AUDITORIA DE GESTION EN EL AUDITORIA DE GESTION EN EL AREA DE LOGISTICAAREA DE LOGISTICA

Integrantes:

Arapa Chávez, María Harlinda Olivares Yagua, Erika Marita Arroyo Arroyo, Pablo Angel Hirache Soto, Richard

IntroducciónIntroducciónHoy en día el tema logística es un asunto tan importante que la empresas crean áreas especificas para su tratamiento, se ha desarrollado a través del tiempo y es en la actualidad un aspecto básico en la lucha constante de una empresa líder.

Reseña Histórica de la LogísticaReseña Histórica de la Logística

Década 50.- la logística proviene del campo militar. A mediados de los 60.- los empresarios comenzaron a

comprender que la rentabilidad podía mejorar si se planeaba correctamente las operaciones de distribución.

A partir de 1980, se consolida la logística. Década 90.- es tal vez el proceso que mas se esta utilizando

loa adelantos tecnológicos.

Concepto de LogísticaConcepto de Logística

"Logística" es el proceso de planificar, implementar y controlar el flujo y almacenaje de materias primas, productos semi-elaborados o terminados, y de manejar la información relacionada desde el lugar de origen hasta el lugar de consumo, con el propósito de satisfacer los requerimientos de los clientes.

Importancia de la LogísticaImportancia de la Logística

Aumento en líneas de producción.La eficiencia en producción, alcanzar niveles altos.La cadena de distribución debe mantener cada vez menos

inventarios.Desarrollo de sistemas de información.

Clasificación de la LogísticaClasificación de la Logísticaa) Por su naturaleza del contenido Logística pura o teórica Logística aplicadaa) Dentro de la logística aplicada La logística del alto nivel La logística operativaa) Dentro de la logística operativab) Por su función objetiva Logística de producción Logística de consumo

Beneficios de la LogísticaBeneficios de la Logística

Incrementar la competitividad. Cumplir con los requerimientos del mercado. Agilizar las actividades de compra del producto

terminado. Planificar estratégicamente para evitar situaciones

inesperadas. Optimizar los costos, tanto para los proveedores como

para los clientes. Planificar de forma eficaz las actividades internas y

externas de la empresa.

Errores mas frecuentes en la logísticaErrores mas frecuentes en la logística1) No informar a tiempo al operador logístico que el

despacho de la mercancía llegó al puerto2) No realizar la revisión previa a los documentos de

rigor, por parte de las sociedades de intermediación aduanera

3) Enviar las mercancías a otros destinos4) Las demoras del contenedor en el puerto5) El incumplimiento de los transportadores6) Almacenamiento7) El robo de mercancías en las bodegas de

almacenamiento

Auditoria LogísticaAuditoria Logística

La auditoria tiene como propósito entregar un mensaje acerca del estado actual de una Organización en los aspectos de la logística y de su dedicación al mejoramiento de la gestión.

La auditoria examina todos los aspectos de la gestión logística, y permite al mismo tiempo que se extraiga información sobre los procedimientos y las propias condiciones de trabajo. Trabaja sobre los aspectos de eficiencia en el uso de los recursos, identifica aquellas áreas y procesos que pueden mejorarse y promueve la participación del personal involucrado.

¿Por qué es necesario la auditoria ¿Por qué es necesario la auditoria de gestión en el área de Logística?de gestión en el área de Logística? El propósito de un sistema logístico es el de trasladar las

materias primas y los componentes hacia el proceso de fabricación para después trasladar los productos terminados hacia el consumidor final con un costo mínimo.

Dentro de esas señales se encuentran: un débil servicio al cliente, objetivos de marketing que no son cumplidos, cambios en el posicionamiento de la competencia, la presencia de inventarios excesivos, el disparo de los costos, la infra utilización de los recursos, duplicación de actividades, entre otros.

