TKT Modelo Organizacion Eventos

7/24/2019 TKT Modelo Organizacion Eventos

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En ticketea.com llevamos mucho

trabajando para ofrecer soluciones

tecnológicas a quienes os dedicáis

a organizar eventos. A diario vemos

pasar por nuestra plataforma miles

de eventos: salones profesionales,

festivales de música, obras de teatro,

funciones de Navidad en colegios…

un sinfín de eventos que, aunque

difieren en su contenido, tienen un

denominador común: el éxito de

todos ellos radica, muchas veces,

en la planificación.

Hemos revisado varios planteamien-

tos teóricos, como el de las archicon-

ocidas 4 Ps del marketing, para

sintetizar un proceso que pudieraayudaros en la labor de definir el plan

de vuestro evento. Sin embargo, y

aunque la teoría es muy interesante,

a la hora de la verdad lo que marca la

diferencia es la aplicación.

Fue así como llegamos al Business

Model Canvas, de Alex Osterwalder;

una herramienta para la síntesis de

modelos de negocio que reúne dos

de las características que más nos

gustan en ticketea.com: sencillez y

utilidad. Este planteamiento propone

concentrar los aspectos clave de

todo negocio en 9 bloques temáticos

para entender qué es necesario hacer

y las relaciones entre los diferentes

módulos antes de ponerse manos a

la obra. Hemos revisado este modelo

y lo hemos adaptado al mundo de loseventos.

introducciónPor Javier Andrés.

¿Es tu primer evento y no sabes por dónde empezar? ¿Te dedi-cas a la organización de eventos y necesitas ayuda para que seamás sencillo? ¿Has tenido algún fiasco que no te gustaría repe-

tir? Si la respuesta es que sí a algunas de estas preguntas, sigueleyendo porque este cuaderno está especialmente pensado parati.

Fundador de ticketea.com |

Apasionado por aprender sobre

tecnología y personas | Buscando

soluciones sencillas en cada cosa que

hago

Javier Andrés | CEO y Fundador

¡hola!

Ros Mayo | Comunicación & Contenidos

Fan de la música, la comunicación y la

tecnología a partes iguales | Escribo

en ticketea.com sobre todo lo que me

gusta :)

Propuesta de Valor de tu evento ¿Qué le ofrezco a mis clientes?

Pag. 5

Relación con los clientes. Marketing.

¿Cómo consigo que mis clientes me conozcan

y me escojan? ¿Y que me sean fieles? Pag. 7

Modelo de creación de

eventos

Cuaderno n.1 | Mayo 2014

UNA REVISIÓN AL BUSINESS MODEL CANVAS APLICADO A EVENTOS

http://ticketea.com/

http://www.businessmodelgeneration.com/




http://ticketea.com/



2 Cuaderno n. 1, Mayo 2014. Modelo de Creación de Eventos

Antes de comenzar a planificar tu evento, debes considerar algo fundamental: los objetivos que persigues con él. Si te dedicas a la organización de eventos de forma profesional, quedaclaro que lo que quieres es ganar dinero con esta actividad; pero puede haber muchos másobjetivos igual de importantes. Según nuestra experiencia, todo evento persigue al menos unode estos tres objetivos:

antes de empezar...

1. Ingresos

Es el objetivo más obvio para

los promotores y organiza-dores de eventos que se dedi-can a ello de forma profesion-al. Por ejemplo, si organizasun concierto o cobras entradapor un taller o formación.

2. Notoriedad de marca

Todo departamento de mar-

keting que se precie conoceel poder de la relación directacon los clientes. Organizar unevento de presentación de unproducto, por ejemplo, puedeque no genere ventas directaspero sí ayuda a generar cono-cimiento sobre la marca. Conel tiempo ese conocimientose transforma en preferencia ypor tanto en ingresos.

