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1. DIAGNSTICO ACTUAL DE LA EMPRESA

1.1 DESCRIPCIN DE LA EMPRESA

1.1.1 Historia. Almagran Almacenar es el resultado de la integracin de dos

compaas, las cuales surgieron en su momento para satisfacer unas

necesidades especficas en los sectores industriales, comerciales y financiero del

pas en las dcadas de 1940 y 1950, cuyos servicios estaban asociados a:

Almacenar, custodiar y conservar productos nacionales o de procedencia

extranjera, Agenciamiento aduanero, Pignoracin de mercanca y Financiamiento

de operaciones creditcias.

A continuacin procedemos a detallar brevemente su trasegar en el tiempo:

En 1944 se funda Almagran en la ciudad de Medelln, siendo el segundo

Almacn General de Depsito creado en el pas.

En 1953 se crea Almacenar como Filial del Banco de Colombia.

En 1996 Bavaria S.A., sociedad del Grupo Santo Domingo, vende Banco

Comercial Antioqueo S.A. - Bancoquia al Banco Santander Investment, y

mantiene la propiedad de Almagrn.

En 1997 se de la escisin de Bavaria S.A. Almagrn pas a ser una filial de

Invernac y Valorem S.A

En 1998 Se da la fusin entre el BIC y el Banco de Colombia, y por ende entre

Almabic y Almacenar. Almacenar comienza a ser parte del Grupo Empresarial

Antioqueo.

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En 2006 Almacenar es adquirida por Lab Investment & Logistics S.A y Portal

de Inversiones S.A

En 2007 Almagran deja de ser vigilado por la Superintendencia Financiera.

En 2008 se adquiere el control accionario de Almacenar por parte de

Almagrn (Grupo Santo Domingo).

En 2009 Almacenar deja de ser vigilado por la Superintendencia Financiera.

Actualmente nos encontramos concentrados en el proceso de integracinadministrativa de ambas compaas.

Desde sus inicios a hoy, el mundo, la economa y el pas como tal han vivido

grandes cambios, cambios que no han sido ajenos a Almagran Almacenar y que

han motivado e impulsado su desarrollo y la transformacin hacia la prestacin de

servicios de valor agregado, que hoy por hoy se constituyen en verdaderas

soluciones integrales de logstica.

1.1.2 Misin, Visin y Objetivos Estratgicos

Misin: Desarrollar soluciones logsticas integrales para contribuir a la

competitividad de nuestros clientes y al progreso social.

Visin: Ser la compaa logstica lder a nivel nacional y regional, en la

administracin integral de la cadena de abastecimiento de los clientes, reconocida

por la excelencia operacional y la generacin de valor para clientes, colaboradores

y accionistas.

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Objetivos estratgicos

Mejoramiento de la gestin comercial

Desarrollo de productos

Crecimiento rentable

Generacin de valor a los clientes

Gestin del talento humano

Gestin integral del riesgo

Como se detalla en su Misin y Visin, Almagran Almacenar concentra su razn

de ser en la actividad logstica, la cual a nivel etimolgico procede del Griego

(Flujo de materiales) y tiene sus orgenes en el campo militar, quien la empez autilizar como funcin de apoyo para el abastecimiento y control de los recursos

necesarios para las actividades blicas, con el objetivo de facilitar el cumplimiento

de una misin.

Hoy podemos encontrar un sin nmero de trminos de referencia sobre lo que es

la logstica, pero en trminos generales se podra definir bajo el concepto:

Conjunto de actividades que tienen como objetivo la ubicacin, al ms bajo costo

posible, de una cantidad determinada de un producto en el lugar y en el momento

en los que exista una demanda y es ah donde entra a participar Almagran

Almacenar como un facilitador y un garante del logro de dicho propsito.

1.1.3 Lneas de negocios . Despus de un anlisis detallado de los sectores

econmicos que atendemos y que podramos atender, como de las necesidades

de nuestros clientes actuales y potenciales, se definieron y estructuraron tres

grandes lneas de negocios, las cuales se detallan a continuacin:

1.1.3.1 Logstica. Corresponde al servicio de gestin y administracin de los

inventarios del cliente, en los centros de almacenamiento y su distribucin hasta

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los puntos de venta o al consumidor final; adicionalmente incluye procesos

complementarios de transformaciones menores y acondicionamiento secundario.

