394.4-O351-Organizacion de Eventos y Protocolo

INSTITUTO NACIONAL DE COOPERACIÓN EDUCATIVA

1

VENEZUELA, 2001

NIVEL: FORMACIÓN BÁSICA

INSTITUTO NACIONAL DE COOPERACIÓN EDUCATIVA

2

NIVEL: FORMACIÓN BÁSICAMODO: FORMACIÓN

Caracas, Abril 2001

Dirección General de INCE TurismoCoronel (Ej) Glenn Sherman Brathwaite

Gerencia de Formación Profesional de INCE TurismoLic. Ada Rizzo Rizzo

Unidad de Tecnología EducativaLic. María Xiomara García

Asesoría TécnicaLic. Encarnación Barreto

Analista IntegralT.S.U. Lucía Torrealba

Analista Productor de MediosJosé Gerardo León Plaza

TranscriptoraIsabel López

Especialistas en Contenido

Econ. Manuel Acosta Profesor Universidad Simón Bolívar

Colaboradores en la Validación

Lic. Luis AlvaradoJefe de la División de CeremonialMinisterio de Relaciones ExterioresDirección General de ProtocoloLic. Víctor MendozaDirector General de ProtocoloAsamblea NacionalLic. Carlos A. GómezGerente GeneralPlain Art.

Coordinación Técnica EstructuralDivisión de Recursos para el Aprendizaje

Coordinación GeneralGerencia General de Formación ProfesionalGerencia de Tecnología Educativa

Primera Edición 2.001

Copyright INCE

3

ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

CONTENIDO

- ¿Qué es INCE TURISMO?- Presentación- Introducción- Objetivo

- UNIDAD I EVENTOS ESPECIALES - Definición del Término Eventos Especiales 13- Origen Etimológico del Término Ceremonial y Protocolo 15

- Naturaleza del Ceremonial 20

- Clasificación del Ceremonial 24

- UNIDAD II CEREMONIAL Y PROTOCOLO

- Ceremonial y Protocolo 31

- Metodología para la realización de Ceremonias Académicas 32

- Cronología para la Coordinación de una Ceremonia 33

- Normas de Protocolo 39

- Tratamientos 46

- Criterios Protocolares 46

- Aplicaciones referidas a las normas del protocolo 50

- Precedencia Protocolar 53

- Presidencia Protocolar 58

- Sistema de Presidencia 59

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- UNIDAD III Funciones Protocolares

- Funciones Protocolares 63- Importancia del Uniforme en la Actividad Protocolar 71

- Perfil Profesional del Asistente de Protocolo 76

- UNIDAD IV Técnicas Grupales Para Eventos

- Dinámica de Grupos 79

- Técnicas Grupales 80

- Importancia del Manejo de las Técnicas Grupales 90

- UNIDAD V Recursos Operacionales

- Recursos Didácticos y Operacionales para Eventos 91

- Recursos Didácticos y Medios Audiovisuales 95

- UNIDAD VI Montajes

- Montajes 97

- Distribución y Espacio para Mesas y Sillas 101

- UNIDAD VII Organizar Eventos

- Eventos Especial 121

- Diferencia de los Eventos según la Técnica y Procedimiento utilizado 124

- Proceso Logístico en los Eventos 128

- Fases Operativas en la Organización de Eventos 146

- Fase Operativa de Pre-Eventos 148

2


- Fase Operativa de Eventos 152

- Fase Operativa de Post-Eventos 154

- Técnicas de Redacción de Informe 155

- Bibliografía 157

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¿QUÉ ES EL INCE TURISMO?

El Instituto de Capacitación Turística INCE TURISMO, es una Asociación Civil sin fines de lucro, constituida mediante documento firmado el 23 de Septiembre de 1976, por la Corporación de Turismo de Venezuela, CORPOTURISMO y el Instituto Nacional de Cooperación Educativa, INCE; para la formación, adiestramiento y especialización de los Recursos Humanos que requiere el país en las áreas del Turismo y la Hotelería. Dicho documento fué debidamente protocolizado e insertado en el libro de registros correspondientes el 9 de Noviembre de 1976

¿QUÉ HACEMOS?

El INCE TURISMO desarrolla programas de formación, capacitación,

adiestramiento y especialización a través de un Sistema de Formación Profesional

al servicio de la Hotelería y el Turismo en Venezuela.

NUESTRA MISIÓN

Ejecutar en concordancia con el INCE RECTOR, bajo la tutela del Estado y la

participación de Patronos y Trabajadores, las acciones necesarias para alcanzar

una formación y capacitación continua de la fuerza laboral, complementando la

educación recibida en el sistema formal.

Ofrecer asesoramiento técnico a empresas e instituciones públicas y privadas

vinculadas a la Hotelería y al Turismo.

Promover la Actividad Turística y la incorporación de nuestros egresados al

mercado laboral.

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6


PRESENTACIÓN

Apreciado participante: Este manual es el resultado del esfuerzo de un equipo que

ha trabajado arduamente con el fin de ayudarle a formarse en el oficio que ha

seleccionado.

El contenido se ajusta a un programa de estudio diseñado según los

requerimientos del oficio; pero desearíamos que, además, investigue en otras

fuentes para incrementar los conocimientos adquiridos.

Esperamos que aproveche al máximo la oportunidad que el INCE le brinda de

convertirse en un trabajador altamente capacitado, que responda ampliamente, a

las exigencias de su área laboral y se constituya en un ejemplo a seguir en su

futuro desempeño.

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8


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10


INTRODUCCIÓN

En el mundo globalizado de hoy, la especialización del trabajo y el desarrollo tecnológico han conducido hacia la formación de especialidades y de actividades que están directamente relacionadas con la evolución del conocimiento humano, de la ciencia, la tecnología y por sobre todo de la obra intelectual y manual del hombre; dada la necesidad ilimitada de conocimiento y el creciente volumen de información que debe manejar, el hombre ha buscado caminos óptimos que le permitan recolectar y recibir información mejorando los niveles de contacto y relaciones personales. Es así como en la medicina, la educación, la industria, el comercio, el turismo, la hospitalidad, etc., se desarrollan acontecimientos que son previamente planificados, organizados y coordinados de manera que se produzcan, en un tiempo y lugar determinados, con un método para su desarrollo y control, que faciliten el intercambio tan valioso de información y contacto humano. Es por ello, que surge, de acuerdo con nuestra realidad mundial, continental y local un campo o área de especialización que se sustenta en técnicas y tecnologías necesarias para lograr cumplir con la función que podríamos denominar Producción de Eventos. En el contexto literal sería más bien la prestación del servicio de Organización de Eventos Especiales dada su naturaleza, la cual es intangible y supeditada a las necesidades humanas crecientes e ilimitadas. Surge en consecuencia esta área del conocimiento técnico a la cual se ha dedicado poca investigación y que se soporta en pilares de otras disciplinas como la psicología, la oratoria, las relaciones públicas, el ceremonial y protocolo, la etiqueta, el manejo de las técnicas de grupos y de la alta tecnología de medios audiovisuales. Organizar un evento requiere de un grado de especialización y experiencia mínima que garantice el éxito a futuro del acontecimiento de allí su enorme valor y trascendencia para los distintos campos o áreas de la producción y de los servicios en el mundo.

El material instruccional que se presenta es el resultado de un proceso de actualización llevado a cabo con expertos del mercado laboral, conjuntamente con los técnicos de la institución; las ayudas del instructor en las tareas prácticas son fundamentales, a través de ellas, cada participante podrá utilizar las técnicas y recursos necesarios a ser utilizados en eventos especiales.

11


12


OBJETIVO

Proporcionar a los participantes los conocimientos teóricos prácticos para

organizar eventos de acuerdo a las fases metodológicas que lo determinan, las

técnicas y métodos que lo sustentan, siguiendo el procedimiento establecido

cumpliendo con las normas de seguridad.

13


14


UNIDAD IEVENTOS ESPECIALES

DEFINICIÓN DEL TERMINO EVENTOS ESPECIALESDEFINICIÓN DEL TERMINO EVENTOS ESPECIALES

Se entiende por Eventos Especiales el conjunto de acontecimientos susceptibles

de ser planificados y ejecutados que se producen en distintas áreas del quehacer

económico, social, cultural o científico. Por tanto, eventos especiales es un término

genérico que agrupa eventos que pudieran tener naturalezas distintas: Política,

Científica, Religiosa, Ceremonial, Educativa, Económica, Tecnológica,

Recreacional, Otras.

Indistintamente del campo del conocimiento que trate y de la actividad social,

cultural o económica que los genere se entenderá como Eventos especiales a ese

conjunto de propuestas que harán posible el logro de los objetivos trazados a fin

de satisfacer las crecientes e ilimitadas necesidades humanas.

Importancia de los Eventos Especiales en el MercadoImportancia de los Eventos Especiales en el Mercado

Internacional y NacionalInternacional y Nacional

15


Siguiendo la tendencia mundial de los últimos años, congresos, exposiciones,

ferias, simposios y otros eventos, se han convertido en una de las herramientas de

comunicación, promoción y comercialización más empleadas por empresas en

nuestro país. Los eventos pueden adoptar distintas formas y modalidades de

acuerdo con las finalidades previstas, la cantidad de participantes, el tipo de

actividades, los medios disponibles, los lugares y tiempos de realización y los

objetivos de comunicación, creando nuevas opciones como, competencias

deportivas, inauguraciones, muestras, eventos culturales y presentaciones

artísticas entre otras. Resulta imprescindible integrar los eventos en un programa

de comunicación institucional con otras disciplinas vinculadas como relaciones

públicas, publicidad, imagen empresarial, promoción y comercialización. Quienes

están en esta actividad saben que desde la concepción hasta su ejecución final,

nada puede quedar librado al azar o la improvisación. Desde un desayuno de

prensa a un torneo deportivo se demanda una planificación y conocimiento que

permita llevarlos a cabo con éxito, integrando la elección del lugar, el programa de

actividades, la participación de los expositores, los necesarios servicios de apoyo

(alimentación, administración, recepción y seguridad), los soportes audiovisuales,

la documentación, las prestaciones adicionales y difusión entre otras acciones.

Son sin duda más complejos los eventos internacionales; la mayoría de ellos

requiere un staff (equipo) permanente para su planificación, gestión y una

programación cuidadosa en la que se suman equipos específicamente

capacitados para esta nueva disciplina.

Todo tipo de empresa, grande o pequeña, debe de manera permanente realizar

algún tipo de evento para sus comunicaciones institucionales, por lo que debe

recurrir a profesionales especializados en la materia. Las mismas empresas como

las organizaciones gubernamentales, no gubernamentales, políticas y sociales,

han comenzado a incorporar estos especialistas en su nómina de personal, para

desarrollar una política organizacional respecto a esta actividad.

