Universidad del RosarioEspecializacin en Revisoria Fiscal

Materia: AUDITORIA DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Temas:Conceptos: Definiciones y ObjetivosAplicacionesMetodologaEstudio Ambiental del reaEstudio de la Gestin AdministrativaInforme de la AuditoriaEjemplos : Ventas Recursos Humanos Inventarios

Profesor :Luis Carlos Beltrn Pardo

Bogot D.C. 2006

CONCEPTO DE LA Auditoria del Control InternoPor Auditoria del Control Interno debe entenderse: El servicio que presta la persona encargada cuando examina ciertos aspectos administrativos, con la intencin de hacer recomendaciones para incrementar la eficiencia operativa de la entidad de por lo general requiere un equipo multidisciplinario.

OBJETIVO DE LA Auditoria del Control InternoEl objetivo de la Auditoria del Control Interno se cumple al presentar recomendaciones que tiendan a incrementar la eficiencia de las empresas o entidades a que se practique.Existen tres niveles en que la Auditoria del Control Interno puede participar en apoyo a las empresas o entidades, a saber:En la emisin de opiniones sobre el estado actual de lo examinado. (Diagnostico de obstculos)En la participacin para la creacin o diseo de sistemas, procedimientos, etc., interviniendo en su formacin.En la implantacin de los cambios e innovaciones. ( Implantacin de sistemas, etc.)

La Auditoria del Control Interno persigue:

Detectar problemas y proporcionar las bases para solucionarlos.Prever obstculos a la eficiencia.Presentar recomendaciones para simplificar el trabajo e informar sobre obstculos al cumplimiento de planes y todas aquellas cuestiones que se mantengan dentro de primer nivel de apoyo a la administracin de las empresas o entidades, en la consecucin de la optima productividad del servicio.

El auditor Operacional, al revisar las funciones de una empresa o entidad investiga, analiza y evala los hechos, es decir diagnostica obstculos de la infraestructura administrativa que los respalda y presenta recomendaciones que tiendan a eliminarlos.

El auditor Operacional hace las veces del mdico general, que diagnstica las fallas ( enfermedades) dando pie a la participacin del especialista, que puede ser l mismo u otro auditor, el que promover las soluciones concretas.

APLICACION DE LA Auditoria del Control Interno

La Auditoria del Control Interno puede realizarse en cualquier poca y con cualquier frecuencia; lo recomendable es que se practique peridicamente, a fin de que rinda sus mejores frutos. As, puede prepararse u programa cclico de revisiones, en el cual un rea sea revisada cuando menos cada dos aos, mantenindose un examen permanente de aquellas operaciones que requieran especial a tensin del monto de recursos invertidos en ellas o por su critica.

METODOLOGIA DE LA Auditoria del Control Interno (I)

DIRECTRICES DE ACTUACIN

La Auditoria del Control Interno, tiene que ser desarrollada por profesionales independiente. Sin embargo el concepto de mantener una actitud objetiva es vlido. Esto evitar influencias o presiones por parte de las personas que tienen a su cargo las operaciones, objeto del examen.

METODOLOGIA DE LA Auditoria del Control Interno (II)El auditor Operacional debe precisar si tiene los conocimientos y experiencia que requiere el caso particular. Cabe destacar que por la naturaleza de la Auditoria del Control Interno, el auditor, en ocasiones, trabaja en coordinacin con especialistas de otras disciplinas; en estos casos, podr tomar como suya la labor realizada por otros profesionales y aceptar la responsabilidad correspondiente cuando tenga la capacidad de supervisarla. Adems, deber indicar claramente en su informe, que se ha apoyado en el trabajo de otros profesionales.

METODOLOGIA DE LA Auditoria del Control Interno (III)El auditor Operacional de las empresas o entidades deber obtener evidencia suficiente que respalde las opiniones o sugerencias que contenga su informe; dicha evidencia debe quedar debidamente documentada en los papeles de trabajo del auditor Operacional.

OPERACIONESEn la Auditoria del Control Interno se define a una operacin como al conjunto de actividades orientadas al logro de un fin u objetivo particular dentro de la empresa o entidad.

METODOLOGIA DE LA Auditoria del Control Interno (IV)En el enfoque de trabajo de la Auditoria del Control Interno, las operaciones que realiza una empresa o entidad deben considerarse de manera integral, independientemente de que, en la mayora de los casos la ejecucin de una operacin en particular est asignada a varios departamentos, oficinas, secciones o dependencias.

Aunque el enfoque descrito establece el estudio de las operaciones directamente y no del personal que las realiza, la investigacin deber determinar si el personal encargado de la operacin tiene capacidad para ejecutarla.

METODOLOGIA DE LA Auditoria del Control Interno (V)

La metodologa se simplifica en tres pasos fundamentales:

1. FAMILIARIZACIONEl auditor debe familiarizarse con la operacin que se revisara dentro del contexto de la empresa o entidad que se esta auditando a travs del estudio de: Los problemas especiales inherentes al ramo de la actividad en que se desenvuelve la empresa o entidad y que inciden en la administracin de la operacin que se revisa.

METODOLOGIA DE LA Auditoria del Control Interno (VI)La infraestructura especfica establecida para hacer frente a la administracin de la operacin (planeacin, organizacin, direccin y control ), yLos antecedentes respecto de deficiencias detectadas a travs de cartas de sugerencias u otros informes emitidos en el pasado por auditores internos, externos o consultores.

Adems se incluyen algunos lineamientos que permitirn al auditor Operacional sistematizar sus esfuerzos para familiarizarse con la empresa o entidad en general y con la operacin que se revisara en general:

PROCEDIMIENTOS BASICOS DE LA AUDITORIA DEL CONTROL INTERNOLos procedimientos bsicos de auditoria deben ser realizados al efectuarse las pruebas y cuya extensin y alcance dependen de la confianza en el sistema de control interno de la empresa. Las preguntas de los cuestionarios para la revisin y evaluacin del control interno, se deben disear soportados en los respectivos procedimientos, adicionados con sus pruebas de Auditoria, previa la evaluacin de los hallazgos, evidencias de cada uno de los procedimientos aplicables, segn los alcances de la Auditoria y de las circunstancias especiales de la empresa.

OBJETIVOS DE LAS PRUEBAS DE AUDITORIA DEL CONTROL INTERNODeterminar:

La forma como estn cumpliendo los directivos y funcionarios sus obligaciones administrativas y las responsablidades asignadas.Las conexiones que pueden existir entre los funcionarios y empleados con otras empresas con las cuales se negocian.Las polticas de contratacin de funcionarios y empleados y las incompatibilidades establecidas.Si los funcionarios y empleados que manejan fondos, valores y almacn estn respaldados con plizas de manejo y cumplimiento y si el monto de tales seguros y garantas tienen adecuada cobertura.Si los activos de la empresa estn adecuadamente protegidos con plizas de seguros que cubran los riesgos que estn sujetos tales bienes.Si se obtiene el mayor beneficio por la empresa en cuanto a cobertura de los seguros y el costo de las primas que se pagan.

