Administracion del tiempo

ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

• OBJETIVOS

Concientizar a los participantes sobre la importancia del valor del tiempo como recurso vital, escaso y no renovable

Proporcionar herramientas que les permitan

hacer uso creativo de su tiempo


• TEMAS A TRATAR

¿Qué es el tiempo? Reflexiones acerca del tiempo Realidades y mitos acerca del tiempo La agenda de trabajo Cómo luchar con el tiempo y ganar la

batalla


• TEMAS A TRATAR

La procrastinación. El problema de posponerlo todo

La adicción a lo urgente El manejo del papeleo. Cómo disminuirlo Sugerencias para un buen manejo del tiempo En búsqueda de la efectividad del tiempo


• ¿QUÉ ES EL TIEMPO?

Es una construcción del intelecto humano

Lo utilizamos y medimos para comprobar y expresar cambios

Todo gira en torno al tiempo El tiempo es una convención que ordena

y sincroniza la vida en sociedad


• REFLEXIONES ACERCA DEL TIEMPO - REALIDADES Y MITOS Enorme presión que nos hace sufrir

constantemente Afán obsesivo de vivir a contra reloj Dependencia de agendas, horarios ¿Es posible ganar tiempo? ¿Disponemos del tiempo que

necesitamos?


REFLEXIONES ACERCA DEL TIEMPO - REALIDADES Y MITOS

La tecnología moderna y el ahorro de tiempo Necesidad de obtener más seguridad y más

control La cronometría que hemos creado nos

tiraniza Administración del tiempo y crisis personales


• REFLEXIONES ACERCA DEL TIEMPO - REALIDADES Y MITOS

La cronobiología. Cerca de 100 ritmos que

gobiernan el cuerpo humano

El reloj mecánico

El hombre, esclavo del tiempo

El tiempo se escapa de las manos

El computador y el tiempo


• EL MANEJO DEL TIEMPO Técnica para que el tiempo no se vuelva

contra nosotros Hacer lo correcto en el momento

adecuado Espacios libres en un mundo de prisas.

Tiempo para actividades personales No podemos cambiar el tiempo. Lo que

sí podemos cambiar es el modo de administrarlo


• EL MANEJO DEL TIEMPO Debemos desarrollar la capacidad de

percibir la ocasión Necesitamos la rapidez y la lentitud, la

actividad y el reposo No consideremos el tiempo como una

línea. Vivimos en ciclos Reconozcamos y cultivemos varias

formas de administrar el tiempo


• EL MANEJO DEL TIEMPO ¿Hemos olvidado que nuestra vida

consiste en ritmos? A todo esfuerzo debe seguir un

relajamiento Celebremos las pausas! Sin ellas, no

haríamos más que andar errabundos por el flujo del tiempo

“El hombre actúa con eficacia una vez que ha apagado su inquietud” (Francesco Petrarca)


• EL MANEJO DEL TIEMPO En la vida no existe un patrón sobre

cómo utilizar el tiempo sino tan sólo un modo adecuado de utilizarlo

“El tiempo se me escapa de las manos como arena en el viento” (Víctor Hugo)


• ¿QUE ES LA ADMINISTRACION DEL TIEMPO?

El arte de hacer que el tiempo sirva para el beneficio de las personas

Manejar el tiempo no sólo significa aprender a no desperdiciarlo sino también a enriquecerlo y disfrutarlo

El buen uso del tiempo es fuente de orden, serenidad, placer, interés por la vida, eficiencia, seguridad, libertad y satisfacción


• ADMINISTRAR BIEN EL TIEMPO Debemos ser realistas y saber qué tenemos

que hacer en un período de tiempo determinado

Al saber qué deseamos hacer podemos organizar y planificar las actividades para alcanzar un equilibrio entre lo que queremos y lo que debemos hacer

Debemos aprender a priorizar


PRINCIPIOS TEORICOS La mayoría de las personas no sabemos de

manera exacta cómo estamos administrando nuestro tiempo

La mayor parte de los problemas y de las pérdidas de tiempo surgen de actuar sin pensar

El buen uso del tiempo exige planear igualmente nuestro futuro mediato y nuestro futuro inmediato


