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Qu es un evento? Reunin de personas con el fin de celebrar en una fecha y lugar determinados un suceso importante y programado, de ndole social, acadmica, artstica o deportiva.

Qu significa ser un organizador profesional? Es la persona que se sita en el centro estratgico de un crculo imaginario, en uno de cuyos puntos est el cliente; en otro, toda la gama de proveedores que prestan sus servicios, y en el tercero, los participantes o invitados, buscando equidistancia entre las tres partes con la clara finalidad de desarrollar el mejor de los eventos con el presupuesto convenido. Su funcin principal es coordinar, guiar y dirigir todos los recursos humanos, tcnicos y econmicos fundamentales para la realizacin del evento.

Perfil del organizador: Algunas buenas virtudes que todo organizador debera tener. - Capacidad de liderar, delegar tareas y trabajar en equipo.

Un buen lder debe:

Apoyarse ms en la autoridad moral que en poder formal Procurar a los colaboradores los recursos que precisen Dirigir con inteligencia emocional Enriquecer los puestos de trabajo Respetar la dignidad personal y profesional de los colaboradores Tener presencia autntica en las relaciones Impulsar el espritu de equipo Alentar la creatividad y la innovacin Permitir la participacin en la toma de decisiones

Un grupo motivado es altamente efectivo. -Sensibilidad y tacto para lograr una mejor comunicacin interpersonal. - Actitud Pro activa y creatividad - Sencillez para recordar que quien organiza no es la estrella de la fiesta, sino simplemente quien opera tras bambalinas para que otros brillen. - Habilidades comunicacionales, empticas y negociadoras - Disponer, a travs de un grupo de proveedores externos, de una oferta de servicios de calidad, confiables y con precios de mercado.

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-Entusiasmo y espritu innovador, atento para subsanar el momento en que el nimo decae, o cuando el cansancio vence a los participantes, sobre todo en los eventos muy prolongados en el tiempo. - Todo coordinador debe investigar para obtener informacin. La informacin es el elemento esencial para tomar decisiones, y l nos posibilita planificar, ejecutar y evaluar los resultados.

Qu beneficios aporta contratar un Wedding planner / Organizador de bodas? Los servicios ofrecidos por estos profesionales aportan varias ventajas, en primer lugar no est viviendo la emocin, ni pasando los nervios habituales de cualquier pareja, por tanto, pueden tomar decisiones de forma objetiva y sin riegos ya que los sentimientos no influyen en las mismas. El ahorro de tiempo, al no tener que estar horas y horas buscando proveedores en Internet, exposiciones o revistas, el ahorro de dinero por los convenios que la empresa sostiene con los proveedores y uno de los ms importantes es el aporte de creatividad para que la fiesta sea una experiencia diferenciada, y que rompa con el dicho de fuiste a una boda y fuiste a todas .

Empezamos por el principio: Informacin e Investigacin: claves para el xito de todo evento.

Conocer al cliente: un desafo importante.

No es lo mismo tener que tratar con un gerente de una empresa queriendo difundir su marca, que una pareja de novios ansiosos por organizar su gran noche, o un artista queriendo exponer su obra. Cada uno tiene caractersticas especiales: identificarlas, saber escuchar, interpretar y lograr cierta empata con el otro ser imprescindible para lograr que el xito sea de quien nos elige.

Objetivos a obtener en la 1era. Entrevista de un cliente corporativo:

Conocer el estilo de evento que la empresa desea organizar: el objetivo del evento. Perfil de la empresa: Pyme, multinacional, familiar, lder, 2da, .innovadora, tradicional. Caractersticas del pblico target: profesionales, rea, temtica, edades. Magnitud del evento: cantidad de participantes, duracin, posibles proveedores

involucrados y lugar donde se realizar. Forma de contratacin nuestra: por objetivos, por tiempos, responsabilidad total, full

time, compartida con la empresa. Presupuesto asignado: tratar de conocerlo.

La entrevista es una herramienta comunicativa y de investigacin fundamental, de ella podemos obtener datos en cantidad y detallados. A diferencia de la encuesta, las preguntas son abiertas y se busca que el entrevistado se explaye y profundice. El entrevistador debe generar un clima de confianza y agrado con el entrevistado para que este disponga de su tiempo, conocimientos y se abra a ofrecer toda la informacin disponible. Para obtener buenos resultados, se recomienda elaborar un listado de preguntas tentativas y orientativas y ser capaz de repreguntar en vista a tener claro lo que busca el cliente.

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En el caso de una entrevista empresarial, hay que ver bien a quien entrevistar, que sea una fuente confiable, portadora de informacin puntual y especfica acerca de lo que se pretende realizar. Asimismo, como interrogador, practicar la escucha activa, estar atento a la respuesta del entrevistado, tratando de recabar la mayor cantidad de informacin posible, y solo lo lograremos si podemos centrar nuestra atencin en l mismo. En el caso de un evento social, hay preguntas que no podemos olvidar para poder trabajar en la propuesta al cliente:

En base a estos objetivos, hay que elaborar la herramienta de recoleccin de informacin.

Conocer el estilo de fiesta que el cliente desea organizar: qu se festeja? ( 15 , casamiento, aniversario, cumpleaos).

Perfil del cliente: lugar de trabajo, profesin , ( novios, chica de 15 y sus padres, etc.) Caractersticas de los invitados : edades, grupos de pertenencia, Magnitud del evento: cantidad de invitados, duracin, posibles proveedores

involucrados y lugar donde se realizar. Forma de contratacin nuestra: por tiempos, responsabilidad total , parcial o slo

coordinacin. Presupuesto asignado: tratar de conocerlo a partir de preguntas indirectas.

Consejos para organizar eventos corporativos exitosos:

Comenzar estudiando como han sido los eventos anteriores. Interiorizarse de la opinin de los participantes en otros eventos Renovar las propuestas, aunque hayan sido exitosas. Evitar copiar, ms bien adaptar ideas a su propio contexto. Constituir un comit organizativo, compuesto de lderes comprometidos con la causa. Tener bien claro el objetivo del evento. No mezclar propsitos incompatibles. Pensar siempre en la audiencia y en el perfil. Cuidar todos los detalles Permitir a los participantes ser el alma de la fiesta o tomar un lugar de relevancia en todo

momento. No permitir que la falta de presupuesto empae el brillo del evento

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Buscar un estilo que sea verdaderamente el de los anfitriones o imagen de la empresa. Manejarse con un plan, pero lo suficientemente abierto como para cambiarlo si surgen

contingencias. Priorizar las relaciones interpersonales, evitar discusiones, culpas y enojos. En todo caso,

buscar el momento adecuado para aclarar malos entendidos o errores. Procurar que todos se involucren en el evento motivndolos todo el tiempo. Evaluar con la mayor objetividad posible, y con miras a mejorar en la prxima

oportunidad, resaltar siempre los buenos desempeos. Revisar los errores o quejas recibidas, no para innovar todo por completo, sino para

buscarles solucin y aprender de los errores. Buscar el momento adecuado para festejar y agradecer a todo el personal involucrado en

el desarrollo del evento. Disfrutar ante todo de la tarea desempeada de principio a fin, divirtanse!

Continuamos con la Toma de decisiones y Planificacin: indispensable para asignar y coordinar tareas, responsables y tiempos.

Etapas en un evento: tareas a desarrollar en cada una

Pre evento:

Entrevista con el cliente Brainstorming de ideas: para obtener el estilo de evento a realizar Bsqueda de proveedores y solicitud de presupuestos acordes Armado y elaboracin de propuestas al cliente Presentacin y venta de nuestros servicios Puesta en marcha: contrataciones y pagos; visitas, reuniones, degustaciones, etc. Elaboracin del Timing ( cronograma del evento) Rueda de proveedores :confirmacin y detalles de entrega y retiro

Evento:

Logstica del da : proveedores , de personal y para el cliente Repaso de rutina con colaboradores Atencin y supervisin de proveedores Manejo de imponderables Atencin personalizada a clientes e invitados Coordinacin gral. y paso a paso durante todo el evento

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Presencia hasta el final ( chequeando retiro de recursos y objetos de alquiler)

Post- evento:

Anlisis del evento : nuestra propia impresin Recoleccin de informacin : cuestionarios abiertos, charla telefnica o va mail (

eventos sociales) Encuestas de opinin x escrito en el evento mismo Anlisis de resultados Revisin e implementacin de cambios para los errores y refuerzo de los aciertos Ampliacin y actualizacin de la base de datos

Diagrama de GANTT Evento: almuerzo corporativo para clientes VIP

Actividades Tarea Responsable Mes 1 Mes 2

1 2 3 4

1 2 3 4

Alquiler del saln Visitar lugares y pedir presupuestos

Coordinador Gral .

X

Servicio de catering Pedir presupuestos y opciones de men

Coordinador Gral.

x

Lista de invitados Solicitarla Empresa x

Invitaciones Diseo e impresin

Diseador x

Eleccin del catering x

Envo de invitaciones

Ensobrado y mailing

Asistente 1

x

Compra de obsequios

Eleccin , presupuesto

Asistente 1

x

Arreglos florales Cotizacin y eleccin

Coord. Gral

x

Alquiler de sonido DJ

Presupuesto y contratacin

Coord. Gral

x

Recepcionistas: Contratacin y asignacin de tareas

Recibir a los invitados y contencin en el evento

Asistente 1

x x

RSVP

Llamados, confeccin de listado y confirmacin final.

Asistente 1

x

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Distribucin en las mesas

Organizar la asignacin de lugares

Empresa

x

Seleccin del show Bsqueda , presupuesto y contratacin

Coord. Gral.

x

Elaboracin del timing

Coord. Gral

x x

Fotgrafo Contrato y explicacin del evento

Coord. Gral

x

Sea de proveedores

Segn contratos.

Coord. Gral y empresa

En el momento de la contratacin.

En el momento de la contratacin

Saldo de deudas Pago final a proveedores

en evento

Asistente 1

x

Este diagrama de Gantt sirve para trabajar en la planificacin de un evento. En cada una de las actividades, se controla que las tareas se desarrollen por el personal responsable, en el tiempo y forma indicados.

Proveedores: difcil tarea de seleccin. Denominamos proveedores a todos los rubros de productos y servicios que se involucren en el desarrollo de todo tipo de eventos. En la industria de los eventos, actualmente, hay un sinfn de proveedores que forman parte de un evento, y es por eso que en primera instancia, es necesario elaborar una base de datos detallada acerca de los proveedores y actualizarla de forma permanente.

