formalizar la gestión de compra para la respectiva burocracia.

La información que debe contener la orden de compra, esla siguiente:

Número de orden de compra.

Nombre del proveedor.

Fecha en la que se efectúa la orden.

Hacer referencia a la solicitud de cotización a proveedores, indicando su número y

fecha.

Fecha en la que el proveedor deberá entregar la mercancía.

Condiciones de pago.

Hacer referencia a la solicitud de compras, indicando su número.

Clave del material.

Descripción.

Cantidad solicitada.

Precio unitario.

Importe parcial (precio unitario x unidades).

47

Impuestos.

Importe total (importe parcial + impuestos).

Firma del encargado de compras.

Firma del proveedor.

En caso de que el proveedor no sea local, sino extranjero, en la orden de compras se

debe hacer mención también de lo siguiente:

Medio de transporte que se utilizará.

Hacer notar, en su caso, que la mercancía está asegurada y los riesgos que cubre el

seguro.

Fracción aduanal aplicable.

Como se dijo anteriormente la orden de compra es un documento formal y como

tal, al revés debe contener los derechos y deberes contraídos por el proveedor y que conste

la firma del mismo.

Si bien es cierto las obligaciones del proveedor varía según el caso particular, en

términos generales debe hacerse mención de lo siguiente:

a. El proveedor está obligado a resarcir los daños y perjuicios ocasionados al

comprador en caso de:

Incumplimiento en la fecha de entrega estipulada.

Incumplimiento en cuanto al lugar de entrega estipulado.

Incumplimiento en cuanto a la calidad del material solicitada por el comprador.

Infracción por parte del vendedor de marca registrada o patente alguna.

48

b. El proveedor asume la responsabilidad de sustituir los artículos solicitados en

caso de que estos no sean nuevos, no se aplica si estaba pactado previamente que no lo

fueran, o bien en caso de que no funcionen para el objeto para el cual se adquirieron.

c. El comprador tiene la potestad de realizar la devolución de los artículos

adquiridos, en caso de que la inspección realizada por su personal no de un resultado

negativo.

En caso de que la compra se realice a un proveedor local, se deben manejar las

siguientes copias:

Una copia se envía a la persona encargada de controlar los inventarios para que

haga el registro correspondiente en las tarjetas de almacén.

Una copia para el proveedor, ya que dicha orden de compra constituye, en sí

misma, un contrato de compra-venta.

Una copia a la persona encargada de la contabilidad.

Una copia para la persona encargada de recibir el material, ya que toda recepción

de material debe ampararse con una orden de compra.

Dos copias para la persona encargada de efectuar las compras, una de ellas para su

registro de proveedores y la otra para llevar un registro de pedidos(Nacional F,

2014).

En caso de tratarse de un proveedor extranjero, se debe realizar también, una copia

al agente de aduanas incluyendo las fracciones aduanales aplicables a la mercancía en

cuestión.

49

1.8.2 Nota de recepción

Es de gran valor que en cualquier trato/negocio se denomine a una persona la

responsabilidad de recepción de los artículos adquiridos. El material necesario para que

esta persona reciba la mercadería es una copia de la orden compra, de esta manera puede

constatar que llegó el material solicitado.

Sin embargo, en el caso de que llegue material a la empresa y el encargado no tiene

la orden de compra y/o el conocimiento de llegada de esta mercadería, debe acercarse con

al departamento de compras y solicitar la copia respectiva de la orden de compra para de

esta manera poder recibir la carga.

Las funciones generales del encargado de recepción de mercadería consisten en

realizar un recuento físico y verificar que la mercadería entregada por el proveedor cumple

con las especificaciones estipuladas en la orden de compra. De igual manera, debe realizar

una inspección para detectar la existencia de mercadería con daños, en mal estado o

diferente de lo pedido.

Cuando se confirma que todo está en orden y según lo pactado, el encargado de

recepción de mercadería genera un documento, pues este queda como el documento

formal.

Se le entrega a la persona que llevó el material, contra la nota de remisión expedida

por el proveedor. La nota de recepción debe contener la siguiente información:

Número de nota de recepción.

Fecha de recepción.

Nombre del proveedor.

50

Fecha en la que se hizo la orden de compra.

Número de orden de compra.

Clave del material.

Descripción del material.

Cantidad recibida.

Precio unitario.

Importe total de la mercancía recibida.

Firma de la persona que recibió el material.

En caso de tratarse de proveedores extranjeros, es necesario complementar con:

El número de la nota de remisión expedida por el proveedor.

La fecha en la que se elaboró la nota de remisión.

Transportista encargado de hacer la entrega.

La nota de recepción deberá emitirse con tres copias:

Una de ellas, se envía al encargado de efectuar la compra para que quede

formalmente enterado de que la mercancía está en el almacén.

Otra copia se envía al encargado de manejar los inventarios para que

registre en su tarjeta de almacén la entrada de mercancía.

La tercera copia se envía a la persona encargada de llevar la contabilidad

para que realice el pago correspondiente y para que lleve un control de los

costos de producción.

En caso de que exista en el negocio una persona dedicada a llevar el registro y control de

los costos de producción, a ella se le debe enviar otra copia(Nacional F, 2014).

51

1.9 Las compras y el control de inventarios

1.9.1 El tamaño de la compra

El tamaño de la compra depende directamente del tamaño de la empresa, es decir,

de su nivel y capacidad de producción. Además de los pedidos que tengan y la estimación

de los costos por cantidad de producto, también la cantidad de material que pueden

almacenar.

1.9.1.1 Fabricación por orden especial o de producción Intermitente

El proceso de producción intermitente tiene sus principios en una estrategia de flujo

flexible, en este la maquinaria o mano de obra crean artículos en cantidades significativas.

En este tipo de producción el producto creado generalmente tiene una

personalización alta y una cantidad de producción baja. No obstante, es una cantidad que

produce ganancia significativa.

Por ejemplo se tiene, en el caso del tema del presente trabajo, ropa de temporada o

pedidos particulares de clientes.

1.9.1.2 Fabricación de producción continua

La producción continua se manifiesta en los procesos que transforman la materia

prima en productos finales con un flujo ininterrumpido. Esto generalmente se aplica

cuando la producción se frena y genera un costo muy elevado para la organización.

También entran en esta clasificación las producciones en masa de artículos que

siempre se necesita producir (Eliseo S., 1997).

52

1.9.1.3 Suministros de operación

Los suministros de operación corresponden a todo el material y herramientas

necesarias para llevar a cabo todas las funciones de la empresa, en este caso particular el de

compras y control de inventario.

Los suministros generales que se requieren para realizar estas funciones son:

computador, hojas, esféros, documentos necesarios, entro otros.

1.9.1.4Artículos de inventario

Los artículos de inventario necesitan estar debidamente documentados y son todos

los materiales existentes en bodega, comprados (por recibir) y desechados. Los

documentos de incluir historial de compras y recepciones, además de las que están por

arribar.

1.9.2Pedidos de cantidad económica (EOQ=economic ordering quantity) y control de

inventarios

1.9.2.1 Funciones, forma y control de Inventarios

Es una técnica relativamente sencilla de usar, y su aplicación se basa en las

siguientes suposiciones:

La demanda es conocida, constante e independiente.

El tiempo de entrega por parte de los proveedores de materias primas, se conoce y

es constante.

El inventario de una orden llega en un lote y al mismo tiempo.

53

Los descuentos por cantidad no son posibles.

Los costos de preparación y de almacenamiento son los únicos costos variables.

Se evitan la escasez de inventario, mediante la colocación de órdenes de pedido a

tiempo (Heizer J. y Render B., 2004).

1.9.2.2 Fórmula de EOQ

El EOQ se calcula con la siguiente fórmula:

En donde:

TC = Costo total del inventario, en valor monetario.

Q = Cantidad de pedido, en unidades.

C = Costo unitario de producto, en valor monetario.

S = Costo fijo de realizar un pedido, en valor monetario.

D = Demanda anual del producto, en unidades.

H = Costo unitario anual de mantener inventario, en valor monetario. H = i×C

i = Costo de manejo de inventario como porcentaje del valor del producto, en

porcentaje anual (Rodríguez, 2013).

54

1.9.3 El control de inventarios

Un sistema de inventario es la secuencia de políticas y regulaciones que revisan los

niveles de inventario y determinan los niveles que son necesarios retener, el tiempo hasta

el cual el material sirve y luego debe reponerse y el tamaño que necesitan tener los

pedidos, por esto el sistema tiene la responsabilidad de ordenar y recibir los artículos,

coordinar la ubicación de los pedidos y localizar lo que se ha solicitado.

Clasificación de los modelos

Existen dos tipos:

De cantidad económica del pedido (cantidad fija del pedido /economic order

quantity “EOQ” modelo “Q”.).

De periodo fijo (sistema periódico /sistema de revisión periódica / sistema de

intervalo fijo de pedidos / modelo “P”).Estos modelos se distinguen por que el

modelo de cantidad fija de pedido es impulsado por un evento, es decir inicia

el pedido cuando se presenta el evento de alcanzar un nivel específico para alcanzar

el nuevo pedido y este evento puede ocurrir en cualquier momento dependiendo de

la demanda de los artículos considerados por lo cual se considera un sistema

perpetuo; y el modelo de periodo de tiempo fijo es impulsado por el tiempo, es

decir, este modelo se limita a colocar los pedidos al final del periodo de tiempo

predeterminado.

1.9.3.1 Responsabilidad del control de inventarios

El control de inventarios tiene las siguientes funciones:

Garantizar la exactitud de los inventarios.

55

Analizar, investigar y justificar las diferencias encontradas entre cierre diario, y

órdenes de requisición

Solucionar cualquier diferencia identificada en el área involucrada.

Presentar propuesta para reducción de diferencias para evitar problemas futuros.

Mantener actualizados los formatos de inventarios

Llevar archivo electrónico y físico de los movimientos.

Calcular los movimientos mensuales y diarios para registro histórico de

indicadores.

Revisión y Validación de registros.

Supervisar y monitorear la gestión de despacho de materiales de acuerdo con la

normativa interna.

Sensibilizar y concientizar al personal de las diversas áreas sobre el cumplimiento

de políticas y normas internas en lo que respecta a inventarios.

Monitorear y evaluar el desempeño de los procesos de control de inventarios.

Identificar e investigar las circunstancias y causas de incidentes en lo relativo a los

inventarios y su custodia.

Tomar las acciones respectivas para la reducción y eliminación de los incidentes,

entre otras.

1.9.3.2 Análisis ABC

El análisis ABC es una “técnica para dividir el inventario en tres grupos basados en

el volumen anual en dólares” (Render, Principios de administración de operaciones, 2004,

pág. 453).

