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Elección de un ERP – Criterios y Costes de Implantación

Elección de ERP:Criterios y Costes de

implantación de un ERP

en la implantación de solucionesMicrosoft®Business Solutionsnº

Miguel Ángel OrtuñoDirector – IBdos

Participante en más de 300 proyectos de implantación ERP


Introducción y concepto - ERPEnterprise Resource Planning

Costes en la implantación

Adecuada asignación de esfuerzos y recursos

Factores críticos y Administración de Riesgos en la implantación

ROI - Retorno de la inversión

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ÍndiceÍndiceÍndiceÍndice


Introducción y concepto - ERPEnterprise Resource Planning


¿ERP? Enterprise Resource Planning (formal)

El ERP es una herramienta que ayuda a integrar todos los procesos del negocio y a optimizar los recursosdisponibles.


Área de GestiónGestión de cobros (Cartera)Contabilidad y Finanzas Activos Fijos

CRMGestión de Servicios + SAT Gestión de Relaciones (MKT+VTAS)

e-ProductsPortal de Usuario Herramientas ConectividadPortal de Negocio

SCM – Supply ChainFABRICACIÓN DISTRIBUCIÓN

Área de NegocioCompras y Ventas Existencias

Estructura lógica de un sistema ERP - Funcionalidad


Características principales buscadas en un ERP

Integrado

Flexible

Modular y abierto

Multifuncional

Tiempo real

Conectividad

e-business


Expectativas de la implantación...

1.- Sistema integral para todas las áreas de la empresa.

2.- Información financiera y operativa en línea (oportuna, veraz...)

3.- Definición y mejora de procesos y herramientas de control de gestión.

4.- Reducir costes de operación (ROI).

5.- Incrementar ingresos operativos del negocio (ROI).

6.- Mejorar eficiencia operativa en todas las áreas (ROI).

7.- Mejorar la imagen de la empresa

6.- Mejora en procesos = incremento de la competitividad

7.- ERP como base para proyectar nuevos negocios.

8.- ERP debe tener herramientas e-business


Una vez arrancado el sistema es importante hacer balance entre logros obtenidos y resultado de la implantación del ERP de cara a nuevos proyectos y hacerse la siguientes preguntas:

¿ Se establecieron las expectativas antes de invertir?

Expectativas vs. resultados de la implantación


¿ Se establecieron los procesos demedición de cumplimiento de expectativas?




¿ Se controlaron los procesos de implantación?




¿ Se midieron los resultadosde la implantación?




¿ Se consiguieron ventajas competitivasal termino de la implantación?




¿Realizaría otra implantación?




Expectativas concretas

� Se debe traducir en mejoras concretas

� Mejorar servicio a cliente

� Inventario reducido

� Manufactura estabilizada

� Personal cuente con información de calidad que les permitatener una mejor “visibilidad” para realizar su trabajo.

Unido a:

Retorno de la inversión realizada en hardware, software, servicios y tiempo invertido por la Organización.


ERP - Enterprise Resource PlanningCostes en la implantación


Costes a considerar en una implantación

COSTES EXTERNOS

COSTES INTERNOS

� Infraestructura Técnica (Hardware, red, comunicaciones...)

� Software (licencias, modulos add-on, actualizaciones)

� Servicios de consultoría, desarrollo, implantación y mantenimiento

� Dedicación necesaria por parte de los recursos de la compañía

� Costes asociados a la aparición del ERP en la empresa


Servicios

60%

Software

30%

Infraestructura

10%

Distribución lógica de los Costes Externos

COSTES EXTERNOS

Infraestructura Técnica (Hardware, red, comunicaciones...) 10%

Software (licencias, modulos add-on, actualizaciones) 30%

Servicios de consultoría, desarrollo, implantación y mantenimiento 60%


LA RELACION ENTRE COSTES EXTERNOS E INTERNOS

PUEDE IR DESDE UN 1:1 A 1:3 EN ALGUN CASO...

Distribución lógica de los Costes Internos

80%

20%Dedicación necesariapor parte de losrecursos de lacompañía.

Costes asociados a laaparición del ERP en laempresa


INFRAESTRUCTURA TÉCNICA

Los avances en infraestructura técnica están haciendo viables proyectos que en el pasado no lo eran, pero...

...un mal dimensionamiento técnico puede echar abajo el resto de trabajos asociados a la implantación de un ERP.

COSTE VISIBLEHardware

Red

Comunicaciones

COSTE MENOS VISIBLE (OCULTOS)Dedicación necesaria por parte de los

recursos de la compañía.

