A1-GU03_Matriz_de_comunicaciòn Interna y Externa (1)

8/17/2019 A1-GU03_Matriz_de_comunicaciòn Interna y Externa (1)

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INSTITUCI N EDUCATIVA LA ESPERANZA

MATRIZ DE COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA

CÓDIGO:A1-GU03 VERSIÓN: 1 PÁGINA 1 de 7

Todo documento impreso no será controlado por la Institución y debe ser verificada su vigencia

1. ESPECIFICACIONES GENERALES

OBJETIVO:Establecer la información y los medios decomunicación requeridos para asegurar unainteracción adecuada entre los procesos.

ALCANCE: Aplica a todos los procesos del S.G.C, en relación colos comunicados que se generen desde la Institucióhacia los diferentes estamentos.

RESPONSABLE:Rector, coordinadores y docentes.

PARTICIPANTES:Todo el personal

2. CONDICIONES GENERALES

Con el fin de afianzar la comunicación y fortalecer la interacción entre los estamentos de la Institución, sehace uso de los siguientes medios de comunicación:

2.1. BOLETÍN DE CALIDAD Y OTROS MEDIOS DE INFORMACIÒN:Se toma como herramienta para informar los avances del S.G.C., éste se elabora semestralmente, seimprime y se divulga a la comunidad por diferentes medios: En cuanto a padres de familia se da a conocerpor medio de asamblea general, a los docentes y directivos a través de reunión y a los estudiantes entrabajo de clase hecho por los docentes en la hora que se destine para ello. De igual manera, se publica encartelera de calidad.Las publicaciones generadas desde la Gestión de Información y Mejoras son archivadas en medioelectrónico en el dropbox en documentos publicados/ A1 Gestión de Información y Mejoras / A1 Registros /Publicaciones generadas desde A1 y físicamente en el folder Registros del S.G.C.

2.2. BUZÓN DE SUGERENCIAS, QUEJAS Y RECONOCIMIENTOS:Cada sección cuenta con un buzón de sugerencias, quejas y reconocimientos que se encuentra ubicado enlugar visible. El formato A1-FR04 Sugerencias, quejas y reconocimientos, está al lado del buzón para serdiligenciado por quien lo requiera. El buzón de cada sección es abierto cada cinco días hábiles en la sedepor la persona encargada de la Gestión de Información y Mejoras. Las S.Q.R. encontradas en èl, sonreportadas en el A1-FR07 Tráfico de S.Q.R. y entregadas al líder de Información y Mejoras para surespectiva canalización. El líder del proceso que recibe la S.Q.R., debe diligenciar los hallazgos en A1-FR03Reporte y seguimiento de NC, ACPM y SQR, haciendo el proceso correspondiente hasta su respectivocierre, en caso tal que la S.Q.R. encontrada en el buzón, reporte una queja, debe llamarse al usuario en unlapso de cinco días hábiles, informándole que se está estudiando su queja. La eficacia de la acción tomadaes verificada por el líder de Información y Mejoras.Los registros de A1-FR04 Sugerencias, quejas y reconocimientos, después de que el líder responsable de

hacer el seguimiento y cierre haya diligenciado la parte posterior de éste, son archivados en el folder“S.Q.R” que reposa en los archivos de secretaría. (Ver anexo 1)

2.3. CORREO ELECTRÓNICO: Además del formato A1-FR04 Sugerencias, quejas y reconocimientos, se cuenta con el correo de calidad:[email protected], el cual es administrado por la gestión Información y Mejoras y es revisadosemanalmente. En caso tal que a éste lleguen S.Q.R. de los usuarios, el líder de Información y Mejoras,debe registrar éstas en el A1-FR04 Sugerencias, quejas y reconocimientos y canalizarlo a la gestión que lecorresponda hacer su seguimiento y cierre, dejando constancia en A1-FR07 Tráfico de S.Q.R.

mailto:[email protected]









2.4. CIRCULAR SEMANAL:Se genera semanalmente desde la rectoría, incluye la programación semanal de las actividades a realizar encada una de las secciones y a nivel institucional. Se envía por e-mail a los docentes y directivos docentes.

2.5. CARTELERA DE CALIDAD:En cada sección se cuenta con un espacio para la cartelera de calidad, en la cual se informan los avancesdel S.G.C.

2.6. COMUNICADO GENERAL:En este se incluyen todos los comunicados: circulares, resolución rectoral, cronogramas, entre otros, queson generados desde la Institución.