OBJETIVOS D LOS PAPELES DE TRABAJOBasados en los principios de Auditoria generalmente aceptadas, se debe tener en cuenta todos los procedimientos que se consideren necesarios y adems contribuyen a:Establecer un plan a seguir con el mnimo de dificultades.Facilitar la labor y promover su eficiencia y desarrollo profesional.Verificar que no sean omitidos los procedimientos aplicables en las circunstancias.Indicar a los supervisores y encargados, las pruebas realizadas y las no aplicables o pendientes de efectuar.Servir de gua para la planeacin de futuras auditorias.Ayudar a controlar el trabajo, desarrollo y a establecer responsabilidades.Facilitar la supervisin del trabajo efectuado y comprobar la ejecucuon del programa de auditoria.Controlar los papeles de trabajo, indicando en el programa el ndice de la cdula o planilla donde se cumpli el procedimiento sealado.

ESTUDIO AMBIENTAL (I)

Se puede obtener informacin orientadora de gran valor que permita al auditor diagnosticar las reas criticas. El grado de profundidad de esta investigacin inicial ser definido por el criterio del auditor. Los principales aspectos a investigar sern:

1. La importancia que para la empresa o entidad representa la operacin que se evalua, medida de acuerdo a las repercusiones financieras que tendra si se mejorara su eficiencia.

ESTUDIO AMBIENTAL (II)2. Indicadores tales como rotaciones, razones financieras, etc.3. Estructura de la organizacin y polticas aplicables a la operacin que se revisa.4. Reglamentacin estatal y municipal que rigen las practicas de manejo de la operacin.5. Informacin de la forma como la competencia resuelve los problemas de una operacin similar.

ESTUDIO DE LA GESTION ADMINISTRATIVA (I)El auditor deber estudiar su instrumentacin practica a fin de conocer, en trminos generales sus caractersticas y posibles deficiencias. La evaluacin de esta instrumentacin se har en detalle en una fase posterior por lo que en este proceso de familiarizacin al auditor nicamente le interesa conocer las caractersticas esenciales de la misma.

1. VISITA A LAS INSTALACIONESTiene por objeto observar directamente cmo se efectan las operaciones e identificar sntomas de problemas.

ESTUDIO DE LA GESTION ADMINISTRATIVA (II)2. INVESTIGACIN Y ANLISIS

El objeto de esta segunda fase de la metodologa es analizar la informacin y examinar la documentacin relativa para evaluar la eficiencia y efectividad de la operacin en cuestin.

En esta fase se realizan pruebas de detalle de muy diversa ndole, utilizando especialmente pruebas selectivas a juicio del auditor o por medio de muestreo estadstico.

La utilizacin de estadsticas resulta particularmente efectiva en esta fase y al respecto es recomendable que sean verificadas antes de ser utilizadas.

ESTUDIO DE LA GESTION ADMINISTRATIVA (III)

El tipo de investigaciones o estudios que se desarrollen para lograr dicha informacin puede revestir una gama muy amplia de posibilidades tales como: entrevistas formales, revisin de expedientes, revisin de documentacin, observaciones directas, actualizacin de estadsticas, seguimiento y comparacin de hallazgos, etc.

ESTUDIO DE LA GESTION ADMINISTRATIVA (IV) Cualquiera sea el caso, el auditor deber cuidar que sus investigaciones se planeen y desarrollen de tal manera que en el menor tiempo necesario obtenga la informacin ms objetiva posible. Esta caracterstica comn a cualquier revisin de eficiencia, debe ser especialmente cuidada en vista de la diversidad de criterios existentes para interpretar los resultados de las medidas tomadas para administrar. Consecuentemente el auditor debe buscar hechos y evitar distorsionarlos con interpretaciones e inferencias de cualquier naturaleza hasta no tener todos los elementos necesarios para formarse una opinin de conjunto a fin de que el diagnstico final sea lo mas objetivo posible.

ESTUDIO DE LA GESTION ADMINISTRATIVA (V)

3. DIAGNOSTICOUna vez estudiada y evaluada la infraestructura administrativa se sumarn los hallazgos y se sealar la interpretacin que se hace de ellos, reportndose aquellos que sean indicios de notorias fallas de eficiencia. El auditor debe alejarse del detalle, y con base en los hallazgos especficos, ensayar el resumen de los de mayor relevancia.

ESTUDIO DE LA GESTION ADMINISTRATIVA (VI)

FASE CREATIVA:En esta fase se precisa si los problemas detectados son congruentes con la realidad de la empresa o entidad. Esta fase no representa, de ninguna manera la solucin detallada de los problemas ( dicha solucin corresponde a un trabajo de consultora).

Sumados los hallazgos se proceder as:Ensayar un modelo conceptual de la estrategia administrativa que ms convenga a la empresa o entidad para la operacin estudiada de acuerdo con las circunstancias que la rodean, o bien compararlos con modelos ya establecidos;Precisar la prioridad que debe darse a los elementos del modelo anterior;Considerar el costo-beneficio del modelo diseado.

ESTUDIO DE LA GESTION ADMINISTRATIVA (VII)REVERIFICACION DE HALLAZGOSEl modelo desarrollado en la fase creativa se sujetar a una nueva verificacin para separar con mayor precisin de los hechos de las interpretaciones y avanzar hacia el diagnstico definitivo as:

Comparar el esquema con el modelo vigente y asegurarse que las diferencias son importantes;Listar las excepciones encontradas en la confrontacin y compararlas con las que se haban listado al iniciarse la fase creativa;Ratificar la existencia de los problemas diagnosticados mediante comentarios con las personas directamente involucradas;

ESTUDIO DE LA GESTION ADMINISTRATIVA (VIII)Asegurarse que se trata de problemas cuya solucin es factible porque existen tcnicas disponibles para ello;Interrelacionar los problemas encontrados con los que pudieran haber detectado en otras reas y asegurarse que las alternativas de solucin propuestas no generarn mayores o ms complejos problemas o agravarn los presentes.

ELABORACION DEL INFORMEElaborado el borrador del informe, el auditor debe proceder a:Discusin del borrador con los involucrados: Discutir con los involucrados el borrador del informe persigue el doble propsito de asegurarse de que se trata de hallazgos reales y que los involucrados coinciden con su existencia precisamente en la forma en que se describe en el borrador. Informe definitivo.

INFORME DE LA AUDITORIAEl informe sobre la Auditoria es el producto terminado del trabajo realizado y frecuentemente es lo nico que conocen los altos funcionarios de la empresa o entidad de la labor del auditor.Su contenido debe enfocarse a mostrar objetivamente, en su caso, los problemas detectados en relacin con la eficiencia operativa de la empresa o entidad y con los controles Operacionales establecidos, lo que coincide fundamentalmente con la finalidad del examen realizado. Este enfoque permitir as mismo, que de la solucin dada a dichos problemas, surjan oportunidades que coadyuven al logro de las mejoras en la eficiencia operativa y en ltima instancia en la productividad.

