CONTROL Y AUDITORIA

UAP – FILIAL HUANUCO

Concepto de control

Es el proceso de ejercitar una influencia directiva o restrictiva, es decir, las posibilidades de dirigir actividades hacia objetivos buscados o de evitar que se produzcan resultados no deseados.

En general, se reconoce al control como una función administrativa básica; consiste en verificar que las diferentes actividades que se realizan en una organización tiendan a alcanzar sus objetivos.

Tipos de control

a) De acuerdo a su objetivo, en esta categoría tenemos: Correctivos, son aquellos que cuentan en su estructura con los elementos para medir las desviaciones e informar sobre ellas. Implican la determinación de los desvíos y su informe a quien debe actuar sobre éstos. Los controles correctivos, también, pueden ser retroalimentados (datos del pasado) o prealimentados, por ejemplo: presupuestos, ratios.

No correctivos, son los que prescinden de la medición e información de los desvíos que se pueden producir, como es el caso de controles de separación por funciones y oposición de intereses.

Tipos de control

b) De acuerdo a su marco temporal, en este caso tenemos: Retroalimentados, pues operan sobre hechos sucedidos. Comparan los resultados ocurridos con los esperados.

Prealimentados, pues operan sobre eventos futuros (en los procesos industriales se denominan “control anticipante”) y previenen la ocurrencia de resultados indeseados.

Tipos de control

c) De acuerdo a su pertenencia al sistema operante, tenemos: De secuencia abierta, donde el grupo de control no pertenece al sistema operante; es independiente del mismo.

De secuencia cerrada, en el que todos los elementos del control pertenecen al propio sistema operante.

Etapas del control

1. Establecimiento de estándares: es la acción de determinar el/los parámetro/s sobre los cuales se ejercerá el control y, posteriormente, el estado o valor de esos parámetros considerado deseable. Este es el primer elemento a establecer para instrumentar un sistema de control. En esta especificación se deberán incluir, entre otros, la precisión con que se medirá el parámetro a verificar, el método de medición y el instrumento sensible que se aplicará, la periodicidad en la aplicación y hasta los responsables de esta tarea.

Etapas del control

2. Comparación o diagnóstico: implica el cotejo entre los resultados reales con los deseables. En esta etapa se investiga (más o menos extensamente) acerca de las causas de las desviaciones que acompañarán un informe con las discrepancias detectadas, para ser fuente de información de la siguiente fase.

Etapas del control

3. La determinación de acciones correctivas es la tercera etapa. Lleva implícita una decisión: corregir o dejar como está. Obviamente será más certera y económica la solución de la discrepancia mientras más correcto sea el diagnóstico hecho en la etapa anterior.  4. La ejecución de las acciones correctivas es el último paso. Sin éste, el control será estéril, inútil e incompleto. Más aún, infinitamente caro como respuesta al problema que intentó solucionar. Por ello, se considera que sin esta etapa simplemente no ha existido una acción de control. 

Principio de economicidad del control

Un principio básico a tener en cuenta cuando se quiere implementar un control, es analizar el costo de la instrumentación del mismo. Se considera que este costo debe ser menor al beneficio (potencial o real) que se obtiene con su implementación. Por ello no se evalúan todas las características o parámetros posibles, sino sólo aquellos que dan un ratio positivo a la relación costo de implementar la medida-beneficio esperado (por estas razones se dice que el control es selectivo).

Auditoría y control

En este marco, la auditoría es una función de control, con las siguientes características: Es del tipo retroalimentado, porque se refiere a hechos sucedidos. Es correctiva, ya que está orientada a la medición e información de los desvíos.

Es de secuencia abierta, ya que el grupo de control es independiente (no debe pertenecer al sistema operante, aunque puede ser parte de la empresa).Es selectiva.

Etapas de un programa de auditoría

1) Definición del objetivo:  En los casos de trabajos de auditorías contables las posibilidades para seleccionar el objetivo de la mismas están bastante limitadas y son previsibles; en el caso de otros tipos de trabajos de auditoría, como las de sistemas, el objetivo se determina en función de las necesidades demandadas por quien solicita el servicio.

Etapas de un programa de auditoría

2) Definición del alcance:  El alcance de una auditoría es determinado siempre en forma específica para cada trabajo; en particular, lo fijan las necesidades y expectativas del comitente. En la determinación del alcance influye de manera decisiva el grado de certeza requerido a los datos que figuren en el informe. Por ejemplo, si debe controlarse toda la población o puede hacerse un muestreo sobre el item que se está auditando

El alcance de la auditoría ha de figurar expresamente (junto con el objetivo) en el informe final, de modo que quede perfectamente determinado no solamente hasta qué puntos se ha llegado, sino qué materias fronterizas han sido omitidas. Igualmente habrán de expresarse las excepciones del alcance, cuando exista alguna cuestión que pudiera suponerse incluida, sin estarlo.  Dentro de este paso debe contemplarse, también, la fijación de los interlocutores del equipo auditor, es decir, determinar quiénes tendrán poder de decisión y de validación dentro de la empresa en el proyecto de auditoría. Igualmente, en esta instancia, deben determinarse los destinatarios del Informe Final

Etapas de un programa de auditoría

3) Relevamiento e investigación:

Esta etapa es la que demanda mayor esfuerzo, tiempo y recursos de un programa de auditoría; en ella el auditor debe involucrarse en forma personal procurando obtener la mayor cantidad posible de información de "primera mano". Comprende las siguientes actividades:

-Elaboración del Plan de Auditoría y de los Programas de Trabajo: Una vez hecho el estudio inicial y asignados los recursos necesarios para la auditoría, el responsable de la misma y sus colaboradores establecen el Plan de Auditoría, donde el encargado de cada grupo de trabajo programa las actividades que le corresponden y las eleva al responsable general del proyecto para ser compatibilizadas.

