ORGANIZACIÓN DE

EVENTOS

¿QUÉ ES UN EVENTO ?

El evento es una actividad que requiere ser planeada, ejecutada, controlada, encaminada a lograr objetivos propuestos, bien sea de índole empresarial, asociativo o particular.

¿QUIENES PARTICIPAN ?

Los eventos reúnen diferentes personas que pertenecen a distintos colectivos, con identidad e intereses propios .

En ellos se intercambian opiniones y puntos de vista sobre asuntos o acontecimientos específicos relacionados con temas empresariales, sociales, culturales, religiosos, deportivos o científicos.

¿QUE REALIZAN?

En ellos se intercambian opiniones y puntos de vista sobre asuntos o acontecimientos específicos relacionados con temas empresariales, sociales, culturales, religiosos, deportivos o científicos.

ÉXITO DEL EVENTO

El éxito de un evento depende de su planeación detallada, sin desconocer la importancia de las demás etapas que contribuyen en gran medida al logro de los objetivos propuestos .

¿QUIENES INTERVIENEN?

En un evento intervienen tres clases de agentes que son:

Organizadores, Conferencistas,

Asistentes e Invitados.

ORGANIZADORES

El grupo de personas encargadas de planear, dirigir, organizar y realizar el evento.

En este grupo se encuentra:El Coordinador GeneralEl Coordinador AdministrativoEl Coordinador de Servicios GeneralesEl Coordinador de Relaciones PublicasEl Coordinador de Prensa y Secretarial

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

COORDINADOR GENERAL

COMITÉ ORGANIZADOR

COMITÉ DE ADMINISTRACIÓN

COMITÉ DERELACIONES PÚBLICAS

Subcomité de Administración de personal

Subcomité de presupuesto Y finanzas

Subcomité de Suministros

Subcomité de Divulgación y prensaCoordinador General

Coordinador AdministrativoSubcomité de Inscripciones

Subcomité de Recepción y alojamiento

Subcomité secretarialInformación y Documentación

Subcomité de Protocolo y Actos sociales

Subcomité de Servicios Generales

Comité De Relaciones Publicas

La organización del evento es dirigida por el Coordinador

General, quien es el ejecutivo responsable de liderar el equipo

de trabajo.

Su perfil exige conocimientos de administración, relaciones

publicas y excelentes relaciones humanas.

COORDINADOR GENERAL

FUNCIONES DEL COORDINADOR

GENERAL Intervenir directamente en la

conformación de los comités y asesorarlos en la definición de las

actividades propias. Orientar a los coordinadores de los

diferentes comités en la parte de administración y ejecución.

Liderar la labor de coordinación en forma permanente con el comité

organizador.

CONFORMACION DE COMITES

A continuación se relacionan los comités que generalmente

se establecen en la organización de un evento

COMITÉ ORGANIZADOR

Está integrado por los coordinadores de cada comité.

Tiene la responsabilidad de definir y presentar al Coordinador del evento todas las acciones en detalle que conlleven a su organización y desarrollo, tanto en la etapa previa como en la ejecución, seguimiento y evaluación del evento para su visto bueno y toma decisiones.

COMITÉ ORGANIZADOR (2)

Así mismo, tiene a su cargo la elaboración y coordinación del programa general de trabajo, debe tener a su disposición todos los recursos humanos, técnicos y financieros.

COMITÉ DE ADMINISTRACION

Se encarga de administrar y manejar todos los recursos humanos, financieros y físicos necesarios, facilita los medios económicos y materiales y controla su adecuada utilización.

Se ocupa del apoyo logístico en general para el éxito del evento.

Depende directamente del Director General.

SUBCOMITE DE ADMINISTRACION DE PERSONAL

Es el encargado del manejo y desempeño del personal que interviene directa e indirectamente

en todas las etapas del evento.

Asigna funciones y realiza seguimiento de las acciones pertinentes.

SUBCOMITE DE PRESUPUESTO Y FINANZAS

• Le corresponde elaborar el presupuesto general de gastos.

• Es responsable de la consecución de fondos y aportes para financiar el evento.

• Tiene a su cargo el movimiento de cuentas, recargo por facturación de inscripciones y consignación en bancos.

SUBCOMITE DE PRESUPUESTO Y FINANZAS (2)

•También debe llevar el balance financiero y asigna dos personas en tesorería para el manejo del dinero

SUBCOMITE DE SUMINISTROS

Tiene a su cargo la consolidación de las solicitudes de elementos, equipos, materiales y demás implementos necesarios presentados por cada comité.

Todo esto debe contar con el visto bueno del director.