56

El método ABC señala que una organización debe “clasificar los artículos de la A a

la C”, en base a las siguientes reglas:

Los artículos A son bienes cuyo valor de consumo anual es **el más

elevado**. El principal 70-80 % del valor de consumo anual de la empresa

generalmente representa solo entre el 10 y el 20 % de los artículos de

inventario totales.

Los artículos C son, al contrario, artículos con el menor valor de consumo.

El 5 % más bajo del valor de consumo anual generalmente representa el 50

% de los artículos de inventario totales.

Los artículos B son artículos de una clase intermedia, con un valor de

consumo medio. Ese 15-25 % de valor de consumo anual generalmente

representa el 30 % de los artículos de inventario totales (Collignon &

Vermorel, 2012).

Lo señalado se representa gráficamente a continuación:

57

Análisis ABC

Figura 5. Análisis ABC

Fuente: (Investigación de Operaciones, 2011)

1.9.3.3 Clasificación de inventarios según su función

Existen cinco tipos de inventario según la función que cumplen, estos se detallan a

continuación:

Inventario de Seguridad o de Reserva

Este tipo de inventario se realiza con el fin de suplir los riesgos de detención de la

producción o aumentos inesperados en la demanda de los clientes.

58

En vista de que a la larga nada es seguro se crea este tipo de inventario con el fin de

evitar pérdidas de cualquier tipo para la organización(Noori, 1997).

Inventario de desacoplamiento

Este tipo de inventario se necesita de eslabón entre dos procesos u operaciones

adyacentes cuyas tasas de producción no pueden sincronizarse; permitiendo que las cosas

sigan el curso planeado(Noori, 1997).

Inventario en tránsito

Se compone por materiales que avanzan en la cadena de valor y además son

artículos que se han pedido pero no se reciben.

Este inventario se traspasa de los proveedores a las empresas, a los subcontratistas y

viceversa, de una operación a otra y de la empresa a los comercios. El flujo por la cadena

de valor es directamente proporcional al tamaño del inventario(Noori, 1997).

Inventario de ciclo

Este tipo de inventario tiene lugar en el momento que la cantidad de unidades

compradas (o producidas)es mayor que los requerimientos inmediatos de la organización,

con el objetivo de minimizar los costos unitarios de compra (o aumentar la eficacia de la

producción) (Noori, 1997).

59

Es posible que resulte más económico solicitar un gran volumen de unidades y

almacenar algunas de ellas, para su posterior utilización.

Inventario de Previsión o Estacional

Este se crea en el instante en que una organización produce más de los productos

necesarios inmediatos durante los periodos de demanda baja, con el objetivo de cumplir

una alta demanda(Noori, 1997).

Este tipo de inventario es muy común, especialmente en temporadas.

1.10 Indicadores de efectividad del Departamento de compras

A continuación se exponen los indicadores de efectividad:

Porcentaje del gasto total puesto en proveedores certificados.

Porcentaje del gasto total puesto en proveedores aprobados o registrados.

Porcentaje de proveedores activos en cada categoría de artículos.

Porcentaje de artículos no rutinarios que se han sometido periódicamente a análisis

de impacto y riesgo de suministro.

Porcentaje de requerimientos que deben ser devueltos a los usuarios por falta

de especificaciones, faltas en tiempos de entrega, etc.

Porcentaje de requerimientos que se transforman en órdenes de compra.

Porcentaje de artículos hechos a medida/sobre total de compra.

Gastos en nuevos proveedores/Gastos totales.

Porcentaje de ofertas de nuevos proveedores que son aceptadas.

60

Porcentaje en que los tiempos de espera de entrega son menores a los

especificados.

Porcentaje de casos en que la ejecución del contrato resulta en conflicto con

los proveedores.

Tiempo de demora, entre el pedido y la entrega de mercadería.

Cantidad de órdenes de compra anuladas.

Cantidad de órdenes de compra no cumplidas.

Cantidad de requerimientos no cumplidos, entre otros (Pérez E. C., 2012).

61

CAPÍTULO 2

2. ESTUDIO DE MERCADO

2.1 Población

La población estará constituida por 75 pequeñas y medianas empresas dedicadas a

la confección de prendas de vestir de la ciudad de Quito inscritas en la Cámara de la

Pequeña Industria.

2.2 Tamaño de la muestra

El tamaño de la muestra se determinara por medio de la fórmula propuesta por

Bernal C. (2010)

n= tamaño necesario de la muestra

Z= 95% margen de confiabilidad.

E= 5% error de estimación.

S= 0,4 desviación estándar

N= 75 tamaño de la población

62

2.3 Técnicas para la recopilación de información

Para el desarrollo de este capítulo se realizó la respectiva recopilación de datos por

medio de una encuesta considerada representativa de la industria textil específicamente en

las pequeñas y medianas empresas de confección, dicha encuesta pretende determinar y

conocer la organización de las empresas en cuanto a la gestión de compras, adicional a esto

se realizaron entrevistas con el personal directamente involucrado como, Gerentes, Jefes de

Producción, y Diseñadores.

63

2.4 Resultados de la investigación

2.4.1.Empresas encuestadas

Nro. NOMBRE O RAZON SOCIAL

Nro.

NOMBRE O RAZON SOCIAL

1 TEJIDOS ABBA

30 MANUFACTURAS DELTA

2 DISMOTEXTIL

31 REPRESENTACIONES REPMAJUSA

3 CC JR.SPORT

32 JULIO HERNAN SORIA

4 VIMARTH

33 DAVILA NAVARRO CLARITA MYREYA

5 TEXTILES KUSATROY

34 ALEXA TEJIDOS

6 CREATEX

35 CARMIÑA LOPEZ

7 EXPORMODA

36 JOGGING

8 CONFEMODA

37 TEXTILES ANTONIO AGUAYO

9 KABÚ

38 DIEGO CARVAJAL

10 FASHIONARTE

39 CACAO CONTRY

11 CAOBA

40 SPORTEX

12 MIRMAG

41 PAGET y OVERTA

13 COBUTEX

42 CASUAL SWEATERS

14 FDM COLLECTION

43 TEXDOORS

15 LADY CHIC

44 HOJA VERDE

16 CORNEJOTEX

45 TEXTILES MARIA OÑA

17 EN MODA

46 CLOSED

18 TEXTILES MARLENY ESTRADA

47 EN FORMA

19 INSATEX

48 GIROTEX

20 TEJIDOS ALEMANIA

49 MY KIDS

21 CREAMODA

50 TEXTILES QUIROGA

22 RITA COBO TERAN TEXTILES

51 TEXTILES JLAND

23 KUSATROY

52 CREACIONES DAP

24 TEXTILES PAOLA ALBUJA

53 URBEFASHION CIA. LTDA.

25 INNOCOTTON / COMESUR

54 NOBRANTEX CIA LTDA.

26 TEXTILES OJEDA

55 INNOVATEXTIL CIA. LTDA.

27 TEXTILERA RENDON

56 COBUTEX S.A

28 NEW SPRING

57 LEE NA JUNG HYUN

29 C. LA ESPERANZA

58

ESTUDIO DE DISEÑO Y MODA GYNA PARRA

CIA. LTDA.

Tabla 1. Lista de empresas encuestadas


64

Pregunta Nro. 1

Antigüedad de la empresa.

Figura 6. Resultado de la pregunta 1


En esta pregunta se determina que el mayor porcentaje de empresas encuestadas

que operan en la industria textil tienen entre 10 a 20 años de antigüedad.

Pregunta Nro. 2

Volumen de ventas anuales.



05

1015202530

1 a 5 años 5 a 10 años

10 a 20 años

Mas de 20 años

Series 1

8

23

19

8

0

5

10

15

20

25

HASTA 300,000 USD

DE 301 A 600,000 USD

DE 701 A 900,000 USD

MAS DE 900,000

USD

Series 1

65

En esta pregunta se determina que 23 de 58 empresas encuestadas tiene un monto

promedio de ventas anual que oscila entre los 301,000 a 500,000 dólares, que representan

un 40% de la población.

Pregunta Nro. 3

Número de empleados totales


Elaborado por: la autor

En esta pregunta se determina que el 65% de las empresas encuestadas pertenecen

al grupo de las pequeñas empresas, mientras que un 35% pertenece al grupo de las

medianas empresas.

0

38

20

00

10

20

30

40

MENOS DE 10

11 A 50 51 A 99 MAS DE 99

Series 1

66

Pregunta Nro. 4

Tipo se producto



De las 58 empresas encuestadas 24 empresas realizan su desarrollo de producto en

el segmento de prendas de moda, en los diferentes universos, jeanswear, casualwear,

sleepwear, underwear, y sportwear, mientras que solo 8 de ellas producen prendas básicas.

8

13

24

13

0

5

10

15

20

25

30

Basicos Basicos Moda

Moda Todos

Series 1

67

Pregunta Nro. 5

¿Su empresa cuenta con un departamento de compras o una persona

encargada exclusivamente de esta función?



De las 58 empresas encuestadas, más del 70 % confirman que no cuentan con un

departamento organizado de compras, ni con una persona que se encargue exclusivamente

de esta función y este comportamiento es notable en las pequeñas empresas, puesto que el

capital de inversión es pequeño y no permite contratar una persona para una sola función.

SI28%

NO72%

0% 0%

68

Pregunta Nro. 6

En el caso de no tener definido un comprador o departamento de compras

indique que personas compran en su empresa.

Tabla 2. Resultado de la pregunta 6


La función de compras en las empresas de confección en Quito es realizada en su

mayoría por los dueños y/o gerentes de las mismas, en colaboración del jefe de producción,

bodega y diseño en un menor porcentaje si cuentan con dicho personal.

0 10 20 30 40 50 60 70

DISEÑADOR

JEFE DE PRODUCCION

GERENTE O PROPIETARIO

VENDEDOR

JEFE DE BODEGA

DISEÑADORJEFE DE

PRODUCCION

GERENTE O PROPIETARI

OVENDEDOR

JEFE DE BODEGA

NO COMPRAN 48 30 0 44 46

COMPRAN 10 28 58 14 12

69

Pregunta Nro. 7

¿La persona o departamento de compras ha sido capacitado o recibido alguna

información concreta sobre cómo negociar y que estrategias utilizar con los

proveedores?



El 67% de los encuestados manifiestan que si han sido capacitados, para el efecto

de esta función, y el 33% dice que no, algunas de las empresas que afirman haber tenido

dicho curso o haber recibido capacitación, confirman que les ha sido de utilidad para

realizar negociaciones más efectivas.

