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Información Confidencial
Proceso de Desempeño Fase II
Retroalimentación intermedia
Gerencia Atracción y Gestión del Talento.
Junio 2015
Información Confidencial
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Objetivos
Proceso Desempeño
Beneficios Fase II
Criterios para cambiar objetivos
Proceso de Desempeño en Sistema META
Proceso de Desempeño F II Manual
Premisas
Plan de trabajo
Apoyo requerido
Recursos adicionales
Taller de Retroalimentación
Formatos.
ÍNDICE
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•Que los jefes cuenten con una
herramienta que les facilite la
dirección, seguimiento y
retroalimentación del desempeño de
cada uno de los integrantes de su
equipo, impulsando su desarrollo y la
mejora de la productividad.
OBJETIVOS
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Fase I DOE
Fase III Evaluación
Proceso de Desempeño
Fase IISeguimiento
EvaluarPlanear Desplegar Documentar Monitorear
Objetivos
Revisar Clarificar Revisar
Comportamientos Retroalimentar Evaluar
Retroalimentar Monitorear
Competencias
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Fases del Proceso de Desempeño Fases Concluidas
Planeación
Fase I Despliegue Objetivos Estratégicos (DOE)
Fase II(Seguimiento)
Fase III(Evaluación)
Evaluación
Ago-Nov Dic-Ene
Despliegue
Dic-Ene
Documentación
Feb
Monitoreo
Mar-Dic
Definición de lineamientos estratégicos
Definición de objetivos estratégicos de Empresa
Alineación de objetivos del Comité Directivo y UN
Alineación de objetivos de Gerentes y su Equipo de trabajo
Capacitación a usuario finalista en el Proceso de Desempeño y Sistema Meta
Captura objetivos y KPI´s individuales en Sistema META
Establecimiento de objetivos y KPI´s en formato ( Excel)
Elaborar planes de trabajo
Actualizar mensualmente avances de objetivos y KPI´s.
Monitoreo
Ago-Dic
Retroalimenta-
ción
Jul
Información Confidencial
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Planeación
Fase I Despliegue Objetivos Estratégicos (DOE)
Fase II(Seguimiento)
Fase III(Evaluación)
Ago-Nov
Despliegue
Dic-Ene
Documentación
Feb
Monitoreo
Mar-Dic
Retroalimenta-
ción
Jul
Fases del Proceso de Desempeño
Evaluación
Dic-Ene
Revisar el avance de cumplimiento de objetivos a mitad del año.
Podrás modificar objetivos, KPI´s, metas, etc, validados por tu jefe.
Revisar las Fortalezas y áreas de Oportunidad del colaborador en las
competencias del puesto.
Recibir y documentar Retroalimentación del jefe.
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Los cambios se pueden realizar solo bajo las siguientes circunstancias de negocio:
Fusiones o adquisiciones de negocio.
Crisis del negocio que impacten en los resultados del mismo.
Proyectos no autorizados.
Criterios para realizar cambios en objetivos
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Retroalimentar es la parte más importante del proceso ya
que permite la reflexión sobre los KPI´S que está logrando elcolaborador, las fortalezas y áreas de oportunidad que tiene
en competencias.
Verificar si los objetivos siguen vigentes o es necesario
cambiarlos y reorientar esfuerzos, de acuerdo a las
estrategias o prioridades del negocio, siempre y cuando
cumpla los criterios para realizar modificaciones a objetivos.
Verificar que los cambios realizados en objetivos, sigan
alineados a la estrategia del negocio.
Beneficios Fase II Retroalimentación Intermedia Proceso de Desempeño
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Ponderación de los Factores
RESULTADO DE A:
INSUFICIENTE 0% 79.99%
INFERIOR A ESPERADO 80% 94.99%
ESPERADO 95% 104.99%
SUPERIOR 105% al 120%
Resultado de Desempeño
Objetivos
Competencias
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Proceso de Desempeño
FASE I
• Enviar objetivos para su
autorización
• Validar Competencias
• Realizar cambios a Objetivos /
Fichas Técnicas
• Autorizar Objetivos
• Actualizar Avances Mensualmente
FASE II
• Retroalimentación Intermedia
• Actualizar Avances Mensualmente
FASE III
• Evaluación Final
• Retroalimentación Final
•
DESEMPEÑO
FASE I
• Captura de Objetivos
• Capturar ficha técnica (KPI)
• Compartir Objetivos
• Delegar Objetivos
OBJETIVOS
MODULOS
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Jefe
• Actualiza avances de cada objetivo en las fechas del 10 al 18 de cada mes.
SESION DE RETROALIMENTACION
PROCESO
• Ingresa al Sistema
• Actualiza avances de JUNIO.
• JULIO hacer click en botón siguiente fase
• Ingresa a Desempeño
• Envía formulario al jefe
Colaborador
• Ingresa al Sistema
• Revisa avances del colaborador
• Valida o solicita cambios
• Prepara Retroalimentación para el colaborador en el formato Retroalimentación Intermedia.
Jefe
• Captura comentarios que su jefe le compartió sobre su desempeño.
