1. Diapositivas de Organizacion de Congresos y Eventos

ESCUELA DE GETIÓN EN EMPRESAS TURÍSTICAS Y

HOTELERA

Msc. Gloria Daza N.

INTRODUCCIÓN INTRODUCCIÓN

La organización de un evento requiere una La organización de un evento requiere una amplia planificación y una serie de amplia planificación y una serie de preparativos, ya que gran parte del trabajo preparativos, ya que gran parte del trabajo suele realizarse a escasos meses de la suele realizarse a escasos meses de la celebración del evento. En la mayoría de celebración del evento. En la mayoría de las ocasiones, la organización parece que las ocasiones, la organización parece que funciona como un reloj, ya que los eventos funciona como un reloj, ya que los eventos se desarrollan sin problemas y de acuerdo se desarrollan sin problemas y de acuerdo con el programa. La planificación con el programa. La planificación anticipada es la clave para que un evento anticipada es la clave para que un evento de un Capítulo sea todo un éxito.de un Capítulo sea todo un éxito.

INTRODUCCIÓN A LA ORGANIZACIÓN DE CONGRESOS Y EVENTOS

METODOLOGÍA:- Método socrático, es un diálogo

compartido entre el profesor y los estudiantes. La investigación y el aprendizaje progresa interactivamente. Para trabajar en este método los estudiantes deben haber leído o realizado las tareas que se encuentran en el syllabus de la asignatura.

COMPETENCIA DE LA PRIMERA UNIDAD

Reconocer la importancia y tipos de eventos que se desarrollan en el mercado de reuniones.

RESULTADO DE APRENDIZAJE

Determinar los conceptos fundamentales en la organización de congresos y los tipos de eventos.

Construir los conceptos básicos sobre las herramientas de gestión en el desarrollo del mercado de reuniones.

Considerar los elementos que intervienen en la organización de congresos y eventos.

PROGRAMA DEL CURSO:

1.- CONSIDERACIONES GENERALES.

1.1 Conceptos sobre los distintos tipos de eventos 1.2 Reuniones de asociaciones y empresariales 1.3 Características principales 1.5 Terminología 1.6 Protocolo de los eventos – precedencias

¿Por qué elegir Jaén?

www.dipujaen.es

TIPOS DE EVENTOS

www.dipujaen.es

ASAMBLEA

Se trata de una reunión periódica en la que el Consejo de Administración convoca a sus accionistas o socios con el fin de informar, analizar resultados, repartir dividendos o resolver problemas.Su organización suele llevarse a cabo en los locales de la propia entidad.

A

www.dipujaen.es

CONFERENCIAS

conferencia es una reunión de gente que debate o que expone sobre un determinado asunto, y puede referirse a diferentes temas políticos, académicos, culturales, sociales etc. Se trata en la mayor parte de los casos de debates sobre temas al más alto nivel.

Serie de conferencias sobre un tema determinado. Se reúnen personas de un mismo sector, rama o giro para hacer un estudio sistemático de un tema o una problemática planteada. Es formativo e informativo.

Seminario

CONGRESOS

Consiste en reuniones de gran escala, la organización y responsabilidad está adjudicada un Comité Organizador, que se constituye en órgano de decisión. La organización de un Acontecimiento Especial no tiene nada de "eventual" por lo que debe ser concebido y ejecutado de acuerdo a los más altos estándares de calidad organizativa y estilo. La organización de una Acontecimiento especial demanda gran profesionalismo y dedicación

esmerada.

MESA REDONDA

Está formada por un número limitado de técnicos o expertos, así como de participantes que tratan de intercambiar sus experiencias y conocimientos bajo la guía y control de un conductor o coordinador.

SIMPOSIOS

En esta reunión un grupo de expertos o técnicos que dominan un campo, profesión o tema, tiene el propósito de exponer ante un auditorio que comparte un interés específico.

PANEL O FORO

Reunión enfocada a propiciar el intercambio de opiniones y conceptos por parte de los integrantes del presidium, quienes interiormente discuten o responden temas específicos de sus ponencias con el auditorio participante, controlado y guiado por un presidente. En el panel, los ponentes comparten los mismos o similares conceptos.

WORKSHOP

Un número limitado de personas intercambian conocimientos o experiencias en temas delineados específicamente. Los resultados o trabajos obtenidos de este tipo de reunión pueden ser temas de discusión en otras reuniones.

CARACTERÍSTICAS SOBRESALIENTES DE LAS REUNIONES DE EMPRESARIALES

Las reuniones se dividen primordialmente en dos tipos.

a) De asociaciones médicas, científicas, comerciales, industriales, de servicio, profesionales, etc.

b) Empresariales de alta gerencia, ventas, accionistas, producción, distribuidores, etc.

