ORGANIZACIÓN PROFESIONAL DE EVENTOS

ASDCLASE 1

Lic. Guillermo José Pedrotti

Presentación.

� Nombre� Edad� Ocupación� Motivador para tomar la capacitación.

Académico

� Licenciado en Educación (UTN)� Técnico en Relaciones Públicas (IES)� Diplomado en Gestión Pública (UCC)� Diplomado en Recursos Humanos (UDM)� Especialista en Ceremonial (M. de Cba)� Posgrado en Periodismo Económico (UNC)� Especialización en Marketing (UES21)� Programa de Liderazgo (ARGEX)

Profesional

� Director de 360 PR www.360pr.com.ar� Ex Director de Relaciones Institucional de la

Ciudad de Las Varillas.� Responsable de RRII F. Querubines.� Ex Docente de Eventos en: IES Siglo 21, Vox

Capacitación, ESBE e IQ.� Capacitador Municipalidad de Luque.

Profesional

� Publicación: “Evento de articulación educativa”. En Organización de Eventos de Ricardo Martínez y Guillermo Suárez. Editorial Copiar. 2002. Texto de estudio de la materia homónima en el Colegio Universitario IES Siglo 21.

� Ha publicado notas de opinión sobre comunicación, marketing y relaciones públicas en medios especializados como: RedRRPP, RRPPnet, Instituto Argentino de Responsabilidad Social Empresaria (IARSE), Emprendedores RRPP, Revista DirCom, Comercio y Justicia, La Opinión de Rafaela, Revista Fortuna, Infobrand, La Voz del Interior, La Gaceta de Tucumán, La Mañana de Córdoba e Infobae entre otros.

Profesional

� Ha planificado, ejecutado y evaluado eventos, tanto en ámbitos públicos y privados, donde se desatacaron la presencia de: Presidente de la Nación, Vice Presidente de la Nación, Gobernador de Córdoba, ViceGobernador de Córdoba, Legisladores, Ministros, miembros del Cuerpos Consular y autoridades nacionales del ámbito privado.

Algunos eventos realizados� Mega Feria de Muestras y Exposiciones I, II y III en la Ciudad de Las

Varillas. � Acto de proclamación de la Empresa PAUNY – Zanello , como

Terminal automotriz. � Realización del Taller Teórico Práctico de Enología “El Vino y sus

Secretos”. King David Flat Hotel. Ciudad de Córdoba. Año 2004.� Lanzamiento Nacional del Prototipo de Chasis de Min i Bus de la

Empresa PAUNY – Zanello. � Lanzamiento Nacional del Prototipo de Tractor Artic ulado a Gas

Licuado de Petróleo de la Empresa PAUNY – Zanello. � Presentación y lanzamiento del primer cargamento de carne de

conejo congelado a la Unión Europea , por parte de la empresa CONECAR – Frigorífico La Estrella.

� Cena Institucional de Cumpleaños , de Fundación Querubines. � Exposentidos , por parte de Fundación Querubines.

Pre-Acuerdos Grupales

� Prestar total atención al grupo …� Tratarnos con respeto …� Asumir nuestra propia experiencia hablando

en primera persona.� Comenzar y terminar las clases a la hora

convenida.� Zona libre de humo y tecnología.� Asumir nuestro aprendizaje …

Estrategia

� Nudo temático global : ¿Cuál es la finalidad que persigue un evento, cualquiera sea su naturaleza? Pregunta, está, que representa el propósito mismo de la carrera.

� Meta: lograr la formación de profesionales capaces de liderar y gestionar, exitosamente, un evento de cualquier tipo.

� Expectativas de logro con los alumnos:� Conseguir que los estudiantes desarrollen el pensamiento, a

niveles estratégicos, que les permita gestionar exitosa de su carrera laboral.

� Alcanzar un nivel de incorporación objetiva y eficaz de conocimientos por parte del alumno.

� Metodología : gestión particular de proceso de aprendizaje por parte del alumno. Soporte de tutorial del docente y dictado de clases presénciales de ampliación de conocimientos.

Objetivos de la formación

� Conceptuales: reconocer las deferentes variables necesarias, a nivel técnico y teórico, que permitan la correcta planificación, implementación y evaluación de un evento. (Saber).

