Anexo 02: FORMATO PARA P U B L I C A C I Ó N DE RECOMENDACIONES DEL INFORME DE A U D I T O R Í A ORIENTADAS A MEJORAR LA G E S T I Ó N DE LA ENTIDAD

ESTADO DE IMPLEMENTACION DE LAS RECOMENDACIONES DEL INFORME DE AUDITORIA ORIENTADAS A LA MEJORA DE LA GESTION

Directiva N" 006-2016-CG/GPROD "Implementación y seguimiento a las recomendaciones de los informes de auditoria y publicación de sus estados en el Portal de Transparencia de la entidad", y Decreto Supremo H° 070-2013-PCM que modifica el Reglamento de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública, aprobado por Decreto Supremo 072-2003-PCM.

Entidad: EPS SEDACAJ S.A Periodo de Seguimiento: 2 de enero al 30 de junio de 2019

N°DEL INFORME DE AUDITORÍA

TIPO DE INFORME DE AUDITORÍA

N°DE RECOMENDACIÓN RECOMENDACIÓN

ESTADO DE LA RECOMENDACIÓN

002-2008-2-4412 Examen Especial 2 La Gerencia General adopte las acciones necesarias a fin de que los manuales, reglamentos y directivas internas de la Empresa sean actualizadas de acuerdo al marco legal vigente, dictia medida permitirá fortalecer los controles intemos de gestión en salvaguarda de los intereses de la EPS SEDACAJ S.A.

En Proceso

001-2009-2-4412 Examen Especial 11 Gerencia General adopte las acciones con"espondientes con la finalidad de implementar las recomendaciones contenidas en el memorándum de control interno cursado por el órgano de control institucional al directorio mediante oficio N° 059-2009-OCI/EPS SEDACAJ S.A. de fecha 05.05.2009, el mismo que se encuentra en anexo adjunto al presente.

En Proceso

002-2013-2-4412 Examen Especial 4 Disponer al Gerente General a fin de que la Gerencia de Ingenieria, elabore y se apruebe procedimientos de control interno orientados a la correcta elaboración y evaluación de los expedientes técnicos; que asegure un producto integral que conlleve a la buena ejecución de las obras públicas; asimismo, se debe disponer al área correspondiente para que en lo sucesivo cautele que el saldo de obra debe ser determinado de acuerdo a la realidad del avance de obra ejecutada.

En Proceso

005-2015-2-4412 Examen Especial 9 Ordene a la Gerencia General disponga la inmediata actualización del SICI, asimismo evalué de acuerdo a la disponibilidad presupuestal de la Entidad la adquisición de un nuevo Software para la Gerencia Comercial adecuadamente tmplementado e integrado con las plataformas existentes y sistema de geon-eferenciación; asimismo, se cumpla con capacitar de su manejo del sistema a todos los operadores y personal de informática.

Pendiente

13 Disponga a la Gerencia de Administración y Finanzas comunique a los servidores y funcionarios de la unidad orgánica de la Gerencia Comercial cumplan con presentar sus Declaraciones Juradas de Ingresos y de Bienes y Rentas.

Implementada

y 14 Disponga a la Gerencia Comercial cumpla con implementar los registros y libros regulados en el Reglamento

de la Calidad de la Prestación de Servicio de Saneamiento. Implementada

15 Disponga a la Oficina General de Planificación tome las acciones inmediatas, a fin de actualizar el Reglamento de Organización y Funciones y Manual de Organización y Funciones describiéndose las funciones especificas de cada cargo precisando las interrelaciones jerárquicas, funcionales, de autoridad, responsabilidad y coordinación.

Pendiente

003-2016-2-4412 Auditoría de Cumplimiento

5 Disponga a la Gerencia General, a fin de que la Gerencia Administración y Finanzas en coordinación con la División de Recursos Humanos tome las acciones pertinente a fin de recuperar el monto de ios pagos indebidos efectuados a los trabajadores por concepto de asignaciones y bonificaciones en las planillas de vacaciones y gratificaciones, asi como por (as horas no laboradas efectivamente. A la falta del incumplimiento efectivo de la recomendación se debe iniciar las acciones legales pertinentes para el recupero.

