Post on 21-Feb-2015
EXCEL 2007
FORMATO CONDICIONAL
FORMATO CONDICIONAL
Sirve para que dependiendo del valor de la
celda, Excel aplique un formato especial o
no sobre esa celda.
El formato condicional suele utilizarse para
resaltar errores, para valores que cumplan
una determinada condición, para resaltar las
celdas según el valor contenido en ella, etc.
Aplicar un formato condicional a una celda:Seleccionamos la celda a la que vamos a
aplicar un formato condicional.Accedemos al menú Formato condicional de
la pestaña Inicio.
Aquí tenemos varias opciones, como resaltar
algunas celdas dependiendo de su relación
con otras, o resaltar aquellas celdas que
tengan un valor mayor o menor que otro.
Utiliza las opciones Barras de datos, Escalas
de color y Conjunto de iconos para aplicar
diversos efectos a determinadas celdas.
Al seleccionar nueva regla aparece un cuadro de diálogo Nueva regla de formato como el que se ve a continuación.
Seleccionar aplicar el formato únicamente a las celdas que contengan
un valor, se puede escoger otro diferente.
En el marco Editar una descripción de regla deberemos indicar las
condiciones que debe cumplir la celda y de qué forma se marcará.
En la sección Valor de la celda se puede escoger entre varias
opciones como pueden ser un valor entre un rango mínimo y
máximo, un valor mayor que, un valor menor que y
condiciones de ese estilo.
Los valores de las condiciones pueden ser valores fijos o
celdas que contengan el valor a comparar.
Si se pulsa sobre el botón Formato... entramos en un cuadro
de diálogo donde se puede escoger el formato con el que se
mostrará la celda cuando la condición se cumpla. El formato
puede modificar, el color de la fuente de la letra, el estilo, el
borde de la celda, el color de fondo de la celda, etc.
Al pulsar sobre Aceptar se creará la regla y
cada celda que cumpla las condiciones se
marcará. Si el valor incluido en la celda no
cumple ninguna de las condiciones, no se le
aplicará ningún formato especial.
Si pulsamos sobre Cancelar, no se aplicarán los
cambios efectuados en el formato condicional.
PRÁCTICA
Validación de datos
Es muy similar al formato
condicional, salvo que esta
característica tiene una función muy
concreta y es validar el contenido de
una celda; pudiendo incluso mostrar
un mensaje de error o aviso si
llegara el caso.
Para aplicar una validación a una celdaSeleccionar la celda que se quiera validar.
Acceder a la pestaña Datos y pulsar Validación
de datos.
Aparece un cuadro de diálogo Validación de
datos como el que se ve en la imagen donde se
puede elegir entre varios tipos de validaciones.
En la sección Criterio de validación se indica la condición
para que el datos sea correcto.
Dentro de Permitir se puede encontrar Cualquier valor,
Número entero, Decimal, Lista, Fecha, Hora, Longitud de
texto y personalizada. Por ejemplo si elegimos Número
entero, Excel sólo permitirá números enteros en esa celda,
si el usuario intenta escribir un número decimal, se
producirá un error.
Podemos restringir más los valores permitidos en la celda
con la opción Datos:, donde, por ejemplo, se puede indicar
que los valores estén entre 2 y 8.
Si en la opción Permitir: se elige Lista, se puede escribir una lista de
valores para que el usuario pueda escoger un valor de los disponibles
en la lista. En el recuadro que aparecerá, Origen: podremos escribir
los distintos valores separados por ; (punto y coma) para que
aparezcan en forma de lista.
En la pestaña Mensaje de entrada podemos introducir un mensaje
que se muestre al acceder a la celda. Este mensaje sirve para
informar de qué tipos de datos son considerados válidos para esa
celda.
En la pestaña Mensaje de error se puede escribir el mensaje de error
que queremos se le muestre al usuario cuando introduzca en la celda
un valor incorrecto.