COMITÉ DE RELACIONES PUBLICAS

Tiene como misión crear y mantener la imagen positiva de la organización, en las actividades de promoción, divulgación y atención directa de los participantes.

Lo conforman los subcomités de divulgación y publicidad, inscripciones, recepción y alojamiento, información y documentación, protocolo y actos sociales

Le corresponde divulgar el evento mediante una muy bien planeada campaña publicitaria, que incluya afiches, circulares, plegables, vallas, fotografías, volantes, avisos de prensa, radio y televisión.

Esta promoción debe hacerse de manera escalonada y sostenida con cinco meses de anterioridad , con el fin de crear expectativa en el publico.

SUBCOMITE DE DIVULGACION PROMOCION Y PUBLICIDAD

SUBCOMITE DE DIVULGACION PROMOCION Y PUBLICIDAD

2

El elemento que mas se utiliza en torno a un evento es el plegable, en él se condensa toda la información que tiene por objeto orientar al publico para su participación y asistencia al evento.

Tiene la responsabilidad de presentar las escarapelas, la ficha de inscripción diseño del instintivo para plegables, carpetas, material informativo, tarjetas, pancartas, certificados y papelería en general.

SUBCOMITE DE INSCRIPCIONES

La inscripción es la vinculación formal de los participantes o asistentes al evento, es fundamental establecer una fecha limite de inscripción y pago para asegurar el numero de asistentes.

Los organizadores deben prever un margen del 10% mas de asistentes.

SUBCOMITE DE INSCRIPCIONES2

El instructivo de inscripción debe hacer claridad acerca de una posible cancelación por fuerza mayor de una inscripción o pago y realizado con la debida anticipación.

SUBCOMITE DE RECEPCION Y ALOJAMIENTO

Tiene como función fundamental atender de forma permanente a todo el personal y proporcionar información y orientación para mantener la imagen positiva del evento.

SUBCOMITE DE RECEPCION Y ALOJAMIENTO

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Reservar tiquetes aéreos, estar pendiente de la confirmación, del hotel, recibir a los invitados y conferencistas, debe trabajar en estrecha relación con los de transporte, información y documentación.

SUBCOMITE DE RECEPCION Y ALOJAMIENTO

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A los invitados se les entrega su tarjeta de alojamiento y se acompañan al hotel cuando vienen de otras ciudades o países.

SUBCOMITE DE INFORMACION Y DOCUMENTACION

Debe ocuparse de todo lo relacionado con:

Integrantes del Comité organizador, comités y subcomités

Integrantes de la mesa directiva

Relación de conferencistas y expertos que desarrollaran las actividades dentro del evento

SUBCOMITE DE INFORMACION Y DOCUMENTACION (2)

Itinerarios y tarifas de transportes, realizar las reservas de regreso

Relación total de los servicios disponibles del evento

Mediante listado controlar la entrega de documentación que se maneje en el evento

Preparar un listado de toda la documentación, papelería y fichas necesarias para diligenciar durante el evento.Esta encargado de suministrar toda clase de información a todos los integrantes del equipo de trabajo .

SUBCOMITE DE INFORMACION Y DOCUMENTACION (3)

Tiene el deber de presentar el proyecto del programa a realizar.

Elaborar y presentar la lista de invitados especiales, del personal asistente al evento y de los integrantes de los comités, teniendo en cuenta su profesión, titulo o rango y procedencia, incluyendo direcciones y números telefónicos.

SUBCOMITE DE INFORMACION Y DOCUMENTACION (4)

SUBCOMITE DE INFORMACION Y DOCUMENTACION (5)

Es el encargado de establecer contacto con las empresas para lograr representación mediante puestos de servicio, obsequios y degustaciones.

SUBCOMITE DE INFORMACION Y DOCUMENTACION (6)

Elaborar en detalle el manual de funciones, presentarlo para aprobación y solicitar al comité secretarial su elaboración y luego distribuirlo a los diferentes comités para que cada uno sepa con claridad todas sus funciones y como las debe desarrollar.

SUBCOMITE DE PROTOCOLO Y ACTOS SOCIALES

En la parte social se encarga del programa en lo relacionado con la instalación, colocación de banderas, himnos, refrigerios, cócteles, bufe y otros, así como los actos culturales o recreativos.

En el protocolo debe estar pendiente de la lista de invitados especiales y de las personalidades gubernamentales, civiles, eclesiásticas y militares, el envío de la tarjeta de invitación y del material que ellos necesitan conocer con anterioridad.

SUBCOMITE DE PROTOCOLO Y ACTOS SOCIALES (2)