Sedes: es el lugar donde se desarrolla el evento: salones, residencias, hoteles, restaurantes, discos y bares, estancias, quintas , barcos, clubes, auditorios, teatros off.

Catering: el 2do. en importancia despus del lugar. Hay mucha variedad de estilos, y precios. Es conveniente pedir una entrevista para realizar un check list de los servicios que ofrecen, ya que adems de la produccin de la comida se encargan de la vajilla, mantelera, personal de atencin, mozos y matres.

Empresas de sonido e iluminacin, DJ: La msica es fundamental en todo evento. Se recomienda tener varias entrevistas para acordar que estilos de msica desean escuchar los anfitriones esa noche. En ocasiones puede servir para ambientar una charla, una exposicin o un encuentro

con msica funcional. Para los eventos sociales se estila armar tandas temticas. Con ellos tambin se contrata iluminacin y sonido.

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Ambientadores: le dan un look o sello especial al lugar donde se desarrolla el evento. Con el objetivo de decorar se utilizan flores frescas, secas y artificiales, globos, velas, telas, luces, objetos varios.

Cotilln: muchos comercios ofrecen paquetes ya armados x cantidades. Recomiendo emparentar el cotilln con las tandas temticas planeadas con el DJ para darle ms coherencia a la fiesta. (EJ: ochentoso, carnaval, electrnico, etc.).

Animacin - Shows: hoy es difcil que no haya un show en un evento. Los ms vistos: bailarines de salsa y merengue, grupo de covers, magos, ilusionistas, para los sociales. En un evento corporativo: grupo de jazz y bosanova, para una recepcin, stand up o showman- comediante. Si se trata de una actividad competitiva, deportiva o recreativa, el animador funciona como coordinador grupal o motivador.

Fotografa y video: Hay mucha oferta en el mercado, hay que analizar bien los presupuestos y que servicios incluye cada uno (cantidad de cmaras, forma de entrega del material, medidas de las fotos, horas de servicio.) Se realizan muchas producciones en espacios especiales para luego pasar durante el evento.

Invitaciones: se puede trabajar con una diseadora o directamente con las casas que realizan todo el servicio, incluida la impresin de las mismas.

Regalos, Souvenirs y Merchandising: la idea es regalar algo con la intencin de de demostrar aprecio, celebrar, y mantener una relacin personal o de negocios a travs del tiempo. Este tem se ha modernizado mucho, la idea es dar algo til: comestible, por ej., de manera personalizada con el nombre del agasajado o con el logo de la empresa.

Empresas de tcnica, interpretacin simultnea, asistentes, recepcionistas, diseadores, locutores, profesionales de marketing, publicidad, RRPP, prensa , Community manager, entre otros.

Aspectos importantes a la hora de realizar contrataciones:

Firma de Contratos de servicios Forma de pago : sea y cancelacin de la deuda Seguros por accidente o ART Consecuencias econmicas en caso de cancelacin del evento Conocer las habilitaciones del lugar Chequear si los impuestos de SADAIC-AADICAPIF estn incluidos Pruebas de sonido, degustaciones, ver el saln armado. Restricciones a la hora de la contratacin de proveedores. Quin ser el responsable del servicio el da del evento Hs. contempladas de servicio Poltica de comisiones para organizadores

Establecer buenas relaciones interpersonales como acuerdos comerciales ser

beneficioso para ambos. Son nuestros principales aliados y el servicio que brinden va a

estar directamente relacionado con nuestra reputacin e imagen.

Servicio Gastronmico

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El principal criterio de eleccin de un servicio de catering , para un cliente , es la concordancia entre la calidad del producto, , el servicio que recibe y el precio que va a pagar por esto.

Algunas recomendaciones para seleccionar un buen servicio de catering. Si en la recepcin hay finger foods, recordar que es la 1era. impresin y que, por lo tanto, no

pueden ser diminutos. El promedio ideal son 6 / 7 bocados por persona. Si en los fingers hay carne, que probablemente se repita en el principal, la entrada debe ser

algo fresco. La entrada no puede ser muy abundante porque de lo contrario compite con el plato principal. Aunque haya comensales a los que les pueda gustar ms o menos el men, lo importante es

que todos puedan comer y que el maridaje con los vinos sea el adecuado. Los novios deber comprender que lo que se sirva, no slo debe gustarle a ellos, sino a sus invitados.

El postre tiene que ser un plato que coman todos, nada demasiados raro. El chocolate suele ser una buena opcin.

La mesa dulce no esta de ms: sirve para los que se quedaron con ganas de algo rico despus del postre, y tambin para los que se lo saltearon.

Hay que pensar en opciones para nios, vegetarianos y celacos. Los envases de plstico estn prohibidos: las gaseosas siempre deben servirse en jarras y las

aguas con y sin gas tambin. El vino, en cambio, siempre se tiene que mostrar en su botella y etiqueta.

Las mesas tienen que tener entre ocho y diez comensales, menos no porque quedan demasiado vacas. Ms tampoco, porque se complica mucho para servir.

Para los fanticos del living, hay que tener en cuenta que si ponen sillones con apoyabrazos habr invitados que se sentarn all y no queda bien .Slo sirve para novios muy jvenes con muchos amigos y pocos familiares.

Hay que analizar el plano del saln, y la mejor distribucin del espacio, ver si los novios quieren sentarse solos, con amigos o con los padres.

Es clave la confirmacin de los invitados, por cuestiones econmicas y de diagramacin.

Etiqueta en la Mesa

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A continuacin, algunos datos que sern tiles a la hora de disfrutar de una buena cena.

El uso y la posicin de los utensilios en la mesa.

Algunos consejos tiles

Varios tenedores, copas, cucharas y platos... no est de ms saber cmo comportarse en una cena formal . La espaola experta en protocolo , Maria Dolores Alcal considera que, "si bien la comida rpida tiene ganado un espacio dentro de la cotidianidad del ser humano, no significa que est reida con algo tan elemental como los buenos modales en la mesa" y afirma que, "si se convierte en hbito comer bajo el esquema informal, probablemente se llegar a un punto en el que despus no se sepa comportarse en una cena formal o en un contexto oficial".

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*Los anfitriones son los que marcan el inicio y el final de la comida, siempre teniendo en cuenta las circunstancias de la cena para darle el ritmo adecuado. *La regla general para la utilizacin de los cubiertos es: la comida se lleva a la boca y no la boca a la comida. *El cuchillo no se debe llevar a la boca por ningn motivo. *Siempre mastique y trague la comida de su boca antes de beber. *No se deben hacer ruidos al masticar o al ingerir alimentos, tampoco deben hacerse chillar los cubiertos contra el plato. *La comida se sirve por la izquierda del comensal y se retira por la derecha del comensal. *El vino se sirve por la derecha del comensal. *Nunca se debern ingerir tragos con alto grado de alcohol previos a la comida, ya que el sentido del gusto puede verse afectado para saborear los alimentos. *Mientras est comiendo los brazos se muestran hasta la mitad del antebrazo, nunca se deben levantar los codos y menos ponerlos sobre la mesa. *Luego de beber deje la copa en su lugar, no se entretenga con la copa sobre el plato. Igual con los cubiertos, selos slo para comer y no los manipule mientras espera que le sirvan. *Al terminar de comer ponga paralelamente el cuchillo (con el filo hacia dentro) y el tenedor en el plato; de esta manera se indica que hemos terminado de comer. No se deben cruzar los cubiertos.

Eventos corporativos: una valiosa herramienta de comunicacin. Un evento es ante todo una herramienta de gestin tctica del rea Marketing , y de Relaciones Pblicas de una empresa o institucin. Es decir importa beneficios tanto sea para la persecucin de los objetivos comerciales como para los comunicacionales e institucionales. Asimismo, por la naturaleza de los temas con lo que trabaja: imagen, vinculacin con los pblicos, negocios, etc. el evento posee claras connotaciones estratgicas, de forma tal que reporta una serie de acciones que impactan en las metas organizacionales de corto, mediano y largo plazo, acompaada por acciones de prensa, publicidad y difusin en las redes sociales.

Algunas definiciones importantes, en funcin a los eventos

Marketing: El marketing tiene como objetivo el conocer y comprender tan bien al consumidor que el producto se ajuste perfectamente a sus necesidades. ( P. Druker). Se centra en las variables de precio, promocin/ comunicacin, producto/ servicio y distribucin.

Relaciones Pblicas: se basa en llevar adelante distintas acciones tendientes a lograr la mejor imagen ( de la empresa o Institucin) en la mente de un pblico especfico. Son acciones a mediano y largo plazo. No buscan reaccin inmediata, sino fidelizacin del cliente a travs del tiempo.

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Prensa: hacer prensa significa obtener un espacio en los medios, a travs de una gacetilla de comunicacin del evento. Nos dirigimos a los periodistas especializados en las diversas temticas para lograr tal fin. La elaboracin de una buena gacetilla y el contacto previo con el periodista, son claves.

Publicidad: Es la contratacin de un espacio en los medios ( grficos, radio, TV, va pblica, internet) , a travs de un aviso publicitario con la clara idea de despertar el inters en un pblico especfico. Lo hacemos a travs de publicistas, diseadores o Agencias de Comunicacin.

Internet 2.0: hay nuevos estilos de vida en esta sociedad de la informacin donde consumimos contenidos conectados a dispositivos que ya se nos han hecho carne. Somos prosumidores porque recomendamos, elegimos y protestamos pblicamente y que, mediante esta participacin

activa, formamos parte del mercado conversacional. Entonces, en esta comunidad digital,

Internet es un medio para conversar con los clientes, mantener dilogos activos, escuchar y

ser escuchados. Ej: blogs, redes sociales, etc.

A travs de un evento se puede conseguir llamar la atencin, despertar inters y movilizar a toda o a una parte de nuestro pblico objetivo (Target Group) sobre novedades de empresas, productos o servicios, sobre una innovacin o mejora en los procesos de fabricacin, distribucin, comercializacin o sobre el reciente o inminente lanzamiento de un producto o servicio, acerca de algunos aspectos de nuestra organizacin menos promocionados o conocidos y que son dignos de ser puestos a consideracin del pblico.