67%

33%

0% 0%

SI NO

70

Pregunta Nro. 8

Indique que tiempo le dedican a la actividad de compras incluyendo búsqueda,

selección, negociación y seguimiento de la materia prima.



El 55% de las empresas le dedican de 2 a 4 horas del día a la función de compras,

las empresas que dicen dedicarle de 6 a 8 horas en esta actividad, son precisamente las

empresas que cuentan con personal específico para esta función y pertenecen al grupo de

las medianas empresas.

9

25

8

16

0

5

10

15

20

25

30

1 a 2 HORAS

2 a 4 HORAS

4 a 6 HORAS

6 a 8 HORAS

Series 1

71

Pregunta Nro. 9

¿Posee su empresa una guía de procesos, políticas y procedimientos de

Compras?



En el 60% de las empresas encuestadas no posee una guía de procesos,

procedimientos y políticas de compras, puesto que esta función es desempeñada por los

dueños o gerentes de las mismas.

40%

60%

0% 0%

SI NO

72

Pregunta Nro. 10

¿Considera importante y conveniente implementar procesos, procedimientos y

políticas de compras?

El 100% de los encuestados respondieron que si consideran importante y

conveniente implementar en sus empresas procesos, procedimientos y politicas de

compras.

Pregunta Nro. 11

¿Quéporcentaje del total de egresos, corresponde al de compras de materia

prima?



0

17

28

13

0

5

10

15

20

25

30

20% DEL 21 al 40% DEL 41 al 60% DEL 61 al 80%

Series 1

73

En el 48% de las empresa, el total de egresos corresponden del 41 al 60% , monto

alto que la manufactura asi lo exige y que requiere de tiempo y organización para ser

utilizado con el mejor beneficio para las empresas.

Pregunta Nro 12

¿Es común que las entregas de producto terminado sean canceladas porque la

materia prima no llego a tiempo o se terminó para el momento del pedido?



El 78% de las empresas encuestadas en esta pregunta corroboran que al no tener

una persona, exclusivamente encargada de las compras, no es posible contar con un

seguimiento adecuado de la materia prima.

SI78%

NO22%

0% 0%

74

Pregunta Nro. 13

¿Qué porcentaje del inventario considera de baja rotación?



43De 58 empresas tienen un alto porcentaje del inventario, con baja rotación.

Pregunta Nro. 14

15

21

18

4

0

5

10

15

20

25

10% 20% 30% 40%

75

¿Su empresa cuenta con su propio canal de distribución?



81 % de las empresas encuestadas no cuentan con su propio canal de distribución.

Pregunta Nro. 15

SI19%

NO81%

0% 0%

76

¿Qué departamento o persona esta encargada de tomar una desición sobre los

exedentes y desechos de materia prima?



El 100% de las empresas ecuestadas coinciden, en que es la Gerencia quien siempre

toma una decision sobre los exedentes y desechos de la materia prima.

Pregunta Nr. 16

GERENCIA BODEGA DISEÑO COMPRAS

Series 1 58 0 0 0

0

10

20

30

40

50

60

70

77

¿Utiliza su empresa una orden de compra?



El 79% de las empresas encuestadas no cuentan con una orden de comprasen

esamisma proporción se respondió que no consideraban a una orden de compra como un

instrumento legal o contrato de compra-venta. El restante 21% si lautiliza y si cree sea una

herramienta legal de compra-venta.

SI21%

NO79%

0% 0%

78

Pregunta Nro 17

¿Qué personas son informadas inmediatamente de las compras de materia

prima?



En esta pregunta se puede observar que las compras son anunciadas en su gran

mayoria a diseño después del gerente, que definitivamente es el primero en enterarse de

esta acción.

Pregunte Nro 18

GERENTE DISEÑADORJEFE DE

PRODUCCIONENCARGADO DE

BODEGA

SI 53 45 22 34

NO 0 8 36 24

0

10

20

30

40

50

60

79

Cual es el medio de informacion de la compra?



El metodo de información más usado por las empresas es verbal y con un

muestrario de haber sido requerido por la persona que realizo la compra.

Pregunta Nro. 19

10

15

33

00

5

10

15

20

25

30

35

DOCUMENTADO FISICO VERBAL

80

¿Existe una planificación de ventas detallada trimestral, semestral y anual

comunicada al personal pertinente?



La mayoría de las empresas dicen contar con una planificación de ventas.

72%

28%

0% 0%

SI NO

81

Pregunta Nro. 20

¿Existe un control de calidad inmediato de la materia prima ingresada?



El 59% de los encuestados respondieron que si existe un control de calidad

inmediato, el resto dice que no siempre se hace de forma inmediata.

41%

59%

0% 0%

SI NO

82

Pregunta Nro. 21

¿En el caso de encontrar la materia prima defectuosa, con qué frecuencia se

informa a la persona que realizó la compra?



El 57 % de las empresas encuestadas aseguran que siempre se informa al

comprador de la llegada de materia prima defectuosa, mientras que un 25% afirma que a

veces.

33

25

00

5

10

15

20

25

30

35

SIEMPRE A VECES NUNCA

Series 1

83

Pregunta Nro. 22

¿Qué departamento o persona autoriza el pago de facturas?



La mayoría de los encuestados aseguran que los pagos son autorizados por

contabilidad.

27

8

19

4

0

5

10

15

20

25

30

CONTABILIDAD BODEGA GERENCIA COMPRAS

Series 1

84

Pregunta Nro. 23

¿Mantienen un archivo de proveedores donde se incluyan cotizaciones,

comunicaciones, listas de precios y otros?



El 67% de los encuestados aseguran que si mantienen un archivo de proveedores,

mientras que el otro 33% por ciento no cuenta con dicho archivo.

SI67%

NO33%

0% 0%

85

Pregunta Nro. 24

¿Utiliza su empresa algún sistema informático (software) para el inventario de

compras?



Esta pregunta estaba destinada a averiguar si los departamento de compras tenían

ayuda sistemática para el control de los inventarios y la mayoría de los encuestados

afirmaron que cuentan con un sistema de inventarios, el otro 17% que no, lo que atribuye a

un control de inventarios manual.

83%

17%

0% 0%

SI NO

86

Pregunta Nro. 25

¿Utiliza un sistema de clasificación de inventarios para su control que le

permita verificar que comprar y cuando comprar?



Esta pregunta pudo haber puesto en duda el desempeño del encuestado. La pregunta

cuestionaba si la empresa (o el encuestado) analiza los aspectos de niveles de inventario,

tiempo de entrega, costo, etc. antes de hacer una compra. Por lo tanto, la mayoría de las

empresas encuestadas respondieron que si analizan estos aspecto.

SI62%

NO38%

0% 0%

87

Pregunta Nro. 26

¿Cuál es la característica más importante que bajo su criterio debe tener el

personal de compras?



Los empresarios de las pequeñas y medianas empresas de confección encuestados

coinciden en que la experiencia y ética son la principal característica para el perfil del

comprador.

6

24

5

23

0

5

10

15

20

25

30

NIVEL ACADEMICO

SUPERIOR

EXPERIENCIA HABILIDAD ÉTICA

Series 1

88

Pregunta Nro. 27

¿Considera beneficioso para una empresa de confección, como perfil de

comprador de materia prima a un diseñador/a de moda, que tenga conocimientos de

compras, presupuestos, planificación y experiencia en el mercado?



El 88% de los empresarios encuestados consideran que la contratación de una

persona con este perfil sería ideal.

SI88%

NO12%

0% 0%

89

Pregunta Nro. 28

¿El departamento de diseño o diseñador de moda desarrolla algún tipo de

planificación del desarrollo del producto?



El 79% de diseñadores no realiza una previa planificación de desarrollo de

producto, se rige a las especificación de ventas y gerencia, esto se da en las empresas que

tienen como clientes, cadenas y catálogos, mientras que las empresas que comercializan

directamente su producto si desarrollan una planificación anticipada.

SI21%

NO79%

0% 0%

90

Pregunta Nro. 29

Indique que personas pueden seleccionar la materia prima dentro de la

empresa.



La selección de materia prima es realizada en su gran mayoría por la gerencia,

seguida por producción, y en un menor porcentaje por Diseño y Ventas.

0 10 20 30 40 50 60

DISEÑO

PRODUCCIÓN

GERENCIA

VENTAS

DISEÑO PRODUCCIÓN GERENCIA VENTAS

NO SELECCIONA 37 35 7 40

SELECCIONA 21 23 51 18

91

Pregunta Nro. 30

Describa un breve organigrama de la empresa donde se incluya la función de

compras.

En 75% de las empresas encuestas presentó este tipo de organigrama:

Figura 30. Organigrama de las empresas de confección.


La organización de las pequeñas y medianas empresas normalmente presenta este tipo de

organigrama, ya que pretenden cuidar sus recursos económicos y tratar de mantener las

áreas administrativas con la menor cantidad de personal posible.

2.4.2 Situación actual de la actividad de compras en las pequeñas y medianas

empresas de confección.

La organización de las pequeñas y medianas empresas en la ciudad de Quito

coincide en varias características que se detallan en el análisis de resultados.

GERENCIA

COMPRAS

DISEÑO PRODUCCION BODEGA

CONTABILIDAD VENTAS

92

De forma general se puede observar que en su gran mayoría; las compañías

encuestadas han sido fundadas por personas naturales que no han tenido formación

académica al respecto de las industria textil, sin embargo los años de experiencia en el

sector y el interés que han tenido en este campo, es lo que les ha permitido formar sus

respectivas empresas.

El 63% de las empresas encuestadas pertenecen al grupo de las pequeñas empresas,

la mayoría de estas dicen ser fabricantes de prendas de vestir de moda, las mismas que

requieren más tiempo, dedicación y atención en el momento de realizar la compra de

materia prima, en el caso de las empresas que manejan prendas básicas o básicas moda, la

compra de telas y materiales para su confección se vuelve repetitivo y periódico, es más

manejable en cuanto a cantidad, calidad, y diseño, ya que esta preestablecida, en este

segmento son de valiosa utilidad los adecuados controles de inventarios, que permitirán

tener la información al día y organizada, sin embargo el 72% de las empresas de

confección en la ciudad de Quito, no cuentan con un departamento de compras, ni con una

persona que se encargue exclusivamente de esta función este comportamiento es más

notable en las pequeñas empresas, puesto que el capital de inversión es pequeño y no

permite contratar una persona para una sola función, por lo cual la gestión es realizada sin

por medio del gerente y/o propietario el mismo que posee múltiples funciones, y no cuenta

con el tiempo necesario para los respectivos análisis lo que genera problemas en el proceso

productivo.