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Asimismo crece el número de empresas a nivel mundial e internacional que

ofrecen el servicio de organización de eventos, como otro tipo de firmas

comerciales relacionadas con el cathering o el alquiler de accesorios o salones,

suman a su oferta la planificación e implementación del evento en sí mismo.

Es un nuevo campo muy globalizado de actividades profesionales y en plena

expansión que ofrece infinidad de posibilidades para quienes adquieran una sólida

formación y puedan desplegar su creatividad en la realización de eventos

realmente imaginativos, de alcance internacional, continental, regional, nacional o

local.

El Origen Etimológico del Termino Ceremonial y ProtocoloEl Origen Etimológico del Termino Ceremonial y Protocolo

Existe más de una definición acerca de qué es el ceremonial y protocolo. Para

algunos el protocolo es el código de la cortesía internacional, para otros, en el

plano informal y cotidiano, son las normas de buena educación que rigen la

convivencia humana de la sociedad y al igual que el ceremonial, son reflejo de la

cultura y desarrollo de los pueblos.

Adolfo de Urquiza, lo define, en su tratado sobre el ceremonial público, como "el

conjunto de fórmulas en que se exterioriza la vida de relación de los Estados", lo

establece como premisa que se fundamenta en el "principio jurídico de la igualdad

natural de los Estados, axioma del Derecho Internacional contemporáneo."

Rubens de Melo, señala que protocolo y ceremonial son expresiones sinónimas y

su "finalidad principal no es sólo organizar los actos públicos, como ceremonias

oficiales, recepciones o banquetes, sino establecer normas para evitar el viejo y

17


siempre permanente problema de las precedencias”.

Existe la tendencia a confundir los conceptos de Ceremonial y Protocolo y que

muchas veces se hable de ellos como si fueran sinónimos. Ello es un error. En

efecto, aunque ambos se encuentran estrechamente ligados entre sí, no son

términos equivalentes sino complementarios.

PROTOCOLO

El Protocolo es un sistema o una institución que ordena las reglas del Ceremonial

y controla su ejecución. Es por lo tanto un órgano ejecutor del Ceremonial.

Contemplado en forma más amplia, se podría definir el Protocolo como el conjunto

de normas o reglas impuestas por la costumbre, destinadas a reglamentar los

actos sociales.

A diferencia del Ceremonial, el Protocolo es aplicable a los actos sociales de todos

los hombres y mujeres, instituciones o sociedades y no solamente a aquellos

referentes a las autoridades de diferentes países.

Existe también una definición práctica que incide en el fondo mismo de las

relaciones entre los individuos. Esta definición práctica indica que "el Protocolo es

un elemento de orden, creado para evitar y resolver las divergencias que surgen

constantemente del encuentro entre las vanidades humanas". Por tanto, es un

importante elemento de ayuda, en vez de ser un elemento de complicación y

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molestias, como generalmente se le considera. Precisamente cuando puede haber

o presentarse un problema, los conocimientos elementales de Protocolo acuden

en ayuda y posibilitan una solución satisfactoria para todos.

Resulta muy lamentable que personas, instituciones o empresas pretendan hacer

o retribuir una invitación a una o más personas y por desconocimiento de un

mínimo de reglas protocolares, el invitado finalmente quede molesto o resentido

con los anfitriones, aún cuando no lo manifieste.

Finalmente, cabe recordar que el Diccionario de la Real Academia Española

distingue entre protocolo y ceremonial lo siguiente:

Entre otras acepciones, define el protocolo como "regla ceremonial diplomática o

palatina establecida por decreto o por costumbre".

En cuanto al ceremonial, palabra de origen latino (ceremoniälis) indica tres

acepciones:

• Perteneciente o relativo al uso de las ceremonias;

• Serie o conjunto de formalidades para cualquier acto público o solemne;

Libro, cartel o tabla en que están escritas las ceremonias que se deben

observar en ciertos actos públicos.

Antes de continuar definiendo que es el Ceremonial, es menester saber primero

que se entiende por "ceremonia". Para ello, el Diccionario de la Lengua Española

establece:

Ceremonia:" (Del lat. ceremonia) f. Acción o acto exterior arreglado, por ley,

estatuto o costumbre, para dar culto a las cosas divinas, o reverencia y honor a las

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profanas// de ceremonia. loc. adv. con que se denota que se hace una cosa con

todo el aparato y solemnidad que le corresponde//2. por ceremonia.//guardar

ceremonia. fr. observar compostura exterior y las formalidades acostumbradas..."

CEREMONIAL

En cuanto a Ceremonial, la definición más conocida es aquella que dice que el

Ceremonial es el conjunto de reglas y prácticas que se observan en las relaciones

entre los Jefes de Estado o entre éstos y quienes los representan directamente.

Sin embargo, esta definición, a pesar de referirse al aspecto más significativo del

Ceremonial, es excluyente ya que parece alcanzar solamente a los Jefes de

Estado o a sus representantes directos. De allí que algunos entendidos se vieran

en la necesidad de ampliar dicha definición, señalando que "Ceremonial es el

conjunto de solemnidades, usos y costumbres que deben observarse tanto en la

actividad oficial de los Estados como en sus manifestaciones de relación con otros

Estados".

Es el término Ceremonial siempre estará bien empleado para referirse a las

relaciones o actividades, tanto entre Estados como entre organizaciones y

particulares, o bien entre cualquiera de éstos con los demás.

Prueba de lo anterior es que existe un Ceremonial de Estado, que atiende

fundamentalmente a todo lo relacionado con los Jefes de Estado; un Ceremonial

Diplomático, que comprende lo relativo a los Agentes Diplomáticos y a sus

Misiones; un Ceremonial de Cancillería, que se refiere a la redacción de los

documentos diplomáticos oficiales de cualquier naturaleza, como Cartas

Credenciales, Notas Diplomáticas, etc.; un Ceremonial religioso o relativo a la

liturgia; un Ceremonial de carácter institucional tanto en organizaciones públicas

20


como privadas; y, finalmente, porque no decirlo, uno civil, de hecho, en el marco

de las relaciones de amistad y de la familia.

En cuanto al término Protocolo, es definido como el conjunto de normas y reglas

del ceremonial (público, militar, litúrgico o diplomático) establecidas por decreto o

por costumbre, el cual determina el orden de precedencia, tratamiento y

equivalencia entre personalidades de diferentes jerarquías, rangos o categorías.

Algunas definiciones adicionales son:

Serie de escrituras ordenada, matrices y otros documentos que un notario o

escribano autoriza y custodia.

Acta relativa a un acuerdo, conferencia o congreso diplomático.

Regla ceremonial diplomática o palatina establecida por decreto o costumbre.

Conjunto de normas y reglas del Ceremonial (Público, Militar o Litúrgico)

establecidas por decreto o costumbre, las cuales determinan:

Orden de precedencia

Tratamientos

Equivalencias entre personalidades de diferentes jerarquía

Es el arte o la técnica de la construcción de las ceremonias

Es la actividad humana que dispone, crea o modifica las formas en las cuales

debe llevarse a cabo la acción del Estado.

Es un medio, nunca un fin.

Protocolo es el conjunto de normas (estrictas y poco flexibles) establecidas para

ceremonias y formalidades de carácter oficial, diplomática, militar, institucional o

social, que es necesario cumplir para obtener los objetivos propuestos y entablar

21


una relación de amistad y respeto entre las partes. (Elvira Contreras, “Etiqueta y

Protocolo” , 1998).

Según la Real Academia Española, el Protocolo proviene del Latín: “Protocollum” y

del griego “Protokollao” con el significado de primera hoja encolada o pegada. Le

da tres acepciones:

Ordenada serie de escrituras, matrices y otros documentos que un notario o

escribano autoriza y custodia con ciertas formalidades.

Acta o cuaderno de actas, relativas a un acuerdo, conferencia o congreso

diplomático.

Por extensión regla ceremonial diplomática o palatina establecida por decreto o

costumbre.

NATURALEZA DEL CEREMONIALNATURALEZA DEL CEREMONIAL

Proviene evidentemente de "ceremonia", cuya procedencia latina significa la forma

exterior y regular de un culto. Su origen es religioso y místico. El término

ceremonial encuadra en un ambiente bien delimitado y de plena actualidad.

Al analizar el origen de la diplomacia surgen ineludiblemente, como parte integral

de ella, las reglas del ceremonial y protocolo. Las formalidades del ceremonial

público y del protocolo, son consubstanciales a la evolución y principios de la

diplomacia, resultando ser, finalmente, un valioso e indispensable elemento

demostrativo en nuestros días de uno de los más preciados principios básicos del

Derecho, Internacional, moderno, tal es: La igualdad jurídica de los Estados.

22


El principio jurídico de la igualdad de los Estados, axioma del derecho

internacional contemporáneo, es la sólida base sobre la que se asienta el

Ceremonial Público, nombre con el que se designa al conjunto de fórmula en que

se exterioriza la relación de los Estados. Una de las características del ceremonial

es crear un cuadro y una atmósfera en la cual se estrechan las relaciones entre

los Estados y los hombres que la representan, de una manera armónica y racional.

En el Congreso de Viena, de 1815, con el propósito de evitar las sucesivas

disputas que se presentaban en relación a la precedencia, se puso fin a las

diferencias de rango entre los Estados y se establecieron distintas categorías

diplomáticas.

Posteriormente, en un sentido más preciso y de carácter universal, las categorías

o jerarquías de los Agentes Diplomáticos fueron definidas en la Convención de

Viena sobre Relaciones Diplomáticas. Estas forman parte de la Carta de Naciones

Unidas, siendo adoptadas de hecho y de derecho, tanto en el ámbito bilateral

como multilateral del Concierto Internacional.

Como bien dice un distinguido Embajador del Servicio Exterior de Chile, profesor

de la Academia Diplomática de Chile Andrés Bello, Don Mario Silva Concha, en un

artículo titulado "La Diplomacia y el Protocolo", publicado en la Revista Diplomacia

de dicha Academia, referente al más delicado problema del protocolo, cual es el

de la precedencia, la máxima enseñanza ética de todos los tiempos, más allá de la

actividad protocolar realizada en los palacios reales o en el de las Repúblicas, se

encuentra en la Biblia.