Un evento es una excelente oportunidad para tomar contacto directo y personalizado con una parte de nuestra audiencia objetivo, para afianzar lazos y vnculos y para transmitir determinados conceptos y valores como ser cordialidad, calidez en el trato, inters por nuestros pblicos, organizacin y profesionalismo, entre otros.

Asimismo, a travs de un evento se puede trabajar para perfeccionar la imagen institucional que en la mente de los pblicos se va articulando. En ocasiones un evento representa la posibilidad de interactuar con los pblicos en un plano transversal al que lo hacemos habitualmente.

Queda dicho entonces que a travs de un evento se pueden alcanzar mltiples propsitos. Un evento nos acerca la posibilidad de fortalecer nuestra realidad institucional y promover nuevas formas de relacionamiento con nuestro Target Group. A partir de un evento podemos, inclusive, incrementar nuestra cartera de clientes o podemos iniciar un proceso para lograrlo. A diferencia de otras herramientas de comunicacin y marketing, un evento nos abre una puerta para contactar en tiempo real a clientes potenciales muy difciles de persuadir, a los que hemos intentado abordar a travs de mltiples acciones: publicidad, marketing directo, e-mail marketing, fuerza de venta, etc.

A su vez, un evento puede resultar una unidad funcional a los negocios existentes en nuestra empresa o puede representar una unidad de negocios en s misma. La organizacin de diferentes tipos de eventos, manejada profesionalmente, puede ser un negocio muy rentable.

La decisin de realizar un evento, entraa adems una serie de amenazas pues toda vez que nos exponemos estamos sujetos a la crtica de los diferentes pblicos afectados por la accin, que

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evaluarn la calidad y profesionalismo de lo organizado, de manera tal que todas las ventajas que pudieron alcanzarse a travs de un evento bien organizado, pueden licuarse a la luz de un evento con serias deficiencias organizativas.

Eventos Culturales

El mercado de eventos est compuesto por una Oferta (constituida por la empresa de organizacin de eventos, organizador y proveedores), el Servicio (el evento cultural, su realizacin) y la Demanda (todo aquel particular o Institucin que quiera solicitar este tipo de servicio) . Caractersticas:

Son manifestaciones de una cultura y sub cultura

Es un acontecimiento vivencial producido y reconocido por el sujeto en un grupo participante, que se comunica, interacta y se retroalimenta.

Se trata de un festejo , con fines de esparcimiento

Es un acontecimiento que , adems de profundizar una cultura entre sus integrantes, la difunde a otros.

Acenta la cultura que representa y favorece su trascendencia.

El evento como promocin cultural y turstica. Un evento cultural es una herramienta de promocin cultural y turstica y un generador de empleos y negocios. Promocin cultural:

Promueve , a travs de la difusin y representacin, hbitos, creencias y ritos culturales

Da a conocer productos culturales, a travs de la exposicin y venta de los mismos.

Ensea sobre usos de dichos productos culturales

Elabora espacios de estimulacin para el consumo de dichos productos culturales. Promocin Turstica:

El evento promueve el espacio turstico donde se desarrolla

Favorece el reconocimiento de atractivos naturales y artificiales de la regin

Difunde su riquezas y recursos

Promueve la planificacin de actividades tursticas complementarias al tema del evento

Beneficia a la hotelera de la zona Generador de empleos:

Incrementa el trabajo local y de zonas aledaas

Genera trabajos temporarios y otros ms continuos

Abre especialidades laborales, propias, de los requerimientos particulares de cada evento. Generador de negocios e inversiones:

Favorece al comercio local, convirtindose en consumidores locales temporarios.

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General la produccin de productos y servicios especializados para la ocasin: ej: merchandising temtico.

Posiciona a la regin a nivel nacional e internacional atrayendo a turistas e inversores.

General ingresos de capital en moneda nacional e internacional.

Eventos Auto gestionados:

Los eventos auto gestionados son aquellos que parten de la iniciativa del Organizador y su equipo, y conlleva no slo la planificacin y ejecucin del evento, sino tambin, la convocatoria y su financiacin. Por convocatoria , reconocemos la comunicacin del evento que conlleva:

Organizar la lista de invitados por categoras o grupos

Preparar y enviar las invitaciones

Gestionar respuestas y prever asistencia final

Gestionar los recordatorios

Hacer y entregar las invitaciones a tiempo Por comunicacin:

Difusin ante los medios de comunicacin

Elaboracin de invitaciones especiales

Notas en los medios

Actividades de Relaciones Pblicas

Confeccin de carpeta informativa del evento Por financiacin , entendemos :

Crear las partidas presupuestarias

Buscar referencias de costos

Detallar dentro de cada uno, los costos de los proveedores

Comprobar detalladamente todos los presupuestos

Controlar realmente lo gastado

Seguimiento de pagos y cancelaciones finales

Ejemplos de eventos culturales: ferias y exposiciones relativas a una cultura determinada, festivales, Inauguraciones de espacios culturales, Festejos populares varios.

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Clasificacin de eventos

Empresariales, corporativos e institucionales

Sociales Religiosos Culturales y Artsticos

Deportivos, ldicos y recreativos

Polticos Cientficos Protocolares (gubernamentales)

Actividades outdoors Exposicin, Feria Almuerzo negocios Aniversarios de la empresa Inauguraciones Fiestas Benficas Brunch Capacitacin/Workshops Desayuno de trabajo Despedidas, homenajes Viajes de negocios Da de la familia/ del nio Entrega de premios/ diplomas Lanzamiento de producto Fiesta de fin de ao Open Day/ House Presentaciones Wellness Corporate Eventos IN Eventos generacin Y

Aniversario Casamiento Baby shower Coctel Comida Fiestas temticas Cumpleaos de 18, 40, 50, 60 Despedida de soltero/a Evento infantil Fiesta de egresados Fiesta de 15 Funeral Graduacin Shower tea Ceremonia del T Teanner Dessert Party ( postreada)

Bar Mitzv (hombres ,13) Bat Mitzv ( mujeres, 12) Bautismo Bendicin Casamiento por iglesia

Avant- premiere Festivales, conciertos Espectculos artsticos Fiestas de colectividades Fiestas de grupos de pertenencia ( solos y solas, gays, yoga, ) Desfiles de moda Espectculo Festival Vernissage: Muestra de Arte Muestra de fotos Presentacin de libro Show musical

Torneos Competencias Olimpadas Panamericanos Intercolegiales Campeonatos inter-empresarios Mundiales

Acto Poltico Lanzamiento de campaa Nombramiento de funcionarios Debates Congresos Cierre de campaa Eventos a beneficio Actos conmemorativos Viajes polticos Recepciones diplomticas

Asamblea Ateneo Coloquio Conferencia Congreso Convencin Foro Jornada Mesa redonda Panel Reunin Seminario Simposio WorkShop

Acto militar Asuncin de mando Conmemoracin Coronacin Fiesta patria Recepcin en embajadas Tedeum

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Caractersticas de Eventos Cientficos y Acadmicos

En virtud de los objetivos que persiguen, los eventos pueden ser categorizados en: Acadmicos, Empresariales, Sociales Culturales, Deportivos, etc.

1.- Congreso:

Reunin peridica que nuclea a miembros de una asociacin, organizacin o entidad para debatir cuestiones previamente asignadas. Prev tres sesiones preliminares; la inaugural, que informa sobre la finalidad y los temas a tratar; la media, donde se consideran los trabajos preliminares y las condiciones; y la etapa final, en la que se informan los resultados alcanzados. Se inicia con un acto de apertura, luego las reuniones plenarias paralelas y finaliza con una ceremonia de clausura.

2.- Simposio: Reunin de especialistas, profesionales e idneos con el propsito de abordar materias de su particular inters. Cada uno expone sucesivamente diferentes aspectos del asunto o trabajo. Cada expositor dispone de un tiempo para disertar de entre 20 y 45 minutos aproximadamente, es una buena oportunidad para que el pblico, una vez finalizada la actividad, posea una visin integrada de la materia tratada.

3.- Seminario: Clase o encuentro en que se rene un profesor o un profesional distinguido, relevante, con los discpulos o con los profesionales en etapa de perfeccionamiento, para llevar a cabo trabajos de investigacin o anlisis sobre determinados temas propios de la actividad. La duracin es relativa (puede ser de 1, 2 o ms das) Se puede integrar, como evento subsidiario, en el desarrollo de un congreso.

4.- Jornadas: Son encuentros donde los asistentes participan activamente con los profesionales disertantes. Por lo general, una vez finalizadas las exposiciones, se forman equipos de trabajo para experimentar sobre el tema tratado a travs de talleres o work- shop. Cada tema en 1 jornada y 1 da, o sea disertacin, debate y conclusiones en un mismo da.

5.- Foro: Participan todos los presentes de una reunin. Generalmente constituye la parte final de simposios o mesas redondas. Est dirigido por un coordinador, que permite la libre expresin de ideas supervisando las intervenciones y los tiempos.

6.- Debate: Puede darse luego de una asamblea, coloquio, simposio, etc. Discusin grupal e informal de aprox. 60 minutos con un coordinador que ordena las disertaciones y modera el debate. Ideal para grupos pequeos 15 personas aprox.

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7.- Panel: Debate informal entre un grupo de hasta 8 personas, sobre un tema determinado. Moderador coordina la sesin de una hora y luego los disertantes pueden sintetizar sus ideas. El pblico puede realizar consultas a los panelistas.

Eventos Empresariales:

1.- Rueda de negocios: Concentracin entre la mayor parte de personas con intereses comunes, donde uno representa la oferta y la otra la demanda. Un coordinador registra el inters de cada parte y les fija una cita. Habitualmente se realizan en el marco de congresos, y exposiciones con exposiciones paralelas.

2.- Workshop: Taller de trabajo para profesionales de un mismo rubro, actividad o profesin. Es en mbito dialogado y de intercambio informativo, entre colegas. Se impuso en turismo y se extendi a otros campos.

3. - Desayuno de trabajo: Reuniones para tratar un tema predeterminado. 2hs aprox. Se intercambian ideas, dirigidas por un modelador, es un trabajo en equipo distendido.

4.- Asambleas: Son reuniones numerosas de personas con fines sociales, culturales o econmicos. Reuniones que buscan consenso entre las partes sobre la toma de decisiones. Asambleas ordinarias: aprobacin de balances, presupuestos, etc. Asambleas extraordinarias: aprobacin especial del tema. Cuando la resolucin no esta prevista en el estatuto.