NATURALEZA DEL INFORME (I)Por las caractersticas de la Auditoria del Control Interno, el informe debe tener la naturaleza equivalente a un diagnstico, en el cual se plasmen los hallazgos derivados del trabajo, relacionados con la eficiencia Operacional y el efecto y las consecuencias de los problemas detectados.

El informe o diagnstico de la Auditoria del Control Interno no tiene la finalidad de emitir un dictamen, no es posible darle tal alcance.

NATURALEZA DEL INFORME (II)El informe de la Auditoria del Control Interno es distinto al producto terminado de un proyecto de consultora en administracin pues en este ultimo, el resultado final implica necesariamente proporcionar sugerencias especificas, al diseo de las formas, procedimientos y sistemas necesarios, la instalacin de ellos y posteriores visitas de supervisin; todo ello con el propsito de que las ideas presentadas funcionen a plenitud y aporten los beneficios deseados.

ESTRUCTURA DEL INFORME DE AUDITORIA (I)El contenido bsico del informe normalmente debe incluir los siguientes tres elementos:Alcance y limitaciones del trabajo:Debe ser breve y en ella deben identificarse los objetivos del trabajo realizado; las operaciones sujetas a examen; el criterio de prioridades establecido; la contratacin especifica, en su caso; las limitaciones; la participacin de los profesionales si la hubo, y la responsabilidad asumida sobre las labores que hayan realizado.Situaciones que afecten desfavorablemente la eficiencia Operacional (presentar un resumen jerarquizado.)

ESTRUCTURA DEL INFORME DE AUDITORIA (II)Sugerencias para mejorar la eficiencia: Es conveniente que las sugerencias se incluyan inmediatamente despus de que se sealaron las situaciones que afectan desfavorablemente la eficiencia de operacin. Dichas sugerencias podrn ser especificas en los casos en que se tengan elementos para ello; en otras ocasiones las recomendaciones tendrn un carcter general.

Estas recomendaciones deben estar enfocadas a que se mejore la eficiencia citando casos especficos en los cuales puedan modificarse los procedimientos o criterios, cuantificando en lo posible los resultados previsibles de un cambio.

ESTRUCTURA DEL INFORME DE AUDITORIA (III) EVALUACIN Y EFECTO DE LOS PROBLEMASEl enfoque que conviene dar al informe debe tender a resaltar objetivamente, siempre que sea posible, el efecto cuantificado que provocan las ineficiencias detectadas, sus causas y consecuencias.

Generalmente el mencionar en el informe la causa de la ineficiencia, proporciona las bases para los cambios que deban efectuarse para eliminarse.

ESTRUCTURA DEL INFORME DE AUDITORIA (IV)RESPONSABILIDADLa responsabilidad del auditor Operacional consiste en informar sobre los problemas detectados y sugerir posibles soluciones. La implantacin de las medidas necesarias para solucionar los problemas detectados, en trminos generales, queda fuera del alcance del trabajo de la Auditoria del Control Interno, incluso en aquellos casos en que el auditor haya presentado recomendaciones especificas.

La solucin de los problemas es responsabilidad directa de las directivas de la empresa o entidad.

ESTRUCTURA DEL INFORME DE AUDITORIA (V)

FORMALos hallazgos de la Auditoria del Control Interno pueden irse comunicando en el curso del examen o su termino; esta depender en gran parte de la trascendencia de los problemas detectados y de la urgencia de que se apliquen las medidas correctivas.

Es importante que el resultado de la Auditoria del Control Interno se presente invariablemente por escrito.

Debe ser tan verstil como sea necesario para lograr una adecuada comunicacin.

RECOMENDACIONES PARA ELABORAR EL INFORME

Definir cul es el propsito del informe ( final, parcial, de detalle, de panorama)A quin se dirige.Qu le interesa al los a los lectores (No decir lo que se conoce) uso de sntesis (permite tener una idea general sin leer todo el informe ).Necesidad de seccionar y utilizar ndices.Utilizacin de subttulos ( fijar ideas, ayudan a memorizar ).Los comentarios deben jerarquizarse.Las tendencias y las cifras relativas pueden ser mejores que las estadsticas y los nmeros absolutos.

Enfatizar los aspectos ms significativos que mejoren la operacin de la empresa o entidad. Cualquier directivo estar interesado en cambios de procedimientos que resulten en reduccin de costos. No estar igualmente interesados en controles protectivos.Limitar el informe al mnimo necesario.Omitir partidas o hechos poco significativos que no requieran la atencin de los ejecutivos.No esperar que el funcionario conozca tecnicismos. Escribir el informe en el leguaje que l est acostumbrado a usar.No hacer crticas que no vayan acompaadas de sugestiones constructivas o que no estn respaldadas por hechos.

Discutir el informe con todos los responsables que se vean afectados por sus observaciones y recomendaciones.En la medida en que sea posible, obtener el acuerdo de loso funcionarios afectados poro las recomendaciones, y en su caso, presentarlas como sugestiones conjuntas.Si no cuenta con la aprobacin de los afectados, cuando menos asegrese que si hay acuerdo a las circunstancias y hechos que se informan..Enviar copias del informe a todos los encargados de loso departamentos operativos que se vean afectados, as como al funcionarios superior responsable de la operacin auditada.No circular material que no contenga el propio informe.

Auditoria del Control Interno DE COMPRASCONCEPTO Y ALCANCE DE LA OPERACIN DE COMPRAS

La actividad de compras es el conjunto de actividades que desarrollas una empresa o entidad para adquirir los recursos necesarios, principalmente de carcter material para la realizacin de sus objetivos.

La operacin de compras comprende entre otras, las siguientes actividades:

Proponer objetivos, polticas y metas de compras, aplicarlos y vigilarlos.

Formular el plan general de compras y programar adquisiciones de acuerdo con las necesidades de la empresa o entidad.

Coordinar en forma eficiente los recursos humanos, materiales y tcnicos que integran la operacin de compras y proponer los cambios pertinentes.

Establecer y actualizar los registros de precios y condiciones de compra de los diversos artculos, que de manera repetitiva, se requieren en la empresa o entidad y mantener informacin histrica de esos artculos.

Recibir y tramitar las solicitudes y requisiciones para adquirir los artculos y servicios de las diversas reas de la empresa o entidad que lo requieran.Vigilar que los departamentos que solicitan la adquisicin de algn articulo lo hagan cumpliendo con los requisitos establecidos por la empresa o entidad, con las especificaciones adecuadas de los artculos requeridos y con la oportunidad que permita su abastecimiento normal.Obtener de diversos proveedores cotizaciones y otras condiciones de compra de los artculos y servicios.

Analizar las posibilidades y alternativas en la adquisicin de cada articulo requerido.