Las reuniones se manifiestan en los planos local, estatal, regional, nacional, continental e internacional.

CARACTERÍSTICAS DE LAS REUNIONES DE ASOCIACIÓN

a) La asistencia de sus delegados es voluntaria, en la mayoría de los casos.

b)Numéricamente, la asistencia de esas reuniones es mayor que a las de carácter empresarial, pero sin ninguna garantía. c) Se financian mediante cuotas de registro, subsidios de diferentes fuentes, contribuciones y en ocasiones por préstamos.

¿Qué es un EVENTO?

El termino Evento es utilizado para hacer referencia a congresos, seminarios, convenciones, conferencias, foros, coloquios y reuniones; planificados y organizados con cierta anterioridad para de esta forma lograr una excelente ejecución y un éxito en el mismo.

Eventos DeportivosEventos Deportivos

Los Eventos deportivos conforman en Los Eventos deportivos conforman en sí mismos un género específico y sí mismos un género específico y cuenta con unas características cuenta con unas características especiales, por ejemplo, en el mundo especiales, por ejemplo, en el mundo del Protocolo.del Protocolo.

“ “ Lo que resulta cierto y especial es que, por Lo que resulta cierto y especial es que, por tratarse de actos a los que suelen acudir tratarse de actos a los que suelen acudir numerosísimas personas, la preparación numerosísimas personas, la preparación de los mismos demanda el estudio de su de los mismos demanda el estudio de su programación en muchos aspectos, y con programación en muchos aspectos, y con el tiempo suficiente… seguridad, sanidad, el tiempo suficiente… seguridad, sanidad, planes de emergencia…”.planes de emergencia…”.

Actos Institucionales y Actos Institucionales y CulturalesCulturales

Actividades Culturales (rutas históricas, Actividades Culturales (rutas históricas, exposiciones, Catas de vino, …)exposiciones, Catas de vino, …)

Comisariado de ExposicionesComisariado de Exposiciones

Gestión CulturalGestión Cultural

Inauguraciones (Primera Piedra,Izado de Inauguraciones (Primera Piedra,Izado de bandera, Corte de Cinta)bandera, Corte de Cinta)

……

Banquetes y CelebracionesBanquetes y Celebraciones

““El término Banquete implica un El término Banquete implica un servicio de comida y bebida que se servicio de comida y bebida que se desarrolla en conmemoración de desarrolla en conmemoración de un acontecimiento especial. Suele un acontecimiento especial. Suele ser el acto social de mayor ser el acto social de mayor relevancia en el mercado de relevancia en el mercado de reuniones”.reuniones”.

Fuente: Eventos, Reuniones y Banquetes. Lluis Mesalles- p. 227Fuente: Eventos, Reuniones y Banquetes. Lluis Mesalles- p. 227


-- BodasBodas- Comuniones- Comuniones- Bautizos - Bautizos

- Aniversarios- Aniversarios - Catering- Catering - Fiestas en general- Fiestas en general


Fuente: Fotografías Federico Zanfagnini.


Fuente: Fotografía Eventos en Plural y Federico ZanfagniniFuente: Fotografía Eventos en Plural y Federico Zanfagnini

Evento Cultural

FESTIVAL SOS 4.8 2010

Evento Organizativo

Eventos de EmpresaEventos de Empresa

EVENTOS CORPORATIVOS INTERNOSEVENTOS CORPORATIVOS INTERNOS

ConvencionesConvencionesSeminariosSeminariosAniversarios de EmpresaAniversarios de EmpresaOutdoor trainingOutdoor training


EVENTOS CORPORATIVOS EXTERNOSEVENTOS CORPORATIVOS EXTERNOS

Presentaciones de productoPresentaciones de producto

Inauguración de nuevas Inauguración de nuevas instalacionesinstalacionesFerias Ferias WorkshopsWorkshopsRuedas de PrensaRuedas de Prensa


-Incentivos -Incentivos Eventos Especiales Eventos Especiales Cruceros a Medida Cruceros a Medida Golf & Resorts Golf & Resorts Destinos Exóticos Destinos Exóticos Programas Antiestrés Programas Antiestrés Acceso a Espectáculos Acceso a Espectáculos Shows ExclusivosShows ExclusivosConcentraciones Concentraciones

ETAPAS DE UN EVENTOETAPAS DE UN EVENTO

PRE-PRE-EVENTOEVENTO

EVENTEVENTOO

POST-POST-EVENTOEVENTO

Pre-Evento 1.- Definir Objetivo del Evento Tipo y Nombre.