El 78% de las empresas encuestadas corroboran que al no tener una persona,

exclusivamente encargada de las compras, no es posible contar con un seguimiento

adecuado de la materia prima, afirman que varios pedidos son cancelados especialmente

cuando se trata de productos moda, ya que no toman el riesgo de comprar telas y

93

materiales nuevos para el merado local, cuando es ofertado por el proveedor, lo que se

hace en estos casos, es pedir muestras, que para el momento en que el cliente emite el

pedido del producto aprobado, dicha materia prima ya no está en stock, lo que genera

pérdida para la empresa, otro de los problemas que se presentan en las empresas es un alto

porcentaje del inventario con baja rotación el mismo que es generado por compras

realizadas sin una previa planificación o, selección de un supuesto cliente que aprueba la

materia prima pero al final no cierra la negociación, otra de las razones que también

comentan es que fue comprada con descuento pero que al final resulto siendo una mala

inversión. Dicha situación puede prevenirse a tiempo, con una gestión de compras

organizada que nazca desde la investigación hasta una negociación adecuada.

2.4.3 Intervención de la función del diseñador

La selección de materia prima es realizada por medio de la gerencia, seguida por

producción, y en un menor porcentaje por diseño y ventas. Pudiendo darse que el

departamento de diseño debería ser el encargado de esta función no se lo hace, ya que en

la mayoría de casos, los empresarios no confían en un empleado, por tratarse del rubro

más importante y delicado que es, el capital dentro de una organización, por otro lado

señalan que la falta de experiencia y conocimiento en el área de compras del profesional

en modas no les permite soltar fácilmente esta función. Si bien es cierto los profesionales

de diseño que están en la industria textil, no han adquirido la credibilidad necesaria en el

mercado, es importante considerar una mejor preparación de profesionales en esta área de

la carrera, ya que es imprescindible contar con un trabajo eficiente y asertivo en el

momento de adaptar las tendencias internacionales al mercado ecuatoriano, para ser

competitivos .Esto nos indica que la gestión de compras no es confiada lo cual tiene sus

94

ventajas y desventajas, ya que por el hecho de ser una actividad que requiere de un proceso

organizado, es realizado de una forma empírica, dando lugar a falencias e ineficiencias en

la cadena de valor puesto que no se da el tiempo y la dedicación necesaria.

95

CAPÍTULO 3

3. GUÍA DE PROCEDIMIENTOS DE COMPRAS DE MATERIA PRIMA PARA

LAS PEQUEÑAS Y MEDIANAS EMPRESAS DE LA CIUDAD DE QUITO

Con el objetivo de sensibilizar la importancia de la planeación y organización en la

función de compras, se ha creado este documento como guía para las pequeñas y

medianas empresas del sector textil de la confección, en base a un análisis descriptivo, y

métodos de observación, se ha determinado los elementos y procedimientos que

intervienen en la función de compras de materia prima.

La presente guía es un documento que podrá ser utilizado por las pequeñas y

medianas empresas que decidan implementar un departamento de compras, el mismo que

se encargara del abastecimiento de materia prima que permita la continuidad del proceso

productivo , realizando compras planificadas y justificadas, por medio de un adecuado

control de inventarios, investigación y negociaciones efectivas. Una gestión de compras

eficiente dentro de una empresa de confección es reflejada directamente en el resultado

del producto final, por ende en el cumplimiento de la planificación de ventas y rentabilidad

del ejercicio comercial.

A continuación se presenta el siguiente flujograma con8 pasos que se deberán

seguir para organizar la función de compras dentro de una empresa de confección:

96

Flujograma de la guia de procedimientos de compras.

Figura 31. Organigrama de la Guía de Procedimientos de compras.


3.1 Paso 1: Crear un Departamento de Compras.

La creación de un departamento de compras es importante dentro de una empresa

que busca una organización adecuada, porque tiene la misión de cumplir específicamente

con responsabilidades y funciones asignadas para el cumplimiento de los objetivos

generales planteados por cada organización. Mediante encuestas realizadas se conoció que

una de las eventualidades dadas en el sector, es que los gerentes y/o propietarios de las

empresas, no tienen la confianza necesaria para delegar esta función a un empleado, para lo

cual se deberá determinar un perfil del comprador apropiado el mismo que tendrá el deber

1. CREAR EL DPTO. DE COMPRAS

2. ORGANIZAR EL DPTO. DE COMPRAS

3. DETERMINAR LOS OBJETIVOS DEL DPTO. DE COMPRAS

4. DEFINIR LAS FUNCIONES DEL DPTO. DE COMPRAS

5.DETERMINAR PROCEDIMIENTOS DEL DPTO. DE COMPRAS

6.ESTABLECER POLITICAS DEL DPTO. DE COMPRAS

7.DETERMINAR LOS REGISTROS DEL DPTO. DE COMPRAS

8.DEFINIR INDICADORES DEL DPTO. DE COMPRAS

97

de cumplir con los objetivos planteados. El departamento de compras constituye el

elemento de unión entre la empresa y su ambiente externo, y es el responsable por el

abastecimiento de la materia prima necesaria para la respectiva continuidad de la

producción. En este sentido se deberá tomar en cuenta los siguientes aspectos en el

momento de crear un departamento de compras:

a. Determinar los puestos del departamento de Compras

Uno de los motivos para que no exista el departamento de compras dentro de las

empresas pequeñas y medianas empresas de confección, es que el gerente prefiere

encargarse de dicha gestión, esto no quiere decir que la empresa no tenga la

necesidad de implementar el departamento de compras, ya que se puede crear el

departamento con una persona a la cual se le asigne las funciones y

responsabilidades que el gerente no pueda cubrir, de esta forma se pueden crear los

puestos que se consideren necesarios.

Se tienen tres tipos de puestos que son de interés para el manejo de compras y sus

funciones más relevantes:

Comprador Sénior

Negociar con proveedores.

Preparar y colocar órdenes de compra en base a los respectivos análisis.

Seleccionarla materia prima y dar seguimiento a las necesidades de

compras requeridas para producción.

98

Comprador Junior

Seguimiento de órdenes de compras, devoluciones, y reclamos a los

proveedores.

Verificar actualización de mínimos y máximos.

Solicitud de cotizaciones y muestras.

Auxiliar

Seguimiento de órdenes de compra.

Archivo y control de la documentación.

Asistir al comprador Sénior y junior en todas las operaciones

b. Determinar el perfil del comprador

El perfil adecuado para el comprador de materia prima de una empresa de

confección, es un ejecutivo en compras graduado en la carrera de Diseño de

modas, con experiencia en compras, presupuestos, y planificaciones que conozca

las necesidades del mercado local.

Conociendo esto, es importante que cada empresa identifique, si dentro de su

personal hay una persona que cumpla con estas características.

Características personales

Edad: Entre 25 y 35 años

Sexo: Indistinto

Estado civil: Indistinto

Presencia: Excelente presencia

99

Educación: Superior

Diseño de modas

Requisitos: Experiencia mínimo 2 años en puestos similares del

sector textil.

Conocimientos

Y Destrezas: Manejo de presupuestos

Capacidad de decisión y selección asertiva.

Alto nivel de comunicación

Manejo de programas de inventarios

Alta percepción comercial del producto terminado

c. Selección del Personal

Los pasos a seguir más importantes para la contratación del personal de compras

de una empresa de confección son:

a. Descripción del perfil de la persona para el puesto

b. Búsqueda de candidatos (anuncios, recomendaciones, universidades)

c. Concurso de merecimiento

d. Selección Definitiva

e. Contratación

100

d. Instalar oficinas y adquirir suministros

El departamento de compras deberá contar con un equipo de cómputo para la

realización de sus actividades y tener programas enlazados al sistema de control

de inventarios de la empresa.

Espacio físico

Estación de trabajo

Equipo de computo

Software Especializado para control de inventarios.

3.2 Paso 2: Organizar el departamento de compras.

Organizar el Departamento de Compras, servirá de recurso para conocer en qué

puesto opera el personal, cuál es su jerarquía dentro de la empresa y cuáles son sus

funciones, derechos y obligaciones en base a su puesto de trabajo en base a la siguiente

estructura.

a. Determinar el organigrama de la empresa.

Mantener al personal de compras bajo el rango directo del gerente general, el

mismo que tiene la experiencia necesaria para guiar y sugerir los pasos del

comprador/es. Por otro lado la conexión con el departamento de diseño, bodega de

materia prima y ventas, es indispensable dado que serán los usuarios y

manipuladores directos de los artículos comprados.

101

Dicho esto, se presenta una propuesta de organigrama del departamento de compras

para ser aplicado en la creación del departamento de compras dentro de una

pequeña o mediana empresa de confección.

Figura 32. Organigrama de una empresa de confección.


b. Definir las interrelaciones del departamento de compras con los demás

departamentos.

El departamentos de compras trabaja constantemente con el resto de departamentos

de una organización ya que es un departamento de servicio, por lo tanto es

esencial que exista una confianza y cooperación mutua con el fin de fomentar la

eficiencia de los procesos internos, hay áreas donde pueden generarse conflictos

debido a malos entendimientos acerca de las asignaciones de tareas del

departamento de compras por lo que es importante determinar las relaciones que

GERENCIA y VENTAS

CONTABILIDAD Y ADMINISTRACIÓN

PRODUCCIÓN

CORTE

CONFECCIÓN

TERMINADOS Y DESPACHO

DISEÑOMODULO DE MUESTRAS

COMPRASBODEGA DE

MATERIA PRIMA

102

tendrán entre ellos. En el siguiente gráfico se muestra cómo se relaciona el

departamento de compras de la empresa con otros departamentos:

Figura 33. Interrelación del departamento de compras con otros

departamentos


Con el departamento de Diseño

La comunicación con este departamento es indispensable, estos dos

departamentos deben estrechar sus relaciones y trabajar en equipo para

conseguir resultados exitosos en el desarrollo de producto.

La retroalimentación en cuanto a diseño, funcionalidad, calidad, color y

tendencias, debe ser intercambiada de forma que el producto y el costo

ofrezcan los mejores beneficios para la empresa.

COMPRAS

DISEÑO

CONTABILIDAD

BODEGA

GERENCIA

PRODUCCION

VENTAS

103

Estos dos departamentos deben complementarse uno al otro, con el objeto

de producir un producto terminado que satisfaga las especificaciones de la

empresa, tanto en eficiencia técnica, como en el mercado.

Con el departamento de Contabilidad

La comunicación del departamento de compras con el departamento de

contabilidad debe ser fluida y continua, cuando los artículos son entregados,

se debe notificar al departamento de contabilidad para que se realice el

pago al proveedor y no se genere mora en los pagos, que impidan el

despacho de nuevos artículos y retrasen o paralicen la producción.