• PRINCIPIOS TEORICOS Las tareas que afrontamos no tienen la

misma importancia El tiempo disponible debe ser asignado en

orden de prioridades Toda programación del tiempo debe ser

flexible para poder adaptarse a los imprevistos

Frecuentemente se crea tensión entre lo urgente y lo importante


• PRINCIPIOS TEORICOS La tiranía de lo urgente hace postergar los

objetivos más importantes, olvidar las prioridades y responder en exceso a los problemas, como si todos fueran crisis

El uso del tiempo es óptimo cuando se logran los máximos beneficios con un mínimo de esfuerzo


• PRINCIPIOS TEORICOS Hay problemas que tienden a

solucionarse por sí solos. El saber identificarlos redunda en un ahorro de tiempo y esfuerzo (Principio del descuido calculado)

El hábito de posponer acciones y decisiones es un modo común de perder no sólo el tiempo, sino muchas oportunidades valiosas (Procrastinación)


• PRINCIPIOS TEORICOS Es frecuente que actividades que rinden poco

consuman mucho tiempo y que actividades que rinden mucho consuman poco tiempo

Una buena administración del tiempo debe cumplir este ciclo:

Planeación Control Organización

Operación


• PRINCIPIOS PRACTICOS Identificar cómo estoy empleando mi tiempo (Análisis del

tiempo) Anticipar y prevenir es mejor que remediar Casi todo toma más tiempo del que originalmente se

piensa Prever lo inesperado Los plazos definidos fuerzan de forma adecuada la acción


• PRINCIPIOS PRACTICOS El imponerse fechas límite facilita la

autodisciplina y la toma de decisiones y de este modo, favorece la eficiencia

Tener escritos los objetivos vitales y revisarlos periódicamente es garantía para no perder el control y no malgastar tiempo y energías en cosas secundarias


• PRINCIPIOS PRACTICOS

Agrupar tareas similares formando bloques evita confusiones, elimina repeticiones y economiza tiempo y esfuerzos

Las interrupciones son enemigos crónicos del tiempo

Diseñar programas y controles para reducir las interrupciones


• PRINCIPIOS PRACTICOS Para lograr una estructura adecuada de manejo

del tiempo, es útil dividir los propios objetivos: Objetivos de mantenimiento Objetivos de crecimiento Objetivos de innovación

Los conflictos entre objetivos se resuelven fijando prioridades


• ALGO QUE NOS SUCEDE CON FRECUENCIA ¿Siente que no le alcanza el tiempo para

realizar todas las actividades que debe y quiere hacer?

¿Le gustaría que el día tuviera más horas? ¿Se siente sobrecargado de trabajo?


• ALGO QUE NOS SUCEDE CON FRECUENCIA ¿Es de las personas que pospone la realización

de los trabajos y los deja para última hora? ¿Siente que el tiempo vuela? ¿Ha notado que la falta tiempo para sus

actividades personales? ¿Se siente frustrado por no cumplir con sus

metas y expectativas?


• ALGO QUE NOS SUCEDE CON FRECUENCIA Tal vez respondió afirmativamente a varios

de los cuestionamientos anteriores. Por ello debe: Definir estrategias adecuadas para organizar

y administrar el tiempo de manera eficiente y satisfactoria

Evitar el mal uso del tiempo No posponer para última hora la ejecución

de actividades planeadas


• ALGO QUE NOS SUCEDE CON FRECUENCIA Frases comunes como: “no tengo tiempo” y

“no puedo perder el tiempo”, son engañosas y surgen de una mala administración

No confunda prioridades Tenga objetivos claros No trate de hacer más cosas de las

razonablemente posibles Aprenda a decir “NO”


• 75 CLAVES PARA ADMINISTRAR MEJOR SU TIEMPO

1. El tiempo es un recurso limitado2. Afronte sus tareas con actitud relajada3. Deje de ser perfeccionista4. Trate su lugar de trabajo como un espacio para

lograr la máxima eficacia5. Cree un ambiente de trabajo que potencie su

energía y creatividad



6. Disponga de altos niveles de energía7. Es más importante elegir el destino correcto que la velocidad

de avance8. Establecer por escrito sus metas y objetivos facilita su logro9. Siempre asigne fechas límite para alcanzar sus metas10. Aprenda a hacer cómodo lo incómodo



11. Divida sus grandes metas en un conjunto de metas más pequeñas

12. Adquiera el hábito de planificar todos los días13. Determine la importancia de cada tarea programada14. Al planificar piense en resultados, no en tareas15. Prevea el tiempo de desarrollo de cada tarea



