ADMINISTRACIÓN EN UNA PÁGINA.CÓMO UTILIZAR LA INFORMACIÓN PARA LOGRAR SUS METAS.

Riaz Khadem, Ph.D

Robert Lorber, Ph.D

INTRODUCCIÓN.

Este libro nos relata la historia de Brian Scott al ser contratado por

XCORP una importante compañía en los Estados Unidas que se

encontraba en dificultades.

La situación actual:

La compañía había tenido perdidas en los últimos 6 trimestres; las

ventas estaban decayendo, los inventarios de estaban acumulando

y las plantas se estaban cerrando. Además, los principales

competidores de Xcorp estaban fortaleciendo su posición en el

mercado.

EL RETO:

Darle un vuelco a la compañía en un periodo de 2 años.

EL PROBLEMA DE LA INFORMACIÓN.

*

Al llegar al primer día de trabajo, el objetivo a corto plazo ya

estaba fijado: había que averiguar qué había salido mal ahí.

Brian Scott ya había revisado los reportes financieros de Xcorp, ya sabía

que éstos estaban mal, y eso no le ayudaría en nada, por lo que decidió

reunirse con varias personas clave, que quizás le ayudarían a

desentrañar las causas reales del problema.

2° DÍA EN LA COMPAÑÍA:

El martes, tras haberse reunido con varios jefes de área de la empresa, se encontró con un

nuevo problema: el de la información. En su escritorio se encontraba una pila de papeles que le

resultaba abrumador y con exceso de información.

Lo único interesante que por su escritorio había pasado eran dos cartas breves, el remitente sólo

afirmaba tener la solución a su problema de información.

En ambas, firmaba El Infoman.

¿INFOMAN?

Finalmente, a punto de darse por vencido, terminó citándose con este personaje, El Infoman.

Éste es quien le enseñaría como cambiar la forma de sus respuestas de un montón de papel

impreso a sólo 3 informes de una página. (Sí, leyó usted bien, una página).

1. El informe de enfoque

La información clave de lo que usted hace.

2. El informe de retroalimentación

Las buenas y las malas noticias acerca de lo que usted hace.

3. Y el informe de gerencia.

Las buenas y las malas noticias acerca de lo que su personal hace.

EL CAMINO AL ÉXITO…

…ESTÁ PAVIMENTADO CON BUENA INFORMACIÓN.

Todo comienza definiendo ¿qué es el éxito?

De ahí derivan el cómo se darán cuenta de que lo han alcanzado y a su vez el status actual con referencia al éxito. Algo así:

Éxito definido por Brian Scott

Área de Éxito: Darle un vuelco a Xcorp

Factores Clave del Éxito Status Meta

Precio por acción US $20 US $30

Participación de

mercado 10% 20%

Relación Pasivo−Capital 0.9 0.5

GUÍA PARA DEFINIR LOS FACTORES CLAVE DE ÉXITO.

Paso1: Conozca sus relaciones importantes.

Paso 2: Defina sus áreas de éxito desde diferentes puntos de vista.

Paso 3: Identifique los factores clave de éxito para cada área de éxito.

Paso 4: Determine donde encontrar el status de cada factor clave de éxito.

Los gerentes deben buscar particularmente los

informes provenientes de sus áreas.

Se debe garantizar que el éxito

de una persona, lleve también

al éxito del grupo.

INFORME DE ENFOQUE

MÁS IMPORTANTE QUE HACER BIEN LAS COSAS ES HACERLAS COMO DEBE SER.

ADMINISTRACIÓN DE UNA PÁGINA

PRIMER INFORME: INFORME DE ENFOQUE

Se define con toda la información preliminar que se ha conseguido hasta el momento.

EL INFORME DE ENFOQUE

Está basado en los distintos puntos de vista, según las relaciones del individuo.

La primera columna representa los factores clave de éxito en cada área,

La segunda, el status actual de la compañía; y las siguientes 3 columnas se explican a continuación:

Meta mínima: es la meta mínima requerida para entrar como aceptable.

Meta satisfactoria: es la meta con la que puede comenzar a celebrarse, se va por buen camino.

Meta sobresaliente: es el objetivo viable pero desafiante, por regla general, se logra mediante una serie de pasos satisfactorios.

