Proceso de promoción del talento humano

Implementación en el Capítulo Unalma

John Edwin Gómez Hincapié. ANEIAP Unalma 2014

Miembro Honorario

John.edwin.gomez@aneiap.co

El presente es un documento descriptivo de la metodología de promoción de

talento humano, desarrollada en el Capítulo Unalma y usada por primera vez en

el segundo semestre de 2013.

La descripción del proceso se hará demostrando que el asociado en

determinadas etapas presenta diferentes expectativas hacia ANEIAP, que los

procesos deben ser ejecutados por personas con perfiles específicos, y que la

carrera ANEIAP, que es en parte respuesta a las dos tesis iniciales, se queda corta

al momento de garantizar una correcta transición del asociado entre los

eslabones de la cadena de valor establecida por un capítulo.

Finalmente se describirá la implementación del proceso en el Capítulo Unalma,

en un nivel muy profundo de detalle, con el fin de que pueda ser replicado en los

demás capítulos ANEIAP, según se defina.

NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DEL ASOCIADO

Lo que un asociado espera de ANEIAP varía entre individuos y en la medida que

avanza el tiempo, ya que la manera en que este percibe el entorno y sus

necesidades hacia el mismo están influenciadas por su evolución personal y

profesional, mostrando un marcado aumento en el nivel de exigencia hacia la

cadena de valor de la asociación, dicho aumento está dado por:

o El conocimiento de la asociación

o Su responsabilidad y empoderamiento

o Sus metas particulares

o Sus conocimientos ingenieriles

o Su necesidad de contacto con el entorno empresarial

El cambio en el nivel de exigencia no está dado solamente por el cambio de

semestre académico, sino por un conjunto de variables que influyen al tiempo.

Se establece la siguiente jerarquía de necesidades y expectativas:

Imagen 1: Pirámide de necesidades y expectativas de los asociados ANEIAP

Autor: John Edwin Gómez.

Es posible que lo que espera el asociado de ANEIAP no evolucione de acuerdo

con el orden planteado en esta pirámide, o algunos de estos aspectos no sean

una expectativa del asociado, esto es debido a las diferentes características de

su personalidad, pero de manera general sería posible clasificar cualquier

necesidad y/o expectativa del asociado en alguno de estos grupos.

Encontramos reunidos en uno de los niveles de la pirámide las cinco motivaciones

básicas del ser humano, en medio de una evolución progresiva enfocada al

contacto empresarial inicial y su posterior vinculación.

Cabe aclarar que ANEIAP puede no tener actualmente una respuesta para

algunas de estas necesidades y es posible que este fenómeno influya en el

empoderamiento del asociado, por lo tanto, debe ser una prioridad enfocar

esfuerzos en este sentido.

REQUERIMIENTOS DE LOS PROCESOS

Así como los asociados tienen expectativas particulares, los procesos requieren

características del asociado que los ejecuta, constituyendo de esta manera un

perfil específico, entendiendo que un mismo asociado que no cumpla ahora con

el perfil requerido, podría hacerlo el siguiente periodo gracias a su desarrollo

individual.

En este sentido, es importante resaltar que ubicar de manera equivocada un

asociado en un proceso bien sea por que el asociado esta sobre calificado para

ejecutarlo o por lo contrario no está preparado aún, tiene repercusiones en el

resultado final del mismo, en el desarrollo individual del asociado,

aprovechamiento de sus competencias y finalmente en su bienestar y si bien, un

asociado que en teoría no cumpla con el perfil podría ejecutar un proceso

satisfactoriamente, lo ideal es disminuir el nivel de incertidumbre y posterior riesgo

apelando a que la probabilidad de éxito es más alta si los integrantes del grupo

de trabajo cumplen con el perfil requerido.

Para el proceso de promoción no existe un asociado más competente que otro,

sino que los asociados son o no competentes para ejecutar satisfactoriamente un

proceso en un momento específico.

CONCEPTO DE CARRERA ANEIAP

Considerando las dos tesis anteriores, es claro que la asociación debe consolidar

una propuesta de valor que responda a las expectativas del asociado en cada

una de las etapas de su proceso, pero que también potencie y aproveche sus

competencias con el fin de obtener mejores resultados en los procesos

ejecutados.