Seleccionar al proveedor que por sus condiciones de venta del articulo requerido, as como las propias de su empresa o entidad, garanticen una compra optima al menor costo y aseguren el abastecimiento optimo de los artculos adecuados.

Vigilar que los pedidos fincados se surtan de acuerdo con lo solicitado en cantidades, especificaciones, tiempo, precio y dems condiciones de entrega.

Presentar las reclamaciones y en su caso hacer la devolucin de artculos surtidos en desacuerdo con el pedido, aclarar las responsabilidades de la propia empresa o entidad y atender observaciones de cualquier tipo que presenten los proveedores.Participar en el establecimiento de las polticas relativas al pago a proveedores considerando las condiciones de Tesorera de la empresa o entidad para aprovechar al mximo las posibilidades de negociacin de las compras.Coordinar sus actividades con reas relacionadas, principalmente, produccin, ventas, almacenes, control de calidad y tesorera.

METODOLOGIA1. FAMILIARIZACIN

El auditor debe familiarizarse en lo particular con la operacin de compras, llevando a cabo un estudio general de sus objetivos, polticas, organizacin, ubicacin de la operacin de compras en el flujo de las operaciones.Estudiar los expedientes de Auditoria e informes y cartas de recomendaciones o sugerencias cuando esto sea aplicable.

VISITA A LAS INSTALACIONESInspeccionar las instalaciones de compras, incluyendo las reas de recepcin, almacenaje, etc.

2. INVESTIGACIN Y ANLISIS

ANLISIS FINANCIERO Y DE INFORMACIN OPERATIVA

Analizar la informacin existente relativa a compras, tanto de carcter interno como externo.Deber analizarse si el tipo de estadsticas que la empresa o entidad mantiene es adecuado a sus necesidades.

Estudiar las cifras estadsticas y proyecciones de compra, tanto en unidades como en valores.Comparar los datos de compras con las de ejercicios anteriores y de ser posible con los de entidades similares. Se considera de utilidad elaborar cuadros comparativos con cifras internas y externas, razones financieras y otros datos relativos tales como condiciones, precios de algunos artculos, etc.

ENTREVISTASElaborar cuestionarios y guas de entrevistas que permitan conocer como se realiza la operacin de compras. Estas entrevistas debern hacerse tanto con las personas que deciden las polticas de compras como con las que las ejecutan, as como con las que tienen a su cargo actividades relacionadas con las compras.

EXAMEN DE LA DOCUMENTACIN E INVESTIGACIONES ESPECIFICAS.

Estudiar los diversos registros, formas, archivos relativos a compras, proveedores, requisiciones, anlisis de precios, condiciones de compra, estadsticas, anlisis de casos significativos, etc. Comprobar la validez de los datos obtenidos en las etapas anteriores, en los anlisis estadsticos y en las entrevistas. Analizar los programas de Auditoria interna y de ser posible los papeles de trabajo que origine para detectar reas en las que se puede sugerir algunos procedimientos adicionales que permitan asegurarse que las polticas establecidas para llevar a cabo las compras se cumplen adecuadamente.

Preparar diagramas de flujo que muestren la secuencia de la operacin, lo cual facilita la localizacin de aspectos susceptibles de mejorarse.Cuantificar el posible efecto de cambios en algunos artculos, materiales y en los mtodos de compra. Investigar si la empresa o entidad opera con base en algn presupuesto de compras en cuyo caso deber estudiarse ste; analizar sus variaciones principales y obtener una explicacin sobre los mismos.

Conviene investigar si se tiene establecida una poltica de rotacin de compradores cuando el volumen de las compras permita esta practica. As mismo deber investigarse si se tiene una adecuada supervisin del personal que efecta directamente las compras.Revisar los mtodos de trabajo, manuales de procedimientos, instructivos y formas en uso que regulen la operacin de compras.

RESUMEN Y DISCUSIN PREVIA DE LOS PROBLEMAS DETECTADOS

Estudiar la informacin obtenida para sugerir cambios en los procedimientos que puedan mejorar la eficiencia en la operacin de compras.Resumir las observaciones hechas y los resultados de las investigaciones que permitan captar de alguna omisin en el trabajo desarrollado.

ELABORACIN DEL INFORMEElaborar los informes.

INFORME

Aspectos concretos sobre los que puede informarse en una Auditoria del Control Interno de compras:

Inexistencia de polticas u objetivos para la operacin o falta de vigilancia sobre las mismas.Uso adecuado de presupuestos establecidos como base de control para la operacin de compras.

Falta de coordinacin con departamentos directamente relacionados con la operacin de compras.Falta de definicin de lneas de autoridad o fallas en la organizacin del personal que atiende las compras.Falta de definicin de lneas de autoridad o fallas en la organizacin del personal que atiende las compras.

Desconocimiento de los proveedores o fabricantes de los artculos que se compren.Ausencia de registros para control de las alternativas de abastecimiento de algn articulo (archivo de proveedores).Inadecuado control del personal de compras.

Auditoria del Control Interno DE VENTAS DE SERVICIOSCONCEPTO Y ALCANCE DE LA OPERACIN DE VENTAS

Es el conjunto de actividades que realiza una empresa o entidad para satisfacer las necesidades y deseos de los clientes, atendiendo al mismo tiempo sus objetivos econmicos. Este concepto no sacrifica el objetivo de servicios para satisfacer al paciente, por el inters de alcanzar utilidades, ni viceversa ; pretende un equilibrio adecuado entre ambas finalidades que permita la obtencin de rendimientos razonables y dar al paciente lo que requiere.

La operacin de ventas comprende las siguientes actividades :

Proponer los objetivos y aplicar las polticas establecidas para ventas, dentro de los objetivos generales de la empresa o entidad y vigilar su cumplimiento.Especficamente los objetivos pueden estar relacionados con el nivel de servicio, las ganancias, la determinacin de precios, el tipo de productos, la distribucin, etc. Las polticas pueden referirse al volumen y frecuencia de las ventas, las zonas, las remuneraciones al personal de ventas, etc.

Coordinar en forma eficiente los elementos materiales, tcnicos y humanos que integran la operacin de ventas y proponer los cambios pertinentes.Planear las actividades para que se presten los servicios adecuados, en el lugar que se necesite, oportunamente, y a los precios correctos.Identificar las necesidades de los clientes en la empresa o entidad y coordinar con los dems departamentos involucrados la posibilidad de satisfacerlas adecuadamente.Conocer las caractersticas de sus competidores y las condiciones de servicio que ofrecen.

Participar en el establecimiento de las listas de precios.Persuadir al paciente de que adquiere los servicios de la empresa o entidad y establecer las condiciones de pago.Participar en el establecimiento de las polticas de crdito y respetar su cumplimiento.Vigilar la correcta secuencia del servicio desde el momento en que el paciente solicita el servicio, hasta que este culmina, con oportunidad y a satisfaccin del paciente.Coordinar la operacin de ventas con la operacin de publicidad para incrementar la efectividad de ambas.