Por último, la 5ª columna, representa nuestra opinión con respecto al desempeño

1) INFORME DE ENFOQUE:

INFORME DE RETROALIMENTACIÓN

VIGILANDO EL PROGRESO HACIA EL ÉXITO

2) INFORME DE RETROALIMENTACIÓN

Consiste básicamente en examinar el status de cada factor crítico de éxito.

Se selecciona del primer informe de una hoja los puntos que hasta el momento

hubiesen pasado la meta satisfactoria y ponerlos arriba. Y luego elegir los que no llegaban a

la meta mínima y

ponerlos abajo. De esta manera nos manteníamos al tanto de lo que estaba excelente y

debíamos celebrar, y lo que debíamos prestarle más atención y creatividad.

2) INFORME DE RETROALIMENTACIÓN

VIGILANDO EL PROGRESO HACIA EL ÉXITO PARA BRIAN SCOTT

Semana que termina el 24 de febrero

Usted logro la meta – FELICITACIONES

Factores críticos de éxito Status Meta Satisfactoria.

Plan de reorganización En marcha Marzo 30.

Rotación mensual 5 5

Tiene Problemas – Aguce el ingenio.

Factores críticos de éxito Status Meta Mínima_____

Participación en el mercado. 9.9% 12%

INFORME DE RETROALIMENTACIÓN

Con un solo vistazo ud. puede saber dónde están sus puntos fuertes y sus puntos débiles.

Las áreas que no aparezcan dentro de este reporte se encuentran entonces dentro de los limites aceptables de desempeño.

Ejemplo:

TRAYECTORIA DE DESEMPEÑO: B=BUENA M=MALA

VIGILANDO EL PROGRESO HACIA EL ÉXITO PARA BRIAN SCOTT

Semana que termina el 24 de febrero

Usted logro la meta – FELICITACIONES

Factores críticos de éxito Status Meta Satisfactoria períodos consec. Tendencia

Plan de reorganización En marcha Marzo 30. 3 B

Rotación mensual 5 5 -- --

Tiene Problemas – Aguce el ingenio.

Factores críticos de éxito Status Meta Mínima_____ Períodos consec. Tendencia % global de 1ª calidad. 92 94 5 M

% despachos justo a tiempo 11 20 3 B

**La trayectoria le ayudará a identificar rápidamente si se avanza en la dirección correcta.

CONCATENACIÓN DE LOS INFORMES DE UNA PÁGINA

EL SECRETO DE LA BUENA ADMINISTRACIÓN ES DARLE AL PERSONAL EL TRATO CORRECTO,

BASADO EN BUENA INFORMACIÓN.

3) INFORME DE GERENCIA

Es posible enterarse de todas las grandes mejoras en los trabajos de cualquier colaborador de

la compañía mediante el 3er informe de una página, el Informe de Gerencia.

Subordinados Indirectos.

Varios niveles debajo.

Subordinados directos

Un nivel debajo.

Zona 1: Positiva

Rasgos salientes del rendimiento

excelente de gerentes varios

niveles por debajo.

Zona 2: Positiva.

Rasgos salientes y detalles del

buen rendimiento de los

subordinados directos.

Zona 3: Negativa

Rasgos salientes de problemas

crónicos de rendimiento a

diferentes niveles por debajo.

Zona 4: Negativa

Rasgos salientes y detalles de

problemas de rendimiento de

subordinados directos.

3) INFORME DE GERENCIA

La forma en que este sistema hace que el desempeño sea transparente a niveles superiores

sucesivos, permite que cada individuo reciba el crédito de su desempeño excelente, y que el

jefe lo reciba por su labor de gerencia.

Lo que aparezca en cada uno de los cuadrantes, es lo que ha sido positivo o negativo

durante un tiempo suficiente como para exigir su atención.

La eficacia de este reporte esta en que derriba las barreras que impiden la

comunicación y ayuda a darle al personal el trato que merece.

EL PODER DE LA ADMINISTRACIÓN DE UNA PÁGINA

FIJAR METAS MÁS ALTAS CADA VEZ QUE SE ALCANZAN NIVELES DE META SATISFACTORIOS.

SUS BONDADES:

Involucra a la organización desde la cúspide hasta las raíces.

Estimula la imparcialidad y comunica información exacta.

Tiene un efecto motivador al personal a través del refuerzo positivo sobre lo que se

está haciendo bien.

Derriba barreras que impiden la comunicación y ayuda a darle al personal el trato

que se merece.

REALIZADO POR NORMA ACOSTA LIC. EN MERCADOTECNIA.

NOV ‘14