5.- Reuniones de lanzamientos, relanzamiento y posicionamiento de productos y servicios.

6.- Cursos de capacitacin y motivacionales para pblico interno o mixto.

7.- Acciones con la prensa- Conferencia de prensa Redaccin y envo de gacetillas a periodistas.

8.- Participacin en Ferias y Exposiciones. Stands y acciones de promocin. Merchandising.

Ceremonial y Protocolo: definiciones.

Protocolo: Est conformado por las normas y reglas de carcter jurdico de las que se vale el ceremonial. Son reglas escritas que rigen las relaciones de las autoridades entre ellas. Existe el protocolo oficial, diplomtico, militar, institucional y social.

Ceremonial: se centra en la organizacin de todos los aspectos formales concernientes a la organizacin de un evento, acto o ceremonia , pblico o privada. Establece las reglas ordenadoras necesarias y las pautas de comportamiento y de trato entre las autoridades , basndose , para ello, en las normas protocolares y en los usos sociales.

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Seguridad en los eventos

Es muy importante atender a los aspectos de seguridad ya que, como organizadores, podemos tener problemas legales por accidentes ocurridos a nuestros trabajadores, como a los asistentes al evento.

Ningn festejo queda exento de la posibilidad de un accidente, ni un simple cumpleaos, ni un festival multitudinario.

Qu es lo mnimo que debe tener una sede para eventos?

Personal de vigilancia las 24 hs o durante el tiempo del evento Cmaras de vigilancia y registros de video Comunicacin directa con la empresa de seguridad oficial prximas al Establecimiento Cumplir con la reglamentacin de sistemas de seguridad Escaleras y puertas de emergencias Matafuegos en condiciones Letreros luminosos o de orientacin Planos de emergencias o evacuacin a la vista Tratamiento antignfugo de elementos de madera y tela Puesta a tierra de todas las instalaciones Grupo electrgeno que cubra todas las instalaciones

En el caso de realizar un evento en la va pblica, habr que contratar un servicio de emergencia para eventos que nos proveer lo siguiente:

Ambulancias de alta complejidad con choferes y enfermeros Unidades de terapia intensiva mviles Unidades de rescate y traslado Consultas mdicas generales y especiales Equipo de profesionales especialistas en clnica mdica Atencin mdica durante todas las horas de desarrollo del evento Planes de emergencias Servicio de rea protegida Instalacin de consultorios in situ, por hora, por da.

En los eventos de mayor envergadura en cuanto a cantidad de personas, los riesgos se multiplican por concentracin humana, debindose considerar las siguientes recomendaciones:

Sealizar las salidas

Las vas de salida estarn libres de obstculos

Determinar un sistema de alarma

Las puertas debern tener el ancho reglamentario de acuerdo a la cantidad de espectadores y/o visitantes

Los vidrios deben ser contra impacto humano

Las escaleras deben tener barandas adecuadas y pasamanos.

Antideslizantes en escaleras

Croquis de todas las plantas del edificio ubicados en los pasillos.

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Prensa y Difusin de eventos corporativos

Qu significa hacer prensa? Difundir ante los medios de comunicacin (escritos, radiales o televisivos) todo aquello que se quiere promocionar. En nuestro caso, la realizacin de un evento. Cmo se hace prensa? En primer lugar, acercndonos a quienes hacen los medios, es decir, a los periodistas. Para eso, debemos relevar quien est a cargo de cada medio y llegar a los periodistas a travs de llamados telefnicos y gacetillas (atractivas y bien redactadas) que despierten inters general, es decir, que pueden ser utilizadas como noticias. Cualquiera puede hacer prensa? En la actualidad muchas de las personas que se encargan de difundir eventos tienen conocimientos de Comunicacin, Periodismo y Relaciones Pblicas. Pero este oficio en particular, se aprende sobre la marcha, no hay academias ni facultades que puedan ensear lo que la prctica hace. Qu medio elijo? Cuanto mayor sea el espectro de medios a elegir, ms gente se enterar del evento en cuestin. Sin embargo, no todos los medios persiguen el mismo inters periodstico y por eso conviene evaluar a qu medio dirigirse. Debemos preguntarnos, qu tipo de evento estamos difundiendo? Y a partir de all, repreguntarnos: porqu podra interesarle esta noticia ha determinado medio? La transformacin en noticia: Todo hecho es noticia? No. Los periodistas suelen decir que si un perro muerde aun hombre, eso no es noticia. Pero s lo es que un hombre muerda a un perro. Esto significa que una noticia debe contener ingredientes que hagan de inters pblico lo que se comunica. Hay que informar ponindole color a las noticias, pero nunca mintiendo o distorsionando la informacin. La invitacin a personalidades destacadas es siempre un hecho factible de generar inters periodstico. Los datos que no deben faltar en una noticia: Nombre del evento /Tipo de evento/ Quin lo organiza/ Cundo y dnde se realizar/ De qu se trata/ El cronograma de actividades/ El objetivo/ Los invitados especiales/ Datos donde ampliar la informacin Tips que ayudan para ser considerados por los medios:

Crear una cuenta de correo denominada Prensa y difusin, difusin de eventos, Ej: prensa@boutiquedeeventos.com.ar

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Pensar en un buen ttulo para poner en el asunto. Presentarnos previamente por telfono ante el periodista. (solicitar un mail, dar datos

concisos). Enviar por correo postal una carpeta de prensa, con gacetillas y fotografas. Una comunicacin fluida con el periodista es favorable, sin abrumar ni acosarlo. Preguntar a los periodistas como prefieren que nos comuniquemos , en que horarios, etc.

Gacetillas: cmo escribirlas y cmo no escribirlas: En Periodismo hay una regla bsica que ayuda a escribirlas: Las 6 w (what o que, who o quin, when o cundo, where o dnde, why o porque y cmo o how). Respondiendo estas preguntas, uno obtiene la informacin bsica que necesita. El modo de escritura periodstico se conoce con el nombre de pirmide invertida, esto significa que en la cabeza se coloca lo ms importante, y a medida que la noticia crece, va decayendo en inters. Una gacetilla debe estar escrita en un lenguaje intermedio, ni demasiado formal, ni demasiado coloquial y es muy importante respetar los signos de puntuacin. Conviene utilizar prrafos cortos, no adjetivar demasiado para no perder credibilidad y evitar la repeticin constante de palabras.

Ejercicio: identificar las 6 w en la siguiente gacetilla:

Fundacin Padrinos Mgicos organiza una merienda a beneficio de las escuelas rurales

La Fundacin Padrinos Mgicos que comanda Monseor Alejo Carlos llevar a cabo

maana, a las 17.30 en el Hotel Sheraton una merienda de personalidades destacadas, a total beneficio de las escuelas rurales del interior del pas.

Al evento han confirmado su presencia el actor Ricardo Passano y el msico Leopoldo

Federico. Todo lo recaudado ser destinado a un grupo de nios en emergencia que asisten a diversas escuelas rurales de la Argentina.

La merienda solidaria constar de un chocolate en taza, masas y tortas varias y los interesados en colaborar deben retirar una entrada (valor $50) en el mencionado

hotel, de lunes a viernes, de 10 a 15hs.

Los periodistas tendrn la posibilidad de entrevistar a las figuras asistentes.

Agradecemos su difusin Para mayor informacin comunicarse con Leonor Genovese

Prensa y comunicacin de eventos Tel:15- 4334-5499

Mail: lgenovese@prensaydifusion.com

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Esquema para armar una gacetilla de prensa:

Logotipo de la empresa o emisor

Para: (nombre del periodista/ seccin De: (nombre de quien emite el comunicado) Fecha: (da y hora de emisin)

Para su difusin

Titular llamativo y explicativo

El copete es un resumen del contenido del comunicado que permite evaluar su publicacin.

La informacin bsica no debera ocupar ms que dos prrafos (de entre 6 y 9 lneas cada uno). En estos dos prrafos debera desarrollarse lo ms sustancioso de la noticia que se difunde, dando los detalles de mayor relevancia. El comunicado debe ser breve y conciso, dado que, de tener inters, el periodista se encargar de profundizar los aspectos que considere de inters o importantes. Por esta razn, es fundamental redactar la gacetilla de modo que despierte curiosidad sobre el asunto y estimule un contacto posterior. El cierre es un prrafo final, con un detalle de las fuentes y las conclusiones. Permite definir la orientacin de la informacin y su consistencia, reforzando su valor informativo. Contacto de prensa: nombre del responsable de prensa, telfono, mail especfico.

La evaluacin de la difusin del evento: Clipping: carpeta de recortes. Es el recorte de publicaciones (cables de agencias de noticias, diarios, revistas, paginas web, menciones en radio, estadsticas de cantidad de medios, zona geogrfica, etc.) que han mencionado nuestro evento. El material se ordena por fecha y medio. Esto nos permite hacer un balance de cmo funcion nuestro plan de comunicacin. Empecemos con una buena agenda de contactos: Para empezar con la difusin, es necesario armar una lista de periodistas posibles a quienes mandar nuestra invitacin. Cmo lo hacemos? Llamando a los medios y preguntando quienes son responsables de secciones (para diarios y revistas) y quienes los productores (en el caso de la TV). Qu datos tener? ( medio, contacto, cargo, telfono, direccin postal, correo) y armar as, una agenda de contactos frecuentes.

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Ejecucin del Evento: la difcil coordinacin del vivo!

El da del evento es una jornada muy intensa, el organizador y su equipo de trabajo se preparan para la puesta en marcha del evento. Todo el trabajo preliminar, por fin, se ver reflejado en una puesta en escena que deber ser inolvidable. Previo al ingreso delos homenajeados y sus invitados y/o asistentes, debemos hacer un repaso general de las instalaciones y sus funciones. Analizaremos detalladamente las tareas, responsables y tiempos para llevarlas a cabo. Qu es el Timing? Es el cronograma que se elabora de manera detallada para llevar a delante un evento. Se detallan las tareas y los responsables de realizarlas, de manera cronolgica y minuciosa. Para qu sirve? Funciona como herramienta de comunicacin entre todos los proveedores que trabajarn en ese evento. Organiza , coordina, unifica criterios, establece prioridades y detalla los tiempos de principio a fin del evento. Cmo se confecciona? Para confeccionar un timing realista, habr que trabajar con informacin que recolectemos de manera anticipada de algunos proveedores , ( servicio de catering, DJ, fotgrafo, show, sede, ). Esta ser clave en la confeccin del cronograma final . Luego, con la impronta del estilo de evento que nuestro cliente desea llevar adelante, pondremos manos a la obra para realizar el timmig adecuado, sin baches o tiempos muertos que predispongan mal a los homenajeados y sus invitados.