� Procedimentales: aplicar correctamente, y con un alto grado de operatividad propia, las diferentes herramientas que se necesitan al momento de buscar el éxito del evento que se está organizando. (Saber hacer).

� Actitudinales: Fomentar el desarrollo del grado de pensamiento estratégico en los alumnos. Esto permitirá, que los mismos logren, gestionar exitosamente su propia carrera laboral. (Saber Ser).

Estructura del curso:

� Clase 1. Introducción a la organización de eventos.� Clase 2. Tipología de eventos.� Clase 3. Ceremonial y protocolo para eventos.� Clase 4. Catering, servicio y ceremonial de la mesa .� Clase 5. Planificación de eventos.� Clase 6. Marketing para eventos.� Clase 7. Difusión y publicidad.� Clase 8. Técnicas de evaluación y herramientas de

comercialización.

Bibliografía� Manual de Ceremonial Empresario e Institucional . Aníbal Gotelli.� Marketing para Eventos . Rosario Jijena Sánchez y Gerardo

Woscoboinik.

� Organización de Eventos . Guillermo Suárez y Ricardo Martínez.

� Manual de Etiqueta . Maria Palomar.� Comunicaciones Públicas . Amado Suárez y Castro Zuñeda.

� Marketing: El Valor de Provocar . Guillermo Bilancio.

� El Planeamiento: Práctica de las Relaciones Pública s. Lorenzo Blanco.

� Introducción a la Comunicación Institucional . Carlos Sotelo Enriquez.� Sea su Propio Jefe de Prensa . Daniel Colombo.

� Ceremonial, Protocolo, Cortesía y Buenos Modales . Mirtha Bugallo.

� Papper: Ceremonial Aplicado. Guía práctica para la gestión protocolar de las organizaciones . Guillermo José Pedrotti.

Evaluación

� Para la certificación con nota, se exigirá un trabajo final integrador a defender frente a tribunal evaluador.

Una aproximación al tema

� Concebimos a la organización de eventos como la técnica organizativa y comunicacional cuyo objeto consiste en lograr la conjugación armónica y correcta de todas las personas, los elementos y las acciones que configuran una manifestación institucional.

Un evento es…

� … la reunión de dos o más personas, donde mediante una correcta planificación, logramos comunicar lo que nuestro cliente requiere. Es decir, la finalidad de un evento es lograr comunicar exitosamente algo.

Toda reunión que comunique algo es un evento?

� Solo consideramos un evento a aquella reunión destinada a actuar como eje de una estrategia de comunicacional, destinada a satisfacer los objetivos de manifestación de una institución o persona.

� Siempre, dependiendo de su naturaleza, un evento buscara comunicar algo. Según a que estrategia responda, comunicara un hecho social, institucional, protocolar o empresarial.

Tres elementos a tener presentes

� Tiempo� El destinatario (participantes directos e

indirectos)� Planificación y organización.

Comunicación

Según David Berlo: “el objetivo básico de la comunicación es convertirnos en agentes efectivos. Influir a los demás en el mundo físico que nos rodea y en nosotros mismos, de tal modo que podamos convertirnos en agentes determinantes y sentirnos capaces de tomar decisiones.”

La comunicación efectiva es aquella que permite crear un proceso de doble vía o retroalimentación entre los actores del proceso de la comunicación.

Modelo de Comunicación

Retro alimentación y control del proceso.

Tipos de Comunicación

� Visual: es aquella que se manifiesta por medio de estímulos visuales. Ej: la presentación de una fotografía.

� Auditiva: es aquella que se transmite por medios sonoros. Ej: la comunicación oral.

� Táctil: se transmite por contacto físico. Ej: palmear en la espalda a una persona.

Formas de comunicación

� Directa: es aquella que se realiza entre personas sin que medie ningún elemento ajeno. Es el clásico formato cara a cara.

� Indirecta Personal: es aquella en la que media un elemento de soporte, pero se realiza entre dos personas. Ej. Comunicación telefonica.

� Indirecta Colectiva: tiene lugar entre más de dos personas, con la mediación de un medio que la facilita. Ej: video conferencia.