En efecto, en el Evangelio según San Lucas, se ubica el siguiente versículo. Dice

el Señor Jesús: "Cuando seas invitado por alguno a bodas, no te sientes en el primer puesto, no sea que otro más distinguido que tú este convidado por él, y viniendo el que convido a ti y a él te diga: Cede a éste tu puesto y entonces

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con vergüenza, vayas a ocupar el último lugar. Cuando seas invitado, ve y siéntate en el postrer lugar, para que cuando venga el que te invitó, te diga: Amigo, sube más arriba. Entonces tendrás gran honor en presencia de todos los comensales, porque el que se enaltece, será humillado y el que se humilla será enaltecido". (Lucas 14, 7-11)

Este mensaje de humildad habido sólo aceptado por quienes han llegado a la

excelsitud de la santidad, junto a algunos que teniendo oídos han oído y lo

practican sin ostentación alguna ni doble intención. En el caso de la precedencia

protocolar de los Agentes Diplomáticos y de las autoridades nacionales, ésta

enseñanza tiene doble validez por cuanto el lugar que han de ocupar no es por

mera simpatía personal del anfitrión sino por la dignidad de la investidura de cada

cual más allá de la persona.

Terminología Utilizada en el Ceremonial y ProtocoloTerminología Utilizada en el Ceremonial y Protocolo

- Urbanidad (Guevara Marisela): conjunto de pautas que aunque no escritas en

ninguna legislación, regulan tácitamente las relaciones humanas. (Guevara,

1998).

- Urbanidad (Larousse): Cortesía, buenos modales, buena educación.

- Urbanidad(Manuel Antonio Carreño): Conjunto de reglas que tenemos que

observar para comunicar dignidad, decoro y elegancia a nuestras acciones y

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palabras, y para manifestar a los demás la benevolencia, atención y respeto

que les son debidos. Es una emanación de los deberes morales.

- Educación (Larousse): Acción y efecto de educar. Instrucción, enseñanza:

educación primaria.//Conocimiento de las normas de cortesía: tener educación.

- Educación (Manuel Acosta): A los fines del ceremonial y protocolo se entiende

como el grado de conocimientos y aprendizajes que ha logrado desarrollar un

individuo y que le permite diferenciarse de manera determinante en los grupos

permitiéndole destacarse en cuanto al manejo de normas de cortesía, buenas

costumbres y atención publica.

- Arte (Larousse): Virtud, poder, eficacia y habilidad para hacer bien una cosa:

trabajar con arte.//Conjunto de reglas de una profesión.// Obra humana que

expresa simbólicamente, mediante diferentes materias, un aspecto de la

realidad entendida estéticamente.// Conjunto de obras artísticas de un país o

de una época.

- Manera (Larousse): Modo particular de ser o de hacer algo.// Porte y modales

de una persona.

- Manera (Manuel A. Carreño): expresa que a través de un atento estudio de las

reglas de la urbanidad y por el contacto con las personas cultas y bien

educadas, se llega a adquirir lo que especialmente se llama buenas maneras o

buenos modales, lo cual no es otra cosa que la decencia, moderación y

oportunidad en nuestras acciones y palabras y aquella delicadeza y gallardía

que aparecen en todos nuestros movimientos exteriores, revelando la suavidad

de las costumbres y la cultura del entendimiento.

25


- Cortesía (Camille Le Carre): La demostración de nuestra consideración hacia

los demás.

- Cortesía (Louise de Vilmorin): Es el deseo de no ofender a nadie, de ser

agradable de forma natural. Las malas maneras son un atentado contra la

propia dignidad. Existen ciertas reglas de comportamiento en la vida y

seguirlas hace más grata la convivencia.

- Cortesía (Manuel Acosta): consiste en la manera en que un individuo utiliza

todas las normas de tipo social que permiten agradar a otra logrando con ello

crear un clima de confianza, seguridad y por sobre todo de comunicación.

- Normas sociales (Manuel Acosta): Son el conjunto de normas y reglas

establecidas por costumbres fundamentalmente que garantizan con su

aplicación y observancia un buen comportamiento público.

- Etiqueta (Manuel A. Carreño): Es una parte esencial de la urbanidad, dáse este

nombre al ceremonial de los usos, estilos y costumbres que se observan en las

reuniones de carácter elevado y serio y en aquellos actos cuya solemnidad

excluye absolutamente todos los grados de la familiaridad y la confianza.

- Etiqueta (Elvira Contreras): Abarca un conjunto de normas para hacer las

cosas correctamente y de manera fácil; es la expresión formal de los buenos

modales que son imprescindibles para que todos podamos vivir en sociedad.

Clasificación del CeremonialClasificación del Ceremonial

Por una parte prevalece la tendencia caracterizar el ceremonial como expresión

de una mentalidad formal más o menos superada o como algo que ocurre más

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por necesidad que por convicción, habiendo la posibilidad de utilizarla al servicio

del Estado y de la Sociedad. El ceremonial expresa la necesidad de contacto y

relaciones de la vida presente (ceremonias, comidas, correspondencias,

recepciones, etc.) ya sean en formas tradicionales, características de tiempos

pasados o en forma todavía válida que se refiere a ambientes y circunstancias

particulares, tales como las visitas de los Jefes de Estado, la presentación de

credenciales por parte de los representantes diplomáticos y el desenvolvimiento

de todos los actos solemnes de importancia pública que se refiere a las relaciones

entre los estados. En dichas ocasiones el Ceremonial asume aspectos

particulares fijados como protocolo apropiado y se desenvuelven bajo la dirección

de funcionarios adecuados.

El ceremonial deja así, bajo ciertos aspectos, un ambiente y esquemas reservados

y se pone al servicio de la relaciones públicas a las cuales provee de un material

precioso de modelo y de enseñanzas.

El Ceremonial en Venezuela se clasifica, según la naturaleza de su constitución,

que está representada en los poderes públicos, de la siguiente manera:

Ceremonial Público

Ceremonial Militar

Ceremonial Litúrgico

Ceremonial Civil

A su vez el Ceremonial Público se clasifica en:

a .- El ceremonial extranjero o político

b.- El ceremonial diplomático o de embajada

c.- El ceremonial de Cancillería y Protocolo

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CEREMONIAL PÚBLICO O DE ESTADO CEREMONIAL PÚBLICO O DE ESTADO

Es aquel que representa un conjunto de fórmulas en que se exterioriza la vida de

relación de los estados, es decir, las relaciones entre los estados y los hombres

que lo representan. Es la expresión de una mentalidad normal.

Ceremonial Extranjero o Político Ceremonial Extranjero o Político

Comprende todos los actos, celebraciones o instrumentos que se refieren a: Jefes

de Estado, Papa, Monarcas, cualquier cabeza visible de un país.

Cortesía que se tributa a comunicaciones oficiales con motivo de advenimiento al

trono, elecciones presidenciales, exaltaciones al poder, nombramientos

diplomáticos, etc.

Ceremonial Diplomático o de Embajada Ceremonial Diplomático o de Embajada

Comprende todo lo relacionado a Política Exterior, Ceremonial de Embajadas.

Regula cuánto atañe a los honores y prerrogativas que le corresponden a los

Agentes Diplomáticos en el ejercicio de sus funciones. Se considera la calidad y el

rango del Agente.

Ceremonial de CancilleríaCeremonial de Cancillería

Se refiere a todo lo vinculado con la política interior, regula las formalidades a

observar en relación a notas, oficios, tratados y demás documentos oficiales

diplomáticos. Es considerado como parte del Ceremonial Diplomático. Además

señala:

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Los títulos y calificativos correspondientes a los estados, a sus jefes y a sus

representantes.

La medida de los honores y el rango a que tienen derecho los diferentes

funcionarios públicos.

Las fórmulas de cortesía consagradas internacionalmente para un uso recíproco.

CEREMONIAL MILITARCEREMONIAL MILITAR

Comprende lo relacionado al conjunto de fórmulas en que se exterioriza la vida de

relación de las Fuerzas Armadas. Las relaciones entre las diferentes fuerzas

(Ejército, Armada, Aviación, Guardia Nacional), instituciones y hombres. Regula el

conjunto de formalidades rigurosas de estricto cumplimiento militar.

El artículo 55 de la Ley Orgánica de las Fuerzas Armadas nacionales y el artículo

27 ordinal 14, regulan la aplicación de Ceremonial y Protocolo Militar. El

Reglamento de Ceremonial y Protocolo Militar tiene por objeto establecer las

normas y procedimientos que las Fuerzas Armadas nacionales, en general, y sus

miembros, en particular, deben cumplir en las ceremonias militares, actos oficiales

y sociales.

El Ceremonial Militar se define como:

El conjunto de normas y procedimientos que se destinan a solemnizar los actos

del servicio, los de significación histórica, aquellos de carácter oficial en lo que

tomen parte las F.F.A.A.N.N, demostrando su moral, disciplina y educación. Esto

determina el orden de la autoridades militares.

CEREMONIAL RELIGIOSO O LITÚRGICOCEREMONIAL RELIGIOSO O LITÚRGICO

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Tiene por objeto dar exacto cumplimiento a las reglas y procedimientos generales

que deben observarse en el desarrollo de actos y oficios religiosos de cualquier

naturaleza.

CEREMONIAL CIVIL O PRIVADOCEREMONIAL CIVIL O PRIVADO

Es el conjunto de formalidades que exteriorizan la vida de relación de los entes

privados en el contorno en donde se ubican, rigiéndose por normas y procesos de

observancia general.

Importancia de la Etiqueta en el CeremonialImportancia de la Etiqueta en el Ceremonial

La Etiqueta, representa el ceremonial de los estilos, usos y costumbre que deben

observarse en todos los actos y ceremonias públicas y solemnes, así como en las

manifestaciones externas de la vida social. Es la reglamentación de ciertas

normas del ceremonial extranjero o político, con el que suele confundir y en el que

está implícitamente comprendida. Hoy por hoy, el concepto de ésta ha variado

radicalmente hasta el punto de que en las propias monarquías tiende a aligerar la

aplicación de sus prácticas, en consonancia con el espíritu de la época en que

vivimos.

En las organizaciones democráticas, la etiqueta desempeña un papel secundario.

Aunque existen y se reconocen algunas reglas universales, la etiqueta varía

según las tradiciones y los uso del los Estados, pues es privativo de éstos,

establecer pragmática que rigen las normas de un ceremonial. La Etiqueta regula

la conducta personal de los individuos, es decir todas aquellas cosas que nadie

puede hacer por otro. La fuente generadora de las normas de etiqueta la

constituyen los sentimientos, tradiciones y costumbres de los pueblos, que son

especificados en tratados, manuales, etc.

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La Etiqueta implica:

- Normas de comportamiento derivadas de la experiencia y el sentido común.

- Un entorno o contexto apropiado: Físico, área en que se desenvuelve el

individuo y donde hay que considerar una distribución adecuada. Cultural,

donde la cortesía es el común denominador para las buenas relaciones, pero

sus formas de expresión varían de un lugar a otro. Entorno de las relaciones: el

buen trato entre las personas se rige por ciertas reglas basadas en el respeto

mutuo y el conocimiento de los derechos de cada quien.