Realizar promociones de servicios.Llevar registro de los clientes que incluya su historia, necesidades presentes y otras caractersticas convenientes.Preparar el pronostico de ventas.Someter a la direccin de la empresa o entidad el presupuesto de ventas y una vez aprobado, explicar peridicamente las variaciones que se tengan.Establecer las estadsticas necesarias, para tener informacin oportuna y suficiente que permita reaccionar adecuadamente ante las exigencias del mercado.

Seleccionar y promover servicios con mejores mrgenes. Adiestrar al personal de ventas en la obtencin de sus objetivos, cumpliendo las polticas de comercializacin y crdito y su aplicacin.

OBJETIVO DE LA Auditoria del Control Interno DE VENTAS DE SERVICIOS

Tiene el objetivo de examinar ciertos aspectos administrativos que constituyen el conjunto de actividades que comprende el concepto y alcance de la operacin de venta servicios de, con el propsito de detectar problemas o deficiencias en los controles Operacionales, existente o en la realizacin misma de las actividades, de cuya solucin pueden surgir disminuciones de costos o aumentos de la eficiencia operativa.

METODOLOGIA1. FAMILIARIZACINFamiliarizacin general con el entorno econmico, poltico social y legal en el que acta la empresa o entidad y con la operacin de ventas, mediante estudios de sus objetivos, sus polticas, su estructura orgnica, sus sistemas, su s procedimientos y sus practicas, que permitan la ubicacin de ventas en el flujo de operacin.Debe llevarse a cabo investigando las caractersticas y la estratificacin de los siguientes aspectos :

Estudio de los expedientes de Auditoria, informes y cartas de recomendaciones o sugerencias, cuando esto sea aplicable.

Los servicios que ofrece la empresa o entidad, los mercados que surte, sus competidores, la proporcin del mercado que absorbe, sus canales de distribucin, el numero promedio de clientes que maneja, etc.Las caractersticas de los servicios : De demanda permanente, estacional o de moda, etc.La poltica para la determinacin de precios.

La poltica de crdito que se tenga establecida.La poltica de publicidad establecida.Los clientes importantes que se tengan y, en su caso, el grado de dependencia de la empresa o entidad de alguno o algunos de ellos.

Estudio de los expedientes de Auditoria, informes y cartas de recomendaciones o sugerencias, cuando esto sea aplicable.

VISITAS A LAS INSTALACIONESInspeccin de las instalaciones del departamento de ventas y de los dems departamentos vinculados.

2. INVESTIGACIN Y ANLISIS ANLISIS FINANCIERO Y DE INFORMACIN OPERATIVA

Anlisis de la informacin existente, tanto de carcter interno como externo, relativo a ventas, con objeto de evaluar su importancia en el conjunto de operaciones de la empresa o entidad, comparacin de las ventas con las efectuadas con aos anteriores, apreciando su tendencia y aplicacin de razones financieras.

ENTREVISTAS

Elaboracin de guas de entrevista y cuestionarios que permitan conocer como se realiza la operacin de ventas, tendientes a investigar si se efectan eficientemente. Es muy conveniente la elaboracin de diagramas de flujo que muestren grficamente la secuencia de la operacin, los cuales pueden complementarse con memorandos descriptivos de ella.

ENTREVISTAS Entrevistas con los responsables de la ejecucin de las ventas y con los de los departamentos relacionados con ellas, verificando el cumplimiento de las polticas que la empresa o entidad tenga establecidas. En algunos casos es conveniente realizar encuestas o celebrar entrevistas con clientes, comisionistas, agencias de publicidad y dems elementos externos que estn relacionados con la prestacin de los servicios.

EXAMEN DE LA DOCUMENTACIN

Estudio de los diversos registros, archivos y formas existentes para comprobar su funcionabilidad.

Precisar si los responsables de la ejecucin del servicio tienen presentes los objetivos a lograr, los cuales deben ser congruentes con el objetivo general de la empresa o entidad y estar aprobados por la direccin.

EXAMEN DOCUMENTAL

Verificacin de la existencia de presupuestos detallados de ventas, por lo menos en los principales servicios, que sirvan de base para preparar los dems presupuestos. Estos presupuestos deben surgir de propsitos que se basen en investigaciones de mercados, en la experiencia de los responsables primarios de la operacin de ventas y estar de acuerdo con los objetivos fijados para ella.

EXAMEN DE LA DOCUMENTACIONVerificacin de la vigencia de un sistema por el cual los responsables de los objetivos les informan sobre las causas de desviaciones y su justificacin y medidas correctivas adoptadas al respecto.Seleccin de los servicios mas importantes de la empresa o entidad y determinar :Si su mercado, su promocin y publicidad estn de acuerdo a los estudios y planes precios, as como con el canal de distribucin previsto.

Su vida probable ; su penetracin en el mercado ; su posicin frente a la competencia.Respecto a productos que acusen una tendencia descendente en ventas, la previsin de servicios sustitutos, de diversificacin y/o simplificacin.Los funcionarios y/o departamentos que intervienen en la determinacin del precio y los factores que se consideraron para fijarlos : disposiciones legales, competencia y costos de produccin, distribucin, inversin en inventarios, en cuentas por cobrar, en activo fijo, etc.Si los incentivos son congruentes con el rendimiento de los productos.La utilidad marginal que aportan por unidad vendida

La forma en que interviene ventas en la determinacin de los niveles de inventarios y en el impulso de la realizacin de servicios de lento movimiento y obsoletos.Determinacin del volumen de devoluciones y servicios no surtidos y en caso de ser importantes, seleccionar un periodo y definir su tendencia, los principales servicios que las provocan, la causa, lo que ha hecho la empresa o entidad por impedirlos, los efectos que han tenido en el paciente, el conocimiento que de esto tiene el responsable de las ventas y sus puntos de vista al respectoRevisin de los costos de los canales de distribucin, en comparacin con los volmenes de ventas de cada una ; determinacin de si tales costos se han fijado con base en estudios formales y evaluacin.

Conocimiento de la preparacin del personal que ejecuta los servicios para tener una idea general de la forma como se atienden los servicios. Tambin es til conocer si hay una adecuada distribucin de las cargas de trabajo y de las funciones, acordes con la capacidad del personal de ventas.

DIAGNOSTICO RESUMEN Y DISCUSIN PREVIA DE LOS PROBLEMAS DETECTADOS

Discusin de las recomendaciones con los interesados. Este trabajo debe desarrollarse a medida que progresa el examen y tiende a aprovechar la experiencia, afinar la interpretacin del auditor y hacer participe a los afectados, en la labor creativa.Elaboracin de informes al usuario, para lo cual es recomendable hacer una recapitulacin de los resultados obtenidos para detectar omisiones y jerarquizar hallazgos.