• Realiza los cambios que le solicitaron en objetivos
• Envía formulario para su autorización.
Colaborador
• Complementa comentarios en el apartado de Retroalimentación
• Autoriza y cierra proceso.
Colaborador
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1.Colaborador realiza la auto revisión respecto a su desempeñoen el logro de objetivos y competencias.
2.Jefe programa sesión de retroalimentación al colaboradorclarificando fortalezas y áreas de oportunidad en su
desempeño y valida o cambia evaluación que realizó el
colaborador.
3.Jefe y colaborador acuerdan las acciones que elcolaborador realizará y las facilidades y apoyo que recibirá
para mejorar el desempeño y lograr los KPI´s.
4.Colaborador llena el formato de retroalimentación en excel,de acuerdo a la sesión de retroalimentación que tuvo con su
jefe con las observaciones que le hizo.
5.Colaborador entrega formato de Desempeño y deRetroalimentación a Jefes de Desarrollo en las UN o Jefe de
Talento en el Corporativo.
Fase II para Personal sin mando y Administrativo
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Acceso al Sistema
Portal URL PropiaMETA Pro http://meta.bachoco.net
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Proceso
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Editar objetivo
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o Puedes realizar cada fase del proceso en el Sistema Meta, consultando los manuales que se encuentran disponibles en el mosaico de Entrenamiento, en el Sistema.
Manuales del Proceso para Usuario Final.
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1. Se RETROALIMENTA todo el personal que estableció objetivos y KPI´S.Personal de nivel Jefatura a Ejecutivo, realizan el proceso en el Sistema META,personal de los otros niveles, realiza el proceso en los formatos excel.
2. Aun cuando el personal sea de nuevo ingreso, es oportuno reciba de partedel Jefe comentarios sobre las expectativas de desempeño para el cierre deaño.
4. El comité de KPI´s, realizará el proceso de Sanity Check verificando loscambios que hubo y si son viables o en su caso, verificará con el Gerente deUnidad de Negocio o Director, para que los autoricen o se corrijan.
Premisas Proceso Desempeño Fase II
2015
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Apoyos requeridos
1. Revisar el desempeño de sus colaboradores y asegurarse que todos
los integrantes de la UN, reciban retroalimentación.
2. Brindar la retroalimentación a sus colaboradores sobre el logro de
objetivos y KPI´s, las fortalezas y áreas de oportunidad que observan
en su desempeño.
3. Realizar el proceso oportunamente y para personal sin mando
entregar los formatos en los tiempos que se establecen para la Fase II:
Fecha Límite: 30 de Julio 2015
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1. Taller de Capacitación Proceso Desempeño Fase II.
2. Taller de Capacitación en Sistema META.
3. Manual del Usuario Fase II en Sistema META
4. Campaña de comunicación a través de:
Mensajes electrónicos
Pendones
Carteles
5. Manual del Usuario Final, Sistema META
6. Asesoría para la realización correcta del proceso en Sistema META,
Proceso Manual y Retroalimentación del Desempeño.
Recursos Adicionales
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2015
Retroalimentación del Desempeño
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I. ¿Qué es Retroalimentación?
II. ¿Por qué es importante la Retroalimentación?
III. Pasos para la Retroalimentación
IV. Mejores prácticas
Contenido
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¿QUE ES RETROALIMENTACION?
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La Retroalimentación también denominada Feedback, es
desde el punto de vista social y psicológico el proceso de
compartir observaciones, preocupaciones y sugerencias,
con la intención de mejorar el funcionamiento de una
organización, una persona o un proceso.
Retroalimentación
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En las sesiones de revisión del desempeño la parte más importante del proceso, escuando se recibe o brinda la RETROALIMENTACION .
El proceso de RETROALIMENTACION es: comentar el desempeño de loscolaboradores y los progresos que han tenido en un periodo definido.
No solo permite analizar los resultados, sino encontrar en conjunto: Jefe yColaborador, opciones para mejorar el desempeño.
El proceso de RETROALIMENTACION, mejora la comunicación entre el Jefe y elColaborador, permitiendo un momento de reflexión y es oportunidad paraintercambiar puntos de vista.
¿Por qué es importantes la Retroalimentación?
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Pasos para la Retroalimentación
I. Rompe el hielo:
Inicia el proceso de entrevista preguntando sobre algún tema en general, no te enfoques aún a resultados u objetivos.
Algunas preguntas que sugerimos:
Preguntas sobre: a) Su familia
b) Sus vacaciones pasadasc) Pasatiempos
Esto se realiza para crear un ambiente de confianza y
no llegar directo al tema de retroalimentación.
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Pasos de Retroalimentación
II. Clarifica el propósito de la entrevista:
Explica al colaborador cual es el motivo dela reunión.
Aun cuando ya le has avisado a través de la cita pararetroalimentación, es importante confirmarlo.
Comenta con el colaborador que este proceso es una oportunidadque nos otorga la Empresa para hacer una reflexión sobre eldesempeño que ha mostrado.
Refuerza los aspectos que se revisan: objetivos y competencias.
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Toma en cuenta el comportamiento típico delcolaborador, no te bases solamente en hechosrecientes, ni en hechos del año pasado.
