EVENTOSEvento viene de eventualidad, actividad especial que se realiza fuera de la rutina regular para celebrar un acontecimiento, lo que implica concertación, planeación, organización y ejecución. Entre los eventos más usuales y frecuentes están: la celebración de los 15 años, matrimonios, congresos, conferencias, reuniones anuales de médicos, arquitectos, banquete del millón.El manejo y organización de eventos es parte integral y significativa de la actividad turística mundial.

DE ACUERDO A SU CUBRIMIENTO

LOCALREGIONALNACIONALINTERNACIONAL POR SUS EXPOSITORES

DE ACUERDO A LA CONVOCATORIA/ ABIERTO/CERRADO

DE ACUERDO A LOS ORGANISMOS QUE LO PROMUEVEN

• PUBLICOS • PRIVADOS• DE ACUERDO CON LA RESPONSABILIDAD

ECONOMICA• EVENTOS PATROCINADOS• AUTOFINANCIADOS• EVENTOS PAGADOS

CLASIFICACION DE LOS EVENTOS

EVENTOS EMPRESARIALESEVENTOS SOCIALES

EVENTOS ACADEMICOSEVENTOS DEPORTIVOS Y

CULTURALES

EVENTOS EMPRESARIALES O LABORALES

Son aquellos eventos relacionados con el ambiente laboral y de trabajo.Reunión CorporativaEs una reunión periódica de carácter obligatorio para todos losfuncionarios de una institución, donde se plantea todo el quehacer dela empresa para una puesta en común.De VentasReunión para establecer políticas, estrategias, compromisos yentrenamiento a los trabajadores con respecto a los productos yservicios que ofrece la organización.

De Capacitacióndesarrollo laboral, social y personal en pro de la empresa.

De AccionistasReunión de socios accionistas de una empresa con el ánimo dedefinir políticas de inversión que le garanticen la rentabilidad de sucapital.

Presentación de ProductosExposición con objetivo de formular un proyecto, cuya metodologíaes el análisis, estudio de factibilidades, objetivos, metas, estrategias yrecursos necesarios para el desarrollo del mismo.

Conferencias

Exposición oral en publico, que consiste en disertar durante ciertotiempo sobre un tema especifico con un objetivo y forma definida,previamente preparado, con el propósito de ilustrar suficientemente aun determinado auditorio.

Viajes de Premios Es un estímulo o premio a los empleados de una organización por elcumplimiento de metas propuestas por un período determinado.

Reunión De Juntas Directivas

Reunión de juntas directivas quienes reciben información de gerenciay dirección de la empresa para que con base en esta se tomendecisiones sobre políticas, administración y operación de la instituciónque representan.

EVENTOS ACADEMICOS• convenciones• Convocatoria a una población homogénea para determinar intereses comunes• donde se plantean tesis y argumentos propios de su gremio, se toman• decisiones y se establecen estrategias frente al fenómeno objeto del evento.

• Congresos• Intercambio de experiencias y opiniones entre un grupo de personas muy• calificadas en determinada especialidad, o entre miembros de diversos grupos• y de instituciones del mismo ramo, capaces de analizar un problema común• basados en los datos informativos que todos ellos aportan.

ForosParticipación grupal para intercambiar ideas sobre un tema de interésgeneral, cuya finalidad es: permitir la libre expresión de ideas, fomentar el interés hacia el tema, estimular la reflexión y la critica, desarrollar el compañerismo, llegar a conclusiones y acuerdos, analizar ideas y puntos de vista.Simposios

Reunión grupal en la que intervienen de 3 a 6 expertos expositores quienesdisertan e intercambian opiniones por 15 o 20 minutos sobre diversos aspectos de un mismo tema para llegar a una conclusión.

Paneles

En el panel varios expertos se reúnen a dialogar sobre su especialidad y desdesu particular punto de vista; cada uno es experto en una parte del tema general.

SeminariosDinámica en la que grupos de 5 a 15 personas planifican reuniones de trabajopara investigar un tema desde fuentes originales en forma exhaustiva. Sereúnen por varios días entre 2 y 4 horas diarias, concluyendo cada día con unresumen de trabajo a fin de contribuir con proyectos, recomendaciones ysugerencias..

Mesa RedondaSe trata de un grupo, por lo general de 3 a 6 expertos, que intervienen ante unauditorio. Sin embargo los expertos no son simples expositores sino personasque entablan entre ellos una discusión informal, parecida a una conversaciónagitada con posiciones divergentes sobre el tema.

Rueda de Prensa

Convocatoria a un personaje por parte de los medios masivos de comunicación (radio,.Prensa y Tv.) con el propósito de formularle una serie de preguntas de interés general sobre temas específicos. Hay un moderador que organiza las intervenciones de los periodistas en forma ordenada e imparcial.

ColoquiosConferencia o plática entre dos o más personas para intercambiar opiniones y experiencias sobre problemas comunes, con el fin de contribuir a la solución de los mismos.

AsambleasReunión numerosa de personas convocadas para algún fin y dirigida por un coordinador o presidente, quien orientará y estimulará la participación de los asambleístas.

3. DEPORTIVOS Y CULTURALES

Son los eventos que congregan a deportistas activos y aficionados en campeonatos, torneos y competencias.Los eventos culturales más comunes son las exposiciones, presentaciones culturales, ferias y espectáculos.