DIAGNOSTICOFinalmente, en la metodologa ser necesario utilizar un proceso de comprobacin continua de la informacin obtenida de las diversas fuentes y, siempre que sea posible, la cuantificacin del efecto de los problemas detectados y/o de los posibles cambios en los mtodos de ventas que procuren mayor eficiencia que los establecidos en la empresa o entidad.

INFORMEFalta de definicin, de objetivos para la operacin de ventas y carencia de polticas ; incumplimiento con objetivos y polticas ; falta de vigencia.Fallas en la estructura orgnica del departamento de ventasDescoordinacin con otros departamentos relacionados con la operacin de ventas.Desconocimiento del mercado y de la competencia.

Ausencia de estudios de mercado en el lanzamiento de nuevos servicios.Perdida de penetracin en el mercado.Inexistencia de listas de precios.Inadecuado sistema de remuneraciones .Carencia de un sistema integral de informacin.Estadsticas de servicios, por los criterios de clasificacin necesarios en la empresa o entidad.

Determinacin de lneas y/o servicios improductivos con precios bajos y/o deficiente estructura de los costos.Presupuestos inexistentes y/o inadecuados. Falta de explicacin de desviaciones.Incentivos inadecuados en funcin al volumen de usuarios y falta de informacin sobre los costos relativos.Sistemas y distribucin inadecuado.Servicios y/o lneas con mrgenes de utilidad poco satisfactorias.

Auditoria del Control Interno DE LA el ADMINISTRACION DE RECURSOS HUMANOSLa importancia de la administracin de recursos humanos como una de las actividades administrativas bsicas esta sealada por la necesidad de contar con el nmero de personas adecuadamente calificadas para lograr eficientemente las metas de una empresa o entidad.

CONCEPTO Y ALCANCE DE LA ADMINISTRACION DE RECURSOS HUMANOSLa administracin de recursos humanos es el conjunto de actividades encaminadas a planear y reclutar el personal necesario a la empresa o entidad ; establecer las bases de remuneracin mas adecuadas ; manejar con efectividad las relaciones entre la empresa o entidad y los empleados y de estos entre si ; entrenar y desarrollar al personal y cuidar que este cuente con los servicios requeridos para el desarrollo de sus actividades dentro de la empresa y a la satisfaccin de sus necesidades como individuos.

La administracin de recursos humanos abarca por lo menos las siguientes actividades:

Contratacin y despido de personal, que incluye las operaciones de reclutamiento, seleccin, preparacin inicial de nuevos empleados, promociones y despido.Administracin de sueldos y salarios, que implica la clasificacin de empleados y obreros conforme a su experiencia y la fijacin de los sueldos correspondientes a cada categora; el sealamiento de los procedimientos de evaluacin para la determinacin de mritos; el establecimiento de incentivos y compensaciones adicionales y las polticas para su otorgamiento.

Relaciones industriales, actividad encaminada al estudio y mejoramiento de comunicaciones entre el personal y de ste con la alta direccin de la empresa o entidad; la negociacin de los contratos colectivos y otras relaciones con el sindicato; el cuidado y promocin de la disciplina necesaria al buen y eficiente funcionamiento de la empresa o entidad y la continua investigacin de fallas e implantacin de instrumentos que mejoren la eficiencia del personal.

Organizacin, capacitacin y desarrollo, que implican coordinar con la alta gerencia, la definicin de la organizacin (que incluye descripcin de puestos) y las necesidades de capacitacin y desarrollo del personal; establecer y vigilar programas de desarrollo tendientes a que el personal pueda asumir mayores responsabilidades y recibir el entrenamiento necesario para fortalecer su capacitacin tcnica.

Servicio a empleados, que involucra servicios mdicos, facilidades de trabajo al personal, instalaciones, mtodos adecuados de proteccin y seguridad industrial, as como los servicios que permitan esparcimiento, etc.Vigilancia del rgimen legal, actividad tendiente a cuidar del cumplimiento de las disposiciones laborales y fiscales relacionadas con las percepciones del personal.

OBJETIVO DE LA Auditoria del Control Interno DE LA ADMINISTRACION DE RECURSOS HUMANOSEl objetivo de la Auditoria del Control Interno de la Administracin de Recursos Humanos es examinar crticamente, las actividades y subactividades indicadas en el apartado anterior, con la finalidad de definir problemas que estuviesen obstaculizando la eficiencia en su manejo.

METODOLOGIA

1. Familiarizacin:El auditor debe familiarizarse con la Administracin de Recursos Humanos de la empresa o entidad que est examinando a travs del estudio de (1) los problemas especiales inherentes al ramo de la actividad econmica en que se desenvuelve y que inciden en el manejo de su personal; (2) la infraestructura especfica

establecida para la Administracin de Recursos Humanos (planeacin, organizacin, direccin y control) y (3) los antecedentes respecto de deficiencias habidas, a travs de cartas de sugerencias u otros informes emitidos en el pasado por auditores internos, externos o consultores.

LINEAMIENTOS QUE PERMITEN AL AUDITOR SISTEMATIZAR SUS ESFUERZOS PARA FAMILIARIZARSE CON EL PROCESO DE ADMINISTRACION DE RECURSOS HUMANOS

A. Estudio Ambiental:

En esta fase puede llegarse a obtener informacin orientadora de gran vala que permita al auditor diagnosticar las reas crticas. El grado de profundidad en esta investigacin inicial ser definido por el criterio del auditor o Asesor:

La importancia que, en materia de costos, representa el personal de la empresa o entidad. Un indicativo de este aspecto es el porcentaje de ventas representado por las nminas y el costo de las prestaciones al personal.Los resultados obtenidos en el manejo del personal, indicadores de los resultados son: La rotacin de personal (por departamentos, por tipo de separacin, etc.,); ausentismo, puntualidad, quejas, paros de trabajo, tiempos perdidos en paros, nmeros de demandas laborales, accidentes de trabajo, etc.Los programas establecidos, formales e informales, relativos a seleccin, reclutamiento, entrenamiento, desarrollo, evaluacin de puestos, etc.

Las polticas fijadas por la alta gerencia, tanto explcita como implcitamente para la Administracin de Recursos.La filosofa que la gerencia tiene en materia de Administracin de Recursos Humanos, sus valores prioritarios, metas y objetivos.La forma en que se ha interrelacionado la filosofa administrativa de la gerencia con las polticas y programas y las explicaciones factibles de los problemas continuos que la propia administracin haya observado.La reglamentacin laboral, estatal y municipal que rigen las prcticas del manejo de personal.La forma en que la competencia resuelve sus problemas de Administracin de Recursos Humanos.

B. Planeacin:

El auditor deber estudiar la forma en que la administracin resuelve los siguientes problemas:

Previsin de las necesidades de personal a corto y mediano plazo.Planeacin coordinada de la administracin de sueldos con las otras actividades (finanzas, produccin, etc.)Previsin de problemas con el sindicato y el personal de confianza a travs de instrumentos que permitan su inmediato sealamiento (relaciones personales, cajas de sugerencias, etc.)