Con la bodega de materia Prima

La Bodega de Materia Prima es el responsable de descargar o cargar el

material comprado de inventarios, revisarlo y trasladarlo al punto de uso en

la planta o a las zonas de almacenamiento. Al revisar los artículos, este

departamento revisará el despacho para ver que está conforme al pedido en

términos de descripción de los artículos y de la cantidad despachada.

También revisa la condición de la materia prima y si parte de ella se

encuentra en malas condiciones, se notifica al comprador para que inicie las

negociaciones para descuentos o devoluciones con el proveedor, si el pedido

está en buenas condiciones, bodega envía esta información a compras y

contabilidad para que pueda pagarse la factura.

104

Bodega debe contar con un software de inventarios que le permita realizar

los ingresos y egresos de materia prima de forma sistemática para que la

información sea precisa eficiente y ordenada.

Con la gerencia general

Debe existir una relación directa con la gerencia en cuanto a la

retroalimentación, el departamento de compras está encargado de manejar la

parte más susceptible de la empresa, el dinero, por lo tanto gerencia querrá

estar siempre informado sobre las actividades de este departamento y el

gerente deberá autorizar cada compra realizada por el departamento de

compras.

Con el departamento de Producción

Producción tiene la obligación de mantener informado al departamento de

compras y a bodega tanto como le sea posible, acerca de la planificación de

producción con tal información facilitara a la función de compras una

planificación programada de forma que las órdenes de emergencia y

precipitadas sean pocas. Conforme se desarrollen cambios en la

planificación de producción, es de vital importancia la comunicación entre

estos tres departamentos con el objetivo de tener el tiempo necesario para la

selección del proveedor, materia prima, negociación y entrega.

El departamento de producción debe darse cuenta que existe un tiempo de

entrega entre la emisión de una requisición, la recepción y entrega de la

105

materia prima, los procedimientos eficaces de compras minimizan este

tiempo por lo cual producción trabajará de cerca con los departamentos

mencionados para anticiparse a las necesidades y así el tiempo de entrega

será mínimo.

Con el departamento de Ventas

Las predicciones de ventas proporcionan información en cuanto a las

necesidades futuras, así el departamento de compras tiene más tiempo para

realizar estas actividades y tiempo para aprovechar precios bajos de

mercado, cambios de precios por temporada y descuentos por compras en

cantidad. Ventas también proporciona información sobre materiales nuevos

usados por la competencia, de esta forma el departamento de compras puede

iniciar la búsqueda de dichos materiales y usar esta información para

corroborar si se pueden hacer mejoras en el producto.

c. Organizar internamente el departamento de compras.

Para organizar internamente el departamento de compras se deberá determinar las

áreas donde va desarrollar sus funciones, en consecuencia es importante la

organización interna del departamento, de la siguiente manera:

106

Organigrama de la organización interna del departamento de compras

Figura 34. Organización del departamento de compras


Control de inventarios y calidad

Se encargará de analizar los inventarios y tomar acciones en cuanto a

eventualidades detectadas en la calidad de la materia prima ingresada a

la empresa.

Búsqueda y seguimiento de Proveedores

Se encargará de encontrar los proveedores que oferten la materia prima que

cumpla con los requerimientos necesarios, buscando los precios más bajos,

la calidad, diseño y tiempos de entrega adecuados para luego realizar el

respectivo control de las compras, asegurando que se cumplan los

requisitos, tiempos de pago y llegada de la mercadería.

DEPARTAMENTO DE COMPRAS

a. CONTROL DE INVENTARIOS Y

CALIDAD

b. BUSQUEDA Y SEGUIMIENTO DE

PROVEEDORES

c.NEGOCIACION Y CONTRATOS

107

Negociación y contrato

Se encargará de analizar los acuerdos con respecto a precios, términos

y condiciones que quedarán establecidos en los contratos de compra.

d. Determinar la descentralización o centralización de las compras.

La descentralización de las compras es estratégica dentro de una empresa dedicada

a producción de prendas puesto que busca explícitamente la coordinación, control y

selección de la materia la prima para la creación de productos competitivos en el

mercado por lo que el departamento de compras será responsable de la adquisición

de telas y accesorios para la confección, es decir que cada departamento será

directamente responsable del abastecimiento de sus necesidades, en el caso del

departamento de producción, los insumos para la producción deberán ser

requeridos directamente por dicho departamento y los suministros de oficina por el

departamento administrativo, en el caso de adquisición de nueva maquinaria y

equipos, la compra será realizada directamente por la gerencia.

e. Determinar las prerrogativas de compras

Para operar bajo un esquema estable y eficiente además de absorber un sinnúmero

de responsabilidades, el departamento de compras también debe tener ciertas

prerrogativas o derechos sobre su actuación, de esta manera, compras debe tener

cuatro derechos operativos básicos para asegurar el cumplimiento de los objetivos,

a continuación se detallan 4 prerrogativas que deben ser implementadas en el

departamento y ser incluidas en la política de compras.

108

Derecho de seleccionar al proveedor

El departamento de compras debe estar apto para conocer quién tiene la

capacidad de producir la materia prima adecuada para la producción, y para

verificar la confiabilidad que pueda tener en el proveedor. Si alguna otra

persona o departamento eligiera al proveedor, el personal del departamento

de compras tan solo tendría un sólo proveedor y, por tanto, nada podría

hacer para negociar un buen contrato de compra.

Derecho de utilizar cualquier método de fijación de precio

El método o sistema que utilice el comprador para la fijación de precios será

de su elección, en el cual deberá aplicar su experiencia, y maniobra para la

negociación.

Derecho de objetar las especificaciones

Frecuentemente, el departamento de compras podrá sugerir materiales

sustitutos o alternativos para un producto, pero el comprador estará

obligado a comunicar al departamento de diseño y producción dichos

cambios.

Derecho de controlar todos los contactos con los proveedores.

Las comunicaciones con proveedores deberán ser canalizadas a través del

departamento de compras.

109

3.3 Paso 3: Determinar los objetivos del departamento de compras

Los objetivos permiten crear una proyección de logros alcanzables que deberán

determinarse previo un análisis de la situación actual de la función de compras dentro de la

empresa, esto le permitirá enfocarse en sus debilidades y establecer objetivos medibles.

Los problemas recurrentes alrededor de la gestión de compras de materia prima

son: telas y accesorios no llegan a tiempo, los pedidos de telas e insumos no son

debidamente registrados, el departamento de diseño no cuenta con un registro físico de las

telas adquiridas , las compras no se hacen en base a un análisis formal de inventarios, no

hay seguimiento continuo de los pedidos de telas, existe un alto porcentaje del inventario

de materia prima que no puede ser comercializado y se cancelan pedidos porque en el

momento de la producción, la materia prima previamente solicitada para muestras se ha

terminado; dados estos eventos los objetivos del departamento de compras deberán

enfocarse en:

Mantener un nivel de inventario adecuado que permita la continuidad

de la producción con los estándares de rotación adecuados.

Crear una comunicación proactiva con los departamentos de diseño,

contabilidad, bodega, gerencia y producción.

Encontrar proveedores adecuados.

Establecer controles de calidad adecuados.

Cerrar negocios al precio final más bajo.

Crear relaciones efectivas con los proveedores con el fin de tener un

servicio funcional y efectivo.

Mantener a la empresa a la vanguardia de la competitividad

110

Cerrar negocios al precio más bajo para reducir costos e incrementar la

rentabilidad.

Mejorar la satisfacción del cliente, interno y externo

Localizar materiales innovadores.

3.4 Paso 4: Determinar las funciones y responsabilidades del departamento de

Compras

La delegación de funciones y responsabilidades son el punto de partida de las

actividades del departamento de compras, permiten al departamento enfocar sus acciones

hacia las necesidades atenuantes de la empresa y conocer mejor el funcionamiento del

departamento de compras.

Las funciones y responsabilidades del departamento de compras deberán

determinarse tomando en cuenta las necesidades básicas e importantes de su gestión.

Las funciones y responsabilidades principales del departamento de compras son:

a. Controlar la calidad y el inventario

En esta sección el comprador es responsable del control del inventario de materia

prima, con el respectivo sistema de control, que le permitirá tener información

oportuna y a tiempo.

El control de inventarios se realizará por medio del sistema de revisión periódica el

mismo que permite determinar la cantidad fija del pedido impulsada por un

evento, es decir inicia el pedido cuando se presenta la necesidad de alcanzar un

nivel específico de materiales para alcanzar el nuevo pedido, evento que puede

111

ocurrir en cualquier momento, dependiendo de la demanda de la materia prima, con

el objetivo de obtener una información organizada deberá clasificarse el inventario

en función de las necesidades de cada empresa.

Ejemplo:

Clasificación del inventario mediante el análisis ABC

o Los artículos A son bienes cuyo valor de consumo anual (VCA) es el más

elevado y representa el 70% del VCA de la empresa, lo que significa que

pertenecen al grupo de materia prima más demandada.

o Los artículos B son bienes cuyo valor de consumo anual es intermedio y

representa el 20% del VCA de la empresa.

o Los artículos C son bienes cuyo valor anual de consumo es el más bajo y

representa 10% del VCA de la empresa.

En el caso de control de calidad, será responsable de tomar acciones frente a

cualquier evento en la falta de cumplimiento de calidad requerido y previamente

coordinado con el proveedor.

b. Buscar, calificar y seleccionar al proveedor

Es responsabilidad del departamento de compras realizar la respectiva búsqueda y

calificación del mejor proveedor, hacer acuerdos de compra y controlar la manera

que el proveedor cumpla con los acuerdos, en materia de envío y requerimientos

de calidad, logrando evitar cualquier evento que pueda perjudicar a la empresa. En

el caso de que estos eventos tengan lugar, el departamento de compras tiene el

deber de presionar y ayudar al proveedor a solucionar el problema.

112

Para calificar y seleccionar al proveedor se deberá tomar en cuenta las siguientes

características:

a) Oferta de materiales de la calidad requerida.

b) Cumplimiento de las fechas de entrega.

c) Accesibilidad a cambios imprevistos y fortuitos tales como incrementos o

disminuciones repentinos en las cantidades requeridas o especificaciones

técnicas.

d) Iniciativa para sugerir modos más adecuados de servir a la empresa.

e) Comunicación anticipada en el caso de presentarse escasez de materiales,

por diversos motivos que pueda afectar las entregas de materia prima.

f) Asesoría tecnológica y/o de otra índole cuando lo solicite la empresa.

g) Competitivo e innovador en precio, calidad y diseño.

