Introduccin

Las agencias y sucursales son extensiones que establece la empresa, con el fin de abarcar un mercado geogrfico mayor y a una clientela numerosa. Mediante ellas la empresa logra tambin extender las acciones de sus ventas, mucho ms all del radio de influencia de su departamento de ventas central y, por lo tanto, logra as sacarle mayor provecho a sus inversiones de capital.

En el presente seminario se presentar una definicin ms amplia de estos conceptos, ventajas y desventajas de los mismos as como sus funciones y beneficios que le aporta a la empresa con una serie de elementos que servirn para diferenciar uno del otro, con el fin de que los compaeros y nosotros mismos podamos aprenden lo esencial de este tema.

Objetivos

Mostrar el concepto de agencias y las operaciones que generalmente esta realiza.

Mostrar el concepto de sucursales y las operaciones y asientos contables que generalmente realiza.

Mejorar el entendimiento por medio de ejemplos de agencias y sucursales.

Tratar el tema de una forma concisa y precisa, para el fcil aprendizaje.

Agencias y Sucursales

Marco Conceptual

Las Agencias y Sucursales, son medios utilizados por la Casa Central para proyectar sus ventas en lugares apartado de la Casa Central.Eric L. Kohler Es la relacin entre principal y agente. Cualquier unidad de administracin gubernamental de una apropiacin, distribucin o asignacin.

Diferencia entre las Agencias y Sucursales:Las agencias solo son medios de exhibicin y ventas que almacenan mercancas, no conceden crdito, tampoco manejan fondos, excepto el de Caja Chica, no llevan libros de contabilidad, mientras que las sucursales si almacenan mercancas, conceden crdito, realizan compras, manejan fondos, llevan libros de contabilidad. Estas operan como una empresa normal, excepto que no liquidan los impuestos.

AgenciasSon agencias de una sociedad sus establecimientos de comercio cuyos administradores carezcan de poder para representarla.( Art.264 C. CO)

Una agencia es una entidad, fsica o moral, que ejerce sus actividades con independencia econmica y administrativa de la casa matriz. Su funcin consiste en distribuir los productos de un tercero, al cual se conoce como casa matriz. Por tal razn el establecimiento de agencias representa un importante instrumento de desarrollo y crecimiento empresarial.

Las caractersticas ms importantes de una agencia o agente de ventas son las siguientes:

1. Normalmente distribuye productos de diferentes marcas y fabricantes. Cuando no hay un contrato de exclusividad con la empresa el agente puede obtener un mayor ingreso, trabajando para varias compaas, las cuales incluso manufacturen productos similares.

2. La caracterstica distintiva de los agentes de ventas es que cobran una comisin por las mercancas vendidas. La facturacin de las ventas la efecta directamente la casa matriz, y el agente slo registra contablemente el ingreso por las comisiones.

3. En general no mantienen inventarios. Una de las funciones que cumplen es la de colocar pedidos, adems de la de efectuar cobranzas y remitir el efectivo a la casa matriz. Hay casos en los que mantienen un lote de mercancas o muestrarios de los productos que distribuyen, sin embargo normalmente no les pertenecen, sino que les son entregados en consignacin por la casa matriz.

Otras Caractersticas: Tienen personera jurdica No tiene capital propio Lleva un registro de fondo fijo de caja Tienen mercanca para la exhibicin No mantiene existencias Fondo es reponible

Factores que impulsan a su creacin1. Incremento del radio de accin de la Casa Central2. Incremento en el volumen de ventas.3. Permanencia en el mercado dada las altas competencias en el mercado.4. Al ser ms competitivos se podrn bajar los precios a los clientes.

Las operaciones normales que realizan las agencias son: a) Obtener pedidos y remitirlos a la empresa que sirven para que sea aprobado el crdito, enviada la mercanca y facturada. b) Algunas veces efectan la cobranza de los clientes y la envan a la empresa a la que sirven. c) Reciben de la empresa a la que sirven, un fondo de trabajo para gastos menores. d) Generalmente trabajan a base de comisiones sobre las ventas realizadas.