- Actitud interior de querer hacer las cosas bien.

Muchos autores señalan que el término Protocolo Social, no es más que una

analogía que se formula para identificar el conjunto de normas que rigen el

comportamiento de los individuos en actos de naturaleza civil, donde el estatus

social, la educación y las buenas maneras son las variables que delimitan y

califican el acto o evento al cual se asiste. Pudiera entenderse según la

interpretación hecha por algunos autores, donde destaca la Dra. Isabelita

González, que el Protocolo Social se refiere a las normas de comportamiento que

rigen las relaciones entre los individuos en todo acto cuya naturaleza sea social,

excluyendo otros escenarios militares, presidenciales o diplomáticos.

DIFERENCIACION ENTRE CEREMONIAL, PROTOCOLO Y ETIQUETADIFERENCIACION ENTRE CEREMONIAL, PROTOCOLO Y ETIQUETA

Ceremonial Protocolo Etiqueta- Conjunto de

formalidades que se

aplican durante el

desarrollo de todo acto

público y privado,

- Conjunto de normas

establecidas para las

ceremonias y

formalidades de

carácter oficial o

- Conjunto de normas

para hacer las cosas

correctamente y de

manera fácil, expresión

formal de los buenos

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regidas por normas de

estricto cumplimiento.

- Reglas que determinan

el modus operandi de

actos solemnes que

hayan sido

previamente normados

por la respectiva

autoridad civil,

eclesiástica, militar o

diplomática.

social, de estricto

cumplimiento.

- Establece los criterios

de trato y precedencia

de una persona o

institución con relación

a sus similares

- Todo acto protocolario

incluye la etiqueta

- Varían según las

circunstancias de cada

país: cultura, religión,

etc.

- Sólo se aplica en

ciertos momentos

modales.

- Regula la conducta

personal de los

individuos

- No siempre comprende

las reglas protocolarias

- Tienen un carácter

más universal

- Está presente en todos

los actos de la vida

32


UNIDAD II

CEREMONIAL Y PROTOCOLO

33


Todo acto o ceremonia sigue un procedimiento o formalidad el cual debe

cumplirse estrictamente. De allí la naturaleza rígida del ceremonial, sujeto a

procedimiento que garantizan el desarrollo y cumplimiento de las mínimas normas

de protocolo y etiqueta.

En un acto o ceremonia participan distintos profesionales los cuales atienden

actividades acordes con el nivel y responsabilidad que le es asignada. Desde la

función de planificación hasta el desarrollo de tareas de naturaleza operativa son

desarrolladas a los fines de garantizar el cumplimiento estricto de los actos y

ceremonias. El diseño de una ceremonia no es tarea de cualquier persona, sino

de un profesional con experticia y con dominio técnico del área. No obstante, cabe

resaltar que de lo que se trata en este apartado no es crear una ceremonia, sino

montar o ensamblar un acto o ceremonia que existe y que es aceptada por el ente

y los actores que en ella participan, es decir, de lo que se trata es de

operacionalizar un acto formal o ceremonial protocolar.

La importancia de este tema radica en que para ejecutar cualquier ceremonia o

acto formal el éxito se garantiza siempre y cuando el profesional de protocolo

maneje a plenitud las formalidades, normas y el procedimiento que ha de seguirse

para lograr la majestuosidad e imagen que perdurará en el asistente, de lo

contrario la ceremonia será recordada por su mala organización y falta de

elegancia.

A los fines de abordar cualquier acto o ceremonia pública o privada, militar o

religiosa debe tomarse en cuenta la metodología que a continuación se señala

(ver cuadro en la página 39):

Metodología para la Realización de Ceremonias AcadémicasMetodología para la Realización de Ceremonias Académicas

34


Llevar a cabo una ceremonia académica implica la consideración de las siguientes

variables:

FUENTE ORIGINARIA

Toda ceremonia tiene una fuente originaria por la cual existe y es aceptada en un

contexto geográfico y cultural determinado. Es así como toda ceremonia tiene una

explicación y se rige por un conjunto de normas y con un procedimiento que es de

necesario conocimiento por parte del que ensambla y operacionaliza la ceremonia.

Esta fuente generalmente lo constituye una ley, decreto, resolución o los

antecedentes y costumbres que rigen la actuación de una determinada ceremonia.

DESCRIPCIÓN

Consiste en presentar la caracterización de la ceremonia. Para ello se toma en

cuenta el objeto, los aspectos más relevantes y su importancia.

ÁMBITO / ALCANCE

Se refiere a la penetración y cobertura que tiene la ceremonia, es decir, si tiene

alcance local, regional, nacional o internacional.

ORGANISMOS INVOLUCRADOS

Se refiere a detallar todos aquellos organismos públicos y privados que deberán

estar presentes y a los cuales deberá enviársele invitación institucional.

35


Cronología para la Coordinación de una Ceremonia

Se refiere al desarrollo y control del proceso administrativo que debe iniciarse

desde el momento en que se decide realizar un acto o ceremonia determinada.

Ello implica:

PROCESO ADMINISTRATIVO

Trata de los procesos de información, promoción, logística y de relaciones

públicas involucrados en el montaje de una ceremonia. El más importante de ellos

es el flujo de información el cual tiene por objeto informar y suministrar las

instrucciones adecuadas a los fines de contar con los servicios y apoyo logístico

necesarios para garantizar el éxito en el desarrollo de la ceremonia.

DOCUMENTOS A EMITIR

Se refiere a toda comunicación, invitación, instrumento técnico (vocativo, tarjetas

de identificación, etc) y guión protocolar que debe producirse para el buen

desenvolvimiento del acto. Todos estos documentos formarán posteriormente un

expediente que registrará y documentará para el futuro el evento o ceremonia

tratado.

PROCEDIMIENTO PARA LLEVAR A CABO EL CEREMONIAL

Se refiere al conjunto de formalidades y pasos que deberán cumplirse

cronológicamente según lo establece la ley o la costumbre.

36


-

- Normas de protocolo

Trata del conjunto de reglas de ceremonial que regirán y que deberán respetarse

para lograr con ello la solemnidad y elegancia del acto o ceremonia.

Instrumentos a utilizar

Se refiere a los instrumentos siguientes

Guión protocolar del acto o ceremonia

Tarjetas de identificación de la sala

Vocativos

Decretos, resoluciones, providencias, etc.

Lista protocolar

Tarjetas de invitación

Croquis o planos del lugar

Lista de personal de ceremonial y protocolo

- Orientación logística

Trata de las actividades de logística (transporte, mobiliario, podium, sonido,

refrigerios, pancartas, etc) planificadas, con detalles de los responsables que

deberán seguirse a los fines de garantizar el éxito del evento.

- Etiqueta

37


Se refiere a las pautas en el vestir que regirán el acto o ceremonia

tradicionalmente según el evento del que se trate, se utiliza el siguiente vestuario.

TIPO DE TRAJE HOMBRE MUJERChaqué o Jaquette Chaqueta negra con

faldón largo

Pantalón sin vuelta, gris

oscuro, a rayas muy finas.

Camisa blanca con cuello

almidonado.

Corbata de seda gris, de

nudo corriente o plastrón.

Zapatos negros, lisos,

ligeramente en punta, con

cordones

Calcetines de seda negra,

hasta la pantorrilla.

El sombrero y el guante,

de rigor en algunos

lugares dejaron de

llevarse en climas cálidos.

Para el día: traje corto de

dos piezas ,

preferiblemente con

mangas. Para la noche: si

así se exige, vestido largo

elegante.

Frac Chaqueta negra, corta

adelante, con faldón largo

y estrecho atrás.

Pantalón negro, con dos

hileras de galón negro por

la parte posterior de las

perneras.

Camisa blanca con

Traje largo

38


pechera de piqué,

almidonada, con duro

cuello de pajarita.

Corbata de lazo, blanca

(pajarita)

Chaleco de piqué blanco,

con botones de nácar.

Zapatos. Estrictamente

deben ser de cuero

cortesano, aunque

también se pueden usar

de charol o piel (con

cordones)

Calcetines negros, de

seda hasta la pantorrilla.

Admite el uso de

condecoraciones, pero

sólo cuando la invitación

lo especifique.Esmoquin o Smoking Chaqueta negra, sin

faldones, sencilla o

cruzada y con solapas de

seda.

Pantalón a juego, con un

galón negro por la parte

exterior.

Camisa blanca con

pechera de piqué, lisa o

plisada.

Traje de cóctel, corto o

largo.

39


Corbata de lazo negro, de

seda o corbatín negro y

cuero duro de pajarita

Chaleco si se utiliza suele

ser negro. Las alternativas

al chaleco es una banda

negra de seda (nunca se

usan juntos).

Zapatos negros lisos

Calcetines negros, de

seda hasta la pantorrilla.

No admite el uso de

condecoraciones. Sólo un

botón en el ojal. En ocasiones menos

protocolarias se usa un

traje oscuro, casual o

deportivo según las

circunstancias.

Trajes de calle, claros en

la mañana y oscuros en la

tarde, noche.

Trajes a dos piezas.

Uniformes de gala Fuerza Armada de Venezuela

Todas las ceremonias deben recibir un tratamiento técnico como el anterior de

manera de cubrir todos los aspectos que garantizan la buena realización de las

mismas.

METODOLOGIA PARA EL DISEÑO DEUNA CEREMONIA ACADEMICA

ANALISIS DELA

CEREMONIA

CRONOLOGIAPARA LA

COORDINACION

CEREMONIAL A

REGIR

FUENTEORIGINARIA

DESCRIPCION

AMBITO/ALCANCE

ORGANISMOSINVOLUCRADOS

PROCESOADMINISTRATIVO

DOCUMENTOS AEMITIR

PROCEDIMIENTO

NORMASPROTOCOLARES

INSTRUMENTOSPROTOCOLARES

ORIENTACIONLOGISTICA

ETIQUETA

Elaborado por Manuel Acosta. 1999.40


Normas de Protocolo

Constituyen el conjunto de reglas palatinas o de ceremonial que rigen el

comportamiento de los individuos en todo acto formal y solemne que es el

resultado de la costumbre, los usos y las leyes de un determinado lugar. Las

normas de protocolo se ven afectadas por la tipología existente del ceremonial.

Las principales normas a considerar son las siguientes:

CEREMONIAL PÚBLICO

El lugar de honor es la derecha

La persona de mayor rango se coloca de pié o sentada a la derecha de la de

mayor jerarquía.

El puesto central de cualquier reunión y/o evento debe ser ocupado por la máxima

autoridad que asista al mismo (Persona de mayor nivel jerárquico).

El orden de ubicación es alternativo a partir del centro.