Anticipacin de las necesidades de desarrollo de personal (Inventario de ejecutivos).Programas de entrenamiento.Anticipacin de las necesidades de mantenimiento de las instalaciones que representan servicios al personal, instalaciones, sistemas de seguridad industrial, etc.

C. Organizacin:

Estructura de organizacin del Departamento de Recursos Humanos y relaciones de autoridad con otros departamentos.Lneas de autoridad y responsabilidad de los encargados de las actividades clave (reclutamiento, contratacin y terminacin de empleo, mantenimiento de registros de personal, administracin de sueldos, adiestramiento y desarrollo, negociacin de contratos, etc.

Coordinacin entre el Departamento de Recursos Humanos y los Departamentos de operacin en cuanto a planeacin y programacin de las necesidades de la fuerza de trabajo; determinacin de las normas de competencia y habilidad del personal; polticas de evaluacin, ascensos, y aumentos de sueldo y preparacin y mantenimiento de descripcin de labores.Niveles jerrquicos y aptitud aparente de los empleados y funcionarios encargados del Departamento de Recursos Humanos.

D. Direccin:

Son indicios de la calidad directiva de la Administracin de Recursos Humanos:

a) Ejecucin de las subactividades bsicas en cuanto a: oportunidad y eficacia.b) Respaldo de la alta gerencia a los programas establecidos.

E. Control:

Esta fase permite comparar lo planeado con lo ejecutado, comprende:

I. Procedimiento de definicin de las polticas de personal.II. Procedimientos para establecer: Niveles de remuneracin. Escalas de sueldos Aumentos por mritos y escalafn. Sistema de pago de incentivos. Evaluacin de personal. Capacitacin y desarrollo. Utilizacin de fuerza de trabajo. Reclutamiento. Seleccin y contratacin.III. Programas de simplificacin y distribucin de cargas de trabajo.IV. Procedimientos presupuestarios para la revisin de lo realizado por el Departamento de Recursos Humanos.V. Valor que tiene como control el contenido de los informes clave tales como: Necesidades y disponibilidad de la fuerza de trabajo. Anlisis de costos de nominas con variaciones clasificadas por causas y responsables. Rotacin de empleados. Tiempo perdido y ausentismo. Costos de tiempo extra. Datos de eficiencia de empleados. Comparaciones con los niveles de sueldos y salarios de la industria. Otros.VI. Forma, oportunidad, grado de detalle, frecuencia de distribucin y periodos cubiertos por los informes que se elaboran para que los responsables de la Administracin de Recursos Humanos comparen lo planeado con lo ejecutado y tengan elementos para tomar decisiones.

Visita a lugares en que labora el personal.

En empresas o entidades de gran magnitud, deber visitarse, por lo menos, las instalaciones en las que trabaja la mayora de los empleados y hacerse observaciones sobre:1. Apariencia de la salubridad y situacin de las instalaciones. Mtodos de seguridad, luz, ventilacin, instrumentos de trabajo, etc.2. Relaciones entre jefes y subordinados y de estos entre si, etc.

2. Investigacin y anlisis.Estudiados el ambiente en que se desenvuelve la Administracin de Recursos Humanos y la infraestructura administrativa (planeacin, organizacin, direccin y control), el objetivo de esta fase es analizar la informacin y examinar la documentacin relativa para evaluar su efectividad practica. El desarrollo de programas especficos, hechos a la medida de las circunstancias que rodean a la empresa o entidad, son de gran utilidad al auditor para la sistematizacin de esta fase.

Anlisis de informacin cuantitativa y examen de la documentacin.

El auditor deber asegurarse de que las estadsticas sobre las que basara sus conclusiones (rotacin de personal, ausentismo, etc.) estn elaboradas correctamente.

Si la empresa o entidad carece de informacin respecto de la competencia, o de las estadsticas necesarias para evaluar lo satisfactorio del reclutamiento, el entrenamiento, o alguna de las otras subactividades de la Administracin de Recursos Humanos el auditor deber efectuar los estudios e investigaciones necesarias para obtener elementos de juicio suficientes.

El tipo de investigaciones o estudios que se desarrollen para lograr dicha informacin puede revertir una gama muy amplia de posibilidades tales como:* Entrevistas con el personal.* Revisin de expedientes de personal.* Investigaciones en las Cmaras de Comercio o Industria a las que pertenece la empresa o entidad.* Actualizacin de estadsticas.* Seguimiento y comparacin de programas de entrenamiento y desarrollo.* Otras.

El auditor deber cuidar que sus investigaciones se planeen y desarrollen de tal manera que en el menor tiempo necesario, obtenga la informacin mas objetiva posible. Consecuentemente, el auditor debe buscar hechos y evitar distorsionarlos con interpretaciones e inferencias de cualquier naturaleza hasta no tener todos los elementos necesarios para formarse una opinin del conjunto, a fin de que el Diagnostico Final sea lo mas objetivo posible.Entrevistas.Esta es una de las tcnicas de mayor uso en una Auditoria del Control Interno de Recursos Humanos. En esta fase deber cuidarse:

A. Planear las entrevistas necesarias para obtener informacin sobre la ejecucin practica de las polticas y procedimientos estudiados en la fase de familiarizacin.B. Desarrollar cuestionarios y seleccionar las tcnicas de encuesta mas apropiados al tipo de evidencia que se desea recopilar a fin de determinar el tamao de muestra y oportunidad de la entrevista.C. Efectuar entrevistas con el personal ejecutivo que administra las subactividades, as como con el personal de lnea a travs de:1. Platicas informales.2. Encuestas tcnicamente dirigidas que permitan la obtencin de una opinin significativa del personal.

Recapitulacin de Hallazgos.Una vez estudiada y evaluada la infraestructura administrativa, se sumarn los hallazgos y se sealara la interpretacin que se hace de ellos, resaltando aquellos que sean indicios de notorias fallas de eficiencia. El auditor deber alejarse del detalle y, con base en los hallazgos especficos, centrarse en los de mayor relevancia.

Discusin del borrador con los involucrados.Debe discutirse el borrador del informe con os involucrados con objeto de:1. Asegurarse de que se trata de hallazgos reales.2. Que los involucrados coinciden con su existencia, precisamente en la forma en que se describe en el borrador.

Uno de los objetivos de esta discusin es convencer a los involucrados a fin de que hagan frente comn con el auditor al presentar el diagnostico definitivo a la direccin.

3. DIAGNOSTICO (I)

Informe Definitivo.Algunos ejemplos de hallazgos que podran hacerse en el curso de una Auditoria del Control Interno de la Administracin de Recursos Humanos y que serviran de base para la elaboracin del informe final son:

No se cuenta con un plan que permita pronosticar las necesidades (cantidad y calidad del personal. La escala de sueldos establecida para remunerar al personal es inadecuada.