Contabilidad de la Casa Matriz

La casa matriz debe llevar un control contable de las ventas, costos y, en su caso, de los gastos de cada agente, con el fin de calcular las comisiones, informacin estadstica de carcter administrativo as como otros datos de relevancia.

Este control puede ser realizado mediante las cuentas denominadas costo de ventas de agencias o agentes, gastos de ventas de agencias o agentes y ventas de agencias o agentes. Cada una de estas cuentas debe tener una sub-cuenta por cada agencia o agentes. Para el control de los inventarios se puede utilizar el procedimiento de inventarios perpetuos.

Cuando la casa matriz decide enviar mercanca al agente, debe efectuarse un control especial de la mercanca en consignacin, ya que la propiedad de sta es conservada por la casa matriz.

Si la mercanca que se enva a la agencias o agentes ya ha sido previamente vendida por ste, el importe de los fletes, seguros y dems gastos acarreados por el envo deben razonarse como gastos de ventas.

Si la mercanca es enviada en consignacin, los gastos relacionados con la remisin deben ser considerados parte del costo de la mercanca. Es conveniente llevar un control de esos gastos debido a que la distancia de la casa matriz al domicilio del agente determina una mayor o menor utilidad neta sobre las ventas.Es decir, las agencias no llevan Contabilidad por partida doble, lo nico que necesitan llevar, es un libro de caja para anotar el dinero que reciben de la casa central para su fondo fijo, y los pagos de sus gastos.Los pagos de los gastos se llevan en un libro por duplicado sirviendo el duplicado para reponer el fondo, junto a los justificantes, como muestra de los desembolsos efectuados, quedando la otra copia en los archivos de la agencia.

Los asientos a realizar por la casa matriz dependern de si la gerencia desea determinar las utilidades netas.

Ventajas : Poca inversin en infraestructura. La comisin es un costo variable de ventas. Rpido crecimiento. Menores costos laborales.

Desventajas: Elevado porcentaje de pago de comisiones. Prdida de control. No existe contacto directo con el cliente. Mayor cartera incobrable. Poca fidelidad de los agentes.

Sucursales

Al igual que las agencias, son medios utilizados por la Casa principal o Casa Central, o Casa Matriz, para proyectar la organizacin en lugares apartados de esta y jurdicamente son una extensin de la Casa Matriz.En cuanto a los libros de contabilidad, se debe abrir la cuenta Casa Central, cuenta corriente, ya que no aparecen las cuentas de capital, y la inversin hecha por la Casa Central en la sucursal se presenta en el balance general en la seccin del Capital Contable.

Aspectos financieros:Generan costos variables en menor proporcin que los agentes, lo cual se debe a que no pagan comisiones por ventas.Los costos fijos son ms elevados por la inversin en infraestructura. Debido a que el total de la inversin es aportada por la casa matriz, los costos fijos con que opera son ms elevados, lo que ocasiona un mayor apalancamiento operativo que genere un mayor potencial de riesgo a bajos volmenes de venta. A volmenes altos el rendimiento se incrementa rpidamente.La estructura financiera que presenta la empresa vista como un todo es mayor y ms firme. Debido al monto de la inversin requerida, la empresa tendr ms activos y, segn el financiamiento de los mismos, podr presentar mayor firmeza financiera.Control de puntos de venta. El trato con los clientes es directo, es decir, sin intermediarios, por lo que es ms fcil detectar necesidades y evaluar el grado de satisfaccin de los mismos.Debido a los menores costos fijos es posible que el margen de utilidad sobre las ventas sea ms elevado que cuando se vende a travs de agentes. Sin embargo,el margen de rendimiento sobre la inversin puede no ser tan elevado debido a la mayor inversin en activos fijos.Las operaciones normales que generalmente realiza son:a) Recibir efectivo y mercancas de la oficina matrizb) Comprar mercanca a los proveedoresc) Vender, otorgar crdito y entregar a los clientes los artculos vendidosd) Facturar y cobrar los artculos vendidose) Contratar el personal necesario para su operacinf) Registrar las operaciones realizadas en sus libros de contabilidad. Las cuentas, reglas de registro e informacin financiera deben ser iguales a los de la oficina matriz.g) En algunas ocasiones efectan alguna transformacin a las mercancas o productos.Cuentas RecprocasSon todas aquellas cuentas en las que se agrupan o registran las operaciones entre empresas, en este caso entre la Sucursal y la Casa Central, Por ejemplo.En Casa CentralEn la Sucursal