Ejemplo de timing de casamiento Ma. Laura y Juan Cruz- Liceo Naval, 250 personas.

Una coordinadora, una asistente.

Horario Accin Proveedor Comentarios 21.30 hs

Casamiento por Iglesia

22.30/22.45 hs Llegada invitados al

Liceo

Florencia y

asistente en

escalera de la

terraza.

Sr. Juan C. y

persona asignada

del catering con

listados.

Recepcionistas en

puntos sealizando

e indicando mesas

22.50 a 00.05 Recepcin en terraza AG catering

Show de jazz y

bosa nova en

terraza

00.10 a 00.25 Ingreso de invitados al Colaboran Champagne en las

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saln Florencia y

asistente.

Comienza el

servicio de AG

Catering en saln.

mesas, el resto de

las bebidas las sirve

el mozo.

La barra provee

todas las bebidas.

00.30 hs Ingreso de novios al

saln

Directo a la mesa

principal.

Dj: suena tema

00.35 1 ir. video a proyectar (

chicos) dura 3 a 4)

Entrega material

eventos cclope. DJ

proyecta en ambas

pantallas

1 pantalla en saln+

plasma en otro

sector.

00.40 a 1.20 Plato principal AG Catering

Al ir

finalizando

plato

principal.

Fotos en mesas

principales ( a designar

junto a los novios)

Eventos Cclope Colaboran

Florencia y

asistente.

1.30 hs 2do. video ( clip del

civil)

entrega material

eventos cclope. DJ

proyecta en ambas

pantallas

1 pantalla en saln+

plasma en otro

sector

A partir de la

1

Llegan invitados

despus de las 12.

Catering: se los

convida con el

postre?

Asistente controla

entrada en puerta

con listado.

Se los ubica en

livings de terraza

con acceso a la

barra

1.40 hs Postre Ag catering

2.00 hs a 3.20 Vals (tradicional) +

1era. tanda larga de

msica

DJ En terraza

3.30 hs a 4.10

hs

Brindis+torta+ mesa

dulce + suelta de globos

para las chicas.

AG catering

Florencia y

asistente colaboran

*Comentarios al

final del cuadro.

Darle al servicio 2

copas especiales

para los novios!

4.15 a 5.30 hs 2 da. tanda larga DJ Ser reparte cotilln

temtico: Florencia

y asistente,

colaboran mozos.

5.30 hs Fin de fiesta con Pizzas AG catering

5.30 a 6 hs. Sigue msica hasta fin

de la fiesta.

La tarea ms desafiante para el Organizador ser llevar adelante el timing, adaptndose a lo que sucede en el vivo, principal indicador a tener en cuenta para que el evento sea exitoso.

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Evaluacin: el balance post-evento

Durante el evento el Organizador, adems de controlar que las tareas se desarrollen en tiempo y forma, debe analizar la reaccin de los invitados al evento. Esto nos permitir obtener datos para determinar acciones que tiendan a mejorar planificaciones posteriores. Uno de los mtodos de investigacin es la observacin focalizada. La aplicamos en esta oportunidad, para evaluar el grado de satisfaccin de los asistentes. Para ello, debemos recoger los siguientes datos:

Cmo ingresan los asistentes? Prolijo, apresurado, cmodo,

Cmo es la ubicacin en las mesas? Ordenada, desordenada, cmoda, incorrecta.

Cmo reacciona la gente al ingreso al saln? Sorprendida, le gusta?

Qu reaccin tiene ante la comida? Gusta? Est bien cocida? Caliente?

Qu reaccin ante la bebida? Es abundante? Falta? Est bien refrigerada? Est bien servida?

Cmo funcionan los espacios de permanencia? Son funcionales? Estn cmodos?

Cmo funcionan los espacios de circulacin? Se desplazan con dificultad? Son transitables?

Cmo reacciona la gente ante los espectculos? Los divierte? Sorprendidos? Indiferencia? No los entienden?

Cmo reacciona ante el personal de servicio y recepcin? Les parece cordiales? Se sienten atendidas? Les parece profesionales? Les gusta su apariencia?

Cmo fue la percepcin visual y sonora? Mucha , poca iluminacin? Cmo fue la proyeccin de imgenes? Hubo obstculos ante la percepcin visual? Nivel de sonido aceptable? Quejas? Musicalizacin acorde al momento?

Cmo reaccionan ante los distintos climas del evento? Reaccionan de acuerdo a lo previsto?

Para evaluar el trabajo del Organizador y su equipo:

Se cumplieron todas las tareas asignadas?

Las que no, se reemplazaron por otras?

Las tareas se llevaron a cabo por las personas asignadas?

En el tiempo estimado?

Cmo fue el trabajo individual de cada uno?

Cmo fue el trabajo grupal?

Qu obstculos y contratiempos se presentaron y cmo se resolvieron? De lo realizado:

Que se volvera a hacer?

Que se modificara?

Qu eliminara?

Enumerar 10 puntos positivos y negativos del evento.

Qu emociones se experimentaron durante el desarrollo del evento?

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Consideraciones Finales.

Toda planificacin de evento requiere de una investigacin preliminar.

El proceso creativo conduce a la ejecucin de eventos innovadores e irrepetibles. El nico lmite para la creatividad es la posibilidad de ejecucin.

La Planificacin ayuda a organizar el caos inicial del evento y a visualizar tareas y responsables.

El Organizador de eventos trabaja en equipo; debe ser un lder motivador e integrador de capacidades.

Es necesario conocer los derechos y obligaciones de la profesin y para obrar en consecuencia y posicionarse correctamente en el mercado.

Todo evento, ms all de su tamao y complejidad, debe contar con un plan de seguridad, emergencia y cronograma de actividades (timing).

El Organizador profesional vuelca su capacidad y vocacin para satisfacer las necesidades del cliente y no las propias.

Es fundamental mantenerse actualizado, a travs de la capacitacin y la informacin, para estar acorde a las exigencias de un mercado altamente competitivo

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TIPOLOGIAS DE EVENTOS:

Definicin y caractersticas de los diferentes tipos de evento

Conferencia y Ciclo de conferencias: Es un dilogo o discusin que trata de asuntos de ndole literaria, artstica, cientfica o poltica. Los que van a exponer son expositores expertos, que disertan sobre temas especializados. Tienen como caracterstica la comunicacin en el mismo sentido. Solo hay interaccin al final de la conferencia. Cuando se realizan conferencias consecutivas en el mismo mbito se lo llama ciclo de conferencias. Congreso: Reunin analtica o institucional, de integrantes de un mismo espacio cientfico, tcnico o artstico, la cual se realiza peridicamente y que posee caractersticas reglamentadas y trabajo sistematizado que se renen por lo general cada dos aos. Jornada: Actividad de similares caractersticas a las del congreso excepto por el principio de periodicidad, que se realiza en uno o varios das de trabajo completos (jornadas). Convencin: Evento formal cuyo objeto se funda en arribar a un punto de vista consensuado, luego de un programa de deliberacin. La convencin precisa la elaboracin de un documento o informe final, el cual se comunica y/o difunde en forma selectiva o masiva. Por lo general es de carcter corporativa o poltica y cuentan con la participacin de personas de renombre. Seminario: Reunin de estudio y trabajo de un grupo reducido. Es un grupo de aprendizaje activo, con relacin directa especialista cursante. Su modalidad es plenamente intensiva. Es el trabajo de un pequeo grupo que investiga o estudia exhaustivamente un tema en sesiones planificadas. Tiene que haber varios expositores entre 5 y 12, debe contar con una agenda de lo programado, hay que poner una hora de inicio y de finalizacin de cada conferencia y quien la diserta. Simposio: Actividad basada en la reunin de personas especializadas en determinado tema, estudios, investigaciones o conjunto de trabajos con exposicin de expertos. Los disertantes exponen individual y sucesivamente por un lapso de entre 15 y 20. Cada expositor habla sobre un tema y lo hace en profundidad realizando un resumen o conclusin a la que arrib. Coloquio: Reunin informal de especialistas donde se debate sobre un tema sin necesidad de llegar a un acuerdo o conclusin. Mesa redonda: Los expositores mantienen puntos de vista diversos u opuestos y hay lugar para un breve debate entre ellos. Este tipo de confrontacin permite una informacin ecunime: expositores con distintos puntos de vista debate brevemente sobre un tema, luego habr preguntas del auditorio. Es necesario un moderador que al final expondr las

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conclusiones. Tienen cantidad limitada de participantes de 3 a 6 y tambin tienen un tiempo asignado de no ms de 50 minutos en total. Panel: Varias personas (hasta 6) exponen su idea pero sin hacer uso de la palabra propiamente dicho. Los participantes dialogan y evitan colisiones o superposiciones de exposicin mediante la participacin de un moderador. La diferencia con el simposio se basa en que lo expositores no exponen, sino dialogan, debaten entre ellos el tema propuesto, informalmente pero con coherencia. Un coordinador modera la reunin y permite intercalar preguntas. Tiene una duracin aproximada de una hora. Foro: Reunin de libre expresin de ideas con un coordinador. Participan todos los presentes en la reunin. Generalmente es la clausura de un simposio o de una mesa redonda. No es requisito del foro que haya panelistas. El coordinador general dar una sntesis general de los resultados del foro. Reunin: Conjunto de personas reunidas para tratar de un tema determinado. Curso: Del latn cursus, camino. Seminario extendido en el tiempo. Asamblea: reunin formal y reglamentaria de una institucin. Necesita que se labre un acta. Se verifica el qurum para comenzar la sesin y para tomar la decisin. Necesita de un temario u orden del da, porque los temas de discusin y decisin no son libres, sino que deben ser previamente notificados a todas las personas que van a participar. Una asamblea es el mximo rgano de decisin de una institucin y rige su destino. Por lo general, las asambleas institucionales generales son anuales. En ellas suele elegirse tambin autoridades de la institucin Exposicin: Reunin de varios expositores para una exhibicin pblica de arte, productos, servicios, etc., sin venta directa a los visitantes. Su fin es mostrar los progresos alcanzados en un pas, regin, ciudad, organismo, en determinada actividad. Es decir, divulgacin sin venta. Feria: Reunin de varios expositores para una exhibicin pblica de arte, productos, servicios, etc., con venta directa a los visitantes. Su finalidad se basa tanto en la divulgacin como en la comercializacin. Taller: del francs atelier, oficina donde se hace trabajo manual. Muestra: Exposicin que realiza un expositor nico, sea artista, profesional, organizacin, institucin, etc.