La Carrera ANEIAP es precisamente una descripción de los procesos del capítulo

en la búsqueda de satisfacer las necesidades de sus asociados, generalmente los

capítulos ANEIAP tienen definida y documentada su carrera (Ver ANEXO 1). Dada

su naturaleza descriptiva y si bien, establece especificaciones y relaciones entre

los procesos, por sí sola no garantiza que el paso de los asociados por los

eslabones de la cadena de valor se haga de manera ordenada y sistemática, en

este sentido es necesario establecer un mecanismo adicional que administre la

vinculación del asociado a los diferentes roles, considerando sus necesidades,

expectativas y los requerimientos de los procesos, de esta manera se justifica la

concepción de un Proceso de promoción del talento humano.

PROMOCIÓN DEL TALENTO HUMANO

La promoción como concepto se refiere al proceso por el cual el asociado

transita por todos los eslabones de la cadena de valor de su capítulo,

aumentando progresivamente el nivel jerárquico, en la llamada promoción

vertical, aunque la misma puede darse de manera horizontal, la promoción por lo

tanto, es un mecanismo de administración de la carrera del asociado.

Adicionalmente la promoción interna se constituye en el primer medio para cubrir

el requerimiento de personal de los procesos del periodo y será complementada

con el proceso de incorporación basada en requerimiento, se garantiza además

que el valor ofertado por un capítulo sea asimilado por el total de asociados y no

se concentre en grupos específicos.

SISTEMATIZACIÓN DEL PROCESO

La promoción es un proceso que se hace individualmente, las posibilidades de

vinculación para cada asociado son diferentes, por lo tanto, la sistematización

del proceso busca a través de la entrada de su información inicial determinar a

qué procesos debe vincularse, básicamente se confronta el cumplimiento del

asociado en cada variable y determina los procesos en los cuales cumple con el

perfil requerido, para optimizar esta labor se desarrolló una herramienta de

promoción a partir de la programación del perfil requerido en cada proceso y la

caracterización de los asociados.

Perfil requerido para los procesos: El perfil requerido para cada proceso está

determinado por las siguientes variables:

o Semestre académico

o Tiempo en ANEIAP

o Membresía

o Organización de eventos capitulares

o Asistencia a eventos nacionales

En el caso del Capítulo Unalma aparecen dos variables a manera de pre requisito

para procesos particulares del capítulo:

o Escuela junior de Consultoría

o Proceso de formación de Coach’s

Cada una de estas variables cuenta con unas posibles categorías, en el caso del

semestre académico encontramos que puede ser un número entero o un rango

de números entre 1 y 10, el tiempo en ANEIAP está dado en semestres los cuales

pueden abarcar desde 1 a 9, la membresía podría ser provisional o activo

entendiendo que son las membresías donde el asociado verdaderamente se

vincula a la operatividad del capítulo, los demás criterios definidos se pueden

catalogar en “sí” (lo ha realizado) o “no” (no lo ha realizado).

Necesariamente todos los procesos tienen un perfil determinado por estas

variables, basado en el reglamento interno nacional se ubicará a manera de

ejemplo el perfil del miembro de Junta Directiva Capitular.

o Semestre Académico: “Semestre superior a cuarto”, “tener disponible su

calidad de estudiante el 80% de gestión”.

o Tiempo en ANEIAP: “Mínimo seis meses en la asociación”

o Membresía: “Activo”

o Organización eventos capitulares: “Haber liderado un evento o proyecto”

o Asistencia eventos nacionales: “Haber asistido a un evento nacional

interno”

o Escuela junior de Consultoría: Si o No

o Proceso de formación de Coach’s: Si

Los últimos dos criterios al ser particulares del Capítulo Unalma no están

reglamentados en la normativa nacional, en el caso de la definición para el perfil

de Junta Directiva solo es requisito en el Capítulo haber realizado el proceso de

formación de Coach’s.

Caracterización del asociado: Ya que lo que se busca es encontrar un asociado

que cumpla con el perfil exigido en cada proceso, este debe clasificarse de

acuerdo con las mismas variables, haciendo la aclaración que el ser humano es

un individuo único, y que tratar de catalogarlo en variables es una labor compleja

y corresponde a otras áreas del conocimiento, en este caso simplemente se

pretende medir el estado de cumplimiento en estas variables.

A manera de ejemplo, se validará el perfil de un asociado del Capítulo Unalma

para determinar si cumple con el perfil requerido para Junta Directiva Capitular,

según las exigencias de la normativa.

