2.7. Analisis Institucional y Organizacional_2013

7/22/2019 2.7. Analisis Institucional y Organizacional_2013

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Ing . JosAnton io Bazur to Ro ldn, MBA / EGP / EDCCManta, 2013

2. REA DE ESTUDIO NO. 2

Evaluacin del proyecto

2.2. ANALISIS INSTITUCIONAL Y ORGANIZACIONAL

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YA NO SON LOS GRANDES

LOS QUE SE COMENA LOS PEQUEOS

AHORA SON LOS VELOCESLOS QUE SE COMEN

A LOS LENTOS

Definicin de insensatez

..es continuar haciendolas mismas cosas

Y esperar diferentesResultados Albert Einstein

1. A IO CORTO

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Arthur Koestler1. Es fcilENSEAR a alguien algo nuevo..2. Pero se necesitaLUZ DIVINA para que un

PROFESOR CAMBIE en el participante, losesquemas tradicionales con los que ha estadoacostumbrado a mirar las cosas...

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Nuestro enfoque intenta:

1. CREAR UN LENGUAJE consistente ycomn

2. Crear un MARCO que incorpore

nuevas ideas y experiencias3.4. Incorporar IDEAS de la experiencia

nuestra y suya

5. Hacer ACCESIBLES tanto laterminologa, como las ideas y elmarco conceptual

6. TRATAR con mltiples y diversas

realidades y escenarios

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Niveles mltiples de comprensin

1. El AIO requiere que

continuemos

construyendo, en forma

progresiva niveles msprofundos de

comprensin yentendimiento

2. Los problemas deldesarrollo requieren

encontrarconstantemente nuevasformas de apoyo a loscambios que se producennecesariamente endiferentes niveles

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Anlisis Institucional y

de la Organizacin

1. En qu consiste

2. Cual es su origen

3. Por qu es necesario

4. Cundo se realiza

5. Cmo se hace

6. Quin lo ejecuta

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Interaccin entre institucionalidad

y organizaciones

Institucionalidad

Organizaciones

Crea las reglas del juego

Influyen y son afectadas por estas reglas

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Anlisis institucional y

de la organizacin

Es un enfoque sistemtico

e integral que analiza tanto ala institucionalidad como a las

organizaciones, con el fin demejorar su desempeo.

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Ideas sobre la institucionalidad

Las normas emergen de muchasfuentes:

1. Leyes, regulaciones2. Costumbres, cultura, sociedad

3. mbito poltico y econmico4. Tecnologa, aspectosdemogrficos, entorno, etc.

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Institucionalidad y organizaciones

existen en muchos nivelesInternacional

Nacional

Regional

Provincial

Cantonal

LocalComunidad

Grupal

Familiar

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El por qu de la preocupacin?

1. Las organizaciones estninteresadas en conocer sobre lacalidad de su desempeo

2. Los involucrados necesitan conocersobre la eficacia de la organizacin

3. Estudios globales sobre laefectividad(eficacia y eficiencia) delapoyo internacional

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Cundo debe hacerse?

La experiencia demuestra que los involucradostanto internos como externos requieren datos

de la organizacin:

Cuando la organizacin est experimentando uncambio importante

A intervalos regulares (cada 2 aos) Como parte de un proceso de mejoramiento

contnuo que est en marcha

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Ubicacin dentro del ciclo del

proyecto financiado

Discusiones

del Proyecto

Dilogo del

pas Aprobar elProyecto

Proponer

Proyecto

Diagnstico de AIO Anlisis de AOI Monitoreo de AIO

Ejecucin del

Proyecto

Evaluacin

de Proyecto

Asuntos claves a cambiar

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Cmo se realiza el anlisis?

Autoanlisis

Revisin de operaciones Proceso apoyado por agentes externos

Anlisis Externo

Auditora administrativa Evaluacin de organismos donantes

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Quin?

1. Auditores2. Consultores externos

3. Gerentes4. Equipos de un departamento o una

unidad administrativa

5. Donantes6. Bancos7. Otros involucrados

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Caractersticas de un sistema AIO y su uso

Propsitoclaro

Modelo til Anlisisinstitucionaly de la

organizacin

efectivos

Procesos

apropiados

Metodologaadecuada

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Nuestro enfoque y supuestos bsicos

sobre el AIO1. Es un proceso de aprendizaje continuo2. Ayuda a adquirir conocimientos y

experiencia3. Las organizaciones y la

institucionalidad pueden aprender amejorar su desempeo

4. Marco de referencia y terminologacomunes ayudan a las personas a lograrun mejor aprendizaje

5. El aprendizaje se facilita con un modelo

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Un modelo basado en el

desempeo

ENTORNOAdministrativoAmbiental

Social/CulturalTecnolgicoEconmicoPoltico o de parte

interesada

Historia Misin Cultura Incentivos/Recompensas

PROACTIVIDAD

! Eficacia!Eficiencia!Relevancia! Flexibilidad

Viabilidad financiera

DESEMPEO DE LAORGANIZACIN

!