Determinar QUÉ se quiere alcanzar con la realización del Evento

El nombre debe ser:

Corto y llamativo.

• Adecuado al propósito que se persigue con la realización del Evento.

En algunos casos es conveniente ubicarlo en el contexto, local, regional, nacional o internacional

Ejemplo: 1er Congreso Nacional de Turismo y Deportes de Aventura

Pre-Evento

1.- Definir Objetivo del Evento Tipo y Nombre.

Pre-Evento 2.- Nombrar Comité Organizador

Coordinador General Es el responsable general del desarrollo del evento. Supervisa las labores de las Comisiones, y es el enlace de éstas con la máxima autoridad de la institución responsable del Evento

Comisiones de Trabajo

Son equipos de personas que contribuyen a cumplir los pasos del Evento sistematizadamente

200

195

190

185

180

175

170

165

160

155

150

Millions o

f D

ollars

199219911990

Production Costs

Unit Price

Profits

Comisión de Logística

Transporte

Alojamiento

Alimentación

Secretaría

Servicios Generales

Pre-Evento 2.- Nombrar Comité OrganizadorComisiones de Trabajo

Se encarga de todas aquellas actividades inherentes al apoyo que operativisa y hace posible la ejecución del evento

Comisión Técnico-AcadémicaEntre sus responsabilidades se pueden mencionar:

• Elaborar las normas para la presentación de trabajos en el evento, y seleccionarlos en función de éstas.

• Revisar el temario a desarrollar.

• Determinar metodología de trabajo.

• Coordinar la reproducción y distribución

de las ponencias.


Comisión de Promoción, Relaciones Públicas y Protocolo

• Atiende las actividades que abarcan la promoción y difusión del evento.

• Se encarga de las relaciones interinstitucionales que derivan de la ejecución del Evento.

•Todo lo relacionado con protocolo y asistencia a lo participantes en el evento.


Comisión de Festejos y Recreación

Planifica y coordina:

• Lo relativo a la celebración de cócteles y fiestas.

• Los tours y excursiones para los participantes en el evento.

• La presentación de grupos artísticos y culturales en el evento.


Se debe tener en cuenta:

• Si hay suficiente margen de tiempo para la organización requerida.

• Evitar que coincida con la fecha de una actividad similar o dirigida al mismo tipo de público.

•Horario y frecuencia de los transportes.

• Si es mejor programar las actividades durante la semana o a finales de ésta.

Pre-Evento 3.- Seleccionar la Fecha 1989

1

1989

25

Delegados:

Asisten al evento en representación de una empresa, institución o grupo particular.

Participantes:

Personas que asisten al evento en calidad de público.

Invitados Especiales:

Personas que por su prestigio, reconocimiento científico, social o político ,le confieren notoriedad al evento

Expositores o Ponentes:

Son los encargados de hacer las disertaciones durante el evento.

Acompañantes:

No están directamente relacionados con el evento, acompañan a ponentes, delegados o invitados especiales.

Pre-Evento 4.- Determinar el Número y el Tipo de Asistentes al Evento

Pre-Evento 5.- Seleccionar el Lugar o Lugares de Realización.

• Ciudad Sede.

• Instalaciones específicas donde se realizará el evento:

Capacidad

Comodidad

Iluminación

Equipos

Acceso

Procedimientos Operativos Empresas Organizadoras de EventosEtapas de un evento

Lcda. Maribel Lárez Salazar.Msc

DURACIÓN

OBJETIVOS

Programas:

• Técnico o Científico

• Social

• Para Acompañantes

• De Visitas Técnicas

• Turístico

Pre-Evento 6.- Elaborar Cronograma de Actividades

HUMANOS:

Personal profesional, especializado y obrero que se requiere para la realización del evento

TÉCNICOS:

Equipos de sonido, grabación, interpretación simultánea, apoyo audiovisual, computación, comunicaciones y reproducción; así como formatos, fichas, programas, cronogramas, etc.

MATERIALES:

Implementos necesarios (Ejemplo: lápices, carpetas, mesas, sillas), y las instalaciones a utilizar.

Recursos

Pre-Evento 7.- Estimación de Recursos

Pre-Evento 8.- Elaborar Presupuesto y Determinar Fuentes de Financiamiento

Ingresos:•Espacios Publicitarios

•Actividades especiales

•Venta de comidas y bebidas

•Concesiones para venta

•Cuotas de registro al evento

•Donativos y patrocinios

•Venta de boletos para actividades sociales, artísticas, Culturales y Deportivas.