Datos de Daniela Alejandra Vallejo:

o Semestre Académico: 5

o Tiempo en ANEIAP: 3 semestres

o Membresía: Activo

o Organización eventos capitulares: SI

o Asistencia eventos nacionales: Si

o Escuela junior de Consultoría: No

o Proceso de formación de Coach’s: Si

La información anterior se ingresó como datos de entrada en la herramienta de

promoción creada en el Capítulo Unalma, de la manera que se muestra a

continuación:

Imagen 2: Validación del perfil del asociado del Capítulo Unalma en la herramienta de promoción

Como se puede observar en la Imagen 2, dentro del grupo de trabajo por

dirección el asociado cumple con el perfil para ser Coordinador y dentro de los

procesos de alto valor agregado cumple con el perfil para ser Coordinador de

Semana de Ingeniería Industrial, iniciar el proceso de formación de coach y la

escuela Junior de Consultoría, y en efecto cumple con el perfil para postularse a

la Junta Directiva Capitular.

Por lo tanto, lo que se sistematizó con la herramienta fue el proceso de validación

del perfil del asociado, no solamente determinando si cumple para un proceso o

cargo en específico, sino evaluándolo en todos los procesos de manera paralela

y arrojando como resultado todas las posibilidades de vinculación para las cuales

su perfil (en ese determinado momento) se adapta.

Aunque es importante que el asociado deje guiarse en el desarrollo de su carrera

ANEIAP, la vinculación o no a las actividades propuestas es y seguirá siendo

totalmente voluntaria, adicional a esto la herramienta de promoción no está

pensada para que sirva de restricción a la vinculación de los asociados, sino que

debe ser usado como una mecanismo para la toma de decisiones.

IMPLEMENTACIÓN DEL PROCESO EN ANEIAP CAPÍTULO UNALMA

Para la primer implementación del proceso en el Capítulo Unalma, se contó con

ciertas particularidades, en primer lugar la incorporación de las coordinaciones

capitulares combinadas con el nombramiento de gerentes de proyectos por

dirección aumentan significativamente los roles de liderazgo medio y medio-alto,

este hecho evidencia una línea clara de promociones a nivel de dirección.

La utilización de la promoción para la conformación del comité organizador de

los eventos locales tradicionales, facilitando la incursión del asociado en la

organización de eventos.

Finalmente la implementación de procesos de alto valor agregado como los

Equipos de Consultores Empresariales, la Escuela Junior de Consultoría, la

postulación y posterior realización de un evento nacional interno (XIX RNP

Manizales 2014), la XIII Semana de Ingeniería Industrial y demás procesos,

contribuyó a obtener para todos los perfiles de los asociados un portafolio de

vinculaciones robusto, lo cual influye significativamente en su fidelización ya que

se logra consolidar una cadena de valor a través de beneficios tangibles a los

que puede acceder, facilitando al asociado fijarse metas personales en el corto,

mediano y largo plazo.

El proceso de promoción en el Capítulo Unalma se lanzó el 21 de Agosto de 2013,

bajo el lema “Nuevos desafíos, nuevos logros” con el fin de esclarecer el objetivo

del proceso.

Imagen 3: Pieza publicitaria Proceso de promoción en ANEIAP UNALMA

La mecánica fue sencilla, una vez creada la herramienta y socializada entre los

directivos del Capítulo fue responsabilidad de cada uno validar el perfil de todos

sus asociados en la herramienta en tiempo real e informar las posibilidades de

vinculación disponibles para ese periodo, esclareciendo que los miembros de

Junta Directiva también contaban con alternativas de vinculación como por

ejemplo a los Equipos de Consultores Empresariales.

El proceso es transversal y permanentemente hay promoción interna, pero ante la

necesidad de conformar los equipos de trabajo al inicio del periodo y pensando

generar una expectativa del nuevo proceso, se decidió hacer una promoción

general, las primeras semanas del calendario académico.

Realizar la promoción evidenció que esta constituye junto con la incorporación

basada en requerimiento, proceso creado también en el Capítulo UNALMA y

que se implementaba por primera vez en ese momento, dos de los tres pilares

fundamentales del Ciclo del crecimiento sostenible en ANEIAP.