2.7. REUNIONES Y ASAMBLEAS:Reuniones de directivos y docentes, reunión con padres del informe de la quinta semana, asamblea depadres, reuniones de entrega de informes académicos.

2.8. COMUNICADOS EXTERNOS:Los comunicados generados desde estamentos gubernamentales y no gubernamentales, que de una u otraforma aplican en la Institución, se encuentran en la carpeta “Documentos Externos” en el archivo desecretaría. Todo documento externo se encuentra registrado en el listado maestro de documentos de lagestión que lo utiliza.

2.5. RUTA UBICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS:Los documentos generados en cada una de las gestiones, se encuentran en el dropbox en la carpetadocumentos aprobados, los registros en uso en la carpeta de registros activos, los registros fuera de uso enregistros inactivos y los obsoletos en la carpeta de documentos obsoletos. Los documentos publicados encada gestión se encuentran en la carpeta documentos publicados en PDF. En la caracterización del procesode cada gestión en el numeral 5 “Archivo de registros”, se encuentra la ruta electrónica completa para laubicación de cada uno de éstos. Igualmente allí se especifica, si los registros se manejan físicos y/oelectrónicos.







3. CONTENIDO

ASPECTO ACOMUNICAR

REPONSABLEDE LACOMUNICACIÓN

¿A QUIÉN LECOMUNICA?

¿CUÁNDOCOMUNICA?

ESTRATEGIAS MEDIOS

Enfoque de procesosdel Sistema de Gestiónde la Calidad yplanificación del S.G.C Coordinador de

calidad

A todos losprocesos delS.G.C

Al inicio delproceso ócuando seanecesario

Cartelera dcalidad ActasReuniones con e

personalMapa de procesosComunicacióninternaMedio electrónico

Política de calidad

Coordinador decalidad y/o Rector

Todo el personalde la InstituciónEducativa RafaelGarcía Herreros.

Primer divulgación.Inducción depersonal.Documentos de laempresa.Cuando hayamodificaciones.

Cartelera dcalidadReuniones con epersonal. Actas.Medios impresosComunicación

interna porla red.

Objetivosinstitucionales

Coordinador de

calidad y/o Rector

Personal de lainstitución

Reunión procesosde S G C

Cuando hayamodificaciones

Reuniones con epersonal. Actas.

Medios impresos.Comunicacióninterna por la red.

Definición de lasnecesidades de losclientes internos decada proceso.

Líder de cadaproceso

A los diferentesprocesos

Cuando se detectela necesidad.

Reuniones con epersonal. Actas.Registros.Comunicacióninterna por la red.

Evaluación yseguimiento de laSatisfacción del cliente.

Rector.Coordinador de

calidad.Procesoinformación ymejoras.

A los diferentesprocesos.

Después de cadaevaluación desatisfacción.

Cuando seanecesario porquejas,sugerencias yreconocimientos.

Reuniones con epersonal. Actas.

Registros.Comunicacióninterna por la red.

Identificación derequisitosReglamentarios,legales ynormalización.

Rector.Coordinador decalidad.


Cuando hayamodificaciones.

Reuniones con epersonal. Actas.Documentosespecíficos.







ASPECTO ACOMUNICAR



¿CUÁNDOCOMUNICA?

ESTRATEGIAS MEDIOS

Comunicacióninterna por la red

Responsabilidad yautoridad con elSistema de Gestión deCalidad.

Rector.Coordinador decalidad. Personal de la

institución

Inducción depersonalDifusión delS.G.C.Cuando se detectela necesidad.

Reuniones con epersonalOrganigramaRegistros

Compromiso frente alSistema de Gestión deCalidad

Rector.Líderes deprocesos.Coordinador decalidad.


Documentos delS.G.C.Inducción depersonal.Cuando se detecte

la necesidad.

Registros.Reuniones con epersonal.Comunicacióninterna por

la red.

Manual de Calidad

Rector.Coordinador deCalidad.

Líderes deprocesos ypersonalinvolucrado

Cuando hayaterminado ladocumentación detodos losprocesos y/ocuando haya unamodificación enalgún proceso.