Análisis de las necesidades

Reasignaciones y Reutilizaciones

Petición y seguimiento de ofertas con proveedores

Coste de comunicaciones

Coste de seguridad

Contratos de mantenimiento


SOFTWARE

Los costes del Software son marcados por los fabricantes

Un software va íntimamente ligado al proveedor de servicios. La solución es completa. Un buen software lo hace malo una mala implantación...

COSTE VISIBLEMódulos propios del software

Licencia


recursos de la compañía.

Coste de seguridad

Elección del Software

Coste de la actualización


SERVICIOS DE CONSULTORIA, DESARROLLO, IMPLANTACIÓN Y MANTENIMIENTO.

Un proyecto de implantación se realiza por un equipo de trabajo formado por recursos de la compañía y recursos del proveedor de servicios.

COSTE VISIBLEServicios de consultaría y

organización

Nuevos desarrollos

Implantación y Formación

Mantenimiento


recursos de la compañía...con una dedicación en todas las fases similar a la del proveedor de servicios...

Coste de “fuera de alcance”


ERP - Enterprise Resource PlanningAdecuada asignación de

esfuerzos y recursos


Clave principal...

La única manera de no errar en la adecuada asignación de esfuerzos y recursos al proyecto es seguir la metodología proporcionada por la empresa consultora de implantación. Sólo con la repetición se consigue ir depurando los métodos.

“…“…ElEl ÉXITO ÉXITO de un de un proyectoproyecto, , dependedepende

másmás de la de la metodologíametodología de de

implantaciónimplantación……quequedel del propiopropio

software…”software…”


Definicióndel

Proyecto

Presentación del

Proyecto

Configuración del

Sistema

Conversión de

datos maestros

Formación Puesta en

explotación

Desarrollo de

adaptaciones

Alcance del proyecto

Calendario estimativo

Equipo de trabajo

Requisitos funcionales

Infraestructura técnica

Planificación Cadena de pruebas(testing)

Calendario Final

Equipo Proveedor-

Cliente

Recepción y aceptación

(desarrollos)

Configuración realizada

Validación de migración de

ficheros maestros

Documentación de usuarios (desarrollo realizados)

DESARROLLO DE LA SOLUCIÓNÁNALISIS Y DISEÑO IMPLEMENTACIÓN

Aceptación final del sistema

Contrato de

mantenimiento

Seguimiento de incidencias

Definiciónde

Requisitos

Infraestructura técnicaFormación

Gestión del cambio

Proceso metodológico en la implantación...


ERP - Enterprise Resource PlanningFactores críticos y

Administración de Riesgos en la implantación


Principales riesgos de una implantación

� Paquetes de software que no cubren las necesidades básicas.

� Mala migración de datos.

� Involucración parcial de la compañía en el proyecto.

� Salida del patrocinador del proyecto.

� Capacitación insuficiente en el sistema y en nuevos procesos.

� Uso ineficiente de los consultores.

� Administración del cambio no ejecutada o de manera insuficiente.

Las razones principales de fallos de una implantación son:


Medidas para controlar los riesgos de implantación

2. A esta información se le agregan procesos como ordenes de venta, trabajo, compra, control de inventario, lista de materiales, etc.

1. El ERP debe almacenar información fija que la compañía necesita para administrar el negocio, materiales y datos basados en cifras (tiempos estimados, cantidades a ordenar, stock de seguridad, etc.).

Control de procesos y seguridad...La implantación de un ERP es relativamente sencilla.



Si la información que manejala compañía

no es depurada

y los procesos de negocio no se adecuan

al nuevo modelo detrabajo

Solo se automatiza información y los procesos no mejoran

Algunas consideraciones....




no es depurada




Si hay controles y seguridad sobre Procesos e Información




no es depurada




Si hay controles y seguridad sobre Procesos e Información

...con la implantación del ERP, obtendremos

mejoras significativas:

Mejor servicio a clientes,Inventario reducido,

Mejoras en producciónInformación de calidad

Etc.


1. No se obtendrán beneficios en la implantación si no hay cambio cultural en la organización.

3. El ERP debe crear confianza en la información que fluye por los procesos de la organización sea oportuna, veraz y segura.


Reingeniería de Procesos...

2. El ERP de habilitar y establecer nuevos procesos para la gestión de los negocios.



Administración de riesgos...

1. Establecer mecanismos de controlque administren los riesgos.

2. Crear un equipo que permita:

� Que los procesos de negocio se conduzcan de forma adecuada.

� Que se apoye la reingeniería de procesos

� Que se apoye la nueva tecnología

� Administre de forma correcta la gestión del cambio.