Finalmente, dada la naturaleza del proceso de promoción no podía realizarse

una evaluación de desempeño que midiera los mismos parámetros para todos los

asociados, sino que dependería de las diferentes vinculaciones en el periodo, por

lo tanto, la evaluación de membresía de 2013 II en el Capítulo Unalma se basaba

en cinco diferentes tipos de asociados y no solo un tipo de asociado como

normalmente se hace, para los cuales los criterios y su participación porcentual

difería lo cual tiene como resultado un estado de membresía más cercano a la

realidad sin perjudicar al asociado que inicia su carrera ANEIAP y si bien este fue

un avance significativo, deben crearse espacios de análisis y construcción de una

calificación de membresía flexible, dinámica, y alineada con el proceso de

promoción interna de talento humano.

CONSIDERACIONES FINALES

La promoción interna es un proceso que en las organizaciones tradicionales es

de soporte, en ANEIAP dada su naturaleza debe catalogarse como proceso o

parte de un proceso misional.

Para el asociado es igual de perjudicial vincularse a procesos con un nivel de

exigencia superior como a uno con un nivel de exigencia inferior respecto a las

capacidades y expectativas actuales, la promoción garantiza que el asociado se

vincule a los procesos específicos para los cuales su perfil se adapta en ese

momento.

En caso de la elección de un solo cargo entre varios aspirantes, la herramienta de

promoción únicamente determina cuáles de ellos cumplen con el perfil requerido,

la elección del asociado entre quienes cumplan puede hacerse de acuerdo con

otras variables de decisión, con la tranquilidad de que sea quien sea el

seleccionado cumple con el perfil requerido y la probabilidad de éxito es alta.

Este proceso, es una respuesta a las interrogantes de fidelización y

empoderamiento del asociado, exigencias de resultados satisfactorios para la

asociación, y necesariamente cumplimiento de la misión de ANEIAP.

DOCUMENTOS RELACIONADOS

ANEIAP UNALMA. Sistema de Incorporación basada en requerimiento cuantitativo

de personal (2013). Gómez John Edwin.

ANEIAP UNALMA. Ciclo del crecimiento sostenible en ANEIAP (2014). Gómez John

Edwin.

ANEXO 1: CARRERA ANEIAP UNALMA

Convenciones:

Procesos Internos

Coaching ANEIAP

Proyectos por dirección

Eventos Locales

Eventos Nacionales

Escuela de Consultoría

Directivo de Organizaciones

I II III IV V VI VII VIII IX X

1 a 2 a 2 a

1 b 5 b 6 b

1 c 2 c 3 c

2 d 8 3 d

2 e O 3 e 4 e 5 e

5 f 6 f

1 g 7 g 8 g 9 g 10 g

OPERATIVIDAD

PRCESOS POR

DIRECCIÓN

DIRECCIÓN PROCESOS

POR DIRECCIÓNES

COORDINACIÓN

PROCESOS POR

DIRECCIÓNES

COACHING (TRAINED)PROCESO DE FORM ACIÓN

COACHINGCOACHING (COACH) COACHING (COACH) II

DIRECCIÓN

PROYECTOS ANEIAP

OPERATIVIDAD

EVENTOS INTERNOS

DIRECCIÓN EVENTOS

INTERNOS

CONSULTOR EM PRESARIAL II

DIRECTIVO DE

ORGANIZACONES

LOCALES

OPERATIVIDAD

EVENTOS NACIONALES

OPERATIVIDAD

EVENTOS NACIONALES

DIRECCIÓN EVENTOS

NACIONALES

DIRECCIÓN EVENTOS

NACIONALES

DIRECTIVO DE

ORGANIZACONES

NACIONALES

7-9 c

DIRECCIÓN PROYECTOS ANEIAP II

7-9 d

DIRECCIÓN PROCESOS POR DIRECCIONES

7-9 b

DIRECCIÓN EVNTOS INTERNOS II

7-9 f

7-9 d

DIRECTIVO DE

ORGANIZACONES

NACIONALES

DIRECTIVO DE

ORGANIZACONES

LOCALES

OPERATIVIDAD

PROYECTOS ANEIAP

COORDINACION

PROYECTOS ANEIAP

OBLIGATORIO3-6 g

ESCUELA DE ALTA DIRECCIÓN (E.D.A.D.)E.D.A.D.

ESCUELA JUNIOR DE

CONSULTORIA

CONSULTOR

EM PRESARIAL I

A

A

B

B

A

B

C

C

A

B

C

D

C

D