Mercancas Enviadas a SucursalMercancas Recibidas de Casa Central

Remesas enviadas a SucursalRemesas Recibidas deCasa Central

Sucursal Cuenta CorrienteCasa central Cuenta Corriente

Factores que impulsan a su creacin1.Inciden en el aumento de las ventas.2. Mejoran la prestacin del servicio.3. Se mantiene existencia con mayor coeficiente de rotacin.4. Se coloca la mercanca de acuerdo a las demandas de la localidad

El establecimiento de sucursales posee las siguientes caractersticas:

1. Jurdicamente son una extensin de la casa matriz. Como ya se mencion, su personalidad jurdica es la misma que de la casa matriz, debido a lo cual administrativamente dependen de sta.

2. Efectan su propia facturacin. A diferencia de lo que ocurre con los agentes, las ventas que efecta la sucursal son facturadas por ella misma, ya que las utilidades que genera contribuyen a incrementar las de la casa matriz. Con el objeto de tener informacin estadstica para fines administrativos, la casa matriz lleva un control tanto en las cuentas como en las subcuentas de las ventas, costos y gastos de cada sucursal.

3. Por su naturaleza, tienen un local propio, mantienen inventarios y pueden o no llevar una contabilidad propia, que ser integrada cada cierto tiempo a la de la casa matriz.

Otras Caractersticas: Venden directamente (concede crdito, y realiza sus propios cobros). Administra sus dineros (efecta sus propios pagos). No tiene capital social. Etc.

Las sucursales pueden ser:a) Localesb) Extranjeras.

Sucursales Locales:Son las que se ubican en la misma ciudad que la casa matriz. El establecimiento de este tipo de sucursales obedece a que en ocasiones es difcil para el cliente acudir a las instalaciones de la casa matriz, debido a la lejana o dificultad para llegar a ella. Para proporcionar un mejor servicio y evitar que el cliente acuda a los competidores crea establecimientos en diversas partes de la misma ciudad.

Una de las ventajas contables de estas sucursales es que por su cercana es posible centralizar diariamente la informacin generada por cada una de ellas a la casa matriz, as como los cortes de caja. Tambin simplifica las reposiciones de mercancas vendidas, gracias a lo cual la sucursal no necesita hacer compras directas a los proveedores, ni manejar cuentas de cheques. Desde punto de vista financiero, esto es sano gracias a que evita saldos muy elevados en los bancos y en inventarios. Lo anterior hace ms eficiente el manejo de los recursos financieros de la empresa.

Sucursales Extranjeras:

Son las que se ubican fuera del territorio de la Casa Central. Estas funcionan similar a la local, pero debido a la distancias territorial operan con mayor Independencia.Las sucursales mantienen existencias de mercancas, de la Casa Central y pueden hacer compras a otras entidades, las entregas y pedidos los realizan la Sucursal.Conceden crditos y efectan cobros, y pueden depositar el dinero en cuentas corrientes de la sucursal.Las sucursales llevan un juego de libros completos, en los que registran las mercancas recibidas de la Casa Central y las que adquieren en otros negocios, las ventas, Cuentas por cobrar y pagar y los gastos.El libro mayor contiene una Cuenta Denominada Casa Central Cuenta Corriente, en la cual se acredita todo lo que se recibe de la Casa Central Cuenta Corriente, como un aumento de sus responsabilidad frente a la Casa Central, si lo que se origina es una prdida neta, esta cierra contra la cuenta Casa Central Cuenta Corriente.Una de las diferencias entre ambas, se debe a que este tipo de sucursales cuenta con un fondo de efectivo para su operacin; adicionalmente lleva un control propio de su cartera y en ocasiones necesita hacer sus propias compras en los casos en que resulte ms prctico hacerlo directamente a los proveedores en lugar de solicitar remesas de la casa matriz. Otra diferencia importante se debe a que en ocasiones resulta difcil la centralizacin diaria de la informacin contable debido a las distancias que las separan.