Liderazgo estratgicoEstructuraRecursos humanosFinanzasPrograma/serviciosInfraestructuraTecnologaConectividad

CAPACIDADDE LA

ORGANIZACIN

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Qu es el xito?

Un cirujano de trasplante de hgado oper a diezpacientes:

2 murieron 1, que haba tenido cncer en aos

anteriores, sufri una recada El hgado de 1 paciente comenz a fallar, y

fue necesario un segundo trasplante De los restantes 6 pacientes, slo 3 fueron

capaces de reasumir sus vidas normales detrabajo.

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Depende de a quin se le pregunte !!

Cuestionado sobre su desempeo, el cirujanomanifest haber tenido una tasa de xito de 8en 10

Un inmunlogo calific de 7 en 10, pues creyque el cirujano no debi haber operado en lapersona que haba tenido cncer

Un administrador de costos calific como de 6en 10

La enfermera 3 en 10, tomando en cuenta lacalidad de vida posterior a la operacin

(Mintzberg, 1996, HBR)

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CUNDO SE VEN LOS RESULTADOS?

1. Cuando se siembra bamb, nocrece en cuatro aos

2. En el quinto ao, en el periodo deslo seis semanas, el bambcrecer hasta tener 10 metros de

altura3. Por lo tanto, la pregunta sera, elbamb creci 10 metros en seis

semanas o en cinco aos?

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Desempeo en nuestro modelo

1. Variables escogidas en elmodelo:

1. Eficacia2. Eficiencia

3. Relevancia4. Flexibilidad5. Viabilidad financiera

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Desempeo de la Organizacin1. Al nivel ms sencillo, el desempeo de la

organizacin es el cumplimiento de la

razn de serde la organizacin.

2. Las organizaciones se desempean biencuando cumplen exitosamente sus

objetivos, sin desperdiciar recursos yadaptndose rpidamente a las necesidadescambiantes del mercado.

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QU ES UNA ORGANIZACIN EFICAZ?

1. Una organizacin que es capaz decumplir con el propsito para el que fuecreada.

2. Sus objetivos y propsitos estnestablecidos en sus:

1. Misin mandatos2. Leyes o acuerdos de constitucin (creacin)3. Mandatos4. Estrategias (planes)5. Funciones organizacionales (manuales)

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QU ES UNA ORGANIZACIN EFICIENTE?

1. Se asocia con el costo de alcanzar una meta,objetivo o resultado organizacional.

1. Costo por unidad de produccin, por graduado, poroperacin, por kilovatio hora, etc.

2. Tambin se asocia con el uso desubsistemas tales como (tasa de vacantes y

desperdicio o ausencia)

3. Eficiencia es la tasa de conversin deinsumos en productos.

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Una organizacin es RELEVANTE

cuando.1. Satisface los requerimientos de losinvolucrados tanto en calidad como encantidad y oportunidad de los bienes y

servicios2. Est alineada con los intereses de los

involucrados - usuario, no-usuario, cliente, no-cliente, comprador, ciudadano, consumidor,

proveedor de fondos, inversionista, sindicato,gobierno, empleado

3. La relevancia est relacionada con ideas de

calidad

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Una organizacin es FLEXIBLEcuando

1. Puede responder a mercadosemergentes, en respuesta a tendencias,tecnologas u otras fuerzas externas

2. Puede crear/explotar nuevos mercados

o fuentes de ingreso

3. Es capaz de renovarse

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Viabilidad financiera significa. .

1. Apoyo financierosostenido

2. Nuevas fuentes de

recursos, ingresos3. Presupuestoequilibrado,ganancia

4. Confiabilidadfinanciera

5. Evidencia deplanificacinfinanciera a corto ylargo plazo

6. Polticas que apoyanla generacin internade fondos

7. Acceso racionalizadoa los insumospresupuestados

8. Razonableasignacingubernamental

9. Los proyectos estndiseados paralograr sostenibilidadfinanciera

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ResumenDesempeo organizacionalen el modelo AIO es:

1. El grado de cumplimiento de la misin yobjetivos organizacionales (eficacia)

2. La utilizacin ptima de los recursos a sualcance (eficiencia)

3. El nivel de satisfaccin de las necesidadesde los involucrados (relevancia),

4. El grado de respuesta a exigencias delentorno (flexibilidad), y5. El grado de sostenibilidad de la

organizacin a lo largo del tiempo(viabilidad financiera)

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Anlisis del desempeo

Concepto Variable Indicador Fuente deinformacin Informacin nlisis Juicios

Eficacia

Eficiencia

Relevancia

Flexibilidad

Viabilidad

financiera

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- GRACIAS -Contacto ponente

Ing . JosAnton io BazurtoRo ldn, MBA / EDCC / EGP

BOLEROCO - [email protected]

Manta Ecuador2013

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