Funciones de la Gestión Funciones de la Gestión LogísticaLogística

Dentro del área de Logística se encuentra:Compras: Es el proceso de adquisicion

de insumos, repuestos, materiales, etc. en la cantidad necesaria, a la calidad adecuada y al precio conveniente, puestos a disposición de operaciones en lugar y momento requerido.

COMPRASCOMPRAS

Los objetivos de la gestion de compras son: Continuidad del abastecimiento. Negociar precios convenientes. Asegurar la cantidad y calidad adecuada

de los suministros. Definir el nivel de inventario, evitando

rotura de stocks y mermas por obsolescencia, deterioro y/o duplicidad.

COMPRASCOMPRAS

Estudiar nuevos insumos y fuentes alternativas de suministro en función a nuevos procesos productivos.

Mantener costos de adquisición y mantenimiento de stocks a niveles adecuados acorde a la estructura de operación

ALMACENAMIENTOALMACENAMIENTO Almacenamiento: Proceso de recepcion ,

almacenamiento y movimiento dentro de un mismo almacen hasta el punto de consumo. Tiene como objetivo optimizar un área logistica que actua en dos etapas de flujo como son abastecimiento y la distribucion fisica. Su función es garantizar el suministro continuo y oportuno de los materiales y medios de produccion para asegurar los servicios de forma ininterrumpida y ritmica.

MANTENIMIENTOMANTENIMIENTO

Mantenimiento: Consiste en conseguir que las instalaciones y equipos se conserven en condiciones optimas de funcionamiento, previniendo las posibles averias y fallos, consiguiendo así que el trabajo se realice con los mayores niveles de calidad y seguridad.

PROCESOS DE LA GESTION PROCESOS DE LA GESTION LOGISTICALOGISTICALos procesos que forman la gestion

Logística son:- Gestion de Servicio al cliente.- Gestion de inventarios.- Gestion de compras.- Gestion de transporte.

FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE LOGISTICADE LOGISTICA

SERVICIO AL CLIENTESERVICIO AL CLIENTE

Proceso encargado de crear y mantener un lazo de comunicación entre la empresa y los clientes, mediante 4 subprocesos:

- Captura de pedido de clientes.- Procesamiento de pedidos.- Estableicimiento de políticas de servicio al

cliente.- Evaluación del servicio.

INVENTARIOINVENTARIO Se divide en dos grandes funciones: - Planeacion, actividades como

determinación de pronosticos, reaprovisionamiento, establecimiento de políticas de inventario y seguimiento de la demanda.

- Almacen, su rol critico y estrategico es asegurar los niveles de servicio al cliente.

COMPRAS Y TRANSPORTECOMPRAS Y TRANSPORTE

Compras: Adquisición de productos para satisfacer las necesidades de inventario.

Transporte: Encargada de trasladar el producto en las cantidades y fechas que el proceso de planeación de inventario requiere.

EMPRESA DISTRIBUIDORA EMPRESA DISTRIBUIDORA ALIMENTARIA S.A.ALIMENTARIA S.A.

.

Motivos del examen Motivos del examen

Corresponde a la necesidad de la empresa de optimizar sus procesos y procedimientos logísticos.

determinar los niveles de eficiencia, eficacia y economía de sus operaciones y posteriormente, emitir criterios para el mejoramiento continuo de sus actividades.

Auditoria LogísticaAuditoria Logística

La auditoria tiene como propósito entregar un mensaje acerca del estado actual de una Organización en los aspectos de la logística y de su dedicación al mejoramiento de la gestión.

Objetivo generalObjetivo general

Realizar un examen especial al área de Logística de la empresa Distribuidora Alimentaria S.A, para determinarfalencias e identificar oportunidades de mejora, con lafinalidad de ayudar a la dirección de la empresa alograr una administración más eficaz a través deindicadores de gestión que contribuyan a generar una propuesta de mejoramiento e innovación.

Objetivos EspecíficosObjetivos Específicos

Evaluar el sistema de control interno del departamento de logística de la empresa, para determinar fortalezas y debilidades.