16. ¡Evite las distracciones!17. Cree el hábito de planificar el día siguiente, antes de acostarse18. Siempre que sea posible, trate de terminar cada tarea de una

vez19. En tareas complejas, desarrolle un mapa que clarifique todo el

proceso20. Prepare por anticipado las reuniones en las que participe



21. Aprenda a lidiar con lo inesperado22. Trate diariamente de generar pequeños incrementos de

productividad23. Al planificar, considere un 10 a 15% para imprevistos24. Evite utilizar papelitos sueltos para registrar ideas o

compromisos25. Habitúese a dejar las cosas en su sitio cuando termine de

utilizarlas



26. Prepare todo lo necesario antes de iniciar cualquier labor27. Evite acumular papeles en su mesa de trabajo28. Utilice todas las herramientas que le ayuden a ser más

efectivo29. Comience realizando las tareas más complejas y pesadas

primero30. ¡Tome acción de manera inmediata!



31. Comience su jornada generando una inercia positiva32. Habitúese a comenzar pronto por la mañana33. Haga de la puntualidad un hábito34. Pregúntese frecuentemente ¿Cuál es el mejor modo

de usar mi tiempo ahora mismo? (“Pregunta de Oro”)35. Trabaje con consistencia



36. Procure ajustarse al orden de importancia de sus tareas37. Realice las tareas rutinarias en las horas de menor

energía38. Tome el tiempo necesario para aprender lo que le haga

más efectivo39. Busque formas de simplificar y facilitar las tareas

rutinarias40. Rétese a terminar sus tareas antes del plazo que se

haya fijado



41. Conviértase en una persona de acción

42. Comience ya a alimentar el “ciclo del éxito”

43. Convierta las tareas que hace a diario en poderosos hábitos

44. Imagine que sólo tiene medio día para realizar el trabajo de todo el día

45. Elimine las interrupciones personales



46. Aprenda a decir “NO” cuando sea necesario47. Elimine desplazamientos innecesarios48. Siempre que sea posible, agrupe todas las pequeñas

tareas para realizarlas en forma simultánea49. ¡Premie sus resultados!50. Utilice un sistema visible para medir el avance en sus

proyectos



51. Cuando una tarea se dificulta, intente comenzar por un punto que no sea el principio

52. Trate de reducir la energía gastada duplicando procesos creativos

53. Actúe como su propio entrenador54. Enfréntese a los retos y dificultades dándoles la cara55. Delegue siempre que le sea posible, pero mantenga el

control



56. Establezca un sistema eficiente de archivo57. Mantenga siempre a la mano su planificador personal58. Cree el hábito de tomar decisiones en forma rápida y

efectiva59. Minimice el tiempo que invierte en preparar

respuestas60. Aprenda técnicas de lectura rápida



61. No reste importancia a los pequeños ladrones del tiempo

62. Cree y revise periódicamente una lista recordatoria de compromisos futuros

63. Dedique una semana a verificar cómo está utilizando su tiempo

64. Reconozca cuándo se hace necesario un cambio de rumbo

65. Mantenga un registro del tiempo que toma la realización de cada trabajo


75 CLAVES PARA ADMINISTRAR MEJOR SU TIEMPO

66. Evalúe qué tipo de tareas deja siempre para más tarde67. Aproveche la inercia que genera ponerse en movimiento68. Sopese las consecuencias que conlleva postergar las

tareas69. Comprométase con alguien que le importe, para reforzar

su determinación70. Piense antes de actuar



71. Convierta las tareas tediosas en algo agradable de realizar72. Venza la postergación postergando la postergación73. Antes de iniciar un trabajo, visualícelo como si ya estuviese

terminado74. Analice las razones para postergar una tarea contra los

beneficios de terminarla75. Piense en alguien a quien admire por sus resultados y actúe

como él


• CONCLUSIONES El tiempo es cada vez más escaso. No lo

malgastemos Planifiquemos las actividades Aprendamos a manejar el estrés que

produce el manejo del tiempo Organicemos nuestro tiempo No hagamos cosas inútiles Definamos prioridades


• CONCLUSIONES Utilicemos las herramientas que nos

ayudan a administrar nuestro tiempo

No seamos procrastinadores

Evitemos empapelarnos

Aprendamos a reconocer lo “URGENTE”

No nos comprometamos si no estamos seguros de poder cumplir


•

• ¡MUCHAS GRACIAS!

Administracion del tiempo

Education

Transcript of Administracion del tiempo