Tipos de comunicación corporativa.

� Comunicación interna.� Comunicación institucional. � Publicidad.� Marketing.� Propaganda.� Gestión de prensa.� Identidad Visual.� Actuar diario.� ¿Relaciones públicas?

Opinión Pública

“La opinión pública reside en las actitudes y los modos de comportamiento que reciben una fuerte adhesión

en un lugar y época determinados; que hay que demostrar para evitar el aislamiento social en

cualquier medio de opiniones establecidas; y que, en un medio de opiniones cambiantes o en una

nueva área de tensión emergente, se puede expresar sin aislarse” (Noelle-Neumann).

RR.PP.

Relaciones Públicas como el arte de estudiar la realidad social y organizacional con la finalidad de proyectar y planificar un

conjunto de acciones de comunicación que nos permitan obtener y mantener la buena percepción de los públicos y la comunidad en que estamos insertos, logrando así, satisfacer los intereses

comunes y fortalecer el desarrollo comunitario.

Ob. formal: relación organización/públicos/contexto.Ob. Material: administración de poder (paz y conflicto)

RR.PP.

� Paul Capriotti, en la entrevista realizada por Público Meta, nos dice: Las Relaciones Públicas son la gestión del sistema de comunicación entre una organización y sus públicos mediante el cual se establecen y mantienen relaciones de adaptación e integración mutua entre ellos.

Públicos

� Concepto.� Conformación – Existencia – Extinción.� Clasificación por ubicación. (internos,

externos y mixtos).� Clasificación por el poder. (autorización,

consulta, decisión y opinión).

Técnicas de abordaje

� Comunicación.� Relación.

Imagen

� La imagen es el resultado de la conformación mental que los individuos forman a partir de los que se comunica (dice que es) y lo que realmente que es (lo que el receptor observa). Es por ello absolutamente necesario trabajar para acercar ambos extremos.

� La imagen la crea el público en su mente y por tanto, es un valor relativo, no absoluto. No sólo es lo que percibimos nosotros como público objetivo, sino la imagen que percibe la competencia directa, por lo que la imagen de marca es el conjunto de percepciones, de asociaciones, de recuerdos y de prejuicios que el público va a procesar.

� Imagen de institucional y de marca.

FASES DE LA PRODUCCIÓN INTEGRAL DE EVENTOS:

� Fase de Conocimiento del cliente y recolección de información.

� Fase Creativa, de diseño de los diferentes aspectos del proyecto; definición líneas y conceptos.

� Fase de Desarrollo e Implementación. � Supervisión integral.

ARGUMENTOS DE VENTA PARA EL

PROFESIONAL ORGANIZADOR DE EVENTOS

� Gestionamos las mejores alternativas del mercado.

� Optimizamos los presupuestos.� Proveemos los medios logísticos para la

realización de evento.� Seguimos y evaluamos los resultados y

efectos de cada acción.� Selección de los mejores proveedores.

ALGUNOS PARÁMETROS PARA EL ENCUADRAMIENTO DE UN EVENTO.

� Según su naturaleza: sociales, protocolares, institucionales o comerciales

� Según alcance o cobertura: locales, regionales e internacionales.

� Según tipo de actividad.� Según el público objetivo.� Según su identidad y ubicación con respecto a la

estructura de la organización: � Actos propios: sin asistencia de terceros, con asistencia

de terceros o externos� Actos ajenos: con participación directa de nuestro cliente o

actos ajenos sin participación directa de nuestro cliente.

ELEMENTOS A TENER PRESENTES AL MOMENTO DE SELECCIONAR UN TIPO DE

EVENTO

� Para que realiza el evento nuestro cliente. Es decir, que quiere comunicar.

� Cual es su presupuesto y hasta que punto podemos alcanzar un grado de elasticidad.

� A que tipo de publico está dirigido el evento.� Cual es el rol que jugara nuestro cliente.� Si es un evento externo, que estrategias

buscare para abordarlo exitosamente.

� Elegir un evento y planificarlo.� Designar un coordinador, un anotador y un

presentador� 40´ para armar y ponerse de acuerdo.� 10´ para presentar.