Consideraciones varias

1. A las mercancas se les dar salida de la casa matriz al precio de costo, el cual se obtendr de tarjetero.2. Se llevarn atantas cuentas de gastos de la agencia, como sea necesaria; segn los renglones de gastos que deseen controlar.3. La cuenta de Mercancas en la agencia...,se dejar abierta, mientras el muestrario permanezca en la Agencia. Ser una cuenta de activo de la casa matriz, igual que la cuenta de inventario de mercancas.4. El asiento para registrar el costo de las ventas de las agencias se har al cierre del ejercicio econmico, o peridicamente, segn desee o convenga.

CONTROL.En cada sucursal la Casa matriz debera llevar un control en los siguientes aspectos: Mercancias en existencias, Utilidades o perdidas generadas, Contabilidad

El grado de autonoma garantizado a una sucursal lo determina la Casa Matriz. La myor parte de las sucursales mantienen sus propios registros de ventas, cartera, etc. Algunas sucursales tienen autoridad para pagar muchos de sus gastos, mientras que otras slo se les permite hacer pequeos desembolsos, lo que equivale por lo regular a una Caja Menor.En ocasiones una sucursal puede tener autoridad para pagar a los proveedores por mercancias compradas por o para la sucursal. Sin embargo, la mayor parte de las empresas prefieren centralizar las compras y las cuentas por pagar.

Contabilidad de la Sucursal.

Cuando una compaia abre una sucursal, y esta lleva sus propios registro de contabilidad, (control), que la sucursal llevara como si fuera una empresa juridicamente independiente. Tendr sus propios libros auxiliares, mayor, etc, y all se registraran todas las transacciones que la afecten (particulares - Casa matriz).La diferencia entre la contabilidad de una sucursal y la de una compaia juridicamente independiente consiste en que la sucursal no lleva cuentas de patrimonio. Una sucursal no la inician los propietarios individuales, sino la Casa Matriz. La Cuenta que reemplaza a la de Patrimonio y que es llevada por la sucursal es la cuenta oficina Principal por Pagar - (2310) Cuentas por Pagar a Casa Matriz. Tambien se llevara una cuenta reciproca en la Casa Matriz, denominada Sucursal por Cobrar (132015) Cuentas por Cobrar a Vinculados Economicos - Sucursales y siempre debe ser igual a la cuenta reciproca Oficina Principal por Pagar.

Hoja de trabajo para estados financieros consolidados

Una hoja de trabajo para preparar estados financieros consolidados para la Casa Matriz y su sucursal o sucursales debe lograr lo siguiente:Combinar activos y pasivos similaresEliminar cantidades reciprocasEliminar utilidades entrecompaias si las hay.La hoja de trabajo se usa, en especial , para facilitar la preparacin de estados financieros consolidados. Por eso, la siguiente hoja de trabajo se divide en dos partes. La seccin de ingresos se usa para preparar el estado de ingresos consolidado; el balance se usa para preparar un balance consolidado al final del periodo.Los asientos de eliminacin en este tipo de hoja de trabajo no se registran en los libros de la compaia ni en los de la oficina principal, ni en los de la sucursal. Se debe elaborar y preservar, junto con la hoja de trabajo en si misma, una hoja de dos columnas que detallen estos asientos diarios, ya que estos documentos por lo regular constituirn el unico enlace que conecte los balances de prueba y los estados financieros. Las explicaciones a los asientos en la hoja de trabajo se ofrecen como notas de pie de pagina a continuacin de cada hoja de trabajo.Cuando una empresa tiene sucursales y las hace llevar sus propios registros contables, no solo establece responsabilidad financiera independiente, sino que permite a la direccin de cada divisin separada de la empresa empaparse de como le ha ido en su operacin particular. A parte de los resultados financieros separados, tambien debe determinar periodicamente su utilidad o perdida unificada y preparar estados financieros conjuntos (Consolidados). esto quiere decir que es necesario consolidar los registros de contabilidad de la Casa Matriz con los de la(s) sucursal(es) proceso en el que unas cuentas se combinan y otras se eliminan (aquellas que reflejan operacionen dentro de la compaia).Esta consolidacin no se hace en los registro formales de contabilidad, sino que se hace en papeles de trabajo (Hoja de trabajo); y luego se preparan los Estados Financieros consolidados.Para consolidar las cuentas de la Casa Matriz y la Sucursal, el contador primero lista un balance general a nivel de subcuenta, tanto de la sucursal(es) como de la Casa Matriz, en la fecha de corte que se dispone a consolidar.