Cuando son dos las autoridades que concurren al acto, aquella de mayor jerarquía

ocupará la derecha.

Si son tres personas

Si son cuatro

41

1. 2

2 1. 3

3 1. 2 4


La colocación de personas o delegaciones en un evento deberá hacerse en orden

alfabético del país anfitrión. La nación anfitriona cuando no asume la presidencia

de la reunión tomaría el último lugar.

Las delegaciones se ubican en sentido inverso a las agujas del reloj.

El puesto central, en todos los casos, corresponde al presidente del evento,

siempre y cuando no vaya el Presidente de la República o un Ministro en su

nombre, quienes ocuparían dicho puesto.

Cuando asistan damas para efectos de precedencia, la categoría de ellas es igual

a la de sus esposos. Al asignarles sus puestos se buscará que éstos queden

alternados con los de los caballeros. Se evitará que los esposos queden uno a

continuación del otro.

Cuando las personas deben colocarse o marchar en columna, la de mayor

categoría va a la cabeza y los demás en su correspondiente orden.

Cuando la máxima autoridad presida un acto, no debe abandonarse el lugar hasta

tanto no lo haga dicha autoridad.

La bandera de Venezuela va a la derecha y en el medio, después el resto de

banderas.

Cuando el número de banderas sea impar la de Venezuela ocupará el lugar

central.

Cuando sea par, ocupará el lugar derecho de las centrales, vista desde el edificio

donde ondee, es decir, la derecha de la presidencia o la izquierda del observador.

Si se coloca la bandera en el centro del salón, tras el presidium, deberá estar

flanqueada a su derecha por la del Estado y a su izquierda por la de la ciudad

anfitriona (Municipio).

42


En caso de ser solamente dos, la de Venezuela ocupa la derecha y la otra la

izquierda.

Si las banderas se colocan en el lateral derecho de la puerta de entrada de un

edificio, el puesto de honor es siempre el más cercano a ésta y será ocupado por

la bandera de Venezuela, siguiendo el resto de aquellos países que participan en

el evento.

Si se realiza una reunión de carácter internacional, tales como congresos,

simposios, etc., por un organismo, entidad o institución venezolana y celebrada en

nuestro país, se colocarán las banderas:

Por la antigüedad de ingreso al mismo

Orden alfabético del país sede.

Cuando tras un presidium se coloquen dos peanas a derecha e izquierda, que

formen cada una un bloque de honor, la bandera de Venezuela estará flanqueada

por las otras dos.

43


De celebrarse un acto cuyas características tengan relación con el tema de las

Comunidades Autónomas, las banderas que las representan se colocarán a

continuación de la de Venezuela, precediendo las de fecha más antigua.

La bandera se iza a media asta llevándola lentamente hasta el tope y luego se

baja hasta la posición adecuada. Para arriarla se vuelve a izar rápidamente hasta

el tope y luego se baja lentamente.

Al acceder a un vehículo, quien accede en primer lugar es la autoridad de mayor

rango para ocupar el puesto de la derecha, en sentido de la marcha del vehículo.

Haciéndolo a continuación por el lado izquierdo, la autoridad de menor rango o

persona que lo acompañe.

Cuando una autoridad recibe a otra de mayor rango o categoría y le invita a subir

a su vehículo oficial, le cederá siempre el asiento de la derecha.

Al descender se procederá a la inversa, haciéndolo en primer lugar la mayor

autoridad.

Al descender por una escalera, siendo varias autoridades con sus esposas, si no

hubiese espacio suficiente para hacerlo por parejas, lo harán primero los

caballeros y luego las damas, a las que esperarán y dejarán pasar delante, de no

hacerlo por parejas al bajar lo harán las damas primero.

CEREMONIAL DIPLOMÁTICO

Internacionalmente las normas que rigen el ceremonial diplomático son las

siguientes:

44


Los idiomas francés e inglés se emplean en la redacción de los tratados cuando

éstos se celebran entre varios países.

En caso de dos países, se utiliza el idioma nacional de los signatarios.

La correspondencia diplomática usa su propio idioma, acompañado de una

traducción.

Cuando el título de la persona es permanente (General, Obispo, Duque, etc.) se

antepone éste al nombre.

Cuando el título fuera transitorio (Embajador, Gobernador, Diputado, etc.) el

nombre se antepone al título.

La precedencia de los agregados militares venezolanos estará en función de su

grado. Si son Generales o Almirantes, vendrán inmediatamente detrás del

funcionario diplomático. Si son Coroneles o Capitanes de Navío irán después del

Ministro Consejero o Consejero de la Embajada. Si son Tenientes Coroneles,

Mayores o equivalentes, después del primer secretario. Si son Capitanes, después

del segundo secretario.

El Nuncio Apostólico será siempre el Decano del Cuerpo Diplomático acreditado

ante el gobierno de Venezuela.

La precedencia de los jefes de misión será la establecida por el orden cronológico

de la entrega de credenciales.

El orden de precedencia dentro de cada misión diplomática será establecido por el

respectivo país.

La precedencia entre las autoridades nacionales será establecida por la Dirección

de Ceremonial y Acervo Histórico de la Nación del Ministerio de Relaciones

Interiores.

CEREMONIAL MILITAR

Las normas que lo rigen son:

45


Cumplir a cabalidad el horario programado.

Los invitados deben llegar con la mayor puntualidad.

Nadie podrá retirarse antes de que lo haga la máxima autoridad presente.

Cuando deba solicitarse permiso para comenzar o terminar el acto o para dar

parte, el oficial que comanda la unidad lo hará directamente ante la autoridad

máxima presente.

Todo oficial de la Fuerza Armada Nacional que sea destinado a un nuevo cargo,

será dado a conocer ante el personal de la unidad que estará a su mando.

En la Marina, al embarcar en una lancha, subirá en primer lugar la autoridad de

menor rango y luego la de mayor rango.

Si la embarcación se dirige a un buque, atracará a estribor, es decir, al costado

derecho del mismo.

En las reuniones de las distintas fuerzas, a igualdad de grados y antigüedad,

privará la antigüedad de la fuerza.

La precedencia entre las autoridades militares será la establecida en la lista

protocolar militar que elaborará la dirección general del Ministerio de la Defensa y

los Comandos de Fuerza.

En ceremonias militares con asistencia de representantes de los poderes públicos,

la forma de colocación será:

El Presidente, en el centro.

A su derecha el Presidente del Congreso.

A su izquierda el Presidente de la CSJ.

Alternativamente el Presidente de la Cámara de Diputados, el Ministro de la

Defensa y la autoridad militar anfitriona.

Las demás autoridades militares, civiles y eclesiásticas.

El cuerpo diplomático será ubicado en sector especial.

En las ceremonias militares donde no asisten los representantes de los poderes

públicos, la máxima autoridad se ubicará en el lugar preferente, a su izquierda el

46


anfitrión, EXCEPTO, cuando lo sea el Ministro de la Defensa, en cuyo caso el

anfitrión se colocará a su derecha.

Cuando asistan damas, éstas se colocarán detrás de sus respectivos esposos o

en lugar especial.

Ejemplos de Actos Y Ceremonias Militares.

Reconocimiento del Ministro de la Defensa.

El acto se realizará en la Capital de la República en el Parque de Honor de la

Escuela Militar, o donde lo ordena el Presidente de la República.

Se invitará a las Altas Autoridades Civiles y Eclesiásticas de la localidad.

Será dado a conocer por el Comandante General de la respectiva fuerza o el

inspector de la misma.

Reconocimientos de los comandantes de unidades tácticas.

El acto se realizará en la sede que ocupe la unidad.

Deberá asistir todo el personal de la unidad táctica.

Será dado a conocer por el comandante de la unidad operativa correspondiente.

Izada y arriada de la Bandera.

La guardia rinde honores, precedidos por la banda marcial, de guerra o de

corneta, formada en línea frente al lugar donde se encuentre el asta de la bandera.

El Comandante de la guardia mandará a presentar armas, se ejecutará el Himno

Nacional o la marcha regular, según el caso, procediéndose a izar la bandera. El

personal sin armas ejecutará el saludo.

Ejemplo de Programa Militar

Honores a la Bandera

47


Honores a la Autoridad que preside el acto.

Partes

Lectura del Decreto o Resolución que notifica el nombramiento

Presentación por la autoridad superior y reconocimiento por parte de los

subalternos. Durante este acto las tropas permanecerán con las armas al hombro.

Revista de la Unidad por la Autoridad que da a conocer, a quien acompañarán los

Comandantes entrante y saliente.

Firma del acta.

Asociaciones.

Desfile de las Unidades presentes ante la autoridad que preside.

Honores a la autoridad que preside.

Honores a la Bandera.

Tratamientos

Título de cortesía con que se dirige una persona a otra en razón del cargo que

ocupa o de la consideración recibida que ostenta.

Los tratamientos de las autoridades son de carácter honorífico, ya que se pierden

al cesar en sus cargos; algunos ejemplos se especifican a continuación.

EXCELENTISIMO EMBAJADORESEMINENCIA CARDENALESVUESTRA MAJESTAD REYESALTEZA REAL PRINCIPESMAGNIFICO RECTORESILUSTRISIMO ALCALDECIUDADANO APLICACION COMUN

Criterios Protocolares

48


Los criterios protocolares conforman un conjunto de elementos que rigen un

determinado evento; a saber:

ORDEN ALFABÉTICO

Consiste en el ordenamiento de los invitados a una ceremonia con rango,

categoría o jerarquía determinada según el alfabeto (inglés o español). Esta norma

se estableció como medio de evitar los conflictos de precedencia tanto en actos

protocolares como en la firma de actas, tratados o convenios.

EL AZAR

En el ordenamiento de autoridades con la misma equivalencia se da el caso que al

ser ubicadas según otros criterios (alfabético, alternado) queden colocada de

última. A solicitud de las partes interesadas, mediante este criterio, bajo

consentimiento expreso, se permite bajo el sorteo a la suerte, alterar el orden de

precedencia. Para Manuel Acosta Profesor de la Universidad Simón Bolívar, este

criterio no debe ser aplicado en Venezuela, por la discrecionalidad que trae

implícito.

LA PUNTUALIDAD

Las ceremonias deben realizarse a la hora pautada, De no estar a la hora todos

los integrantes del presidio se corre la precedencia y se elimina la silla

49


correspondiente. Una vez que comienza el acto nadie puede subir al presidio, a

menos que quien presida lo indique expresamente al Maestro de Ceremonia.

LA SUPERSTICIÓN

Se refiere al hecho que en algunos países existen consideraciones especiales a

determinados números o aspectos vinculados con la suerte o la desgracia, tal

como el número trece (13) en EEUU; el cual no es considerado en el montaje de

las ceremonias.