Por ejemplo, en un libro de marketing, puede
configurar una celda para permitir
únicamente números de cuenta de tres
caracteres. Cuando los usuarios seleccionan
la celda, puede mostrarles un mensaje como
el siguiente:
Si los usuarios no tienen en cuenta este mensaje y escriben
datos no válidos en la celda, como un número de dos o de
cinco dígitos, puede mostrarles un mensaje de error
específico.
En un escenario un poco más avanzado, podría usar la
validación de datos para calcular el valor máximo permitido
en una celda según un valor que se encuentra en otra parte
del libro. En el siguiente ejemplo, el usuario ha escrito 4.000
dólares en la celda E7, lo cual supera el límite máximo
especificado para comisiones y bonificaciones.
Mensajes de validación de datosLo que los usuarios verán al escribir datos no válidos
en una celda depende de cómo se haya configurado la
validación de datos. Puede elegir mostrar un mensaje
de entrada cuando el usuario seleccione la celda. Este
tipo de mensaje aparece cerca de la celda. Si lo desea,
este mensaje puede moverse y dejarse visible hasta
que el usuario pase a otra celda o presione ESC.
También puede elegir mostrar un mensaje de error que sólo aparecerá cuando el usuario escriba datos no válidos.
Puede elegir entre tres tipos de mensajes de error:
FUNCIONES EN
MICROSOFT EXCEL
Las funciones nos permiten realizar operaciones
más complejas y de forma sencilla, tanto con
valores numéricos o valores de texto.
Todas las funciones tienen en común, el nombre
de la función la cual la identifica y una serie de
argumentos, todos ellos separados por puntos y
comas, todos ellos dentro de paréntesis.
FUNCIONES DE TEXTOFunciones que nos permiten trabajar con el
texto que contienen las celdas.
Es importante hacer notar que en el
momento que utilizamos estas funciones, en
los argumentos, tanto podemos utilizar texto
directamente entre comillas o una referencia
a una celda la cual contiene texto.
CONCATENARUne diferentes elementos de texto en
uno sólo. Estos elementos pueden ser
celdas o directamente texto utilizando
comillas "". Esta función puede tener
como máximo 30 argumentos.
Estructura: CONCATENAR(Texto1;Texto2;...)
Ejemplo:Si en la celda A1 tenemos el texto "Juan", en la
celda A2 "Rodriguez" y queremos que en la
celda A3 aparezca el nombre y apellidos en la
misma celda deberíamos escribir la siguiente
función: =CONCATENAR(A1;" ";A2)
Otra forma de obtener el mismo resultado que
utilizando la función Concatenar sería
utilizando & de la siguiente forma: =A1&" "&A2
IGUALRealiza la comprobación si dos valores son exactamente
iguales. Esta función sólo nos devolverá Verdadero o
Falso.
Ejemplo: En la celda A1 tenemos el texto "Avión" y en la
celda A2 "Avión". En la celda A3 podríamos realizar la
comparación con la función Igual de la siguiente manera.
=IGUAL(A1;A2), como resultado el ordenador nos
devolvería el valor Falso.
Estructura: IGUAL(Texto1;Texto2)
ENCONTRARNos devuelve la posición en la que se encuentra un valor dentro de una
cadena de texto.
El tercer argumento no es obligatorio, si no se introduce Excel
considerará la primera posición como número 1.
Ejemplo: En la celda A1 tenemos el texto: Mailxmail si deseamos saber
en que posición se encuentra la x deberemos escribir en la celda A2 la
función =ENCONTRAR("x";A1) nos devolverá un 5 como resultado ya
que la primera letra la considera como si estuviera en la primera
posición.
Estructura: ENCONTRAR(Texto que deseamos buscar; Dentro
del texto; Número de posición inicial)
IZQUIERDANos devuelve una cantidad de caracteres
determinados empezando a contar desde la
parte izquierda de la cadena de texto.