3) Relevamiento e investigación:

Características del Plan de Auditoría: Establece los recursos globales que van a ser necesarios para el trabajo.Establece las prioridades de evaluación sobre el material auditable (de acuerdo con las indicaciones del cliente).Establece la disponibilidad requerida del personal y de los demás recursos a controlar.Describe las tareas a realizar y las responsabilidades de cada integrante del equipo de trabajo.Establece las ayudas que el auditor debe recibir por parte del auditado. No se consideran calendarios porque en esta instancia se manejan recursos genéricos y no específicos.

3) Relevamiento e investigación:

Una vez elaborado el Plan de Auditoría, se procede a la programación detallada de sus actividades. En esta instancia se elaboran los Programas de Trabajo que son las cuantificaciones del Plan de Auditoría. En ellos se asignan los recursos humanos y materiales concretos para cada segmento del plan general. En los Programas de Trabajo se establece el calendario real de actividades a realizar; estos documentos sirven para controlar el grado de avance del proyecto de auditoría.

3) Relevamiento e investigación:

-Ejecución de las actividades de relevamiento: En este punto el auditor debe documentarse sobre cómo trabaja el área o sistema que se está auditando. En cuando se realizan las actividades concretas -in situ- del trabajo de auditoría: observación del ambiente de trabajo, entrevistas, encuestas, análisis de documentación, etc.

4) Análisis:

Realizadas las tareas de relevamiento e investigación, las actividades de esta etapa consisten en procesar la información recabada, evaluar la calidad de los controles y sacar las conclusiones pertinentes; es decir clasificar, elaborar, ordenar los “papeles de trabajo” obtenidos en la etapa anterior. El objetivo es obtener la información documentada necesaria para avalar el resultado del trabajo, es decir respaldar el Informe de Auditoría.

5) Elaboración del Informe:

La elaboración del Informe Final es el último paso de una auditoría. Es el exponente de la calidad del trabajo y el lugar donde el auditor avala personal y profesionalmente su juicio en forma documental.  Es el resultado tangible del trabajo de auditoría. Todo lo que se vuelque en el informe debe estar avalado por los papeles de trabajo, constancias documentales o pruebas tangibles y objetivas; de otra manera éste puede ser objetado y hasta desechado.

5) Elaboración del Informe:Los hechos a incluir en un informe de auditoría implican la existencia de una debilidad detectada que ha de ser corregida o puntos de control que deben ser fortalecidos. El Informe debe incluir solamente hechos importantes. La inclusión de hechos poco relevantes o accesorios desvía la atención del lector y desvirtúa el informe en su conjunto.  Resulta evidente la necesidad de redactar borradores e informes parciales y previos del Informe Final, ya que es el método más adecuado para equilibrar las técnicas analíticas utilizadas durante el trabajo de relevamiento, con las sintéticas que exige la confección de este informe. Los borradores e informes parciales pueden ser usados como elementos de contraste de opiniones entre auditor y auditado, y pueden descubrir fallos de apreciación por parte de los especialistas al evaluar las materias auditadas.

5) Elaboración del Informe:Estructura del Informe Final El documento que formaliza la ejecución del trabajo de auditoría es elInforme Final. Según Acha Iturmendi, sus capítulos son: 1) Marco de ejecución del trabajo de auditoría. El informe se inicia especificando las fechas de comienzo de la auditoría y de redacción del documento. Se incluyen asimismo los nombres de los especialistas integrantes del equipo auditor y los nombres de todas las personas entrevistadas (con indicación de la posición, responsabilidad o puesto de trabajo que ostenten). 2) Definición de objetivos y alcance de la auditoría.

5) Elaboración del Informe:

Estructura del Informe Final

3) Enumeración de temas considerados. Antes de tratarlos en profundidad, se enumerarán lo más exhaustivamente posible todos los temas objeto de la auditoría. 4) Cuerpo expositivo (Observaciones). Para cada tema objeto de auditoría se sigue el siguiente orden:Situación actual. Cuando se trate de una revisión periódica, en la que se analiza no solamente una situación, sino además su evolución en el tiempo, se expondrá la situación prevista y la situación real. Tendencias. Se tratarán de hallar parámetros de correlación que permitan establecer tendencias de situación futura; no siempre es posible tal pretensión.Puntos débiles y amenazas. Deberán explicarse por sí mismos, sin referencias a otros lugares del informe.

5) Elaboración del Informe:

Estructura del Informe Final

5) Recomendaciones y Planes de Acción. Constituyen, junto con la exposición de puntos débiles, el verdadero objeto de una auditoría. Consejos:Siempre se explicitará la palabra “recomendación”, y ninguna otra. Deberán entenderse por sí solas, por su simple lectura.Deberán ser concretas y exactas en el tiempo, para que puedan ser seguidas y verificadas en su implementación.Las recomendaciones se redactarán de forma tal que vayan dirigidas expresamente a la persona o personas que puedan implementarlas. Deberán evitarse las recomendaciones demasiado generales.

5) Elaboración del Informe:

Estructura del Informe Final

6) Redacción de la “Carta de Introducción” o “Presentación”. Este documento tiene especial importancia porque en pocas hojas resume la auditoría realizada, de manera que el cliente pueda formarse una idea aproximada de la situación final con la sola lectura de este informe sintético. Así como pueden existir tantas copias del Informe Final como solicite el cliente, no deberían hacerse copias de este documento, ya que la información que contiene es de naturaleza confidencial. Su destinatario debe ser la autoridad máxima de la empresa (o a quien ella delegue expresamente)