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Elementos Básicos para Diseñar un Plan de Captación de Fondos

Pasos para Diseñar un Plan

¿Qué es un Plan de Captación de Fondos?

´ Es una herramientas eficiente de planeación estratégica

´ Es un instrumento eficaz para procurar fondos de manera planificada , metódica, disciplinada y exitosa

¿Por qué es importante? ´ Permite el diseño de estrategias y campañas exitosas de captación de fondos

´ Identifica a los responsables y sus roles para la captación de fondos

´ Define los montos a recaudar por un tiempo específico

´ Refuerza la sostenibilidad de la organización

´ Ayuda a diversificar las fuentes de donación

´ Facilita el posicionamiento institucional

Meta

Junta Directiva

Estrategias

Donantes

¿Qué elementos debe de tener un Plan de Captación de Fondos?´ Meta:´ Objetivos:´ Estrategias: ´ Actividades:´ Directorio de Potenciales Donantes:´ Calendario de Convocatorias:´ Calendario de Trabajo:´ Resultados:´ Herramientas de Monitoreo y

Evaluación:

¿Qué elementos debe de tener un Plan de Captación de Fondos?

´ Meta: La cantidad de dinero a recaudar, durante un tiempo definido

Ejemplo: Generar $5 millones de dólares anuales durante el periodo 2017 – 2019

´ Objetivos: La cantidad a recaudar con cada sector o fuente de donación

Ejemplo: Recaudar $1 millón de dólares con la cooperación internacional

¿Qué elementos debe de tener un Plan de Captación de Fondos?´ Estrategias: Son las campañas, eventos

o acciones que se llevarán a cabo para cultivar al donante, identificar a potenciales donantes o solicitar fondos.

´ Ejemplo: Subasta de obras de artes, cena benéfica, campaña de correo directo, campaña de correo electrónico, campaña on line, convocatorias y presentación de propuestas

´ Actividades: Son las acciones y pasos necesarios para poder implementar cada estrategia


´ Directorio de Potenciales Donantes: Clasificados por sector y potencial de donación

´ Calendario de Convocatorias: Clasificadas por sector

´ Calendario de Trabajo: Estrategias y actividades calendarizadas semanal y mensualmente


´ Resultados: a nivel monetario, de posicionamiento o de generación de alianzas

´ Herramientas de Monitoreo y Evaluación: Propuesta enviada, ganada o Perdida, plan de una campaña, etc.

Metodología del Marco Lógico

´ Meta: La cantidad a procurar, durante un tiempo definido ´ Objetivos: La cantidad a captar con cada sector o fuente de

donación ´ Estrategias: Son las campañas o eventos que se llevarán a cabo ´ Actividades: Son las acciones y pasos para implementar cada

estrategia ´ Directorio de Potenciales Donantes: Clasificados por sector y potencial

de donación ´ Calendario de Convocatorias: Calendarizadas por fechas y sectores ´ Calendario de Trabajo: Para facilitar la implementación del plan ´ Herramientas de Monitoreo y Evaluación: Directorio, material impreso y

digital, etc. ´ Resultados: Número de citas, monto procurado, convenios firmados

Meta

Objetivos

Estrategias

Plan de Captación de Fondos Meta: Recaudar 5 millones de dólares durante el periodo 2018 – 2020 con apoyo de individuos, empresas, cooperación internacional, fundaciones nacionales e internacionales y junta directiva. Objetivo 1. Generar $1 millón con apoyo de la empresa privada y donantes individuales

Tiempo Herramientas de Monitoreo y Evaluación

Resultados Presupuesto y Observaciones

Estrategia1.1. Procurar $500,000 mediante una Campaña de procuración de fondos para el Programa Deportivo.