Egresos:•Publicidad y Promoción

•Impresos y Originales

•Alojamiento

•Alquiler y Montaje Salones

•Transporte

•Eventos Sociales

•Recursos Humanos

•Servicios Profesionales

•Papelería

•Alquiler de Equipos

•Otros

•Imprevistos

*M

M- =

+M

-M

12

3

45

6

78

9

000

¥

%

Ö

+

=x

ON

CE

C

.991.75

3.16

28.03

7.15

2.90

Pre-Evento 9.- Promoción del Evento

Medios de Comunicación

Correo Directo

Publicidad Impresa

Aviso de PrensaVolante

Pre-Evento 10.-Diseño y Elaboración de Impresos

Pre-Evento 11.- Selección y Capacitación del Personal

Comienza justo al iniciar el evento, aquí Comienza justo al iniciar el evento, aquí se realizan todas aquellas actividades se realizan todas aquellas actividades que fueron programadas y planificadas que fueron programadas y planificadas

en la etapa anterior.en la etapa anterior.

Va a consistir en la reunión de todas las Va a consistir en la reunión de todas las personas involucradas en el mismo, en personas involucradas en el mismo, en el lugar y hora estimada guiadas por la el lugar y hora estimada guiadas por la

programación que el comité programación que el comité organizador preparó como evento.organizador preparó como evento.

Comienza justo al iniciar el evento, aquí Comienza justo al iniciar el evento, aquí se realizan todas aquellas actividades se realizan todas aquellas actividades que fueron programadas y planificadas que fueron programadas y planificadas

en la etapa anterior.en la etapa anterior.

Va a consistir en la reunión de todas las Va a consistir en la reunión de todas las personas involucradas en el mismo, en personas involucradas en el mismo, en el lugar y hora estimada guiadas por la el lugar y hora estimada guiadas por la

programación que el comité programación que el comité organizador preparó como evento.organizador preparó como evento.

DIRECCIÓN

EVEN

TO

EVEN

TO

EVEN

TO

EVEN

TO

•Recopilación y archivo de la Recopilación y archivo de la información pertinente al información pertinente al eventoevento•AgradecimientosAgradecimientos•EvaluaciónEvaluación•Cumplimiento de los Cumplimiento de los compromisos adquiridoscompromisos adquiridos•Memoria y CuentaMemoria y Cuenta

•Recopilación y archivo de la Recopilación y archivo de la información pertinente al información pertinente al eventoevento•AgradecimientosAgradecimientos•EvaluaciónEvaluación•Cumplimiento de los Cumplimiento de los compromisos adquiridoscompromisos adquiridos•Memoria y CuentaMemoria y Cuenta

POST-EVE

NTO

POST-EVE

NTO

EVALUACIÓN

Lic. Cristina Marcano Lárez

En general para organizar cualquier evento o reunión es necesario seguir unos pasos básicos para su realización y obtener el éxito sin contratiempos, estos pasos son:Programación (pre-evento), Realización (evento) y finalización del evento (pos- evento).

Programación: Corresponde a la organización, lo que debe realizarse en equipo mediante la asignación de funciones y tareas para coordinar ejecutar y evaluar:•Nombra comités para asignar tareas específicas.•Elaborar la lista de asistentes de acuerdo con los objetivos del evento.•Definir la fecha exacta de realización.

•Determinar el sitio o lugar de acuerdo con el N° de participantes y objetivos del evento.

•Coordinar actividades sociales extra evento: cóctel o copa de champaña, recorrido por la ciudad y lugares turísticos.

•Si algunos participantes llegan de otras ciudades deben tenerse en cuenta alojamientos, desplazamientos, reservaciones de áreas, etc.

•Elaborar y distribuir invitaciones oportunamente, puede hacerse por cartas, Tarjetas, Memorando, telefónicamente con tres días de anticipación como mínimo.

•Disponer de recursos necesarios: papel, televisor, marcadores, proyectores, lapiceros, computadoras, etc.

•Organizar oportunamente el sitio teniendo en cuenta números de sillas, notación en cada puesto de libreta, lápiz, bolígrafo, etc.

•Determinar la duración de cada sesión de 90 a 120 min.Recursos financieros

•Si se va a adornar el recinto con flores estas deben ser naturales y colocadas en mesas auxiliares ubicadas en tal manera que no obstaculicen el recorrido del público.•La temperatura ambiental debe ser agradable y adecuada al sitio de una reunión.•La iluminación debe ser óptima..

•Retirados los asistentes se recogerán carpetas, equipos y lo que se haya utilizado.

•Aclarar inquietudes que hayan sucedido durante la ejecución de evento.

•Elaborara una lista por separado de acciones que deben seguirse.

•Comunicar a los interesados sobre las decisiones derivadas de la reunión.