La calificación de los proveedores se dará por medio del método categórico en el

mismo, que se tomará como parámetros de medición las siguientes características:

Proveedor: X

DESCRIPCIÓN EXCELENTE BUENO REGULAR MALO

1 PRECIO

2 CALIDAD

3 TIEMPO DE

ENTREGA

4 SERVICIO

POSVENTA

Tabla 6. Modelo de matriz de calificación


113

El ejecutivo de compras podrá determinar los rangos aceptables e inaceptables, de

forma lógica.

Ejemplo: Tomando como referencia **el precio**

Excelente: el mejor precio ofertado.

Bueno: el segundo mejor precio ofertado.

Regular: el tercer precio mejor ofertado.

Malo: el cuarto precio mejor ofertado

c. Investigar la compra ( cantidad, calidad y diseño)

Esta función tiene como objetivo analizar los proyectos nuevos relacionados con la

recopilación, clasificación y estudio de la información necesaria para tomar mejores

decisiones de compra para seleccionar la materia prima con conocimiento de causa.

El departamento de compras tiene una función claramente estratégica en las

empresas de producción, de manera que se convierte en parte, en el responsable del

beneficio operativo que puede tener una compañía.

Las decisiones tomadas desde este departamento encargado de compras y

aprovisionamiento afectan considerablemente a las áreas productivas y la oferta del

mejor producto para el cliente, lo que conlleva la necesidad de realizar en la

gestión de compras, acciones estratégicas que permitan tomar decisiones acertadas.

Partiendo de un análisis histórico en ventas se deberá determinar: ¿A quién vende?

Y ¿qué vende la empresa? Con el objeto de determinar el tamaño de la compra en

cuanto a la cantidad, calidad y diseño.

114

Con un análisis de ventas se puede direccionar la compra de materia prima tomando

en cuenta los porcentajes de participación en ventas de los clientes identificando su

comportamiento de compra y determinando cuáles son sus productos de mayor

venta, las compras serán más asertivas, evitando inventarios altos con baja rotación.

Ejemplo:

En el siguiente cuadro se grafica el porcentaje de participación de ventas por

cliente en el último año en la empresa A:

Análisis de ventas.

Figura 35. Organización del departamento de compras


En este panel podemos identificar que las ventas se concentran en

dos clientes, AA con una participación del 38% seguido BB con un 31%,

luego CC con un 18%, el cliente DD con el 8% y por último el cliente EE

con un 5% de participación en las ventas. De la misma manera puede

38%

31%

18%

8% 5%

CLIENTE AA CLIENTE BB CLIENTE CC

CLIENTE DD CLIENTE EE

115

hacerse un desglose por cliente, identificando cual es el producto más

demandado por determinado cliente.

d. Comprar y Negociar

En esta sección de la función de compras, es importante el análisis y la destreza del

comprador en el momento de realizar una negociación llegando a acuerdos con

respecto a precios, términos y condiciones que quedarán establecidas en los

contratos que se cierren.

Un medio típico para negociar con un proveedor es mostrar cotizaciones más bajas

que las presentadas por quien se quiere negociar. Para algunas empresas que tienen

políticas serias de adquisiciones, este método se considera no ético, ya que utiliza

una clase de coerción hacia los proveedores que podrían estar es posiciones

desventajosas frente a su competencia, es decir, para proveedores débiles o

pequeños en su mercado. El regateo es otro método que se practica de manera

generalizada, se tiene la base de que la mayoría de los vendedores siempre inicia

cotizando con los precios más alto, para ver hasta dónde puede aceptar un

comprador. En otros países, culturalmente la primera cotización se considera como

la mejoren precio que se puede otorgar, ya que se han analizado muchos aspectos

para poder presentarlo, como volúmenes, costo, servicios y garantías.

e. Otras responsabilidades del departamento de compras.

o Disposición de desperdicios y excedentes

o Tráfico interno

o Almacenamiento

116

o Abastecimiento

o Archivo de documento y muestrarios

o Administración

3.5 Paso 5: Establecer procedimientos del departamento de compras

Los procedimientos son pasos a seguir, que sirven para resolver algo, se establecen

mediante un manual que sirve de consulta para el usuario y de aseguramiento de las

acciones de compras para gerencia.

Al establecer procedimientos dentro de los departamentos de compras, se estará

normando las funciones en búsqueda de los objetivos propuestos.

Los procedimientos se determinan mediante tres parámetros:

La actividad de la empresa

La necesidad de resolver un problema.

Y los recursos disponibles

Con el objetivo de definir y conocer los procedimientos que intervienen en el

proceso de la compra se elabora el siguiente flujograma y se analiza cada punto, que

detalla el funcionamiento de cada procedimiento.

117

Flujograma de procedimientos

Figura 36. Acciones del proceso de compra


Análisis de la Planificación de

Ventas

Análisis de Tendencias

Estudio de MercadoAnálisis de Inventarios

Distribución del Presupuesto de

Compras

Busqueda de Proveedores

Contacto con proveedores y

solicitud de cotizaciones

Contacto con proveedores para

materia prima nueva

Seleccion de materia prima

Recepcion de cotizaciones y muestrarios

NegociacionesRegistro fisico de

compras y reservas.

Solicitud de muestrasOrdenes de comprasPresentacion y

aprobación de la orden de compra.

Seguimiento de las ordenes de compra

Control de actualizacion de

inventarios

Recepción de informe de control

de calidad.

Negociación de descuentos o devoluciones

118

a. Análisis de la planificación de ventas

Sera responsabilidad de la gerencia y el departamento de ventas desarrollar

una planificación de ventas detallada, determinada en función del mercado

actual, los posibles futuros nichos de mercado (proyección de crecimiento),

y la capacidad productivo-financiera de la empresa, dicha planificación

permitirá al departamento de compras tener una visión específica de la

proyección de la empresa y sus metas. Y de esta manera lograr compras

asertivas.

b. Análisis de tendencias.

Analizar las tendencias actuales que rigen el mercado local es básico antes

de realizar la selección de materia prima, este estudio se lo puede hacer

mediante revistas, anuncios, páginas web, seminarios de tendencias entre

otros.

Se deberá buscar la información, analizarla e interpretarla de acuerdo a los

gustos y preferencias del cliente, en coordinación con el departamento de

diseño.

c. Estudio de mercado

El estudio de mercado es el análisis profundo y detallado que estima los

gustos y preferencias del cliente, es de relevante importancia conocer el

mercado al cual se está dirigiendo la empresa, este estudio se deberá realizar

por medio de análisis de ventas, visita a los puntos de venta, visita a tiendas

119

especializadas en moda etc. A la vez se deberá determinar las cantidades

pedidas por cada cliente, tomando en cuenta los productos de mayor

rotación, la experiencia dentro del mercado le permite al departamento de

compras estar un paso delante de la competencia en cuanto, al hacer

selecciones adecuadas con conocimiento de causa, tendrá la materia prima

disponible para el desarrollo de producto.

d. Análisis del inventarios

El análisis de inventario es un estudio periódico que deberá hacerse por

medio de un sistema de inventarios que vierta información clasificada por

proveedor, clase, color y valor de consumo anual, la clasificación de los

inventarios es importante por cuanto se podrá identificar fácilmente la

materia prima, que está teniendo una alta rotación y accionar la búsqueda y

compra de la misma, por otro lado está aquella de baja rotación que está

generando una perdida para la empresa, en este caso se pueden tomar

decisiones de productos con descuentos, prendas de oferta, y otros. Analizar

continuamente el inventario de mercadería, le permite al departamento de

compras tomar decisiones y ejecutar acciones inmediatas.

e. Distribución del presupuesto de compras.

La distribución del presupuesto es un análisis que permite distribuir las

compras de una forma organizada se realiza bajo el previo análisis del

inventario, tendencias y mercado, no es más, que reconocer de forma

120

cuantificable los ítems que están teniendo una baja u alta rotación y

determinar cuánto se debe comprar de cada uno de ellos.

f. Búsqueda de Proveedores

La búsqueda de proveedores es la localización de las ofertas de productos,

servicios y beneficios para la empresa, sirve para realizar una selección

adecuada de la mejor oferta y permite al comprador mantenerse en constante

conocimiento de los nuevos productos. En el momento de buscar

proveedores, se deberá considerar la calificación del proveedor si es que la

tiene, y/o determinarlos mediante precio, calidad y tiempos de entrega.

g. Contacto con proveedores para cotización de faltantes

Solicitar cotizaciones de los productos faltantes, permite al comprador tener

un continuo conocimiento de los precios de mercado, con todos los posibles

proveedores de un mismo producto y así seleccionar el mejor. Dichas

cotizaciones deberán ser solicitadas mediante correo electrónico, llamadas

telefónicas, fax, etc.

h. Contacto con proveedores para solicitar materia prima nueva

Estar en constante seguimiento de los nuevos productos ofertados por los

proveedores permite a la empresa estar a la vanguardia de la innovación, y

ser el primero en ofertar al cliente algo nuevo. El departamento de compras

deberá agendar de forma continua y organizada las visitas de los vendedores

a la empresa, así como posibles visitas a sus bodegas de ser necesario.

121

i. Selección de materia prima nueva

La selección de materia prima es una de las principales y más delicadas

funciones del departamento de compras por lo que debe darse de forma

cautelosa, ordenada, sabiendo exactamente lo que necesita la empresa y el

cliente, siempre en pos de la innovación y el detalle para así ser

reconocidos en el mercado como una empresa competente.

j. Recepción de cotizaciones y muestrarios.