Pendiente

6 Ordene a la Gerencia de Administración y Finanzas, implemente normas y/o procedimientos para el proceso de elaboración, aprobación y autorización de las planillas de pago de remuneraciones y, se Instruya al personal de Recursos Humanos sobre la aplicación de la normativa laboral y los laudos y/o pactos colectivos; a fin de evitar pagos indebidos a los trabajadores.

Pendiente

7 Ordene a la Gerencia General para que de acuerdo a la disponibilidad presupuestal disponga la contratación de personal y/o establezca otros mecanismos para evitar el pago de horas extras y la sobretasa por el tiempo adicional laborado.

En Proceso

8 Disponga la implementación de manuales y normas internas, asi como la actualización del Reglamento de Organización y Funciones, Manual de Organización y Funciones de acuerdo a la realidad de la Entidad describiéndose las funciones especificas de cada cargo precisando las interrelaciones jerárquicas, funcionales, de autoridad, responsabilidad y coordinación.

Pendiente

10 Disponga a la Gerencia de Administración y Finanzas implemente mecanismos y/o procedimientos que garanticen un efectivo control de la asistencia y permanencia del personal de la Entidad y disgregación de funciones, así como se apruebe el horario del personal operativo de la gerencia comercial y operacional y se cumpla con la aplicación de las sanciones establecidas en el Reglamento Interno de Trabajo

Pendiente

13 Ordene a la División de Recursos Humanos en coordinación con el área de Informática actualice el sistema ERP AVALON y opere todas las funciones establecidas en el módulo "Nómina" de la División de Recursos Humanos, a fin de garantizar la confiabilidad y oportunidad de la información.

Pendiente

005-2016-2-4412 Auditoría de Cumplimiento

4 Disponga a la Gerencia General, a fin de que la Gerencia Administración y Finanzas en coordinación con la División de Recursos Humanos tomen las acciones pertinentes a fin de recuperar el monto de los pagos indebidos efectuados a los trabajadores por concepto de asignaciones y bonificaciones en las planillas de vacaciones y gratificaciones. A la falta del incumplimiento efectivo de la recomendación se debe iniciar las acciones legales pertinentes para el recupero.

Pendiente

r 5 Ordene a la Gerencia de Administración y Finanzas, implemente normas y/o procedimientos para el proceso

de elaboración, aprobación y autorización de las planillas de pago de remuneraciones y, se instruya al personal de Recursos Humanos sobre la aplicación de la normativa laboral y los laudos y/o pactos colectivos; a fin de evitar pagos indebidos a los trabajadores.

Pendiente

6 Disponga la actualización del Reglamento de Organización y Funciones, Manual de Organización y Funciones de acuerdo a la realidad de la Entidad describiéndose las funciones específicas de cada cargo precisando las interrelaciones jerárquicas, funcionales, de autoridad, responsabilidad y coordinación.

Pendiente

003-2017-2-4412 Auditoría de Cumplimiento

4 Disponga a la Gerencia General para que en coordinación con la Gerencia Administración y Finanzas tome las acciones pertinentes a fin de recuperar el monto del perjuicio económico. A la falta del incumplimiento efectivo de la recomendación se debe iniciar las acciones legales pertinentes para el recupero.

Pendiente

7 Disponga a la Gerencia de Administración y Finanzas, para que en coordinación con el órgano encargado de las contrataciones, implementen mecanismos de control, a fin de cautelar el cumplimiento de los contratos de bienes y servicios; en caso de incumplimiento y/o retraso injustificado se debe aplicar la penalidad correspondiente de conformidad a la normativa legal vigente.

Pendiente

8 Ordene a la Gerencia General, implemente un manual de procedimiento y la actualización de la directiva intema del proceso de contratación de los bienes, servicios y obras de acuerdo a las modificaciones de las normas que regula las contrataciones del Estado; asimismo, se modifique el Manual de Organización y Funciones a fin de establecer con claridad y precisión las funciones del órgano encargado de las contrataciones de la Entidad.

Pendiente

9 Disponga a la Gerencia General, tome las acciones, para que el responsable del órgano encargado de las contrataciones y los servidores, que en razón de sus funciones intervienen directamente en alguna de las fases de la contratación, cumplan con certificarse en el OSCE dado que es un requisito mínirrxj establecido en la norma de contratación; a fin de garantizar la eficiencia y eficacia de las contrataciones.