DESFILE. ORGANIZACIN

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Un desfile lo constituye un grupo marchante de personas con un recorrido concreto, en una celebracin pblica. Pueden ser militares o civiles.

Cuando son civiles, generalmente estn compuestos de una seccin de gente que desfila, y otra que ameniza el acto, suele tener un acompaamiento musical y, en algunos casos, tambin tteres, bailarines, cmicos, etc. 1- ASPECTOS ORGANIZATIVOS 1) Aspectos Internos a- Modelos b- Peluquera c- Maquillaje d- Asistentes e- PasareLA

2) Aspectos Externos a- Distribucin de espacios (ubicacin de pasarela, sillas, mangrullo, etc.) b- Msica c- Luces d- Voz en off e- Tracks (imgenes en la pantalla) 2- ESTRUCTURA GENERAL 1)Direccin 2)Coordinaci6n general 3)Coordinaci6n backstage. 3- PLANILLAS ORGANIZATIVAS 1) Planilla de Orden en Pasarela 2) Planilla de Modelos 3) Planilla de Modelos Mujeres 4) Ficha Personal del Modelo Medidas.

Eventos Culturales: Un evento de tipo cultural se define como una estrategia para difundir proyectos culturales as como comunicaciones culturales que realizan las empresas e instituciones con el principal objetivo de crear una imagen positiva en sus mercados. El llamado marketing cultural ha cobrado fuerza en este siglo gracias a la necesidad de las empresas por comunicarse y legitimar su accin ante la sociedad en general. Del mismo modo, los eventos culturales son utilizados por las empresas con el objetivo de difundir sus productos y servicios en los grupos o mercados a los que les llama la atencin la cultura. evento es un suceso del mundo de la cultura al que se le da cierta importacia en los medios de comunicacin y que deja secuelas, es decir marca algn cambio, tendencia, o es punto de imitacin para muchos otros actos

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Lanzamiendo de Producto: El lanzamiento de un Producto o Servicio es un tipo de Evento Corporativo cuyo objetivo es que el producto perdure en la mente del pblico durante y despus del evento. Como agencia de eventos, marketing promocional y marketing online, cada da trabajamos con este tipo de proyectos; por eso hoy os traemos algunos consejos que hemos recopilado fruto de nuestra experiencia en estos 25 aos.

El evento es una herramienta importante para el nacimiento en sociedad de un nuevo producto, que tiene un punto de partida siempre interesante que es la novedad, y donde una buena comunicacin puede impactar fuertemente a la audiencia que convoquemos.

Como en todos los eventos, la planificacin es la etapa ms importante, se debern tener en cuenta los siguientes pasos para lograr xito.

1. Definir los objetivos que se quieren alcanzar

2. Determinar la cantidad de invitados

3. Determinar fecha, horario y estilo del evento

4. Buscar el lugar apropiado

5. Confeccionar la lista de invitados (Incluir clientes reales y potenciales)

6. Seleccionar los servicios necesarios y sus posibles proveedores

7. Elegir los regalos empresariales

8. Definir el diseo de las invitaciones

9. Destacar el producto en el diseo de la ambientacin

10. Realizar un plan de difusin adecuado (medios, Internet redes sociales)

11. Tener claro el presupuesto disponible

Es muy importante dar protagonismo al producto o servicio que se quiera lanzar con lo que destacar el producto en toda la ambientacin es uno de los temas ms relevantes para potenciar la motivacin del pblico.

Se podrn incorporar efectos visuales, pantallas, aromas y colores, utilizando materiales vistosos que hay disponible en el mercado.

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Tambin es sumamente importante el espacio elegido y la creatividad utilizada para que los eventos de lanzamiento de producto sirvan como herramienta de networking entre los emprendedores y el pblico convocado, y como mbito de demostracin del producto o servicio, pero es indispensable que contenga un breve discurso de apertura luego invitar a degustar el producto o realizar una demostracin del servicio y como cierre el almuerzo o cocktail, segn corresponda

El lanzamiento de un producto es un proceso en el cual, un evento es una herramienta muy importante entre las diferentes acciones de comunicacin que se determinarn.

En este tipo de encuentros, lo primero que deberas preguntarte, es A quines vas a invitar a este lanzamiento? Para as saber de qu manera vas a coordinarlo y organizar las diversas actividades del evento. No es lo mismo si vas a invitar a intermediarios, a consumidores directos, a potenciales consumidores, a usuarios del producto o a la prensa. El plan del evento se modificar de acuerdo al contacto previo con la empresa y el conocimiento de las caractersticas del producto. Por este motivo es importante que, antes de armar lo que vas a ofrecer trates de ponerte en el lugar de los invitados, para que la informacin con la que se vayan sea positiva y adicione algo a lo que puedan conocer previamente.

Algunas caractersticas de este tipo de evento son:

La duracin aproximada es de 2 3 horas. Si lo armas con ms tiempo, corres el riesgo de que la gente se vaya a la mitad del evento. Generalmente no se destina ms de media hora a hablar del producto, el resto del tiempo se usa para relaciones pblicas y generar un clima de encuentro.

Debers elegir el servicio de catering que brindarn, por este motivo seleccionars si realizars una comida formal, o ms informal tipo cocktail o buffet. Te aconsejamos que la presentacin del producto propiamente dicha, se encuentre en el medio del evento, ni al comienzo ni al final. De esta manera, La gente que llega puntual podr comer algo mientras interacta con otros y recorre el lugar y los que se van antes no se pierden el motivo principal de la convocatoria.

Se quiere hacer un recordatorio o lanzamiento de marca, por lo que, sera importante que el logo y los colores de la marca estn bien representados en la ambientacin y decoracin del lugar. Por ejemplo, puedes armar carteles con el logo de la empresa, usar proyecciones del logo en pantallas, iluminacin con gobos (se puede armar una luz con el logo de tu empresa que se refleje en paredes y techos y se cree movimiento), decoracin con globos y/o flores; stas son algunas posibilidades. La telas pueden reforzar paredes para la imagen del lugar, pero siempre ten en cuenta que debern estar inifugadas para evitar que ante un incendio, se prendan y desparramen el fuego en menos de un segundo, ya que si no tienen ese tratamiento se las considera material inflamable. En cuanto a la ambientacin ten en cuenta lo siguiente: menos es ms.

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El personal que trabaje durante el lanzamiento, puede utilizar en su vestimenta algn accesorio o uniformes con los colores de la empresa.

Para la presentacin te recomendamos que quien la realice se apoye en alguna presentacin power point que refuerce lo que va contando con imgenes o un video institucional.

Al finalizar puedes ofrecerles, si es posible, muestras u originales del producto (dependiendo de qu porducto sea), folletera que describa y brinde ms informacin del producto, que puede ser un brief o bien detallado y como extra se puede dar un regalo a cada invitado. Puedes tener como concepto el regalarles algo que sea til para el uso a futuro dependiendo de las profesiones de los invitados, pero algunos regalos genricos que pueden servirte como idea son pendrives, punteros lser o lapiceras, siempre conviene que tengan la marca presente.

En cuanto a las invitaciones*, te conviene comenzar a enviarlas con 30 das de anticipacin, y pedir confirmacin de asistencia, una vez por semana puedes enviar recordatorios por e-mail a quienes todava no se inscribieron y con dos das de anticipacin se puede reconfirmar la asistencia de todos los invitados, por el medio que sea ms til de acuerdo a cada persona para que te respondan a la mayor brevedad posible (telfono, SMS, redes sociales e-mail).

Una vez finalizado el evento, no te olvides de enviar e-mails o cartas de agradecimiento personalizadas.

TEAM BUILDING:

Qu es el Team Building?

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Concepto americano que apareci como una tcnica mas de los departamentos de recursos humanos para mejorar las relaciones entre los ejecutivos de las corporaciones.

Ms adelante y debido a los buenos resultados obtenidos, su apliacin se extendi a todos los departamentos empresariales; convirtindose en una herramienta para la mejora en la convivencia de equipos de trabajo y la resolucin de conflictos entre ellos.

En qu consiste el Team Building?

En la creacin de actividades de Team Building, lo primero es definir el tipo de grupo al que pertenecen los miembros que desarrollarn dicha actividad; todos ellos tienen que saber cual es la meta de la actividad, como se ha de trabajar (la estratega a seguir), con quin se trabajar y que rol tendr cada miembro en la actividad.

Las actividades de Team Building pueden parecer sencillas, sin embargo son fruto del estudio y anlisis de expertos psiclogos, y sus resultados son excelentes a la hora de fomentar las relaciones personales, el compaerismo, las capacidades organizativas, de gestin, liderazgo o de delegacin. Ya que al desarrollar actividades fuera del ambiente laboral crea lazos de unin y compaerismo.

Para qu sirve el Team Building?

El principal objetivo de las actividades de Team Building es que aquellas personas que forman un mismo grupo de trabajo, fomenten las caractersticas que influyen en la actividad diaria del grupo, como son: el liderazgo, el trabajo en equipo, la mejora de la comunicacin y de la confianza y por supuesto, los aspectos de las relaciones humanas, tanto personales como laborales.

Adems las actividades de Team Building tienen un doble objetivo ya que el personal de la empresa obtendr diversin (en el momento del desarrollo de las actividades) y motivacin para continuar con su trabajo. Adems para la empresa es un estupendo campo de estudio para observar las capacidades de sus trabajadores, viendo los puntos dbiles y fuertes de cada uno de ellos.

A travs del Team Building los trabajadores desarrollarn o mejorarn capacidades tales como:

Creatividad: Para la resolucin exitosa de problemas y la ptima adaptacin del entorno cambiante.

Gestin de tiempo: Ayuda a establecer prioridades, ganar tiempo, toma de decisiones y gestin de trabajo eficaz.