Evaluar los niveles de eficiencia, eficacia y economía en la utilización de recursos humanos, tecnológicos y financieros.

Determinar el cumplimiento de las disposiciones legales y políticas que rigen el funcionamiento de la empresa.

AntecedentesAntecedentes

La empresa Distribuidora Alimentaria S.A. se encuentra ubicada en el departamento de Arequipa .

Distribuidora Alimentaria S.A. tiene como actividad principal la venta al por mayor y menor de productos de consumo masivo.

La empresa se a posicionado en la región sur del Perú gracias a la distribución de marcas Chucarapi, Casagrande, y Cartavio.

MisiónMisión

Ser una empresa que mantiene los altos niveles de calidad del producto conservando el medio ambiente.

VisiónVisión

Ser la empresa líder en la comercialización en la cuidad de Arequipa, con productos de alta calidad.

LA AUDITORÍA DE GESTIÓN AREA LA AUDITORÍA DE GESTIÓN AREA LOGISTICALOGISTICA

La metodología utilizada para realizar la Auditoría de Gestión se basa en las siguientes fases:

Fase I. Planificación

Preliminar

Programa de auditoria preliminar

  Específica

Programa específico de auditoria

Fase II. Ejecución del Trabajo

Fase III. Comunicación de Resultados

Informe de auditoria

1.- PLANIFICACIÓN PRELIMINAR1.- PLANIFICACIÓN PRELIMINAR1.1.-PROGRAMA DE AUDITORÍA PRELIMINAR.1.1.-PROGRAMA DE AUDITORÍA PRELIMINAR.

1.2.- PLANIFICACIÓN ESPECÍFICA1.2.- PLANIFICACIÓN ESPECÍFICA

CUESTIONARIO DE CONTROL CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNOINTERNO

HALLASGOS DE CONTROL INTERNOHALLASGOS DE CONTROL INTERNO

2.-EJECUCIÓN DEL TRABAJO2.-EJECUCIÓN DEL TRABAJO EJECUACION DEL PROGRAMA ESPECÍFICOEJECUACION DEL PROGRAMA ESPECÍFICO

PAPELES DE TRABAJOPAPELES DE TRABAJODISTRIBUIDORA ALIMENTARIA S.A.

AUDITORIA DE GESTION

MARZO

COMPRAS LOCALES

Ref.

LF 3

1/1

Ref.HH

L.G.3.1

3.- COMUNICACIÓN DE RESULTADOS3.- COMUNICACIÓN DE RESULTADOSINFORME

INFORMACIÓN INTRODUCTORIA MOTIVOS DEL EXAMEN

OBJETIVOS DEL EXAMEN

OBJETIVO GENERAL

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

ALCANCE

RECURSOS

 INFORMACIÓN DE LA EMPRESAANTECEDENTES

MISIÓN

VISIÓN

BASE LEGAL

OBJETIVOS DE LA EMPRESA

OBJETIVOS DE LAS ÁREAS AUDITADAS

ÁREA DE LOGÍSTICA

ESTRUCTURA ORGÁNICA

 RESULTADOS ESPECÍFICOS

 

INEFICACIA EN LA ENTREGA OPORTUNA DE PEDIDOS

De las 26 compras realizadas al proveedor local, solo 20 fueron entregadas a tiempo, lo que ocasiona que no se pueda disponer de la mercadería para atender las ventas en los plazos establecidos, y causando insatisfacción en el servicio prestados a los clientes,

además del incremento ocasional de gastos por parte de la empresa al tratar de compensar la entrega con condiciones diferentes a las pactadas inicialmente.

 RECOMENDACIÓN

Al Coordinador de Logística.- Establecerá políticas para la recepción de los pedidos que estén enfocadas a definir por escrito las condiciones necesarias y obligatorias para la empresa, las mismas que proporcionará al proveedor para su conocimiento y cumplimiento.