Pendiente

11 Disponga a la Oficina General de Planificación y Presupuesto, incorpore en el Manual de Organización y Funciones al área responsable que debe cumplir con la función de comunicar oportunamente al Tribunal de Contrataciones del Estado, los casos de infracciones generadas por los postores conforme a lo establecidos en la norma de contrataciones.

Pendiente

005-2017-2-4412 Auditoría de Cumplimiento

4 Ordene a la Oficina General de Planificación la elaboración y aprobación de un manual de procedimientos y directivas intemas que apoye el quehacer cotidiano de los funcionarios y/o servidores de la Entidad y permitan cumplir con eficiencia y eficacia el desan l̂lo de las operaciones y actividades por las diferentes áreas orgánicas de la misma.

Pendiente

¿-2005-1-L435 Examen Especial Que emita las disposiciones que correspondan a fin de que se subsane la totalidad de deficiencias de control intemo comunicadas en el proceso de la acción de control, a fin de dar cumplimiento a lo establecido en el numera! 23 del marco general de la estructura de control interno para el sector público, contenida en las normas de control interno para el sector público, aprobada con resolución de contraloria N° 072-98-CG del 26.JUN.1998.

Que la Gerencia de operaciones apruebe un aplicativo de control que cautele que los expedientes técnicos y de Obras que sustentan la ejecución de las Obras por parte de la Empresa contemplen todas las partidas, documentos y controles que establece la normativa vigente y que las mismas estén relacionadas con los objetivos y metas del Proyecto.

En Proceso

015-2005-3-0390 INFORME LARGO DE AUDITORIA

14 En Proceso

010-2006-3-0134 Auditoria Financiera

Reitere al Gerente de Administración y Finanzas el saneamiento fisico legal de los inmuebles de propiedad de la empresa con la finalidad de que los mismos estén registrados en los libros contables de la empresa, así como de realizar los ajustes respectívos.

En Proceso

042-2010-3-0392 Auditoria Financiera

Que, la Gerencia Operacional en coordinación con la Subgerencia de Ingeniería y Gerencia de Administración y Finanzas, consecuentes con la misión institucional, con respecto a suministrar servicios de agua potable y alcantarillado de calidad preservando el medio ambiente, contribuyendo a mejorar el nivel de vida de toda la población dentro del ámbito de la EPS.SEDACAJ S.A., ejecuten los proyectos programados en el presupuesto institucional; a fin de que la ejecución de los recursos asignados sean eficientes.

Pendiente

En coordinación con la División de Control Patrimonial se realice el Inventario del rubro "Construcciones en Curso" al 31 de diciembre de cada ejercicio ejecutado y mostrar saldos consistentes.

En Proceso

Tomar las medidas que corresponda para el saneamiento técnico legal de los activos fijos (terrenos) de la entidad, para que tenga consistencia legal y salvaguardar la propiedad de los activos de la entidad y por ende mostrar saldos consistentes.

En Proceso

003-2013-3-0390 Auditoría Financiera

Que la Oficina de Asesoria Técnica efectué el seguimiento de la implementación de las recomendaciones del Memorándum de Control Interno, debiendo emitir informe al respecto al despacho de la Gerencia General,

En Proceso

268-2014-3-0066 Auditoría Financiera

Dispongan las acciones tendentes que posibiliten efectuar el Inventario Fisico de los Activos Fijos a fin que el saldo del rubro de Propiedad, Planta y Equipo que se muestra en el Estado de Situación Financiera, esté debidamente sustentado y concíliado con los registros contables.

En Proceso

Disponga que la Gerencia de Administración y Finanzas y la Gerencia de Ingenieria, cautelen que el saneamiento fisico - legal (liquidación técnica - financiera) de las Obras que forman parte de la cuenta 339 "Construcciones en Curso" y que al 31 de diciembre de 2013 mantiene un saldo de SI. 25 555,439.85, se culmine en los plazos concedidos al profesional contratado asi como el plazo concedido al área correspondiente de la EPS SEDACAJ S.A., a efectos que la División de Contabilidad y Costo al obtener los resultados de la liquidación técnica - financiera de las Obras, efectúe los registros contables que correspondan para una adecuada presentación de los estados financieros.