1.3.1.2 Comercio Exterior. Corresponde a un completo portafolio de servicios,

por medio de los cuales se garantiza la satisfaccin de los diversos requerimientos

en materia de Comercio Exterior relacionados con:

Carga internacional: Importaciones y exportaciones areas, martimas,

terrestres y multimodales , Servicios logsticos complementarios , Seguros.

Agenciamiento Aduanero : Procesos aduaneros de importacin , Procesosaduaneros de exportacin Regmenes especiales.

Operacin Portuaria: Servicios propios de operaciones de importacin y

exportacin en puertos, incluyendo procesos de cargues, descargues,

inspecciones y traslados.

Zonas Francas: Almacenamiento, custodia, procesamiento y

acondicionamiento de mercancas bajo un rgimen aduanero especial y con

un tiempo de permanencia indefinido.

Zonas Aduaneras: Custodia y conservacin de mercancas en proceso de

nacionalizacin, Procesos de Informacin a clientes y entidades

gubernamentales.

1.3.1.3 Gestin Documental. Corresponde al conjunto de actividadesadministrativas y tcnicas tendientes a la planificacin, manejo y organizacin de

la documentacin producida y recibida por nuestros clientes, desde su origen

hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilizacin y conservacin.

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Dicho conjunto de actividades se garantizan a travs del siguiente portafolio de

servicios:

Organizacin: Aplicacin de normatividad archivstica, Anlisis, diseo y

aplicacin de flujos de registro de trabajo documentales para empresas

certificadas, Auditoria en administracin documental, Elaboracin y aplicacin

de TVD y TRD

Administracin y preservacin de la Informacin fsica: Servicios de

almacenamiento, Custodia documental, Atencin de Consultas, Rearchivo e

Interarchivo, Transporte

Administracin de la Informacin Digital: Conversin y digitalizacin de

documentos, Archivado de imgenes (Data warehouse) , Microfilmacin, Flujo

de trabajo (Work flow)

Administracin de la Informacin: Administracin de archivos activos y semi

activos en instalaciones del cliente o del proveedor (Centros de Administracin

Documental - C.A.D)

Otros Servicios: Correspondencia - Mensajera interna

Es importante resaltar, que cada una de nuestras lneas de negocios est

enfocada a satisfacer todas las necesidades de nuestros clientes a travs de

servicios claramente estructurados y relacionados entre s por lnea de negocio,

pero totalmente independientes uno de otro de cara al cliente, es decir, tenemos la

capacidad de garantizar la integralidad de la cadena pero a su vez, poseemos la

flexibilidad de prestar los servicios de de manera independiente, teniendo en

cuenta las necesidades y particularidades de cada cliente.

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1.2 DESCRIPCIN DE LA UNIDAD DE NEGOCIOS DE GESTIN

DOCUMENTAL

1.2.1 Resea histrica. La Unidad de Negocios de gestin Documental cuenta

con una trayectoria de 15 aos en el mercado (inicio labores el 1 de Julio de

1995), cuya razn de ser es el suministro de servicios integrales orientados a la

gestin, administracin y conservacin de la informacin.

1.2.2 Objetivos. Sus Objetivos se centran en tres grandes aristas, las cuales se

detallan a continuacin:

Proporcionar soluciones integrales e innovadoras en administracin y gestin

Documental.

Garantizar la generacin de ingresos y rendimientos sostenibles en el tiempo, a

travs de valores de compra claros para nuestros clientes actuales y

prospectos.

Focalizar clientes en segmentos estratgicos

1.2.3 Cobertura. Actualmente la lnea de Gestin Documental desarrolla sus

servicios a travs de instalaciones propias en las ciudades de Bogot, Medelln,

Cali y Barranquilla, contando para ello con una infraestructura de 20.000 metros

cuadrados; adicionalmente, estamos en la capacidad de apalancar la prestacin

de servicios a travs de las instalaciones de nuestros clientes, haciendo as

presencia en 23 Municipios del Pas.

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1.3 GENERALIDADES DEL PLAN ESTRATGICO DE LA COMPAA

El Plan Estratgico definido para la Compaa se encuentra compuesto por:

Horizonte de tiempo: 5 aos, 2010 2014

Objetivo general: Garantizar un crecimiento rentable fundamentado en el

mejoramiento de la gestin comercial, la generacin de valor a nuestros clientes a

partir de un modelo de servicio al cliente que impacte su desarrollo y el de

nuestros productos en ellos y el fortalecimiento organizacional para aumentar el

valor de la compaa.