3. Generación de Leads

Otra práctica habitual es

organizar un evento en tornoa una temática y conseguirlos datos de contacto de losasistentes para luego realizaracciones de marketing di-recto. Por ejemplo, Googleorganiza seminarios gratuitossobre sus productos paraprofesionales del marketing;tras la formación la compañíadepura toda esa información y

contacta con los potencialesclientes.

Una vez tengas claro qué metas quieres alcanzar con tu evento, estarás preparado paracomenzar a dibujar sus líneas maestras. Echa un vistazo al siguiente gráfico. Te ofrece una visiónglobal de todos los 9 aspectos clave de tu evento y la relación entre ellos.

Los objetivos de un evento

• Ingresos • Notoriedad • Generar Leads



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C u a d er n on.1 ,M a y o2 0 1 4 .M o d el o d e C

r e a ci ó n

d eE v ent o s

Descárgate el canvas rellenable aquí

http://blog.ticketea.com/wp-content/uploads/2014/06/modelCanvasEvents.pdf




En este nivel, puede que te ayude contestar a las siguientes preguntas:

• ¿Para quién estamos creando el evento?• ¿Cuál, de entre todos los segmentos de públicos potenciales, es el másimportante?

• ¿Qué características tiene ese segmento?• ¿Nos dirigimos hacia el gran público, el mercado de masas o a un nicho muy

concreto?• ¿Hay varios segmentos de clientes interrelacionados?

Lo primero que has de hacer es definir el público o target al que quieres llegar porque estadecisión marcará el resto de las acciones. Cuando organizas un evento para todo el mundo,corres el riesgo de que no le llegue a nadie.

Tómate algo de tiempo para identificar todas las posibles audiencias de tu evento y escogela más potente. Puedes tomar esta decisión teniendo en cuenta qué público necesita más tuevento, a cuál conoces mejor o cómo de accesibles son los canales de comunicación con él.

segmento de clientes:¿a quién me dirijo?

A esta parte de la planificación, que en términos marketinianos se conoce como

“Segmentación”, le dedicaremos más atención en futuros cuadernos. Pero por ahora esimportante que te quedes con esta idea, porque sólo cuando tengas claro a qué público vadirigido tu evento, podrás comenzar a pensar en qué le puedes ofrecer y qué te diferencia delresto de tus competidores.

Arquetipo de clientes:




• El qué: ¿Sobre qué va el evento? ¿Quiénes son los ponenetes o artistas que más pueden

interesar a tus clientes?

• El dónde: Dependiendo del tipo de evento que quieras organizar tendrás que buscar unrecinto que te ofrezca las instalaciones necesarias para llevarlo a cabo. Recuerda que laoriginalidad del recinto según qué eventos puede marcar la diferencia. Pero si no cumple lasnecesidades del público asistente nadie se fijará en eso :)

• El cuándo: Escoger una mala fecha puede dar al traste con todo tu evento. Estudia loshábitos del segmento de clientes que has escogido y decide en consecuencia. Asegúratede que no haya otros eventos importantes que te puedan restar asistentes en ese mismoperiodo; y recuerda que la competencia puede venir de otro evento de las mismas

características (competencia directa; si estás organizando un concierto en Madrid, no lohagas cuando vienen los Rolling Stones) o de índole muy distinta (competencia indirecta;piensa que si tu público es “futbolero” un evento como el Mundial de Fútbol puede restarteasistentes).

propuesta de valor del evento¿qué necesidad cubro y cómo lo hago real?El siguiente paso es definir tu propuesta de valor o lo que es lo mismo, qué experiencia le vas

a ofrecer a tu cliente. Para ello, lo primero que tienes que hacer es contestar a esta pregunta:¿qué necesidad de tus clientes cubres con tu evento? Normalmente, con un evento, se cubrealguna de estas 3 necesidades:

Entretenimiento Aprendizaje Networking

Cuando sepas la necesidad que cubres será más sencillo que conformes tu evento. Cada tipo deevento tiene unas peculiaridades propias; no es lo mismo organizar un festival de música que unacata de vinos, pero hay 3 variables básicas que todos ellos comparten:




Así pues, debes definir una estrategia de distribución afín al público delevento. Si has escogido un segmento de clientes de más de 50 años, has

de saber que este tipo de público todavía prefiere comprar sus entradasen canales de venta física. Si son clientes jóvenes que viven en ciudad,puedes aprovechar todo el potencial de la venta online, incluso en redessociales.