Conclusin

Con este trabajo de investigacin que le estamos presentando esperamos contribuir en la actualizacin de un tema tan importante para todo contador como son, las agencias y sucursales y su contabilizacin de cada una de estas y su casa central, tambin esperamos que pueda ser de utilidad a nuestros colegas y a nosotros mismos en el mbito profesional.El tema que hemos desarrollado basado en las agencias y sucursales nos ha sido de gran ayuda para entender cuan amplio e importante son todos estos temas.Ha sido para nosotros un placer inmenso haber podido indagar sobre tan importantes temas. Y haber aprendido sobre los mismo

Referencias Contabilidad Superior.( Harry A. Finney, C.P:A y Herbert E. Miller).

Contabilidad Superior.( lvaro Romero Javier. Capitulo 6.)

(INNEY Miller)

(Gudio- Coral contabilidad)

(Joseph A. Wisema y James A Cashin)

Contabilidad de tercer Nivel( Alejandro Surez)

http://www.monografias.com/

http://www.buenastareas.com/

Anexos

Cuentas de AgenciasRegistros Contables que haces la Casa Central cuando por Ejemplo:a) La Casa Central le enva RD$ 5.000.00 para creacin del fondo fijo:Fecha Detalle Auxiliar Dbito Crdito2013 Fondo fijo (Agencia Morlin) 5.000.00 @ Efectivo en Caja y Banco 5.000.00

b) Le enva 10 Neveras marca F.F., para ser vendida y exhibida por la agencia a RD$ 12.000.00, el costo de cada nevera es de RD$ 8.000.00

Fecha Detalle Auxiliar Dbito Crdito2013 Muestra (Agencia Morlin) 80.000.00 @ Embarque para la Agencia 80.000.00

c) Cuando la Casa Central incurre en gastos para mantener funcionando la agencia.Gastos de Sueldos RD$ 14.600.00, Alquiler RD$ 6.000.00, Energa RD$ 2.400.00, y telfono RD$ 1.860.00

Fecha Detalle Auxiliar Dbito Crdito2013 Gastos en sueldos, Alquiler, Energa y telfono 24.860.00 @ Efectivo en Caja y Banco 24.860.00

Para registrar el total de los gastos pagados por la Casa Central, para mantener funcionando la agencia Morln Surez.

d) Cuando la Casa Central logra vender Mercancas , a travs d ela agencia.Se logr vender 8 neveras a travs de la agencia Morlin Surez, a su valor nominal y en efectivo.

Fecha Detalle Auxiliar Dbito Crdito2013 Efectivo en Caja y banco 96.000.00 @ Ventas 96.000.00 Agencia Morlin Surez 96.000.00

e) Documentos que elabora la Casa Central o Casa Matriz, para verificar si una detreminada agencia es rentable o no.Clculo: Determinacin del Costo de VentasSe vendieron 8 neveras de valor nominal de cada una RD$ 8.000.00 Costo de Ventas 8*8 RD$ 64.000.00

AGENCIA MORLIN SUAREZESTADO DE RESULTADOSSEL 1 AL 30 DE ABRIL DEL 20(VALORES EN RD$)

Ingresos:Ventas 96.000.00

Costo de Ventas 64.000.00Utilidades Brutas 32.000.00Menos Gastos de Operaciones (24.860.00)Utilidades 7.140.00

Nota: La agencia no hace la entrega de la mercacas vendidas, sin que esta le notifica a la Casa Central, para que sea esta quin lo haga.