En Proceso

"HA rol I" Í¡ I o n » / *

é 4 Realice con la Gerencia de Administración y Finanzas, las coordinaciones con el Gobierno Regional de

Cajamarca (PROREGIÓN), a efectos de fijar plazos que posibiliten la devolución de los S/. 5 324,986.00 a la referida Entidad.

Pendiente

014-2016-3-0445 Auditoría Financiera

1 El Gerente General, debe disponer bajo responsabilidad de la Gerencia de Administración y Finanzas y de la Gerencia de Ingenieria, para que en coordinación efectúen todos los procedimientos técnicos, administrativos y legales para que las Obras registradas en Construcciones en Curso, se realicen las liquidaciones técnicas financieras de cada una de ellas, a fin de que oportunamente sea comunicada al Jefe de la División de Contabilidad para que de manera inmediata se trasladen a las cuentas contables respectivas.

Pendiente

2 El Gerente General, debe disponer a la Gerencia de Administración y Finanzas para que ordene bajo responsabilidad al Jefe de la División de Contabilidad para que revise todos los procedimientos por la cual dictias deudas deben ser reconocidas como pasivos y sus intereses afectados a resultados en los periodos correspondientes, y se registren dichas deudas que a la fecha vienen siendo exigibles por la Administración Tributaria.

Implementada

3 El Gerente General, debe disponer que la Gerencia de Administración y Finanzas ordene bajo responsabilidad al Jefe de la División de Contabilidad realice de manera inmediata la conciliación de los saldos de las deudas contraidas con UTE FONAVl, y a la vez actualice la composición de los intereses del año 2014 y del ejercicio 2015, registrándolos en la contabilidad y afectándolos a los resultados correspondientes porcada ejercicio no registrado

Implementada

015-2017-3-0445 Auditoria Financiera

1 El Gerente General, debe disponer bajo responsabilidad funcional de la Gerencia de Administración y Finanzas y la Gerencia de Ingenieria, para que en el más breve plazo realicen las coordinaciones y todos los procedimientos técnicos, administrativos y legales para que las Obras registradas en Constmcciones en Curso, sean liquidadas técnicas y financieramente, a fin de que oportunamente sea comunicadas a la Jefatura de la División de Contabilidad y activadas en las cuentas contables correspondientes.

En Proceso

2 El Gerente General, debe disponer bajo responsabilidad funcional de la Gerencia de Administración y Finanzas, para que de manera inmediata efectúen todos los procedimientos técnicos, administrativos y legales para que las Depreciaciones mostradas en exceso sean regularizas, debiéndose extomar dichas operaciones de carácter excesivo, con la finalidad que los bienes de activo fijo muestren realmente los saldos que corresponden a su depreciación histórica. Asimismo, el responsable de la Gerencia de Administración debe coordinar de manera inmediata para que los responsables de la Oficina de Informática, realicen una verificación del sistema del Control Patrimonial, con la finalidad de evitar que estos excesos de deprecixión se sigan determinando durante el presente ejercicio.

Pendiente

3 El Gerente General, debe disponer bajo responsabilidad de la Gerencia de Administración y Finanzas para que ordene bajo responsabilidad al Jefe de la División de Contabilidad, efectué todas las coordinaciones y los procedimientos necesarios, para que las deudas que vienen siendo exigibles por la Administración Tributaria, sean reconocidas como pasivos y sus intereses afectados a resultados en los periodos correspondientes.

Implementada

4 El Gerente General, debe disponer bajo responsabilidad de la Gerencia de Administración y Finanzas y de la Oficina de Asesoria Legal, para que en coordinación de División de Contabilidad soliciten al MEF de manera inmediata la conciliación de los saldos de las deudas contraidas con la EX UTE FONAVl, con la finalidad de actualizar la composición de los intereses hasta el cierre del ejercicio 2016, registrándolos en la contabilidad y afectándolos a los resultados correspondientes por cada ejercicio no registrado, teniendo en cuenta que las obras por contribuciones reembolsables vienen siendo administradas por la EPS SEDACAJ.

Implementada

5 El Gerente General deberá de ordenar al Jefe de la Oficina de Asesoria Legal y la División de Contabilidad y de Costos que efectúen las conciliaciones de los montos de los procesos judiciales y art̂ itrales en trámite, con sentencia consentida y con sentencia ejecutoriada para que se registre contablemente y se elabore correctamente el Estado de Situación Financiera de SEDACAJ SA, a través de las cuentas de orden, provisiones y pasivos.