Canales de distribución online:• Página de operadora de ticketing• Página web del propio evento• Página de fans en facebook

Canales de distribución offline

• Red de puntos de venta físicos (como tiendas de discos, tiendas, etc)• Venta en taquilla

distribución¿cómo llego mejor a mis clientes?Los eventos tienen una peculiaridad frente a cualquier otro tipo de producto: se trata deuna experiencia intangible y, como tal, son imposibles de empaquetar y vender por loscanales tradicionales de distribución. Pero hay un elemento crucial que materializaesa experiencia (o al menos la evoca): La entrada

Cuando tengas definido el “core” de tu evento, es hora de pensar en su alma:la experiencia en torno a él. Es tan fácil como ponerse en la piel de tu cliente,y contestar a las siguientes preguntas:

• ¿Qué me podrías ofrecer para que escoja tu evento entre todos losdemás?

• ¿Qué servicios extra me aportarían un plus para acudir al evento?• ¿En qué es diferente tu evento?




relación con los clientes. Marketing

¿cómo consigo que mis clientes me conozcan?¿y que me sean fieles?Uno de los factores que más hay que cuidar para que un evento sea un éxito es, sin duda,la estrategia de marketing y comunicación que desarrollaremos para informar sobre laexistencia del evento, generar preferencia (o necesidad) y conseguir la compra del mismo.

Como siempre, debes tener al segmento de cliente al que nos dirigimos siempre en menteporque es en el marketing donde se ve con mayor claridad la necesidad de afinar mensajes ymedios. Hay un sinfín de teorías sobre cómo planificar y ejecutar las estrategias de marketingy comunicación. En ticketea somos unos firmes creyentes de lo que en inglés se conoce comoel “Get - Keep - Grow” (Conseguir, mantener y crecer) y te lo contaremos en detalle en futuroscuadernos como este, pero te lo resumimos en el siguiente gráfico.

Por lo pronto, aquí te dejamos con una serie de acciones que deberás conocer a la hora deplantear tu estrategia global de Marketing & Comunicación.




marketing online • SEO (Search Engine Optimization): También conocido como el Posicionamiento

Web, trata de mejorar el posicionamiento orgánico de la página web de tu evento enbuscadores, tipo google.

• SEM (Search Engine Marketing): Es el posicionamiento de pago en buscadores.Te ayuda a posicionar la página web de tu evento a corto plazo; sólo pagas por losclicks que recibes.

• SMM (Social Media Marketing): Combina los objetivos tradicionales del marketing(generación de notoriedad de marca, preferencia, compra) con otros inherentesal entorno 2.0 más propios de la comunicación como son la conversación y elengagement. Dentro de las técnicas más utilizadas se encuentran los concursos ysorteos así como el uso de influencers o prescriptores.

• Display: Conocida como la publicidad convencional de internet, se basa en piezasgráficas para atraer la atención del usuario. Se inserta en medios tradicionales concoste por impresiones (CPM) o por coste por click (CPC).

• Marketing de Afiliación: Esta técnica se basa en la consecución de resultados;

los sitios web, llamados afiliados, publicitan a los anunciantes y sólo obtienenrecompensa cuando el usuario realiza una acción determinada (CPA)

• Retargeting: Es una técnica por la que el anunciante muestra anuncios a undeterminado usuario basándose en las acciones que éste realizó anteriormente.

• e-Mail Marketing: Se trata de una acción de marketing directo a un grupodeterminado de personas utilizando el correo electrónico como vehículo delmensaje.