Ejemplo: En la celda A1 escribimos el texto:
"Funciones Excel". Si en la celda A2 escribimos
la función =IZQUIERDA(A1;9), obtendremos
como resultado "Funciones".
Estructura: IZQUIERDA(Texto; Número de caracteres
a extraer)
DERECHANos devuelve una cantidad de caracteres
determinados empezando a contar desde la parte
derecha de la cadena de texto.
Ejemplo: En la celda A1 escribimos el texto:
"Funciones Excel". Si en la celda A2 escribimos la
función =DERECHA(A1;5), obtendremos como
resultado "Excel".
Estructura: DERECHA(Texto; Número de caracteres a
extraer)
LARGONos retornará la cantidad de caracteres que tiene la
cadena de texto.
Ejemplo: en la celda A1 escribe el texto: "Funciones
Excel". Para saber la cantidad de caracteres que forman
este texto deberás introducir en otra celda la función
=LARGO(A1). Como resultado nos devolverá un 15.
Estructura:
LARGO(Texto)
MINUSC Todo el contenido de un texto o celda cambia a minúsculas. Si se
utiliza una celda en la que contiene texto esta no se transforma toda en
minúsculas, si no que... en la celda donde pongamos la función
obtendremos una copia de la primera celda pero toda en minúsculas.
Ejemplo: En la celda A1 tenemos el texto: "Funciones de EXCEL". Si
escribimos la función =MINUSC(A1) en la celda A2 el resultado que
obtenemos sería: "funciones de excel". Volvemos a recordar que
tenemos los dos textos tanto en la celda A1 como en la A2, ya que la A2
es una función que dependerá siempre del contenido que hay en la A1.
Estructura: MINUSC(Texto)
MAYUSCCon esta función obtendremos todo el contenido de
un texto o celda en mayúsculas.
Ejemplo: En la celda A1 tenemos el texto:
"Funciones de EXCEL". Si escribimos la función
=MAYUSC(A1) en la celda A2 el resultado que
obtenemos sería: "FUNCIONES DE EXCEL".
Estructura: MAYUSC(Texto)
EXTRAENos devuelve una cantidad de caracteres
específicos a partir de una posición inicial de una cadena de texto.
Ejemplo: Si en la celda A1 tenemos el texto: "Funciones de Excel" y en la celda A2 queremos obtener la palabra "de" deberíamos escribir la función =EXTRAE(A1;11;2)
Estructura: EXTRAE(Texto; Posición inicial; Número de caracteres a extraer)
NOMPROPIOCon esta función obtendremos un texto en el que
aparecerá en mayúsculas la primera letra de cada
palabra que forma parte del texto.
Ejemplo: Si escribimos la función =NOMPROPIO(A1)
en la celda A2, y en la celda A1 el texto: "Funciones de
excel" obtendremos como resultado "Funciones De
Excel".
Estructura:
NOMPROPIO(Texto)
REEMPLAZAR
Con esta función conseguiremos reemplazar
parte de texto, indicando desde que posición y
cuantos caracteres deseas reemplazar y el texto
que deseas poner.Estructura: REEMPLAZAR(Texto original; Posición inicial a partir de donde deseamos recortar; Número de caracteres a quitar; Nuevo texto a insertar)
Ejemplo: En la celda A1 escribe el texto "Funciones
de Excel" y en la celda A2 la función:
=REEMPLAZAR(A1;11;2;"dentro de") esta
función nos devolverá el texto: Funciones dentro de
Excel. La función lo que realiza es eliminar del texto
que hay en la celda A1 desde la posición 11, 2
caracteres y estos los sustituye por el texto "dentro
de". Hay que observar que hemos eliminado 2
caracteres y hemos introducido 9 en su lugar.
REPETIRLo que conseguimos con esta función es que se
repitan una cantidad de veces un texto determinado.