LA ESTÉTICA

En la organización de un estrado o mesa de reunión puede darse el caso de que

las autoridades asistentes tengan la misma equivalencia, pero al ser ubicadas

según determinados criterios (alternativo) éstas queden homogéneamente

distribuidas de un lado y del otro, por ejemplo caballeros. El criterio permite alterar

el orden de precedencia para favorecer la cobertura gráfica o registro fotográfico,

televisivo o fílmico del evento.

EL CÓNYUGE HOMBRE

Al contrario de su mujer, el esposo con jerarquía no goza de los mismos privilegios

de precedencia que ella. Según Isabelita González, cuando a una mujer con

jerarquía se le invita a una recepción con su marido, ella ocupará el lugar de honor

que le corresponde y el esposo será colocado en sitio adecuado pero nunca por

encima de alguna persona que tenga jerarquía.

EL DESCANSO MATRIMONIAL

50


Este criterio que rige para la colocación de parejas en una mesa de comida indica

que nunca debe sentarse la esposa junto al marido.

EL RESPETO A LA ESPOSA

Como resultado del criterio del descanso matrimonial, si al ordenar la mesa el

marido coincide con su esposa, ésta mantiene su puesto y él lo cede bajando un

grado en la precedencia de la mesa siempre y cuando sea de su mismo rango o

nivel y si el comensal que asciende en su lugar es también de su mismo rango o

nivel. De no ser posible el descenso del marido por el cargo, rango o

representación que ostenta, la esposa desciende y él conserva su puesto en la

mesa.

LA CORTESÍA

En algunas ocasiones por razones de deferencia o cortesía se cede la

precedencia a determinado visitante o invitado el cual recibe tal actitud con agrado

y agradecimiento. No obstante en ceremonia estricta este criterio no debe ser

considerado.

LA CULTURA

En todo acto formal o ceremonial la cultura del invitado es una variable

determinante en la imagen que se forman los asistentes. En caso de no tener

información o desconocer de la manera o formalidad que rige un acto o ceremonia

es importante preguntar e informarse de tal situación, de lo contrario deberá

utilizar su capacidad de observación para proceder a imitar las formalidades que

rigen dicha actividad.

51


LOS IMPREVISTOS

El proceso de planificación funciona, no obstante hay que tener presente el

principio de Peter: lo que va a ocurrir ocurre aun cuando haya sido previsto. Esto

significa que no importa cuan organizada esté la ceremonia cuando algo va a salir

mal saldrá mal, pero se deberá prever dicha situación de manera de atenuar sus

efectos.

LA ANTIGÜEDAD

Se refiere al criterio que señala que una persona tiene precedencia sobre otra

cuando es más antigua en el cargo, rango o categoría o cuando es creada una

institución primero que otra, siempre y cuando tengan la misma importancia

jerárquica.

Aplicaciones Referidas a Las Normas de Protocolo

A continuación se presenta una serie de situaciones ocurridas en la vida real, de

manera que sean analizadas y se infiera la respectiva norma protocolar a

considerar:

Inauguración del Teatro Teresa Carreño

Programa

Bendición de la Obra, por su eminencia el Cardenal José Alí Lebrum, Arzobispo de

Caracas.

52


Honores al Presidente de la República

Palabras del Dr. Antonio López Acosta, presidente del C.S.B.

Reconocimiento de la Orquesta Sinfónica de Venezuela al Presidente de la

República

Imposición de Condecoraciones

Palabras del Dr... Presidente de la República

Lectura y firma del Acta de Inauguración

Concierto de la Orquesta Sinfónica de Venezuela

Brindis.

- Acto con motivo del Bicentenario del Natalicio del general en Jefe José Antonio

Páez. (13-06-90)

Programa

Honores al ciudadano Presidente de República

Ofrendas Florales ante la estatua de Páez

Poder Ejecutivo-Himno nacional

Poder Legislativo

Poder Judicial

Autoridades eclesiásticas

Concejo Municipal de Acarigua

Concejo Municipal de Araure

Fuerzas Armadas

Comisión Nacional y Regional para los actos del Bicentenario

Promociones de Oficiales de Las Fuerzas Armadas “General en Jefe José Antonio

Páez”,

Familiares del Prócer

Honores al ciudadano Presidente de la República

53


- Acto de instalación del III Seminario Latinoamericano sobre Análisis y Previsión

de Demanda de Energía a largo plazo en los Sectores de Gran Consumo de

Energía. Horizonte 2000.

Programa

Apertura del acto

Palabras del ciudadano Rector de la U.S.B.

Palabras del Dr. Luis Castro Leiva, Presidente del Instituto Internacional de

Estudios Avanzados (IDEA)

Palabras del Dr. Luigi Boselli, Embajador de la Comunidad Europea para América

Latina.

Palabras del Dr. Julio Cesar Gil, Ministro Encargado del Ministerio de Energía y

Minas

Clausura del Acto.

- Acto de imposición de condecoraciones

Programa

Honores a la autoridad que preside el acto

Honores al Pabellón Nacional

Parte y solicitud de permiso para comenzar el acto

Lectura de mensajes

Lectura de Resolución mediante la cual fue creada la Infantería de Marina

Lectura de Resoluciones

Imposición de la Cinta Naval

Imposición de la Barra insignia Honor al Mérito

54


Imposición de la Insignia de la Infantería de Marina

Entrega de Placas de Reconocimiento

Demostración de destrezas con Armas

Palabras del Comandante de la Infantería de Marina

Himno de la Infantería de Marina

Participación de haber finalizado el acto

Honores al pabellón Nacional

Honores a la Autoridad que presidió el acto: Contra Almirante Edgar Escobar

Ochoa, Comandante de la Infantería de Marina.

PRECEDENCIA PROTOCOLAR

Prioridad o antelación en el orden para determinar la situación posicional que porPrioridad o antelación en el orden para determinar la situación posicional que por

categoría, cargo ó rango, le está reservada a una autoridad o personalidad quecategoría, cargo ó rango, le está reservada a una autoridad o personalidad que

concurre a un acto.concurre a un acto.

Fuentes Protocolares

En Venezuela, el poder público se distribuye entre el Poder Municipal, el poder

Estadal y el poder Nacional. El poder público nacional se divide en:

Ejecutivo

Legislativo

Judicial

Ciudadano

Electoral

La precedencia se establece tomando en cuenta la distribución siguiente:

55


PODER EJECUTIVO

Presidente de la República

Vicepresidente de la República

PODER LEGISLATIVO

Presidente de la Asamblea Nacional

Primer Vicepresidente

Segundo Vicepresidente

PODER JUDICIAL

Presidente del Tribunal Supremo de Justicia

PODER CIUDADANO

El poder ciudadano se ejerce por el Consejo Moral Republicano integrado por:

El Fiscal General

El Contralor General de la República

El Defensor o Defensora del Pueblo

Luego de los representantes del Consejo Moral debe aparecer el Procurador

General de la República

PODER ELECTORAL

56


Presidente del Consejo Nacional Electoral

Su Eminencia el Cardenal (Arzobispo) de Caracas

Expresidentes de la República

Expresidente de la Junta de Gobierno

Consejo de Ministros

Ministerio de Interior y Justicia

Ministerio de Relaciones exteriores

Ministerio de Finanzas

Ministerio de la Defensa

Ministerio de la Producción y Comercio

Ministerio de Educación, Cultura y Deportes

Ministerio de Salud y Desarrollo Social

Ministerio del Trabajo

Ministerio de Infraestructura

Ministerio de Energía y Minas

Ministerio del Ambiente y de los Recursos Naturales

Ministerio de Planificación y Desarrollo

Ministerio de Ciencia y Tecnología

Ministerio de la Secretaría de la Presidencia

Alcaldía Mayor de Caracas

Alcaldía del Municipio Libertador

57


Estado Vargas

Alcaldía del Municipio Vargas

Estado Miranda

Alcaldía del Municipio Sucre

Alcaldía del Municipio Baruta

Alcaldía del Municipio el Hatillo

Alcaldía del Municipio Chacao

Alto Mando Militar

Inspector General de las Fuerzas Armadas

Jefe del Estado Mayor Conjunto

Comandante General del Ejercito

Comandante General de la Armada

Comandante General de la Aviación

Comandante General de las Fuerzas Armadas de Cooperación (Guardia Nacional)

Directores Ejecutivos

Oficina Central de Personal

Oficina Central de Estadística e Informática

Oficina Central de Presupuesto

Secretario del Consejo de Seguridad y Defensa (SECONASEDE)

58


Academias Nacionales

Academia Nacional de la Lengua

Academia Nacional de la Historia

Academia Nacional de Ciencias políticas y Sociales

Academia Nacional de Medicina

Academia Nacional de Ciencias Físicas

Academia Nacional de Matemáticas y Sociales

Academia Nacional de Ciencias Económicas

Universidades

Universidad Central de Venezuela

Universidad de los Andes

Universidad del Zulia

Universidad de Carabobo

Universidad de Oriente

Universidad Centro Occidental Lisandro Alvarado

Universidad Simón Bolívar

Universidad Simón Rodríguez

Universidad Experimental del Táchira

Universidad Nacional Experimental de los Llanos Ezequiel Zamora

Universidad Nacional Experimental Francisco de Miranda

Universidad Nacional Experimental Rómulo Gallegos

Universidad Nacional Abierta

Universidad Nacional Experimental de Guayana

Universidad Nacional Experimental Rafael María Baralt

Universidad Pedagógica Experimental Libertador

Universidad Nacional Experimental Politécnica Antonio José de Sucre

59


Universidad Católica Andrés Bello

Universidad Santa María

Universidad Metropolitana

Universidad Rafael Urdaneta

Universidad Nacional Tecnológica del Centro

Universidad Católica del Táchira

Universidad Sur del Lago Jesús María Semprum

Universidad José María Vargas

Universidad Cecilio Acosta

Universidad Bicentenaria de Aragua

Universidad Nororiental Gran Mariscal de Ayacucho

Universidad Nueva Esparta

Universidad Fermín Toro

Universidad Yacambú

Universidad Rafael Belloso Chacín

Universidad del Valle del Momboy

Universidad Alejandro Humbolt

Universidad José Antonio Páez

Consejo de la Orden del Libertador

Arzobispado de Caracas

Presidente de la Sociedad Bolivariana

Prefecto del Municipio Libertador

Presidentes de Institutos Autónomos y Fundaciones del Estado

60


Directores Generales Sectoriales

Director General Sectorial de Ceremonial y Acervo Histórico de la Nación

Director General Sectorial de Protocolo del Ministerio de Relaciones Exteriores

Director de Relaciones Públicas del Ministerio de la Defensa

Secretario Privado del Presidente de la República

Jefe de la Casa Militar

Presidente de la Confederación de Trabajadores de Venezuela (CTV)

Presidente de la Federación Venezolana de Cámaras y Asociaciones de Comercio

y Producción (FEDECAMARAS)

PRESIDENCIA PROTOCOLAR

Se refiere concretamente al lugar donde se ubicarán las más altas autoridades

que asisten a un evento o ceremonia, se le conoce como Presidium, mesa

presidencial ó Presidencia del Evento. Esta distribución está conformada por quien

la Preside y por un número de invitados o personalidades que no debe exceder de

los once (11) puestos, dado que pierde elegancia y majestuosidad.