• Marketing de contenidos: Consiste en crear y distribuir contenido relevantepara clientes y potenciales clientes con el objetivo de atraerlos hacia la empresa yconectar con ellos

marketing offline

• PR & Comunicación: Es la práctica de enviar información a medios decomunicación o personas influyentes a fin de que sea publicada e impacte en elpúblico deseado.

• Acciones Below the line / Above the line: A grandes rasgos son accionesde marketing que se diferencian en función de si utilizan o no los medios decomunicación convencionales.

• Patrocinios: Acuerdo (normalmente económico) por el que la marca o producto delpatrocinador aparece vinculado al patrocinado.

un breve repaso a las accionesde marketing más comunes




Fuentes de ingresos habituales en un festival de música

• Entradas

• Patrocinadores

• Subvenciones

• Barras

• Merchandising

• BBDD de leads

fuentes de ingresos¿cómo rentabilizo mi evento?

Aunque parezca obvio, es importante diseñar una estrategia de precios asícomo identificar todas las fuentes de ingresos. El precio tiene un fuerte

componente psicológico por lo que, una vez más, debes conocer a laperfección a tu segmento de clientes para acertar a la hora de fijar el preciode las entradas.

Estrategias de precio propiamente dichas son las de Penetración, Preciosde Prestigio y las que tienen como punto de referencia a los competidores.Pero también puede jugarse con el precio propio a través del escalonado, elupselling y el crosselling.

Además de la venta de entradas, un evento puede conseguir ingresos de

formas secundarias como son, por ejemplo, el patrocinio de una marcaexterna, la venta de productos derivados, el merchandising o las barras encaso de festivales o conciertos.




A la hora de planificar recursos, es importante que identifiques las actividades que requiere lapuesta en marcha de tu propuesta de valor y que van a ocupar gran parte de tu trabajo durantetoda la organización del evento. Normalmente, todos los eventos tienen en común las siguientesactividades clave:

Booking Es la contratación de los ponentes o artistas que configuran la parte central

de nuestra propuesta de valor (a lo que nos referíamos anteriormente como¿el qué?)

Pre-Producción, producción y logística del eventoLa producción de un evento es un factor decisivo y se compone a su vezde varias actividades críticas. Si organizas un concierto, por ejemplo, aquíenglobaríamos todos los requerimientos técnicos como el backline, el rider,los requerimientos de montaje y desmontaje etc.

MarketingComo ya hemos comentado, es fundamental que el público objetivo (target) al

que te diriges conozca tu evento, lo prefiera al de tu competencia y finalmenteacuda a él.

actividades Clave¿qué actividades son imprescindibles para lograr mi

propuesta de valor?




recursos clave¿con qué activos cuento para llevar a cabo mievento?

• Recursos económicos

¿Con qué presupuesto inicial cuentas antes de empezar a organizar el evento?¿Es posible que consigas algún tipo de adelanto? Estas preguntas sonimprescindibles porque necesitas financiar tanto las actividades y recursosclave como las acciones de marketing que te has planteado.

• Tu marca

¿Eres nuevo en el mercado o un viejo conocido de tu público? Este factor

puede ayudarte mucho en caso de que no cuentes con un gran presupuestoinicial.

• Equipo humano

¿Con cuántas personas cuentas en el equipo? ¿Quiénes son? ¿Qué bagajeaportan a tu evento? El factor humano es uno de los elementos másdiferenciales con lo que se puede contar. El know how de tu equipo esfundamental.

• Base de Datos

Los contactos de asistentes a otras ediciones de tu evento es un poderoso

recurso para poder hacer email marketing con alta probabilidad deconversión.

En este apartado tendrás que enumerar los principales recursos de los que dispones yque necesitas para conseguir poner en marcha tu propuesta de valor.




Estrechamente relacionada con la experiencia que le quieres ofrecer a tus clientes, nosencontramos con la sección dedicada a las alianzas o relaciones comerciales. La principaldiferencia entre ambas es que en el caso de las alianzas, normalmente se establecen buscandoun win-win por el que todas las partes salgan beneficiadas minimizando costes.