Ejemplo: Si en la celda A1 escribimos esta función
=REPETIR("la";3) obtendremos como resultado
"lalala".
Estructura: REPETIR(Texto; Número de veces a repetir)
ESPACIOSElimina los espacios en blanco que hay dentro de una cadena de
texto, excepto los que son de separación de palabras.
Ejemplo: Si en la celda A1 tenemos escrito el texto: " Funciones
de Excel ". Si quisiéramos que no aparecieran estos espacios en
la celda A2 tendríamos que poner la función =ESPACIOS(A1)
de tal forma que el resultado final será: "Funciones de Excel".
Estructura: =ESPACIOS(Texto a quitar espacios)
FUNCIONES LÓGICASFunciones que nos permiten "preguntar"
sobre el valor de otras y actuar según la respuesta obtenida.
Las funciones lógicas se clasifican en:
Funciones Lógicas "SI".Funciones Lógicas "Y" Funciones Lógicas "o"
SILa función SI nos permite realizar una pregunta
lógica, la cual pueda tener dos posibles resultados
Verdadero o Falso y actuar de una u otra forma
según la respuesta obtenida.
Utilidad de la Función "SI":
Se debe utilizar en todos los problemas en los que
se plantee una disposición legal (condición) y
dependiendo de esta condición el usuario puede
tener uno de los dos caminos disponibles.
Lo que escribamos dentro del segundo y tercer argumento serán
las acciones que se realizarán en caso de que la respuesta a la
pregunta lógica sea verdadera o sea falsa. Los dos primeros
argumentos son los únicos obligatorios para esta función.
Para realizar la pregunta lógica podremos utilizar los siguientes
operadores de comparación: = para preguntar si dos valores son
iguales, > para saber si un valor es mayor que otro, < para
preguntar por menor, >= con este podremos conocer si es mayor
o igual, <= preguntamos por menor o igual, o si deseamos mirar
sin son diferente utilizaremos <>
Estructura: SI(Pregunta lógica; Acción en caso verdadero; Acción en caso falso).
Ejemplo: Imagina que en la celda A1 escribimos la edad
de una persona y en la celda A2 queremos que aparezca
el texto "Mayor de edad" en el caso que la edad sea igual
o 20 superior a 18, mientras que nos interesará aparezca
"Menor de edad" en caso que la edad sea menor de 18.
La función que deberíamos escribir sería
=SI(A1>=18;"Mayor de edad";"Menor de edad")
Observa que en el primer argumento preguntamos por
mayor o igual que 18, si la respuesta a la pregunta es
Verdadera se realizará el segundo argumento:
"Mayor de edad", en cambio si la respuesta es falsa,
realizamos el tercer argumento: "Menor de edad".
Funciones Lógicas "Y”Esta función lógica sirve para agrupar
condiciones simples y trabajar dentro de una
función "SI"
Condiciones Simples: Emiten valores de
verdad o falsedad
Ejemplo: A5 > 100
Sintaxis: = y (Condición1; Condición2; condición3 .. )
Valor de verdad de "Y"
P Q P Y Q
V V V
V F F
F V F
F F F
OEsta función también se suele utilizar
conjuntamente con la función Si. Con ella también
podremos realizar varias preguntas dentro del Si y
la parte que está en el argumento reservado para
cuando la pregunta es verdadera, sólo se realizará
en el caso que cualquiera de las respuestas a las
preguntas dentro de la O sea verdadera.
Estructura: O(Pregunta 1; pregunta 2; pregunta 3;...)
Ejemplo:Utilizaremos el mismo ejemplo anterior pero dejaremos
pasar si la persona es mayor de 16 años o mide más de
150. De esta manera con que se cumpla una de las dos
aparecerá el texto "Puede pasar". El único caso que
aparecerá "NO puede pasar", será cuando las dos
preguntas no se cumplan.
=SI(O(A1>16;B1>150);"Puede pasar";"NO puede
pasar")