Estrategias Corporativas:

- Eficiencia Financiera: A travs de la cual se busca garantizar la

racionalizacin de los gastos, la generacin de caja, el incremento de los ingresos

y la maximizacin de la utilidad, tanto operativa como neta.

- Satisfaccin del Cliente:Est enfocada de una parte a retener y fidelizar losclientes (actuales y prospectos), y en una segunda instancia a la generacin de

valor agregado a dichos clientes.

- Excelencia Operacional: Por medio de dicha estrategia se apunta a

propender que todo proyecto como parte del desarrollo de la relacin comercial

entre Almagran Almacenar y sus clientes, cuenten con el establecimiento del

marco contextual dentro del cual se establecern los acuerdos tcnicos,

operativos y de calidad a que haya lugar como complemento al documento legal

que regula la relacin comercial. Teniendo en cuenta lo anterior, se parte de la

premisa de la obligatoriedad del cumplimiento de los acuerdos de servicio por

parte de cada proyecto.

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De otra parte, se apunta tambin a la reduccin de la vulnerabilidad a travs del

Plan Estratgico de riesgos y a la valoracin e implementacin de las mejores

prcticas mundiales en cadena de abastecimiento.

- Satisfaccin del talento humano: apunta al desarrollo de una transformacin

cultural que busca crear una nueva identidad y relacin corporativa con cada uno

de los empleados tanto directos como indirectos y que abarca tambin a sus

proveedores como aliados estratgicos; adicionalmente, apunta al desarrollo de un

programa de fidelizacin, formacin y desarrollo de sus empleados.

1.4 GENERALIDADES DEL PLAN ESTRATGICO DEFINIDO PARA LA

UNIDAD DE NEGOCIOS DE GESTIN DOCUMENTAL

1.4.1 Descr ipcin del Mercado. Con el nimo de contextualizar al lector de una

mejor manera sobre la Unidad de Negocios de Gestin Documental, a

continuacin se proceder a realizar un breve anlisis de la descripcin del

mercado en el cual se enfoca dicha unidad.

Categora:

Se establece que se hace parte de la categora de Gestin Documental y de la

Informacin

Anlisis del Mercado:

Tamao: Sin estimar

Grado de consolidacin de la categora: Alto nmero de competidores

Tendencia: Reduccin de este nmero de competidores debido a la

consolidacin de las empresas que se desenvuelven en dicho medio y por el

direccionamiento que quiere darle el Archivo General de la Nacin

Potencial: Tercerizacin en empresas.

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Ventaja diferencial: Integracin vertical para oferta completa de todos los

servicios que componen el producto de la categora Gestin de informacin

Factores claves de xito mercado: Actualizacin tecnolgica

Eficiencia en el servicio

Integralidad de servicios en el producto

Cobertura geogrfica

1.4.2 Anlisis DOFA

Tabla 1. Anlis is DOFA

Como parte de la estructuracin de la planeacin estratgica para la unidad de

negocios, se parti del objetivo de la herramienta base para el desarrollo de la

estrategia, como lo es la Matriz DOFA, la cual busca determinar las ventajas

competitivas de la empresa bajo anlisis y la estrategia genrica a emplear por la

misma que ms le convenga en funcin de sus caractersticas propias y de las del

mercado en que se mueve, obteniendo as:

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FORTALEZAS DEBILIDADES Respaldo del grupo econmico al que

pertenece Experiencia de 15 aos en el mercado Reconocimiento en el medio Cobertura Geogrfica (Principales

ciudades del pas) Portafolio de clientes (Diversos

sectores Clientes relevantes en sussectores)

Experiencia en operaciones de altosvolmenes documentales

Flexibilidad en los esquemasoperacionales

Percepcin positiva sobre la prestacindel servicio

Infraestructura Cobertura Comercial y Operativa Fsica Soporte tecnolgico Capacitacin y actualizacin del

personal Investigacin y desarrollo del producto Alta concentracin del producto en dos

servicios especficos No cumplimiento requisitos licitaciones

con el estado

OPORTUNIDADES AMENAZAS Posicionamiento estratgico en el

mercado Tendencia de mercado (Tercerizacin) Oferta integral de producto de acuerdo

a la definicin de producto establecida Ampliar la base de clientes

Diversificacin de ingresos Venta cruzada base de clientes de la

Organizacin: Ampliar la cobertura de los aplicativos

Tendencia del mercado a ladigitalizacin (Competencia, Clientes,

AGN) Actualizacin tecnolgica de la

competencia La infraestructura de la competencia Nuevos competidores en el mercado Ley anti tramite Nuevas normas tcnicas ISO 27001