Estructura

Si el Presidium es unipersonal, la mesa tiende a ser impar y se observa su

distribución como sigue:

8 6 4 2 1 3 5 7 9

61


Si es bipersonal, la mesa debe ser dividida definiendo el centro conformado por

dos personas y a partir de allí se distribuye el resto de las personalidades en orden

alternativo.

7 5 3 1 2 4 6 8

Sistemas de Presidencia

Para la ubicación de las personalidades existen dos sistemas clásicos que son de

uso común: el sistema anglosajón y el sistema francés.

El sistema anglosajón toma como referencia la puerta de entrada de los invitados,

la presidencia se coloca en la punta de la mesa (extremo) mirando hacia la puerta

de entrada de los invitados. En el caso de existir dos presidencias, el invitado debe

mirar hacia la puerta de entrada y el anfitrión hacia la puerta de entrada del

servicio.

62

Entrada de Servicios

Entrada Invitados

Presidencia invitado

Presidencia anfitrión


En el sistema Francés La presidencia se coloca en el centro de la mesa mirando a

las ventanas, de espalda a la pared. De haber dos presidencias, la segunda se

sitúa enfrente de la primera, de espalda a las ventanas y mirando a la puerta de

ingreso del servicio. Cuando el salón tiene las ventanas en un extremo o no tiene

ventanas, el punto de referencia que define la presidencia es la entrada del

servicio.

Invitados Servicios

Ventana Ventana

PROCEDIMIENTO PARA LA APLICACIÓN DE LA PRESIDENCIA

A los fines de aplicar correctamente el criterio de la Presidencia se debe seguir el

siguiente procedimiento:

Determinar si la Presidencia es unipersonal o bipersonal

Si es bipersonal determinar el tipo de sistema anglosajón o francés. Actualmente

se utiliza el francés por las enormes ventajas de comunicación que ofrece entre el

invitado y el anfitrión.

Se determina el número de integrantes que formarán la mesa presidencial

Se elabora croquis de ubicación, tomando en cuenta la entrada y ventanas del

lugar

63

Presidencia invitado

Presidencia anfitrión


Se elabora la tarjeta de invitación con el croquis correspondiente.

64


UNIDAD IIIFUNCIONES PROTOCOLARES

Son funciones que Desempeñan los distintos Profesionales encargados del

Ceremonial y Protocolo en un Evento; ellos son:

Jefe de Protocolo

65


El Jefe de protocolo es el profesional encargado de planificar, organizar, coordinar

y supervisar el desarrollo de una determinada ceremonia. Es quien tiene la mayor

responsabilidad técnica y logística de una ceremonia o evento formal concreto.

Las principales funciones del Jefe de Protocolo son:

Determinar las formalidades de una ceremonia

Elaborar el guión protocolar

Determinar los requerimientos documentales y técnicos que requiere una

ceremonia

Elaborar la lista de requerimientos logísticos a considerar

Determinan los entes participantes en la ceremonia

Determinan el orden de precedencia

Coordinar las acciones pertinentes con otras instituciones de apoyo a la

Ceremonia

Coordinador de Protocolo

Es el responsable de llevar a cabo el conjunto de formalidades previamente

planificadas y que sustentan una determinada ceremonia. Asimismo, controla el

respeto y seguimiento de la precedencia, coordina el personal de apoyo

protocolar, atiende a los invitados especiales y supervisa de manera directa todos

los servicios de apoyo logístico y protocolar a ofrecer en una ceremonia.

Sus principales funciones son:

Supervisar al personal de protocolo que se desempeña en un evento

Determinar las pautas de actuación y la distribución de trabajo del personal de

apoyo protocolar.

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Supervisar la óptima ubicación y existencia de los recursos técnicos y logísticos a

utilizar en una ceremonia.

Reportar al Jefe de protocolo sobre cualquier dificultad o inconveniente surgido

antes, durante y después de la ceremonia.

Controlar los vocativos, tarjetas de identificación, listas protocolares, tarjetas de

invitación, manejo de medios de comunicación, entre otras actividades.

Asistente de ProtocoloAsistente de Protocolo

Es el responsable de asistir al Coordinador de Protocolo en las distintas

actividades y operaciones que deben cumplirse para garantizar el éxito de una

ceremonia. En este sentido sus funciones son:

Asistir en materia de atención a los invitados y al público

Es responsable del suministro y distribución de cualesquiera de los materiales e

información que se maneje en la ceremonia o evento.

Colabora en la supervisión de la logística del evento

Revisa la funcionalidad de los medios y equipos a utilizar

Coordina áreas concretas de trabajo tales como: refrigerios, transporte, medios

audiovisuales, secretaría, etc.

Auxiliar de ProtocoloAuxiliar de Protocolo

Es el responsable de ejecutar las tareas específicas que le son asignadas,

referidas a la atención de los distintos públicos y al apoyo logístico y técnico de la

ceremonia o evento. Se refiere concretamente a:

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Ordenamiento del Presidium

Vestimiento de las mesas

Arreglo de las mesas y lugares protocolares

Fijación de etiqueta de identificación

Verificar y supervisar colocación de alfombras

Colocación de banderas y demás símbolos

Verificación de sonido y colocación de bandas musicales

Colocación de bordones del área en cuestión

Traslado de los libros de actas y decretos

Verificación de colocación de los medios de comunicación social

Atención de distintos públicos

Suministro de material informativo

Ubicación de personalidades

Colocación de agua y vasos

Colaboración con las personalidades asistentes

Control de invitaciones

Control del vocativo

Control de las brigadas de servicios

Etc.

Oficiales de SalaOficiales de Sala

Este profesional se encarga del apoyo logístico interno de las áreas donde se

desarrolla un evento en particular. Es responsable del manejo de los medios

audiovisuales, distribución de documentación, suministro de agua y otros insumos.

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No debe utilizarse el término Edecán para designar a este profesional dado que

dichas tareas son exclusivas de un oficial (militar) con formación académica que

ejerce funciones de seguridad y atención especial a determinadas personalidades

que por su rango o cargo así lo ameritan.

Tareas de Apoyo Protocolar Asignadas al Asistente de Protocolo

Las actividades se definen de acuerdo al tamaño del evento. Es decir que las

actividades y tareas del Asistente de Protocolo se intensifican o minimizan en

función al volumen de personas a manejar.

En este sentido se tienen las siguientes actividades de referencia:

TÉCNICOS

Atención de expositores, ponentes, o invitados especiales

Explicación de la mecánica del evento

Control de los requerimientos técnicos referidos a los participantes

Manejo de lista de equipos

Manejo de equipos y sistemas computarizados

SECRETARÍA

Registro de participantes

Suministro de material de apoyo

Entrega de distintivos

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Suministro de información al participante

Atención al público

Control de certificados

DE LOGÍSTICA

Distribución de documentos

Manejo de computadoras

Manejo de fotocopiadoras

Manejo de equipos de cocina y grabación

Manejo de equipos de oficina

Control de medios audiovisuales

Suministro de jarras, agua y vasos

Suministro de marcadores, rotafolios, lápices, etc.

Reservación de servicios varios

Adecuación de espacios físicos y supervisión de la limpieza

Organización del transporte

Control de puntos de seguridad y vigilancia

RELACIONES PÚBLICAS Y CEREMONIAL

Reservación de espacios físicos

Elaboración de listas de invitados

Participación en el diseño de programas de apertura y clausura

Organización del Presidium

Envío y control de invitaciones

Organización de las áreas internas del auditorio o salón

Preparación de planos de ubicación

Control de personal de protocolo (auxiliares, anfitriones, oficiales de sala, etc)

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Apoyo en la tramitación de avisos de prensa

Atención a periodistas

Organización de actos sociales

Preparación del vocativo

Preparación de carpetas y material de apoyo

Supervisión y control de la señalización del evento

ALIMENTOS Y BEBIDAS

Organización de almuerzos y cenas

Organización de desayunos

Organización de brigadas de servicios

Preparación y suministro de refrigerios

Organización de brindis y cócteles

SOCIALES

Elaboración de programa de actividades sociales

Contacto con grupos culturales

Apoyo logístico para los grupos culturales (transporte, refrigerios, sonido)

Alquiler de salones o áreas sociales

Control de pasapalos

Organización y distribución de espacios

Organización de banquetes

PROTOCOLARES

Atención de participantes

Atender requerimientos de los invitados especiales

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Orientar y conducir al público

Atender personalidades (V.I.P)

Atender emergencias

Manejar listas de protocolo

Controlar maletín de primeros auxilios

Asistir en la labor de control del ceremonial

Imagen en los Eventos EspecialesImagen en los Eventos Especiales

Los eventos especiales y las ceremonias son acontecimientos controlados y

desarrollados por los hombres en atención a las necesidades que son generadas

en los distintos campos del hacer y del saber. La productividad, formalidad,

observancia del ceremonial, protocolo y la etiqueta suelen ser los requisitos que

deben cumplirse para garantizar un evento de buena calidad.

Los eventos tal como lo plantea Carlos Alarico Gómez (1995) “persiguen

comunicar el mensaje de una organización a un público específico, utilizando

medios adecuados para alcanzar un feedback positivo”. Este mensaje se percibe a

través de los sentidos y uno de ellos es la vista. Ello significa que un evento refleja

una imagen según la manera de atender los aspectos vinculados con el orden, la

buena ubicación, la armonía, la elegancia, el buen gusto y por sobre todo el

control del tiempo, del espacio y de los recursos.

Un elemento importante que define la imagen de una organización lo representa la

identidad, es decir la forma de actuar (Pizzolante, 1996). La identidad es el ser

propiamente dicho y el hacer organizacional, que en conjunto conforman la

personalidad de una institución. Tejada (1992) señala que la identidad es una

dimensión que se caracteriza por diferentes rasgos constitutivos:

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IDENTIDAD ONTOLÓGICA

Está definida por la misión, Filosofía, Historia, Políticas, Objetivos, Visión de la

organización.

IDENTIDAD AXIOLÓGICA

Está representada por los valores y conciencia éticos

Identidad performativa o pragmática: implica la definición de elementos tales

como niveles de acción organizativa, Estilo de gestión, Conducta de los

empleados, Relaciones de poder, Formas de influencia y cambio.