4. SOCIALEs uno de los eventos más usuales que congrega a familias, amigos y empresas en celebraciones como los matrimonios, primeras comuniones, bautizos, grados, despedidas, recibimientos, nombramientos, quince años,fiestas infantiles. San Silvestre y Navidad son otros de los muchos motivos de celebración.

COMO HACER UN EVENTO

Lo primero y principal es constituir una empresa temporal, con su junta directiva, su junta coordinadora que deben cumplir

todas la etapas que permitan establecer:- Un ordenamiento lógico de funciones- Un ordenamiento de actividades- Un ordenamiento de recursos en pro de las

metas propuestas.

FASES DE UN EVENTO

• PRE- EVENTO• A- ETAPA DE PREVISION: Debemos determinar el tipo de

evento.• - Elección del tema• - Determinación del cubrimiento• - Determinación del tipo de participantesB.- SEDE DEL EVENTO: Ubicación de sede con fácil acceso,

comunicación no muy lejos de los centros urbanos, con equipos mobiliarios y utensilios necesarios.

C- FECHA Y DURACION

ETAPA DE PLANEACION

• Debemos establecer: Programa oficial o académico:• Introducción, presentación, objetivos,

actividades( académicas, sociales, Culturales)• B.- CAMPAÑA PROMOCIONAL: Selección de los medios

adecuados que permitan llegar al publico objetivo teniendo en cuenta el listado de participantes potenciales

• C.- PRESUPUESTO: Plan como se obtendrán y se gastaran los fondos. Debemos tener en cuenta :

• Gatos participantes, sede, promoción instalación clausura.

OPCIONES DE FINANCIAMIENTO

• Apoyo oficial• Empresas patrocinadoras oficiales del evento• Ferias• Cuotas de inscripción ( según los asistentes

esperados)• E- PROGRAMACION DE SALONES• Requerimientos de equipos ayudas audiovisuales,

mobiliario, utensilios de los salones, montaje y adecuación de los salones de acuerdo a las diferentes actividades a realizar.

SISTEMATIZACION DEL EVENTO

• Cuando se trata de eventos académicos debemos organizar una base de datos de toda la información para el manejo de las memorias del evento, de las inscripciones, escarapelas y diplomas.

ETAPA DE ORGANIZACIÓN

• Se establece una estructura que permita dar sentido a las actividades de las anteriores etapas de previsión y planeación. Se debe establecer las responsabilidades a través de la organización de los comités asesorados por la junta directiva o coordinadora.

• Comité académico• Comité de finanzas• Comité de promoción• Comité logística• Comité de servicio turísticos• FINALIZANDO LA FASE DEL PRE-EVENTO EN SU ETAPA DE

ORGANIZACIÓN Y ANTES DEDAR INICIO AL DESARROLLO Y EJECUCION DEL EVENTO SE HACE NECESARIO DEFINIR LOS TERMINOS DE LOS SERVICOS A UTILIZAR EN EL EVENTO LOS CUALES DEBEN QUEDAR INCLUIDOS Y ESPECIFICADOS EN CALIDAD Y PRECIO EN UN CONTRATO DE EVENTOS

ASPECTOS QUE SE DEBEN TENER EN CUENTA PARA LA ELABORACION DE UN CONTRATO

• GENERO O TIPO DE EVENTO• Se refiere a que según la necesidad plantada por el cliente,

teniendo en cuenta sus gustos y presupuesto; se dará respuesta a esta necesidad presentando una oferta ideal y adecuada. Se establece de esta forma un convenio y se determina con el cliente el tipo de evento ej: un coctel, una cena, un bufete etc.

• NOMBRE DEL CLIENTE: • Identificación de la persona que contrata el servicio,

puesto que puede tratarse de una empresa representada por alguien sobre el cual recae toda la responsabilidad del contrato en todos sus aspectos.

DATOS IMPORTATES

• Nombre del cliente ( persona que firmará el contrato.

• Nombre de la empresa (identificación Comercial)

• Localidad(Ubicación o dirección comercial, o residencial si es el caso

• Teléfonos de la empresa y residencia para caso de comunicación

Fecha• Se determina la fecha exacta para cual esta prevista la

reunión, el día y la hora en que debe realizarse, además el tiempo estimado en horas para tener en cuenta aspectos que de este dependan.

• PARTICIPANTES• Es el numero de personas invitadas al evento,

discriminado las personas de atención especial.• LOCAL.• Se determina con el cliente el salón a utilizar dada la

capacidad del mismo, para proveer los aspectos mas importantes del servicio.

PROGRAMA

• Se refiere a los aspectos o actividades que se van a desarrollar durante el servicio, la recepción los discursos, el brindis, deberán discriminase para que el personal de servicio sepa en que momento deberá actuar, según lo previsto para cada caso.

• PERSONAL DE SERVICIO• El maître o capitán de meseros se encargara de organizar

el servicio, además de supervisar su ejecución.• El barman sirve las bebidas, se calculan 60 a 80 personas

por barman.• Los meseros atenderán el servicio, se calcula 25 a 30

personas por mesero.

DECORACION

• Esta por lo general es escogida por el cliente, con una persona experta en decoración y deberá ser estricta en cuanto gustos y exigencias del cliente. Es normal elaborar un croquis.

• VARIOS• En este punto se deberá tener en cuenta

pedidos especiales por el cliente, tales como conjuntos musicales, alquiler de material de servicio, muebles, transporte, otros.