Actividad 1.1.1. Diseño y redacción del material promocional de la campaña e inclusión de la misma en la página web

Enero 2018 ° Material Diseñado impreso y digital ° Campaña en página web con link para donar on line

° Material Diseñado aprobado ° Campaña en página web con link para donar

$2,000 costo impresión de 1,000 ejemplares $500 costo del diseño de los materiales ° Responsable: Silvia

Actividad 1.1.2. Envío de la campaña por correo postal a 800 potenciales donantes mayores y medios, así como 200 empresas

Marzo 2018 ° Directorio de potenciales donantes ° Listado de envíos por correo postal ° Listado de envíos recibidos y rechazados

Proyecto impreso enviado

$750 costo del envíopor correo postal a 1000 contactos a nivel nacional

Actividad 1.1.3. Envío de la campaña por correo electrónico, mensajes SMS y WhatsApp a 1,500 contactos individuales y empresariales

Marzo 2018 ° Directorio de potenciales donantes ° Listado de envíos por correo electrónico° Listado de envío vía mensajes SMS y WhatsApp ° Listado de envíos recibidos y rechazados

Proyecto digital enviado vía mailchimp

$300 costo diseño material digital $100 costo mensajes SMS

Actividad 1.1.4. Hacer llamadas y enviar emails para confirmar de recibido, escuchar comentarios y solicitar citas

Abril – Mayo 2018

° Directorio de potenciales donantes ° Número de llamadas hechas, así como de mensajes y citas confirmadas ° Número de propuestas enviadas

Número de citas realizadas, propuestas aprobadas y montos recibidos

Actividad 1.1.5. Generar una campaña de posicionamiento vía redes sociales, blog, eventos y medios de comunicación ° Revisar campaña en el Plan de Comunicación

Enero –Febrero

° Número de fans y likes en Facebook y Twitter ° Número entrevistas y publicaciones en medios ° Calendario de Eventos ° Publicaciones en el Blog y comentarios

° 1000 likes en Facebook mensuales ° 2500 likes en Twitter mensuales ° 6 publicaciones en periódicos y revistas ° 2 entrevistas mensuales

$5000 en publicidad en redes sociales

Marco Lógico

Actividades

Herramientas de Monitoreo y Evaluación

Resultados

Elementos Básicos para el Diseño de Campañas Exitosas de Captación de Fondos

¿Qué es una campaña de captación de fondos?

´ Es una herramienta del marketing social para procurar fondos, donde se presenta un programa o proyecto, sus necesidades y resultados a un público seleccionado de manera masiva, invitándolo a donar con un sentido de urgencia

Ideas Claves para una Campaña de Captación de Fondos:

´ Presentación de un Programa o Proyecto ´ Presentación Creativa del Contexto, Importancia,

Aspecto Único y Relevante ´ Presentación Creativa de Necesidades, Urgencia,

Problemática, Contexto ´ Presentación Creativa de Resultados, Cambio,

Transformación ´ Público Meta: Targets ´ Recursos de comunicación masiva: correo postal,

correo electrónico, redes sociales, mensajes SMS y WhatsApp, medios de comunicación, eventos, Internet, etc.

´ Mensaje: Se comunica claramente cómo donar ´ Sentido de Urgencia: Decisión o acción casi

inmediata

Los Elementos Básicos de una Campaña de Captación de Fondos

1. Prioridades Institucionales y de Captación de Fondos:

2. Estudio de Mercado:3. Proyección de Resultados:4. Herramientas de Marketing:5. Diseño del Material de la Campaña 6. Diseño del Plan de Posicionamiento de la

Campaña7. Rueda de Prensa y/o evento para dar a conocer

la campaña 8. Estrategias de Relaciones Públicas:9. Apoyo Junta Directiva o Consejo Asesor 10.Presupuesto

1. Prioridades Institucionales y de Captación de Fondos

´ Análisis Programático: ¿Qué programa genera mayor impacto en mis socios o beneficiarios?

´ Análisis Financiero: ¿Qué programa necesita más fondos para su implementación y crecimiento?

´ Análisis Mercadológico: ¿Qué programa podría tener más empatía con mis potenciales donantes?

´ Análisis Económico: ¿Cómo la economía nacional e internacional podría afectar negativa o positivamente la captación de fondos de mi organización? (fondos de la cooperación internacional: USAID, Unión Europea)

´ Análisis Político: ¿Cómo la situación política nacional e internacional podría afectar negativa o positivamente al programa que quiero presentar mediante una campaña?