1.4.3 Plan Estratgico de la Unidad de Negocios . Teniendo en cuenta el

trabajo adelantado a nivel Corporativo relacionado con el desarrollo de la

estrategia a seguir en los prximos cinco (5) aos, cada Unidad de Negocios

procedi a replicar dicha labor a su interior.

Teniendo en cuenta lo anterior, a continuacin se detalla brevemente los puntos

ms relevantes definidos para la Unidad de Negocios de Gestin Documental:

Objetivo: Disear y desarrollar soluciones integrales y efectivas a nivel de

administracin y gestin documental, acorde con las mejores tendencias y

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prcticas en el mercado, utilizando la tcnica y la tecnologa como soporte para

superar permanentemente las expectativas de nuestros clientes.

Estrategias Corporativas para la Unidad de Negocios:

Desarrollo de Infraestructura: Por medio de esta estrategia se busca

consolidar todas las operaciones desarrolladas en instalaciones propias en las

ciudades donde actualmente poseemos presencia, en una sola plataforma

debidamente acondicionada teniendo en cuenta los parmetros establecidos por el

Archivo General de la Nacin

Estandarizacin de Procesos: Consiste en garantizar en un 100% a nivel

nacional la implementacin, control, seguimiento y plan de mejoras a travs del

Sistema de Gestin de Calidad.

Excelencia Operacional:Para esta estrategia se definieron tres (3) objetivos

bsicos: Disear, implementar, evaluar y dar cumplimiento de los acuerdos

operativos de servicio para cada proyecto existente en la Unidad de Negocios,

Garantizar la exactitud de inventarios y por ltimo, Optimizar los procesos

Fortalecer el modelo comercial: Dicha estrategia apunta a la capacitacin

del equipo comercial de acuerdo al modelo comercial definido por la Compaa y a

la planeacin del ritmo del negocio, buscando as la eficacia en el seguimiento de

resultados.

Ampl iar la base de cl ientes: Como su nombre lo expresa, esta estrategia

propende por incrementar los clientes existentes en la Unidad de Negocios bajo la

premisa de rentabilidad y sostenibilidad en el tiempo, lo cual se lograr por medio

de la clasificacin, segmentacin y forma de penetracin aprobada por la

Compaa para los clientes objetivo, prospectos y actuales de la Unidad.

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1.4.4 Revisin y anlisis del planteamiento estratgico para la Unidad de

Negocios de Gestin Documental. De acuerdo al plan de trabajo y cronograma

establecido para cada estrategia que hace parte del Plan Estratgico definido

tanto para la Compaa como para la Unidad de Negocios, a la fecha no se ha

realizado ninguna revisin de fondo, las fechas definidas para este proceso fueron

anuales comenzando a partir del mes de Febrero de 2011.

Realizando un anlisis de lo que se pretende con el Plan Estratgico definido para

la Unidad de Negocios de Gestin Documental, puede concluirse que el mismo

apunta a un fortalecimiento integral del producto que garantice en el mediano y

largo plazo su crecimiento constante, su posicionamiento en el mercado, sueficiencia operativa y sustentabilidad en el tiempo.

Estudiando de una manera ms detallada, los factores crticos de xito son:

Eficiencia en la prestacin del servicio .

Garantizar una oferta integral del producto.

Garantizar una infraestructura tcnicamente adecuada para la prestacin de

nuestros servicios, teniendo como parmetro las mejores prcticas logsticas y

los estndares definidos por el Archivo General de la Nacin.

Estandarizacin de los procesos soportados por el Sistema de Gestin de

Calidad.

Metodologa comercial.

Masificacin de los servicios de almacenamiento y custodia y de Centros de

Administracin Documental, iniciando por los clientes tcticos y masivos.

Consecucin de nuevos clientes estratgicos, buscando la diversificacin del

ingreso.