Receptar las cotizaciones y muestrarios que permitan comparar precios,

definir diseños, y tomar decisiones.

k. Negociación con Proveedores

La negociación con el proveedor permite determinar los términos del

contrato, en cuanto a precios, estándares de calidad y fechas de entrega,

buscando el beneficio de la empresa.

l. Registro físico de la compra para el departamento de Diseño

El registro físico de las compras es una herramienta indispensable para el

departamento de diseño, lo cual le permitirá reaccionar a tiempo ante la

compra para el desarrollo de nuevos productos. Es decir que el

departamento de diseño ya tendrá definido que producto y, para qué cliente

se direccionara dicha compra.

m. Solicitud de muestras

122

El pedido de la muestra, previo a la llegada de mercadería, permitirá al

departamento de diseño desarrollar el producto, lo cual genera una rotación

más pronta de la materia prima ya que es posible que el cliente ya haya

generado un pedido antes de la llegada de la misma. Habrá casos en que

ciertos proveedores no entreguen muestras esto es contraproducente para el

manejo del inventario, sin embargo en estos casos se tomará en cuenta el

beneficio de dicha compra, sea el caso de calidad, escases del producto con

otros proveedores, diseño, etc.

n. Elaboración de orden de compras

La orden de compra es el documento formal que registra ordenadamente los

acuerdos de la compra, en cuanto a cantidad, precio y tiempos de entrega se

elabora con el objetivo de contar con este documento en el momento de

recibir la mercadería, entregarlo a contabilidad y llevar un archivo físico

y/o sistemático de las compras efectuadas.

o. Presentación de la orden de compra para aprobación y entrega al

proveedor

Se deberá presentar la orden de compra al gerente de la empresa con el

objetivo de autorizar dicha compra y el gerente esté informado de las

respectivas adquisiciones. Luego dicha orden deberá ser entregada al

proveedor con la firma de gerencia y el departamento de compras.

p. Seguimiento del pedido

123

El seguimiento del pedido es el control de la materia prima que está por

ingresar, este procedimiento es importante ya que pueden presentarse

inconvenientes en fechas de entrega que pueden generar retrasos en la

producción, este seguimiento permite tomar decisiones y acciones a tiempo,

probablemente cancelación de pedidos y búsqueda inmediata de productos

de reemplazo.

q. Control de ingreso a inventarios

Cuando la materia prima es entregada a la bodega, el encargado deberá

verificar que el despacho se está haciendo conforme la orden de compra,

emitir una nota de recepción con copia a contabilidad y al departamento de

compras, con el objetivo de poner en conocimiento dichas entregas una vez

ingresado al inventario.

r. Recepción de informe de control calidad

Para toma de decisiones inmediatas frente a posibles devoluciones por falta

de calidad, es importante realizar este control en los próximos 5 días

después de la entrega.

s. Negociación de descuentos y devoluciones.

Se realizan negociaciones de descuentos en casos de entregas de materia

prima defectuosa, en el caso de tomar la decisión de mantenerla en el

inventario y sea posible comercializarla. De igual manera las devoluciones

124

deberán ser transmitidas al proveedor por medio del departamento de

compras.

3.6Paso 6: Implementar políticas internas y externas de compras

Implementar una política de compras que regularice las actividades del

departamento aclarará las normas de un juego limpio entre comprador-

proveedor/vendedor, donde el único interés es el comprar y vender entre dos empresas,

donde ambas tienen necesidad de satisfacer sus intereses.

Entre las políticas más importantes se nombran las siguientes.

Todos los proveedores deben mantener los mismos niveles de calidad de

los productos en cada pedido.

Mantener actualizada la información de base de datos de proveedores:

direcciones, teléfonos, listas de precios, contactos.

En el caso de tratarse de nuevos proveedores estos no deberán tener

ningún vínculo por consanguinidad o afinidad con el comprador.

Todo requerimiento de compra debe ser aprobado por la Gerencia

General, caso contrario no se podrá proceder con la compra. En caso de

no cumplirse con esta disposición, la responsabilidad recaerá sobre

comprador.

Enviar al proveedor por fax o correo electrónico la Orden de Compra

debidamente firmada como confirmación de aceptación del pedido.

Tener mínimo dos proveedores para un mismo producto.

125

Antes de comprar revisar precio, calidad, cantidad de mercancía y

tiempo de entrega.

Atender oportunamente a cada uno de los proveedores otorgando una

rápida y cortés recepción, hasta donde las condiciones lo permitan.

La cantidad de compras se determinara mediante las previsiones de

demanda.

La Entidad efectuará sus compras en condiciones de pago y precios

justos acordes con las leyes de oferta y demanda imperantes en el

mercado.

Las compras se realizan a proveedores que aseguren el mantenimiento,

soporte y garantías del producto.

Se buscará que la adquisición de los materia prima sea oportuna,

evitando riesgos por escasez o sobrecostos de inventario.

Solicitar cotizaciones locales y nacionales con el fin de efectuar la mejor

decisión para la empresa, procurando la participación del mayor número

de oferentes idóneos para garantizar una efectiva exposición al mercado.

La empresa verificara periódicamente el cumplimiento de las órdenes de

compra en lo relacionado con las fechas, cantidades y calidades.

Buscar proveedores certificados.

Exigir a los proveedores certificado de la Cámara de Comercio de la

ciudad donde esté radicada la empresa.

Se dará preferencia a aquellos proveedores que son fabricantes o

representantes directos de los mismos productos.

126

La búsqueda y selección de proveedores debe realizarse continuamente,

a fin de tener siempre la mayor cantidad de posibilidades de mejores

precios y condiciones de compra.

Considerar primero los intereses de su compañía en todas las

operaciones y practicar y creer en las normas establecidas.

Ser receptivo a los consejos competentes de sus colegas y ser guiado por

tales consejos sin perjudicar la dignidad y responsabilidad de su puesto.

Comprar sin prejuicios, buscando obtener el máximo valor final para

cada dólar gastado.

Luchar consistentemente por conocer los materiales y procesos de

fabricación, y establecer métodos prácticos para conducirse en su

puesto.

Apegarse a la honradez y a la verdad al comprar, y denunciar todas las

formas y manifestaciones de cohechos comerciales.

Respetar sus obligaciones y exigir que se respeten las obligaciones para

con él y para con su firma, de acuerdo con las buenas prácticas

comerciales.

Evitar prácticas deshonestas.

Aconsejar y ayudar a sus colegas agentes de compras en el desempeño

de sus derechos, siempre que se presente la ocasión.

3.7 Paso 7: Implementar registros de compras

Los registros de compras son documentos que permiten llevar un orden y archivo

de la gestión de compras, estos registros pueden ser sistemáticos o manuales, de cualquiera

de las dos formas estos registros son:

127

a. Orden de compra

La orden de compra es un documento legal donde el comprador se compromete

a recibir y a pagar por la compra realizada, por otro lado el proveedor, se

compromete a despachar la mercadería en los términos acordados de precio

calidad y tiempo de entrega, este documento es un registro de control interno

para tener presente la materia prima que esta por ingresar y realizar el

respectivo seguimiento.

Ejemplo.

ARTICULO CODIGO DESCRIPCION CANTIDAD

PRECIO

UNITARIO TOTAL

FECHA DE ENTREGA:

CONDICIONES DE PAGO:

COMPRADOR PROVEEDOR AUTORIZACION

ORDEN DE COMPRA Nro: NOMBRE DE LA EMPRESAPROVEEDOR:

DIRECCION:

FECHA PEDIDO: TELEFONO:

Tabla 7. Modelo de orden de compra


b. Registro de la muestra.

128

Este documento sirve como registro físico de la materia prima comprada, el

mismo que debe ser entregado al departamento de diseño con el fin de

mantenerlo informado de las compras realizadas, de la misma forma servirá

como herramienta de trabajo para el desarrollo de producto, puesto que el

departamento de diseño es el primer usuario de la materia prima en el momento

de crear prototipos para la venta. Por otro lado este será un recurso de ventas,

puesto que en algunos casos los clientes solicitan muestras de telas u accesorios

para entregar desarrollos de producto o asignar a pedidos nuevos o que

requieren un cambio o reemplazo.

Ejemplo.

REGISTRO DE MUESTRA

NOMBRE DE LA EMPRESA

FECHA:

ENTREGA DE MUESTRAS:

ENTREGA DE PEDIDO:

NOMBRE/CLASE:

CODIGO:

COMPOSICIÓN:

ESPACIO PARA MUESTRA

PROVEEDOR:

CLIENTE:

ANCHO:

PRECIO:

Tabla 8. Modelo de registro de muestra


129

c. Orden de devolución

La orden de devolución es un documento que sirve de registro para las

materias primas devueltas al proveedor, por inconformidades en los pedidos

sea por control de calidad o cantidad.

Ejemplo.


PRECIO

UNITARIO TOTAL

SUBTOTAL

DCTO.

TOTALFACTURA NRO:

NOMBRE DE LA EMPRESAPROVEEDOR:

MOTIVO:

FECHA DE INGRESO:

ORDEN DE DEVOLUCIÓN NRO:


Tabla 9. Modelo de orden de devolución


130

d. Orden de descuentos

La orden de descuentos es un documento que registra los descuentos

negociados por inconformidades en las entregas de materia prima, tal puede

ser el caso por calidad o entregas a destiempo.

Ejemplo.


PRECIO

UNITARIO TOTAL

SUBTOTAL

DCTO.

TOTAL


FACTURA NRO:


MOTIVO:

FECHA DE INGRESO:

ORDEN DE DESCUENTO NRO:

Tabla 10. Modelo de orden de descuento


131

e. Nota de recepción

La nota de recepción es un documento que registra el ingreso de la materia

prima conforme la orden del pedido.

Ejemplo.

ARTICULO CODIGO CANTIDAD PEDIDA CANTIDAD ENTREGADA

AUTORIZADO POR: RECIBIDO POR:


FECHA:

NOTA DE RECEPCION NRO:

Tabla 11. Modelo de nota de recepción


3.8 Paso 8: Determinar los indicadores del departamento de compras

Para determinar los indicadores que calificaran y servirán de evaluación de las

funciones de compras, se deberá poner énfasis en los objetivos principales que la empresa

desea alcanzar con la implementación del departamento de compras. Es común en el medio

que la compensación del comprador sea mediante el método por unidad de tiempo, sin

embargo, uno de los objetivos es reducir costos mediante mejores negociaciones con

proveedores, incremento en ventas mediante una selección asertiva de la materia prima, y

continuidad del proceso productivo gracias a una correcta administración del inventario.

132

Por lo cual se determinan los siguientes indicadores, que permitirán calificar al

departamento de compras y evaluarlo de forma semestral.

Cumplimiento de la planificación de ventas.

Rotación del inventario mínimo.

Utilidad bruta en ventas.

Descuentos al cliente por calidad de la materia prima.

133

CONCLUSIONES

La gestión de compras de materia prima de las empresas de confección del sector textil,

son realizadas directamente por sus gerentes, directores o los mismos propietarios en su

gran mayoría; quienes por varios motivos adoptan esta responsabilidad como suya, uno de

ellos es que su propietario o representante directo conoce los detalles iniciales del negocio

y han ido adquiriendo experiencia en el tema, y con el transcurso de los años han generado

cercanas relaciones comerciales con sus principales proveedores, logrando descuentos, y

precios bajos por lo tanto se sienten satisfechos con las compras.

Otro de los motivos que a los gerentes no les permite delegar esta función es que no

confían en otro personal para administrar la compra, ni para seleccionarla, consideran que

al tratarse de dinero en juego se puede crear un conflicto de intereses, entre el proveedor y

el comprador lo que evidentemente les generaría una perdida y no una ganancia.