•Enviar el borrador por separado a la persona encargada de su revisión, el cual mecanografiarse a doble interlínea con el fin de dejar espacio para hacer correcciones si es necesario.

•Agradecer a las personas que colaboraron a la realización del evento.

•FLEITMAN, Jack. Eventos y Exposiciones una Organización Exitosa. Editorial McGraw-Hill. México.

•FOSTER, Dennis. Operaciones, Métodos y control de costos. Editorial McGraw-Hill. México.

Organización Interna del EventoOrganización Interna del Evento


- Logística y Soporte Técnico:- Logística y Soporte Técnico:Desde el punto de vista de la logística Desde el punto de vista de la logística cada evento especial es interesante. cada evento especial es interesante. La logística une la producción y el La logística une la producción y el marketing.marketing.

La misión de la logística es la de llevar La misión de la logística es la de llevar los bienes o servicios correctos al lugar los bienes o servicios correctos al lugar adecuado, en el tiempo adecuado y en adecuado, en el tiempo adecuado y en la condición deseada.la condición deseada.


- Importancia de los Proveedores:- Importancia de los Proveedores:

La selección del proveedor equivocado La selección del proveedor equivocado puede causar grandes costos. De ahí puede causar grandes costos. De ahí reside la importancia de elegir a buen reside la importancia de elegir a buen proveedor. proveedor.

Debemos realizar una ficha técnica en Debemos realizar una ficha técnica en la que aparezcan los datos del la que aparezcan los datos del proveedor y la calidad del trabajo, proveedor y la calidad del trabajo, además de la relación calidad-precio.además de la relación calidad-precio.

Reuniones, Incentivos, Reuniones, Incentivos, Congresos y ConvencionesCongresos y Convenciones

- Secretaría Técnica:- Secretaría Técnica: PROYECTO DE VIABILIDAD YPROYECTO DE VIABILIDAD Y PRESUPUESTOPRESUPUESTO

PROVEEDORESPROVEEDORES::

Reserva y confirmación de servicios a proveedoresReserva y confirmación de servicios a proveedores

OFICINA TÉCNICAOFICINA TÉCNICA::

Puesta en marcha del eventoPuesta en marcha del evento

Prospección SedesProspección Sedes

Control de invitadosControl de invitados

Organización del Programa Social Organización del Programa Social

Etc.Etc.

DOCUMENTACIÓN OFICIALDOCUMENTACIÓN OFICIAL::

Preparación, entrega y seguimiento de la documentación oficial necesaria para Preparación, entrega y seguimiento de la documentación oficial necesaria para Ayudas EconómicasAyudas Económicas


PUBLICIDAD Y COMUNICACIÓNPUBLICIDAD Y COMUNICACIÓN::

Gabinete de diseño creando la imagen del eventoGabinete de diseño creando la imagen del evento

Elaboración y envío de mailings (1º, 2º, 3º según importancia del Elaboración y envío de mailings (1º, 2º, 3º según importancia del evento).evento).

Envío de documentación a prensa especializadaEnvío de documentación a prensa especializada

Convocatoria de ruedas de prensaConvocatoria de ruedas de prensa

Confección y presentación de la Página webConfección y presentación de la Página web


EXPOSICIÓN COMERCIAL Y MONTAJE DE FERIASEXPOSICIÓN COMERCIAL Y MONTAJE DE FERIAS::

Gestión y coordinación de la exposición comercial y patrocinadoresGestión y coordinación de la exposición comercial y patrocinadores

PERSONAL AUXILIARPERSONAL AUXILIAR

OTROS SERVICIOSOTROS SERVICIOS::

Seguros.Seguros.

Elementos Auxiliares: Decoración floral, iluminación, mobiliario.Elementos Auxiliares: Decoración floral, iluminación, mobiliario.

Servicios de audiovisuales.Servicios de audiovisuales.

Traducción simultánea e intérpretes.Traducción simultánea e intérpretes.

EtcEtc


- Secretaría Científica:Secretaría Científica:


Secretaría Científica:Secretaría Científica:

- Programa Científico Programa Científico

- Recepción de Comunicaciones científicas, posters Recepción de Comunicaciones científicas, posters y demás trabajos.y demás trabajos.

- Correspondencia con los autores de las Correspondencia con los autores de las comunicaciones de recepción y confirmación de la comunicaciones de recepción y confirmación de la aceptación o rechazo.aceptación o rechazo.

- Envío de Comunicaciones a Referees.- Envío de Comunicaciones a Referees.

1. Diapositivas de Organizacion de Congresos y Eventos

Documents

Transcript of 1. Diapositivas de Organizacion de Congresos y Eventos