� Requerimientos resueltos por ERP estándar

� Flexibilidad

� Coste de la solución

� Experiencias y casos de éxito en el sector

� Calidad de los distribuidores

� Solidez financiera del vendedor

� Tecnología empleada y su estabilidad

� Cantidad y perfil de clientes

� Inversión en I+D

� Capacidad de customización

� Cantidad de módulos adaptables

� Facilidad de uso

� Escalabilidad

ELECCION DEL ERP... Parámetros que debemos considerar...


ELECCION DEL IMPLANTADOR... Parámetros que debemos considerar...

� Experiencia en el sector

� Coste

� Conocimiento y experiencia del personal en el producto

� Metodología de implantación

� Presencia global

� Proximidad geográfica

� Compromiso en la implantación

� Experiencia en integración de sistemas

� Disponibilidad de recursos

� Estabilidad financiera del implanador

� Servicio de soporte post-implantación

� Formación


ERP - Enterprise Resource PlanningROI - Retorno de la inversión


• El ROI mide el beneficio que obtenemos por cada unidad monetaria invertida durante un período de tiempo.

• Formalmente sería el valor actualizado de la corriente de beneficios generada por la inversión a lo largo de su vida útil; partido por el valor actual de la inversión realizada.

ROI=(Beneficios/Costes)x100

• Medir el coste puede llegar a ser sencillo, medir el beneficio es muy complicado ya que queda mezclado con multitud de factores.

El ROI como concepto...


• Cantidad de tiempo en recuperar la inversión realizada.

• Tiene una carencia: no contar con los intereses del capital.

El método ROI. Período de Recuperación


Áreas clave para incrementar el ROI

1. Incremento de la productividad, reduciendo el tiempo empleado por los trabajadores para realizar sus tareas, e incrementando la eficacia de los procesos de negocio.

2. Reducción de costes, en la medida en que la mejora en la eficacia lo permita.

3. Generación de ingresos.

Se puede abordar negocios que antes estaban vedados por las limitaciones de las aplicaciones y la ineficiencia de los procesos.


Algunos ejemplos prácticos...

SITUACIÓN INICIAL

Intensivo en personal y control analítico.

Empresa buscando un ahorro en costes.

Disgregación de sistemas.

Dobles y triples imputaciones de datos.

ACTUACIONES PREVIAS EN GESTION

Detección de tareas duplicadas.Tareas manualesTareas mejorables, procesos ineficientes.

ACTUACIONES

Consultoría de organización y mejora de procesos.

Implantación de un ERP de fácil uso.

Reducción de tareas y ahorro de costes de personal.

Personal para tareas de control y seguimiento de procesos.

Evaluación de 1 año en retorno de la inversión.

Empresa deEmpresa deEmpresa deEmpresa deIngenieríaIngenieríaIngenieríaIngeniería


Algunos ejemplos prácticos...

SITUACIÓN INICIALParado expansión de Delegaciones (imposibilidad de control)Dobles imputacionesDecenas de personas dedicadas sólo a revisión de duplicaciones.

ACTUACIONES PREVIAS EN GESTIONDetección de tareas duplicadas.Tareas manualesTareas mejorables, procesos ineficientes.Análisis del lugar de entrada de datos

ACTUACIONESConsultoría de organización y mejora de procesos.Implantación de un ERP.Organización de tareas y mejoras del controlPersonal reducido en IT y en los puntos de control. Imputación del dato donde se produce.Posibilidad de continuar la política expansiva de la compañía.Evaluación de 6 meses en retorno de la inversión.

Empresa venta Empresa venta Empresa venta Empresa venta y distribución y distribución y distribución y distribución

de librosde librosde librosde libros


Proceso típico

Medir situación actual en el caso de existir aplicación.

Identificar procesos básicos susceptibles de mejora.

Recolección de datos para cada proceso (Tiempo, tareas, costes...).

Estimar los costes del proyecto

¿Puedo incrementar la productividad?¿en qué procesos?

¿me permitirá ahorrar costes?

¿qué oportunidades de negocio podría abordar?

Antes

Control de tiempos, costes y equipo de desarrollo.

Durante el desarrollo

DespuésNúmeros resultante tras la inversión (costes finales, beneficiosobtenidos)

Conversión de estos datos en valores monetarios.

Analizar su incidencia en ahorro de costes, incremento de ventas, aumentos de márgenes respecto a la situación anterior.


Exposición basada en la experiencia y conocimiento acumulado, en más de 300

proyectos de implantación de Sistemas de Gestión Empresarial (ERP)

Más información:902 119 437

[email protected]

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