DIAGNOSTICO (II) Existe un grave problema de comunicacin entre jefes y subordinados que hace peligrar la productividad y buena marcha de la empresa o entidad. La capacitacin y desarrollo de la gerencia media, prcticamente no existe. Las instalaciones y servicios a empleados son deficientes, lo que deteriora la productividad. La filosofa para manejar personal, dada la alta rotacin habida, es inadecuada.

Auditoria del Control Interno DE LA ADMINISTRACION DE INVENTARIOSCONCEPTO Y ALCANCE DE LA ADMINISTRACIN DE INVENTARIOS

La administracin de inventarios es el conjunto de actividades que desarrollan los gerentes de una empresa o entidad para asegurar las existencias ( insumos, suministros, etc.) para la prestacin de servicios en la calidad y oportunidad necesarias, a costos ptimos.

Actividades bsicas que integran la administracin de inventarios:

DE INVENTARIOS ACTIVIDADES DE LA ADMINISTRACION (I)Incluir los objetivos, estructura organizacional, polticas y procedimientos de la administracin de inventarios, dentro de los objetivos generales de la entidad y vigilar su cumplimiento.Definir las actividades y funciones que integran la operacin y asignar los recursos materiales y humanos necesarios.Coordinar en forma eficiente los elementos materiales, tcnicos y humanos que integran la administracin de inventarios.Planear y efectuar oportunamente los requerimientos de materiales.

ACTIVIDADES DE LA ADMINISTRACION DE INVENTARIOS (II)Establecer los niveles de inventarios adecuados que aseguren la existencia de materiales en la calidad, cantidad y oportunidad necesarias.Establecer y vigilar el sistema de almacenaje de existencias para la salvaguarda, custodia, distribucin, acomodo y movimiento de materiales, as como la optima utilizacin de reas de almacenaje.Disear la documentacin para controlar los movimientos de existencias y definir el flujo de las mismas.Implantar sistemas de costos y mtodos de valuacin para el registro contable de inventarios.

ACTIVIDADES DE LA ADMINISTRACION DE INVENTARIOS (III)Definir la forma, oportunidad, grado de detalle y frecuencia de los informes necesarios.Implantar procedimientos presupuestarios para comparar sistemticamente con los resultados reales y detectar y corregir oportunamente las desviaciones.Implantar sistemas de informacin que permitan conocer los costos de ordenar, reponer y mantener los inventarios.

ACTIVIDADES DE LA ADMINISTRACION DE INVENTARIOS (IV)Establecer medidas de control para identificar oportunamente inventarios de lento movimiento y obsoletos.

Coordinar actividades con reas relacionadas como compras, ventas, control de calidad y finanzas para vigilar e incrementar la productividad.

Objetivo de la Auditoria del Control Interno a los Inventarios de la Empresa Consiste en examinar las actividades que la integran, con el propsito de identificar problemas, deficiencias y oportunidades de mejorar los controles Operacionales existentes, a fin de incrementar su eficiencia operativa.

METODOLOGIA1. FAMILIARIZACIN

Objetivos, polticas, sistemas y procedimientos relacionados con los Inventarios.Estructura organizacional de las reas y departamentos correlacionados, directa o indirectamente, con la administracin de inventarios.Caractersticas de los servicios de la empresa o entidad y del mercado.Importancia de los inventarios en relacin con la situacin financiera de la empresa o entidad y del costo de ventas en relacin a los resultados de operacin de la misma.

Recomendaciones o sugerencias de Auditoria o revisiones anteriores.

Las instalaciones de la empresa o entidad, para inspeccionar la ubicacin y caractersticas de las instalaciones destinadas a las actividades relacionadas con los inventarios.

INVESTIGACION Y ANALISISANLISIS DE INFORMACIN FINANCIERA Y OPERATIVA

El auditor deber obtener la informacin necesaria para formarse un juicio de la situacin Operacional de los inventarios.Deber efectuar anlisis comparativos de la informacin recaudada, con periodos anteriores y de ser posible con otras empresas o entidades.

ENTREVISTAS

Conocer al detalle como se llevan a cabo las diferentes actividades relacionadas con la operacin de los inventarios.Enterarse de las polticas de inventarios con el personal que ejecuta las actividades y con personal de otras reas relacionadas.

EXAMEN DE DOCUMENTACION E INVESTIGACIONES ESPECIFICAS

Analizar los manuales de sistemas y procedimientos y asegurarse de su actualizacin y cumplimiento.Estudiar los diversos registros, archivos y formas existentes, para comprobar su funcionalidad.Evaluar la forma, oportunidad, grado de detalle, periodicidad, destino y utilidad de los informes que se elaboran.Elaborar en su caso, diagramas de flujo que muestren grficamente la secuencia que sigue la operacin en sus distintas fases.

Investigar los procedimientos presupuestarios existentes, para comparar resultados reales y detectar posibles desviaciones.Analizar las ventas y desventajas, tanto del punto de vista financiero como fiscal, de los diferentes sistemas de costos y mtodos de valuacin de inventarios, en comparacin con los que utiliza la entidad.Estudiar las cargas de trabajo de cada actividad y determinar exceso o necesidad de recursos humanos.Determinar los costos administrativos del manejo y control de inventario y evaluar su razonabilidad.

Investigar las tcnicas de almacenaje y funcionabilidad de las mismas.Comprobar lo adecuado de las medidas de seguridad.Determinar la suficiencia de coberturas de seguros que protejan a los inventarios en casos de siniestros.Identificar exceso o necesidad del espacio para almacenar, movimiento y distribucin de mercancas.Estudiar fianzas e incidencias.

DIAGNOSTICORESUMEN DE OBSERVACIONES Y DISCUSIN PREVIA1. Conceptualizar la oportunidades de mejoras encontradas y evaluarlas en su conjunto, considerando lo siguiente:Asegurar que se trate de problemas cuya solucin es factible.Cuantificar o estimar el impacto que tienen en la operacin y resultados de la empresa o entidad.Interrelacionar los problemas identificados con los hallazgos en otras reas operativas.Considerar el costo- beneficio de los cambios o mejoras a seguir.Asignar a las recomendaciones prioridades para la implantacin.

2. Discutir las recomendaciones con los interesados, a fin de obtener sus puntos de vista, aprovechar su experiencia y afinar la interpretacin del auditor. 3. Preparar el informe

INFORMEFalta de definicin, carencia o cumplimiento de objetivos y polticas para la operacin de inventarios.Fallas en la estructura orgnica del departamento de inventarios.Deficiencia en el control fsico y/o contable de los inventarios.Falta de planeacin de requerimientos de insumos.

Niveles de inventario optimo, alto costo en la administracin de los mismos.Inadecuada coordinacin del reas de inventarios con otras reas.Desconocimiento del costo de ordenar, reponer y mantener el inventario.Inadecuada informacin para toma de decisiones.Inadecuadas medidas de seguridad, aseguramiento y fianzas.Falta de manuales de operacin.

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