Implementada

015-2018-3-0390 Auditoría Financiera

1 El Directorio deberá disponer: Que la Gerencia General bajo responsabilidad y en coordinación con la Oficina General de Planificación efectúen las coordinaciones y/o gestiones necesarias en un plazo máximo de 30 días hábiles, con la finalidad de implementar un Sistema Informático de Presupuesto, que les permita efectuar un adecuado control en todas las fases del proceso presupuestario de la Empresa.

Pendiente

2 La Gerencia General deberá disponer: Que bajo responsabilidad la Oficina General de Planificación en coordinación con la Gerencia de Administración y Finanzas, deberán efectuar la Conciliación de la Información Presupuestaria versus la Información Financiera a nivel de partidas presupuestarias de Ingresos y Gastos con las cuentas contables en cada Ejercicio Fiscal en virtud al principio contable de simultaneidad y paralelismo contable, al cien-e de cada ejercicio fiscal.

Pendiente

3 La Gerencia General deberá disponer: Que la Gerencia de Adminisfración y Finanzas bajo responsabilidad en coordinación con la Gerencia Comercial y la División de Contabilidad General y Costos implementen los mecanismos necesarios para que les permita conciliar trimestralmente los saldos reflejados en los Estados Financieros, de establecerse diferencia, se deberá formular un plan de trabajo, el mismo que debe ser aprobado por el Gerente General y las diferencias establecidas serán regularizadas en cada trimestre, efectuando los ajustes contables que correspondan.

Pendiente

« I / * .

La Gerencia General deberá disponer: Que la Gerencia de Administración y Finanzas bajo responsabilidad en coordinación con la División de Contabilidad y Costos y la División de Logística y Servicios Generales implementen los mecanismos adecuados que permitan realizar y/o efectuar los Inventarios Físicos de la Existencias en cada ejercicio económico, aplicando los procedimientos establecidos en la Directiva N" 005-2016-GG/EPS SEDACAJ S.A, "Procedimientos para la Toma de Inventarios de Activo Fijo y de Existencias de Almacén", aprobado con Resolución de Gerencia General N° 001-2017-GG/EPS SEDACAJ S.A. de íectia 06 de Enero de 2017, con la finalidad de que permita efectuar los ajustes con-espondientes como soporte de los saldos mostrados en los Estados Financieros.

Implementada

La Gerencia General deberá disponer: Que la Administración y Finanzas bajo responsabilidad en coordinación con la División de Contabilidad General y Costos y la División de Control Patrimonial, implementen los mecanismos adecuados para que le permitan realizar y/o efectuar la toma de Inventarios Físicos de las Propiedades, Planta y Equipo en cada Ejercicio Económico, aplicando los procedimientos establecidos en la Directiva N''005-2016-GG/EPS SEDACAJ S.A. "Procedimientos para la Toma de Inventarios de Activo Fijo y de Existencias de Almacén", aprobado con Resolución de Gerencia General N° 001-2017-GG/EPS SEDACAJ S.A. de fecha 06 de Enero de 2017, y de esta manera efectuar los ajustes correspondientes como soporte de los saldos mostrados en los Estados Financieros.

En Proceso

La Gerencia General deberá disponer: Que la Gerencia de Administración y Finanzas en coordinación con la Gerencia Técnica; la División de Qbras y la Oficina de Asesoria Legal, deberán priorizar la liquidación de las Obras terminadas y en actual uso que datan desde ejercicios anteriores, y que se encuentran como constmcciones en curso, que permita una adecuada presentación de los Estados Financieros de la Entidad.

Pendiente

La Gerencia General deberá disponer: Que la Gerencia de Administración y Finanzas bajo responsabilidad, en coordinación con la División de Contabilidad General y Costos y la Oficina de Asesoria Legal, realicen las coordinaciones ante el Ministerio de Economía y Finanzas "MEF a fin de determinar la deuda real y total del capital más los intereses contraidos a la fecha con la EX UTE FONAVl, y efectuar los ajustes contables a fin de reflejar el capital y los intereses que correspondan, que permitan validar los saldos que se muestran en los Estados Financieros de la Empresa.

Implementada

Cajamarca, 3 de julio de 2019.