Pasos de Retroalimentación
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Una Retroalimentación siempre debe iniciar resaltando las fortalezas y virtudes que observas en tu colaborador, abordando posteriormente los aspectos que requiere mejorar.
Por cada fortaleza que le compartas, acompáñale de un ejemplo.
III. Resalta las fortalezas
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Aclara cuales fueron los resultados que no selograron y sus causas.
Cuando abordes áreas de oportunidad, solo describe los hechos, sin juicio, sin etiqueta ni interpretación.
Cuando tengas que informarle al colaborador que su desempeño no es satisfactorio, habla claro y conciso.
Retroalimenta en términos de resultados y conductas específicas, no en calificativos de la persona. Ejemplo: usa “No es adecuado que llegues tarde por…", en lugar del calificativo: "eres un impuntual”, “Observo que no te importa..” “eres irresponsable” o cualquier otra interpretación que tengas.
No uses frases como « A todos nos pasa» o minimices el comportamiento con la palabra «un poco» o utilices la palabra siento, solo le resta claridad a lo que vas a compartirle.
Pasos de Retroalimentación
IV. Clarifica las áreas de oportunidad
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Clarifica que es lo que se espera del desempeño, en cuanto a resultados y competencias.
Es necesario abordar claramente que desempeño esperas, sobre todo cuando le has compartido áreas de oportunidad.
Este punto es muy importante, de la claridad con que lo plantees depende el enfoque a resultados de tu colaborador o modificación del comportamiento.
Pasos de Retroalimentación
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V. Especifica el desempeño esperado
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La mejora del desempeño del colaborador no recae en el jefe
inmediato, ni en Recursos Humanos o Talento, es responsabilidad decada individuo emprender acciones para su desarrollo y mejora deresultados.
Para lograr los resultados es necesario definir entre ambaspartes: A donde se quiere llegar a fin de año, que se esperarealizar, como se espera alcanzar los objetivos planteados.
Para cada colaborador implica su convencimiento y compromiso.
Solicita el punto de vista del colaborador para mejorar eldesempeño y dale oportunidad de que genere compromisos.
Pasos de Retroalimentación
VI. Establece acuerdos
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La sesión de retroalimentación, brinda elementos para el mejoramiento deldesempeño del colaborador.
Solicítale o proponle a tu colaborador o un plan de acción, quepuede ser:
Plan de entrenamiento en su puesto. Involucrarlo en proyectos que refuercen las competencias a desarrollar. Conocimiento de sus procesos dentro de la Empresa o fuera. Capacitación interna o externa.
Guía o entrenamiento de tu parte. Lectura de artículos.
Pasos de Retroalimentación
VII. Solicita acciones para mejorar
Recuerda que no todo se mejora con cursos decapacitación, hay otras acciones que también soncapacitación o entrenamiento y contribuyen a lamejora de manera más efectiva.
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Resume el desempeño que le observas y lo que debereforzar.
Agradece la apertura al proceso y reitera tu apoyo para ellogro de los objetivos.
Cierra la sesión con una actitudpositiva.
Recuerda que es muy importante no dejar ninguna duda delproceso que acaban de realizar.
Solicita que realice los cambios en el formato o sistemacorrespondiente.
Pasos de Retroalimentación
IX. Agradece la sesión de retroalimentación.
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Mejores prácticas de Retroalimentación
Durante la Sesión de retroalimentación.
1. Se cordial.
2. Habla claro
3. Resalta los aspectos positivo antes de los negativos. (fortalezas)
4. Indica claramente las áreas de oportunidad. (áreas a mejorar)
5. Ratifica o modifica la calificación con la que el colaborador cerro avances enJunio
6. Solicita o sugiere acciones para mejorar el desempeño.
7. Establece la fecha en la que te enviará el formato de retroalimentación, osubirá los comentarios de retroalimentación al sistema META.
8. Agradece entrevista y
9. Cierra la sesión.
Antes de la sesión de retroalimentación.
1. Establece cita formal
2. Prepara la retroalimentación (usando el formato)
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Pasos a realizar Verificación
Antes de la entrevista de Retroalimentación
Establece la cita
Prepara la retroalimentación
Durante la Entrevista:
Rompe el hielo
Clarifica el propósito de la entrevista
Resalta fortalezas y usa ejemplos
Clarifica áreas de oportunidad y usa ejemplos
Especifica el desempeño esperado.
Establece acuerdos para mejorar (Qué va hacer el jefe, y qué le toca al colaborador)
Solicita o sugiere acciones de mejora o desarrollo (Recuerda que no solo el curso formal es capacitación: modelo 70-20-10
Asegúrate que tu colaborador llena su formato de retroalimentación con los comentarios que le has compartido.
Cierra entrevista y agradece el proceso
Solicita realice los cambios acordados ( en el formato de Desempeño)o en el Sistema META o formato físico.
Solicita a tu colaborador envíe el formato de Desempeño y la retroalimentación, vía correo.
Guía rápida de retroalimentación.
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Información Confidencial
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Formatos
Información Confidencial
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Formatos