Manual de Calidad ActasReuniones

Procedimientosrequeridos por la normaNTC - ISO 9001:2008

Coordinador deCalidad yLíder de proceso


Cuando seanecesario

Reuniones con epersonalRegistros ActasComunicacióninterna por la red

Procedimientos,Instructivos y formatosespecíficos de losprocesos

Líderes deprocesosy Coordinador decalidad

A los procesosinvolucrados

Cuando seanecesario

DivulgacionesverbalesReunionesRegistros ActasComunicacióninterna por la red

Documentos dereferencia

Líderes de

procesos yCoordinador decalidad


Cuando sedocumente,cuando se

comience aimplementar ocuando haya unamodificación.

DivulgacionesverbalesReuniones

Registros ActasComunicacióninterna por la red

Información yresultados de larevisión por la dirección

Rector yCoordinador decalidad

Líderes deproceso

Después deavaluado S.G.C

Informe de revisiópor la direcciónReuniones con epersonal

Indicadores a utilizar y Líderes de A todos los Cuando se está Registros







ASPECTO ACOMUNICAR



¿CUÁNDOCOMUNICA?

ESTRATEGIAS MEDIOS

reporte proceso procesos delS.G.C

implementando.Cuando hayaalgunamodificación.

Reuniones con epersonalComité de calidad

Programas deactividades Líderes de

procesos

Personal de laInstitución

Iniciando año osemestre oCuando seanecesario

ReunionesComité de calidadDocumentos deS.G.C

ASPECTO ACOMUNICAR

REPONSABLEDE LA

COMUNICACIÓN


¿CUÁNDOCOMUNICA?

ESTRATEGIAS MEDIOS

Determinación de lasnecesidades yexpectativas deClientes

Rector y líder deProceso

Líderes deproceso y todo elpersonal.

Cuando seidentifiquenuevasnecesidades yexpectativas

CharlasinformativasDocumentos

Dar a conocer losservicios y productosde la institución

RectorLíder de Gestión Admisiones yMatriculas

Empleados engeneral y partesinteresadas

Cuando seanecesario

Mediospublicitariosescritos y oralesVisitas a otras o dotrasinstitucionesPágina web

Modificaciones a losrequisitos establecidosen el servicio oproducto Rector

Coordinador decalidad.

Clientes ypersonasinteresadas

Cuando se generael cambio

Escrito en lodocumentosestablecidos.Reunionesinformativas ActasCircularesCartelera dcalidadVía Mail

ASPECTO ACOMUNICAR

REPONSABLE

DE LACOMUNICACIÓN


¿CUÁNDO

COMUNICA?

ESTRATEGIAS

MEDIOS

Planeación deactividades

Coordinador deCalidad


Iniciando añoPeriodosmensualesCuando seanecesario

Documentos deS.G.CComitésReuniones Actas

No conformidades en elservicio o producto

Todo el personalCoordinador deCalidad y Lideres

Terminación decada periodo o

ReunionesComités







ASPECTO ACOMUNICAR



¿CUÁNDOCOMUNICA?

ESTRATEGIAS MEDIOS

de Procesos año o cuando seanecesario.

Verbalmente

Seguimiento aresultados de losprocesos


Coordinador deCalidad Comité decalidad

En las reunionesde comité ycuando la altadirección lo solicite

Informe de GestióComité de calidad

ASPECTO ACOMUNICAR



¿CUÁNDOCOMUNICA?

ESTRATEGIAS MEDIOS

Distribución y cambioen documentos Líder de cada

proceso yCoordinador deCalidad


Cuando segenerendocumentos ycambios

ReunionesComité de calidadDocumentos dS.G.C

ASPECTO ACOMUNICAR



¿CUÁNDOCOMUNICA?

ESTRATEGIAS MEDIOS

Necesidades depersonal, formación yclima organizacional


Coordinador deCalidad y Líder degestión derecursos

Cuando se generela necesidad

ReunionesComité de calidadDocumentos deS.G.CVerbalmente

Planes demejoramiento decompetencia

Líder de procesodeRecurso Humano

RectorLíder de cadaproceso

Después deevaluación dedesempeño porcompetencias

ReunionesDocumentos deS.G.C

Necesidades demantenimiento Líder de cada

proceso

Coordinador decalidadLíder de gestiónde recursos


ReunionesVerbalmente

RectorLíderes de Reuniones







ASPECTO ACOMUNICAR



¿CUÁNDOCOMUNICA?

ESTRATEGIAS MEDIOS

Necesidades decompra

proceso Rector y Líderesde procesos.


Comité de calidadDocumentos deS.G.C

4. CONTROL DE MODIFICACIONES DE DOCUMENTOS

VERSION: DESCRIPCION DE LA MODIFICACI N

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