Cuentas de SucursalesAsiento de apertura de la sucursalEn la SucursalFecha Detalle Auxiliar Dbito Crdito2013 Caja principal 5000 Despachos de la principal 50000 @ Cuentas por pagar Casa Matriz 5000 Proveedores de mercancas Casa Matriz 50.000.

En la PrincipalFecha Detalle Auxiliar Dbito Crdito2013 Deudores-Sucursales-Efectivo 5000 Deudores-Sucursales-Mercancias 50000 @ Bancos 5000 Despachos a la Casa Matriz 50.000.

a) Compra de mercancias a crdito por $10.000Fecha Detalle Auxiliar Dbito Crdito2013 Compra de mercancas 10.000 @ Cuentas por pagar proveedores 10.000

b) Vende a crdito la suma de $50.000

Fecha Detalle Auxiliar Dbito Crdito2013 Cuentas por cobrar 50.000. @ Venta de Mercancas 50.000.

c) Vende de contado la suma de $20.000Fecha Detalle Auxiliar Dbito Crdito2013 Efectivo en caja y banco 20.000 @ Venta de Mercancas 20.000

d) Recauda Cartera por $42.000Fecha Detalle Auxiliar Dbito Crdito2013 Caja principal 42.000 @ Cuentas por cobrar 42.000

e) Abona a los proveedores $7.500 en efectivo Fecha Detalle Auxiliar Dbito Crdito2013 Cuentas por pagar 7.500 @ Efectivo en caja y banco 7.500

f) Paga $12.000,oo en efectivo por concepto de arrendamiento del local.

Fecha Detalle Auxiliar Dbito Crdito2013 Gastos de Alquiler 12.000 @ Efectivo en caja y banco 12.000

g) Envia la suma de $40.000,oo en efectivo, a la Casa Matriz como abono a la mercancia recibida.

SucursalFecha Detalle Auxiliar Dbito Crdito2013 Mercancas-casa matriz 40.000 @ Efectivo en caja y banco 40.000

PrincipalFecha Detalle Auxiliar Dbito Crdito2013 Efectivo en caja y banco 40.000 @ Deudores-sucursales-mercanca 40.000

ESTADO DE RESULTADOS DEL 01-01 AL 31-01-2003INGRESOS OPERACIONALES

Venta de Electrodomesticos70.000,oo

COSTO DE VENTAS

Inventario Inicial0,oo

Compras10.000,oo

Despachos de la Casa Matriz50.000,oo

Mercancia Disponible para la Ventas60.000,oo

Inventario Final de Mercancias 31-01-200320.000,oo

COSTO DE MERCANCIA VENDIDA40.000,oo

UTILIDAD BRUTA30.000,oo

GASTOS OPERACIONALES

Arrendamientos12.000,oo

TOTAL GASTOS OPERACIONALES12.000,oo

UTILIDAD OPERACIONAL18.000,oo

Estado de situacin financieraActivoCorrienteCaja 7.500.00Deudores 8.000.00Inventarios 20.000.00Total activos corrientes 35.000.00Total activos 35.000.00

PasivosCorrienteProveedores 2.500.00Total pasivos corrientes 2.500.00Total Pasivo 2.500.00

PatrimonioProveedores-Casa matriz 10.000.00Cuentas por pagar -Casa Matriz 23.000.00Total patrimonio 33.000.00Total pasivo y patrimonio 35.500.00

Balance de la Casa Matriz

CUENTASALDO DEBITOSALDO CREDITO

Caja 15.0000.00

Bancos100.000.00

Deudores clientes 30.000.00

Vinc.Econ.Sucursales por cobrar-Efectivo 5.000.00

Vinc.Econ.Sucursales por cobrar-Mercancas 10.000.00

Deudores Varios 20.000.00

Inventarios 40.000.00

Terrenos 50.000.00

Edificios 150.000.00

Proveedores 10.000.00

Capital social300.000.00

Ganancias retenidas 67.000.00

Ventas180.000.00

Compras160.000.00

Despachos a sucursales 50.000.00

Gastos 27.000.00

Totales607.000.00607.000.00

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