Por otro lado los empresarios no le dan el tiempo necesario al análisis de los elementos que

intervienen en la programación de comprasen aspectos de investigación y análisis

sustentable, lo que genera compras empíricas y arriesgadas, que sacrifican una rotación

apropiada del inventario; otra de las eventualidades que perjudican la productividad del

negocio es la cancelación de pedidos por materias primas agotadas que no fueron pedidas a

tiempo, y por ultimo al no ser profesionales en el diseño de modas limitan las

oportunidades de competitividad.

134

RECOMENDACIONES

Es evidente que las pequeñas empresas del sector no tienen los recursos necesarios para la

contratación de un comprador categoría sénior para lo cual se recomienda valerse de esta

guía como recurso informativo, el mismo que podría ayudar a los empresarios a organizar

sus actividades de compras y optimizar recursos valiéndose de una mejor organización.

Se recomienda a las pequeñas y medianas empresas de la industria textil, que creen sus

departamentos de compras con una persona como auxiliar que vaya adquiriendo

experiencia en el tema y de la misma manera creando confianza en su labor, ó con un

profesional sénior que tenga experiencia en el mercado. Los altos costos de producción y

los pedidos cancelados por el fabricante se generan por la falta de organización en la

función de compras, los cuales con una correcta administración serán minimizados.

Por otro lado se recomienda que el presente trabajo sirva de precedente para las

universidades e institutos que forman diseñadores de moda, con el fin de impartir una

asignatura académica afín a este tema, que les permita adquirir conocimientos

administrativos.

135

ANEXOS

Anexo 1. Lista de empresas encuestadas

LISTADO DE EMPRESAS DE CONFECCIÓN

RUC Compañía

1 1792343518001 TEXTILCARDIZ CIA. LTDA.

2 1790100448001 INDUSTRIAS CONCHITEX C LTDA

3 1791172175001 KETSATEX C.A.

4 1792279755001 TEXTILMAGIC S.A.

5 1791403975001 RITA COBO TERAN CIA. LTDA.

6 1792237823001 INNOCOTTON CIA. LTDA.

7 1792003695001 INDUSTRIAS ALVAREZ S.A.

8 1792074746001 ERAZO INCA CIA. LTDA.

9 1790050114001 QUILTEX CIA LTDA

10 1792252555001 CC. JRSPORT CONFECCIONES CABRERA CIA. LTDA.

11 1792260159001 MARVENCFASHION CIA. LTDA.

12 1792261872001 CONFECCIONES LAYME MUÑOZ CIA. LTDA.

13 1791999606001 DISEÑOS YELED NESHAR CIA. LTDA.

14 1792072395001 MVQDISEÑO CIA. LTDA.

15 1792206111001 FASHIONARTE CIA. LTDA.

16 1792316235001 SEDUCCIONTEXTI S.A.

17 1792187087001 SELLDESIGNS S.A.

18 1792258405001 EGUIGUREN NOBOA EN MODA CIA. LTDA.

19 1792324823001 UNIFORMESDESIGN S.A.

20 1791772385001 KATLI CIA. LTDA.

21 1792396875001 CONFECCIONES SANTA S.A. CONFECSAN

22 1792226147001 KEIKOFORMER CIA. LTDA.

23 1792251729001 BIOTEXTIL CIA. LTDA.

24 1791934326001 FIAMA DISEÑO CONFECCION PROMOCIONES CIA. LTDA.

25 1792030765001 TEXTILES KUSATROY CIA. LTDA.

26 1790777022001 DISMODAS C LTDA

27 1791904389001 COMERCIAL BUCO CIA. LTDA.

28 1792088666001 MODAACTUAL CIA. LTDA.

29 1791409884001 LA ESPERANZA COMERCIALIZADORA WHOLESALEINN S.A.

136

LISTADO DE EMPRESAS DE CONFECION

RUC Compañía

30 1792328659001 MIYEONTEX S.A.

31 1791117530001 JULIO VINUEZA DISEÑO CIA LTDA

32 1790435199001 FABRICA HERMES TEJIDOS Y CONFECCIONES SA

33 1790830527001 COIVESA S.A.

34 1791767284001 GARCES, CONFECCIONES Y TEXTILES GARCONTEX S.A.

35 1792364655001 INNOVACION Y MODA INNOVMODA CIA. LTDA.

36 1792283337001 MODA INFANTIL MODACARBAN CIA. LTDA.

37 1791710576001 CREACIONES DAP S.A.

38 1792211379001 TEXGAAR CIA. LTDA.

39 1791824970001 INNOVATORS TRADING TEXTILE PRODUCTS ITTP3 CIA. LTDA.

40 1791841379001 CAMISETAS SZIMON CIA. LTDA

41 1792374146001 COMERCIALIZADORA CAPILUZ CIA. LTDA.

42 1792228867001 URBEFASHION CIA. LTDA.

43 1792270774001 DAGATOVAFASHION CIA. LTDA.

44 1792310903001 STX TEXTILES CIA. LTDA.

45 1792105064001 DISMOTEXTIL S.A.

46 1792262372001 IMPORTKALED CIA. LTDA.

47 1791405722001 MANUFACTURAS JOTACESE-JCS CIA. LTDA.

48 1791730879001 TERRACOTTON CIA. LTDA.

49 1792187370001 FADTEXTIL S.A.

50 1791413822001 INDUSTRIA DE CONFECCIONES INZATEX CIA. LTDA.

51 1792451639001 NOBRAMTEX DEL ECUADOR CIA. LTDA.

52 1790394646001 CONFECCIONES BALI C LTDA

53 1791818482001 E.A. TEX CIA. LTDA

54 1792354455001 RAFFIADISEÑOS & MODAS CIA. LTDA.

55 1792418348001 INNOVATEXTIL CIA. LTDA.

56 1792345804001 COBUTEX S.A.

57 1716087920009 LEE NA JUNG HYUN

58 1716723687001 ESTUDIO DE DISEÑO Y MODA GYNA PARRA CIA. LTDA.

137

Anexo 2. Encuesta

Datos generales de la empresa

Empresa:

1. Antigüedad de la empresa: 2.Volumen de ventas anuales (opcional)

5 AÑOS O MENOS MENOS DE 100,000

5 A 10 AÑOS HASTA 300,000

10 A 20 AÑOS DE 301,000 A 600,000

21 AÑOS O MAS DE 601,000 A 900,000

MAS DE 901,001

3. Numero de empleados totales 4.Tipo de producto

MENOS DE 10 EMPLEADOS BASICOS

DE 10 A 30 EMPLEADOS BASICOS MODA

DE 31 A 60 EMPLEADOS MODA

DE 61 A 90 EMPLEADOS TODOS

MAS DE 91 EMPLADOS

5.Su empresa cuenta con un departamento de compras o persona encargada exclusivamente de compras?

SI

NO

Bodeguero o Jefe de bodega

Diseñador

Jefe de Produccion

Gerente o Propietario

Encargado de planta

Jefe de corte o cortador

Vendedor

OTROS

SI

NO

1-2 horas

2-4 horas

4-6 horas

6-8 horas

9. Posee su empresa una guia de procesos, politicas y procedimientos de compras?

SI

NO

10. Considera importante y conveniente implementar procesos, procedimientos y politicas de compras?

SI

NO

11. Que porcentaje del total de los gastos y costos corresponde al de compras de materia prima e insumos?

DEL 0 AL 20%

DEL 21 AL 40%

DEL 41 AL 60%

DEL 61 AL 80%

DEL 81 AL 100%

Encuesta a pequeñas y medianas empresas de confección de la ciudad de Quito

6.En el caso de no tener definido el Dpto de compras o comprador indique que personas compran en su

empresa?

8. Indique que tiempo le dedican a la actividad de compras en la empresa, incluyendo planificación, selección,

7. La persona o departamento de compras ha sido capacitada o recibido alguna información concreta sobre

como negociar ante un proveedor y que estrategias utilizar?

Cargo del encuestado:

138

SI

NO

13.Que porcentaje de su inventario considera de baja rotacíon?

10%

20%

30%

40%

50%

MAS

SI

NO

Gerente o propietario

Diseño

Bodega

Compras

Otros

16. Utiliza su empresa un documento de orden de compra para realizar la adquisición?

SI

NO

17. Que personas son informadas de forma inmediata de las compras realizadas:

Jefe de bodega o encargado

Diseñador

Jefe de Produccion


Encargado de planta


Vendedor

OTROS

18. Cuál es el medio de comunicación de la compra al personal de diseño?

Documentado

Verbal

Fisico

SI

NO

20. Existe un control de calidad inmediato de la materia prima ingresada?

SI

NO

Siempre

A veces

Nunca

22. En la empresa que departamento verifica las facturas para autorizar el pago?

Contabilidad

Bodega

Compras

Gerencia

14.Su empresa cuenta con su propio canal de distribución?

12. Es común que las entregas de producto terminado no se entregue a tiempo porque la materia prima no llego

a tiempoo o se terminó?

15. Que departamento o persona esta encargada de tomar una decisión sobre los exedentes y desechos de

21. En el caso de llegar defectuosa la materia prima , con que frecuencia se le informa a la persona que realizó

la compra?

19.Existe una planificación de ventas detallada trimestral, semestral y anual comunicada al personal

pertinente? Existe en su empresa una planificación detallada de ventas y anunciada a las personas

pertinentes ?

139

SI

NO

SI

NO

SI

NO

26. Cuál es la caracteristica mas importante que bajo su criterio debe tener el personal de compras?

NIVEL ACADEMICO

EXPERIENCIA

HABILIDAD

ETICA

Si

NO

28.El departamento de diseño cuenta con algún tipo de planificación de desarrollo de producto ?

SI

NO

Jefe de bodega o encargado

Diseñador

Jefe de Produccion


Encargado de planta


Vendedor

OTROS

32. En el caso de contar con un departamento de compras describa un breve organigrama:

7. Indique que persona o personas pueden seleccionar la materia de prima

27.Consideraría beneficioso para su empresa, como perfíl de comprador, a un diseñador/ra de moda con

experiencia en el mercado, y conocimiento de compras , planificación y presupuesto.

23. Mantiene un archivo de proveedores donde se incluyan corizaciones , comunicaciones , listas de precios y

otros.

24. Utiliza su empresa algun sistema informatico (sotfware) para el inventario de compras y /o planificación de

25.Utiliza un sistema de clasificación de inventarios para su control que le permita verificar que comprar y

cuando comprar?

140

Anexo 3. Tasas financieras básicas: cómo calcularlas y qué significan

142

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