2. Estudio de Mercado Es una herramienta del Marketing para definir nuestro target o público meta, a través del uso de muestras aleatorias o no aleatorias y preguntas persuasivas, orientadas al programa para el cual quiero captar fondos. ´ Encuestas ´ Entrevistas a Profundidad ´ Grupos Focales

´DEFINIIR EL TIPO DE DONANTE (INDIVIDUOS, EMPRESAS,)

´DEFINIR EL PERFIL DE MI PÚBLICO META (SEXO, EDAD, PROFESIÓN, NIVEL EDUCATIVO, ESTILO DE VIDA)

´CLASIFICAR MIS TIPOS DE DONANTES EN MENORES, MEDIOS Y MAYORES

´DEFINIR LOS MENSAJES ALINEADOS A LOS INTERESES DE MI PÚBLICO

´SELECCIONAR EL TIPO DE CAMPAÑA QUE MÁS SE IDENTIFIQUE CON EL ESTILO DE VIDA DE MI PÚBLICO

´DEFINIR LOS POSIBLES MONTOS DE DONACIÓN EN RELACION AL TIPO DE DONANTE

´Primera exploración de mis tipos de donantes: Individuos, empresas, instituciones públicas, fundaciones, cooperación internacional, etc.

´ Identifica de manera general a mis potenciales donantes: nombres, marcas, apellidos, grupos, instituciones, etc.

´Define de manera general los potenciales montos de donación de cada potencial donante

´Define mi meta y mis objetivos (posibles montos a procurar)

´Primer acercamiento al tipo de campaña de captación de fondos que quiero implementar

3. Proyección de Resultados

Proyección de Fondos, 2018 -‐ 2020

Meta: (Especifique el monto)

Objetivo 1: Monto Proyectado Empresas

Objetivo 2: Monto Proyectado Instituciones Públicas

Objetivo 3: Monto Proyectado Fundaciones Nacionales e Internacionales

Objetivo 4: Monto Proyectado Cooperación Internacional

Objetivo 5: Monto Proyectado Individuos

Empresas Montos Instituciones Públicas Monto Fundaciones Montos Cooperación Internacional Montos Individuos Montos Total

(Coloque el nombre de cada donante) (Señale el monto por donante)

Total Empresas: Total Instituciones Públicas: Total Fundaciones: Total Cooperación Internacional: Total Individuos: Total:

PLAN DE CAPTACIÓN DE FONDOS

Meta

Objetivo 1 Tiempo Herramientas de Monitoreo y Evaluación Resultados Responsable Costos Observaciones

Estrategia 1.1. Actividad 1.1.1.

Actividad 1.1.2.

Actividad 1.1.3.


Actividad 1.2.2.

Actividad 1.2.3.


Actividad 1.3.2.

Actividad 1.3.3.



Actividad 2.1.2.

Actividad 2.1.3.


Actividad 2.2.2.

Actividad 2.2.3.

Estrategia 2.3. Actividad 2.3.1

Actividad 2.3.2.

Actividad 2.3.3.



Actividad 3.1.2.

Actividad 3.1.3.


Actividad 3.2.2.

Actividad 3.2.3.


Actividad 3.3.2.

Actividad 3.3.3.


Estrategia 4.1. Actividad 4.1.1

Actividad 4.1.2.

Actividad 4.1.3.


Actividad 4.2.2.

Actividad 4.2.3.


Actividad 4.3.2.

Actividad 4.3.3.

4. Herramientas de Marketing

´ Estrategias por correo directo: correo postal ´ Estrategias por correo electrónico: correo masivo´ Estrategias por redes sociales: Facebook, Twitter,

Instragram y LinkedIn ´ Estrategias por mensajes SMS y WhatsApp ´ Estrategias Face to Face´ Estrategias por medios institucionales: página web,

blog, redes sociales, revista institucional ´ Estrategias por medios digitales: Internet, páginas

web´ Estrategias por medios de comunicación impresos y

digitales: periódicos, televisión, radio, revistas, etc. ´ Estrategias por medios publicitarios: Parabuses,

espectaculares, banners en centros comerciales y aeropuertos, etc.