Tal como lo reseña Etna de Fagre, citando a Cabañas, “existe una identidad

conceptual conformada por la visión, misión, valores, filosofía y la cultura

organizacional; y una identidad visual compuesta por dos elementos:

La identidad gráfica el nombre, representada por la cromática y el logotipo,

elementos que cumplen una labor distintiva dentro de la personalidad física para el

reconocimiento de la organización. La identidad ambiental definida por la

infraestructura, el mobiliario, las facilidades o tecnologías que utiliza y la

ergonomía (diseño del lugar de trabajo), elementos constituyentes”.

Como puede observarse en una institución pública todo comunica y todos sus

miembros envían mensajes constantemente. Cada una de las partes que integran

la organización, en conjunto, forman imágenes y no siempre semejantes en cada

uno de los diferentes públicos (internos y externos). Lo mismo ocurre con una

ceremonia o un evento especial. Los eventos transmiten mensajes y una imagen

determinada.

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La imagen es la representación mental o idea global, positiva o negativa que se

forman las audiencias sobre un evento. Imagen de un evento se debe entender

como el resultado de las impresiones que construyen los públicos sobre la base

del mensaje o mensajes que la organización el procedimiento del acto comunica,

que afectando o beneficiando a la institución y a todos sus miembros por igual.

En la imagen entran en juego algunos factores, que el profesional de ceremonial y

Protocolo debe controlar:

La identidad de la organización

La cultura organizacional

La comunicación

Los tipos de públicos que atiende.

De acuerdo con Acosta y Garriga (1996) el protocolo ha de ser el fiel reflejo del

orden que tiene que existir en todo acto formal para dar una imagen que

enaltezca y manifieste el prestigio y reputación de una organización. El orden a

que se hace referencia se centra en el conjunto de reglas que gobiernan todo acto

social mediante las cuales se le da a cada uno de los participantes las

prerrogativas y privilegios a que tiene derecho por su categoría, rango o cargo. Si

no se cumple con este conjunto de reglas o no se cuida su acertada aplicación no

se puede hablar de calidad en un evento o ceremonia.

Importancia del Uniforme en la Actividad ProtocolarImportancia del Uniforme en la Actividad Protocolar

El Uniforme en protocolo tiene una importancia vital para el cumplimiento de los

propósitos por los cuales se desarrolla una ceremonia, debido a que constituye

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fundamentalmente un indicador de atención dirigido a los distintos públicos que

asisten y participan en una ceremonia o acto formal determinado.

El término utilizado se interpreta de la siguiente manera: una persona al asistir a

un evento presenta muchas necesidades que debe satisfacer, desde información

sobre servicios básicos como sanitarios hasta servicios especializados como el

nombre y ubicación de algún ponente o el manejo de un medio audiovisual. Al

producirse un requerimiento en alguna persona sea este un participante, un

ponente o una autoridad inmediatamente trata de identificar a alguna persona

autorizada que le pueda resolver su necesidad. De allí que al observar uniformidad

en el vestir del personal presente en el evento, es muy fácil ubicar y tratar de

resolver su situación.

Por otra parte, el uniforme transmite seriedad, elegancia, higiene y por sobre todo

organización. De allí su importancia y necesidad de considerarlo en eventos

protocolares. A continuación se presenta información general elaborada por la

Prof. Antonieta Scannone de Nuñez, referida al personal de protocolo.

Otro aspecto a considerar dentro de la actividad protocolar, esta relacionada con

el horario; la jornada de trabajo para el personal de protocolo, es variable,

dependiendo de la intensidad de éste y de las jornadas planificadas, generalmente

constan de ocho horas (8) las cuales tendrán que cumplirse a cabalidad, pudiendo

ausentarse los quince minutos (15) asignados para el receso en turnos alternos,

previamente estipulados por el coordinador de grupo o de eventos.

El personal de protocolo tendrá que respetar los turnos señalados fijos y cualquier

cambio tendrá que ser dado por el Jefe de Grupo o la persona indicada para el

control del mismo.

Se considerará inasistente el personal que llegue a su puesto de trabajo con más

de diez minutos de retraso, lo cual motivará el descuento de esa jornada.

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A la tercera falta injustificada para ser reemplazado por otra persona.

Cuando se luce un uniforme es preciso cuidar ciertos detalles:

Tenerla siempre impecable, limpio y planchado

El pelo, el maquillaje y las uñas cuidadas y

presentables

En todo momento se deberá usar medias

teniendo ante algún imprevisto en la cartera

un par de repuesto.

Usar zapatos cómodos, cerrados, tipo

“pump clásico” y acorde con el uniforme de

la compañía para la cual están

desempeñando sus funciones. Actualmente

zapatos de corte bajo es lo ideal debido al

prolongado tiempo de servicio que ha de

prestarse.

Está totalmente prohibido usar el uniforme

fuera de las horas de trabajo

Referente al comportamiento:

El trato hacia los delegados será siempre de usted o su equivalente, en el idioma

que hablen, con la deferencia acostumbrada en estos casos, sin caer en

confianzas o familiaridades fuera de tono, que no sólo empañarían su nombre sino

también el de la Compañía u Organización que lo contrate, el Comité Organizador

del evento y el resto del personal de protocolo.

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No se deben aceptar invitaciones de ninguna persona durante las horas de

trabajo.

Está prohibido ingerir bebidas alcohólicas, fumar y masticar chicle en sitios

públicos o delante de los delegados, Comité Organizador, etc., y en todo momento

conservar una actitud digna del cuerpo que representan.

En ningún momento el personal de protocolo aceptará ni propinas ni regalos de los

delegados, con el fin de evitar cualquier mala interpretación.

Su principal responsabilidad radica en solucionar los problemas que puedan

presentarse durante el desenvolvimiento de los eventos, así como dar la

información más precisa sobre lo que se les requiera. Con el fin de evitar la

contestación “NO SE”, es esencial pedir la información pertinente al evento.

El personal de protocolo deberá tener, en todo momento, sus implementos de

trabajo y pedir día a día la información adicional que pueda surgir; cambios de

horarios, de salas, de eventos sociales etc. En caso de tener alguna duda deberá

pedir la información adicional al jefe de grupo o coordinador del mismo.

El personal de protocolo, deberá tener como meta el caracterizarse por su

educación, amabilidad, cordialidad y paciencia en todo momento, recordando que

su colaboración es indispensable para lograr el éxito deseado del evento, y dejar

el nombre del país muy en alto ante los visitantes que les tocará recibir o atender.

PRINCIPIOS ÉTICOS QUE RIGEN EL DESARROLLO DEL TRABAJOPRINCIPIOS ÉTICOS QUE RIGEN EL DESARROLLO DEL TRABAJO

CEREMONIAL Y PROTOCOLARCEREMONIAL Y PROTOCOLAR

No existe un manual de ética que rija el comportamiento del personal de protocolo

aceptado y difundido en Venezuela. No obstante se plantean a continuación los

siguientes criterios como base para una profunda y seria discusión:

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Ética Profesional: se refiere a los principios morales. Lo que trata es

fundamentalmente de determinados criterios que son aceptados y asumidos como

parte de la manera de pensar, hacer y comportarse del hombre y concretamente

del personal que trabaja en ceremonial y protocolo.

Principios: Los principios que deben considerarse en el manejo protocolar y que el

personal debe asumir como parte de su comportamiento ético-técnico, son los

siguientes:

Rigidez: se refiere a que los procedimientos de ceremonial no pueden ser

cambiados o modificados a capricho, se debe garantizar el cumplimiento estricto

de los mismos, la información y conocimiento exacto del ceremonial garantiza su

apego a las costumbres y usos.

Celeridad en los procesos: se refiere a que todo proceso o conjunto de

formalidades requiere de un proceso administrativo que debe ser ágil y muy

efectivo.

Sinceridad en el gasto: se debe partir del concepto de que toda ceremonia

requiere de gastos y que estos deben ser considerados en su integridad, de allí la

previsión que se debe tener al respecto.

Claridad informativa: el manejo de la información y la distribución oportuna son

criterios básicos en el éxito de la atención protocolar.

Mejoramiento progresivo del trato: cada persona debe recibir y percibir un

tratamiento que mejora en la medida en que se conoce e identifica a los actores.

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Confidencialidad: todo paso o actividad, información o documento que se califique

de no público bajo ningún concepto deberá ser difundido.

Evolución sociológica del individuo: se refiere a que se debe identificar y reconocer

a cada individuo e ir formándose una tipología de los públicos lo cual será de gran

utilidad en el desarrollo del trabajo.

Aceleración del conocimiento técnico: el progreso de las técnicas y de la

tecnología no puede escapar de la preparación del personal de protocolo.

Orden y disciplina: base y razón de ser del ceremonial implica el grado de dominio

en materia disciplina que debe desarrollar el personal de protocolo.

Organización y efectividad: el grado de organización mide la efectividad con que

se trasmite en buena imagen.

Perfil Profesional del Asistente de Protocolo

El perfil del Asistente de Protocolo se debe entender como el conjunto de tareas y

ocupaciones que dicho profesional debe desarrollar para asistir técnica y

administrativamente el desarrollo de una ceremonia. En este sentido se presenta a

continuación dicho perfil profesional.

PERFIL PROFESIONALDESCRIPCION Es el responsable de la asistencia técnica y administrativa del

Jefe o Coordinador de Ceremonial y Protocolo, desarrollando

actividades tareas técnicas y administrativas de importancia

determinante en el éxito de una ceremonia.PERFIL OCUPACIONAL PERFIL DE

PERSONALIDAD

PERFIL PROSPECTIVO

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Asistir en el diseño de

ceremonias.

Apoyar el proceso logístico

vinculado con actos y

ceremonias

Realizar labores administrativas

relacionadas con la prestación

de servicios básicos y técnicos

Apoyar en el proceso de

contratación de servicios

Coordinar la labor de asistencia

y atención a personalidades

Asistir en la labor de

coordinación de los auxiliares de

protocolo, oficiales de sala y

personal de logística.

Manejar y controlar medios

audiovisuales y espacios físicos

donde se desarrollan los

eventos.

Supervisar la ejecución de las

ceremonias

Asistir al Jefe de Protocolo en

las atenciones VIP.

Elaborar informes y reportes del

servicio protocolar ofrecido.

Capacidad de planificación

Capacidad de organización

Crítico

Observador

Capacidad preventiva

Vocación de servicio

Capacidad de análisis y

síntesis

Capacidad de racionalizar

Amable

Esmerada atención al público

Planificación de las ceremonias

a través de sistemas

informáticos y software técnicos

aplicados.

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394.4-O351-Organizacion de Eventos y Protocolo

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