COLEGIO “SIMÓN BOLÍVAR”COMPUTACIÓN

TRABAJO GRUPAL

TEMA: VALIDACIÓN DE DATOS EN EXCEL

INTEGRANTES:

ESTEFANY CABEZAS

ERIKA RIVERA

MELISSA SILVA

SEGUNDO AÑO DE BACHILLERATO “H” CIENCIAS

Lic: XIMENA NARVÁEZ

QUITO – ECUADOR

2015 - 2016

¿Qué es la validación de datos en Excel?Es una herramienta que nos ayuda a evitar la introducción de datos incorrectos en una hoja de cálculo, de manera que podamos mantener la integridad de la información en nuestra base de datos.

VALIDACIÓN DE DATOS EN EXCEL

IMPORTANCIA DE LA VALIDACIÓN DE DATOS EN EXCEL• En seguridad informática, la validación de datos es una de las áreas más importantes a tener en

cuenta, especialmente en el desarrollo de sistemas conectados a redes como internet.

• Validar datos hace referencia a verificar, controlar o filtrar cada una de las entradas de datos que provienen desde el exterior del sistema.

• Es el proceso de comprobar la precisión de los datos mediante un conjunto de reglas que se pueden aplicar a un control para especificar el tipo y el intervalo de datos que los usuarios pueden especificar.

• Validar datos hace referencia a verificar, controlar o filtrar cada una de las entradas de datos que provienen desde el exterior del sistema.

• Se puede configurar la validación de datos para evitar que los usuarios introduzcan datos no válidos o permitir su entrada y comprobarlos tras finalizar el usuario.

• También se pueden proporcionar mensajes que definan la entrada que se espera en la celda así como instrucciones para ayudar a los usuarios a corregir errores.

Aplicar la validación de datos a celdasLa validación de datos se usa para controlar el tipo de datos o los valores que los usuarios pueden escribir en una celda.

Por ejemplo, es posible que desee restringir la entrada de datos a un intervalo determinado de fechas, limitar las opciones con una lista o asegurarse de que solo se escriben números enteros positivos.

La validación de datos es sumamente útil cuando desea compartir un libro con otros miembros de la organización y desea que los datos que se escriban en él sean exactos y coherentes.

TIPOS DE DATOS QUE SE PUEDEN VALIDAR

Excel permite designar los siguientes tipos de datos válidos para una celda:

• NÚMEROS: Especifique que la entrada en una celda debe ser un número entero o un número decimal. Puede establecer un mínimo o máximo, excluir un número o intervalo determinado.

• FECHAS Y HORAS: Establezca un mínimo o máximo, excluya determinadas fechas u horas.

• LONGITUD: Limite el número de caracteres que se puede escribir en una celda o exija un número mínimo de caracteres.

• LISTA DE VALORES: Elabore una lista de las opciones para una celda como, por ejemplo, pequeño, mediano, grande, y admita sólo esos valores en la celda. Se puede mostrar una flecha de lista desplegable cuando un usuario hace clic en la celda para facilitar la selección de una opción de la lista.

MENSAJES DE VALIDACIÓN DE DATOS.

• Lo que los usuarios verán al escribir en una celda depende de cómo se haya configurado la validación de datos. Puede elegir mostrar un mensaje de entrada cuando el usuario seleccione la celda. Este tipo de mensaje aparecerá cerca de la celda. Si lo desea, este mensaje puede Mantenerse y encontrarse visible hasta que el usuario pase a otra celda, Por lo general, los mensajes de entrada se usan para orientar a los usuarios acerca del tipo de datos que deben escribirse en una determinada celda.

TAMBIÉN PUEDE ELEGIR MOSTRAR UN MENSAJE DE ERROR QUE SÓLO APARECERÁ EN LAS OCASIONES QUE EL USUARIO ESCRIBA DATOS NO VÁLIDOS.

PUEDE ELEGIR ENTRE TRES TIPOS DE MENSAJES DE ERROR:

DETENEREvitar que los usuarios escriban datos no válidos en una celda. Un mensaje de alerta Detener tiene dos opciones: Reintentar o Cancelar.

ADVERTENCIAAdvertir a los usuarios que los datos que han escrito no son válidos, pero no les impide escribirlos. Cuando aparece un mensaje de alerta Advertencia, los usuarios pueden hacer clic en Sí para aceptar la entrada no válida, en No para editarla o en Cancelar para quitarla.

INFORMACIONInformar a los usuarios que los datos que han escrito no son válidos, pero no les impide escribirlos. Este tipo de mensaje de error es el más flexible. Cuando aparece un mensaje de alerta Información, los usuarios pueden hacer clic en Aceptar para aceptar el valor no válido o en Cancelar para rechazarlo.

MANEJAR UNA ALERTA DE VALIDACIÓN DE DATOS

• Cuando intenta escribir o cambiar datos en una celda de hoja de cálculo, se muestra un mensaje de error, este mensaje de error significa que el usuario responsable aplicó la validación de datos a la celda para impedir que los usuarios escriban datos no válidos e implementó el mensaje de error para indicarle que los datos que escribió no son válidos.

• Sólo puede escribir datos válidos en las celdas que tienen la validación de datos aplicada. Si desconoce la validez de los datos que puede especificar, debe ponerse en contacto con el usuaria responsable.

PERSONALIZAR EL MENSAJE DE ERROR

• Es posible personalizar el mensaje de error mostrado al usuario después de tener un intento fallido por ingresar algún dato. Para personalizar el mensaje debemos ir a la pestaña mensaje de error que se encuentra dentro del mismo cuadro de dialogo validación de datos

• Para la opción Estilo tenemos tres opción: Detener, Advertencia e Información. Cada una de estas opciones tendrán dos afectos sobre la ventana de error. La opción Determinar mostrara las botones Reintentar, Cancelar y Ayuda. La opción Advertencia mostrara los botones Si, No , Cancelar y Ayuda. La opción información mostrara los botones Aceptar, Cancelar y Ayuda

• Como resultado de esta nueva configuración, obtendremos el siguiente mensaje de error

PASOS PARA LA VALIDACIÓN DE DATOS

• Validar un dato permite definir el tipo de datos que se desea introducir en una celda o rango de celdas

• Ejemplos: Se quiere validar la columna categoría para valorar entre 1 y 3

• Paso 1 : Buscar la opción de validación de datos

PASO 2: CONFIGURACIÓN

PASO 3: MENSAJE DE ENTRADA

PASO 4: MENSAJE DE ERROR

PASO 5: DIGITE VALOR EN EL RANGO QUE VALIDO