Resolucin de conflictos interpersonales: El trabajo en equipo y la resolucin de problemas en comn potencia un buen ambiente de trabajo y un acercamiento ms personal entre los trabajadores.

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Habilidades sociales: Segn la actividad se pueden mejorar:

o Capacidad de escucha o Habilidades de comunicacin o Habilidades de negociacin o Comprensin de la dinmica

de grupo o Capacidad de trabajar en

equipo y coordinar grupos de trabajo

o Capacidad de organizacin

o Capacidad de anlisis o Capacidad de

afrontamiento a retos o Capacidad para la

toma de decisiones o Liderazgo

A quin est orientado el Team Building?

Todo equipo necesita determinados momentos de break para oxigenar y fortalecer los ambientes en los que se desenvuelve y alimentar la energa ganadora que los define y las actividades de Team Building realizan esa funcin.

circuitocomico.com realiza actividades y jornadas de ocio para empresas en todas sus modalidades: tierra, mar, aire, ro y motor.

"Si puedes imaginarlo, podemos hacerlo".

Algunas de las actividades ms habituales que ofrecemos son:

Cursos Conferencias Viajes como incentivos Casas rurales Paintball Paracaidismo Submarinismo

OUTDOOR TRAINNING

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Outdoor Training es un contexto formativo en el que, sostenido por una metodologa de

aprendizaje basada en observar, pensar, hacer y sentir cosas (aprendizaje experiencial), se

adquieren conocimientos, se trabajan y desarrollan habilidades, o se movilizan actitudes y

valores. Una de las ventajas ms importantes del Outdoor Training es que tiene en cuenta

los distintos estilos de aprendizaje de las personas, ya que combina un aprendizaje ms

vivencial (trabajado mediante actividades en contextos al aire libre, en la naturaleza) con

un marco ms terico de aprendizaje.

Qu no es outdoor training?

Una excursin campestre, deporte de aventuras o un cmulo de actividades entretenidas,

cuya aspiracin ltima es el esparcimiento y entretenimiento de quienes lo realizan. Un

programa de Outdoor Training va ms all de ofrecer cursos y juegos al aire libre, ya que

se busca que el empleado debe asumir un compromiso de mejora con su empresa.

Competencias laborales y personales que trabajamos mediante outdoor training:

Trabajo en equipo

Liderazgo

Toma de decisiones

Autoestima y autoconfianza

Comunicacin

Resolucin positiva de conflictos

Manejo del estrs

Relaciones interpersonales

Motivacin en los equipos de trabajo

Manejo del error

Pertenencia e integracin

Compromiso

Etapas a tener en cuenta en un programa de outdoor training:

1. Antes de iniciar las actividades: En esta primera fase se recoge informacin acerca del

grupo, identificando lo que la organizacin desea, lo que nos permitir adecuar las

actividades y el programa Outdoor Training a las necesidades de la empresa.

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2. Durante y despus de las actividades Outdoor Training: Basndonos en el aprendizaje

vivencial, nuestra intervencin contempla las siguientes 5 etapas dentro del proceso

inductivo:

Experimentar

Compartir

Interpretar

Ampliar

Aplicar

Aspectos a considerar en la eleccin de actividades

1. Madurez del grupo:

Grupo abierto o nuevo: Grupos de trabajo que lleven menos

de 1 ao trabajando juntos

Grupo de madurez media: Grupos de trabajo que llevan de 1

a 3 aos interactuando y compartiendo responsabilidades

Grupo de madurez alta: Grupos con ms de 3 aos de trabajo

conjunto

2. Tamao del grupo:

Pequeo: de 3 a 15 personas

Mediano: de 16 a 25 personas

Grande : ms de 25 personas (no recomendable grupos

superiores a 40 personas)

3. Nivel de dificultad de las actividades: En funcin de las necesidades, expectativas y

demandas que el grupo hace al recibir las actividades Outdoor Training.

4. Materiales: Desde Mon daventura nos comprometemos a preparar e instalar todo el

material necesario para las actividades a realizar.

5. Tiempo: Para realizar programas Outdoor Training con retroalimentacin, nosotros

recomendamos invertir un mnimo de dos das, pero siempre partimos de la necesidad de

nuestros clientes, lo que nos compromete a buscar conjuntamente el tiempo adecuado

para su programa.

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FAMILY DAY

El Family Day es un evento muy especial en la vida de la organizacin, en el que abre sus puertas a los hijos de los empleados para que conozcan el lugar donde trabaja su pap o mam y las tareas que realiza.

A los nios esta actividad les genera una gran expectativa y participan con mucho entusiasmo de las actividades. Por eso, aqu te damos unos tips para que tu actividad sea todo un xito.

1. Conoc cules son las caractersticas de la poblacin de la empresa: el primer paso para el xito de la actividad es averiguar cuntos empleados son, cuntos hijos tiene cada uno y de qu edades son.

2. Segment a tu poblacin: una vez que sepas cuntos nios son y de qu edades, es recomendable que los dividas en dos grupos, al menos, a fin de poder disear actividades especficas para cada grupo. Por ejemplo, nios de 2 a 6 aos podran conformar un grupo y los de 7 a 13 aos otro grupo.

3. Dise actividades que integren a padres e hijos: a fin de que todos compartan el Da de la Familia, recomendamos que las actividades estn pensadas para padres e hijos y no para los nios solamente.

4. Organiz un recorrido por el lugar de trabajo: un momento que no puede faltar durante la visita de los chicos es el recorrido por la empresa, y en especial, la visita de cada nio al espacio de trabajo de su pap o su mam.

5. Comunic la actividad para alentar la participacin: para lograr una buena asistencia, es importante comunicar la realizacin de la actividad con suficiente anticipacin, para que las familias puedan organizarse. Record detallar fecha, horario y otros detalles del evento.

6. Liber a los empleados de tener que trabajar en el horario de la actividad:record aclarar que los empleados no tendrn que trabajar en el horario de la actividad, a fin de que puedan disponerse a participar con sus hijos.

7. Prepar un obsequio para los chicos: como cierre de la actividad, te sugerimos entregar algn obsequio a cada nio como recuerdo de su visita.

Ten en cuenta estos consejos y seguramente tu Family Day ser un xito! Algunas caractersticas a tener en cuenta en la organizacin de un Family Day:

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El lugar: Sera interesante elegir un lugar fuera del mbito cotidiano de la empresa. Este encuentro puede organizarse en un club, una quinta o un espacio al aire libre con el que la empresa cuente. Los encargados de organizarlo, debern prever cmo llegarn al lugar, ya que no todos pueden tener movilidad propia. Puedes contratar algn servicio de transfer que salga de algn punto en comn para que se acerquen quienes no tienen auto. El punto en comn puede ser la sede de la empresa o donde consideren que sea de fcil acceso. Si llueve necesits un Plan B! Puedes contratar carpas o un espacio con un quincho cerrado, para que en caso de lluvia, se mantengan en ese lugar o puedes decidir con anticipacin si se suspender por lluvia. En estos casos, si la gente ya lo sabe es ms fcil coordinar otra fecha. El da: Deberan elegir un da del fin de semana o un feriado a fin de que todos los miembros de la familia puedan asistir. Una jornada de 4 o 5 horas es suficiente para que se realice un almuerzo y luego algunas actividades recreativas. Generalmente se realizan en primavera u otoo, que son momentos en los que hay buen clima Comida: Un buen asado puede ser una excelente opcin para un da al aire libre, pero tambin puede contratarse un servicio de pizza party, que ser ms prctico a la hora de preparar y servir a los participantes. Para este evento, comidas ms informales son un acierto. Recuerda que si hay nios, debes tener un men simple para ellos. Actividades: El objetivo es fomentar los vnculos entre los distintos empleados, con sus familias por lo que es importante en proponer actividades grupales para ayudar a generar estas interrelaciones. Pero es importante tener en cuenta a la hora de planificarlas, las diversas edades de quienes participarn, porque tienen que ser genricas para que todos puedan participar. Algunos juegos de kermese o competencias grupales al aire libre son una buena opcin. Tambin, si el espacio lo permite, puede existir un momento para andar en bicicleta o a caballo. Es importante que haya un espacio dedicado a los ms chiquitos (los bebs hasta los nios de dos aos) a fin de que puedan pasar un rato divertido ellos tambin. Se puede preparar una plaza blanda, con algunas coordinadoras para que cuiden de ellos. Tambin es muy motivante para los empleados que les hagan regalos o realicen sorteos. Este item va a depender del presupuesto con el que cuenten para realizar el evento, ya que algunas empresas hasta llegan a sortear, televisores o computadoras entre los asistentes. Los participantes: Es importante que enves las invitaciones con un mes de antelacin y que solicites que confirmen con cuntos miembros de su familia asistirn, a fin de preparar el espacio y los juegos para esa cantidad de personas.

OPEN HOUSE Jornada de puertas abiertas

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En un principio se pens en realizar una presentacin e invitar a clientes, posibles prospectos, proveedores, personalidades del entorno y medios de comunicacin, para que conocieran los nuevos servicios que se estaban comenzando a desarrollar. Finalmente, se opt por el desarrollo de esta jornada de puertas abiertas.

Vernissage De Prensa:

La "vernissage" o aperitivo previo a una exposicin.

La "vernissage" es un tipo de recepcin-celebracin utilizado en eventos, principalmente, culturales; en sus orgenes era una celebracin previa a la inauguracin de una exposicin de pintura. Hay autores que prefieren utilizar un trmino en castellano y le denominan "cctel de apertura" o "cctel de bienvenida".

El origen del trmino es francs, "vernissage" (varnishing = barnizado). Era costumbre que algunos mecenas, amigos, etc. del pintor fueran a la exposicin el da previo, cuando los artistas "barnizaban" o daban los ltimos retoques a sus obras.

En una "vernissage" se ofrecen bocaditos, canaps, saladitos, y todo tipo de aperitivos que se pueden tomar con la mano (lo que se conoce como "finger food") sin necesidad de utilizar cubiertos. Estos alimentos se acompaan de diferentes tipos de bebidas, aunque inicialmente era una copa de vino la nica bebida que se ofreca.

Este tipo de reuniones informales las organizaba el artista para reunir a sus amigos, patrocinadores, mecenas, etc. con antelacin a la ceremonia oficial de apertura de una exposicin. Hoy en da, esta reunin la suele organizar la propia galera de arte, el marchante o representante del artista, etc. o bien la puede organizar, tambin, el propio artista.