En este punto es importante que consigas responder a las siguientespreguntas:

¿Qué alianzas tengo con otras marcas /empresas y qué beneficiosofrecen a mi segmento de cliente? Por ejemplo, si estás organizando unevento a las afueras de la ciudad puede ser buena idea que busques aliarte

con alguna empresa de transporte o taxi para que ofrezcan algún tipo dedescuento. De este modo, tú ofreces un valor añadido a tus clientes y la otracompañía genera demanda.

¿Quiénes son mis proveedores? Es necesario tener localizados a todos losproveedores de quienes depende tu propuesta de valor.

¿Qué Recursos Clave puedo obtener de mis alianzas? Por ejemplo, siconsigues un patrocinador potente, gracias esa a alianza puedes contar unrecurso tan clave como es el de la marca.

¿Qué Actividades Clave puedo obtener de mis alianzas? Puedessubcontratar alguna o todas las actividades clave buscando un modelocooperativo. Por ejemplo, externalizar la promoción de tu evento utilizandouna fórmula de revenue share.

alianzas¿quién me ayuda a configurar mi propuesta de valor?



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En ticketea.com queremos ser tu socio a la hora de organizar tu evento. Echa un vistazo a todoen lo que podemos ayudarte:

Distribución de entradas

• Venta desde tu propia webPuedes vender las entradas para tu evento desde tu propia web. En solo 5 minutos y sin conocimientostécnicos, gracias a nuestro software de venta de entradas.

• Venta desde tu FacebookCrear tu propia taquilla en tu fanpage de Facebook y vender las entradas o realizar las inscripciones de tu

evento directamente en esta red social ahora es fácil y, lo mejor, gratis con ticketea. Solo necesitas teneruna fanpage, y descargar nuestra app, para que la venta de entradas en Facebook sea una realidad.

• Venta físicas de entradas con BoxOfficeBox Office es una aplicación gratuita para iPad que te permite vender entradas de tus eventos creados enticketea.com en un entorno físico, como la taquilla de un teatro, sala de exposiciones o de conciertos.

• Promoción viral en redes sociales

Tus fans pueden convertirse en los mejoresrelaciones públicas de tu evento. Solo tienes que

ponérselo fácil. Nosotros te damos gratis lasherramientas para que lo consigas.

• Posicionamiento en buscadores

Los asistentes encontrarán tu evento con facilidaden Google y otros buscadores, gracias a lasestrategias de posicionamiento SEO que utilizamosen nuestra web. Y para ti no tiene coste.

• Llega a millones de usuarios cualificados

Ticketea.com será un gran escaparate para tuevento ya que contamos con millones de usuarios

cualificados. Además contamos con una red decientos de afiliados que dan a conocer los eventosmás interesantes

• Campañas de emailing segmentadas

Tu evento puede aparecer en la newsletter temáticade ticketea. Se envía todas las semanas a milesde potenciales asistentes, deseosos de recibirinformación sobre nuevos eventos.

Generación de BBDD. Tus datos son tuyosTe damos la posibilidad de crear y controlar tu propia base de datos e integrarla de manera sencillaen tu software de gestión de clientes (CRM). Esto te ayudará a conocer y a fidelizar tu audiencia y apromocionar tus próximos eventos de manera más exitosa.

Control de accesos con ticketea CheckPointNuestras entradas llevan un código de barras y un código QR únicos que garantizan un control deaccesos a tu evento ágil, rápido y seguro. Para eventos pequeños (de hasta 1000 personas) ponemos a tudisposición ticketa checkpoint, una app gratuita para Android y iOs; para mayores, disponemos de PDAs yy lectores de códigos de barras.

Promoción & Marketing

¿Cómo te ayuda ticketea.com entu evento?

Tiene buena pinta, ¿verdad? Visita features.ticketea.compara ver todo lo que podemos hacer por ti.



Ros [email protected]@ticketeaPro

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