IDEAL: Hacer un uso variado de Herramientas: Campaña Mixta

5. Material de la Campaña

´ Redacción del Contenido o Mensaje: Información del Programa o Proyecto: Meta, Objetivos, Metodología, Resultados Alcanzados y Esperados, Presupuesto, Historias de Éxito

´Diseño Gráfico: Presentaciones en powerpoint, folletos, carpetas, sobres, cartas, etc.

´Diseño Digital: Folleto electrónico para correo electrónico

´Diseño Audiovisual: Video del proyecto, entrevistas, historias de éxito, etc.

´Diseño Web: Página en el website, blog, banner para Internet

IDEAL: Hacer un uso variado de materiales

6. Plan de Posicionamiento de la Campaña

Los recursos de comunicación que vamos a utilizar para que la campaña genere: Interés, Conciencia, Empatía, Sensibilización, Expectativa y Acción a Donar . ´ Website: Colocación de la campaña on line y aplicación para

recibir donaciones on line´ Website: En la sección de Noticias o en el Blog redactar artículos

o notas breves sobre el programa, ligado a la campaña. ´ Redes Sociales: Publicación de mis artículos o notas del website

en mis redes sociales ´ Redes Sociales: Publicación de mensajes cortos (flyers

electrónicos): frases y pensamientos con imágenes alusivas a la campaña

´ Mensajes SMS y WhatsApp ´ Publicación de videos en youtube con link a mi website y redes

sociales ´ Plan de Medios: Gestión planificada de publicaciones en medios:

periódicos, noticieros televisivos, revistas, noticieros radiales.´ Plan de Medios: Gestión planificada de entrevistas por televisión,

prensa escrita y radio ´ Publicidad: Gestión de spots televisivos, spots de radio, banners

en sitios de Internet, espectaculares, anuncios en parabuses. ´ Gestionar publicidad gratuita…

7. Presentación o Cierre de la Campaña

´Rueda de Prensa al Inicio: Con o sin figura pública para presentar la campaña y causar expectativa (acción a donar)

´Rueda de Prensa de Cierre: Con o sin figura pública para cerrar la campaña y causar sentido de urgencia

´ Eventos de captación de fondos: Cena, subasta, desfile de modas, carrera, torneos, venta de artículos, etc

8. Estrategias de Relaciones Públicas

´ Gestión de llamadas y citas con potenciales donantes para presentar el proyecto

´ Gestión de visitas al programa o proyecto ´ Solicitar fondos ´ Celebridad (Plan de RRPP)´ Voceros (Voluntarios) ´ Junta Directiva (Plan de RRPP) ´ Director y Staff Clave (Plan de RRPP)

IMPORTANTE: Una campaña facilita y justifica una cita con personas poco accesibles, previo envío de material de la campaña por correo postal, electrónico y redes sociales

9. Apoyo Junta Directiva

´Gestión de llamadas y citas ´Presentación de la campaña ´Gestión de donaciones (solicitar fondos)

10. Prespuesto

´Diseño Gráfico ´ Impresiones ´Producción Audiovisual ´Publicaciones en Medios Digitales ´Publicaciones en Medios de Comunicación ´Publicaciones en Medios Publicitarios ´ Envío mensajes vía SMS y WhatsApp ´Rueda de Prensa ´ Evento´Consultoría

Los Elementos Básicos de una Campaña de Captación de Fondos

1. Prioridades Institucionales y de Captación de Fondos:

2. Estudio de Mercado:3. Proyección de Resultados:4. Herramientas de Marketing:5. Diseño del Material de la Campaña 6. Diseño del Plan de Posicionamiento de la

Campaña7. Rueda de Prensa y/o evento para dar a

conocer la campaña 8. Estrategias de Relaciones Públicas:9. Apoyo Junta Directiva o Consejo Asesor 10.Presupuesto

Marketing Mixto

9. Correo Postal

10. Correo Electrónico

1. Mensajes SMS y WhatsApp

8. Redes Sociales

2. Website y Blog

7. Llamadas6. Citas 5. Eventos

3. Entrevistas y publicaciones en medios

4. Publicidad en espacios públicos

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