La "vernissage" puede ser pblica, abierta a todo el mundo que quiera acercarse el da de la inauguracin de la exposicin, o bien, privada, solo reservada a personas con invitacin (generalmente, clientes y amigos).

En una "vernissage" los invitados pueden moverse con libertad, al ser un evento en que se permanece de pie, relacionndose los invitados con mayor libertad entre ellos. Como en un cocktail, los invitados deben sujetar su copa y una servilleta con la mano izquierda, y dejar libre la mano derecha para tomar los canaps, saludar, etc.

Presentacion de Libro: Este tipo de eventos, de ndole cultural, son el fin de un largo proceso, en el que el artista (sea escritor o msico) comienza a mostrar a otros su obra finalizada. El evento en s va a ser una herramienta ms que el autor, compositor o cantante, utilizarn para dar a conocer su arte. Hoy en da, muchas veces estos eventos se realizan en el marco de Ferias (la Feria Internacional del Libro) o Festivales (de diferentes gneros musicales), pero cuando cuentan con cierto presupuesto para hacer un evento nico en el que los tiene como protagonistas es mucho mejor, ya que podr intercambiar ms de cerca con sus invitados.

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El lugar: Conviene buscar un espacio ligado al arte que se vaya a presentar. En el caso de un libro puede ser una librera, en la editorial del libro, o un saln acorde a la cantidad de invitados que vayas a tener. Si el saln es un espacio general, conviene ambientarlo un poco con la esttica de la temtica del libro (se puede dar el clima del gnero del libro por ejemplo). En el caso de la presentacin musical, un espacio destinado para recitales, ser mucho ms adecuado, ya que seguramente contar con el equipamiento tcnico para la realizacin del encuentro (consolas, parlantes, amplificadores, micrfonos y la acstica del lugar). Hoy en da, existen muchos espacios (centros culturales, bares o cafeteras) que no cobran por realizar este evento, slo la consumisin del pblico. Invitaciones: Van a tener que apuntar a que participen tres tipos de asistentes Personas allegadas al artista Personas que ya conocen su obra anterior(si la hubiera) o que les interesa el gnero en el que se desenvuelve La prensa: Es importante hacer un listado de los periodistas y columnistas de cultura en los distintos medios de comunicacin (TV, radio, grfico y digital), ya que son los que pueden ayudar con la difusin del material y adems participar en el evento. Lo ideal es enviar invitaciones personalizadas y solicitar que confirmen su asistencia*. Recuerda de dar una fecha lmite para que confirmen su participacin, si no respondieron ese da, puedas disponer del espacio para invitar a otros. Ten en cuenta que este tipo de eventos son gratuitos para los invitados.

Organizacin del tiempo de la presentacin

Si saben que tienen disponible la sala durante una hora, una posible distribucin podra ser

- Cinco minutos de introduccin por parte del presentador

- Dos minutos de lectura de un fragmento breve

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- Diez minutos de entrevista presentador-autor

- 30 minutos de turno abierto de preguntas + Debate

- Firma de ejemplares de su libro publicado en espaol

Cuando ensayen la presentacin, intenten ponerse como tiempo lmite el 80% de los minutos que tienen asignados. De esta forma se aseguran que, si alguien les interrumpe, podrn finalizar dentro del tiempo requerido.

Vino de Honor:

Un vino de honor es un evento que generalmente se realiza cuando se quiere homenajear a alguien, ya sea por un logro obtenido (un premio, un aniversario, celebrar una trayectoria, etc) o por cumplir un determinado objetivo que la persona merezca ser destacada. Tambin se utiliza cada vez ms, al terminar un evento artstico, como la presentacin ante la prensa de un nuevo espectculo, de un libro o la inauguracin de una muestra de arte. La duracin vara entre 1 hora y media y 2 horas, dependiendo del timming que planifiquen los organizadores.

Si bien tiene caractersticas similares a la de un cocktail, en un vino de honor, lo principal es la degustacin de vinos de buena calidad (de las distintas cepas) y se lo puede acompaar con quesos o canaps en primera instancia y algo dulce luego. Es importante brindar una alternativa sin alcohol, para que los invitados tengan esta opcin, puede servirse aguas, jugos y/o gaseosa. Generalmente, los camareros bandejean las copas de vino, ofrecindolo a los invitados que se encuentran distribuidos en el lugar. Como la comida slo acompaa a los vinos no se recomienda realizar este evento en horarios de almuerzo o cena, sino antes (a las 11 hs o a las 16/18 hs.)

Se realiza en un espacio en donde la gente se encuentra de pie pudiendo circular libremente para conversar con otras personas. Puede elegirse un lugar al aire libre, en un interior, o un lugar que combine ambas opciones.

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Te recomendamos algunos tips extra para tener en cuenta:

Distribuye mesas de apoyo para que la gente pueda dejar las copas que ya no utiliza.

Los camareros deben tener servilletas para ofrecer en todo momento a los invitados, ya que la comida que acompaa es del tipo finger food.

Es interesante prever un espacio que funcione como guardarropas, ya que la gente, al encontrarse de pie puede ponerse incmoda si no tiene dnde dejar sus pertenencias.

Si alguien va a brindar un discurso, es importante contar con equipamiento de sonido para que se lo escuche en todos los espacios sin la necesidad de elevar la voz.

No es necesaria una ambientacin muy especial, pero de acuerdo al objetivo principal por el cual se realiza un vino de honor, te recomendamos incluir algn cartel con el logo de la empresa o la institucin.

Si ests buscando qu tipo de evento organizar para tu empresa o institucin, quizs un vino de honor sea una opcin interesante para tener en cuenta.

WORKSHOPS

Los talleres son un formato muy comn en la educacin, tiles para la transmiscin de informacin y la adquisicin de

capacidades.

Sin embargo, muchas veces se desaprovechan y malgastan todo el potencial de aprendizaje que pueden ofrecer los

talleres. De hecho, muchos talleres no funcionan como tales: los participantes estn callados, se convierten en

asistentes pasivos; el coordinador del taller da una "charla" al grupo; y estn ausentes las preguntas y discusiones.

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Veamos juntos qu es un taller exactamente, y qu podemos hacer para crear talleres verdaderamente efectivos.

Definicin de "taller"

Un taller es un programa educacional corto e intensivo, para una cantidad relativamente pequea de personas, en un

rea de conocimientos determinada que hace nfasis en la participacin para la resolucin de problemas.

Sin embargo, es justamente esto ltimo - la participacin activa en nfasis en la resolucin de problemas - lo que

generalmente falta en los talleres. Por qu? Qu se puede hacer para crear talleres ms efectivos? A continuacin

vamos a repasar algunas sugerencias que pueden ayudar a llevar adelante talleres ms efectivos y divertidos.

Planificacin antes del taller

Muchas veces el contenido y el proceso de las actividades educativas son el resultado de eventos fortuitos, en vez de

estar cuidadosamente planificados. Uno de los principales ingredientes de un taller exitoso es contar con una

planificacin extensiva del mismo. No dejs que el azar se encargue de tu taller!

Consejo 1: Definir los objetivos para el taller

Al planificar hay que decidir lo que intentamos lograr con el taller, y porqu es importante hacerlo. Por ejemplo,

intentamos transmitir informacin nueva o mejorar las capacidades existentes? Queremos facilitar las situaciones

actuales o generar un cambio de comportamiento? en general los talleres suelen disearse para desarrollar una

capacidad en los asistentes.

Hay que determinar el objetivo con claridad y cuidado, ya que innevitablemente va a influenciar el mtodo de

enseanza que se usar, las actividades y la estrategia de evaluacin.

Consejo 2: Averiguar quin va a ser la audiencia

siempre que se posible es bueno determinar quines van a ser los participantes. Qu conocimientos tienen sobre el

tema? Cul es su experiencia previa? Cules son sus necesidades y expectativas?

Aunque no siempre es posible conocer por adelantado a los participantes, en general es posible obtener informacin

relevante de los mismos a travs de breves preguntas al momento de anotarse.

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Consejo 3: Determinar el mtodo de enseanza y disear las actividades apropiadas

Una vez que tenemos en claro los objetivos de la sesin, debemos decidir si el formato de taller es el apropiado.

Hay varios mtodos de enseanza que se pueden usar para involucrar a un grupo en el aprendizaje activo. Estos incluyen

discusiones de casos, juegos de rol y simulaciones, videos, demostraciones en vivo, y oportunidades para practicar

habilidades particulares. Los talleres deben fomentar la resolucin de problemas y la adquisicin de capacidades.

El taller en si mismo

La flexibilidad es otro de los ingredientes clave para un taller exitoso. Es muy importante planificar todo por adelantado,

pero es ms importante estar preparados para abandonar la agenda!

Consejo 4: Presentar a los participantes entre si

Una vez que inici el taller, es esencial determinar quin es nuestra audiencia. Si estamos trabajando con un grupo

reducido, podemos preguntarle a cada persona que se presente ante el equipo, y cuente sus expectativas para la sesin

(es importante hacer nfasis en la brevedad, para que la introduccin sea rpida). En grupos ms grandes, podemos

hacer una rpida presentacin "con las manos": por ejemplo, preguntar cuntos doctores hay presentes? cuntos ya

asistieron a talleres sobre este tema? cuntos son estudiantes de Sistemas?

Conocer a los participantes nos permitir enfocarnos correctamente en el material. Con esta informacin deberemos

encontrar un balance entre las cosas a explicar, y poder as satisfacer las expectativas del grupo.

Consejo 5: Contar los objetivos de la sesin

Contarle al grupo lo que esperamos lograr en el tiempo disponible. Decir lo que vamos a hacer, y lo que no vamos a

hacer. Intentemos relacionar nuestros objetivos con las necesidades de los participantes. Mostrar la agenda de eventos

para que los miembros del grupo sepan lo que ocurrir. Es bueno recibir feedback sobre la agenda para asegurarse que

el plan sugerido es til para el grupo.

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Consejo 6: Crear un ambiente relajado para aprender

El presentarse entre todos los miembros del equipo tiene que ayudar a crear un ambiente de cooperacin mutua y

colaboracin. Tambin ayuda el contar por adelantado la agenda del taller. La participacin activa y las preguntas

tambin ayud